«Нархоз Университет!» Акционеров когамы

33 NARXOZU N I V E R S I T Y

Акционерное общество «Университет Нархоз»

ЖДЕНЫПравления

ного общества тет Нархоз»№ JL

С 2017 года

Правила ведения электронной деловой переписки в Акционерном обществе «Университет Нархоз»

Алматы 2017г.

2

ОглавлениеПаспорт документа Лист согласования1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ: ЧТО ТАКОЕ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА?.....................................................4

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ...................................................................................................................................4

3. ОБУЧАЮЩИМСЯ УНИВЕРСИТЕТА.................................................................................................................5

4. КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ И ВЕСТИ ЭЛЕКТРОННУЮ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ?............5

5. КАК ЭТО ВЛИЯЕТ НА ИМИДЖ?..................................................................................................................... 6

6. ПОДПИСЬ В КОРПОРАТИВНОЙ ПОЧТЕ........................................................................................................ 7

Паспорт документа

Наименование документа: ПравилаКраткое описание: Устанавливают правила ведения электронной

деловой переписки, которые обязательны к применению в для всех работников и Обучающихся

Тема: Ведение электронной деловой перепискиСтатус:Дата утверждения:Дата завершения действия: Бессрочное действиеДата аудита: 01.07.2017Ответственный за аудит: Управление маркетинга (Отдел по связям с

общественностью)

Лист согласования

Проректор по академической деятельности Проректор по стратегическому развитию и международной деятельности Проректор по административной работе

Начальник юридического отдела

Начальник Управления маркетинга

"йдрисова Э.К. Цай В.М.

Аменова К.А.

Мулдашева А.А.

Ли В.В.

3

4

Цель: ввести правила ведения электронной деловой переписки в Университете Нархоз Задачи: дать понятие корпоративной почты, почему сотрудникам и обучающимся необходимо использовать корпоративную почту, как правильно вести деловую переписку и как это влияет на имидж работника.

1 .0БЩ И Б П О ЛО Ж ЕН И Я: ЧТО ТАКОЕ КОРПОРАТИВНАЯ ПОЧТА?Корпоративная почта:

S это авторизованный адрес работника Акционерного общества «Университет Нархоз» (далее Университет);

■S это логин во все системы Университета в качестве работника;S это основной источник внутренней информации;■S это инструмент по сохранению служебной, коммерческой или иной охраняемой законом

тайны.10 причин почему нужна корпоративная почта работникам Университета?

1. Удобно: доступ как со стационарного компьютера, так и смартфона.2. Безопасно: все сообщения и информация защищены и архивируются Центром

информационных технологий Университета3. Быстро: доставка сообщений с возможностью получить отчет о доставке или недоставки, а

также уведомление о прочтении сразу после отправки.4. Своевременно: актуальная информация в срок.5. Обмен и передача информации внутри Университета постоянная связь с коллегами по

всем интересующим вопросам из первых уст.6. Органайзер: включает календарь, график важных дел и встреч, список контактных данных

студентов и, работников Университета.7. Навыки деловой переписки и коммуникаций: важнейший навык общения современного

человека, особенно представителя сферы образования.8. Инструмент личного продвижения и управления Университетом. Умение правильно

вести корреспонденцию свидетельствует о профессионализме и умении излагать мысли устно и на письме.

9. Залог хороших взаимоотношений с коллегами: никаких слухов и домыслов, «глухих» телефонов, только написанные, проверенные факты и данные.

10. Эффективность. В огромном потоке информации современный человек воспринимает информацию по приоритетности, тем более в работе. Лучше использовать один надежный источник информации, чем смешивать рабочие вопросы с личными.

Требования по использованию корпоративной почты включены в Путеводитель работника ВУЗа (Employee Handbook).Согласно Путеводителю работника корпоративная почта является первым и обязательным каналом коммуникации (раздел 5 Путеводителя. Стр. 48).Для простых внутренних запросов, необходимых для выполнения непосредственных должностных, функциональных обязанностей, работнику достаточно обратиться через корпоративную почту. Текущая практика показывает то, что работники Университета (из числа ППС и АУП) предоставляют свой личный электронный ящик, а также оставляют их на кафедрах для связи с Обучающимися. Согласно приказу №03-01/84 от 18 мая 2016г., всем работникам Университета в коммуникациях с Обучающимися необходимо использовать только корпоративную электронную почту! В связи с чем, запрещено использовать личные электронные адреса в рабочих целях!

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ2.1 При проведении процедуры согласования внутренних документов использовать электронные средства (программу Docs Vision, электронную почту и т.д.);2.2.Своевременное информирование: об утрате, недостаче носителей конфиденциальной информации, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к

5

разглашению конфиденциальной информации, а так же о причинах и условиях возможной утечки сведений;2.3. Запрещается: разглашать сведения, составляющие служебную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, доверенные работнику или ставшие известными, доступными ему в связи с выполнением трудовых обязанностей;

3. ОБУЧАЮЩИМСЯ УНИВЕРСИТЕТАКорпоративная почта:

S это авторизованный адрес Университета, который подтверждает принадлежность к Университету;

S это логин во все электронные системы Университета ;S это основной источник внутренней информации в Университете и об Университете;S канал коммуникации внутри Университета и с внешними источниками.

10 причин почему нужна корпоративная почта Обучающимся Университета?1. Удобно: доступ как со стационарного компьютера, так и смартфона.2. Безопасно: все сообщения и информация защищены и архивируются Центром

Информационных технологий Университета.3. Быстро: доставка сообщений с возможностью получить отчет о доставке или недоставки, а

также уведомление о прочтении сразу после отправки.4. Своевременно: актуальная информация в срок.5. Обмен и передача информации внутри Университета: постоянная связь с преподавателями

и работниками Университета по всем вопросам.6. Навыки деловой переписки и коммуникаций: важнейший навык общения для

современного человека.7. Инструмент личного продвижения в Университете и за его пределами. Умение правильно

вести корреспонденцию свидетельствует о компетенции Обучающегося, его умении излагать мысли на письме.

8. Залог хороших взаимоотношений с преподавателями и работниками Университета: никаких слухов и домыслов, только написанные, проверенные факты и данные.

9. Органайзер: включает календарь, график важных дел и встреч, книгу контактных данных Обучающихся, работников Университета.

10. Эффективность. В огромном потоке информации современный человек воспринимает информацию по приоритетности. Чем использовать несколько источников информации, лучше сосредоточиться на одном надежном.

И еще несколько плюсов почему за?

неудачное наименование личного ящика отражается на репутации ее владельца.bullshit@mail.ru и aika93@, droid48@, qwerty@, 98432@, ort78 или SSB111777999@.bk.ru не только не отличаются оригинальностью, их сложно запомнить!

Л корпоративный email адрес содержит ваше имя, и вы вряд ли будете ошибаться в его написании и произношении, когда будете сообщать его другому человеку.

4. КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ И ВЕСТИ ЭЛЕКТРОННУЮ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ?1. Зачем нужно оформлять сообщение?2. Почему есть правила электронной деловой переписки?3. Как деловая переписка влияет на личный имидж и имидж Университета?

Оформления сообщение в электронной почте нужно, потому что сообщение аналогично разговору и личному обращению к читателю сообщения.Следует придерживаться правил оформления сообщения, так как Университет придерживается принципов деловой этики и является образовательной организацией.При ведении деловой переписки необходимо:

6

1. Указывать тему сообщения. Если нет темы, то возникает вопрос о причине отправки сообщения.

2. Приветствие получателя сообщения - знак уважения собеседника.3. При обращении сразу к нескольким получателям, можно использовать обращение в виде

«коллеги».4. Если в переписке указаны несколько получателей, но запрос больше в компетенции одного

из них, то в тексте сообщения можно указать его имя и далее текст обращения/запроса.5. Соблюдайте правило одно письмо — один информационный повод. Сохраняйте «ветку»

переписки до ее логического завершения. Обсуждения нового запроса в старой «теме» может ввести в заблуждение и нарушить ход корреспонденции.

6. Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).

7. Разбивайте текст на несколько абзацев, используйте маркированный или нумерованный список для перечисления.

8. Пишите так, чтобы абзац не превышал 3-4 строк.9. Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему

ожидать ваш ответ — это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.10. Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей

или недостоверной информацией — отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения.

11. Тщательно проверьте текст письма на ошибки и опечатки перед отправкой. А также проверьте электронные адреса, указанные в строке получателей.

12. В тексте письма должна быть информация о каждом приложении — краткое и понятное пояснение.

13. В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях.

14. Если вы отправились в отпуск — на забудьте в своей почтовой программе настроить «автоответ при отсутствии». При этом указывайте в таком письме контактные данные человека, который вас замещает (при условии, что он уполномочен решать необходимые вопросы).

Чего делать не стоит?1. Использование рамок, цветовых и других фонов, восклицательных знаков и многоточия.2. Красный цвет шрифта и прописные буквы в заголовке и теле сообщения. Это признак

дурного тона и расценивается, как агрессия.3. использовать постскриптум.4. отправлять сообщения с вложенными файлами, общий объем которых превышает 7

Мегабайт. Если объем файлов для отправки превышает допустимый придел, документы следует заархивировать (желательно в формат ZIP).

5. Отправка файлов без сопроводительного письма.6. Несвоевременно отвечать на сообщения. В деловой среде принято отвечать в течение 3-х

часов, максимум — в течение дня.7. Давать электронный адрес другого человека без согласования с ним и предупреждения.8. Если деловые письма содержат в себе эмоциональную окраску. Даже если вы пишете жалобу

и вам очень хочется показать всю полноту своего негодования, или вы наоборот сердечно благодарите партнера за успешную сделку. Деловое письмо должно быть сдержанным и основываться на аргументах и фактах.

5. КАК ЭТО ВЛИЯЕТ НА ИМИДЖ?

Навыки ведения электронной деловой переписки позволяют каждому работнику вести диалог с любым собеседником.

Правильная формулировка запросов демонстрирует хорошие навыки выражать мысль и вести беседу.

7

Электронная переписка позволяет большому коллективу Университета быть на связи и лучше понимать друг друга.По манере ведения электронной деловой переписки внутри вуза складывается мнение о каждом работнике и об Университете в целом. В информационном обществе именно через деловую переписку налаживаются и поддерживаются деловые отношения.Своевременное реагирование на сообщения, грамотное составление сообщений с запросами позволяет планировать рабочее время, организовывать бизнес процесс в Университете и эффективно решать задачи.Правила деловой переписки позволяют избежать двусмысленных трактовок, слухов и догадок. Коллеги обеспечивают друг друга полной и корректной информацией в электронном виде, так что остается история и след о каждом действии. Таким образом, получатель и отправитель могут всегда вернуться к сообщениям и не упустить важное. Каждый новый работник Универистета получив файл правил ведения электронной деловой переписки в Университете от руководителя подразделения, сможет быстрей адаптироваться и освоиться на новом рабочем месте.

6 . ПОДПИСЬ В КОРПОРАТИВНОЙ ПОЧТЕПодпись в корпоративной почте должна быть в каждом сообщении, так как:

1) Подпись:a. это визитная карточка работника, необходимая для общения в корпоративной среде.

Поэтому важен ее единый официальный вид в соответствии с бренд буком Университета.

b . подтверждает, что сообщение отправлено именно от работника, и получатель сообщения может понять к кому обращаться в ответ;

c. указывается должность, наименование подразделения и контактные данные (телефон рабочий прямой и мобильный) работника;

d. Подпись подтверждает, что работник открыт к общению и сотрудничеству.

Инструкцияпо добавлению подписи для корпоративной п о ч т ы для работников Университета

(разместить вместо старых на http://nortal.narxoz.kyyimages/files/561493417 t l t l f a . pdf )

Шаг 1. Зайти в почту gmail.com

из 1281 > =□ - 1■

И1

И

О.

оР(

Интерфейс:У Просторный (для больших дисплеев)

Обычный (для больших дисплеев) Компактный (текущий режим просмотра)

Папка "Входящие"

f t

НастройкиТемыОтправить отзыв Справка

Шаг 3. В Настройках почты вставить окно шаблон подписи, как указано на картинке ниже.

О б щ и е Я р л ы ки П а п ка "В х о д я щ и е " А кка ун ты Ф и л ь тр ы и за б л о к и р о в а н н ы е а д р е с а П е р е с ы л ка и Р О Р /1 М Д Р Ч ат Л а б о р а то р и я О ф л а й н Тем ы

П о д п и с ь :{добавляет» а вмд ялогы-гП одробнее..

С у в а ж е н и е м ,

Ими Ф а мыли я

Д о л ж н о сть Н аим е но ва ние подразделении

А О « У н и в е р с и т е т Н э д &о д й

0 5 0 0 3 5 . - r w , у л . Ж М Д М Д М . 5 5 .

Т .: - 7 7 2 7 3 7 7 X X X X | М .: - 7 7 3 V X X V . у , х \

*_- -

Д обавлять эту подпись перед цитируемым текстом в ответны х сообщ ениях и удалять с тр о ку п е р е д ней

Б ез п о д п и с и

Беззасе... - тТ * В / U А - с -э Е - ’ ;Е Ш Ш _5с

Добавить подпись можно из следующего шаблона: С уважением,Имя ФамилияДолжность Наименование подразделения Акционерное общество «Университет Нархоз»050035, Алматы, ул. Жандосова 55.Т.: +7 727 377 XX XX | М.: +7 70Х XXX XX XX www.narxoz.kz

1зп ниетпен,Имя ФамилияЛауазым жэне департменттщ атты «Нархоз Университет» Акционерлж когамы050035, Алматы. Жандосов кеш.55.Т.: +7 727 377 XX XX | М.: +7 70Х XXX XX XX www.narxoz.kz

Regards,First name and second name Position and the name of department «Narxoz University» Joint stock company050035, Almaty, Zhandosov 55.Т.: +7 727 377 XX XX | М.: +7 70X XXX XX XX www.narxoz.kz

В содержание подписи нужно1) Вставить свое имя и фамилию, должность и наименование подразделения, контактные

телефоны.2) Указать подпись только на одном языке.Пожалуйста, не меняйте шрифт, цвет, расстояния между строками.

Шаг 4. В самом внизу меню «Настройки» нажмите кнопку «Сохранить изменения».

О твечать только адресатам из моего списка контактов О твечать только пользователям дом ена АО "Университет НАРХОЗ"

ФУНКЦИЯ АВТООТВЕТЧИКВ случае если сотрудник вуза находится в отпуске или на больничном, то в настройках почты необходимо включить функцию «Автоответчика».В случае, если сотрудник не активировал функцию автоответчика, то отправители сообщения будут ожидать ответа в рабочем порядке. Это может ввести отправителя сообщения в заблуждение. Указание периода и причины, по которым получатель писем не сможет отвечать на сообщения является признаком уважения к времени и усилиям коллег.Шаг 1. В настройках почтового ящика эта функция расположена в самом низу. В этой функции необходимо активировать функцию через «Включить автоответчик», а также указать первый и последний день действия функции через выбор начальной и конечной даты.

не Я рлы ки Папка "В ход ящ ие1" А ккаунты Ф ильтры и заб л оки ров анны е ад реса П ересы лка и Р О Р Д М А Р Чат Л л б о р О ф лайн Темы

п е никвдывгль начали писем - i шкальшспь i ильки 1ему.

Автоответчик:{А в т о м а т а к м о т д а л ж ет с^ае т -л

ш хойя-ш* гтгьиа. Если -гг* зеаат*л« стярзаляег вам • аатэштиидоий л отпрзалиться цеч

,л » а « м .г ^ , / 1 день:

L ДТема:Ч i C C w W p i i 3 S I |

О тклю чить автоответчик • В клю чить автоответчик

Д П ервы й 10 октября 2016 г. * * Последний день: 17 октября 2016 г

Шаг 2. В поле «Тема:» необходимо указать• Автоматический ответ• Или Out of office reply

Шаг 3. В поле под темой необходимо вставить текст Автоматического ответа, как показано на картинке ниже:

О

а Простой текст

Dear Sender.

I'am on vacation/ sick leave till Month Date. Year with a limited access to my e-mail For any questions please contact my colleagues

Denis Polenovfilnarxoz kz phone. +7 (727) 377 XX XX mobile ^7 70X XXX X X XX

Vitaliv LI@narxoz kz phone +7 (727i 377 X X XX. mobile. -7 7QX X X X XX XX

Уважаемый отправитель.

Я нахожусь в отпуске /на больничном до Число Месяца с лимитированны м доступом к почте По всем вопросам обращ айтесь к моим коллегам

Denis PolenovlSnarxoz kz phone: *7 (727) 377 XX XX mobile *7 70X XXX XX XX

Vitaliy Li@narxoz.kz. phone +7 (727) 377 XX XX, mobile: +7 70X X X X XX XX

С уважением.

ИМЯ

Шаг 4. Использовать шаблон текста сообщения:Dear Sender,I'am on vacation/ sick leave till Month Date, Year with a limited access to my e-mail. For any questions please contact my colleaguesDenis.Polenov@narxoz.kz. phone: +7 (727) 377 XX XX, mobile: +7 70X XXX XX XX

10

Vitaliv.Uainarxoz.Lz. phone: +7 (727) 377 XX XX, mobile: +7 70X XXX XX XX

Уважаемый отправитель,Я нахожусь в отпуске /на больничном до Число Месяца с лимитированным доступом к почте. По всем вопросам обращайтесь к моим коллегамDenis.Polenov@,narxoz.kz. phone: +7 (727) 377 XX XX, mobile: +7 70X XXX XX XX Vitaliv.Li@narxoz.kz. phone: +7 (727) 377 XX XX, mobile: +7 70X XXX XX XX

С уважением,ИМЯ

Шаг 5. Сохранить изменения по Автоответчику:1. Через активацию «отвечать из моего списка контактов» для внешних отправителей за

пределами Нархоза.2. Через активацию «отвечать пользователям домена Университет Нархоз» для

отправителей внутри вуза.______ 3. Сохранить изменения.____________________________________________________________

"Входящие" Аккаунты Фильтры и заблокированные адреса Пересылка и РОРММАР Чат Лаборатория

Я нахожусь в отпуске/на больничном до Ч исло М есяца с лимитированным доступом к почте По всем вопросам обращайтесь к моим коллегам

Denis. Poleno.-. Jnarxoz kz. phone: +7 (727) 377 XX XX mobile +7 70X XXX XX XX

Vital!. L i@ nar oz kz. phone +7 (727) 377 XX XX mobile. +7 70X XXX XX XX

С уважением.

ИМЯ

^ Отвечать только адресатам из моего списка контактов * Отвечать только пользователям домена АО "Университет НАРХОЗ"

Сохранить изменения Отмена

Можно включить расширенный вариант ответа для каждого вида запроса, как показано в примере далее:

I will on annual leave from W ednesday 20 July till (includ ing) Tuesday 9 A ugust

I w ill be back to th e o ffice on W ednesday 10 August.

academ ic issues, p lease contact th e Associa te Dean A cadem ic Kadisha Nurgaliyeva, tel - 7 72 : 3771364. e-m ail kadisha nurca liveva@ narxoz kz

For corporate issues, p lease contact th e Associa te Dean Corporate Sherin Suzhikova tel - 7 72~ 3771374. e-m ail sherin suzhikova@ narxoz kz

For any o ther issues, p lease contact m y Executive A ss is tan t. Zham ilya Baizhanova. te l - 7 "27 377 l e-m ail zham ilya .ba izhanova@ narzox.kz

Best regards.

Ronald VoogdtDean In te rna tiona l Business School / Faculty of In te rna tiona l E duca tiona l P rogram m es Narxoz Univers ity

г

КАК ОТКЛЮЧИТЬ АВТООТВЕТЧИКПока автоответчик включен, в верхней части Gmail отображается баннер с темой вашего автоматического ответа. Чтобы отключить автоответчик, нажмите Завершить.КАК РАБОТАЕТ АВТООТВЕТЧИКАвтоответчик начинает действовать в 00:00 первого дня заданного периода и отключается в 23:59 последнего дня (если вы не отключили его раньше).Если человек отправит вам несколько сообщений, в большинстве случаев он получит автоматический ответ только на первое письмо.Повторные автоответы могут быть отправлены в следующих случаях:Если кто-то напишет вам снова спустя четыре дня, а автоответчик все ещё будет включен, Gmail повторно напомнит этому человеку о вашем отсутствии.Если вы изменили настройки автоответчика, когда он уже был включен, функция перезапустится. Поэтому те, кто уже вам писал и получил первый автоответ, отправив вам повторное письмо, снова получат уведомление автоответчика.Если вы используете Gmail в организации или учебном заведении, вы можете указать, кому отправлять сообщения автоответчика - всем или только сотрудникам организации.Примечание. Автоответчик не реагирует на рассылки и письма, опознанные как спам.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Правила описывают основные правила ведения электронной деловой переписки, которые обязательны к применению в Университете для всех работников и Обучающихся.Правила разработаны Управлением маркетинга Университета и распространяются для внутреннего пользования. Ответственными за распространения данных правил является Отдел по связям с общественностью Университета Нархоз.Каждый работник Университета может внести комментарии и предложения по правилам, направив их в электронном сообщении на marketing@narxoz.kz

Положение и изменения в него утверждаются решениями Правления Университета.Срок действия Положения не ограничивается. Дата следующего аудита документа - 01.07.2017 года.Ответственный за аудит документа - Управление маркетинга (Отдел по связям с общественностью)

____ Меруерт КуттыбайкызыPR менеджер по

внутренним коммуникациям

11

Отметка о проверке документа:_______ C j/b С *7 * / ? ^ ___________ О Турысжанов,Начальник отдела

документационного обеспечения

Разработчик: