Y R D . D O Ç . D R . K E N A N G E N Ç O L

3- PROJENIN BAŞLATıLMASı: PROJE KAPSAM YÖNETIMI

PROJE BAŞLATMA BELGESININ OLUŞTURULMASı

• Proje başlatma belgesinin oluşturulması, projeyi resmi olarak onaylayanbir belge hazırlama ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir.

PROJE BAŞLATMA BELGESININ GIRDILERI

• Proje çalışma bildirimi (iş tanımı)

• İş gerekçesi

• Sözleşme

• Çevresel işletme faktörleri

• Kurumsal süreç varlıkları

PROJE ÇALıŞMA BILDIRIMI

• Proje iş tanımı olarak da adlandırılan proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek çıktının (ürün ya da hizmetin) tanımıdır.

• Çalışma bildirimi içinde;

• İş ihtiyacı (projenin fikri nedenleri, örneğin; bir probleme çözüm üretme, yeni bir ihtiyacı karşılama, yeni bir fırsatı yakalama gibi.)

• Ürün kapsamının tanımı (ürünün ayırtedici özellikleri, ürün ve hizmetin ana hatları gibi)

• Stratejik plan (kurumun stratejik hedefleriyle uyumu)

• öğeleri yer alır.

İŞ GEREKÇESI

• Projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir.

• Aşağıdakilerden biri ya da birkaçının sonucu olarak oluşturulur:

• Pazardaki talep

• Kurumun ticari ihtiyacı

• Müşterinin talebi

• Teknolojik ilerleme

• Yasal zorunluluklar

• Devletin düzenlemeleri

• Çevresel ve sosyal ihtiyaçlar

SÖZLEŞME

• Sözleşme, projenin kurum dışı bir müşteri için yürütüldüğü durumda proje başlatma belgesinin bir girdisidir.

• Proje talebinde bulunan müşteri ile projeyi gerçekleştirecek kurum arasında düzenlenen karşılıklı bağlayıcılığı olan anlaşma belgesidir.

• (hukuki,idari ve mali hükümler, fikri ve sinai haklar vs..)

ÇEVRESEL IŞLETME FAKTÖRLERI

• İşletme yapısı ve kurum kültürü

• Devlet ya da sektör standartları (ürün, kalite standartları vs...)

• Kurumun altyapısı (mevcut fiziki olanaklar, sermaye ihtiyacı, vs..)

• Mevcut insan kaynakları durumu vs..

KURUMSAL SÜREÇ VARLıKLARı

• Kurumsal süreç varlıkları kurumun önceki projelerden öğrendiklerini ve bilgi birikimini yansıtır.

• Standartlar (kalite, hizmet gibi)

• Politikalar (iş/işçi güvenliği ve sağlığı gibi)

• Prosedürler (risk kontrolü gibi)

• Kılavuzlar

• Talimatlar

• Raporlar

• Veritabanları vs..

PROJE BAŞLATMA BELGESININ OLUŞTURULMASıNıNDA YARARLANıLAN ARAÇLAR

VE TEKNIKLER

• Uzman Görüşü

• Kolaylaştırma Teknikleri

UZMAN GÖRÜŞÜ

• Danışmanlar

• Mesleki ve teknik birlikler

• Sektör kuruluşları

• Konunun uzmanları

KOLAYLAŞTıRMA TEKNIKLERI

• Proje başlatma belgesinin oluşturulmasına rehberlik eden araçlar:

• Beyin fırtınası

• Uyuşmazlık çözümü (hızlı ve etkin çözüm bulma teknikleri)

• Problem çözümü

• Toplantı yönetimi

PROJE BAŞLATMA BELGESI

• Proje başlatma belgesinde genellikle aşağıdaki konulara ilişkin bilgiler yer alır:

• Projenin amacı ya da gerekçesi

• Ölçülebilir proje hedefleri ve bağlantılı başarı ölçütleri

• İlk gereksinimler

• İlk proje tanımı

• İlk risk belirlemeleri

• İlk tasarlanan kilometre taşları

• İlk bütçe özeti

• Atanan proje yöneticisi, yetki ve sorumlulukları

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESI

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESI

• Paydaşların belirlenmesi Başlangıç/Tanımlama süreç grubunun ikinci alt sürecidir.

• Paydaşlar; müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten kurum ya da kamuoyu gibi projeye etkin olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ve tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır.

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESI

• Müşteri/Kullanıcı: Proje yoluyla üretilen ürünü, hizmeti ya da sonucu kullanacak kişi ya da kurumlardır.

• Sponsor: Projeye nakdi ya da ayni olarak finansal kaynak sağlayan kişi ya da gruptur.

• Portföy ve program yöneticileri: Portföy ve programlardan sorumlu yöneticiler.

• Proje yönetim ofisi (PYO): Projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı sorumluluklar üstlenen birim.

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESI

• Proje yöneticileri: Projeyi yöneten kurumun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir.

• Proje ekibi: Proje yöneticisi, proje yönetim ekibi ve işleri yürüten ama projenin yönetimine her zaman katılmayan diğer ekip üyelerinden oluşur.

• Fonksiyonel yöneticiler: İşin idari ya da işletmenin fonksiyonel bir alanında (pazarlama, üretim, finans, vs..) yönetim rolünü üstlenmiş kişiler.

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESI

• Operasyon yöneticileri: Araştırma ve geliştirme, tasarım, imalat, tedarik, test, bakım gibi temel iş ilanlarında yönetimi üstlenmiş olan kişiler.

• Satıcılar/ İş ortakları: Satıcılar (tedarikçiler, sağlayıcılar, yükleniciler olarak da ifade edilebilir) bir sözleşme çerçevesinde, projeye gerekli bileşen ya da hizmetleri sağlayan harici firmalardır.

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESINDE KULLANıLAN GIRDILER

• Proje Başlatma Belgesi

• Tedarik belgeleri

• Çevresel işletme faktörleri

• Kurumsal süreç varlıkları

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESINDE YARARLANıLAN ARAÇLAR VE TEKNIKLER

• Uzman Görüşü

• Paydaş Analizi

• Toplantılar

UZMAN GÖRÜŞÜ

• Konuyla ilgili özel eğitimi ya da bilgisi olan grup ya da kişiler:

• Üst düzey yönetim

• Kurumun diğer birimleri

• Aynı alanda başka projelerde çalışmış proje yöneticileri

• İş ya da proje alanında konunun uzmanları

• Sektörel gruplar ve danışmanlar

• Mesleki ve teknik dernekler

PAYDAŞ ANALIZI

• Paydaş analizi, proje boyunca kimlerin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğinin belirlenmesini amaçlar.

• Paydaşlara ilişkin niceliksel ve niteliksel bilgilerin sistemli bir şekilde toplanması ve analiz edilmesi tekniğidir.

• Paydaş analizi ile paydaşların ilgi alanları, projeye katılım dereceleri, birbirleri arasındaki bağımlılıkları, etkinlik dereceleri ve projenin başarısı/başarısızlığı üzerine potansiyel etkileri ile ilgili bilgiler yazılı belge haline getirilir.

PAYDAŞ ANALIZI

• Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre pozitif-negatif paydaş ve birincil-ikincil paydaş biçiminde sınıflandırılabilir.

• Pozitif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumlu yönde etkilenen paydaşlardır.

• Negatif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumsuz yönde etkilenen paydaşlardır.

PAYDAŞ ANALIZI

• Birincil paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan doğrudan etkilenecek olan paydaşlardır. Bunlar projenin hedef kitlesi olan müşteriler ve kullanıcılardır.

• İkincil paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan dolaylı olarak etkilenecek olan paydaşlardır. Projeden uzun vadede yarar sağlayacak kişi ya da kuruluşlar, projeye destek veren kişi ya da kurumlar, projeye fon sağlayan kuruluşlar, projeyle ilgili resmi kurumlar ve sivil toplum kuruluşları bu sınıftadır.

PAYDAŞLARıN PROJEYE KATıLıM SEVIYELERI

• Paydaşların projeye katılım seviyeleri en alt basamaktan yukarı doğru çıkıldığında bilgilendirme, danışma, iş birliği, ortak faaliyet yapma (ortaklık) olarak genişlemektedir.

PAYDAŞLARıN BELIRLENMESI SÜRECININ ÇıKTıLARı

• Paydaş Listesi:

• Paydaşların belirlenmesi sürecinin temel çıktısıdır. Paydaşların kimlik ve değerlendirme bilgileri, paydaş sınıflandırması gibi bilgiler yer alır.

• Paydaş Yönetim Stratejisi:

• Paydaşların projeden beklentileri/çıkarları, projeye etkileri, projeye katılım seviyeleri, ve paydaşların desteğini arttıracak ve olumsuz etkilerini en aza indirecek yaklaşımları tanımlayan belge.

PROJE BAŞLATMA TOPLANTıSı

• Proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi, müşteri ve diğer paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen proje başlatma (açılış) toplantısı, projenin resmen başladığını ilan etmek için gerçekleştirilir.