250608 Material Integracion Rev_A

Maestría en Calidad y Gestión de EmpresasFacultad de Ingeniería

Universidad Nacional de Cuyo

Análisis de Casos Prácticos en Dirección de Proyectos

Juan C. Barros M. PMP Junio 2008

Viernes 27 de Junio 2008: Dirección Integrada de Proyectos

Sábado 28 de Junio 2008: Análisis y Resolución de Casos en Administración

y Dirección de Proyectos

• Juan Carlos Barros M.– Ingeniero Civil Mecánico U. de Chile– Magíster © en Ciencias de la Ingeniería U. de Chile– Project Manager Profesional de PMI. – Ex-Presidente del Capítulo Chileno de PMI– Gerente General de MIRS.

• Desde 1998 se desempeña como Consultor Gerencial de Empresas en áreas relacionadas con Evaluación y Desarrollo de Proyectos de Inversión.

• Ha sido consultor del Ministerio de Obras Públicas, de la Subsecretaría de Telecomunicaciones de Chile y de importantes empresas productivas y de servicios .

• Ha participado como relator en cursos de formación profesional en Dirección de Proyectos y como conferenciante en Congresos y Seminarios.

Relator

Dirección Integrada de ProyectosViernes 27 de Junio 2008

16:00 a 17:30 Modulo IPresentación: 45 minutosEjercicios: 45 minutos

17:30 a 18:00 Break

18:00 a 19:30 Modulo IIPresentación: 45 minutosEjercicios: 45 minutos

19:30 a 19:45 Break

19:45 a 21:00 Modulo IIIPresentación: 30 minutosEjercicios: 45 minutos

– Presentación de Conceptos– Realización de ejercicios en grupo de aplicación de los

conceptos principales a un proyecto específico.– Presentación y uso de formularios estándares (Templates)

Metodología

– Project Charter– Plan de Ejecución del Proyecto– Lecciones aprendidas

Productos o Entregables

– Instalación de una consulta dental– Remodelación de un restaurant– Iluminación de una plaza pública– Ampliación de un terminal de buses– Instalación de un sistema de calefacción central en una casa– Desarrollo de un sitio web para reserva de pasajes aéreos– Desarrollo de un Sitio Web realizar tramites públicos on líne– Instalación de un centro de llamados telefónicos– Construcción de un paseo peatonal– Desarrollo de un antivirus para redes de computadores

Ejercicios de Aplicación de Conceptos

Forme un grupo con un máximo de tres y elija uno de los siguientes proyectos.





Dirección Integrada de Proyectos Parte 1

• Introducción• Areas del Conocimiento• Procesos en el Proyecto• Grupos de Proceso• Matriz Areas del Conocimiento/Grupos de Procesos

• Gestión de la Integración• Aspectos Generales• Procesos Principales• Integración y el Director de Proyecto• Roles y Responsabilidades

Temario

Temario …

• Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto• Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto• Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto• Control Integrado de Cambios• Cerrar el Proyecto

Conceptos/Ejercicios/Formularios Tipo

Procesos Principales





Gestión de Integracióndel Proyecto




Introducción

Áreas del Conocimiento

PROJECT MANAGEMENT

RECURSOS HUMANOS

ADQUISICIONES

COMUNICACIONES

RIESGOS

CALIDAD

INTEGRACION

TIEMPO

COSTOS

ALCANCE

• Alcance• Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye

todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente.

• Tiempos• Comprende los procesos requeridos para asegurar el término oportuno del

proyecto.

• Costos• Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto

terminará dentro del presupuesto aprobado.

• Calidad• Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto

satisfacerá los requerimientos para los que fue llevado a cabo.

Áreas del Conocimiento

• Recursos Humanos• Incluye los procesos necesarios para aprovechar de manera eficiente al

personal involucrado en el proyecto.

• Comunicaciones• Incluye los procesos requeridos para asegurar la oportuna y adecuada

generación, recolección, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto.

• Riesgos• Comprende los procesos relacionados con la identificación, análisis y

respuesta a los riesgos del proyecto.

• Adquisiciones• Comprende los procesos requeridos para la adquisición de bienes y

servicios en el exterior de la organización que ejecuta el proyecto.

• Integración• Incluye los procesos requeridos para asegurar que los distintos elementos

del proyecto estén coordinados en forma adecuada.

Áreas del Conocimiento ...

Procesos en el Proyecto

Seguimiento y Control

Planificación

Iniciación Cierre

Ejecución

• Iniciación: Reconocer que un proyecto debe comenzar y comprometerse a hacerlo.

• Planificación: Desarrollar y mantener un esquema de trabajo para satisfacer el requerimiento del negocio que dio origen al proyecto.

• Ejecución: Coordinar personas y recursos para llevar a cabo el plan.

• Seguimiento y Control: Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto monitoreando y midiendo el avance y tomando acciones correctivas según se requiera.

• Cierre: Formalizar la aceptación del proyecto y llevarla a un término ordenado.

Grupos de Procesos

Verificación del AlcanceControl del Alcance

Planificación del AlcanceDefinición del Alcance

Crear EDT

Gestión del Alcance

Control del Cronograma Definición de ActividadesSecuencia de Actividades

Estimación de Recursos de ActividadesEstimación de Duración de Actividades

Desarrollo del Cronograma

Gestión de Tiempos

Control de CostosEstimación de CostosPreparación de Presupuesto de Costos

Gestión de Costos

Realizar Control de Calidad

Realizar Aseguramiento de

Calidad

Planificación de CalidadGestión de Calidad

Gestionar el Equipo del Proyecto

Adquirir el Equipo del ProyectoDesarrollar el

Equipo del Proyecto

Planificación de RRHHGestión de Recursos Humanos

Informar el RendimientoGestionar a los

Interesados

Distribución de la Información

Planificación de ComunicacionesGestión de Comunicaciones

Seguimiento y Control de Riesgos

Planificación de la Gestión de RiesgosIdentificación de Riesgos

Análisis Cualitativo de RiesgosAnálisis Cuantitativo de Riesgos

Planificación de la Respuesta a los Riesgos

Gestión de Riesgos

Cierre del Contrato

Administración del Contrato

Solicitar respuesta de VendedoresSelección de Vendedores

Planificación de Compras y Adquisiciones

Planificación de Contrataciones

Gestión de Adquisiciones

Cerrar Proyecto

Supervisar y Controlar el Trabajo

del ProyectoControl Integrado de

Cambios.

Dirigir y Gestionar la Ejecución del

proyecto

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

Acta de Constitución del Proyecto

Enunciado del Alcance del

Proyecto Preliminar

Gestión de la Integración

Cierre Seguimiento y ControlEjecuciónPlanificaciónIniciación

Mat

riz A

reas

del

Con

ocim

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o-Pr

oces

os




Gestión de Integración

Aspectos Generales

“Incluye los procesos y actividades necesarias para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de Dirección de Proyectos dentro de los grupos de proceso de Dirección de Proyectos.”

PMBOK 3ra. Edición

Procesos PrincipalesDesarrollar el Acta de Constitución

del Proyecto


Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Control Integrado de Cambios

Supervisar/Controlar trabajo del Proyecto

Cerrar el Proyecto

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar

Documento que autoriza formalmente el proyecto. Entrega a su director la autoridad para aplicar recursos de la organización a

las actividades del proyecto.


del Proyecto





Cerrar el Proyecto


Definir el proyecto y los objetivos que deben cumplirse


del Proyecto





Cerrar el Proyecto


Realizar las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los

planes subsidiarios en un Plan de Gestión del Proyecto.


del Proyecto





Cerrar el Proyecto


Ejecutar el plan del proyecto para cumplir con los objetivos de este.


del Proyecto





Cerrar el Proyecto


Mantener el proyecto bajo control, monitoreando su desempeño y tomando acciones correctivas o preventivas, en

caso de ser necesario.


del Proyecto





Cerrar el Proyecto


Mantener actualizados los cambios que se producen a través de todo el proyecto, ya sea aceptando o rechazando los cambios


del Proyecto





Cerrar el Proyecto


Finalizar todas las actividades terminadas a través de todos lo grupos de procesos. Transferir el Proyecto completado o

cancelado.

Integración y el Director de Proyecto

Integración significa poner los diferentes componentes de un proyecto juntos, de una manera coherente, administrando los “tradeoffs” entre los diferentes objetivos del proyecto.

La integración es el rol principal del Director de Proyecto. Esto debido a que es el único responsable de ver el proyecto en su dimensión completa.

DirectorioCONSORCIO

GERENTE DEPROYECTO

ASESORES YESPECIALISTAS

SUB-GERENTEINVESTIGACIONY DESARROLLO

ASESOR EN CALIDAD YGESTION

SUB-GERENTEADMINISTRACION

Y GESTION

ControlProgramaciónContabilidad

Prevención de Riesgos

SUB-GERENTEINGENIERIA Y

CONSTRUCCION

Ingenieros MetalúrgicosEstudiante de Post-GradoEstudiante de Pre-GradoTécnicos Metalúrgicos

Ingenieros EléctricosEstudiante de Post-GradoEstudiante de Pre-Grado

Técnicos Eléctricos

Ingenieros MecánicosIngenieros Eléctricos

Ingenieros ControlProyectistas

Técnico Montaje

AdministraciónTesorería

Recursos HumanosAdquisiciones

Roles y Responsabilidades

• Miembros del Equipo de Proyecto: Concentrarse en completar tareas y actividades.

• Sponsor: Proteger el proyecto de cambios y falta de recursos.

• Director de Proyecto: Integrar todas las piezas del proyecto en un conjunto coherente.




Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto


Planificación

Iniciación Cierre

Ejecución


• Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto


Entradas

Contrato

Enunciado del trabajo del Proyecto

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

Métodos de selección del proyecto

Metodología de Dirección de Proyectos

Sistema de información de la Dirección de Proyectos

Juicio de expertos

Salidas

Acta de Constitución del proyecto






Cerrar el Proyecto


Acta de Constitución del Proyecto

Factores ambientales de la empresa• Cultura• Sistemas de información• Recursos Humanos

Activos de procesos de la organización• Políticas, Proc., Normas, Pautas• Procesos Definidos• Información Histórica• Lecciones Aprendidas

ContratoEnunciado del Trabajo del Proyecto


del Proyecto





Cerrar el Proyecto


Documento que autoriza formalmente el proyecto. Entrega a su director la autoridad para aplicar recursos de la organización a

las actividades del proyecto.

• Documento que autoriza formalmente el proyecto. Entrega a su director la autoridad para aplicar

recursos de la organización a las actividades del proyecto.

Acta de Constitución del Proyecto(Project Charter)

• Información General del Proyecto• Nombres de Contacto• Resumen del Proyecto• Propósito del Proyecto• Alcance del Proyecto• Organización del proyecto• Roles y Responsabilidades• Recursos• Autorizaciones

Acta de Constitución del Proyecto(Project Charter)

Ejercicio: Project Charter

Seleccione un proyecto que Ud. Esté en este momento desarrollando en su empresa. Complete el

Project Charter que se adjunta.

Forme un grupo de no mas de cinco personas y, para uno de los proyectos desarrollados anteriormente, complete el

Project Charter que se adjunta.

Proyectos mas complejos requerirán project charter mas detallados como el que se adjunta.

Formulario Acta de Constitución del Proyecto

Project Charter Resumido

Project Charter + detallado

Project Charter Pro

1

Project Charter Resumido Considere algún proyecto que Ud. este en este momento desarrollando en su empresa. Para el, complete el Acta de Constitución (Project Charter) que se acompaña. En caso de que le falte información, haga su mejor estimación. A. Antecedentes Generales Nombre del Proyecto:

Contactos

Cargo Nombre Jefe de Proyecto

Representante del Cliente

B. Propósito del Proyecto

D. Descripción del Proyecto

2

E. Hitos Principales

Actividad Fecha Estimada Duración Estimada

F. Organización del Proyecto

1

Project Charter un poco mas detallado En un grupo de trabajo elija alguno de los proyectos considerados en el ejercicio anterior y, con la ayuda de sus compañeros, complete el siguiente documento. En caso de que le falte información, haga su mejor estimación. A. Antecedentes Generales Nombre del Proyecto:

Preparado por:

Contactos

Cargo Nombre Telefono E-mail Sponsor

Jefe de Proyecto

Representante del Cliente

Other

B. Resumen Ejecutivo

2

C. Propósito del Proyecto

D. Descripción del Proyecto

E. Hitos Principales

Actividad Fecha Estimada Duración Estimada

3

F. Organización del Proyecto 1. Organigrama

2. Roles y Responsabilidades

G. Recursos

Recurso Fuente de los Recuros

1

Project Charter

A. General Information Provide basic information about the project including: Project Title – The proper name used to identify this project; Project Working Title – The working name or acronym that will be used for the project; Proponent Secretary – The Secretary to whom the proponent agency is assigned or the Secretary that is sponsoring an enterprise project; Proponent Agency – The agency that will be responsible for the management of the project; Prepared by – The person(s) preparing this document.

Project Title:

Project Working Title:

Proponent Secretary:

Proponent Agency:

Prepared by:

Points of Contact List the principal individuals who may be contacted for information regarding the project.

Position Title/Name/Organization Phone E-mail Project Sponsor

Program Manager

Project Manager

Proponent Cabinet Secretary

Proponent Agency Head

Customer (User) Representative(s)

Other

2

B. Executive Summary An Executive Summary is required when Sections C thru G of the charter are excessively long. In two or three paragraphs, provide a brief overview of this project and the contents of this document.

C. Project Purpose Explain the business reason(s) for doing this project. The Project Purpose (the Business Problem and Project Business Objectives) is in the Project Proposal, Section B.

1. Business Problem The Business Problem is a question, issue, or situation, pertaining to the business, which needs to be answered or resolved. State in specific terms the problem or issue this project will resolve. Often, the Business Problem is reflected as a critical business issue or initiative in the Agency’s Strategic Plan or IT Strategic Plan.

3

2. Project Business Objectives Define the specific Business Objectives of the project that correlate to the strategic initiatives or issues identified in the Commonwealth or Agency Strategic Plan. Every Business Objective must relate to at least one strategic initiative or issue and every initiative or issue cited must relate to at least one project business objective.

Commonwealth or Agency Strategic Plan – Initiative or

Critical Issue

Project Business Objectives

D. Assumptions Assumptions are statements taken for granted or accepted as true without proof. Assumptions are made in the absence of fact. List and describe the assumptions made in the decision to charter this project.

4

E. Project Description, Scope and Management Milestones 1. Project Description Describe the project approach, specific solution, customer(s), and benefits. The Project Description is located in the Project Proposal, Section C.

2. Scope The Project Scope defines all of the products and services provided by a project, and identifies the limits of the project. In other words, the Project Scope establishes the boundaries of a project. The Project Scope addresses the who, what, where, when, and why of a project.

5

3. Summary of Major Management Milestones and Deliverables Provide a list of Project Management Milestones and Deliverables (see Section E of the Project Proposal Document). This list of deliverables is not the same as the products and services provided, but is specific to management of the project. An example of a Project Management Milestone is the Project Plan Completed.

Event Estimated Date Estimated Duration Project Charter Approved Project Plan Completed Project Plan Approved Project Execution – Started Project Execution Completed Project Closed Out

F. Project Authority Describe the authority of the individual or organization initiating the project, any management constraints, management oversight of the project, and the authority granted to the Project Manager.

1. Authorization Name the project approval authority that is committing organization resources to the project. Identify the source of this authority. The source of the approval authority often resides in code or policy and is related to the authority of the individual’s position or title.

2. Project Manager Name the Project Manager and define his or her role and responsibility over the project. Depending on the project’s complexities, include how the Project Manager will control matrixed organizations and employees.

3. Oversight Describe the Commonwealth or Agency Oversight controls over the project.

6

G. Project Organization 1. Project Organization Chart Provide a graphic depiction of the project team. The graphical representation is a hierarchal diagram of the project organization that begins with the project sponsor and includes the project team and other stakeholders.

2. Organization Description Describe the type of organization used for the project team, its makeup, and the lines of authority.

7

3. Roles and Responsibilities Describe, at a minimum, the Roles and Responsibilities of all stakeholders identified in the organizational diagram above. Some stakeholders may exist whom are not part of the formal project team but have roles and responsibilities related to the project. Include these stakeholders’ roles and responsibilities also.

8

H. Resources Identify the initial funding, personnel, and other resources, committed to this project by the project sponsor. Additional resources may be committed upon completion of the detailed project plan.

Resources Allocation and Source

Funding

Project Team (Full and Part Time Staff)

Customer Support

Facilities

Equipment

Software Tools

Other

I. Signatures The Signatures of the people below document approval of the formal Project Charter. The Project Manager is empowered by this charter to proceed with the project as outlined in the charter.

Position/Title Signature/Printed Name/Title Date Proponent Cabinet Secretary (as required)

Proponent Agency Head

Project Sponsor (required)

Program Manager

Project Manager (required)

Other Stakeholders as needed

Other Stakeholders as needed











Planificación

Iniciación Cierre

Ejecución


• Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar



Entradas

Acta de constitución del proyecto

Enunciado del trabajo del proyecto





Sistemas de inf. de la gestión de proyectos

Juicio de expertos

Salidas

Enunciado del alcance del proyecto preliminar






Cerrar el Proyecto



ContratoEnunciado del trabajo del Proyecto




• Objetivos del Proyecto y del Producto• Requisito y Características del Producto/Servicio• Criterios de Aceptación del Producto• Límites del Proyecto• Requisitos y Productos entregables del Proyecto• Restricciones del Proyecto• Supuestos del Proyecto


• Organización inicial del Proyecto• Riesgos Iniciales del Proyecto• Hitos del Cronograma• EDT Inicial• Estimación de orden de magnitud de costos• Requisitos de aprobación

Enunciado del alcance del proyecto preliminar …






Planificación

Iniciación Cierre

Ejecución




• Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto


Entradas


Proceso de Dirección de Proyectos






Juicio de expertos

Salidas

Plan de gestión del proyecto






Cerrar el Proyecto








Cierre del Contrato

• Justificación del proyecto.• Alcance, entregas y objetivos del proyecto.• Estructura de descomposición (WBS)• Estimación de costos• Principales hitos y fechas objetivo para cada uno.• Cronograma de actividades• Presupuesto y Programa de Gastos• Personal requerido o clave.• Riesgos clave• Restricciones y supuestos

Plan del Proyecto

Ejercicio: Plan del Proyecto

Seleccione un proyecto que Ud. Esté en este momento desarrollando en su empresa, complete el

Plan del proyecto que se adjunta.

Forme un grupo de no mas de cinco personas y, para uno de los proyectos desarrollados anteriormente, complete el

Plan del proyecto que se adjunta.

Proyectos mas complejos requerirán Planes mas detallados como el que se adjunta.

¿ Preguntas ?

1

Plan del Proyecto Resumido

Resumen del Plan del Proyecto 1. Problema de Negocio: Indique cual es el problema que justifica el desarrollo del proyecto

2. Descripción del Proyecto Describa brevemente el Proyecto

3. Alcance del Proyecto Indique claramente cuál es el alcance del proyecto.

2

4. Hitos Críticos Indique cuales son los hitos críticos del proyecto, su fecha programada de termino y las repercusiones que tendrá para el proyecto no cumplir con estas fechas.

Hito Fecha Programada de término Repercusiones de un retraso

5. Resumen del Presupuesto Indique las diferentes partidas del presupuesto estableciendo la fecha en la que se estima que se realizará el gasto. Programa de Gastos

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Comentarios

Total

6. Resumen del Plan de Adquisiciones Resuma el Plan de Adquisiciones indicando las principales características de los contratos a realizar.

1

Plan del Proyecto un Poco mas detallado

Considerando el mismo grupo de trabajo y el mismo proyecto anterior, complete el siguiente documento:

Resumen del Plan del Proyecto 1. Problema de Negocio: Indique cual es el problema que justifica el desarrollo del proyecto

2. Supuestos Indique cuales son los supuestos que se han considerado para la ejecución del proyecto.

2

3. Descripción del Proyecto Describa brevemente el Proyecto

4. Alcance del Proyecto Indique claramente cuál es el alcance del proyecto.

3

5. Hitos Críticos Indique cuales son los hitos críticos del proyecto, su fecha programada de termino y las repercusiones que tendrá para el proyecto no cumplir con estas fechas.

Hito Fecha Programada de término Repercusiones de un retraso

6. Resumen del Presupuesto Indique las diferentes partidas del presupuesto estableciendo la fecha en la que se estima que se realizará el gasto. Programa de Gastos

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Comentarios

Total

4

7. Resumen del Plan de Riesgos Resuma la estrategia propuesta para enfrentar el riesgo

8. Resumen del Plan de Adquisiciones Resuma el Plan de Adquisiciones indicando las principales características de los contratos a realizar.

1

Project Plan

The attached Project Plan has been reviewed and is approved for execution by the undersigned. Project Title:


Signature Date Signature Date Program Manager Project Sponsor Signature Date Signature Date Agency Head Cabinet Secretary Signature Date Secretary of Technology

2

Project Plan

A. General Information Provide basic information about the project including: Project Title – The proper name used to identify this project; Project Working Title – The working name or acronym that will be used for the project; Proponent Secretary – The Secretary to whom the proponent agency is assigned or the Secretary that is sponsoring an enterprise project; Proponent Agency – The agency that will be responsible for the management of the project; Prepared by – The person(s) preparing this document; Date/Control Number – The date the plan is finalized and the change or configuration item control number assigned.

Project Title:


Proponent Secretary:

Proponent Agency:

Prepared by:

Date / Control Number:

B. Points of Contact List the principal individuals who may be contacted for information regarding the project.

Position Title/Name/Organization Phone E-mail Project Sponsor Program Manager Project Manager Procurement Contact Project Team Member Project Team Member Stakeholder

Stakeholder

Other (DTP, Secretariat)

3

C. Contractor Information Identify each company contracted to work on this project and list the names, telephone numbers, and email addresses for the representatives of each company. Company Name:

Position Name Phone E-mail Senior Manager Account Manager Project Manager Technical Lead Other

Company Name:


Company Name:


Company Name:


Company Name:


4

D. Project Plan Summary 1. Business Problem Insert the Business Problem as stated in the Project Charter (Section C).

2. Assumptions List the Assumptions made about the project in the Project Charter (Section D). List and identify any changes to the original assumptions or additional assumptions made during project planning.

5

3. Project Description Provide the Project Description stated in the Project Charter (Section E). If there are changes to the Description because of Project Planning, clearly identify the changes or additions made to the Project Description.

4. Project Scope Provide the Project Scope found in the Project Charter (Section E) and identify any additions or changes resulting from detailed Project Planning.

6

5. Performance Plan Summary Provide a summary of the Measures of Success from the Performance Plan at Appendix A. In the table below, list the Project Objectives, Performance Goal for each objective, and briefly describe the Methodology for how the Performance Goal is measured.

Project Objective Performance Goal Methodology

6. Critical Milestone Summary Summarize the Project Schedule by listing the Milestones or Events on the critical path of the Project Schedule (Appendix D). The critical path is: a series of activities, which determine the earliest completion time of the project. For each event, provide the Projected Date of completion and a brief description of the Significance of the Milestone or Event listed.

Milestone or Event Projected Date of Completion

Significance

7

7. Budget Planning Summary Provide a summary in table form of the expenditures and source of funding for the project during the life of the project. Identify and explain deviations from the approved funding outlined in the Project Charter. This budget does not include expenditures and funding for the life of the asset produced. Lifecycle costs for the asset are addressed in project initiation. The complete Budget Plan is attached at Appendix E. Planned Expenditure ($000)

FY 200_ FY 200_ FY 200_ FY 200_ Total Comments

Internal Staff Labor

Services

Software Tools

Hardware

Materials and Supplies

Facilities

Telecommunications

Training

Contingency (Risk)

Total Explanation: Funding Source ($000)

FY 200_ FY 200_ FY 200_ FY 200_ Total Comments

General Fund

Non-General Fund

Federal

Other

Total

Explanation:

8

8. Procurement Plan Summary Summarize the Procurement Plan for the project found in Appendix F. Include information about major procurements, procurement strategies, and projected dates for critical procurement activities.

9. Risk Planning Summary Summarize the Risk Management Strategy for the project.

9

10. Top Ten Risk(s) Provide a list of the ten (10) highest risks to the project’s success, including the probability of their occurrence, level of impact anticipated, and a brief description of the Mitigation Strategy for each.

# Description Probability %

Impact 1= low

5 = high

Mitigation Strategy

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

10

PROJECT PLAN APPENDICES

The attached appendices are the detailed plans and tables. These appendices are summarized in the executive summary paragraphs listed above. Templates and worksheets supporting development of the plans attached are available in Section 3 and Appendix B of the Guideline as well as in the template section of the Commonwealth Project Management Web Page.

Appendix A. Project Performance Plan

Appendix B. Work Breakdown Structure

Appendix C. Resource Plan

Appendix D. Project Schedule

Appendix E. Project Budget

Appendix F. Procurement Plan

Appendix G. Risk Plan

Appendix H. Communications Plan

Appendix I. Change and Configuration Management Plan

Appendix J. Quality Management and IV&V Plan

PLAN DE EJECUCION DEL PROYECTO En el presente documento, se describe en términos generales, el alcance del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) xxx El PEP será un documento formal y aprobado por las partes involucradas en el proyecto, que será utilizado como guía tanto para la ejecución del proyecto como para su control. Este documento definirá la manera en que se enfrentará el proyecto, de modo que este se cumpla dentro de los márgenes preestablecidos en lo que se refiere a calidad, plazo, costo, impacto ambiental y riesgos a los bienes y a las personas. Además, el PEP servirá como documento de comunicación y coordinación entre las partes involucradas en el proyecto, proveerá una línea base para medir el progreso y el control del proyecto y permitirá documentar los supuestos usados en la planificación del proyecto y las decisiones tomadas respecto a las alternativas escogidas. El PEP será un documento dinámico que será revisado periódicamente para incorporar las modificaciones que debido a nuevos antecedentes o al avance en las etapas de definición del proyecto. El alcance de los puntos principales del PEP será el siguiente: REVISIÓN DE METAS Y OBJETIVOS La revisión de las Metas y Objetivos permitirá asegurar que todos los planes que serán desarrollados dentro del PEP, así como las decisiones y acciones que se realizarán serán consistentes con las metas del Negocio, las políticas de la empresa y sus prioridades.

PLAN DE INTEGRACIÓN El plan de integración considerará las actividades que sean necesarias para existe una adecuada coordinación entre los elementos del proyecto. Este incluirá la Gestión de Cambios y la Actualización del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) ALCANCE DEL PROYECTO Una clara definición del alcance del proyecto permitirá asegurar que este incluirá todos los trabajos y actividades necesarias para que sea completado con éxito. En este punto se definirán: alcance funcional, alcance técnico y alcance físico del Proyecto, se identificarán además las Restricciones y los Supuestos considerados en su ejecución. El alcance del proyecto quedará reflejado en la Estructura de Quiebre del Proyecto (WBS). Finalmente, se indicará la forma en la que se administrarán los cambios en el alcance.

ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO El Proyecto: xxx por sus características requiere el planteamiento de una estrategia que permita minimizar las dificultades de su materialización. Esta estrategia considerará la preparación de los planes de Ingeniería, Adquisiciones, Construcción y Montaje, Puesta en Marcha.

PLAN DE PLAZOS El Plan de Plazos del Proyecto incluirá todas las actividades que sean requeridas para asegurar que éste será realizado dentro de los plazos establecidos. El Plan de Plazos considerará el desarrollo del Programa de Hitos, del Programa Maestro y de las

Actividades Críticas. Además, se identificarán las Restricciones y los Supuestos considerados en este plan y se indicará la forma en la que se controlará el Programa.

PLAN DE COSTOS El Plan de Costos del Proyecto incluirá todas las actividades que sean requeridas para asegurar que este será realizado dentro del presupuesto aprobado. El Plan de Costos considerará el desarrollo del Presupuesto y del Flujo de Caja del Proyecto. Además, se identificarán las Restricciones y los Supuestos considerados en este plan y se indicará la forma en la que se controlarán los Costos del Proyecto. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto incluirá todas las actividades que sean requeridas para asegurar que este satisfacerá las necesidades para las cuales será desarrollado. Este plan considerará el desarrollo de la Política de Calidad, del Plan de Aseguramiento de la Calidad y, de los Estándares de Calidad y Comportamiento. PLAN DE RECURSOS HUMANOS El Plan de Recursos Humanos del Proyecto incluirá todas las actividades que sean requeridas para utilizar de manera mas efectiva los recursos humanos involucrados en el proyecto. El Plan de Recursos Humanos considerará el desarrollo de la organización del Proyecto, la definición de los Roles y Responsabilidades, la Descripción de las Funciones de los integrantes principales del equipo de proyecto y, el programa de uso de recursos. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES El Plan de Gestión de Comunicaciones incluirá todas las actividades que sean requeridas para asegurar la generación, recolección y distribución oportuna de la información del proyecto como también su almacenamiento y disposición final. El Plan de Gestión de Comunicaciones considerará el desarrollo Plan de Comunicaciones, la preparación de Informes de Rendimiento y las actividades de Cierre del Proyecto. PLAN DE GESTION DE RIESGOS El Plan de Gestión de Riesgos incluirá todas las actividades que sean requeridas para identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos asociados al proyecto. El Plan de Gestión de Riesgos considerará la Identificación de Riesgos, la Cuantificación del Riesgo y la Preparación de Respuestas al Riesgo. PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES El Plan de Gestión de Adquisiciones incluirá todas las actividades que sean requeridas para adquirir bienes y servicios al exterior de la organización que ejecutará el proyecto. Esto considera entre otros: Hitos de Contratación, Tipos de Contrato y, Relaciones con los Contratistas.

PLAN DE CONSTRUCTIBILIDAD El plan de constructibilidad considerará las actividades que sean necesarias para asegurar que la construcción y el montaje de las obras se realizará sin inconvenientes y sin impactar la normal operación de los equipos. En la etapa de Ingeniería de Detalles se hará un análisis de constructibilidad y se desarrollarán planes y procedimientos detallados de Construcción y Montaje, que permitirán realizar de manera segura las distintas actividades del proyecto. PLAN DE SEGURIDAD Para el desarrollo del Proyecto se asumirá el compromiso de cumplir con la Política de Administración y Protección de los Recursos de la División, de forma tal que la ejecución del Proyecto se lleve a cabo con la excelencia técnica y económica

comprometida. Los lineamientos y requerimientos serán dados por la División. El Plan de Seguridad considerará el desarrollo de la Matriz de Riesgos, la Ficha de leyes y Normas, el Análisis de Riesgo a las personas y el Análisis de Riesgo a los bienes físicos o instalaciones PLAN DE MEDIO AMBIENTE Para el desarrollo del proyecto se asumirá el compromiso de cumplir con la Política de Gestión Ambiental, Seguridad, Salud Ocupacional y de Calidad de la División, de forma tal que la ejecución del proyecto se lleve a cabo con la excelencia técnica y económica que el Proyecto exige y se ha comprometido. Los lineamientos y requerimientos serán dados por la División.

PLAN DE EJECUCION DEL PROYECTO

INTRODUCCION

• Propósito del Plan • Antecedentes Históricos del Proyecto

METAS Y OBJETIVOS

• Metas y Objetivos del Negocio • Metas y Objetivos del Proyecto

PLAN DE INTEGRACIÓN

• Gestión de Cambios o Aspectos Administrativos o Propuesta de Cambios o Evaluación del Impacto de los Cambios o Aprobación o Rechazo de los Cambios Propuestos o El Comité de Control de Cambios

• Actualización del Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) ALCANCE DEL PROYECTO

• Aspectos Generales o Restricciones o Supuestos

• Alcance del Proyecto o Alcance Funcional o Alcance Técnico o Alcance Físico

• Estructura de Quiebre del Proyecto (WBS) • Cambios en el Alcance

ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

• Plan de Ingeniería • Plan de Adquisiciones • Plan de Construcción y Montaje • Plan de Puesta en Marcha • Dificultades particulares de materialización del proyecto

PLAN DE PLAZOS

• Aspectos Generales o Restricciones o Supuestos

• Programa de Hitos • Programa Maestro

o Programa de Ingeniería de detalles o Programa de Adquisiciones o Programa de Construcción y Montaje o Programa de Puesta en Marcha

• Actividades Críticas • Control del Programa

PLAN DE COSTOS • Aspectos Generales

o Restricciones o Supuestos

• Presupuesto del Proyecto o Presupuesto Ingeniería de detalles o Presupuesto Adquisiciones o Presupuesto Construcción y Montaje o Presupuesto Puesta en Marcha

• Flujo de Caja del Proyecto • Control de Costos

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD • Política de Calidad • Plan de Aseguramiento de Calidad

o Alcance o Responsabilidades en el Cumplimiento de la Política de Calidad o Vigencia del Plan de Calidad o Aplicabilidad o Organización o Manual de Calidad o Lista de Procedimientos o Mejoramiento Continuo o Trazabilidad o Auditorias Internas o Revisión de Actividades/Inspecciones

o Ingeniería o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

o Herramientas y Técnicas o Estrategia de Pruebas

• Estándares de Calidad y Comportamiento o Ingeniería o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

PLAN DE RECURSOS HUMANOS

• Organización del Proyecto o Ingeniería o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

• Roles y Responsabilidades o Ingeniería o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

• Descripción de Funciones o Ingeniería o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

• Histograma Uso de Recursos

o Ingeniería o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

• Plan de Comunicaciones o Sistema de Comunicación o Registro de la Información o Control y distribución de la Documentación o Control y Comunicación de Cambios

• Informes de Rendimiento o Indicadores de Control o Control de Avances o Pronósticos

• Cierre del Proyecto o Capitalización de activos o Descapitalización de activos o Almacenamiento de la Información o Capitalización del Conocimiento o Lecciones aprendidas

PLAN DE GESTION DE RIESGOS

• Identificación de Riesgos o Ingeniería de detalles o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

• Cuantificación del Riesgos o Ingeniería de detalles o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

• Preparación de Respuestas al Riesgo o Ingeniería de detalles o Adquisiciones o Construcción y Montaje o Puesta en Marcha

PLAN DE GESTION DE ADQUISICIONES

• Hitos de Contratación • Tipos de Contrato • Relaciones con Contratistas

PLAN DE CONSTRUCTIBILIDAD PLAN DE SEGURIDAD

PLAN DE MEDIO AMBIENTE

ANEXOS Anexo 1 WBS (Quiebre Físico del Proyecto) Anexo 2 Programa del Proyecto (Carta Gantt) Anexo 3 Presupuesto de Inversión del Proyecto Anexo 4 Organigrama del Equipo del Proyecto













• Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto



Entradas

Plan de gestión del proyectoAcciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasSolicitudes de cambio aprobadasReparación de defectos aprobadaReparación de defectos validadaProcedimiento de cierre administrativo




Salidas

Productos entregablesCambios solicitadosSolicitudes de cambio implementadasAcciones correctivas implementadasAcciones preventivas implementadasReparación de defectos implementadaInformación sobre el rendimiento del trabajo






Cerrar el Proyecto








Cierre del Contrato





Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto





• Supervisar y Controlar el trabajo del Proyecto



Entradas


Información sobre el rendimiento del trabajo

Solicitudes de cambio rechazadas




Técnica del valor ganado

Juicio de expertos

Salidas

Acciones correctivas recomendadas

Acciones preventivas recomendadas

Proyecciones

Reparación de defectos recomendada

Cambios solicitados






Cerrar el Proyecto








Cierre del Contrato


Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasSolicitudes de cambio aprobadasReparación de defectos aprobadasReparación de defectos validada Solicitudes de cambio rechazadasPlan de Gestión del Proyecto Actualizado

Cambios solicitadosAcciones correctivas recomendadasAcciones preventivas recomendadasReparación de defectos recomendadaProyecciones











• Control integrado de Cambios


Entradas

Plan de gestión del proyectoCambios solicitadosInformación sobre el rendimiento del trabajoAcciones preventivas recomendadasAcciones correctivas recomendadasReparación de defectos recomendadaProductos entregables


Metodología de Dirección de ProyectosSistemas de inf. de la gestión de proyectosJuicio de expertos

Salidas

Solicitudes de cambio aprobadasSolicitudes de cambio rechazadasPlan de gestión del proyecto (Actualizaciones)Enunciado del alcance del proyecto (Actualizaciones)Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasReparación de defectos aprobadaReparación de defectos validadaProductos entregables






Cerrar el Proyecto








Cierre del Contrato


Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasSolicitudes de cambio aprobadasReparación de defectos aprobadasReparación de defectos validada Solicitudes de cambio rechazadasPlan de Gestión del Proyecto Actualizado)


Productos entregables

Actualización Enunciado Alcance




Cerrar Proyecto

Cerrar Proyecto






• Control integrado de Cambios

• Cerrar Proyecto

Cerrar Proyecto

Entradas

Plan de gestión del proyectoDocumentación del ContratoFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la organizaciónInformación sobre el rendimiento del trabajoProductos entregables




Juicio de expertos

Salidas

Procedimiento de cierre administrativo

Procedimiento de cierre del contrato

Producto, Servicio o resultado final

Activos de los Procesos de la organización (actualización)






Cerrar el Proyecto








Cierre del Contrato


Acciones correctivas aprobadasAcciones preventivas aprobadasSolicitudes de cambio aprobadasReparación de defectos aprobadasReparación de defectos validada Solicitudes de cambio rechazadasPlan de Gestión del Proyecto Actualizado)


Productos entregablesDocumentación del contrato Procedimiento de cierre administrativo

Procedimiento de Cierre del Contrato

Producto servicio resultado final

Cliente

Administración del Contrato

Ejercicio: Lecciones Aprendidas

Considere el último proyecto en el que haya participado. Complete el Registro de Lecciones Aprendidas.

Forme un grupo de no mas de tres personas y discutan brevemente sus lecciones aprendidas.

Formulario Lecciones Aprendidas

Lecciones Aprendidas

¿ Preguntas ?

LECCIONES APRENDIDAS

Proyecto Jefe de Proyecto

FACTORES CRITICOS DE EXITO Factor Comentarios

DESAFIOS DEL PROYECTO Desafío Comentarios

ORGANIZACION DEL PROYECTO Estructura Comentarios ¿Se siguió una metodología de proyecto en el desarrollo de el ? ¿Se dividió el proyecto en equipos de proyecto? ¿Se identificaron y siguieron procedimientos de entrega de informes?

PROCESOS DEL PROYECTO Procesos Comentarios ¿Se usó adecuadamente un sistema para el control de cambios? ¿Se usó adecuadamente un sistema para el control de calidad? ¿Se usó adecuadamente un sistema para el control de presupuesto? ¿Se usó adecuadamente un sistema para la gestión de riesgos?

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LECCIONES APRENDIDAS

COMUNICACIONES EN EL PROYECTO Reuniones/Informes Comentarios ¿Se realizaron reuniones periódicas del equipo de proyecto? ¿Se realizaron reuniones periódicas con el cliente? ¿Se definió un informe de avance tipo? ¿Se envió periódicamente este informe a los involucrados?

TERMINO DEL PROYECTO Entregables Comentarios/Recomendaciones ¿Se cumplió con todas las entregas comprometidas? ¿Termino el proyecto en los plazos comprometidos? ¿Termino el proyecto dentro del presupuesto aprobado? ¿Termino el proyecto con el nivel de calidad comprometido?

Servicio al Cliente Comentarios/Recomendaciones ¿Se cumplieron todas las expectativas del proyecto? ¿Quedó conforme el cliente con el proyecto? ¿Fueron identificados y mitigados los posibles riesgos?

Administración de Expectativas Comentarios/Recomendaciones ¿Se cumplieron las expectativas del cliente? ¿Se cumplieron las expectativas de los miembros del proyecto?

Mejoramiento Continuo Comentarios/Recomendaciones Que hicimos bien y porque Que hicimos mal y porque Que deberíamos hacer diferente en el próximo proyecto

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Documents

250608 Material Integracion Rev_A