2.4 – schémas alternatifs, en France et à l’étranger 2013-2014/24... · ... FIDIC Each Party, Employer and Contractor, ... thousands of letters between Engineer and Contractor

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Jean-Luc AUDUREAU

Vinci Construction Grands Projets

30 octobre 2013

2.4 – schémas alternatifs, en France et à l’étranger

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LES TYPES DE CONTRAT LES PLUS COURANTS A L’ETRANGER &

LEURS PARTICULARITES VIS-À-VIS DES TRAVAUX SOUTERRAINS

A good Contract is one considered good by both contracting Parties

The Contract is a key tool in managing the Project risks

Risk taker – yes, Gambler – no

2 Module 2 – 2.4 Au-delà du schéma classique

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SOMMAIRE

1. Les principaux types de contrats rencontrés à l’étranger

FIDIC

NEC

L’ECI comme approche contractuelle novatrice

2. Les principaux risques associés aux Travaux Souterrains

Risque géologique

Les tassements de surface

Les interventions hyperbares

3. Les sujets contractuels généraux particulièrement importants à l’étranger

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Etablir une limite claire de responsabilité

Règlement des litiges

Module 2 – 2.4 Au-delà du schéma classique

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Les principaux types de contrat - FIDIC

The main principles of FIDIC contracts :

A contract between two parties : an Employer and a Contractor

Administered by an Engineer, appointed and remunerated by the Employer

The Engineer has duty and powerTo certify interim and final paymentsTo issue any instruction necessary for completion of the worksTo issue recommendations to the Employer on contract changes

Disputes are referred to a Dispute Adjudication Board, before arbitration

Who is the key player ?

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Who is the key player ?


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Each Party, Employer and Contractor, has its duties and obligations defined under the contract.

A relationship where an Engineer decides and instructs a Contractor who has a duty to execute all instructions – except if risk to safety.

Employer has a very limited role (fulfill his obligations (provide access, permits, etc…). He approves any Contract change.

Even if the Contractor believes an instruction is not justified under theEven if the Contractor believes an instruction is not justified under the contract and will cause him additional cost, he has the duty to excute the instruction without delay. He will have to claim subsequently.

Pretty confrontational type of contract which requires a very strict follow-up of the correspondence. If you don’t notify, you lose your rights.

A project administered under a Fidic contract will inevitably generate

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A project administered under a Fidic contract will inevitably generate thousands of letters between Engineer and Contractor.


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Three « Books » :

RED « build only » - Works designed by the Employer

YELLOW « design & build » - Works designed by the Contractor

SILVER « EPC / Turnkey » - Contractor takes total responsibility for the design and execution (ex : metro system)

The Contract is formed by :1. A Contract Agreement (few pages)2. General Conditions (standard FIDIC form) - GC3. Particular Conditions (prepared by Employer, amends GC) - PC

C t t ’ P l d E l ’ R i t f Y ll

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4. Contractor’s Proposal and Employer’s Requirements for « Yellow » and « Silver »


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Contract type most used across the world in construction industry (vers. 1999)

The key difficulties with a FIDIC contract :

Potential for conflict of interest for Engineer because paid by Employer

The Contract states that the « Engineer must act in a fair and greasonable way » and that « he shall make decisions in a diligent way »

Under a « Red Book » Contract, where starts the detailed design (Contractor’s responsibilities) is sometimes subject to different interpretations


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Les principaux types de contrat - NEC

Why inventing the NEC (New Engineering Contract) ?


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The key principles underlying the NEC contracts :

Setting up a collaborative environnement between an Employer, a Sett g up a co abo at e e o e e t bet ee a p oye , aProject Manager and a Contractor

Focusing on delivering the Employer’s project


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The key principles underlying the NEC contracts :

Flexibility : any type of engineering and construction work, whatever level of design is left to Contractor, from lumpsum to cost reimbursable

Clarity and Simplicity

Stimulus to good management : collaborative working, foresight through early warningsearly warnings


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The various forms of the NEC Engineering and Construction Contracts (ECC) :

Option A&B Priced Contract with activity schedule (A) or BOQ (B)

Option C&D Target Contract with activity schedule (C) or BOQ (D)

Option E Cost Reimbursable Contract

The Contract is formed by :1. The core clauses2. The main Options clauses3. The dispute resolution Options clauses4. The secondary Options clauses

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5. The Schedule of Cost Components6. The Contract Data formats7. The Work and Site Informations


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NEC – « target cost »

« TARGET COST » PRINCIPLES

A « Target Cost » is agreed at Contract signature.

The Cost is formed by « Direct Costs » (through an activity schedule or a bill of quantities) and a « Fee » covering head office costs, profits, etc…

During construction, Contractor is paid for Direct Costs + Fee.

Upon completion, the Price of the Work is compared to the Target Cost amended by Compensation Events. The difference is shared between Employer and Contractor through a Pain / Gain share pre-agreed

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mechanism.


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NEC – Using a « target cost »


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NEC – Using a « target cost »

PRINCIPAUX AVANTAGESPRINCIPAUX AVANTAGES

Le client comme l’entrepreneur sont tous les deux incités à un objectif commun: la diminution du coût d’exécution

Le risque de perte importante est très faible

PRINCIPAUX INCONVENIENTS

Il faut mettre en place une gestion minutieuse des Compensation Events. Faire attention en particulier aux « Disallowed costs ».

Les chances de gain important sont elles aussi très faibles

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Les chances de gain important sont elles aussi très faibles


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ENCORE PLUS INNOVANT QUE

LE « TARGET PRICE » ?

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ECI: Early Contractor Involvement

Efficient and innovative procurement and contracting approach first

Une approche innovante – l’ECI

p g ppdevelopped in the UK by the Highway Agency at the end of the 1990s

UK Highway Agency was dissatisfied with the traditional procurement process (selection based on price level):

Severe cost overrun (+40% in average)

Bitter conflicts with the Contractors (incurring significant legal costs) and

inappropriate performance

Substantial time overrun

inappropriate performance

ECI concept has been developped in order to mitigate the above mentioned risks and to ensure a best value for public funds

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ECI is now successfully used for large infrastructure projects by other UK Authorities (such as British Airport Authority). It is also used in other countries: Chile, Trinidad & Tobago, Jamaica, Canada, USA, Qatar, Italy….

mentioned risks and to ensure a best value for public funds


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ECI PRINCIPLE


1) Identify, at the earliest stage of the Project (i.e. when the Project is not yet well defined), the competitor who is best capable to determine the optimal solution and to deliver it efficiently and at the required standards in compliance with the Project’s objectives.

2) Involve him from the earliest stage in order to :2) Involve him from the earliest stage in order to :

Achieve a better value for money by allowing the Contractor (i) to contribute with expertise and innovation and (ii) to ensure that buildability and construction issues have been satisfactorily addressed in the design

Create a partnering win-win non conflicting relation between the Employer

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and the Contractor

Commence the works earlier


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PHASE 1: DESIGN

Sub phase 1 Sub phase 2 Sub phase 3Validation by

Employer

Validation by Employer



• Design performed by the Contactor in close coordination with the Employer => Interactive process and in full partnering spirit

Sub-phase 1

Collection of the design input data

Sub-phase 2 Sub-phase 3

Conceptual Design/ Value Engineering/ Preliminary pricing

Preliminary design / Methods of construction/ Final pricing of the

Works / Planning

Employer Employer

p p g p

• Each sub-phase has to be validated by the Employer prior to the commencement of the next one.

=> The Employer has full control : Can influence and/or stop the Design work at anytime

PHASE 2: DETAILED DESIGN AND CONSTRUCTION

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Detailed design Construction Commissioning


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Sub-phase 1 Sub-phase 2 Sub-phase 3Validation by

Employer




The purpose this Sub-Phase is to collect and validate the design input data. It includes all the surveys and investigations sufficient and necessary to obtain the necessary design parameters, such as: Geological and hydrological survey Topographical survey

Public utility survey Land acquisition investigation

Seismic risk analysis Interference with existing buildings Traffic survey/Traffic regulations

The following input data must be agreed and validated by the Employer prior to the commencement of the conceptual design:

Regulatory requirements Administrative permit acquisition rules Environmental impact preliminary survey, etc…

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prior to the commencement of the conceptual design: Project objectives Design codes Design parameter Design criteria


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Employer




Conceptual design

Value engineering to define the preferred civil and system schemes

General approach of the construction methodspp

Preliminary pricing of the preferred scheme

Tentative planning of the preferred scheme


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Preliminary design

Bill of Quantities

Methods of constructionMethods of construction

Committing pricing

Committing planning


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HOW TO SELECT THE CONTRACTOR?


Selection of the preferred Contractor is made through a transparent and competitive bidding, on the basis of :

• Relevant quality criteria (70 - 100% of the assessment)

• Price criteria (0 - 30% of the assessment)

- Price quoted for the execution of the design- Budget Price for the overall realisation of the Project

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At this selection stage, the Project is not sufficiently defined=> so the price of the Project cannot be an essential selection criteria


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The quality criteria are clearly defined and generally include. A mark is allocated to each criteria :

T h i l bilit i th i t h l i l ti t th j t


Technical capability in the various technologies relating to the projectReferences/Track recordInnovation offeredProposed methodology for the Project’s objectivesAbility to enter into a partnership relationCapacity to work on an “open book” basisFlexibilityyExperience of key personnel proposed for the projectAccess to skilled work-forceQuality ManagementHealth and Safety policyEnvironmental approachCapacity to transfer expertise (training, technical assistance in O&M and Maintenance)

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Maintenance)Financial strengthEtc…


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ECI RESULTS IN A SHORTER DELIVERY PERIOD


COMPARATIVE PLANNINGS


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CHILOE BRIDGE – CHILE

In 2002 the Chilean Authorities funded a feasibility study


In 2002, the Chilean Authorities funded a feasibility study

In 2005, Vinci CGP signed a contract for developing this project under an ECI scheme in 3 phases :

Phase 1 - 24 Months –16 MUS$ :

stage 1 : additional site investigations

stage 2 : preliminary design, construction budget, financing study

stage 3 : basic design – lumpsum price for construction and operation –firm offers for financing

Phase 2 – 5 years : Financing, detailed design and construction

Phase 3 – 30 years : Maintenance and operation of the bridge

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The Chilean Authorities decided to suspend the project upon completion of phase 1 and to postpone the construction phase for budgetary reasons.


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ECI Core values:


ECI Core values:• Mutual Trust• Transparency• Partnering capacity

Key skills required from Contractor• Technical expertise • Innovation capacity


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Mon expérience

C fTrois contrats FIDIC – énormément d’énergie dépensée à faire-valoir ou protéger des droits contractuels

Quatre projets en cost + fee – énormément d’énergie investie à optimiser le projetp j

Des ambiances incomparables


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Le risque géologique

UNFORESEEABLE GROUND CONDITIONS – the famous « clause 12 »

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Key difficulty : « unforeseeable », not « unforeseen », subject to interpretation


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Introducing Geotechnical Baseline Reports (GBR)


key word is “Baseline” defines a basis for tendering and a mechanism for changed conditions clauses to operate

should provide enough details to set the scene geologically and hydrogeologically

items that can be measured

reflect the scope and risks in the work

not a warranty that conditions will or will not occur

not to be used for design

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g

GBR is not a thesis, it should be a short, sharp, concise document.


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GBR - practical experience

Client

culty

+-

Diff

ic

Anticipated reality

SMARTS SpecificM MeasurableA AttainableR RelevantT Time-bound


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Legal / commercial use of a GBR


More adverse conditions would be treated as a compensation event

Conditions not covered as a baseline statement should be considered under changed conditions clauses

Enables changed conditions to be measured

All major forms of contract require some rewording to reflect the use of a GBR.

Careful consideration on where the baselines are set based on the confidence levels of the site investigation

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The use of a GBR provides a level playing field for the client when receiving the tenders


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Surface settlements

Tunnelling causes ground movements = settlements – cannot be fully avoidedavoided.

Typically 10 to 40mm (depends on geology, tunnel depth, construction method,…).

These ground movements have the potential of damaging existing infrastructures (public utilities, buildings, roads,…).


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How do we handle the risk from a technical point ?


Evaluate the foreseeable settlements

Inspect existing infrastructures and assess effect of predicted settlements on their integrity

a. effect acceptable : minor damages. Then do nothing as preventive it t l ttl t d i t lli d i t tmeasure, monitor actual settlements during tunnelling and inspect post-

tunnelling.

b. effect not acceptable : carry out strengthening works prior to tunnelling (underpinning, consolidation grouting, bracing, etc…)


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How do we share the risk under the contract ?


One fair position (example Crossrail in London) :

ahead of tender, Client carries out his own assessment of predictable settlements and evaluation of structures sensitivity

risk supported by Client : any damage to existing infrastructure despite meeting predicted settlements

risk supported by Contractor : any damage to existing structures because exceeding predicted settlements

predicted settlements evaluated by Client to be checked at tender stage

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But in most cases, we are asked to bear fully this risk.


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Only an issue with TBM drives

H b i k di l d d i t i t thHyperbaric works : sending people under compressed air to inspect the cutterhead or the ground, change tools, carry out maintenance,…

Specific training, sometimes professional drivers, specific equipment


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Duration of hyperbaric interventions is highly variable


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Duration of hyperbaric interventions is highly variable


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What are the commercial risks ?


The number and conditions of interventions may be difficult to anticipate in complex geological conditions (anticipation of wear, confinement pressure, …)

Impact on programme and on cost

The actual working time varies greatly with the pressureThe actual working time varies greatly with the pressure4 hours maintenance can be done in 1 dive and 5.5 hours at 1.5barbut require 4 dives of 1 hr each and a total time of 10.5 hours at 4.5bars

Impact on programme and on cost

The legislation may not be available

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need to develop one (Brightwater, Hong-Kong)

Impact on cost if onerous provisions


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In most cases, this risk is transferred to the Contractor on the

How do we share the risk under the contract ?


In most cases, this risk is transferred to the Contractor on the assumption that the way he operates the TBM will influence the wear and in many cases (moderate pressure, <2.5bars), this risk is acceptable

Sometimes the GBR fixes the baseline assumptions on hyperbaricSometimes, the GBR fixes the baseline assumptions on hyperbaric interventions (Brightwater : %distribution but not total number)

We proposed a scheme on a tenderContractor commits on unit rates/duration per type of intervention ( )

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(pressure)Employers pays actual number of interventions and grants time

This proposal was rejected by the Client – one of the reasons why we quit


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3. Sujets contractuels généraux particulièrement importants à l’étranger

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Les pénalités de retard (liquidated damages)


dommages et intérêts forfaitaires, fixés par les parties au contrat, pénalités que l’entrepreneur devra payer au client si les

travaux sont retardés, que le client ait subi ou non un dommage en i d t d t ll it l’i t d draison du retard et quelle que soit l’importance du dommage

Intérêt pour le client Intérêt pour l’entrepreneur

Pas de préjudice subi Aucun si les pénalités ne sont ni à démontrer plafonnées ni libératoires

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à démontrer plafonnées, ni libératoires


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Pénalités de retard plafonnées = le montant total des pénalités de retard dues par l’entrepreneur est limité

Pénalités de retard libératoires = le client ne pourra demander en réparation du préjudice subi, lié au retard, que le paiement desréparation du préjudice subi, lié au retard, que le paiement des pénalités de retard, et ce même si son préjudice est plus grand et jusqu’à ce que le plafond des pénalités soit atteint.

Pénalités de retard plafonnées et libératoires = risque limité et connu


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L’exclusion de la responsabilité au titre des dommages indirects et immatériels (indirect and consequential damages)


Dommage direct = dommage qui est la conséquence directe, immédiate du fait générateur à l’origine du sinistre

Dommage indirect = dommage qui est la conséquence directe d’un dommage direct…et donc la conséquence indirecte du fait générateur du sinistre


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Dommage matériel = préjudice résultant de toute atteinte à des biens


Dommage matériel = préjudice résultant de toute atteinte à des biens, meubles ou immeubles pouvant aller jusqu’à la destruction

Dommage immatériel (consécutif ou non consécutif à un dommage corporel ou matériel) = préjudice résultant de l’impossibilité de se servir des biens meubles ou immeubles et donc de la privation de jouissancedes biens, meubles ou immeubles, et donc de la privation de jouissance d’un bien, d’un droit, de l’interruption d’un service rendu ou d’une perte financière

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Manque à gagner, pertes d’exploitation, perte de profit, perte de contrats


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La limite globale de responsabilité


Limite globale de responsabilité = expression monétaire fixant le seuil à partir duquel l’entrepreneur est libéré de ses obligations à l’égard de l’autre partie au titre du contrat

Objectif d’une réelle limite globale de responsabilité = couvrir l’ensemble des coûts, frais, pénalités supportés par l’entrepreneur dans le cadre de la réalisation des travaux (à l’exclusion du prix du marché et des indemnités versés par les assureurs)


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A prendre en compte dans une limite globale de responsabilité :


pénalités de retard

autres pénalités (ex: pénalités de performance)

intervention du tiers intervenus à la place de l’entrepreneur défaillant

réparation des dommages dont l’entrepreneur est responsable

moins-values pratiquées par le client


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Le règlement des litiges

LES MOYENS ALTERNATIFS DE REGLEMENT DES CONFLITS

Pendant longtemps, l’Arbitrage a été la seule alternative aux juridictions étatiques.

Evolution des mœurs: on ne cherche plus la confrontation (du moins pas immédiate)

Volonté des Parties de rester en bons termes

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Prise de conscience que dans la majorité des litiges en matière commerciale, le schéma du noir et blanc ne s’applique pas.


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LES MOYENS ALTERNATIFS DE REGLEMENT DES CONFLITS


Médiation : tentative de rapprochement de Parties en conflit par un tiers indépendant et impartial. Le médiateur n’a aucun pouvoir de décision et a un devoir de confidentialité. Le principe: entretien en aparté avec chacune des Parties afin de trouver un terrain d’entente et régler leur différend à l’amiable (le médiateur n’est pas chargé de se prononcer sur le fond du litige);

Conciliation : les Parties en conflit tentent de se rapprocher sans laprésence d’un tiers indépendant et impartial;

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L’expertise : les Parties demandent à un tiers un avis qui ne lesengage pas portant sur une ou plusieurs questions techniques. Laprocédure ne peut être arrêtée unilatéralement.


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Les Dispute Boards: Qu’est-ce qu’un Dispute Board ?


Les Dispute Boards: Qu est ce qu un Dispute Board ?

Comité chargé des différends, généralement créé dès le début du contrat, et qui reste en place et est rémunéré pendant toute la durée de celui-ci.

C é d’ d t i b i i t f it t l Composé d’un ou de trois membres qui connaissent parfaitement le contrat et son déroulement,

Le DB aide de manière informelle les Parties, si elles le souhaitent, à résoudre des désaccords pouvant survenir lors de l’exécution du contrat

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Emet des recommandations ou des décisions concernant tout différend que lui soumet l’une ou l’autre des Parties.


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Dispute Review Board (le « DRB »)


Emet des « recommandations ».

Si pas de désaccord avec une recommandation dans un délaidéterminé, les Parties s’engagent contractuellement à se conformer àcelle-ci.

Si une Partie manifeste son désaccord dans ledit délai elle peut Si une Partie manifeste son désaccord dans ledit délai, elle peutsoumettre l’ensemble du différend à l’arbitrage (si les Parties en sontconvenues) ou au juge.

En attendant la décision du tribunal arbitral ou du juge, les Partiespeuvent se conformer volontairement à la recommandation, mais ellesne sont pas tenues de le faire.


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Dispute Adjudication Board (« DAB »)


Emet des « décisions »

Une décision doit être appliquée dès sa réception.

Si une Partie manifeste son désaccord avec une décision dans un délai déterminé, elle peut soumettre le différend à l’arbitrage (si les Parties en sont convenues) ou au juge en vue de le faire trancheren sont convenues) ou au juge, en vue de le faire trancher définitivement.

Cependant, les Parties s’engagent contractuellement à se conformer à la décision tant qu’une décision contraire n’aura pas été rendue par le tribunal arbitral ou le juge saisi du différend.

Si aucune Partie ne manifeste son désaccord dans le délai imparti les

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Si aucune Partie ne manifeste son désaccord dans le délai imparti, les Parties conviennent de demeurer liées par la décision du DAB.


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Intention Appointment DAB Decision Arbitration

to refer Dispute referred Notice of dissatisfaction


28 days 84 days 28 days 56 days

to refer Dispute referred Notice of dissatisfaction

a dispute to the DAB

amicable settlement

28 days

Commencement

Date

Appointment

84 days

Dispute referred

28 days 56 days

Decision Arbitration

amicable settlement

56

Appointment

of the DAB

•In Yellow the specificities of the Yellow Book DAB

•In Red the specificities of the Red book procedure

Dispute referred

to the DAB

Decision

Notice of dissatisfaction

Arbitration


Doc

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inte

rnes

au

Mas

tère

TO

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AVANTAGES DES DISPUTE BOARDS


Permettent la résolution de problèmes complexes de manière pragmatique car les membres sont des « hommes de terrain »;

Permettent de régler rapidement les litiges car les membres d’un DB permanent ont une bonne connaissance du projet et sont immédiatement opérationnels;immédiatement opérationnels;

Favorisent le règlement de différends pendant l’exécution de projets s’inscrivant souvent dans la durée sans (trop) altérer les relations Client/entreprise;

Favorisent des règlements transactionnels;

57

Encouragent les parties à s’entendre (grâce aux interventions « non officielles » de certains DB)


Doc

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Mas

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TO

S

58

Le choix du type de contrat va déterminer le niveau de collaboration

Conclusion

Sur les projets complexes – et les travaux souterrains en font partie –la tendance va vers des contrats de partenariat et un partage des risques de plus en plus équilibré. Résultat en particulier de la pression des assureurs.


Doc

umen

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inte

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au

Mas

tère

TO

S

Documents

2.4 – schémas alternatifs, en France et à l’étranger 2013-2014/24... · ... FIDIC Each Party, Employer and Contractor, ... thousands of letters between Engineer and Contractor