SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

Código: 122121Versión: 2

Nombre del Proyecto:

Desarrollo e implementación de estrategias operativas para la gestión administrativa.

Código: 666872

Fase del proyecto: ANÁLISIS

Actividad (es) del Proyecto:

Clasificar las áreas de gestión de una empresa.

Actividad (es) de Aprendizaje:

Analizar la estructura organizativa de acuerdo a las políticas de la organización.

Ambiente de formación

Ambiente de aprendizaje

suministrado por el colegio

articulado

MATERIALES DE FORMACIÓNDEVOLUTIVO

. Equipos de proyección (video beam) audiovisual.. Computador.Reproductor portátil

CONSUMIBLE

.HojasSobres

Cartulina

plastilina

Papel seda

Resultados de Aprendizaje:

Identificar las funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional ydependencias asociadas a la unidad administrativa dentro de la organización y su entorno.

Competencia:

Producir documentos que se originen de la función administrativa siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

Duración de la guía: 80 Horas

Página 1 de 10

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 01

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

2. INTRODUCCIÓN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

Apreciado aprendiz a través de esta guía de aprendizaje queremos darle la bienvenida a la exploración de conocimientos y saberes en el programa de asistencia administrativa; aquí iniciamos una aventura más en cada una de sus vidas que alimentará de conocimientos (el saber) y experiencias (saber hacer) su perfil profesional y personal, es decir, el propio ser. En esta carrera técnica encontrará la satisfacción de aprender durante el transcurso de dos años diferentes contenidos que alimentarán su conocimiento y que le ayudarán a ubicarse en un entorno laboral con el objetivo de aumentar su productividad y efectividad dentro de una organización.

Asistencia Administrativa es un programa que le facilitará desempeñarse, como su nombre lo indica, en un asistente administrativo, auxiliar de información, atención en servicio al cliente, asistente personal y planeación administrativa. Así mismo durante su formación profesional usted desarrollará competencias y habilidades de atención y servicio al cliente, procesando información, contabilizando las operaciones de la empresa, produciendo documentos, organizando eventos y documentos de una empresa.

Por ello iniciaremos conociendo los inicios de la administración en el mundo y los diferentes enfoques que permitieron el avance y la conformación de las empresas u organizaciones en diferentes campos industriales y comerciales.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Usted como miembro de una familia cuenta con el apoyo de unos padres y hermanos, igualmente cuenta con abuelos maternos y paternos donde tienen otros parientes, analice dentro de esa enorme familia ¿cómo ha sido el manejo de la unidad familiar, ¿quién da las ordenes?, ¿quién trae el dinero a casa?, ¿cómo se toman las decisiones?, ¿ quiénes toman las decisiones y quiénes las acatan?

Después de reflexionar y socializar usted puede concluir que la familia es una organización, en ella se refleja un orden, unos compromisos, unas líneas de autoridad, una historia familiar que afecta, bien o mal, el desarrollo diario de las actividades familiares.

Lo invito a observar el video “La Administración a través de la historia” http://www.youtube.com/watch?v=GvqgklR3enk identificando factores importantes en el surgimiento y avance de la generación de empresa de acuerdo a cada uno de los contextos en que se desarrolla.

Después de reflexionar sobre el proceso de administración y conocer puntos claves en su generación, en grupos GAES organizarán una interpretación de un momento u experiencia en donde se utilice la administración como ejercicio clave para la solución de conflictos o situaciones. Ejemplo: la administración en la familia, en una empresa, en una comunidad, a nivel personal, entre otros

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Página 2 de 10

3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

Después de conocer cuáles son los pasos esenciales para generar la administración en la vida propia y por supuesto en los entornos laborales u organizaciones es importante que usted, querido aprendiz, que se está formando como asistente administrativo conozca el entorno empresarial, los cargos, las funciones y niveles jerárquicos dentro de las organizaciones y empresas a las cuales se verá enfrentado en su desarrollo profesional. Por esto es importante que en esta parte del aprendizaje usted conozca de:

¿Cuáles políticas de la organización afectan el desempeño como asistente administrativo dentro de una estructura organizacional?

Resolver una pregunta esencial, es abarcar una serie de contenidos conceptuales, procedimentales y actitudinales de manera global, compleja que no necesariamente puede dar como respuesta a un SI y a un NO, entonces se le invita a revisar las preguntas secundarias, hacia donde se dirige el propósito de esta guía de aprendizaje, a pensar sobre las respuestas que surjan de su participación en las actividades propuestas en su proceso de aprendizaje.

- ¿Por qué son importantes los manuales de funciones, procesos y procedimientos en un puesto de trabajo?

- ¿Por qué se debe conocer la estructura orgánica-funcional de una empresa?

- ¿Cuál es la relevancia de conocer la matriz DOFA de una empresa?

- ¿Cuáles son los recursos que se hacen necesarios para el desarrollo de las actividades propias de los manuales de funciones, procesos y procedimientos?

- ¿Cómo establecer las prioridades en la ejecución de las actividades resultantes de los manuales de funciones, procesos y procedimientos?

- ¿Cuál es la importancia de conocer las políticas, normas y lineamientos de la Organización?

- ¿Cómo se identifica la diferencia entre actos administrativos y académicos?

De acuerdo al desarrollo de las actividades de aprendizaje propuestas en esta guía y haciendo uso de los apuntes e investigaciones propias, usted comprenderá las respuestas a estas preguntas que son parte del contenido que se va a desarrollar a los largo del proceso de aprendizaje, por lo cual al finalizar esta actividad de aprendizaje deberá entregar en una hoja las respuestas a las preguntas anteriormente planteadas, con sus propias palabras.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Una vez entendido el objeto de conocimiento con la ayuda del glosario que se incluye al finalizar esta guía de aprendizaje explique y amplié con sus palabras los términos más importantes que utilizaremos en la comprensión del vocabulario para el desarrollo de esta competencia. Teniendo claro el significado de

Página 3 de 10

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

cada uno de los términos, de manera individual, crearán un crucigrama en donde se involucren 10 palabras relacionadas con nuestro objeto de conocimiento. A l finalizar se intercambiarán los trabajos con el fin de intercambiar conocimientos.

CONCEPTOS QUÉ ES

¿Qué es un proceso administrativo?

¿Qué significa el término Empresa?

¿Qué es planeación?

¿Qué es organización?

¿Qué es misión?

¿Qué es una visión?

¿Qué es un organigrama?

¿Qué es un plan estratégico?

¿Qué significa la sigla DOFA?

¿Qué es un manual de funciones?

¿Qué es un manual de procedimientos?

Página 4 de 10

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

Los aprendices estudian el video: Historia de las escuelas de la administración http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU y elaboran un cuadro sinóptico sobre las teorías administrativas, posteriormente el instructor profundiza sobre el concepto de administración, sus características y la relación con la empresa.

Seguido a esto, el instructor presenta el concepto de empresa y profundiza sobre: tipos, clases, recursos y valores facilitando así que el aprendiz en su proceso de aprendizaje se le facilite la exploración y consulta de la página web www.camaradirecta.com.co elaborando una rejilla de conceptos sobre los tipos de empresas cumpliendo así con el desarrollo de la actividad 1.

Posteriormente, los aprendices observan de forma detallada el video ejemplo sobre estructura orgánico funcional de una empresa: http://www.youtube.com/watch?v=g0O7YicLtQw tomando nota de los conceptos explicados para que posteriormente realice de forma ordenada una sopa de letras con mínimo 12 términos con cada uno de los significados.

Una vez entendido el proceso de la estructura funcional de una empresa y para brindar continuidad al proceso de aprendizaje el instructor comparte los conceptos que pertenecen al proceso administrativo, quien a su vez proyectará el video denominado: “Proceso administrativo en bichos” http://www.youtube.com/watch?v=kzLM4N3g1tw. Allí los aprendices participan de forma activa en la carrera de observación organizada por el equipo ejecutor teniendo como objetivo la exploración de conocimientos a través del juego lúdico y experimental.

En este momento de su aprendizaje el instructor mediante una exposición compartirá a los aprendices el concepto de planeación estratégica y los siguientes componentes: misión, visión, objetivos, políticas, metas, estructura externa, matriz DOFA, manual de funciones, procesos y procedimientos; por su parte los aprendices elaboran la actividad 2.

Para finalizar ahondaremos un poco más sobre los componentes que integran el proceso de planear estratégicamente y la importancia que tiene en la administración efectiva de una organización u empresa, para ello los aprendices realizarán la lectura detallada del material suministrado por el instructor de donde tomarán las bases para dar respuesta a las preguntas propuestas en el cuestionario anexo en la actividad 3

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Actividad 1. Por medio de la página cámara directa que encontrará en el buscador google, usted navegará aplicando en el link CAE (matricula mercantil) el cual lo (a) enviará a www.sintramites.com/sintramites/. En este momento usted debe navegar en dicha página ubicando los conceptos tales como homonimia, tipos de empresa, usos de suelo, antecedentes marcarios y códigos de actividad económica (CIIU) entre otros, ubicándolos posteriormente en la rejilla de conceptos solicitada.

Actividad 2: “Definiendo mi empresa” Aquí apreciado aprendiz en grupos GAES debe conformar una empresa y definir, misión, visión, 3 objetivos, 3 políticas, elaborar el organigrama ubicando los departamentos, identificar de la estructura externa 4 proveedores, 3 competidores, tecnología disponible para la operación de la empresa, diseñar un logo para la empresa y elaborar el manual de funciones y procedimientos . De la misma manera, personalmente,

Página 5 de 10

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

ubique su puesto de trabajo dentro del organigrama y establezca cuáles son las relaciones que se deben llevar con las demás dependencias de la empresa.

Actividad 3: Una vez finalice la lectura del material sobre planeación estratégica debe responder de manera personal las preguntas de selección múltiple planteadas en el cuestionario que el instructor entregará a cada uno de los aprendices.

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Evidencias de Producto:

Carpeta con presentación de la empresa con misión, visión, objetivos, políticas junto al organigrama, manual de funciones, manual de procesos y procedimientos.

Evidencia de conocimiento: Responde a preguntas sobre: Planeación estratégica.

Ejecuta procedimientos y funciones acorde con lo establecido en los manuales y el direccionamiento estratégico de la organización.

Identifica la posición de su puesto de trabajo, de acuerdo con la estructura orgánica de la organización.

•Aplica el proceso de planeación estratégica, orientado a la unidad administrativa, en las estrategias fa/do para el desarrollo de los programas de mejoramiento.

•Establece las prioridades de ejecución de actividades y los recursos de acuerdo con las políticas de la organización.

1. Técnica de Evaluación:

Valoración de Producto:

Instrumento de Evaluación:

Lista de Verificación.

TÉCNICA: Formulación de preguntas. Cuestionario.

Instrumento de Evaluación:

Cuestionario de preguntas

Página 6 de 10

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNProceso Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

Página 7 de 10

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

ACTIVIDADES DEL

PROYECTO

DURACIÓN

(Horas)

Materiales de formación devolutivos:

(Equipos/Herramientas)

Materiales de formación (consumibles) Talento Humano (Instructores)

AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS

Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad

ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva)y elementos y condiciones de seguridad

industrial, salud ocupacional y medio

ambiente

Clasificar las áreas de

gestión de una empresa.

80 Horas

. Equipos de proyección audiovisual.

. Computador portátil

1

1

.Hojas.Cartulina.Plastilina.

.Papel seda

1Ciencias

económicas y administrativas.

1

AMBIENTE APRENDIZAJE

COLEGIO

Página 8 de 10

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

Administración: Es todo un proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización, dirección y control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos, financieros, tecnológicos, materiales, de información) y para la realización de las actividades de trabajo.

Empresa: Es una unidad económico – social integrada por elementos humanos, materiales y técnicos que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.

Administración de empresas: Es una ciencia social que se dedica al estudio de la organización de las empresas, analizando la forma en que gestionan sus recursos, procesos y los resultados de sus actividades.

Asistente administrativo: El asistente administrativo es el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas administrativas y de oficina tales como: redactar cartas, manejo de correspondencia, manejo de agenda, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica entre otras.

Proceso administrativo: son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.

Planeación: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a hacerse

Organización: La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías;

Dirección: Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones.

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.

Manual de funciones: Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales de los trabajadores de una empresa.

Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

Página 9 de 10

5. GLOSARIO DE TERMINOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional IntegralGUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02

Código: GFPI-F-019

http://www.promonegocios.net/administracion/que-es-administracion.html http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/53/procesoadmin.htm http://definicion.de/administracion/ http://www.youtube.com/watch?v=GvqgklR3enk La administración a través de la historia http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU - Historias de las Escuelas de la Administración.flv

Elaborada por: Olga Lucia Acosta, Sandra Álvarez Pérez, Eiddy Ardila Rueda, Claudia Ardila Cárdenas, Gloria Amparo Mojica, Claudia Ojeda Villareal, Mayerly Pérez Jaimes y Gustavo Vásquez Giraldo.Equipo ejecutor Asistencia Administrativa, Programa de Articulación con la Educación Media SENA y Betty Ángela Sarmiento, Asesora Pedagógica CSET SENA.

Fecha: Enero 2014

Ajustada: Marzo 18 de 2014

Página 10 de 10

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)