21 settembre 20101 Incontro Segretari Amministrativi e Collegi dei Sindaci Roma 21 Settembre AUDITORIUM Relazione a cura del Dott Franco Romagnoli Consulente

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Incontro Segretari Amministrativie

Collegi dei Sindaci

Roma 21 Settembre AUDITORIUM

Relazione a cura del Dott Franco Romagnoli Consulente CISL – l’ elaborazione delle slides è stata curata da Daniele Ciocchi del Servizio Ispettivo Nazionale.

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COLLEGIO SINDACALE

RiferimentiEliminati dallo statuto Cisl i riferimenti al Codice Civile

Evita :L’obbligo del rispetto di alcune norme di legge e fiscali (aliquote di ammortamento, contabilizzazione beni in intestazione fiduciaria, ecc.)

Permette:di utilizzare le norme specifiche del Regolamento Cisl, le indicazioni contenute nelle circolari Cisl e nel Vademecumdi utilizzare il riferimento alle norme di legge per scelta e non più come obbligo

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QUAL’È LA SCELTA

Indicare con la presente riunione le linee guida e pervenire, successivamente, alla emanazione di un documento di riferimento

La scelta e la indicazione sono di fare riferimento:

alle norme interne Cisl: Circolari, Regolamento Economico, Vademecum

alle normative di legge ed ai principi contabili ove non diversamente previsto da tali

documenti

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FormalitàAdempiere ai doveri della carica con la diligenza del mandatario

Riunirsi almeno ogni 90 giorni

Redigere il verbale delle riunioni da trascrivere su apposito registro firmato e tenuto a cura dei sindaci

Invio di copia del verbale al responsabile della contabilità ed al segretario amministrativo e, nel caso di rilievi di particolare importanza o pericolosità, anche ai componenti la segreteria.

FUNZIONI E DOVERI GENERALI

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Vigilanza

- vigilare sul rispetto della legge e dello statuto

- vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione

- vigilare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e del suo concreto funzionamento


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Responsabilità• responsabili della verità delle loro attestazioni

sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.

• concetto di indipendenza del Collegio Sindacale


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Verificare la regolare tenuta della contabilità

Verificare la corretta rilevazione, nelle scritture contabili, dei fatti di gestione

Accertare il rispetto delle disposizioni in materia di valutazione del patrimonio, con riferimento alle norme interne Cisl, ai principi contabili ed alle norme di legge

Chiedere agli amministratori notizie e chiarimenti sull’andamento della

gestione e/o su singole operazioni

FUNZIONI E DOVERI GENERALIControllo contabile

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SCHEMA ELENCO CONTROLLI COLLEGIO SINDACALE

PERIODICI

STRAORDINARI

CONTROLLI

DELLE PROCEDURE

SUL BILANCIO

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CONTROLLI SULLE PROCEDURE

Poteri

Verifica poteri di firma, se singola o congiunta, se con limiti di importo

Poteri in ordine alle operazioni bancarie

Poteri in ordine alle altre operazioni

Verifica esistenza e validità delle delibere

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Pagamenti

Esistenza procedura di autorizzazione

Verifica modalità pagamenti (utilizzo canale bancario)

Custodia libretti assegni

Esistenza documentazione per i pagamenti effettuati per cassa



Controllo interno1. Esistenza controllo interno. Viene effettivamente svolto?

2. Conoscenza, concreto e corretto utilizzo della procedura di riconciliazione dei conti bancari

3. È possibile che venga effettuato un acquisto di materiale o servizi non di competenza?

4. È possibile che un pagamento venga effettuato senza autorizzazione?

5. Esiste una procedura di autorizzazione?



Contratti• Verifica esistenza contratti per rapporti continuativi

con terzi (manutenzione, ecc.)

• Verifica esistenza e regolarità (registrazione, comunicazione alla P.S.) eventuali contratti, attivi o passivi, di locazione o comodato di immobili

• Verifica esistenza e regolarità (registrazione, comunicazione alla P.S.) eventuali contratti, attivi o passivi, di locazione o comodato di immobili, in caso di utilizzo promiscuo dei locali

• Verifica polizze di assicurazione esistenti per copertura rischi primari (furto, incendio, RCT)



Scadenzario- Esistenza scadenzario per scadenze correnti

e adempimenti ricorrenti

- Esistenza scadenzario per altre scadenze (contratti di locazione e manutenzione;

termini per disdetta, rinnovo, variazioni canoni, versamenti imposte o tasse, ecc)

- Verifica contratti stipulati (locazione, manutenzione, ecc),per registrazione o altri adempimenti



Collaboratori- Verifica esistenza di contratti con

collaboratori

- Rispondenza ai requisiti di legge

- Valutazione critica dei suddetti contratti

- Regolarità dei pagamenti e dei rimborsi in aderenza alle previsioni contrattuali



Inventario

Verifica esistenza inventario beni materiali e del relativo controllo annuale.

Vengono eliminati annualmente i beni venduti o rottamati?

Valore di eliminazione contabile




Organizzazione amministrativa

» Verifica organizzazione amministrativa e di come girano i documenti contabili

» Verifica modalità e tempestività contabilizzazione delle operazioni

» Esistenza eventuali operazioni commerciali occasionali o periodiche

» Chi decide o valuta la eventuale operazioni commerciali?

» Come avviene la formazione ed aggiornamento del personale dell’ufficio contabile?


CONTROLLI SULLE PROCEDURERimborsi spese

• Verifica esistenza di procedure per il controllo e valutazione dei rimborsi spese

• Verifica esistenza di un unico prospetto standard per la nota di rimborso spese

• Verifica esistenza della conoscenza e del rispetto della normativa in materia.


CONTROLLI SULLE PROCEDUREAltri controlli

Rispetto normativa antiriciclaggio: rispetto divieto pagamenti in contanti di somme superiori a € 5.000).

Conoscenza della norma da parte degli operatori

Chi e come ne verifica il rispetto

Normativa sulla privacy: verifica del rispetto delle procedure minime di legge; individuazione del responsabile e preposto al controllo ed incontri con il medesimo

Esistenza ed aggiornamento DPS

Normativa sulla sicurezza sul lavoro: esistenza responsabile, incontri con il medesimo, eventuali corsi di

aggiornamento, ecc.


CONTROLLI PERIODICI

Generalità

• Chiedere la presenza del responsabile amministrativo, nonché, se la contabilità è tenuta all’esterno, del commercialista o della struttura che se ne occupa.

• Acquisizione Bilancio di Verifica aggiornato


CONTROLLI PERIODICI

Cassa• verifica esistenza ed aggiornamento della

Prima Nota Cassa

• conta del denaro esistente

• rispondenza saldo del denaro in cassa con la prima nota Cassa e/o con la contabilità

• sospesi di cassa (non sono ammessi)

• verifica esistenza documentazione relativa alle uscite (limitate agli importi minimi)


CONTROLLI PERIODICI Banche

• Esistenza riconciliazioni periodiche aggiornate

• Controllo riconciliazioni

• Verifica operazioni pendenti

• Controllo operazioni pendenti relative a riconciliazioni precedenti

• Controllo esistenza eventuali titoli od altri valori in deposito presso banche

• Controllo esistenza eventuali affidamenti e loro utilizzo


CONTROLLI PERIODICI

Controllo bilancio di verifica

1. Confronto con bilancio di verifica precedente

2. Controllo critico generale delle poste del bilancio di verifica e delle principali variazioni (esatta imputazione costi, ricavi e conti patrimoniali)

3. Controllo, da bilancio di verifica, delle partite di credito o debito non movimentate da tempo


CONTROLLI PERIODICI

Controllo registrazioni contabili• Controllo a campione di registrazioni contabili: verifica esistenza e

regolarità della documentazione; verifica corretta contabilizzazione

• Modalità di scelta del campione delle registrazioni contabili:

• operazioni rilevanti

• operazioni ripetute

• operazioni quantitativamente prevalenti

• operazioni di piccolo importo, di conti diversi, operazioni straordinarie (a rotazione)


CONTROLLI PERIODICI

Verifica del rispetto del limite di spesa, anche fiscale, rimborsabile per trasporto, vitto, alloggio

Verifica regolarità e completezza della documentazione in originale

Controllo critico della regolarità della nota spese: autorizzazione alla trasferta, motivo della trasferta, percorso stradale in caso di rimborso chilometrico

Valutazione complessiva della regolarità formale e sostanziale del documento

NOTE SPESE


CONTROLLI PERIODICI

• Controllo assoggettamento a ritenuta di tutti i compensi assoggetti alla stessa (lavoro dipendente ed autonomo, collaborazioni, rimborsi spese forfetari, ecc.)

• Regolarità versamenti ritenute fiscali

• Regolarità versamenti ritenute previdenziali

• Riscontro importi versati con le schede contabili relative

• Controllo Codici di versamento

• Eventuali operazioni di ravvedimento operoso

Ritenute fiscali e previdenziali


CONTROLLI PERIODICI

Attività commerciale• valutazione esistenza di operazioni potenzialmente o concretamente

commerciali

• valutazione eventuale commercialità di entrate per contributi o sponsorizzazioni (rapporto sinallagmatico)

• verifica modalità di gestione di eventuali incassi legati a vendita di pubblicazioni (periodici, libri, ecc.), ufficio vertenze, organizzazione viaggi

• incassi o pagamenti legati a rimborsi forfetari, per spese diverse utilizzo beni o locali, ecc.

• in caso di operazioni commerciali fare riferimento alle norme fiscali ed alle indicazioni del Vademecum


CONTROLLI PERIODICI

1. Verifica se gestione è interna od affidata a terzi

2. Verifica compilazione LUL per dipendenti e collaboratori

3. Verifica esistenza buste paga periodiche per dipendenti e collaboratori

4. Verifica, in caso esistenza di prestito (distacco) di personale da/a terzi della esistenza note di addebito periodiche; correttezza degli addebiti (al puro costo); inserimento, in calce all’addebito, del riferimento alle circolari ministeriali in materia

Personale dipendente e collaboratori


CONTROLLI PERIODICIOPERAZIONI INTRACOMUNITARIE

Verifica esistenza acquisti intracomunitari di beni superiori al limite (€. 10.000,00)

Richiedere la partita IVA

Applicare il meccanismo del reverse charge sulle fatture di acquisto beni o servizi intracomunitari

Compilare e presentare mod. Intra 12 e 13

In tal caso scattano gli obblighi di :

Comunicare le operazioni con paesi black list


CONTROLLI PERIODICIIncontri e valutazioniValutazione - con coinvolgimento del responsabile amministrativo - dell’adeguatezza assetto organizzativo, amministrativo e contabile, del suo concreto funzionamento

Valutazione della sua compatibilità con le risorse del bilancio

Incontro con il segretario amministrativo per ottenere indicazioni sull’andamento della gestione e segnalare immediatamente le eventuali criticità, da riportare anche nel verbale



CONTROLLI SUL BILANCIOGeneralità

• Accertare la corrispondenza del bilancio alle risultanze delle scritture contabili

• Accertare il rispetto delle disposizioni di cui ai principi contabili e di legge, tenuto anche conto delle indicazioni della Confederazione (circolari e Vademecum) che derogano dalle norme civilistiche (immobili, partecipazioni, ammortamenti, ecc.)

• Accertare la contabilizzazione di tutte le partite attive e passive, interamente o parzialmente di competenza dell’esercizio o dell’esercizio successivo (entrate per tesseramento, compensi maturati, interessi su titoli, canoni anticipati o posticipati, premi assicurativi, ecc.)

• Verificare il mantenimento dei medesimi principi contabili e di valutazione dell’anno precedente (accantonamenti, ammortamenti, capitalizzazioni, utilizzo fondi, ecc.)


CONTROLLI SUL BILANCIOImmobilizzazioni materiali e immateriali

• Immobilizzazioni immateriali: verifica correttezza della patrimonializzazione e del processo di ammortamento

• Beni mobili: controllo esistenza fisica dei beni e riscontro con l’inventario; verifica corretta contabilizzazione degli acquisti o delle vendite; beni spesati direttamente; eliminazione contabile beni inesistenti

• Beni immobili: verifica della corretta e integrale esposizione di tutti i beni posseduti; imputazione delle spese di manutenzione a costi od a patrimonio; esame critico delle scelte contabili operate

• Verifica esistenza e correttezza degli ammortamenti e della continuità dei criteri adottati


CONTROLLI SUL BILANCIOImmobilizzazioni finanziarie

Partecipazioni in società:

• Verifica esistenza ed ammontare della partecipazione

• Verifica della corretta e completa contabilizzazione delle partecipazioni in società

• Verifica incrociata delle partite di credito e debito con le società di capitali partecipate relative a tutti i possibili rapporti derivanti da :

1. Attività commerciali

2. Prestiti

3. Finanziamenti soci

4. Rinuncia al credito per copertura perdite, ecc.

• Valutazione critica dei valori contabili (eventuale svalutazione)


CONTROLLI SUL BILANCIO

Crediti e debitiVerifica saldi contabili di credito e debito (clienti, fornitori, ecc.) anche con richiesta di conferma alle controparti; valutazione

della esigibilità dei crediti; eventuali scritture di rettifica

Verifica partite di credito e debito non movimentate da esercizio precedente;

Verifica saldi degli estratti conto bancari con i saldi effettivi; controllo delle riconciliazioni; controllo contabilizzazione delle competenze maturate; verifica critica eventuali scoperti


CONTROLLI SUL BILANCIO

AccantonamentiVerifica congruità accantonamento TFR ed eventuali coperture (assicurazioni, Fondo TFR Cisl, Fondo Pensione Integrativa)

Verifica contabilizzazione quote di accantonamento costi e spese periodici (congresso, ecc.)

Valutazione critica sulla eventuale contabilizzazione nei conti d’ordine o nel passivo patrimoniale di impegni e rischi diversi (cause e vertenze in corso, penali, leasing, garanzie rilasciate a banche, ipoteche su beni di proprietà, ecc.)


RELAZIONE SUL BILANCIO

AttestazioniRedazione di una relazione che esprima il giudizio del collegio sul bilancio, attestando:

Se rappresenta in modo veritiero e corretto la situazione contabile, finanziaria ed il risultato di esercizio

Commenti sul risultato della gestione

Verifica e commento eventuali discordanze tra preventivo e consuntivo


CONTROLLI FISCALI CONNESSI AL BILANCIO

Generalità1. Verifica esistenza presupposti per tassazione Irap, Ires

2. Verifica presentazione dichiarazione

3. Controllo conteggi, controllo tempestività e congruità dei versamenti in acconto ed a saldo.

4. Verifica eventuali adempimenti fiscali (Iva, Unico per Ires, Irap, Iva, ecc.) connessi all’esistenza di operazioni commerciali

5. Dichiarazioni sostituti d’imposta: verifica presentazione; invio certificazioni lavoro dipendente ed autonomo (CUD, ecc.)

6. Versamento imposta sostitutiva su TFR, ecc.

7. Eventuali versamenti ICI

8. Adempimenti fiscali diversi: presentazione altre dichiarazioni (ICI, Tarsu, passo carrabile, ecc.) e versamenti connessi


OPERAZIONI STRAORDINARIE

Generalità• Acquisto o vendita immobili: corretta integrale contabilizzazione

delle somme ricevute o pagate; esistenza delle delibere

• Acquisto o vendita quote od azioni di società di capitali: corretta integrale contabilizzazione delle somme ricevute o pagate; esistenza delle delibere

• Operazioni finanziarie di investimento liquidità: esistenza delle delibere; valutazione critica dell’operazione anche con riferimento ai rischi connessi

• Transazioni: regolarità delle delibere; valutazione congruità delle somme ricevute, pagate o concordate nonchè degli impegni assunti, immediati e/o futuri,)


TERMINE PRESENTAZIONE

…Si apre il dibattito…


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