20211116 MANUAL DE ACCESO Y UTILIDADES FACTURACION

Manual de acceso

Utilidades Departamento de Facturacion

Sevilla, actualizado en 20211116

Departamento de Facturación

1.-Introducción (pag.2 a 4)

2.-Acceso a Facturación (pag.5)

Facturación:

Liquidación:

Resumen de abonos (pag.6 A 10)

Justificantes asociados:

Abonos y cargos (pag.11 a 12)

Dispensaciones Totales (pag.13 a 15)

Información estadística y complementaria (pag.16 a 21)

Albarán de recogida de recetas (pag.22a 23)

Normativa, información y requisitos ( pag.24 a 32)

Ayuda a la facturación ( pag.33 a 36)

Cuadrante de Mutuas de Accidentes de Trabajo (pag.37 a 38)

Justificantes de dispensación (pag.39 a 42)

3.-Adelanto de liquidación (pag.43 a 48)

4.-Nomenclator ( pag.49a 60)

5.-Que encuentro en la Web Colegial (pag.61 a 63)

Convenios, modelos de recetas y normativa (pag.64 a 65)

Cuadro de aportaciones (pag.66 a 69)

Cuadro de Visados (pag.70a 73)

Cuadro de Envases (pag.74)

6.-Recetas devueltas (pag.75 a 76)

Índice

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INTRODUCCION

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Departamento de facturaciónLa actuación central del Departamento es la gestión de la facturación de las

recetas dispensadas por las Oficinas de Farmacia de Sevilla, en tiempo y forma, ysiempre con arreglo a lo que cada Convenio nos dicta. Para que tanto las OF tengan

las transferencias de la facturación disponibles en los plazos previstos y que laEntidades a las que se les factura abonen las recetas también en los plazos

concertados.

Legislación y convenios:

•La legislación aplicable a la receta médica y otras tantas de prescripción y dispensación, constituyen e influyen directamente a la hora de

desarrollar los Convenios. De ahí la importancia de los mismos pues fundamenta con rango de ley gran parte de sus clausulas y anexos.

•Los Convenios tienen por objeto la fijación de las condiciones en que las oficinas de farmacia dispensarán las recetas médicas y órdenes de

dispensación, a los beneficiarios del mismo. La mayoría de los Convenios, están divididos por Clausulas y Anexos.

•En las Clausulas se establece el objeto del Concierto, régimen jurídico, características de dispensación, condiciones económicas, procedimiento

de facturación y de pago, cumplimiento y aplicación y vigencia del Concierto.

•En los Anexos se entra al detalle de las características de dispensación, lo que puede o no puede dispensar, la validez de las recetas y motivos de

devolución, controles especiales y procedimiento de facturación.

•Actualmente existen convenios con el SAS, MUFACE, ISFAS, JUSTICIA, DIPUTACION DE SEVILLA, AYUNTAMIENTOS y con todas las MUTUAS DE

ACCIDENTES DE TRABAJO.-al detalle en el albarán electrónico de recetas de recetas-

1

INTRODUCCION

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Recogida de recetas

•Para que se entienda mejor el proceso, seguiremos un orden cronológico, y empezaremos

con la recogida de las recetas y que se realiza en la propia OF, en el día indicado y a modo de

recordatorio se informa telemáticamente el día concreto en la que recogen para que estén

preparadas las recetas.

•La entrega y recogida de recetas se efectúa con la seguridad y los controles necesarios, para

ello, se dota a la OF de los medios para que efectúe con garantía, la entrega de las mismas.

La OF rellenará el albarán de recogida de recetas telemáticamente, se indicará lo que se

entrega, las cajas entregadas, y las recetas y justificantes, obteniéndose así con esta

información el primer control del proceso.

•El personal del trasporte que efectúa la recogida, le entregará un albarán de empresa sellado

indicando cuantas cajas recoge, y le hará entrega también tanto de un sobre con

documentación y las cajas vacías necesarias para la próxima entrega.

• Con estos controles tanto como para el que entrega como para el que recoge las cajas

queremos dotar al proceso de la fiabilidad necesaria.

1

INTRODUCCION

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Proceso de Facturación

•La facturación electrónica se realiza en el mismo momento de la dispensación y por

meses naturales.

•Los justificantes de dispensación son, según convenio, elementos imprescindibles para

facturar, y tienen que coincidir con la facturación electrónica.

•Las recetas manuales del SAS y de otras comunidades, se deben incorporar

necesariamente al Sistema de Receta XXI. De forma extraordinaria y siempre que no exista

duda razonable sobre la validez de la receta, se dispensará manualmente.

•Las recetas de MUFACE, ISFAS y MUGEJU, se facturarán según su normativa específica

hasta la incorporación a receta electrónica.

•La recogida de recetas y justificante de dispensación se realiza por el Colegio el segundo

día hábil del mes.

•Elemento imprescindible para el proceso de facturación es cumplimentar el albarán de

recogida.

•Toda la información del proceso se encuentra en la parte privada del portalfarmacia.

1

COMO ACCEDO A FACTURACIONDesde la Farmacia:Click derecho del ratón sobre “mensajería.Click en “portal farmacia”Click en “facturación”

Desde fuera de la Farmacia por web:Entrar en “farmaceuticosdesevilla.es” Sevilla.esArea privada > Area de farmaciasAcceso desde fuera de la farmacia.Facturación

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2

LIQUIDACIONES MENSUALES, RESUMENES ANUALES Y TRIMESTRALES:4

Click en “Liquidación”

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2

LIQUIDACIONES MENSUALES, RESUMENES ANUALES Y TRIMESTRALES:4Seleccionar mes, trimestre, resumen anual y posteriormente el año

que se desee consultar.

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2

LIQUIDACIONES MENSUALES, RESUMENES ANUALES Y TRIMESTRALES:4

Una vez seleccionado, aceptar:

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2

DATOS QUE SE REFLEJAN EN SU LIQUIDACION MENSUAL:

PVPIVA Y PVPFACT. (LAS POSIBLES DIFERENCIAS

ENTRE ESTAS DOS COLUMNAS SE DEBEN A

DISPENSACIONES. EFECTUADAS POR

ENCIMA DEL PRECIO MENOR EN

ESPECIALIDADES, EFECTOS, A LAS DIFERENCIAS X

CONVENIO, ETC..

EN LA PARTE SUPERIOR SE INDICAR OS DATOS DE LA OF,ENTRE OTROS SU DIRECCIÓN

DE CORREO ELECTRÓNICO; EN EL CASO DE QUE LA FARMACIA MODIFIQUE DICHA DIRECCIÓN

NECESITAMOS QUE LO COMUNIQUE PARA

ACTUALIZARLA. ESTA DIRECCION ESTA ASOCIADA

ENTRE OTRAS UTILIDADES , A LA DECLARACION ANUAL DE

ESTUPEFACIENTES.

IMPORTE TOTAL CORRESPONDIENTE A LA FACTURACIÓN MENSUAL A ABONAR A FARMACIA.

Resumen facturación de todos los grupos SAS

RESUMEN ABONOS

Resumen facturación MUFACE, ISFAS,MUGEJU

Resumen facturación ACCD.TRABAJO Y AYUNT.

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2

CARGOS EFECTUADOS EN

LIQUIDACIÓN POR CONCEPTOS

VARIOS

ABONOS EFECTUADOS EN

LIQUIDACIÓN POR CONCEPTOS

VARIOS

EN EL CASO DE LOS CONCEPTOS DE CARGOS Y ABONOS QUE ESTAN PRECEDIDOS POR 2 ASTERÍSCOS, SUS JUSTIFICANTES SE ENCUENTRAN EN FORMATO PDF EN LA WEB. PARA VISUALIZARLOS, CONSULTAR LA PAGINA

CORRESPONDIENTE.

DATOS QUE SE REFLEJAN EN SU LIQUIDACION MENSUAL:

RESUMEN CARGOS

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2

COMO ACCEDO A LOS JUSTIFICANTES DE CARGOS Y ABONOS DE LAS LIQUIDACIONES:

ELEGIR MES Y AÑO A CONSULTAR

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2

COMO ACCEDO A LOS JUSTIFICANTES DE CARGOS Y ABONOS DE LAS LIQUIDACIONES:

CARGOSclick

ABONOSclick

Se mostrarán los distintos cargos o abonos. Se hace click sobre el justificante a visualizar

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2

DETALLE DE LAS DISPENSACIONES, LINEA A LINEA, DE RECETAS FACTURADAS MENSUALMENTE EN FORMATO EXCEL, CSV Y XML PARA CONSULTAS Y TRATAMIENTO

INFORMATICO (COTEJO CON LIQUIDACION MENSUAL)


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2

CLICK EN DOCUMENTO JUSTIFICANTE O ABONO QUE QUEREMOS VISUALIZAR O GUARDAR

El listado de dispensaciones en formato excel le permite consultar con detalle todas las dispensaciones que se le abonan correspondientes tanto a receta XXI, recetas en formato

papel tradicional del SAS y del resto de Entidades )

Los otros ficheros en distintos formatos están habilitados para ser comparados con los datos del histórico de su

farmacia y cuadrar lo facturado con lo abonado, siguiendo las instrucciones del programa de gestión.

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2

Campos del fichero de Dispensaciones Totales formato excel. Está expresado por columnas, todos los datos necesarios para la correcta verificación entre lo facturado por la OF y lo abonado en liquidación.

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2

INF

OR

MA

CIO

N E

STA

DIS

TIC

A


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2

INFORMACION ESTADISTICA

Gráfica estadística con el número de recetas facturadas en Sevilla-mes a mes-

Gráfica estadística con las medias provinciales a PVP facturados en Sevilla-mes a mes-

Gráfica estadística con el precio medio por receta en Sevilla-mes a mes-

Gráfica estadística con el número de recetas facturadas en su OF-mes a mes-

Gráfica estadística con las medias provinciales a PVP facturados en su OF -mes a mes-

Gráfica estadística con el precio medio por receta en su OF-mes a mes-

Se presenta en la página siguiente:

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2

Esta información sefacilita a las OF, indicándole una información que puede ser utilizada

con carácter fiscal.Se muestra el número de recetas y PVP facturado de las especialidades > a

143,04, indicando el margen correspondiente.Se indica también las diferencias entre

el PVP iva y el PVP Fdo. de los absorbentes y tiras reactivas.También se indican

datos estadísticos de PVPFdo. y PVP x rec.

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INFORMACION ACTUALIZABLE MENSUALMENTE

2

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INFORMACION ESTADISTICA2

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Es muy importante rellenar todos y cada unos de los apartados que se indican en el albarán. Es la mayor garantía que tiene la OF, para que los cuadres posteriores por parte del Colegio sean correctos, y si no lo son poder solventar las incidencias para facturar en

el mismo mes.

ALBARAN DE RECOGIDA DE RECETAS A CUMPLIMENTAR EN LA WEB E INSTRUCCIONES PARA LA RECOGIDA MENSUAL DE JUSTIFICANTES DE

DISPENSACIONDE RECETA XXI Y RECETAS PAPEL.

El albarán electrónico consta de varias opciones:

GUARDAR Y ENVIAR

ALBARÁN

Terminado el proceso click Posteriormente se puede descargar y

guardarInformación de ayuda para

rellenar el albarán.

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2

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2

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2

Al introducir los justificantes en las cajas amarillas, puede alternar el sentido por

grupos de 100 folios justificantes de RXXI , unidos con gomillas, recomendable, para

aprovenchar espacio (No entremezclar folios boca arriba o boca abajo)

Cualquier incidencia referente a sustituciones motivada por desabastecimiento, urgente necesidad intolerancia, se debe anotar y firmar en la parte baja

del folio justificante.

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2

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3.- Requisitos para las recetas formato papel introducidas en el sistema.

2

Aquí se indica el plazo para cumplimentar el albarán

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2

EN ESTE APARTADO ENCONTRARA INFORMACION REFERENTE A LA PRESENTACION DE LAS RECETAS Y LOS JUSTIFICANTES DE RXXI)

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2

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QUÉ TIPO DE RECETAS INCLUIR EN CADA CASILLA DEL ALBARÁN

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2

QUÉ TIPO DE RECETAS INCLUIR EN CADA CASILLA

DEL ALBARÁN

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DEL ALBARÁN

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DEL ALBARÁN

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2

COMO ACCEDER A LAS IMÁGENES DE FOLIOS DE RECETA XXI Y RECETAS PAPEL TRADICIONAL FACTURADAS AL SAS

Click

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2

COMO ACCEDER A LAS IMÁGENES DE DISPENSACION DE RECETA XXI Y RECETAS PAPEL TRADICIONAL FACTURADAS AL SAS

•Aparecerán las siguientes opciones:

•Justificantes de dispensación: aquí se pueden visualizar

todos los justificantes de receta XXI SAS facturados con

independencia de si presentan incidencias o no.

•Justificantes de Dispensación de MUTUAS: aquí se

pueden visualizar, todos los justificantes de receta XXI

MUFACE, ISFAS, MUGEJU, los llamados justificantes HCP

•Recetas tradicionales(formato papel): aquí se pueden

visualizar todos las recetas papel tradicionales del SAS,

MUFACE, ISFAS, MUGEJU facturadas con independencia

de si presentan incidencias o no.

•Resumen de incidencias de conciliación: aquí se puedenvisualizar las incidencias en la facturación por errores de

la Farmacia y si han podido ser conciliadas/abonadas o

no. Indicándose el motivo.

•Albaranes de entrega: aquí se pueden visualizar los

albaranes de entrega presentados telemáticamente .

•Medicamentos seleccionados: Apartado que

desaparecerá, se extingue la dispensación por Subasta

en DIC_20

•Justificantes de Dispensación Excepcional Fin de

Tratamiento: Aquí se puede visualizar los justificantes

que se remiten en la caja amarilla, pertenecientes a la

dispensación por COVID_19.

•Justificantes de Dispensación sin tarjeta: apartado quedesaparecerá, informado con la circular 273/21( Apartir del 9 de mayo de 2021, dicha opción quedarádeshabilitada.)

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2

RESUMEN DE INCIDENCIAS DE CONCILIACION

•Resumen de incidencias de conciliación: aquí se pueden visualizar las incidencias en la facturación

por errores de la Farmacia y si han podido ser conciliadas/abonadas o no. Indicándose el motivo

•En éste primer cuadro, se indica el procedimiento de conciliación, en los folios de dispensación que se pueden recuperar

y facturar las incidencias encontradas:

•En éste segundo cuadro, se indica el tipo de error encontrada en la conciliación /facturación

•Con éste sistema de verificación y conciliación, se le indica a las OF las incidencias encontradas en la facturación.

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2

RESUMEN DE INCIDENCIAS DE CONCILIACION

•Cuadro resumen, donde se indican las incidencias encontradas, si la receta se ha facturado “S” o no “N” y se

puede visualizar. Digamos que en éste resumen están las diferencias entre lo facturado por la OF y lo abonado por el

Colegio.

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COMO SOLICITAR EL PAGO ADELANTADO CIRCULAR C.O.F 41/2021

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202001

20/02/2020

25/02/2020

02/023/2020

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202001

20/02/2020

25/02/2020

03/02/2020

10/03/2020

3

•Como comprobaréis en la aplicación existe cuatro días establecidos para el pago adelantado.

•Como norma: la OF que opta acogerse al pago adelantado con el 100% del importe; queda grabado para meses posteriores, y seguirá así hasta que la OF desee modificarlo.•Si desea hacer alguna modificación con respecto al mes anterior ha de hacerlo el día anterior a la fecha de pago prevista.

•Si la OF opta por acogerse al pago adelantado con cantidades concretas, ha de modificarlas todos los meses, pues los importescambian.•Se comunica a las OF cuando están los importes a transferir en la aplicación.


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3


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Explicado de otra forma:

Las condiciones de la renovación son las mismas del período anterior, es decir, tipo de interés 2% anual, que será calculado enfunción de los importes y días dispuestos. A título de ejemplo, y para una facturación mensual de 10.000 €, los gastos repercutidos a la

Farmacia, serían de 0,55 euros por cada día dispuesto.

3

E_NOMENCLATOR

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Es un aplicativo colegial cuyos pilares se sustentan en el nomenclátor delMinisterio, los distintos ficheros del SAS y la información trasladada que durante

años se ha ido volcando desde el departamento de facturación al aplicativo, yqueda reflejada en (Observaciones R.I.C.O.F.)

La utilización de éste sistema de consulta, es acceder de manerainmediata y en tiempo real a la información.

4

E_NOMENCLATOR

¿Cómo accedo a E-Nomenclátor?

El acceso al E-Nomenclátor puede realizarse de dos formas:

A) El mas recomendado es a través de la Mensajería: pulsando el botón derecho del ratón => E-Nomenclator, entramos directamente en la intranet del Colegio, dando así más rapidez a las acciones.

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4

E_NOMENCLATOR

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B) A Través de la web colegial www.farmaceuticosdesevills.es>>Profesionales>>Pantalla principal

4

¿Cómo identifico en E-Nomenclátor si un producto es o no facturable?

Como norma general y básica un medicamento o producto sanitario no será facturable cuando carezca de precinto ASSS.

Un medicamento o producto sanitario no será facturable cuando al realizar la consulta en el nomenclator Colegial, aparezca:

Para recibir toda la información sobre el medicamento o producto sanitario, hay que efectuar un doble click sobre el CN. En observaciones RICOF encontrará

información complementaria sobre el.

E_NOMENCLATOR

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4

¿Cómo realizo la búsqueda de un medicamento?La aplicación contempla varios criterios de búsqueda que son los más habituales en las consultas:

Por:-Código Nacional-Descripción del medicamento-Código principio activo.

E_NOMENCLATOR

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4

E_NOMENCLATOR

ESTADO INTERPRETACIÓN

S Producto financiado por el SNS.

R - Sombreado amarilloProducto que deja de estar financiado por el SNS. Comprobar anotaciones

del campo Observaciones RICOF y, en su ausencia, verificar el apartado

Último Período Facturable. Para dispensar debe tener precinto ASSS.

Sombreado rojo Producto en baja definitiva del SNS. NO FACTURABLE

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4

E_NOMENCLATOR

Una vez realizada la búsqueda del medicamento o producto sanitario, haremos un clicksobre el C.N. para que se nos despliegue toda la información.

El apartado “Observaciones R.I.C.O.F.” nos facilitará si la tiene toda la información del medicamento o producto sanitario:

• Si necesita Visado

• Si se pueden dispensar más de un envase por receta• Si forma parte del grupo de la subasta (ésta información desaparecerá)

• Es un medicamento subastado (ésta información desaparecerá)

• Es un medicamento con precio notificado

• Es un medicamento en periodo de causar baja

• Indicamos si es N.ENTERAL.• Indicamos si es prescribible por la orden de ENFERMERIA

• Indicamos si sólo se puede prescribir un producto por marca

• Indicamos si es una TIRA REACTIVA

• En definitiva toda la información que pueda ser de utilidad para la OF, la pondremos a

disposición para ser consultada.

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E_NOMENCLATOR

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E_NOMENCLATOR

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E_NOMENCLATOR

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4

PAGINA WEB COLEGIAL

Toda esta información, podemos encontrarla por la siguiente vía:

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Después picamos en el recuadro de “Facturación”

PAGINA WEB COLEGIAL

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5

PAGINA WEB COLEGIAL

Acceso Colegiados>Departamentos Colegiales>Facturación de recetas

RESUMEN

En páginas posteriores implementaremos los distintos puntos de éste resumen.

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5

Convenios y normativas:Están todas las Entidades concertadas con sus correspondientes Convenios, modelo de receta y normativa

aplicable. Esta pantalla es un ejemplo. En este epígrafe están todas la Entidades a las que se le facturan recetas.

PAGINA WEB COLEGIAL


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5

PAGINA WEB COLEGIAL


Cuadros de visado y normativas:Cuadros de aportaciones, donde se puede consultar las aportaciones de todas las Entidades a las que se le facturan recetas.Cuadro de Visados de Inspección, se indican los medicamentos y productos sanitarios que necesitan Visado para ser dispensados, en todas las Entidades a las que se le facturan recetas.

Cuadro con los medicamentos en los que se pueden dispensar más de un envase por receta.

En páginas posteriores se insertan los cuadros.

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5

CUADRO DE APORTACIONES

En páginas posteriores se insertan los cuadros.

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TSI 006 para los usuarios de Mutualidades de funcionarios(MUFACE, ISFAS y JUSTICIA) con aportación del 30% -RD 1718/2010--DAST para los pacientes en asistencia sanitaria transfronteriza. Los usuarios deben abonar el importe integro—RD 1718/2010--

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CUADRO DE VISADOS

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CUADRO DE VISADOS

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CUADRO DE VISADOS

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CUADRO DE VISADOS

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MEDICAMENTOS DISPENSABLES MÁS DE UN ENVASE POR RECETA5

DEVOLUCIONES DE RECETAS

Está recogido en los distintos Convenios las devoluciones de recetas, cuando no se cumple con la normativa vigente

y otros pactados en Convenio.

El SAS revisa el 100% de las recetas pues lo hace de forma informática.Los motivos de las devoluciones actualmente son:

•Incumplimiento de dispensar los medicamentos subastados ( expiró en DIC_20)

•Recetas repetidas•Dispensaciones en receta papel con más envases del permitido

•Dispensaciones en recetas de Enfermeras, prescrita por un médico.•Anulaciones en RXXI, no remitidas al modulo de facturación Colegial.

•Indicar en facturación electrónica un código distinto al que realmente se dispensa. Incluidos los 500009, 500017 y 500041.

En cuanto a las devoluciones de otras Entidades como son MUFACE, ISFAS y JUSTICIA, las

devoluciones se efectúan revisando de forma manual o visual, tanto las recetas en formato papel con las RXXI-justificante HCP-

Los motivos más comunes de devolución son:•Datos de consignación obligatoria del medico

•Datos de consignación obligatoria del paciente—nº de afiliación, nombre y apellidos y año de nacimiento—

•Datos de la OF: sello de dispensación con firma y fecha•Sin visado en los medicamentos o productos que lo necesiten.

•En vacunas antialérgicas, la pegatina con la composición.•En fórmulas magistrales, la falta de la tasación y el retiré al dorso.

•Justificantes electrónicos-HCP—Verificar que se remita el justificante y que los precintos estos todos los facturados. El justificante

que se a el formato correcto, e inserta el sello de la OF.Nuestra recomendación es que reviséis antes de facturar las recetas y justificantes, y así evitar devoluciones.

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DEVOLUCIONES DE RECETAS

Una vez llegan las devoluciones al Colegio en los plazos establecidos, se

realiza la revisión de las mismas y se confecciona los justificantes, para remitirlos a las

OF implicadas.

Con las devoluciones que el Colegio no está de acuerdo existe unprocedimiento recogido en Convenio y se argumentan los motivos para que no se

devuelvan a las OF.

Una vez las devoluciones llegan a las distintas OF, éstas si no están

conformes pueden reclamarla a su Colegio. Los justificantes remitidos por el RICOFSEa las OF, contiene para una mejor localización de las recetas, el código de dispensación

para facilitar su búsqueda.

El procedimiento de las reclamaciones está protocolizado y se indica a las OF

que documentos son requeridos para que las reclamaciones se puedan tramitaradecuadamente.

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PARA CUALQUIER DUDA REFERENTE A TODOS LOS TEMAS EXPUESTOS EN ESTE MANUAL, PUEDE CONTACTAR CON EL DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN DE RECETAS DEL COLEGIO.

TELÉFONO: 954979610DIRECCIÓN WEB: [email protected]

¿Y si tengo alguna duda?Póngase en contacto con el Departamento de Facturación

del RICOFSE a través del teléfono 954 97 96 10

o a través del correo electrónico: [email protected]

DEPARTAMENTO DE FACTURACION

PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE FACTURACION

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Coordinador

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