Projektekszervezése,PRMfeladatokKálmánMiklósésRáczJózsef

2017.09.29.

1

Főbbtémák- Tartalom

qProjektfogalmaqKlasszikusProjektmanagement

qProjektekszervezése,tervezése

qAgilisprojektmenedzsment

2

AProjektfogalmaésjellemzőiq Projekt fogalma

q A rögzített folyamatokon kívül, több szakterület tudását igénylő nagyobbfeladatokat és összetett beruházásokat projektmenedzsment módszerrelcélszerű megvalósítani.

q A projekt meghatározott eredmény elérésére irányuló idő/költség korlátokatmagába foglaló tevékenység együttes.

• Projekt jellemzői

q Újszerű feladat (több technológiát felölelő beruházás) nincs kialakultrutinszerű folyamata a fix szervezeti működés keretein belül nehézkesenvégezhető el.

q Egyszeri, egyedi jellegűq Több szakterület szakértelmét igényliq Rövid idő alatt kell teljesíteniq Adott (indításkor meghatározott) erőforrásokkal gazdálkodik (költség-

emberi erőforrás)q Aránylag magas a kockázat, sok a bizonytalanság

3

PROJEKT– GÖRÖGMIHÁLYSZERINT

• GörögMihály(2001)szerint:

• „Projektmindenolyantevékenység,amelyegyszervezetszámáraolyanegyszeriéskomplexfeladatotjelent,amelynekteljesítésiidőtartama(kezdésésbefejezés),valamintteljesítésénekköltségei(erőforrások)meghatározottak,ésegydefiniáltcél(eredmény)eléréséreirányul”.

4

PROJEKT– PAPPOTTÓSZERINT

• PappOttó(2002)szerint:Aprojekt• •konkrétcélokéseredményekérdekében,• •adottidő-,költség-,éserőforrás-korlátokközött,• •meghatározottminőségiésteljesítménykövetelményekmellett,• •lehetőlegminimális„vagyonelem”(ill.erőforrás)felhasználásával,• •elfogadhatókockázatiszintmellett,és• •valamilyenegyértelműendefiniált„termék”(létesítmény,szolgáltatás)létrehozásárairányulótevékenység(ill.egymássalösszefüggőtevékenységsor).

5

PROJEKT– ROBERTJ.GRAHAMSZERINT

• RobertJ.Graham(1985)szerint:

• Aprojektemberekésmáserőforrásokideiglenesegyüttese,amelyeketazértgyűjtöttekegybe,hogymeghatározottcéltérjenekel,rendszerintkötöttköltségvetésselésrögzítettidőtartammal.

• Aprojektekáltalábanolyantermékekkelvagyfolyamatokkalkapcsolatostevékenységek,amelyekelsőízbenvalósítanakmeg,ill.meglévőfolyamatokátalakításárairányulnak

6

PROJEKTISMÉRVEK

• Aprojektismérveiközülkiemelendő:

• aszervezetarendszeresen,rutinszerűenismétlődően végzetttevékenységeitőlmegkülönbözteti aprojektszerűtevékenységet!

• Arendszeresenvégzett,határozottlezárássalnemrendelkezőtevékenységekre(üzletifolyamatokra)azadottszervezetállandófolyamatokatfogmegfogalmazni.

• Anemrendszeres,azazprojekttevékenységreaszervezetelkülönült,egyedi,célirányosszervezéstésfolyamatotfogmegfogalmazni.

7

PROJEKTVÁLTOZATOK

8

Folyamatokinformatikaitámogatása!

- Szerver,- Munkahelyek,- Hálózat

Építés Holdraszállás Átszervezés

Egy komplex folyamat(projekt) egészét átfogó és eredményességét segítő integrált vezetési-irányítási rendszer,amely magába foglalja a projekt egész „életciklusát” a probléma feltárás illetve a koncepció alkotás fázisától egészen a megvalósításig, az implementálás fázisáig.

• A projekt fogalmát tehát itt megfelelően általános értelmezésben alkalmazzuk, kiterjesztve minden olyan(műszaki, gazdasági, szervezési) feladatra,amelyhez egy világosan definiált cél (célrendszer) valamint idő, költség és teljesítmény értékek rendelhetők,

• Ilyen projektek vezetését, szervezését, irányítását nevezzük projektmenedzsmentnek.

• A PM ilyen értelmű definiálását tehát a vezetés tudomány független ágának tekintik.(szuper) projektek

Projektmenedzsment(PM)

9

PROJEKTMANAGEMENT

• Avállalatvezetéscéljaafolyamatosnövekedés• Mennyiség,minőség

10

Holtartunk(Helyzet)

Hovaszeretnénkeljutni(Cél)

Hogyan(Tervezés)

KLASSZIKUSPROJEKTMANAGEMENT- BŰVÖSHÁROMSZÖG

• „Akitornyotakarépíteni,nemül-eleelőbb,hogykiszámítsaaköltségeket,vajonfutja-epénzéből,hogyfelisépítse?Nehogyazután,hogyazalapokatlerakta,debefejezninemtudta,mindenki,akicsaklátja,kicsúfolja.”(Lukácsev.)

11

Minőség

Költség IdőPMháromszög

Scope

AKlasszikusProjektmenedzsmentfőbbfázisai• Aprojektmenedzsment olyanjóldefiniált feladatokelvégzéséttámogatja,

amelyektöbbfunkciótvégzőszervezetekegyüttműködésétigénylik, ésavállalat(szervezeti)struktúrájából nemegyértelműafelelősség.

• Aprojektfőbbfázisai

Előkészítési fázis 0

Tervezési fázis 1

Megvalósítás fázis 2

Üzembe helyezési fázis 3

Lezárási fázis 4

Ötlet, javaslat kidolgozása

Projekt körny. meghat.

Projekt irányításellenőrzés

Átadás-átvétel

Projekt értékelés

UtóEllenőrzés

Javaslat elfogadása, döntés az indításról

Vállalat vezetés,

ProjekttervKöltségtervProjekt működésiSzabályzatProjektszervezet elfogadásaDöntés a megvalósításról

Kiviteli terv alapján•Igények megadása•Tenderezés, Szállító,kiválasztásaszerződés•Infrastruktúra előkészítés•Munkaterület átadás•Szerelés műszaki ellenőrzése*PIB

**Prm,*PIB

Átadás-átvételMegszervezése•Üzembe helyezésElőkészítése•Aktiválás•KözreműködésGaranciális kérdésekben

**PM,*PIB

Projektzáró dokumentumelfogadása

*PIB, vállalat vezetés

*PIB- Projekt irányítási bizottság, **Prm- projektmenedzser

12

Projektelőkészítés

Az előkészítő fázisban az informatikai fejlesztési feladatelőzetes kidolgozását tartalmazza. Bemutatja a feladatmegvalósításának várható eredményeit és az elmaradásaesetén fennálló kockázatot is.

Javaslat

Informatikai fejlesztésicélok

Irányelvek, szabályok

Igények összegyűjtése

Tanulmányok a tartalomra

Változatok kidolgozása

Időtartam meghatározás

•Erőforrás igény•CAPEX•Költség•Emberi erőforrás

•Javaslat elfogadása,Döntés az indításról, •Projektfelügyelő, Projekt menedzser megbízása•Indító okmány

Vállalat vezetése

13

14

Projekttervezés

*PIB- Projekt irányító bizottság,

Központi irányelvek szabályok

•Elfogadott indító okmány•Megbízott projekt-felügyelőés vezető

•Projekt „mag”kijelölés

•Csapatépítés

•Projekt működési szabályzat•Projekt terv készítése•Projekt szervezet kialakítása

Minőségbiztosítás

Részletes erőforrás tervezés és hozzárendelés•Capex•Költség•Emberi erőforrás

•Projekt struktúra•Projekt terv•projekt költség

elfogadása•Döntés a kidolgozásról

Projekt napló

Projekt „mag” megbízás

•Megbízólevél, a PIB,proj. tagoknak•Költségterv

PIB

•Projekt SzMSz•Proj. terv•Proj. struktúra

Projektmegvalósítás,működtetése

• A projekt jóváhagyásaután kezdődhet a m e g v a l ó s í t á s• Megvalósítási fázisban kerül sor a tervezési fázisban megtervezett lépések

végrehajtására, a beruházás megvalósítására

Fejlesztési szakasz Alternatívváltozatokelemzése,költségbecsléssel

Koncepció alkotásAzoptimálisváltozatraaBeruházásiProgramkidolgozása

TervezésTervezésiéslebonyolítói feladattervekösszeállítása.Jóváhagyásitervkidolgozása,ésellenőrzése

Megvalósítás

Kivitelezőkiválasztása,szerződés- Kivitelezés,műszakiellenőrzés,próbaüzem,redundanciaéssokktesztlefolytatása,műszakiátadás,átvétel

Üzembe helyezésMűködési környezetkialakításaÜzembehelyezés,aktiválás

15

Projektszervezésistruktúrák• TisztaprojektszervezésI.

Munkatárs Szakm

. Oszt.ról

Munkatárs a szervezésről

Külső munkatárs

Vállalatvezetés

Műszaki Pr.vezetés Kereske-delmi

Pénzügyi HR

16

Konfliktusarutinésaprojektmunkaközött

Jellemzői:

qÖnálló osztály (részleg)qA projektvezető egyben személyi és szakmai felelős is, tehát nagy

hatásköre és a felelőssége is.

Előnye:

qMagas szakmai színvonalqAz operativitás, a gyors reagálási lehetőség,qAz erőforrások optimálisabb kihasználása (hatékonyság)qSpecializálódás, karrierlehetőség

Hátránya:

qNehéz jó munkatársakat találni az esetleg rövid időtartamú feladatoknál. Ezért ez a szervezési forma inkább nagy, hosszú időtartamú feladatokra megfelelő.

TisztaprojektszervezésII.

17

Jellemzői:

q A projektkoordinátor felügyeletet gyakorol

q Tanácsot adhat,q Nem felelős a munka végrehajtásáért.

Előnye:

qRugalmas személyzeti vezetés,qNem jelent szervezeti változtatást,qMarad a szervezeti hierarchia.

Hátránya:

qNincs felelősség, csak tanácsadásqSokszor többletmunkát jelentqHiányzik a motiváció

Vállalatvezetés

Marketing

Beruházás

Projektkoordinátor

Szervezés

18

Tanácsadó projektszervezés

Aprojektkoordinátoregyspeciálistudást

hoz

Mátrixprojektszervezés

Jellemzői:•A tiszta és a befolyásoló projektszervezés kombinációja,•Mérsékelt a konfliktusveszély,•A projektvezető végzi a szakmai irányítást, de személyi függőség nélkül,•A személyi felelősség marad az eredeti részlegnél,Előnye:•A szakmai és a személyi felelősség elhatárolt,•A szakmai osztályok érdekei érvényesülhetnek,•A munkaerő alkalmazása rugalmas,•A munkatársak helyzete biztonságos (visszatérés)Hátránya:•Esetenként a hatáskör elhatárolása nehézkes,•Kockázattal jár a felelősség elhatárolása a részlegek és a feladatok között,•Ellentétek a prioritások meghatározásában,

Vállalatvezetés

Marketing

Beruházás

Szervezés

Irányító bizottság Projektvezetés

19

Jelentőskonfliktusarutinésa

projektmunkaközött

Függetlenprojektszervezés

Jellemzői:qKis- és közepes feladatokraqVezető 1-4 munkatárssal,qKonzultáció (Meeting) a szakmai osztályokkal,qMunkatársak a szervezési osztályról és külső munkatársak

Előnye:qOperatív, hatékony,qA munkaeredmény jó elismerése (kedvező fogadtatás),qÍrásbeli specifikáció,

Hátránya:qSok megbeszélés-időigényesqSpecifikáció nem mindig egyértelmű

Projektvezető

Projektmunkatárs

Irányító bizottság

Projektmunkatárs

Projektmunkatárs

Szakmai osztálydöntés

javaslat

20

Főlegkisebb,egyszerűbbprojektekre

Projektbizottság

• Összetétele:q Vállalatvezetés,q Marketing,q Fejlesztésq Szakmaiosztályok,(műszakiterület)q Informatika,q Revízió,

• Feladat/Hatáskör:q Aprojektcélmeghatározása,q Projekttervésütemezés jóváhagyása,q Aprojektésavégrehajtásütemének folyamatos

ellenőrzése,q Gyorsdöntésekhozatala,q Szervezésiéspénzügyifeltételekbiztosítása,q Amegvalósítás (teljesség,minőség)ellenőrzéseq Projektrész- ésvégeredményének jóváhagyása

A projektbizottság a projekten belül döntéshozó, ellenőrző és irányító szervezet.

Vállalatvezetés

Projektvezető

Szakmaiterület

Beruházás Marketing FejlesztésIrányító bizottságg

21

Projektvezetés• A hatékonyságot a projektvezetőadottságai,hatásköre jelentősenbefolyásolja.

Projektvezető

Feladat

Hatáskör

Probléma

Felelősség

Követelmények

Vezetés, irányítás, ellenőrzés, utasítási jog a projekt végéig

Tervezés, meghatározás, munkatárs utasítási jog, döntési jog, információs jog

Szakképzett munkatársak kiválasztása,Egyeztetés a szakosztályokkal, a projekt végén új munkakör

Eredmény, személyzet, költség,eszközök, határidő

Személyi minősítés, projektminősítés, rendszerminősítés,vezetési stílus és alkalmasság

22

Egyideálisprojektvezetőjellemzői

• Szakmaiismeret:q Alapostájékozottságafontosabbvállalatirészlegekműködésében

éskapcsolatában,q Jártasságainfó- kommunikációésazinformatikaalkalmazásában,q Szervezésieszközök,módszerekismereteaprojekttervezésbenés

ellenőrzésben,q Közgazdaságiésjogiismeretek(szerződésekmegkötéseés

értelmezése)

23

Szervezésitulajdonságok:q Alényeggyorsfelismeréseq Elfogulatlanítélőképességq Analitikusésszisztematikus

gondolkodásq Szervezési-ésrögtönzésikészség,q Sajátakaratérvényesítése,q Meggyőzőérvelés,q Team-vezetőiképesség

Rátermettség:q Beosztottmunkatársakmotiválása,q Tárgyaló-ésmeggyőzőképesség,q Sajátképességeinek(korlátainak)ismerete,q Beosztottmunkatársakképességeinekhelyesmegítéléseq Bátorság,gyorsdöntéshozatalq Munkaszétosztásaq Bizalomabeosztottmunkatársakkalszemben

Aprojektfunkcionálisfelépítése

Vállalatvezetés

Projektfelügyelő(több projekt esetén)

Irányító bizottság

Projektvezetés

Projektiroda

Fejlesztés Minőségbiztosítás Üzemeltetés

Feladat/felelősqProjekt cél meghatározásqProjekt megbízásqProjektfelügyelő kinevezésqKöltségkeret jóváhagyása, stb.Feladat/felelősqProjekt koordinálásqProjektvezető kinevezéseqKonfliktusok tisztázásaqProjekteredmény átvételeqProjekt esetleges megszüntetéseFeladat/felelősqLásd Irányító bizottság fejezetFeladat/felelősqLásd Projektvezetés fejezet

Feladat/felelősqTerv elkészítése, ellenőrzésqAdminisztráció, stb.

24

Projekttervezés,- ellenőrzés• Ahatékonyságotaprojektvezetőadottságai,hatáskörejelentősen• befolyásolja. Projekttervezés,

ellenőrzés

Feladattervezés

Munkaerő tervezés

Határidő tervezés

Eszköztervezés

Költségtervezés

Beszámoló, dokumentáció

Ellenőrzés tervezése

25

Projekttervezésésellenőrzés

• Feladattervezésq Projektanalízisq Projektütemezésisorrend• Munkaerőtervezésq Szakismeretszerintq Létszámszerintq Munkaerőütemezés• Határidőtervezésq Atevékenységek összegyűjtéseq Atevékenységek kapcsolódásaq Azidőszükségletésannakütemezése• Eszköztervezésq Munkahelyés berendezésq Irodagépek(általános)q Hírközlésq Számítógépekq Egyébmunkaeszközök• Költségtervezésq Munkaerőköltségekq Anyagköltségekq Kamatq Amortizációq Szállítókq Számítógép-költségek

• Ellenőrzéstervezéseq Aprojektteljesítésellenőrzése

§ amunkaerőfelhasználása§ határidőbetartása§ eszközfelhasználás§ Költségfelhasználás

q Arendszermegvalósításellenőrzése§ acélkitűzésekteljesítése§ Afelhasználóigényekkielégítése

• Beszámoló,dokumentációq Beszámoló

§ tartalom§ Személy(kötelezett)§ időpont§ Módszer

q Dokumentáció§ döntésikritériumok§ jelentésaszakaszok lezárásáról§ segédeszközök§ projektstandardok§ projektirányelvek§ projektszervezés§ afeladatmegoldásánakleírása

26

AGILISPROJEKTMANAGEMENT- BŰVÖSHÁROMSZÖG

27

Minőség

PénzIdőPM

háromszög

Scope

• Fordítottháromszög-hangsúlyarugalmasság,aváltozásokgyorskövetése,közösmunka,gyorsaság!

AKLASSZIKUSÉSAZAGILISPJOJEKTMENEDZSERMÓDSZEREKÖSSZEHASONLÍTÁSA

28

KlasszikusPRM

- Alapostervezés,- VilágosDöntések,- Részletesenkidolgozott

megvalósításifolyamat,- Precízdokumentálás,- Változásokatnehezenkezeli,- Költségbecslésenalapul.

AgilisPRM- GyorsSzoftverfejlesztéslehetséges,- Hatékonyésrugalmasalkalmazkodás

aváltozásokhoz,- Fejlesztésrefordít többidőt,nema

tervezésre,- Aprojektlépésekátfedikegymást,- Hangsúlyaközösmunkán,a

kommunikáción,- Kisebb,egyszerűbbprojektek

lebonyolításáraalkalmas.

AGILISKIÁLLTVÁNY

• Aszoftverfejlesztés hatékonyabbmódjáttárjukfelsajáttevékenységünkésamásoknaknyújtottsegítségútján.Emunkaeredményeképpenmegtanultukértékelni:

• – azegyéneketésaszemélyeskommunikációtamódszertanokkaléseszközökkelszemben

• – aműködőszoftvertazátfogódokumentációvalszemben• – amegrendelővel történőegyüttműködéstaszerződésesegyeztetésselszemben

• – aváltozásirántikészségetatervekszolgaikövetésével szemben

29

AGILISPRMALAPELVEK• 1)Avevőelégedettségének alapja,arövididőalattszállítottjólműködőszoftver.• 2)Fogadjukelakövetelményekváltozását,mégafejlesztésvégefeléis.3) Gyakranszállítsunkműködőverziókat(párhetente,vagyhavonta.4) Azelőrehaladáselsődlegesmércéjeaműködőszoftver.5) Fenntarthatófejlesztés,egyenletes tempó.6) Fontosazüzletiszakemberek,megrendelőkésafejlesztőknapiegyüttműködése.7) Aszemélyeskommunikációazinformációátadásánakleghatékonyabbmódja.8) Aprojekteketépítsükmotiváltemberekre,akikbenmegbízunk.9) Figyeljünkatechnikaiminőségreésajótervezésre.10) Azegyszerűség– azelnemvégzettmunkamaximalizálása– alapvetőfontosságú.11) Önszervezőcsapatmunka.12) Folyamatosalkalmazkodásaváltozókörülményekhez.

30

KlasszikusésAgilismódszerekösszehasonlítása

31

Üzleticélok

Tervezés

SWfejlesztés

Teszt-átadás

Üzleticél

Üzleticél

Üzleticél

Terv

Fejlesztés

Teszt

Fejlesztés

Fejlesztés

Teszt

Ügyfélteszt

Ügyfélelégedett!!!

Terv

Terv

VízesésMódszer AgilisMódszer

Agilisprogramozásimódszerek

- Extrémprogramozás

• - Követelményekmeghatározása,forgatókönyvösszeállítása,• - Szorosegyüttműködésazügyféllel,(történetkártyák),• - azelsőfejlesztettváltozatoktesztelése,• - Közösmunka,közösprogramozás- gyakorikiadások,- Scrum• - Fejlesztésiiterációk– sprintekkidolgozás,• - napikapcsolat,rendszeresmeetingek,• - Sprintekelejénkövetelményeklistájábólválasztanak(backlog),• - Asprintekeredményeműködő verzió,fokozatosmegvalósítás,

32

ÖSSZEFOGLALÁS

ØNagyobb,összetettprojektekeseténklasszikusmódszerajánlott,ØKlasszikusmódszereseténvilágoselőkészítés,döntés,végrehajtás,denehézkesaváltozáskezelés,

ØAholatervezés,tervszerűségfontos,csakklasszikusmódszerjavasolt,

ØAszoftverfejlesztésmegváltoztattaaPRMlogikát-Agilismódszer,ØAzagilismódszernélafejlesztés(kódolás)elsődlegesatervezésselszemben,

ØAzagilismódszeremberközelibb,együttműködikamegrendelővel,

ØKlasszikusPRM- acélmindenekelőtt,biztosítvaafeltételeket,ØAgilisPRM- amiabüdzsébebelefér,azjólegyen!

33

Köszönöm a figyelmet!

34