2017 年供应商手册

摘要

2017 年供应商手册 2

引言 3

索尔维集团与采购职能部门 4

采购组织的使命 4 我们的组织 5 集团政策与最佳实践 6 索尔维采购流程 (SPP) 7 我们的企业社会责任 (CSR) 方法 8 供应商行为准则与救命原则 9 责任关怀 — QHSE 管理 10 携手可持续发展 (TfS) 11

索尔维与供应商的合作伙伴关系 12

资格与甄选 13 采购订单与发票处理 14 供应商绩效 16 供应商满意度 18 向索尔维提出问题 19 关系 20

寻找信息和联系方式 21

3

Kristian Saksida

我们旨在与我们的供应商发展可持续的合作伙伴关系，从而提供增值及创新解决方案。

我们旨在基于共同的价值观，尤其是与环境和道德原则

有关的价值观，与我们的供应商建立稳定且可靠的关系。

我们相信，通过加强合作，我们将能共同改善、找到更

好的解决方案，并交付更多价值。

可持续的关系以相互信任、保证透明度以及相互理解为

基础。

本供应商手册旨在让您更好地了解我们的组织以及我们

的流程。其将解释我们的运作模式、我们对您的期望，

以及您期望从我们这里得到什么。

索尔维的战略是协助我们的客户创新、制定以及交付能减少能源消耗、降低二氧化碳排放、优化资源使用及提高生活 质 量 的 高 价 值 、 可 持 续 的 产 品 和 解 决 方 案 。 这只能通过我们共享相同的目标，以及同作为供应商之一

的您建立牢固的业务关系来实现。

Kristian Saksida

高级执行 副总裁 集团总经理 卓越采购与 供应链

2017 年供应商手册

引言

采购组织的使命：

我们旨在与我们的供应商发展可持续的关系，从而提供增值及创

新解决方案。

通过与 GBU 和职能部门*合作，卓越采购与供应链 (PSCE) 将通

过简单明确的采购流程，以及由全球人才 网络管理的卓越计划 创造附加价值。

4 2017 年供应商手册

索尔维集团与采购职能部门

*内部利益相关者

卓越采购与供应链 (PSCE) 组织是一个高度专业的

采购员网络，组建在一个矩阵组织之中，具有不同

的采购领域和地理区域，可满足内部需求，同时贴

近我们的供应商。

索尔维采购员可分为：

• PSCE 职能部门采购员（全球领域 + 区域） • GBU 采购员（原材料领域） • 现场采购员（当地采购代表 — LPR）

5 2017 年供应商手册

索尔维的组织是一个矩阵模型。全球业务单位 (GBU) 及场地由企业职能部门

提供支持，从而实现其竞争力和增长目标。

原材料 采购员

欧洲、中

东和非洲

(EMEA)

全国制造商

协会 (NAM)

拉丁美洲

(LATAM)

亚太地区

(APAC)

技术商品 和技术服务

物流 和包装

一般开支、 IT 及 通信

现场— LPR

卓越采购和供应链职能部门 GBU

我们的组织

横向增值活动：绩效、QHSE、CSR、卓越采购与供应链、人力资源、创新与可持续发展。

PSCE 采购员

负责任的采购与可持续供应链声明：由于可持续发展是索尔维集团战

略的不可分割的一部分，因此我们致力于根据共同的价值观，与我们

的供应商建立稳定且可靠的关系。本政策是索尔维与其供应商之间关

于以负责任及可持续的方式开展业务的共同承诺。我们期望我们的供

应商在他们自己的组织中实施这些原则，并持续改进。

采购员行为一般政策：所有采购员均须就索尔维的行为准则及索尔维

采购流程 (SPP) 接受培训，并承诺遵守相关准则及流程。 供应商管理政策：所有供应商均须根据既定的采购标准获得批准，且

必须遵守索尔维供应商行为准则。 其中的一个重要标准是企业社会责任 (CSR)，该标准将基于内部问卷

调查或第三方评估进行评估。

公认采购流程：整个采购家族须遵守全球索尔维采购流程 (SPP)。SPP 确保我们的企业价值观、供应商实践以及关键管理流程得到遵守

。

6

专业采购政策：只有使用正式采购渠道的采购员或人士才有权承担采

购任务。

最佳实践政策：我们鼓励整个采购家族制定并在所有采购相关领域应

用最佳实践。

有关报价政策的采购要求：只要可能，所有采购活动须至少集结三位

具有竞争力的供应商，使之进行正式投标。投标评估标准包括 CSR 和总体拥有成本 (TCO)。

采购正式渠道政策：所有采购均必须通过正式的经批准采购渠道（例

如，采购订单、电子目录及采购卡）作出。

采购合同：采购合同用于确定客户与供应商之间的关系，定义主要术

语以及该关系的条件：范围、持续时间、商品和服务的规格、价格及

付款条款。

我们如何进行采购？ 集团政策与最佳实践

我们已经制定一套全球采购政策，用于确保在与供应商互动时的透明度与合规性：

2017 年供应商手册

索尔维业务服务 (SBS) 采购到付款流程为采购职能部门开展业务

活动。 （见第 14 页）

7

索尔维采购流程 (SPP)

管理系统 绩效

1

2 3

4

5

SPP

制定 战略规划

制定 品类战略

可持续发展 索尔维经营之道

安全与环境 索尔维护理管理 系统 (SCMS)

企业与业务 战略及管治

人力资源

文件与数据 管理

ISO 9001 及其他 国际标准

GBU／职能部门 需要与优先事项

信息系统

要求

资源

流程图

确定采购 战略

2017 年供应商手册

8

我们的企业社会责任 (CSR) 方法 索尔维经营之道 一个公司范围的持续进步工具 — 符合 ISO 26000 — 将社会、环境及经济各方面与我们的管理和战略整合到一起

客户

员工

星球

投资者

供应商 社区

利益

相关

者

利益相关者

与供应商之间的平衡的关系通过创新和密切合作，构成了我们共同创造价值的基础。

遵守我们的供应商行为准则对于建立良好的关系，以及促进可持续的采购实践至关重要。

供应商

2017 年供应商手册

政府

公司、组织

索尔维

可持续发展

企业 社会责任

索尔维采购流程

索尔维经营之道

9

供应商行为准则通过人人都必须遵守的安全规则（尤其是有关工业场所的安全

规则）制定完成，旨在保护人员以及防范事故。 索尔维员工、外聘员工以及索尔维地点的供应商必须了解和遵守这些救命原则。

2017 年供应商手册

1. 高处作业 在高处作业时，保护您自己和您的工具不从高处摔落。 2. 对电力系统开展工作 在开始工作前，确保机械和电力设备绝缘并切断设备的电源。 3. 线路开断 在开始打开线路或容器之前获得授权。 4. 在密闭空间工作 在进入密闭空间之前，确保通风条件持续受到监控，并且确保安全员在场。 5. 在爆炸性环境工作 请勿进入任何可能存在爆炸性气体，以及可能产生火花或着火的区域。 6. 起吊 请勿站在起吊重物之下或附近，或者在起吊重物之下或附近移动。 7. 挖掘 远离挖掘机、卡车火线及不稳固土壤。 8. 交通 遵守交通规则。

2015 年，索尔维制定了自己的供应商行为准则，其中概述了企业社会责任 (CSR) 对于集团的重要性。

该行为准则重点介绍了商业诚信、尊重人权、健康与安全保护，以及环境保

护方面的法律合规。

点击这里可访问我们 Solvay.com 上的

供应商行为准则

供应商行为准则与救命原则

责任关怀® QHSE 管理

2017 年供应商手册 10

索尔维承诺遵守责任关怀®全球章程。该项全球化学工

业举措旨在实现持续改进安全处理从其初始开发到最

终使用过程中所产生的化学物质。

为了确保将安全、保障及风险管理完全融入实践，索尔维将在所有

网站上采用其内部的 QHSE 政策、索尔维保护管理体系 (SCMS)，从而让我们得以在与股东的合作中持续提升。

该体系整合了国际标准 ISO 9001、ISO 14001 及 OHSAS 18001 的要求。

携手可持续发展 (TfS) 供应商参与 CSR

11

索尔维集团作为创始成员，将坚持携手可持续发展 (TfS) 举措。TfS 旨在为化工行业内的可持续供应

链建立行业宽泛标准。

TfS 全球计划将评估并提升整个供应链的可持续性实践。

该计划以两个支柱为依据：

• 第三方 CSR 评估 • CSR 审计（现场审计使用 TfS 协议）

在特殊情况下，可持续性审计可能会另行被要求进一步审核并解决已被确定的风险或争议性行为。

如有发现不足之处（评估分数较低；审计不符合项），我们则会要求供应商实施由我们的采购员跟

进的纠正措施计划。

更多信息和商定审计员列表可在 TfS 网站上获取： http://www.tfs-initiative.com/

2017 年供应商手册

索尔维与供应商的合作伙伴关系

2017 年供应商手册 12

• 资格与甄选标准 • 采购订单和发票处理 • 供应商绩效 • 供应商满意度 • 向索尔维提出问题 • 关系

采购

供应商

关系

索尔维采购职能部门负责物色最佳供应商，以满足 GBU 的需求。

供应商向索尔维提供货物和服务。

索尔维业务服务执行供应商和索尔维采购职能部门之间的交易活动。

供应商 甄选 产生

合同和采购订单。

未被选中的供应商由采购员告知此等决定的原因以及如

何做出必要的改进。

资格与甄选 甄选供应商的五个标准

2017 年供应商手册 13

详尽答复资格调查

问卷 (RFI, RFP, RFQ,

CSR) 可增加甄选机会。

供应商创新与战略协调性 • 战略协调性：合作、透明化、沟通、相互信任…… • 互动水平 • 地域适宜性 • 创新／研发能力

供应商 CSR／HSE 通过（索尔维或第三方）CSR 评估对供应商进行评估，以衡量其有关以下方面的完备程度： • 健康与安全 • 社会与劳动实践 • 业务实践 • 环境政策

供应商竞争力 • 采购成本 • 营运资本效应 • 总拥有成本

质量 • 质量管理体系 • 建议的产品和服务质量、供应商评估结果、不符合项结果

供应风险 • 财务业绩 • 国家风险 • 法律风险 • 知识与技术可靠性

14

采购订单与发票处理 索尔维业务服务 (SBS)

索尔维业务服务 (SBS) 是索尔维集团的全球共

享服务组织，可代表采购职能部门提供采购到

支付 (PtP) 服务。

SBS 通过确保快速及安全的主要数据维护、采

购订单及发票处理为与供应商的合作伙伴关系

提供支持。

索尔维向其供应商提供在线注册、跟进及核查

其发票支付情况的机会。

欲了解更多信息，请阅读采购到支付流程表，该表是索尔维一般采购条件的组成部分。

公平及可持续的供应商—客户关系受商定条款方面规管。

2017 年供应商手册

15 2017 年供应商手册

主数据—我们需要完成创建您的主数据，以便向您发送采购订单。主数据是采购订单与发票等的银行细目、联系资料。至于创立供

应商主数据，我们将使用工作流程工具。在收到索要银行细目信息和确认书的电子邮件后，请尽快回复。

采购订单— 在交付任何货物之前，必须要有采购订单。您将通过电子邮件收到采购订单。

订单确认—我们明确要求在两个营业日内确认我们的采购订单。我们希望在线接收您的订单确认，因此如果您在采购订单电子邮件

中收到订单确认，请使用该链接。

发票—每张发票必须准确标明采购订单编号和索尔维采购订单上所提及的索尔维法律实体，否则付款将被延期。

发票发送—始终将您的发票发送至采购订单上所列的发票地址。在大多数情况下，发票须发送至索尔维业务服务部。在获地方立法

许可的情况下，索尔维强烈鼓励使用电子发票方式：这样发票可被立即接收，大大减少损失风险。

发票追踪—至于有关您的发票状态的查询，请使用我们向供应商提供的发票追踪工具，该工具可在 solvay.com 的供应商部分获取

： www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools。

付款—发票指派给我们的内部银行“Solvay CICC SA” 代表索尔维集团实体，该银行将处理付款。这种指派不会影响与相关供应

商的合同关系。

采购订单与发票处理 关键要求

1

2

3

4

传送信息的准确性对我们的交易效率而言至关重要。

16

供应商绩效 投诉供应商

我们会视事件的严重程度确定严重性级别（见表），

从而确定对投诉作出的必要跟进。

供应商须确认接收并完全知悉投诉。

如有要求，必须实施纠正措施，以解决职能紊乱带来

的直接影响。此外，可能需要进行不符合项根源分析。

在适当情况下，供应商必须提出纠正措施计划，包括

有效性的截止日期与证据，以避免再次出现此类问题。

投诉可能会发起风险分析需求。

2017 年供应商手册

供应商须确认接收、完全知悉投诉并采取有效措施，以防止出现其他

问题。

如果索尔维察觉其在签署采购合同中所述的要求与交付结果之间存有差异，则将登记一次投诉。

警告 G1—有限影响—质量 • 通知供应商

• 供应商响应非强制性

• 无具体跟进

不符合项 G2—索尔维内部影响—质量

G3—对索尔维客户的影响—质量

G3—未遂事件—HSE/CSR

G4—意外事件—HSE/CSR

• 通知并要求供应商采取纠正措施

• 供应商响应强制性

• 必要的跟进

17 2017 年供应商手册

CSR 评估有效期长达三年。

已确定改进之处的供应商须跟进行动计划。

这些供应商亦将加入下一次评估活动（适用于一项特定标准或

总评估）。

创新 • 创新性项目提案 • 新产品／服务或索尔维新应用、新流程 • 研发能力

CSR / HSE • 健康（行业卫生）与安全方面， • 社会与劳动实践、 • 业务实践、 • 环境方面

竞争力 • 总拥有成本， • 价格定位。

质量与绩效 • 产品／服务一致性 • 关于截止日期／交付日期 • 不符合项／投诉的处理质量

关系 与以下人士评估的供应商的专业关系： • 采购员 • 内部客户（网站）

供应商绩效 供应商评估

索尔维将使用以下标准定期评估其供应商绩效。 评估结果将与供应商分享。

索尔维发起供应商满意度调查

供应商须分享其对若干话题的意见，以衡量他们与索尔维的整体关系：

• 了解组织、采购战略、政策及企业社会责任 (CSR) 政策 • 流程效益和人员职业化 • 与索尔维的业务关系 • 与索尔维合作的原因及期限 • 通过商定的第三方评估参与携手可持续发展计划 • 索尔维对 CSR、安全、供应可靠性、竞争力、质量及创新的重视

不断提升合作伙伴关系 供应商满意度

18 2017 年供应商手册

索尔维需要供应商的反馈，以进行改进！

目标是索尔维与其供应商在信任、沟通及透明化的基础上加强协作及可持续发展的关系。

索尔维记录供应商的不符合项并要求采取纠正措施，而供应商以同样的方式受邀向索尔维提出他们的疑虑。

这些通常与日常问题（比如文档丢失、总是延迟回复、逾期付款…… ）相关，但亦可能涉及结构性问题。

请与您的采购员讨论此等问题并共同找到令人满意的解决方案。

提出投诉将不会影响我们的业务关系，原因是我们将投诉视为改进之路。

19

双方有时过于关注冲突，以致于无法找出结论。

在这种情况下，供应商可能会请求调解员协助，而调解员将帮助找到令双方均满

意的解决方案。

我们希望需要第三方来解决问题的情况始终是例外情况，而且我们始终能够对话

并找到友好的解决方案。

向索尔维提出问题 我们的改进之路

不厌其烦地与您的

采购员对话

2017 年供应商手册

20

关系

创新 索尔维坚信，创新化工产品为后代带来可持续解决方案。

索尔维鼓励并珍视供应商在创新挑战方面的协作意愿。

我们将采用创新项目的供应商视为战略合作伙伴。

2017 年供应商手册

采购员一对一拜访 (EBEV) 索尔维争取与其供应商加强合作，并分享其对负责任的采购的看法。

因此，我们期待每位采购员在每次拜访中都能与我们的供应商在重要话题上展开讨论，比如 CSR、QHSE、供应商行为准则与创新。

沟通是维护良好的供应商—客户关系及高效的业务合作的支柱。这就是为什么定期沟通至关重 要的原因。

21

寻找信息？

联系 索尔维业务服务部里斯本服务中心—采购到支付服务台 入场券： http://www.solvay.com/en/about-solvay/procurement/invoicing/suppliers-inquiry.html 电话：+351 218 319 225

基本联系信息 www.solvay.com > 联系我们

索尔维简介 www.solvay.com > 可持续性 > 报告 > 索尔维简介

年度报告 GRI 年度报告 http://annualreport.solvay.com/more-commitment.html

携手可持续发展 http://www.tfs-initiative.com/

索尔维经营之道 www.solvay.com> 可持续性 > 索尔维经营之道 > 索尔维经营之道宣传册

供应商行为准则 （10 种语言版本） www.solvay.com> 关于索尔维 > 采购 > 负责任的采购 > 供应商行为准则

负责任的采购与可持续供应链声明 www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Responsible Purchasing www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Sustainable Supply Chain Statement

索尔维业务服务 (SBS) YouTube 演示视频： https://www.youtube.com/watch?v=0PjXoUdiu0s

采购到支付流程表 www.solvay.com > 关于索尔维 > 采购 > 供应商信息与工具

发票追踪工具 www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools

您的第一个联系便是您的采购员！

2017 年供应商手册

www.solvay.com

索尔维集团 Rue de Ransbeek 310 1120 Brussel BELGIUM 印制： Graffikka Zaventemsesteenweg 89 1831 Diegem BELGIUM