, PUBLlCAC ION M ISCElAN EA N!. 58 ISSN 0325 - 9137

Mayo, 1992

. . SISTEMAS DE INFORMACION TECNICO-CONTABLES. .

DE EMPRESAS AGROPECUARIAS:· POSIBILIDADES Y LIMITACIONES .

INTA ESfACION EXPERIMENTAL AGROPECUARIA RAFAELA

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SISTEMAS DE INFORMACION TECNICO-CONTABLES

DE EMPRESAS AGROPECUARIAS: POSIBILIDADES Y LIMITACIONES

Autores (*)

Ing. Agr. Raúl A. Zehnder Ing. Agr. Alejandro. J. Galetto Ing. Agr. Ernesto D. Schilder

(*) Técnicos de la Estación Experimental Agropecuaria Rafaela

PUBLICACION MISCELANEA N° _ 5-8 .

INTA República Argentina

Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria Estación Experimental Agropecuaria Rafaela

Mayo, 1992

l. INTRODUCCION

Dentro del amplio campo disciplinario de la Administración Rural, la con­tabilidad agraria asociada a la medición de los parámetros deproductivi­dad y tecnología, ocupa un lugar de gran importancia. Sin embargo, la evidencia disponible sobre la utilización de los registros técnico-contables indica que su grado de difusión ha sido muy escaso, no sólo en nuestro país sino además en otros con mayor tradición en la' aplicación de técni­cas de gestión.

Respecto de la situación mencionada no existe a nivel nacional una docu­mentación que analice las causas que han determinado este bajo nivel de adopción. Por esta razón, este trabajo se propone desarrollar un análisis crítico de las posibilidades y las limitaciones de los sistemas de informa­ción técnico-contables (SITC) como aporte a la gestión de la empresa agr! ria. La necesidad de este tipo de análisis se ve reforzada por la experie!! cia recogida durante más de dos décadas por el Grupo de Trabajo de Ec,2. nomía Agraria de la EEA Rafae1a. De esta experiencia puede señalarse en primer lugar que es posible mejorar sustancialmente la utilidad de esta he rramienta y en segundo lugar que existe una demanda creciente por par":­te de los distintos sectores vinculados con la producción primaria.

El contenido de este trabajo' apunta a destacar los aspectos que se consi­deran más relevantes como aportes explicativos a la situación descripta. Se parte entonces de un estudio de los antecedentes disponibles a nivel nacional e internacional acerca del uso y difusión de los SITC. A conti­nuación se analizan ciertos factores que se consideran criticos en el dis~ ño y uso de estos sistemas tales como la definición de alcances y objeti­vos, el rol de la informática, la' administración del sistema y su utilización . para el diagnóstico de la empresa. Finalmente, se concluye sobre las pos!. . bilidades y las limitaciones de los SITC dentro del contexto en que se de senvuelve nuestro sector agrario.

2. ANTECEDENTES

Aún cuando ciertos autores remontan los orígenes de la Administración RE ral hasta los tiempos de los romanos, los primeros avances siStemáticos de la disciplina datan de principios de este siglo. Ya en 1911, Taylor de la Universidad de Wisconsin(USA), indicaba la necesidad de llevar registros de gastos e ingresos y de realizar comparaciones entre actividades. En la década del '30 se inician trabajos con registros en Nueva Zelandia y Aus tralia. En la primera de ellas se formaron grupos cooperativos de produc tores liderados por el LincolnCollege que realizaban, entre otras cosas,­tareas de gestión (Actis, 1989). En la década del '60 ya existían varios

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sistemas de información de alcance nacional, como el CANFARM* en Cana dá (Barnard, 1984) o el del MMB** (Inglaterra y Gales), o de alcance r~ gional como el caso de varias universidades norteamericanas. El adveni­miento de la informática acrecentó las posibilidades de procesamiento de la información primaria y la difusión de nuevas metodologías para el co.!! trol de los procesos productivos. Prueba de ello es la cantidad y la di.. versidad de programas comercialmente disponibles en los últimos años sll!: gidos en los países de agricultura más avanzada (Kent et ~,1984).

En nuestro país, los antecedentes en la conducción de registros se limi­tan casi en su totalidad a la actividad desarrollada por el INTA (RazquiÍl., 1981) y los grupos CREA (Silva, 1981). Con el objeto de documentar las experiencias existentes y la situación actual en las Estaciones Experimen­tales del INT A se efectuó una encuesta a varias de ellas recabando infor mación específica (*). De la misma pudo inferirse que sólo cuatro Estací~ nes Experimentales conducen registros técnico-contables en algunos sist~ mas de producción regionales. La mayoría de los informes coinciden en destacar la importancia de los registros pero que al mismo tiempo es nec~ saria una adecuación metodológica de los mismos. Respecto de los CREA, la conducción de registros comenzó en el grupo Henderson-Daireaux en 1962, creándose en 1966 la Co~isión Técnica Inter-CREA de gestión. En 1978/79 se inició la denominada "Gestión Simplificada y Analítica" que se continuó hasta 1983, año en que se introdujeron modificaciones para pe!. mitir obtener resultados más desagregados y un él-nálisis patrimonial corro complemento. En la actualidad se está finalizandqla normalización del sis tema técnico-contable en su totalidad (Lotti, 1990~.

Las experiencias recogidas en el trabajo con sist~mas de registros han si.. do disímiles y han dado lugar a diferentes corrientes de opinión. Un cl~ ro ejemplo de esta situación se ha planteado en 4ustralia entre quienes defienden o cuestionan la utilidad de la gestión j;lx-post. Hardaker y AE derson (1981) mencionan que el grado de aceptación que los registros han tenido en Australia fue escaso y señalan dos p09~bles explicaciones del poco interés demsotrado por los productores. La' primera sería que no ha habido una adecuada promoción del producto y la, segunda, que éste ha sido pobre en sí mismo. Estos autores asumen la rftcionalidad económica de los productores y dicen que los mismos sólo participarían de un sist~ ma de registros si juzgaran que sus beneficios fu~sen mayores que sus costos. Entre los costos deben incluirse, aparte d~<l material y los servi­cios, el tiempo requerido y la reticencia de los p1;"pductores a conducir registros. Los beneficios serían las mejores decis}ones que se podrían t~ mar en base a la información y a los resultados obtenidos. Eh tal senti­do, estos autores plantean dudas respecto de la relevancia de la informa ción histórica para la planificación de mediano y largo plazo.

Otros autores, como Richardson (1982), afirman que este tipo de informa ción es de gran utilidad como punto de partida O base de cálculo para el

* Canadian Farming ** Milk Marketing Board (*) Se consultó a las siguientes Estaciones Experimentales del INTA: Balcar

ce ,Pergamino, M. Juarez, Manfredi,Paraná, Concordia, Concep. del Uru-­guay, Saenz Peña y Cerro Azul.

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planeamiento; esto es así en la medida en que los registros suministran datos sobre comportamiento de precios y rendimientos, coeficientes técn!. cos, etc. Para ello es fundamental la capacitación de asesores técnicos y productores en métodos de planificación que se apoyen en la informa­ción recopilada y la vinculen con estimaciones futuras de cambios de pr~ cios, costos y tecnologías.

3. ALCANCES Y OBJETIVOS DE LOS SITEMAS DE INFORMACION TECNICO-CONTABLES

McDonough, citado por Eisgruber (1967), distingue entre datos e inform~ ción diciendo que IIlos datos son mensajes no evaluados para su utilización en casos y tiempos determinados. Esto significa que para resolver proble­mas, los datos deben procesarse para generar información útil a tal efec­toll. En tal sentido, para definir los alcances y los objetivos de un II s iste ma de información 11 debiese pensarse en una configuración lógica que pro-

. vea de información relevante para la resolución de problemas en los proce sos de toma de decisiones. Por ello, no existe justificación si se registran datos que no pueden ser transformados en información.

Podría pensarse que un sistema ideal debiese considerar un amplio espec­tro de datos a recopilar que incluyese desde lo referente a la familia y a la firma hasta aspectos regionales. Sin embargo, y sin excluir la posibili dad futura dedispoher de sistemas de información de tales alcances, las circunstancias actuales señalan la prioridad de atender a las necesidades propias de la empresa. La información intrafirma debiese suministrar ele­mentos de análisis para un mínimo de usos alternativos : toma de decisio­nes de·· corto plazo, análisis de los problemas del creCimiento de la empre sa, estudios de costos, determinación de la variabilidad de la producción y evalaución de nuevas tecnologías. Por otra parte, un sistema bien im­plementado permitiría cubrir los requerimientos de información más agre­gada para el diseño y la evaluación de la política tecnológica y sectorial.

Por último, cabe señalar que los alcances y los objetivos de un sistema de información definen en gran medida el diseño y el funcionamiento del

. mismo. En este sentido, presentarán algún tipo de sesgo de acuerdo a si el usuario principal es la empresa agraria, las asociaciones de producto­res, los asesores privados, las instituciones de investigación, enseñanza y extensión, o los organismos encargados de la política sectorial.

4. FACTORES RELEVANTES PARA EL DI SEl"J' O Y USO DE LOS IISITG"

Hay varios aspectos que pueden definirse como estratégicos para la difu­sión y la utilización de los SITC y ellos son: el desarrollo de la informá­tica, la administración del sistema· de registros y la disponibilidad de un método de diagnóstico adecuado.

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4.1 Rol d~ la informática.

El advenimiento de las computadoras personales amplió. las posibilidades de procesamiento de datos y consolidó el campo de acción de los asesores técnicos. Esto contribuyó a que se piense en su utilización para superar. uno de los mayores inconvenientes de los sistemas de control, que es el procesamiento de datos. Por otro lado debe destacarse que la. computación. no soluciona defectos de diseño o de implementación de estos sistemas. La.· informática es una herramienta más parél. la gestión de la empresa . agraria pero nunca un fin en sí misma (Cartes, 1981). Por otra parte deben seña· larse las siguientes limitacion.es que presenta la utilización de la .computa=­dora. En primer lugar, la misma· no resuelve el problema de la recolección de datos y su ordenamiento previo al análisis; por el contrario, ciertas fa Has en la entrada de datos podrían dar lugar a errores mayores que en un sistema manual. En segundo lugar, el usuario de los programas actualmen­te disponibles generalmente no puede interactuar con los mismos para soli­citar información adicional o modificar aunque sea parcialmente el procesa­miento de ésta •

. Las ventajas de la informática se manifiestan más nitidamentepor la capa­cidad de procesamiento y por las diferentes posibilidades de. salidas de los resultados. El procesamiento permite en particular actualizar muy rápida­mente los valores monetarios, atenuando los problemas que causa la infla­Ción para el análisis con table de la empresa agraria. Al mismo tiempo, la utilización de técnicas de graficación para la expresión de los resultados de la empresa puede contribuir a mejorar su interpretación por parte de productores y asesores técnicos.

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4.2 Administración del sistema de registros técnico-contables.

Por la magnitud geográfica y numérica que permitiría alcanzar la conduc­ción de registros con el Uso de la informática, es que la administración de estos sistemas de información se transforma en un factor estratégico.· Se entiende por administración del sistema de información al conjunto de aspectos relacionados a la instalación del mismo, la recolección de la infor mación primaria, su procesamiento y la difusión e interpretación de los re s~ltados. En este sentido se hace necesario definir con mayor c1ar~dad los roles y las responsabilidades de los usuarios y beneficiarios de los SITC. Elitto significa que deben organizarse adecuadamente los mecanismo$ de in· #~gración y participación, tanto de productores y asesores técnicos con­los centros u oficinas de apoyo, .como con las organizaciones e institucio­nes que utilizan la información de tipo agregada. Así por ejemplo, 1 podría establecerse que los productores registren la información primaria :en pl~ nilias de campo, los asesores técnicos controlen y codifiquen. esa informa ción y los centros de gestión se responsabilicen de las etapas de proce':-

. samientp y análisis de la misma, así como del apoyo metodológico que se requiera.

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4. 3 Diagnóstico de la empresa.

Una de las razones que probablemente explican la escasa difusión de los sistemas de registros técnico-contables ha sido la inefiCiente utilización de los resultados obtenidos. Debe señalarse que la secuenCia más común de trabajo partía de un inventario inicial de recursos, continuaba con un año de recopilaCión de datos técnicos y finanCieros, un inventario final y luego un periodo de análisis nunca inferior a los dos o tres meses. Esta situación no se produce solamente en nuestro paissino también en otros paises donde la gestión ~graria ha alcanzado un alto grado de desarrollo (Attona ty, 1986).

Otro problema que se surha al extenso periodo que transcurre entre la t~ ma de datos y la entrega de la información procesada ha sido la carenCia de un esquema unívoco de interpretación de los indicadores técnico-econó micos que contribuya al diagnóstico de la empresa agraria. En tal sentido, debe enfatizarse que la utilidad de los registros técnico-contables se basa precisamente en la utilidad de los resultados que de ellos se derivan, co­mo elementos de evaluación e interpretación del comportamiento de la em­presa. Se trata básicamente de contar con indicadores de relaciones causa­efecto que tengan el mayor grado de explicación posible sobre la producti vidad y los retornos económicos asociados. -

Idealmente, el desarrollo del esquema de diagnóstico de la empresa debie­se ser previo al del sistema de procesamiento y análisis. Ello seguramente contribuiría a disminuir al mínimo imprescindible la cantidad de datos a re gistrar y consecuentemente los costos del sistema (Levallois y Pellerín, -1989).

La posibilidad de aplicar distintos métodos de diagnóstico está condiCiona da por el grado de agregación de la información a nivel de empresa, en­particular si se cuenta o no con resultados económicos por actividad. La situación más común es cuando solamente se dispone deres_ultados globa les de la empresa y en este caso la metodología más habitual ha sido 1a­del análisis comparativo o de grupo (Cordonnier et al. ,1973) que implica la comparación de los índices de una empresa en particular con los de un grupo de desempeño superior y cuyos indicadores se convierten entonces en estándares. Esto método, que ha sido uno de los primeros en ser uti­lizados para la gestión de la empresa agraria (Chombart de Lauwe et al., (1965) también ha sido aplicado en nuestro país (Ga1etto et al., 1983)-.

Aunque el análisis comparativo presenta grandes ventajas, tales como su simplicidad y bajo costo, no deben dejar de mencionarse algunas criticas de las que ha sido objeto. Dillon y Hardaker (1984) señalan al respecto que el análisis comparativo es esencialmente una técnica de extensión más que de investigación y que incluso puede ser criticada como carente de justificación económica pues no puede afirmarse que los estándares repre sen ten un óptimo económico para la empresa bajo estudio. -

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Una propuesta .. para atenuar el impacto de estas críticas sobre el análisis comparativo consiste en utilizarlo en forma conjunta con técnicas estadís­ticas tales como las matrices de correlaciones simples que permiten detec tar asociaciones entre variables de la empresa (Indarte. y Marsal, 1978)-0 los modelos de regresión lineal de tipo "stepwise", que permitirían identi ficar el impacto diferencial de un conjunto de variables sobre la función­objetivo del productor (Townsley y Parker, 1978). El trabajo desarrolla­do por el proyecto INTA-IICA (INTA Paraná, 1983) constituye una apli­cación práctica de este enfoque. En el mismo se combinan el análisis de grupo con el estadístico para el estudio de los factores que determinan la eficiencia productiva de más de 300 tambos de la cuenca Paraná (ER). Puede mencionarse además que existen otras alternativas de analisis para un conjunto de empresas tales como el factorial (Cordonnier et al., 1973) o. incluso la estimación de funciones de producción (Nocetti, 197T y Man­chado, 1988).

Retomando el tema de la agregaclOn de la información, cuando se dispone de datos desagregados por actividad las posibilidades de análisis y diag­nótico se expanden, en particular a través de la aplicación del método de los márgenes brutos (Regúnaga, 1981). Algunos autores avanzan aún más proponiendo la asignación de parte de los gastos fijos a deterniinadas ac-· tividades y de esa manera llegan a un "margen neto" de la misma (Giles, 1986).

En los últimos años y con el avance en el uso de la informática se han es tado desarrollando otros tipos de herramientas de análisis y diagnóstico,­Tal es el caso de los "sistemas expertos" que pertenecen a la rama de la inteligencia artificial y son programas de computación que constan de dos tipos de información; la que está incluida en una o varias bases de datos (en un área reducida del conocimiento) y las reglas de inferencia que si­mulan el razonamiento que haría un experto para utilizar aquellos datos· en el diagnóstico de una situación real (Attonaty, 1986 ySmith, 1989). Es necesario reconocer que estos tienen un grado de desarrollo incipiente y en su mayor parte circunscriptos a subsistemas de la empresa,· aunque ya hay propuestas metodológicas que permiten efectuar un análisis inte..,­gral para definir un diagnóstico de la empresa (Levalloiá y Pellerin, 1989).

5. CONCLUSIONES

La conclusión de un trabajo de este tipo debiese referirse a la convenien cia de asignar recursos humanos y materiales al desarrollo metodológico y a la promoción del uso de los sistemas de registros técnico-contables de empresas agropecuarias ~ La decisión de destinar recursos al desarrollo de

. la herramienta debiese basarse, en primer lugar, en una apreciación de la demanda actual que exista por estos registros y en segundo lugar en una evaluación de las pOSIbilidades de avances significativos enla materia. A su vez, la magnitud de la demanda determinaría el nivel de los esfuer­zos que se destinen al desarrollo y difusión de estos sistemas.

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Con respecto a la demanda actual las evidencias disponibles indican un renovado interés por la gestión de la empresa agraria en general y por la conducción de registros en particular. Esto surge fundamentalmente de los constantes requerimientos provenientes de organizaciones de pro­ductores, asesores técnicos, cooperativas ,agroindustrias, etc. y de las conclusiones de varios seminarios y talleres realizados en los últimos tiem pos. Ert relación a las posibilidades de lograr avances en el desarrollo -metodológico, los antecedentes mencionados permiten afirmar que es fac­tible mejorar sustancialmente la utilidad de esta herramienta de evaluación y tonia de decisiones.

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Impreso en: INTA - Estación Experimental Agropecuaria Rafaela Casilla de Correo N° 22 - 2300 - RAFAELA (Sta. Fe) 250 ejemplares ----------,;.---":'------ Mayo de 1992

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