2015:57 Handledning Checklista för bokslut · tips om viktiga uppgifter. Augusti/september Gå igenom revisorernas rapporte-ring. Om myndigheten gör delårsrapport är det särskilt

HandledningChecklista för bokslutEtt stöd för myndighetens arbete med årsredovisningen

ESV 2015:57

ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd inom områden där ESV är normerande.

Publikationen kan laddas ner som PDF.

Datum: 2015-10-19Dnr: 3.8-866/2015Copyright: ESVFörfattare: Ingemar HärneskogOmslag: iStockPhoto/PonyWang

Förord

Den här handledningen vänder sig till dig som är ansvarig för myndighetens års-redovisning eller bokslut och till dig som är medarbetare i bokslutsarbetet. Hand-ledningen är tänkt att vara ett stöd när ni planerar och genomför arbetet med myndighetens årsredovisning. Tyngdpunkten i innehållet ligger på de finansiella rapporterna med anslutande information. Handledningen går inte in på resultat-redovisningen annat än för den övergripande planeringen i tiden och kopplingar till de finansiella rapporterna.

Handledningen har utarbetats inom avdelningen Statlig redovisning och finan-siering vid Ekonomistyrningsverket (ESV).

Du är välkommen att ställa frågor om innehållet till [email protected] eller på telefon 08-690 45 91.

5checklista för bokslut

Innehåll

1 Inledning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7

2 Planera och förbereda arbetet _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 9Kommentarer _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _12

3 Genomföra bokslutsarbetet _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 17Kommentarer _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _21

4 Presentera i årsredovisningen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 25Kommentarer _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _27

5 Kvalitetssäkra, besluta och expediera _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 29Kommentarer _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _31

Ordlista _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 35

6 checklista för bokslut

inledning


inledning

1 Inledning

ESV får många frågor från myndigheterna om arbetet med bokslutet och årsre-dovisningen. Denna handledning är tänkt att vara ett stöd till dig som arbetar med bokslutet eller har samordnande uppgifter för årsredovisningen på en statlig myndighet. Den kallas checklista, för den är inte tänkt att ge uttömmande svar på exempelvis alla redovisningsfrågor. I första hand vill vi i stället peka på vad som behöver göras så att det inte glöms bort. För att få vägledning om hur uppgif-terna ska utföras i detalj får du ofta gå vidare till de olika reglerna eller ESV:s olika handledningar. Vi har dock försökt lyfta fram sådana uppgifter som vi får många frågor om, eller som många har visat sig göra fel på eller missa.

Vi använder begreppet bokslut i den här handledningen, trots att det inte finns kvar i några regler. Vi tror dock att det är ett praktiskt användbart begrepp, som är lättare att förstå än en längre omskrivning för de finansiella rapporterna med noter och tilläggsinformation samt arbetet med och underlagen för den informa-tionen.

I de olika åtgärdsförteckningarna hänvisar vi ofta till förordningar med före-skrifter och allmänna råd. När vi hänvisar till en viss paragraf i en förordning, menar vi även ESV:s föreskrifter och allmänna råd till paragrafen. Däremot hänvisar vi inte till ESV:s andra handledningar, för att undvika att checklistan ska bli inaktuell alltför snabbt. Det finns åtminstone ett tiotal handledningar för olika redovisningsområden. De förnyas kontinuerligt och du har ofta stor nytta av att vara insatt i deras innehåll för att få mer detaljerade råd om hur olika regler kan tillämpas i praktiken. Handledningarna finns på ESV:s webbplats, esv.se. Vid sidan av handledningarna finns även Frågor och svar om redovisning på ESV:s webbplats, där ett delavsnitt handlar om årsredovisning och bokslut. Där lägger vi ut svar på frågor som många myndigheter ställer.

Vi vill alltså ge ett stöd för arbetet, men det är myndigheten som ansvarar för att allt blir gjort enligt reglerna. Att ni har prickat av alla punkter i checklistorna är därför en hjälp för att inte glömma något viktigt, men ingen garanti för att din myndighet inte har glömt något.

De olika kapitlen innehåller först en åtgärdsförteckning eller checklista med datum, vad ni på myndigheten ska göra och något om varför och hur ni ska göra det. Efter åtgärdsförteckningen finns för varje kapitel kommentarer till några av punkterna i förteckningen.

I kapitel 2 tar vi upp planering och förberedelser av arbetet. Planeringen börjar direkt efter sommaren och viktiga delar är att planera olika åtgärder i tiden och att utse ansvariga för olika uppgifter så att allt blir gjort. Här ingår också att planera in de åtgärder som behövs för att rätta till brister som myndigheten själv eller revisorerna noterat under det närmast föregående året. Ni som arbetar med


inledning planera och förbereda arbetet

bokslutet kan också behöva hämta in uppgifter som behövs i årsredovisningen från andra funktioner i myndigheten eller utanför myndigheten. Det måste ni ofta göra i god tid och ibland behöver de berörda vara förberedda på att frågan kommer att bli aktuell.

Att genomföra bokslutsarbetet är förstås en av de mest centrala delarna i processen. Här ingår att värdera och klassificera, att göra en mängd kontroller, avstämningar och rättelser samt att rapportera till statens informationssystem Hermes vid olika datum. Vi går igenom det i kapitel 3. Den andra av de mest centrala delarna är arbetet med att göra färdigt de finansiella rapporterna, noterna och anslutande information, och att presentera detta i årsredovisningen. Det tar vi upp i kapitel 4.

Det är de här båda delarna som reglerna om bokslut och årsredovisning i första hand handlar om. Här hänvisar vi därför ofta till förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB), eller förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) och någon gång kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) (KapF) med ESV:s föreskrifter och allmänna råd, för mer detaljerad vägledning. Även andra förordningar och ESV:s föreskrifter om statliga inrappor-teringskoder (S-koder) är viktiga. Vi lyfter fram en del viktiga punkter i reglerna här i handledningen, men detaljerna behöver du läsa vidare om.

I det avslutande kapitlet 5 tar vi upp den slutliga kvalitetssäkringen av årsre-dovisningens innehåll och hur myndigheten ska besluta och skicka in årsredovis-ningen till olika mottagare på rätt sätt.

Sist finns en ordlista med ett antal begrepp som är viktiga i samband med bok-slut och årsredovisning, med en hänvisning till det kapitel i handledningen som tar upp begreppet.


planera och förbereda arbetet

2 Planera och förbereda arbetet

I det här avsnittet tar vi upp hur ni på myndigheten kan planera och förbereda bokslutsarbetet. Förberedelserna är nödvändiga för att få en säker process fram emot den färdiga årsredovisningen. Vi börjar planeringscykeln i augusti, men vissa moment kan behöva förberedas redan före sommaren. Det gäller särskilt för de myndigheter som gör delårsrapport.

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?Augusti/september Utse ansvariga. Årsredovisningen är en stor process

med många moment.

Utse ansvariga personer för olika del-uppgifter, se Kommentarer för några tips om viktiga uppgifter.

Augusti/september Gå igenom revisorernas rapporte-ring.

Om myndigheten gör delårsrapport är det särskilt viktigt att ni beaktar detta redan före sommaren.

Har revisorerna i sin revisionsberät-telse, i revisionsrapport, fellista eller muntligt i samband med boksluts-granskningen lyft fram något som be-höver bli bättre? Då är det viktigt att ta ställning till detta och planera för att åtgärderna ska hinna bli färdiga i tid till årsskiftet.

I många fall bör ni ha påbörjat åtgärderna före sommaren. Se nedan under Kommentarer, Utvärdering av processen, och under månaden april.

Augusti/september Gå igenom den egna utvärderingen av förra årets erfarenheter.

Om myndigheten gör delårsrapport är det särskilt viktigt att ni beaktar detta redan före sommaren.

Även de egna erfarenheterna leder ofta till att förbättringar behöver göras i myndighetens rutiner och processer. Sådana åtgärder behöver också planeras i god tid.

I många fall bör ni ha påbörjat åtgärderna före sommaren. Se nedan under Kommentarer, Utvärdering av processen, och månaden april.

September Kontrollera att styrelsen kan fatta beslut i tid.

Beroende på hur myndighetens sty-relse planerar sitt arbete, kan detta behöva stämmas av redan under våren.

Om myndigheten har en styrelse ska styrelsen fatta beslut om årsredovis-ningen senast (i praktiken före) den 22 februari.

Säkerställ i så fall med myndighetens chef eller ledningsstab/motsvarande att ett styrelsemöte har bokats in vid rätt tidpunkt där årsredovisningen kan tas upp, lämpligen mellan den 10 och 20 februari.


planera och förbereda arbetet planera och förbereda arbetet

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?September Planera för en eventuell avveckling

av verksamhet.Om myndigheten helt eller delvis ska avvecklas vid årsskiftet, behöver ni säkerställa att det finns tillgänglig personal och ansvariga personer som kan färdigställa årsredovisningen, ge information till revisorerna, ta hand om en eventuell revisionsrapport och fatta de beslut som behövs.

September Gå igenom förra årets beslutade regelförändringar.

Om myndigheten gör delårsrapport kan även den påverkas och då är det viktigt att beakta detta redan före sommaren.

Gå igenom ESV:s cirkulär med föreskrifter och allmänna råd från föregående år och om det har kom-mit några under det pågående året på ESV:s webbplats. Gå även igenom eventuella förordningsändringar under det gångna året.

Regelförändringarna påverkar ofta bokslutet för första gången ett år efter det att de har beslutats. Därför behöver ni stämma av att ni kan upp-fylla sådana krav nu.

September Bevaka ESV:s regeländringsförslag. ESV skickar vanligen ut årets förslag till regeländringar på remiss under september månad. Förslagen publice-ras på ESV:s webbplats. Även om din myndighet inte är en remissmyndig-het, har ni möjlighet att läsa försla-gen där redan på detta stadium och därmed förbereda om det påverkar bokslutsarbetet redan detta år.

November Boka in tid för beslut och under-skrift.

Kontrollera att myndighetschefen är tillgänglig för att fatta beslut om årsredovisningen samt eventuell särskild tid för underskrift, före den 22 februari. Om myndigheten har en styrelse bör du anmäla punkten på dagordningen i god tid.

November Kontakta revisorn för att planera in årets granskning.

Tidplanen för revisorernas granskning påverkar i sin tur den egna interna tidplanen.

November Gå igenom årets beslutade regelför-ändringar.

ESV:s cirkulär med föreskrifter och allmänna råd brukar så långt det är möjligt beslutas omkring den 1 no-vember. Gå därför igenom de beslut som har fattats och planera för att din myndighet ska kunna uppfylla de eventuella krav som påverkar redan det aktuella bokslutet.

Bevaka även ESV:s webbplats för att se om det finns något planerat beslut som inte har varit möjligt att fatta förrän senare.

Planera också in sådana åtgärder som visserligen inte påverkar detta års bokslut, men där din myndighet behöver göra förändringar från den 1 januari för att klara nästa års bokslut.



Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?November Uppdatera myndighetens interna

bokslutsanvisningar.Ni behöver oftast egna myndighets-specifika anvisningar för bokslutsar-betet. Se Kommentarer.

November Informera i den egna myndigheten om den interna tidplanen.

Uppgifter om brytdag och sista dag för lönehändelser som reseräkningar, semester och tidrapportering, liksom för fakturering, utbetalning och attest, behöver vara kända av alla berörda i myndigheten.

November Gå igenom återrapporteringskrav och särskilda villkor enligt reglerings-brev.

Observera att många återrapporte-ringskrav dock kan kräva förberedel-ser långt tidigare, ofta redan i sam-band med årets början eller hösten före när regleringsbrev skrivs!

Återrapporteringskrav och villkor i regleringsbrevet eller eventuella andra beslut av regeringen, kan ställa krav på att ni förbereder att de kan tas fram.

Om de rör resultatredovisningen är det viktigt att samordna så att uppgifterna hänger ihop med den finansiella redovisningen.

November Begär in uppgifter om sidouppdrag för ledande befattningshavare.

Se Kommentarer och 7 kap. 2 § FÅB.

November Stäm av principfrågor med ESV vid behov.

Har du frågor om redovisningsprin-ciper och värdering, om årsredovis-ningens utformning eller om krav på beslutsprocessen?

Stäm av dessa i god tid och inte när du behöver få svar inom ett par da-gar! Se Kommentarer.

November Stäm av principfrågor med reviso-rerna vid behov.

Har du liknande principiella frågor som behöver tas upp med revisorer-na? Finns det gränsfall där du befarar att revisorerna inte tolkar reglerna på samma sätt som ni eller ESV gör? Är du osäker på om ni har åtgärdat tidigare års synpunkter på ett sätt som revisorerna bedömer tillfredsstäl-lande?

Stäm av sådana frågor med reviso-rerna i god tid, så att problemen hinner lösas!

Slutet av november

Kontrollera när årets sista bankdag är.

Dels behöver ni veta årets sista möjliga betalningsdag för att und-vika förseningar. Dels är det bra att undvika betalningar sista dagen, eftersom sådana ökar risken för fel i betalningsavstämningarna i Hermes.



Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?Början av december

Kontrollera behov av lån till anlägg-ningstillgångar.

Myndigheten ska låna till de till-gångar som finns vid årsskiftet.

En avstämning ska göras mot till-gångarnas värde per den 30 novem-ber (eller senare). Se 2 kap. 2 § KapF. Det kan underlätta att göra de ut-rangeringar av tillgångar som behövs före avstämningen.

December Gör en preliminär avstämning av Avräkning med statsverket.

En slutlig avstämning och specifika-tion görs under bokslutsarbetet, men eventuella fel i betalningsflödena kan bara rättas före årsskiftet. Därför bör en genomgång göras redan här om ni inte har löpande kontroll.

Mitten av december

Säkerställ att nödvändig personalin-formation finns tillgänglig.

Stäm av med personal/HR/lönefunk-tion eller systemansvarig att uppgif-ter om semesterlöneskuld, övertids-skuld och flextidsskuld samt eventuell skuld för retroaktiv lön och för uppsagd personal utan arbetsplikt, kan tas fram i mitten av januari.

Säkerställ också att uppgifter om an-tal årsarbetare, medelantal anställda samt information om sjukfrånvaro kan tas fram senast omkring den 1 februari.

December Kontrollera att rätt kontaktuppgifter finns i Hermes.

Att rätt uppgifter över ansvariga finns i Hermes, möjliggör en smidig hantering av motpartsavstämningar och av frågor från andra myndigheter eller från ESV.

April, efter årsredovisningen

Gör en enkel utvärdering av årets process.

Som ett underlag för nästa års pla-nering bör ni göra en uppföljning av årets arbete. Se Kommentarer.

Kommentarer

Tidplaneringen

Den angivna tidplaneringen under hösten är ungefärlig. Här har vi utgått från vad som kan vara rimligt för en ganska stor myndighet, som kan ha redovisnings-problem som inte är helt enkla att lösa och som har beslutsprocesser som kan kräva en del tid.

Även om man kan lägga en del av åtgärderna lite senare, är det i de allra flesta fall viktigt att säkerställa att alla punkterna i checklistan är avprickade före jul. En del av åtgärderna kan även behöva läggas tidigare än vad som är angivet här.

Utse ansvariga för olika uppgifter

Hur många ansvariga personer som behöver utses beror naturligtvis på hur stor



och komplex myndigheten är. Några centrala uppgifter där ansvaret behöver vara tydligt är:

− Samordning av bokslutet och årsredovisningen som helhet. − Samordning av resultatredovisningen.1

− Analys av utfall. Det behöver vara tydligt vem som svarar för att analysera och vid behov kommentera de finansiella uppgifter som används i resultatredovis-ningen. Eftersom de kan innehålla olika pålägg, är det inte alltid självklart hur de hänger ihop med den information som lämnas i de finansiella rapporterna. − Upprättande av de finansiella rapporterna med noter och specifikationer. Vid en stor myndighet behövs ofta flera personer, för olika rapporter eller för olika verksamhetsområden. − Avstämningar och kontroller av olika slag.2

Interna bokslutsanvisningar behövs

Det är ofta lämpligt att ta fram specifika bokslutsanvisningar för den egna myn-digheten. Här kan ni exempelvis gå igenom vilka specifika rapporter eller infor-mationskällor som används för olika poster och mer i detalj vilka moment som ska utföras. Ni bör fastställa beloppsgränser för exempelvis periodiseringar. Det är också bra att ta fram en egen tidplan där ni har tagit ställning till interna deadlines mer i detalj, och uppgifter om ansvariga och tidpunkter för avrapportering på olika nivåer. Om Statens servicecenter eller eventuellt andra konsulter gör hela eller delar av bokslutsarbetet, behöver ni ha tidplanerna noggrant avstämda med dem. Ni behöver gå igenom och uppdatera de interna anvisningarna så att allt är aktuellt. Planera för att ha bokslutsmaterialet tillräckligt färdigt, när revisorerna kommer. Tänk på att denna planering bör vara klar innan ni planerar årets julle-digheter på din myndighet.

Uppgifter om förmåner och sidouppdrag

Om din myndighet saknar styrelse, ska löner och förmåner under året och sido-uppdrag för myndighetens chef anges i årsredovisningen. I förekommande fall gäller det även för andra ledande befattningshavare som utses av regeringen.

Sidouppdrag i detta sammanhang är uppdrag som styrelse- eller rådsledamot i andra statliga myndigheter samt uppdrag som styrelseledamot i aktiebolag.

Om myndigheten har en styrelse eller ett råd (s.k. insynsråd eller motsvarande) ska uppgifterna redovisas för alla som suttit i styrelsen eller rådet under året. Om nya ledamöter utses vid årsskiftet ska sidouppdrag finnas med även för dem. Vilka sidouppdrag olika personer har, måste de själva lämna information om. Lämpli-

1 Resultatredovisningens innehåll tas inte upp närmare i denna checklista, men resultatredovisningen markeras i planeringen eftersom den kan vara omfattande och behöver vara noga planerad och samordnad med de finansiella rapporterna.2 Många avstämningar behöver naturligtvis göras och dokumenteras löpande under året. Här syftar vi på de avstämningar och kontroller som ligger till grund för bokslutet och uppgifter i årsredovisningen.



gen skickar ni därför före årsskiftet ut en blankett eller förfrågan i myndighetsche-fens namn, där uppgifter om sidouppdrag begärs in till omkring den 15 januari. Även suppleanter ska i förekommande fall tas med.

Uppgifter om löner respektive arvoden till myndighetschefen, eventuell annan ledande befattningshavare och ledamöter i styrelse eller insynsråd, begärs från myndighetens personalfunktion. Uppgifterna ska stämma överens med kontroll-uppgifterna. Om en ersättning har betalats ut året efter det att en person lämnat sitt uppdrag, måste även den tas med. Dessa uppgifter kan ni tidigast ta fram i januari, när uppgifter om löner och arvoden för året är klara.

Stäm av principfrågor i god tid

Det är viktigt att stämma av principfrågor i god tid. Även om ESV svarar på mejl eller telefon dagligen, finns det ingen garanti för att du kan få svar i sak på bara någon enstaka dag. En del av frågorna är inte så vanliga som myndigheterna tror, utan de kan kräva intern diskussion på ESV. I andra fall har någon eller några personer särskild kunskap som behövs för att svara, och de berörda är inte alltid tillgängliga.

En fråga som särskilt kan kräva god tid och förberedelser är att bedöma behov av avsättningar, exempelvis för miljösanering eller garantier (se januari).

Var därför alltid ute i god tid med principiella frågor, och undvik att vänta tills det bara är några dagar kvar. Tänk igenom redan under hösten vilka problem som kan finnas.

När du behöver stämma av något med revisorn är det på motsvarande sätt önskvärt att var ute i god tid.

Inventering

Regler om inventering finns i ESV:s föreskrifter till 22 § FBF. Det är inte ett formkrav att inventera förekommande kontantkassor, värdepapper och varulager exakt i samband med bokslut, men i praktiken är det oftast nödvändigt för att styrka existens och värde och en god intern kontroll i rutinerna. När inventering görs ska myndighetens ledning utse särskilda inventeringsförrättare som genom-för inventeringen och dokumenterar den i särskilt protokoll som finns med bland bokslutsbilagorna. För viktiga tillgångar bör inventeringen utföras av två perso-ner.

Inventarier och andra anläggningstillgångar, liksom varulager på en myndighet med omfattande lagertillgångar, kan vara alltför omfattande för att det ska vara praktiskt möjligt att inventera dem vid varje bokslutstidpunkt. För materiella och immateriella tillgångar samt eventuellt lager, bör myndigheten därför ha en plan som säkerställer att de inventeras regelbundet på ett sådant sätt att deras existens och värdering i allt väsentligt är säkerställd i samband med bokslutet.



Utvärdering av processen

Några frågor att ta upp när din myndighet utvärderar årsredovisningsprocessen är: − Vad gick bra och vad gick dåligt? Fungerade resursplaneringen och tidsplane-ringen? − Finns det viktiga påpekanden från revisorerna som gör att ni ska göra på ett annat sätt? − Har revisorerna begärt någon form av svar med angivande av planerade åtgärder? − Finns det viktiga redovisningsfrågor eller andra principfrågor som behöver utredas innan de kan åtgärdas? Behöver arbetet påbörjas redan före somma-ren?

Om er egen utvärdering eller revisorernas avrapportering ger anledning till mer omfattande förändringar eller utredningsarbete, behöver arbetet många gånger påbörjas före sommaren. Det kan handla om att utreda redovisningsprinciper, lägga om bokföringsrutiner, kontoplan, objektplan eller uppsättningen av ert ekonomisystem, se över organiseringen av arbetet eller helt enkelt rätta omfat-tande fel i bokföringen eller reskontror. Om myndigheten ska göra delårsrapport, behöver åtgärderna många gånger vara färdiga före sommaren.

genomföra bokslutsarbetet




genomföra bokslutsarbetetgenomföra bokslutsarbetet

3 Genomföra bokslutsarbetet

I det här avsnittet går vi igenom viktiga moment i själva bokslutsarbetet. Att stämma av, värdera, klassificera rätt, rätta till fel och bokföra bokslutstransaktioner samt rapportera till statsredovisningen.

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?1–20 december Säkerställ att alla huvudbokskonton

är rätt kopplade till S-koder i statsre-dovisningssystemet.

ESV:s föreskrifter för rapportering av ekonomisk information till statsredo-visningen (S-koder). Se även uppställ-ningsformer och klassificeringsregler i FÅB.

Om kopplingen är fel blir er inrap-portering felaktig och riskerar att inte stämma med årsredovisningen.

1–20 december Fakturera i allt väsentligt det som är hänförbart till räkenskapsåret.

Att fakturera före årsskiftet underlät-tar bokslutsarbetet och minskar stor-leken på periodavgränsningsposter.

För inomstatliga transaktioner under-lättas motpartsavstämningen om ni fakturerar i god tid.

15 december Ta lån i Riksgälden. Låneansökan lämnas före jul sedan behovet har bedömts (se kapitel 2). Se Riksgäldens webbplats för uppgift om sista datum (www.riksgalden.se).

28 dec–5 januari Genomför eventuella inventeringar. Om inventering av särskilt av kon-tanter och värdepapper ska göras, bör det ske i omedelbar anslutning till årsskiftet. För andra tillgångar bör en plan för inventering finnas. Se 22 § FBF och Kommentarer i kapitel 2.

5 januari Uppmärksamma brytdagen.

Om den 5:e januari är en lördag eller söndag, blir brytdagen närmast föregående vardag.

Den löpande bokföringen avslutas. Alla fakturor som kommit in eller avsänts senast denna dag och som hör till det avslutade året tas upp som fordringar eller skulder i bokslutet. Se Kommentarer.

7–25 januari Bokför periodiseringar. Fakturor som kommer in eller avsänds efter brytdagen och hör till gamla året, ska bokföras som periodavgräns-ningsposter. Detsamma gäller andra periodiseringar som myndigheten beräknar själv.

Att sätta en beloppsgräns för periodi-sering är lämpligt, men den bör inte vara orimligt hög. Det är knappast lämpligt att gränsen överstiger 200 tkr ens på de största myndigheterna. Antalet fakturor på höga belopp brukar ofta inte vara så stort.


genomföra bokslutsarbetet genomföra bokslutsarbetet

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?10–25 januari Kontrollera att IB för alla balanspos-

ter stämmer med föregående års UB.Detta ska ni ha gjort tidigare, men en extra kontroll bör göras. Se Kom-mentarer.

10–25 januari Stäm av alla balanskonton. Alla tillgångar och skulder ska stäm-mas av och specificeras till bokslutet. Se Kommentarer.

10–25 januari Ta ställning i värderings- och klas-sificeringsfrågor.

Tillgångar och skulder ska vara rätt värderade vid bokslut. För detta finns omfattande regler bl.a. i 5 kap. FÅB.

Både resultat- och balansposter ska klassificeras rätt och även det kan ni behöva gå igenom när något inte är uppenbart.

15–25 januari Bedöm slutligt om ni behöver göra avsättningar. Beräkna och bokför i så fall dessa.

I normalfallet gör alla myndighe-ter varje år avsättning för lokalt omställningsarbete (tidigare kallat kompetensutveckling och kompe-tensväxling).

Mer komplicerade avsättningar be-höver ofta ha förberetts tidigare (se Kommentarer i kapitel 2).

Några typer av avsättningar värderas årligen, t.ex. eventuell avsättning för pensioner. I andra fall behöver en aktiv bedömning av behovet göras.

Har myndigheten beslutat om omstrukturering, uppsägning av personal eller lokalkontrakt eller liknande? Finns behov av sanering eller förekommer andra risker och liknande som föranleder en avsätt-ning senast vid bokslut?

15–25 januari Bokför semesterlöneskuld och annan löneskuld.

Skuld för eventuell retroaktiv lön och i förekommande fall lön till uppsagd personal utan arbetsplikt, ska också ingå.

Hämta uppgifter från löne- eller personalsystem. Bokför periodens förändring av skulden.

Glöm inte att beakta särskilda regler för eventuell semesterlöneskuld som tjänats in före 2009. För retroaktiva löner och uppsagd personal kan sär-skilda beräkningar behövas.

15–25 januari Stäm av och korrigera kostnad och redovisning mot anslag för avtals-pensionspremierna till SPV.

Många myndigheter redovisar scha-blonmässigt beräknad kostnad för avtalspensioner löpande.

Om din myndighet gör så, ska ni stämma av den preliminärt bokförda kostnaden och redovisningen mot anslag för avtalspensioner (PA03) mot de tolv faktiska fakturorna från SPV under året och korrigera redovis-ningen.

15–25 januari Kontrollera att posten Avsättning till/upplösning av fonder stämmer överens med balanspostens föränd-ring.

Om din myndighet har Fonder, bör balanspostens förändring vara lika stor som posten Avsättning till/upp-lösning av fonder i resultaträkningen.



Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?15–25 januari Analysera och bedöm om utfallet för

resultaträkningens poster, anslag och inkomsttitlar är riktigt.

Genom jämförelse med föregående år, budget, kalkyler och prognoser kan du se om utfallet i allt väsentligt verkar riktigt.

Är något konstigt bör du gå vidare och analysera månader, händelser och transaktioner. Vid behov ska rättelser göras.

17 januari Rapportera decemberutfall inklusive motpartsinformation till Hermes.

Datum kan förskjutas någon dag om den 17 januari är en lördag eller söndag. Kontrollera kalendern för Hermes på www.esv.se. Se Kommen-tarer.

Decemberutfallet som också är ett första preliminärt årsutfall rapporte-ras till Hermes.

Rapporteringen ska innehålla mot-partsinformation för alla inomstatliga transaktioner och ställningsvärden över beloppsgränserna.

17–24 januari Stäm av och rapportera motpartsin-formation.

Datum kan förskjutas någon dag om den 24 januari är en lördag eller söndag. Kontrollera kalendern för Hermes.

Den 24 januari ska alla inomstatliga mellanhavanden vara rättade så att inga motpartsdifferenser över beloppsgränserna finns kvar. Om det i undantagsfall inte är möjligt att rätta, ska ni förklara differensen i en kommentar i Hermes.

20–31 januari Räkna fram och bokför fördelning av moms mellan momspliktig och icke momspliktig verksamhet.

Se bl.a. S-kodsföreskrifterna, kod-grupp 15.

20–31 januari Stäm av Avräkning med statsverket och gör de bokföringar som behövs.

Posten Avräkning statsverket stäms av när bokföringen i övrigt i allt väsent-ligt är klar.

För myndigheter med anslag eller uppbördsverksamhet i icke räntebä-rande betalningsflöde, ska dessutom bokföringar göras så att betalning-arna hänförs till rätt delavsnitt inom kontogrupp 17.

20–31 januari Stäm av myndighetskapitalet och säkerställ att det är riktigt.

Myndighetskapitalet och dess för-ändring ska specificeras i not och du behöver därför kontrollera att allt hänger ihop.

25 januari–15 feb-ruari

För om årets kapitalförändring. Årets kapitalförändring enligt resultaträkningen ska föras om till ba-lansposten Kapitalförändring enligt resultaträkningen innan ni gör den sista rapporteringen till Hermes.

Dessförinnan ska föregående års kapitalförändring ha förts om från posten Kapitalförändring enligt resultaträkningen till Balanserad ka-pitalförändring och eventuellt andra poster.



Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?31 januari Rapportera preliminärt årsutfall.

Datum kan förskjutas någon dag om den 31 januari är en lördag eller söndag. Kontrollera kalendern för Hermes.

Den 31 januari ska det preliminära årsutfallet för anslag, inkomsttitlar och i stort sett samtliga S-koder ha rapporterats in. Även preliminär real-ekonomisk fördelning av anslagsutfall ska rapporteras denna dag.

Det som rapporteras här används både till pris- och löneomräkning av myndighetens anslag och till natio-nalräkenskapsstatistik.

De flesta myndigheter har i dag detta som den slutliga rapporteringen med undantag för enstaka rättelser.

1–15 februari Kontrollera det ni gjort. Dubbelkolla allt som kan vara viktigt, så att det inte finns några väsentliga fel.

1–20 februari Ha kommunikation med revisorn om det går.

Om revisorn har påbörjat gransk-ningen är det viktigt att du försöker få information om eventuella fel eller andra noteringar så snart det är möj-ligt. Om det vill sig väl kan ni åtgärda dem direkt.

Din myndighet ansvarar dock själv helt och hållet för årsredovisningens kvalitet. Revisorerna är inte en del av myndighetens kvalitetssäkringspro-cess.

15 februari Rapportera slutligt till Hermes

Om den 15 februari är en lördag el-ler söndag kan datum tidigareläggas till fredagen. Kontrollera informa-tion från ESV och kalendern för Hermes.

Den 15 februari ska den fullständiga redovisningsinformationen rapporte-ras till Hermes. Normalt är detta den slutliga inrapporteringen. Se Kommentarer.

Även Särskild information och avstämning av betalningar bör lämpligen rapporteras här, men dessa uppgifter får rapporteras senare (23 februari och 1 mars).

23 februari Rapportera särskild information och slutlig realekonomisk fördelning till Hermes.

Information om antal årsarbetskraf-ter, medelantal anställda, sjukfrånva-ro, bemyndiganden samt eventuella ansvarsförbindelser och garantiför-bindelser ska rapporteras som s.k. Särskild information i Hermes. Se Kommentarer.

Den realekonomiska fördelningen av anslagsutfall rättas om utfallet har ändrats sedan tidigare rappor-tering. En ändring senast denna dag av enbart realekonomisk fördelning påverkar inte EA-värderingen.



Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?23 februari Rapportera eventuella rättelser i

Hermes.Jfr kapitel 5, Kontrollera en sista gång.

Om något har ändrats i årsredovis-ningen som syns i rapporteringen, måste det rättas även i Hermes. En så-dan ändring påverkar EA-värderingen för myndigheter som inte ingår bland de 40 största, men den måste ändå göras. Se Kommentarer.

1 mars Rapportera avstämning av betalning-ar till Hermes.

Om allt var klart samtidigt med bokslutet bör ni ha rapporterat detta redan den 15 februari, men om något har rättats i ett sent skede kan en ny rapportering behöva göras senast 1 mars för att det ska bli rätt.

Kommentarer

Tidplaneringen av genomförandet

Några av de angivna senaste datumen för rapportering till Hermes är exakta, men de övriga datumen eller intervallen är ungefärliga. De är satta så att det ska vara möjligt att ha bokföringen preliminärt färdig före slutet av januari. Då bör ni få en rimlig tid för att färdigställa årsredovisningen med alla noter och för att ha de finansiella uppgifter som behövs för resultatredovisningen tillgängliga i tid.

I en stor eller komplex myndighet, kan många av momenten behöva tidiga-reläggas ytterligare någon vecka. Det kan exempelvis bero på att viktiga delar av resultatredovisningen är beroende av att slutliga finansiella uppgifter är klara, eller att myndighetens ledning vill ha lite längre tid för att ta ställning till frågor om årsredovisningens utformning.

I en mindre myndighet med snabba beslutsvägar, kan det gå bra att senarelägga en del moment någon vecka. Observera i så fall viktiga datum för rapportering till Hermes (17 januari, 24 januari, 31 januari och 15 februari). Tänk också på att kvaliteten i rapporteringen måste säkerställas. Självklart måste det också finnas tid för beslut och för ledningens överväganden inför ett beslut före den 22 februari.

Att ha hunnit långt i god tid kan leda till att Riksrevisionen i högre grad kan granska årsredovisningen innan den beslutas och upptäcka eventuella brister, så att din myndighet kan åtgärda dem. Det finns dock aldrig någon garanti för att Riksrevisionen kan planera sitt arbete så, utan myndigheten ansvarar alltid själv för att årsredovisningen i sin helhet är riktig.

Stäm av IB mot föregående års UB

IB ska stämmas av mot UB senast inför Hermesrapporteringen den 17 april och därefter i princip löpande. IB ska stämma med UB föregående år för varje post i



balansräkningen, men undantag kan gälla vid ändrad redovisningsprincip och rät-telse av väsentliga fel. Sådana ändringar av jämförelsetalen ska alltid förklaras och motiveras enligt allmänna råden till 2 kap. 7 § FÅB.

Undantag kan även gälla om verksamheten har omorganiserats genom överfö-ring av verksamhet från eller till en annan myndighet. Även sådana avvikelser ska förklaras i årsredovisningen.

Brytdag

Brytdagens innebörd beskrivs i föreskrifter och allmänna råd till 10 § FBF. Det är ankomst/avsändandedagen som är avgörande. Med elektronisk fakturering bör normalt dessa dagar vara samma dag för parterna, men det är en fördel att undvika att skicka fakturor mellan den 27 december och 5 januari för att slippa problem med gränsdragningar. Det är inte nödvändigt att fakturor och andra underlag som ska bokföras som fordringar eller skulder har hunnit attesteras och bokföras på brytdagen. Själva registreringen kan göras något senare.

När en faktura kommer in till en skanningscentral eller en annan servicebyrå som myndigheten anlitar, anses den ha kommit in till myndigheten. Skannings-centralen är myndighetens ombud i detta sammanhang.

Stäm av alla balanskonton

Anläggningstillgångar, kundfordringar och leverantörsskulder stäms av mellan reskontra och bokföring. I en del fall kanske din myndighet har andra reskontror.

För vissa poster finns kontoutdrag eller andra underlag från en extern motpart, t.ex. Riksgälden. Engagemangsbesked för kontobehållningar, lån och räntor från Riksgälden kan du hämta hem via Riksgäldens webbplats.

För några poster kanske inventeringsprotokoll finns. För övriga poster får ni göra manuella specifikationer vid behov.

Arbetet med avstämning och specifikationer utförs successivt, vartefter periodi-seringar och andra bokslutstransaktioner blir klara. Som ansvarig ska du också be-döma att saldot på varje post är rimligt. När arbetet med avstämning, bedömning och upprättande av specifikationer är klart ska du ha en tydlig kedja från varje rad i balansräkningen, via eventuell not, till specifikationer som i sin tur kan verifieras. I undantagsfall kan det vara tillräckligt med enbart en not som specifikation.

Värdering av tillgångar och skulder

Fordringar och andra tillgångar, liksom skulder och avsättningar, ska värderas vid bokslut. Det som nästan alla berörs av, är att bedöma om kundfordringar och övriga kortfristiga fordringar behöver skrivas ned.

För materiella och immateriella anläggningstillgångar ska din myndighet bedöma behovet av nedskrivningar eller förändrad avskrivningsplan. Det kan ex-empelvis bli aktuellt när en tillgång har förlorat mer i värde under året än avskriv-



ningsplanen ger uttryck för. Vissa lånefordringar ska diskonteras till nuvärde av framtida betalningar.

Finansiella instrument som innehas för att ge avkastning eller värdestegring ska värderas till marknadsvärde. Det berör i första hand myndigheter som förvaltar obligationer eller andra värdepapper i fonder eller garantiverksamhet, men kan även beröra andra myndigheter. Se 5 kapitlet i FÅB.

Ni ska även göra bedömningar för övriga balansposter. På skuldsidan ska myndigheten bedöma behov av periodisering av kostnader som leder till att upplupna kostnader eller avsättningar ska tas upp. Avsättningar för delpensioner eller pensionsersättningar stäms av mot underlag från SPV. På tillgångssidan ska ni bedöma behov av periodisering av intäkter och kostnader som leder till att upplupna intäkter eller förutbetalda kostnader ska tas upp.

Rapportering till Hermes – tidpunkter och andra krav

Reglerna om inrapportering finns i föreskrifter och allmänna råd till 21 § FBF. Det gäller både tidpunkter, vad som ska rapporteras, beloppsgränser och en del om kvalitetskrav. Dessa bör du läsa noga och tänka igenom vad olika krav inne-bär. Vid sidan av dessa regler finns även S-kodsspecifika regler i föreskrifterna om S-koder. De ger ytterligare vägledning.

Alla rapporteringstidpunkter till Hermes gäller exakt. Till skillnad mot reglerna för inlämning av årsredovisning (se kapitel 5), betraktas inte rapporteringen till Hermes som en sådan åtgärd som automatiskt får flyttas till påföljande måndag när dagen är en lördag eller söndag. Om sista datum enligt föreskrifterna för en inrapportering är en lördag eller söndag, är det alltså just den dagen som gäller. För att slippa arbete under helgen, är alternativet att rapportera på fredagen. Det kan däremot förekomma att ordinarie datum flyttas genom ett aktivt beslut. Därför är det viktigt att du kontrollerar kalendern för Hermes och särskilda beslut från ESV.

Slutlig inrapportering den 15 februari?

Inrapporteringen av fullständig redovisningsinformation senast den 15 februari används i ESV:s arbete med underlaget för årsredovisningen för staten och för viss slutkorrigering av nationalräkenskapsstatistiken för det gångna året. Därför är det viktigt att detta i allt väsentligt är den slutliga inrapporteringen.

För en myndighet som inte ingår bland de cirka 40 största och därför inte har lämnat Särskild dokumentation till ESV, leder eventuella ändringar efter detta datum därför till påverkan på EA-värderingen.

Är din myndighet en av de största myndigheterna som har lämnat Särskild dokumentation, ska inrapporteringen stämma överens med dokumentationen. Eftersom myndighetens chef normalt har beslutat om den särskilda dokumenta-tionen, förutsätts informationen i allt väsentligt vara slutlig och riktig.


genomföra bokslutsarbetet presentera i årsredovisningen

Särskild information i Hermes

Här ska ni rapportera uppgifter som ESV behöver för årsredovisningen för staten eller kompletterande statistik i vissa fall, men som inte direkt finns med i utfallsin-formationen för balans- och resultaträkningen eller anslag och inkomsttitlar. Upp-gifterna hämtas från årsredovisningen. En uppgift som inte behöver finnas med i årsredovisningen, behöver inte heller rapporteras in här. Se ESV:s föreskrifter till 21 § FBF, punkt 6.

− Uppgifter om antal årsarbetskrafter och anställda ska stämma med Samman-ställningen över väsentliga uppgifter i årsredovisningen. Var noga med defini-tionerna av dessa begrepp. − Uppgifter om sjukfrånvaro ska din myndighet lämna i årsredovisningen en-ligt reglerna i 7 kap. 3 § FÅB och inrapporteringen ska stämma med detta. − Uppgifter om beställningsbemyndiganden ska stämma med uppgifterna i anslagsredovisningen. − Uppgifter om ansvarsförbindelser och garantiförbindelser ska stämma med uppgifter inom linjen i balansräkningen. − Observera särskilt vilken enhet (kronor, tusental kronor, antal etc.) som ska användas i de olika inrapporteringsfälten i Hermes.

Rättelser efter den 15 februari

Om utfallsinformationen i årsredovisningen ändras efter den 15 februari måste även rapporteringen i Hermes ändras så att de stämmer överens. Informationen måste överensstämma, eftersom Hermesuppgifterna används i redovisningen till riksdagen i årsredovisningen för staten. För en myndighet som inte ingår bland de cirka 40 största som ska lämna särskild dokumentation, innebär en sådan rap-portering att EA-värderingen påverkas. Ändringen måste ändå rapporteras.

Rapportering av särskild information, realekonomisk fördelning av anslagsut-fall och avstämning av betalningar efter 15 februari, påverkar däremot inte EA-värderingen. Här gäller de sista datumen: 23 februari respektive 1 mars.

Observera att den realekonomiska fördelningen av anslagsutfall inte behöver vara exakt. Om det handlar om en liten differens eller ett litet fel behöver det där-för inte rättas. Däremot bör ni kontrollera att den realekonomiska fördelningen av anslagen i F-avsnittet i Hermes inte har slagits ut eller blivit helt felaktig som följd av inrapportering efter den 31 januari.


presentera i årsredovisningen

4 Presentera i årsredovisningen

I det här avsnittet beskriver vi viktiga moment i arbetet med själva årsredovis-ningen som dokument. Alla obligatoriska uppgifter ska finnas med och de ska utformas i enlighet med reglerna. Här går vi inte igenom hur-frågorna i detalj, utan du behöver läsa reglerna i framför allt FÅB noga för att göra rätt.

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?25 januari–10 feb-ruari

Skriv in resultaträkning, balansräk-ning, anslagsredovisning och even-tuell finansieringsanalys i årsredovis-ningsdokumentet.

De olika finansiella rapporterna ska ställas upp enligt bestämmelserna i bilaga 1–4 till föreskrifterna till FÅB.

För balansräkning, resultaträkning och finansieringsanalys får posternas namn ändras och nya poster får tillfö-ras. Ordningsföljden och rubrikernas namn får däremot inte ändras.

Det är bara större myndigheter som behöver göra finansieringsanalys. Se 2 kap. 4 § FÅB.


Kommentera anslagsutfall. Myndigheten ska kommentera utfal-let för anslag och för bemyndigan-den, särskilt om utfallet avviker från regleringsbrevet. Se 6 kap. 1 § FÅB.

Kommentarerna kan läggas i noter el-ler i kommentarer direkt i anslutning till anslagsredovisningen.


Upprätta alla obligatoriska noter och andra noter som behövs.

Gör detta stegvis, allteftersom av-stämningen är klar. Noter ska finnas om det behövs för att förstå de finan-siella rapporterna Se 2 kap. 6 § FÅB.

För många poster finns särskilda regler för noterna i föreskrifter och allmänna råd till 7 kap. 1 § FÅB. Se Kommentarer.


Skriv in uppgifter enligt återrappor-teringskrav och villkor i reglerings-brevet.

Redovisning mot återrapporte-ringskrav och finansiella eller andra villkor skrivs in, ofta lämpligast bland noterna (om de inte hör till resultat-redovisningen).

Samordna vid behov med resultat-redovisningen, så att informationen hänger ihop.


presentera i årsredovisningen presentera i årsredovisningen

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?25 januari–10 feb-ruari

Skriv in beskrivningen av tillämpade redovisningsprinciper.

Ofta kan du använda föregående års beskrivning, men var noggrann med att få med eventuella ändringar av principer och uppgifter om eventuella rättelser av fel med motivering.

Glöm inte förbättringar av tidigare års beskrivning som bör göras, efter egna eller revisorernas förbättrings-önskemål och ändrade regler och rutiner.

Början av februari Skriv in alla uppgifter i Sammanställ-ningen av väsentliga uppgifter.

Uppgifter för fem år anges i enlighet med bestämmelserna i 2 kap. 4 § FÅB.

1–15 februari Stäm av alla viktiga uppgifter mellan finansiella rapporter med noter och resultatredovisningen.

Resultatredovisningens information om framför allt kostnader och intäk-ter ska normalt stämma direkt över-ens med resultaträkningen, noterna och/eller anslagsredovisningen.

I annat fall bör skillnader kommente-ras. Se 3 kap. 2 § FÅB. Ofta är det då lämpligt med en avstämningsbilaga så att sambanden lätt kan identifie-ras.

15 februari Upprätta Särskild dokumentation till ESV – ett utdrag ur förslaget till årsredovisning. Berör endast stora myndigheter.

De cirka 40 största myndigheterna (se förteckning 2 kap. 3 § FÅB) ska upprätta en Särskild dokumentation som beslutas av myndighetens chef och lämnas in senast denna dag. Se Kommentarer.

10–15 februari Skriv in alla uppgifter om ledande befattningshavare och eventuell styrelse.

Kontrollera att allt verkar rätt och fullständigt och skriv in uppgifterna. Se 7 kap. 2 § FÅB.

Om du är osäker på om en viss upp-gift behöver vara med, är det bättre att ta med någon onödig informa-tion än att obligatorisk information saknas.

Observera att sidouppdrag ska redovisas både för personer som haft uppdragen under året och för en eventuell ny styrelseledamot eller ledande företrädare.

10–15 februari Skriv in underskriftsmening och beslutsfattare.

Det finns två olika underskriftsme-ningar. Se 2 kap. 8 § FÅB. Den ena gäller alla myndigheter. Den andra gäller dessutom för myndigheter med intern revision.

Var noga med att du kontrollerat vilka som sitter i styrelsen vid besluts-tillfället, så att inga namn saknas. Se Kommentarer.


presentera i årsredovisningen

Kommentarer

Noter

Det finns generella krav på att ha noter eller tilläggsupplysningar när det behövs för att förstå informationen, och dessutom finns uttryckliga krav på noter i ESV:s före-skrifter och allmänna råd till 7 kap. 1 § FÅB för följande poster i resultaträkningen och balansräkningen. Kraven gäller under förutsättning att posten finns med i de finansiella rapporterna. Vad som krävs för olika poster kan du läsa om i nämnda föreskrifter och allmänna råd.

Poster i resultaträkningen med uttryckliga krav på noter: − Intäkter av avgifter − Finansiella intäkter och kostnader − Kostnader för personal − Intäkter av avgifter m.m. som inte disponeras − Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag − Lämnade bidrag − Årets kapitalförändring − Avsättningar till/upplösning av fonder för transfereringsändamål

Poster (rubriker) i balansräkningen med uttryckliga krav på noter: − Immateriella anläggningstillgångar − Materiella anläggningstillgångar − Beredskapstillgångar − Andelar i hel- och delägda företag − Andra långfristiga värdepappersinnehav − Långfristiga fordringar − Utlåning − Varulager − Övriga kortfristiga fordringar − Avräkning med statsverket − Värdepapper och andelar − Myndighetskapital − Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser − Övriga avsättningar − Lån i Riksgäldskontoret − Andra långfristiga skulder − Räntekontokredit i Riksgäldskontoret − Övriga kortfristiga skulder − Depositioner − Periodavgränsningsposter


presentera i årsredovisningen kvalitetssäkra, besluta och expediera

Dessutom finns några ytterligare generella upplysningskrav som inte är knutna till en viss post i resultaträkningen eller balansräkningen. Exempel är att avgifter enligt 4 § avgiftsförordningen ska särredovisas, EU-medel ska särredovisas i vissa fall och mer generellt att information som är väsentlig för regeringens uppfölj-ning och prövning av verksamheten ska finnas med. För att kunna säkerställa att all obligatorisk information finns med måste du därför noggrant läsa både 7 kap. 1 § och de mer allmänna reglerna om årsredovisning i 2 kap. 4–7 §§ FÅB med föreskrifter och allmänna råd.

Särskild dokumentation

Endast de cirka 40 största myndigheterna berörs av Särskild dokumentation, som ska lämnas till ESV för att möjliggöra den korta tidplanen för arbetet med årsredovisningen för staten. Dokumentationen består av det befintliga förslaget till årsredovisningens finansiella rapporter med noter så långt detta är klart. Även beskrivning av redovisningsprinciper och andra tilläggsupplysningar bör tas med om det i huvudsak är färdigt. Om årsredovisningen redan skulle vara beslutad den 15 februari, skickar ni in den beslutade årsredovisningen och behöver inte fatta något särskilt beslut om Särskild dokumentation.

Det är alltså inte tänkt att din myndighet ska göra något större arbete med dokumentationen, utan ni tar helt enkelt förslaget till årsredovisning, utom resul-tatredovisningen, så långt ni har kommit den 15 februari. Det extra arbetet är att kontrollera att dokumentationen stämmer överens med inrapporteringen i Her-mes och att ni bokar tid för beslut så att den blir underskriven av myndighetens chef. I en stor myndighet kan det vara svårt att få tid med myndighetschefen för detta dokument som fortfarande är av preliminär natur. Därför är det tillåtet att låta myndighetschefen bemyndiga en annan person, exempelvis ekonomidirektör eller administrativ chef, att fatta beslut om den särskilda dokumentationen.

Underskriftsmening och beslutsfattare

Rätt underskriftsmening, rätt beslutsfattare och att rätt personer skriver under årsredovisningen är av mycket stor betydelse. Det förekommer att Riksrevisionen bedömer att årsredovisningen ur revisionssynpunkt inte alls har lämnats, om un-derskriftsmening saknas eller om personer i en styrelse saknas i årsredovisningen. Det leder då självfallet till en modifierad revisionsberättelse även om ni senare lämnar in en årsredovisning som betraktas som avlämnad.

Hos ESV kan den här typen av brister leda till merarbete med årsredovisningen för staten. EA-värderingen påverkas i praktiken alltid vid modifierad revisionsbe-rättelse och ofta påverkas fler än en EA-värderingsfråga.


kvalitetssäkra, besluta och expediera

5 Kvalitetssäkra, besluta och expediera

I det här avsnittet går vi igenom den sista finputsningen av årsredovisningen och de formella åtgärderna med att fatta beslut och skicka dokumentet till alla mot-tagare.

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?14 februari Kontrollera att inrapporteringen i

Hermes stämmer överens med årsre-dovisningen.

Pricka varje rad i resultaträkningen, balansräkningen och anslagsredovis-ningen – inklusive redovisningen mot inkomsttitlar – mot respektive rappor-ter i Hermes.

Om något skiljer sig åt, måste det rättas.

15 februari Besluta och lämna in Särskild doku-mentation till ESV – gäller endast de cirka 40 största myndigheterna.

Inlämningsdagen kan vara tidigare-lagd om den 15 februari är en lördag eller söndag.

Beslut fattas av myndighetens chef eller av den som chefen särskilt har utsett (se föregående kapitel).

Särskild dokumentation lämnas till ESV i elektronisk form (PDF) till samma e-postadress som årsredo-visningen. När den 15 februari har infallit på en lördag eller söndag, har regeringen vanligen fattat särskilt beslut om att ESV får begära in hand-lingen på fredagen före.

10–20 februari Kontrollera en extra gång att årsre-dovisningens alla obligatoriska delar finns med.

Se Kommentarer.

10–20 februari Kontrollsummera viktiga tabeller så att ni undviker onödiga fel.

Det är tråkigt med onödiga småfel och ibland kan det få stora konse-kvenser om de finansiella rappor-terna, noterna eller andra viktiga tabeller inte summerar.

10–20 februari Kontrollera en extra gång att alla som ska underteckna årsredovisning-en verkligen finns med.

Om någon styrelseledamot saknas, är det troligt att Riksrevisionen anser att årsredovisningen inte är beslutad i behörig ordning och då ur revisions-synpunkt inte alls anses vara inläm-nad.

10–20 februari Kontrollera att underskriftsmening-en är rätt inskriven.

Se 2 kap. 8 § FÅB.

10–22 februari Fatta beslut om årsredovisningen. Beslutsordningen för din myndighet ska följas. I en del myndigheter inne-bär chefens underskrift att beslutet har fattats, i andra fall har myn-digheten en ordning med särskilda protokoll för beslutet.

Om myndigheten har en styrelse ska det framgå av protokollet att styrel-sen beslutat om årsredovisningen.


kvalitetssäkra, besluta och expediera kvalitetssäkra, besluta och expediera

Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?10–22 februari Se till att årsredovisningen skrivs

under av alla berörda.Om din myndighet inte har en styrelse, skriver myndighetens chef under årsredovisningen.

Om myndigheten har en styrelse ska alla ledamöter skriva under, oavsett om de närvarar vid styrelsemötet eller inte. Lämpligen tas originalet med till mötet för underskrift. Det är den sit-tande styrelsen som ska skriva under.

Om alla inte är närvarande eller om årsredovisningen av någon anledning inte kan skrivas under vid beslutstill-fället, måste ni kontakta varje person individuellt och komma överens om när underskriften kan göras. Alla un-derskrifter måste finnas på originalet (myndighetens arkivexemplar) innan Riksrevisionen lämnar sin revisionsbe-rättelse, dvs. absolut senast omkring den 20 mars.

Den årsredovisning som myndighe-ten lämnar in till regeringen och de övriga angivna mottagarna, behöver däremot endast ha namnen i tryckstil.

22 februari Expediera årsredovisningen i elektro-nisk form.

Efter beslutet och senast den 22 fe-bruari ska årsredovisningen lämnas till regeringen och dessutom till bl.a. ESV och Riksrevisionen.Se Kommentarer.

Årsredovisningen ska lämnas i elek-tronisk form i PDF-format. En scannad papperskopia uppfyller inte kraven.

Undantag från kravet på elektronisk form kan eventuellt gälla för en myn-dighet med hemlig verksamhet.

22 februari Expediera eventuellt i pappersform. Om din myndighet är en av de cirka 40 största ska även en papperskopia lämnas till de angivna mottagarna samma dag.

Om myndigheten utan att det är föreskrivet producerar en tryckt årsredovisning för vidare spridning (som inte är exakt likadant formgiven som den som lämnats elektroniskt), bör den tryckta versionen lämnas till fackdepartementet och ESV när den är klar.



Tidpunkt Vad ska ni göra? Hur och varför?22 februari Kontrollera en sista gång att alla

uppgifter överensstämmer mellan Hermes och årsredovisningen.

Resultaträkning, balansräkning, an-slag och inkomsttitlar måste vara rätt rapporterade.

Om något avviker måste det ovillkor-ligen rättas i Hermes, även om detta i de flesta fall påverkar EA-värdering-en.

Även s.k. Särskild information ska stämma med årsredovisningen.

Observera att en liten rättelse t.ex. mellan olika kostnadsslag i bokföring-en inte alltid syns i årsredovisningen. Då kan det vara bättre att avstå från rättelsen för att slippa EA-värderings-påverkan.

Mars Det är inte tillåtet att ändra eller komplettera årsredovisningen när den är klar.

Även om ni själva eller revisorerna upptäcker fel, får årsredovisningen inte ändras eller kompletteras efter sista datum (22 februari).

Kommentarer

Årsredovisningens obligatoriska delar

Att årsredovisningen är fullständig kan ses som självklart, men det kan få stora konsekvenser om ni missar att ta med någon sida eller någon uppgift. Se 2 kap. 4–8 §§ och 7 kap. 1–3 §§ FÅB. Säkerställ därför en sista gång att ni har med all information enligt följande:

− Resultatredovisning − Resultaträkning − Balansräkning − Anslagsredovisning inklusive redovisning mot inkomsttitlar − Noter − Beskrivning av tillämpade redovisnings- och värderingsprinciper samt eventuell information om byte av redovisningsprinciper och rättelser av fel från tidigare år − Eventuell finansieringsanalys − Sammanställning av väsentliga uppgifter − (Annan) information av väsentlig betydelse för regeringens uppföljning och prövning − Eventuell information om vissa händelser efter räkenskapsårets utgång − Underskriftsmening(ar) − Underskrift(er)


kvalitetssäkra, besluta och expediera kvalitetssäkra, besluta och expediera

Till vilka ska ni lämna årsredovisningen?

I föreskrifterna till 1 kap. 3 § FÅB anges vilka som ni ska skicka årsredovisningen till:

− Regeringen (berört fackdepartement) − Ekonomistyrningsverket − Finansdepartementet − Riksdagens utredningstjänst − Riksrevisionen − Statskontoret

Om frågor om totalförsvaret behandlas ska årsredovisningen även lämnas till För-svarsdepartementet och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

E-postadresser till alla mottagarna brukar publiceras på ESV:s webbplats. Din myndighet ansvarar dock själv för att ni har rätt adresser och att årsredovisningen har lämnats i tid till rätt mottagare.

Inte scannad papperskopia

Den elektroniskt inlämnade årsredovisningen får inte vara en scannad pappers-kopia. En del myndigheter vill ha myndighetschefens eller styrelseledamöternas underskrifter inkopierade, men det är alltså inte obligatoriskt med namnen an-nat än i tryckstil på den version som lämnas in. Om din myndighet vill ha med underskrifterna ändå, kan ni exempelvis scanna eller kopiera namnteckningarna och klistra in dem som bild i ett Word-dokument eller motsvarande, som därefter görs om till en PDF-fil. Skälet utöver säkerheten till att ni ska göra en PDF-fil och inte ett scannat dokument, är att PDF-filen är sökbar.

Vad händer om årsredovisningen är felaktig?

Årsredovisningen får inte ändras eller kompletteras efter sista dagen för inläm-ning3. Om ett viktigt fel upptäcks därefter, kan din myndighet alltså inte göra något åt det även om revisorerna gör bedömningen att det ska leda till modifierad revisionsberättelse. En så kallad fellista som revisorerna tar fram (efter 22 febru-ari), är en ren information till myndigheten och inte ett underlag för rättelser av årsredovisningen. Det är därför vi betonar att ni ska dubbelkolla fullständighet, kvalitet och inrapportering så många gånger i den här handledningen.

I vissa fall kan det ändå vara lämpligt att informera regeringen om väsentliga fel. Det gäller i första hand om en viss uppgift är av sådan betydelse att den kan påverka regeringens beslut i en viss fråga. Om din myndighet av det skälet efter

3 Om ni skulle ha lämnat in årsredovisningen några dagar före den 22 februari och upptäcker ett fel, kan ni däremot rätta felet senast den 22 februari genom att skicka in en ny årsredovisning.



sista datum lämnar upplysning till regeringen om ett väsentligt fel eller en väsent-lig brist, är det dock inte att anse som en ändring av årsredovisningen utan som en separat handling.

ordlista


ordlista


ordlistaordlista

Ordlista

Hänvisning görs till det kapitel där begreppet i första hand behandlas.

Beslutsmening _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 4 Brytdag _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 3Expediera årsredovisning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 5Finansiella rapporter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 4Inventering _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2Klassificering _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 3Kommentarer till anslagsutfall _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 4 Ledande befattningshavare _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2Mottagare av årsredovisningen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 5Noter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 4Periodiseringar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 3Rapportering i Hermes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 3Redovisningsprinciper _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 4Regelförändringar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2Resultatredovisning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2Revisionens rapportering _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2Sammanställning av väsentliga uppgifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 4Sidouppdrag _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2 Styrelsen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 5Särskild dokumentation _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 4Särskild information _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 3Tidsplanering _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2Underskrifter _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 5Utvärdering _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 2Värdering av poster _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 3Ändring av årsredovisning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ kapitel 5


ESV:s publikationer 2015

2015:1 Personalkostnader2015:2 Prognos januari 20152015:3 Årlig rapport 2014 – jordbruksfonderna2015:4 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Botnia Atlantica Årligt Yttrande 2014 – regionalfonden Botnia Atlantica 2015:5 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Nord Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Nord 2015:6 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Norra Periferin Årligt Yttrande 2014 – regionalfonden Norra Periferin2015:7 Årlig kontrollrapport 2014

– regionalfonden Öresund Kattegatt Skagerrak Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Öresund Kattegatt Skagerrak2015:8 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Regionala program Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Regionala program2015:9 Årlig kontrollrapport 2014 – regionalfonden Sverige-Norge Årligt yttrande 2014 – regionalfonden Sverige-Norge 2015:10 Årlig kontrollrapport 2014 – socialfonden Årligt yttrande 2014 – socialfonden2015:11 Årlig kontrollrapport 2014 – fiskerifonden Årligt yttrande 2014 – fiskerifonden 2015:12 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering – gränsfonden 2015:13 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering – flyktingfonden2015:14 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering

– återvändandefonden2015:15 Årlig revisionsrapport med yttrande och validering

– integrationsfonden 2015:16 Statliga inrapporteringskoder 20152015:17 ESV:s årsredovisning 20142015:18 EA-boken 20152015:19 Tänka efter före – konsekvensutredning vid regelgivning2015:20 EU-medelshantering i Sverige2015:21 Inkomstliggaren 20152015:22 Säkerställd intern styrning och kontroll 20152015:23 Redovisning av den statliga internrevisionen 20152015:24 Utfallet för statens budget2015:25 Statens resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalys m. m.2015:26 Prognos mars 2015

2015:27 Andelar i hel- och delägda företag – tillämpning av kapitalandelsmetoden

2015:28 Den statliga sektorn 20142015:29 Tidsserier för Årsredovisning för staten 20142015:30 En introduktion till den statliga internrevisionen2015:31 Ekonomiadministrativ värdering 20152015:32 Avgifter 2014 – om avgiftsbelagd verksamhet i staten2015:33 Redovisning av komponenter – stöd till de myndigheter som ska dela

upp sammansatta anläggningstillgångar i komponenter2015:34 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet

Europeiska Regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg V A Sverige-Norge 2014–2020

2015:35 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska Regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg V A Öresund-Kattegat-Skagerak (ÖKS) 2014–2020

2015:36 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska Regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg Nord 2014–2020

2015:37 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska Regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg Botnia Atlantica 2014–2020

2015:38 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska Regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg Norra Periferin och Arktis 2014–2020

2015:39 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska Regionala utvecklingsfonden (ERUF) Interreg Regionala strukturfondsprogram och nationellt regionalfondsprogram för investeringar i tillväxt och sysselsättning 2014–2020

2015:40 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska och fiskerifonden (EHFF) 2014–2020

2015:41 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Operativt program för lokalt ledd utveckling (LLU) med stöd från Regionala utvecklingsfonden (ERUF) och Socialfonden (ESF) 2014–2020

2015:42 Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska Socialfonden (ESF) – Nationellt strukturfondsprogram för investering för tillväxt och sysselsättning 2014–2020

2015:43 Att ge statligt stöd till civila samhällets organisationer – hur myndigheter kan planera, genomföra och följa upp sin bidragsgivning till ideella organisationer

2015:44 Uppdrag att analysera konsekvenser av ett krav på e-fakturering till offentlig sektor

2015:45 Att ta betalt med 4 § avgiftsförordningen2015:46 Prognosutvärdering 20142015:47 En ändamålsenlig styrning av Försvarsmaktens investeringar2015:48 Fördjupat it-kostnadsuppdrag

– delrapport 1: Kartläggning av strategiska it-projekt med hög risk2015:49 Tidsserier, statens budget m. m. 20142015:50 Statliga myndigheters lokaler i Stockholm, Solna och Sundbyberg2015:51 Prognos juni 2015 – Statens budget och de offentliga finanserna juni

20152015:54 Momshandledning2015:55 Prognos september 2015 – Statens budget och de offentliga finanserna2015:56 Medelsöverföringar till statliga bolag och internationella finansiella

institutioner

Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89Box 45316104 30 Stockholm

Tfn 08-690 43 00Fax 08-690 43 50www.esv.se

ESV gör Sverige rikare

– Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel.

– Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.

Documents

2015:57 Handledning Checklista för bokslut · tips om viktiga uppgifter. Augusti/september Gå igenom revisorernas rapporte-ring. Om myndigheten gör delårsrapport är det särskilt