2013  Pacific  Dermatologic  Association  Managing  Office  Politics:  Just  Fire  Them  All  August  18,  2013  

  Speakers:    Amelia  Kaymen,  MD    San  Francisco,  CA    John  Geisse,  MD      Vallejo,  CA    Neal  Bhatia,  MD    Long  Beach,  CA  

  Agenda:    Review  cases  and  Discuss  

  Amelia  Kaymen,  MD:    None    John  Geisse,  MD:        None    Neal  Bhatia,  MD:      None  

Discussion  Cases  

  Two  employees  managing  the  front  desk  are  clockwatchers,  always  the  first  to  leave  at  11:59  am  for  lunch  and  4:59  pm  for  the  end  of  the  day  no  matter  what  is  happening  leaving  the  other  employees  stuck  with  their  work.      

       

  1)  How  is  this  cycle  broken:   Who  approaches  the  offending  employees?   Who  repairs  the  morale  and  how?  

     2)  What  is  the  breaking  point  for  termination,  even  for  a  good  employee?  

  The  employees  turn  to  the  junior  associate  dermatologist  for  help,  as  the  senior  managing  partner  is  unresponsive.    The  office  manager  is  also  “buddies”  with  the  offenders  

  3)  What  is  the  role  of  the  non-­‐partner  physician?  

  4)  Any  other  strategies  to  prevent  this  pattern  from  recurring?    Or  for  anyone  retaliating?  

  The  office  hires  a  new  male  associate  who  is  responsible  for  supervising  the  established  female  PA.    She  has  been  “independent”  for  many  years  and  uses  her  nurse  allies  to  hide  charts  and  do  surgeries  that  he  is  not  aware  of.    The  senior  partner  looks  the  other  way  and  takes  extensive  time  off  because  he  is  making  money  but  the  new  associate  is  responsible  for  the  bad  outcomes.  

  1)  What  are  the  new  physician’s  options?  

  2)  What  should  be  done  to  break  the  routine  between  the  MAs  and  PA?  

  3)  The  PA’s  husband  is  an  attorney  and  begins  making  some  noise  in  the  office  about  her  rights  now  that  she  is  being  supervised.    How  should  this  be  handled?  

  The  new  associate  has  a  restrictive  covenenant  but  the  PA  does  not.  

  4)  Is  the  new  associate’s  only  option  to  leave?  

  5)  If  so,  does  he  have  enough  of  a  case  to  fight  his  non-­‐compete  clause?  

  The  new  MA  in  the  office  is  amazing  and  does  the  work  of  three,  is  efficient  and  energetic,  and  the  patients  love  her…but  she  calls  in  sick  every  other  Friday.  Everyone  in  the  office  knows  she  is  not  sick  but  feels  trapped.  

  1)  How  should  this  be  addressed  with  the  MA?  

  2)  What  can  be  done  to  break  the  pattern?  

  3)  How  should  morale  be  restored  since  many  of  the  staff  are  upset  with  her?  

  4)  What  adjustments,  if  any,  should  be  made  to  the  policy  on  days  off  for  illness?  

  The  office  staff  has  counted  on  lunch  from  drug  companies  for  years,  but  thanks  to  the  Sunshine  Act  one  of  the  senior  physicians  said  no  more  because  they  do  not  want  to  be  reported  online.    Needless  to  say  the  staff  is  unhappy,  although  they  treated  the  reps  like  caterers  and  would  never  thank  them.    Two  have  the  physicians  have  also  stopped  writing  brand  name  drugs  and  are  only  writing  generics  due  to  this  change.  

  1)  Is  cutting  off    the  lunches  extreme?  

  2)  How  is  the  policy  enforced  when  the  reps  get  involved  and  ask  the  staff  to  reinstate  lunch?  

  3)  Is  it  fair  for  the  other  physicians  to  have  lunch  outside  with  the  reps  instead,  since  they  write  the  prescriptions?  

  Eventually  the  policy  becomes  modified  so  that  only  the  prescribers  can  have  lunch  with  pharmaceutical  reps,  which  makes  the  staff  furious  but  that  is  the  decision.  

  4)  Is  this  situation  being  handled  well?  

  5)  Is  there  too  much  scrutiny  by  patients  that  creates  a  concern?  

  One  of  the  new  physicians  and  MAs  starts  an  affair  and  it  is  not  a  secret.    They  meet  after  work  and  are  often  seen  in  public,  and  use  the  office  as  a  rendezvous  point.    There  is  clearly  favoritism  in  the  office  but  the  senior  partner  and  office  manager  are  not  aware  of  the  issue.  

  1)  What,  if  anything,  should  be  done?  

  2)  What  happens  if  the  affair  ends?  Ends  badly?  

  3)  What  is  the  liability  to  the  practice?  

  Employees  regularly  “curb-­‐side”  physicians  or  mid-­‐levels  in  the  hallway  to  ask  a  question  about  a  lesion  on  their  face,  arm,  a  picture  of  their  child,  etc.    They  have  been  told  that  they  need  to  schedule  an  appointment  to  discuss  medical  issues.    However,  in  the  era  of  high  copays  and  deductibles  they  want  an  easy  way  to  get  care.  

  1)  What  can  be  done  to  break  the  pattern  without  affecting  morale?  

  2)  One  of  the  employees  shares  the  curbside  advice  with  the  physician  treating  her  and  after  a  disagreement  at  the  office  threatens  litigation  against  the  clinic…is  there  a  case?  

  A  marginal  employee  spends  a  good  part  of  her  day  on  social  media.    After  hours  she  has  been  posting  information  about  her  day  at  work  including  information  about  her  employer,  the  practice,  and  specifically  other  employees  that  she  has  had  disagreements  or  issues  with.  Eventually  the  posts  start  occurring  during  the  work  day  and  the  other  employees  are  hearing  about  it  from  outside  sources.  The  reputation  of  the  practice  and  the  employees  is  now  being  compromised  as  she  airs  her  "dirty  laundry"  out.  

  1)  What  is  the  course  of  action  here  to  protect  the  employees  and  the  practice?  

  2)  What  are  the  consequences  of  her  actions?  What  if  she  calls  this  "freedom  of  speech?“  

  3)  How  can  this  be  prevented?    Do  office  internet  policies  solve  these  issues?  

  The  office  then  decides  to  incorporate  a  daily  post  on  Facebook  with  updates  and  medical  advice  in  an  attempt  to  increase  public  relationships.    However,  one  patient  acts  on  what  is  considered  medical  advice  and  suffers  an  adverse  outcome.  

  4)  What  is  the  liability  to  the  practice?    Or  any  of  the  physicians?  

  5)  Who  should  be  monitoring  the  content  of  these  posts?  

  One  of  the  drug  reps  who  has  worked  her  way  into  the  favor  of  many  of  the  nurses  with  lunches  and  other  gifts  is  now  in  a  contest,  and  is  recruiting  the  staff  to  help  her  out  by  having  them  hide  the  samples  and  rebate  cards  of  the  competition's  drugs.  The  other  reps  hear  about  this  and  start  a  bidding  war  of  lunches  and  gifts  to  win  favor  to  a  point  where  it  is  out  of  control.  

  1)  How  is  this  cycle  broken?  

  2)    Is  this  a  bad  problem  to  have?  

  3)  Who  should  be  held  responsible  and  how  can  it  be  remedied  without  extreme  solutions?