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201
2010-2011 Annual Report
Office of the Comptroller
2010-2011 Rapport annuel
Bureau du contr61eur
2010-2011 Annual Report
Published by Office of the Comptroller Province of New Brunswick P O Box 6000 Fredericton NB E3B SH I Canada
November 20 I I
Cover Communications New Brunswick
Printing and Binding Printing Services Supply and Services
ISSN 1204-0398
Printed in New Brunswick
Rapport annuel 2010-201 1
Public par Bureau du conlroleur Province du Nouveau-Brunswick Case pos tale 6000 Fredericton (Nouveau-Brunswick) E3B SHI Canada
novembre 20 I I
Couverture Communications Nouveau-Brunswick
Imprimerie et reliure Services dimprimerie Approvisionnement et Services
ISSN 1204-0398
Imprime au Nouveau-Brunswick
2010-2011 Annual Report
Office of the Comptroller
2010-2011 Rapport annuel
Bureau du contr61eur
The Honourable Graydon Nicholas Lieutenant~Governor of the Province of New Brunswick
May it please Your Honour
It is my privilege to submit the Annual Report of the Office of the Comptroller Province of New Brunswick for the fiscal year 1 April 2010 to 31 March 2011
Respectfully submitted
Le ministre des Finances
Blaine Higgs Minister of Finance
The Honourable Blaine Higgs Minister of Finance Fredericton NB
Sir
I am pleased to be able to present the Annual Report describing operations of the Office of the Comptroller throughout the fiscal year 20 I 0~20 II
Respectfully submitted
Lhonorable Graydon Nicholas Lieutenant~gouverneur de la Province du Nouveau-Brunswick
Plaise aVotre Honneur
Je suis heureux de vous soumettre Ie rapport annuel du Bureau du controleur de la province du Nouveau~ Brunswick pour lexercice financier allant du I er avril 201Oau3I mars 2011
V eui Ilez agrt~er V otre Honneur I assurance de mon profond respect
Lhonorable Blaine Higgs Ministre des Finances Fredericton (Nouveau-Brunswick)
Monsieur
Je suis heureuse de vous soumettre Ie present rapport annuel du Bureau du controleur pour exercice financier 20 I 0-20 II
Veuillez agrtier Monsieur lassurance de mon profond respect
La controleuse
Janet Gallagher CA MBA Janet Gallagher CA MBA Comptroller
Table of Contents
Page
2010-2011 Highlights I
Office Overview Vision 4 Mission 4 Values 4 Objectives 4 Legal Mandate 5 Roles and Responsibilities 6 Organization Structure 6 Activities and Services 8 Financial Resources 12 Human Resources 14
Year in Review Management Direction 18 Relevance 19 Achievement of Intended Results 21 Appropriateness 23 Acceptance 24 Working Environment 25
Appendix Financial Administration Act 28
Table des matii~res
Page
Faits saillants de 2010-2011 l
Aper~u du Bureau Vision 4 Enonce de mission 4 Valeurs 4 Objectifs 4 Mandat juridique 5 Roles et responsabilites 6 Structure de lorganisation 6 Activites et services 8 Ressources financieres 12 Ressources humaines 14
Vannee en revue Orientation de la gestion 18 Pertinence 19 Realisation des resultats escomptes 21 A-propos 23 Degre de satisfaction 24 Environnement de travail 25
Annexe Loi sur Iadministration financiere 28
2010-2011 HIGHLIGHTS
Training of Financial Professionals for GNB
In November 2008 the Office was approved by the New Brunswick Institute of Chartered Accountants as a Chartered Accountant (CA) training office In an effort to strengthen the financial management capacity of the Government of New Brunswick the Office enrolled its first individual in that program in September 2009 At 31 March 2011 Accounting Services had 2 students enrolled in the CA program We believe this development will be a benefit to the Government as a whole as we continue to develop professional accountants to enhance the financial capacity and fulfill succession planning requirements across government departments The office also continues to support students enrolled in the Certified General Accountants (CGA) and Certified Management Accountants (CMA) accounting designation programs and had a student in each of these programs at 31 March 2011
Implementation of Process Improvement
Office of the Comptroller (OoC) was assigned responsibility to lead the Premiers commitment to Introduce evaluation mechanisms like LEAN process improvements for any new and existing programs OoC completed an assessment of the current state of continuous improvement efforts in government and provided input to Senior Government Officials for developing a corporate strategy
Review of Information Systems OperationsshyDepartment of Health
The Audit and Consulting section completed a review in the Department of Health to address
FAITS SAILLANTS DE 2010-2011
Formation pour experts financier du GNB
En novembre 2008 Ie Bureau a ete approuve comme maitre de stage comptable agree (CA) par lInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick Dans un effort de renforcer la capacite de gestion financiere du gouvernement du Nouveau Brunswick Ie Bureau a embaucher son premier candidat au titre de ce programme en septembre 2009 Au 31 mars 2011 Ie Service de comptabilite avait deux participants dans Ie programme de CA Nous sommes persuades que ce projet sera profitable au gouvernement dans son ensemble puisque nous continuons aformer des comptables professionnels afin de renforcer la capacite financiere et de repondre aux besoins en matiere de planification de la reIeve dans les ministeres du gouvernement Le Bureau continue egalement dapporter son appui aux etudiants inscrits aux programmes daccreditation Comptables generaux accredites (CGA) et Comptables en management accredites (CMA) il avait un etudiant inscrit dans chacun de ces programmes au 31 mars 2011
Mise en reuvre de lamelioration des processus
La responsabilite de donner suite alengagement du premier ministre alaquo presenter des mecanismes devaluation comme Ie processus damelioration LEAN pour tout programme nouveau et existantraquo a ete confiee au Bureau du contr6leur (BdC) Le Bureau a effectue une evaluation de letat actuel des efforts consacres alamelioration continue au sein du gouvernement et a fait des suggestions aux hauts fonctionnaires en vue delaborer une strategie globale
Examen du fonctionnement des systemes dinformation - ministere de la Sante
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen au ministere
1
concerns surrounding potential conflicts of interests and deficiencies in the procurement process and contract management practices The study validated concerns raised and proposed a number of recommendations for implementation
Purchase Card Review
The Audit and Consulting section completed a review of the purchase card processes and usage to assess compliance with legislative and government policies In addition an assessment of the assignment and maintenance processes for purchase cards was reviewed The review provided insight into current practices and identified areas for policy consideration
Review of Financial Assistance Provided to Industry
The Audit and Consulting Services section completed a review of financial assistance provided to industry from 2001 to 2009 The review examined and assessed the success of financial assistance approved by Board of Management during the study period The results of the review were presented at a Deputy Minister retreat and an extract from this presentation was included in the Challenges Facing New Brunswick presentation which was delivered to government employees across the Province
Document Management System
The Audit and Consulting Services section performed an assessment of the internal controls and functionality of the Document Management System implemented by New Brunswick Internal Services Agency (NBISA) We were able to report that no items had come to our attention that would lead us to believe the internal controls over the system were not
de la Sante pour repondre aux preoccupations concernant les lacunes et les conflits dinterets possibles ayant trait au processus dapprovisionnement et aux pratiques de gestion des contrats Lexamen a permis de confirmer les preoccupations soulevees et des recommandations a mettre en reuvre ont ete proposees
Examen de la carte dachat
La Section des services de verification et de consultation a examine les processus et lusage de la carte dachat pour evaluer Ie degre de conformite avec la loi et les politiques gouvernementales De plus une evaluation a ete effectuee sur les processus dattribution et de suivi des cartes dachat Lexamen a permis davoir une meilleure idee des pratiques en vigueur et de cerner les secteurs qui devraient etre soumis aune politique
Examen de laide financiere accordte a lindustrie
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen de I aide financiere accordee a lindustrie de 2001 a2009 II sagissait devaluer si Iaide financiere approuvee par Ie Conseil de gestion durant cette periode a donne les resultats escomptes Les resultats ont ete presentes lors dune Journee de reflexion des sous ministres Des extraits de cette presentation ont ete integres aiexpose laquo Defis que doit relever Ie Nouveau-Brunswickraquo qui a ete presente aux employes du gouvernement provincial
Systeme de gestion des documents
La Section des services de verification et de consultation a effectue une evaluation des mesures de controle internes et de Ia fonctionnalite du Systeme de gestion des documents mis en place par l Agence des services internes du Nouveau-Brunswick (ASINB) Aucun element evalue ne nous porterait it croire que les controles internes
2
adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
3
OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
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bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
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ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
2010-2011 Annual Report
Published by Office of the Comptroller Province of New Brunswick P O Box 6000 Fredericton NB E3B SH I Canada
November 20 I I
Cover Communications New Brunswick
Printing and Binding Printing Services Supply and Services
ISSN 1204-0398
Printed in New Brunswick
Rapport annuel 2010-201 1
Public par Bureau du conlroleur Province du Nouveau-Brunswick Case pos tale 6000 Fredericton (Nouveau-Brunswick) E3B SHI Canada
novembre 20 I I
Couverture Communications Nouveau-Brunswick
Imprimerie et reliure Services dimprimerie Approvisionnement et Services
ISSN 1204-0398
Imprime au Nouveau-Brunswick
2010-2011 Annual Report
Office of the Comptroller
2010-2011 Rapport annuel
Bureau du contr61eur
The Honourable Graydon Nicholas Lieutenant~Governor of the Province of New Brunswick
May it please Your Honour
It is my privilege to submit the Annual Report of the Office of the Comptroller Province of New Brunswick for the fiscal year 1 April 2010 to 31 March 2011
Respectfully submitted
Le ministre des Finances
Blaine Higgs Minister of Finance
The Honourable Blaine Higgs Minister of Finance Fredericton NB
Sir
I am pleased to be able to present the Annual Report describing operations of the Office of the Comptroller throughout the fiscal year 20 I 0~20 II
Respectfully submitted
Lhonorable Graydon Nicholas Lieutenant~gouverneur de la Province du Nouveau-Brunswick
Plaise aVotre Honneur
Je suis heureux de vous soumettre Ie rapport annuel du Bureau du controleur de la province du Nouveau~ Brunswick pour lexercice financier allant du I er avril 201Oau3I mars 2011
V eui Ilez agrt~er V otre Honneur I assurance de mon profond respect
Lhonorable Blaine Higgs Ministre des Finances Fredericton (Nouveau-Brunswick)
Monsieur
Je suis heureuse de vous soumettre Ie present rapport annuel du Bureau du controleur pour exercice financier 20 I 0-20 II
Veuillez agrtier Monsieur lassurance de mon profond respect
La controleuse
Janet Gallagher CA MBA Janet Gallagher CA MBA Comptroller
Table of Contents
Page
2010-2011 Highlights I
Office Overview Vision 4 Mission 4 Values 4 Objectives 4 Legal Mandate 5 Roles and Responsibilities 6 Organization Structure 6 Activities and Services 8 Financial Resources 12 Human Resources 14
Year in Review Management Direction 18 Relevance 19 Achievement of Intended Results 21 Appropriateness 23 Acceptance 24 Working Environment 25
Appendix Financial Administration Act 28
Table des matii~res
Page
Faits saillants de 2010-2011 l
Aper~u du Bureau Vision 4 Enonce de mission 4 Valeurs 4 Objectifs 4 Mandat juridique 5 Roles et responsabilites 6 Structure de lorganisation 6 Activites et services 8 Ressources financieres 12 Ressources humaines 14
Vannee en revue Orientation de la gestion 18 Pertinence 19 Realisation des resultats escomptes 21 A-propos 23 Degre de satisfaction 24 Environnement de travail 25
Annexe Loi sur Iadministration financiere 28
2010-2011 HIGHLIGHTS
Training of Financial Professionals for GNB
In November 2008 the Office was approved by the New Brunswick Institute of Chartered Accountants as a Chartered Accountant (CA) training office In an effort to strengthen the financial management capacity of the Government of New Brunswick the Office enrolled its first individual in that program in September 2009 At 31 March 2011 Accounting Services had 2 students enrolled in the CA program We believe this development will be a benefit to the Government as a whole as we continue to develop professional accountants to enhance the financial capacity and fulfill succession planning requirements across government departments The office also continues to support students enrolled in the Certified General Accountants (CGA) and Certified Management Accountants (CMA) accounting designation programs and had a student in each of these programs at 31 March 2011
Implementation of Process Improvement
Office of the Comptroller (OoC) was assigned responsibility to lead the Premiers commitment to Introduce evaluation mechanisms like LEAN process improvements for any new and existing programs OoC completed an assessment of the current state of continuous improvement efforts in government and provided input to Senior Government Officials for developing a corporate strategy
Review of Information Systems OperationsshyDepartment of Health
The Audit and Consulting section completed a review in the Department of Health to address
FAITS SAILLANTS DE 2010-2011
Formation pour experts financier du GNB
En novembre 2008 Ie Bureau a ete approuve comme maitre de stage comptable agree (CA) par lInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick Dans un effort de renforcer la capacite de gestion financiere du gouvernement du Nouveau Brunswick Ie Bureau a embaucher son premier candidat au titre de ce programme en septembre 2009 Au 31 mars 2011 Ie Service de comptabilite avait deux participants dans Ie programme de CA Nous sommes persuades que ce projet sera profitable au gouvernement dans son ensemble puisque nous continuons aformer des comptables professionnels afin de renforcer la capacite financiere et de repondre aux besoins en matiere de planification de la reIeve dans les ministeres du gouvernement Le Bureau continue egalement dapporter son appui aux etudiants inscrits aux programmes daccreditation Comptables generaux accredites (CGA) et Comptables en management accredites (CMA) il avait un etudiant inscrit dans chacun de ces programmes au 31 mars 2011
Mise en reuvre de lamelioration des processus
La responsabilite de donner suite alengagement du premier ministre alaquo presenter des mecanismes devaluation comme Ie processus damelioration LEAN pour tout programme nouveau et existantraquo a ete confiee au Bureau du contr6leur (BdC) Le Bureau a effectue une evaluation de letat actuel des efforts consacres alamelioration continue au sein du gouvernement et a fait des suggestions aux hauts fonctionnaires en vue delaborer une strategie globale
Examen du fonctionnement des systemes dinformation - ministere de la Sante
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen au ministere
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concerns surrounding potential conflicts of interests and deficiencies in the procurement process and contract management practices The study validated concerns raised and proposed a number of recommendations for implementation
Purchase Card Review
The Audit and Consulting section completed a review of the purchase card processes and usage to assess compliance with legislative and government policies In addition an assessment of the assignment and maintenance processes for purchase cards was reviewed The review provided insight into current practices and identified areas for policy consideration
Review of Financial Assistance Provided to Industry
The Audit and Consulting Services section completed a review of financial assistance provided to industry from 2001 to 2009 The review examined and assessed the success of financial assistance approved by Board of Management during the study period The results of the review were presented at a Deputy Minister retreat and an extract from this presentation was included in the Challenges Facing New Brunswick presentation which was delivered to government employees across the Province
Document Management System
The Audit and Consulting Services section performed an assessment of the internal controls and functionality of the Document Management System implemented by New Brunswick Internal Services Agency (NBISA) We were able to report that no items had come to our attention that would lead us to believe the internal controls over the system were not
de la Sante pour repondre aux preoccupations concernant les lacunes et les conflits dinterets possibles ayant trait au processus dapprovisionnement et aux pratiques de gestion des contrats Lexamen a permis de confirmer les preoccupations soulevees et des recommandations a mettre en reuvre ont ete proposees
Examen de la carte dachat
La Section des services de verification et de consultation a examine les processus et lusage de la carte dachat pour evaluer Ie degre de conformite avec la loi et les politiques gouvernementales De plus une evaluation a ete effectuee sur les processus dattribution et de suivi des cartes dachat Lexamen a permis davoir une meilleure idee des pratiques en vigueur et de cerner les secteurs qui devraient etre soumis aune politique
Examen de laide financiere accordte a lindustrie
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen de I aide financiere accordee a lindustrie de 2001 a2009 II sagissait devaluer si Iaide financiere approuvee par Ie Conseil de gestion durant cette periode a donne les resultats escomptes Les resultats ont ete presentes lors dune Journee de reflexion des sous ministres Des extraits de cette presentation ont ete integres aiexpose laquo Defis que doit relever Ie Nouveau-Brunswickraquo qui a ete presente aux employes du gouvernement provincial
Systeme de gestion des documents
La Section des services de verification et de consultation a effectue une evaluation des mesures de controle internes et de Ia fonctionnalite du Systeme de gestion des documents mis en place par l Agence des services internes du Nouveau-Brunswick (ASINB) Aucun element evalue ne nous porterait it croire que les controles internes
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adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
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OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
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bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
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ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
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Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
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ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
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In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
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25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
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with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
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Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
17
YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
2010-2011 Annual Report
Office of the Comptroller
2010-2011 Rapport annuel
Bureau du contr61eur
The Honourable Graydon Nicholas Lieutenant~Governor of the Province of New Brunswick
May it please Your Honour
It is my privilege to submit the Annual Report of the Office of the Comptroller Province of New Brunswick for the fiscal year 1 April 2010 to 31 March 2011
Respectfully submitted
Le ministre des Finances
Blaine Higgs Minister of Finance
The Honourable Blaine Higgs Minister of Finance Fredericton NB
Sir
I am pleased to be able to present the Annual Report describing operations of the Office of the Comptroller throughout the fiscal year 20 I 0~20 II
Respectfully submitted
Lhonorable Graydon Nicholas Lieutenant~gouverneur de la Province du Nouveau-Brunswick
Plaise aVotre Honneur
Je suis heureux de vous soumettre Ie rapport annuel du Bureau du controleur de la province du Nouveau~ Brunswick pour lexercice financier allant du I er avril 201Oau3I mars 2011
V eui Ilez agrt~er V otre Honneur I assurance de mon profond respect
Lhonorable Blaine Higgs Ministre des Finances Fredericton (Nouveau-Brunswick)
Monsieur
Je suis heureuse de vous soumettre Ie present rapport annuel du Bureau du controleur pour exercice financier 20 I 0-20 II
Veuillez agrtier Monsieur lassurance de mon profond respect
La controleuse
Janet Gallagher CA MBA Janet Gallagher CA MBA Comptroller
Table of Contents
Page
2010-2011 Highlights I
Office Overview Vision 4 Mission 4 Values 4 Objectives 4 Legal Mandate 5 Roles and Responsibilities 6 Organization Structure 6 Activities and Services 8 Financial Resources 12 Human Resources 14
Year in Review Management Direction 18 Relevance 19 Achievement of Intended Results 21 Appropriateness 23 Acceptance 24 Working Environment 25
Appendix Financial Administration Act 28
Table des matii~res
Page
Faits saillants de 2010-2011 l
Aper~u du Bureau Vision 4 Enonce de mission 4 Valeurs 4 Objectifs 4 Mandat juridique 5 Roles et responsabilites 6 Structure de lorganisation 6 Activites et services 8 Ressources financieres 12 Ressources humaines 14
Vannee en revue Orientation de la gestion 18 Pertinence 19 Realisation des resultats escomptes 21 A-propos 23 Degre de satisfaction 24 Environnement de travail 25
Annexe Loi sur Iadministration financiere 28
2010-2011 HIGHLIGHTS
Training of Financial Professionals for GNB
In November 2008 the Office was approved by the New Brunswick Institute of Chartered Accountants as a Chartered Accountant (CA) training office In an effort to strengthen the financial management capacity of the Government of New Brunswick the Office enrolled its first individual in that program in September 2009 At 31 March 2011 Accounting Services had 2 students enrolled in the CA program We believe this development will be a benefit to the Government as a whole as we continue to develop professional accountants to enhance the financial capacity and fulfill succession planning requirements across government departments The office also continues to support students enrolled in the Certified General Accountants (CGA) and Certified Management Accountants (CMA) accounting designation programs and had a student in each of these programs at 31 March 2011
Implementation of Process Improvement
Office of the Comptroller (OoC) was assigned responsibility to lead the Premiers commitment to Introduce evaluation mechanisms like LEAN process improvements for any new and existing programs OoC completed an assessment of the current state of continuous improvement efforts in government and provided input to Senior Government Officials for developing a corporate strategy
Review of Information Systems OperationsshyDepartment of Health
The Audit and Consulting section completed a review in the Department of Health to address
FAITS SAILLANTS DE 2010-2011
Formation pour experts financier du GNB
En novembre 2008 Ie Bureau a ete approuve comme maitre de stage comptable agree (CA) par lInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick Dans un effort de renforcer la capacite de gestion financiere du gouvernement du Nouveau Brunswick Ie Bureau a embaucher son premier candidat au titre de ce programme en septembre 2009 Au 31 mars 2011 Ie Service de comptabilite avait deux participants dans Ie programme de CA Nous sommes persuades que ce projet sera profitable au gouvernement dans son ensemble puisque nous continuons aformer des comptables professionnels afin de renforcer la capacite financiere et de repondre aux besoins en matiere de planification de la reIeve dans les ministeres du gouvernement Le Bureau continue egalement dapporter son appui aux etudiants inscrits aux programmes daccreditation Comptables generaux accredites (CGA) et Comptables en management accredites (CMA) il avait un etudiant inscrit dans chacun de ces programmes au 31 mars 2011
Mise en reuvre de lamelioration des processus
La responsabilite de donner suite alengagement du premier ministre alaquo presenter des mecanismes devaluation comme Ie processus damelioration LEAN pour tout programme nouveau et existantraquo a ete confiee au Bureau du contr6leur (BdC) Le Bureau a effectue une evaluation de letat actuel des efforts consacres alamelioration continue au sein du gouvernement et a fait des suggestions aux hauts fonctionnaires en vue delaborer une strategie globale
Examen du fonctionnement des systemes dinformation - ministere de la Sante
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen au ministere
1
concerns surrounding potential conflicts of interests and deficiencies in the procurement process and contract management practices The study validated concerns raised and proposed a number of recommendations for implementation
Purchase Card Review
The Audit and Consulting section completed a review of the purchase card processes and usage to assess compliance with legislative and government policies In addition an assessment of the assignment and maintenance processes for purchase cards was reviewed The review provided insight into current practices and identified areas for policy consideration
Review of Financial Assistance Provided to Industry
The Audit and Consulting Services section completed a review of financial assistance provided to industry from 2001 to 2009 The review examined and assessed the success of financial assistance approved by Board of Management during the study period The results of the review were presented at a Deputy Minister retreat and an extract from this presentation was included in the Challenges Facing New Brunswick presentation which was delivered to government employees across the Province
Document Management System
The Audit and Consulting Services section performed an assessment of the internal controls and functionality of the Document Management System implemented by New Brunswick Internal Services Agency (NBISA) We were able to report that no items had come to our attention that would lead us to believe the internal controls over the system were not
de la Sante pour repondre aux preoccupations concernant les lacunes et les conflits dinterets possibles ayant trait au processus dapprovisionnement et aux pratiques de gestion des contrats Lexamen a permis de confirmer les preoccupations soulevees et des recommandations a mettre en reuvre ont ete proposees
Examen de la carte dachat
La Section des services de verification et de consultation a examine les processus et lusage de la carte dachat pour evaluer Ie degre de conformite avec la loi et les politiques gouvernementales De plus une evaluation a ete effectuee sur les processus dattribution et de suivi des cartes dachat Lexamen a permis davoir une meilleure idee des pratiques en vigueur et de cerner les secteurs qui devraient etre soumis aune politique
Examen de laide financiere accordte a lindustrie
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen de I aide financiere accordee a lindustrie de 2001 a2009 II sagissait devaluer si Iaide financiere approuvee par Ie Conseil de gestion durant cette periode a donne les resultats escomptes Les resultats ont ete presentes lors dune Journee de reflexion des sous ministres Des extraits de cette presentation ont ete integres aiexpose laquo Defis que doit relever Ie Nouveau-Brunswickraquo qui a ete presente aux employes du gouvernement provincial
Systeme de gestion des documents
La Section des services de verification et de consultation a effectue une evaluation des mesures de controle internes et de Ia fonctionnalite du Systeme de gestion des documents mis en place par l Agence des services internes du Nouveau-Brunswick (ASINB) Aucun element evalue ne nous porterait it croire que les controles internes
2
adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
3
OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
4
bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
5
ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
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In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
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sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
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Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
The Honourable Graydon Nicholas Lieutenant~Governor of the Province of New Brunswick
May it please Your Honour
It is my privilege to submit the Annual Report of the Office of the Comptroller Province of New Brunswick for the fiscal year 1 April 2010 to 31 March 2011
Respectfully submitted
Le ministre des Finances
Blaine Higgs Minister of Finance
The Honourable Blaine Higgs Minister of Finance Fredericton NB
Sir
I am pleased to be able to present the Annual Report describing operations of the Office of the Comptroller throughout the fiscal year 20 I 0~20 II
Respectfully submitted
Lhonorable Graydon Nicholas Lieutenant~gouverneur de la Province du Nouveau-Brunswick
Plaise aVotre Honneur
Je suis heureux de vous soumettre Ie rapport annuel du Bureau du controleur de la province du Nouveau~ Brunswick pour lexercice financier allant du I er avril 201Oau3I mars 2011
V eui Ilez agrt~er V otre Honneur I assurance de mon profond respect
Lhonorable Blaine Higgs Ministre des Finances Fredericton (Nouveau-Brunswick)
Monsieur
Je suis heureuse de vous soumettre Ie present rapport annuel du Bureau du controleur pour exercice financier 20 I 0-20 II
Veuillez agrtier Monsieur lassurance de mon profond respect
La controleuse
Janet Gallagher CA MBA Janet Gallagher CA MBA Comptroller
Table of Contents
Page
2010-2011 Highlights I
Office Overview Vision 4 Mission 4 Values 4 Objectives 4 Legal Mandate 5 Roles and Responsibilities 6 Organization Structure 6 Activities and Services 8 Financial Resources 12 Human Resources 14
Year in Review Management Direction 18 Relevance 19 Achievement of Intended Results 21 Appropriateness 23 Acceptance 24 Working Environment 25
Appendix Financial Administration Act 28
Table des matii~res
Page
Faits saillants de 2010-2011 l
Aper~u du Bureau Vision 4 Enonce de mission 4 Valeurs 4 Objectifs 4 Mandat juridique 5 Roles et responsabilites 6 Structure de lorganisation 6 Activites et services 8 Ressources financieres 12 Ressources humaines 14
Vannee en revue Orientation de la gestion 18 Pertinence 19 Realisation des resultats escomptes 21 A-propos 23 Degre de satisfaction 24 Environnement de travail 25
Annexe Loi sur Iadministration financiere 28
2010-2011 HIGHLIGHTS
Training of Financial Professionals for GNB
In November 2008 the Office was approved by the New Brunswick Institute of Chartered Accountants as a Chartered Accountant (CA) training office In an effort to strengthen the financial management capacity of the Government of New Brunswick the Office enrolled its first individual in that program in September 2009 At 31 March 2011 Accounting Services had 2 students enrolled in the CA program We believe this development will be a benefit to the Government as a whole as we continue to develop professional accountants to enhance the financial capacity and fulfill succession planning requirements across government departments The office also continues to support students enrolled in the Certified General Accountants (CGA) and Certified Management Accountants (CMA) accounting designation programs and had a student in each of these programs at 31 March 2011
Implementation of Process Improvement
Office of the Comptroller (OoC) was assigned responsibility to lead the Premiers commitment to Introduce evaluation mechanisms like LEAN process improvements for any new and existing programs OoC completed an assessment of the current state of continuous improvement efforts in government and provided input to Senior Government Officials for developing a corporate strategy
Review of Information Systems OperationsshyDepartment of Health
The Audit and Consulting section completed a review in the Department of Health to address
FAITS SAILLANTS DE 2010-2011
Formation pour experts financier du GNB
En novembre 2008 Ie Bureau a ete approuve comme maitre de stage comptable agree (CA) par lInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick Dans un effort de renforcer la capacite de gestion financiere du gouvernement du Nouveau Brunswick Ie Bureau a embaucher son premier candidat au titre de ce programme en septembre 2009 Au 31 mars 2011 Ie Service de comptabilite avait deux participants dans Ie programme de CA Nous sommes persuades que ce projet sera profitable au gouvernement dans son ensemble puisque nous continuons aformer des comptables professionnels afin de renforcer la capacite financiere et de repondre aux besoins en matiere de planification de la reIeve dans les ministeres du gouvernement Le Bureau continue egalement dapporter son appui aux etudiants inscrits aux programmes daccreditation Comptables generaux accredites (CGA) et Comptables en management accredites (CMA) il avait un etudiant inscrit dans chacun de ces programmes au 31 mars 2011
Mise en reuvre de lamelioration des processus
La responsabilite de donner suite alengagement du premier ministre alaquo presenter des mecanismes devaluation comme Ie processus damelioration LEAN pour tout programme nouveau et existantraquo a ete confiee au Bureau du contr6leur (BdC) Le Bureau a effectue une evaluation de letat actuel des efforts consacres alamelioration continue au sein du gouvernement et a fait des suggestions aux hauts fonctionnaires en vue delaborer une strategie globale
Examen du fonctionnement des systemes dinformation - ministere de la Sante
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen au ministere
1
concerns surrounding potential conflicts of interests and deficiencies in the procurement process and contract management practices The study validated concerns raised and proposed a number of recommendations for implementation
Purchase Card Review
The Audit and Consulting section completed a review of the purchase card processes and usage to assess compliance with legislative and government policies In addition an assessment of the assignment and maintenance processes for purchase cards was reviewed The review provided insight into current practices and identified areas for policy consideration
Review of Financial Assistance Provided to Industry
The Audit and Consulting Services section completed a review of financial assistance provided to industry from 2001 to 2009 The review examined and assessed the success of financial assistance approved by Board of Management during the study period The results of the review were presented at a Deputy Minister retreat and an extract from this presentation was included in the Challenges Facing New Brunswick presentation which was delivered to government employees across the Province
Document Management System
The Audit and Consulting Services section performed an assessment of the internal controls and functionality of the Document Management System implemented by New Brunswick Internal Services Agency (NBISA) We were able to report that no items had come to our attention that would lead us to believe the internal controls over the system were not
de la Sante pour repondre aux preoccupations concernant les lacunes et les conflits dinterets possibles ayant trait au processus dapprovisionnement et aux pratiques de gestion des contrats Lexamen a permis de confirmer les preoccupations soulevees et des recommandations a mettre en reuvre ont ete proposees
Examen de la carte dachat
La Section des services de verification et de consultation a examine les processus et lusage de la carte dachat pour evaluer Ie degre de conformite avec la loi et les politiques gouvernementales De plus une evaluation a ete effectuee sur les processus dattribution et de suivi des cartes dachat Lexamen a permis davoir une meilleure idee des pratiques en vigueur et de cerner les secteurs qui devraient etre soumis aune politique
Examen de laide financiere accordte a lindustrie
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen de I aide financiere accordee a lindustrie de 2001 a2009 II sagissait devaluer si Iaide financiere approuvee par Ie Conseil de gestion durant cette periode a donne les resultats escomptes Les resultats ont ete presentes lors dune Journee de reflexion des sous ministres Des extraits de cette presentation ont ete integres aiexpose laquo Defis que doit relever Ie Nouveau-Brunswickraquo qui a ete presente aux employes du gouvernement provincial
Systeme de gestion des documents
La Section des services de verification et de consultation a effectue une evaluation des mesures de controle internes et de Ia fonctionnalite du Systeme de gestion des documents mis en place par l Agence des services internes du Nouveau-Brunswick (ASINB) Aucun element evalue ne nous porterait it croire que les controles internes
2
adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
3
OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
4
bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
5
ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
Table of Contents
Page
2010-2011 Highlights I
Office Overview Vision 4 Mission 4 Values 4 Objectives 4 Legal Mandate 5 Roles and Responsibilities 6 Organization Structure 6 Activities and Services 8 Financial Resources 12 Human Resources 14
Year in Review Management Direction 18 Relevance 19 Achievement of Intended Results 21 Appropriateness 23 Acceptance 24 Working Environment 25
Appendix Financial Administration Act 28
Table des matii~res
Page
Faits saillants de 2010-2011 l
Aper~u du Bureau Vision 4 Enonce de mission 4 Valeurs 4 Objectifs 4 Mandat juridique 5 Roles et responsabilites 6 Structure de lorganisation 6 Activites et services 8 Ressources financieres 12 Ressources humaines 14
Vannee en revue Orientation de la gestion 18 Pertinence 19 Realisation des resultats escomptes 21 A-propos 23 Degre de satisfaction 24 Environnement de travail 25
Annexe Loi sur Iadministration financiere 28
2010-2011 HIGHLIGHTS
Training of Financial Professionals for GNB
In November 2008 the Office was approved by the New Brunswick Institute of Chartered Accountants as a Chartered Accountant (CA) training office In an effort to strengthen the financial management capacity of the Government of New Brunswick the Office enrolled its first individual in that program in September 2009 At 31 March 2011 Accounting Services had 2 students enrolled in the CA program We believe this development will be a benefit to the Government as a whole as we continue to develop professional accountants to enhance the financial capacity and fulfill succession planning requirements across government departments The office also continues to support students enrolled in the Certified General Accountants (CGA) and Certified Management Accountants (CMA) accounting designation programs and had a student in each of these programs at 31 March 2011
Implementation of Process Improvement
Office of the Comptroller (OoC) was assigned responsibility to lead the Premiers commitment to Introduce evaluation mechanisms like LEAN process improvements for any new and existing programs OoC completed an assessment of the current state of continuous improvement efforts in government and provided input to Senior Government Officials for developing a corporate strategy
Review of Information Systems OperationsshyDepartment of Health
The Audit and Consulting section completed a review in the Department of Health to address
FAITS SAILLANTS DE 2010-2011
Formation pour experts financier du GNB
En novembre 2008 Ie Bureau a ete approuve comme maitre de stage comptable agree (CA) par lInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick Dans un effort de renforcer la capacite de gestion financiere du gouvernement du Nouveau Brunswick Ie Bureau a embaucher son premier candidat au titre de ce programme en septembre 2009 Au 31 mars 2011 Ie Service de comptabilite avait deux participants dans Ie programme de CA Nous sommes persuades que ce projet sera profitable au gouvernement dans son ensemble puisque nous continuons aformer des comptables professionnels afin de renforcer la capacite financiere et de repondre aux besoins en matiere de planification de la reIeve dans les ministeres du gouvernement Le Bureau continue egalement dapporter son appui aux etudiants inscrits aux programmes daccreditation Comptables generaux accredites (CGA) et Comptables en management accredites (CMA) il avait un etudiant inscrit dans chacun de ces programmes au 31 mars 2011
Mise en reuvre de lamelioration des processus
La responsabilite de donner suite alengagement du premier ministre alaquo presenter des mecanismes devaluation comme Ie processus damelioration LEAN pour tout programme nouveau et existantraquo a ete confiee au Bureau du contr6leur (BdC) Le Bureau a effectue une evaluation de letat actuel des efforts consacres alamelioration continue au sein du gouvernement et a fait des suggestions aux hauts fonctionnaires en vue delaborer une strategie globale
Examen du fonctionnement des systemes dinformation - ministere de la Sante
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen au ministere
1
concerns surrounding potential conflicts of interests and deficiencies in the procurement process and contract management practices The study validated concerns raised and proposed a number of recommendations for implementation
Purchase Card Review
The Audit and Consulting section completed a review of the purchase card processes and usage to assess compliance with legislative and government policies In addition an assessment of the assignment and maintenance processes for purchase cards was reviewed The review provided insight into current practices and identified areas for policy consideration
Review of Financial Assistance Provided to Industry
The Audit and Consulting Services section completed a review of financial assistance provided to industry from 2001 to 2009 The review examined and assessed the success of financial assistance approved by Board of Management during the study period The results of the review were presented at a Deputy Minister retreat and an extract from this presentation was included in the Challenges Facing New Brunswick presentation which was delivered to government employees across the Province
Document Management System
The Audit and Consulting Services section performed an assessment of the internal controls and functionality of the Document Management System implemented by New Brunswick Internal Services Agency (NBISA) We were able to report that no items had come to our attention that would lead us to believe the internal controls over the system were not
de la Sante pour repondre aux preoccupations concernant les lacunes et les conflits dinterets possibles ayant trait au processus dapprovisionnement et aux pratiques de gestion des contrats Lexamen a permis de confirmer les preoccupations soulevees et des recommandations a mettre en reuvre ont ete proposees
Examen de la carte dachat
La Section des services de verification et de consultation a examine les processus et lusage de la carte dachat pour evaluer Ie degre de conformite avec la loi et les politiques gouvernementales De plus une evaluation a ete effectuee sur les processus dattribution et de suivi des cartes dachat Lexamen a permis davoir une meilleure idee des pratiques en vigueur et de cerner les secteurs qui devraient etre soumis aune politique
Examen de laide financiere accordte a lindustrie
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen de I aide financiere accordee a lindustrie de 2001 a2009 II sagissait devaluer si Iaide financiere approuvee par Ie Conseil de gestion durant cette periode a donne les resultats escomptes Les resultats ont ete presentes lors dune Journee de reflexion des sous ministres Des extraits de cette presentation ont ete integres aiexpose laquo Defis que doit relever Ie Nouveau-Brunswickraquo qui a ete presente aux employes du gouvernement provincial
Systeme de gestion des documents
La Section des services de verification et de consultation a effectue une evaluation des mesures de controle internes et de Ia fonctionnalite du Systeme de gestion des documents mis en place par l Agence des services internes du Nouveau-Brunswick (ASINB) Aucun element evalue ne nous porterait it croire que les controles internes
2
adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
3
OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
4
bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
5
ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
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Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
2010-2011 HIGHLIGHTS
Training of Financial Professionals for GNB
In November 2008 the Office was approved by the New Brunswick Institute of Chartered Accountants as a Chartered Accountant (CA) training office In an effort to strengthen the financial management capacity of the Government of New Brunswick the Office enrolled its first individual in that program in September 2009 At 31 March 2011 Accounting Services had 2 students enrolled in the CA program We believe this development will be a benefit to the Government as a whole as we continue to develop professional accountants to enhance the financial capacity and fulfill succession planning requirements across government departments The office also continues to support students enrolled in the Certified General Accountants (CGA) and Certified Management Accountants (CMA) accounting designation programs and had a student in each of these programs at 31 March 2011
Implementation of Process Improvement
Office of the Comptroller (OoC) was assigned responsibility to lead the Premiers commitment to Introduce evaluation mechanisms like LEAN process improvements for any new and existing programs OoC completed an assessment of the current state of continuous improvement efforts in government and provided input to Senior Government Officials for developing a corporate strategy
Review of Information Systems OperationsshyDepartment of Health
The Audit and Consulting section completed a review in the Department of Health to address
FAITS SAILLANTS DE 2010-2011
Formation pour experts financier du GNB
En novembre 2008 Ie Bureau a ete approuve comme maitre de stage comptable agree (CA) par lInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick Dans un effort de renforcer la capacite de gestion financiere du gouvernement du Nouveau Brunswick Ie Bureau a embaucher son premier candidat au titre de ce programme en septembre 2009 Au 31 mars 2011 Ie Service de comptabilite avait deux participants dans Ie programme de CA Nous sommes persuades que ce projet sera profitable au gouvernement dans son ensemble puisque nous continuons aformer des comptables professionnels afin de renforcer la capacite financiere et de repondre aux besoins en matiere de planification de la reIeve dans les ministeres du gouvernement Le Bureau continue egalement dapporter son appui aux etudiants inscrits aux programmes daccreditation Comptables generaux accredites (CGA) et Comptables en management accredites (CMA) il avait un etudiant inscrit dans chacun de ces programmes au 31 mars 2011
Mise en reuvre de lamelioration des processus
La responsabilite de donner suite alengagement du premier ministre alaquo presenter des mecanismes devaluation comme Ie processus damelioration LEAN pour tout programme nouveau et existantraquo a ete confiee au Bureau du contr6leur (BdC) Le Bureau a effectue une evaluation de letat actuel des efforts consacres alamelioration continue au sein du gouvernement et a fait des suggestions aux hauts fonctionnaires en vue delaborer une strategie globale
Examen du fonctionnement des systemes dinformation - ministere de la Sante
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen au ministere
1
concerns surrounding potential conflicts of interests and deficiencies in the procurement process and contract management practices The study validated concerns raised and proposed a number of recommendations for implementation
Purchase Card Review
The Audit and Consulting section completed a review of the purchase card processes and usage to assess compliance with legislative and government policies In addition an assessment of the assignment and maintenance processes for purchase cards was reviewed The review provided insight into current practices and identified areas for policy consideration
Review of Financial Assistance Provided to Industry
The Audit and Consulting Services section completed a review of financial assistance provided to industry from 2001 to 2009 The review examined and assessed the success of financial assistance approved by Board of Management during the study period The results of the review were presented at a Deputy Minister retreat and an extract from this presentation was included in the Challenges Facing New Brunswick presentation which was delivered to government employees across the Province
Document Management System
The Audit and Consulting Services section performed an assessment of the internal controls and functionality of the Document Management System implemented by New Brunswick Internal Services Agency (NBISA) We were able to report that no items had come to our attention that would lead us to believe the internal controls over the system were not
de la Sante pour repondre aux preoccupations concernant les lacunes et les conflits dinterets possibles ayant trait au processus dapprovisionnement et aux pratiques de gestion des contrats Lexamen a permis de confirmer les preoccupations soulevees et des recommandations a mettre en reuvre ont ete proposees
Examen de la carte dachat
La Section des services de verification et de consultation a examine les processus et lusage de la carte dachat pour evaluer Ie degre de conformite avec la loi et les politiques gouvernementales De plus une evaluation a ete effectuee sur les processus dattribution et de suivi des cartes dachat Lexamen a permis davoir une meilleure idee des pratiques en vigueur et de cerner les secteurs qui devraient etre soumis aune politique
Examen de laide financiere accordte a lindustrie
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen de I aide financiere accordee a lindustrie de 2001 a2009 II sagissait devaluer si Iaide financiere approuvee par Ie Conseil de gestion durant cette periode a donne les resultats escomptes Les resultats ont ete presentes lors dune Journee de reflexion des sous ministres Des extraits de cette presentation ont ete integres aiexpose laquo Defis que doit relever Ie Nouveau-Brunswickraquo qui a ete presente aux employes du gouvernement provincial
Systeme de gestion des documents
La Section des services de verification et de consultation a effectue une evaluation des mesures de controle internes et de Ia fonctionnalite du Systeme de gestion des documents mis en place par l Agence des services internes du Nouveau-Brunswick (ASINB) Aucun element evalue ne nous porterait it croire que les controles internes
2
adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
3
OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
4
bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
5
ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
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with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
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Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
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Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
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sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
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Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
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12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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concerns surrounding potential conflicts of interests and deficiencies in the procurement process and contract management practices The study validated concerns raised and proposed a number of recommendations for implementation
Purchase Card Review
The Audit and Consulting section completed a review of the purchase card processes and usage to assess compliance with legislative and government policies In addition an assessment of the assignment and maintenance processes for purchase cards was reviewed The review provided insight into current practices and identified areas for policy consideration
Review of Financial Assistance Provided to Industry
The Audit and Consulting Services section completed a review of financial assistance provided to industry from 2001 to 2009 The review examined and assessed the success of financial assistance approved by Board of Management during the study period The results of the review were presented at a Deputy Minister retreat and an extract from this presentation was included in the Challenges Facing New Brunswick presentation which was delivered to government employees across the Province
Document Management System
The Audit and Consulting Services section performed an assessment of the internal controls and functionality of the Document Management System implemented by New Brunswick Internal Services Agency (NBISA) We were able to report that no items had come to our attention that would lead us to believe the internal controls over the system were not
de la Sante pour repondre aux preoccupations concernant les lacunes et les conflits dinterets possibles ayant trait au processus dapprovisionnement et aux pratiques de gestion des contrats Lexamen a permis de confirmer les preoccupations soulevees et des recommandations a mettre en reuvre ont ete proposees
Examen de la carte dachat
La Section des services de verification et de consultation a examine les processus et lusage de la carte dachat pour evaluer Ie degre de conformite avec la loi et les politiques gouvernementales De plus une evaluation a ete effectuee sur les processus dattribution et de suivi des cartes dachat Lexamen a permis davoir une meilleure idee des pratiques en vigueur et de cerner les secteurs qui devraient etre soumis aune politique
Examen de laide financiere accordte a lindustrie
La Section des services de verification et de consultation a effectue un examen de I aide financiere accordee a lindustrie de 2001 a2009 II sagissait devaluer si Iaide financiere approuvee par Ie Conseil de gestion durant cette periode a donne les resultats escomptes Les resultats ont ete presentes lors dune Journee de reflexion des sous ministres Des extraits de cette presentation ont ete integres aiexpose laquo Defis que doit relever Ie Nouveau-Brunswickraquo qui a ete presente aux employes du gouvernement provincial
Systeme de gestion des documents
La Section des services de verification et de consultation a effectue une evaluation des mesures de controle internes et de Ia fonctionnalite du Systeme de gestion des documents mis en place par l Agence des services internes du Nouveau-Brunswick (ASINB) Aucun element evalue ne nous porterait it croire que les controles internes
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adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
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OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
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bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
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ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
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Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
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ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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adequate We provided recommendations to further enhance or improve the internal controls put in place as other departments deployed to NBISA
Support to Shared Services Initiative
The Office provided resources (both financial and personnel) to the Internal Services Agency to assist in the development of shared services business processes and a document management system The Comptroller as Chief Financial Officer for the Province is a key stakeholder in this operation and is committed to ensuring it functions efficiently and effectively in the provision ofoperational support to departments
In addition to support provided OoC was involved with and impacted by a significant change resulting from the creation of shared services in New Brunswick During 2010-11 six staff members from Central Accounting branch of OoC transitioned to NBISA
Corporate Financial Information System
The Office continued to operate and maintain the corporate financial information system The system is key to maintaining proper records of government financial activities for reporting results both internally and externally The system currently processes in excess of 700000 payments annually and tracks accounts receivable amounts in over 10 departments
applicables au systeme ne sont pas adequats Nous avons formuIe des recommandations visant aaccroitre et aameliorer les controles internes en place etant donne que dautres ministeres continuaient a transferer une partie de leurs services aI ASINB
Soutien it linitiative des services partages
Le Bureau a fourni des res sources (financieres et humaines) a I Agence des services internes afin de laider dans lelaboration de processus operationnels pour les services partages et dun systeme de gestion des documents En tant que chef des services financiers du gouvernement Ie controleur joue un role majeur quil sengage a assumer avec efficacite concernant la fourniture dun soutien operationnel aux ministeres
En sus de lappui apporte Ie BdC etait implique dans la creation des services partages au Nouveau-Brunswick et a ete affecte par les changements importants qui en ont decoule En 2010-2011 six membres du personnel de la Direction centrale de la comptabilite au BdC ont ete affectes aI ASINB
Systeme dinformation financiere du gouvernement
Le Bureau a continue dutiliser et de maintenir Ie systeme dinformation financiere du gouvernement Ce systeme est essentiel a I enregistrement adequat des activites financieres du gouvernement et permet ainsi de transmettre les resultats a Iinterne et alexterne Le systeme traite presentement plus de 700 000 paiements par annee et est utilise pour Ie suivi des soldes des comptes debiteurs de plus de dix ministeres
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OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
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bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
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ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
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Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
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ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
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In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
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Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
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with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
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Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
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sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
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Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
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b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
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b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
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12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
OFFICE OVERVIEW
VISION
We contribute to the well being of New Brunswickers by facilitating effective and ethical financial management and are committed to the continuous improvement of the management of public resources
MISSION
We provide leadership in accounting and internal auditing services to our clients and encourage the effective management of the resources of the Province
VALUES
bull We work in a consultative constructive manner sharing ideas knowledge and experience with our clients and colleagues
bull We are accountable for adding value to the work we undertake
bull We act with integrity independence and objectivity
bull We are committed to excellence
bull We seek the very best talent without compromise
bull We are committed to continuous learning for our staff
bull We are committed to maintaining open communication with our staff
OBJECTIVES
bull To provide the best most cost-effective service possible to our clients
APERltU DU BUREAU
VISION
Nous contribuons au bien-etre des Neoshybrunswickois en favorisant un mode de gestion financiere efficace et conforme aux regles dethique et nous nous consacrons a Iamelioration continue de la gestion des ressources pubUques
ENONCE DE MISSION
Nous fournissons des services de comptabilite et de verification interne de premier ordre a nos clients et favorisons une administration efficace des res sources du gouvernement provincial
VALEURS
bull Nous travaillons de maniere constructive en consultation avec nos clients et nos colh~gues avec lesquels nous echangeons des idees et partageons nos connaissances et notre experience
bull Nous avons la responsabilite dajouter de la valeur au travail que nous effectuons
bull Nous agissons avec integrite independance et objectivite
bull Nous sommes voues alexcellence
bull Nous cherchons les meilleurs talents sans faire de compromis
bull Nous souscrivons au principe de I apprentissage continu pour notre personnel
bull Nous nous employons a maintenir des communications ouvertes avec notre personnel
OBJECTIFS
bull Fournir a nos clients les services les meilleurs et les plus rentables possibles
4
bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
5
ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
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Adminlstrative ~port
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Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
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Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
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DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
bull To provide or assist in the provision of timely and relevant financial information to be used in decision making and control in the Government of New Brunswick
bull To ensure the proper receipt recording and disbursement of public money
bull To ensure information systems are properly controlled and comply with relevant legislation regulations and established policies
bull To prepare useful and relevant information for public presentation
bull To promote and ensure cost-effective program delivery evaluation and reporting
bull To promote commitment for control of and accountability for public resources
bull To have capable people to respond innovatively to the challenges of our changing environment
bull To advocate and help implement innovative change
bull To provide a good participative work environment which permits employees to develop their potential to the fullest and encourages personal growth in a fair and equitable manner
LEGAL MANDATE
The responsibility and authority of the Comptroller are set out in the Financial Administration Act (see Appendix I for the most relevant sections)
bull Fournir ou aider Ii fournir des informations financieres opportunes et pertinentes Ii utiliser dans la prise de decisions et Ie controle du gouvernement du NouveaushyBrunswick
bull Faire en sorte que les deniers publics soient dOment reyus comptabilises et debourses
bull Voir a ce que les systemes dinformation soient dOment controles et conformes aux mesures Iegislatives aux reglements et aux directives etablies qui sappliquent
bull Preparer de linformation utile et pertinente Ii des fins de presentation au public
bull Promouvoir et assurer une prestation une evaluation et un rapport rentables des programmes
bull Favoriser Iengagement Ii regard du controle et de lobligation redditionnelle relativement aux ressources publiques
bull A voir un personnel competent qui puisse repondre de fayon innovatrice aux defis de notre environnement changeant
bull Preconiser des changements innovateurs et aider Ii leur mise en reuvre
bull Susciter un milieu de travail qui favorise la participation permet aux employes de realiser pleinement leur potentiel et encourage la croissance personnelle dune maniere juste et equitable
MANDAT JURIDIQUE
La Loi sur [administration jinanciere etablit la responsabilite et Ie pouvoir du controleur (voir lannexe I qui contient les sections de la loi les plus pertinentes)
5
ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
ROLES AND RESPONSIBILITIES
The Comptroller is the chief accountant and internal auditor for the Province of New Brunswick The Comptroller reports to the Deputy Minister of Finance and is required under the Financial Administration Act to
bull control the processing of all accounting transactions relating to the operations of the Consolidated Fund of the Province and report on the results of these operations on behalf of the Minister ofFinance and
bull provide independent assurance that management systems procedures and internal controls operate economically and efficiently and that program results are achieved through effective compliance with established legislative authority policies plans and regulations
The Comptroller responds to the information needs of individual departments the Board of Management Executive Council and the pUblic Information is provided in a professional manner and consists of both standard financial statement presentations and reports on the economic efficient and effective management of public funds
ORGANIZATION STRUCTURE
The Office of the Comptroller is divided into three sections administration audit and consulting and accounting (Figure 1) All sections interact regularly with other departments providing financial management advice on a consultative basis
ROLES ET RESPONSABILITES
Le contr61eur est Ie chef comptable et Ie chef de la verification interne de la province du NouveaushyBrunswick Le controleur releve du sousshyministre des Finances et doit en vertu de la Loi sur ladmin istration financiere
bull controler Ie traitement de toutes les operations comptables relatives au Fonds consolide de la province et faire rapport sur les resultats de telles activites au nom du ministre des Finances et
bull fournir une assurance independante selon laquelle les systemes les methodes et les controles internes de gestion sont economiques et efficients et les resultats des programmes sont atteints en conformite avec lautorite legale les directives les plans et les reglements etablis
Le controleur repond aux besoins en matiere dinformation de ministeres individuels du Conseil de gestion du Conseil executif et du public Linformation est fournie de fa~on
professionnelle et consiste en des presentations detats financiers normalises et des rapports sur la gestion economique efficiente et efficace des deniers publics
STRUCTURE DE VORGANISATION
Le Bureau du controleur est compose de trois sections services administratifs services de verification et de consultation et services comptables (figure 1) Toutes les sections traitent regulierement avec les autres ministeres auxquels eUes fournissent des avis et des conseils en matiere de gestion financiere
6
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
Figure 1
Office of the Comptroller Bureau du contrOieur March 31 2011 Ie 31 mars 2011
Oeputy Mflllsterl~~ Mloistre
~
comptf~r1C0Iltfoleur
Adminlstrative ~port
SOlltien aomillistratlf
1 FEElErIgt
~
Directolfpiretlrlee
Accounting ~rvices
Servlmll c~mlltabes
L
Information Tecnno~
emnQ1Q~ de limQ~lo
LmETP
DiredorDlretleur
Audit and CQMulting
Verrflcation etlaquoInstillation
L
FTE - Full Time Equivalent I ETP - Equivalent temps plein
7
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
ACTIVITIES AND SERVICES
ADMINISTRATIVE SERVICES
The Administration Section of the Office of the Comptroller is comprised of the Comptroller information technology support and adminisshytrative support This section gives overall direction to the Office in carrying out the legislated responsibilities of the Comptroller Administration coordinates the assignment of personnel to special reviews and committees in support of improving financial practices throughout government In addition this section provides secretarial filing and technology support for the Office
ACCOUNTING SERVICES (Figure 2)
Reporting The primary responsibility of the Accounting Services Section of the Office of the Comptroller is the preparation of the annual financial statements of the Province including the publication of both volumes of the Public Accounts and supplemental information on the internet The financial statements are prepared in accordance with generally accepted accounting principles (GAAP) for the public sector as published by the Public Sector Accounting Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants and include the results of all government departments and 28 agencies boards corporations and commissions deemed to be controlled by government according to GAAP
The Accounting Services Section receives and analyzes quarterly projections from all departments for reasonableness and completeness This involves interpreting reported results and considering accounting standards that need to be applied in order to project against the budget The quarterly reports are used for financial management and decision making internally by the Department of Finance
ACTIVITES ET SERVICES
SERVICES ADMINISTRA TIFS
La section administrative du Bureau du controleur comprend Ie controleur ainsi que les services de technologie de linformation et administratif Le role de cette section est de fixer les lignes directrices que doit observer Ie Bureau pour que Ie controleur sacquitte des responsabilites qui lui sont conferees par la loi La section administrative coordonne egalement laffectation du personnel aux examens speciaux et comites mis sur pied dans Ie but dameliorer les pratiques de gestion financiere du gouvernement Egalement cette section fournit au bureau des services de technologie ainsi que de secretariat et de classement
SERVICES DE COMPTABILITE (figure 2)
Presentation de rapports La principale responsabilite de la Section des services de comptabilite du Bureau est la preparation des etats financiers annuels du gouvernement notamment la pUblication de lensemble des volumes des Comptes publics et de renseignements supplementaires sur lInternet Les etats financiers sont prepares conformement aux principes comptables generalement reconnus (pCGR) applicables au secteur public tels quils sont publies par Ie Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Ces etats fmanciers renferment les resultats financiers de tous les ministeres du gouvernement et des 280rganismes corporations conseils et commissions devant faire lobjet dun controle par Ie gouvernement en fonction des PCGR
Les Services de comptabilite du Bureau re~oivent et examinent les projections trimestrielles de tous les ministeres afin de verifier leur raisonnabilite et leur integralite Cela comprend I interpretation des resultats publics et la prise en consideration des normes comptables applicables afin deffectuer des projections en rapport avec Ie budget Les rapports trimestriels sont utilises par Ie ministere
8
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
In order to assure the accuracy and completeness of the financial information the section is responsible for the controls and policies around cash handling recording of accounts receivable and revenue recording of expenses and accounts payable and making payments
The Accounting Services Section is also responsible for reconciling the bank accounts and collecting overdue accounts through set-off procedures
Financial Information System
The Office implemented Oracle Financials in the 1990s as the base of an Enterprise Resource Planning System (ERP) This robust financial system is used across the country by 6 other provincial governments and several federal departments and has enabled the Accounting Services Section to obtain information to meet its core financial reporting objectives The Accounting Services Section continues to support maintain and upgrade this system to take advantage of changing technologies and implement more streamlined business practices Some recent examples of this include i-expense (self-service expense report submission) to provincial government employees Financial modules currently in use in government by over 6000 government employees include general ledger accounts payable accounts receivable cash management treasury and i-expense
des Finances pour la gestion des finances et la prise de decisions aIinterne
Afin de sassurer de I exactitude et de lintegralite des donnees financieres les Services de comptabilite du Bureau sont responsables du controle et des politiques lies a la gestion des liquidites a I enregistrement des comptes debiteurs et des recettes a Ienregistrement des comptes crediteurs et des depenses et au versement des paiements
Les Services de comptabilite du Bureau sont egalement responsables de la consolidation des comptes bancaires ainsi que du recouvrement des comptes en souffrance a Iaide dun certain nombre de procedures de compensation
Systeme dinformation financiere
Dans les annees 1990 Ie Bureau a mis en place Ie logiciel Oracle Financials qui sert de base au systeme de planification des ressources de lentreprise Ce systeme financier robuste utilise par six autres gouvernements provinciaux au Canada ainsi que par plusieurs ministeres fMeraux a permis aux Services de comptabilite du Bureau dobtenir les renseignements necessaires pour atteindre les objectifs principaux en matiere de publication de 1 information financiere Les Services de comptabilite du Bureau continuent de fournir du soutien pour ce systeme de Ie gerer et de Ie mettre a niveau afin dy integrer de nouvelles technologies et des pratiques de fonctionnement rationalisees Certains exemples recents de ces ajouts comprennent Ie deploiement actuel du module relatif aux comptes debiteurs dans les ministeres et du service di-Expense (presentation des rapports de depenses en libre-service) pour les fonctionnaires provinciaux Les modules financiers presentement utilises au gouvernement par plus de 6 000 fonctionnaires concernent les elements suivants Ie grand livre les comptes crediteurs les comptes debiteurs la tresorerie et i-Expense
9
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
17
YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
25
Figure 2
Accounting Services Section Section des services comptables Allocation of Staff Time Repartition du temps du personnel
Accounts Payable Comptes crediteurs
Public Accounts Bank Reconciliations Compte publics Rapprochements bancaires
14 5
Other Accounting Advice Autres Conseils comptables
7 18
OracleFIS Maintenance amp Development Maintenance et developpement dOracleSIF Annual Financial Statements
15 etats financiers annuels 16
Consulting and Advisory Services
The Accounting Services Section is often called upon for advice related to accounting standards and their application in particular situations in order to analyze the financial implications to the government
Services dexperts-conseils et de consultation
Les Services de comptabilite du Bureau sont souvent appeIes it donner des conseils concernant les normes comptables et leur application dans des situations specifiques et ce aux fins de I analyse des incidences financieres sur Ie gouvernement
AUDIT AND CONSULTING SERVICES (Figure 3)
The Audit and Consulting Services Section of the Office of the Comptroller conducts various internal assurance and consulting engagements at the request of the Office of the Premier Board of Management or government departments (Figure 3)
Assurance Engagements Financial Audit is a standard examination in which an opinion is expressed as to whether financial information prepared represents fairly the results of operations in accordance with GAAP andor terms of contractual agreements
Compliance Audit is an examination that depending upon the objective provides assurance that government entities conform
SERVICES DE VERIFICATION ET DE CONSULT A TION (figure 3)
Les Services de verification et de consultation du Bureau du contr6leur effectue differentes missions de certification et de consultation internes it la demande du Cabinet du premier ministre du Conseil de gestion ou des ministeres (figure 3)
Missions de certification La verification des etats financiers est une verification standard selon laquelle une opinion est formulee a savoir si linformation financiere preparee represente fidelement les resultats dexploitation et ce conformement aux PCGR et aux conditions stipulees dans les ententes contractuelles
La verification de la conformite est un examen selon lobjectif vise qui garantit que les entites gouvernementales se conforment aux lois du
10
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
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sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
with government legislation Board of Management policies contractual agreements orGAAP
Information Systems Audit is a standard examination of newly developed or significantly enhanced information systems and uses the Canadian Institute of Chartered Accountants Computer Control Guidelines as a basis for evaluation The section reviews and provides advice on major computer applications to ensure adequate financial controls are in place prior to implementation Post implementation reviews are conducted to ensure controls are implemented as designed The section also conducts network security reviews of government computer systems These reviews are intended to reduce the risk of unauthorized access to government information
Operational (Performance) Audit is a standard comprehensive examination of organizational units functions or business processes assessmg economy efficiency and effectiveness
Forensic Accounting Reviews are performed to determine if fraudulent activities have occurred in a client department the value of the loss of assets and what remedial actions have been taken
Consulting Engagements This section also provides consulting services to government Staff are often requested to
bull participate m various government committees
bull provide financial analyses to support business decisions
bull conduct business process reengineering
bull develop policy guidelines and bull provide advice to departments on policy
interpretation and spending issues
gouvemement aux politiques du Conseil de gestion aux ententes contractuelles ou aux PCGR
La verification des systemes dinformation est un examen normalise des systemes dinformation recemment elabores ou grandement ameliores en fondant son evaluation sur la Gestion du controle de linformatique de lInstitut Canadien des Comptables Agrees Cette section examine les principales applications informatiques et foumit des conseils it ce sujet pour sassurer de la presence de controles financiers adequats avant la mise en oeuvre des applications Des examens sont menes aprcs la mise en service afin de sassurer que les controles elabores sont en place Lequipe examine en outre la securiM des reseaux informatiques du gouvemement dans Ie but de reduire les risques dacces non autorise it linformation gouvemementale
Les exam ens operationnels laquoRendement raquo consistent en un examen exhaustif normalise des unites des fonctions organisationnelles ou de la revision des processus qui evalue I economie I efficience et l efficacite
Des examens en matiere de juricomptabilite sont realises afin de determiner si des activites frauduleuses ont eu lieu dans un ministere client et Ie cas echeant la valeur des actifs perdus et les mesures correctives prises
Missions de consultation Cette section offre aussi des servIces de consultation au gouvernement Ainsi son personnel est souvent sollicite pour bull sieger it divers comites gouvernementaux
bull realiser des analyses financieres it lappui des decisions relatives aux dossiers daffaires
bull effectuer la reconfiguration des processus administratifs
bull elaborer des directives generales et bull conseiller les ministeres en matiere de
depenses et dinterpretation des politiques
11
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
Figura 3
Audit and Consulting Services I Services de verification et consultation Allocation of Staff time I Repartition du temps du personnel
Forensic Audit I Fraude 1
Consulting Services Services de consultation
30
Compliance Audit Verification de conformite
8
FINANCIAL RESOURCES
In 2010-20 11 the Office of the Comptroller had an operating budget of $4083700
Actual office expenses are largely comprised of salaries and benefits (68) and costs for operating and enhancing the Governments accounting system (28) The remaining 4 consists mainly of costs for professional development administration travel and printing of the Public Accounts
Fifty-four percent (54) of the office expenses relates to the accounting function 36 to audit and 10 to administration (Figure 4)
Information Systems Audit Verification des Systemes
informatiques 24
Financial Audit Verification financiere
37
RESSOURCES FINANCIERES
En 2010-2011 Ie budget de fonctionnement du Bureau du controleur sest chiffre a 4083700$
Les salaires et les avantages sociaux (68 ) ainsi que les coOts rattaches aIexploitation et a Iamelioration du systeme comptable du gouvernement (28 ) representent une large part de lensemble des depenses du Bureau Le 4 subsistant se rapporte pour lessentiel au developpement professionnel a administration aux frais de deplacement pour la realisation des verifications et a limpression des documents de Comptes publics
En tout 54 des depenses du Bureau ont trait ala comptabilite 36 ades verifications et 10 aladministration (figure 4)
12
Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
14
bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
17
YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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Figure 4
Allocation of Expenses by Component J Repartition des depenses par composante
Accounting Comptabilite $2069900 Administration
Administration $365000
Audit and Consulting Verification et
consultation $1363400
In 2010-2011 the office underspent its budget En 2010-201 1 les depenses reelles du by $285400 (Figure 5) Bureau se sont chiffnSes a 285400 $ de
moins que Ie budget (figure 5)
Figure 5
OFFICE OF THE COMPTROLLER I BUREAU DU CONTROLEUR EXPENDITURESDEPENSES
ACTUAL COMPARED TO BUDGET I DEPENSES REELLES PAR RAPPORT AU BUDGET 2010-2011
BUDGET ACTUAL ESTIMATESI EXPENDITURESI PREVISIONS DEPENSES VARIANCEI REASON FOR V ARIANCEI
COMPONENTCOMPOSANTE BUDGETAIRES REELLES ECART EXPLICATION DE LECART
Administration I Administration $ 393400 $ 365000 $ 28400 Underspent on other services Depenses moins elevees que prevu pour autres services
Accounting Services I Services 2272300 2069900 202400 Underspent on Oracle comptables developmental services staff
vacancies and other services Depenses moins elevees que prevu pour les services de developpement Oracle postes vacants et autres services
Audit and Consulting Services I 1418000 1363400 54600 Underspent on staff vacancies Services de verification et de and other services Depenses consultation moins elevees que prevu pour
_____ postes vacants et autres services
TOTALITOTAL $4083700 $3798300 $285400
13
HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
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Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
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Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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HUMAN RESOURCES
The Office recognizes that the quality of its services depends on the talent diversity and energy of the people who conduct our business The Office takes very seriously its efforts to be a highly professional and skilled organization
The number of full-time-equivalents (FTEs) budgeted for the Office during 2010-2011 was 39
Professional accountants make up 79 of staff These staff also have degrees in business administration engineering or other disciplines Many have diverse work experience in both the public and private sector
Forty-six percent of the Offices FTEs are allocated to accounting services 46 to audit services and 8 to administration Figure 6 shows the allocation of budgeted FTEs by component
RESSOURCES HUMAINES
Le Bureau reconnait que la qualite de ses services depend du talent de la diversite et de lenergie des personnes qui soccupent de ses activites Le Bureau prend tns au serieux les efforts quil deploie pour etre une organisation hautement professionnelle et qualifiee
Le nombre dequivalents Ii temps plein (ETP) prevu dans Ie budget du Bureau pour lannee 2010-2011etait de 39
Les comptables professionnels representent 79 du personnel Ce personnel possede un dip lome en administration des affaires en genie ou dans une autre discipline Bon nombre ont une experience de travail variee dans les secteurs public et prive
Au total 46 des ETP du Bureau sont affectes aux services comptables 46 aux services de verification et 8 Ii ladministration La figure 6 montre laffectation des ETP prevus au budget par composante
Figure 6
Allocation of FTEs by Component I Affectation des ETP par composante
Accounting I Comptabilite
46
Audit and Consulting Services Verification et consultation
46
Professional Affiliations
The Office continues to support the activities of organizations associated with our work and profession Staff participate in or belong to a variety of professional organizations including
Administration I Administration
8
Affiliations professionnelles
Le Bureau continue Ii appuyer les activites des organisations ayant trait Ii notre travail et Ii notre profession Le personnel participe ou appartient Ii diverses organisations professionnelles
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
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notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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bull Canadian Comprehensive Auditing Foundatio (CCAF)
bull Canadian Institute of Chartered Accountants
bull Certified General Accountants Association of Canada
bull Financial Management Institute of Canada (FMI)
bull Government Internal Auditors Council of Canada
bull Information Systems Audit and Control Association
bull Institute ofInternal Auditors
bull Public Sector Accounting Board and
bull Society of Certified Management Accountants of Canada
Professional Development and Training
Professional development and training are essential to maintaining the professional competence of the Office Some of the professional developmenttraining activities attended by various staff in 2010-2011 include the following
bull Atlantic School of Chartered Accountancy Staff Training Program
bull Aboriginal law presentation Honour of the Crown and the Legal Duty to Consult presented by the Aboriginal Affairs Secretariat
bull Best Practices in Audit Management System Usage presented by the Institute of Internal Auditors
bull CAS training offered by Office of the Auditor General
bull Comptrollers Conference hosted by the Government of Nova Scotia
15
notamment
bull Fondation canadienne pour la verification integree (FCVI)
bull lnstitut Canadien des comptables agrees
bull Association des comptables generaux accredites du Canada
bull Institut de la gestion financiere du Canada (IGF)
bull Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Association de laudit et du controle des systemes dinformation
bull Institut des verificateurs internes
bull Conseil sur la comptabilite du secteur public et
bull Societe des comptables en management du Canada
Perfectionnement professionnel et formation
Le perfectionnement professionnel et la formation sont essentiels au maintien de la competence professionnelle au sein du Bureau En 2010-2011 certains membres du personnel ont assiste aux activites de perfectionnement professionnel et de formation suivantes
bull Programme de formation du personnel de lAtlantic School of Chartered Accountancy
bull Droit des Autochtones - presentation sur Ie respect de la Couronne et sur lobligation legale de consulter par Ie Secretariat des affaires autochtones
bull Pratiques exemplaires relatives au systeme de gestion de la verification par IInstitute of Internal Auditors
bull Formation sur les normes canadiennes de verification offerte par Ie Bureau du verificateur general
bull Conference des controleurs orgamsee par Ie gouvernement de la Nouvelle-Ecosse
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
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bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
bull Eastern Comptrollers Conference hosted by the Government of New Brunswick
bull Everyday Tax Issues for the General Practitioner
bull FMI Half Day PD Event Planning for a Happy Retirement
bull IBM Web application security presented by the Department of Supply and Services
bull I to 1 conference - Lincolnville Maine
bull Government Internal Auditors Council of Canada (GIACC) Conference
bull The IJA Standards of Internal Auditing and Quality Assessment Reviews - Moncton
bull Inter-Government Forum for Oracle Applications
bull ISACA - CISM Training
bull Language Training from Athene Training Services
bull Machinery and Process of Government
bull New Brunswick Institute Chartered Accountant Professional Development Week (NBICA)
bull Accounting update for CAs in Industry
bull Quality Assurance bull File Review Methodologies bull Auditing in the new CAS Environment
bull NPO Accounting Issues
bull Conference des controleurs de lEst organisee par Ie gouvernement du Nouveau-Brunswick
bull Questions fiscaies quotidiennes pour les generalistes
bull Seance de perfectionnement professionnel dune demi-journee de lIGF sur la planification dune belle retraite
bull Application Web dIBM relative it Ia securite par Ie ministere de lApprovisionnement et des Services
bull Conference individuelle Lincolnville dans Je Maine
bull Congres du Conseil canadien des verificateurs internes du secteur public
bull Examen des normes sur la verification interne et sur la qualite de I evaluation de lInstitut des comptables internes Moncton
bull Forum intergouvernemental sur les applications Oracle
bull Association des professionnels de la verification et du controle des systemes dinformation - formation sans livre du gestionnaire en securite de linformation
bull Formation en langue offerte par les services de formation Athene
bull Rouages et fonctionnement du gouvernement
bull Semaine du perfectionnement professionnel de IInstitut des comptables agrees du Nouveau-Brunswick (ICANB) bull Le point sur la comptabilite it lintention
desCA bull Assurance de la qualite bull Methodes dexamen des dossiers bull Effectuer des verifications dans Ie nouvel
environnement relatif aux normes canadiennes de verification
bull Organismes sans but lucratif - questions relatives it la comptabilite
16
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
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d) Flexible work schedules offered
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b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
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Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
bull Professional Development session on various Oracle Modules
bull Performance Management course by Finance
bull Public Sector Accounting Board Training for Municipal Government - IFRS organized by Lcoal Government
bull SharePoint Technologies presented by Learning Tree
bull Working with Others Building Leadership Capacity and Coaching Leaders presented by the Office of Human Resources
bull Seance de perfectionnement professionnel sur divers modules Oracle
bull Cours sur la gestion du rendement par Ie ministere des Finances
bull Formation du Conseil sur la comptabilite dans Ie secteur public pour les administrations municipales Normes internationales dinformation financiere organisees par les Gouvernements locaux
bull bull Presentation des technologies SharePoint par
Learning Tree
bull Travailler avec les autres renforcer les capacites de leadership et Encadrement des chefs par Ie Bureau des ressources humaines
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YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
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sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
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Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
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b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
YEAR IN REVIEW
The Office of the Comptroller measures its performance by examining various attributes of effectiveness The Office has identified six areas that are considered most applicable in assessing performance and fulfilling the reporting requirements of the governments policy on annual reports
As a department we have focused on
bull Management Direction bull Relevance bull Achievement of Intended Results bull Appropriateness bull Acceptance and bull Working Environment
For each attribute performance indicators were developed and measurable targets set Since the beginning of 1994-95 when this initiative began performance indicators have been reviewed and evaluated to ensure continued value to management and interested third parties Because of changes in the office and within government adjustments to performance measurements have been necessary
It is worth noting that various attributes have performance indicators that are corporate in nature and common to all sections Other attributes have indicators unique to specific sections and services provided
1 MANAGEMENT DIRECTION
Do staff of the Office know what the Vision Mission Values and Objectives are Do they fully understand what is expected of them
PERFORMANCE INDICATORS
a) Office Vision Mission Values and Objectives are defined and understood by all staff
r
LANNEE EN REVUE
Le Bureau du controleur me sure son rendement en utilisant les dimensions de lefficacite Parmi les dimensions Ie Bureau a retenu les six qui sappliquent Ie mieux a levaluation de rendement lices a la politi que du gouvernement sur les rapports annuels
En tant que ministere nous avons centre nos efforts sur les dimensions suivantes bull Orientation de la gestion bull Pertinence bull Realisation des resultats escomptes bull A-propos bull Degre de satisfaction et bull Environnement de travail
Pour chaque dimension des indicateurs de rendement ont ete definis et des objectifs mesurables ont ete fixes Depuis que cette initiative a ete mise sur pied au debut de I exercice 1994-1995 les indicateurs de rendement ont ete revises et reevalucs pour assurer une valeur durable tant pour les gestionnaires que pour les tierces parties interessces II a cependant etc necessaire de modifier les indicateurs de rendement en raison de changements apportes au sein du Bureau et du gouvernement
II vaut la peine de noter que certaines dimensions comportent des indicateurs de rendement qui sont de nature generale et communs a toutes les sections Dautres comportent des indicateurs particuliers aux sections precisees et aux services fournis
1 ORIENTATION DE LA GESTION
Les membres du personnel connaissent-ils la vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau Comprennent-ils pleinement ce quon attend deux
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) La vision la mission les valeurs et les objectifs du Bureau sont dcfinis et compris par lensemble du personnel
18
RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
etilinmiddotPft +iJJBtr~pour ~p7JrvenirDpprenaient~tre ssionsirlpelopmiiil autristamiddot tenueJliwseancrlI~elles mtie workmiddot1tt1tS aiiil ifi~f1iiiit~T sectJanIelaliiiiltjQ~de planS
~1rfrtiti~~4~t~~~=1S regUlilrJ~~tian travatr~imJividuiilimiddotet dindlMteursmiddot de r bullbull n of~alrJiuiement latinue regllliere de reUlfiQnS du
periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
b) Personal work plans reflect or are linked to b) Les plans de travail individuels refletent les corporate objectives objectifs de lorganisation ou y sont lies
RESULT RESULT1T Fiif2010-2011 performance evaJ1fJtins wefe])es evaluaJions de riiildelrneI1tant~t~j4Je~otuees cotrJple~ed At t1tattitrJe~ personaiJfJilplans z11aur Iii ~1~iQtte weredeyeloped (JlLdilcus~ed witL stafflfiiyenail AtQmiddot dJ~P(~Q(middotmiddotmiddotiiipound 0111 fait Personal work pltm$Wetellnliedto sect~Iork plans which were linicedt~~te objec~
c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
r~ent lesmembrei3 personnelmwflnt recultJlU par Itit quils~mprenaientet observeraient lelt~12Qde de~ntologiedu BurelHllt
2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
19
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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RESrJLTJT thtdeparlm~t(lIVf8ilin~feBfifliaujidtAelienentre La la misslon
QnO~Objeqtvesmiddotmiddot w~tltft i orttffAl]gfion et iHiJroiilrunl ~iileyene~ r 1l~ l if ~ 0lnJI emnl~middot~middotmiddot middotmiddottvebullbull 8middot middot a Ot~f~V TleVllJ$ r VY 1estfiittatmiddot 3
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periUlltJel desertion 10 realisation devmulltlons annuelles derendement middotmiddotdu personnel
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c) All staff must acknowledge they understand and adhere to the Office Code of Conduct
mijiussions membres au Pfl~$OjJru1 LeSplans de GPersonnel etali1ft ratt~middot middotmiddot aux pllmsmiddotmiddot travaFk~~eetiOns qui~middotmiddotmiddot middot middottiiemiddot a leFIOUTmiddotetd~ rattachUQ me~t~Ct1ts gener~
c) Tous les membres du personnel doivent reconnaitre quils comprennent et observent Ie Code de deontologie du Bureau
~fJLTAT Iiaf~~middotie leur~amen mm
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2 RELEVANCE
Do we serve a legitimate ongoing need to government
PERFORMANCE INDICATORS
a) Original conditions for the Offices services continue given existing legislation government policy and Board of Management Minutes
2 PERTINENCE
Repondons-nous it un besoin legitime soutenu du gouvernement
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Les conditions it lorigine des services du Bureau existent toujours vu les mesures legislatives les directives du gouvernement et les decisions du Conseil de gestion qui
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sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
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Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
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Ian Activities8~hould
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~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
21
Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
22
province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
sont en vigueur
b) Financial or economic payback of work provided
i) Audit and Consulting Services Outcome of Operational Review Activity To determine the ratio of potential benefits to costs of operational review Benchmark Potential annual dollar savings is 7 times the cost ofthe review
se nlf~iil~n~11 e((U Jensemllfedu recherche ltfIJJitlCite et
b) Rentabilite financiere ou economique du travail foumi
i) Services de verification et de consultation ResuItat de lactivite de Penmen operationnel Determiner Ie rapport des avantages potentiels au coot de Iexamen operationnel Point de reference
20
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
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2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
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Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
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Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
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iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
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iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
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b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
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5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
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Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
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b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
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b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
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MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
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t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
Ieconomie potentielle correspond it sept fois Ie coot de Pexamen
dexarnens Reviewsin 2Q](J-J1 ~rh~ Office did not
3 REALISATION DES RESULTATS RESULTS
3 ACHIEVEMENT OF INTENDED ESCOMPTES
A vons-nous atteint les objectifs que nous nous 201 ] Did we achieve what we set out to do in 2010shy
etions fixes en 2010-2011
PERFORMANCE INDICATORS INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Original section work plans or equivalent are a) Les plans de travail initiaux des sections ou completed as intended leur equivalent sont termines comme prevu
RESULT RsectUL1AT2lt Each section is re clo prepare an annual
Ian Activities8~hould
the
s orkplans evaYation
Chaq~~tionestten~7te dresser un plan de identifying~ipoundlieduled orpianned tr~ilannuel qiii diffi~Jne les activite~
coince with privues middotmiddotmiddotmiddot011middotmiddotmiddot planiflees Xes activites devraient objectives estatflished bymiddottk~ OffICe Coincider avec l~ objeitijs ~neraux bobis Ilyshould be notedJhat annual workmiddot middotmiddotmiddotpaizlei3 11 convieJtae nolerqueIfgt
~1tmoillh peri le9fplans annuelS modifies prioflilftS andlo dtfllnt 10 perimleae 12 mois amiddotmiddotmiddotklmiddot suite de iiipriorit~ changeamesou detlfumdesde
At the end of 1Jllt2Diliz1 each 11 DroVm~~a yeaend comparisonLrinlended to tlClfJaJmiddotrreyulitf
explainillgthe causeor anyvariances
b) Office expenditures are below budget
lfESULT In i(jlik20lJ theOjJice IiQliifbudget~irPlU $285(00
c) Work performed in Accounting Services is compared to established norms or standards
i) The annual financial statements of the
servicemiddotfinp~14es lln1eniestep(]$moJnsque les plfJ1tH detravail initi4lJx sonle point de departi levaluation deItn dan~e
2010-201 U~ c~f1ParaisQnmiddot(Je ee ftSfomPtis et r~elifen exptlquam les eCttrl3yenSrfV
aVait liiu
b) Les depenses du Bureau sont moindres que prevues
RlJUL1dr En201fi2OIl le Bureaiia middoteiJmiddot unexcedePJlNN bttdgetaire dl18J~OO$
c) Le travail effectue en matiere de services comptables est compare aux normes etablies
i) Les etats financiers annuels de la
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Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
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Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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Province will be prepared such that the Auditor General can issue an unqualified opinion on their fairness
JlSsfCI
D~Aflditot s opinoll the 20102011 ftntJllcial statements~ u etl
ii) Accounting practices used comply with Public Sector Accounting Board (PSAB) recommendations
RESULT
i$su Pro nmswickcomplies wilIiS~ti tlMi
Ifthe recommeqdJtioI1S
matiere de c~mJlbilite surJafDmR~~bilite da (CCSP) ~noui gOuVfrnement observeR3 5 ~recomm
iii) The Auditor General will be provided with a draft of the financial statements for the year ended 31 March 2010 by July 2010 All information for Public Accounts Volume 1 will be completed by the end of August 2010 and published by the end of September 2010
nrtllJupt1 withafilit ts oR IJlIJlly lillO
for the~ nded3 1010 middot fhetiUtJit opinion was~eceivedJJ()t1-ugust 1QJO and the (iudited ft tatements were issued on 13 August 201 rpared to 28 ~ptemberr~9 for the previous yew
iv) Deadline - Supplementary Financial Information Public Accounts Volume 2 for the year ended 31 March 2010 are to be published by the end of December 2010
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province seront prepares de fa~on Ii ce que Ie verificateur general puisse presenter une opinion sans reserve au sujet de leur fidelite
sur Jp etatserijiClit~ft general 2010-2013ltifpJt sans reserve
ii) Les methodes comptables employees sont conformes aux recommandations du Comite sur la comptabilite du secteur public (CCSP)
examen desf~(ilJadatio7l8middotmiddotmiddotltellh
laquovons du
iii) Le verificateur general recevra au plus tard en juillet 2010 une premiere version des etats financiers pour Pannee terminee Ie 31 mars 2010 Tous les renseignements concernant Ie Volume 1 des Comptes publics doivent etre prets a la fin daoiit 2010 et publies au plus tard a la fin de septembre
iv) Date limite information financiere supplementaire Le volume 2 des Comptes publics pour Iexercice clos Ie 31 mars 2010 doivent etre publies au plus tard a la fin de decembre 2010
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
23
b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
24
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
Supplementary information relating to employee salary information of government employees and employees of Government Corporations Agencies Boards and Commissions as well as the Regional Health Authorities is to be published by 31 December 2010
Supplementary information relating to employee expenses and payments to suppliers of Government is to be published by 31 December 2010
Public Accounts Yolume was publishedi~ NOJ~Jt2QlJiI compa~(Jw()ctober ~
NYl1109forl1ieypyenekiq~year
The supplemental Itstings (jfiinpl()yee sa1tzrWS employee expenses and P~l1ts to suppliers werepiililiihed Tgtnthe interneftljZS November 2t)0
4 APPROPRIATENESS
Are we going about our objectives in the best way
PERFO~ANCEINDICATORS
a) Savings achieved through new approaches eg reengineering streamlining new technology
IiESULT fhesL()JJice ~fmiddotYiilVed in variQU$~~fJJtlatives aeslgnedto iJ1iProve~iperlltional effriiiicenty and i3ifectiveness
bull The implementatif)Ii1iJpurchase ciirtll for acquiring goods alid~e~ up toSh5iJO in
middot~rbM~~fnfrrent~eparimi~jiimiddotmiddot achieved ~fmse V(IUlne~liJ~jmiddot~s resluJtlJrrgY~in rebateYf~the
purchaSe card
Linformation supplementaire concernant les salaires des employes du gouvernement des entreprises publiques des organismes des conseils des commissions et des regies regionales de la sante du gouvernement doit tre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
Linformation suppJementaire concernant les depenses des employes et les paiements aux fournisseurs du gouvernement doit etre publiee au plus tard Ie 31 decembre 2010
RESUL[AT Le velume 2 des C()11lptes pUbietra ete pubIe Ie 25lIlilietnbre 2ffJfJ comparativement au 23 Octobre 2009 pour liJlllCe preceiiitiite
Les gtiistessupplementai~s de$ $alaireset des depillflampes des emJilQY~ ainsi(Jz1lides paiements auXJo1iJisseurstJnteiepubliCes~r Internet Ie 25 nov~bre 2010
4 A-PROPOS
Nous y prenons-nous de la meilleure fayon pour atteindre nos objectifs
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Economies realisees grace a de nouvelles approches telles que la reorganisation la rationalisation et de nouvelles technologies
JNY LeBur~(l participeaeurolivHsprojetsen vue bull middotmiddotdaccrdftrit Igtefficieiicilt I ~effictiltil
middotmiddotoperatioriS
bull La mise ~nl1tuvre danSJes ministeresmiddot rIcent dfartes d qclijttp()ur IaClJltsectJtion de biens et cI~ servicesjtiifJiu 0 concu~6 de 1 500 $ a ilrinisdatteiitJre les objefi~de volume des qchatsdes(irteqfJk gtluvernement a obtenuunescomJift=ae 10B63 $ compagniiffjmettrice icJrtesY
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b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
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Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
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Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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b) Office costs compared to third party contractors
i) Audit and Consulting Services To compare in-house hourly rates for audit services to those projected for private sector contractors
T age inh~~IOU q~ for J~dit and
conSUlngsenittwas 80 c()mp(l~dt() $85)1 jor the pre Thtlpound1atenjlects difZtCfilsfJQats and )hfJverhead
5 ACCEPTANCE
Do our clients judge our services as being satisfactory
PERFORMANCE INDICATORS
a) Client feedback to assess services provided in relation to quality timeliness or overall satisfaction
i) Audit and Consulting Services
To survey clients to assess quality and timeliness of audits performed
b) Couts du Bureau comparativement aux entrepreneurs de lexterieur
i) Services de verification et de consultation Comparer les taux horaires internes des services de verification aux taux projetes dentrepreneurs du secteur prive
gtSULi4T 1emiddot ttirtt4(rairexinriJimil(internemiddotmiddot pour des service~Ztli verllC(llipnetdeCOn~lll~gtionetait 93fiI$ comparatjvetrlenta 85llS1a1llee pleurocc ~ des c6ftb dt
Be PO1JJPt~ Mtepreneurs~~ec~prtv8
5 DEGRE DE SATISFACTION
Nos clients jugent-ils que nos services sont satisfaisants
INDICATEURS DE RENDEMENT
a) Reactions des clients pour evaluer les services foumis quant it la qualite it la rapidite et it la satisfaction globale
i) Services de verification et de consultation Obtenir Iopinion des clients pour evaluer la qualite et la rapidite des verifications effectuees
eijll1lations e efue$ p~()erne ~pojets llChevesi etatt de 50
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Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
28
of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
Audit r(Com1iJ~Wiations 11UlaV
Auditrecomm(J~~41ltRmiddotIlcCepledmiddot ]lecommandiiilensiieverijicatiifin 1211
b) Client acceptance of Office recommendations
i) Agreement is reached on a timed action plan for resolntion of all outstanding issues identified during an information systems audit before the system is implemented
ii) To track the percent of audit recommendations accepted (benchmark is 90 acceptance)
RESULT
b) Suivi des recommandations du Bureau par les clients
i) Une entente est conelue sur un plan daction assorti dun calendrier dexecution pour resoudre tous les problemes cernes durant une verishyfication des systemes dinformation avant la mise en reuvre du systeme
tlUtiwise enZJJjO201
ments~~Slt~~ amSl Projeti~de demisaio(4i Assu mltadie(SantfJ)
ii) Tenir Ie compte du pourcentage de recommandations de verification qui sont acceptees (letalon est un taux dacceptation de 90 )
REsULTAT
6 WORKING ENVIRONMENT
Does the Office offer a workplace that promotes commitment initiative as well as professional and personal development
PERFO~CEINDICATORS (CORPORATE)
a) Rate of sick leave is reasonable A benchmark per person is to be determined
6 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le Bureau offre-t-il un milieu de travail qui favorise lengagement linitiative ainsi que Ie perfectionnement professionnel et personnel
INDICATEURS DE RENDEMENT (DE LORGANISA TION)
a) Le taux des conges de maladie est raisonnable Un etalon par personne reste it determiner
mOY~l1 de joursde Q
PQ1r 1esecttitlVemelTlll1
25
b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
26
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
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Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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b) Professional development and trammg offered (minimum offered 1 day per person)
c) Pay Equity for women for equal work performed
1fE3ipoundT TheitJjftcf is
~gtJfiJge$
sal1Jlji
lnd p eJnPl~~
JJymelf larraquoork exJXrien~pnd~idemPlQidg~
~
~ro di 0~ij)urampYJKlr~~nne ~~Yjourspiii]Jers7lijjlemiddotmiddotmiddot~middotmiddotImiddot~e
MSJLT4~i 14fur~~tll rfllltierr demplo
d) Flexible work schedules offered
5f1Oo ofqllmiddot~ff working hiirit$
e) Staff feedback requested
at pJanni1g sesslonS t e ortnance revieW1EO(ess and fmployee liitrk fl)mmittees
t) Fulfillment of linguistic profile
RESULT rhe OJjf~pi(jvides
or 808 posifirns
ne$ier Li1Jguis 1illve
fnguaJ
en2(J10 etaitt51 jours
b) Perfectionnement professionnel et formation offerts (minimum offert 1 journee par personne)
c) Equite salariale pour les femmes qui accomplissent un travail egal
d) Horaires variables
kESULT4l AUmiddottarJ du i ~~edelftravallviii
e) Sollicitation des reactions du personnel
tkhtmiddot~refsJ j)(Hiifqui litoucne di ntefcegux seiiiJpes de pianljication a de rexameri de iamptndem~t et CltlP1ces descomitis~ travail des
iwtmzployl$
t) Realisation du profillinguistique
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g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
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Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
30
g) Provide services in both official languages when required
The Office of the Comptroller recognizes its obligations and is committed to actively offer and provide quality services to the public in the publics official language of choice and to promote a more balanced utilization of both official languages within the public service
g) Foumir des services dans les deux langues officielles sur demande
Le Bureau du controleur reconnait ses obligations et sengage it offrir et it foumir activement it la population des services de qualite dans la langue officielle choisie par celle-ci et it encourager une utilisation plus equilibree des deux langues officielles dans les services publics
REsfltT There were norlimpliiints3jJnder Aucune 11 a ete cieposeeenvgrlllde laLoi ftltiguages Act concerning surles langue$pfficidles conc~rtfftit Ie BUreau Comptroller in terms of p services middotmiddotmiddot~iJumiddotttr61eur tJft~~fprestationfi~de11Niitde both officiallangjilgesWhen required selvicelt danS lesdeux languesofficielles
27
12
Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
29
40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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Appendix I FINANCIAL ADMINISTRATION ACT
Selected Sections of the Financial Administration Act applicable to the Office of the Comptroller
The Comptroller
(a) shall ensure the proper receipt recording and disposition ofpublic money
(b) shall control the account classification as determined by the Board
(c) shall control disbursement from the Consolidated Fund in accordance with this Act
(d) subject to the direction of the Board shall maintain or cause to be maintained the appropriation and financial accounts relating to the operations of the Consolidated Fund and coshyordinate procedures related thereto
(e) shall prepare the Public Accounts and any financial statements and reports required by the Minister or the Board and
(f) shall ensure compliance with administrative directions of the Board
1966 c1 0 s11 1996clOs1
13(1) Notwithstanding any other Act the Comptroller
(a) may examine (i) files (ii) documents and (iii) records
relating to the accounts of any portion of the public service and
(b) may require and receive from any person in the public service information reports and explanations necessary for the performance of his duties
Annexe I LOI SUR VADMINISTRATION FINANCIERE
Articles choisis dans la Loi sur Iadministration financiere applicable au Bureau du contrOieur
12 Le controleur
(a) veille a ce que les deniers publics soient dument per9us pris en compte et utilises
(b) controle la classification des comptes etablis par Ie Conseil
(c) controle les debours du Fonds consolide conformement ala presente loi
(d) sous reserve des instructions du Conseil tient ou fait tenir les comptes de credits budgetaires et c)mptes financiers afferents aux operations du Fonds consolide et coordonne les methodes comptables y relatives
(e) prepare les Comptes publics et tous autres etats financiers et rapports requis par Ie Ministre ou Ie Conseil et
(f) veille a ce que les instructions administratives du Conseil soient respectees
1966 c10 art I 1996 c10 art 1
13(1) Nonobstant toute autre loi Ie controleur
(a) peut examiner (i) les dossiers (ii) les documents et (iii) les registres
afferents aux comptes dun element des services publics et
(b) peut exiger et recevoir de toute personne travaillant dans les services publics les renseignements rapports et explications necessaires it lexercice de ses fonctions
13(2) The Comptroller may station in any portion I 13(2) Le controleur peut aux fins dexercer ses
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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of the public service any person employed in his office to enable him to carry out his duties and that portion of the public service shall provide the necessary office accommodation for such person
13(3) Notwithstanding the Civil Service Act the Comptroller may suspend from the performance of his duties any person employed in his office 1966 clO s12 1984 c44 s7
14( 1) On the request of the head of any portion of the public service and with the approval of the Minister the Comptroller
(a) may provide for that portion of the public service accounting and other services in connection with the collection and accounting of public money and
(b) may examine the collection and accounting practices of that portion of the public service and report thereon to the head thereof
39(2) Every requisition for payment out of the Consolidated Fund is to be made in the manner prescribed by the Comptroller
39(3) The Comptroller shall reject a requisition where the payment
(a) would not be a lawful charge against the appropriation or
(b) would result in an expenditure in excess of the appropriation
39(4) The Comptroller may transmit any requisition to the Board for its approval
39(5) Where the Comptroller
(a) refuses to make a payment or
(b) disallows an item in an account
the head of the department concerned may report the circumstances to the Board which may alter or confirm the decision of the Comptroller 1966 c10 s37
fonctions detacher dans un element des services publics un employe de son bureau et cet element des services publics doit mettre it la disposition de cet employe les bureaux necessaires
13(3) Nonobstant la Loi sur la Fonction publique Ie controleur peut suspendre tout employe de son bureau 1966 clO art12 1984 c44 art7
14(1) A la demande du chef d un element des services publics et avec lapprobation du Ministre Ie controleur
(a) peut assurer pour cet element des services publics la comptabilite et dautres services relatifs it la perception et it la comptabilite des deniers publics et
(b) peut examiner les methodes de perception et de comptabilite de cet element des services publics et faire rapport it leur sujet au chef de cet element des services publics
39(2) Chaque demande de paiement sur Ie Fonds consolide doit etre faite de la maniere prescrite par Ie controleur
39(3) Le controleur rejette une demande dimputation lorsque Ie paiement
(a) ne peut etre legalement impute sur Ie credit budgetaire ou
(b) aboutirait au depassement du credit budgetaire
39(4) Le contrOleur peut transmettre toute demande dimputation au Conseil pour approbation
39(5) Lorsque Ie controleur
(a) refuse de faire un paiement ou
(b) rejette un article de compte
Ie chef du ministere interesse peut faire rapport des circonstances au Conseil qui peut modifier ou confirmer la decision du controleur 1966 clO art37
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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40 Where an account is presented to the Comptroller for work performed goods supplied or services rendered for or to the Province unless the head ofa department certifies
(a) that the work has been performed or goods supplied or services rendered and
(b) that the price charged or payment requested (i) is in accordance with a contract or (ii) ifnot specified by contract is reasonable
the Comptroller may refuse payment 1966 c10 s38
41 Every payment under an appropriation is to be made by the Comptroller in accordance with the regulations 1966 clO s39
40 Lorsque Ie controleur reyoit un compte pour travaux effectues marchandises livrees ou services rendus a la Province ou pour elle amoms que Ie chefdun ministere ne certifie
(a) que les travaux ont ete effectues les marchandises livrees ou les service rendus et
(b) que Ie prix ou paiement demande (i) est conforme aun contrat ou (ii) sit nest pas specifie par contrat est raisonnable
Ie controleur peut refuser Ie paiement 1966 cIO art38
41 Chaque paiement sur un credit budgetaire doit etre fait par Ie controleur conformement aux reglements 1966 cl 0 art39
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