of 32 /32
PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN APLIKASI SIMDOK (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN ) MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL DAN KEPANITERAAN MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA JAKARTA 2008

2008 pedoman simdok mkri

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: 2008   pedoman simdok mkri

PETUNJUK TEKNIS

PENGOPERASIAN APLIKASI SIMDOK(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN )MAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIA

SEKRETARIAT JENDERAL DAN KEPANITERAANMAHKAMAH KONSTITUSI REPUBLIK INDONESIAJAKARTA 2008

Page 2: 2008   pedoman simdok mkri

iMahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

PENGANTAR

Tito Sujitno

Dalam rangka mewujudkan layanan arsip secara lengkap, pat, tepat, mudah dan

murah, Mahkamah Konstitusi RI telah membangun aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Disposisi Elektronik (SIMDOK). Aplikasi SIMD K merupakan aplikasi terkait

dengan pelaksanaan registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, p mbuatan disposisi

oleh pejabat yang dituju, temu balik dan pelacakan nas as.

Pada Tahun 2008 ini Mahkamah Konstitusi RI akan menerapkan SIMDOK sebagai

sebagai salah satu penerapan . Keberhasilan implementasi ditentukan

oleh beberapa faktor, salah satu diantaranya instrumen pendukung pengoperasian

aplikasi. Sehubungan dengan hal tersebut Bagian Tata saha membuat Petunjuk

Pengoperasian Aplikasi agar para user (pengguna) dapat dengan mudah

menggunakan aplikasi ini.

Semoga petunjuk teknis ini bisa bermanfaat bagi pemakai aplikasi maupun pegawai

lainnya yang mempunyai perhatian terhadap pengembangan kearsipan dan teknologi

informasi .

Jakarta, Mei 2008

Kepala Biro Umum

NIP 060034088

E- Gove rnme n t

Page 3: 2008   pedoman simdok mkri

iiMahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

DAFTAR ISI

PENGANTAR

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

BAB I PENDAHULUAN

BAB II SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN (SIMDOK)

BAB III PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK ADMINISTRATOR PENGGUNA

BAB IV PETUNJUK PENGOPERASIAN UNTUK PENGGUNA UMUM

BAB V PENUTUP

i

ii

iii

A. Latar Belakang 1

B. Dasar Hukum 1

C. Maksud dan Tujuan 2

D. Ruang Lingkup 2

A. Gambaran Umum 3

B. Keuntungan Menggunakan SIMDOK 4

C. Menu SIMDOK 4

A. Menjalankan Aplikasi 6

B. Registrasi Naskah Dinas Masuk 8

C. Menambahkan Naskah Dinas Digital 13

D. Pencarian Naskah Dinas 16

E. Pelacakan Naskah Dinas 17

A. Menjalankan Aplikasi 19

B. Membaca Naskah Dinas dan Membuat Disposisi 19

C. Membaca dan Meneruskan Disposisi 23

D. Pencarian dan Pelacakan Naskah Dinas 26

E. Pencarian dan Pelacakan Disposisi 26

28

Page 4: 2008   pedoman simdok mkri

iiiMahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Alur Umum Pengoperasian SIMDOK 3Gambar 2 : Ikon Internet Explore pada tampilan Desktop 6Gambar 3 : Halaman depan portal Mahkamah Konstitusi 7

Gambar 4 : Form untuk log on SIMDOK 7

Gambar 5 : Tampilan portal Mahkamah Konstitusi untuk masuk SIMDOK 8Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas 8Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan field Topik Surat 9

Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas 11Gambar 9 : Tampilan detail surat 12Gambar 10 : Pilihan Tambah File 13Gambar 11 : Pilihan Browse File dalam tampilan 14

Gambar 12 : Pilihan File hasil Dokumentasi naskah Dinas 14

Gambar 13 : Pilihan menu Laporan Surat 15Gambar 14 : Tampilan Laporan Surat Masuk 15Gambar 15 : Pilihan menu Riwayat Surat 16

Gambar 16 : Tampilan pencarian naskah dinas 16Gambar 17 : Tampilan hasil pencarian naskah dinas 17Gambar 18 : Pilihan pelacakan naskah dinas 18Gambar 19 : Tampilan detail riwayat surat 18

Gambar 20 : Ikon tanda ada surat masuk pada portal MKRI 19

Gambar 21 : Tampilan daftar surat masuk 20Gambar 22 : Pilihan untuk membaca naskah dinas dan

tampilan ikon disposisi 20

Gambar 23 : Tampilan Isian diposisi 21Gambar 24 : Pilihan Penerima Diposisi 22Gambar 25 : Tampilan Konfirmasi Isian Disposisi 22Gambar 26 : Konfirmasi Disposisi berhasil Dikirimkan 23

Gambar 27 : Ikon Peringatan Ada Disposisi Baru 23

Gambar 28 : Tampilan Daftar Disposisi 24Gambar 29 : Tampilan detail disposisi 24Gambar 30 : Detail Arsip yang didisposisikan 25

Gambar 31 : Menu Riwayat Disposisi dan Pencarian Disposisi 26Gambar 32 : Tampilan Halaman Muka menu Riwayat Disposisi 27Gambar 33 : Tampilan Detail Riwayat Disposisi 27

Page 5: 2008   pedoman simdok mkri

1Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Dasar Hukum

Di instansi-instansi pemerintahan di Indonesia, termasuk Mahkamah Konstitusi RI,

fungsi manajemen arsip dinamis menyangkut berbagai tugas-tugas yang berkaitan

dengan informasi. Aktivitas dalam pelaksanaan fungsi kearsipan pada umumnya

masih dilakukan dengan sistem manual. Dalam banyak hal memperlihatkan, bahwa

sistem tersebut masih belum dapat memenuhi tuntutan ketersediaan informasi

yang tercipta dewasa ini, terutama dengan makin meningkatnya penggunaan

teknologi modern (baca: komputer) dalam pelaksanaan kerja sehari-hari. Karena

karakateristik-karakteristik yang menonjol seperti fleksibilitas, kec atan dan

keakuratan, kapasitas penyimpanan informasi yang terus dapat diperbesar,

komputer sangat ideal untuk mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan

sistem manual yang diterapkan pada manajemen arsip. Sehubungan dengan hal

tersebut, khususnya dalam rangka mewujudkan layanan ar ip secara lengkap,

cepat, tepat, mudah, dan murah maka Mahkamah Konstitusi RI membangun

aplikasi Sistem Informasi Manajemen Dokumen (SIMDOK).

Aplikasi SIMDOK merupakan aplikasi terkait dengan pela sanaan registrasi,

pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi oleh pejabat yang dituju,

temu balik dan pelacakan naskah dinas. Dalam pengimplementasiannya

membutuhkan petunjuk teknis pengelolaan SIMDOK agar para (pengguna)

dapat dengan mudah menggunakan aplikasi ini.

1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan;

2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2003 tentang Mahkamah Konstitusi;

3. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijaka Dan Strategi

Nasional Pengembangan ;

user

E-Governme n t

Page 6: 2008   pedoman simdok mkri

2Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

4. Keputusan Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia Nomor

064.1/KEP/SET.MK/2006 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan

Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia;

5. Keputusan Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia Nomor

160/KEP/SET.MK/2007 tentang Pemberlakuan Pedoman Digitalisasi Arsip

Mahkamah Konstitusi Republik Indonesia.

1. Maksud

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK dimaksudkan sebag panduan atau

acuan bagi pegawai dan atau pejabat di lingkungan Mahk ah Konstitusi

dalam mengoperasikan aplikasi SIMDOK.

2. Tujuan

Tujuan penyusunan Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK adalah:

a. membantu pengelolaan arsip secara efektif dan efisien;

b. membantu program pemerintah dalam rangka penerapan .

Ruang lingkup dalam petunjuk teknis ini mencakup petunjuk teknis pengoperasian

SIMDOK untuk (Bagian Tata Usaha) dan (pegawai

dan atau pejabat pengguna aplikasi) di lingkungan Mahkamah Konstitusi RI.

Secara garis besar, petunjuk teknis ini berisi Pendahuluan, Gambaran Umum

SIMDOK, Petunjuk Pengoperasian, dan Penutup.

C. Maksud dan Tujuan

D. Ruang Lingkup

E-Governme nt

adm inistra tor use r user clie nt

Page 7: 2008   pedoman simdok mkri

3Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

BAB II

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN (SIMDOK)

A. Gambaran Umum

Sistem Informasi Manajemen Dokumen (SIMDOK) adalah pengelolaan dokumen/

arsip yang tidak terbatas pada pengelolaan fisik dan prosedural, melainkan juga

menyangkut pengelolaan intelektual dari informasi dalam arsip dengan melibatkan

teknologi informasi (komputer). SIMDOK yang dibangun pada saat ini belum

menyangkut keseluruhan sistem, namun baru terbatas pada pelaksanaan

registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi oleh pejabat,

temu balik dan pelacakan naskah dinas. Berikut ini diperlihatkan proses

pengelolaan dokumen/arsip menggunakan aplikasi SIMDOK:

Gambar 1 : Alur Umum Pengoperasian SIMDOK

Page 8: 2008   pedoman simdok mkri

4Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

B. Keuntungan Menggunakan SIMDOK

C. Menu SIMDOK

1. Pencarian surat/arsip lebih mudah

SIMDOK dilengkapi dengan fitur-fitur pengolahan data dan komunikasi yang

memungkinkan dilakukan temu balik informasi dan arsip digitalnya secara

cepat dan tepat .

2. Penggunaan pegawai akan lebih efisien

Dengan menggunakan SIMDOK, beberapa tugas yang sifatnya berulang akan

dapat dikurangi, seperti pemberian label nama file dan kartu indeks, sehingga

tenaga pegawai dapat diberdayakan secara lebih baik untuk tugas-tugas

lainnya.

3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan a at.

4. indeks dan informasi file dapat berlangsung secara cepat.

Dengan menggunakan SIMDOK, terhadap indeks dan informasi arsip

dapat dilakukan secara cepat.

Aplikasi SIMDOK mempunyai beberapa menu, yaitu Tambah at, Surat Masuk,

Disposisi Masuk, Laporan Surat Masuk dan Riwayat Surat.

1. Tambah Surat

Kegiatan mencatat (registrasi) surat yang masuk dari instansi luar ke

Mahkamah Konstitusi melalui Unit Kearsipan ke dalam aplikasi SIMDOK. Menu

ini hanya diperuntukkan (Bagian Tata Usaha)

2. Surat Masuk

Informasi seluruh surat dari luar instansi yang sudah dicatat atau diregistrasi,

serta ditujukan kepada pengguna dan atau unit kerja ( ) di

Mahkamah Konstitusi. Menu Surat Masuk ini memiliki fas litas:

a. Melihat Profil (Metadata) Surat/ Naskah Dinas sesuai tanggungjawabnya;

b. Melihat surat dalam format elekronik (hasil alih medi an mencetaknya;

c. Memberikan instruksi atau disposisi kepada pejabat di bawahnya.

Updating

updating

adm inistra tor use r

user clie nt

Page 9: 2008   pedoman simdok mkri

5Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

3. Disposisi Masuk

Seluruh disposisi yang diterima oleh pengguna ( ) dari atasan

pengguna. Menu Disposisi Masuk memiliki fasilitas:

a. Pencarian disposisi yang masuk berdasarkan kriteria pencarian:

1) Pengirim surat;

2) Perihal Surat;

3) Isi Ringkas;

4) Tanggal Kirim Disposisi;

5) Isi Disposisi.

b. Melihat Profil (Metadata) Surat/ Naskah Dinas.

c. Melihat surat dalam format elekronik (hasil alih medi an mencetaknya.

d. Memberikan instruksi atau disposisi pejabat di bawahnya.

Pada menu ini tidak ada fasilitas untuk melihat riwayat disposisinya

sebagaimana disposisi manual.

Contoh: Kepala Bagian Kepegawaian hanya dapat melihat disposisi dari

Kepala Biro Umum, sedangkan disposisi dari Sekjen ke Kepala Biro

Umum tidak bisa diketahui.

4. Laporan Surat Masuk

Laporan seluruh surat dari luar instansi yang masuk d n ditujukan kepada

pengguna dan atau unit kerja bersangkutan ( ) di Mahkamah

Konstitusi. Menu Laporan Surat Masuk ini berisi daftar surat seluruh surat

dengan profil data surat (metadata surat). Fungsi menu ini adalah sebagai

laporan surat yang diterima dan untuk pencetakan surat sesuai kriteria yang

diinginkan, seperti mencetak surat per bulan.

5. Riwayat Disposisi

Rekaman atau jejak disposisi yang dibuat oleh pejabat ak surat tersebut

diterima hingga disposisi terakhir.

6. Riwayat Surat

Rekaman atau jejak tindakan terhadap surat yang sudah diregistrasi.

user clie nt

user clie n t

Page 10: 2008   pedoman simdok mkri

6Mahkamah Konstitusi R I

Klik 2X ikon ini

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

BAB III

PETUNJUK PENGOPERASIAN

UNTUK ADMINISTRATOR PENGGUNA

A. Menjalankan Aplikasi

Internet Explorer

1. Aplikasi SIMDOK ini menggunakan fasilitas Untuk menjalankan

klik dua kali ikon pada tampilan di

layar monitor komputer, atau klik ”Start”, dan pilih .

Gambar 2 : Ikon pada tampilan

2. Berdasarkan langkah tersebut, maka akan muncul halaman dari

. Ketikkan alamat portal MKRI pada

http://portal.mahkamahkonstitusi.go.id/portal.

3. Setelah alamat portal MKRI tersebut dimasukkan, maka a an muncul halaman

sebagai berikut:

we b browse r.

we b browser, desktop

Interne t Exp lorer

Internet Explorer Desktop

de fau lt interne t

e xplorer address bar,

Page 11: 2008   pedoman simdok mkri

7Mahkamah Konstitusi R I

Masukkan ID

Masukkan Password

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

Gambar 3 : Halaman depan portal Mahkamah Konstitusi RI

Gambar di atas merupakan halaman awal saat pertama kali mengakses

portal MKRI. Pada sisi atas ( ) terdapat menu HOME, SIMTOR, CMS. Di sisi

sebelah kiri ( ) terdapat kelompok menu dari beberapa aplikasi yang

terdapat pada portal.

4. Untuk mengakses aplikasi SIMDOK masukkan ID dan kemudian klik

tombol .

Gambar 4 : untuk SIMDOK

user

he ade r

sidebar

passwod,

Form log on

Page 12: 2008   pedoman simdok mkri

8Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk menjalankan Aplikasi SIMDOK

Klik di sini untuk registrasi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

5. Bila ID dan anda sesuai, maka akan muncul halaman sebagai berikut:

Gambar 5 : Tampilan portal Mahkamah Konstitusi untuk masuk SIMDOK

Untuk menjalankan aplikasi simdok, klik yang terdapat pada sisi

sebelah kiri ( ).

Langkah pertama yang harus dilakukan oleh staf Bagian Tata Usaha pada saat

menerima naskah dinas masuk dari luar instansi adalah eregistrasi naskah dinas.

Registrasi merupakan kegiatan pencatatan atau pengidentifikasian naskah dinas

yang telah tercipta dalam sistem. Untuk registrasi naskah dinas, dapat dilakukan

dengan langkah sebagai berikut:

1. Klik menu yang terdapat pada sisi kiri aplikasi SIMDOK.

Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat untuk registrasi naskah dinas

password

s idebar

SIMDOK

B. Registrasi Naskah Dinas Masuk

Tambah Surat

Page 13: 2008   pedoman simdok mkri

9Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

2. Isikan pada menu tambah surat

a. , diisikan dengan mengklik ikon untuk memilih tanggal

sesuai dengan tanda terima naskah dinas, selain itu si secara otomatis

akan menampilkan jam terima naskah dinas. Apabila jam erima naskah

dinas perlu perbaikan, maka klik kolom tanggal terima dan ketikkan jam yang

dimaksud.

b. , diisikan dengan mengklik pilihan sesuai dengan sifat

naskah dinas yang diterima apakah Biasa, Penting, atau Rahasia.

c. , diisikan dengan mengklik ikon , sebagaimana langkah

nomor 1 (satu).

d. , diisikan dengan mengklik tombol , kemudian pada layar

monitor anda akan tampil ‘Pola Klasifikasi Arsip MKRI’. Pilih kode klasifikasi

yang sesuai dengan isi naskah dinas yang bersangkutan an cara klik

tombol , sebagaimana tampilan gambar di bawah ini.

Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan opik Surat

e. , merupakan isian bebas yang disikan dengan indeks yang

sesuai dengan isi naskah dinas.

f. , diisi dengan mengklik ikon , secara otomatis akan

terisikan dengan Surat Masuk.

g. , merupakan isian bebas yang diisikan dengan nomor naskah

dinas yang bersangkutan.

h. , diisikan dengan mengklik , di layar monitor anda akan ada

tiga pilihan yaitu Dinamis Aktif, Dinamis Inaktif, dan Statis. Klik salah satu

pilihan yang paling sesuai dengan status surat yang anda tangani.

fie ld-fie ld

fie ld T

Tanggal terima

Sifat Informasi

Tanggal Surat

Topik Surat

Indeks Surat

Tipe Surat Masuk

Nomor Surat

Status Surat

Page 14: 2008   pedoman simdok mkri

10Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

i. , merupakan isian bebas yang diisikan dengan perihal y g tertera di

naskah dinas atau perihal yang mendeskripsikan isi surat yang bersangkutan.

j. , merupakan isian bebas yang diisikan dengan isi ringkas yang

mendeskripsikan naskah dinas yang anda tangani. Isi ringkas harus diisi

selengkap mungkin sehingga memudahkan pengguna dalam mencari

informasi surat masuk.

Contoh: Undangan untuk menjadi pembicara pada acara Silaturahmi

Anggota Dewan Pers di Hotel Century Jakarta hari Kamis tanggal 5

Maret 2008 jam 08.00 WIB.

k. , merupakan isian bebas yang diisikan dengan catatan y dirasa

penting untuk diketahui oleh pengguna. Contoh: Lampira surat berupa

laporan dalam bentuk buku.

l. terdiri dari:

1) Asal Surat, diisi dengan mengklik 2 pilihan yaitu: Internal atau Eksternal.

2) Instansi, merupakan isian bebas diisi dengan nama instansi yang

tercantum pada naskah dinas.

3) Nama, merupakan isian bebas diisi dengan nama pengirim, penulisan

nama pengirim untuk kepentingan indeks nama lengkap dulu kemudian

baru gelar, contoh: Syahruddin, Drs. M.Hum.

4) NIP, merupakan isian bebas diisi dengan NIP pengirim naskah dinas.

5) Alamat, merupakan isian bebas diisi dengan alamat lengkap pengirim.

m. , terdiri dari:

1) Nama, diisi dengan mengklik , kemudian pilih pejabat yang akan

menerima naskah dinas yang dimaksud.

2) NIP, akan diisikan secara otomatis setelah kita menentukan ama

penerima.

3) Unit Pengolah, diisi dengan mengklik , kemudian pilih Unit Pengolah

yang dimaksud.

Perihal

Isi Ringkas

Catatan

Pengirim

Penerima

Page 15: 2008   pedoman simdok mkri

11Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

n. , merupakan isian bebas diisi dengan tembusan yang tercantum

pada naskah dinas.

o. , merupakan isian bebas diisi apabila naskah dinas dise

lampiran, contoh: 1 (satu) berkas/eksemplar/bundel.

Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas

Tembusan

Lampiran

Page 16: 2008   pedoman simdok mkri

12Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

3. Setelah yang tertera di menu ’Tambah Surat’ terisi, maka langkah

selanjutnya adalah klik tombol yang terdapat pada sisi kanan bawah.

4. Dengan langkah tersebut, tampilan pada layar monitor a an berganti dengan

tampilan Apabila kita sudah yakin dengan isian

tersebut, simpanlah registrasi naskah dinas tersebut d ngan mengklik tombol

. Tampilan yang akan muncul di layar monitor anda akan berganti

dengan tampilan

Gambar 9 : Tampilan Detail Arsip

fie ld-file d

”Konfirmasi Tambah Surat”.

”Detail Arsip”

Page 17: 2008   pedoman simdok mkri

13Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk menambahkan file ke dalam aplikasi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

C. Menambahkan Naskah Dinas Digital

pdf.

Tambah File

Detail Arsip

browse

Aplikasi Simdok memiliki fasilitas untuk dan menampilkan naskah

dinas dalam format digital. Untuk menambahkan isian naskah dinas digital

dalam aplikasi dapat dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

1. (pindai) naskah dinas yang akan dimasukkan dalam apli si SIMDOK

sesuai dengan Pedoman Digitalisasi Arsip MKRI.

2. Simpan naskah dinas hasil (pemindaian) dalam satu file dengan

format

3. ikon untuk mengu file ke dalam aplikasi yang

terdapat pada sisi atas pada tampilan menu .

Gambar 10 : Pilihan Tambah File

4. Dengan langkah tersebut aplikasi akan memberikan perintah untuk memilih

file yang diinginkan. Tekan tombol yang berada pada sisi kanan

pada menu Tambah File untuk memilih file yang sesuai.

me ngupload

Scan

s canning

Klik plod

Page 18: 2008   pedoman simdok mkri

14Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk melihat naskah dinas yang telah di

Klik di sini untuk mem ilih file yang akan diupload ke aplikasi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

Gambar 11 : Tampilan Pilihan

5. Klik tombol yang terdapat pada sisi bawah menu ‘tambah File’.

Dengan langkah tersebut, tambah file sudah selesai dilakukan dan file yang

sudah di akan tampil dalam

6. Klik nama file pada field Hasil Dokumentasi Arsip untuk melihat file yang

telah di .

Gambar 12 : Pilihan File Hasil Dokumentasi Arsip

7. Pilih menu ‘Laporan Surat Masuk’ untuk melihat naskah dinas yang sudah

diregistrasi dalam sistem. Dengan langkah tersebut, maka aplikasi akan

menampilkan seluruh naskah dinas yang telah diregistrasi, sebagaimana

gambar di bawah ini.

Browse File

upload fie ld

upload

Hasil Dokumentasi Arsip.

upload

Page 19: 2008   pedoman simdok mkri

15Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk melihat laporan naskah dinas yang sudah diregistrasi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

Gambar 13 : Pilihan menu dan tampilan muka menu Laporan Surat

Untuk mencari, mengunduh (download), mencetak dan surat masuk dapat

dilakukan dengan cara seperti tampilan sebagai berikut:

Gambar 14 : Pilihan pencarian pada menu Laporan Surat Masuk

Page 20: 2008   pedoman simdok mkri

16Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk mencari naskah dinas

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

D. Pencarian Naskah Dinas

Bagian Tata Usaha dapat melakukan pencarian naskah dinas yang telah

diregistasi berdasarkan yang diinginkan, seperti: tanggal surat, nomor

surat, isi surat, kode klasifikasi, pengirim, dan tujuan surat. Untuk melakukan

pencarian naskah dinas dapat dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut:

1. Klik menu ‘Riwayat Surat’

Gambar 15 : Pilihan menu Riwayat Surat

Dengan memilih menu tersebut akan muncul tampilan seperti gambar

berikut:

Gambar 16 : Tampilan pencarian naskah dinas

2. Pilih kriteria pencarian naskah dinas berdasarkan yang tersedia

pada kolom di sebelah kiri atas.

fie ld-fie ld

fie ld-fie ld

Page 21: 2008   pedoman simdok mkri

17Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

3. Tekan tombol “cari”

Dengan langkah tersebut, aplikasi akan melakukan proses pencarian naskah

dinas dan menampilkan naskah dinas sesuai kriteria pencarian.

Gambar 17 : Tampilan hasil pencarian naskah dinas

Aplikasi SIMDOK memiliki fasilitas untuk menelusuri riwayat naskah dinas.

Dengan fasilitas tersebut Bagian Tata Usaha dapat mengetahui proses atau

tindak lanjut naskah dinas yang telah disampaikan. Untuk mengetahui tindak

lanjut naskah dinas dapat dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut:

1. Cari naskah dinas yang diinginkan dan ikuti langkah sebagaimana cara

pencarian arsip (langkah D 1 sampai D 3).

E. Pelacakan Naskah Dinas

Page 22: 2008   pedoman simdok mkri

18Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk melacak naskah dinas

Status Baca

Status Disposisi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

2. Setelah naskah yang diinginkan ditemukan, klik tanggal registrasi yang

terdapat pada kolom hasil pencarian arsip.

Gambar 18 : Pilihan pelacakan naskah dinas

Dengan langkah tersebut, aplikasi akan menampilkan detail riwayat naskah

dinas tersebut, seperti tampilan gambar di bawah ini:

Gambar 19 : Tampilan detail riwayat surat

fie ld

Page 23: 2008   pedoman simdok mkri

19Mahkamah Konstitusi R I

: Ada Surat Masuk

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

BAB IV

PETUNJUK PENGOPERASIAN

UNTUK PENGGUNA UMUM

A. Menjalankan Aplikasi

BAB III A

SIMDOK

B. Membaca Naskah Dinas dan Membuat Disposisi

Pesan Masuk

1. Untuk menjalankan aplikasi SIMDOK, lakukan langkah seperti y g dijelaskan

pada pada petunjuk teknis pengoperasian aplikasi SIMDOK ini.

2. Setelah pada aplikasi portal MKRI, klik untuk masuk ke Aplikasi

SIMDOK. Menu SIMDOK untuk pengguna umum memiliki 5 (lima) menu

yaitu: Surat Masuk, Disposisi Surat, Laporan Surat Masuk, Riwayat Surat, dan

Riwayat Disposisi.

1. Setiap ada surat baru yang dikirim oleh (Bagian Tata

Usaha), maka pada layar monitor akan terlihat ikon surat berkedip-kedip

yang merupakan petunjuk, bahwa menerima naskah dinas/surat baru.

Untuk bisa melihat naskah dinas/surat tersebut, klik ikon

pada sisi sebelah kanan halaman portal Mahkamah konstitusi.

Gambar 20 : Ikon tanda ada surat masuk pada portal MKRI

login

(user)

adm inistrator user

user

use r

Warning

Page 24: 2008   pedoman simdok mkri

20Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk membaca naskah dinas

Klik di sini untuk membuat disposisi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

Dengan langkah tersebut, akan muncul tampilan surat masuk sebagaimana

tampilan pada gambar di bawah ini;

Gambar 21 : Tampilan daftar surat masuk

Naskah dinas baru yang belum dibuka ditandai dengan warna biru, sedangkan

naskah dinas yang sudah dibuka berwarna hitam .

2. Untuk melihat profil naskah dinas tersebut, klik naskah dinas yang dipilih.

Tampilan detail profil naskah dinas dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 22 : Pilihan untuk membaca naskah dinas dan membuat disposisi

Page 25: 2008   pedoman simdok mkri

21Mahkamah Konstitusi R I

Tuliskan instruksidi sini

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

3. Untuk melihat dan membaca naskah dinas yang dikirim, klik nama file dari

tampilan ’ ’.

4. Untuk membuat disposisi, klik tombol disposisi yang terdapat di sisi atas

pada tampilan .

5. Tuliskan pada Isian Disposisi sebagaimana tampilan gambar berikut:

Gambar 23 : Tampilan Isian Disposisi

Keterangan Isian Disposisi:

a. Nomor urut, menunjukkan nomor urut surat masuk yang diregistrasi oleh

Bagian Tata Usaha (otomatis akan muncul pada saat registrasi).

b. Nomor surat, menunjukkan nomor yang tertera pada surat masuk.

c. Indeks surat, menunjukkan kata tangkap dari isi surat.

d. Sifat surat, menunjukan sifat kerahasiaan surat.

e. Isi ringkas, menunjukkan deskripsi surat masuk.

f. Tingkat keamanan surat dapat dipilih dari 3 (tiga) pilihan Rahasia,

Konfidensial, dan Biasa dengan mengklik pilihan anda.

g. Tanggal penyelesaian, diisi dengan mengklik untuk tanggal

penyelesaian yang dimaksud. Tanggal penyelesaian dimaksudkan penerima

surat sebagai pembuat disposisi memberikan batas waktu kepada penerima

disposisi terkait surat masuk yang harus diproses oleh penerima disposisi.

Hasil Dokumentasi Arsip

Detail Arsip

fie ld-fie ld

Page 26: 2008   pedoman simdok mkri

22Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk memilih penerima disposisi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

h. Instruksi,merupakan isian bebas yang diisi dengan instruksi pembuat

disposisi.

6. Setelah penulisan disposisi selesai, klik penerima disposisi pada kotak sebelah

kiri penerima disposisi.

Gambar 24 : Pilihan Penerima Diposisi

7. Klik tombol yang terdapat pada sebelah bawah penerima disposisi.

Dengan langkah tersebut, aplikasi akan mengkonfirmasi disposisi yang akan

dikirimkan ke penerima disposisi.

Gambar 25 : Tampilan Konfirmasi Isian Disposisi

8. Klik tombol untuk memastikan bahwa instruksi yang dibuat dan

penerima disposisi telah sesuai dengan apa yang diharapkan. Namun apabila

disposisi belum sesuai dengan yang dikehendaki, klik tombol untuk

merubah instruksi atau penerima disposisi.

’ simpan’

’kembali’

Page 27: 2008   pedoman simdok mkri

23Mahkamah Konstitusi R I

Ada Disposisi Baru

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

Dengan menekan tombol Simpan tersebut berarti disposisi telah berhasil

dikirimkan ke penerima disposisi.

Gambar 26 : Konfirmasi Disposisi berhasil dikirimkan

1. akan melihat disposisi baru yang dikirimkan oleh pejabat

yang menjadi atasannya. Untuk melihat disposisi tersebut klik ikon ’

’ pada di portal Mahkamah Konstitusi.

Gambar 27 : Ikon peringatan Ada Disposisi Baru

Dengan langkah tersebut aplikasi akan menampilkan daftar disposisi yang masuk

seperti tampilan di bawah ini:

C. Membaca dan Meneruskan Disposisi

Penerima Disposisi

Pesan

Masuk login

Page 28: 2008   pedoman simdok mkri

24Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk melihat detail disposisi

Klik di sini untuk melihat naskah dinas yang didisposisikan

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

Gambar 28 : Tampilan Daftar Disposisi

2. Klik salah satu daftar disposisi tersebut untuk melihat detail disposisi yang

masuk, sebagaimana tampilan berikut:

Gambar 29 : Tampilan Detail Disposisi

Page 29: 2008   pedoman simdok mkri

25Mahkamah Konstitusi R I

Klik di sini untuk membuat disposisi

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

3. Untuk melihat surat yang dikirim sebagai pelengkap dar disposisi, klik ikon

sebagaimana gambar di atas. Dengan langkah tersebut,

maka di layar monitor akan muncul tampilan berikut:

Gambar 30 : Detail Arsip yang didisposisikan

4. Untuk melihat detail dari masing-masing arsip klik nama file yang dipilih.

5. Bila penerima disposisi ingin meneruskan disposisi ke pejabat di bawahnya, maka

dapat dilaksanakan sebagaimana langkah poin II. B. 3 s.d. 7 di atas.

Catatan: Disposisi hanya dapat dilakukan dari pejabat ke pejabat di bawahnya,

sedangkan disposisi dari pejabat ke pejabat di atasnya tidak dapat

dilakukan.

Melihat Surat

Page 30: 2008   pedoman simdok mkri

26Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

D. Pencarian dan Pelacakan Naskah Dinas

E. Pencarian dan Pelacakan Disposisi

Pengguna dapat mencari dan melacak naskah dinas yang t h masuk dalam

kompartemen pengguna atau naskah dinas yang menjadi ta gungjawabnya.

Untuk mencari dan melacak naskah dinas tersebut dapat dilakukan sebagaimana

langkah pada BAB III D dan III E .

Pengguna dapat melakukan pencarian dan pelacakan dispo isi yang diterima

maupun dibuat. Untuk melakukan pencarian dan pelacakan disposisi

1. Klik Menu Riwayat Disposisi, maka akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 31 : Menu Riwayat Disposisi dan Pencarian Disposisi

2. Pilih kriteria surat yang diinginkan pada ikon dibawah Pencarian Disposisi

untuk mencari disposisi yang diinginkan. Pencarian dapat dilakukan

berdasarkan: pengirim surat, perihal surat, isi ringka anggal kirim disposisi,

pengirim disposisi, dan isi disposisi.

3. Klik disposisi surat yang terpilih untuk melakukan pelacakan disposisi

Klik disini

Page 31: 2008   pedoman simdok mkri

27Mahkamah Konstitusi R I

Status Baca

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

Gambar 32 : Tampilan halaman muka menu Riwayat Disposisi

Dengan langkah tersebut akan muncul tampilan gambar sebagai berikut;

Gambar 33 : Tampilan Detail Riwayat Disposisi

Detail Riwayat Disposisi:

INDEKS: Tgl:No. Urut:

Fungsi: Kode:

Tanggal:No. Surat:

Dari:

Kepada:

Tembusan:

KirimPengirim Penerima Status Baca

Tanggal Baca Isi Disposisi

Isi Ringkas:

Pengolah:

Kesejahteraan 2008-04-08 10:20:00.0

160 Pembinaan dan Pengembangan Pegawai

KP.05.04

2008-04-07

406/Taperum-PNS/III/4/2008

Bapertarum-PNS Dr.Ir. Alisjahbana, MA

Tito Sujitno ... [Sudah dibaca]

Tidak ada Tembusan

2008-04-10

Tito SujitnoKepala Bagian Kepegawaian

Belum dibacaAgar diumumkan kepada seluruh pegawai

Penyelenggaraan Pameran Perumahan Rakyat oleh Bapertar m-PNS pada tanggal 10-13 April 2008

Biro Umum

Riwayat Disposisi

Klik disini

Page 32: 2008   pedoman simdok mkri

28Mahkamah Konstitusi R I

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK

BAB V

PENUTUP

Petunjuk Teknis Pengoperasian SIMDOK ini hanyalah merupakan salah satu sarana

bantu di dalam implementasinya. Sebagai sebuah sarana, petunjuk teknis ini

bukanlah sebagai faktor utama keberhasilan suatu sistem. Keberhasilan sistem

sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor pendukung lain ya, seperti kebijakan dan

prosedur, SDM, lingkungan kerja, dan infrastuktur teknologi informasi. Komitmen

yang kuat dari pimpinan akan sangat berpengaruh pada ketersediaan dan kesiapan

faktor pendukung lainnnya. Dalam hal ini haruslah diingat bahwa bagaimanapun

juga teknologi informasi dan komunikasi hanyalah saran ukan tujuan, dan bukan

pula faktor utama.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah bahwa implementasi SIMDOK harus tetap

diposisikan sebagai bagian dari program pengelolaan ar p Mahkamah Konstitusi.

Dengan demikian fokus dari pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi

dalam pengelolaan arsip adalah pencapaian tujuan dari ngelolaan arsip pada

umumnya, bukan pada tujuan teknis dari implementasi teknologi itu semata-mata.

Akhirnya, mudah-mudahan petunjuk teknis ini bisa memberikan sedikit manfaat bagi

pegawai atau pejabat yang membacanya.