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Business Process Management (BPM): uma nova soluo de software para integrao de cadeias colaborativas. Autoria: Jos Osvaldo De Sordi, Norberto Antonio Torres Resumo: A soluo de gesto de processos empresariais, ou Business Process Management (BPM), uma soluo de negcios fundamentada em tecnologia da informao. Aprimorando e integrando as facilidades oferecidas pelas solues de integrao de sistemas e de automao de fluxo de trabalho, a soluo BPM visa atender todo o ciclo de gesto do processo: descoberta, projeto, distribuio, execuo, interao, operao, manuteno, otimizao e anlise do processo. O objetivo prover maior flexibilidade e agilidade aos processos, fator preponderante de competitividade. As caractersticas tcnicas da soluo BPM so particularmente inovadoras para atividades, que ocorrem alm das fronteiras organizacionais, com envolvimento de parceiros, fornecedores e clientes. Os processos relacionados com cadeias colaborativas so os de maior potencial para soluo BPM. Neste artigo, so discutidas as origens da soluo BPM, os desafios tecnolgicos para sua completa implementao, as iniciativas em andamento na indstria de software, o impacto de sua implementao nas organizaes e, como concluso, recomendaes s empresas, que pretendam dar os primeiros passos para implementao da soluo BPM. Origens da Soluo BPM Paradigmas administrativos surgem de tempos em tempos, motivados por uma nova proposta ou concepo de administrao de negcios, que passa a ser praticada pelo universo empresarial. Entre os principais desafios das empresas de softwares est a deteco destes movimentos, disponibilizando novas solues de sistemas de informao, que habilitam e facilitam a incorporao destes novos paradigmas. O aprimoramento constante das cadeias colaborativas entre empresas um dos paradigmas administrativos a que a indstria de software tem se dedicado fortemente nas ltimas dcadas; as primeiras solues de troca eletrnica de documentos surgiram ainda na dcada de 70. O dinamismo dos negcios requer das redes colaborativas fronteiras organizacionais imperceptveis do ponto de vista de processos. Para tanto, so necessrios constncia, acuracidade e velocidade nos fluxos de mensagem, controle e informaes, que tramitam entre as organizaes da cadeia colaborativa. Dentro das redes colaborativas, uma empresa A pode, por exemplo, estar acionando ou verificando o estado de um processo na empresa B. Os processos colaborativos podem ser os mais variados possveis, desde processos da cadeia de produo at processos de desenvolvimento conjunto de novos produtos.

Um processo de negcio significa uma completa e coordenada linha de atividades, ocorrendo serialmente e em paralelo, com gerao de valor ao cliente. Os processos de negcios se caracterizam por serem (SMITH):

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Extensos e complexos: envolvem grande diversidade e quantidade de fluxos de materiais, de informao e de comprometimento entre as empresas;

Extremamente dinmicos: requerem muita agilidade para responder s demandas de clientes e s mudanas de mercado;

Distribudos e segmentados: so executados dentro dos limites de uma ou mais empresas, atravs de diversas aplicaes, ou sistemas de informaes, operando em diferentes plataformas tecnolgicas e com diferentes configuraes e especificaes;

Durao longa: a execuo de uma transao simples, por exemplo, uma solicitao de dinheiro, pode levar meses para ser efetivada;

Automatizados: pelo menos em parte. Atividades rotineiras so executadas por computadores, quando possvel, visando obter velocidade e confiabilidade;

Dependentes de pessoas: o julgamento e a inteligncia de pessoas so constantemente requeridos, devido ao fato das atividades no serem estruturadas o suficiente para se delegar a um sistema de informao, ou por requererem a interao de clientes;

Difcil compreenso: em muitas empresas os processos no so mentalmente percebidos e explicitados; so organizaes que trabalham sem documentao de processos.

Num ambiente de rede colaborativa, estas caractersticas dos processos de negcio mostram-se ainda mais crticas. A necessidade de se buscar meios que eliminem ou reduzam estas caractersticas, torna o software empresarial, mais especificamente softwares para gesto de processos, como sendo uma das principais ferramentas para a busca da eficincia das redes colaborativas. Utilizar softwares para auxiliar na gesto de processos significa disponibilizar um ambiente de trabalho colaborativo, que considere e trate todas estas realidades dos processos de negcios. O conjunto de software utilizado atualmente pelas empresas no capaz de lidar com estas realidades dos processos de negcio. Falham em no permitirem flexibilidade na interao de pessoas durante a execuo do processo, em no permitirem integrar ao seu fluxo de trabalho aplicaes j existentes, por no visualizarem o processo alm do limite da empresa, apenas exemplificando algumas das inmeras deficincias. Atualmente as principais solues de software, que as empresas utilizam para tratar seus processos so:

Integrao de aplicaes ou Enterprise Application Integration (EAI): h trs tipos prioritrios de solues para integrao de dados, especializadas na integrao entre sistemas de um mesmo ambiente/empresa, denominada de Application-to-Application (A-2-A), especializadas na integrao entre sistemas de diferentes ambientes/empresas via Internet, denominada Business-to-Business (B-2-B), e entre diferentes ambientes/empresas mas via link dedicado no Internet, Eletronic Data Interchange (EDI). Estes softwares so especializados exclusivamente na troca de dados entre sistemas, estes centrados em tecnologia, cujaa principal vantagem prover comunicao de dados, independente de complexidade tecnolgica de plataformas operacionais e de padres de armazenamento de dados;

Automao do fluxo de trabalho ou Workflow: uma categoria de sistemas, que conjuga facilidades de automao do fluxo de trabalho e do fluxo de controle. Atravs dele possvel que sejam definidas regras, aes para tratamento de excees, estabelecer pontos de controle para acionamento de aes, a partir da deteco de eventos. Workflows mais

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atuais permitem simulaes de processos com testes do tipo what if e permitem interao humana no fluxo;

Gesto integrada ou Enterprise Resource Planning (ERP): so os sistemas que do automao a diversas transaes de negcios, que ocorrem dentro do mbito da empresa; atendem prioritariamente os processos de back-office. So sistemas pouco flexveis, em termos de incorporar alteraes de processo.

Sistemas ERP tratam transaes de negcio de forma estruturada e previsvel. Estudos das transaes executadas pelas empresas mostram que apenas (um quarto) das transaes so previsveis e estruturadas, sendo que a grande maioria ocorre sem previso (ad hoc) e seu tratamento pouco estruturado, requerendo bastante interao humana. Embora em termos logsticos seja um problema, em termos de negcios significa que h oportunidades de melhorias em (trs quartos) do total de negcios realizados pela empresa (DELPHI GROUP). Uma nova concepo de softwares para gesto de processos est sendo concebida. Trata-se da soluo de Business Process Management, ou simplesmente BPM. Solues BPM apresentam funcionalidades, que suportam diversas necessidades, ao longo do ciclo de vida do processo. Descrevemos, a seguir, as principais fases do ciclo de vida do processo e as caractersticas desejveis numa soluo de software BPM (SMITH):

Descoberta do processo: significa tornar evidente como o processo funciona hoje, identificando sistemas de informao e processos manuais envolvidos no processo. Os atores do processo tambm necessitam ser descritos na lgica do processo: profissionais, parceiros, clientes e fornecedores. A automao da descoberta da lgica dos sistemas de informao envolvidos no processo ser uma caracterstica importante para as solues BPM;

Projeto do processo: significa realizar uma modelagem explcita do processo, alteraes do projeto precedidas por simulaes, permitem empresa analisar e aprender sobre as possibilidades do processo, remodelando-o, quando conveniente. O analista de negcios necessita reestruturar rapidamente os processos em resposta presso competitiva e s oportunidades de negcio. Composio e decomposio de processos sero uma das caractersticas chave da soluo BPM, assim como a capacidade de reutilizao de processos, atravs de estruturas de generalizao e especializao;

Distribuio do processo: significa entregar rapidamente e de forma fcil o novo processo para todos os envolvidos, pessoas, aplicaes e outros processos. Bons sistemas BPM sero capazes de entregar o novo processo, com pouca ou nenhuma necessidade de programao atrelada;

Execuo do processo: significa assegurar que o novo processo executado por todos os participantes pessoas, outras organizaes, sistemas e outros processos. Envolve o gerenciamento das transaes distribudas, utilizando-se de novos e antigos sistemas de informao, atravs de processos complexos e encadeados. Neste contexto, considerando as aplicaes existentes como parte de um grande processo. A execuo no deve ser afetada por distrbios ocorridos em aplicaes complementares ou em tecnologias adjacentes. O processamento distribudo deve ocorrer independente de ambiente tecnolgico das aplicaes;

Interao com o processo: deve permitir que as pessoas gerenciem a interface entre os processos manuais e automticos. Interfaces para os usurios devem ser facilmente

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criadas, a partir da definio do projeto do processo, onde se definem pontos para interao humana;

Operao e Manuteno do processo: uma das principais caractersticas da operao a capacidade de interveno para o tratamento de excees do processo. Em termos de manuteno fundamental permitir alteraes dos limites do processo, quanto ao que se considera sub-processo pblico ou privado, permitindo alterar o escopo de interao das pessoas dentro do escopo do processo. As manutenes do processo devem ocorrer de forma transparente para os usurios, sem interrupes no fluxo normal de trabalho;

Otimizao do processo: significa identificar pontos de melhoria no processo, olhar para o processo em toda sua extenso, inclusive a que extrapola os limites da empresa, apontando gargalos, situaes conflitantes e inconsistncias do processo;

Anlise do processo: significa realizar as medies do processo, identificando o seu desempenho. A anlise prov uma viso ampla dos recursos envolvidos nos processos da empresa. Ferramentas analticas podem indicar oportunidades de melhoria do processo.

O histrico da evoluo de softwares para a gesto de processos est representado na Figura 1: do lado esquerdo temos a evoluo do tratamento de processos internamente empresa (com muita preocupao em atividades e s recentemente com a integrao de dados entre aplicaes atravs da soluo de EAI). Do lado direito representada a soluo para troca de dados entre empresas. Note-se que a proposta da soluo BPM tratar dados e atividadess tanto do ponto de vista interno quanto do externo empresa.

Figura 1 Evoluo das solues para gesto de processos

Desafios tecnolgicos para implementao da soluo BPM A soluo BPM requer a integrao entre dados e atividades do processo, independente de sistemas ou aplicaes, que estejam envolvidas no escopo do processo, bem como da independncia de plataforma tecnolgica, uma vez que estes sistemas ou aplicaes podem estar em diversas empresas, operando sobre diferentes plataformas tecnolgicas. Para evoluir na proposta de gesto de processo, a soluo BPM no pode deixar de contemplar o legado de sistemas de informaes existentes nas empresas. Para tal, ela incorpora tanto um conjunto de softwares para integrao de aplicaes internas (A-2Ai),

200219951990 1995 1990

EXTERNO EMPRESA

BPMS

ERP

EAI

SCM

CRM

WorkFlow

collaborativecommerce

B-2-B

e-business

e-commerce

EDI

INTERNO EMPRESA(B-2-Bi) Integrao entre aplicaes de empresasIntegrao entre aplicaes da empresa (A-2-Ai)

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EXTERNO EMPRESA

BPMS

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SCM

CRM

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e-business

e-commerce

EDI

INTERNO EMPRESA(B-2-Bi) Integrao entre aplicaes de empresasIntegrao entre aplicaes da empresa (A-2-Ai)

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quanto para aplicaes externas (B-2Bi), conforme descrito na Figura 1. Para novos desenvolvimentos de software a soluo de BPM recomenda novas tecnologias, mais apropriadas aos requisitos dos processos atuais. De todas as novas tecnologias, a mais apropriada proposta do BPM o conceito de Web Services. Os web services representam um novo modelo computacional, fundamentado na sindicalizao de objetos de trabalho, que so rotinas executveis com padres de entradas e sadas requeridos. Os web services esto disponveis via Internet; comunicam-se entre si, executam transaes ou acionam outros web services, para a realizao de alguma parte complexa do fluxo de trabalho da transao (SEYBOLD). Os web services esto compondo uma nova gerao de soluo de TI para os negcios empresariais. Os sistemas baseados em Internet foram os precursores da concepo da soluo de web services. Listamos na Tabela 1 as principais caractersticas, que diferenciam as solues baseadas em Internet das solues web services. Os web services so aplicaes autocontidas, que desempenham funes bem definidas, e que esto disponveis na Internet. Os web services so capazes no apenas de executar suas tarefas, mas tambm de identificar outros web services, capazes de complementar uma transao de negcio mais ampla. Aps a identificao dos web services, a escolha recai sobre o que melhor atender aos requerimentos do cliente, o que realizado atravs da leitura dos atributos de cada web service (BORCK). Para que estes servios digitais operem no contexto apresentado, necessrio que o ambiente tecnolgico dos web services permita que eles:

entendam-se, ou seja, que haja um vocabulrio comum e padronizado entre eles; sejam identificados, ou melhor, localizados pelos demais web services. Para isto

necessrio que o web service seja registrado em diretrios pblicos; negociem entre si, devendo conter estruturas de dados que descrevam seus principais

atributos, como custo, performance, nvel de segurana e disponibilidade, especificaes de input e output;

tenham capacidade dinmica de corretagem; eles devem pesquisar, localizar, e negociar com outros web services independente do ambiente tecnolgico, em que eles residam.

Para se viabilizar este novo ambiente tecnolgico, h uma iniciativa de empresas do setor de TI que merece ser destacada: o esforo conjunto entre IBM, Microsoft e Ariba para definir padres, que acelerem o desenvolvimento do comrcio eletrnico entre empresas, iniciativa denominada Universal Description, Discovery and Integration (UDDI). O desenvolvimento da UDDI foi anunciado pelas trs empresas co-fundadoras do projeto. em setembro de 2000, sendo que em novembro j havia mais de 130 empresas participantes do projeto e outras 100 querendo se juntar ao grupo. O grupo desenvolvedor definiu UDDI como sendo um padro de especificao de servio digital, que permite que estes se descrevam a si mesmos e que indiquem os meios preferidos, para conduzirem a transao eletrnica, independente das plataformas tecnolgicas existentes. O objetivo do projeto UDDI oferecer infra-estrutura bsica para integrao automtica e dinmica de todos os servios digitais (HANNON).

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No centro das iniciativas do projeto de UDDI est o UDDI Business Registry, que so diretrios pblicos distribudos globalmente, onde as empresas catalogam seus produtos e servios, digitais ou no. Os atributos da estrutura de dados do diretrio no somente descrevem os servios e produtos, como tambm informam como realizar essa conexo. No h custos, para que as empresas usem estes diretrios, seja para realizar pesquisas ou para registrar seus produtos e servios. Em novembro de 2000 foi disponibilizado o primeiro diretrio UDDI para testes.

Soluo Internet Soluo web-services

Acionado pelo homem: h a necessidade de interveno humana especfica; a pessoa precisa acionar um site e solicitar o servio desejado

Serve ao homem: as aplicaes esto ativas na Internet ou em dispositivos conectados a ela, que so acionados por diferentes tipos de eventos do cotidiano das pessoas, sem a necessidade de interveno humana especfica para tal

Interao via web sites: toda interao entre a soluo e usurio realizada atravs de web sites utilizando computadores

Interao via diferentes meios: um servio acionado ou entregue por intermdio de diversos dispositivos, qualquer objeto que tenha um microchip embutido, como veculos, eletrodomsticos, sensores, telefone, relgios, pagers, handhelds,

Comunicao atravs de fios: dispositivos computacionais conectados por fios, seja de redes locais ou de telefonia, para localidades pr-determinadas

Comunicao sem fio: uso intensivo de tecnologias sem fio, permitindo atender aos requisitos de mobilidade

Aplicaes monolticas: uma aplicao completa desenvolvida para atender a uma finalidade especfica dos usurios do site. H diversas atividades de programao e construo de software envolvidas

Aplicaes compostas: os web services so modulares e acessveis via Internet. Eles funcionam como recursos de outros web services no atendimento de uma transao ou servio. Uma aplicao web services composta por um conjunto de web services genricos (turn-key) que esto disponveis

Executor pr-definido: h um software especfico, pr-definido, para cada atividade possvel de ser solicitada. O software a ser executado para cada atividade totalmente conhecido dos desenvolvedores da soluo

Executor definido no momento (on-the-fly): os web services so capazes de descobrir, negociar e transacionar com outro para completar uma transao ou parte dela. Disponibilidade, nveis de segurana e preo so alguns dos atributos que podem definir os web services a serem utilizados para uma transao

Aplicaes para usos especficos: cada software desenvolvido atende a uma necessidade especfica, num contexto bem especfico

Mdulos intercambiveis: os web services so auto-descritivos, cada um informa quais as funes eles so capazes de desenvolver, dados de entrada necessrios, dados de sada, custo, nveis de segurana disponveis, etc. Eles podem ser monitorados por aplicaes externas de gerenciamento e fluxo de trabalho, que lem os atributos e status de cada web service

Tabela 1 Diferenas entre solues Internet e solues Web Services

A especificao atual do projeto UDDI utiliza-se de diferentes tecnologias para sua implementao, conforme podemos observar na Figura 2. A soluo est fundamentada no troca de informaes pela Internet, tendo como camada bsica para as demais os protocolos de comunicao para Internet, o Hyper Text Transfer Protocol (HTTP) e o Transmission Control Protocol (TCP/IP). Para o transporte de dados estruturados, atravs de arquivo-texto emprega-se a linguagem Extensible Markup Language (XML). A camada de Simple Object

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Access Protocol (SOAP) um protocolo muito simples, que oferece facilidade de comunicaes entre ns remotos, permitindo ativar objetos remotos e transmitir de volta resultados gerados por estes objetos (UDDI). O protocolo SOAP, desenvolvido pela Microsoft, prov o mnimo denominador comum para as aplicaes que transmitem mensagens, convertendo as informaes do ponto solicitante, por exemplo, os dados de argumentao e o identificador da transao, em formato XML, e encapsulando-as em padro HTTP ou TCP/IP. Na seqncia, estes pacotes de informaes so encaminhados ao destinatrio, normalmente um servidor; este ltimo extrai os dados em SOAP, executa o processamento requisitado e retorna o resultado tambm em protocolo SOAP (LOSHIN).

Figura 2 Camadas tecnolgicas para soluo UDDI A proposta da soluo BPM bastante inovadora, tanto tecnologicamente, quanto nos conceitos administrativos. Ela disponibilizar s empresas um ambiente totalmente dinmico e eficaz para oferta (publicao) e contratao de servios digitais via Internet. Processos colaborativos entre empresas passam a ocorrer nos diversos nveis organizacionais, com diferentes finalidades, desde processos complexos e crticos organizao at atividades de menor valor estratgico que ocorrem no dia-a-dia das organizaes. As atividades de corretagem dos web services e os atributos, que os especificam, so fundamentais para anlise da oferta de web services, contratao e composio, dos que desenvolvero determinada atividade. Iniciativas da indstria de software para evoluo da Soluo BPM Nos ltimos 24 meses presenciamos um forte movimento de fuses e aquisies de empresas do setor de informtica, principalmente entre empresas de nicho, especializadas em solues de integrao de aplicaes e de automao de fluxo de trabalho. Descrevemos, a seguir, os principais investimentos realizados por algumas das grandes empresas destes segmentos:

Em dezembro de 1999, a empresa Tibco, especialista em solues EAI, adquiriu a soluo de workflow desenvolvida pela Xerox, denominada InConcert;

Em outubro de 2000 a empresa Hewlett Packard adquiriu a soluo de EAI BlueStone, incorporando-a a sua plataforma de software NetAction (OHLSON);

Em novembro de 2001 a empresa IBM adquiriu a soluo de EAI CrossWorlds, incorporando-a a sua plataforma de software WebSphere (MEEHAN).

Alm dos processos de aquisio de produtos, as empresas esto ampliando suas ofertas de solues, atravs do desenvolvimento de seus produtos. Empresas especializadas em solues

Common Internet Protocols (HTTP, TCP/IP)

Extensible Markup Language (XML)

Simple Object Access Protocol (SOAP)

Universal Description, Discovery Integration (UDDI)

Common Internet Protocols (HTTP, TCP/IP)

Extensible Markup Language (XML)

Simple Object Access Protocol (SOAP)

Universal Description, Discovery Integration (UDDI)

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EAI, como WebMethods, BEA e SeeBeyond anunciaram recentemente novas verses de seus produtos, incluindo funcionalidades de workflow e de gerenciamento de infra-estrutura (HARRELD). A discusso e desenvolvimento de padres dos diversos componentes tecnolgicos, envolvidos na soluo BPM ocorre atravs de organizaes sem fins lucrativos, que envolvem a participao de empresas usurias, empresas desenvolvedoras de componentes e pesquisadores. Entre as diversas organizaes, que colaboram para o desenvolvimento da soluo BPM, encontram-se:

BPMI.org (Business Process Management Initiative) envolve empresas de todos os tamanhos dos diversos segmentos de indstria, que desenvolvem e operam processos de negcios, atravs de diferentes parceiros e de mltiplas aplicaes, sejam elas internas ou externas organizao. A misso do BPMI.org promover e desenvolver o uso do BPM, estabelecendo padres para projeto, distribuio, execuo, manuteno e otimizao dos processos. O BPMI.org desenvolve especificaes abertas, d assistncia s empresas desenvolvedoras da rea de tecnologia da informao e promove o uso da tecnologia BPM nos negcios;

XML.org (Extensible Markup Language) fundada em 1999, o principal objetivo desta organizao minimizar a sobreposio e duplicao de linguagens XML, bem como de iniciativas diversas de padronizao. Para isto, a XML.org prov acesso pblico s informaes e esquemas XML;

OAG.org (Open Applications Group) um consrcio, cujo principal objetivo o estudo de processos baseados em contedo XML, e suas melhores prticas para integrao de aplicaes internas e externas organizao. Esta organizao atua fortemente na gerao do consenso empresarial para interoperabilidade dos softwares empresariais. Sendo assim, tem desenvolvido processos repetitivos para o desenvolvimento rpido de contedo de negcio de alta qualidade e a representao XML destes contedos;

OASIS.org (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) um consrcio mundial, que direciona o desenvolvimento, convergncia e adoo de padres para e-business. A OASIS tem uma agenda tcnica e uma metodologia de trabalho, que favorece o desenvolvimento de trabalhos conjuntos, como tambm a obteno de consenso. A entidade produz padres mundiais para segurana, web services, conformidade XML, transaes de negcio e interoperabilidade entre e dentro de marketplaces;

RosettaNet consrcio envolvendo mais de 400 grandes empresas mundiais de tecnologia da informao, trabalhando na criao, implementao e promoo de padres abertos de processos via Internet (e-Business);

WfMC.org (Workflow Management Coalition) coalizo que envolve empresas desenvolveras de soluo workflow, usurios, analistas e pesquisadores. Sua misso promover e desenvolver o uso do workflow, atravs do estabelecimento de padres para interoperabilidade, conectividade e de terminologia entre os softwares workflow.

Abrangncia da soluo BPM nas organizaes A soluo BPM apresenta um amplo escopo de utilizao nas organizaes, podendo ser aplicada a qualquer processo da empresa, independente da rea em que atue. As principais iniciativas empresariais relacionadas gesto de processos, e diretamente relacionadas

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soluo BPM esto descritas na Figura 3. Estes iniciativas podem abranger as seguintes atividades:

DNP Descrio e Normatizao de Processos: estudos e aplicao de ferramentas relacionadas descrio e normatizao de processos, inclui desenhos de fluxos, atribuies de responsabilidades e indicadores de desempenho em processos; BPO Business Process Optimization e BPR Business Process Reegineering: estudos e aplicao de ferramentas relacionadas otimizao de processos, baseada em mtodos de alto impacto, como a busca do processo ideal, a orientao para a viso essencial do processo, a desfragmentao de processos atravs da incorporao de inteligncia embutida nos mesmos. Envolve, tambm, aspectos como: simulao, avaliao de tempos de resposta, melhoria contnua, mtricas, benchmark e outsourcing de processos; BPA Business Process Automation: estudos e aplicao de ferramentas que visam introduo de recursos de automao, das mais diversas naturezas, objetivando a otimizao do processo. Envolve a automao de fluxos de trabalho, automao comercial e automao logstica; BPI Business Process Integration: estudos e aplicao de ferramentas para o projeto de integrao de processos, atravs de solues de integrao de processos e sistemas relacionados. Envolve solues de workflow e de integrao de sistemas (EAI Enterprise Application Integration); Estratgias e processos: estudos e aplicao de ferramentas para o projeto de integrao de processos s estratgias da empresa, ou a objetivos de reas/unidades de negcios especficas, identificando-se os elementos essenciais de processos que contribuem de forma direta para as estratgias estabelecidas, confirmando, assim, o valor estratgico do processo focalizado; Qualidade e processos: estudo e aplicao de ferramentas para a anlise das relaes entre processos e os impactos na qualidade dos produtos e servios da organizao; Recursos humanos, cultura e processos: estudo e aplicao de ferramentas para anlise das relaes entre processos, e as caractersticas culturais e de recursos humanos da empresa, de forma a garantir que tais aspectos atuem de forma sinrgica sobre os processos.

Figura 3 - Principais aplicaes da soluo BPM na organizao Da anlise das principais iniciativas relacionadas a soluo BPM, pode-se concluir que entre as reas mais envolvidas pela soluo BPM esto: organizao & mtodos, qualidade, infra-estrutura tecnolgica, sistemas de informao, planejamento e estratgia, controladoria, custos

BPO/BPRBPO/BPRBusiness ProcessBusiness ProcessOptimization Optimization //ReengineeringReengineering

BPI BPI BusinessBusinessProcessProcess

IntegrationIntegration

Qualidade e ProcessosQualidade e Processos

Recursos Humanos, Recursos Humanos, Cultura e ProcessosCultura e Processos

Estratgia e Estratgia e ProcessosProcessos

DNP DNP Descrio e Descrio e NormatizaoNormatizaode Processosde Processos

BPA BPA BusinessBusinessProcessProcess

AutomationAutomation BPMBPMBusiness ProcessBusiness Process

ManagementManagement

BPO/BPRBPO/BPRBusiness ProcessBusiness ProcessOptimization Optimization //ReengineeringReengineering

BPI BPI BusinessBusinessProcessProcess

IntegrationIntegration

Qualidade e ProcessosQualidade e Processos

Recursos Humanos, Recursos Humanos, Cultura e ProcessosCultura e Processos

Estratgia e Estratgia e ProcessosProcessos

DNP DNP Descrio e Descrio e NormatizaoNormatizaode Processosde Processos

BPA BPA BusinessBusinessProcessProcess

AutomationAutomation BPMBPMBusiness ProcessBusiness Process

ManagementManagement

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e recursos humanos. Nestas reas, a soluo BPM se aplica no apenas na automao e gerenciamento de seus processos, mas sobretudo no suporte direto as suas atividades fins. Solues BPM criam um ambiente integrado de modelagem, abrangendo diferentes objetos, que descrevem de forma estruturada e completa os processos de negcio. Dividindo os objetos por assuntos de interesse administrativo temos:

Objetos relativos estratgia empresarial: misso, objetivos, fatores crticos de sucesso, problemas, hipteses, indicadores de performance, ...

Objetos relativos organizao: unidades organizacionais, sites da organizao, relacionamento entre as unidades, responsveis pelas unidades, ...

Objetos relativos aos recursos humanos: competncias, cargos, grupos de trabalho, conhecimento, ...

Objetos relativos aos processos: processo, atividade, fluxos e hierarquias, dentre os quais, regras e normas, ...

Objetos relativos ao suporte tecnolgico: sistema, aplicaes, rotinas, centros de processamento, ...

Estes objetos esto representados no repositrio de dados da soluo BPM, isto , possuem descrio especfica como metadados. Alm da representao de diferentes objetos, o repositrio de dados tambm registra as propriedades e associaes dos objetos. Como exemplo de associao esto os registros das competncias necessrias para uma determinada atividade, ou as unidades organizacionais e seus correspondentes objetivos/metas/desafios. Alm de associar objetos, o repositrio prev atributos especficos (propriedades) para cada objeto ou associao. Por exemplo, para o objeto processo podemos ter a descrio das propriedades: freqncia, tempo, custo, entre outros. O uso da soluo BPM com mtodo de trabalho e com conhecimento das tcnicas implementadas em seus softwares, permite a criao de um repositrio de dados bastante completo e ntegro sobre o ciclo de vida do processo. H diversas oportunidades de aplicao deste repositrio na gesto efetiva dos processos. Citamos algumas:

na rea de controladoria e custos: para apurao direta de resultados, por exemplo atravs da metodologia de custos baseada em atividades. As diversas atividades da empresa, independente da tecnologia empregada (web services, sistemas tradicionais, ...) passam a operar e ter seu gerenciamento integrado;

na rea de organizao & mtodos: para identificao e gerenciamento de fluxos entre reas e entre empresas, no reconhecimento da gerao e uso de informao pelas reas, e demais atividades deste setor, que passam a ser totalmente suportadas pela soluo BPM;

na rea de qualidade: para documentao e normatizao de processos; na rea de sistemas de informao: para o suporte para todo o ciclo de desenvolvimento

do sistema, desde sua concepo na anlise do sistema, seu projeto lgico, manuteno e evoluo de sistemas. Com o surgimento dos web services a construo e entrega do sistema so totalmente inovadas, as trilhas de execuo so definidas em tempo de execuo (vide Tabela 1);

na rea de tecnologia da informao: para o gerenciamento e entendimento do impacto dos diversos recursos tecnolgicos na gesto de cada processo;

na rea de recursos humanos: para melhor compreenso da anlise qualitativa e quantitativa dos recursos humanos requeridos em cada processo;

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na rea de planejamento e estratgia: para o monitoramento dos aspectos crticos e desenvolvimento de simulaes.

As atividades fins da rea de sistemas de informao esto entre as mais afetadas pela soluo BPM. Os desenvolvedores de software tero que se reeducar completamente, quanto forma de planejar, estruturar e entregar solues de software. Aps dcadas de trabalhos centrados em cdigo, eles devem passar para um mtodo de trabalho centrado em processo. Analistas de negcios e especialistas em processos passam a utilizar ferramentas de anlise sobre o repositrio de dados do processo, desenvolvendo alteraes, testes e simulaes. Com a superviso de softwares de autorizao, estas alteraes podem ser distribudas e efetivadas de forma dinmica (NEAL). A passagem do projeto para distribuio sem maiores esforos de programao se d atravs da tecnologia de BPML (Business Process Modeling Language), que uma meta-linguagem para modelagem de processos de negcio, assim como o XML uma meta-linguagem para modelagem de dados do negcio. O BPMI.org (Business Process Management Initiative) o instituto responsvel pela criao, desenvolvimento, publicao, manuteno e promoo da BPML, que teve sua primeira verso lanada em maro de 2001 (ARKIN). Recomendaes para o administrador perante esta nova oportunidade Com relao estratgia a ser adotada para soluo BPM o administrador de empresas deve considerar os seguintes fatos:

a soluo BPM um conceito, que est em desenvolvimento; no h nenhuma empresa de software ou de consultoria que detenha uma sute completa de produtos e servios integrados, para atender aos requisitos da soluo;

a maioria das grandes empresas j possuem diversas iniciativas diretamente relacionadas soluo BPM: projetos de workflow, projetos de integrao de sistemas da empresa (A-2-A), projetos de integrao de solues via Internet (B-2-B);

diversas reas da empresa so diretamente afetadas pela implementao da soluo BPM; a aplicao ampla do soluo extrapola os limites da organizao; deve-se planejar e

discutir em diferentes nveis de relacionamento da empresa, envolvendo clientes, fornecedores e parceiros;

a maioria das empresas realizam gesto pouco efetiva de seus processos. H muitas oportunidades para aplicao da soluo BPM;

no h implementaes amplas, casos de sucesso consagrados, metodologias completas e testadas; h diversos conceitos, ferramentas/softwares para implementao destes conceitos.

Conhecedores de tais fatos podemos chegar a algumas concluses:

mesmo que a empresa no tenha conhecimento, ela j est envolvida com a soluo BPM, uma vez que diversas iniciativas esto em andamento. H oportunidade concreta de maximizar os investimentos da empresa nestas iniciativas;

qualquer ao efetiva de soluo BPM deve ocorrer corporativamente, envolvendo principalmente as reas diretamente envolvidas;

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h a necessidade de se identificar e alinhar as diversas iniciativas da empresa, aquelas que estejam previstas ou em andamento, e que possam ser caracterizadas dentro do conceito de gesto de processos da soluo BPM;

qualquer empresa de software ou de consultoria no domina o contexto todo da soluo, h a necessidade de se trabalhar conjuntamente com diversas entidades internas e externas empresa;

o comit do projeto deve ter um forte envolvimento, uma vez que no h consultores, templates e troca de experincias que sejam suficientemente ricas para reduo dos riscos do projeto. O que existe de concreto uma grande oportunidade a ser trabalhada, e que ir requerer muito planejamento e ao da equipe.

Uma ao inicial muito importante para o administrador, que pretenda adotar a soluo BPM a implantao de um processo de aculturamento de pessoas chaves da organizao. Um bom programa de educao inicial, sob a coordenao do CIO, seria a discusso de que modo a soluo BPM pode expandir as estratgias de negcio. O foco inicial seria nas tecnologias emergentes: suas capacidades, aplicaes e benefcios. Evidenciar as diversidades tecnolgicas, seus impactos nos negcios a longo prazo e a necessidade de alinhamento em torno de uma estratgia comum e de adoo a padres. O aculturamento organizacional se estende por diversas outras aes: criao de grupos para discusso de processos da organizao, envolvendo pessoas internas e externas empresa, incentivo participao em congressos e seminrios (desde 2001 ocorrem diversos congressos sobre BPM, tanto na Europa quanto nos Estados Unidos), desenvolvimento de uma biblioteca interna com artigos, livros e compndios de seminrios sobre BPM, entre tantas outras aes. Uma vez que a organizao tenha conscincia do que seja a soluo BPM, o passo seguinte achar oportunidades para uma primeira implementao de BPM vitoriosa na organizao. O projeto ideal aquele que traz visibilidade, endereando algo importante para a organizao, que esteja dentro dos padres de risco aceitveis pela cultura da empresa. E que seja uma demonstrao convincente da soluo BPM, alcanando algo que as outras tecnologias no atingiram. A escolha do projeto inicial recai em dois parmetros, escopo do processo a ser trabalhado e as fases da gesto do processo a serem trabalhadas (descoberta, projeto, distribuio, execuo, interao, operao e Manuteno, otimizao e anlise). Um projeto piloto bastante praticado pelas organizaes o de redesenho de um processo, envolvendo as fases iniciais de descoberta e projeto. Atravs de um diagnstico inicial, no muito difcil encontrar reas da empresa, onde no existam processos especficos, com clientes, fornecedores e parceiros, seguindo seus prprios procedimentos e com pouca compreenso das necessidades e interesses dos demais participantes da rede colaborativa. Em processos com o perfil acima descrito, as modernas ferramentas de BPM, especficas para as fases de descoberta e projeto, so extremamente teis, permitindo a coleta de dados de diferentes formas. Uma vez que os dados do processo estejam armazenados no repositrio da ferramenta, pode-se iniciar uma srie de anlises e simulaes do processo. Informaes sobre tarefas, atividades, recursos (pessoas e sistemas), podem ser combinados com mtricas do processo atual e futuro, permitindo simulaes do processo, antes de sua distribuio.

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Nas grandes organizaes h um leque de oportunidades para o estabelecimento de projetos pilotos, que podem visar uma ou mais fases da gesto do processo. Citamos algumas:

melhorar a performance de processos pela otimizao da integrao dos sistemas vigentes, atuando na fase distribuio do processo, trabalhando com ferramentas especficas para integrao de sistemas;

dar maior agilidade aos processos, automatizando partes de sua execuo, atravs de ferramentas de workflow, que permitam interao dos usurios ao longo do processo;

agilizar a operao e manuteno de processos, pela adoo de softwares baseados em regras e processos.

A implantao da cultura de BPM na organizao, alinhada com resultados positivos das primeiras iniciativas, proporciona um ambiente organizacional favorvel ao desenvolvimento da soluo de BPM. Uma vez que a soluo BPM torna-se uma realidade na organizao, eliminam-se questionamentos e dvidas. A meta da equipe passa a ser a gesto completa dos processos crticos da organizao, atravs da soluo BPM. Os ganhos organizacionais podero ser identificados nos diversos processos da empresa, que conquistam agilidade e flexibilidade.

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