BAB 8PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

A. PROSES BISNIS PROKUREMENProkuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.

Langkah umum dalam proses prokuremen adalah:�̶ Menetukan kebutuhan�̶ Memilih sumber daya�̶ Permintaan untuk quotation�̶ Memilih pemasok�̶ Menerbitkan pesanan pembelian�̶ Penerimaan barang�̶ Verifikasi faktur�̶ Pembayaran kepada pemasok

Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen. SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Sifat total terintegrasi sistem mampu mengngurangi kesalahan dan kecepatan proses bisnis.1. Menentukan Kebutuhan

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Permintaan pembelian merupakan langkah oposional dalam prokuremen di R/3.

2. Memilih Sumber DayaLangkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk permintaan pembelian. R/3 mengelola pencatatan pemasok, validitas periode kontrak, dan jumlah kuota.

3. Permintaan untuk QuotationPermintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Pemasok potensial memberi harga dan jangka waktu yang dimasukkan dalam dokumen quotation. Dokumen quotation digunakan untuk memilih pemasok.

4. Memilih pemasokR/3 dapat menampilkan analisis pemasok diurutkan total rangking atau diurutkan dan dirangking dengan kriteria khusus. Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan informasi pembelian.

5. Menerbitkan Pesanan PembelianPenggunaan R/3 juga dapat membantu menyiapkan kontrak dan atau perjanjian penjadwalan pada waktu yang bersamaan di mana pesanan pembelian disiapkan. Karena kontrak dibuat dengan R/3, maka kontrak dapat direferensikan oleh R/3 ketika pesanan pembelian berikutnya dimasukkan. Pesanan pembelian yang disiapkan dengan dasar kontrak yang ada atau perjanjian penjadwalan yang ada disebut release order.Pesanan pembelian dapat diubah secara terkirim ke pemasok. R/3 menghasilkan dokumen perubahan yang dikirimkan ke pemasok yang mengidentifikasikan perubahan pesanan. Ia juga dapat membatalkan pesanan pembelian, menghapus item, atau memblokir pesanan pembelian untuk mencegah penerimaan barang.

6. Penerimaan BarangR/3 membuat dokumen persediaan yang mendokumentasikan dampak piutang dagang persediaan. Juga akan dibuat dokumen akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku besar.

7. Verifikasi FakturR/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur. Pemeriksaan ini untuk memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten dan yang dikirimkan adalah jumlah yang benar. Sebagai hasil posting dari faktur, pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk mengindikasikan transaksi buku besar.

8. Pembayaran Kepada Pemasok

Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi keuangan.

9. Record MasterRecord master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dari proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode untuk objek menggabungkan field-field yang mengidentifikasi perusahan, pabrik, lokasi penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup pembelian.Setiap record master pemasok harus memiliki nomer rekening rekonsialisasi yang menghubungkan pemasok ke buku pembantu hutang dagang. Akhirnya, data pembelian menjelaskan kebutuhan pembelian dan didefinisikan pada level organisasi pembelian. Record master material berisi informasi mengenai material yang digunakan

B. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMENKarakteristik utama pada siklus ini adalah pemisahan fungsi sebagai berikut perminttaan (seperti gudang), pembelian, hutang dagang, pengeluaran kas, dan buku besar.1. Permintaan (Penyimpanan)

Pemintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

2. Pembelianpembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu dan pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat sentralisasi dalam fungsi pembelian di perusahaan. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya. Permintaan pembelian akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang membuatnya untuk dimodifikasi.

3. PenerimaanFungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi penyimpanan. Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan pengiriman dari pemasok. Pesanan pembelian memberikan ororitas ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan.

4. PenyimpananDepartemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang. Jika barang lansung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.

5. Hutang DagangHutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembanyaran adalah ciri pengendalilan dari prosesi bisnis prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikan, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk pembayaran.

6. Integritas Proses Bisnis ProkuremenHubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan persoalan prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian di-perlukan untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan dengan menggunakan permintaan dokumen quotation. Pembeli perlu mendapatkan penawaran yang kompetitif dengan meminnnta dokumen quotation. Dokumen ini disimpan dan diperiksa oleh manajemen pembelian. Memilih suatu penawaran dengan biaya termurah tidak selalu menjadi dasar penerimaan untuk memilih pemasok. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok, yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Kebijakan untuk melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesisalisasi pembeli. Daftar pemasok yang disetujui (approved cendor list) disiapkan oleh fungsi yang

independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan pembeli pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.

7. PendekatanPendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut:a) Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi.b) Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan objektivitasnya.c) Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut, memberikan skor

angka 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.d) Menjumlahkan evaluasi individu dengan menghasilkan setiap peringkat angka atribut dengan

bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua skor bersama-sama.

C. PROSES BISNIS PENGELUARAN KASProses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil.Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kasa adalah penggunaan sistem voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.1. Hutang Dagang

Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur.

2. Pengeluaran KasCek voucher dan voucher diterima dari departeman hutang dagang. Setelah cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditanda tangani dan voucher dicap dan disimpan urut nomer. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke registrasi cek. Contoh total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsilisasikan dengan voucher yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total dilanjutkan ke buku besar.

3. Buku BesarAyat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan control total disimpan menurut tanggal.

4. Audit InternalCek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.

5. Sistem VoucherSistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukkan seluruh transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher, atau memasukkan data ke dalam komputer. Proses pemeriksaan akhir ini menunjukkan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem. Ini adalah proses pemeriksaan, bukan penandatanganan cek, yaitu pengendalian.

6. Posting Hutang DagangBuil up voucher system sebenarnya adalah sistem hutang dagang. Setelah beberapa faktur disetuju, faktur akan diurutkan dan diakumulasikan menurut pemasok atau nomer voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo. Prosedur buil up voucher yang baru saja dijelaskan adalah sistem akrual penuh : voucher hutang dagang mengganti hutang dagang pada buku besar.Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna : (1) file yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh tempo untuk pembayaran, (2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerik, dan (3) file pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum, yang diurut kode pemasok.

D. PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Pemrosesan SDM Pada SAP R/3SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data kinerja karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi diwakili dengan hierarki administratif di mana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-child) atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate telationship). Suatu unit dapat berupa suatu cabang, depertemen, tim proyek, dan sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan perencanaan shift.

2. Struktur Data SDMStruktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen:a) Data Master

Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil Kerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi. Seperti contoh yang diilustrasikan, sistem inforrnasi sumber daya manusia difokuskan pada pengelolaan record data dan bukan pada proses transaksi.

b) Organisasi DataData diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotype adalah suatu segmen. Data personel karyawan data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia. Infotype yang baru atau yang disesuaikan dengan kebutuhan dapat didefinisikan seperlunya.

c) Objek SDMTipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi. Unit organisasi departemen pemasaran memiliki lima posisi. Setiap posisi punya deskripsi pekerjaan. Posisi-posisinya terdiri dari satu posisi manajer, satu posisi supervisor, dan tiga posisi penjual. Sebagai tambahan posisi manajer dikualifikasikan dengan kualifikasi “memiliki kemampuan berbahasa Jepang” departemen pemasaran sering melakukan koresponden dengan kantor cabang orang Jepang.

E. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIANProses penggajian sangat kompleks. Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji; regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Pada hukum mana pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah tanggung jawab analis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum. Fungsi-fungsi dalam siklus ini adalah:1. Personel

Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.

2. Pencatat Waktu

Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pada perusahaan pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam (hourly employee), dicatat kehadirannya berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja. Pada akhir periode pembayaran, kartu pencatat waktu (atau laporan kehadiran) akan menunjukkan jumlah waklu yang dipakai karyawan untuk bekerja dan waktu di mana ia berharap menerima gaji.

3. PenggajianDepartemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Beberapa karakteritisk lain untuk diperhatikan adalah:a. Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk memudahkan

rekonsiliasi.b. Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajianc. Penggunaan master pembayaran independen. Orang yang mendistribusikan pembayaran

independen dari personel, pencatat waktu, dan yang menyiapkan gaji. Personel kantor, departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak mempunyai akses ke slip gaji yang dikeluarkan.

4. Pemrosesan PenggajianBanyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pensiun, perencanaan turra jangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.

BAB 9PROSES BISNIS PRODUKSI

A. Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Bisnis ProduksiPengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi kekayaan merupakan fungsi yang ada dalam proses bisnis produksi oada perusahaan pemanufakturan. Pada perusahaan nonpemanufakturan, beberapa ( jika ada ) aktivitas produksi merupaan fungsi yang terpisah. Oleh karena itu, prinsip pengendalian produksi relevan untuk banyak organisasi.1. Pengendalian Produksi

Pengendalian persediaan dan produksi di dasarkan pada pemisahaan fugsi dan pencatatan dandokumentasi, seperti pesanan produksi , formulir permintaan material , dan kartu jam kerja karyawan .perlindungan persediaan dari pencurian fisik mencakup keamanan dan keterbatasan akses, juga perhitungan fisik dan uji pencatatan independen.

a. File dan LaporanKebutuhan dasar produksi di sediakan dengan daftarmaterial dan daftar operasi master. Daftar material berisi daftar semua bahan yang diperlukan dan deskripsinya dalam pesanan subperakitan. Dafar operasi mirip dengan daftar material, yang berisi operasi tenaga kerja rinci, urutan pengerjaan dan kebutuhan mesin yang berkaitan dengan pengerjaan tersebut. Dalam sistem biaya standar, biaya material standar dan biaya tenaga kerja dimasukkan dalam daftar material dan daftar operasi.Ketersediaan sumber daya untuk di produksi di komuniksikan ke fungsi pengendalian produksi dengan menggunakan laporan status persediaan dan laporan ketersediaan faktor. Laporan kesediaan faktor berisi ketersediaan sumber daya tenaga kerja dan mesin. Prediksi penjualan harus dihubungkan dengan jumlah produk dalam persediaan. Informasi ini disediakan dalam laporan status produk jadi, yang berisi daftar jumlah produk dalam persediaan. Perencanaan produksi dimasukkan dalam penjadwalan produksi dan pesanan produksi. Dokumen ini merupakan awal dari arus pemrosesan data produksi.

b. Arus TransaksiPesanan produksi di jalankan sesuai dengan otorisasi untuk departemen produksi untuk membuat produk. Permintaan material di terbitkan untuk setiap pesanan produksi untuk mengotorisasi departemen persediaan untuk mengeluarkan material ke departemen produksi. Operasi tenaga kerja dicatat pada kartu pencatat waktu kerja. Kartu ini diposting ke pesanan produksi dan dilanjutkan ke departemen akuntansi biaya.Laporan status produksi merinci pekerjaan yang telah selesai pada pesanan produksi individual yang telah dipindahkan melalui proses produksi. Laporan ini digunakan untuk memonitor status pesanan produksi yang belum selesai dan jika diperlukan dapat dilakukan revisi pada jadwal departemen produksi.

c. Akuntansi BiayaDepartemen akutansi biaya bertanggung jawab untuk mengelola file pencatatan biaya barang dalam proses. Catatan baru di tambahkan pada file ini ketika menerima pemesanan produksi yang baru, yang dimulai oleh pengendalian produksi.Setelah pesanan produksi selesai dan barang sudah ditransfer ke persediaan, beberapa dokumen diperbarui. Pencatatan persediaan barang jadi diperbarui untuk menunjukkan ketersediaan produk.Efisiensi pengendalian produksi memerlukan pembandingan antara produksi sesungguhnya denganpenjadwalan produksi dan analisis perbedaan. Pengendalian produksi juga membutuhkan pembanding dan analisis dari faktor-faktor yang lain, termasuk biaya yang dianggarkan dengan biaya sesungguhnya untuk pesanan produksi individual/departemen dan fasilitas yang digunakan dibandingkan dengan ketersediaan fasilitasi oleh departemen.

2. PengendalianPersediaanPengendalian persediaan diwujudkan melalui beberapa pencatatan persediaan dan laporan yang berisi informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan, dan level maksimum dan minimum dari persediaan. Titik pemesanan ulang ( reorder point ) merupakan level persediaan yang digunakan sebagai pertimbangan untuk memesan atau memproduksi item tambahan untuk menghindari kondisi tidak memiliki persediaan.Keputusan penting yang dibuat adalah ukuran jumlah dari setiap pesanan pembelian yang disebut Economic Order Quantity ( EOQ ). Rumus untuk menghitung EOQ:

EOQ = √ 2 RSPlDimana:

EOQ = Economic Order Quantity ( unit )R = Kebutuhan untuk item pada satu periode ( unit )S = Biaya pembelian per pesananP = Unit biayal = Biaya penanganan persediaan per periode, dinyatakan dalam persentase nilai

periode persediaanJika EOQ telah dihitung, maka reorder point harus ditentukan. Waktu tunggu ( lead time ) adalah waktu antara penempatan pesanan dan penerimaan barang. Tingkat penggunaan persediaan ( inventory usage rate ) adalah kuantitas penggunaan barang selama periode waktu tertentu. Reorder point menunjukkan level persediaan yang mencapai jumlah unit yang akan dikonsumsi selama waktu tunggu. Dalam rumus dinyatakan:

Reoder point = lead time × rata-rata inventory usage rate

Pencatatan persediaan perpetual merupakan sumber yang terbaik dari informasi persediaan yang diperluan untuk menghitung EOQ. Pengendalian yang tepat terhadap persediaan memerlukan verifikasi item secara periodik. Hal ini dapat dilakukan dengan rotasi ketika pencatatan persediaan perpetual tersedia, atau dilakukan dengan penghitungan fisik secara periodik.Pengendalian persediaan meliputi metode untuk penanganan dan penyimpanan. Penyimpanan dan penanganan item harus memberikan keamanan terhadap penggelapan, perlindungan terhadap kerusakan, terhindar dari kadaluwarsa, dan keyakinan adanya pengendalian yang tepat.Sistem pengendalian persediaan terkomputerisasi dapat menyebabkan berkurangnya investasi persediaan: penghematan ini mencakup pengurangan persediaan tanpa mengurangi layanan, penentua EOQ dan titik pesanan, membangun tingkat persediaan yang aman, dan prediksi permintaan di masa depan berdasarkan informasi sekarang dan masa lalu.

3. Produksi Just-in-Time ( JIT )Produksi just-in-Time merupakan istilah yang digunakan untuk menjelaskan sitem produksi yang komponen diproduksi hanya ketika diperlukan dalam suatu proses operasi. Investasi total perusahaan pada persediaan juga menjadi berkurang. Biaya seperti penanganan dan penyimpanan bahan, keusangan, luas tempat penyimpanan, dan beban keuangan pada biaya persediaan total dapat dikurangi, bahkan signifikan. Keuntungan yang lain termasuk biaya tenaga kerja operasi yang turun, diskon kuantitas dari pemasok yang akan menerima kontrak jangka panjang, dan meningkatnya penekanan pada kualitas produksi dan pengurangan pada biaya sisa bahan.

4. Aplikasi Akuntansi KekayaanAplikasi akuntansi kekayaan menyangkut aktiva tetap organisasi dan investasi. Elemen penting dari pengendalian internal yang efektif adalah pemrosesan yang akurat dan tepat waktu dari informasi yang berhubungan dengan aktiva tetap dan investasi. a. Aktiva tetap

Ada 4 tujuan dari aplikasi aktiva tetap dan investasi:1) Untuk mengelola pencatatan yang benar yang mengidentifikasi aset dengan deskripsi, biaya

dan lokasi fisik2) Untuk depresiasi yang benar dan atau perhitungan amortisasi untuk tujuan buku dan pajak3) Untuk evaluasi ulang asuransi dan tujuan biaya penggantian4) Menyediakan laporan bagi pihak manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan item

aset individualRegister aktiva tetap merupakan daftar sistematik dari aktiva tetap organisasi. Bagian yang terpisah digunakan untuk memisahkan setiap kategori utama dari aset. Sebagai contoh, suatu organisasi harus memisahkan rekening untuk gedung, mebel dan peralatan, dan kendaraan. Fungsi register aktiva tetap adalah sebagai buku pembantu yang berkaitan dengan rekening buku besar pengendali.

b. InvestasiSeperti aktiva tetap, investasi juga memerlukan pencatatan terpisah, khususnya register investasi yang digunakan sebagai pengendalian akuntansi. Register investasi berisi semua informasi yang relevan, seperti nomor sertifikat dan nilai buku sekuritas untuk memudahkan identifikasi dan pengendalian. Pengendalian umum yang biasanya dilakukan untuk penanganan fisik sekuritas investasi dilakukan oleh 2 orang; satu orang mengamankan kotak deposit dan yang lainnya memasukkan deposit.

c. Praktik Pengendalian Akuntansi InternalBeberapa pertanyaan yang berkaitan degan prosedur pengendalian akuntansi internal yang seharusnya ada dalam proses bisnis kekayaan:1. Apakah prosedur memerlukan otorisasi oleh pejabat atau komite untuk pengeluaran:

a. Aset modal?b. Perbaikan dan pemeliharaan?

2. Apakah pengeluaran sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan persetujuan tambahan diperlukan jika anggaran yang telah diotorisasi berlebihan?

3. Apakah prosedur tertulis ada yang menunjukkan perbedaan antara aset modal dan perbaikan dan pemeliharaan?

4. Apakah prosedut memerlukan otorisasi formal untuk penjualan, penghentian, atau pembatalan aset modal?

5. Apakah rekening kekayaan dan peralatan didukung oleh pencatatan rinci yang memadai?6. Apakah pencatatan ini dikelola oleh orang yang berbeda dengan orang yang bertanggung

jawab untuk kekayaan?7. Apakah pencatatan rincinya seimbang, paling tidak secara tahunan, dengan buku besar

pengendali?8. Apakah persediaan fisik kekayaan dilakukan secara periodik dengan pengawasan oleh

karyawan yang tidak bertanggung jawab terhadap penjagaan atau pencatatan kekayaan?9. Apakah penilaian periodik dari kekayaan dilakukan untuk tujuan asuransi?10. Apakah ketidakcocokan yang signifikan antara pencatatan buku dan persediaan fisik yang

dilaporkan manajemen?11. Untuk alat-alat kecil

a. Apakah penjagaan secara fisik dan tanggung jawab untu hal ini didefinisikan dengan jelas?b. Apakah hal ini dikeluarkan hanya dengan otorisasi tertulis?

B. Sistem Pemanufakturan Respons-CepatSistem pemanufakturan terintegrasi-komputer (CIM) mengintegrasikan sistem pemanufakturan fisik dan sistem perencanaan sumber daya pemanufakturan ( MRP II ). Sistem pemanufakturan respon-cepat adalah sistem CIM yang pemanufakturan fisik dan MRP II terintegrasi dengan teknologi yang lebih maju ( Gambar 9.4 ) Teknologi integrasi tingkat lanjut meliputi electronic data interchange ( EDI ), identifikasi otomatis, dan proses terdistribusi.1. Komponen Sistem Pemanufakturan Respon-Cepat

a. Sistem Pemanufakturan FisikAda dua subsistem yang secara langsung mendukung sistem pemanufakturan fisik, yaitu computer aided design and drafting ( CADD ) dan sistem computer-aided manufacturing ( CAM )Computer-Aided Design and Drafting ( CADD )CADD menggunakan perangkat lunak komputer untuk melakukan fungsi rekayasa dan diharapkan dapat meningkatkan produktivitas design engineer. Sistem CADD juga memungkinkan otomatisisasi terhadap tugas-tugas desain repetitif sehingga produktivitas meningkat dan akurat. CADD stations terdiri dari sebuah monitor dengan kemampuan grafis, light pen atau mouse untuk menempatkan garis atau detail lainnya pada layar, dan sebuah plotter atau printer untuk mencetak.Sistem CADD memberikan beberapa tipe fungsi dukungan yang berbeda. Solid modelling adalah gambaran matematika dari bagian objek solid dalam memori komputer. Berbagai bagian/komponen model dapat digunakan untuk memprediksi produk akhir, seperti berat, stabilitas, atau model kelembaman. Analisis elemen hingga adalah metode matematika yang digunakan untuk menentukan karakteristik mekanik, seperti tegangan dari struktur di bawah beban.Drafting terotomatisasi menghasilkan gambar rancang bangun dan dokumen hard copy lainnya. Gambar dihasilkan dengan menggambar berbagai sudut pandang dari model geometrik yang telah dibuat sebelumnya dan disimpan dalam memori komputer.Pemanufakturan dengan Bantuan Komputer ( CAM )Sistem CAM meliputi perangkat lunak untuk mendefinisikan proses pemanufakturan, alat untuk memperbaiki produktivitas proses, sistem pendukung pengambilan keputusan untuk membantu pengendalian proses shop-floor seperti robotik, programmable logic controller ( PLC ) dan machine vision system. Alat-alat ini lebih dikenal dengan sebutan peranti cerdas ( intelligent tools ). Robot industri adalah alat yang dirancang untuk memindahkan material, suku cadang, alat atau alat khusus dengan menggunakan variabel gerakan yang diprogram untuk berbagai macam tugas yang

dilakukan. Sistem CAM memasukkan modul-modul untuk memudahkan proses perencanaan, line analysis, pengendalian proses statistik, analisis kualitas, dan pengawasan pemeliharaan.Banyak CAM menggunakan pengendalian proses statistik. Pengendalian proses statistik digunakan untuk menentukan apakah proses pemanufakturan masih dalam pengendalian. Proses dinyatankan masih dalam pengendalian jika titik berada dalam batas dan secara acak terletak di antara rata-rata yang diinginkan.Beberapa sistem CAM, disebut sistem pemanufakturan fleksibel ( FMS ), digabungkan dengan proses produksi yang dapat diprogram yang dapat dikonfigurasi secara cepat untuk menghasilkan tipe produk yang berbeda.Sistem Perencanaan Sumber Daya Pemanufakturan ( MRP II )Sistem Perencanaan Sumber Daya Pemanufakturan ( MRP II ) terdiri dari sistem perencanaan kebutuhan bahan baku ( MRP ) dan sistem berkaitan dengan penjualan, penagihan, dan pembelian. Sistem MRP merupakan sistem yang utama dari sistem MRP II.Sistem MRP menggunakan kemampuan komputasi dari komputer untuk memproses sejumlah besar data yang diperlukan untuk perencanaan dan penjadwalan kebutuhan penggunaan bahan baku. Sistem MRP mengintegrasikan empat subsistem yaitu perencanaan produksi, penjadwalan produksi, akuntansi biaya, dan pelaporan.Teknologi Integrasi Tingkat LanjutFleksibillitas dan kecepatan respon sistem pemanufakturan sangat tergantung pada tingkat integrasi komponen-komponen yang terkait. Identifikasi otomatis meningkatkan integrasi karena produk dan material yang diberi tagging/tanda elektroni secara efektif membuat mereka dapat dibaca oleh mesin dan karena itu menjadi bagian fisik dari sistem informasi organisasi yang berbasis komputer.Identifikasi otomatisIdentifikasi otomatis terhadap berbagai aktifitas produksi merupakan hal yang penting untuk otomatisasi pabrik; jadi mesin yang dapat membaca barcode dan teknologi scanner merupakan elemen yang sangat diperlukan. Barcode yang biasanya digunakan pada barang-barang pabrik, memungkinkan komputer atau robot untuk mengidentifikasi bahan baku, informasi proses, dan memulai prosedur apapun yang diperlukan.Perusahaan pemanufakturan dapat memperoleh keuntungan dengan menggunakan sistem barcode UPC ( Uniform Product Code ) standar. Pengkodean UPC merupakan pengkodean berbasis pemasok yang dapat diaplikasikan untuk semua titik.EDI merupakan integrasi aplikasi terkomputerisasi yang melekat dalam CIM. EDI memberikan dampak pada efisiensi pemanufakturan dan persediaan dengan menyederhanakan rantai logistik pada penempatan dan penyimpanan pesanan dengan membuat sistem yang lebih responsif untuk kebutuhan saat ini. Identifikasi barcode UPC pada produk dan teknologi secanning merupakan hal penting untuk mendapatkan keuntungan maksimum dari EDI.

2. Pemrosesan Transaksi pada Sistem Pemanufakturan Respon-CepatPerencanaan ProduksiPerencanaan produksi meliputi penentuan produk mana yang diproduksi dan penjadwalan produksi agar penggunaan sumber daya produksi menjadi optimal. Penentuan produk mana yang diproduksi memerlukan integrasi antara permintaan produk dan kebutuhan produksi dan sumber daya produksi yang tersedia di perusahaan.

Implementasi Perencanaan ProduksiPerencanaan produksi master diproses untuk status produksi, daftar material, dan file operasi master. Proses ini menghasilkan file pesanan produksi, permintaan material, dan routing dan juga memperbarui file status produksi.File status produksi berisi data akuntansi dan data operasional yang ada dalam status pesanan produksi. File ini mengintegrasikan data pesanan produksi yang berkaitan dengan tahap penyelesaian proyek; file status produksi merupakan input utama untuk aplikasi penjadwalan akuntansi biaya.File daftar material, berisi record untuk setiap produk yang diproduksi. File operasi master berisi data yang sama yang berhubungan dengan setiap rincian kebutuhan tenaga kerja dan operasi mesin produk dan urutan-urutannya melalui proses produksi.Program aplikasi perencanaan produksi mengintegrasikan data dari perencanaan produksi master, file daftar material, dan file operasi master dan menghasilkan dokumen pesanan produksi yang diperlukan. Rincian pesanan produksi, formulir permintaan meterial, dan routing ( RTG ) untuk membantu arus produksi.

RTG berisi informasi mengenai pusat kerja, lama waktu, dan alat yang diperlukan untuk melakukan setiap tugas. Program aplikasi perencanaan produksi juga memperbarui file status produksi. File ini berisi temuan informasi pada pesanan produksi dan pembuatan catatan status produksi ( barang dalam proses ) untuk setiap pesanan produksi.Penjadwalan ProduksiPenjadwalan produksi lebih rinci ada pada Gambar 9.8. Data RTG berisi status produksi yang dikumpulkan pada departemen pabrik sebagai proses kerja. Data RTG yang diterima dari pabrik digunakan utnuk memperbarui file status produksi. Data RTG diposting ke record pesanan produksi yang terkait di dalam file status produksi. Output dari operasi ini meliputi laporan ringkas, file status produksi yang diperbarui, dan file beban produksi yang berisi kebutuhan produksi yang berkaitan dengan pesanan produksi yang belum selesai.Akuntansi BiayaHal utama dariaplikasi akuntansi biaya adalah memperbarui file status produksi (barang dalam proses).Data permintaan material dan data RTG merupakan input untuk membuat input untuk membuat file data produksi. File transaksi ini diproses oleh program aplikasi akuntansi biaya, bersama dengan file status produksi. Output dari program akuntansi biaya meliputi item sebagai berikut:o File status produksi yang telah diperbaruio File pesanan produksi yang telah selesaio File penggunaan sumber dayao Laporan ringkas

File status produksi yang telah diperbarui berisi informasi terbaru tentang status semua pesanan produksi yang belum selesai. Laporan ringkas meliputi batch dan informasi pengendalian aplikasi, juga data entri-jurnal ringkas dengan debit barang dalam proses untuk material standar, tenaga kerja, dan biaya overhead; bagian kredit gudang, gaji yang dibebankan, dan overhead yang dibebankan; dan bagian debit atau kredit rekening perbedaan yang diperlukan.PelaporanFile pesanan produksi yang telah selesai digunakan untuk memperbarui file persediaan barang jadi, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.10. Output proses ini meliputi file persediaan barang jadi yang telah diperbarui, laporan status persediaan barang jadi, ringkasan biaya pesanan produksi yang telah selesai, dan laporan ringkas.File penggunaan sumber daya yang merupakan output dari aplikasi akuntansi biaya berisi biaya aktual dan biaya standar untuk material dan tenaga kerja, dan biaya operasi untuk pekerjaan yang telah selesai, seperti yang ditujukkan oleh data permintaan material dan data RTG.Biaya Berbasis-AktivitasTeknik akuntansi biaya tradisional tidak mencukupi lagi dalam lingkungan CIM. Tiga elemen utama dimasukkan dalam biaya produk pemanufakturan, yaitu bahan baku langsung, tenaga kerja langsung, dan overhead. Selain mencakup bahan baku tidak langsung dan tenaga kerja tidak langsung,, overhead juga mencakup: sewa pabrik, depresiasi, pemanas, listrik, asuransi, dllCIM Mengubah Pola Perilaku-BiayaIstilah overhead dibebankan ( applied overhead ) menjelaskan teknik akuntansi biaya yang sudah dikenal dimana beban overhead pada sebuah produk dihitung dengan menggunakan tarif aplikasi overhead yang telah ditetapkan sebelumnya. Tarif overhead pabrik yang dibebankan dapat dihitung dengan:

Tarif pembebanan = Biaya overhead dianggarkanAktivitas yangdianggarkan

CIM secara signifikan mengubah pola perilaku-biaya perusahaan pemanufakturan sebagai akibat dari substitusi modal peralatan untuk tenaga kerja langsung. Tenaga kerja langsung dikurangi, dan digantikan dengan mesin-mesin yang dikendalikan dengan komputer. Maka, biaya overhead akan meningkat dan biaya tenaga kerja langsung akan menurun.Sistem akuntansi biaya tradisional mengalokasikan overhead dengan dasar tarif tunggal untuk semua produk. Dasar ini biasanya menggunakan jam tenaga kerja langsung atau biaya tenaga kerja langsung.Biaya berbasis-aktivitas ( ABC ) menghitung beberapa tarif overhead, satu tarif untuk setiap aktivitas pemanufakturan, dan menggunakan tarif tersebut untuk menghitung biaya produk dari biaya aktivitas spesifik yang terjadi selama produksi. Contoh, departemen perakitan dimana beberapa produk dirakit menggunakan peralatan robot dan produk lain dirakit secara manual, kemungkinan akan memiliki dua aktivitas, yaitu perakitan dengan robot dan manual. Dasar overhead yang berbeda dapat digunakan untuk menetapkan ( secara lebih akurat ) biaya aktivitas yang berbeda pada produk.

Pemicu biaya ( cost driver ) adalah elemen yang mempengaruhi biaya total dari suatu aktivitas. Secara khusus, beberapa pemicu biaya mempengaruhi biaya total dari aktivitas. Contoh, biaya penanganan material dipengaruhi oleh jumlah item yang ditangani, tipe penanganan item, tipe alat yang digunakan, dan efisiensi pekerja.MRP II versus MRPModul daftar material digunakan untuk mengkomunikasikan struktur suatu produk, seperti dalam MRP. Perluasan pemrosesan daftar material dalam MRP II dapat mencakup pemeliharaan gambaran rancang produk dari sistem CADD.Pada MRP, modul file routing menunjukkan urutan operasi yang diperlukan untuk menghasilkan komponen atau perakitan. Perluasan dari pemrosesan file routing pada MRP II meliputi informasi yang lebih luas mengenai data kapasitas pusat kerja, data alat pemeliharaan mesin, dan data pengendalian pemeliharaan mesin numerikal dari sistem CADD.Implementasi JIT dalam Lingkungan MRP II/CIMLingkungan pemanufakturan JIT adalah lingkungan dengan arus kontinu atau terus menerus. Dalam lingkungan JIT, produk dibuat di bawah konsep “pull”. Produksi hanya terjadi ketika diperlukan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Sebaiknya, pada lingkungan batch, tidak ada penjadwalan dalam lingkungan JIT. Pesanan pelanggan “pull” produk dari lini produksi; sebagai dampaknya, permintaan akan menyebabkan jadwal produksi. Tipe operasi ini memerlukan setup secara cepat, produksi berkualitas tinggi, yang secara berkelanjutan mengurangi aktivitas yang tidak berguna dan memperbaiki arus persediaan.Ketika perusahaan pemanufakturan beralih dari batch ke lingkungan pemanufakturan arus-berkelanjutan JIT, ia kemungkinan kurang memerhatikan sistem MRP II yang lengkap. Kurangnya penekanan pada penjadwalan di JIT dan pengurangan dalam persediaan, akan mengurangi banyak data dan perhitungan di mana MRP II digunakan. Aplikasi CADD dan CAM dapat mendukung kebutuhan kualitas dengan memberikan sejumlah besar pengendalian proses dengan teknologi pada floor pabrik.Pertimbangan Pengendalian Internal KhususSistem informasi respon-cepat, sama seperti sistem komputer yang lain, meningkatkan masalah pengendalian internal tertentu. Transaksi dapat dilakukan tanpa persetujuan atau intervensi manusia, yang berarti mengurangi pengendalian konvensional berkaitan dengan pemisahan tugas dalam transaksi. Oleh karena itu, pertimbangan utama adalah memastikan bahwa pengendalian atau yang sejenisnya merupakan bagian integral dari sistem pemanufakturan respon-cepat. Pemrosesan komputer secara umum dan EDI akan mengurangi dokumen kertas yang berorientasi pada manusia. Akan tetapi, masalah validasi dan keaslian harus dihadapi dalam operasi dengan menggunakan sistem pemrosesan tanpa kertas, baik dalam sebuah perusahaan (misal, pesanan produksi elektronik ) maupun dalam pertukaran dengan mitra bisnisnya ( EDI dan EFT )