2. El concepto de Centrales de Compra y de Servicios · Puesto que una CCS es eminentemente una empresa de servicios es una condición ... Cada CCS se crea y se desarrolla en entornos

ANCECO - LIBRO VERDE DE LAS CCS – Junio 2000 4

2. El concepto de Centrales de Compra y de Servicios

2.1. Definición de Central de Compra y de Servicios

Se define una Central de Compra y de Servicios (en adelante CCS) como:

Operador que, disponiendo de recursos económicos y personalidad

jurídica propia, tiene por objetivo desarrollar actividades y prestar

servicios a las empresas independientes que, con espíritu de

cooperación, se han asociado a su organización mediante una

reglamentación interna, para mejorar su posición competitiva en el

mercado.

De acuerdo con esta definición, los elementos comunes que caracterizan a una CCS son:

a) Ser un operador con personalidad jurídica propia y, por lo tanto, un ente capaz de

asumir derechos y obligaciones.

b) Ser un operador con recursos económicos propios, lo que implica la posibilidad de

disponer de recursos humanos y materiales. Es definitorio de una CCS tenga

estructura mínima, es decir, un organigrama mínimo de personal así como un espacio

físico y recursos materiales necesarios y suficientes para la prestar servicios con

garantía de eficacia.

c) Las CCS están dirigidas a un grupo de empresas independientes sea cual fuere la

fórmula jurídica que adopte (Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad

Cooperativa, etc.) siempre que estén legalmente constituidas y se rijan bajo derecho

mercantil.


d) Con espíritu de cooperación. Este es el elemento clave en cuanto no puede existir

CCS sin la renuncia explícita de una parte de la independencia por parte de los

asociados a la entidad para que el conjunto resuelva problemas para el bien de todos

de una forma mucho más eficaz. La asociación a una CCS es voluntaria e implica un

compromiso de fidelidad hacia la CCS y sus asociados.

e) Deben existir vínculos operativos más allá de la relación puntual y a la vez la

agregación de la experiencia individual en el negocio y en el sector concreto. Las

relaciones de la CCS se establecen mediante una reglamentación interna

(Documentos Internos). Concretamente, la relación CCS y empresario que se integra

se establece mediante un Documento Interno en el que se explicita el plan de negocio

de la CCS y es el vínculo documental entre la organización y sus asociados en cuanto

regula las relaciones entre ambos, establece los derechos y obligaciones de cada

asociado para con la CCS y define los mecanismos de control de cumplimiento de

dichos derechos y obligaciones.

f) Asimismo, la relación entre la CCS y los proveedores (de productos y/o servicios, de

inmovilizado, ...) se establece también mediante una reglamentación específica de

cada CCS.

g) La finalidad principal de las CCS es mejorar la posición competitiva de sus

asociados a través de la obtención de economías de escala, funcionando con criterios

empresariales obteniendo resultados de explotación positivos.

h) Se considera básico para ser CCS tener capacidad de negociación y de garantizar

las transacciones; además de tener la posibilidad de efectuar pago centralizado.

i) La oferta de actividades y servicios debe estar estructurada y la CCS debe tener

mecanismos de comunicación con los asociados.


No se consideran Centrales de Compra y de Servicios:

a) Las Cooperativas de consumidores.

b) Las Redes sucursalistas.

c) Las Asociaciones de Comerciantes.

d) Los Gremios y Asociaciones Empresariales.

e) Las Franquicias.


2.2. Clasificación de las Centrales de Compra y de Servicios

Más allá de criterios de clasificación sectoriales y de tamaño, hay tres criterios que marcan

una línea empresarial y una operativa concreta de la CCS: el tipo de asociado, el ámbito de

actuación y la forma de prestación de servicio.

a) Según el tipo de asociado:

• CCS DE MINORISTAS: aquellas que están pensadas y estructuradas para dar

servicios a un perfil de empresa minorista.

• CCS DE MAYORISTA: las que se dirigen a empresas mayoristas y, por lo tanto,

ofrecen servicios adecuados a este tipo de público.

• CCS DE FABRICANTES: las que se dirigen a empresas cuya actividad es la

fabricación de productos finales o intermedios. La CCS estructura su oferta de

servicios teniendo en cuenta los aspectos específicos y las necesidades de este tipo

de empresa.

• CCS MIXTAS: son aquellas en las que pueden convivir empresas minoristas,

empresas mayoristas y empresas fabricantes o cualquier combinación de ellas, como

asociados a la Central de Compras y de Servicios. Este tipo de CCS maneja

intereses y problemáticas diferentes, por lo que busca un compromiso en la oferta de

servicios para la satisfacción de todos sus asociados.


b) Según el ámbito de actuación:

• CCS LOCALES: aquellas que desarrollan su actividad en el ámbito local, entendiendo

como ámbito local el territorio correspondiente a un municipio o comarca. Puede

utilizar internet como una herramienta de comunicación comercial con los asociados.

• CCS REGIONALES: aquellas que desarrollan su actividad en una región o

Comunidad Autónoma. Puede utilizar internet como una herramienta de comunicación

comercial con los asociados.

• CCS NACIONALES: las que su ámbito de actividad es todo el territorio español.

Puede utilizar internet como una herramienta de comunicación comercial con los

asociados.

• CCS INTERNACIONALES: las centrales que operan más allá del territorio español

bajo la legislación vigente en cada territorio donde opera. Puede utilizar internet como

una herramienta de comunicación comercial con los asociados.

• CCS GLOBALES: a diferencia de las anteriores, en las CCS supranacionales el

territorio no es relevante, su actividad se realiza exclusivamente a través de internet y

utilizando nuevas fórmulas tecnológicas.


c) Según los servicios prestados:

• CCS DE OPERACIONES: son aquellas Centrales de Compra y de Servicios que

asumen el riesgo de las operaciones; es decir, asumen directamente el suministro de

productos o la prestación de servicios en actividades primarias (logística,

comercialización y servicios post-venta) o de apoyo (aprovisionamientos, tecnología,

gestión de recursos e infraestructura) encargándose de su desarrollo o adquisición,

financiación, distribución y cobro a los diferentes asociados/clientes.

• CCS DE NEGOCIACIÓN: Aquellas Centrales cuya función principal es la autorización

u homologación de proveedores o prestadores de servicios y la negociación de

condiciones para sus asociados sobre la base de volumen de ventas acumulado. Son

los propios proveedores o prestadores de servicios los que realizan las actividades

sin que, por regla general, la CCS asuma riesgos financieros ya que el cobro/pago por

las operaciones le corresponde directamente a los asociados, pudiendo beneficiarse

la CCS de una prima.


3. Notas aclaratorias al concepto de Central de Compra

y de Servicios

El concepto de Central de Compra y de Servicios que se expone en este Libro Verde

intenta unificar criterios para todas las CCS que actualmente existen, así como para

aquellas que aún deben crearse y que, de alguna forma, pueden incorporar determinadas

innovaciones de gestión.

Así pues, la definición de CCS que presentamos en este Libro abre un abanico amplio de

posibilidades, lo que dificulta una normativización genérica de una CCS. Sin embargo, es

de interés plasmar en el Libro Verde de las CCS aquellas prácticas más habituales de

muchas CCS sin espíritu de crear doctrina vinculante aunque sí con la intención de ofrecer

una guía orientativa.

Es por ello que desarrollamos un apartado bajo el título de: "Notas aclaratorias al

concepto", en el que se ofrece una descripción de líneas de actuación más habituales en

el ámbito de las CCS y que se derivan directamente de su concepto.


3.1. Sobre la estructuración de la oferta de servicios de la CCS:

Puesto que una CCS es eminentemente una empresa de servicios es una condición imprescindible definir los servicios que se prestan a los clientes de la CCS desde la conceptualización hasta la forma de prestación del servicio. No hay límite en lo que se refiere a amplitud de la oferta de servicios de una CCS, siempre que la incorporación de nuevos servicios no conlleve cambio de negocio y, por consiguiente, pueda llevar a contradicción con la propia definición de CCS. La oferta de servicios de una CCS puede responder bien a la necesidad de externalizar servicios y actividades que individualmente no sería posible realizar, bien a la necesidad de profesionalizar actividades. En cualquier caso el objetivo final responde a incrementar la competitividad del empresario individual, en el primer caso implica acceder a más y nuevos servicios, en el segundo caso hablamos de mejorar la calidad de prestación y/o realización de determinadas actividades operativas esenciales para el desarrollo competitivo del negocio individual. Es obligación de la CCS dar a conocer su oferta de servicios a sus asociados, así como motivar a su correcto uso. Este es un principio básico para una gestión eficaz de la CCS: permite dimensionar el servicio por su uso real y garantizar la calidad en la prestación.

3.2. Sobre los mecanismos de comunicación con los asociados

Es básico para una CCS contemplar la función concreta de comunicación con los asociados y la asignación de dicha función dentro de la organización. Asimismo la CCS deberá tener un sistema para la comunicación directa con los asociados ya sea a través de canal personal y/o canal no personal. La comunicación con el asociado se realiza habitualmente en dos niveles: - nivel político, de los órganos de representación y/o participación al asociado, y - nivel operativo, del equipo profesional de la CCS a los asociados. Los mecanismos de comunicación a nivel político pueden establecerse en el documento interno siendo habitualmente una comunicación eminentemente informativa de contenido político-estratégico. El sistema de comunicación a nivel operativo tiene un objetivo doble, - para el asociado: estar informado, obtener respuestas a dudas generadas en

cualquier aspecto relacionado con las actividades de la CCS;


- para CCS: base de información de las necesidades de sus asociados. La adecuación de la informática y las nuevas tecnologías en los sistemas de comunicación mejoran sustancialmente la calidad de la gestión de la comunicación. El desarrollo de Internet y las nuevas tecnologías va a afectar a las CCS ya sea abriendo espacios, ya sea como un medio de comunicación fácil, rápido y eficaz. En cualquier caso implicará, muy probablemente, la necesidad de transformar la filosofía y la forma de negocio de las CCS basadas en el concepto tradicional.

3.3. Sobre los Documentos Internos de las CCS

Todas las CCS deben elaborar, codificar, actualizar y gestionar sistemáticamente los Documentos Internos en los que se establecen las reglas, comunicaciones y procedimientos de aplicación en sus relaciones con los asociados, proveedores y demás agentes. Cada CCS decidirá qué DI debe elaborar en función de sus relaciones. Los DI son documentos elaborados por cada CCS y son específicos para cada CCS. La terminología utilizada para dichos documentos es diversa y en función del tipo de relación. Por ejemplo: Contratos de Adhesión, Reglamentos Internos, Contrato CCS-Socio para facturación centralizada, Contrato CCS-proveedor para facturación centralizada, Contrato CCS-banco para facturación centralizada,… El DI básico es aquel que establece el vínculo de unión de la CCS con los empresarios independientes asociados, en este documento se contempla habitualmente: a) El objeto y finalidad del Documento

El objeto del DI es la regulación del desarrollo de la actividad operativa de la CCS, por lo que debe contemplarse la no contradicción con las normas estatutarias. Mientras los Estatutos reflejan el entorno legal y se realiza hacia terceros, el Documento es interno: sólo para los asociados.

b) El espíritu y la filosofía de la CCS

Cada CCS se crea y se desarrolla en entornos y escenarios diferentes y las formas de creación son variadas, se puede crear una CCS a partir de un grupo promotor, es decir, la agrupación legal de un grupo de empresas con intereses comunes cuyo objetivo es crear una empresa que les dé servicios a ellas y a otros asociados, se


puede crear una CCS por iniciativa de un empresario emprendedor que detecta la necesidad de crear una CCS para dar servicio a otras empresas con intereses similares…. En cualquier caso existe un elemento común, el espíritu de cooperación para mejorar la competitividad de cada uno y el valor del intercambio entre asociados. El DI contempla habitualmente dicho espíritu así como la filosofía de la empresa que se crea como CCS.

c) El ámbito de actuación de la CCS

El DI puede regular el ámbito de actuación territorial, sin embargo, con la importancia creciente de las nuevas formas de comercio y las nuevas tecnologías, este es un apartado que preferiblemente debe ser tratado sobre la base de una evolución futura de la actuación de la empresa.

d) La definición y funcionamiento interno de los órganos de gobierno de la CCS

El DI puede regular el funcionamiento interno de los órganos de gobierno en concordancia a lo establecido en los estatutos de la CCS e incorporando elementos operativos no descritos en el documento estatutario.

e) La definición de los clientes de la CCS

Se definen habitualmente las características que deben cumplir los empresarios individuales asociados a la CCS como mínimo: requisitos jurídicos, económicos y de experiencia. Se establecen, si cabe, categorías de asociados en función de su titularidad con la CCS y los procedimientos de admisión a la CCS para cada una de ellas. El DI contempla las causas de baja (voluntaria u obligada), así como los procedimientos de Altas y Bajas de asociados.

f) Los Derechos y Obligaciones de los asociados El DI puede contemplar como derechos mínimos de los asociados § Estar informado por los órganos de gobierno de las decisiones políticas

tomadas y que afectan al funcionamiento de la CCS y a la relación de la CCS con cada asociado.

§ Tener información sobre la composición y funcionamiento de la CCS. § Poder disfrutar de los servicios de la CCS.


§ Participar en las actividades dirigidas a los asociados. § Solicitar tribunal de arbitraje en situación de conflicto. § Participar en los excedentes de la empresa en la forma que se establezca en los

estatutos. El DI puede contemplar como obligaciones mínimas de los asociados: § Asistir a las reuniones de los órganos sociales, participar en la organización con

espíritu de cooperación. § Procurar una relación con el resto de los asociados constructiva y de

colaboración. § Atender con puntualidad a los pagos a la CCS en los conceptos que ésta

establezca. § Facilitar la información necesaria para la buena gestión de la CCS § Cumplir con lo especificado en el DI sobre exclusividad de zona

g) Los criterios de exclusividad de zona

En aquellas CCS donde se considere necesario la regulación de zona, el DI refleja los criterios que se utilizan para definir la exclusividad al mismo tiempo que regula las formas que se instrumentalicen para el control de dichas zonas. Recomendación: En cualquier caso la exclusividad de zona deberá responder al criterio global de competitividad.

h) Los criterios de uso de marca

En aquellas CCS que son propietarias de una o más marcas y que son utilizadas por parte de los asociados, el DI regula la adecuación del uso de la marca/s en todas sus aplicaciones.

i) La definición de faltas y aplicación de sanciones

El DI define la relación de faltas categorizando aquellas con carácter leve y las de carácter grave. Se regularán las sanciones correspondientes a cada tipo de falta.

j) Los mecanismos para la solución de diferencias

El DI contempla las medidas ante posibles conflictos evitando que éstos permanezcan abiertos y que las disputas ocasionen pérdidas de tiempo, de dinero, imagen y confianza en la organización. El Documento contempla mecanismos para solucionar: § Diferencias entre asociados


§ Diferencias entre asociado y la CCS En caso que la CCS creara un órgano de arbitraje para solucionar conflictos internos, el DI regula sus funciones.

k) La periodicidad de revisión del DI y los mecanismos de aprobación de los cambios. El DI establecerá la periodicidad de revisión del DI de la CCS, se establecerán los plazos necesarios para solicitar modificaciones en el mismo así como los mecanismos por los que dichas modificaciones deberán ser aprobadas.

El DI puede considerarse como una herramienta esencial para el buen funcionamiento de la central, debe ser ágil en su aplicabilidad, a la vez que se recomienda revisarlo con una periodicidad no superior a 1 año.

3.4. Sobre los asociados a las CCS

Cualquier empresa independiente puede asociarse a una CCS si cumple con los requisitos que se establecen en los Estatutos de constitución de la sociedad y en los DI de la CCS.

Las CCS podrán categorizar a sus clientes en base a las condiciones de asociación a la organización, en este sentido se puede hablar de:

§ SOCIO: aquel que es titular de la sociedad, son los accionistas. § ASOCIADO: aquel que es titular de la organización. En ningún caso los asociados a una CCS pueden ser asociados de otras formas de cooperación organizada con la misma actividad que sea competidora de la CCS, en este caso se estaría debilitando la capacidad de conseguir sus objetivos. Pueden existir CCS cuyos estatutos permitan abrir la prestación de determinados servicios a empresarios independientes sin titularidad ni sobre la sociedad ni sobre la organización, son CLIENTES. Las Altas y Bajas de los asociados, sea cual fuere su categoría, se establece en los Estatutos y en los Documentos Internos de la CCS.


3.5. Sobre las diferencias entre CCS y Mayoristas

Una CCS no es una empresa mayorista aunque puede realizar algunas de las funciones y servicios que prestan las empresas mayoristas. La principal diferencia entre una CCS y un Mayoristas radica en que: § Una empresa mayorista es una empresa de estructura vertical: las decisiones se

toman desde arriba y sin necesidad de tener consenso entre sus clientes, una CCS es una organización de estructura horizontal, las decisiones se basan también en los criterios de los asociados.

§ El objetivo principal de una empresa mayorista es distribuir el producto/servicio

aportando especialización logística y precio. El objetivo principal de una CCS es dar servicios a sus asociados en aras a mejorar la competitividad de su negocio. La base de la CCS es el espíritu de cooperación de los asociados.

§ Las empresas mayoristas deben tener sistemas de gestión logística, las CCS

pueden tenerlo pero no es un elemento indispensable.

§ Las empresas mayoristas compran y venden, las CCS pueden comprar y vender pero no es indispensable.

3.6. Sobre las diferencias entre CCS y Franquicias

Una CCS no es una franquicia. Las principales diferencias entre una CCS y una franquicia son: § El objeto de la CCS es muy amplio puesto que, como hemos visto, puede referirse

a cualquier tipo de actividad de cooperación con sus asociados mientras que el objeto de la franquicia por definición consiste en licencias de derechos de propiedad intelectual, relativas a signos distintivos y conocimientos técnicos (know-how).

§ La asociación del franquiciado a la franquicia requiere, por tanto, una transmisión

de conocimientos técnicos (know-how) por parte del franquiciador mientras que no es un requisito ineludible para asociarse a una CCS.

§ La imagen en un sistema de franquicia es homogénea mientras que ello no es

imprescindible en una CCS, cuyas relaciones con sus asociados pueden limitarse al ámbito interno de los negocios y sin proyección hacia la clientela.


§ El método de negocio que deben aplicar los franquiciados es necesariamente el del franquiciador mientras que en la relación de una CCS con sus asociados no es definitorio que ocurra.

§ El objetivo básico de una empresa franquiciadora es crear una red de negocios

clónicos con identidad y estándares equiparables para su clientela mientras que el de la CCS es dar servicio a sus asociados en aras a mejorar la competitividad de su negocio.

§ La intervención y supervisión del franquiciador en la actividad del franquiciado es

por todo ello importante mientras es menos e incluso puede no existir en la relación de una CCS con sus asociados.

Las CCS y las franquicias son fórmulas de cooperación empresarial, no extraña que exista una lógica convergente en su evolución. Así, mientras que las CCS nacen para aportar beneficios funcionales a sus asociados y las franquicias para proporcionarles ventajas derivadas de su experiencia y reputación, el desarrollo actual pone de manifiesto que en muchas ocasiones el avance de la CCS exige potenciar y explotar los derechos de propiedad intelectual (signos distintivos, conocimientos técnicos, etc.) y el de la de franquicia requiere una organización que coopere intensamente con los franquiciados ante todo tipo de necesidades. Por ello, aunque la CCS no es una franquicia, es frecuente que el franquiciador preste servicios como CCS y puede ocurrir que una CCS llegue a actuar como franquiciador en determinadas circunstancias, en beneficio de la red y como opción para sus asociados, lógicamente, sólo en aquellos casos en que la creación de franquicias no le produzca perjuicio alguno. En este caso deberá cumplir también la legislación vigente sobre franquicias.

3.7. Sobre las CCS con cadena propia

La actividad principal de una CCS es prestar servicio a sus asociados, sin embargo, existen algunas centrales de compra y servicios minoristas que funcionan también como generadoras de negocio directamente a través de la creación de una cadena propia de establecimientos gestionados por el equipo de la CCS. Esta condición es aplicable únicamente a las CCS que ya tienen una marca de distribuidor establecida. La creación de cadena de establecimiento deberá plantearse teniendo en cuenta las disposiciones escritas en el documento estatutario, así como las normas que se establecen en el reglamento interno de la CCS. En cualquier caso ninguna CCS podrá tomar una decisión de crear una cadena propia de establecimientos sin el conocimiento de los asociados. Los establecimientos creados con la marca de la CCS y que funcionan como cadena se gestionarán desde la central y como un servicio para sus asociados. En cualquier caso sólo se procederá a dicha iniciativa si ésta no causa perjuicio alguno a sus asociados.


3.8. Sobre la forma jurídica de las CCS

La forma jurídica que adopten las CCS debe ser aquella que sirva al principio de mayor capacidad y agilidad en la toma de decisiones de los órganos de representación.

3.9. Sobre la creación de una CCS

La creación de una CCS contempla al menos dos fases en el tiempo: 1. Fase previa

Es la fase de conceptualización del negocio y elaboración del plan de empresa. Una CCS puede crearse bien a partir de lo que se llama un “grupo promotor” que es la agrupación de unos empresarios independientes que responden a las necesidades jurídicas y económicas suficientes para la constitución de una CCS, bien a partir de la iniciativa de un emprendedor con conocimiento sobre las necesidades específicas del sector. Sea cual fuere la fórmula de creación, lo básico para ser CCS es que la empresa responde a un objetivo de mejora de la competitividad de sus asociados y a fomentar el intercambio entre los asociados. En el caso de creación por grupo promotor, los empresarios independientes interesados en el proyecto deberán poner en común las necesidades individuales, los objetivos individuales y la disposición real de renuncia a individualidades Se establecerán las necesidades concretas de la creación de la CCS.

2. Fase de constitución

Esta es la fase donde se explicitarán los acuerdos tomados a través de la elaboración de un documento de constitución de la sociedad y los estatutos. Se establecerán las bases del proceso operativo centradas en: recursos humanos, recursos materiales y equipamientos, así como la elaboración de los Documentos Internos.

3.10. Sobre la disolución de una CCS

La disolución de una CCS seguirá los procedimientos establecidos en la legislación vigente del país en lo que se refiere a disolución jurídica de la sociedad.

ANCECO - GUIA DE LAS CCS – Septiembre 2000 22

4. Entrar a formar parte de una CCS

Fases a seguir en la adhesión a una CCS:

4.1 Análisis del entorno

4.2 Análisis de la CCS

4.3 Adhesión a una CCS

4.1. Análisis del entorno

1. ¿Cuándo se hace necesario asociarse a una CCS?

2. ¿Por qué es interesante asociarse a una CCS?

3. ¿Qué CCS de mi sector existen en España?

4. ¿Qué CCS de mi sector existen en Europa?

5. ¿Qué publicaciones existen sobre CCS?

6. ¿Qué asociaciones españolas existen?

1. ¿Cuándo se hace necesario asociarse a una CCS?

Cuando estamos con unos volúmenes de compra tales que no podemos

acceder a mayores descuentos por nuestra cuenta, cuando vemos que la

competencia aprieta con los precios (especialmente desde la entrada de las

grandes superficies), cuando vemos que otros de puntos de venta competencia

directa nuestra pertenecen a alguna central de compras, tenemos que plantear

nuestro futuro en el mercado sin estar dentro de una central y con la

posibilidad de formar parte de alguna de ellas.


2. ¿Por qué es interesante asociarse a una CCS?

La razón principal para adherirse a una CCS es obtener mejores precios en

nuestras compras y ser más competitivos, mejorar las formas de pago, obtener

mayor información del mercado, productos, proveedores, tendencias, etc... y

un factor muy importante, es el hecho de no actuar de forma independiente en

un mercado que tiende cada vez más hacia la globalización. Si actuamos

desde dentro de un grupo, podemos ejercer mayor presión ante los

proveedores, competencia, entidades públicas y privadas, etc...

3. ¿Qué CCS de mi sector existen en España?

Una vez hemos analizado nuestra situación y valorado la posibilidad de

adherirnos a una central, tenemos que averiguar qué centrales de compra de

nuestro sector existen en el mercado. Las vías para obtener esta información

pueden ser: dirigirse a ANCECO (Asociación Nacional de Centrales de

Compra), donde tiene una base de datos con las centrales existentes en

España, revistas especializadas del sector, a través de los proveedores, ferias

del sector, otros puntos de venta de la misma actividad con los que tengamos

relación, gremio...

Algunos sectores, como el de la alimentación o el de los electrodomésticos,

llevan años trabajando como centrales de compra y ahora es difícil estar en

este sector sin pertenecer a una u otra de las centrales existentes. Otros

sectores, se han iniciado el tema de las centrales de compra más

recientemente, habiendo menos centrales donde elegir y con menos historial.

4. ¿Qué CCS de mi sector existen en Europa?

Cuando estamos analizando nuestro entorno para ver si es conveniente

adherirnos a una central de compras, podemos estudiar qué es lo que está

pasando cerca de nosotros, en Europa: qué centrales hay del mismo sector,

cuanto tiempo llevan en el mercado, evolución (socios, puntos de venta y

facturación), servicios que ofrecen a los asociados, fuerza de los grupos ante

los proveedores.... y así poder comparar y valorar las ventajas y desventajas

de asociarnos a una central nacional o una extranjera. Para determinados


sectores podemos encontrarnos con que o exista una central de compras en

España pero tengamos la posibilidad de adherirnos a una extranjera.

Para los países donde no hay una asociación nacional, podemos dirigirnos a

las cámaras de comercio, obtener información a través de algún proveedor,

etc...

5. ¿Qué publicaciones existen sobre CCS?

Respecto a CCS, hay poco publicado en el mercado. Lo único que existe en

España es lo siguiente:

" Estudio sobre la Situación Actual de las Centrales y Grupos de Compra en

España" . ANCECO. Octubre de 1998

"Catálogo de las Centrales y Grupos de Compra de España, 1.998/1999".

ANCECO. Octubre 1998

"Los Consorcios del Transporte". Cámara Oficial de Comercio, Industria y

Navegación de Valencia. Diciembre 1.998


La única asociación de centrales de compra que existe en España es

ANCECO (Asociación Nacional de Centrales de Compra), creada en el

año 1998, y localizada en Terrassa (Barcelona).

ANCECO

Blasco de Garay, 29-49

08224 Terrassa

[email protected]


4.2. Análisis de la CCS

1. ¿Cuál es la filosofía de la central?

2. ¿Cuál es la forma de trabajar de la central?

3. ¿Cómo se toman las decisiones?

4. ¿Hay reuniones periódicas entre los socios?

5. ¿Cómo son las comunicaciones y el día a día?

6. ¿Que beneficios voy a obtener?

7. ¿Cuales son mis derechos? ¿Cuales son mis obligaciones?

8. ¿Que y cómo debo pagar?

9. ¿Existe exclusividad de plaza?

10. ¿Cómo se mide la rentabilidad?

11. ¿Que riesgos voy a correr?

12. ¿Qué tipos de socios hay?

13. ¿Existen diferencias entre los socios grandes y los socios pequeños?

14. Motivos de expulsión. ¿Existen sanciones?

15. ¿Me puedo dar de baja cuando lo desee?

16. ¿Cómo se efectúa la gestión de compras? ¿Es individual?

17. ¿En cuanto voy a reducir mis costes?

18. ¿Tendré información más actual de proveedores y fabricantes?

19. ¿Existen mínimos obligatorios de compra?

20. ¿Voy a perder mi independencia ante los proveedores?

21. ¿Voy a perder mi independencia ante el mercado?

22. ¿Qué servicios ofrece la central?

23. ¿Voy a tener soporte a la venta? ¿Tienen catálogos? ¿Tienen marca de

distribuidor? ¿Realizan promociones desde la central?

24. ¿Existe servicio logístico?


Cuando hemos identificado las diferentes CCS relacionadas con nuestra

actividad, tenemos que dirigirnos a cada una de ellas, obtener

información, comparar los costes que me ocasionan y lo que obtengo de

ellas y valorar si es interesante asociarnos a una de ellas y, en su caso,

a cuál es la que más nos conviene, siempre y cuando estemos dentro

de su ámbito territorial de actuación (hay algunas centrales que centran

su actividad en una zona determinada). La mayor parte de esta

información está incluida en el documento interno de la central y

responde a las respuestas a las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál es la filosofía de la central?

Lo primero que tenemos que conocer respecto a una central de compras, es

cuál es la filosofía y los valores por los cuales se rige la central, puesto que si

no compartimos los mismos intereses que el grupo, no nos conviene formar

parte de él, ya que tarde o temprano habrá conflicto de intereses.

2. ¿Cuál es la forma de trabajar de la central?

Valorar la mayor o participación de cada asociado en las decisiones, la

adecuación de la forma de trabajo con nuestro know-how, los costes y

beneficios que esta forma de trabajo ocasiona.

3. ¿Cómo se toman las decisiones?

Es interesante ver los procesos de toma de decisiones puesto que de éste se

derivará la propia actuación individual del asociado.

4. ¿Hay reuniones periódicas entre los socios?

¿Con qué periodicidad, quien las convoca, cómo se convocan, donde se llevan

a cabo, quien puede asistir a las reuniones (todos los socios, algunos de ellos,

sino va el socio, puede ir un representante)?, ¿Cuáles son los temas que se

tratan en estas reuniones?, ¿De qué manera se pueden proponer temas para

la orden del día...?


5. ¿Cómo son las comunicaciones y el día a día?

Qué tipo de información es la que se mueve y en que sentido (central - socio,

socio - central, socio - socio), con qué periodicidad, qué canal de comunicación

se utiliza (fax, teléfono, correo electrónico, web, intranet, directamente en las

reuniones periódicas, etc...)

6. ¿Qué beneficios voy a obtener?

Nos interesa conocer los beneficios económicos, o sea, en cuanto voy a

reducir los precios de compra de mis productos, y, por otro lado, otros

beneficios, tales como servicios, información, colaboraciones, etc...

7. ¿Cuales son mis derechos? ¿Cuales son mis obligaciones?

Hay que conocer los derechos y obligaciones de los asociados antes de tomar

la decisión de incorporarse a una CCS. Esto implica responder a cuestiones

como: ¿dónde están definidos los derechos y obligaciones? ¿Qué mecanismos

de control existen para garantizar los derechos y obligaciones de los

asociados?

8. ¿Qué y cómo debo pagar?

Normalmente existe una cuota de entrada o de alta, ingreso que se efectúa

una sola vez, y unas cuotas periódicas (mensuales, bimensuales,

trimestrales,...). Lo importante, además de conocer la cuantía del pago de

entrada y las cuotas periódicas, es conocer como debe realizarse el pago y en

qué momento.

Es interesante hacer una reflexión sobre el precio que se va a pagar,

concretamente valorar los beneficios que aquella cuota va a aportar, no sólo en

retorno económico, sino en beneficios simbólicos y vivenciales.


9. ¿Existe exclusividad de plaza?

En CCS donde la ubicación es elemento clave para el desarrollo del negocio,

es necesario conocer los criterios de la CCS respecto a los temas de

regulación de exclusividad de plazas geográficas.

En caso de no estar regulada la exclusividad, conocer la jurisprudencia sobre

el tema y, en cualquier caso, planificar desde dicha situación.

En caso de estar regulada la exclusividad de plaza, es importante conocer los

criterios específicos por los cuales se regula dicha exclusividad y valorar la

conveniencia de participar en el sistema.

10. ¿Cómo se mide la rentabilidad?

Es interesante conocer como mide la rentabilidad de la CCS en la que se

pretende entrar. Para conocer esta situación será imprescindible conocer la

madurez del negocio (a partir de los años y experiencia en el sector, así como

de la capacidad de adaptación a su sector), las características de los socios

actuales y las especificidades del sector. Hay que contemplar una rentabilidad

más allá de la únicamente económica, aunque esta sea la más interesante a

corto plazo.

11. ¿Qué riesgos voy a correr?

Está claro que la incorporación a una CCS implica incurrir en ciertos riesgos en

su mayoría derivados de la "necesidad" de ceder una parte de la

independencia de cada negocio.

12. ¿Qué tipos de socios hay?

Las características de los socios actuales de la CCS y sus personalidades,

explica mucho de cómo es y se desarrolla una CCS. Es por ello que una

investigación entorno a los socios actuales e incluso a los asociados permitirá

tomar una decisión más precisa.


13. ¿Existen diferencias entre los socios grandes y los socios pequeños?

Aunque hay siempre una voluntad explícita hacia la igualdad entre "grandes" y

"pequeños", se hace necesario estudiar los procesos comerciales y de

comercialización de la CCS con los socios - asociados, para conocer la

dimensión real de la operativa respecto a las diferencias internas.

14. Motivos de expulsión. ¿Existen sanciones?

Preguntar por los motivos de expulsión de la CCS permite conocer dos

aspectos esenciales de una CCS: la disposición de un documento interno

estructurado en el que se establece de forma explícita todas las posibilidades

en las que los órganos de gobierno de la CCS tiene potestad de expulsar a un

socio o asociado, y el espíritu que respira la CCS respecto a dichas acciones.

Igualmente, como en el caso de los motivos de expulsión, la exposición de

situaciones de conflicto y las sanciones definidas en cada caso, permite saber

más sobre la estructuración y espíritu de la CCS.

15. ¿Me puedo dar de baja cuando lo desee?

Es una pregunta cuya respuesta depende de cómo se ha establecido

internamente en sus documentos. Muchas CCS designan un periodo de tiempo

mínimo para no entorpecer los procesos y proyectos de la CCS y siendo

consciente, en muchas ocasiones, que los beneficios que aporta una CCS no

son a corto plazo sino, principalmente a un plazo medio o largo.

16. ¿Cómo se efectúa la gestión de compras? ¿Es individual?

El tema de las compras, la razón principal por la cual nos adherimos a una

central de compras, es seguramente el que nos planteará más preguntas. Lo

primero que tenemos que saber es cómo se llevan a cabo las compras, si es

de forma individual o para todo el grupo y , en este caso, de qué manera, con

qué periodicidad. Si es individual, saber si se tiene que realizar los pedidos a

través de la central o se tiene que realizar directamente a los proveedores

marcados por la central. En este último caso, tenemos que saber si es


necesario informar a la central de las compras que hacemos a cada proveedor

(vía copia por fax del pedido, por ejemplo) o son los proveedores quienes

informan a la central.

Otro tema de interés es como cabo la entrega del material (si es directamente

desde el proveedor), si tenemos rappels a final de año en función de lo que

haya comprado cada uno, cómo tenemos que realizar el pago (vía la central o

al proveedor directamente), qué condiciones de pago tenemos, como es la

forma de pago, si hay información sobre las ofertas de los proveedores...

17. ¿En cuanto voy a reducir mis costes?

Seguramente la respuesta que nos den a esta pregunta sea en % aproximado

porque mientras no estemos dentro de la central, no nos darán los precios a

los cuales compran a los proveedores, para evitar que lo utilicemos esta

información por nuestra cuenta sin adherirnos a la central. Igual nos pueden

dar el precio de algún producto de referencia para que podamos hacer

nuestros propios cálculos.

Nos interesa tener una idea aproximada de cuál va a ser la reducción de

costes por el hecho de estar en la central, para compararlo con lo que nos

cuesta y ver si realmente nos compensa adherirnos al grupo. Este puede ser

un factor realmente decisivo a la hora de tomar una determinación.

Los costes que también tenemos que tener en cuenta para hacer esta

comparación, son los de los servicios adicionales que pueda ofrecer la central

y de los que nos podremos beneficiar, tales como asesoría contable, laboral,

informática... así como los costes del ahorro de tiempo que supone el obtener

información del mercado, información de las últimas novedades de productos,

de la búsqueda de nuevos proveedores, la negociación de mejores

descuentos... que en muchos casos supone un gran ahorro y un mayor

volumen de información de la que podríamos obtener por nuestra cuenta.


18. ¿Tendré información más actual de proveedores y fabricantes?

Una de las obligaciones de la central consiste en conocer el mercado, los

proveedores existentes para los productos que comercializamos, los

fabricantes, los productos que ofrece cada uno, las novedades, estar

informados de las tendencias del mercado, no sólo a escala nacional sino

también en el ámbito internacional. Á través de los socios también obtenemos

información de interés de lo que está pasando en una zona u otra, o de lo que

pueda enterarse cada uno por sus contactos.

La fuerza que nos da el mismo grupo se traduce también en que los

proveedores nos tengan en cuenta a la hora de transmitirnos información de

cualquier novedad, oferta, cambios de precios, etc.

Lo que es muy importante es establecer un sistema de comunicación interna

ágil, dinámico y efectivo, ya sea de la central hacia los socios y viceversa,

como entre los mismos socios. Actualmente, gracias a la informática y sus

aplicaciones (como es Internet), se disponen de las herramientas necesarias

para cumplir estos requisitos.

19. ¿Existen mínimos obligatorios de compra?

La existencia de unas compras mínimas obligatorias varía para las distintas

centrales, incluso para un mismo sector, nos podemos encontrar con centrales

que sí exigen unos mínimos de compra y otras que no. Los mínimos de

compra podrán venir expresados en volumen total mensual o anual o de unas

cantidades específicas para unos productos concretos. Es importante conocer

también cual será la tendencia del grupo para esta cuestión, para que no nos

llevemos sorpresas en un futuro (nos podríamos encontrar que entramos en

una central determinada porque no hay mínimos de compra obligatorios y

cambiar de postura al cabo de un tiempo).


20. ¿Voy a perder mi independencia ante los proveedores?

Cada central establece sus propias normas en lo que se refiera a las compras:

en unas ocasiones se tiene que comprar exclusivamente a los proveedores

que indique la central y en otras es obligatorio sólo para determinados

proveedores ... Por otro lado, si tenemos algunos proveedores a los que

compramos habitualmente y no tiene acuerdo con la central, se pueden

proponer para que todos los socios se puedan beneficiar.

21. ¿Voy a perder mi independencia ante el mercado?

Algunas centrales de compra ya no son sólo de compra, sino que además son

centrales de venta y esto para algunos casos puede implicar tener una imagen

común en los puntos de venta, tipo y decoración de la tienda, escaparate,

metros cuadrados, nombre, rótulos, embalaje, política de precios común,

productos comunes....

Llevado al extremo, podría ser como una franquicia, en la que no hay margen

de maniobra en lo que a la política de venta se refiere.

22. ¿Qué servicios ofrece la central?

Generalmente, las centrales de compra ofrecen unos servicios adicionales

para los asociados, siendo mínimos en algunos casos o al inicio de la

formación de la central, y más ampliados en otras centrales. Estos servicios

pueden ser: asesoramiento contable, fiscal, legal, laboral, bancarios, de

marketing, ventas, estudios de mercado, informática, formación, agencia de

viajes, revista interna, convenciones... La valoración de estos servicios (tanto

de lo que nos ahorramos por hacerlos desde la central, como los que ahora

obtenemos y antes no teníamos acceso desde fuera de la central) se añade a

la valoración total de los costes - beneficios que representa el estar dentro de

la central.


23. ¿Voy a tener soporte a la venta? ¿Tienen catálogos? ¿Tienen marca de

distribuidor? ¿Realizan promociones desde la central?

Otros de los servicios que puede tener la central, es asesoramiento y soporte

para la venta, que va desde tener un indicativo (adhesivo, cartelería,

rotulación...), hasta PLV para catálogos, folletos de productos que distribuyan

los puntos de venta que están asociados al grupo, o bien productos con marca

de distribuidor (productos con marca propia de la central, exclusivos para los

miembros de la central). Otra actividad de la central puede ser el hacer

promociones desde la central para algunos productos, comunes a todos los

puntos de venta, según acuerdos concretos que lleguen con los proveedores.

24. ¿Existe servicio logístico?

El servicio logístico, consiste en que la central disponga de un almacén

central donde reciben y almacenan los productos, o algunos de ellos y

desde donde se distribuyen posteriormente a los diferentes puntos de

venta, en función de los pedidos que realicen.

4.3. Adhesión a una CCS

1. ¿Me interesa adherirme a una CCS?

2. ¿Qué pasos tengo que seguir para adherirme a una CCS?

1. ¿Me interesa adherirme a una CCS?

Después de analizar a fondo el funcionamiento de las diferentes centrales de

compra de mi sector y valorar los pros y contras de cada una de ellas, o sea,

cuánto me cuesta y qué obtengo a cambio (reducción de costes y servicios

adicionales que obtengo) tengo que tomar la decisión de qué debo hacer: ¿Me

interesa y me compensa entrar a formar parte de una central de compras?


Si la respuesta es afirmativa, me tengo que plantear si me conviene adherirme

a una central ya existente o por el contrario, las que he conocido no me

aportan lo que necesito y prefiero crear una nueva central de compras. Si la

opción elegida es esta última, entonces tenemos que seguir los pasos

planteados en la primera parte de esta Guía: Crear una Central de Compras.

Si la decisión que hemos tomado es la de adherirnos a una central de compras

ya existente, nos pondremos en contacto con la central escogida y transmitir

nuestra solicitud.

2. ¿Qué pasos tengo que seguir para adherirme a una CCS?

Una vez realizada la solicitud a una central, lo más probable es que nos pidan

una serie de información sobre nuestro negocio para poder estudiar si

cumplimos el perfil de socio que ellos han establecido en sus documentos

internos.

Esta información puede ser: cuál es nuestra facturación anual, volumen de

compra (global o para los diferentes productos), proveedores con los que

trabajamos, forma de pago habitual, ubicación y tamaño de nuestros puntos de

venta, y algún otro dato que consideren que se debe cumplir como requisito de

entrada. Para algunos datos señalados anteriormente, nos pedirán

documentos que lo acrediten, tales como el impuesto de sociedades del último

período, declaración del IVA, así como es muy probable que soliciten informes

externos a una compañía de estudios económicos y financieros y a los

proveedores comunes.

Una vez nos aceptan como miembro de la central, firmaremos el acuerdo de

adhesión, que implica aceptar el documento interno de la central.


5. GLOSARIO

ANCECO:

Asociación Nacional Española de Centrales y Grupos de Compra.

IVE:

Asociación Internacional de Centrales de Compra y de Marketing.

CCS:

Central de Compras y de Servicios.

CdeC+S:

Central de Compras y de Servicios.

Libro Verde:

Documento de reflexión sobre un tema concreto del que se quiere

sentar las bases a través de lo que se denomina comúnmente un Libro

Blanco.

Entorno de las CCS:

Todo aquello que incide en las relaciones de una CCS con el mercado,

desde el propio mercado, los agentes intermediarios, los proveedores,

hasta la situación, económica, financiera, cultural, legal, ambiental y

cultural.

Exclusividad de plaza:

Situación en la que una CCS protege a los asociados de la intrusión de

otro socio en un territorio geográfico concreto.


Socio:

Aquel que es titular de la sociedad, son los accionistas.

Asociado:

Aquel que es titular de la organización.

Cliente:

Aquel que utiliza los servicios de una CCS por su condición de socio,

asociado o simplemente cliente.

Documentos Internos:

Documentos en los que se establece la operativa de relación de una

CCS con sus asociados, clientes, proveedores u otros agentes con los

que se relacione la CCS.


3. Crear una CCS

Fases en el proceso de creación de una CCS:

3.1 Análisis del entorno

3.2 Constitución de la CCS

3.3 Funcionamiento de la CCS

3.4 Futuro de la CCS

3.1. Análisis del entorno

1. ¿Cuándo se hace necesario plantear la creación de una central de compras?

2. ¿Por qué es interesante crear una central de compras?

3. ¿Qué publicaciones existen sobre centrales de compra?


5. ¿Qué asociaciones europeas?

6. ¿Existe legislación sobre centrales de compra?

7. ¿Existen otras centrales en España del mismo sector?

8. ¿Existen otras centrales en Europa del mismo sector?

9. ¿Cuándo es conveniente crear una central y cuando es conveniente hacerlo

como delegación de otra central europea del mismo sector?


1. ¿Cuándo se hace necesario plantear la creación de una CCS?

Cuando nuestro negocio debe competir en un entorno con una progresiva

aparición de grandes superficies, cadenas u otras formas de comercialización

que permiten acceder a mejores condiciones de negociación con proveedores

y mayores cuotas de presencia en el mercado.

La CCS es una fórmula comercial que permite mantenerse en el mercado de

forma competitiva mejorando la negociación con el proveedor por la gestión de

volúmenes agrupados, por la mayor información de mercado que cada

asociado puede obtener del grupo y, en general, por todos los servicios que

puede prestar una CCS que individualmente no se pueden realizar (servicios

relacionados con la tecnología, servicios financieros, publicidad, etc.) y siempre

manteniendo la titularidad e independencia relativa del propio negocio.

2. ¿Por qué es interesante crear una CCS?

Porque permite mejorar la competitividad de nuestro negocio, esto es:

comprar mejor por la gestión de un mayor volumen de compra, mayor

información de mercado por la aportación de las experiencias individuales

así como por la incorporación de un sistema de información de mercado,

mayor seguridad en la gestión por el intercambio de experiencia entre

personas con intereses similares y por la incorporación de profesionales en

gestión y más servicios cuyos costes no son asumibles individualmente.

3. ¿Puedo encontrar información publicada sobre CCS?

Sobre temas generales de CCS podemos encontrar:

" Estudio sobre la Situación Actual de las Centrales y Grupos de Compra en

España" . ANCECO. Octubre de 1998

"Catálogo de las Centrales y Grupos de Compra de España, 1.998/1999".

ANCECO. Octubre 1998



La única asociación de centrales de compra que existe en España es

ANCECO (Asociación Nacional de Centrales de Compra), creada en el año

1998, y localizada en Terrassa (Barcelona).

ANCECO

Blasco de Garay, 29-49

08224 Terrassa

[email protected]

5. ¿Qué asociaciones europeas existen?

La referencia en Europa es el IVE, en la que ANCECO está asociada. Esta

asociación europea agrupa asociaciones de diferentes países europeos que

trabajan bajo el paraguas de la cooperación empresarial para mejorar su

competitividad en el mercado.

6. ¿Existe legislación sobre CCS?

No existe una regulación propia de CCS. Existe legislación para los asociados

de una central en función del sector, es el caso de la Ley de Comercio.

Actualmente ANCECO ha elaborado el Libro Verde de las Centrales de

Compra y de Servicios, precedente del futuro Libro Blanco de las CCS, lo que

significa una apuesta por unificar criterios a la vez que propone formas de

estructuración de una CCS con el objetivo de mejorar la competitividad de los

asociados a la central.

Esta iniciativa permite, además de establecer una definición de CCS, dar

seguridad a las organizaciones ya constituidas e incentiva la creación de

nuevas CCS.


7. ¿Existen otras CCS en España del mismo sector?

En España hay poca tradición a la cooperación en forma de CCS, estamos en

un estado embrionario donde todavía queda mucho por hacer y crecer, y

muchas centrales por crear.

A través de ANCECO (Asociación nacional de Centrales de Compra) se puede

obtener una relación de centrales de compras existentes en España para los

distintos sectores. ([email protected]). Otras fuentes de información sobre

la posible existencia de centrales de compra del mismo sector son: las revistas

especializadas del sector, los proveedores, ferias del sector, otros puntos de

venta de la misma actividad con los que tengamos relación o los gremios.

A nivel más concreto podemos decir que algunos sectores, como el de la

alimentación o el de los electrodomésticos, llevan años trabajando con

centrales de compra y servicios y están en una fase de madurez, es difícil estar

en este sector sin pertenecer a una u otra de las centrales existentes. Lo

interesante en estos sectores es realizar un estudio de las CCS existentes para

su adhesión como asociado a una de ellas.

En otros sectores en los que la aparición de CCS ha sido más reciente, es

recomendable estudiar e informarse de las centrales que existen actualmente,

ver cómo trabajan y analizar si es conveniente asociarse a una de ellas o crear

otra CCS diferente.

En algunos casos, las centrales definen su ámbito de actuación acotado a un

territorio concreto, lo que restringe la adhesión a empresas ubicadas dentro del

territorio establecido, en ese caso cabe la opción de crear una nueva CCS

territorial.

8. ¿Existen otras CCS en Europa del mismo sector?

Europa es, todavía, un referente en cuanto a creación y desarrollo de CCS,

principalmente Alemania, Holanda y Francia. Es interesante establecer para


cada sector aquel referente más próximo en el ámbito Europeo y la estructura

organizativa de las CCS en ese país, que nos permita analizar la evolución

posible del sector.

Estudiar estas CCS europeas es un ejercicio de benchmarking, es decir, de

captar aspectos de valor competitivo y aplicarlos al propio negocio, a la vez

que permite una posible entrada al juego de las alianzas estratégicas.

Para informarse sobre otras centrales europeas podemos dirigirnos a las

asociaciones de centrales de compras de los distintos países, esto es posible

teniendo contacto con la asociación europea IVE que agrupa las asociaciones

para la cooperación comercial que existen en Europa de los distintos sectores

de la economía.

Para los países donde no hay una asociación nacional, podemos dirigirnos a

las cámaras de comercio, de las administraciones y agencias de comercio

exterior u obtener información a través de algún proveedor.

9. ¿Cuándo es conveniente crear una CCS y cuando es conveniente hacerlo

como delegación de otra central europea del mismo sector?

Después de haber analizado el entorno nacional de las centrales de compra,

tenemos que estudiar la situación de nuestro sector en otros países europeos,

especialmente de aquellos con más tradición asociacionista como son

Alemania, Holanda y Francia.

Cuando no encontramos una organización homóloga a nuestro proyecto de

CCS en Europa ya sea por la especificidad del producto, ya sea por las

diferencias en el comportamiento del mercado en estos países u otras razones

propias y específicas del entorno español, será conveniente crear una CCS

nueva y diferentes a las europeas.

En algunas ocasiones puede resultar interesante plantearse el crear una

delegación de una central extranjera en nuestro país u otra forma de alianza.

La ventaja es que aprovechamos su expertise en el funcionamiento, la cartera

de proveedores, información y volumen, mientras que podemos aportar


información del sector en España, información de mercado y permitir la

expansión de la CCS en un entorno cada vez más globalizado.

Es conveniente analizar a fondo los requisitos y condiciones a los que obliga la

CCS europea y valorar la adecuación a nuestras necesidades y expectativas.

3.2. Constitución de la CCS

1. ¿Qué requisitos mínimos debe tener nuestra organización para ser

considerada CCS?

2. ¿Cuantos socios debe tener como mínimo?

3. ¿Qué forma jurídica? (ventajas e inconvenientes de cada una)

4. ¿Cómo podemos garantizar los mismos derechos y obligaciones para todos?

5. ¿Cómo se regulan las relaciones entre la CCS y sus asociados?

6. ¿Es necesario constituir por estatuto?

7. ¿Hay que establecer procedimientos sancionadores?

8. ¿Deben ser todos los socios iguales?

9. ¿Debo ofrecer exclusividad de plaza?

10. ¿Cómo puedo garantizar la exclusividad de plaza?

11. ¿Hay que restringir el tipo de asociado?

12. ¿Existen fórmulas para ofrecer condiciones diferentes?

13. ¿Todos son socios? ¿Pueden existir asociados o adheridos?

14. ¿Todos los miembros deciden?

15. ¿Qué órganos de gobierno debe tener la central?

16. ¿Cómo busco nuevos socios?

17. ¿Cómo selecciono posibles socios?

18. ¿Debe tener la central una estructura independiente?

19. ¿Cómo debería ser la estructura independiente?


1. ¿Qué requisitos mínimos debe tener nuestra organización para ser

considerada CCS?

El requisito más básico de todos es que haya unos asociados con unos

intereses comunes, con un espíritu cooperativista, dispuestos a perder ciertos

personalismos y con una capacidad de compra mínima suficiente como para

negociar con los proveedores y obtener mejores descuentos que los que se

obtienen individualmente.

Para podernos denominar CENTRAL DE COMPRAS Y SERVICIOS, y

diferenciarnos así del término GRUPO DE COMPRAS (grupo de personas con

puntos de venta que se asocian puntualmente con el fin de comprar

determinados productos a mejor precio) es imprescindible constituirse con una

forma jurídica y tener licencia fiscal. Esto nos permitirá poder comprar y

facturar como una sociedad.

Otro requisito importante es crear una central con una estructura mínima de

oficina y personal, separado e independiente de los socios, para no crear

confusión en el desarrollo de la actividad propia o del grupo.

2. ¿Cuantos socios debe tener como mínimo?

No hay fórmulas para determinar el número de socios necesario para crear una

CCS, lo importante es tener capital suficiente para crear la empresa y el

número de asociados necesario para poder negociar y prestar servicios de

calidad. Y todo ello bajo el principio de cooperación entre las empresas

asociadas, lo que significa capacidad de ceder determinados personalismos en

aras al beneficio de todos a través de la CCS.

3. ¿Qué forma jurídica?

Las opciones de forma jurídica que puede adoptar una central de compra son

varias, y cada una tiene unas ventajas y unos inconvenientes.


La decisión de la forma jurídica adecuada para la central, vendrá determinada

por los requisitos y análisis de las ventajas e inconvenientes de cada una de

las opciones, los intereses de los socios fundadores y el futuro y crecimiento al

que quiere tender la central.

Actualmente podemos encontrar diferentes fórmulas jurídicas en el ámbito de

las CCS, desde Sociedades Anónimas y Sociedades Limitadas, con mayor

agilidad en la toma de decisiones, hasta cooperativas en sus diferentes

variantes, que representan mejor el espíritu cooperativista así como

Asociaciones de Interés Económico y otras.

4. ¿Cómo se regulan las relaciones operativas entre la CCS y sus asociados?

A través de los documentos internos ya sea en forma de contrato o de

reglamento interno. Estos documentos, elaborados y consensuados por los

socios de la CCS, incluyen las normas por las cuales se tiene que regir la

relación entre el grupo y sus asociados y concretamente:

o Debe definir la política y conducta del grupo.

o Debe reflejar el espíritu, la filosofía del grupo.

o Debe definir Derechos y Obligaciones de los socios.

o Debe definir los órganos de gobierno de la central y la criterios de

elección de los cargos.

o Debe definir las zonas de distribución y la exclusividad de zona, si

existe.

o Debe ser específico para cada central.

o Debe ser específico por tipo de central: consumo, servicios o industrial.

o Debe evolucionar y NO convertirse en una "Carta Magna": lo

aconsejable es revisarlo anualmente y adaptarlo a las necesidades de

cada momento.

o Debe ser de funcionamiento entre socio y central

o Debe contemplar el incumplimiento de sus normas

o Debe contemplar las causas de baja (voluntaria u obligada).

o Debe contemplar los procedimientos de Altas y Bajas de asociados.


o Debe contemplar los motivos y procedimientos de expulsión de los

socios.

o Debe ser homologado por ANCECO en los puntos mínimos.

o Debe ser aprobado por los asociados.

o Debe marcar la norma del funcionamiento externo.

o Debe regular TODO lo que intervenga en la relación, en función de los

objetivos y de los medios. Como más claras estén las obligaciones

desde el inicio, mejor.

5. ¿Es necesario constituir por estatuto?

Cuando hablamos de que nuestra central de compras y servicios adopte una

personalidad jurídica hay que prever la redacción de unos estatutos que deben

ser aprobados por todos los socios de la empresa. Lo interesante es definir

estatutariamente los criterios que definen la empresa a medio y largo plazo y

dejar para otros documentos internos (contrato de adhesión, reglamento

interno u otros) los temas de cariz más operativo que regirán el funcionamiento

de la CCS.

ANCECO dispone de un servicio de asesoramiento jurídico especialista en el

ámbito de las CCS.

6. ¿Cómo podemos garantizar los mismos derechos y obligaciones para todos?

Con unos documentos internos consensuados y un posterior control por parte

de la central sobre los socios, ya sea sobre la actuación del día a día de los

socios, como en lo que respecta a la relación directa con los proveedores.

7. ¿Hay que establecer procedimientos sancionadores?

El incumplimiento de algunas normas fijadas en los documentos internos

puede afectar el buen funcionamiento de la central y la actividad y esfuerzo

que están realizando sus asociados. Hechos como el de utilizar la información

de la central para beneficiarse individualmente, recibir la visita de un proveedor

que ofrece mayores descuentos en las compras, utilizarlo en su favor y no

comunicarlo a la central para que se puedan beneficiar el resto de los socios, o


no respetar la exclusividad del territorio, pueden ser objeto de sanción en

algunas centrales.

Las sanciones se tiene que establecer desde un inicio, estar consensuadas por

los socios y ser comunicadas a los interesados en incorporarse a la central.

8. ¿Deben ser todos los socios iguales?

Diferenciamos entre socios y asociados. Los primeros son aquellos que son

titulares de la sociedad, mientras que los asociados son personas jurídicas que

participan de los servicios y actividades de la CCS pero no del accionariado.

En cuanto a la actividad comercial de la central todos deben ser iguales.

9. ¿Debo ofrecer exclusividad de plaza?

Depende del sector, del mercado y de los criterios y prioridades internas de la

CCS. La exclusividad de plaza de hecho es una figura de protección del

asociado en un territorio, es una barrera de entrada a otro asociado que podría

constituir competencia para el primero. Sin embargo en algunas centrales se

está produciendo un cambio en cuanto a la distribución del territorio, pasando

de mantener la exclusividad de plaza territorial a garantizar un espacio

territorial de negocio basándose en un índice de competitividad que determina

la CCS.

10. ¿Cómo puedo garantizar la exclusividad de plaza?

A través de figuras de control y sancionadoras que se establecen en el

documento interno. La decisión de definir la exclusividad de plaza en la forma

que sea debe reflejarse en el documento interno de la CCS a la vez que se

deben crear los mecanismos de control para la resolución de conflictos

internos.


11. ¿Hay que restringir el tipo de asociado?

Cada central de compras tiene que tener una filosofía por la cual se rige y unos

asociados con un interés común, acorde con esta filosofía. No todas las

personas físicas y/o jurídicas que quieran pertenecer a una central, cumplen

las bases que marca esta filosofía o no todos disponen de unos puntos de

venta con unas características similares a los ya miembros de la central, con lo

que consideramos que es necesario restringir el tipo de asociado.

Al crear la central y redactar el documento interno por el cual se va a regir la

central, se tiene que tener muy claro qué tipo asociados interesa tener a la

central, definiendo en primer lugar de una manera muy concreta, la actividad

que tiene que desarrollar cualquier sociedad que se incorpore a la central, y los

requisitos mínimos de entrada, que pueden ser de facturación, volumen de

compra, tamaño de los puntos de venta, territorio y ubicación en el territorio,

etc...

12. ¿Existen fórmulas para ofrecer condiciones diferentes?

Si. Cada CCS debe decidir qué condiciones ofrece a sus asociados. Para

definir dichas condiciones es necesario un proceso de análisis de los

asociados potenciales, las características de estos asociados potenciales junto

con la misión de la empresa es la base para decidir la posibilidad de ofrecer

condiciones diferentes a diferentes asociados.

13. ¿Todos son socios? ¿Pueden existir asociados o adheridos?

Tenemos que diferenciar entre socios y asociados. Los primeros son titulares

de la sociedad, los que tienen la iniciativa, asumen el riesgo de crear la central

y la inversión que ello requiere, elaboran los estatutos y el documento interno,

constituyen la Junta de Directiva y marcan la línea a seguir en la central.


Los asociados se incorporan normalmente una vez está creada la CCS

aceptando las condiciones y el documento por los que se rige la central. Por lo

general se paga una cuota inicial o de entrada (inferior al capital inicial

depositado por los accionistas para la creación de la sociedad) y una cuota

mensual (al igual que los socios fundadores). El tipo de asociado que interesa

a la central y los requisitos de admisión, deben estar marcadas en el

documento interno (facturación, territorio, actividad, tamaño de los puntos de

venta, etc...).

El número "ideal" de asociados a una CCS no existe, para cada central será

diferente en función de sus intereses, ambiciones, presupuestos, etc...

14. ¿Todos los miembros deciden?

No todos los miembros deciden, pero todos los miembros deben ser partícipes

de las decisiones tomadas puesto que una CCS se basa en el principio de

cooperación entre asociados. Las imposiciones deben evitarse en lo posible y

actuar desde el consenso.

15. ¿Qué órganos de gobierno debe tener la central?

Los propios de cada tipo de fórmula jurídica adoptada más órganos de

participación de los asociados ya sea como órgano consultivo ya sea como

órgano decisor en aspectos concretos de compras, negociación u otros.

16. ¿Cómo busco nuevos socios?

Es necesario dar a conocer la central para obtener nuevos socios. Para ello,

podemos:

- Insertar anuncios y artículos en revistas especializadas del sector

- Estar presentes en ferias relacionadas con nuestro sector o asistir como

visitantes a las ferias y presentarnos a las empresas que nos interese

- Envíos de mailings informativos a empresas del sector que a priori sean de

interés para la central


- Organizar reuniones informativas en zonas de interés y convocar a los

asistentes a través de una invitación e información adjunta

- Contactar con los gremios del sector para que nos hagan de prescriptores o

que colaboren en la organización de sesiones informativas (con su base de

datos y cesión de local, etc...)

Todas estas son acciones que requieren una importante inversión y una

dedicación activa por parte de los miembros de la central, pero es difícil que se

dirijan posibles socios a nuestra central si no comunicamos a nuestro público

objetivo que estamos en el mercado.

Dos fuentes de información que no requieren una inversión especial son:

- Ser miembros de una asociación de centrales de compra que nos hagan de

recomendadores ante posibles personas que se quieran incorporar a una

central.

- Que los proveedores hagan de prescriptores hacia otros clientes: en un

principio puede parecer que va en contra de sus propios intereses, por el

hecho de que a ese cliente le dará un mayor descuento en las compras al

formar parte de la central, pero en determinados casos puede evitar que ese

cliente se vaya a comprar a la competencia si obtiene mejores precios.

17. ¿Cómo selecciono posibles socios?

Anteriormente hemos señalado la importancia de restringir el tipo de asociado.

La fase de selección es importante y no debe olvidarse nunca en este proceso,

la filosofía de nuestra central y el tipo de asociado que queremos, aunque al

inicio de la vida de la central tengamos el temor de no conseguir los socios

suficientes para mantener el presupuesto necesario.

Una vez damos a conocer la existencia de nuestra central de compras, lo más

probable es que se acerquen personas que estén interesadas en asociarse a

ella. Lo primero que tenemos que explicar al interesado es la filosofía que

tenemos y como funcionamos, porque si no lo comparte, ya no es necesario


continuar. Si continúa interesado, podemos solicitar datos tales como la

facturación, volumen de compra (solicitar documentos que lo acrediten),

ubicación y tamaño de los puntos de venta, proveedores con los que trabajan,

productos que compran, forma de pago, etc... y otros factores que sean

requisitos mínimos de entrada estipulados en el documento interno.

Una vez tengamos los datos y los documentos que lo acrediten, podemos pedir

informes, tanto a los proveedores comunes como a alguna empresa de

informes económicos y financieros, para saber cómo pagan y conocer la

situación económica de la empresa.

Si todos los informes son favorables y los miembros de la central están de

acuerdo con la nueva incorporación, se recomienda una visita a los puntos de

venta.

Cuando ya han pasado todas las fases, se firma el acuerdo, por el cual el

asociado acepta las normas, el funcionamiento y el documento interno de la

central y se comunica la incorporación del nuevo socio a la central a todos los

proveedores para que le apliquen los descuentos correspondientes y al resto

de los socios para que tengan conocimiento de las nuevas incorporaciones.

La persona que desee incorporarse a la central hará muchas preguntas, como

es lógico, pero sobretodo, NO DAR NUNCA LA RELACIÓN DE

DESCUENTOS QUE OBTENEMOS DE LOS PROVEEDORES, podrían no

asociarse y utilizarlo como información para obtener los mismos descuentos

por su cuenta, como ya ha ocurrido en algunas ocasiones. Lo que sí podemos

facilitar es un % aproximado de ahorro general en nuestras compras por el

hecho de trabajar con la central y algunos de los proveedores con los que

trabajamos. Tampoco conviene dar el documento interno, hasta que no sea

efectiva la incorporación a la central mediante la firma del acuerdo.

18. ¿Debe tener la central una estructura independiente?

Uno de los requisitos considerados como básicos para que nuestra

organización se pueda denominar "central", es disponer de una estructura

mínima de oficina y personal, separada e independiente de los socios, para


diferenciar entre la actividad desarrollada por la central y la que llevan a cabo

sus miembros en el día a día.

19. ¿Cómo debería ser esta estructura independiente?

Inicialmente puede ser una estructura sencilla, de un pequeño local y

una persona externa contratada para llevar a cabo la negociación con

los proveedores, las relaciones con los socios y las tareas

administrativas correspondientes. En función del número de socios que

haya inicialmente y del presupuesto que se disponga podrá haber dos

personas para repartirse estas funciones. No es necesario que esta

estructura disponga de un almacén, a no ser que la misma actividad de

la central lo que requiera.

3.3. Funcionamiento de la CCS

1. ¿Cómo se puede gestionar el riesgo de la central?

2. ¿Es recomendable la centralización de pagos?

3. ¿Cómo se debe hacer la negociación de grupo ante el proveedor en la primera

fase de funcionamiento?

4. ¿Qué importancia hay que darle a la informatización y las nuevas tecnologías?

5. Sistemas y canales de comunicación entre la central y los socios y los socios.

1. ¿Cómo se puede gestionar el riesgo de la central?

Existen diferentes tipos de riesgo en una CCS: un riesgo económico -

financiero sobretodo en aquellas CCS en las que se apuesta por una

centralización de pagos desde la CCS, un riesgo de información, riesgo en la

transferencia de tecnología propia o metodología de trabajo, sin embargo lo

interesante es realizar un análisis exhaustivo de lo que suponen dichos riesgos


respecto a los beneficios que puede aportar la CCS. Este es un argumento

esencial en la captación de nuevos asociados.

Existen fórmulas para gestionar el riesgo económico- financiero que se están

desarrollando desde ANCECO junto con entidades financieras y de seguros, la

gestión de los riesgos intangibles debe gestionarse desde la CCS creando

elementos de confianza tanto reglamentariamente como de comunicación.

2. ¿Es recomendable la centralización de pagos?

Centralizar los pagos de los proveedores y refacturar posteriormente a los

socios requiere, en primer lugar un sistema informático y un sistema

administrativo adecuados. Las ventajas de la centralización de pagos, es que

podemos alcanzar mayores descuentos sobre los precios de coste, debido a la

disminución de gestión administrativa que esto supone para el proveedor. Por

el contrario, el riesgo de la central aumenta y tiene que estar preparada para

un posible impagado.

Otra ventaja de la centralización de pagos es que una correcta gestión nos

puede llevar a unos ingresos financieros extras, por el diferencial entre el cobro

por parte de los socios y el pago que hagamos desde la central al proveedor.

3. ¿Cómo se debe hacer la negociación de grupo ante el proveedor en la primera

fase de funcionamiento?

Hay centrales en que establecen unos mínimos de compra mensuales o

anuales para unos determinados productos. Esto nos orientará sobre el

volumen de compra de un determinado producto para que el proveedor señale

el descuento máximo que podemos obtener inicialmente. Es importante

negociar el rappel a obtener si el volumen comprado a final de año es superior

a lo acordado al principio del período.

Si la central no establece unos mínimos de compra para los diferentes

productos, cada socio puede hacer un cálculo aproximado de lo se puede

comprar para cada producto basándose en lo que consume él habitualmente

del mismo o similar.


Los proveedores nuevos, raramente concederán grandes condiciones si no

nos conocen o no han trabajado con ninguno de los socios. Podemos

conseguir una serie de descuentos y negociar siempre unos rappels a final de

año. Cuando tengamos un historial de un año como mínimo, se tiene que

renegociar las condiciones iniciales (en cuanto a descuentos y la forma de

pago se refiere). Al tener un año de historial también será más fácil la

obtención de buenas condiciones con otros proveedores del mercado.

4. ¿Qué importancia hay que darle a la informatización y las nuevas tecnologías?

La misma que hay que darle cuando estamos hablando del funcionamiento de

una empresa de hoy en día, con el agravante de que los asociados una central

de compras están dispersos geográficamente y es necesario un sistema de

comunicación ágil, dinámico y económico.

5. Sistemas y canales de comunicación entre la central y los socios y los socios.

Revistas internas, correo electrónico, intranet (una web en internet

privada a la que sólo pueden acceder aquellos que sean asociados y

tengan clave de acceso), fax, reuniones periódicas (asamblea general,

reuniones informativas, etc... establecidas previamente en el documento

interno, en cuanto al contenido, asistentes y periodicidad), etc...

3.4. El futuro de la CCS

1. ¿Hacia donde se dirige la CCS?

2. ¿Cómo puede crecer una CCS?

3. ¿Cuándo es conveniente asociarse a otras CCS?


1. ¿Hacia donde se dirige la CCS?

Normalmente el inicio de la CCS está basado en mejorar la negociación en la

compra, sin embargo a medida que se consolida la organización las CCS

ilustran más lo que es una Central de Servicios que una Central de Compras.

Este es el futuro seguro de las CCS: dar servicio que aporte valor añadido para

sus clientes, las empresas asociadas. En este proceso puede pasar que,

además, se cree una marca de la CCS y una imagen común entre los

asociados lo que implica un mayor nivel de integración entre todos ellos.

2. ¿Cómo puede crecer una CCS?

Una CCS puede crecer ampliando el número de socios o aumentando los

puntos de venta disponibles con los socios ya existentes. Para estos casos

podemos encontrarnos con un límite que es el de exclusividad de plaza,

regulado en el documento interno específico para cada central.

Otra opción, compatible igualmente con las anteriormente señaladas, es

asociándose a otras centrales de compras del mismo sector, ya sean

nacionales o internacionales.

3. ¿Cuándo es conveniente asociarse a otras CCS?

Como hemos comentado anteriormente, cuando una central quiere crecer y

hay otras que defienden lo mismo en el mercado, una opción es asociarse a

otra central de compras. Es recomendable asociarse a otras centrales de

compra cuando estamos actuando en una zona territorial y queremos crecer

hacia nuevas áreas donde hay otras centrales que están actuando en esa zona

y no en la nuestra o bien cuando hemos tocado techo con nuestro volumen de

compra y no podemos obtener mayores descuentos de nuestros proveedores.

Documents

2. El concepto de Centrales de Compra y de Servicios · Puesto que una CCS es eminentemente una empresa de servicios es una condición ... Cada CCS se crea y se desarrolla en entornos