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MÉTODOS E SISTEMAS MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - I ADMINISTRATIVOS - I
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Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos
requisitos de seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando.
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Presidente
ServiçosComercial Adm./Fin.
Administr.
MecânicaFaturam.Vendas
PrazoVista
Financeiro
CaixaContas
Revisão
CLIENTE
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REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.
GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO:
Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por uma representação esquemática, por meio de um gráfico de processamento, para facilitar o entendimento e visualizar melhor os eventos de um processo organizacional (CURY, 2000).
Objetivo:
Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de um formulário ou de uma rotina.
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GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - ORGANOGRAMAS –
Organograma representa uma organização formal, na estrutura indicada no Regulamento da Instituição.
OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA:
Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências, via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação.
O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e segmentado.
É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado momento organizacional.
O organograma possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo integração sistêmica e sinérgica entre os setores da empresa.
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
a) Organograma em BARRASO tamanho do retângulo é diretamente proporcional à importância da Autoridade que o representa
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TIPOS DE ORGANOGRAMASb) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) :
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São círculos concêntricos, que representam os níveis de autoridade a partir do círculo central, onde se localiza a autoridade maior da empresa.
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TIPOS DE ORGANOGRAMASc) Radial (Solar ou Circular)
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Mostra o macro sistema das empresas
componentes de um grande
grupo empresarial.
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TIPOS DE ORGANOGRAMASd) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR
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Mostra o inter-
relaciona-mento entre as diversas atividades e os responsá-
veis por cada uma
delas.
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TIPOS DE ORGANOGRAMASe) Organograma Informativo
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Tem informações de diversas naturezas
relacionadas com as
unidades organizacion
ais.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Administrador.: Pedro Fulano
Código: 1345 Referência: 30002 Lotação: 45
Síntese da Atribuições:
-Processar o controle de freqüência
-Elaborar o plano de férias
-Elaborar a Folha de Pagamento
-Treinar o pessoal.
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TIPOS DE ORGANOGRAMASf) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular)
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Mais usado e mostra os órgãos de decisão, de
assessoria, operacionais e a
hierarquia entre eles.
Decisão Superior
Decisão Intermediária
Assessoria
Operacionais Operacionais
Decisão Intermediária
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GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA –
O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais de um organograma, respeitando as características estruturais, tornando claras as atividades.
OBJETIVOS: Possibilita conhecer a interdependência dos componentes do organismo. É conhecido como organograma funcional.Representa a idéia geral da missão dos órgãoes da empresa.Normalmente estão incluídos no Manual de Organização.O funcionograma cria condições de iniciar um processo de análise das funções e processos organizacionais.
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GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE - FUNCIONOGRAMA –
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GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO
Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO ?
a) Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer, para clarear ou melhor compreender as rotinas, formulários, métodos e processos de trabalho;
b) Na análise de um sistema existente, visando definir e uniformizar o entendimento do mesmo pela organização;
c) No planejamento e análise de rotinas de trabalho, visando a racionalização;
a) Na criação, racionalização e extinção de formulário.
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FLUXOGRAMAa) O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar
processos de trabalho, que também pode ser utilizado Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo.
b) É o gráfico de processamento por excelência, para trabalhos de análise administrativa;
c) Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer trabalho, produto ou documento;
d) Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o processamento e o destino da informação;
e) Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda.
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VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:
a) Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;
a) Entendimento simples e objetivo;
a) Facilita a localização das deficiências no sistema;
a) Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;
a) Facilita o entendimento de alterações no sistema.
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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
1) COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser feito e os objetivos do mesmo.
2) COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o caso)?
3) FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o rascunho. Certificar-se da correção dos dados; colher informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos executores do processo; ajustar as incoerências se houverem.
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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma, procurar responder as questões a seguir:
- Qual a utilidade da etapa no processo?- Há vantagem se for alterada a seqüência?- As operações são feitas por pessoas adequadas às funções
que ocupam?- Cada operação está sendo executada de modo eficiente?- Os formulários, número de vias e campos estão adequados?
5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um relatório com os seguintes itens:
a) Situação atual e fluxograma da situação existente;b) Análise das condições existentes com a indicação de falhas,
se houverem (morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros; dificuldade de controle);
a) RECOMENDAÇÕES.
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GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do fluxograma, desde que contenha os símbolos adequados:
FONTE: MsWord
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SOFTWARE
VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR A CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS:
Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote Microsoft Office.
DIA - Solução para Linux
Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de instalar software.
Mais leituras:
Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português
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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:
FONTE:http://www.portaldaadministracao.org/tag/qualifica%C3%A7%C3%A3o
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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:
FONTE http://wikicts.med.up.pt/index.php/Fluxograma
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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:
FONTE http://www.agencia.cnptia.embrapa.br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO
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BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA
TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas, 2002.
CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, 1999.
CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2000.
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