17. Pedoman Teknis Pengadaan Barang Dan Jasa

8/20/2019 17. Pedoman Teknis Pengadaan Barang Dan Jasa

1/67


2/67


3/67

PEDOMAN

TEKNIS Pengadaan Barang & Jasa i

PEDOMAN TEKNISPENGADAAN BARANG & JASA

PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM)

MANDIRI - PERKOTAAN

Diterbitkan Oleh:

Direktorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umum


4/67

ii

PEDOMAN

TEKNIS Pengadaan Barang & Jasa


5/67

PEDOMAN

TEKNIS Pengadaan Barang & Jasa iii

KATA PENGANTAR

Kegiatan Lingkungan merupakan salah satu komponen kegiatan P2KP Advanced yangdiarahkanuntuk (1). mewujudkan terlembaganya kemitraan sinergis antara Masyarakat,Pemerintah Daerah dan Kelompok Peduli dan (2). meningkatkan akses dan pelayananyang lebih baik mendukung pengembangan sosial ekonomi masyarakat, khususnyawarga miskin. Pelaksanaan seluruh tahapan pembangunan kegiatan prasarana dansarana lingkungan yang meliputi perencanaan, pembangunan dan pemeliharaan perludidukung dengan berbagai kriteria teknis sehingga dapat tepat sasaran, terlaksanandengan baik, memiliki umur kelayakan yang optimal untuk mendukung pemanfaatansesuai dengan harapan P2KP Advanced. Untuk mencapai hal tersebut maka PedomanTeknis Pengadaan Barang dan Jasa mutlak untuk deiberikan, dipahami dan dilaksanakanseluruh pelaku kegiatan lingkungan P2KP Advanced.

Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan Jasa P2KP Advanced pada dasarnya samadengan Pedoman Teknis Pengadaan Barang dan Jasa yang telah dipergunakan untukPNPM Mandiri Perkotaan, namun demikian ada beberapa hal yang perlu adapenyesuaian bila dipergunakan sebagai acuan bagi pelaku kegiatan lingkungan P2KP Advanced khususnya.Untuk itu melalui buku Pedoman Teknis Pengadaan Barang danJasa yang telah dilakukan penyesuaian ini diharapkan pelaksanaan kegiatan prasaranadan sarana Infrastruktur P2KP Advanced baik Paket dan PLPBK dapat dilaksanakan olehseluruh pelaku secara efektif dan optimal.

Semoga bermanfaat

Jakarta, Sepetember 2012Direktur Penataan Bangunan dan LingkunganDirektorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umu

Ir. Guratno Hartono, MBC


6/67

iv

PEDOMAN



8/67

vi

PEDOMAN


LAMPIRAN

1. DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI | 33

2. PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS | 41

3. SURAT PENAWARAN | 43

4. RINCIAN HARGA PENAWARAN | 44

5. SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI | 45

6. SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN | 46

7. SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA | 478. BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN | 48

9. BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN,PENETAPAN PEMENANG | 50

10. SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PENGADAAN BAHAN/ALAT (SPKP) | 52


9/67

PEDOMAN

TEKNIS Pengadaan Barang & Jasa vii

DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN A

Advisory : Penasehat dan perancang program dibawah Kementerian Pekerjaan Umum

AD/ART

:

Anggaran Dasar/Anggran

Rumah

Tangga

ANDAL : Analisis Dampak Lingkungan

APBD : Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

APBN : Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara

B

BKM : Badan Keswadayaan Masyarakat

BLM : Bantuan Langsung Masyarakat

BOP : Biaya Operasional

BA : Berita Acara

D

DED

:

Detailed Engineering

Design

DIPA : Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran

F

Fasilitator : Tenaga Pendamping Masyarakat sebagai Agen Perubahan

FGD : Focussed Group Discussion / Diskusi Kelompok terarah

FKA‐BKM : Forum Komunikasi Antar BKM Tingkat Kota/Kabupaten

H

HOK : Hari Orang Kerja

K

KBK : Komunitas Belajar Kelurahan

KBP

:

Komunitas Belajar

Perkotaan

KE : Konsultan Evaluasi

KMP : Konsultan Manajemen Pusat

KMW : Konsultan Manajemen Wilayah

Korkot : Koordinator Kota, KMW

KSM : Kelompok Swadaya Masyarakat

L

LKM : Lembaga Keswadayaan Masyarakat

LKMD : Lembaga Ketahanan Masyarakat Desa

M

MCK

:

Mandi Cuci

Kakus

N

ND : Neighbourhood Development

O

O&M : Operations and Maintenance

P

P2KP : Program Penanggulangan Kemiskinan di Perkotaan

PMA : Penangkap Mata Air

PJM : Program Jangka Menengah

PJOK : Penanggung Jawab Operasional Kegiatan

PLPBK

:

Penataan

Lingkungan

Permukinan

Berbasis

Komunitas

PNPM Mandiri : Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri

PNPM MP : Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan


10/67

viii

PEDOMAN


PPM : Penanganan Pengaduan Masyarakat

PRONANGKIS : Program Penanggulangan Kemiskinan

PRA : Participatory Rural Appraisal

PS

:

Pemetaan Swadaya

PU : Pekerjaan Umum

PMA : Penangkap Mata Air

PAP : Penangkap Air Permukaan

PAH : Penangpung Air Hujan

R

RAB : Rencana Anggaran Biaya

Renta : Rencana Tahunan

RK : Refleksi Kemiskinan

RKM : Rembug Kesiapan Masyarakat

RPD

:

Rencana Penggunaan

Dana

RPJM : Rencana Pembangunan Jangka Menengah

RTBL : Rencana Tata Bangunan dan Lingkungan

RT/RW : Rukun Tetangga/Rukun Warga

RTRW : Rencana Tata Ruang Wilayah

RWT : Rembug Warga Tahunan

RUTR : Rencana Umum Tata Ruang

RTDR : Rencana Detail Tata Ruang.

S

SIM : Sistem Informasi Manajemen

SKPD

:

Satuan Kerja

Perangkat

Daerah

SOP : Standard Operational Procedures

SPPB : Surat Perjanjian Penyaluran Bantuan

SPPP : Surat Pernyataan Penyelesaian Pekerjaan

SPPD‐L : Surat Perjanjian Pemanfaatan Dana Lingkungan

SNI : Standart Nasional Indonesia

SGL : Sumur Gali

SPT : Sumur Pompa Tangan

U

UP : Unit Pengelola yang dibentuk BKM

UPK

:

Unit Pengelola

Keuangan

UPL : Unit Pengelola Lingkungan

UPS : Unit Pengelola Sosial

T

TK : Tukang

W

WB : World Bank


11/67

PEDOMAN TEKNIS Pengadaan Barang & Jasa 1

BAGIAN IPENDAHULUAN


12/67

2 PEDOMAN TEKNIS Pengadaan Barang & Jasa

1.1. PENGANTAR

Tata cara pengadaan ini adalah tata cara sederhana oleh masyarakat yangmenerapkan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat. Artinya pemanfaat,penyelenggara pembangunan dan pemilik adalah satu, yaitu masyarakat/komunitas.Konsekuensi logis dari penerapan konsep ini adalah :

Dana yang digunakan untuk pembangunan adalah milik bersama sehingga semuapenghematan yang terjadi atau mungkin dilakukan merupakan tambahan modaluntuk meningkatkan atau memperluas pembangunan.

Dana yang tersedia merupakan hasil penggalangan dari berbagai sumber baikinternal komunitas sendiri (swadaya) maupun dari fihak di luar komunitas (APBN,

APBD, dll).Biaya pembangunan merupakan hasil optimal dari efektifitas dan efisiensipenggunaan dana.

Kualitas fisik bangunan merupakan hasil optimal upaya membangun sendiri.

Pola pembangunan adalah swakelola.

Seluruh proses pengadaan harus terbuka bagi setiap warga dan dipertanggungjawabkan dalam rembug KSM dan kelurahan/desa.

Dalam penerapan konsep pembangunan bertumpu pada masyarakat ini wargaboleh saja menjadi pemasok atau pelaksana pekerjaan (borongan) bila memangmemiliki pengalaman untuk itu tetapi harus diperlakukan sama sepertipemasok/kontraktor dari luar komunitas tersebut dan seluruh proses pengadaanharus dilakukan secara transparan dan akuntabel. Sudah menjadi kewajiban bagitiap warga baik sebagai pemakai, pekerja, pemasok maupun Jasa pelaksanapekerjaan/Kontraktor agar memberikan yang terbaik untuk kelurahan / desanya.

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dari buku ini adalah untuk dijadikan acuan bagi UPL/KSM dalammelaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa dalam rangka perencanaan danpelaksanaan Kegiatan Lingkungan guna memenuhi persyaratan yang ditetapkanoleh PNPM Mandiri Perkotaan.

Tujuannya adalah untuk memberikan petunjuk pelaksanaan Pengadaan barang dan jasa dalam rangka perencanaan dan pelaksanaan Kegiatan Lingkungan PNPM

Mandiri Perkotaan

1.3. RUANG LINGKUP

Buku ini mencakup maksud, tujuan, ruang lingkup, ketentuan-ketentuan pengadaan,Metode Pengadaan, Perencanaan Pengadaan dalam rangka penyusunan usulankegiatan, Pelaksanaan Pengadaan dan Musyawarah Pengadaan Bahan dalamrangka pelaksanaan pembangunan Kegiatan Lingkungan.


13/67


BAGIAN IIKETENTUAN UMUM


14/67


2.1 UMUM

Sebelum melangkah pada tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa, adabeberapa ketentuan umum yang perlu diperhatikan yaitu :

1. Untuk mendorong peningkatan partisipasi masyarakat, kualitas infrastruktur,efisiensi biaya dan ketepataan waktu dalam pelaksanaan pembangunaninfrastruktur maka masyarakat (KSM) diperkenankan melakukan kerjasamadengan pihak ketiga yang lebih mampu menyediakan bahan/alat, tenagaahli/terampil dan jasa pelaksana konstruksi;

2. Penyedia Barang/Jasa/pihak ketiga yang dapat bekerjasama denganmasyarakat dalam pengadaan ini meliputi :

Penyedia Barang (Bahan/Alat) yaitu : a). Toko/Pemasok Bahan Bangunan

atau b). Pemasok/Penyewa Alat Besar/Berat;Penyedia Jasa Pelaksana Konstruksi : a). Kelompok Tenaga KerjaMasyarakat (Borongan Upah) atau b). Kontraktor/penyedia jasa pelaksanakonstruksi yang mempunyai keahlian/pengalaman dan lebih mampumelaksanakan pekerjaan.

Tenaga Ahli, Orang/perorangan yang mempunyai keahlian/pengalamandan lebih mampu melaksanakan tugas/pekerjaan yang dibutuhkan;

3. KSM dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tata carapengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini.

4. Pelaksanaan pengadaan bahan/alat/jasa konstruksi/jasa tenaga ahli/terampilharus dilakukan sendiri oleh KSM melalui Tim Pengadaan padatoko/penyedia/individu yang menyediakan hal yang dibutuhkan tersebut. Tidakboleh menggunakan pihak ketiga (orang atau badan yang bukan toko /penyedia / individu) sebagai calo pemasok bahan/alat/tenaga yang dibutuhkan.

5. Setiap langkah pengadaan diumumkan secara tertulis bagi seluruh wargakelurahan/desa di tingkat RW/dusun maupun kelurahan/desa, termasuk daftarkebutuhan barang / jasa, jadwal penawaran & pengadaan, daftar calonpemasok, tawaran yang masuk, serta keputusan pemilihan pemasok oleh TimPengadaan.

6. Pedoman harga satuan bagi KSM dalam pelaksanaan pengadaan adalahharga satuan terendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 toko / penyedia

/ individu setempat atau yang terdekat.7. Agar kualitas/mutu bangunan memenuhi standar teknis maka bahan/alat yang

dibeli/sewa harus memenuhi kuantitas dan kualitas yang baik sesuaipersyaratan kualitas/standar teknis bangunan yang dilaksanakan. Khususuntuk pekerjaan pemadatan jalan perkerasan (Sirtu/Kerikil, Telford/Makadam)agar mempertimbangkan penggunaan mesin pemadat;

8. Ketua KSM harus mengatur waktu pelaksanaan pengadaan sedemikianrupa sehingga tidak mengakibatkan keterlambatan pelaksanaanpekerjaan dilapangan. Oleh karena itu perlu mengkoordinasikan TimPengadaan dengan Tim Pelaksana Pekerjaan dilapangan dengansebaik-baiknya.

9. Bagi KSM yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebihdari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat


15/67


pada bulan berikutnya, terlebih dahulu harus melakukan kembali survei hargaguna penyesuaian harga satuan bahan/alat di RAB.

10. Tiap warga dewasa kelurahan/desa berhak menjadi pemasok denganmenunjukkan bukti referensi kerja sebagai pemasok dan tidak dibenarkanuntuk bertindak sebagai perantara/calo.

11. Tiap warga dewasa kelurahan/desa yang memiliki keterampilan sebagaipekerja konstruksi hendaknya diprioritaskan untuk bekerja dalam kegiatankonstruksi sejauh memiliki kualitas kerja sesuai standar yang dipersyaratkandan bersedia menerima upah kerja sesuai aturan yang berlaku dalam proyekini.

12. Semua toko bahan bangunan/peralatan konstruksi di wilayah kelurahan/desalokasi proyek berhak menjadi calon pemasok bahan / alat konstruksi dan dipilihberdasarkan aturan pengadaan yang berlaku dalam proyek ini.

13. Jajaran Tim KMW/Konsultan/Fasilitator program ini tidak dibenarkan duduksebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan.

2.2 PENGERTIAN

Pengertian pengadaan yang dimaksudkan disini adalah pembelian bahan ataupembelian/sewa peralatan atau pengadaan jasa atau ketiganya yang dilakukan olehmasyarakat untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka pelaksanaan pembangunanyang dikelola masyarakat. Pengadaan diartikan /definisikan sebagai berikut:

Serangkaian kegiatan untuk menyediakan barang/jasa dengan cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi

syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikutioleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia terbaik

Prinsip-prinsip dasar pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut:

Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakandana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalamwaktu sesingkat-singkatmya dan dapat dipertanggung-jawabkan.

Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yangtelah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuaisasaran yang ditetapkan.

Terbuka dan Bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi

penyedia barang.jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melaluipersaingan yang sehat di antara penyedia barang dan jasa setara danmemenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaanbarang/jasa, termasuk syarat teknis adiministrasi pengadaan, tata cara evaluasi,hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagipeserta penyedia barang/jasa yang berminat serat bagi masyarakat luas padaumumnya.

Adil/tidak diskrIminatif , berarti memberikan perlakuan yang sama bagi

semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untukmemberikan keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan ataualasan apa pun.


16/67


Akuntabel, berarti dapat dipertanggungjawabkan - semua proses pengadaanbarang/jasa dilakukan secara benar sesuai ketentuan yang berlaku, Keputusanyang telah disepakati dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh keduabelah-pihak dan para saksi yang terkait. Seluruh proses pengadaan dan hasil

kesepakatan panitia pengadaan tersebut wajib didokumentasikan sebagaibagian dari tertib adiministrasi

2.3 JENIS-JENIS PENGADAAN

2.3.1 Pengadaan Barang (Bahan dan Alat)

1). Swadaya Masyarakat adalah pengadaan bahan yang disediakan olehmasyarakat sendiri.

2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurangdari/sama dengan Rp. 50 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpapenawaran dari toko/pemasok dengan mengacu pada harga terendah

hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) toko/pemasoksetempat/terdekat.

3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaandiatas Rp.50 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran darisekurang-kurangnya 3 toko/pemasok atau lebih yang berbeda danmemilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebih penawarantersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenangdilakukan melalui Forum ”Musyawarah Pengadaan”. Dalam kondisikhusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanyapenawaran ke-3 maka dua penawaranpun dapat diterima.

4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatasgagal atau toko/pemasok yang tersedia hanya 1), adalah pengadaandimana pihak KSM melakukan penunjukan langsung kepada salah satutoko/pemasok setempat/terdekat, atau satu-satunya toko/pemasoksetempat/terdekat di dalam maupun diluar wilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuaidengan harga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelahharga satuan dievaluasi dan panitia melakukan negosiasi.

2.3.2 Pengadaan Jasa Konstruksi

Pelaksanaan pengadaan jasa kosntruksi bisa dilakukan dengan beberapacara sebagai berikut :

1). Swakarya; bila pelaksanaan konstruksi secara langsung dilaksanakansendiri oleh masyarakat penerima manfaat dengan pola gotong royong.

2). Pengadaan Langsung/Survey Harga, (nilai pengadaan kurangdari/sama dengan Rp.50 juta) adalah pengadaan secara langsung tanpapenawaran dari Penyedia Jasa Konstruksi dengan mengacu pada hargaterendah hasil survei dari sekurang-kurangnya 3 (tiga) Penyedia JasaKonstruksi/Tenaga Ahli setempat/terdekat.

3). Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, (nilai pengadaandiatas Rp.50 juta) adalah pengadaan dengan meminta penawaran darisekurang-kurangnya 3 Penyedia Jasa Konstruksi atau lebih yangberbeda dan memilih harga penawaran terendah dari ke-3 atau lebihpenawaran tersebut. Proses Pemasukan Penawaran sampai PenetapanPemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah Pengadaan”.


17/67


4). Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatasgagal atau Penyedia Jasa Konstruksi yang tersedia hanya 1), adalahpengadaan dimana pihak KSM melakukan penunjukan langsung kepada

salah satu Penyedia Jasa Konstruksi setempat/terdekat karena metodepengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satu-satunya Penyedia JasaKonstruksi setempat/terdekat di wilayah kerja proyek/sub-proyektersebut. Acuan harga satuan yang digunakan harus sesuai denganharga awal di toko/pemasok tersebut atau lebih rendah setelah hargasatuan di-evaluasi dan panitia melakukan negosiasi

2.3.3 Pengadaan Jasa Tenaga Ahli / Terampil

Bila dalam melaksanakan pekerjaan sub-proyek/proyek masyarakatmemerlukan bantuan teknik dari tenaga ahli atau tenaga terampil tertentumaka masyarakat dapat melakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Kualifikasi tenaga ahli/terampil, sebelum diadakan harus terlebihdahulu dikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan

2. Pengadaan Langsung/Survei tenaga ahli/terampil, adalah pengadaantenaga ahli/terampil tanpa lamaran tetapi dengan langsungmengumpulkan referensi mengenai beberapa tenaga ahli/terampil danmemilih salah satu yang dianggap paling cocok baik dari segi biaya,karakter dan keahlian/keterampilan.

3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan tenaga ahli/terampil adalah pengadaan jasa tenaga ahli/terampil dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 pelamar atau lebih dan memilih kualifikasi yang palingsesuai dengan kebutuhan.

4. Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung, (bila pengadaan terbatasgagal atau Tenaga Ahli/terampil yang tersedia hanya 1), adalahpengadaan dimana pihak KSM/Panitia melakukan penunjukan langsungkepada salah satu Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yangdibutuhkan karena pengadaan terbatas/pemilihan gagal, atau satu-satunya Tenaga Ahli/terampil sesuai kualifikasi yang dibutuhkan diwilayah kerja proyek/sub-proyek tersebut.


18/67



19/67


BAGIAN IIILANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN


20/67


3.1 PENENTUAN TIM PENGADAAN

Untuk semua jenis/metode pengadaan yang akan laksanakan baik oleh KSMmaupun Panitia harus dilakukan oleh Tim Pengadaan. Tim PengadaanKSM/Panitia dalam melakukan proses pengadaan harus berpedoman pada tatacara pengadaan yang telah ditetapkan dalam proyek ini.

Tim Pengadaan minimal berjumlah 3 orang atau lebih (berjumlah ganjil) danharus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Memiliki integritas moral;Memiliki disiplin tinggi;Memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerialuntuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya;Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, bertindak tegasdan keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak pernah terlibat KKN.

Penentuan tim pengadaan dapat dilakukan sebagai berikut :1. Untuk kegiatan yang berskala semi-publik, KSM melalui rapat anggota KSM

memilih anggotanya yang disepakati secara bersama sebagai TimPengadaan, dengan anggotanya terdiri dari laki-laki maupun perempuan.

2. Untuk kegiatan yang berskala public, BKM/LKM dapat membentuk PanitiaPembangunan lengkap dengan Tim Pengadaannya melalui musyawarahwarga dengan cara menawarkan nama-nama yang dianggap mampu.

Oleh karena Tim Pengadaan baik pada KSM maupun Panitia tersebut padadasarnya merupakan unit kerja organisasi pelaksana lapangan KSM/Panitia(Bagian Pengadaan) maka waktu pembentukannya dilakukan pada saatmenyusun Organisasi pelaksana lapangan pada tahap penyusunan proposal.Namun, bila ternyata pembentukan Bagian Pengadaan awal tersebut tidakmemenuhi ketentuan sebagaimana ditetapkan dalam pedoman pengadaan inimaka dapat saja Bagian Pengadaan yang sudah ada tersebut dibentuk ulangpada awal tahap pelaksanaan fisik pekerjaan sehingga memenuhi ketentuansebagai Tim Pengadaan yang akan melaksanakan seluruh proses pengadaanpada KSM/Panitia masing-masing.

3.2 PENYUSUNAN RENCANA PENGADAAN

3.2.1 Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan / Alat

Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan bahan/alat dapat dilakukansebagai berikut :

1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya setiap bahan/alat.

Informasi yang digunakan untuk menentukan jenis, kuantitas dan nilai biayadari setiap jenis bahan/alat kebutuhan pengadaan ini mengacu pada Jenis,kuantitas & nilai biaya kebutuhan setiap Bahan/Alat yang sudah ada di RABsebelumnya.

Untuk kontribusi swadaya masyarakat mengacu pada hasilsurvey/investigasi yang disepakati bersama pada tahap perencanaansebelumnya (Daftar Kesepakatan Swadaya Masyarakat).


21/67


2. Tentukan Spesifikasi teknis/persyaratan kualitas setiap bahan/alat.

Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratankualitas dari setiap jenis bahan/alat mengacu pada spesifikasi teknis/RKSpekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan pada Analisa RABsebelumnya.

3. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai.

Berdasarkan nilai biaya setiap jenis Bahan/Alat sebagaimana ditetapkandalam RAB, tentukan metode pengadaannya, yaitu :

Setiap jenis bahan/alat yang merupakan kontribusi secara swadayamasyarakat maka menggunakan metode Swadaya;

Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB,bernilai kurang dari/sama dengan Rp. 50 (lima puluh juta rupiah) makamenggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga;

Setiap jenis bahan/alat yang mempunyai total nilai biaya pada RAB,lebih besar atau diatas Rp. 50 (lima puluh juta rupiah) makamenggunakan metode Pengadaan Terbatas/Pemilihan denganPenawaran;

Setiap jenis bahan/alat yang toko/pemasoknya hanya satu-satunya adadiwilayah kerja proyek maka menggunakan metode PengadaanPenunjukan Langsung;

Untuk kontribusi masyarakat maka metodenya adalah swadaya masyarakat.

4. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari toko/pemasok yangdirencanakan.

Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calontoko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga Satuan dari minimal 3toko/pemasok yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untukpengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknyahanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahappelaksanaan konstruksi);

Untuk swadaya masyarakat maka pemasoknya adalah warga sesuai nama-nama warga yang disepakati bersama untuk memberikan swadaya;

5. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap item pengadaan. Apabila sulitmenentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapat

ditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada denganmenggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai.Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya.

Bentuk rencana Pengadaan ini dapat dibuat seperti contoh tabel berikut :


22/67


CARA PENGERJAAN FORMULIR RENCANA PENGADAAN :

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :

1. Rencana Pengadaan harus mengacu pada Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan. Artinya, agar pengadaan bahan/alat dilakukan sesuai kebutuhanpelaksanaan pekerjaan dilapangan. Hal ini dimaksudkan untukmengantisipasi agar tidak terjadi pemborosan akibat kerusakan/hilangnyabahan tersebut ditempat penyimpanan/gudang sebelum digunakan(pemborosan). Selain itu juga, diharapkan agar terjadi pengelolaan danaoleh KSM secara efektif, dimana setiap tahap pencairan dari BKM/LKM,tidak hanya digunakan untuk pembelian material saja tetapi juga untuk

membiayai pelaksanaan fisik dilapangan (upah tenaga kerja) atau dengankata lain bahwa kemajuan pencairan dana agar seimbang dengan kemajuanfisik dilapangan.

2. Metode Pengadaan hanya ditentukan berdasarkan Nilai Pengadaan (jumlahbiaya) dari setiap jenis bahan bangunan dan atau sewa perjenis peralatankonstruksi. Artinya bahwa Metode Pengadaan tidak menyangkut/melihatNilai pengadaan yang dilakukan secara paket (semen+pasir+dll), melainkanhanya melihat perjenis bahan (semen saja atau pasir saja). Contoh-contoh pengadaan Langsung:

a) Pembelian Semen saja atau Pasir saja, yang dilakukan sekaligusatau secara bertahap sesuai kebutuhan lapangan disatu tokotertentu yang bernilai tidak melebihi Rp. 50 juta;

b) Pembelian secara bersamaan (paket) antara semen, pasir, dll,disatu toko tertentu yang diantara jenis bahan semen atau pasir, dll,tersebut tidak, ada yang bernilai melebihi Rp. 50 juta

Judul Kolom Penjelasan Cara Pengerjaan

No. (kolom 1) Isi nomor urut jenis pengadaan

Uraian Jenis/ItemPengadaan (kolom 2)

Diisi jenis pengadaan yang direncanakan (nama bahan/alat)seperti semen, pasir, dst.

Volume & Satuan (kolom3)

Diisi dengan Jumlah Volume dan satuan dari tiap jenispengadaan bahan/alat yang direncanakan,

Jumlah Biaya (kolom 4) Diisi dengan Jumlah Biaya (Rupiah) dari tiap jenispengadaan bahan/alat yang direncanakan.

Metode Pengadaan(kolom 5)

Diisi dengan metode pengadaan yang direncanakan :- ”Langsung” untuk semua item pengadaan yang Jumlah

Biayanya (kolom 4) sampai dengan Rp. 50 juta;- ”Terbatas” untuk semua item pengadaan yang Jumlah

Biayanya (kolom 4) diatas Rp. 50 juta.

Nama Toko/Pemasok & Alamat/Telp (kolom 6)

Diisi dengan Nama Toko/Pemasok yang akan digunakantermasuk alamatnya (dan no. Telp bila ada).- Untuk Pengadaan Langsung, diisi sesuai nama/alamat

toko pada Hasil Kesepakatan Harga Satuan yang telahdilakukan sebelumnya.

- Untuk pengadaan Terbatas diisi kalimat ”Ditetapkankemudian” (saat perencanaan nama calon pemasoknyabelum diketahui).

Jadwal Pengadaan(kolom 7)

Diisi dengan waktu rencana pengadaan (minggu keberapasejak mulai pelaksanaan, contoh : Minggu-I, atau Minggu-III,dst)


23/67


c) Pembelian Kayu jembatan sekaligus (Tiang, Gelagar, Lantai,Bantalan Roda, Sandaran) disatu toko tertentu dengan nilai totalbiayanya tidak melampaui Rp. 50 juta;

d) Sewa Alat Berat seperti mesin gilas disatu pemasok tertentu yangnilai sewanya tidak melampaui Rp. 50 juta.Tapi bila terdapat lebihdari satu KSM disatu kelurahan yang membutuhkan peralatan yangsama maka harus dijumlahkan keseluruhan total sewanya, jikamelebihi Rp. 50 juta, maka harus dilakukan secara terbuka (untukdipakai bergiliran/bersama).

e) Pekerjaan pembangunan jalan rabat beton sepanjang 460 meterdengan rencana waktu pelaksanaan selama 7 Minggu, dibutuhkansebanyak 251 zak semen (Rp. 15,060,000, @ Rp. 60.000) denganrencana pengadaan akan dilakukan 5 kali/tahap, makapembagiaan jenis/item pengadaannya adalah : Semen tahap 1, 40 zak, Rp. 2,4 Juta dilakukan pada Minggu-I;

Semen tahap 2, 70 Zak, Rp. 4,2 Juta, dilakukan pada Minggu-II; Semen tahap 3, 70 Zak, Rp. 4,2 Juta, dilakukan pada Minggu-

IV; Semen tahap 4, 45 Zak, Rp. 2,7 Juta dilakukan pada Minggu-

VI; Semen tahap 5, 26 Zak, Rp. 1,56 Juta, pada Minggu-VII.

Contoh-contoh pengadaan terbatas :a) Pembelian Pipa Air Bersih (termasuk aksesoris) disatu toko tertentu

yang bernilai diatas Rp. 50 juta;b) Pembelian Kayu jembatan sekaligus (Tiang, Gelagar, Lantai,

Bantalan Roda, Sandaran) disatu toko tertentu yang bernilai diatasRp. 50 juta;

c) Pembelian bahan Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus(Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris), pada satu tokotertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya melebihi Rp.50 juta);

d) Pembelian bahan Profil/Pipa Baja Jembatan (Tiang, Gelagar,Sandaran) disatu toko/pemasok tertentu;

e) Sewa Alat Berat seperti mesin gilas disatu pemasok tertentu, baikKSM secara sendiri maupun bersama-sama dengan KSM yanglainnya, yang bernilai diatas Rp. 50 juta;

3. Pertimbangan terhadap keamanan dan ketersediaan gudang penyimpananbahan adalah penting menjadi perhatian, khususnya apabila KSM/Panitia

merencanakan pengadaan dalam jumlah banyak sekaligus.

3.2.2 Penyusunan Rencana Pengadaan Jasa Pelaksana Konstruksi

Seluruh pelaksanaan pekerjaan infrastruktur yang dibutuhkan oleh masyarakatsangat diprioritaskan untuk dilaksanakan seluruhnya oleh warga sendiri. Namundemikian bila pelaksanaan pembangunan infrastruktur tidak dapat dilaksanakanoleh masyarakat baik secara keseluruhan maupun sebahagiannya maka dapatsaja pekerjaan tersebut diserahkan kepada pihak ketiga (kelompok kerja ataukontraktor) yang lebih mampu.

Pekerjaan yang dapat dikerjasamakan oleh masyarakat dengan pihak PenyediaJasa Konstruksi adalah pekerjaan dengan kriteria berikut :

a) Pekerjaan menggunakan peralatan berat/besar & memerlukan tenagaterampil/ahli yang tidak dimiliki sendiri oleh masyarakat (Teknologi


24/67


Sedang/Tinggi);

b) Pekerjaan dapat atau beresiko membahayakan keselamatan umum, hartabenda dan jiwa manusia dan lingkungan (Resiko Sedang/Tinggi).

c) Pekerjaan menggunakan teknologi sederhana dan tidak/memiliki resikorendah yang disepakati masyarakat untuk dilaksanakan dengan caradiborongkan Upah Kerjanya kepada Kelompok Kerja Masyarakat;

Langkah-langkah penyusunan rencana pengadaan Jasa Pelaksana PekerjaanKonstruksi dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Identifikasi jenis, kuantitas dan biaya pekerjaan/bagian pekerjaan yang akandilaksanakan secara borongan (Upah Borongan/Kontraktor).

Informasi yang digunakan untuk menentukan Jenis dan Kuantitas daripekerjaan yang tidak mampu dilaksanakan sendiri oleh masyarakat sesuaikriteria diatas mengacu pada jenis-jenis dan volume pekerjaan yang telahditentukan dalam Daftar Kuantitas Pekerjaan pada Proposal sebelumnya.

Sedangkan besarnya biaya pekerjaan/bagian pekerjaan ini mengacu padaperhitungan biaya pekerjaan tersebut sebagaimana analisa biaya yangdigunakan dalam penyusunan RAB sebelumnya.

2. Tentukan Spesifikasi/persyaratan kualitas setiap bahan pekerjaan/bagianpekerjaan.

Informasi yang digunakan untuk menentukan spesifikasi teknis/persyaratankualitas dari setiap Pekerjaan mengacu pada spesifikasi teknis/RKSpekerjaan, juga dapat dilihat pada Gambar/Desain dan mungkin pada Analisa RAB sebelumnya.

3. Menentukan Paket Pekerjaan.

Pemaketan pekerjaan merupakan penentuan/pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan melalui penyedia Jasa pelaksanapekerjaan konstruksi (Kelompok Masyarakat/pihak kontraktor) khususnyabila ada pekerjaan yang Upah Kerjanya Diborongkan kepada KelompokKerja Masyarakat. Ketentuan Pemaketan pekerjaan yang perlu diikuti : Tetap mengutamakan prinsip efisiensi, kesatuan sistem infrastruktur,

kualitas dan kemampuan teknis kelompok masyarakat; Memaksimalkan penggunaan material dan tenaga kerja lokal yang

berkualitas dan perluasan kesempatan kerja bagi kelompok masyarakat; Dilarang menggabungkan/menyatukan beberapa pekerjaan yang

menurut sifat pekerjaan dan besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh

kelompok masyarakat menjadi satu paket pekerjaan untuk dilaksanakanoleh penyedia barang/jasa selain masyarakat;

Pemaketan pekerjaan ini harus disepakati bersama oleh warga.

Dari pemaketan pekerjaan ini kemudian ditetapkan besarnya Volume &Biaya untuk setiap paket pekerjaan yang akan dilaksanakanpengadaannya.

4. Menentukan Metode Pengadaan yang sesuai

Berdasarkan nilai biaya setiap paket pekerjaan/bagian pekerjaan, tentukanmetode pengadaannya, yaitu :

Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya, bernilai

kurang dari/sama dengan Rp. 50 juta (lima puluh juta rupiah) makamenggunakan metode Pengadaan Langsung/Survey Harga;


25/67


Setiap paket pekerjaan yang mempunyai total nilai biaya lebih besaratau diatas Rp. 50 juta (lima puluh juta rupiah) maka menggunakanmetode Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran;

Setiap paket pekerjaan yang penyedia Jasa Konstruksinya hanya satu-satunya ada diwilayah kerja proyek maka menggunakan metodePenunjukan Langsung;

5. Menentukan calon (nama dan alamat jelas) dari penyedia Jasa Konstruksiyang direncanakan.

Untuk Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung, calontoko/pemasok mengacu pada hasil Survey Harga dari minimal 3 PenyediaJasa Konstruksi yang telah disepakatir sebelumnya. Sedangkan untukpengadaan Terbatas, Ditetapkan Kemudian karena calon pemasoknyahanya dapat diketahui setelah proses pengadaan terbatas selesai (tahap

pelaksanaan konstruksi);

6. Tentukan Jadwal pelaksanaan dari setiap paket pengadaan. Apabila sulitmenentukan tanggal rencana pelaksanaan pengadaan ini maka dapatditaksir berdasarkan Jadwal Pelaksanaan yang sudah ada denganmenggunakan satuan Mingguan sejak waktu pelaksanaan fisik dimulai.Contoh Minggu-I, Minggu-II atau Minggu-III dan seterusnya.

3.3 MEKANISME PELAKSANAAN PENGADAAN

3.3.1 PENGADAAN BAHAN / ALAT

1. Swadaya Masyarakat

Masyarakat dapat juga mengkontribusikan tenaga, dana, barang,administrasi, konsumsi dan tanah dalam pelaksanaan suatu pembangunansub-proyek/proyek di dalam kelurahan/desa yang bersangkutan. Meskipunmerupakan kontribusi keswadayaan masyarakat, perlu diperhatikan hal-halsebagai berikut :

Tenaga kerja, semua warga dapat saja bergotong royongmengkontribusikan tenaga kerja masing-masing, tetapi bila dibutuhkantenaga ahli/terampil dapat dilakukan pengadaan sesuai pedoman ini.

Dana, untuk kontribusi dana harus dicatat secara baik dan benar olehTim Pengadaan KSM/Panitia.

Barang, untuk kontribusi barang/bahan bangunan harus memenuhikualitas yang baik sesuai dengan standar teknis yang disyaratkansehingga tidak menurunkan mutu bangunan atau malah membahayakanmasyarakat dan lingkungan.

Tanah (lahan) harus dicatat dan dipastikan ada surat serah terima hakguna/pakai atau hibah dari pemilik ke Lurah/Kades;

Administrasi dan Konsumsi harus dicatat secara baik dan benar olehTim Pengadaan KSM/Panitia.

Berdasarkan hasil kesepakatan Swadaya Masyarakat pada tahap

perencanaan sebelumnya maka pelaksanaan pengadaannya pada tahappelaksanaan konstruksi adalah :


26/67


a. Tentukan jenis-jenis, volume dan nama-nama yang akan memberikanswadaya berupa : dana tunai, bahan, alat, administrasi, konsumsisebagaimana hasil kesepakatan swadaya awal;

b. Sampaikan kepada setiap warga yang akan berswadaya, waktupenyerahan swadaya kepada pihak pelaksana pekerjaan. Waktupenyerahan swadaya ini agar disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaandilapangan dan diusahakan lebih awal terealisasi. Penyerahan swadayatersebut sebaiknya dilakukan langsung oleh yang bersangkutan tetapidapat juga diwakilkan.

c. Swadaya yang diterima oleh pelaksana pekerjaan (KSM/Panitia) harusdiperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat padaNota Penerimaan atau buku administrasi Bahan/Alat Swadaya danmengarsipkannya dengan baik sebagai bahan pertanggungjawabkepada masyarakat. Selanjutnya bahan/alat tersebut dapat langsungdipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan

aman dan baik.

Khusus untuk swadaya tanah/lahan, mengacu pada penjelasan tatacarapenyediaan lahan, buku Pedoman Pelaksanaan dan Pedoman TeknisPengamanan Dampak (Safeguards) Lingkungan dan Sosial proyek ini.

2. Pengadaan Langsung/Survei Harga

Untuk pengadaan yang bernilai kurang dari/sama dengan Rp 50.000.000,-(lima puluh juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara survei harga bahan/alatdi sekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat dan kemudianmembandingkan serta memilih harga yang terendah dengan mengacu pada

harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya (RAB) sebagaimana tercantumdalam proposal yang disetujui.

Secara rinci langkah-langkah pelaksanaannya dapat dilakukan sebagaiberikut :

1. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa.

2. Lakukan Survey Harga sekurang-kurangnya 3 toko/pemasoksetempat/terdekat.

Tim pengadaan (sekurang-kurangnya 3 orang atau lebih berjumlahganjil) melakukan survey harga bahan/alat yang akan dibeli/sewa padasekurang-kurangnya 3 toko/pemasok setempat/terdekat. Hasil Survey ini

harus dicatat dan diarsipkan sebagai bahan pertanggungjawaban.

Apabila waktu survey/investigasi harga yang telah disepakati pada waktuperencanaan awal (penyusunan RAB Proposal) belum melewati satubulan maka Hasil Survey Harga tersebut dapat langsung dipergunakansebagai acuan harga. Namun apabila waktunya telah melewati satubulan (dari tanggal Survey) maka harus dilakukan survey kembali. Masaberlakunya survey harga hanya satu bulan dan bila telah lebih harusdilakukan survey kembali sebelum melaksanakan pengadaan.

Bila harga terendah yang diperoleh di lapangan lebih tinggi dari hargayang digunakan dalam menghitung rencana anggaran biaya (RAB),maka dianjurkan ditempuh langkah-langkah berikut :

a. Bila kenaikan harga kurang dari 10%. Mengurangi volume pekerjaan tanpa mengorbankan mutu

pekerjaan


27/67


Mempertahankan volume pekerjaan dengan menambah porsiswadaya.

b. Bila kenaikan harga melebihi dari 10%Dalam kondisi seperti ini dan tambahan dana tidak mungkin dicari dandisediakan maka keputusan kebijakan yang akan ditempuh harusdikonsultasikan dan disetujui oleh konsultan wilayah.

3. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat.

Berdasarkan hasil survey harga (langkah 2 diatas) maka Tim pengadaanmengevaluasi harga hasil survey untuk memilih dan menyepakatitoko/pemasok dengan harga terendah untuk setiap jenis bahan/alatdengan mengacu pada harga survei awal/Rencana Anggaran Biaya(RAB) sebagaimana tercantum dalam proposal yang disetujui.

4. Sesuiai dengan rencana pengadaan (jenis, kuantitas, spesifikasi danwaktu) yang telah disusun sebelumnya, Tim Pengadaanmembuat/menyampaikan Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepadaToko/Pemasok yang dipilih. Pesanan tersebut sebaiknya dibuat dalambentuk surat pesanan (tertulis) dan disampaikan juga ke bagiankeuangan KSM/Panitia untuk persiapan pembayarannya. Hal inidilakukan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas kegiatanbaik internal KSM/Panitia maupun dengan pihak pemasok itu sendiri.

5. Bahan yang diterima di proyek dari pemasok harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya. Tim Pengadaan harus tegas/berani menolakbahan yang diserahkan oleh pemasok/toko bila cacat/tidak sesuai

dengan kualitas yang diinginkan. Bila telah dilakukan pemeriksaandan diterima, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untukselanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpansementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan,agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagianbendahara/keuangan untuk pembayarannya.

6. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara ataubagian keuangan yang telah ditetapkan oleh KSM/Panitia.

Beberapa hal penting yang harus diperhatikan :

Pembelian material, pembelian/sewa alat harus sesuai dengan kebutuhan

(termasuk persyaratan kualitas) pekerjaan dilapangan pada saat itu,sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapatberlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisatidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll.

Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain,misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahanyang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetapberjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampaidilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangankarena tidak ada dana untuk membayar upah kerja;

Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alatyang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelianmaterial terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup makabisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelumdigunakan.


28/67


Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelianyang sudah dilakukan dengan volume yang direncanakan pada RABuntuk tiap jenis bahanalat, apabila ditemukan kemungkinan bahwavolume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan

konsultasi dengan Tim Konsultan.

3. Pengadaan Terbatas / Pemilihan dengan Penawaran

Untuk pengadaan yang bernilai diatas atau lebih dari Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) dapat dilakukan dengan cara memilih sekurang-kurangnya 3toko/pemasok yang dianggap memiliki reputasi yang baik dan dapat diandalkanserta mengundangnya untuk mengajukan penawaran. Untuk itu Tim PengadaanKSM/Panitia akan menyusun Daftar Kebutuhan Bahan atau Alat yang dibutuhkandengan jumlah masing-masing bahan/alat dan spesifikasi yang dipersyaratkantermasuk lokasi pengiriman untuk diserahkan ke toko/pemasok yang akanmengajukan penawaran. Contoh Daftar diberikan di lampiran 2. Di mana perlu,

ditambahkan keterangan seperti ukuran, kualitas, lokasi (bila tidak di tepi jalankendaraan roda empat), dan tanggal barang / alat diperlukan di lapangan. Daftarini diberikan kepada para calon pemasok bersama formulir Surat Penawaranuntuk dilengkapi dan ditandatangani.

Pada waktu penawaran diterima;

untuk KSM maka penawaran yang diterima kemudian dibuka di suatu rapatanggota KSM, dibaca bergiliran, dibahas dan dipilih yang paling murahsebagai pemenang,

untuk Panitia, penawaran yang diterima harus dibuka dalam rapat Panitia danBKM/LKM yang diselenggarakan khusus untuk itu dan dibaca dengan suarakeras dan kemudian dibahas.

Pemasok dengan harga terendah ditetapkan sebagai pemenang. TimPengadaan KSM/Panitia akan membuat berita acara untuk itu. Keputusanpemenang ini kemudian secara tertulis di sampaikan ke pemasok yang menang.Keputusan beserta penawaran dari toko/pemasok harus dipublikasikan dibeberapa tempat yang strategis. Tim Pengadaan KSM/Panitia mencatat seluruhproses pengadaan dan menyimpan dokumen asli dalam arsip yang rapi.

Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusunsebelumnya.

Adapun langkah-langkah pengadaan secara terbatas adalah sebagaimanadiuraikan pada table dibawah ini:


29/67


Langkah-langkah Pelaksanaan Pengadaan Secara Terbatas :


30/67



31/67



32/67


4. Pengadaan Khusus/Penunjukan Langsung

Bila di wilayah kerja proyek/sub proyek hanya tersedia 1 toko/pemasok atau jenis barang/alat yang dibutuhkan bersifat khusus yang tidak tersedia di

banyak toko/pemasok maka Tim Pengadaan dapat melakukan penunjukanlangsung tanpa terikat pada jumlah nilai harga pengadaan. Untuk itu TimPengadaan akan menyusun daftar kebutuhan bahan/alat denganspesifikasinya dan jumlah masing-masing bahan/alat untuk diserahkan ketoko/pemasok yang bersangkutan. Satuan harga yang digunakan adalahsatuan harga hasil survei yang telah dievaluasi oleh konsultan, adapunlangkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/sewa.

Acuan yang digunakan adalah rencana pengadaan yang telah disusunsebelumnya.Beberapa hal penting yang harus diperhatikan :

Pembelian material/alat harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaandilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidakterkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnyadana yang ada bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain ataumembayar upah, dll.

Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk kebutuhan lain,misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahanyang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangantetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampaidilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangankarena tidak ada dana untuk membayar upah kerja;

Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan

bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena pembelian materialtanpa mempertimbangkan kapasitas ruang penyimpanan atau gudangdapat mengakibatkan kerusakan/hilangnya bahan/material sebelumdigunakan.

Harus dilakukan evaluasi terhadap pengiriman/penerimaan materialyangberakibat terjadinya kemungkinan volume pembelian yang akanmelebihi volume RAB.

b. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat.

Acuan yang digunakan adalah Daftar Toko/Pemasok yang telah ditentukanberdasarkan Rencana Pengadaan/Kesepakatan Harga Satuan Hasil Survey.

c. KSM membuat Surat Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepadaToko/Pemasok yang dipilih. Penting untuk diperhatikan bahwa suratpesanan ini agar sampaikan juga ke bagian keuangan untuk persiapanpembayarannya. Upaya ini dilakukan untuk meningkatkan transparansidan akuntabilitas kegiatan baik internal KSM/Warga maupun denganpihak pemasok itu sendiri.

d. Bahan yang diterima di proyek harus diperiksa kesesuaian jumlah dankualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untukselanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpansementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan,agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagianbendahara/keuangan untuk pembayarannya.

e. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara ataubagian keuangan atau petugas khusus yang telah ditetapkan oleh KSMuntuk tugas itu.


33/67


3.3.2 PENGADAAN JASA KONSTRUKSI

Pada dasarnya pelaksanaan konstruksi dalam konsep pembangunanbertumpu pada masyarakat ini adalah pola swakelola yang dapat dilakukandengan pola:

1. Swakarya dan padat karya yang dapat dibedakan menjadi 2 sebagaiberikut:

a. Swakarya gotong royong murni; dimana kontribusi keswadayaanmasyarakat diwujudkan dalam tenaga kerja, pendanaan, barang danmungkin tanah. Meskipun pelaksanaan pekerjaan konstruksidilakukan secara swakelola apabila pengadaan barang melaluipemasok/toko, maka pelaksanaannya harus mengikuti proseduryang telah dijelaskan di atas.

b. Swakarya semi gotong royong; dimana kontribusi kewadayaan

masyarakat tidak termasuk tenaga kerja tetapi dalam bentuk lain (innatura), maka harus mengikuti ketentuan sebagai berikut :

Warga yang ikut bekerja dengan kesepakatan bersama yangdiputuskan dalam suatu musyawarah warga dapat menerima upahyang besarnya maksimum setingkat upah tenaga kerja bangunandidasarkan standar pemerintah untuk jenis dan lokasi pekerjaan,sebagaimana ditetapkan dinas setempatyang berwenang.

Untuk pekerjaan dengan pola pelaksanaan seperti tersebut di atasharus mengikuti ketentuan bahwa rencana arsitektur dan desainteknis harus disesuaikan untuk dapat digunakan oleh awam dandisetujui oleh konsultan/instansi teknis tekait kab/kota setempat.Prasarana yang terkait dengan jaring pelayanan yang lebih luasharus mendapat persetujuan pemerintah untuk menjaminberfungsinya jaringan prasarana tersebut.

Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan/sebagian pekerjaantertentu dibutuhkan jasa konstruksi dari pihak ke 3 makadilakukan cara berikut :

2. Pengadaan Langsung/Survei Harga, bila nilai pekerjaan tersebutkurang dari/sama dengan dari Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah)maka Tim Pengadaan dapat langsung mengadakan jasa konstruksi yangdibutuhkan pada penyedia jasa setempat / terdekat dengan mengacu

pada harga satuan hasil survei dari sekurang-kurang-nya 3 penyedia jasa.

3. Pengadaan Terbatas/Pemilihan dengan Penawaran, bila nilaipekerjaan lebih dari/sama dengan Rp. 50.000.000,- (lima puluh jutarupiah) maka Tim Pengadaan dapat melakukan pengadaan denganmencari dan meminta penawaran dari sekurang-kurangnya 3 penyedia jasa yang dianggap memiliki reputasi baik dan dapat diandalkan dankemudian memilih harga yang paling rendah di antara ke-3 pengusahayang mengajukan penawaran tersebut. Penanggungjawab pengadaanadalah Tim Pengadaan. Dalam kondisi khusus dimana lokasi sub proyek jauh dan tidak dimungkinkan adanya penawaran ke-3 maka duapenawaran pun dapat diterima.

Dapat menggunakan contoh Surat Penawaran Barang ("Barang"diubah dengan "Jasa") dan contoh lampirannya seperti padaLamp/ran Pedoman ini.


34/67


4. Penunjukan Langsung, bila penyedia jasa yang tersedia hanya 1, makaTim Pengadaan dapat melakukan penunjukan langsung kepadapenyedia jasa yang ada / tersedia, dengan menggunakan acuan hargasatuan yang telah dievaluasi oleh Konsultan.

3.3.3 PENGADAAN TENAGA AHLI / TERAMPIL ( KONSTRUKSI)

Bila ternyata untuk pelaksanaan pekerjaan tertentu dibutuhkan jasatenaga ahli/terampil maka dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Survei tenaga ahli/terampil. Tim Pengadaan dengan dibantu Fasilitatormenyusun kerangka acuan kerja tenaga ahli/terampil. Kemudianmengadakan survei tenaga ahli/terampil yang dibutuhkan tanpa lamarantetapi dengan langsung mengumpulkan referensi mengenai beberapatenaga ahli/terampil dan memilih salah satu yang dianggap paling cocokbaik dari segi biaya, karakter dan keahlian/keterampilan. Kualifikasitenaga ahli/terampil harus sudah terlebih disetujui oleh konsultan.

2. Pemilihan. Tim Pengadaan dengan dibantu Fasilitator menyusunkerangka acuan kerja tenaga ahli/terampil. kemudian melakukanpengadaan jasa tenaga ahli/terampil secara langsung denganmembandingkan sekurang-kurangnya 3 pelamar dan memilih kualifikasiyang paling sesuai dengan kebutuhan. Penanggungjawab pengadaanadalah Tim Pengadaan.

3. Penunjukan; Bila di wilayah kerja proyek/sub-proyek hanya ada satupilihan tenaga ahli/terampil atau pekerjaan menuntut adanya tenagaahli/terampil tententu yang tidak banyak tersedia di pasaran maka Tim

Pengadaan/Panitia dapat melakukan pengadaan jasa tenagaahli/terampil dengan cara menunjuk langsung tenaga ahli/terampil yangbersangkutan, sesuai kualifikasi yang dibutuhkan di wilayah kerjaproyek. Penanggungjawab pengadaan adalah Tim Pengadaan.

3.3.4 PENGADAAN TENAGA AHLI PENDAMPING

Pengertian Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan Partisipatif danPemasaran adalah tim yang mendampingi satu kelurahan lokasi PLPBKdalam satu kabupaten/kota yang direkrut oleh BKM dan lurah/kepala desa.Tim pendamping tersebut minimal 2 (dua) orang yang harus memiliki 2 (dua)bidang kompetensi yang berbeda yaitu dibidang perencanaan /pembangunan kawasan dengan pola partisipatif dan di bidang pemasaran.Tim pendamping ini akan melakukan kontrak kerjasama dengan pihakmasyarakat yang diwakili oleh lurah/kepala desa dan BKM. Bentuk kontrakkerjasamanya cukup satu kontrak yang ditandatangi oleh lurah, BKM dansalah satu dari tim pendamping yang ditunjuk sebagai koordinator tim.

I. Tugas Utama

Tugas Utama Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan dan Pemasaran terdiridari:

a. Bidang perencanaan partisipatif adalah mendampingi masyarakat dalammengembangkan strategi perencanaan partisipatif, dan melakukaninisiasi awal terhadap upaya-upaya perencanaan partisipatif hasil-hasil

perencanaan kawasan/rencana pengembangan dan pembangunankawasan kepada berbagai pihak dan atau pemangku kepentingan.


35/67


b. Bidang pemasaran adalah mendampingi masyarakat dalammengembangkan strategi pemasaran, dan melakukan inisiasi awalterhadap upaya-upaya pemasaran hasil-hasil perencanaan

kawasan/rencana pengembangan dan pembangunan kawasan kepadaberbagai pihak dan atau pemangku kepentingan.

c. Secara rinci tugas-tugas Tenaga Ahli Pendamping Perencanaan danPemasaran mengacu pada pedoman teknis PLPBK.

II. Syarat dan Ketentuan

Tim tenaga ahli perencanaan partisipatif dan pemasaran secara umummemiliki kemampuan berkoordinasi dengan pihak-pihak lain dan bersediaditempatkan atau bertugas di lokasi proyek (kelurahan/desa) serta memenuhipersyaratan sebagai berikut:

1. Syarat kualifikasi Tenaga/Tim Ahli perencanaan partisipatif adalah:

a. Sarjana (S1) Arsitektur/Perancangan Kota, telah lulus minimal > 3Tahun

b. Berpengalaman minimal >3 tahun dalam proyek perencanaanpermukiman kota atau perencanaan tata ruang kota atau RTBL.

c. Memiliki pengalaman proyek perencanaan/perancangan(pembangunan kawasan) dengan pendekatan partisipatif > 1 tahun.

d. Memiliki kreatifitas dan inovasi dibidang perencanaan pembangunanpermukiman

2. Syarat kualifikasi Tenaga/Tim Ahli pendamping pemasaran adalah:

a. Perorangan atau Ketua Tim harus memiliki kualifikasi akademik

Sarjana (S1) dari disiplin ilmu yang relevan(Arsitek, Planologi,Komunikasi, Antropologi, Pengembangan Wilayah, EkonomiPembangunan dengan kegiatan pemasaran sebuah kawasan danatau rencana-rencana pengembangan sebuah kawasan, yang telahlulus minimal 3 Tahun.

b. Diutamakan berpengalaman di bidang pemasaran kawasanpermukiman, kawasan industri, kawasan sentra produksi dan budaya,kawasan pariwasata dan atau sejenisnya.

c. Memiliki Pengalaman dan Kemampuan yang cukup untuk melakukansosialisasi, komunikasi,dan negosiasi kepada pemerintah (daerah danatau pusat) maupun kepada pihak – pihak lain (investor swasta,lembaga Internasional, BUMN dan sejenisnya).

d. Memiliki Visi yang baik (visoner) terhadap pengembangan kawasan.e. Memiliki pemahaman dan visi yang cukup terhadap Perencanaan

Kawasan/Tata Ruang wilayah.f. Memiliki Pemahaman yang cukup terhadap aktifitas Pemberdayaan

Masyarakatg. Memiliki Kompetensi dan atau pengalaman di bidang :

Entrepreunership termasuk di dalamnya mengorganisasikankegiatan/event sosial marketing dan kegiatan pemasaranperencanaan pengembangan kawasan.

Komunikasi dan atau social marketing

Menghitung rencana investasi (termasuk di dalamnya perhitungan

cost and beneffit) Memiliki kreatifitas dan inovasi di dalam membangun strategi

pemasaran, dan mengembangkan event pemasaran rencanapembangunan kawasan


36/67


Memiliki kemampuan untuk dapat mentransformasikankompetensinya tersebut secara sederhana kepada masyarat.

III. Langkah-langkah Perekrutan

Perekrutan Tenaga Pendamping akan dilaksanakan oleh Lurah bersamaBKM dengan tahapan sebagai berikut :

a. Perumusan dan memahami kriteria dan syarat-syarat Tenaga AhliPendamping Perencanaan dan Pemasaran oleh BKM dan Lurah /Kepala Desa yang difasilitasi oleh Tim Koordinator Kabupaten/Kota.

b. Proses pencarian kandidat tenaga pendamping melalui iklan di suratkabar lokal. Pada iklan ini akan dijelaskan tujuan perekrutan,persyaratan teknis serta ketentuan administratif terkait. Rentang waktudari proses pengumuman hingga penutupan adalah 1 minggu.

c. Proses seleksi terhadap tenaga pendamping

d. Kandidat tenaga pendamping akan diseleksi pertama kali berdasarkanpersyaratan teknis kemudian administratif. Setelah diperoleh maksimal3 kandidat terbaik, maka akan dilakukan proses wawancara.Kemudian setelah diperoleh calon terpilih, maka calon tersebut akanmenandatangani kontrak individu dengan Lurah dan BKM/LKM

e. Pelatihan bagi Tenaga Pendamping

Pelatihan tenaga pendamping perlu dilakukan agar diperoleh persamaanpersepsi mengenai pelaksanaan program PLPBK terutama tugas dantanggung jawab sebagai Tenaga Pendamping dan peran yang perlu dilakukandalam TIPP


37/67


Secara Detail Proses Seleksi ini dapat dilihat dalam tabel berikut :

NO JENIS KEGIATAN PELAKU GAMBARAN AKTIFITAS ALAT BUKTI

1. BimbinganRekruitmen Tenagapendamping

SF/AskotPLPBK, BKM,serta tim TIPPkelurahan

1. SF/Askot memberikan bimbingandan diskusi kepada BKM dankelurahan tentang:

Mengapa perlu TenagaPendamping.

Apa dan siapa tenagapendamping

Kriteria Umum tenagapendamping

Mekanisme rekruitmen.

Azas-azas perekrutan tenagapendamping (profesionalisme,akuntabilitas, keterbukaan dll)

Berita acaraBimbingan

Daftar Hadir

2. Perumusan Kriteriadan syarat-syaratTenaga Ahlipendamping

BKM,Lurah/KepalaDesa, Tim IntiPerencanaandengan difasilitasi oleh SF& Askot PLPBK

2. BKM dan Lurah serta TIPPmelakukan FGD/rembugmenentukan kebutuhan,menyepakati kriteria, syarat,tenaga Ahli Pendamping.(kegiatan ini dilakukan denganmengacu kepada Buku PedomanPelaksanaan PLPBK)

3. Melakukan rembug untukmekanisme pengumumankebutuhan tenaga pendamping dimedia massa, mekanismependaftaran/penerimaan berkaslamaran, penilaian calon(administratif dan wawancara)serta mekanisme penentuanTenaga pendamping

4. Penyepakatan & PembentukanPanitia seleksi

a. Berita acarapenyepakatankriteria dansyarat

b. Berita acarapenyepakatanmekanismepengumuman,mekanismependaftaran,penilaianadministrasisertawawancara,sertamekanismepengumumanpemenang

c. Daftar Panitiaseleksi

d. Daftar Hadir

3. Pengumuman

Rekruitmen

BKM &

Kelurahan

1. BKM & Kelurahan menyepakati

materi pengumuman, sertapilihan media yang palingmewadahi kepentinganmasyarakat setempat

2. BKM & kelurahan menghubungipihak media dan melakukannegoisasi, penawaran dankesepakatan mengenai harga, jumlah tayang, serta hal-halteknis lainnya

Draft materi

tayanganpengumuman

Kontrakkerjasamadenganmedia/buktipembayaranpenayangan

Buktipenayangan

4. Pendaftaran/pemasukan Berkaslamaran

BKM &Kelurahan

1. Panitia seleksi menyiapakansegala keperluan penerimaanpendaftaran (ATK, Petugas

penerima lamaran, tanda buktipendaftaran/stempel)

Daftar / buktipemasukanberkas

Dokumenlamaran daripeserta


38/67


NO JENIS KEGIATAN PELAKU GAMBARAN AKTIFITAS ALAT BUKTI

5.. Penilaian administrasi

Calon TenagaPendamping

BKM & Kelurahan

dengan di fasilitasiSF,ASKOT dan TimTeknis

1. Panitia seleksi di fasilitasi oleh SF/

Askot serta tim Teknis melakukanpengujian terhadap berkas administrasipelamar

2. hasil pengujian di rekapitulasi dan dipilah. Dokumen yang lolos adminstrasidipersiapkan untuk dipanggil dalamwawancara sementara dokumen yangtidak lolos di simpan sebagai arsip

3. Panitia seleksi membuat berita acarapenilaian dokumen yang diperkuatdengan tanda tangan para penilai dansaksi-saksi (Askot/SF, Tim Teknis)

Berita acara

penilaian Daftar hadir

peserta penilaian

6. Penilaian Wawancara BKM & Kelurahan

dengan di fasilitasiSF,ASKOT dan TimTeknis

1. Panitia seleksi melakukan persiapan

wawancara dengan menyepakatipanduan pertanyaan serta sistimskoring wawancara. ( wajibmengedepankan asas transparansidan akuntabilitas)

2. Panitia seleksi mengirimkansurat/informasi panggilan wawancarabagi peserta terpilih

3. Panitia seleksi melakukan wawancaraterhadap peserta yang terpilih danmelakukan penilaian.

4. Panitia seleksi membuat berita acaradan tabulasi nilai hasil wawancara

Berita Acara

seleksiswawancara

Berita Acarahasil wawancara

Daftar hadirpesertawawancara

7 Rapat/RembugPenetapan tenaga Ahlipendamping

BKM & Kelurahan ,SF, ASKOT dan TimTeknis

1. Panitia Seleksi menyiapkan segalaberkas hasil seleksi

2. BKM , Lurah serta TIPP dengan difasilitasi Askot& SF melakukanFGD/rembug dengan agenda utamamendengarkan paparan tim seleksimengenai proses serta hasil seleksi(penilaian administratif maupun hasilwawancara)

3. Rapat memberikan klarifikasi dantanggapan terhadap tim sebelummemutuskan pemenang seleksi

4. Tim Seleksi dengan

mempertimbangkan masukan forummembuat keputusan pemenang seleksi

Berita acararapat

Daftar hadirpeserta

Berita acarapengumumanpemeng seleksi

8. Pengumuman,Penjelasan pekerjaandan Pembuatan Kontrakkerja pendampingMasyarakat

BKM, Kelurahan,dan SF/ASKOT

1. BKM dan Lurah berdasarkan beritaacara pengumuman pemenang seleksimemanggil peserta lols seleksi.

2. Dibantu dengan SF dan askot BKMdan kelurahan melakukan diskusidengan pemenang sleksi mengenaitugas, hak dan kewajiban calon tenagapendamping

3. Setelah dicapai kesepahaman makadilanjutkan dengan membuat kontrakkerjasama antara BKM/Kelurahan

dengan Tenaga Ahli pendampingtersebut

Berita acararapat penjelasan

Daftar Hadirpeserta

Kontrakkerjasama


39/67


IV. Pengumuman Lowongan Tenaga Pendamping Masyarakat.

Untuk mendapatkan tenaga ahli pendamping yang dapat memenuhikualifikasi dan keahlian yang diharapkan, maka pengumumanlowongan tenaga pendamping harus memenuhi ketentuan sebagaiberikut:

1. Pengumuman dilakukan melalui media masaa untuk menjaminadanya proses transaparansi dan akuntabilitas pengadan tenagapendamping masyarakat. Diharapkan dengan proses yangtransparan dan akuntabel akan di dapatkan tenaga pendampingyang memenuhi kualifikasi dan “kebutuhan” yang diharapkan.

2. Isi pengumuman diharapkan pula mampu menggambarkankebutuhan yang spesifik dari tenaga pendamping masyarakat yang

dimaksudkan, sehingga pihak-pihak lain sudah sejak awalmendapatkan informasi;

3. Di dalam pengumuman tersebut seyogyanya telah tergambardengan jelas bahwa “masyarakat merupakan pemanfaat” dariprogram ini sehingga tenaga pendamping berkewajiban untukmencurahkan kemampuan profesionalnya guna kepentinganmasyarakat tersebut

4. Pengumuman melalui media massa haruslah menarik, informativedan komunikatif (di sesuaikan dengan akar budaya masyarakatsetempat)


40/67



41/67


LAMPIRAN-LAMPIRAN


42/67


1.

2. DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI3. PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS

4. SURAT PENAWARAN

5. RINCIAN HARGA PENAWARAN

6. SURAT PERNYATAAN TIDAK MENUNTUT GANTI RUGI

7. SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN MENYELESAIKAN PEKERJAAN

8. SURAT PERNYATAAN KEBENARAN USAHA

9. BERITA ACARA PEMBERIAN PENJELASAN

10. BERITA ACARA PEMASUKAN, PEMBUKAAN, EVALUASI/PENILAIAN,PENETAPAN PEMENANG

11. SURAT PERJANJIAN KERJASAMA PENGADAAN BAHAN/ALAT (SPKP)


43/67


DOKUMEN PEMILIHAN PENYEDIA BAHAN / ALAT KONSTRUKSI

MELALUI PENGADAAN TERBATAS

KETENTUAN UMUM

Pasal 1 :

NAMA PEKERJAAN, SUMBER DANA, TEMPAT PEKERJAAN & PEMBERIKERJA

1. Nama Pekerjaan, Sumber Dana, Tempat Pekerjaan dan Pemberi Kerja :

(a) Nama Pekerjaan : Pengadaan Bahan Bangunan/Alat Konstruksi*) berupa ..................................... dengan spesifikasi teknis danvolume sebagaimana terlampir.

(b) Sumber Dana : Bantuan Langsung Masyarakat (BLM) Paket / PLPBKProgram PNPM MP berdasarkan SPPB BKM Nomor :......................tanggal....................bulan......................tahun ....................

(c) Tempat Pekerjaan : Kel./ Desa : ........................... Kecamatan :....................... Kab/Kota : .................... Provinsi :

...................................

(d) Pemberi Kerja : BKM / KSM : .........................................................,selaku Penanggungjawab Utama pelaksanaanpekerjaan sesuai SPPB Nomor : ...........................tanggal .................... bulan ......................... tahun..........................

Pasal 2 :

PERATURAN PENGADAAN

1. Penjelasan Umum

a. Peserta Pengadaan harus membaca dengan seksama dan mengertipetunjuk-petunjuk yang diberikan sebagaimana tertulis dibawah ini. Tidakada gugatan yang dapat dipertimbangkan untuk alasan-alasan yangdisebabkan oleh karena tidak membaca atau tidak memenuhi petunjuk –petunjuk ini atau karena pertanyaan kesalah pahaman mengenai arti danisinya, baik sebagian maupun secara keseluruhan.

b. Tim Pengadaan atas nama KSM mengundang penawaran untukpelaksanaan Pengadaan Bahan/Alat*), untuk Pekerjaan :

................................, dengan Lingkup pekerjaan*) : Penyediaan dan pengangkutan Bahan Bangunan sampai dilokasi

kegiatan;

Lampiran 1


44/67


Penyediaan Peralatan, Mobilisasi/Demobilisasi Peralatan Konstruksi,Penyediaan Tenaga Operator Peralatan dilapangan*)

sesuai dengan spesifikasi dan volume yang dinyatakan dalam kontrakpekerjaan.

2. Dokumen Pengadaan

Dokumen pengadaan meliputi dokumen-dokumen sebagai berikut :

a. Pedoman Pelaksanaan dan petunjuk-petunjuk teknis program PNPM MP;b. Surat Perjanjian Kerjasama/Kontrak Pekerjaan;c. Berita Acara Pemberian Penjelasan Pekerjaan (Aanwizjing).d. Petunjuk-petunjuk dan perintah tertulis serta penjelasan-penjelasan dari

KMW / Korkot selama pekerjaan berlangsung;e. Surat penawaran beserta lampiran-lampirannya;

f. Spesifikasi, Gambar-gambar dan Addendum (bila ada)3. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing)

a. Para Peserta Pengadaan diwajibkan untuk membaca secara teliti danmengerti sepenuhnya isi dan arti dari keseluruhan Dokumen Penawaran. Apabila ada hal-hal yang kurang jelas maupun hal-hal yang memerlukanpenjelasan lebih lanjut, maka Peserta Pengadaan dapat mengajukanpertanyaan-pertanyaan kepada Tim Pengadaan.

b. Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) diadakan pada :► Pemberian Penjelasan Kantor

-

-

Hari / Tanggal

Jam

Tempat

:

:

:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

► Pemberian Penjelasan Lapangan (Apabila Dianggap Perlu)

c. Bilamana dianggap perlu akan diadakan rapat pemberian penjelasanlapangan pada waktu dan tempat yang akan ditetapkan kemudian padawaktu pemberian penjelasan Kantor.

d. Dari hasil rapat pemberian penjelasan tersebut akan dibuat ”Risalah (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan” pengesahannya akan dilakukan oleh

wakil dari 2 (dua) peserta Pengadaan. Risalah ini berisikan jawaban ataspertanyaan dari peserta Pengadaan, penjelasan dan perubahan terhadapisi dari dokumen Pengadaan serta keterangan-keterangan tambahan yangdianggap perlu. Risalah rapat penjelasan tersebut juga merupakan bagiandari dokumen Pengadaan.Hasil (Berita Acara) Rapat Pemberian Penjelasan (Aanwijzing) pekerjaandapat diambil 1 (satu) hari setelah dilakukan Pemberian Penjelasan.

4. Pemasukan Penawaran

a. Setiap Penawar hanya diperbolehkan menyampaikan satu dokumen

penawaran;b. Semua Dokumen harus diserahkan dan dimasukkan kedalam kotakPengadaan atau tempat yang telah disediakan oleh Tim Pengadaan pada :


45/67


-

-

Hari / TanggalJamTempat

:::

..............................................................

..............................................................

..............................................................

c. Apabila ada peserta yang terlambat memasukan dokumen pada jamsebagaimana tersebut diatas, maka Pemasukan dokumen penawaranyang bersangkutan masih dapat diterima sepanjang belumdiselesiakannya proses koreksi kebenaran hitungan (koreksi aritmetik)dari seluruh penawaran peserta.

5. Ketentuan Surat Penawaran

a. Surat Penawaran

(1) Bentuk surat penawaran sesuai contoh yang telah disediakan oleh TimPengadaan dibuat 1 (satu) rangkap (Asli) dan ditanda tangani (ataucap jempol) oleh pimpinan penawar serta diberi materai Rp. 6.000.

(2). Surat Penawaran tercantum masa berlaku penawaran, jumlah hargapenawaran dibuat dalam angka dan huruf, dan jangka waktupelaksanaan serta dilampirkan rincian Harga Penawaran, SpesifikasiTeknis, Surat-surat Pernyataan yang dipersyaratkan, seluruhnyadimasukkan dalam 1 (satu) sampul;

(4). Apabila terdapat perbedaan penulisan / pengetikan antara angka /nilai, maka nilai penawaran yang diakui adalah nilai dalam tulisan

huruf.

b. Penyampaian Dokumen Penawaran(1) Surat penawaran harga beserta lampirannya dimasukan ke dalam

satu sampul yang disediakan oleh calon pemasok. Pada HalamanDepan Sampul, ditulis sesuai contoh berikut ini.

Dokumen Penawaran Pekerjaan :

Pengadaan Bahan/Alat

KSM ...............................

Kepada Yth.

Ketua Tim Pengadaan Bahan/Alat

KSM ...................................

Di

Tempat


46/67


6. Pembukaan Penawaran

a. Pembukaan Penawaran dilakukan satu per satu oleh Tim Pengadaandihadapan para Peserta/Undangan segera setelah Pemasukan Penawarandinyatakan ditutup.

b. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yangberbeda untuk menjadi saksi;

c. Tim Pengadaan akan membacakan setiap penawaran yang dibukaterhadap : besarnya nilai penawaran, ada tidaknya Surat PernyataanKesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha yangtercantum didalam dokumen penawara peserta;

7. Penilaian / Evaluasi Penawaran

a. Penilaian Penawaran dilakukan segera setelah pembukaan masing-masingpenawaran oleh Tim Pengadaan dihadapan para Peserta/Undangan.

b. Tim Pengadaan akan melakukan koreksi kebenaran hitungan terhadapseluruh penawaran harga yang tercantum dalam Rincian HargaPenawaran. Koreksi dilakukan atas kesalahan penjumlahan dan perkalian jumlah volume dengan harga satuan dengan ketentuan bahwa hargasatuan yang ditawarkan peserta pengadaan tidak boleh diubah. Dan untukVolume/jumlah yang tercantum dalam dokumen penawaran akandicocokkan dengan volume/jumlah yang tercantum dalam DokumenPengadaan.

c. Hasil koreksi kebenaran hitungan dapat mengubah nilai penawaran

menjadi lebih tinggi atau lebih rendah terhadap penawaran semula. Hasilkoreksi kebenaran hitungan ini merupakan nilai penawaran harga yangberlaku atau sekaligus akan mengubah nilai penawaran semula;

d. Semua hasil koreksi, baik itu temuan yang benar maupun salah harusdisampaikan oleh Tim Pengadaan kepada seluruh peserta;

e. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah (setelah koreksi)menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajibmelakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir,apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volumedan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaantersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untukklarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Toko, maka Tim harusmenyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaranwaktu yang akan diberikan kepada pemasok tersebut. Dan apabila sesuaiwaktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya ternyatatidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebutGUGUR.

f. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak adapeserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila :

Didalam Dokumen Penawaran yang diajukan tidak ditemukan RincianHarga Penawaran. (karena ketiadaan hal ini dapat menjadikan tidak

dapat dilakukannya pengecekan kebenaran hitungan (harga/volume); Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur (poin 7.e) diatas.


47/67


Ketiadaan salah satu atau kedua-duanya dari surat pernyataankesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan suratPernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok,

kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu selambat-lambatnya 2 jam (waktu inihendaknya disepakati kembali bersama oleh semua peserta/pemasok).

Peserta/Pemasok yang mengajukan penawaran tetapi tidak mengambildokumen pengadaan dan atau tidak mengikuti Acara PenjelasanKantor/Lapangan, tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan.

g. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilaipenawaran mulai dari nilai penawaran terendah sampai tertinggi denganperingkat Pertama, Kedua dst;

h. Apabila hanya terdapat satu peserta dengan Penawaran Terendah maka

dapat langsung dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhakmelakukan perjanjian kerjasama dengan Pemberi Kerja. Tetapi bilaterdapat lebih dari satu peserta dengan Penawaran Terendah, maka TimPengadaan harus melakukan penelitan terhadap kemampuan daripeserta. (kriteria kemampuan akan ditetapkan kemudian oleh TimPengadaan). Berdasarkan hasil pertimbangan tersebut, maka TimMenetapkan Peserta yang memiliki kemampuan paling besar sebagaiPemenang. Surat Penetapan Pemenang disampaikan kepada seluruhpeserta/pemasok selambat-lambatnya 2 hari setelah Acara Pemasukan,Pembukaan, Penilaian/Evaluasi dan Penetapan Peringkat Pemenang.

9. Perjanjian Kerjasama Pekerjaan

Surat perjanjian kerjasama pekerjaan akan dibuat antara pihak PemberiKerja dan Pemenang Pengadaan selambat-lambatnya 2 hari setalahditandatanganinya Berita Acara Pemasukan, Pembukaan, Penilaian danPenetapan Pemenang.

10. Pengadaan Gagal Apabila :

1. Pengadaan Dinyatakan Gagal Apabila :a). Harga penawaran terendah melebihi Pagu Dana yang telah ditetapkan

oleh pihak yang berwenang.b). Pelaksanaan Pengadaan tidak sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan dalam Dokumen Pengadaan.c). Apabila ada sanggahan peserta Pengadaan maka Tim Pengadaan

harus memberikan tanggapan.d). Sanggahan selain terhadap prosedur pengadaan yang dinyatakan

benar (poin 2), tidak dapat digunakan sebagai alasan untukmenggagalkan pengadaan.

e). Penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) Toko/Pemasok yangberbeda.

2. Pembatalan Pengadaan diberikan secara tertulis oleh Tim pengadaan

kepada para peserta Pengadaan menurut hasil penilaian Tim Pengadaanyang tidak dapat diganggu gugat.


48/67


Apabila Pengadaan dibatalkan, maka akan diadakan pelanggan ulang.

Pasal 3 :

PERSYARATAN PEMASOK

Pemasok pada waktu mengajukan dokumen penawaran harus melampirkandokumen, berikut :

a. Membuat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, apabila terjadi pembatalandana kegiatan oleh KMW dan atau didalam pelaksanaan pekerjaan terdapatperubahan Spesifikasi Teknis dan serta volume pekerjaan (contoh terlampir);

b. Surat Pernyataan sanggup melaksanakan / menyelesaikan seluruh pekerjaansampai selesai sesuai jadwal yang telah ditetapkan, (contoh terlampir);

c. Pernyataan Kebenaran Usaha, (contoh terlampir)

Pasal 4 :JANGKA WAKTU PELAKSANAAN PEKERJAAN

(1) Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama ......... (................) hari kalenderdan dimulai sejak hari dan tanggal ditandatanganinya Surat PerjanjianKerjasama Pengadaan;

(2) Batas waktu berakhirnya penyelesaian pekerjaan sampai dengan selesai 100% (seratus persen) akan diatur lebih lanjut dalam Kontrak Pengadaan.

(3)

Pasal 5 :S A N K S I

(1) Peserta Pengadaan yang ditetapkan sebagai Pemenang wajib menerimaputusan tersebut.

(2) Apabila terjadi keterlambatan pekerjaan akibat dari kelalaian Pemasok, makaPemasok yang bersangkutan dikenakan denda keterlambatan sekurang-kurangnya 1 o/oo (satu perseribu) per hari dari nilai kontrak, dan akandiperhitungkan pada saat pembayaran kepada Pemasok;

(3) Keterlambatan yang diakibatkan dengan adanya force majeure / kahar, pihakPemasok tidak dikenakan denda selama ada pembuktian secara tertulis dan

syah dan pihak Pemasok dan harus melaporkan kepada KSM selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah adanya kejadian dimaksud.

(4) Keadaan kahar/force majeure adalah suatu keadaan yang terjadi diluarkehendak para pihak seperti : kerusuhan, bencana alam (banjir, gempa bumi,badai, gunung meletus, tanah longsor, dan angin topan), kebakaran, sehinggakewajiban yang ditentukan dalam kontrak tidak dapat dipenuhi.

Pasal 6 :PENYUSUNAN KONTRAK DAN CARA PEMBAYARAN

(1) Penyusunan Kontrak

Ketua KSM menyusun Kontrak Pengadaan dan disepakati bersama denganPemenang sebelum kontrak ditandatangani, banyaknya rangkap kontrak


49/67


dibuat sesuai kebutuhan yaitu sekurang-kurangnya 2 (dua) rangkap, kontrakasli untuk masing-masing pihak. Kontrak asli pertama untuk KSM dibubuhimaterai yang cukup pada bagian yang ditandatangani oleh Pemasok, dan

kontrak asli kedua untuk Pemasok dibubuhi materai yang cukup pada bagianyang ditandatangani oleh KSM, sedangkan rangkap kontrak lainnya tanpadibubuhi materai (bila diperlukan).

(2) Syarat-syarat pembayaran :

- Pembayaran kepada Pemasok akan dilaksanakan secarabertahap/sekaligus*) yang dinyatakan dengan Berita Acara.

- Tatacara pembayaran akan diatur lebih lanjut dalam perjanjian kerja;

(3) Uang muka dapat diberikan kepada Pemasok setinggi-tingginya 20 % (duapuluh persen) dari nilai kontrak dan pihak pemasok harus menyerahkan

jaminan uang muka dengan nilai minimal 100 % (seratus persen) daribesarnya uang muka;


50/67


................, ........................ 20....

TIM PENGADAAN BAHAN/ALAT

PADA KSM : ...................................

No N a m a Kedudukan

Dalam TIM

Tanda Tangan

1.

2.

3.

4.

5.

……………………….

……………………….

……………………….

…………………………

……………………….

K e t u a

Sekretaris

Anggota

Anggota

Anggota

1.

…………….

3. ……………

5. ……………

2.

……………

4.

……………

Lampiran :

DAFTAR VOLUME dan SPESIFIKASI PEKERJAAN

No.

Nama Jenis

Bahan/AlatKonstruksi*)

Satuan Volume Spesifikasi


51/67


PENGUMUMAN PENGADAAN TERBATAS

Nomor : ..........................

Tim Pengadaan Bahan/Alat Tahun ................ pada KSM : .......................... akanmengadakan pemilihan penyedia Bahan/Alat melalui Pengadaan Terbatas untukPekerjaan Pengadaan Bahan Bangunan/Alat Konstruksi*) berupa ..................................... Tahun 20... yang dibiayai melalui Dana Bantuan LangsungMasyarakat (BLM) Program PNPM MP pada SPPB BKM/LKM dengan PJOKKecamatan, Nomor :........................ dengan Pagu dana sebesar Rp. .....................(.............................................)

Syarat - syarat untuk mengikuti pelelangan adalah sebagai berikut :

1. Memiliki Usaha Toko atau Pemasok Bahan/Alat Konstruksi*)

sebagaimana yang diperlukan;

2. Berdomisili di sekitar wilayah KSM dimaksud;

Bagi Perusahaan yang berminat dapat mendaftar dan sekaligus dapat

mengambil dokumen pengadaan di Sekretariat Panitia Pengadaan pada :

- Hari/Tanggal : …………………/…………..………

- Pukul : …………… s/d ………………..………

- Tempat : Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) KSM

............................................

D/a. .......................................................................................

Pendaftaran dilakukan oleh Pimpinan Toko/Pemasok atau wakil yang

dikuasakan.

.......................,.................20....

Tim Pengadaan Bahan/Alat

KSM ....................

Ketua,

(..............................................)

Lampiran 2


52/67


..........., .................20...

Nomor : ..................

Lampiran : --

Perihal : Undangan Pengadaan Terbatas.

Kepada Yth.

Pimpinan Toko/Pemasok : ................................

di -

Tempat

Sesuai dengan Pengumuman Pengadaan Terbatas*) No.:................................. tentang Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*) berupa................................ pada KSM : .........................................................., makadengan ini kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk mengikuti prosesPengadaan Terbatas, dengan jadwal kegiatan sebagai berikut :

1. Pengambilan Dokumen Penyedia Jasa pada :

Hari / Tanggal

Pukul

Tempat

:

:

:

............................................................................

...................... s/d ............................................

Sekretariat Panitia Pengadaan Bahan/Alat Konstruksi*)

KSM ............................................

D/a. ....................................................................................

2. Pemberian Penjelasan/Aanwijzing pada :

Documents

17. Pedoman Teknis Pengadaan Barang Dan Jasa