17 november 2015

Rum 1

2

• Therése Johansson – Projektledare IT

• Marie Ekroth – Chef Operativ HR

• Daniel Högberg – SAP Talent &

HR, Lead Sverige

3

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

4

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

#1Partnerstatus till SAP

SuccessFactors

1000+SuccessFactors HCM-resurser

100+SuccessFactors-projekt hittills

1a

Integratör för HANA-tillägg till

SuccessFactors (bl a, “Audit

and Compliance”)

1a

Integratör för implementation av

“SAP Cloud Payroll”

1a

Integratör att erbjuda post moln-

implementations-tjänster

• 370 butiker i Sverige varav ca 259 egenägda

• Samverkar med ca 820 handlarägda butiker

• Marknadsandel 20%

• Börsnoterat Nasdaq OMX med huvudägare Axel Johnson AB

• 25% av Axfoods mest lojala kunder har internationell bakgrund

6

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

Bakgrund till projekt: Nytt HR-system

• Axfood hade ett äldre systemstöd för HR-processerna personalmaster, tidredovisning för parti och

kontor samt reseräkning och riskbilden började bli för hög på grund av bristande support och

driftstörningar

• Axfood har en uttalad SAP- och moln-strategi som skall tas i beaktande för alla nya systemval

• Målet var att ersätta befintligt omfattning men även skapa bättre process och systemstöd som kan

bidra till effektivisering

– Självbetjäning

– Workflow

– Integrationer

• Genom nytt system och processtöd finns möjlighet att framåt kunna stödja Axfoods digitala HR-

strategier och arbeta med strategisk HR

8

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

9

Integrationer (Boomi och SAP PI)

• Ersätta befintliga integrationer samt skapa

nya

SuccessFactors – medarbetarinformation

• Personalmaster (inkl. LAS stöd) för anställda

samt konsulter

• Organisationsstruktur inkl. jobbkatalog

Quinyx – tidrapportering

• Tidredovisning för partihandel och

tjänstemän

Guider, manualer och support

• Test av uppsatta system samt

integrationstester med kringliggande system

• Organisationspåverkan, kommunikationsplan,

utbildningsplan samt utbilda

Aditro Travel&Expense (Resa/Utlägg)

• Reseräkning/utlägg för tjänstemän

10

11

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

• Hantera alla koncernens medarbetare och bemanningspersonal.

• Klara av att stödja de tre huvudområden Butik, Kontor och Lager.

• Klara av att hantera en medarbetares hela livscykel.

• Stödja arbetsrättslig lagstiftning och kollektivavtal.

• Stödja digital självbetjäning.

• Vara användarvänligt.

• Säkerställa gemensamma processer.

12

13

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

• HR-masterdata för hela Axfood underhålls i

SuccessFactors.

• Schemaläggning och tidsrapportering görs i

Quinyx för Lager och Kontor.

• Aditro T&E används för utläggshantering.

• Dell Boomi och SAP PI användes som

integrationsplattformar.

• Direktåtkomst ges till slutanvändaren via Single

Sign-On (SSO) för SuccessFactors och Quinyx.

• Epostadress skapas i Active Directory vid

nyanställning.

• HR-masterdata skickas till ServiceNow för

ärendehantering.

• Integrationer finns också mellan Quinyx och Aditro

T&E, samt Aditro Lön.

14

15

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

16

Sammanhållet av Axfoods:

• Teststrategi

• Projektmetodik

• Projektstyrning

Samordning med ”vattenfalls-metodik”

• … krävdes för design och test av integrationer (SAP) samt Quinyx.

Tre iterationer

• Längre första iteration för väldefinierade grundstrukturer.

• Väldefinierade del-leveranser.

Aktiva designbeslut

• Viktiga designbeslut togs tidigt.

• Anpassning mellan lösning och behov skedde kontinuerligt.

17

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

Iterativ implementationsmetodik ger snabba resultat.

Färdigbyggt självbetjäningsgränssnitt som är inbjudande och kraftfullt.

Standardkonfiguration uppmuntrar processharmonisering och underlättar processägande.

Självbetjäning är den enda effektiva vägen till hög HR-masterdatakvalitet.

En SaaS-lösning ger kontinuerliga uppgraderingar vilket potentiellt bidrar till verksamhetsutveckling.

18

19

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

20

Tidiga DatastrukturerArbete med ny organisation och jobbkatalog startades tidigt och parallellt med uppstart.

Tydlig Metodik och Projektstruktur

Samtidig implementation av 3 stycken SaaS-lösningar ställde höga krav på metodikförståelse.

Gemensam DesignfasGemensam design-fas för alla system säkerställde ömsesidiga beroenden.

Kompletterande Typer av Projektresurser

Projektet hade olika typer av personer som kompletterade varandra.

Beslut- och Lösningsorienterat Tillvägagångssätt

Etablerade beslutsvägar och fokus på lösning underlättade en standardimplementation.

21

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

22

Historisk data

Hantering av historisk data för LAS samt

lösning för arkivering av data

Börja tidigt med att förstå behov och avsätt dedikerat

resurs

Konvertering

Konvertering och nyskapande av

masterdata kräver mycket tid och

resurser

Kräver heltidsresurs och bör börja tidigt

Integrationslösning

Integration av flera SaaS-lösningar

kräver tydlig policy och arkitektur

Funktionella krav på gränssnitt bör klargöras vid

upphandling och design

23

Kort om Axfood och Accenture 4

Bakgrund till projektet Nytt HR-system 6

Omfattning och tidsplan 8

Behov av nytt Personalmastersystem 11

Övergripande lösning 13

Implementationsmetodik för SuccessFactors Employee Central 15

Fördelar med Employee Central och SaaS 17

Generella Framgångsfaktorer 19

Utmaningar och Lösningar 21

Frågor och Diskussion 23

24

?