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Revista de Gesto e Projetos - GeP, So Paulo, v. 2, n. 1, p 174-207, jan./jun. 2011.

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Revista de Gesto e Secretariado - GeSeC

e-ISSN: 2178-9010

DOI: 10.7769/gesec.v4i1.136

Organizao: SINSESP

Editor Cientfico: Cibele Barsalini Martins

Avaliao:Double Blind Reviewpelo SEER/OJS

Reviso: Gramatical, normativa e de formatao

A PROFISSO DE SECRETRIO EXECUTIVO NA

CIDADE DE CUIABMATO GROSSO

THE EXECUTIVE SECRETARY PROFESSION IN THE

CITY OF CUIAB - MATO GROSSO

Keyla Christina Almeida PortelaOrientadora e docente do curso de Bacharelado de Secretariado Executivo do Instituto Federal deEducao, Cincia e Tecnologia de Mato GrossoIFMTE-mail:[email protected](Brasil)

Denize da Silva MesquitaDiscente de Iniciao Cientfica do curso de Bacharelado de Secretariado Executivo do InstitutoFederal de Educao, Cincia e Tecnologia de Mato GrossoIFMTE-mail:[email protected](Brasil)

Jssica da Silva RodriguesDiscente de Iniciao Cientfica do curso de Bacharelado de Secretariado Executivo do InstitutoFederal de Educao, Cincia e Tecnologia de Mato GrossoIFMTE-mail:[email protected](Brasil)

Data de recebimento do artigo: 10/03/2013

Data de aceite do artigo: 30/04/2013
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]

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A profisso de secretrio executivo na cidade de Cuiab Mato Grosso____________________________________________________________________

Revista de Gesto e Secretariado - GeSec, So Paulo, v. 4, n. 1, p 90-103, jan./jun. 2013.

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A PROFISSO DE SECRETRIO EXECUTIVO NA

CIDADE DE CUIABMATO GROSSO

RESUMO

O presente artigo tem como objetivo mostrar quais os conhecimentos que a comunidade cuiabanapossui sobre a profisso e a atuao do secretrio executivo em 2011. A pesquisa foi realizada emalguns pontos estratgicos na cidade de Cuiab como praas, parques e shoppings com aaplicao de 132 entrevistas. Como aporte terico sobre o profissional de secretariado executivoutilizou-se os autores Schumacher e Portela (2006), Neiva e DElia (2005), Neves (2010), Veiga(2007), entre outros. Sobre a representao social foram utilizadas teorias de Jodelet (2001). Osresultados indicaram que a maior parte da comunidade cuiabana possui uma noo sobre a profissode secretariado executivo, mas que no conhece as funes dele, nem onde atua. Dessa maneira, a

pesquisa mostrou que tanto a profisso, como a formao de secretariado executivo precisa demaior divulgao na cidade de CuiabMato Grosso.

Palavras-chave: Secretrio Executivo; Profisso; Atuao Profissional.

THE EXECUTIVE SECRETARY PROFESSION IN THE

CITY OF CUIAB - MATO GROSSO

ABSTRACT

This article is aimed at showing to what extent the community from Cuiab knows about theprofession and the performance of the executive secretary in the year 2011. The research wasconducted in some strategic points in the city of Cuiab, such as squares, parks and shopping mallswith 132 interviews. Schumacher and Portela (2006), Neiva and D'Elia (2005), Neves (2010), Veiga(2007) and other researchers were used in the study for theoretical support. The theories of Jodelet(2001) were used to give support to the social representation. The results indicated that most of the

population from Cuiab does not know the functions of an executive secretary as well as where thisprofessional works. Thus, the research has shown that not only the profession but also academicExecutive Secretariat formation needs greater disclosure in the city of CuiabMato Grosso state.

Keywords: Executive Secretary; Profession; Professional Activity.

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Keyla Christina Almeida Portela, Denize da Silva Mesquita & Jssica da Silva Rodrigues____________________________________________________________________


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1 INTRODUO

Com as constantes mudanas no mundo globalizado, cada vez mais as empresas buscam

profissionais com vasta experincia e amplo conhecimento em diversas reas da administrao e

gesto.

A profisso de secretariado executivo tem como base fundamental em sua formao a

qualificao por meio de conhecimentos em diversas reas de atuao, proporcionando assim uma

formao generalista e de viso holstica do ambiente organizacional.

Hoje, a cidade de Cuiab MT possui dois cursos de Bacharelado em Secretariado

Executivo, sendo um, com mais de dez anos, em uma instituio particular e o outro, com dois anos,

em uma instituio pblica, a qual tem o vestibular com a maior concorrncia para o curso de

bacharelado em secretariado executivo do Brasil, nos anos de 2010 e 2011.

Nessa perspectiva, buscou-se realizar uma pesquisa, na cidade de Cuiab Mato Grosso,

com o objetivo de verificar qual a viso e os conhecimentos que a atual comunidade cuiabana

possui sobre o profissional de secretariado executivo, tendo em vista que ele est em constante

crescimento e, muitas vezes, falta mo de obra qualificada nessa rea.

Deste modo, o suporte terico da Teoria das Representaes Sociais essencial nesta

pesquisa para analisar a viso que a comunidade cuiabana possui sobre o profissional deSecretariado Executivo, respondendo a trs questes apresentadas por Jodelet (2001): Quem sabe,

de onde sabe?, que se refere s condies de formao do conhecimento do sujeito; O que sabe e

como sabe?, que busca entender qual a imagem que o sujeito possui do profissional e de onde ele

buscou aquele conhecimento; Sobre o que sabe e com que efeitos?, questo que investiga se a

viso que o sujeito possui sobre o profissional reflete de modo positivo ou negativo na sociedade.

2 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO

Os primeiros registros da profisso de secretrio executivo datam do tempo dos faras e essa

funo era exercida apenas pelo sexo masculino, tendo como representantes os escribas.

Em 1902, havia cerca de 50 mil secretrias, com salrios mais baixos do que os exigidos

pelos homens. Foi em 1911, que elas se reuniram para reivindicar melhores condies de trabalho e

conquistaram uma semana de frias por ano (no remuneradas). No entanto, foi a partir da Primeira

Guerra Mundial, quando os homens deixaram suas atividades para irem ao campo de batalha, que a

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mo de obra feminina ganhou uma maior atuao na profisso. Depois de lutas e conquistas,

apagou-se a figura do homem como secretrio executivo, colocando a profisso como

predominantemente feminina.Desde a dcada de 1990, o secretrio executivo vem passando por grandes mudanas

profissionais e acadmicas que esto estabelecendo novo perfil desse profissional. Para Portela e

Schumacher (2006) esse novo perfil profissional tem as seguintes caractersticas:

viso da empresa como um todo, tendo conhecimento de departamentos econmicos e deproduo tambm;

posicionamento social perante o mundo, importando-se com os acontecimentos e problemasa sua volta;

proatividade, contribuindo com ideias e vises diferentes para organizao; utilizao da tecnologia como principal instrumento; conhecimento sobre teorias administrativas e que sabe interpretar ambientes organizacionais.

Todas as caractersticas citadas mostram como o secretrio executivo importante dentro de

uma organizao. Ele o agente de mudana, isto , possui um olhar diferente disposto a propor

solues que ainda no foram pensadas.

3 O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO EM MATO GROSSO

O desenvolvimento da indstria do Estado do Mato Grosso, principalmente com a vinda da

copa do Mundo em 2014, fez que a procura por profissionais qualificados na rea secretarial

crescesse. As empresas necessitam de profissionais cuja competncia se identifique com o novoperfil do secretrio executivo, uma vez que ele pode atuar em diversos segmentos do mercado

como: assessor, gestor, empreendedor, comunicador de diversas lnguas estrangeiras e organizador

de eventos.

No Estado do Mato Grosso so ofertados apenas trs cursos de bacharelado em Secretariado

Executivo: um na cidade de Rondonpolis oferecido pela Faculdade Anhanguera, desde 2001, e

duas instituies de ensino na cidade de Cuiab o Instituto Federal de Educao, Cincia e

Tecnologia de Mato Grosso (IFMT), com o curso implantado em 2010, e a outra, ofertada pela

Faculdade Afirmativo, desde 1999.

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As novas atribuies da profisso ainda no so conhecidas pela maioria da populao e

empresas do estado esse estado tem um dos salrios mais baixos segundo o site da Federao

Nacional de Secretrias e Secretrios. O valor do salrio para tcnicos em secretariado de R$

700,00 e para secretrios executivos de R$1.500,00.

4 A TEORIA DA REPRESENTAAO SOCIAL

O conceito da Teoria das Representaes Sociais, estudado por Jodelet (2001), baseado na

Teoria das Representaes Coletivas de mile Durkheim (1898), a qual prope que a elaborao do

conhecimento tem origem nas caractersticas da vida na coletividade. Essa teoria comumente

utilizada nos estudos da Antropologia, Sociologia, Filosofia, Histria e Comunicao.

A Teoria das Representaes Sociais contribui para a compreenso da transformao que

ocorre na sociedade que fixa ou supera ideias, normas, valores e conceitos, pois quando uma ideia

nova ou conhecimento cientfico surge na sociedade, passa a existir uma nova representao social.

Essa teoria analisada de acordo com o contexto histrico, social e cultural.

Dessa maneira, a representao que a profisso de secretrio executivo exerce atualmente

pode permanecer ou evoluir, por meio de contribuies do conhecimento popular e ideiasfrequentes na comunidade.

5 METODOLOGIA

Para a efetivao desta pesquisa de cunho quali-quantitativo formulou-se um questionrio

com dez perguntas, sendo trs abertas e sete fechadas, aplicadas em formato de entrevistaindividual, buscando a observao do participante por meio da anlise de contedo usada para

interpretao dos resultados. (Gil, 2010).

No ano de 2011, foram aplicados 132 questionrios aleatoriamente, em quatro pontos

estratgicos e de grande fluxo de pessoas na cidade de Cuiab: ShoppingPantanal; ShoppingTrs

Amricas; Igreja Matriz; Praa Ipiranga, os dois ltimos no centro de Cuiab.

Utilizou-se a abordagem metodolgica da pesquisa-ao, [...] estudo que foi cunhado por

Kurt Lewin em 1946, definindo-a como a pesquisa que no apenas contribui para a produo de

livros, mas tambm conduz ao social. (Gil, 2010, p. 42). Portanto, as pesquisadoras escolheram

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se basear nessa abordagem, com o intuito de disseminar o conhecimento sobre a profisso de

secretariado executivo para a atual comunidade.

6 RESULTADOS E DISCUSSES

Com a aplicao dos questionrios, percebemos que a comunidade cuiabana no comparava

o secretrio executivo com um simples secretrio que desenvolve apenas funes operacionais, pois

ao ouvirem o nome secretrio executivo, a maioria das pessoas imaginava este profissional em

cargos de nvel estratgico. No entanto, o nome da profisso pouco conhecido pela populao,

conforme analisado na primeira pergunta que teve por objetivo saber qual o conhecimento da

comunidade sobre a profisso. De acordo com o grfico abaixo:

Fonte: Pergunta n. 1 do questionrioElaborado pelas autoras.

As perguntas dois e sete estavam relacionadas com as questes um e seis respectivamente.

Para as pessoas que responderam a primeira pergunta e afirmaram conhecer a profisso, buscou-se

saber na segunda pergunta de onde obtiveram tal conhecimento. Isso foi embasado na teoria de

Jodelet (2001), que estuda a Representao Social tomando como ponto de partida trs

questionamentos: Quem Sabe?; De onde Sabe?; O que Sabe?. A segunda pergunta tratava

dos questionamentos de onde sabe? e o que sabe? chegando concluso de que, para 39

entrevistados, o conhecimento vinha de amigos ou parentes que j estudaram na rea e tambm pelo

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ambiente de trabalho, por meio de colegas que j desempenharam funes semelhantes de um

secretrio executivo. E apenas doze entrevistados conheciam a profisso de secretariado executivo

por meio das instituies de ensino ou rgos que representam a categoria.

Para os 45 entrevistados que responderam pergunta seis, afirmando conhecer um secretrio

executivo, foi perguntado se sabiam sobre a formao do profissional. Dos 45, apenas nove sabiam

em qual curso a pessoa conhecida era formada. No entanto, apenas um entrevistado informou que a

pessoa conhecida possua a formao tcnica na rea, ou seja, oito no eram formados

academicamente em Secretariado Executivo.

Na quarta pergunta, ainda de cunho qualitativa, o objetivo era o de saber se os

entrevistados conheciam qual a funo de um secretrio executivo. A anlise das respostas obtidas

mostrou que, ao contrrio da hiptese que deu incio pesquisa, a qual acreditava que a maioria da

populao no conhecia realmente as funes do profissional de secretariado executivo

confundindo-as, muitas vezes, com as de uma recepcionista e/ou atendente.

Observou-se que cerca de 100 entrevistados imaginavam ou at tinham conhecimento do

que faz um secretrio executivo, enquanto 32 no tinham noo disso, afirmando que este ocuparia

funes como as de uma aeromoa, ministros ou deputados, entre outros distantes da realidade

do profissional. No entanto, os entrevistados que mais se aproximaram da real funo de um

secretrio executivo possuam formao em nvel superior ou conhecimentos administrativos.Tambm se acredita que a utilizao da palavra secretrio executivo fez com que o restante dos

entrevistados deduzisse atividades prximas s desempenhadas pelo profissional. Percebe-se, ento,

que quem ocupa o cargo nas empresas chamado apenas de secretria ou secretrio. Alguns

autores, como Neves (2010), Neiva e DElia (2005), tambm ut ilizam apenas a denominao

secretria. As anlises acima esto expostas no quadro abaixo:

Fonte: Perguntas n. 2; 4; 7 do questionrio - Elaborado pelas autoras.

PERGUNTAS QUALITATIVASNMERO DE PESSOAS QUE

RESPONDERAM

2) Onde obteve conhecimento e quais informaes lhepassaram sobre este profissional?

51

4) Na sua opinio qual a funo de um SecretrioExecutivo?

132

7) O que voc sabe sobre a formao deste profissional? 45

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Na terceira pergunta, buscou-se saber o conhecimento das pessoas com relao existncia

de um curso de Bacharelado em Secretariado Executivo em uma instituio federal, o Instituto

Federal de Educao, Cincia e Tecnologia (IFMT). Das 132 pessoas entrevistadas, apenas 35conheciam a existncia do curso na instituio e 97 no conheciam a oferta do curso e tambm

tiveram dificuldade em reconhecer a instituio devido a mudana do nome para Instituto Federal

IFMT. importante que a populao saiba que h um curso gratuito, em uma instituio federal, na

rea de Secretariado Executivo, para que ela possa buscar novas oportunidades de crescimento

profissional. Abaixo, o grfico da pergunta.


A quinta pergunta tambm mostrou uma realidade contrria que imaginvamos, ou seja, a

maioria das pessoas no considerava a profisso feminina. No entanto, ressaltamos que no

questionrio aplicado foi usada a expresso? secretrio executivo, e isso pode ter influenciado as

respostas das pessoas. Por isso, vemos que a identidade deste profissional vem sendo construda ao

longo da histria com base em uma nomenclatura costumeiramente usada, a de secretria.

Percebemos, ento, que para consolidar a imagem do profissional como a de um secretrio

executivo preciso fazer uso dessa nomenclatura. Abaixo, grfico da pergunta:

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A sexta pergunta levou concluso de que a maioria das pessoas que responderam o

questionrio no conhecia um profissional atuando na rea. Conclui-se, assim, que pouco se sabe

sobre a profisso, o que vai ao encontro da pesquisa realizada pela Federao Nacional das

Secretrias e Secretrios (Fenassec), em 2001, em que de 1.056 profissionais que exercem a funo

de secretria apenas 2,94% tm conhecimento na rea de secretariado e 1,15% na rea de Tcnicas

Secretariais e 78,03% no participam de Sindicatos de Secretrios em seu Estado. Isso demonstra

que at mesmo profissionais que exercem funes de uma secretria ou secretrio executivo na

maioria das vezes no buscam formao nessa rea. Abaixo, o grfico.


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A oitava pergunta mostrou que 94 entrevistados desconheciam o perfil de assessor, gestor,

consultor e empreendedor do profissional de secretariado executivo, apresentado por Portela e

Schumacher (2006), e apenas 38 conheciam esse perfil. Veiga (2007) tambm traz algumascaractersticas e perfil deste profissional como: holstico, coordenador, assessor e gerenciador.

Klaus e Bscoli (2009) apontam que as diretrizes curriculares estabelecidas pelo Ministrio da

Educao (MEC), para a graduao em Secretariado Executivo, em 2005, fixaram alguns contedos

bsicos no curso como: cincias sociais, administrao, psicologia, cincias jurdicas, economia e

comunicao, alm de tcnicas secretariais, eventos e redao oficial. Com isso, percebem-se as

mudanas do perfil de atuao deste profissional no mercado de trabalho atual devido s inovaes

tecnolgicas e globalizao.


A nona pergunta solicitou que as pessoas sugerissem de quais formas a profisso poderia ser

divulgada na cidade de Cuiab-MT. Dos 132 entrevistados, 78 pessoas sugeriram que a divulgao

fosse realizada por meio dos veculos de comunicao, isto , jornais impressos e programas de

televiso que fizessem matrias sobre novas profisses, como a de secretariado executivo. No

entanto, necessrio que as instituies de ensino contribuam na divulgao do curso de

Bacharelado em Secretariado Executivo, por meio de banners, cartazes, palestras, feiras de

profisses, eventos relacionados ao curso, tendo em vista que na segunda pergunta apenas uma

minoria obteve conhecimento da profisso por meio das instituies de ensino.

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A dcima pergunta mostrou que os entrevistados concordam que a mdia influencia na

construo da imagem do profissional de secretariado executivo perante a sociedade, uma vez que a

televiso, internet, redes sociais e rdio so meios de comunicao que esto no cotidiano das

pessoas. Entretanto, para a comunidade entrevistada, a mdia influencia de forma positiva, pois ela disseminadora da nova imagem do profissional.

Fonte: Pergunta n. 10 do questionrioElaborado pelas autoras

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7 CONSIDERAES FINAIS

Esta pesquisa teve como objetivo verificar qual a viso e os conhecimentos que a atualcomunidade cuiabana possui sobre o profissional de secretariado executivo, sendo possvel

identificar que ela tem uma noo, ainda que superficial, do que faz um secretrio executivo e que,

os entrevistados tinham uma noo do que a profisso.

Notou-se que muitas pessoas no conheciam a nomenclatura do cargo, pois o secretrio

executivo visto, muitas vezes, simplesmente como um recepcionista e/ou atendente. Alm disso, a

comunidade dificilmente relacionava a figura do secretrio executivo com a de uma secretria, pois

ao escutarem a denominao executivo associavam esse profissional ao nvel gerencial da

organizao, atribuindo-lhe funes de assessor; aquele que cuida das tarefas importantes; o

brao direito do executivo/presidente; quem tem um cargo alto dentro da empresa; o que

substitui o executivo quando ele no est.

Muitos entrevistados tambm associaram o secretrio executivo a servidores pblicos,

devido aos rgos pblicos terem o cargo de secretrio executivo, mesmo que esses profissionais

no tenham formao acadmica na rea.

Com relao questo Quem sabe e de onde sabe?, exposta por Jodelet (2001), observou-

se que muitos entrevistados conheciam a profisso por meio de amigos, familiares ou colegas de

trabalho, concluindo que as instituies de ensino, os rgos representantes da categoria no estado e

a mdia tm colaborado pouco para divulgao da carreira. A mdia tambm foi apontada pelos

entrevistados como o principal instrumento da divulgao da profisso. Por outro lado, os

entrevistados citaram poucas vezes as instituies de ensino como meio de divulgao da carreira

de secretariado executivo.

Quando se buscou saber o que a comunidade conhecia sobre a profisso e qual o efeito desse

conhecimento, notamos que, mesmo com a maioria conhecendo a profisso, poucos sabiam

realmente sobre as funes atribudas ao cargo e qual a formao necessria para atuar na rea.

Diante do exposto, pretende-se com os resultados desta pesquisa propor um plano de ao,

que contribuir para a divulgao da profisso, mostrando qual a melhor maneira de levar

informaes sobre a carreira para a comunidade cuiabana.

Alm disso, a pesquisa mostrou que muitos entrevistados se interessaram pela profisso,

vendo-a como uma oportunidade de qualificao e de melhoria de vida. Essa pesquisa no trouxe

apenas benefcios para comunidade cuiabana, mas tambm para os alunos que a aplicaram, pois

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estes puderam conhecer como so vistos pela sociedade em que atuaro no futuro, tendo a

oportunidade de mudarem suas posturas perante o curso e a profisso que escolheram.

Dessa forma, este estudo foi muito importante para verificar a valorizao da profisso e o

que se conhece sobre ela na cidade de CuiabMT, alm de trazer subsdios para as instituies de

ensino e sindicatos mostrarem o perfil deste profissional multifuncional, buscando maior divulgao

da profisso no mercado de trabalho. Esta pesquisa tambm servir de base para outros estudos na

rea de Secretariado Executivo, no estado de Mato Grosso, principalmente na cidade de Cuiab,

tendo em vista a necessidade de se explorar essa rea, devido escassez de pesquisas e estudos

relacionados a este profissional essencial para a dinmica organizacional.

REFERNCIAS

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Jodelet, Denise (2001).As representaes sociais. (Lilian Ulup, Trad.). Rio de Janeiro: EdUERJ.cap.1, pp. 17-44.

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