Embed Size (px)
Citation preview
Návrh úpravy procesního portálu,
komunikačních kanálů v oblasti
kombinovaného studia
Fakulty ekonomicko-správní
Univerzity Pardubice (FES UPa)
www.lunch4you.cz
Analýzu zpracoval Ing. Karel Borovička.
Můžete se na mě obrátit s dotazy na
e-mailu [email protected] nebo
na telefonu +420 777 836 061.
V rámci projektu „Rozvoj studijních programů,
didaktických metod a inovování modelu řízení v oblasti
kombinovaného studia, reg. č. CZ.1.07/2.2.00/15.0358“
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
2
Obsah 1 Vstupní informace a zadání ................................................................................................ 3
1.1 Vhled do situace z pohledu FES UPa............................................................................ 3
1.2 Poznatky z kvalitativního průzkumu mezi studenty .................................................... 4
1.2.1 Zjištěné problémy studentů ................................................................................. 5
1.2.2 Kde a jak studenti získávají potřebné informace ................................................. 7
1.3 Závěr průzkumu ......................................................................................................... 10
2 Návrh komunikační strategie ........................................................................................... 12
2.1 Zpřístupnění informací pro vyhledávání .................................................................... 13
2.2 Vytvoření nových informačních materiálů ................................................................ 14
2.2.1 Tištěné letáky ..................................................................................................... 14
2.2.2 Nové online informační materiály ...................................................................... 15
2.2.3 Aktualizované stávající materiály ....................................................................... 17
2.3 Prvotní šíření informací ............................................................................................. 17
3 Další rozvoj ....................................................................................................................... 18
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
3
1 Vstupní informace a zadání Cíl analýzy: Najít způsob, jak efektivně a jednoduše zpřístupnit potřebné informace českým
studentům kombinované formy studia.
Zdroje informací pro analýzu:
Strukturovaný rozhovor s osmi studenty.
Online komunikační kanály studentů mimo UPa, např. facebookové skupiny.
Pohovor s vedoucími pracovníky (a zároveň pedagogy) FES (proděkanka doc.
Komárková, tajemník ing. Urbanec, vedoucí projektu doc. Petr, vedoucí studijního
odd. p. Větrovská).
Vlastní průzkum intranetu, extranetu, systémů STAG a Moodle, vnitřních nástěnek,
infokanálu, tištěných materiálů, směrnic a podpůrných materiálů FES a UPa.
Poznámka: V dokumentu jsou používány běžně známé zkratky na UPa. Nejsou popisovány
interní systémy, vnitřní dokumenty a předpisy, neboť jsou všem zainteresovaným osobám
dostatečně známy. Některé uváděné pojmy v návrzích nemusí odpovídat oficiální
terminologii, ale odpovídají zažitým pojmům studentů. Příklad: „státní závěrečné zkoušky“
vs. „státnice“ nebo „diplomová práce“ vs. „diplomka“.
1.1 Vhled do situace z pohledu FES UPa
Kombinované studium na FES UPa se dotýká stovek studentů1 v tříletých a navazujících
dvouletých studijních oborech. Studující jsou ve věku 18–45 let. Většina z nich je zároveň
zaměstnaná. Neexistují dříve běžné „kruhy“ či ustálené studijní skupiny studentů. Studenti si
sami sestavují semestrální rozvrhy, každý má individuální rozvrh. Studenti téměř vůbec
nebydlí na kolejích.
Prezenční studijní aktivity probíhají i o víkendech. Studenti téměř nemají klasické přednášky
a cvičení, ale zejména konzultační aktivity.
Studenti musí využívat dva systémy – Moodle a STAG. Moodle je systém pro e-learning
a slouží také ke komunikaci mezi studenty a vyučujícími ve věcech výuky. Umožňuje rozesílat
e-maily a upozornění vybraným studijním skupinám (přihlášeným k předmětům). STAG
zejména eviduje studijní výsledky a slouží k organizaci studia – přihlašování se k předmětům
a k tvorbě rozvrhů. STAG také umožňuje rozesílání e-mailů. Studenti nadále potřebují
i „papírový index“, který je brán jako základní doklad o studiu a jeho výsledcích.
Od příštího akademického roku budou mít studenti většinu studijních opor v systému
Moodle.
1 Pojmem student je v analýze označován student kombinované formy studia.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
4
Problémové organizační situace k řešení z pohledu univerzity:
Poplatky za studium.
Zadání témat závěrečných prací.
Přerušení studia.
Zápisy do IS STAG (tvorba rozvrhů), předzápisy.
Využívání konzultačních hodin.
Informace k výuce jednotlivých předmětů (sylaby předmětů, doporučená literatura,
příklady atd.).
Systém Moodle.
Žádosti o uznání zkoušek, mimořádné opravné termíny, 3. zápis předmětů, změna
oboru.
Státní závěrečné zkoušky.
Řádné ukončení studia.
Disciplinární přestupky a disciplinární řád.
Kde hledat pomoc, radu či informace – kontaktní místa.
Kontrola studia po ukončení prvního semestru.
Přestupy z jiných škol.
Studium v zahraničí.
Studenti mohou být podle znalosti školy a procesů v „roli“: úplně nový student (po zápisu),
student přestupující z jiné školy, student vyššího ročníku, student ukončující studium.
1.2 Poznatky z kvalitativního průzkumu mezi studenty
Studenti se pohybují de facto pouze po škole – tam, kde mají konzultace. Dokonce se
nepotkávají ani v univerzitní knihovně. Studenti se navzájem příliš neznají. Neexistují již
typické studijní „kruhy“ nebo skupiny; „všichni“ se setkávají na povinných předmětech.
Každý student má de facto individuální rozvrh a předměty.
Nijak aktivně nenavštěvují web univerzity, pouze občas „musí“ do STAGu a vypracovávat
úkoly v Moodle. Vědí, že existuje facebooková skupina celé univerzity a že tam se občas něco
řeší. Minimálně využívají veřejný web upce.cz a intranet studenti.upce.cz. Studenti o webech
vědí, ale nemají potřebu je používat. Nezajímají je univerzitní akce ani novinky. Navíc weby
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
5
vnímají jako „přeplněné“ informacemi a nemohou se na nich dobře zorientovat. Vyhledávání
neposkytuje uspokojivé výsledky.
Informace ke studiu získávají zejména od ostatních studentů. Hlavním komunikačním
médiem je e-mail. Vznikají ad hoc e-mailové skupiny a konverzace k ad hoc tématům.
Organizační záležitosti se studenti snaží řešit zejména na studijním oddělení a/nebo
s p. Ivanou Veselou; tu znají všichni.
1.2.1 Zjištěné problémy studentů
Uvedené problémové okruhy jsou záznamem myšlenek studentů. Jsou ponechány i přímo
citace, aby byl lépe pochopitelný kontext a vztah studentů k věci. Konkrétní výroky je třeba
brát s ohledem na subjektivní zkušenost jednotlivých respondentů.
Na dále uvedených problémových okruzích se vždy shodli nejméně tři respondenti.
Poplatky za studium. „Vždy jsou překvapením. Na STAGu je sice počet dní, ale stejně
člověk nepochopí, co to znamená.“ „A kdo to vlastně řeší (na webu nějaké jméno
Řepková). Jak se odvolat?“
Chování a přístup pedagogů: „Hážou všechny do stejného pytle, nechápou, že
distančáci mají ke studiu ještě plný úvazek…, na přednášky si berou volno a když mají
jeden den pouze 2h školy, je to ztráta času. Kvůli zápisu zápočtu do indexu musí
student přijít jiný den (čili kvůli papíru si bere dovolenou v práci).“
Přihlašování na zkoušky a vůbec kapacita zkoušek. „Termíny zkoušek se vypisují tak
nějak průběžně a v neznámém počtu.“ Termíny se pak těžko koordinují se
zaměstnáním. Přihlašování na termíny je nutí klidně 5× denně sledovat, zda se někdo
neodhlásil, a není tak volné místečko. Problémem je i nedostatek odpoledních
termínů (návaznost na práci).
Termíny zkoušek. Rádi by měli i předtermíny, a to ještě před Vánocemi. Oceňují
zkouškový týden po letních prázdninách.
Státní zkoušky. Jaké jsou termíny na výběr závěrečné práce? Jak si vyberu svoje
téma? Problémem jsou oficiálně neznámá témata / okruhy.
Ukončování studia. Co všechno je potřeba udělat a zařídit?
Zrušit papírový index.
Nedostatečné studijní materiály. K některým předmětům nejsou dostupná ani
skripta či jiné studijní materiály.
Netransparentní povolování děkanských termínů. Někomu
povolí, někomu ne. Zveřejnit podmínky.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
6
Změny v předmětech v rámci studijního programu. „Program se neustále mění, je
v tom hokej.“
Moodle. Studenti dostali úkoly v Moodle, systému jako takovému nerozuměli
a neuměli s ním pořádně pracovat.
VPN. Mají problém přihlásit se do sítě přes VPN. Špatný návod?
Opakování předmětů. Problémem jsou kolidující hodiny v rozvrhu. Kolikrát vůbec
může student opakovat předmět?
Třetí zápis předmětu. Za jakých podmínek se povoluje? Opět neznámé,
netransparentní.
Vyhledávání informací. V interních systémech se špatně hledá. Systémů je víc a není
jasné, co má být ve kterém (STAG, studenti.upce.cz, veřejný web fakulty).
„Dokumenty jsou tak nějak roztroušené všude.“ Vyhledávání nevrací relevantní
výsledky, např.
http://www.upce.cz/hledat.html?q=%C5%BE%C3%A1dost%20p%C5%99eru%C5%A1e
n%C3%AD (dotaz: žádost přerušení studia) nenalezne hledaný formulář.
Přístup k formulářům. Doporučení „stáhněte si je na webu“– jednodušší je zajít na
studijní a vzít si vytištěný.
Nejlepší zdroj informací. „Chodíme za Ivankou, ta je super.)“
Dotazy a komentáře z diskusní skupiny na Facebooku:2
„Každý zkouškový si někdo stěžuje, jak se mu kryjí termíny… Člověk by čekal, že už si
ve čtvrťáku/páťáku zvyknete… (Všichni to máme stejně).“
„Veřejná ekonomie II. – kombinované. Ahoj, uznává doc. Stejskal zápočet z minulého
roku? Pokud ano, je třeba mu napsat, aby to zapsal do STAGu, nebo to stačí vyřídit při
zkoušce? Předem díky za info!“
„Hlavně, že tolik lidí chce předtermíny, ale když se vypíše, tak na něj nikdo nejde
a termín se zruší… Pak se nedivím, že Provazníková nechce vypisovat termíny:(„
„Ahoj, nemáte někdo z minulého roku detailní otázky z odborných předmětů
i z MIKRO+MAKRO, co byly u státnic u oboru Ekonomika a management? :-)“
„Právě vypsán termín na Matematickou ekonomii, deadline dnes ve 21:31, tak huš
huš.“
2 Zdroj: https://www.facebook.com/groups/290336477654124/
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
7
„Dotaz na Management podniku a SZZ :): Budete se učit z Mikra II téma Tržní selhání
a podtéma Teorie her, když to není v okruzích? :D“
„Nevíte někdo, jak je to s tím zadávacím listem do DP? Do těch tvrdejch desek ho
mám oskenovat a do kroužkové ho mám jen vložit (jako ten originál)?“
„Makro II. – kombinovaná forma. Nevíte prosím, jestli uznává zápočty z předchozího
roku? Předem děkuji!“
Poznámka: Výše uvedené otázky jsou zřejmě od prezenčních studentů, nicméně ilustrují
problémy, které řeší i distanční studenti.
1.2.2 Kde a jak studenti získávají potřebné informace
Studenti komunikují mezi sebou, s pracovníky univerzity a s univerzitou jako institucí. Hlavní
zdroje informací pro ně představují následující kanály:
Osobní kontakt na půdě univerzity.
Studijní oddělení nebo p. Ivana Veselá (ohledně studijních věcí).
E-mailové konference nebo hromadnou korespondenci v rámci ad hoc studentských
skupin (mimo univerzitní systémy).
Osobní konzultace nebo e-mail s pedagogy.
Další, méně využívané informační a komunikační kanály:
Facebooková skupina Univerzita Pardubice
(https://www.facebook.com/groups/16692228604/) a jiné skupiny, např.
https://www.facebook.com/groups/290336477654124/3
Moodle.
Interní systémy, portály: STAG, intranet, veřejně dostupná část www.upce.cz.
Nástěnky a informace umístěné ve výukových prostorách FES.
Nedostupné nebo minimálně použitelné komunikační kanály:
Jiné než výukové prostory FES, např. menza, koleje, knihovna.
E-maily přidělené univerzitou.
Úvodní stránky webů upce.cz, studenti.upce.cz.
3 Podle statistiky „mluví o tom 45 lidí“ je zřejmé, že oficiální facebook stránka Univerzity je de facto
jednosměrný kanál školy (hlásná trouba), aktivita „fanoušků“ je mizivá. Naopak v „neoficiální“ skupině přispávají téměř výhradně studenti, většina příspěvků je komentovaná. V takové skupině pak má
smysl komunikovat.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
8
Proč pro studenty nefungují weby UPa jako hojně využívaný informační kanál?
Obsahují příliš mnoho balastních informací, např. aktuality ze školy, akce pro velmi
úzké skupiny lidí.
Jsou málo obsahově a kontextově provázané. Např. formuláře ohledně studia jsou
nejméně v 5 sekcích webu.
Lidé volí nejkratší možné cesty. Uživatelsky je velmi neobvyklé chování přicházet na
web přes úvodní stránky. Proto nefungují oznámení na úvodních stránkách webů.
Směrnice a obdobné dokumenty mají 30 stran, přičemž studenta se týkají jen
3 z nich.
Vyhledávání nevrací relevantní a srozumitelné výsledky.4
Pro ilustraci uveďme výsledek vyhledávání pro dotaz „uznání zápočtu fes5“.
Povšimněte si „přehlednosti“ výsledků. Vyhledávání vrátí správný výsledek na
4. pozici (orámováno), který vede na stránku
https://studenti.upce.cz/fakulty/FES/studium/vyuka/uznavani-predmetu.html.
Nicméně z prezentace informace těžko někdo pozná, že nalezl hledané. Vyhledávání
nefunguje nad veřejnými daty na www.upce.cz.
Není zřejmý obsah dokumentů. Např. na adrese
https://studenti.upce.cz/studium/formulare.html je nyní odkaz „Formulář: Žádost“.
Není zřejmé, čeho se žádost týká, lze pomocí ní žádat např. o 3. termín zkoušky?
4 Technická poznámka: Vyhledávání v intranetu řeší technologie Google. 5 Výsledky na https://studenti.upce.cz/hledat.html?data=uzn%C3%A1n%C3%AD+z%C3%A1po%C4%8Dtu#search
=uzn%C3%A1n%C3%AD+z%C3%A1po%C4%8Dtu+fes&oblast=&fakulta=&start=0
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
9
Nízká informační hodnota stránek. Tato stránka má podat studentům informace
o poplatcích za studium: https://studenti.upce.cz/predpisy/leg.html. Odkazuje se na
ni z menu Studium –> Poplatky za studium. Místo informací obsahuje v hlavní části
(zvýrazněno otazníkem) pouze nesouvisející odkazy: Směrnice – Vzdělávání
a kvalifikační rozvoj; Vyhlášky; Příkazy. Za těmito odkazy nejsou žádné informace,
které by s poplatky za studium souvisely. Stránka jako taková žádné informace
o poplatcích za studium neobsahuje6. Pouze v pravé orámované části je odkaz na
celouniverzitní směrnici o poplatcích. Ten bohužel zaniká v okolním šumu. Pojetí
stránky i její obsah demonstrují přístup „člověče, hledej, čti a zkoumej“.
Poznámka: Značné množství požadovaných informací je na intranetu možné najít. Např.
formuláře pro obecné žádosti, okruhy pro SZZ. Bohužel plně se aplikuje Krugova teorie
Rezervoáru dobré vůle.7 Energie potřebná na nalezení informace významně převyšuje
energii, kterou je uživatel ochoten investovat.
6 Poměrně relevantní informace obsahuje veřejně dostupná stránka
http://www.upce.cz/fes/studium/poplatky-za-studium.html. 7SteveKrug, Kniha don’t make methink, http://www.amazon.com/Dont-Make-Me-Think-Usability/dp/0321344758
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
10
1.3 Závěr průzkumu
Studenti nemají problém šířit informace mezi sebou. Mají problém získat informaci od
školy. Důležitým faktorem je nefunkční vyhledávání a roztříštěnost zdrojů informací.
Problémové oblasti ilustruje následující obrázek.
Studenti využívají omezený okruh zdrojů informací (zejména e-maily, dotazy mezi sebou),
minimálně využívají intranet a další informační kanály FES. Neorientují se v systému
intranetu a povinných systémů Moodle a STAG (co kde je, co tam mají hledat). Tráví málo
času v prostorách UPa.
Průběžné výsledky průzkumu a konzultace určily následující situace k řešení:
1. Poplatky za studium.
2. Zadání témat závěrečných prací.
3. Přerušení studia.
4. Zápisy do IS STAG (tvorba rozvrhů) vs. zápis ke studiu.
5. Informace k výuce jednotlivých předmětů (sylaby předmětů, doporučená literatura
atd.) – systém Moodle.
6. Žádosti o uznání zkoušek, mimořádné opravné termíny, 3. zápis předmětů, změna
oboru.
7. Státní závěrečné zkoušky.
8. Disciplinární přestupky a disciplinární řád.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
11
9. Kde hledat pomoc, radu či informace – kontaktní místa – p. Ivana Veselá.
10. Možnost zrušení zápisu – vliv na stipendium, neúspěšné studium…(musí ukončit do
října, aby se nedostal do matriky studentů).
Jednoduše řečeno: Je třeba řešit existenci a nalezitelnost informací.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
12
2 Návrh komunikační strategie
MOTTO: „POMŮŽEME STUDENTŮM PORADIT SI.“
Jádro strategie: Podsunout studentům hledané informace tak, aby jim důvěřovali a byli
schopní je jednoduše sdílet e-mailem. Pak už budou fungovat studentské tamtamy. Je třeba
se zaměřit na formu a obsah poskytovaných informací. Poskytovaná informace musí být
kompletní, nalezitelná a sdílitelná, a to snadno.
Je proto třeba celkově změnit přístup k online prezentaci informací. Od přístupu „člověče,
hledej, čti a zkoumej, kde to jen jde“ na přístup „je to takto…“.
Pilíře navrhované strategie:
Zaměřit se na online aktivity. Off-line nástroje použít jako podpůrnou propagaci.
Zúžit okruh míst, kde studenti musí hledat informace. Jedno z nich definovat jako
vstupní místo a rozcestník – navrhujeme portál studenti.upce.cz.
Zlepšit vyhledatelnost dokumentů.
Vytvořit nové informační materiály v různých formách.
Rozšířit vytvořené materiály mezi studenty, aby je pak šířili sami mezi sebou.
Je třeba nastavit jasná pravidla, jaké informace jsou ve kterém systému, co se jeho
prostřednictvím řeší a naopak, co v daném systému prostě není. Jako základ vidíme
následující rozdělení:
STAG – pouze agenda tvorby rozvrhů, přihlašování na zkoušky, evidence výsledků
studia, sylaby, zadávací listy.
Moodle – pouze kompletní studijní opory, vše, co souvisí s výukou daných předmětů.8
Studenti.upce.cz – obsahuje organizační záležitosti, oznámení (pro studenty)
nesouvisející s výukou, vše jinde neuvedené. Za součást tohoto portálu považujeme
i ostatní subdomény *.upce.cz.
Www.upce.cz/fes, resp. veřejná část www.upce.cz – vůbec nic pro stávající
studenty.9
Toto rozdělení je třeba zavést, dodržovat a propagovat mezi studenty.
8 Oproti konzultacím zde nenavrhujeme vytvářet sekci aktualizovaných rad studentům. Vzniklo by další
místo, kde musí studenti vyhledávat informace. Zřejmě by byl i problém zahrnout data z Moodle do
vyhledávání v portálu studenti.upce.cz. 9 Toto nevylučuje, aby se na veřejný web vhodným způsobem odkazovalo ze studenti.upce.cz.
Nicméně veřejný web nesmí fungovat jako vstupní místo pro vyhledávání informací studenty.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
13
2.1 Zpřístupnění informací pro vyhledávání
Protože pro interní vyhledávání je využívána technologie Google, je pro nalezitelnost
informací nejlepší HTML a textová podoba dokumentů. De facto se také aplikují pravidla
optimalizace pro vyhledávače. Proto navrhujeme následující technické a obsahové úpravy
stávajících stránek:
Stránka https://studenti.upce.cz/studium/formulare.html obsahuje filtrování
dokumentů podle fakult. Vznikají tak vlastní URL adresy s parametrem např. ?level=4
(pro FES). Je třeba tuto URL adresu dostat do výsledků vyhledávání.
Dále stránce nastavit titulek (HTML element <title>) Formuláře a žádosti FES.
Obdobně je třeba přistupovat také k dalším takto fungujícím stránkám.
Pro všechny dokumenty typu formulář, žádost:
o vytvořit pro každou žádost samostatný vzor,
o pojmenovat soubor tak, aby z něho šel odvodit obsah,
o v textu dokumentu (ideálně v nadpisu) uvést název žádosti,
o převést soubor do formátu .doc, .rtf nebo obdobného (zlepší se použitelnost
pro studenty).
Upravit existující dobře zpracované stránky (např.
https://studenti.upce.cz/fakulty/FES/studium/vyuka/uznavani-predmetu.html) tak,
aby titulek stránky (<title>) obsahoval to, co studenti hledají. V tomto případě
„Uznávání zápočtů a zkoušek na FES“ namísto oficiálního, nic neříkajícího názvu
„Informace k organizaci uznávání předmětů na FES UPa“. Návazně na to obdobným
způsobem upravit na „nadřazené“ stránce
https://studenti.upce.cz/fakulty/FES/studium/vyuka.html anchor text odkazu. Pozn.:
Anchor text je to, co uživatel vidí jako podtržené – viz obrázek.
Upravit formu prezentace výsledků vyhledávání. Ideálně do podoby běžných výsledků
vyhledávání google.cz.
Výše uvedené úpravy zlepší přehlednost výsledků vyhledávání a přímo pomohou studentům.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
14
2.2 Vytvoření nových informačních materiálů
2.2.1 Tištěné letáky
Jako základ navrhujeme vytvořit informační letáky, řešící z pohledu studenta jeho
problémovou situaci. Vytvořené letáky jsou uvedeny v příloze tohoto dokumentu. Letáky
mají standardní formát A4. Je třeba počítat s tím, že mohou být tištěné černobíle. Letáky
rovněž odkazují na www stránku, kde jsou elektronické verze letáků.
Principy tvorby obsahu letáků:
Zachycují převážně body, které se týkají přímo studenta. Pouze v případě lhůt mohou
přidat informaci o zpracovateli či procesu v pozadí.
Vysvětlují.
Udržují širší kontext. Mohou poradit s dalším krokem.
Udávají závažné důsledky.
Nenutí studenta dohledávat informaci. Není-li to možné, odkazují co možná nejpřímější
cestou na dokument.
Forma sdělování:
o Tykají. Minimalizují trpný rod.
o Prezentují informaci pozitivně.
o Používají co nejméně direktiv, slov jako muset, smět.
o Používají pojmenování běžné mezi studenty (např. státnice namísto státní
závěrečná zkouška, diplomka namísto diplomová práce).
Grafické zpracování letáků respektuje vnitřní předpis UPa a podmínky dotace z OPVK. Tyto
prvky budou v záhlaví a zápatí stránek. V barevné variantě předpokládáme zelenou barvu
FES a využití pouze povinných prvků. Patička letáku obsahuje informaci o datu aktualizace
a odkaz na www stránku, kde je leták umístěn.
Letáky by se i po grafické stránce měly tvářit neformálně, lidsky. Také procesní schémata
budou spíše „cik-cak“ (viz nákres), než liniově a přímkami.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
15
2.2.2 Nové online informační materiály
Nové materiály obsahově vycházejí z letáků i z principů jejich tvorby, využívají však možnosti
elektronických dokumentů. Budou mít tyto základní formy:
HTML stránky s řešením každé jednotlivé situace. Fyzické umístění ve struktuře
portálu není podstatné. Stránka vždy obsahuje kompletní informaci, aby člověk
nemusel dohledávat jinde. Stačí i jen přímý prolink na danou informaci či dokument;
ne link na stránku, kde bude člověk dokument muset hledat.
HTML stránka odkazující na řešené situace. Odkaz na tuto stránku doporučujeme
umístit na server studenti.upce.cz do menu Studium jako novou položku „FAQ
Studijní oddělení“. Na stránce zachovat funkčnost členění dle fakult. Faktické
umístění stránky ve struktuře webu není podstatné. Byla by však vhodná jednoduchá
URL adresa typu studenti.upce.cz/tahaky nebo upce.cz/fes/tahaky nebo
upce.cz/fes/JakNaTo podle rozhodnutí vedení.
Obrázek. Může být identický s letákem. Doplňuje příslušnou HTML stránku. Může být
umístěný ve „fotogalerii“ s ostatními letáky.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
16
Prezentace. Více letáků je možné spojit do prezentace a promítat ji v rámci interního
informačního kanálu (LCD monitory v přízemí FES).
Souhrnný dokument se všemi řešenými situacemi, a to ve formátu např. .doc, .pdf.
Aktualizované žádosti a formuláře. Každý takový dokument by měl být
identifikovatelný podle názvu souboru, odkazu na soubor a hlavního nadpisu
v dokumentu.
Vlastnosti a princip tvorby nových online informačních materiálů
Mají kompletní obsah:
o Řeší problémy v souvislostech, nejen studijních.
o Přímo obsahují informaci, příp. na ni přímo a kontextově odkazují.
o Informaci neskrývají za odkaz typu „ve lhůtě podle § 3“ nebo „důvody
odvolání obsahuje příloha 5 vyhlášky o…“.
o Uvádějí transparentní podmínky, např. pro rozhodnutí děkana o povolení
3. termínu zkoušky.
Jsou nalezitelné:
o Názvy stránek i souborů popisují srozumitelně obsah příslušného dokumentu.
Název a odkazy na dokument obsahují slova, která lidé v dané souvislosti
vyhledávají.
o Výsledky vyhledávání jsou srozumitelné a přehledné.
o Vedou na ně odkazy z relevantních stránek.
Dají se jednoduše sdílet:
o Jsou kopírovatelné – ve formě textu, obrázku či HTML. Dokumenty typu
žádost, formulář existují v editovatelné podobě, např. .doc, .rtf.
o Jsou „e-mailovatelné“. Dokument, www stránku, soubor nebo odkaz na ně lze
jednoduše poslat e-mailem.
o Jsou sociální – sdílitelné na facebook.com, pinterest.com.
o Jsou srozumitelné – užívají pojmy srozumitelné studentům.
o Vše podstatné je na jednom místě.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
17
2.2.3 Aktualizované stávající materiály
Stávající informace na webech UPa upravit podle požadavků na nové online informační
materiály. Vzorem dobrého obsahu je např. stránka
https://studenti.upce.cz/fakulty/FES/studium/vyuka/uznavani-predmetu.html.
2.3 Prvotní šíření informací
Motto: Dobrá zpráva se šíří sama.
Víme, že studenti získávají informace od dalších studentů. Je tedy třeba dostat nově
vytvořené materiály mezi prvních několik desítek studentů a ti již obstarají další šíření.
Navrhujeme tato konkrétní opatření:
Studijní oddělení bude do odpovědi na e-mailové dotazy vkládat odkaz na letáky
(nebo jejich online podobu), případně je zasílat jako odpověď. V případě osobního
kontaktu bude dávat leták jako odpověď.
Na zápisech bude studijní oddělení předávat studentům vybrané letáčky (např. První
rok, Zrušení zápisu).
Umístit tištěné letáky na nástěnky (studijní, děkanát, IC).
Promítat letáky ve vnitřním infokanálu (LCD TV).
Vložit odkazy na nové online materiály na vhodná místa v intranetu.
Přispívat několik týdnů do studentských facebookových diskusí a sdílet tam dostupné
materiály.
Založit „board“ na www.pinterest.com a sdílet tam letáky ve formě obrázků.10
Upozornit členy na vytvořené materiály SRUPa. Jsou respektovaným zdrojem
informací pro ostatní studenty.
Uvedené aktivity by po prvním semestru činnosti měly zajistit, že se dostatek studentů
seznámí s vytvořenými materiály. Mimo jiné proto, že materiály jsou většinou platné
a použitelné i pro studenty denní formy studia, kteří často radí distančním studentům.
10 Návod a podklady na http://business.pinterest.com/widget-builder.
Návrh komunikačních kanálů v oblasti kombinovaného studia FES UPa
18
3 Další rozvoj Doporučujeme, aby studijní oddělení sbíralo zpětnou vazbu na vytvořené materiály
a případně zajistilo jejich aktualizaci. Předpokládáme také vytváření dalších informačních
materiálů a doporučujeme klást důraz na jejich online podobu.
Podle výsledků výzkumu považujeme z pohledu studenta za velkou slabinu informační
architekturu a také obsah intranetu – portálu studenti.upce.cz. Navrhujeme proto nový
projekt – Zjednodušení informační architektury webových informačních zdrojů FES/FEI/UPa.
Do projektu by bylo možné zapojit studenty formou semestrálních i diplomových prací. Jejich
rolí by byl zejména uživatelský výzkum, sestavení person, uživatelských scénářů. Na základě
statistik návštěvnosti stránek a statistiky vyhledávání mohou určit míru zájmu studentů
o poskytované informace, navrhnout úpravy uživatelského rozhraní a mohou také vytvářet
obsah nových informačních materiálů nebo je transformovat do HTML podoby.
