120 Maneras deExponer con Exito

SUSAN A. FRIEDMANN

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Índice de materias

Selección de las ferias adecuadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

Secretos para la preparación y planificación de ferias de muestras . . . . . . .4

Formas eficaces de reducir gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Técnicas para crear gráficos que hacen pararse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8

Creación de presentaciones fuertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

Componentes esenciales de mailings anteriores a la feria llenos de fuerza .12

Utilice obsequios de forma eficaz y deje una impresión duradera . . . . . . .14

Expositores internacionales: conozca a su público . . . . . . . . . . . . . . . . . .16

Todo lo que necesita saber sobre transporte de exposiciones . . . . . . . . . .18

Cómo aprovechar al máximo los servicios de las ferias de muestras . . . . .20

Un personal motivado garantiza fantásticos resultados en las ferias de

muestras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

Preguntas que habilitan a posibles clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24

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Seleccionar la feria adecuada a la que asistir puede suponer una gran diferencia en sunivel de éxito -indicios cualificados y ventas- frente a gastar dinero, perder tiempo yenergía por nada a cambio.

1. Haga preguntasLas primeras preguntas que debería hacer son "¿a quién quiere llegar en la feria?" y "¿quéquiere que pase?"

2. Identifique feriasExisten dos grupos de ferias que debería evaluar: las ferias a las que se encuentraasistiendo en este momento, y las ferias que quiere considerar en una futura participación.¿Quién es su mercado objetivo y a qué ferias asiste este mercado?

3. Ajústese a sus objetivosSeleccionar las ferias adecuadas significa ajustar sus objetivos expositores al públicoadecuado, el tiempo necesario para cumplir con los modelos de compra de loscompradores, y la capacidad de mostrar y hacer demostraciones de sus productos/servicios.

4. Haga sus deberesA la hora de evaluar el potencial de una feria, reúna tanta información como le sea posible;estadísticas/demografía de la feria, y revise las listas de previos participantes. Verifique lainformación proporcionada por la dirección de la feria. Hable con antiguos expositores yasistentes.

5. Visite la feriaCuando le sea posible, visite personalmente la feria antes de la exposición para evaluar suvalor. Evalúe los acontecimientos secundarios y/o los programas educativos alrededor dela feria.

6. Considere la localizaciónTenga en cuenta la localización geográfica. Normalmente entre el 40 y el 60% de losasistentes vienen de un radio de 200 millas de la localización de la feria. Tenga en cuentasu área de distribución y público objetivo.

Selección de las ferias adecuadas

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7. Considere del tiempo¿Qué otros acontecimientos están programados a la misma hora que la feria y quéimpacto tendrá en la asistencia?

8. Evalúe las oportunidades¿Qué otras posibilidades de marketing le podría ofrecer la feria? ¿Existen oportunidadesde patrocinio, de mostrar nuevas ofertas, o de participación en el programa educativo?

9. Juegue sobre seguroSea cauto al participar en una feria novel. Mostrar a la dirección el material promocionalpuede ser extremadamente persuasivo, pero una feria sin historia previa es una empresaarriesgada.

10. Seleccione su espacio con cautelaCada feria es única y existen muchas variables que afectan la dirección, el volumen y lacalidad del tráfico que pasa por su sistema expositor. Familiarícese con el plano del suelo.Piense lo cerca que quiere estar de las principales atracciones, los líderes de la industria,los competidores, los aseos, los puestos de comida, las entradas, las salidas, las escalerasmecánicas y ascensores, las ventanas o los seminarios. Evite las columnas obstructoras,los techos bajos, los pasillos sin salida, muelles de carga y puertas de mercancías,espacios con iluminación pobre, tuberías de agua en el techo, áreas montadas a últimahora o "puntos negros" en el plano del suelo.

Ejemplo del plano de la Feria TS2.

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1. Determine cómo su actual estrategia de marketing puedefortalecer las ferias de muestras

¿Quiere:

• Aumentar productos/servicios existentes en mercados existentes?• Introducir nuevos productos/servicios en mercados existentes?• Introducir productos/servicios existentes en nuevos mercados?• Introducir nuevos productos/servicios en nuevos mercados?

2. Establezca objetivos realistas y que se puedan medirSepa lo que esperar de una feria. Establezca objetivos realistas y que se puedan medir.Escríbalos y compártalos con su equipo de exposición. Decida exactamente quéinformación quiere y entonces establezca los sistemas para medir sus resultados.

3. Establezca un presupuesto realistaExisten muchos gastos diferentes en una exposición. Cuando realice su presupuesto,considere lo siguiente:

El espacio de la exposición; el sistema expositor, calcule un 50% para equipo (estructura yaccesorios) y un 50% para gráficos/servicios de la feria incluidos el transporte, el montajey desmontaje, y los servicios en sí; transporte; publicidad antes y después de la feria,promociones y acontecimientos especiales; gastos de personal incluidos viajes,alojamiento, gastos diarios y valor del tiempo.

4. Seleccione un sistema expositor que se ajuste a susnecesidades

Haga sus deberes y seleccione un sistema expositor que se ajuste a los objetivosestablecidos para cada feria, proyecte la imagen adecuada de su compañía, sea duradero,flexible y versátil, y encaje con su presupuesto. Explore la facilidad, capacidad yrentabilidad de ampliar su sistema expositor con el tiempo.

5. Desarrolle un mensaje o tema generalMientras desarrolla su plan promocional, publicidad, acontecimientos especiales yrelaciones con los medios de comunicación, necesitará mantener un tema consistente através de cada pieza. Esto ayudará a reforzar su mensaje a los posibles clientes así comopermitirles recordar mejor quién es usted.

Secretos para la preparación y planificaciónde ferias de muestras

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6. Utilice gráficos para mejorar su mensajeLos gráficos se utilizan para crear interés, centrar la atención y hablar de suproducto/servicio a los visitantes. En tan sólo de tres a cinco segundos, los gráficosnecesitan comunicar quién es usted, qué hace y cómo se pueden beneficiar sus clientes.Los gráficos son muy a menudo la primera impresión que un asistente tiene de unexpositor, de modo que es importante decir lo "adecuado". Considere el tamaño, másgrande es mejor.

7. Seleccione el personal "adecuado"Uno de los aspectos fundamentales de cualquier feria es el personal. El personal que eligepara representarle son sus embajadores. Ese personal tiene la responsabilidad de hacer oromper futuras relaciones con los asistentes y posibles clientes. Invierta tiempo en suformación de modo que sepan qué hacer y la mejor manera de representar a susproductos/servicios y compañía.

8. Programe pronto sus necesidades de transporteAhorre dinero al programar sus necesidades de transporte con antelación a laprogramación de la feria. Elija una empresa de transportes especializada en el transportede ferias de muestras y que le dé el servicio que necesita. Comuníquese siempre tanto porescrito como verbalmente con su empresa de transportes.

9. Desarrolle un sistema de seguimientoExisten buenas aplicaciones de software de gestión de indicios en el mercado. Encuentreuna que se ajuste a sus necesidades o considere el diseño de la suya propia - cuanto mássimple mejor. Decida qué tipo de preguntas es posible que le hagan y cómo responderlas.Considere los diferentes métodos de seguimiento para los diferentes tipos de visitantes, p.ej. posibles clientes con necesidades inmediatas; posibles clientes interesados en comprardentro de los siguientes seis meses; posibles clientes que sólo están parcialmenteinteresados. El seguimiento más rápido ocurre cuando introduce información sobre indiciosen un sistema informático directamente en la feria y lo transmite inmediatamente para quese realice su cumplimiento. Sea cual sea el sistema que utilice, asegúrese de que elseguimiento es rápido, p. ej., de tres a cinco días después de la feria. ¡Si usted no realizaningún seguimiento, la competencia lo hará!.

10. Reevalúe de forma regularDebería reevaluar continuamente las razones por las que selecciona la feria. Asegúrese deque siguen atrayendo a su público objetivo y de que consigue resultados

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Si es usted el típico expositor, probablemente esté interesado en ahorrar dinero. Aquí tienealgunas formas prácticas, fáciles y creativas de estirar ese presupuesto un poco ajustado.

1. Planificación apropiadaUna planificación apropiada es el consejo más importante para reducir gastos. Unaplanificación por adelantado le ahorrará altos gastos de última hora. Cree una lista defechas y actividades clave. Amplíe las fechas prevista un mes de modo que siemprecumpla con las fechas límite.

2. Producción publicitariaRealice todos sus mailings antes de la feria para ahorrar gastos de imprenta en lugar deimprimir varias veces a lo largo del año.

3. Compra de un sistema expositorConsidere el mejor tipo de sistema expositor para sus necesidades. Considere uno que seempaque de forma compacta para ahorrar gastos de almacenaje; que sea ligero paraahorrar en transporte; que sea portátil para transportarlo en coche, mensajero o comoequipaje aéreo; que se pueda montar y desmontar fácilmente para ahorrar gastos; que seadapte fácilmente a diferentes espacios al añadir o quitar componentes.

4. Gráficos de exposiciónDiseñe y cree sus gráficos de exposición con tiempo para evitar gastos por horas extra opor prisas. Haga que alguien corrija su copia para evitar gastos por cambios.

5. Empacamiento de provisionesCree una "caja para ferias" que contenga artículos prácticos que a menudo no seencuentran disponibles en una feria. Incluya una grapadora, cinta, velcro‚ tijeras, navajadel ejército suizo, bolígrafos, papel, alargadores y bombillas extra ligeras. Recuerde volvera llenar la caja después de cada feria.

6. FolletosLleve consigo sólo los folletos suficientes para distribuir a indicios altamente cualificados.Ofrezca mandar folletos a los posibles clientes de modo que estén en su mesa cuandovuelvan de la feria. Así ahorrará en transporte, producción y reducirá el volumen dedesperdicios.

Formas eficaces de reducir gastos

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7. TransporteAl comprar un sistema expositor, investigue cómo lo transportará. Los sistemas duraderosligeros ahorran en transporte. Mantenga un registro exacto del peso real, contenido ynúmero de contenedores. Especifique el peso en su factura de carga. Consolide materialesen un tubo o empaquete en plástico artículos individuales en una paleta. No escatimecontenedores de envío. Volver a hacer gráficos dañados puede ser caro.

8. ViajeInvestigue tarifas reducidas y tratos especiales con compañías aéreas por diez personas omás viajando a y desde la misma ciudad. Haga las reservas pronto y pida a los hotelescualquier tarifa especial/ corporativa. Explore las tarifas por quedarse un sábado por lanoche, una noche extra en el hotel puede costarle menos que la tarifa aérea extra. Utilicelos autocares del aeropuerto en lugar de taxis.

9. Servicios de feriasEncargue los servicios de la feria al menos 10-30 díasantes de la feria - teléfonos, servicioseléctricos, de limpieza, etc. El precio del suelo es a menudo 10-20% más alto. Encarguemás vatiaje del que vaya a necesitar de modo que no corra el riesgo de sufrir un falloeléctrico y entonces tenga que pagar un precio más alto por el suelo.

10. MontajePrograme el montaje durante horas normales de trabajo y evite fines de semana y horasextra en lo que sea posible ya que esto puede costarle el doble. Cuando le sea posible,utilice su propio personal para montar su sistema expositor. Necesitará comprobar lasregulaciones especificadas por la sala de exposiciones.

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1. Haga que se paren y mirenLos gráficos se utilizan para crear interés, centrar la atención y hablar de suproducto/servicio a los visitantes. En tan sólo de tres a cinco segundos los gráficosnecesitan comunicar quién es, qué hace y cómo se pueden beneficiar sus clientes. Losgráficos son muy a menudo la primera impresión que un asistente a una feria tiene de unexpositor, de modo que es importante decir lo adecuado.

2. Tenga en cuenta los objetivos para la feriaTenga en cuenta cómo transmitir los objetivos para la feria gráficamente. Propóngaseatraer la atención con gráficos auténticamente interesantes y vibrantes. Realice imágenesgráficas a tamaño natural para crear un impacto aún mayor. Asegúrese de que sus gráficosse pueden ver a una distancia de 1-5 metros o más.

3. Proyecte la imagen adecuadaEntienda qué imagen quiere proyectar: tradicional, alta tecnología, fiabilidad, etc. Laimagen de su compañía dictará la elección en tipos de letra, ilustraciones, color, etc.

4. Diseñe para el públicoDiseñe sus gráficos para el público elegido. Céntrese en los beneficios para el cliente.Utilice sus gráficos para mostrar cómo su compañía difiere de la competencia. Diseñeimágenes para estimular la imaginación del espectador que vayan más allá de loconvencional. Evite diseñar para públicos en concreto, p. ej. blanco para médicos,diagramas para ingenieros. Transmita información técnica utilizando buenos principios dediseño y gráficos cuidadosamente planeados.

5. Utilice diferentes tipos de gráficosExiste una variedad de soluciones gráficas disponibles para transmitir su mensaje incluidasfotografías con iluminación frontal o de fondo, imágenes impresas digitalmente, murales oseñalización desmontable.

6. Tenga un enfoque integradoPlanee utilizar sus gráficos en otro material colateral para crear una imagen temáticaintegrada. Para recordarlos mejor, utilice colores en lugar de blanco y negro.

Técnicas para crear gráficos que hacenpararse

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7. Utilice fotografíasAtraiga más atención utilizando fotografías en lugar de ilustraciones u otro tipo de materialgráfico. Las fotografías atraen el ojo primero, son más creíbles y se recuerdan mejor.Cuando se utilicen ilustraciones y otro arte lineal se deberán hacer en un estilo fácil deentender. Cuente una historia con sus elementos pictóricos.

8. Combine otros efectosAtraiga a su público con gráficos combinados con otros efectos. Atraiga la atención delpúblico con movimiento. Tenga en cuenta añadir un letrero de mensaje LED a su sistemaexpositor, o usando imágenes en 3D.

9. Limite el textoLimite la cantidad total de texto ya que la gente raramente lee una masa de letras en unpanel de exposiciones. Utilice un lenguaje simple. Escriba texto en frases cortas ymantenga los párrafos cortos. Corrija el texto cuidadosamente. Como corrección final, unatercera parte imparcial es la mejor forma de ver errores.

10. Evite…Superlativos, o el síndrome de "alarde y presunción"; clichés y metáforas muy utilizadas;texto superpuesto en la ilustración o invertir grandes cantidades de texto (letras blancascontra un fondo negro) puntos al final de titulares ya que hacen que el lector se pare y nocontinúe leyendo.

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Según investigaciones sobre ferias de muestras, las presentaciones en vivo son la tercerarazón más importante por las que la gente recuerda una exposición, después del tamañodel sistema expositor y el interés del producto. Cualquier forma de presentación en vivo,por ejemplo, una demostración del producto representada, una parodia teatral, un mago,un programa concurso, coreografía, vídeo, audio, robots o cantantes, puede atraer unamultitud de visitantes a su exposición.

1. Tenga en cuenta sus objetivos para la feriaUtilice su presentación para ayudarle a conseguir sus objetivos y para realzar su mensaje otema de la feria. Averigüe cuál es el beneficio más atractivo que su producto/servicio tieneque ofrecer desde el punto de vista del comprador y haga alarde de él.

2. Proyecte la imagen adecuadaDecida qué imagen quiere proyectar y la mejor forma de transmitir el mensaje de sucompañía o producto. Considere transmitir su mensaje a través de magníficos gráficos yuna elegante comercialización.

3. Piense en su públicoPiense siempre en el público que quiere atraer y lo que quiere que ellos saquen de lapresentación. Tenga cuidado de no dejarse llevar por una gran idea y pierda de vista elobjetivo.

4. Tenga un presupuesto realistaSu presupuesto va a ser un factor determinante primario en cuanto al tipo de presentaciónque su compañía podría considerar. Sea realista. Sepa cuando ser modesto y cuandoestá bien ser un poco más derrochador.

5. Sea profesionalSea cual sea el tipo de presentación que elija, sea siempre profesional; todo el mundo va ainspeccionar su imagen corporativa. Considere seriamente alquilar una compañíaprofesional para ayudarle con las ideas conceptuales y la implementación.

6. Llame la atención y anime a la acciónTener una poderosa y convincente estrategia promocional antes y durante la feria leayudará a atraer a su público. Considere las mejores formas de promocionar supresentación - un mailing especial, publicidad o Internet. Dele a los visitantes un incentivopara asistir, p. ej. un regalo, un descuento, o una demostración especial.

Creación de presentaciones fuertes

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7. Centre a su personalComuníquese con su personal e implíquelo. Hágales saber exactamente qué espera deellos antes, durante y después de cada presentación. Asegúrese de que pueden hacer loque espera de ellos. Decida si quiere usar su propio personal o si quiere traer talento defuera. Considere motivar a su equipo mediante una competición que premie a quiencontacte con un mayor número de posibles clientes.

8. Siga y capte indiciosDiseñe un formulario de indicios simple y fácil de usar para conseguir la informaciónrelevante de sus posibles clientes. Determine quien debería completar la tarjeta -visitanteso personal.

9. Ocúpese de temas logísticosImportantes temas a tener en cuenta son cuánto espacio quiere que ocupe lapresentación; si debería ser en un área abierta o cerrada; cómo entrarán y saldrán losvisitantes del área; se sentarán o permanecerán de pie durante la presentación; cuántaspresentaciones debería realizar cada día; y cuánto tiempo durará cada presentación.Asegúrese de que la presentación no interfiere con otros expositores y respete el espaciodel stand vecino.

10. Evalúe el éxitoPlanee antes de la feria cómo medirá el éxito de la presentación: p.ej. se basará en elnúmero de gente que asista o en el número de indicios recogidos.

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1. Planee su estrategiaLa planificación es la clave del éxito de su campaña de publicidad directa antes de la feria.Existen muchas facetas en el proceso de planificación incluidos el producto/servicio, losmedios de comunicación, la oferta, el formato de las comunicaciones y una evaluación delos resultados. Su campaña de publicidad directa se debería utilizar en conjunto con otrasactividades promocionales antes de la feria tales como publicidad, telemarketing,relaciones con la prensa, etc.

2. Seleccione el producto/servicio o acontecimiento apromocionar

Decida que producto/servicio o acontecimiento es probable que atraiga más visitantes a susistema expositor. Para obtener la mejor respuesta mantenga su promoción simple y fácilde entender.

3. Establezca objetivosEscriba los objetivos de su promoción. Asegúrese de que cuadran con sus objetivosestablecidos para la feria y estrategia de marketing. Piense en la respuesta que quiere asícomo el resultado que espera lograr de forma realista.

4. Seleccione su públicoSeleccione y diríjase a la gente que quiere queresponda a su mailing. Piense en sus intereses ypreocupaciones. Si promociona diferentes mercados,a menudo tendrá que influir en múltiples áreas dentrode cada compañía. Considere confeccionar elmensaje a la medida del público al que se dirije.

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Componentes esenciales de mailings anterioresa la feria llenos de fuerza

Ejemplo de un mailing Interior del ejempo de un mailing

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5. Encuentre las listas de mailingLa lista de mailing es el factor más importante al determinar si su mailing tendrá éxito. Amenudo, a quién se lo envía es igualmente importante o, si cabe, más importante que loque envía. Su mejor lista de mailing es la propia lista hecha en casa confeccionada con losclientes actuales y pasados, y posibles clientes interesados. Si considera la posibilidad decomprar una lista, considere su mercado secundario así como su mercado primario.Compare la lista de registro de la dirección de la feria con su propia lista para evitarduplicados de mailing.

6. Elija un formato, un tono y un estiloSu objetivo debería ser triple: conseguir que abran su creación, conseguir que la lean yconseguir que el lector se ponga en acción. Piense en usar sobres que despierten elinterés de los posibles clientes: titulares, ofertas, testimonios, gráficos de los beneficios ocupones de respuesta que atraigan la atención. Piense en el tamaño, en el color, en siincluirá un mecanismo de respuesta o será simplemente una tarjeta. El color mejora laefectividad.

7. Destaque su singularidadUn texto con éxito se centra en un mensaje clave. Destaque su singularidad y ventajacompetitiva haciendo hincapié en el beneficio más importante para su cliente. Cuandoescriba el texto repase el quién, qué, dónde, cuándo y cómo. Cinco personas más leen lostitulares que el texto al completo, así que diga algo importante.

8. Cree un incentivoUna oferta atrayente les dará a los posibles clientes una razón para visitar su sistemaexpositor. El incentivo sólo será significativo e irresistible si está unido a un beneficiodirecto para el posible cliente, y sólo estará disponible en la feria al canjear la oferta en sustand. A menudo, los mailings de dos partes atraen asistentes a visitar su exposición. Estonormalmente consiste en un artículo de regalo que se envía en dos partes. La primeramitad se envía antes de la feria, si el visitante quiere la segunda mitad, necesitará recogerlaen su exposición.

9. Programe sus mailingsElegir la fecha de los mailings para la feria es crucial. Considere si tiene necesidad de unsolo mailing o de una serie de ellos, planee un periodo realista para su campaña, utilicepre-clasificación para ahorrar en gastos de envío, aprovéchese de los materiales depromoción de la dirección de la feria y compre tarjetas pre-impresas para mailingsanteriores a la feria.

10. Sígale la pista a su éxitoLa mejor forma de medir el éxito de sus mailings es establecer un sistema de seguimiento.Utilice un código en cada mailing. Como parte de su oferta de incentivo, anime a losvisitantes a que traigan el mailing a su sistema expositor a cambio de recibir un regalo.

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Dar regalos produce una impresión favorable, puede crear clientela, ser un incentivo,comunicar un mensaje y crear conciencia. Cuando piense en regalos para su próxima feria,tenga en cuenta las diez preguntas siguientes.

1. ¿Qué quiere lograr dando un artículo de regalo?Los obsequios deberían estar diseñados para comunicar, motivar, promocionar o aumentarel reconocimiento y el recuerdo. El regalo y el mensaje deberían causar un impacto.

2. ¿Cómo seleccionará su artículo de regalo?Con tantos artículos disponibles, su desafío es encontrar el que mejor le vaya a su finalidady cumpla con sus objetivos. ¿Quiere mejorar un tema, transmitir un mensaje específico oeducar a su público objetivo? Recuerde que la imagen de su compañía se reflejará en laelección que usted haga.

3. ¿Quién quiere que reciba el obsequio?Si tiene un objetivo claro para el obsequio, eso le ayudará a determinar quién deberíarecibirlo. Considere tener diferentes obsequios para diferentes tipos de visitantes:obsequios de calidad para clientes clave y posibles clientes y un obsequio de valor inferiorpara clientes generales.

4. ¿Cómo se relaciona suobsequio de marketing consu tema de marketing?

Busque un artículo que complemente deforma natural su mensaje de marketing.Imprima claramente el mensaje en el artículojunto con el nombre de su compañía, el logoy el número de teléfono. Recordar de quiénera el regalo mucho después del evento esalgo clave.

5. ¿Cuál es su presupuesto?Los artículos de regalo varíanconsiderablemente de precio. La calidad, lacantidad y los pedidos especiales tienen suefecto en el precio. Considere utilizar elmismo artículo para las diferentes ferias yasí ahorrar en descuentos por cantidad.

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Utilice obsequios de forma eficaz y deje unaimpresión duradera

Obsequio de una alfombrilla pare el ratón anunciadaen el mailing anterior a la feria, páginia 12.

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6. ¿Qué deben hacer los visitantes para obtener un artículo deregalo?

Puede utilizar su obsequio eficazmente de diferentes formas. Por ejemplo, como unarecompensa a los visitantes que han participado en una demostración, presentación oconcurso; como muestra de agradecimiento cuando los visitantes le dan informaciónclasificatoria sobre sus necesidades; como agradecimiento por pararse en su sistemaexpositor. Evite dejar los artículos al alcance de todo el mundo ya que esto disminuye suvalor y tiene poco o ningún factor de recuerdo.

7. ¿Ayudarán directamente sus obsequios en las ventas futuras?Entregue un cupón de descuento o un certificado de regalo que exija contacto futuro consu compañía para canjearlo. Piense en regalos que ayuden a generar visitas frecuentes aclientes y posibles clientes, como tener que ir para obtener recambios gratuitos. Haga queel regalo funcione para usted y será dinero bien invertido.

8. ¿Cómo complementa el artículo de regalo sus objetivosexpositores?

Los obsequios se pueden utilizar para pre-clasificar a sus posibles clientes. Una compañíautiliza naipes: antes de la feria, envía "reyes" a clientes clave, "caballos" a abastecedores y"sotas" a posibles clientes nuevos, entonces exige que lleven las cartas a la exposiciónpara cambiarlas por un regalo especial. Cuando presentan las cartas, el personal de laexposición ya tiene cierta información sobre el visitante. Entonces, actúan sabiendo yaalgo de antemano y utilizan su tiempo de forma más productiva.

9. ¿Cómo informará a su público sobre los obsequios?Los obsequios nuevos o útiles pueden atraer posibles clientes a su sistema expositor.Envíe una invitación con detalles sobre el regalo, o cree un obsequio de dos piezas y envíeuna parte a los posibles clientes antes de la feria pidiéndoles que recojan la otra parte enla exposición.

10. ¿Cómo medirá la efectividad de su obsequio?Establezca un mecanismo de seguimiento para medir el éxito de su obsequio. Codifiquelos artículos a canjear de modo que sepa que se obtuvieron en la feria. El seguimientopost-feria podría incluir una pregunta sobre el obsequio, ¿se acuerdan los visitantes dehaberlo recibido y les ha sido útil? Después de una feria, haga una crítica de los obsequioscon su equipo de la exposición. ¿Atrajo posibles clientes específicos a la muestra? ¿Fue losuficientemente llamativo como para persuadir a los transeúntes a que se parasen? ¿Loencontraron útil los clientes? ¿Proyectó la imagen corporativa adecuada?

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1. Conozca las diferentes formas de protocolo comercialConozca a su público, cómo saludarles y cómo dirigirse a ellos. La formalidad es la normapara la mayoría de las culturas; utilice títulos de tratamiento en lugar de nombres de pila.Dar la mano es lo acostumbrado para la mayoría de europeos. Los asiáticosnormalmente evitan el contacto físico: los japoneses dan la bienvenida a susinvitados con una inclinación, los chinos con la cabeza, una inclinación oaplaudiendo.

2. Trate las tarjetas de visita con respetoLa tarjeta de visita es como un pasaporte que muestra la categoríae identidad. Muestre el mismo respecto hacia la tarjeta de unapersona que el que le mostraría a esa persona. Estudie lastarjetas que le dan. Nunca escriba notas en ellas, no las dobleni se las meta en el bolsillo. Considere la posibilidad deimprimir las tarjetas en el reverso en la lengua local utilizandoel servicio de un traductor profesional.

3. Entienda el significado de los colores ylos números

Sea sensible al significado del color y los símbolos dediferentes países. Para estar seguro, haga siempre susindagaciones. Por ejemplo, el negro, el blanco, el amarillo yel violeta a menudo se asocian con funerales en Japón, (elvioleta en Brasil y el amarillo en Méjico). El rojo y el amarillose consideran afortunados en China. En muchos paísesasiáticos el "cuatro" denota muerte y se debería evitar,incluidos los productos empaquetados en cuatro; el "siete" yel "ocho" son números de suerte.

4. Realice las modificaciones necesariasEvalúe lo adecuado de su producto/servicio en los mercadosextranjeros y decida si es necesario realizar modificaciones: tamaño,diseño, electricidad y otros servicios, color o requisitos de embalajeespeciales. Realice las modificaciones necesarias en la literatura delproducto, las garantías, los materiales de formación, la difusión promocional ypublicitaria.

Expositores internacionales: conozca a su público

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5. Utilice a un nativo para las traduccionesCuando traduzca texto o comunicados comerciales, utilice siempre a un hablante nativocon conocimientos técnicos de su producto e industria.

6. Familiarícese con el transporteEs mejor alquilar a un agente de aduanas o agencia de transportes para que se encarguede trasladar sus productos al extranjero. Ellos están muy bien informados de los aranceles de importación, documentación, transacciones de crédito,creación de servicios, seguros y depósitos bajo fianza.

7. Esté preparado para tratar con visitantes extranjerosEl inglés es la lengua internacional de los negocios, pero decida si necesita tener a unintérprete disponible.

8. Entienda el proceso de toma de decisionesEn Norteamérica, las decisiones se realizan a un ritmo rápido con respuestas rápidas ysoluciones rápidas. Los ejecutivos a menudo se sienten frustrados con un largo proceso detoma de decisiones

En los países asiáticos, la toma de decisiones empieza en los niveles más bajos de laorganización y va ascendiendo. Las decisiones se toman normalmente de forma colectiva yel proceso es a menudo lento y minucioso.

En Europa, los cargos más altos de la dirección asisten a las ferias donde esperan realizarpedidos. Quieren tratar con los homólogos de su compañía. Esperan discutir detallestécnicos y a menudo quieren cerrar tratos importantes en la feria.

9. Desarrolle relacionesTómese tiempo para desarrollar relaciones a través del contacto personal. Puede que lelleve varias apariciones en ferias de muestras antes de que tomen en serio a su compañía.

10. Viaje de forma inteligenteHaga duplicados de todos los documentos importantes. Tome notas de nombres,direcciones y números de teléfonos de contactos importantes, incluido su hotel en caso deque se pierda. Sepa quién puede ocuparse de su sistema expositor en el extranjero.

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El tomar las decisiones correctas sobre el transporte de su sistema y materiales para laexposición no sólo le ahorrará tiempo y dinero, sino también muchas molestias.

1. PlaneeCuánto más tiempo tenga para planear, mejor preparado estará para organizar las mejoresopciones de transporte para sus necesidades específicas. Las cuatro elecciones principalesson: las compañías de transporte, las compañía de furgonetas, el transporte de carga aéreoy el servicio de mensajería (DHL o FedEx). Si deja el transporte para el último momento,reducirá sus opciones y elevará sus gastos.

2. Elija lo adecuadoPara determinar su correcta opción de transporte considere lo siguiente: las necesidadesde embalaje del envío, el origen y el destino del envío; el tiempo apartado para eltransporte; y los requisitos de recogida y entrega.

3. Ventajas y desventajasLas compañías de transporte comunes son menos caras y es fácil comprobar lalocalización de su envío.

Las desventajas de las compañías de transporte comunes son que a menudo hacen variastransferencias, lo que aumenta la posibilidad de daños de envío; tienen poco contactodirecto con el expositor porque normalmente trabajan directamente con el contratista de laferia o la casa expositora; la carga puede que no sea capaz de tolerar el impacto normal dela carretera, lo que no es bueno para el equipo sensible; y sólo aceptan material embalado.

Las compañías especializdas en carga de exposiciones ofrecen un servicio de punto apunto más especializado y personalizado, están equipadas para hacerse cargo de piezasembaladas, acolchadas o envueltas en una manta, el mismo conductor carga y descarga elenvío y los camiones operan con "rodaje de aire" (extra amortiguador).

Las desventaja de las compañías de carga de exposiciones es que son más caras.

Las compañías de transporte de carga aéreo ofrecen el medio de transporte más rápidopara las ferias ya que son agencias de transporte de carga especializadas.

Las desventajas del transporte de carga aéreo son que los agentes no tienen lealtad aninguna carga o línea aérea comercial, las personas que se encargan del manejo delequipaje aéreo a menudo utilizan técnicas de manejo violentas, los costes son elevados yestán limitados a piezas de cierto tamaño.

El servicio de mensajería es el medio de transporte más rápido a una feria para detalles deúltima hora. Un inconveniente son los gastos.

Todo lo que necesita saber sobre transporte deexposiciones

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4. Haga sus deberes Seleccione una empresa de transportes quetenga un servicio de exposiciones dedicado,capacidad de seguimiento las 24 horas yconductores que tengan experiencia en laentrega a ferias. Compruebe las referencias yaverigüe qué procedimientos de ayuda tomanantes, durante y después del traslado.

5. Infórmese de empresas detransportes oficiales

Averigüe a través de la dirección de la feria sitienen una empresa de transportes oficial parael evento. Una empresa de transportesrecomendada es probable que ofrezca preciosespeciales como incentivo para usar sus servicios.

6. Benefíciese de descuentos por volumenPara conseguir el mejor precio de su compañía de transportes considere realizar ofertasanualmente, o consolide todas sus necesidades corporativas de transporte.

7. Asegure la cargaTiene varias opciones de seguro para su exposición: pólizas de seguro colectivo, segurode transportista general o camión de línea y cobertura de responsabilidad adicional.Pregunte a su transportista qué cobertura de seguro usa en partidas individuales, si ofreceuna póliza de seguro abierta en la exposición (que cubra la exposición durante toda laferia) y qué procedimientos siguen a la hora de atender reclamaciones por daños.

8. Etiquete correctamenteEtiquete cada caja, envase o cajón que esté cargando, incluso si los agrupa en un bloque.Asegúrese de que todas las etiquetas del cargamento están colocadas convenientementeencima de las etiquetas viejas. Provéase de etiquetas con la dirección de retorno, parapegarlas en el viaje de vuelta.

9. Exposición internacionalCuando realice exposiciones a nivel internacional considere la posibilidad de usar untransportista que tenga una flota con una red mundial o con conexiones subsidiarias deotras empresas. Compruebe qué tipo de ayuda le van a ofrecer con sus clientes, con elmanejo de la documentación, el depósito temporal aduanero, almacenamiento yagrupamiento de cargas. Pida garantías de un despacho aduanero rápido y la ruta deentrega más corta y menos cara.

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Probablemente uno de los aspectos menos atractivos de las exposiciones sea el tratar conlos servicios de la feria, aunque sea una necesidad real.

1. Lea el manual de servicios para el expositorEl manual de servicios para el expositor es la guía oficial para todo lo que necesita saber elexpositor sobre la feria: toda la información pertinente, información sobre reglas yregulaciones, formulario de servicios, inscripción, promociones de la feria, contratistas ytransporte. Recuerde cumplir todas las fechas límite.

2. Sepa qué servicios necesitaSepa que productos planea presentar y qué servicios necesita, y cuánto cuestan, paratomar decisiones sobre alfombrado, mobiliario, colores y servicios de limpieza y seguridad.Los servicios que se pidan en el suelo de la feria pueden llegar a costar un 50% adicional.

3. Comprenda el plano del sueloEvalúe cuidadosamente la distribución de su stand en el plano del suelo en relación con elflujo del tránsito. Comprenda cada marca, por pequeña e insignificante que sea ya queindican alturas de techos, ubicaciones de pilares, etc.

4. Identifique las fuentes de los serviciosLlame al departamento de electricidad para saber cuánta potencia pedir y dónde seencuentran situadas las tomas de corriente para su expositor. Muestre sus productosdonde les afecte menos los antiestéticos cables y cañerías. Pida siempre más servicios delos que crea que va a necesitar, de modo que sus productos rindan a un nivel óptimo.

5. Entienda el transporteEl transporte implica la entrega de sus materiales de exposición al lugar asignado, llevarselos cajones vacíos, devolver los cajones al final de la feria y entregar los materialesembalados de nuevo al muelle de carga de la compañía de transportes. Para ahorrarsedinero aúne todas las remesas y realice un solo envío.

6. Tenga suficiente moquetaAsegúrese de que todos los servicios se encuentran instalados antes de poner la moquetapara evitar la frustración de tener que cortar la moqueta por tomas de corriente. Pidamoqueta suficiente para cubrir la franja de cemento al descubierto entre el sistemaexpositor y el pasillo.

Cómo aprovechar al máximo los servicios delas ferias de muestras

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7. Permita cierto tiempo extra para las aduanasSi su compañía envía productos al extranjero, permita cierto tiempo extra para losdiferentes procedimientos de despacho de aduanas. Los artículos necesitarán ladocumentación correcta y a menudo será necesario que los inspeccionen físicamente. Usesiempre un agente de aduanas/agencia de transportes para coordinar todo y mantenerleinformado.

8. Encárguese de conocer a los representantes de servicios de laferia

Los representantes de servicios de la feria pueden ser sus mejores amigos. A menudotienen las respuestas a muchas de sus preguntas o problemas. Recuerde que su trabajo esayudarle.

9. Trabaje con mano de obra gremial cuando sea convenienteCada ciudad es diferente en relación a las reglas del gremio. Lea cuidadosamente elmanual de servicio para familiarizarse con lo que es y lo que no es permisible. Cualquierpregunta que tuviera la debería dirigir a la dirección de la feria o al contratista de servicios.Considere alquilar su casa de exposiciones para obtener supervisión de montaje.

10. Lleve todos los documentos pertinentesRecuerde llevar copias de todos los documentos pertinentes, especialmente planos,pedidos de servicios, números de seguimiento de todos los envíos, etc., así como nombresde contacto, números de teléfono y de fax importantes cuando todo lo haya organizadooriginariamente otro miembro del personal.

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Dotar de personal a la exposición de su compañía en una feria es un trabajo difícil ymantenerlo motivado a menudo puede ser un verdadero desafío.

1. Seleccione a la gente que quiera estar allíEl ingrediente clave para que alguien esté motivado por trabajar en una feria es simple:tienen que querer estar allí. Demasiado a menudo la dirección simplemente le dice a losempleados que "aparezcan" para trabajar en una feria determinada. Sin embargo, si lesdieran a elegir, a menudo preferirían no hacerlo.

2. Deje atrás las actitudes negativasA menudo el personal de ventas piensa que trabajar en una exposición interfiere con surutina normal de ventas. Cuando los empleados tienen una actitud negativa a estar en unaferia su lenguaje corporal les dice a todos lo que sienten "este es un ejercicio inútil y quecarece de importancia."

3. Dese cuenta de que cada persona es un embajadorRecuerde que todas las personas que representan a su compañía son embajadores. Al seramables, corteses y tener un comportamiento profesional, pueden fortalecer la imagen dela compañía y ganar nuevos clientes. Elija a su equipo cuidadosamente basándose en suexcelente conocimiento de los productos/servicios de la compañía y los muchos yposibles clientes que espera que visiten la exposición.

4. Estimule los objetivos personalesCada miembro del personal debería tener al menos un objetivo personal que quisieraconseguir. Esto incrementa la responsabilidad, cambia los hábitos no productivos,aumenta la productividad y también fomenta la motivación. En las reuniones anteriores ala feria se debería animar al personal a compartir sus objetivos con otros miembros delpersonal. Anime los concursos para la recogida de indicios de calidad. En las reunionesposteriores a la feria deberían informar de sus logros.

5. Obtenga el apoyo de los altos ejecutivosCuando los altos ejecutivos apoyan las actividades de la feria de muestras de la compañíay demuestran lo que sienten al asistir a la feria, ayudar en el stand, tomar parte en losprogramas de formación y las actividades anteriores y posteriores a la feria, su entusiasmoes contagioso.

Un personal motivado garantiza fantásticosresultados en las ferias de muestras

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6. Mantenga al equipo informadoUn elemento fundamental dentro del éxito de lamotivación es dejar que el equipo sepa lo quese espera de ellos en la feria y proporcionar laformación necesaria para que realicen su trabajoeficazmente. La gente que goza de éxito nonace… se hace.

7. Cree un ambiente positivo,divertido y reafirmado

Es responsabilidad de la dirección crear unambiente positivo, divertido y reafirmado y darsecuenta de que se necesita algo más que unsimple incentivo para tener éxito. Lasrecompensas y el reconocimiento personalproporcionan una forma efectiva de conseguir niveles más altos de rendimiento.

8. Conozca a sus empleadosLos ejecutivos necesitan conocer a los miembros de su personal individualmente y lo queles motiva. Los estudios muestran que a la gente le motiva más el reconocimiento personalque el dinero. El poder de reconocimiento puede crear un ambiente más positivo,productivo y agradable mientras se trabaja en una feria.

9. Espíritu de equipoTodos deberían trabajar juntos en equipo en una feria, ayundándose los unos a los otrosdonde y cuando fuera necesario. Si el número de empleados es muy grande, divídalos enequipos con personal técnico trabajando junto con personal de ventas. Como equipotienen tiempo antes de la feria de conocerse, de desarrollar un nivel de confianza y dellegar a conocer y entender los puntos fuertes de cada uno de ellos.

10. Examine el rendimientoDespués de cada día lleve a cabo sesiones en las que se dé parte de sus misiones paraexaminar el rendimiento. Se debería animar a los miembros del equipo para que den yreciban comentarios y respuestas de los colegas para encontrar maneras de mejorar elrendimiento de cada día. Los ejecutivos necesitan recordar que los logros individualesvalen el reconocimiento del grupo.

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Las preguntas son una extraordinaria herramienta en el mundo de los negocios y son lallave a muchas puertas en el mundo de las ventas. Hacer preguntas para revelarnecesidades es una forma poderosa de hacerles saber a los posibles clientes que ustedestá interesado en obtener información para ayudarles a resolver sus problemas.

Preguntas iniciales: averigüe inmediatamente con quién está hablando y de dónde son.Usted no quiere perder tiempo con visitantes a los que no puede ayudar.

1. "¿Cuáles con los principales objetivos por los que asiste a esta feria y qué productos/ servicios específicos busca?"

2. "Hábleme del proyecto en el que se encuentra trabajando en estos momentos."

3. "¿Cuáles son algunos de los desafíos más importantes que experimenta en estos momentos?"

Necesidades de investigar: pase a preguntas más perspicaces, específicas del negociopara crear el acicate de su venta.

4. "¿Qué es lo que más le gusta del producto/servicio que se encuentra utilizandoen estos momentos y qué le gustaría cambiar?"

5. "¿Cuáles considera los tres criterios más importantes a la hora de comprar?

6. "¿Es parte del equipo de compra? En caso afirmativo, ¿qué información específica busca?"

Preguntas durante la demostración: durante su demostración mantenga al posiblecliente implicado e interesado.

7. "¿Qué piensa del rendimiento de este producto y cómo lo compara con el que usted utiliza en estos momentos?"

8. "¿Qué preocupaciones específicas tiene en relación con nuestros productos/servicios al hacer negocios con nosotros?"

Preguntas finales: el utilizar preguntas finales bien preparadas puede ayudar alseguimiento apropiado del producto.

9. "¿Cómo decide su compañía con qué vendedores trabajar?"

10. "¿Qué más le sería importante saber y qué le gustaría ver como el siguiente paso?"

Preguntas que habilitan a posibles clientes

Nomadic®

Nomadic Display es el productor mundiallíder en sistemas expositores modulares yportátiles de la más alta calidad. Susdiseños innovadores, la calidad de susproductos y su inmejorable servicio alcliente son reconocidos distintivos de todoslos productos Nomadic Display. SóloNomadic ofrece los beneficios de unatecnología patentada, servicio de entregaInstaShip, formas de pago sencillas, unservicio gratuito de 24 horas Línea Directa yuna red mundial de apoyo.

La autora

Susan Friedmn, especialista en Ferias deMuestras, trabaja con organizaciones enlos EE.UU. y Europa que quierendesarrollar las destrezas fundamentalespara exponer con éxito ahora y en elfuturo. Ha sido oradora, autora yconsejera de negocios durante más de 20años, normalmente aparece en loscongresos de la industria y contribuyefrecuentemente con las publicacionescomerciales más importantes.

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"120 Maneras de Exponer con Éxito"

CreditsEdición: Gwen Parsons

Diseño de la cubierta: Hirshorn Zuckerman

Todos los derechos reservados. No se permite la producción total o parcial de este libro en cualquier formao por cualquier medio, conocido actualmente o por inventar, sea éste electrónico, mecánico, por fotocopia,por grabación o por cualquier sistema de almacenamiento o recuperción de información, sin el permiso porescrito del autor o de la editorial, execpción hecha de citas breves utilization en reseñas.

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