1-Uso Vehiculo Moto Lancha-Rev.07

8/18/2019 1-Uso Vehiculo Moto Lancha-Rev.07

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COPEG PROCEDIMIENTO PARA USO DE VEHÍCULO,

MOTO Y LANCHA

Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 1 de 18

Documento vigente de INTERNET Propiedad de COPEG, cualquier versión impresa es una copia no controlada

1.0 OBJETIVO:

Establecer las disposiciones para el uso adecuado de los vehículos, motos ylanchas de la Comisión, asegurando la optimización de la flota y sudisponibilidad.

2.0 ALCANCE:

Aplica para todos los funcionarios que poseen vehículos asignados y para losusuarios del Motor Pool.

3.0 PROCEDIMIENTO:

Paso Descripción Responsable

3.1 Artículo 1. ENTREGA DE ACCESORIOS YDOCUMENTOS LEGALES

Una vez que se asigna un vehículo a un funcionario de laComisión, el Jefe de taller debe hacer entrega física de los

accesorios y de los siguientes documentos al usuario delvehículo:

Copia del Registro único de propiedad vehicular Copia del último revisado del vehículo Copia de Exoneración del Ministerio de Economía y

Finanzas/Dirección General de Aduanas Copia de Póliza del Seguro Informe de Accidente para Vehículos a Motor y

Reporte de Accidente de Automóvil -Documentos enblanco para llenar en caso de colisión (Formulariode COPEG y de la Compañía Aseguradora)

Libro del Reglamento del Tránsito Registro de Circulación y Mantenimiento Diario-

(Bitácora) Formulario “Control y Entrega de Vehículo”


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Lo anterior se debe formalizar a través del documento – “ Asignación de Vehículos” , en el cual se detalla elnombre de la persona a la cual se le entrega el vehículo,fecha de salida y de entrada, datos del vehículo, talescomo: placa, marca, color, etc. Este documento seráfirmado por el usuario, Jefe de Taller y los Directores delÁrea Correspondiente.

El Documento original reposará en Taller y mantendrá

copia del mismo el usuario y la sección de activos fijosque elaborará el reporte de transferencia correspondientecon lo cual quedara registrado el bien y su asignación.

Adicional, a través del formulario “Control de Entrega de

Vehículos” la persona que recibe el vehículo hace constarlas condiciones en que recibe el mismo, así como eldetalle de los accesorios tales como: llanta de repuesto,herramientas, gato hidráulico, alfombras, triángulos,

extintores, etc.

Otro requisito de la Comisión para la entrega del vehículoes que la persona responsable del mismo debe entregaruna fotocopia de su licencia de conducir vigente, para suarchivo al Jefe de Taller y al Departamento de RecursosHumanos.

3.2 Artículo 2. USO DEL VEHÍCULO

El uso de los vehículos de la Comisión queda restringidoexclusivamente para actividades propias de la Comisión,por lo cual no debe ser utilizado para actividadespersonales.


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Cualquier vehículo que se utilice fuera de las horaslaborables, deberá portar una autorización del Director delÁrea, Gerente o Supervisor Inmediato donde se certifiqueel por qué del uso y la actividad que estará realizando.

Sólo podrán conducir vehículos al servicio de la Comisión,los empleados de COPEG y funcionarios del MIDA y USDAasignados a la Comisión con previa autorización expresade los Directores Generales, o Director de área

correspondiente y con la licencia vigente y apropiada paraconducir.

Queda prohibido transportar en los vehículos de laComisión a personas ajenas a las labores de COPEG,exceptuando aquellos casos de urgencia notoriacomprobada o de relación directa con la misión que seejecuta.

Se prohíbe terminantemente fumar o ingerir bebidasalcohólicas dentro de los vehículos de la Comisión.

3.3 Artículo 3. NÚMERO DE CONTROLTodos los vehículos y motos de la Comisión además deportar su placa y documentos legales de circulación,deben tener un número de vehículo para control deEquipo Móvil proporcionado por Activos Fijos. Estádisposición incluye equipo rodante y marítimo los cualesserán rotulados.

3.4 Artículo 4. REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS YUSO DE VEHICULOSTodo empleado de la Comisión está en la obligación deportar en el vehículo asignado el “Registro de Circulacióny Mantenimiento Diario”, en el cual se debe registrar la

información y datos de su manejo.


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En el momento en que se realiza el recorrido, el usuariodel vehículo detallará en el “Registro de Circulación y

Mantenimiento Diario”: Fecha y Hora de Salida y Llegada,Recorrido: Lugares que visitó, Kilometraje de Salida (alencender el vehículo) y Llegada (al apagar el vehículo alfinal del día o recorrido), Misión: motivo del recorrido,abastecimiento de combustible en galones y nombre de laestación, mantenimientos realizados ya sea local oforáneo.

Esta responsabilidad incluye el reporte (documentado) defallas o desperfectos.

En los casos en que los vehículos son utilizados por variosusuarios, éstos deben completar el ciclo, registrandoindividualmente su recorrido.

El Registro de Circulación y Mantenimiento Diario debe ser

entregado al Administrador, Asistente Administrativo o alencargado de controlar el uso del vehículo los 10primeros días de cada mes.

En el caso de los Vehículos asignados al Motor Pool, el “Registro de Circulación y Mantenimiento Diario” reposará

en los archivos correspondientes de cada vehículo.

El responsable de Área o Administrador, realiza y

mantiene actualizado el inventario de vehículos y demásequipos, clasificándolo según su prioridad, registrando elestado de operación y tiempo de reparación de losmismos.

Para los vehículos asignados al Sistema de Vigilancia deEnfermedades Transfronterizas, el responsable de Área o


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Administrador deberá indicar (calcular) el porcentaje dedisponibilidad de la flota requerido para asegurar laefectividad de las operaciones de campo y deberá llevarcontrol de los mismos mensualmente.

3.5 El porcentaje (%) de disponibilidad debe ser tal que noafecte adversamente el desempeño del área y el logro desus objetivos.

De la misma manera se establece un control sobre laefectividad de la bitácora (Registro de Circulación yMantenimiento). Para esto, el Administrador oresponsable de Área deberá monitorear mensualmente losRegistros de Circulación y Mantenimiento (de maneraaleatoria), asegurando que los mismos se llevenadecuadamente. Además, debe analizar el kilometrajeregistrado, determinando si el consumo de combustible yel recorrido realizado por el vehículo corresponden a este

kilometraje.

En caso de que el vehículo se le dañe el marcador dekilometraje, el usuario deberá reportarlo inmediatamentepara su reparación. En caso de no poder repararse, elvehículo se sacará de circulación o se solicitará permiso alos Directores Generales o a quienes ellos designan paraautorizar su circulación.

3.6 Artículo 5. USO DEL CINTURÓN

Siempre que se utilicen los vehículos de la Comisión, esde carácter obligatorio colocarse el cinturón de seguridad,el conductor no iniciará su marcha sin que antes losocupantes de los asientos delanteros del vehículo seabrochen su cinturón.


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3.7 Artículo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTOEl pago de mantenimiento, reparaciones, combustible alos diferentes equipos de transporte, es asumido por laComisión y debe dársele uso racional y el debidomantenimiento preventivo a fin de que el equipo semantenga en óptimas condiciones.

3.8 A fin de mantener los vehículos en buenas condiciones esimportante realizar en su debido tiempo las reparacionesy/o mantenimiento preventivo siguiendo las instruccionesdel manual de vehículos. Las reparaciones ymantenimientos se especificarán en el “Registro de

Circulación y Mantenimiento Diario”

El conductor o usuario del vehículo será responsable delmantenimiento, buen funcionamiento mecánico y aseodel vehículo que la Comisión le ha confiado. Se aseguraráen todo momento que el vehículo este provisto de lascondiciones exigidas por las leyes de tránsito (luces,espejos, etc.) y verificará siempre el agua del radiador,batería, aceite, llantas y frenos.

Las reparaciones menores de todo equipo móvil podránser realizadas en talleres privados para los vehículosasignados en las zonas fuera de la provincia de Panamá.

En el caso de vehículos, motocicletas, motores fuera deborda u otros equipos ubicados en las zonas o puestos

ubicados fuera de la provincia de Panamá, los mecánicosse trasladarán periódicamente para dar mantenimientopreventivo y además supervisar el mantenimiento de losvehículos y su estado físico.


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Paso Descripción ResponsablePara la reparación o mantenimiento de algún equipo, elUsuario, Jefe o Administrador del Área solicitará el servicioa través de una nota o correo electrónico al Taller,especificando los servicios solicitados o señalar elproblema que se desea corregir. (Ver Manual Operativo deTaller).

3.9 Se establece el mantenimiento a nivel nacional de acuerdoa lo siguiente:

Equipo A nivel NacionalAutomóviles Cada 5,000 a 5,500 kmMotocicletas Cada 3,000 a 3,500 km

Motores fuera de borda Cuatrimestral

Cuando los vehículos sean nuevos se realizarán dos (2)mantenimientos de agencia, es decir, 5,000 y 10,000, apartir de allí, los mantenimientos se deberán realizar enlos talleres de la Comisión (Sede Pacora y Santa Fe).Para los vehículos que se encuentren en el interior delpaís se debe contratar otros talleres o bien solicitar elservicio al Taller.

El control y supervisión de los mantenimientoscorresponderá al Administrador, Asistente Administrativoo Supervisor Inmediato. Para los vehículos asignados al

Motor Pool corresponderá al Jefe de Servicios Generales.3.10 Artículo 7. SEGURO DEL VEHÍCULO

La Comisión cuenta con un seguro para su flota vehicularque contempla una póliza de:


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Paso Descripción Responsablea. Lesión y muerte de terceras personas b. Daños a la propiedad de terceros c. Servicios médicos para el empleado ocupante del

vehículo hasta B/. 1,000 anuales.

Debe portarse en cada vehículo una copia de la póliza deseguro para que en caso de accidente se proceda con loestipulado en el mismo.

Es importante señalar que el personal de la Comisióndebe manejar siempre a la defensiva para evitaraccidentes.

3.11 Artículo 8. USO DE LAS MOTOSSe debe cumplir con todas las disposiciones establecidaspara el uso de los vehículos.

3.12 Artículo 9. USO DEL CASCOEs de carácter obligatorio utilizar el casco para elconductor de las motos, así como para el otroacompañante.

3.13 Artículo 10. OTRAS MEDIDAS DE SEGURIDADCuando las motos estén estacionadas, además de supropia llave de seguridad, debe ponérsele una cadena concandado.

Se deben cumplir las siguientes medidas al conducir lasmotos:

Conducir responsablemente obedeciendo lasseñales y reglas de tránsito.

No incurrir en exceso de velocidad. Conducir con luces encendidas cuando se

transite en carreteras y caminos de muchotráfico, o bien cuando llueva o haya muchaneblina.


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3.14 Artículo 11. CUSTODIA DEL VEHICULO.

Todo vehículo de la Comisión deberá guardarse en el áreaasignada para estacionamiento de COPEG. Durante elejercicio de misiones oficiales fuera del área habitual detrabajo, el vehículo deberá guardarse en un lugar conadecuada seguridad cercano al lugar donde pernocta elencargado de la misión. En aquellos casos en dondefuncionarios tienen que ejercer acciones o estar alertas

fuera de horas laborables, podrían utilizarlo en esehorario, siempre que cuenten con la autorización previade los Jefes Inmediatos.

3.15 Artículo 12. IRREGULARIDADES RELACIONADASCON EL MANEJO, CUIDADO Y MANTENIMIENTO DELVEHÍCULO.

El Departamento de Auditoría Interna estará facultadopara investigar cualquier vehículo que se encuentren

desarrollando actividades no relacionadas a COPEG, deigual manera, está facultado para solicitar cualquierinforme escrito, en caso de reportes o denuncias de usoinadecuado de vehículos.

En los casos en donde un vehículo de la Comisión seautilizado por varios conductores cotidianamente, y dichovehículos sufra daño que no pueda comprobarse a unconductor específico, el costo de estos daños deberá ser

asumido por todos los conductores.

Cuando el conductor responsable del vehículo le ocasionedaño por negligencia o irresponsabilidad comprobada,asumirá todos los costos de la reparación de dichovehículo de la Comisión. Las irregularidades relacionadascon el manejo, cuidado y mantenimiento de los vehículos


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de la Comisión, serán sancionadas de acuerdo con lasdisposiciones establecidas en este Manual, ReglamentoInterno de COPEG o Reglamento Complementario para laAplicación de Sanciones Disciplinarias.

3.16 Artículo 13. USO DE LAS LANCHAS.

Se debe cumplir con todas las disposiciones establecidaspara el uso de los vehículos, y que le sean aplicables.

3.17 Artículo 14. PÉRDIDA, DAÑO O ACCIDENTE DEVEHÍCULOS.

En caso de pérdida, robo, daño o accidente de vehículos,motos o lanchas hay que reportarlo inmediatamente alDepartamento de Tránsito y Transporte Terrestre oautoridad competente, luego por escrito a la Sección deActivos Fijos a través del Administrador de Área o su JefeInmediato, el que a su vez tiene que darle conocimientoa Los Directores Administrativos y a su vez a losDirectores Generales.

El funcionario que sufra un accidente de trabajo deberá:

Detener el vehículo y prestar ayuda a la otra partesi es necesario.

Esperar la llegada del tránsito, para que prepare elparte policivo correspondiente, sea o no culpable.

Proporcionar al agente del tránsito y/o la otrapersona involucrada, únicamente su nombre,dirección, teléfono de la Comisión y el nombre de lacompañía de seguros.


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Completará el Reporte de Accidentes de Automóvilde la Compañía Aseguradora y el Informe deAccidentes para Vehículos a Motor de COPEG, si esposible, en el lugar de los hechos cuando elloocurra, de lo contrario se llenará posteriormente.El mismo será entregado a Activos Fijos(Adjuntando copia de la boleta de citación altránsito, copia de la licencia) a través delAdministrador o Jefe Inmediato a más tardar al día

siguiente del suceso.

Es obligación entregar copia del fallo del juzgado ala Sección de Activos Fijos y al Departamento deAuditoría Interna, para deslindar responsabilidades.

No obstante los Directores Generales o DirectoresAdministrativos o quienes ellos designen, enaquellos casos de culpabilidad de los conductores,

dictaminado por la autoridad competente, deberánidentificar si se trata de accidente por errorhumano, siendo un accidente legítimo en cuyo casoel funcionario solo pagará el 30% del costo total dela reparación del vehículo de la Comisión. En casocomprobado de negligencia o irresponsabilidad delconductor este deberá asumir 100 % de los costostotales de la reparación del vehículo de la Comisión.

Cabe señalar que, el empleado que conduzca vehículosoficiales de COPEG, será responsable de los dañosocasionados por hecho de tránsito, siempre que le seademostrada su culpabilidad, de acuerdo con el fallo delJuez de Tránsito o de la autoridad competente;independientemente de las responsabilidades penales yciviles que le sean aplicables.


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El Departamento de Finanzas gestionará previaautorización de los Directores Administrativos, el cobro del30% ó 100% resultante, producto de las reparaciones quese realicen. Para ello los Jefes de Área o Administradores,deben hacer llegar al Departamento de Finanzas, copia detodas las facturas que correspondan a dichasreparaciones, en caso de que no hayan sido hechas enTaller de la Comisión.

El Departamento de Finanzas deberá informar a la Secciónde Activos Fijos el costo de la reparación.

De igual forma la Sección de Taller presentará un informea los Directores Administrativos y al Departamento deFinanzas si les corresponde a Taller efectuar lasreparaciones.

3.18 Artículo 15. USO DEL COMBUSTIBLE

1. El Almacén llevará el control de las existencias delas libretas para las Órdenes de Entrega deCombustible, y mantendrá en stock las libretasnecesarias para distribuir en las diferentes unidadesadministrativas. Para ello deberá solicitar laconfección y adquisición de libretas, siguiendo elorden en la numeración de las mismas.

2. Las unidades administrativas solicitarán al almacén

cuantas libretas sean necesarias, para un período de2 meses.

3. El Jefe de Almacén, deberá llevar el controlnumérico de las libretas asignadas a las diferentesunidades administrativas.


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4. Cada unidad administrativa deberá elaborar lasnotas correspondientes, para firma de los DirectoresAdministrativos, con el fin de informar a lasEstaciones de Combustible los nombres y firmas delas personas autorizadas para firmar la Orden deEntrega de Combustible.

Será responsabilidad de los Jefes y/oAdministradores de cada área, velar porque el punto

anterior se cumpla, debiendo llevar el control de laslibretas reasignadas dentro de sus unidades.

Queda prohibido, presentarse a las estaciones decombustible para solicitar productos sin la ordencorrespondiente. El funcionario que incurra en estapráctica será responsable de cubrir el costocorrespondiente, toda vez que la Comisión noaceptará facturas sin su correspondiente

autorización (Orden de Entrega de Combustible)

5. Al abastecer el vehículo de combustible, elfuncionario responsable deberá anotar en la Ordende Entrega de Combustible los siguientes datos enlos campos correspondientes.

Nombre de la Estación de Combustible Fecha

Cantidad de producto autorizado Placa del Vehículo Kilometraje

Además deberá firmar la factura correspondiente, ysolicitar la copia de la misma, debiendo verificar quelos datos anotados son correctos.


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La copia de la factura será entregada a quienproporciona la Orden de Entrega de Combustible.En caso de mantener libreta asignada, la copia de lafactura será anexada a la copia de la Ordencorrespondiente.

La Orden de Entrega de Combustible que seaanulada (original y copia) deberá mantenerse anexaa la libreta para su posterior verificación.

A efecto de llevar los registros y verificación desaldos, las estaciones de Combustible deberánconfeccionar un estado de cuenta mensual,señalando el consumo mensual además de losdepósitos y saldos del período. Junto al estado decuenta, deberán enviar todas las facturas con surespectiva Orden de Entrega de Combustible enoriginal.

6. Será responsabilidad de los Administradores yAsistentes Administrativos, velar por que se cumplael punto anterior. Y a su vez, hacer llegar losestados de cuenta a la Sección de Activos Fijos parael registro de los mismos.

4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Registro de Circulación y Mantenimiento DiarioAsignación de Vehículos


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5.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES

FECHA MODIFICACIONES

11/04/06 Artículo 4- Registro de Operaciones Diarias y Uso deVehículos-

- Se establecen las disposiciones para el control del usoadecuado de la bitácora.

Artículo 6. Reparaciones y Mantenimiento- Se establecen los controles para asegurar la disponibilidad

de los vehículos de manera que no afecten las operaciones.28/08/09 Artículo 1. Entrega de Accesorios y Documentos Legales:

- Se modifican el listado de documentos, se incluye losregistros “Adquisición de Vehículos” y “Control y Entrega deVehículos”.

Artículo 2. Uso del Vehículo: - Se establece que al utilizar el vehículo fuera de horario

regular deberá portar autorización.

28/08/09 Artículo 4. Registro de Operaciones Diarias y Uso deVehículos.

- Se establecen los campos a registrar en la bitácora y lasdisposiciones para su entrega y revisión.

- Se establecen las disposiciones para el control de labitácora - vehículos asignados al Motor Pool.

- Se modifican los controles para los vehículos asignados alSIVET (monitoreo del % de disponibilidad).


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FECHA MODIFICACIONES28/08/09 Artículo 6. Reparaciones y Mantenimiento

- Se elimina lo siguiente: “Es necesario revisar diariamente elsistema mecánico del vehículo antes de encender el motor.

- Se especifica que los mantenimientos deben ser registradosen la bitácora.

- Las reparaciones podrán realizarse en talleres privadospara los equipos asignados en las zonas fuera de Panamá,

o los mecánicos podrán trasladarse hacia las zonas.- Se establece que para las reparaciones, los usuarios

deberán solicitar el servicio a través de nota a UMERF.- Se establecen los responsables del control de

mantenimiento.

Artículo 7. Seguro del Vehículo- Se establece que el usuario deberá portar la póliza de

seguro para que en caso de accidente se proceda con lo

estipulado en el mismo.

Artículo 11. Custodia del Vehículo- Se incluye que cuando se utilicen los vehículos fuera de

horas laborables, el usuario deberá tener autorización.

Artículo 12. Irregularidades Relacionadas con el Manejo,Cuidado y Mantenimiento de Vehículo.

- Se establece que el Departamento de Auditoría Interna

está facultado para realizar investigaciones.- Se modifican los documentos de referencias para la

aplicación de sanciones (Se elimina Manual de Personal, seincluye Reglamento para la Aplicación de SancionesDisciplinarias).


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FECHA MODIFICACIONES28/08/09 Artículo 14. Pérdida, Daño o Accidente.

- Se incluye como nuevo artículo.

Artículo 15. Uso de combustible- Se incluye como nuevo artículo

Modificaciones Generales:- Se reemplaza “Taller” por “Unidad de Mantenimiento de

Equipo Rodante y Flotante”. - Se reemplaza: Barrera Permanente de Prevención y Franja

de Vigilancia de Epidemiológica por “SIVET”. - Redacción. - Se modifica el “Registro de Circulación y Mantenimiento

Diario” y su instructivo de uso.

02/09/09 Artículo 6. Reparaciones y Mantenimiento:

- Se establece el tiempo para mantenimiento de Motores

Fuera de Borda.09/03/10 Artículo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO

Paso 3.6 Se elimina: …o bien depende de la recomendación de la CasaDistribuidora de los vehículos, cuando son vehículos nuevos.

Y se agrega: “Cuando los vehículos sean nuevos se realizarándos (2) mantenimientos de agencia, es decir, 5,000 y 10,000, apartir de allí, los mantenimientos se deberán realizar en los

talleres de la Comisión (Sede Pacora y Santa Fe). Para losvehículos que se encuentren en el interior del país se debeContratar otros talleres o bien solicitar el servicio a UMERF.”


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FECHA MODIFICACIONES15/09/10 Artículo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO

Paso 3.6 Se modifica:El mantenimiento debe realizarse de acuerdo a lo siguiente:

DariénAutomóviles Cada 3,000 a

3,500 km

21/03/11 Se modifica “UMERF” por “TALLER”, Según Resuelto No.075

22/09/11 Se cambió el nombre de Directores Técnicos a Operaciones deCampo.

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