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1. Organización,administración
y gestión
4.Desarrolloorganizacional(personas)
5. Comunicacióneinformación
2. Procesosyprocedimientos
1.Organización
3.Tecnologíainformática
PRINCIPIOSTransparencia
EficienciaycontrolServicio
ParticipaciónRendiciónde
cuentas
PEIPDI(PMI)Normativa
Organización, administración y gestión
Administraciónporobjetivos
Estructura orgánica (algunos hitos)
CreacióndelaDireccióndeAdministración(VAF)
CambiodeCoord.aDireccióndeExtensión
2015
CambiodenombredeFacultaddeIngeniería a
FacultaddeIngenieríayCienciasBásicas
2016
CreacióndelaORIComitéTIC
CambiodeCoord.aDireccióndeEd.VirtualCoord.Editorial(VA)
Depto.deMercadeoyAdmisiones
20122014
Coord.deExtensiónCoord.deInvestigación
Coord.deCursosdeContextoCoord.deEducaciónVirtualCoord.deControlInterno
ComitédeDecanosRevisoríaFiscal(externa)
20102011
ReformaAcadémicaEstructuraparalaEducaciónVirtualProyectosPDI(PMI)
2018enadelante
LaUniversidadcreceysedesarrollatecnológicamenteparacumplirsusfinesmisionalesconcalidad.
Creacióndelasfacultades
2003
2. Procesos y procedimientos
Sistema de Gestión de la Calidad Administrativa
20182006
Documentacióndeprocesosy
procedimientosdelasáreasadscritas
alaVAF
2010
AdquisicióndeIsolución
2014
Primerysegundociclodeauditoría
interna
AdopcióndelnombreSIGA
2016
AuditoríainternaalSIGA
ImplementacióndelmóduloSGSST
2008
ImplementacióndelSistemadeGestiónporProcesos
ConformacióndelComitédeCalidadAdministrativa
2013 2015
CertificaciónISO9001:2008BureauVeritas
2017
MigraciónalanormaISO9001:2015
ActualizacióndelManualdeCalidadAdministrativa
Articulaciónentrelosprocesosacadémicosyadministrativos
Auditoríaparalacertificación
delanormaISO9001:2015(enfoqueenriesgos)
Sistema de Gestión de la Calidad Administrativa
Mapa de procesos
3. Tecnología Informática
Evolución de la tecnología en la UC
1984
CreacióndelaOficinadeSistemas
1997
ConexióndedicadaaInternet
2003
SevenyKactus(ERP)
2004
SistemaAcadémicoUXXI
1985
Salasdecómputo
2008
CorreoconGmail
2011
CreaciónComitéTIC
2012
Matrículaporcréditos
2010
ReportesGII
Evolución de la tecnología en la UC
2014
Aumentodelanchodebanda
2016
CambioatelefoníaIP
2017
Copiadeseguridaddeinformaciónde
computadoresenlanube
2018
MigraciónaUniversitas XXI
(versióninternacional)
2015
FortalecimientodelWiFi
Evolución de la tecnología en la UC
Sistemas de información
SevenSistema
Administrativo Financiero
KactusSistema de
Información de Recursos Humanos
Generador Integral de Información
Universitas XXI
Sistema Académico
Tecnología al servicio de la comunidad unicentralista
Servicios académicosSolicitudesacadémicas
Web
InscripciónWeb
InformacióndeAdmisiónvíaWeb
Consultadenotasyhorario
Correoelectrónico
Accesoremotoasoftware(Citrix)
Aulasvirtuales(Canvas)
Servicios financieros
Solicituddecréditovíaweb
Generaciónwebdeordendepago
Bienestar
Contact center(enimplementación)
Reportesdealertasacadémicas
Citasmédicasweb
Evaluacióndocenteweb
Medios electrónicos para recepción y gestión de solicitudes
En el portal institucional y dirigido a toda a
comunidad académica
Mis solicitudes
Aplicativo para solicitudes académicas
y administrativas de estudiantes
Mesa de servicios
Aplicativo para solicitudes de servicios de las
dependencias académicas y administrativas
Internet y conectividad
Fuente:DepartamentodeTecnologíaInformática(2017).
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1000
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
EvolucióndelanchodebandaenMbps
115
228
584650
745
945
4. Desarrollo organizacional
Desarrollo organizacional
Plandecapacitacióninstitucional
Estímulosyportafolio
debeneficios
Valoracióndecargos
Evaluaciónde
desempeño
Procesosde
selección
Sistematización de procesos de Gestión de RR. HH.
EvaluacióndedesempeñoEvaluacióndocente(SistemaAcadémico).Evaluacióndelpersonaladministrativoyacadémico-administrativo.SerealizaenlíneaenelsistemaKactus.
PlandecapacitacióninstitucionalTreslíneasdeacción:capacitaciónbásica,formaciónycrecimientopersonal.Necesidadesdeformacióndelasáreasycapacidadesconlaofertainternaylacapacitaciónexterna.Cursosdeinglés,cursosdeactualización,diplomadosyprogramadeliderazgo.
Desarrollo organizacional
ProcesosdeselecciónGarantizanquelaInstitucióncuentecondirectivosypersonalidóneoqueorientensugestiónalaexcelenciaacadémicayadministrativa.Permitenlaoportunidaddecrecimiento.
ValoracióndecargosSistemadesarrolladoporunacompañíaexterna.Serealizabajolosprincipiosdeequidadycompetitividad.
EstímulosyportafoliodebeneficiosDescuentosFamiliaCentralista,ConvenioUniversidaddeLosAndes,SemanaSantaysemanadereceso,vacacionescolectivas y reconocimientosenelDíaInstitucional.
Desarrollo organizacional
5. Procesos de comunicación
Procesos de comunicación (algunos hitos)2009
CreacióndelaRedAcadémico-AdministrativaInterna(RAAI).
Reubicaciónyadministracióndecartelerasfísicas.
2003
CreacióndelDCPLanzamientodeNoticentral.
Creacióndelapáginaweb.
2008
AdopcióndelaPolíticadeComunicación(Acuerdo02de2008).CreacióndelaRedInternadeCorresponsales(RIC).
NuevaimagengráficadelaUC (Manualdeidentidadvisualcorporativa).
Procesos de comunicación (algunos hitos)
Transicióndepáginawebaportalwebinstitucional.
Campañasinstitucionalesenfondosdepantalla.CreacióndelaAgenciaCentraldeNoticias.
2010-2011 2012
Creacióndel portalUCVirtual.
IncursiónenmediossocialesFacebook,Twitter,YouTube.
Iniciatrabajoconvoceríainstitucional.
2016-2017
Noticentralmigraaunaversióndigital.
CreacióndelaSaladeprensa.CreacióndelaAppNoticentralCafé yCarta
delRector.
Nueva versióndelportalweb.
ActualizacióndelaPolíticadeComunicación(Acuerdo07de2015).AdopcióndeunReglamentoparalaComunicaciónInstitucional.
2014-2015
Procesos de comunicación (algunos hitos)
Medios institucionales
Noticentral RedInternadeCorresponsales
(RIC)
Mensajesinstitucionales
RAAI
Cartelerasgiratoriasyvirtuales
Fondosdepantalla
BoletíndeNoticiasExternas
UncaféconelRector
Medios institucionales
Gestióndefreepress
CartasdelRector AppdeNoticentral
Portalwebinstitucional
Saladeprensa Mediossocialesinstitucionales
OrganizaciónConsejoSuperior
ComitésInstitucionales
RevisoríaFiscal(externa)
SecretaríaGeneral
ConsejoAcadémico
ComitéRectoral(adhoc)
VicerrectoríaAcadémica
VicerrectoríaAdministrativay
FinancieraComitédeAdmisiones
ComitédeBecas
ComitéTIC
DecanaturaFacultaddeCienciasAdministrativas,EconómicasyContables
DecanaturaFacultaddeCienciasSociales,HumanidadesyArte
ConsejodeFacultad
DecanaturaFacultaddeIngenieríayCiencias
Básicas
ConsejodeFacultad
ConsejodeFacultad
Rectoría
Recursos financieros
Lainformacióndelosaños2013y2014seencuentrabajonormascolombianas.Lainformacióndelosaños2015a2017seencuentrabajonormasNIIF.
Lainformacióndelaño2017esprovisional.
Presupuesto
Atendiendoloestablecidoenlapolítica6.1delPEI,“Fortalecimientodelaplaneaciónenlasunidadesacadémicasyadministrativasdela
Universidad”,quebuscaimpulsareldesarrollodeproyectosestratégicosydinamizarlagestiónacadémicayadministrativa,elprocesodepresupuestodelaUniversidadconllevalossiguientes
aspectos:
Proceso presupuestal
Elaboraciónpresupuestal
•Proyeccióndelañoencurso
•Planeacióndeactividadporcadaárea
•Evaluaciónconjunta•Aprobación
Ejecución•Facturación•Cartera•Administracióndelportafolio
•Nómina•Cajasmenores•Legalizaciones•Causación•Salidasdeinventarios•Depreciación•Diferidosyamortización
Seguimiento(informes)
•Áreasderesponsabilidad•Actividadmisional•Facultades•Departamentos•Centrosdecostos•Proyectos•Rubros•Cuentascontables
Procesoparticipativo.ArticuladoconprocesosdediferentesáreasdelaUniversidad.Estructuradoporproyectos.ArticuladoconelPlandeDesarrolloInstitucional(PDI).Sincronizadoconlainformacióncontableydecostos.SoportadoenelsistemaERP-SEVEN.Facilitaelcontrolporproyectoyáreaderesponsabilidad.
Presupuesto
Enlaasignaciónsepriorizan…
LosgastosdefuncionamientoparagarantizarlanormaloperaciónLosproyectosencursoLosproyectosenmarcadosenelPDI
Asignación presupuestal
• Laasignaciónpresupuestalaproyectosdeinvestigación,extensión,internacionalizaciónybienestarserealizamediantelaevaluacióngeneralderecursosdisponibles
• Laasignaciónpresupuestalconllevacriteriosdeequidad.
Aprobación presupuestal
Áreas
• Planean• Elaboran
solicitudporproyecto
• Evalúannecesidadesysustentan
• Evalúanpertinencia
• Evalúaglobalidad
• Aprueba
Decanaturas Vicerrectorías ComitéRectoral
ConsejoSuperior
Gestión financieraManejotransparentederecursosTalentohumanosuficienteeidóneoComitésqueapoyanlatomadedecisionesApoyadaensistemasdeinformaciónintegradosOficinadeControlInternoRevisoríaFiscal(hechaporunafirmareconocidainternacionalmente)
Gestión financieraSEVEN - ERP
Contabilidad
Inventarios
Activosfijos
Compras
Tesorería
Inversiones
Proveedores
Costos
Facturación
Cartera
CarteraFinanciera
MesadeAyuda
Solicitudesdeestudiantes
Administrativa
Financiera
Comercial
Kactus
Recaudosypagosenlínea
Isolución
UniversitasXXI
Entre2013y2017sehancreado11nuevosprogramasacadémicos.
Integralidadysistematizacióndeprocesosadministrativo-financieros.
Culturadelacalidad:CertificaciónISO9001-2008.
Aspectos por destacar
Gracias