09 - XDMS - Inventaris - Beheer - files.xpower.befiles.xpower.be/pdf/XDMS_0405_NL_Inventaris_Beheer.pdf · • Aanduiden voor welke vestiging je de selectie wil uitvoeren ... XDMS

Toleindestraat 7/0101 | B-9080 Beervelde | T +32 9 353 90 20 | F +32 9 353 90 29 | [email protected] | www.xpower.be

VAT BE 0451.526.090 | IBAN: BE51 4182 6162 | BIC: KREDBEBB

Opleiding: XDMS

Inventaris - Beheer

09 - XDMS - Inventaris - Beheer.docxscst Pagina 2 van 31

Inhoudsopgave

1 Inleiding ........................................................................................................................................... 3

2 Maken van een inventaris lijst/selectie. .......................................................................................... 4

2.1 Maken van een nieuwe lijst ..................................................................................................... 4

2.2 Testrun..................................................................................................................................... 9

2.3 Definiëren van de exportvelden (output fields) .................................................................... 10

3 Etiketten ........................................................................................................................................ 13

3.1 Etiketten drukken .................................................................................................................. 13

4 Lijsten ............................................................................................................................................ 15

4.1 Stocklijst ................................................................................................................................ 15

4.2 Valoristaie inventaris ............................................................................................................. 18

4.3 Tellijst voor inventarisatie. .................................................................................................... 21

4.4 Stockwaarde – boekhoudkundige voorraad ......................................................................... 30


1 Inleiding

Met de inventarismodule kan je inventarislijsten (selecties) gaan maken.

Deze lijsten kan je dan afdrukken en/of exporteren naar Excel.

Enkele voorbeelden van lijsten die je kan genereren:

- huidige stock (inventaris) + waarde van uw magazijn(en) , maar ook van een moment in het

verleden.

- een lijst voor de opvolging van negatieve stock

- een lijst die alle artikels zonder locatie weergeeft

- een overzicht van aan- & verkoopstatistieken

- een lijst van artikels op een welbepaalde locatie

- een overzicht van alle artikels van een welbepaald merk in uw magazijn(en)

- …

Kortom van ELKE beweging, zowel in als uit uw magazijn, kan je een lijst maken om dit te kunnen

opvolgen.

Wellicht zal je ook tegen het einde van het boekjaar een( volledige) inventaris willen doen.

Stapsgewijs wordt dit uitgelegd in deze handleiding.

Afsluitend kan je een overzicht afdrukken van de gemaakte (stock)correcties , kan je de nieuwe

inventariswaarde laten berekenen, en kan je deze dan opnieuw exporteren naar Excel en/of gaan

afdrukken.


2 Maken van een inventaris lijst/selectie.

2.1 Maken van een nieuwe lijst

1. Navigeer in de menubalk naar Artikelen – Inventaris – Inventaris.

Je krijgt nu een overzicht van de reeds gemaakte lijsten.

• Via de knop Nieuw kan je zelf een nieuwe lijst opstellen.

• Via de knop Kopiëren kan je de instellingen van een bestaande lijst – die

gelijkaardig is – kopiëren om dan vervolgens enkele aanpassingen te doen en

deze selectie als een nieuwe lijst op te slaan. .

PS. Dit is bijvoorbeeld handig als je per rek verschillende lijsten wil maken.

(Maak de lijst voor rek 1, sla deze op, kopieer deze lijst en pas de locatie-

aanduiding aan voor rek 2, etc.)


• Via het icoontje ‘Wijzigen’ kan je aan een bestaande selectie aanpassingen doen.

• Via het vuilbak-icoontje kan je de geselecteerde lijn/lijst verwijderen.

2. Bij het maken van een nieuwe selectie raden we aan om eerst even op het icoontje

‘Geselecteerde velden’ te klikken.

Volgend scherm wordt geopend:

Door dit scherm te openen worden de velden en labels opgeladen, deze zullen

later gebruikt worden bij het opmaken van de weergave van de lijsten.

Ook als je straks met Filter 3 aan de slag wil, dien je deze stap te doen.

Tabblad Query Info

3. Nadat je op het icoontje Nieuw hebt geklikt, opent het tabblad ‘Query info’.

Geef een geschikte naam aan de selectie. Indien je dit wenst kan je in het veld Info

nog extra tekst ter omschrijving meegeven.

Het systeem geeft automatisch een nummer aan deze nieuwe selectie.

Klik op de groene V om op te slaan.

Tabblad Filter 1

4. In deze Filter 1 kan je reeds enkele voor gedefinieerde selectiecriteria ingeven.


Zo kan je bijvoorbeeld:

• Aanduiden voor welke vestiging je de selectie wil uitvoeren

� klik op het vergrootglas om de keuzelijst op te roepen.

• Een bepaald artikelnummer aanduiden

• Artikels beginnend met bepaalde positie(s) opvragen

� geef de eerste positie(s) in

+ klik op het pijltje na de X om de conditiekeuzelijst te openen

+ kies voor # (= beginnend met)

• Een specifieke locatie of artikelen met een locatie ‘beginnend met…’ aanduiden

• …

5. De verschillend mogelijke condities:

• X betekent: Niet van toepassing

• == > betekent: van …tot … , als je dit kiest dan zal het vak erachter wit (actief)

worden en kan je hierin de ‘tot’-waarde ingeven.

• > betekent: groter dan

• < betekent: kleiner dan

• >= betekent: groter dan of gelijk aan

• <= betekent: kleiner dab of gelijk aan

• = betekent: gelijk aan (identiek dezelfde waarde als de ingegeven waarde)

• <> betekent: alle waarden verschillend van de ingeven waarde

• # betekent: beginnend met de ingegeven waarde

• * betekent: bevat de ingegeven waarde, hetzij beginnend met, hetzij eindigend

op, hetzij ergens tussenin staan de ingegeven tekens in de waarde

6. Door het vinkje aan te zetten bij ‘Numerical sort’ zullen de gegevens gesorteerd

worden volgens numerieke volgorde i.p.v. alfabetisch.

Voorbeeld van numerieke sortering

Artnr 11

Artnr 100

Artnr 1001

Artnr 2000

Voorbeeld alfanumerieke nummering

Artnr 100

Artnr 1001

Artnr 11

Artnr 2000

Tabblad Filter 2

7. In deze Filter 2 kan je nog extra selectiecriteria gaan instellen.


Zo kan je hier bijvoorbeeld aanduiden : dat je:

• Dat je enkel de artikelen wil die behoren tot een bepaalde artikelsoort.

Klik ook hier op het vergrootglas om een keuzelijst te verkrijgen.

• Dat je enkel de artikelen wil met een bepaalde bestelcode, of dat je juist een

bestelcode wil die verschillend is van de aangeduide code, …

In het schermdeel ‘Extra’ zijn ook enkele interessante aanvinkvakjes.

• Zo kan je artikelen die op ‘Hidden’ staan, weren uit de lijst die je wil verkrijgen.

• Een lijst oproepen waarin artikels zonder locatie niet getoond worden

• …

Werk je veel met ‘Equivalent’-artikelen dan kan je via het schermdeel ‘Equivalent’

ook lijsten gaan maken die rekening houden met de equivalent-instellingen.


Tabblad Filter 3

8. In dit tabblad kan je zelf nog andere velden aanduiden waarop je wil gaan

selecteren.

Dit wil dus zeggen dat je via deze Filter 3 zo goed als elk veld dat in de artikelkaart

voorkomt kan gaan aanduiden om dan hierop een filter te leggen.

Van het resultaat kan je dan een lijst genereren.

• Klik op het icoontje Nieuw

• Klik vervolgens op het vergrootglas om de lijst met de veldnamen op te roepen.

PS. Bovenaan, via de 2 witte vakken (boven de kolomhoofding), kan je velden

opzoeken. Typ je zoekterm of de beginletters gevolg door een * en druk op de

enter-toets.


• Klik op het icoontje met de groene V om te bewaren.

PS. Datatype geeft aan welk type input verwacht wordt. (Hetzij een decimaal

getal, hetzij een integer, hetzij een datum, …)

Voorbeeld : je kan een selectie maken die artikelen zal opzoeken met een laatste

verkoopdatum die kleiner is dan 2 jaar terug.

9. Om dit alles te bewaren, dien je nu op het icoontje met de diskette te klikken.

2.2 Testrun

1. Via het icoontje Testrun gaan we onze selectie eerst eens testen op eventuele

fouten.

Bijvoorbeeld:

2. In het onderste schermdeel ‘Voorbeeld inventaris’ zie je de resultaten van je

selectie.

Opmerking

Indien het resultaat teveel lijnen bevat dan zal je een rode lijn rondom het

schermdeel ‘Voorbeeld inventaris’ zien.

Op de effectieve lijst zal je uiteraard alle lijnen zien die aan de selectie voldoen.


2.3 Definiëren van de exportvelden (output fields)

Via ‘geselecteerde velden’ kan je gaan bepalen welke kolommen je in je resultatenlijst zal zien.

1. Selecteer eerst bij ‘Lijsteninventaris’ voor welke lijst je de output fields wenst in te

stellen.

Klik hiervoor eenmaal op de betreffende selectie zodat deze in het blauw komt te

staan.

2. Klik nu op het icoontje ‘Geselecteerde velden’.

In bovenstaande schermafdruk zie je in dat er in de rubriek ‘Geselecteerde velden’ de volgende

velden vermeld zijn : Merknummer, Artikelnummer, Omschrijving en Stock.

Via het icoontje (= Stocklijst) hebben verkrijg je een lijst waarin je deze 4 kolommen terugvind,

zelfs in dezelfde volgorde als in de rubriek ‘Geselecteerde velden .

3. Om meer of andere velden in je resultatenlijst op te nemen:

• klik je in de linker rubriek ‘Beschikbare velden’ eenmaal op het gewenste

veld.

• Met het pijltje naar rechts kan je nu de aangeduide veldnaam overbrengen

naar de rubriek ‘Geselecteerde velden’.

• PS. werk van rechts naar links om een veldnaam die je niet meer wenst in

de rubriek ‘Geselecteerde velden’ terug te brengen naar de rubriek

‘Beschikbare velden’.

• Bij het zoeken naar een veldlabel kan je eenvoudig weg de naam of een

deel van de naam in het witte opzoekveld boven de kolomhoofding

ingeven en op de Enter-toets klikken.

Wil je terug alle veldnamen zien, maak dan het witte opzoekveld terug

volledig leeg en druk op de enter-toets.


• Als er in de rubriek ‘Beschikbare velden’ een lijn in het blauw staat dan kan

je door een letter te typen direct verspringen in de lijst naar de veldnamen

die met deze letter beginnen.

• Je kan ook meerdere veldlabels aanklikken door de CTRL-toets ingedrukt te

houden, en deze meerdere veldnamen dan overbrengen.

• Als je een veldnaam overbrengt naar de rubriek ‘Geselecteerde velden’

dan wordt deze onderaan het lijstje toegevoegd.

De volgorde van dit lijstje kan je wijzigen met behulp van het blauwe pijltje

naar boven en het blauwe pijltje naar beneden.

Selecteer de lijn die je wil verplaatsen en klik vervolgens op het

betreffende pijltje.

Opmerking :

de volgorde hier is dus ook bepalend voor de volgorde van de kolommen in

je uiteindelijke stocklijst.

4. Vergeet niet om je aanpassingen op te slaan!

PS. Mocht je toch vergeten om op het icoontje met de diskette te klikken en je klikt

op de OK-knop, dan komt veiligheidshalve nog de vraag of je wenst op te slaan.

Klik hier op Yes.


5. Eenmaal terug in het basisscherm kan je ook hier nog eens op het icoontje met de

diskette klikken om het geheel nogmaals te bevestigen.

6. Een handige knop is: “Kopieer ‘Geselecteerde velden’ andere query”.

Wens je voor een andere selectie dezelfde ‘output fields’ als van een vorige

selectie, dan hoef je de veldnamen niet allemaal terug te gaan overbrengen en hun

volgorde te gaan instellen.

• Klik op de knop “Kopieer ‘Geselecteerde velden’ andere query” ,

• Selecteer de gewenste, bestaande, selectie

• Klik op de OK-knop.

• Klik opnieuw op de knop Save.


3 Etiketten

3.1 Etiketten drukken

Via het programma Inventaris kan je een selectie maken van een bepaald aantal artikelen.

Het resultaat van je selectie kan je niet enkel naar een lijst sturen ; maar je kan ook etiketten drukken

van de geselecteerde artikelen.

Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken als je de rekken in je magazijn wil labellen.

1. Duid de selectie aan waarvoor je etiketten wenst te verkrijgen.

2. Klik op het icoontje Print etiketten.

3. In dit scherm kan je het volgende :

• 1 label per stuk :

Als je dit aan vinkt dan zullen er evenveel etiketten worden gedrukt als het

aantal artikelen in stock.

Als dit niet aangevinkt is, dan wordt er gewoon 1 etiket per record/lijn

geprint.

• Overslaan artikels zonder locatie :

Als er in het resultaat van de selectie een lijn voorkomt met een artikel

waarvan de locatie niet ingevuld werd, dan zal er ook voor dit artikel geen

etiket worden geprint.

• De tekst die je ingeeft in het veld ‘Extra tekst op label’ zal ook op elk etiket

te zien zijn.

Klik op OK om verder te gaan.

4. Kies de gewenste template


5. Klik op het gewenste icoontje:

om via PDF af te drukken

om rechtstreeks naar een printer te drukken

om via e-mail te versturen

Het XML-icoontje is bedoeld voor de programmeurs om de achterliggende

programmatiecode te kunnen bekijken.


4 Lijsten

In het programma Inventaris zijn er drie mogelijke lijsten die je kan gaan exporteren :

Met het eerste icoontje kan je een ‘gewone’ stocklijst opvragen.

Het tweede icoontje staat voor een ‘Valorisatie inventaris’.

Via het derde icoontje verkrijg je een tellijst voor inventaris’.

4.1 Stocklijst

Deze lijst is een ‘gewone’ lijst. Dit wil zeggen dat er geen voor-gedefinieerde berekeningen in zitten.

PS. De kolommen die je in de lijst ziet, heb je gedefinieerd via ‘Geselecteerde velden’.

1. Selecteer de selectie waarvoor je een lijst wil.

2. Klik op het icoontje Stocklijst

XDMS geeft je dan volgend scherm.

PS. onder de werkbalk (= iconenbalk) zie je ook nog eens welke selectie je hebt

aangeduid.

3. De werkbalk bevat ook hier weer verschillende mogelijkheden.

• De eerste twee icoontjes dienen om de tabel naar MS Excel te exporteren.

Onderaan zie je dat er twee ‘sheets’ zijn.

Het tweede blad bevat hier enkel ‘Detailinfo van de selectie’.

Als je deze info niet nodig hebt in Excel, dan is het voldoende enkel de

gegevens van de sheet ‘Inventaris Detail’ te exporteren.

Gebruik het tweede Excel –icoontje (Excel (Sheet)) om enkel de actieve

sheet (waarin de cursor zich bevindt) naar Excel te sturen.

Met het eerste Excel-icoontje (Excel (Book)) stuur je alle sheets ineens naar

Excel.


• Gebruik je het HTML icoontje (icoontje Internet Explorer), dan kan je de

lijst opslaan als een HTML-document.

PS. Hiervoor hoef je dus geen Excel of een Excel ondersteunend rekenblad-

programma te hebben om het resultaat te zien.

Het html-bestand kan je eenvoudig met een browser openen.

• Met de mogelijkheid ‘Copy to clipboard’ kan je geselecteerde cellen naar

het klemboord van de computer sturen om dan daarna deze te kunnen

plakken in een bestaand document.

Wellicht zal dit meestal een Excel document zijn , daar kan je verder

werken met rijen en kolommen. Maar het is ook mogelijk om te ‘plakken’

in een tekstdocument of iets dergelijks.

PS. Aaneensluitende cellen kan je in één keer kopiëren en plakken. Verschillende

blokken dien je in verschillende keren te kopiëren.

In Excel kan je verschillende acties gaan toepassen , maar ook in de spread in xdms


kan je reeds bepaalde basismogelijkheden uitvoeren.

• Sorteren van de resultaten.

Klik in de kolom waarvan je de gegevens wil sorteren (oplopend of aflopend).

Klik vervolgens op één van de twee blauwe pijlen.

• Totalen berekenen

Klik in de kolom waarvan je onderaan het totaal wenst te zien.

Klik op de knop met het Sigma teken

• Verwijderen van een kolom

Klik op de kolomhoofding zodat de volledige kolom geselecteerd wordt.

Klik op de Delete-knop

• Met de knop Show detail krijg je een infoschermpje te zien

• Met het icoontje Zoeken kan je op zoek gaan naar een bepaalde

waarde.

• Het laatste icoontje in de rij is dit van Report Engine.

Via deze mogelijkheid kan je de resultaten naar een voor-gedefinieerde

Excel-template gaan sturen, en kan je zelfs gaan ‘schedulen’, bijvoorbeeld

dat de lijst elke vrijdag naar één of meerdere personen wordt verstuurd.

PS. Hiervoor wordt een specifieke handleiding/opleiding voorzien.


4.2 Valoristaie inventaris

De lijst ‘Valorisatie inventaris’ (of ‘Inventaris waardering’) geeft de stockwaarde van uw magazijn op

basis van diverse parameters.

In deze parameterinstellingen kan je ook herwaarderingswaarden gaan inbrengen om deze dan te

gaan berekenen op de artikelen die uit de selectie zullen komen.

Zoals steeds kan je ook hier exporteren naar ondermeer MS Excel.

1. Duidt de selectie aan die je wenst en klik op het icoontje met het raster en het

Euroteken.

2. Indien negatieve stock toegelaten is in jullie database, dan kan je kiezen of je

artikelen met negatieve stock wenst te negeren, wenst mee te tellen of zelfs enkel

artikelen met negatieve stock wenst te selecteren.

3. Je kan een afschrijving kiezen op basis van :

- Laatste aankoop

- Laatste beweging

- Laatste aankoop of beweging

- Datum creatie

4. Datum basis

Hierin kan je ingeven vanaf welke datum moet worden teruggeteld.

Standaard wordt de huidige datum voorgesteld. Terug in de tijd gaan is voorzien

Datum Stock

Om een optimaal resultaat te bekomen, geef je hier best dezelfde datum in.


5. Hoe dien je bovenstaande waarden te interpreteren:

- Artikelen die tot 180 dagen in stock liggen, zullen gewaardeerd worden aan 100%.

- Artikelen tot 360 dagen in stock = waardering aan 80%

- Artikelen tot 720 dagen in stock = waardering aan 60%

6. Max % waardering:

Waarderingspercentage voor het aantal dagen hoger dan gedefinieerd in de tabel.

Hier : artikelen die meer dan 720 dagen in stock liggen zullen een waardering

krijgen aan 50%.

7. % voor onbekende:

Indien de laatste aankoopdatum van een artikel onbekend is, dan zal het artikel

een waardering krijgen aan 40%

8. Gebruik afschrijvingstabel van artikel :

Artikels kunnen een eigen specifieke afschrijvingstabel hebben.

Indien dit werd ingesteld, dan krijgt deze specifieke tabel voorrang.

9. Consignaties inclusief :

Een artikel kan in consignatie worden aangenomen.

(Het behoort dus niet echt tot je stock, maar je kan er wel over beschikken.)

Door dit vakje aan te vinken worden de artikels in consignatie bij de stock geteld.

Bijvoorbeeld: in stock = 10, consignatie = 5; inclusief = 15

10. Herbereken restwaarde :

Als je de restwaarde wil her-bereken, dan kan je ‘Op gemiddelde AKP?’ aanvinken

van. Hierdoor zal de herberekening overgezet worden op basis van gemiddelde

aankoopprijs. De waarde in ‘Basis afschrijving’ wordt dan niet verder gevolgd.

De restwaarde zal her-berekend worden met de gegevens van de ingestelde

waarderingstabel.

De huidige restwaarde wordt op artikelfiche-niveau overschreven met de nieuwe

restwaarde.

11. Met de volgende aanvinkvakjes kan je nog verder gaan bepalen wat er in de

geëxporteerde resultaatslijst te zien zal zijn.


12. Klik op OK om de lijst te verkrijgen.

13. OPMERKING

Als je de instellingen een volgende keer opnieuw wil gebruiken dan is het een goed

idee om een PRESET te gaan maken.

• Klik op de knop ‘Preset’, je komt dan in het volgende scherm terecht:

• Klik op de knop ‘Nieuw’.

• Geef een geschikte naam in.

• Klik op OK

Als je de volgende keer de lijst ‘Valorisatie inventaris’ oproept, klik dan direct op de

knop Preset. Kies de aangemaakte ‘preset’ en al je instellingen worden terug

opgehaald.

PS.

Je kan nu alsnog vakjes gaan aan- of uitvinken, en/of waarden gaan wijzigen.


4.3 Tellijst voor inventarisatie.

Via deze knop kan je ware tellijsten gaan afdrukken waarmee je stocktellingen kan gaan doen.

1. Duid eerst de selectie aan waarvoor je een tellijst wenst te verkrijgen.

Klik vervolgens op de knop ‘Tellijst voor inventaris’.

PS Voor een tellijst is het wellicht handig om te sorteren volgens ‘Locatie’.

2. Het vinkje staat automatisch aan bij ‘Stock tonen’.

Wens je dat de personen die met de tellijst in de hand door het magazijn zullen

gaan de stockaantallen niet kunnen zien, dan die je dit vakje uit te vinken.

3. In de eerste kolom aanvinkvakjes vind je specifieke vakjes. ‘Negeer negatieve

stock’ en Negeer stock 0’ kunnen zelfs de selectie nog verder beïnvloeden.

In de tweede kolom aanvinkvakjes kan je gaan aanduiden welke gegevens

(kolommen) je in de geëxporteerde lijst wil zien.

4. Je kan de lijst laten sorteren ofwel volgens artikelnummer, ofwel volgens locatie.

5. Bij ‘Type stock’ kan je kiezen tussen :

• Stock = aanwezige stock + actieve reservaties

• Aanwezig = aanwezige stock – actieve reservaties

6. Klik op OK om de lijst te verkrijgen.

OPMERKING

Ook hier is het weer interessant om een ‘Preset’ van je instellingen te maken.

Zo je hoef niet elke keer opnieuw terug te gaan nadenken welke vakjes je nu weer

aan- of uit gevinkt wou.

• Klik op de knop Preset

• Klik op de knop Nieuw

• Geef een gepaste naam in en klik op OK.


• Klik nogmaals op OK in het preset-overzichtsscherm.

PS. Als tellijst wens je misschien een zo eenvoudig mogelijke lijst om in te vullen.

Een extra spatie tussen lijnen kan de lijst handiger maken om in te vullen bij de rondgang.


7. De waarden in de kolom in het geel (Locatie) kan je in dit scherm nog aanpassen.

Selecteer de betreffende ‘cel’ en typ de nieuwe, correcte waarde (hier dus locatie)

in.

8. De meest gebruikte werkwijze is de lijst naar MS Excel te sturen.

Klik hiervoor op het tweede icoontje.

PS. De werking van de andere icoontjes uit de werkbalk is analoog als bij

‘Valorisatie inventaris’.

9. Er opent zich nu een ’browse’-scherm waarin je het bestand een geschikte naam

kan geven en waar je een map dient aan te duiden om dit bestand in op te slaan.

Kies hier voor een map op een netwerkserver.

Bijvoorbeeld op de S-schijf. Je kan hier best eerst een mappenstructuur opzetten

zoals bijvoorbeeld: ‘Inventaris\Tellijsten\01 Te tellen’ (eenvoudig via de knop ‘New

folder’).

PS.

Achteraf kan je dan onder de map S:\Inventaris\Tellijsten de bijkomende mappen

‘02 Geteld’ en ’03 Verwerkt’ aanmaken.

Afhankelijk of de lijst dan al dan niet ‘geteld’ of ‘verwerkt’ is, kan je het Excel-

bestandje verplaatsen naar de betreffende map.


10. Geef vervolgens in Excel de laatste kolom de naam Telling (of dergelijke).

Om dit extra te accentueren, kan je deze kolom in een kleurtje zetten.

� Alvorens af te drukken, kan je in Excel een afdrukvoorbeeld opvragen waar je nog enkele

afdrukinstellingen kan meegeven.

PS. Een handige setting is de optie ‘Alle kolommen passend maken voor één pagina.


11. Eenmaal afgedrukt, laat je de tellijst zo snel mogelijk invullen.

12. De opgeschreven aantallen typ je vervolgens in deze Excel-lijst.

PS. Je kan nu het bewaarde bestand (de ingevulde lijst) verplaatsen naar de map

s:\Inventaris\Tellijsten\02 Geteld.

13. De lijst dient nu te worden geïmporteerd/ingeladen.

XDMS heeft hiervoor een tab-delimited txt-bestand nodig.

• Open het Excel-bestand.

• Ga naar het menu Bestand en kies voor Opslaan Als

• Onderaan klik je op het uitklappijltje bij de lijn ‘Opslaan als’ en kies je in de lijst

voor ‘Tekst (tab is scheidingsteken)(*.txt)’


PS. Behoud de naam.

PPS. Desgewenst kan je reeds de map ‘03 Verwerkt’ aanduiden als map waarin

het txt-bestand dient te worden opgeslagen.

• We wensen de indeling te behouden, dus klikken we in het Excel

meldingsscherm op Ja.

• Nu gaan we dit txt-bestand importeren in XDMS.

Ga naar menu Artikelen – Import data – Import Stock

• Klik op de knop met de puntjes, aan het einde van de lijn ‘Bestandsnaam’


• Zoek het txt-bestand op , selecteer het en klik op de knop Open.

• BELANGRIJK:

In de rubriek ‘Lay-out *.txt bestand’ moeten nog de juiste kolomnummers te

worden ingevuld.

Voor ons voorbeeld komt dit op het volgende neer:

o Merk = 2 (= tweede kolom in het Excel-bestand ; de eerste kolom is ‘Lijn’)

o Artikel = 3

o Aantal = 6

o Locatie = 5

PS. In het Excel-bestand is de eerste lijn de hoofdinglijn. Deze bevat geen waarden

en dient dus te worden overgeslagen.

Het vakje bij ‘Eerste lijn overslaan’ moet je dan ook hier aanvinken!

14. Zorg er ook voor dat je de correcte vestiging selecteert.

15. Bewerking op het stockaantal.

Je kan hier kiezen tussen = of + of -

Standaard is = aangeduid.

Dit wil zeggen dat de waarden in de kolom met de getelde aantallen gelijk de

nieuwe stock zal worden.

Duid je + aan, dan zullen de waarden uit de ‘Aantal’-kolom bij de huidige stock

worden bijgeteld. (Bijvoorbeeld : huidige stock is 5 , in de kolom ‘Aantal’ werd 2

genoteerd. De nieuwe stock wordt dus 5+2 = 7)

Duid je – aan dan zullen de waarden uit de ‘Aantal’-kolom van de huidige stock

worden afgetrokken.


16. Enkele andere mogelijkheden die kunnen worden aangevinkt:

• Controlelijst enkel de verschillen tonen :

XDMS genereert een overzicht met enkel lijnen die een stockcorrecties zullen

ondergaan, dus enkel lijnen waar een verschil is in aantal tussen huidige stock

en geteld zullen worden getoond.

PS. Als je dit aanvinkt en ‘Verwerk dit bestand definitief’ Hiermee kan je een

extra controle uitvoeren vooraleer je de tellijst definitief verwerkt.

• Importeer ook de locatie :

Als de kolom ‘Locatie’ kan ook aanpassingen bevat, dan zullen deze ook worden

geïmporteerd en geüpdatet als dit vakje wordt aangevinkt.

• Update controle datum :

De controledatum zal worden gelijk gezet met vandaag.

• Verwerk dit bestand definitief :

Vink dit vakje NIET aan als je eerst enkel een controlelijst wenst te bekomen.

Opmerking

Ook hier kan je weer een Preset van maken als je dezelfde instellingen volgende

keren ook wenst te gebruiken.

Zo hoef je deze niet telkens opnieuw te gaan instellen.

17. Klik op het icoontje ‘Verwerk inventaris’ (het lopertje) om de lijst af te drukken en

– indien aangevinkt – de gegevens te verwerken en door te voeren.

� Deze lijst kan je desgewenst opnieuw exporten en afdrukken in Excel.

PS. bovenaan zie je dat het in dit voorbeeld om een ‘voorstel / test’ gaat.

We dienen dus nog ‘definitief’ te verwerken.

18. Als je ‘Verwerk dit bestand definitief’ aan vinkt , dan krijg je veiligheidshalve

volgende bevestigingsvraag.


Klik ‘Yes’ om verder te gaan.

PS. Onderaan zie je weer dat er verschillende sheets zijn.

In de sheet Stockcorrecties zie je enkel de lijnen waarvan de stock werd aangepast (dus waarvan de

huidige stock verschillend was van de getelde stock).

In de controlelijst zijn de artikelen gesorteerd op artikelnummer. Wens je ook hier een sortering op

locatie, klik dan op het woord locatie en klik in de werkbalk op de blauwe pijl die naar boven wijst.

19. Via de Excel icoontjes kan je ook hier weer exporteren en afdrukken naar Excel.

PS. Wens je de verschillende sheets, gebruik dan nu het eerste Excel-icoontje.


4.4 Stockwaarde – boekhoudkundige voorraad

Dit kan je door eenvoudig een nieuwe selectie te maken waarin je enkel de vestiging aanduidt en al

de andere selectie velden onaangeroerd laat.

1. Maak de selectie met bijvoorbeeld de naam ‘Stock compleet’ aan. Duidt enkel

de vestiging aan.

2. Zorg dat deze selectie in het blauw aangeduid staat.

3. We dienen nu nog de ‘Output fields’ (knop Geselecteerde velden) goed te

zetten.


Hierin moet je de velden selecteren waar waarden in staan.

4. Via het “Stocklijst”-icoontje verkrijg je een eenvoudige lijst.

5. Via het “Valorisatie inventaris”-icoontje verkrijg je een meer gedetailleerde

lijst.

�Deze lijst is het meest aanbevolen om een stockwaardering te verkrijgen.

� Maak een preset van de gewenste instellingen.

Naargelang het aantal artikelen in stock kan het enige tijd duren om deze lijst op

te roepen.

Eventueel kan je bij Filter1 instellen dat je enkel de artikelen wenst met stock

>=1, of bij Filter 2 ‘Overslaan artikelen zonder stock, bestellingen en reservaties’

aanvinken.

6. PS Met het sigma-teken kan je in de spread kolomtotalen laten berekenen.

Uiteraard kan je de spread exporteren naar Excel en daar verdere berekeningen

gaan doen.

Documents

09 - XDMS - Inventaris - Beheer - files.xpower.befiles.xpower.be/pdf/XDMS_0405_NL_Inventaris_Beheer.pdf · • Aanduiden voor welke vestiging je de selectie wil uitvoeren ... XDMS