Upload
gracifontes
View
254
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
7/28/2019 061112 Org Eventos
1/62
Organizao de Eventos
Curso Tcnico em Hospedagem
Helen Rita Menezes Coutinho
7/28/2019 061112 Org Eventos
2/62
Organizao de EventosHelen Rita Menezes Coutinho
2010
Manaus-AM
7/28/2019 061112 Org Eventos
3/62
Presidncia da Repblica Federativa do Brasil
Ministrio da Educao
Secretaria de Educao a Distncia
Equipe de ElaboraoCentro de Educao Tecnolgica do Amazonas-CETAM
Coordenao InstitucionalAdriana Lisboa Rosa/CETAMLaura Vicua Velasquez/CETAM
Coordenao do CursoMrcia Fernanda Izidoro Gomes/CETAM
Proessora-autoraHelen Rita Menezes Coutinho/CETAM
Comisso de Acompanhamento e ValidaoUniversidade Federal de Santa Catarina UFSC
Coordenao InstitucionalAraci Hack Catapan/UFSC
Coordenao do ProjetoSilvia Modesto Nassar/UFSC
Coordenao de Design InstrucionalBeatriz Helena Dal Molin/UNIOESTE e UFSC
Coordenao de Design GrfcoCarlos Antonio Ramirez Righi/UFSC
Design InstrucionalRenato Cislaghi/UFSC
Web MasterRaaela Lunardi Comarella/UFSC
Web DesignBeatriz Wilges/UFSCGustavo Mateus/UFSC
DiagramaoBruno Csar Borges Soares de vila/UFSCGuilherme Atade Costa/UFSCAndr Rodrigues Silva/UFSCJuliana Tonietto/UFSCAndria Takeuchi/UFSC
RevisoJlio Csar Ramos/UFSC
Projeto Grfcoe-Tec/MEC
Catalogao na onte elaborada pela DECTI da Biblioteca
Central da Universidade Federal de Santa Catarina
Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas
Este Caderno oi elaborado em parceria entre o Centro de Educao Tecnolgica
do Amazonas e a Universidade Federal de Santa Catarina para o Sistema Escola
Tcnica Aberta do Brasil e-Tec Brasil.
C871o Coutinho, Helen Rita MenezesOrganizao de eventos / Helen Rita Menezes Coutinho.
Manaus : Centro de Educao Tecnolgica do Amazonas,2010.
62 p. : tabs.
Inclui bibliografaCurso Tcnico em Hospedagem, desenvolvido peloPrograma Escola Tcnica Aberta do Brasil.
ISBN: 978-85-63576-18-71. Eventos especiais - Organizao. I. Ttulo. II.Ttulo:
Curso Tcnico em Hospedagem.
CDU: 380.31
7/28/2019 061112 Org Eventos
4/62
Prezado estudante,
Bem-vindo ao e-Tec Brasil!
Voc az parte de uma rede nacional pblica de ensino, a Escola Tcnica
Aberta do Brasil, instituda pelo Decreto n 6.301, de 12 de dezembro 2007,
com o objetivo de democratizar o acesso ao ensino tcnico pblico, na mo-
dalidade a distncia. O programa resultado de uma parceria entre o Minis-
trio da Educao, por meio das Secretarias de Educao a Distancia (SEED)
e de Educao Profssional e Tecnolgica (SETEC), as universidades e escolastcnicas estaduais e ederais.
A educao a distncia no nosso pas, de dimenses continentais e grande
diversidade regional e cultural, longe de distanciar, aproxima as pessoas ao
garantir acesso educao de qualidade, e promover o ortalecimento da
ormao de jovens moradores de regies distantes, geografcamente ou
economicamente, dos grandes centros.
O e-Tec Brasil leva os cursos tcnicos a locais distantes das instituies de en-
sino e para a perieria das grandes cidades, incentivando os jovens a concluiro ensino mdio. Os cursos so oertados pelas instituies pblicas de ensino
e o atendimento ao estudante realizado em escolas-polo integrantes das
redes pblicas municipais e estaduais.
O Ministrio da Educao, as instituies pblicas de ensino tcnico, seus
servidores tcnicos e proessores acreditam que uma educao profssional
qualifcada integradora do ensino mdio e educao tcnica, capaz de
promover o cidado com capacidades para produzir, mas tambm com auto-
nomia diante das dierentes dimenses da realidade: cultural, social, amiliar,
esportiva, poltica e tica.
Ns acreditamos em voc!
Desejamos sucesso na sua ormao profssional!
Ministrio da Educao
Janeiro de 2010
Nosso contato
3
Apresentao e-Tec Brasil
7/28/2019 061112 Org Eventos
5/62c Brasil
7/28/2019 061112 Org Eventos
6/62e-Tec Brasil5
Os cones so elementos grfcos utilizados para ampliar as ormas de lin-guagem e acilitar a organizao e a leitura hipertextual.
Ateno: indica pontos de maior relevncia no texto.
Saiba mais: oerece novas inormaes que enriquecem o
assunto ou curiosidades e notcias recentes relacionadas ao
tema estudado.
Glossrio: indica a defnio de um termo, palavra ou expresso
utilizada no texto.
Mdias integradas: sempre que se desejar que os estudantes
desenvolvam atividades empregando dierentes mdias: vdeos,
flmes, jornais, ambiente AVEA e outras.
Atividades de aprendizagem: apresenta atividades em
dierentes nveis de aprendizagem para que o estudante possarealiz-las e conerir o seu domnio do tema estudado.
Indicao de cones
7/28/2019 061112 Org Eventos
7/62
7/28/2019 061112 Org Eventos
8/62e-Tec Brasil7
Sumrio
Palavra da proessora-autora 9
Apresentao da disciplina 10
Projeto instrucional 11
Aula 1 Generalidades sobre eventos 131.1 Conceituao 13
1.2 Ambiente 14
1.3 Caracterizao 14
1.4 Tipologia de eventos 15
1.5 Evoluo histrica dos eventos 20
1.6 Atores que atuam no evento 22
1.7 Conceitos complementares 22
Aula 2 Planejamento e organizao de eventos 252.1 Conceituao 25
2.2 Planejamento no evento 26
2.3 Concepo 262.4 Pr-evento 27
2.5 Per ou transevento 31
2.6 Ps-evento 34
2.7 Conceitos complementares 36
Aula 3 Recursos humano 373.1 Planejamento dos recursos humanos 37
Aula 4 Recursos fnanceiros 434.1 Importncia dos recursos fnanceiros 43
4.2 Oramento 44
4.3 Estruturas fnanceiras 45
4.4 Controle 45
4.5 Contabilidade 46
4.6 Recursos fnanceiros 46
7/28/2019 061112 Org Eventos
9/62
Aula 5 Estratgias de comunicao 495.1 Conceituao 49
5.2 Coordenao 50
5.3 Comunicao 51
5.4 Meios de comunicao 53
5.5 Administrao 55
5.6 Recursos humanos 55
5.7 Parcerias 56
Reerncias 58
Currculo da proessora-autora 59
e-Tec Brasil 8
7/28/2019 061112 Org Eventos
10/62e-Tec Brasil9
Palavra da proessora-autora
Caro estudante,
Estudar aplicar a inteligncia para aprender; examinar; analisar; observar
atentamente. O proessor, por si s, no pode estudar por voc. O ato de
aprender recproco. O proessor exerce um papel importante, antes de
tudo por ser um orientador. Entretanto, cabe a voc, estudante, o desejo, a
vontade e o interesse pelo estudo. Estudar muitas vezes um ato isolado e
solitrio e tambm um ato espiritual. Pelo estudo voc se libertar paula-
tinamente das trevas da ignorncia. proporo que voc vai estudando,
seu esprito vai se elevando sempre em direo a uma maior luminosidade.
Tentando buscar um maior apereioamento para o seu estudo e, consequen-
temente, para a sua profssionalizao, elaborei este caderno de estudo, que
composto por texto, dicas de apereioamento e trabalhos relacionados
rea de organizao de eventos. Os textos introdutrios e as avaliaes de
aprendizagem propostas serviro para aproundamento do contedo, pois,
atravs da busca, voc ir diversifcar mais o seu aprendizado.
Observe com ateno o que se pede em cada atividade e os prazos de en-trega que sero estabelecidos pelo seu tutor. Por uma questo de interao
com o grupo de estudantes, no deixe de participar dos chats e dos runs.
Pro. Mestre Helen Rita M. Coutinho
7/28/2019 061112 Org Eventos
11/62e-Tec Brasil 10
Quando se l os jornais, suas manchetes, seus cadernos e suplementos decultura, o que se v so eventos em cascata. Os eventos azem parte das
programaes dirias nas emissoras de TV. As rdios tornaram-se promo-
toras de evento. Existe uma diversidade de eventos, dentre eles: de moda,
cientfcos, de negcios, culturais, esportivos, ecolgicos, sociais, religiosos
e gastronmicos.
dicil imaginar a uma sociedade sem eventos. Os eventos se tornaram es-
tratgias de comunicao de produtos e marcas de todos os tipos.
Os eventos conseguem mobilizar a opinio pblica, podem gerar polmica,
criar atos, despertar emoes nas pessoas e azer do entretenimento a nova
indstria do terceiro milnio.
Evento um conceito de domnio amplo.
Segundo Melo Neto (2004), atravs dos eventos que o homem moderno
aprende e reaprende a ter emoes, desenvolve o seu senso crtico, aprimora
suas vises, preza a liberdade e adquire maior sensibilidade. Dessa orma,aprimora a sua vida emotiva e social, transpondo as ronteiras estreitas das
emoes do erotismo, da sensualidade e das aventuras amorosas, alm dos
transes religiosos.
Participando de eventos, as pessoas educam seus sentidos, aprimoram seu
olhar, adquirem uma nova viso do mundo, absorvem novos conhecimentos
e vivem novas experincias.
Apresentao da disciplina
7/28/2019 061112 Org Eventos
12/62e-Tec Brasil11
Disciplina: Organizao de Eventos (carga horria: 30h)
Ementa: Conceituao, tipologia, evoluo histrica, estrutura organizacio-
nal. Planejamento, realizao, conduo e avaliao de eventos. Recursos
sicos, humanos, materiais e fnanceiro. Estratgias de comunicao. Proce-
dimentos e processos.
AULA OBJETIVOS DEAPRENDIZAGEM MATERIAISCARGA
HORRIA(horas)
1. Generalidades
sobre Eventos
Conhecer o conceito de eventos.
Caracterizar um evento.
Dierenciar os diversos tipos de eventos.
Contextualizar a evoluo histrica dos
eventos.
Sites:
http://www.secretariando.
com.br/eventos/even-indice.
htm
http://www.sinprorp.org.br/
Clipping/2003/331.htm
http://www.youtube.com/
watch?v=W2mvbZTQ-20
8
2. Planejamento
e Organizao deEventos
Conhecer o conceito de planejamento.
Caracterizar as etapas do planejamento de
um evento.
Elaborar o projeto de um evento.
Contextualizar sobre planejamento e organi-
zao de evento.
Sites:
http://www.qualitysi.com/
site/artigos2.php
http://www.youtube.com/watch?v=EmtBc9QlgUc
http://www.youtube.com/
watch?v=4UnmyGCDibw
8
3. Recursos
Humanos
Conhecer a importncia dos recursos
humanos no processo de desenvolvimento
do evento.
Contextualizar estratgias de recursos
humanos no planejamento e organizao de
eventos.
Sites:
http://www.camara.gov.br/
sileg/integras/385891.pd
http://www.espacoeventos.
com/recepcionista-de-
-eventos.php
6
4. RecursosFinanceiros
Contextualizar oramento no processo de
planejamento do evento.
Identifcar a estrutura fnanceira de um
evento.
Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.
Site:
http://pt.wikipedia.org/wiki/
Lei_Rouanet
4
5. Estratgias de
Comunicao
Conhecer o conceito de comunicao.
Dierenciar os diversos tipos de meios de
comunicao.
Contextualizar a comunicao no processo
de organizao de eventos.
Identifcar o tipo de meio de comunicao
ideal para um evento.
Site:
http://pt.wikipedia.org/wiki/
Meios_de_comunicao4
Projeto instrucional
7/28/2019 061112 Org Eventos
13/62
7/28/2019 061112 Org Eventos
14/62e-Tec Brasil
Aula 1 Generalidades sobre eventos
Gestor algum que tem a tarea de criar um todo verdadeiro que
seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que
oerea mais do que a soma dos recursos nela investidos.
(PETER F. DRUCKER)
Objetivos
Conhecer o conceito de eventos.
Caracterizar um evento.
Dierenciar os diversos tipos de eventos.
Contextualizar a evoluo histrica dos eventos.
1.1 ConceituaoPara melhor entendimento do objeto de estudo, dentro de um processo hist-
rico, torna-se necessrio inicialmente conceitu-lo. Para isso, leia o Quadro 1.1.
Quadro 1.1: Resumo de conceitos de eventos
Gicomo(1993)
Evento componente do mixda comunicao, que tem por objetivo minimizar esoros, azendo uso
da capacidade sinrgica da qual dispe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia
ou ao.
Senac(2000)
Evento um acontecimento previamente planejado, a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como
orma de minimizar esoros de comunicao, objetivando o engajamento de pessoas a uma ideia ou
ao.
Zanella(2003)
Evento uma concentrao ou reunio ormal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data
e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e signifcativos, e estabelecer
contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, amiliar, religiosa, cientfca, etc.
Como pode ser vericado, evento uma atividade dinmica que possui v-
rias denies. Mas, azendo uma anlise no conceito de vrios autores,
Matias (2004, p.75-76) arma que evento :
a) ao do prossional mediante pesquisa, planejamento, organizao, co-
ordenao, controle e implantao de um projeto, visando atingir seu
pblico-alvo com medidas concretas e resultados projetados;
Para saber mais sobre eventos,acesse:http://www.secretariando.com.br/eventos/even-indice.htm
e-Tec Brasil13Aula 1 Generalidades sobre eventos
7/28/2019 061112 Org Eventos
15/62
b) conjunto de atividades prossionais desenvolvidas com o objetivo de al-
canar o seu pblico-alvo pelo lanamento de produtos, apresentao de
uma pessoa, empresa ou entidade, visando estabelecer o seu conceito ou
recuperar a sua imagem;
c) realizao de um ato comemorativo, com nalidade mercadolgica ou
no, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu pblico-alvo;
d) soma de aes previamente planejadas com o objetivo de alcanar resul-
tados denidos perante seu pblico-alvo.
1.2 AmbienteSegundo Allen (2003, p. 13), o momento crucial na criao de um evento
a compreenso do ambiente do evento. A primeira providncia a ser rea-
lizada a m de compreender esse ambiente identicar os principais partici-
pantes os parceiros, as pessoas e as organizaes provavelmente aetadaspor ele. O gerente de eventos precisa, ento, analisar os objetivos desses
principais participantes o que cada um deles espera ganhar com o even-
to, e que oras atuando sobre eles possivelmente aetaro suas respostas
ao evento. Aps esse entendimento, os organizadores estaro em melhores
condies de combinar os elementos criativos do evento e de lhes conerir
um ormato e um tratamento visando aos melhores resultados para ele.
Figura 1.1: Local para realizao de eventosFonte: http://www.ccsr.ac.uk/sars/conerence/programme/images/conerence.jpg
1.3 CaracterizaoAntes de traar as metas, necessrio conhecer as caractersticas do evento.
De acordo com o Senac (2000), os eventos se caracterizam pelos seguintes
aspectos: o porte, a data de realizao, o perl dos participantes e os objeti-
vos que pretendem alcanar, conorme o Quadro 1.2.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 14
7/28/2019 061112 Org Eventos
16/62
Quadro 1.2: Resumo da caracterizao de eventos
QUANTO AOPORTE
PEQUENO Evento com nmero de at 200 participantes.
MDIO Evento com nmero de participantes estimado entre 200 e 500.
GRANDE Evento com 500 participantes at 5.000.
MACRO OU MEGAEVENTO Evento acima de 5.000.
QUANTO DATADE REALIZAO
FIXA Evento com data de realizao invarivel, de acordo com as comemoraes cvicas,
religiosas e outras. Realiza-se, anualmente, no mesmo dia, com periodicidade determinada.
MVEL Evento que sempre se realiza, porm em data varivel, segundo o calendrio ou os
interesses da organizao promotora.
ESPORDICA Evento de realizao temporria, que acontece em uno de atos extraordin-
rios, porm previstos e programados.
QUANTO AOPERFIL DOS
PARTICIPANTES
GERAL Evento organizado para uma clientela em aberto, limitada apenas em uno da
capacidade do local de realizao.
DIRIGIDO Evento restrito a pblico que possui afnidades com o tema. De modo geral se
subdivide em grupos de interesses diversifcados.
ESPECFICO Evento realizado para pblico claramente defnido pela identidade de interessepelo assunto.
QUANTO AOSOBJETIVOS
CIENTFICO E CULTURAL O objetivo poder ser educacional, poltico, artstico ou esportivo.
DE CARTER COMERCIAL O objetivo , basicamente, comercializao de um ou mais produtos.
SOCIAL O objetivo poder ser benefcente, congregao e integrao.
1.4 Tipologia de eventos
De acordo com suas caractersticas e peculiaridades, os eventos podem serclassicados em diversos tipos.
1.4.1 Congresso uma programao centrada em determinada rea de conhecimento. Um
congresso de medicina, por exemplo, com o objetivo de atualizao, divul-
gao ou transerncia de conhecimentos e tcnicas.
O congresso geralmente promovido por instituies que representam pro-
ssionais das reas tcnico-cientcas e culturais. Caracteriza-se como even-to de grande porte e periodicidade varivel, que engloba, inclusive, ativida-
des sociais para os participantes.
No desenvolvimento do congresso so utilizados vrios recursos e proce-
dimentos metodolgicos como comisses de estudo, painis de debates,
palestras, conerncias, cursos, mesas-redondas, etc. Esses recursos e proce-
dimentos podem ser combinados ou usados isoladamente, de acordo com o
que oi planejado entre o organizador e os promotores.
Para saber mais sobre tipologia,acesse:http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm
e-Tec BrasilAula 1 Generalidades sobre eventos 15
7/28/2019 061112 Org Eventos
17/62
1.4.2 SeminrioO seminrio tem como objetivo a transmisso, atualizao, debate, divul-
gao ou transerncia de conhecimentos e tcnicas centrados num tema
bsico, que pode ser desdobrado em subtemas.
A exposio eita por uma ou mais pessoas com a presena de um coorde-nador. O assunto exposto do conhecimento da plateia, que participa em
orma de grupos. Geralmente divide-se em trs ases: exposio, discusso
e concluso. Os custos do seminrio so cobertos pelas inscries, apoio,
patrocnios e troca de servios.
1.4.3 SimpsioO simpsio o mtodo pelo qual duas ou mais pessoas, versadas em deter-
minado ramo do conhecimento, sob a direo de um coordenador, expem
um tema de sua especialidade, cada qual apresentando uma parte deste ouocalizando-o de pontos de vista dierentes, com a participao do auditrio,
no nal da sesso, por meio de perguntas aos expositores.
Evento destinado divulgao de experincias, pesquisas ou inovaes tecno-
lgicas em determinada rea prossional, para intercmbio de inormaes.
O simpsio caracteriza-se como evento prtico e simples, de pequeno porte
e curta durao, dirigido a pblico especializado e diretamente interessado
no assunto. promovido tanto por entidades tcnico-cientcas, como porempresas com ns comerciais. Seus custos so normalmente pagos pelo pro-
motor, atravs das verbas destinadas ao marketing do produto.
1.4.4 Conerncia a exposio de um assunto de amplo conhecimento do conerencista, que
geralmente uma pessoa reconhecidamente competente. Aps a explanao,
a palavra poder ser dada plateia para questionamento; porm, quando a
conerncia realizada na abertura de um evento maior, aconselhvel no
abrir espao para perguntas, pois a ordem do dia poder car comprometida.
Evento que tem por objetivo o aproundamento de um tema especco. Tem
curta durao ou em sesso geral nica.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 16
7/28/2019 061112 Org Eventos
18/62
1.4.5 Palestra a exposio de um assunto para uma plateia relativamente pequena. O
assunto geralmente de natureza educativa e os ouvintes j possuem algum
conhecimento sobre o que ser exposto. Aps a apresentao dever ser
aberta para questionamentos.
1.4.6 Mesa-redondaConsiste em uma reunio de especialistas que sustentam posies divergentes
e mesmo opostas a respeito de um tema. Propem eles expor os seus pontos
de vistas, diante de um auditrio, sem nalidades polmicas, mas apenas para
apresentar suas posies e ornecer esclarecimentos. Os expositores cam
sob a coordenao de um moderador, com tempo limitado para a exposio e
posterior debate. A plateia pode encaminhar perguntas mesa.
1.4.7 FrumProgramao promovida por grupos representativos da comunidade, desti-
nada refexo sobre assunto de interesse coletivo, de determinada classe
ou categoria prossional. Este evento caracteriza-se pela discusso e debate.
A plateia participa com questionamentos. Ao nal, o coordenador da mesa
colhe as opinies e apresenta uma concluso representando a opinio da
maioria. Poder ter a durao de um ou mais dias.
1.4.8 Jornada
Programao destinada reunio de mbito regional, de prossionais de de-terminada rea de conhecimento, visando ao tratamento prtico de determi-
nado assunto, mediante a utilizao de tcnicas de dramatizao, expresso
corporal, demonstrao, simulao de casos, entre outros. Pode ter durao
de mais de dois dias.
1.4.9 Mostra uma exposio pequena, circulante e visa somente divulgar. a nica or-
ma de expor que circula, isto , pode ser vista em vrios locais, com a mesma
orma e contedo.
1.4.10 Debate a discusso entre duas pessoas que denem pontos de vista dierentes
sobre um tema. possvel realizar debates com mais de dois participantes,
porm a oportunidade da palavra ca reduzida. A plateia s poder partici-
par com aplausos e protestos moderados.
e-Tec BrasilAula 1 Generalidades sobre eventos 17
7/28/2019 061112 Org Eventos
19/62
1.4.11 FeiraA eira uma iniciativa de uma ou vrias empresas que se associam para
divulgar e promover seus produtos, tcnicas e servios, visando comercia-
lizao. A nalidade principal da eira , em ltima instncia, a conquista de
mercado, isto , o aumento da demanda pelos produtos em exposio.
Na montagem da eira as mercadorias so arrumadas e preparadas de orma
a permitir que sejam examinadas, tocadas, ou degustadas pelos visitantes.
Esse contato direto do pblico com os produtos estimula a concretizao
de negcios, azendo com que a eira uncione como eciente recurso de
marketing dos produtos.
A eira somente deve ser promovida por setores com seus processos de pro-
duo j estruturados e, portanto, em condies de absorver os resultados
positivos que sero gerados. um evento de grande porte, aberto ao pbli-co em geral, de periodicidade comumente anual ou bienal. Seu tempo de
durao estimado entre dois e 15 dias.
H uma vasta documentao que regulamenta a promoo de eiras e in-
orma sobre exigncias ociais, registros necessrios, providncias diversas,
condies de exportao dos produtos apresentados e outras.
De acordo com o tipo dos produtos expostos, as eiras classicam-se em:
a) eiras verticais ou setoriais apresentam apenas uma categoria de mer-
cadoria, de tecnologia ou de servio. Procuram mostrar todas as ases de
produo do setor, o que avorece uma imagem de integrao vertical
dos subsetores que participam do processo;
b) eiras horizontais apresentam produtos de diversas categorias, tecnolo-
gias e servios. Preocupam-se, principalmente, com a ltima gerao do
produto para a venda.
Os custos com a montagem e manuteno das eiras so sempre muito altos.
Muitas empresas se interessem em apoi-las e patrocin-las porque os altos
custos de organizao representam, na verdade, um investimento mnimo, se
considerarmos que a eira atinge, em curto espao de tempo, vasta clientela,
proveniente das mais diversas localidades. Considerando-se que o nmero de
visitantes tende a aumentar a cada realizao de uma eira, este tipo de even-
to apresenta tambm vantagens a longo prazo para os promotores.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 18
7/28/2019 061112 Org Eventos
20/62
1.4.12 ExposioEvento que promove, divulga e inorma sobre produtos, tcnicas e servios de
uma ou vrias reas de atividades, colocando-se disposio do pblico visitante.
Diere da eira por ser um evento de menor porte e ter carter mais inormativo.
1.4.13 Salo um evento destinado a promover, divulgar e inormar sobre produtos, vi-
sando criar, entre os consumidores, uma imagem positiva da instituio pro-
motora. No possui nalidades comerciais imediatas. Seu objetivo principal
a promoo institucional.
1.4.14 WorkshopSo encontros onde h uma parte expositiva seguida de demonstraes do
objeto (produto) que gerou o evento. Poder azer parte de um evento de
maior amplitude.
1.4.15 Ofcina semelhante ao workshop, sendo que a ocina mais utilizada na rea
educacional e o workshop na rea comercial/empresarial. Poder, tambm,
azer parte de eventos de maior porte.
1.4.16 Lanamento de um produtoPoder tanto ser realizado na prpria organizao, acompanhado de um ca
da manh, como, dependendo do impacto que se quer dar e a verba de quese dispe, ser eito em locais externos, previamente contratados. A decorao
do ambiente segue o tipo de produto, e o cardpio do que ser servido de-
pender do pblico convidado. Se o produto a ser lanado uma pea nica,
dever ser coberto com um tecido (com as cores nacionais ou da organizao)
e ser descoberto aps a apresentao pela pessoa designada para tal.
1.4.17 Encontros de conveninciaConsistem em um antrio reunir pessoas para um momento de descon-
trao, integrao ou at mesmo negcios, no qual um servio de buffetatende de acordo com o tipo de encontro.
a) coquetel um encontro no qual as pessoas circulam, sendo servidas
por garons ou servindo-se de uma mesa estrategicamente colocada;
b) almoo pode ser realizado por ocasio de comemoraes, homena-
gens, programa de visitas, etc.;
e-Tec BrasilAula 1 Generalidades sobre eventos 19
7/28/2019 061112 Org Eventos
21/62
c) jantar realizado pelos mesmos motivos que o almoo e nos mesmos
locais. Os cuidados em relao ao cardpio tambm devem ser tomados
pelos organizadores;
d) banquete um encontro suntuoso e solene com considervel nmero
de pessoas;
e) brunch oerecido em substituio ao ca da manh e almoo, no
meio do dia. composto de ca, leite, ch, chocolate, sucos diversos,
vinho branco e at champanhe, rios, rutas, omeletes, panquecas, tortas
doces e salgadas, canaps e carnes brancas.
1.5 Evoluo histrica dos eventosOs primeiros registros que identicaram deslocamento, que podemos con-
siderar como origens do turismo, mais especicamente do turismo de even-tos, oram os primeiros Jogos Olmpicos da Era Antiga, datados de 776 a.C.
De quatro em quatro anos os Jogos Olmpicos aconteciam na Grcia e pos-
suam carter religioso. Nesse perodo nenhum tipo de combate era travado.
Foi a partir desse evento que oi desenvolvido o esprito da hospitalidade.
Institudas em 500 a.C., as Festas Saturnlias (antecedentes do Carnaval)
oram outro tipo de acontecimento identicado na Antiguidade.
Segundo Matias (2004, p.4), o primeiro evento realizado, denominado con-
gresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto. Esse congresso reuniu todos
os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da
Grcia nas lutas contra a Prsia.
Em 56 a.C, aconteceu o ltimo evento da Idade Antiga, que oi a Cone-
rncia de Luca, que tinha por objetivo reconciliar os dois rivais, Pompeu e
Crasso.
A civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismo de
eventos o esprito de hospitalidade, a inraestrutura de acesso e os primeiros
espaos de eventos.
Consulte o site indicado eem seguida elabore uma
apresentao digital ilustrada.Deposite no rum Da disciplina
para que seus colegas conheamsua viso e entendimento sobre
o tema.http://www.youtube.com/watch?v=W2mvbZTQ-20
Organizao de Eventose-Tec Brasil 20
7/28/2019 061112 Org Eventos
22/62
1.5.1 Evoluo dos eventos religiosos e dos even-tos comerciaisCom a queda do Imprio Romano, o triuno do Cristianismo e o estabeleci-
mento de reinos germnicos em terras que haviam sido romanas marcaram
o incio da Idade Mdia.
A alta de segurana nas estradas oi um dos motivos da pouca expresso
para o desenvolvimento do turismo na Idade Mdia.
Porm, para o turismo de eventos, a Idade Mdia oi bastante signicativa.
Esse perodo oi marcado por uma srie de eventos religiosos e comerciais.
Os conclios, as representaes teatrais, as eiras comerciais oram os princi-
pais tipos de evento que marcaram essa poca.
As viagens realizadas por jovens da nobreza para complementar os seus es-
tudos os Grand Tour tambm so dessa poca. Outras realizaes oram
o aparecimento de meios de hospedagem albergues ou estalagens.
A Revoluo Industrial operou grandes mudanas na sociedade, transor-
mando a economia manual em mecanizada. Houve transormaes tambm
nos transportes e comunicao.
Essas mudanas que se processaram refetiram tambm nos tipos de eventosrealizados, causando o surgimento dos eventos cientcos e tcnicos.
Somente no sculo XIX, o turismo e o turismo de eventos surgiram como
atividade organizada, atravs do ingls Thomas Cook, que organizou a ida
de um grupo de pessoas para participar de um congresso.
Matias (2004) arma que no oram os eventos cientcos e tcnicos que
propiciaram o desenvolvimento do turismo de eventos. Para se consolidar
denitivamente como atividade econmica e social no sculo XX, receberamcontribuio de outros tipos de evento, como eventos esportivos, eiras de
amostras e, principalmente, das exposies universais.
O automvel causou verdadeiro impulso ao turismo. Depois oi a vez do
avio, que encurtou as distncias. Todas essas acilidades oerecidas pelos
avanos tecnolgicos em termos de transporte, comunicao e comerciali-
zao de bens e servios tursticos so as molas propulsoras do desenvolvi-
mento do turismo e do turismo de eventos.
e-Tec BrasilAula 1 Generalidades sobre eventos 21
7/28/2019 061112 Org Eventos
23/62
1.6 Atores que atuam no eventoAnftrio Aquele que recebe os convidados; dono da casa; em eventos
organizacionais, , quase sempre, a autoridade maior da empresa presente
ao encontro.
Autoridade Aquele que tem o poder de se azer obedecer; quem detmo domnio, o poder. Nas organizaes, a autoridade se encontra nas cheas
intermedirias dos diversos nveis de hierarquia e na direo superior.
Comunidade Conjunto de pessoas que vivem em comum. Em relao s
organizaes, o local sico onde se encontram e o raio de ao em que
exercem e recebem infuncias.
Clientes Pessoas sicas ou jurdicas que, direta ou indiretamente, intere-
rem na realizao do evento.
Empresa Unidade econmica de produo. Pode ser pblica, privada e de
economia mista.
Mestre de cerimnias Pessoa que apresenta e dirige um encontro, man-
tendo o assunto dentro da pauta.
Organizador de congresso Pessoa (sica ou jurdica) que presta servios
de assessoria, planejamento e organizao de congressos.
Patrocnio Quando uma organizao pblica ou privada assume a respon-
sabilidade total ou parcial dos custos da organizao do evento.
Promotor Pessoa (sica ou jurdica) que presta servios de assessoria, pla-
nejamento e organizao de eiras.
Pblico Para as relaes pblicas, o grupo de pessoas ligado, de modo
direto ou indireto, aos interesses de uma organizao. Em relao ao centrodo poder, pode ser dividido em interno e externo.
1.7 Conceitos complementaresCalendrio Sistema de diviso e emprego do tempo. Em eventos, um
dos primeiros passos a ser denido.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 22
7/28/2019 061112 Org Eventos
24/62
Cerimonial Conjunto de regras que orientam as cerimnias civis, militares
ou religiosas.
Diplomacia Ramo da administrao pblica encarregado das relaes de
um governo perante Estados e governos estrangeiros. Signica, tambm,
habilidade no trato de questes delicadas, polidez.
Discurso Exposio de ideias proerida em pblico. Para evitar disperso
do tema ou repeties inconclusivas, deve ser redigido antecipadamente.
Etiqueta Formalidade no trato social. Pressupe urbanidade e respeito no tra-
to entre pessoas, tanto no contato social quanto no envolvimento prossional.
Herldica a cincia que estuda as regras, a composio, a descrio e
a interpretao dos brases. O heraldo ou arauto atuava nas solenidadescomo anunciador, o que corresponderia ao mestre de cerimnia atual.
Hierarquia Qualquer classicao que tenha como base as relaes entre
superiores e dependentes ou classicao por ordem; graduao de autori-
dade.
Protocolo Em relao ao cerimonial, o que determina os lugares na es-
trutura poltica e administrativa em um evento.
Temrio Conjunto de assuntos a serem tratados em um encontro. Dene
o tema, indicando tambm o horrio em que ser abordado, e o palestrante.
Trade turstico Conjunto de pessoas sicas e/ou jurdicas que atuam no
setor turstico.
ResumoEsta aula apresentou generalidades sobre eventos. Iniciou com o conceito, pas-
sou para a caracterizao e tipologia de eventos e encerrou com a evoluo doseventos. Apresentou todo o estudo introdutrio para conhecer um evento.
Atividades de aprendizagem1. Verique o calendrio de eventos municipais de sua cidade. Cite cinco
eventos e destaque suas caractersticas segundo o porte, o perl dos par-
ticipantes, o(s) objetivo(s) e data. Deposite suas respostas no Ambiente
Virtual de Ensino-Aprendizagem (AVEA).
e-Tec BrasilAula 1 Generalidades sobre eventos 23
7/28/2019 061112 Org Eventos
25/62
2. Descreva as caracterscas dierenciadoras dos seguintes eventos: eira,
mostra, exposio e salo; workshop e ocina; seminrio e mesa-redon-
da. Deposite seu texto no AVEA.
3. Trabalho em quarteto. Pesquisem sobre os principais eventos religiosos e
comercias e elaborem uma linha do tempo para demonstrar a evoluodos eventos. Depositem o trabalho no AVEA.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 24
7/28/2019 061112 Org Eventos
26/62e-Tec Brasil
Aula 2 Planejamento e organizaode eventos
A melhor preparao para um bom trabalho de amanh o bom
trabalho de hoje.
(ELBERT HUBBAND)
Objetivos
Conhecer o conceito de planejamento.
Caracterizar as etapas do planejamento de um evento.
Elaborar o projeto de um evento.
Contextualizar sobre planejamento e organizao de evento.
2.1 ConceituaoO processo de planejamento consiste em estabelecer em que ponto uma
organizao se encontra no presente e para onde ela pretende se dirigir no
uturo, com as estratgias ou tticas necessrias para atingir esse ponto. Re-sumindo em poucas palavras, o processo de planejamento se interessa pelos
ns e pelos meios para atingir tais ns.
Citando o amoso general americano Douglas MacArthur (apud Allen et
al., 2003, p. 50), sem um plano, no passamos de turistas. MacArthur
az aluso ao valor do planejamento em azer com que uma organizao se
concentre em objetivos especcos e crie caminhos atravs dos quais esses
objetivos possam ser alcanados. Para a denio desses caminhos, un-
damental compreender os atores internos e externos que iro condicionarquaisquer decises a serem tomadas.
O gerente de eventos precisa saber que, para azer um planejamento, uma
srie de questes precisa ser analisada. Uma delas a necessidade de moni-
torar e avaliar o progresso; coordenar decises em todas as reas de orma
que os objetivos do evento sejam alcanados; e despertar o interesse, inspi-
rar e motivar os responsveis pela execuo dos vrios elementos do plano.
e-Tec Brasil25Aula 2 Planejamento e organizao de eventos
7/28/2019 061112 Org Eventos
27/62
O planejamento uma erramenta de gerenciamento. Deve-se tambm no-
tar que o engajamento eetivo nessa atividade implica alguma dose de disci-
plina da parte do gestor de eventos. Conorme Allen et al. (2003), o planeja-
mento um processo antinatural: muito mais interessante no azer nada.
O racasso chega de surpresa quando h alta de planejamento.
Ainda segundo Allen et al. (2003), os gestores de eventos tambm precisam
saber que os planos devem ser adaptados dinmica das circunstncias. Eles
devem tomar cuidado com o excesso de planejamento e a preocupao com
detalhes, em vez de atentar ao conjunto de consideraes estratgicas. O pro-
jeto um documento que deve ser consultado e adaptado com requncia.
2.2 Planejamento no eventoQuando comea o processo de planejamento do evento?
Segundo Matias (2004, p. 111), as ases do processo de planejamento e
organizao de eventos so: a) concepo; b) pr-evento; c) per ou transe-
vento; e d) ps-evento.
2.3 ConcepoNesse primeiro momento o empreendedor dever levantar o maior nmero
possvel de elementos que o ajudem a criar o corpo do evento, e nesse momen-to reunies so importantes (Figura 2.1). Os mais importantes elementos so:
a) identicao dos objetivos (geral e especcos);
b) coleta de inormaes sobre os participantes, patrocinadores, entidades
e outras instituies em potencial;
c) reconhecimento das necessidades desse evento;
d) elaborao de alternativas para suprir as suas necessidades;e) listagem dos resultados desejados;
f) estimativas de exequibilidade econmica e tcnica;
g) estimativas de tempo e recursos necessrios;
h) estabelecimento de diretrizes;
i) elaborao dos contornos dos projetos.
Para saber mais, acesse o site:http://www.qualitysi.com/site/
artigos2.php
Organizao de Eventose-Tec Brasil 26
7/28/2019 061112 Org Eventos
28/62
Figura 2.1: Reunio de planejamentoFonte: http://www.ickr.com/photos/smashcon/4713586863/sizes/l/
2.4 Pr-eventoO planejamento o elemento undamental num processo de organizao deevento. a ase decisiva do evento, na qual esto inseridos a coordenao
executiva e os controles nanceiro, tcnico-administrativo e social do evento.
Nesta ase, so denidas e realizadas atividades como mostra o Quadro 2.1.
Quadro 2.1: Resumo das atividades de pr-evento
Servios iniciais
identifcar os rgos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados
execuo do evento para ornecer patrocnio, subvenes, doaes e outros;
levantar os nomes e confrmar a presena dos convidados, conerencistas, autoridades e
outros;defnir a responsabilidade de todos os profssionais e prestadores de servio envolvidos nas
ases do pr-evento, per ou transevento e ps-evento;
abrir conta bancria especial para o evento (receita e despesas) sob a inteira responsabilida-
de da empresa organizadora.
Servios de
secretaria
preparao da correspondncia preliminar;
expedio da correspondncia preliminar para entidades governamentais, empresas e
pessoas que possam colaborar de alguma orma com o evento;
tomada de preo e coneco de material administrativo necessrio ao evento;
controle e arquivo da correspondncia recebida e expedida;
remessa de circulares e cartas inormativas para os participantes potenciais e outros;
recebimento, controle e classifcao dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos
participantes e convidados;
recebimento, controle e confrmao das inscries e adeses;
obteno dos cadastros de pessoas que podero se inscrever como participantes (mailing list);
criao e execuo de uxograma de inormaes.
Detalhamento do
projeto
elaborao do pr-projeto para a organizao do evento o passo inicial, porque apresenta,
em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar. Mas, para concretizar a ideia, neces-
srio que o pr-projeto seja detalhado, transormando-se no projeto do evento.
Fonte: Adaptado de Matias (2004)
Os principais itens que devem ser enocados nesse projeto e que compem
a estrutura organizacional de um evento so:
e-Tec BrasilAula 2 Planejamento e organizao de eventos 27
7/28/2019 061112 Org Eventos
29/62
a) denio do produto;
b) escolha do local;
c) denio da data;
d) elaborao de temtica e calendrio;
e) identicao e anlise dos participantes;
f) estratgia de comunicao e marketing;
g) inraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;
h) servios de transportes para participantes e convidados;
i) programao social, cultural e turstica;
j) agncia de viagem e turismo;
k) recursos nanceiros;
l) cronograma bsico.
Vale lembrar que, dependendo do tipo do evento e de sua abrangncia,
cada um desses itens pode apresentar grau de relevncia dierenciado, ou
seja, maior ou menor grau de detalhamento.
Para o planejamento e organizao de um evento, primordial elaborar
um projeto com inormaes bsicas que direcionem o desenvolvimento dasatividades necessrias sua eetivao. Para isso, o Quadro 2.2 demonstra
o modelo de projeto.
Quadro 2.2: Modelo de projeto
01 Ttulo
02 Entidade e/ou empresa promotora
03 Entidade e/ou empresa organizadora
04 Cidade-sede
05 Local do evento
06 Tema do evento
07 Objetivos
08 Justifcativa
09 Pblico-alvo e previso de participantes
10 Descrio do evento
11 Perodo de realizao do evento e horrio
12 Inscries e inormaes
13 Taxa de inscrio e/ou ingresso
(continua)
Organizao de Eventose-Tec Brasil 28
7/28/2019 061112 Org Eventos
30/62
Quadro 2.2: Modelo de projeto
14
Recursos necessrios:
14.1 Recursos humanos
14.2 Recursos materiais
14.3 Recursos de divulgao
14.4 Outros recursos
15 Instalaes
16 Servios (transporte, hospedagem, alimentao, decorao e outros)
17
Previso oramentria:
17.1 Receitas
17.2 Despesas
18 Cronograma
19 Consideraes fnais
(concluso)
Fonte: Adaptado de Matias (2004)
So apndices do projeto: modelo de carta-convite, modelo de material de
divulgao, modelo da cha de inscrio, modelo de certicado, modelode ormulrios em geral, regulamento de uncionamento, outros. Durante
todas as ases do planejamento e organizao de um evento, so utilizados
alguns instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das ativi-
dades. So exemplos desses instrumentos o briefng e o checklist.
O briefng o conjunto de inormaes e instrues acultadas, com ante-
cedncia, aos organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do
evento que ser organizado, conorme o Quadro 2.3.
Quadro 2.3: Modelo de briefng
EMPRESA / CONTRATANTE
Razo social:
Endereo: Fone:
Contato: e-mail:
Cargo: Depto:
Segmento de atuao da empresa:
Produto e/ou linha de produto ou servio:
1 EVENTO
1.1 Ttulo:
1.2 Objetivo:
1.3 Qual o tipo de evento?1.4 Qual o tema defnido?
2 PBLICO-ALVO
2.1 Perfl:
2.2 Previso:
2.3 Polos emissores:
3 DATA/DURAO
4 LOCAL
(continua)
Saiba mais: Para saber mais,acesse o site:http://www.youtube.com/watch?v=EmtBc9QlgUc
e-Tec BrasilAula 2 Planejamento e organizao de eventos 29
7/28/2019 061112 Org Eventos
31/62
Quadro 2.3: Modelo de briefng
5 PROGRAMA
5.1 Programao do evento:
5.2 Programao social:
6 HOSPEDAGEM
6.1 Inclui hospedagem?
6.2 Quais as categorias dos hotis a serem utilizados?
7 TRANSPORTE
7.1 Qual o meio de transporte que ser utilizado para este evento?
7.2 Existe empresa transportadora ofcial do evento?
8 SERVIOS
O que ser oerecido aos participantes? Alimentao, brindes, traslados, atividades sociais, culturais e tursticas,
outros. Especifcar cada um.
9 CONVIDADOS E AUTORIDADES
9.1 Quem so os convidados e as autoridades?
9.2 Qual o dierencial de servios e as honras que sero oerecidas a eles?
10 VERBA
10.1 Existe verba prevista?
10.2 Qual o valor?
11 COMISSO ORGANIZADORA
11.1 Existe uma comisso organizadora?
11.2 Quem so os contatos?
12 IDIOMA
Qual ser o idioma ofcial do evento?
13 DIVULGAO
13.1 Como ser eita a divulgao?
13.2 Quais veculos de comunicao sero utilizados?
13.3 Existe logotipo do evento?
14 EQUIPAMENTOS
Quais equipamentos audiovisuais e administrativos sero utilizados?
15 MATERIAISQuais materiais administrativos e do participante sero utilizados?
16 SERVIOS
Quais servios sero necessrios? Traduo simultnea, buet, decorao, sonorizao, flmagem, otografa,
outros. Especifcar cada um.
17 RECURSOS HUMANOS
17.1 Quantidade e uno.
17.2 Com que qualifcao?
(concluso)
Fonte: Adaptado de Matias (2004)
O checklist uma relao de providncias, tareas ou necessidades do even-
to. O Quadro 2.4 apresenta um modelo de checklist.
Quadro 2.4: Modelo de checklist
Evento:
Local:
Data:
Horrio:
Responsvel:
(continua)
Organizao de Eventose-Tec Brasil 30
7/28/2019 061112 Org Eventos
32/62
Quadro 2.4: Modelo de checklist
DISCRIMINAO Setor Responsvel Situao
Reserva do local
Contratao de servios grfcos
Contratao de servios de sonorizao
Contratao de servios de oto e flmagem
Contratao de servios de decorao
(concluso)
Fonte: Adaptado de Matias (2004)
2.5 Per ou transeventoFase decisiva do evento, em que esto inseridos a coordenao executiva, o
controle nanceiro, tcnico-administrativo e social do evento.
a aplicao das determinaes previstas no pr-evento, na qual todas asetapas do evento so acompanhadas mediante a aplicao do checklistpor
rea, conorme est descrito a seguir.
A Secretaria do evento responsvel por todo o apoio administrativo do
evento, isto , por toda a inraestrutura necessria instalada no local, que
apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento.
Ela considerada o centro administrativo do evento, onde devero car os re-
cepcionistas, que sob a orientao de um coordenador, tero como atribuies:
a) recepcionar os participantes, convidados e autoridades;
b) atender os participantes;
c) atender ao plenrio e s salas de comisses e apoi-los;
d) preparar com antecedncia os impressos e outros materiais necessrios
ao evento;
e) supervisionar os servios oerecidos aos participantes, convidados e au-toridades;
f) eetuar novas inscries;
g) entregar materiais aos participantes;
h) prestar inormaes em geral;
e-Tec BrasilAula 2 Planejamento e organizao de eventos 31
7/28/2019 061112 Org Eventos
33/62
i) entregar os certicados;
j) elaborar controles das tareas sob sua responsabilidade;
k) providenciar materiais para os palestrantes.
O servio de recepo de um evento pode ser considerado o carto de visi-tas, por ser o primeiro contato do participante com o clima do evento.
Independentemente do evento, imprescindvel demonstrar hospitalidade
ao participante, dar importncia presena dele e transmitir o desejo dos
organizadores de que ele encontre no evento motivos de grande satisao.
Outros atores de organizao determinam o bom uncionamento desse ser-
vio, tais como:
a) escolha e montagem em local apropriado;
b) placas de indicao;
c) inormaes corretas em tempo hbil;
d) elaborao de rol de inormaes importantes.
Os recepcionistas tero suas atribuies denidas pelos coordenadores e de-
vero se apresentar da seguinte orma:
a) uniormizados;
b) com crach de identicao;
c) identicao dos idiomas que dominam;
d) maquiagem discreta;
e) poucas joias ou bijuterias;
f) sapatos conortveis.
To importante quanto os recepcionistas o clima do evento. Ele percebi-
do pelo estado emocional dos participantes; um aspecto totalmente sub-
jetivo que, se presente nos participantes, ir condicionar atitudes e opinies
com relao s atividades do evento. O clima a qualidade de ambiente que
se consegue criar para o evento, envolvendo os participantes.
Para saber mais sobreplanejamento de evento, acesse
o site:http://www.youtube.com/watch?v=4UnmyGCDibw
Elabore uma apresentao emorma digital contendo texto e
ilustrao sobre o planejamentode um evento que seja
tradicional em sua cidade ou quevoc deseja que ele passe a azer
parte das estividades de suacomunidade. Poste no AVEA
Organizao de Eventose-Tec Brasil 32
7/28/2019 061112 Org Eventos
34/62
A Sala de Recepo ou sala VIP o local onde as autoridades, convidados es-
peciais e palestrantes so recebidos pela comisso organizadora do evento.
A sala de recepo deve apresentar as seguintes caractersticas:
a) proximidade do local do evento;
b) decorao agradvel;
c) temperatura amena;
d) servio de copa;
e) acesso ao teleone.
A Sala de Imprensa o local montado e equipado para recepcionar a imprensa e
ornecer as inormaes do evento. Nesse local, podero ser realizadas as entre-
vistas coletivas, o encontro com os jornalistas para a distribuio do briefng dodia e da relao das autoridades presentes, convidados especiais e palestrantes.
Essa sala de responsabilidade da assessoria de imprensa, encarregada de coor-
denar os contatos que tratam de assuntos de divulgao do evento.
Esse local dever estar devidamente equipado para atender s necessidades
dos jornalistas no desempenho de seu trabalho. Anal, o evento precisa da
mdia na etapa pr-evento, transevento e ps-evento.
A Sala das Comisses Tcnicas denida de acordo com o porte do evento. nesse local que acontece a discusso, deliberao, votao e aprovao de deter-
minados aspectos ou para grupos de trabalhos, conorme subtemas do evento.
O local destinado para abrigar esse tipo de uno deve oerecer condies
adequadas, permitindo o fuxo do seu desenvolvimento sem perturbar o
andamento do evento como um todo.
A Inraestrutura de Apoio Operacional reere-se a toda parte operacional do
evento, ou seja, instalao sica do local, material de secretaria, equipamen-tos de audiovisuais e apoio logstico.
A Inraestrutura de Apoio Externo (caso o porte do evento assim exija) de-
ver ter o apoio no aeroporto, no hotel, na programao social, cultural e
turstica e nos traslados.
e-Tec BrasilAula 2 Planejamento e organizao de eventos 33
7/28/2019 061112 Org Eventos
35/62
A traduo simultnea dever acontecer se o evento or internacional, com
delegaes de vrios pases. A transmisso da conerncia eita por meio
de um canal, para diversos receptores, atravs de ones de ouvido.
A Pesquisa de Opinio deve ser realizada para que o promotor e o organizador
do evento possam identicar quais oram os pontos ortes e racos do evento,as ameaas e oportunidades. atravs dela que os pontos de estrangulamen-
to podem ser corrigidos nos prximos eventos, o que proporcionar aos par-
ticipantes qualidade na prestao dos servios e elevado grau de satisao.
2.6 Ps-eventoO processo de encerramento inicia-se logo aps a realizao do evento. Esse
processo de encerramento consiste na avaliao tcnica, administrativa e
dos participantes. nesse momento que ocorre a conrontao dos resulta-dos esperados com os obtidos, possibilitando identicar os pontos positivos
e negativos do evento.
Para eetivao dessa ase, so necessrios alguns instrumentos de controle,
que oram utilizados durante a organizao do evento, tais como:
a) ormulrios de procedimentos ormais;
b) checklist;c) relatrios peridicos das atividades;
d) atas das reunies peridicas;
e) questionrios de avaliao dos participantes;
f) outros.
Os setores que devem ser trabalhados eetivamente no ps-evento so: a
Secretaria, divulgao do ps-evento e servios complementares.
Os servios de Secretaria no param aps o evento. Ela responsvel na ase
do ps-evento pelas seguintes atividades:
a) preparar e enviar correspondncia nal;
b) controlar, arquivar e encadernar toda a correspondncia enviada e rece-
bida antes e durante o evento;
Organizao de Eventose-Tec Brasil 34
7/28/2019 061112 Org Eventos
36/62
c) agradecer a todos que orneceram materiais ou colaboraram para reali-
zao do evento;
d) preparar relatrio nal sobre as atividades em geral;
e) providenciar a edio e publicao dos anais;
f) enviar os anais aos participantes do evento;
g) elaborar portlio.
A divulgao do ps-evento eita atravs da compilao e preparao de
notcias gerais sobre todo o transcorrer do evento, seus resultados e obje-
tivos alcanados, para remessa mdia impressa e eletrnica de expresso.
Fazem parte dos servios complementares as seguintes atividades:
a) apresentar o nal do balano nanceiro e azer a prestao de contas;
b) apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as provi-
dncias tomadas;
c) liquidar todas as pendncias que possam surgir sobre instalaes, mate-
riais, recursos humanos ou equipamentos utilizados;
d) devolver associao ou empresa promotora do evento todos os mate-
riais que tenham sobrado;e) desmontar instalaes que oram eetuadas para o evento;
f) transportar materiais e equipamentos utilizados no evento.
Anlise e avaliao so undamentais para o aprimoramento da organizao
de um evento. Os instrumentos que auxiliam a avaliao do evento so o
cronograma bsico (documento que determina tareas, estabelece responsa-
bilidades e prazos) e o checklist.
As pesquisas de opinio dos participantes internos e externos tambm oe-
recem subsdios no processo de avaliao nal do evento. Nesse processo a
avaliao que os participantes azem do evento realizada por intermdio
de respostas a um questionrio de pesquisa de opinio aplicado durante o
evento. A equipe deve reunir-se para avaliar o evento como um todo, seus
sucessos e racassos.
e-Tec BrasilAula 2 Planejamento e organizao de eventos 35
7/28/2019 061112 Org Eventos
37/62
2.7 Conceitos complementaresCaptao de evento conjunto de aes que visa atrair para determinada
regio ou cidade evento que se realiza periodicamente.
Fluxograma representao grca de uma sequncia de operaes. No
planejamento, pode ser encontrado em todas as etapas.
Gerao de evento conjunto de aes que visa realizao de um even-
to, dentro das necessidades ou oportunidades de mercado.
Precedncia antecedncia no tempo, na ordem ou no lugar. A ormao
da ordem de precedncia uma das partes mais importantes do cerimonial.
ResumoA aula apresentou o conceito de planejamento no evento, assim como asetapas do processo de planejamento: concepo, pr-evento, transevento e
ps-evento; ou seja, todas as providncias que devem ser tomadas para um
bom evento.
Atividades de aprendizagem1. Trabalho em equipe: Discutam e decidam por um evento para o qual
possam azer o planejamento. Elaborem o projeto de um evento de m-
dio porte. Descrevam como aconteceu a concepo do evento e o pr-
-evento. Depositem seu texto no AVEA.
2. Quais os principais instrumentos de controle que podem ser utilizados no
planejamento de um evento? Disserte sobre a importncia desses instru-
mentos. Deposite seu texto no AVEA.
3. Voc pde observar as vrias atividades da Secretaria em um evento. Foi
armado que esse setor o corao do evento. Voc concorda com essa
armativa? Justique sua resposta. Deposite seu texto no AVEA.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 36
7/28/2019 061112 Org Eventos
38/62e-Tec Brasil
Aula 3 Recursos humano
Gerenciar a arte de azer com que os outros trabalhem.
(DAVID WATT)
Objetivos
Conhecer a importncia dos recursos humanos no processo de de-
senvolvimento do evento.
Contextualizar estratgias de recursos humanos no planejamento
e organizao de eventos.
3.1 Planejamento dos recursos humanos
Segundo Allen (2003, p.75), entende-se o planejamento de recursos hu-
manos para eventos como uma srie de processos e prticas sequenciais
inter-relacionadas, que recebem suas orientaes da viso/misso, objetivos
e estratgias do evento.
Os eventos obviamente iro dierir quanto ao nvel de sofsticao que apre-sentam na rea de recursos humanos em vista de atores como os recursos
disponveis no que tange s fnanas e qualidade tcnica dos profssionais.
3.1.1 Estratgia e objetivos dos recursos humanosO estabelecimento de estratgias e objetivos de orientao; a determinao
das necessidades do pessoal; a realizao de uma anlise de uno; e a
produo de descries e especifcaes de cada uno so determinantes
no planejamento do evento.
3.1.1.1 Formao de pessoal
a principal rea de deciso estratgica para os gerentes de eventos com
respeito aos recursos humanos, pois sem ela no h nada para se estrate-
giar! Os gestores de eventos precisam decidir sobre quantos uncionrios/
voluntrios sero necessrios para realizar o evento.
Uma das maneiras de executar essa tarea consiste em trs etapas:
Para saber mais sobre oprofssional cerimonialista,acesse:http://www.camara.gov.br/sileg/integras/385891.pdfhttp://www.espacoeventos.com/recepcionista-de-eventos.
php
Depois de estudar sobre regrasde cerimonial e pesquisar umpouco mais, elabore um pequenovdeo com a apresentao docerimonial de qualquer evento aque voc tenha assitido ou quevoc mesmo desenvolva. Posteno AVEA seu trabalho.
e-Tec Brasil37Aula 3 Recursos humanos
7/28/2019 061112 Org Eventos
39/62
a) identifcar todas as tareas relacionadas criao do evento, apresenta-
o e trmino;
b) determinar o nmero de pessoas necessrias para a srie de tareas asso-
ciadas realizao do evento;
c) enumerar o nmero de uncionrios/voluntrios, supervisores e capacidades/experincia/qualifcaes necessrios para ormar uma ora de trabalho.
3.1.1.2 Anlise de uno
A anlise de uno um importante aspecto no processo de planejamento
de recursos humanos. Ela envolve a defnio de uma uno em termos de
tareas e dedicao exigida, e da identifcao de habilidades, capacidades e
qualifcaes necessrias para realiz-las com xito.
Conorme Stone (1998 apud WATT, 2004), as questes respondidas por esseprocesso so:
a) quais tareas devem ser agrupadas para criar uma uno ou cargo?
b) o que deve ser buscado nos candidatos?
c) como deve ser uma estrutura organizacional e que inter-relaes devem
existir entre as unes?
d) quais programas de treinamento e apereioamento?
O nvel de sofsticao evidente na aplicao do processo de anlise de un-
o ir obviamente dierir conorme o evento.
3.1.1.3 Descries de uno
As descries de uno so outro resultado do processo de anlise da un-
o com o qual os gerentes de eventos precisam ter alguma amiliaridade
para combinar com efccia pessoas com unes. As descries de uno
geralmente incluem as seguintes inormaes: ttulo da uno e nvel dededicao exigido; salrio/recompensas/incentivos associados ao cargo; su-
mrio da uno; deveres e responsabilidades; capacidades, conhecimento,
qualifcaes, atributos pessoais requeridos pelo cargo; autoridade investida
no cargo; padres de desempenho relativos ao cargo.
No caso dos cargos voluntrios, geralmente so descritos em termos bem
mais genricos.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 38
7/28/2019 061112 Org Eventos
40/62
3.1.1.4 Especifcao de uno
A especifcao de uno deriva da descrio de uno e procura identif-
car a experincia, as qualifcaes, as capacidades, as habilidades, o conhe-
cimento e as caractersticas pessoais necessrias para executar uma dada
uno. Um ponto importante a identifcao do perfl das pessoas que
devem ser recrutadas e de que modo elas devem ser avaliadas.
3.1.1.5 Recrutamento e seleo
O recrutamento bem-sucedido est baseado na maneira como oram con-
duzidos os aspectos do processo de planejamento de recursos humanos, e
implica determinar onde podem ser encontrados candidatos qualifcados e
de que maneira eles podem ser atrados para a organizao do evento.
O evento est buscando atender s suas necessidades em termos de recursos
humanos, ao mesmo tempo em que candidatos potenciais esto tentandoavaliar se atendem s exigncias da uno, desejam se candidatar para o
cargo e veem vantagens em participar da organizao. A Figura 3.1 apresen-
ta um diagrama do processo de recrutamento.
Previso e planos derecursos humanos
Anlise da funo
- especificao da
funo
- descrio da funoOramento
- custo do recrutamento
Procedimento dorecrutamento
- anncio
- agncias de emprego
- boca a boca
- Instituio Educacional
Procedimentode seleo
- formulrios- entrevistas- testes- referncias- EED
Contratao
- termos e condies
- contrato de emprego
- recompensas
- fichas de funcionrios
INDUO
CANDIDATOS
Figura 3.1: O processo de recrutamento e seleo de colaboradoresFonte: Adaptado de Allen (2003)
Os recursos fnanceiros so atores limitadores para o processo de recruta-
mento. No caso de eventos de grande porte, geralmente h previso ora-mentria para esse propsito.
3.1.1.6 Treinamento e apereioamento profssional
O treinamento e o apereioamento profssional objetivam mudar o compor-
tamento e o desempenho dos uncionrios e voluntrios. Nesse sentido, o
treinamento se concentra em ornecer capacidades/conhecimentos espec-
fcos que possibilitem s pessoas desempenharem uma determinada uno
ou melhorarem seu desempenho.
e-Tec BrasilAula 3 Recursos humanos 39
7/28/2019 061112 Org Eventos
41/62
O apereioamento profssional concentra-se na aquisio de novas capaci-
dades, conhecimento e atitudes que iro preparar os indivduos para uturas
responsabilidades na uno.
3.1.1.7 Avaliao do processo e dos resultados
Como em todos os processos do gerenciamento, az-se necessria uma revisoperidica para determinar o andamento do processo. A sugesto reservar um
tempo especfco, talvez como parte de uma avaliao mais ampla do evento,
para examinar at que ponto o processo como um todo e as vrias partes que o
compem alcanaram os objetivos inicialmente estabelecidos para ele.
3.1.1.8 Tcnicas para a ormao eetiva da equipe de un-
cionrios e voluntrios
O esprito de equipe um dos maiores desafos do gerente de eventos;
para isso, prope-se uma rmula de 14 itens para a ormao eetiva e amanuteno da equipe.
a) as equipes tm um porte razovel;
b) as pessoas so adequadamente selecionadas para trabalhar em grupos;
c) os lderes de equipes so treinados;
d) as equipes so treinadas para executar suas unes;
e) os voluntrios e uncionrios so apoiados pela organizao;
f) as equipes tm objetivos;
g) os voluntrios e uncionrios confam uns nos outros;
h) a comunicao entre voluntrios e a organizao do evento tanto ver-
tical quanto horizontal;
i) a estrutura organizacional promove a comunicao entre voluntrios e
uncionrios;
j) os voluntrios e uncionrios assumem responsabilidades;
k) os voluntrios e uncionrios se divertem enquanto acompanham as tareas;
l) as contribuies dos voluntrios e dos uncionrios so reconhecidas;
m) os voluntrios e uncionrio comemoram seu sucesso;
n) a organizao toda promove e encoraja o bem-estar das equipes
de voluntrios.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 40
7/28/2019 061112 Org Eventos
42/62
O monitoramento do rendimento e produtividade da equipe pode ser atra-
vs da observao de suas atividades.
ResumoEsta aula demonstrou que para gerenciar recursos humanos se az necess-
ria uma srie de atividades, tomando por ponto de partida a misso, a estra-tgia e os objetivos da organizao do evento. Os passos oram identifcados
nesta aula como estratgia e objetivos de recursos humanos; recrutamento;
treinamento e apereioamento profssional; e avaliao e feedback.
Atividades de aprendizagem1. Desenvolva uma especifcao de uno para o cargo de gerente de
eventos de um evento especial da sua escolha. Deposite seu texto no
AVEA.
2. Considerando um estival comunitrio de pequeno porte, aa uma an-
lise de uno. Deposite seu texto no AVEA.
3. Discuta, em termos gerais, como voc trataria da avaliao de desempe-
nho dos voluntrios e uncionrios de um evento. Deposite seu texto no
AVEA.
e-Tec BrasilAula 3 Recursos humanos 41
7/28/2019 061112 Org Eventos
43/62
7/28/2019 061112 Org Eventos
44/62e-Tec Brasil
Aula 4 Recursos fnanceiros
O patrocnio a parte mais dicil de todas.
(ROBIN KNOX-JOHNSON)
Objetivos
Elaborar um oramento no processo de planejamento do evento.
Identicar a estrutura nanceira de um evento.
Reconhecer a prtica de busca de patrocnio.
4.1 Importncia dos recursos fnanceirosUm evento no ser bem-sucedido sem suporte nanceiro. Comprometer-se
com a realizao sem garantia prvia dos recursos nanceiros necessrios
o maior erro do gestor de eventos. A alta de planejamento nanceiro gera
um desgaste durante todo o processo, leva a uma baixa qualidade e, possi-
velmente, ao racasso do evento. A alta dos recursos nanceiros pode at
cancelar o evento, deixando todos com uma m impresso.
Segundo Watt (2004, p. 61), dois pontos importantes nesse aspecto so:
a) algumas vezes melhor suspender um evento no incio do que insistir e
apresentar um racasso, gerando uma imagem negativa para sua orga-
nizao;
b) nem todos os eventos necessitam de uma grande soma de dinheiro para
ter sucesso, especialmente os locais.
Antes da deciso nal da execuo de um evento, az-se um estudo de via-
bilidade. Planejamento bem organizado e planejamento acompanhado so
sempre as palavras-chave para evitar transtornos nanceiros para organiza-
dores e promotores do evento.
e-Tec Brasil43Aula 4 Recursos fnanceiros
7/28/2019 061112 Org Eventos
45/62
4.2 OramentoUm oramento bem detalhado pea-chave para o pereito andamento de
qualquer evento. Nesse tpico, todo cuidado pouco para descobrir as ne-
cessidades reais do evento para que o investimento seja eito sem excesso. Na
etapa de pr-evento o gestor deve criar mecanismos de monitoramento das
nanas. Durante a elaborao do projeto, diversos problemas podero surgir:
a) diculdade de obter inormaes precisas sobre as necessidades reais;
b) gerentes sem experincia ou qualicao, que no do a devida ateno
ao oramento;
c) previses imprecisas a respeito de tendncias uturas;
d) alta de inormaes sobre os requisitos tcnicos disponveis;
e) oramentos baseados em inormaes imprecisas;
) procedimentos de elaborao de relatrios e controles insatisatrios;
g) pouca fexibilidade, a qual costuma ser necessria em eventos.
A tarea undamental desenvolver uma anlise de mercado adequada com
o pr-projeto. O primeiro passo no processo de exame das necessidades
nanceiras estabelecer o custo exato dos itens.
Uma orma prtica para azer o controle nanceiro utilizar uma tabela na qualo gestor dever listar os itens em uma coluna e, ao lado desta, a quantidade e
valores, obtendo-se assim um demonstrativo preciso das previses. essencial
ser o mais exato possvel nas tabelas oramentrias. Watt (2004, p.62) sugere
que cada atividade deve ser desmembrada e analisada da seguinte orma:
a) a atividade exata a ser realizada;
b) o custo estimado;
c) o benecio;
d) a receita;
e) a necessidade da atividade;
) o lugar ocupado nas prioridades oramentrias;
g) a orma como as despesas da atividade podem ser monitoradas;
h) de que orma a receita ser captada e o seu grau de certeza.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 44
7/28/2019 061112 Org Eventos
46/62
Antes de tomar decises denitivas sobre o prosseguimento do projeto, exis-
tem alguns custos xos que devero ser garantidos para a promoo de
qualquer evento. Assim que houver uma deciso coesa com o grupo organi-
zador do evento, o projeto ter seu prosseguimento.
Tambm azem parte da anlise nanceira os seguintes itens especiais: im-posto; infao; seguro; taxas de cmbio; contingncias; e cronograma.
4.3 Estruturas fnanceirasAps vericar a viabilidade do evento, as estruturas operacionais nanceiras
precisam ser estabelecidas. Elas podem ser simples ou mais complexas. O
controle de um evento de menor porte pode exigir menos sosticao, mas
demandar o mesmo cuidado.
Segundo Watt (2004, p.64), onde houver estrutura ormada por comisses,
existem duas opes principais:
a) a comisso de nanas autnoma: todos os outros solicitam dinheiro e
esperam por sua deciso;
b) cada comisso ou subcomisso tem seu prprio tesoureiro para cuidar do
oramento alocado.
A escolha do mtodo ir depender da natureza e do porte do evento, alm
das nanas e das personalidades envolvidas. Todos devem estar cientes das
vantagens e desvantagens de ambas as opes.
O oramento ser denido durante vrias etapas. O processo demorado,
mas ecaz, envolvendo todos na identicao de custos (e receitas possveis)
e minimizando a chances de erro ou negligncia. Esse processo, alm de ser
undamentalmente importante, deve ser desenvolvido junto com as metas e
objetivos do projeto, mantendo-os no oco.
4.4 ControleO controle de todas as transaes nanceiras deve ser minucioso. Os siste-
mas de controle eetivo devem:
a) ser compreensveis;
e-Tec BrasilAula 4 Recursos fnanceiros 45
7/28/2019 061112 Org Eventos
47/62
b) permanecer fexveis;
c) seguir as estruturas organizacionais;
d) orientar a ao corretiva;
e) identicar rapidamente os desvios;
) ser econmicos.
4.5 Contabilidade essencial manter a organizao das contas durante o processo, pagando
aturas e organizando um balano nal de lucros e perdas, o que ser neces-
srio como mecanismo de monitoramento, mas tambm para que se possa
nalizar o caixa rapidamente.
4.6 Recursos fnanceirosTodos os organizadores de eventos procuram instituies pblicas e privadas
em busca de nanciamento e recursos.
Alm disso, o prprio evento ir produzir receita a partir de uma srie de
atividades: ranquia; doaes; venda de ingressos; programaes paralelas;
taxas de ingresso; captao de recursos; sorteios; suvenires; alimentao;
publicidade; hospedagem corporativo; licenciamentos; eiras comerciais;contribuio de participantes; comercializao de estandes; bar.
Antes de iniciar o projeto de qualquer evento, essencial garantir que os
recursos nanceiros necessrios estaro disponveis, e no se basear em pro-
babilidades. Para atrair investimentos, o evento deve ter um propsito clara-
mente denido, que seja amplamente aceito.
4.6.1 Patrocnio
Encontrar patrocinadores nunca cil e depender disso pode ser perigoso.Se o evento ocorrer mais de uma vez, existe tambm o risco de perder patro-
cinadores em algum momento, pois so poucos os que apoiam as promo-
es indenidamente.
Quando se est buscando patrocnio, muito importante observar o projeto
do ponto de vista do patrocinador. necessrio acreditar no evento para
convencer qualquer outra pessoa de seu valor.
Organizao de Eventose-Tec Brasil 46
7/28/2019 061112 Org Eventos
48/62
Algumas dicas na busca de patrocnio so: utilize a imaginao e a inova-
o; realize um esoro de marketing; dena claramente o tipo de mercado;
considere a possibilidade de mudar a natureza de sua atividade, evento ou
promoo; experimente abordar seus patrocinadores por meio de organis-
mos empresariais locais; avalie as respectivas imagens; aborde os alvos im-
provveis; aa a pesquisa necessria; conra os patrocinadores existentes;experimente comear com o apoio da mdia.
Resumindo, o patrocnio pode valer a pena, mesmo com todo o esoro a
ele associado.
ResumoEsta aula demonstrou que para gerenciar recursos nanceiros se az neces-
srio realizar uma srie de atividades, tomando por ponto de partida o ora-
mento, estrutura nanceira, controle, contabilidade, recursos nanceiros epatrocnio do evento. Os passos oram identicados nesta aula por cada um
dos itens. Resumindo, o evento s pode acontecer se tiver oramento.
Atividades de aprendizagem1. Trabalho em equipe: Vocs esto encarregados de captar recursos para a
Festa dos Crianas de uma comunidade carente local. Esse um evento
escolar. Elaborem uma relao de organizaes que vocs podero abor-
dar para obter apoio nanceiro e justiquem as escolhas. Depositem seu
texto no AVEA.
2. Com base no evento mencionado na primeira atividade, prepare uma
estimativa oramentria apresentando receitas e despesas previstas. De-
posite seu texto no AVEA.
Para saber sobre a Lei Rouanet,acesse:http://pt.wikipedia.org/wiki/Lei_Rouanet
e-Tec BrasilAula 4 Recursos fnanceiros 47
7/28/2019 061112 Org Eventos
49/62
7/28/2019 061112 Org Eventos
50/62e-Tec Brasil
Aula 5 Estratgias de comunicao
Ou voc az parte da soluo, ou az parte do problema.
(ELRIDGE CLEAVER)
Objetivos
Conhecer o conceito de comunicao.
Dierenciar os diversos tipos de meios de comunicao.
Contextualizar a comunicao no processo de organizao deeventos.
Identicar o tipo de meio de comunicao ideal para um evento.
5.1 ConceituaoO conceito de comunicao recebeu uma aula especca em uno de sua
grande importncia. A comunicao undamental para o processo de ge-
renciamento de eventos e, portanto, deve ser estudada proundamente peloprossional ou estudante.
De acordo com Watt (2004, p.52),
muitas organizaes possuem uma srie de caractersticas que aetam
seu uncionamento. Uma delas a coexistncia entre as estruturas or-
mais e inormais, ambas undamentais no caso de relacionamentos.
Na organizao de evento, so as unes necessrias para a sua realizao quedenem a sua estrutura. E, qualquer que seja a estrutura, ela deve ser projetada
para atender operacionalizao da orma mais apropriada e eciente possvel.
Denido o desenho organizacional, as vrias tareas devem ser distribudas.
Porm, no basta organizar s o projeto; muito importante garantir que
todos os envolvidos no processo de planejamento e organizao saibam
quais so as suas atribuies, a quem esto subordinados e qual o seu
lugar na estrutura organizacional.
e-Tec Brasil49Aula 5 Estratgias de comunicao
7/28/2019 061112 Org Eventos
51/62
O modo mais comum de ormalizar a estrutura organizacional por meio do
diagrama, mas se deve tomar cuidado para que no ocorra o engessamento.
Para um evento de grande porte necessrio um diagrama mais detalhado
para poder apresentar claramente as estruturas e no haver conuso com
as atribuies.
Aps o estabelecimento da estrutura necessria para a realizao do evento,
comunique a cada indivduo ou grupo suas atribuies. preciso explicar
detalhadamente a responsabilidade de cada um e deixar claro a importncia
de cada elemento no processo. Cada colaborador deve possuir atribuies
precisas, desde o presidente do grupo executivo at o do cargo mais humil-
de. Como exemplo, podemos vericar o Quadro 5.1, a seguir.
Quadro 5.1: Descrio de tarefas
Nome do cargo Supervisor de estacionamento.Funo geral Responsvel pela entrada, estacionamento e sada de todos os veculos que vm ao evento.
Tareas especfcas
Organizar o espao e a distribuio adequados para o estacionamento.
Garantir acilidade de entrada e sada para todos os veculos: 2 horas para a entrada, 30
minutos para a sada.
Estacionar todos os veculos de orma segura e protegida.
Garantir a prestao de servios a todos os grupos especiais, como VIPs e portadores de
defcincias.
Estabelecer conexes com exigncias relevantes.
Subordinado a Gerente do local.
Seus subordinados Seis uncionrios.
Possui conexo com
Polcia.
Guardas de trnsito.Departamento de estradas.
Brigadas de incndio.
Coordenador VIP.
Fonte: Adaptado de Watt (2004)
Nesse sentido, o diagrama de relacionamentos e a descrio de cargos de-
vem ser combinados para responder s seguintes questes: Qual o meu
cargo? Quais so as minhas tareas? Qual o meu papel? A quem estou
subordinado? Quais so os meus objetivos? Quem est subordinado a mim?
A estrutura organizacional deve ser apropriada, ecaz e projetada especi-
camente para cada evento, devendo abranger o planejamento, o desenvol-
vimento, os relacionamentos de trabalho e as ormas de atingir os objetivos.
5.2 Coordenao a partir da diviso de trabalho, da orma que as tareas sero alocadas e
realizadas, que os colaboradores se articulam. A articulao de esoros
Organizao de Eventose-Tec Brasil 50
7/28/2019 061112 Org Eventos
52/62
undamental para um bom gerenciamento. Nas organizaes existe a ne-
cessidade de mecanismos de coordenao, com organograma e fuxograma
bem denidos; nas organizadoras de eventos no seria dierente. Os nveis e
papis devem ser claramente denidos.
Para que os eventos sejam coesos e bem-sucedidos, a meta e os objetivosdevem ser compartilhados, pois dessa orma a coordenao dos trabalhos
ser acilitada. Independentemente do porte do evento, todos devem traba-
lhar de orma rdua e permanentemente. A articulao de esoros ser uma
consequncia natural, se a comunicao uncionar em toda a organizao,
se o planejamento, a delegao e os sistemas de controle orem escolhidos
e estiverem operando de orma correta.
5.3 ComunicaoA comunicao ecaz leva articulao e, da, a uma organizao eciente.
Para que um bom gerenciamento de eventos acontea, a comunicao em
nveis interno e externo deve uncionar de vrias ormas e entre indivduos
e organizaes. Dar, receber ou trocar inormaes, de orma que o mate-
rial comunicado seja completamente entendido por todos os envolvidos,
comunicao.
Antes de decidir como a organizao vai se comunicar, o gestor deve conside-
rar quais so os seus objetivos com essa comunicao. Eles podem ser vrios:
Enviar uma mensagem Realizar a ao correta.
Receber uma mensagem Intercambiar informaes.
= Garantir a compreenso.
A comunicao nos eventos deve alcanar, em ltima anlise, uma ao ou,
no mnimo, um intercmbio de comunicao.
Um evento sequncia de tareas realizadas; e, para que essa aes sejamrealizadas de orma ecaz e ecente, a comunicao se az necessria. En-
to, a escolha correta da orma de comunicao essencial.
a) comunicao verbal uma das ormas de comunicao mais comuns
a comunicao verbal; porm, nos eventos, pode no ser satisatria
porque dicilmente o receptor d um retorno. Porm, o caso do rela-
cionamento interpessoal alicitado com esse tipo de comunicao. A
comunicao verbal necessria, mas no abuse dela;
e-Tec BrasilAula 5 Estratgias de comunicao 51
7/28/2019 061112 Org Eventos
53/62
b) comunicao no verbal a aparncia pessoal, os gestos, expresses a-
ciais, orientao corporais e o contato visual so exemplos de comuni-
cao no verbal. A utilizao correta desse tipo de comunicao pode
consolidar ou arruinar um relaciomento; por isso, cuidado com essa inte-
rao, pois ela eita na maioria das vezes de orma inconsciente;
c) comunicao escrita essa uma das ormas mais comuns na organiza-
o, porm costuma ser utilizada em excesso e de orma inecaz. At por
uma preocupao ecolgica, a utilizao de documentos deve ser redu-
zida ao mnimo. A comunicao escrita consome muito tempo para ser
lida e escrita, alm de poder ser desmotivadora e acilmente ignorada;
d) comunicao visual vdeos e logotipo so exemplos de comunicao vi-
sual. Os vdeos podem ser utilizados para a promoo de produtos e para
o treinamento de uncionrios. O logotipo transmite uma mensagem e
pode contribuir para o sucesso de um evento;
e) comunicao eletrnica o correio eletrnico, internet, ax e teleones
mveis so elementos que traduzem evoluo tecnolgica nessa orma
de comunicao. Em eventos, independentemente do porte, os rdios
so absolutamente essenciais para comunicao interna.
Figura 5.1: ComunicacoFonte: http://www.sxc.hu/photo/1286690
Organizao de Eventose-Tec Brasil 52
7/28/2019 061112 Org Eventos
54/62
Quaisquer que sejam as ormas de comunicao escolhidas, a inormao
deve ser: clara, correta, concisa, completa, corts e corretamente direcio-
nada. Dito de orma simples: as pessoas precisam entender o recado para
consequentemente saber o que azer! Mas, o que isso quer dizer?
Segundo Watt (2004), todos os envolvidos precisam entender claramente osseguintes undamentos:
a) a estrutura geral da organizao;
b) quem tem poder e responsabilidade sobre o qu;
c) quais os mtodos de comunicao a serem utilizados;
d) como a comunicao ser realizada;
e) que tareas cada um deve realizar, quando e como.
5.3.1 Estratgia de comunicao e marketingA estratgia de comunicao consiste na denio e adequao dos meios
e mensagens a serem utilizados, na busca de inormar, sensibilizar e motivar
o pblico-alvo.
Cada segmento de pblico exige que seja estudada, analisada e elaborada
uma estratgia de comunicao especca, com meios, veculos e mensa-
gens adequadas s suas caractersticas.
A mensagem pode ser inormativa, motivacional ou ambas, desde que esteja
diretamente ligada aos objetivos do evento, seja concebida com a mesma
diretriz e utilize a linguagem correta.
Os meios de comunicao so os condutores das mensagens ao pblico
pretendido; portanto, cada tipo de pblico exigir meios de comunicao
adequados ao seu perl.
5.4 Meios de comunicaoSegundo Matias (2004, p. 118-119) os meios de comunicao mais utiliza-
dos nos eventos so:
a) jornais, revistas, rdios e TV a assessoria de imprensa pode enviar suges-
tes de pauta,press releases, agendar entrevistas coletivas que, quando acei-
e-Tec BrasilAula 5 Estratgias de comunicao 53
7/28/2019 061112 Org Eventos
55/62
tas pelos editores e jornalistas, sero divulgadas gratuitamente nos veculos.
Quando h disponibilidade de verba, azem-se os anncios ou matria paga
que so inseridos conorme os objetivos do evento e a denio de pblico;
b) cartaz uma mensagem rpida e direta; sendo assim, deve ter lingua-
gem clara e objetiva, alm de um visual atraente e criativo. Esse um dos
meios mais usados para divulgao de eventos;
c) folder, inormativo e olheto seu retorno em termos de pblico muito
pouco. um meio que divulga apenas as mensagens bsicas e deve ser
entregue aos potencialmente interessados de orma direta;
d) mala direta a remessa, via correio, de olhetos, folders, circulares a um
pblico em potencial (mailing list);
e) dilogo utilizado em telemarketing. Para transmisso de mensagens
claras e objetivas, deve ser criado um dilogo padro. O horrio para suautlizao deve ser respeitado;
f) painis, outdoors e backlights so de abrangncia coletiva, utilizados
quando o pblico-alvo a comunidade como um todo ou uma atia mui-
to signicativa dela;
g) press release instrumento dirigido exclusivamente para a imprensa es-
crita e eletrnica, no intuito de despertar o interesse dos jornalistas em
divulgar matrias sobre o evento;
h) internet por meio da criao de uma homepage do evento, a qual pode
ser utilizada pelo pblico para proceder inscries e reservas;
i) bus-doors painis colocados na parte traseira dos nibus.
Mdias alternativas para divulgao dos eventos:
a) parajet utiliza-se de um parapente motorizado, que levar atrs uma
aixa contendo o nome do evento, sua data, enm, um mnimo de inor-
maes em uno do tamanho. utilizado para atingir pessoas prxi-mas orla martima;
b) dirigvel serve apenas para consolidar a marca do evento, pois no per-
mite maiores dados;
c) rede de TV interna e/ou alto-alantes cada vez mais presentes em con-
domnios, clubes, aeroportos, tambm podem ser uma excelente alterna-
tiva na divulgao de eventos;
Para saber mais sobre meios decomunicao, acesse
http://pt.wikipedia.org/wiki/
Meios_de_comunicao
Organizao de Eventose-Tec Brasil 54
7/28/2019 061112 Org Eventos
56/62
d) bike-door mesmo sistema utilizado no bus-door, s que tambm pode
ser colocado na parte rontal da bicicleta;
e) man-door uma pessoa que se veste com um grande cartaz ou carrega
bales ou aixas.
importante lembrar que para realmente alcanar o pblico-alvo, a estrat-gia de comunicao deve ser bem estruturada.
5.5 AdministraoA ormalidade da comunicao exercida pela administrao. A execuo
das tareas e a comunicao do evento dependem da qualidade dos proce-
dimentos e processos administrativos. preciso que os sistemas sejam insta-
lados, com estrutura e colaboradores treinados.
Durante o evento, o excesso de burocracia pode atrasar o processo. s ve-
zes, uma nota escrita mo pode ser adequada, sem que seja necessrio di-
git-la, podendo ser enviada por ax ou otocopiada para circulao interna.
5.6 Recursos humanosTodos os colaborados so importantes no processo de execuo do evento.
Os organizadores sabem, ou melhor, devem saber, que os recursos humanos
aetam diretamente o andamento do evento; por isso, so muito importantesos relacionamentos interpessoais e a dinmica do grupo. Assim, a motivao,
envolvimento e treinamento so essencias para os envolvidos no evento.
Dessa orma, os relacionamentos interpessoais precisam ser trabalhados para se
obter o melhor da equipe de trabalho. Para que uma estrutura organizacional
seja acilitada rumo s suas metas, seus organizadores devem estar cientes da
ormao de panelinhas, alianas problemticas, pontos ortes e racos das
pessoas, ressentimentos e individualismos, alm de confitos pessoais.
O relacionamento entre os colaboradores deve ser observado, e os aspectos
a serem avaliados podem ser os seguintes:
a) as pessoas se gostam e/ou se respeitam e, portanto, trabalham juntas?
b) c