05-05 Communicating in Team and Organizations

5/16/2018 05-05 Communicating in Team and Organizations - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/05-05-communicating-in-team-and-organizations 1/16

Communicating in Teams and Organizations

Kelompok

Kelompok 5 :

1. Anggari Deka P. (112100162)

2. Aulia Maulana A. (112100158)

3. Valencia Pramesty (112100175)4. Ni Made Yunita Sari D. (112100177)

5. Putu Arya Mahatmavidya (112100187)

KELAS TI – 34 – 05



Model Komunikasi

Di bawah ini merupakan saluran metafora untuk berpikir tentang proses komunikasi.

Berdasarkan gambar diatas,

Komunikasi terjadi antara pengirim pesan dan penerima pesan. Pengirim membentuk suatu pesan dan

dikodekan melalui kata-kata, gerakan, intonasisuara, dan symbol atau tanda yg lainnya. Selanjutnya

pesan yang telah dikodekan dikirimkan ke penerima yang dimaksud melalui satu atau banyak media

komunikasi. Penerima akan menerima pesan yang masuk dan mengkodekan pesan tersebut menjadi

sesuatu yang berarti. Idealnya kode dari pesan tersebut sesuai dengan yang dimaksudkan pengirim.

Setelah itu penerima akan mengirim feedback sesuai dengan pesan yang diterima. Jika terjadi noise yang

banyak atau besar, maka bias terjadi kesalahpahaman antara penerima dan pengirim.

Saluran Komunikasi

Bagian terpenting dalam komunikasi adalah saluran yang akan digunakan untuk menyalurkan pesan.

Terdapat dua saluran komunikasi yaitu:

Komunikasi Verbal

Interaksi bertatap muka biasanya lebih baik daripada menulis pesan untuk mengirim pesan

emosi dan pesan mengajak penerima. Pengirim akan langsung dengan segera menerima

feedback dari penerima dan kesempatan untuk menyesuaikan nada emosional dari pesan yang

sesuai. Komunikasi dengan tulisan biasanya dilakukan untuk mengkomunikasikan hal-hal yang

bersifat teknis agar mudah dimengerti.



Komunikasi elektronik

Surat elektronik (e-mail) adalah merevolusi cara kita berkomunikasi dalam pengaturan

organisasi. Informasi dapat ditambahkan dan dikirim ke banyak orang dengan sebuah klik dari

mouse. E-mail adalah (pesan yang dikirim dan diterima pada waktu yang berbeda), sehingga

tidak perlu untuk mengkoordinasikan sesi komunikasi. E-mail cenderung menjadi media yang

lebih disukai untuk mengkoordinasikan pekerjaan dan untuk mengirimkan informasi yang baik

untuk pengambilan keputusan. Secara khusus, mengurangi beberapa

komunikasi tatap muka dan telepon tetapi meningkatkan komunikasi dengan orang-orang lebih

jauh tingkatannya. E-mail juga mengurangi prasangka yang selektif karena menyembunyikan

usia, ras, berat dan fitur lain yang dapat diamati pada pertemuan tatap muka.Masalah-masalah

yang biasanya muncul jika berkomunikasi dengan e-mail adalah:

1.

E-mail bukanlah alat komunikasi yang efektif untuk mengkomunikasikan emosi.2. Dengan e-mail kesopanan dan perhatian kepada orang lain menjadi berkurang. Ini bias

anya akan menimbulkan banyak flamer.

3. E-mail bukanlah alat komunikasi yang efektif untuk mengkomunikasikan masalah yang

ambigu, kompleks dan perlu membayangkan.

4. E-mail biasanya sering terjadi overload terhadap pesan. Seseorang biasany a menerima

puluhan email tiap harinya, ini akan membuat penerima kesusahan untuk mencari

pesan yang penting.

Media Komunikasi Komputer yang lainnya adalah intranets, extranets, blackberry, instant

messaging, blogging, podcasting, dan masih banyak media komunikasi computer yang

membantu mempercepat dalam bertukar informasi.

Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal contohnya adalah mimic muka, intonasi suara, jarak fisik dan bahkan

keheningan. Komunikasi ini terjadi saat kebisingan menghalangi untuk melakukan komunikasi

verbal. Tetapi bahkan dalam pertemuan tatap muka yang tenang, kebanyakan informasi

dikomunikasikan nonverbal. Komunikasi nonverbal biasanya terdapat banyak keambiguan,

tetapi banyak ekspresi wajah bersifat universal dan bias dijadikan salah satu alat komunikasi

antar Negara dan budaya. Komunikasi nonverbal biasanya terjadi dengan tidak sadar, seperti

misalnya kita mendapat informasi yang buruk maka kita akan langsung mengeluarkan ekspresi

yang buruk juga dengan tidak sadar.



Salah satu effect dari emosi dalam komunikasi nonverbal adalah kejadian yang disebut

penularan emosi, dimana proses menangkap atau memberikan emosi orang lain secara otomatis

dengan meniru ekspresi wajah dan perilaku nonverbal lainnya.

Memilih Saluran Komunikasi Terbaik

Karyawan berperforma lebih baik jika mereka dapat dengan cepat menentukan jalur komunikasi terbaik

untuk situasi dan cukup fleksibel untuk menggunakan metode yang berbeda. Tapi saluran komunikasi

yang manakah yang paling tepat? Kami sebagian menjawab pertanyaan ini dalam evaluasi kami dari

saluran komunikasi yang berbeda. Namun, dua kontinjensi tambahan yang perlu diperhatikan adalah

media kekayaan dan makna simbolis.

Media Kekayaan

Faktor penting yang perlu dipertimbangkan ketika memilih saluran komunikasi adalah media

kekayaan. Gambar berikut menggambarkan berbagai saluran komunikasi disusun dalam hirarki

kekayaan, dengan tatap muka interaksi pada laporan teratas dan ramping data hanya di bagian bawah.

Hirarki kekayaan media ditentukan oleh tiga faktor

1. Pertama, media yang kaya memungkinkan seseorang untuk secara bersamaan mengirim pesandalam cara yang berbeda.

2. Kedua, media yang kaya memungkinkan umpan balik langsung dari penerima ke pengirim,

sedangkan umpan balik dalam media ramping adalah tertunda atau tidak ada.

3. Ketiga, media yang kaya memungkinkan pengirim untuk menyesuaikan pesan ke penerima.



Gambar diatas menunjukkan bahwa media yang kaya lebih baik daripada media ramping ketika

situasi komunikasi bersifat tidak rutin dan ambigu. Dalam situasi tidak rutin (seperti keadaan darurat tak

terduga dan tidak biasa) pengirim dan penerima memiliki sedikit pengalaman, sehingga mereka perlu

untuk mengirimkan sejumlah besar informasi dengan umpan balik segera. Media ramping bekerja

dengan baik dalam situasi rutin karena pengirim dan penerima memiliki harapan bersama melalui model

mental bersama. Situasi ambigu juga membutuhkan media kaya karena para pihak harus berbagi

sejumlah besar informasi dengan umpan balik segera untuk menyelesaikan multitafsir dan pertentangan

dari pengamatan dan pengalaman mereka.

Apa yang terjadi ketika kita memilih tingkat media kekayaan untuk suatu situasi? Ketika situasi

yang rutin atau yang jelas, dengan menggunakan kaya menengah seperti mengadakan pertemuan

khusus-akan tampak seperti buang-buang waktu. Di sisi lain, jika masalah unik dan ambigu ditangani

melalui e-mail atau media lain dengan kekayaan rendah, maka dapat memakan waktu lebih lama untuk

menyelesaikan dan dapat terjadi kesalahpahaman.

Mengevaluasi Media Kekayaan

Media kaya lebih baik daripada media ramping bila menghadapi situasi yang tidak rutin atau

ambigu. Tapi bukti itu tercampur ketika teknologi informasi yang muncul dipelajari. Salah satu alasan

inkonsistensi ini adalah bahwa kita perlu untuk memperhitungkan pengalaman sebelumnya

komunikator dengan e-mail, IM, dan alat komunikasi lain yang tidak ada secara alami. Orang yang

memiliki banyak pengalaman dengan media komunikasi tertentu dapat "mendorong" jumlah kekayaan

media yang biasanya mungkin melalui saluran informasi.

Faktor kedua yang perlu dipertimbangkan adalah pengalaman sebelumnya komunikator dengan

penerima. Semakin banyak orang dua atau lebih berbagi model mental yang umum, pertukaran

informasi dengan makna baru kurang diperlukan. Orang yang mengenal satu sama lain memiliki sama

"codebook," sehingga pengirim dapat berkomunikasi dengan kata-kata yang lebih sedikit atau simbol

lain dan tidak perlu memeriksa dengan maksimal bahwa pesan telah dipahami.

Hambatan Komunikasi (Kebisingan)

Persepsi

Proses persepsi menentukan apa pesan yang kita pilih atau saring, serta bagaimana informasi

yang dipilih akan diatur dan ditafsirkan. Ini bisa menjadi sumber signifikan kebisingan dalam

proses komunikasi jika pengirim dan penerima memiliki kerangka persepsi yang berbeda dan

model mental.

Penyaringan

Beberapa pesan disaring atau dihentikan sama sekali dalam perjalanan mereka ke atas ataubawah dalam hierarki perusahaan. Menyaring mungkin melibatkan penghapusan atau

penundaam informasi negatif atau menggunakan kata-kata kurang keras sehingga terdengar

lebih menguntungkan. Karyawan dan supervisor biasanya menyaring komunikasi untuk

menciptakan kesan yang baik dari diri mereka sendiri kepada atasan. Penyaringan adalah paling

umum di mana organisasi memberikan penghargaan pada karyawan yang berkomunikasi

terutama dengan informasi positif dan menghukum mereka yang menyampaikan berita buruk.



Hambatan Bahasa

Masalah bahasa dapat menjadi sumber besar gangguan komunikasi. Ketika kedua orang

berbicara bahasa yang sama, mereka mungkin menafsirkan kata dan frase yang berbeda.

Ambiguitas bahasa tidak selalu kebisingan disfungsional. Perusahaan pemimpin

kadang-kadang mengandalkan kiasan dan bahasa samar lain untuk menggambarkan ide-ide

tidak jelas atau kompleks. Ambiguitas juga digunakan untuk menghindari menyampaikan atau

menciptakan emosi yang tidak diinginkan. Seiring dengan ambiguitas, orang yang biasanya

berbicara bahasa yang sama mungkin tidak memahami jargon tertentu dalam bahasa tersebut.

Jargon terdiri dari bahasa teknis dan akronim serta kata-kata yang diakui dengan makna khusus

dalam organisasi tertentu atau kelompok sosial. Beberapa jargon dapat meningkatkan efisiensi

komunikasi ketika kedua pengirim dan penerima memahami bahasa khusus.

Kelebihan Informasi

Informasi yang berlebihan terjadi ketika volume informasi yang diterima melebihi kapasitas

seseorang untuk bisa melewatinya. Karyawan memiliki kapasitas pemrosesan jumlah informasi

yang mereka dapat proses dalam unit waktu yang tetap. Pada saat yang sama, pekerjaan

memiliki berbagai beban jumlah informasi yang akan diproses per unit waktu. Informasi yang

berlebihan menciptakan gangguan dalam sistem komunikasi karena informasi diabaikan atau

disalahartikan ketika orang tidak dapat memprosesnya cukup cepat. Hal ini juga menjadi

penyebab umum stres di tempat kerja. Informasi yang berlebihan menciptakan gangguan dalam

sistem komunikasi karena informasi diabaikan atau disalahartikan ketika orang tidak dapat

memprosesnya cukup cepat. Hal ini juga menjadi penyebab umum stres di tempat kerja.

Masalah-masalah ini dapat diminimalkan dengan meningkatkan kapasitas pengolahan informasi,

mengurangi beban informasi pekerjaan, atau kombinasi keduanya. Informasi kapasitas

pengolahan meningkat ketika kita belajar membaca cepat, memindai melalui dokumen lebih

efisien, dan menghilangkan gangguan informasi yang kecepatan pemrosesannya lambat.

Manajemen waktu juga meningkatkan kapasitas pengolahan informasi. Tiga strategi membantu

kita untuk mengurangi beban informasi: buffering, menghilangkan, dan meringkas.



Persepsi, penyaringan, hambatan bahasa, dan informasi yang berlebihan tidak satu-satunya

sumber gangguan dalam proses komunikasi, tetapi mereka mungkin yang paling umum.

Kebisingan juga terjadi ketika kita berkomunikasi lintas budaya atau jenis kelamin.

Perbedaan komunikasi antara wanita dan pria

Sejumlah buku-buku populer tentang perbedaan gender dalam komunikasi tampaknya

menyimpulkan bahwa pria dan wanita adalah bentuk kehidupan yang sama sekali berbeda dari

planet yang berbeda. Pada pria dan wanita memiliki realitas praktik komunikasi yang serupa,

tetapi ada perbedaan halus yang kadang-kadang bisa menyebabkan kesalahpahaman dan

konflik. Salah satu perbedaan adalah bahwa pria lebih mungkin dibandingkan perempuan untuk

melihat percakapan sebagai negosiasi status relatif dan kekuasaan. Mereka menegaskan

kekuasaan mereka dengan langsung memberikan nasihat kepada orang lain ("Anda harus

melakukan berikut ini") dan menggunakan bahasa agresif. Ada juga bukti bahwa laki-laki

mendominasi waktu bicara dalam percakapan dengan wanita, serta mengganggu lagi, danmenyesuaikan gaya berbicara mereka kurang dari wanita. Pria juga terlibat dalam lebih

"berbicara laporan," di mana fungsi utama dari percakapan yang pertukaran informasi

impersonal dan efisien. Wanita juga menggunakan laporan bicara, terutama saat bercakap-

cakap dengan laki-laki; ". Bicara hubungan" namun percakapan antara wanita memiliki insiden

yang lebih tinggi membangun hubungan melalui Penekanan ini pada hubungan baik daripada

bicara laporan juga terlihat dalam studi tentang bagaimana perempuan berkomunikasi dalam e-

mail dan bentuk lain dari komunikasi online. Lain perbedaan gender adalah bahwa perempuan

menggunakan permintaan tidak langsung seperti "Apakah Anda

mempertimbangkan. . . "Demikian pula, wanita lebih sering meminta maaf dan mencari nasihatdari orang lain lebih cepat daripada para pria?. Akhirnya, penelitian cukup konsisten

menunjukkan bahwa wanita lebih sensitif dibandingkan pria terhadap isyarat nonverbal dalam

tatap muka pertemuan. Baik pria maupun wanita biasanya memahami satu sama lain, tetapi

perbedaan-perbedaan halus yang iritasi sesekali. Sebagai contoh, para ilmuwan perempuan

mengeluh bahwa para ilmuwan laki-laki menggunakan gaya debat kompetitif yang membuat

sulit bagi perempuan untuk berpartisipasi dalam dialog yang bermakna. Iritan lain terjadi ketika

wanita mencari empati tetapi menerima dominasi pria di respon. Secara khusus, perempuan

kadang-kadang mendiskusikan pengalaman pribadi mereka dan masalah untuk

mengembangkan kedekatan dengan penerima. Tetapi ketika orang mendengar masalah,mereka dengan cepat menyarankan solusi karena ini menegaskan kontrol mereka atas

situasi. Selain frustrasi kebutuhan wanita untuk pemahaman umum,

Aktif dalam Mendengarkan

Awalnya kita perlu mengenali bahwa mendengarkan merupakan proses aktif penginderaan

sinyal pengirim, mengevaluasi dengan akurat, dan menanggapi dengan tepat. Pendengar menerima



sinyal pengirim, decode mereka sebagaimana dimaksud, dan memberikan umpan balik yang sesuai dan

tepat waktu ke pengirim. Pendengar aktif terus mengikuti siklus melalui penginderaan, mengevaluasi,

dan menanggapi selama percakapan dan terlibat dalam berbagai kegiatan untuk meningkatkan

proses ini.

- Penginderaan

Penginderaan adalah proses menerima sinyal dari pengirim dan memperhatikan

kepada mereka. Sinyal-sinyal ini termasuk kata-kata diucapkan, sifat suara (kecepatan

isyarat bicara, nada suara, dan sebagainya), dan nonverbal. Pendengar aktif meningkatkan

penginderaan dengan menunda evaluasi, menghindari gangguan, dan memelihara:

• Tunda evaluasi. Banyak pendengar menjadi korban kesan pertama. Mereka

cepat membentuk opini pesan pembicara dan kemudian menyaring penting

informasi. Pendengar aktif, di sisi lain, mencoba untuk tetap berpikiran terbukamungkin dengan menunda evaluasi pesan sampai pembicara selesai.

• Hindari interupsi. Menyela pembicaraan pembicara memiliki dua efek negatif

pada proses penginderaan. Pertama, mengganggu ide pembicara, karena pendengar

tidak menerima seluruh pesan. Kedua, interupsi cenderung menebak-nebak

apa yang pembicara katakan, yang memberikan kontribusi terhadap masalah mengevaluasi

pembicara ide terlalu dini.

• Menjaga kepentingan. Seperti perilaku apapun, mendengarkan aktif membutuhkan motivasi.

Terlalu sering kita menutup pikiran kita segera setelah pembicaraan dimulai karena subjek

adalah membosankan. Sebaliknya pendengar aktif mempertahankan bunga dengan mengambil

pandangan-mungkin sebuah akurat satu bahwa selalu ada sesuatu yang bernilai dalam

percakapan, melainkan hanya soal aktif mencarinya.

- Mengevaluasi

Komponen mendengarkan mencakup pemahaman pesan yang berarti, mengevaluasi

pesan, dan mengingat pesan. Untuk meningkatkan mereka evaluasi percakapan, pendengar aktif

berempati dengan lawan bicara dan mengatur informasi yang diterima selama percakapan.

• Berempati. Pendengar aktif mencoba untuk memahami dan sensitif terhadap pembicara

perasaan, pikiran, dan situasi. Empati adalah keterampilan penting dalam mendengarkan secara

aktif karena isyarat verbal dan nonverbal dari pembicaraan secara akurat ditafsirkan

dari titik orang lain pandang.



• Mengatur informasi. Pendengar informasi proses tiga kali lebih cepat dari

rata tingkat pembicaraan (450 kata per menit vs 125 kata per menit), sehingga

mereka mudah terganggu. Pendengar aktif menggunakan waktu luang untuk mengatur

informasi menjadi poin utama. Bahkan, itu ide yang baik untuk membayangkan bahwa Anda

harus meringkas apa yang orang katakan setelah mereka selesai berbicara.

- Menanggapi

Menanggapi, komponen ketiga mendengarkan, adalah umpan balik ke pengirim, yang

memotivasi dan mengarahkan komunikasi pembicara. Pendengar aktif melakukan ini dengan

menunjukkan minat dan memperjelas pesan:

• Tampilkan bunga. Pendengar aktif menunjukkan minat dengan mempertahankan kontak mata

yang cukup dan mengirimkan kembali sinyal saluran seperti "Oh, benar-benar" dan "Saya lihat"

selama sesuai istirahat dalam percakapan.• Memperjelas pesan. Pendengar aktif memberikan umpan balik dengan mengulang pembicara

ide-ide di potongan yang sesuai. Ini lebih lanjut menunjukkan bunga dalam percakapan dan

membantu pembicara menentukan apakah Anda memahami pesan.

Perbedaan komunikasi antara wanita dan pria

Sejumlah buku-buku populer tentang perbedaan gender dalam komunikasi tampaknya

menyimpulkan bahwa pria dan wanita adalah bentuk kehidupan yang sama sekali berbeda dariplanet yang berbeda. Pada pria dan wanita memiliki realitas praktik komunikasi yang serupa,

tetapi ada perbedaan halus yang kadang-kadang bisa menyebabkan kesalahpahaman dan

konflik. Salah satu perbedaan adalah bahwa pria lebih mungkin dibandingkan perempuan untuk

melihat percakapan sebagai negosiasi status relatif dan kekuasaan. Mereka menegaskan

kekuasaan mereka dengan langsung memberikan nasihat kepada orang lain ("Anda harus

melakukan berikut ini") dan menggunakan bahasa agresif. Ada juga bukti bahwa laki-laki

mendominasi waktu bicara dalam percakapan dengan wanita, serta mengganggu lagi, dan

menyesuaikan gaya berbicara mereka kurang dari wanita. Pria juga terlibat dalam lebih

"berbicara laporan," di mana fungsi utama dari percakapan yang pertukaran informasiimpersonal dan efisien. Wanita juga menggunakan laporan bicara, terutama saat bercakap-

cakap dengan laki-laki; ". Bicara hubungan" namun percakapan antara wanita memiliki insiden

yang lebih tinggi membangun hubungan melalui Penekanan ini pada hubungan baik daripada

bicara laporan juga terlihat dalam studi tentang bagaimana perempuan berkomunikasi dalam e-

mail dan bentuk lain dari komunikasi online. Lain perbedaan gender adalah bahwa perempuan

menggunakan permintaan tidak langsung seperti "Apakah Anda



mempertimbangkan. . . "Demikian pula, wanita lebih sering meminta maaf dan mencari nasihat

dari orang lain lebih cepat daripada para pria?. Akhirnya, penelitian cukup konsisten

menunjukkan bahwa wanita lebih sensitif dibandingkan pria terhadap isyarat nonverbal dalam

tatap muka pertemuan. Baik pria maupun wanita biasanya memahami satu sama lain, tetapi

perbedaan-perbedaan halus yang iritasi sesekali. Sebagai contoh, para ilmuwan perempuanmengeluh bahwa para ilmuwan laki-laki menggunakan gaya debat kompetitif yang membuat

sulit bagi perempuan untuk berpartisipasi dalam dialog yang bermakna. Iritan lain terjadi ketika

wanita mencari empati tetapi menerima dominasi pria di respon. Secara khusus, perempuan

kadang-kadang mendiskusikan pengalaman pribadi mereka dan masalah untuk

mengembangkan kedekatan dengan penerima. Tetapi ketika orang mendengar masalah,

mereka dengan cepat menyarankan solusi karena ini menegaskan kontrol mereka atas

situasi. Selain frustrasi kebutuhan wanita untuk pemahaman umum,

Aktif dalam Mendengarkan

Awalnya kita perlu mengenali bahwa mendengarkan merupakan proses aktif penginderaan

sinyal pengirim, mengevaluasi dengan akurat, dan menanggapi dengan tepat. Pendengar menerima

sinyal pengirim, decode mereka sebagaimana dimaksud, dan memberikan umpan balik yang sesuai dan

tepat waktu ke pengirim. Pendengar aktif terus mengikuti siklus melalui penginderaan, mengevaluasi,

dan menanggapi selama percakapan dan terlibat dalam berbagai kegiatan untuk meningkatkan

proses ini.

- Penginderaan

Penginderaan adalah proses menerima sinyal dari pengirim dan memperhatikan

kepada mereka. Sinyal-sinyal ini termasuk kata-kata diucapkan, sifat suara (kecepatan

isyarat bicara, nada suara, dan sebagainya), dan nonverbal. Pendengar aktif meningkatkan

penginderaan dengan menunda evaluasi, menghindari gangguan, dan memelihara:

• Tunda evaluasi. Banyak pendengar menjadi korban kesan pertama. Mereka

cepat membentuk opini pesan pembicara dan kemudian menyaring penting

informasi. Pendengar aktif, di sisi lain, mencoba untuk tetap berpikiran terbuka

mungkin dengan menunda evaluasi pesan sampai pembicara selesai.

• Hindari interupsi. Menyela pembicaraan pembicara memiliki dua efek negatif

pada proses penginderaan. Pertama, mengganggu ide pembicara, karena pendengar

tidak menerima seluruh pesan. Kedua, interupsi cenderung menebak-nebak



apa yang pembicara katakan, yang memberikan kontribusi terhadap masalah mengevaluasi

pembicara ide terlalu dini.

• Menjaga kepentingan. Seperti perilaku apapun, mendengarkan aktif membutuhkan motivasi.

Terlalu sering kita menutup pikiran kita segera setelah pembicaraan dimulai karena subjek

adalah membosankan. Sebaliknya pendengar aktif mempertahankan bunga dengan mengambil

pandangan-mungkin sebuah akurat satu bahwa selalu ada sesuatu yang bernilai dalam

percakapan, melainkan hanya soal aktif mencarinya.

- Mengevaluasi

Komponen mendengarkan mencakup pemahaman pesan yang berarti, mengevaluasi

pesan, dan mengingat pesan. Untuk meningkatkan mereka evaluasi percakapan, pendengar aktif

berempati dengan lawan bicara dan mengatur informasi yang diterima selama percakapan.

• Berempati. Pendengar aktif mencoba untuk memahami dan sensitif terhadap pembicaraperasaan, pikiran, dan situasi. Empati adalah keterampilan penting dalam mendengarkan secara

aktif karena isyarat verbal dan nonverbal dari pembicaraan secara akurat ditafsirkan

dari titik orang lain pandang.

• Mengatur informasi. Pendengar informasi proses tiga kali lebih cepat dari

rata tingkat pembicaraan (450 kata per menit vs 125 kata per menit), sehingga

mereka mudah terganggu. Pendengar aktif menggunakan waktu luang untuk mengatur

informasi menjadi poin utama. Bahkan, itu ide yang baik untuk membayangkan bahwa Anda

harus meringkas apa yang orang katakan setelah mereka selesai berbicara.

- Menanggapi

Menanggapi, komponen ketiga mendengarkan, adalah umpan balik ke pengirim, yang

memotivasi dan mengarahkan komunikasi pembicara. Pendengar aktif melakukan ini dengan

menunjukkan minat dan memperjelas pesan:

• Tampilkan bunga. Pendengar aktif menunjukkan minat dengan mempertahankan kontak mata

yang cukup dan mengirimkan kembali sinyal saluran seperti "Oh, benar-benar" dan "Saya lihat"

selama sesuai istirahat dalam percakapan.

• Memperjelas pesan. Pendengar aktif memberikan umpan balik dengan mengulang pembicara

ide-ide di potongan yang sesuai. Ini lebih lanjut menunjukkan bunga dalam percakapan dan

membantu pembicara menentukan apakah Anda memahami pesan.



Berkomunikasi dalam Hierarki Organisasi

Sejauh ini kita telah terfokus pada "tingkat mikro" masalah dalam komunikasi proses-yaitu

dinamika mengirim dan menerima informasi antara dua orang dalam berbagai situasi. Tapi di

era ini di mana pengetahuan adalah keunggulan kompetitif, pemimpin perusahaan juga perlu

untuk menjaga aliran komunikasi yang terbuka atas, bawah, dan di seluruh organisasi. Bagian

ini memperkenalkan empat strategi komunikasi organizationwide: desain ruang kerja, e-

zines/blogs/wikis, survei karyawan, dan komunikasi langsung dengan manajemen puncak.

Workspace Desain

Kemampuan dan motivasi untuk berkomunikasi adalah sampai batas tertentu dipengaruhi oleh

fisik ruang di mana karyawan bekerja. Lokasi dan desain koridor, kantor, bilik, dan daerah

komunal (kafetaria, lift) bentuk semua yang kita berbicara sebagai serta frekuensi komunikasi

itu. Beberapa perusahaan mencoba untuk mendorong komunikasi dalam tim dengan

mengorganisir karyawan ke dalam kelompok. Cluster ini pendekatan yang digunakan di IDEO

desain produk perusahaan. Ruang fisik secara harfiah kelompok karyawan bersama-sama

sehingga tatap muka komunikasi dalam tim mudah, sedangkan interaksi dengan orang-orang di

tim lain diminimalkan.

Strategi lain ruang kerja yang semakin populer adalah untuk menggantikan kantor tradisional

dengan pengaturan ruang terbuka di mana semua karyawan (termasuk manajemen) bekerja di

daerah terbuka yang sama. Bukti bersifat anekdot menunjukkan bahwa orang berkomunikasi

lebih sering dengan dinding lebih sedikit di antara mereka. Namun, penelitian jugamenunjukkan bahwa desain kantor terbuka berpotensi meningkatkan stres karyawan karena

hilangnya privasi dan pribadi ruang. Menurut analisis survei 13.000 karyawan di 40 besar

organisasi, fungsi paling penting dari ruang kerja adalah untuk menyediakan tempat untuk

berkonsentrasi pada pekerjaan tanpa gangguan. Fungsi yang paling penting kedua adalah

untuk mendukung informal, komunikasi dengan rekan kerja. Dengan kata lain, ruang kerja yang

perlu menyeimbangkan privasi dengan kesempatan untuk interaksi sosial.

E-zine, Blog, dan Wiki

Selama puluhan tahun, karyawan telah menerima berita perusahaan resmi melalui hard copy

newsletter dan majalah. Banyak perusahaan masih menggunakan perangkat komunikasi, tetapi

sebagian besar dilengkapi atau diganti mereka sepenuhnya dengan Web berbasis informasi

sumber. Newsletter format web-based atau PDF-satunya, yang disebut e-zine, murah dan

memungkinkan perusahaan untuk mengirim informasi baru dengan cepat. Namun, informasi

dari e-zine cenderung singkat karena karyawan banyak mengalami kesulitan membaca artikel

lama di layar komputer.



Kisah pembuka bab ini dijelaskan bagaimana blog yang memasuki perusahaan dunia sebagai

kendaraan lain komunikasi. Salah satu survei terbaru melaporkan bahwa sementara hanya 7

persen CEO terlibat dalam blogging, persen percaya bahwa blog yang berguna untuk

berkomunikasi dengan karyawan. Blog yang ditulis oleh para eksekutif senior menawarkan

komunikasi langsung kepada karyawan dan, jika ditulis dengan santai, memiliki sentuhanpribadi yang membuat informasi yang lebih kredibel dari majalah resmi. Blog Eksekutif juga

memungkinkan karyawan untuk mengirimkan komentar mereka, yang tidak mungkin dalam e-

zine atau newsletter. Di selain blog eksekutif, Matsushita dan beberapa perusahaan lain yang

beralih ke karyawan blog di mana orang dalam unit kerja update posting tentang kejadian di

daerah mereka.

Wiki (Hawaii untuk "cepat") adalah variasi kolaboratif blog di mana setiap orang dalam

kelompok dapat menulis, mengedit, atau menghapus materi dari situs Web. Wikipedia, populer

ensiklopedia online, merupakan contoh besar dari wiki. Wiki juga perlahan-lahan menemukan

mereka cara menjadi organisasi tradisional. Karyawan di Aperture Technologies Inc di Stamford,

Connecticut, menggunakan wiki untuk menulis dokumentasi, ide brainstorming, dan

mengkoordinasikan pemasaran proyek. "Wiki memungkinkan kolaborasi ini jauh lebih baik dari

apa pun lain, jadi kami menyelesaikan sesuatu lebih cepat, "kata pendiri Aperture Nicholas

Pisarro Jr.

Karyawan Survei

Hampir semua "perusahaan terbaik untuk bekerja," dan juga sebagian besar perusahaan besar

seluruh Amerika Serikat dan beberapa negara lain, melakukan survei karyawan setidaknya

sekali setiap tahun. Bahkan, pemimpin di dua pertiga dari kinerja tinggi pada perusahaan

mengklaim bahwa survei karyawan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk

memperkuat karyawan keterlibatan tingkat. Survei adalah perangkat komunikasi yang berguna

ke atas untuk berbagai tujuan. Tennessee Valley Authority survei karyawannya setiap tahun

dengan menggunakan 60-item "kesehatan indeks budaya" bahwa produsen energi ditemukan

memprediksi berikutnya produktivitas di setiap unit kerja. Bell Kanada survei 60.000

karyawannya setiap tahun menggunakan 84 pertanyaan tentang beberapa tema, termasuk

mobilitas karir, tantangan pekerjaan, berbagi informasi, dan kepercayaan dalam kepemimpinan

perusahaan. Terbesar di Kanada telepon perusahaan juga memiliki "Survei pulsa" triwulanan

yang mengukur sikap tentang kebijakan khusus seperti pensiun dini.

Komunikasi Langsung dengan Manajemen Puncak "Pupuk terbaik dalam bidang apapun adalah

bahwa langkah kaki petani!" Ini Cina kuno mengatakan berarti bahwa pertanian yang paling

berhasil bila petani menghabiskan waktu di sawah langsung mengamati perkembangan



tanaman itu. Dalam konteks organisasi ini berarti bahwa untuk sepenuhnya memahami isu-isu,

eksekutif senior harus keluar dari suite eksekutif dan memenuhi langsung dengan karyawan di

semua tingkat dan di wilayah mereka. Hampir 40 tahun yang lalu orang-orang di Hewlett-

Packard menciptakan sebuah frase untuk strategi komunikasi: manajemen oleh berjalan-jalan

(MBWA). Greg Aasen, direktur operasional dan pendiri PMC-Sierra, apakah MBWA nya denganmenjalankan dengan karyawan saat makan siang. "Bahkan senior orang Saya telah bekerja

dengan selama 10 tahun, mereka memberitahu Anda lebih banyak habis pada jejak dari mereka

akan di kantor Anda. Ini tidak menakutkan, saya kira, "kata Aasen.

Seiring dengan MBWA, eksekutif mendapatkan komunikasi yang lebih langsung dengan

karyawan melalui "pertemuan balai kota," di mana kelompok besar karyawan mendengar

tentang merger atau berita khusus lainnya secara langsung dari para pengambil kebijakan

kunci. Misalnya, segera setelah menjadi kepala eksekutif McDonald di Inggris, Peter Beresford

melembagakan bulanan kota secara online aula peristiwa di mana anggota dewan menjawab

pertanyaan dari setiap McDonald staf. Beberapa eksekutif juga melakukan forum karyawan

meja bundar mendengar pendapat dari representasi kecil staf tentang berbagai isu. Semua

komunikasi langsung strategi berpotensi meminimalkan penyaringan karena eksekutif

mendengarkan langsung kepada karyawan. Mereka juga membantu para eksekutif

memperoleh pengertian yang lebih mendalam cepat internal masalah organisasi. Keuntungan

ketiga dari komunikasi langsung adalah bahwa karyawan mungkin memiliki empati lebih untuk

keputusan yang diambil jauh di hierarki perusahaan.

Berkomunikasi melalui Grapevine

Tidak peduli berapa banyak pemimpin perusahaan mencoba untuk berkomunikasi melalui e-

zine, blog, wiki, survei, MBWA, dan sarana lainnya, karyawan masih akan bergantung pada

komunikasi tertua saluran: gosip perusahaan. Selentingan adalah tidak terstruktur, jaringan

informal didirikan pada hubungan sosial daripada bagan organisasi atau deskripsi pekerjaan.

Apa karyawan berpikir tentang selentingan? Survei karyawan di dua perusahaan AS-satu di

Florida, yang lain di California memberikan jawabannya. Kedua survei menemukan bahwahampir semua karyawan menggunakan selentingan, tetapi sangat sedikit dari mereka lebih

memilih sumber informasi. Survei California juga melaporkan bahwa hanya Sepertiga karyawan

percaya informasi selentingan yang kredibel. Dengan kata lain, karyawan beralih ke selentingan

ketika mereka memiliki pilihan lain.



Grapevine Karakteristik Penelitian yang dilakukan beberapa dekade yang lalu melaporkan

bahwa selentingan mengirimkan informasi sangat cepat di segala penjuru di seluruh organisasi.

Pola khas adalah cluster rantai, dimana beberapa orang secara aktif mengirimkan rumor banyak

lainnya. Selentingan bekerja melalui jaringan sosial informal, sehingga lebih aktif di manakaryawan memiliki latar belakang yang sama dan dapat berkomunikasi dengan mudah. Banyak

rumor tampaknya memiliki minimal sebuah kernel kebenaran, mungkin karena mereka

ditransmisikan melalui media yang kaya saluran komunikasi (faceto- wajah) dan karyawan

termotivasi untuk berkomunikasi secara efektif. Namun demikian, selentingan mendistorsi

informasi dengan menghapus detil-detil halus dan membesar-besarkan hal penting dari cerita.

Beberapa karakteristik ini masih mungkin benar, tetapi fitur lain dari selentingan telah berubah

karena efek dramatis dari teknologi informasi di tempat kerja. E-mail, pesan cepat, dan bahkan

blog telah menggantikan pendingin air tradisional sebagai sumber gosip. Jaringan sosial telah

berkembang sebagai karyawan berkomunikasi satu sama lain di seluruh dunia, bukan hanya di

sekitar bilik berikutnya. Publik blog dan forum Web telah memperpanjang gosip kepada siapa

pun-bukan hanya karyawan yang terhubung ke jaringan sosial.

Grapevine Manfaat dan Keterbatasan

Jika selentingan didorong, ditoleransi, atau membatalkan? Kesulitan dalam menjawab

pertanyaan ini adalah bahwa selentingan memiliki baik kelebihan dan keterbatasan. Salah satu

manfaat, seperti yang disebutkan sebelumnya, adalah bahwa karyawan mengandalkan

selentingan ketika informasi adalah tidak tersedia melalui saluran resmi. Itu juga merupakan

saluran utama melalui mana organisasi cerita dan simbol lain dari budaya organisasi

dikomunikasikan. Sebuah manfaat ketiga dari selentingan adalah bahwa interaksi sosial

mengurangi kecemasan. Hal ini menjelaskan mengapa pabrik rumor yang paling aktif selama

masa ketidakpastian. Akhirnya, selentingan dikaitkan dengan dorongan untuk obligasi. Menjadi

penerima gosip adalah tanda penyertaan, menurut psikolog evolusioner. Mencoba untuk

membatalkan selentingan adalah, dalam beberapa hal, upaya untuk merusak hard alami

manusia untuk interaksi sosial.

Meskipun selentingan menawarkan manfaat ini, bukan komunikasi yang lebih disukai

menengah. Informasi Grapevine kadang-kadang begitu terdistorsi bahwa escalates bukan

mengurangi kecemasan karyawan. Selanjutnya, karyawan mengembangkan sikap yang lebih

negatif terhadap organisasi saat manajemen lebih lambat dari selentingan dalam

berkomunikasi informasi. Apa yang harus pemimpin perusahaan lakukan dengan selentingan?

Yang terbaik saran tampaknya untuk mendengarkan selentingan sebagai sinyal kecemasan



karyawan, maka memperbaiki penyebab kegelisahan ini. Beberapa perusahaan juga

mendengarkan selentingan dan langkah untuk memperbaiki kesalahan terang-terangan dan

rekayasa. Yang paling penting, perusahaan pemimpin perlu untuk melihat selentingan sebagai

pesaing-dan akhirnya memenangkan tantangan untuk menginformasikan karyawan sebelum

mereka menerima berita selentingan.

Documents

05-05 Communicating in Team and Organizations