Underveisevalueringen

04.06.2015

Orientering i AMU 3.juni 2015

Sak 39 - Styringsmodell på institusjonsnivå, inkludert

vedtak om HiOAs organisasjonsstruktur fra 01.08.15

FØLGENDE BLE VEDTATT

i. Styret vedtar at høgskolens styringsmodell endres til enhetlig ledelse, tilsatt

rektor og prorektorer gjeldene fra 01.08.15, jfr. UH-loven §10-4.

ii. Styret vedtar at studiedirektør og direktør for bibliotek og læringssenter

rapporterer til prorektor for utdanning. Forskningsdirektør rapporterer til

prorektor for forskning og utvikling, jfr. organisasjonskart figur 4.1. i vedlegg

1.

iii. Styret vedtar at følgende utredes videre:

– Organisering av avdeling for SK og RI i Fellesadministrasjonen.

– Ledelsesmodell på fakultet, herunder prodekanrollen og organisering av

fakultetsadministrasjonen, jfr. punkt 5.1.1 i vedlegg 1.

Resultat av disse utredningene skal, sammen med eventuelle forslag til

organisasjonsendringer, forelegges styret i løpet av høsten 2015.

– Stillingen som administrerende direktør

(høgskoledirektør) faller bort da denne

rollen i sin helhet er overført til tilsatt rektor

som blir høgskolens daglige leder.

– Prorektorer får også faglig og

administrativt (enhetlig) ansvar som

innebærer at det studieadministrative

ansvaret overføres til prorektor for

utdanning, og det forskningsadministrative

ansvaret overføres til prorektor for

forskning og innovasjon.

– De øvrige administrative funksjonene i FA,

fakultetsadministrasjonene og

prodekanfunksjonen utredes videre.

Konsekvenser enhetlig

ledelse

1) Dagens modell med vedtatte endringer fra 01.08.15

04.06.2015

Studie-

Direktør

Dir Bibliotek

og lærings-

senter

Dekan

LUI

Dekan

SAM

Dekan

TKD

Institutt

Prodekan

utdanning

Prodekan

FoU

Økono

mi-avd

HR-

avd

IKT-

avd

Eiendo

ms-avd

Prorektor

for

utdanning

Institutt Institutt*Kun HF som har egen seksjonssjef for FoU.

SAM og TKD har seksjon for økonomi- og

forskningsadministrasjon. .

På LUI er FoU i stab.

Studie-

seksjon

HR-

seksjon

Økn.

seksjon

FoU-

seksjon*

FoU-

direktør

Prorektor for

FoU

Fakultets-

direktør

Kartet er ikke ment som er fullstendig org.kart

for HiOA. Da bl.a. sentrene ikke er tegnet inn.

Dekan

HF

SDI

Avd for RI

Stab

Avd for SK

Rektor

Styret

Fra styresaken

«valg av fremtidig organisasjonsdesign, herunder styrings- og ledelsesmodell, må derfor bidra til å løse de utfordringer HiOA har i dag, og baseres på den overordnede målsetningen om HiOA som et nasjonalt profesjonsuniversitet med ledende utdannings-og forskningsmiljøer. God ledelse og godt medarbeiderskap er helt avgjørende forutsetninger for å lykkes i dette»

Prinsipper for endringer:

Arbeidslivsorientering

Kvalitet

Innovasjon

Effektivitet, herunder forenkling, faglig-adm. Samhandling og koordinering og kommunikasjon

Mulighet for ledelse

04.06.2015

Bakgrunn for valg av enhetlig styrings- og

ledelsesmodell

– NIFUs evalueringer viser at HiOA er en mer todelt institusjon enn andre sammenlignbare

institusjoner i sektoren. Med utgangspunkt i undersøkelser av andre institusjoners

erfaringer med å gå inn for enhetlig ledelse, anbefaler NIFU at HiOA innfører enhetlig

ledelsesmodell gitt at en ønsker å bedre det faglig-administrative samspillet.

–

– Behovet for økt faglig–administrativ samhandling, og at en enhetlig ledelsesmodell kan

bidra til dette deles av et klart flertall av høringsinstanser som har tatt stilling i spørsmålet

om styringsmodell.

–

– Argumentene for enhetlig ledelse, slik de fremkommer i høringsuttalelsene (vedlegg til

styresak 39/2014)

– Klarere myndighets- og beslutningsstruktur

– En tydeligere rolleavklaring mellom daglig ledelse og styret

– Bedre faglig-administrativ samhandling

– iv. Bedre rekrutteringsgrunnlag

Prosess frem til nå:

– Høringsperiode september – november 2014

– Avdelingsmøter som har diskutert spørsmålene og saken i forkant av

workshop 27/5

– Ledermøter i avdelingene

– (Varierer om boksediskusjonen har vært tema)

– Workshop RI/SK 27.mai

– Workshop fakultet 4.juni

Tiltrer: rektor 01.08,

prorektor og

dekaner 01.09,

instituttledere 1.10

Tilsettinger: 24.03

rektor,

prorektor og dekaner

19.05

S = vedtak på styremøte til HiOA, R= rektors beslutning

Underveisutredning i 2015

S

10. feb.

S

24. mar

Styresak:

Innstilling

av rektor

S S

19. mai 14-15.des

Styresak:

Innstilling

prorektorer,

dekaner

Styresak:

Styrer, råd

og utvalg

Informasjon og medvirkning:

- Innstillingsutvalg, IDF,

personalmøter. lederfora mv.

- Bloggside

Planlegge videre

utredning

Styresak:

Prodekan og

fak.adm.

Oppfølging fra underveisevalueringen og styrevedtak i 2014

Høring

prodekan/fak.

3.sep – 5 nov Oppsumm.

hørings-

innspill

Intern saks-

forberedelse

Styremøte

31-1.sep

Beslutte RI og SK

Intern saks-

forberedelse

Analysefase og alternative modeller

Rektor

29.sept

Oppdatert tidsplan per 26.05.15

Workshops

27.05:Workshop RI og SK

04.06: Fakultetsworkshop

17.06: Utvidet

toppledersamling

Workshops

S

12

Nåstiuasjon og kritiske suksessfaktorer

Kritiske suksessfaktorer

Ekstern

analyse

Intern

analyse

Konkurranse ogkonsolidering

Krav til digitalisering, effektiv og brukerrettet drift

Manglende koordinering

og samhandling

uklar

beslutningsstruktur

Krav om økt kvalitet

Design criteriaDesign criteriaOrganisational

design

Organisational design

Detailed designDetailed designDiagnosisDiagnosis

Organisational designOrganisational design

Behov for å bygge

internkultur

ARBEIDSMILJØMESSIGE KONSEKVENSER

Administrativ organisering i ny ledermodell er en konkretisering i saken om enhetlig styrings- og ledelsesmodell.

I styresaken (39/2014) omtales de arbeidsmiljømessige konsekvensene slik:

«Høgskoledirektøren har vurdert de arbeidsmiljømessige konsekvensene ved de endringene som er foreslått.

Siden endringene direkte først og fremst kun berører et mindre antall mennesker i ledergruppa er vurderingen at de

arbeidsmiljømessige konsekvensene vil være begrenset. Det må gjøres en vurdering av rettskrav og evt.

direkteinnplassering for noen av stillingene.»

- først og fremst direktørene for SK og RI, og indirekte underdirektører/seksjonssjefer som rapporterer til disse

- Avdelingsdirektørene som rapporterer til direktør RI vil uansett få en ny overordnet direktør

- Ved en ny sammensetning av de administrative områdene i ny ledelsesmodell vil endringen for avdelingene i RI

først og fremst innebære at ikke alle avdelinger nå samles under èn overordnet direktør, men to. Lederspennet kan

dermed bli mindre, hvilket kan gi mer oppmerksomhet til de enkelte avdelinger.

- Siden avdelingsstrukturen i seg selv ikke endres, vil ikke den enkelte medarbeider direkte berøres.

- Et stort flertall av medarbeiderne i fellesadministrasjonen var for innføringen av enhetlig styrings- og ledelsesmodell.

Medarbeiderne i SK og RI synes også opptatt av at implementeringen lykkes. Tatt i betraktning at det har tatt lang tid

fra underveisevalueringen startet til vedtak ble fattet og til nå, synes det som en større risiko ikke å avklare

administrativ organisering nå – enn selve endringen det innebærer.

Bakgrunn:

Fra 01.08.15 vil vi få enhetlig ledelse på institusjonsnivå og prorektor

for utdanning og prorektor for FoU med faglig og administrativt ansvar.

Hensikt workshopen: Bidra til å skape et felles bilde av nåsituasjon (ekstern og intern

analyse), ønsket tilstand i 2020 og kritiske suksessfaktorer.

Få opp styrker, svakheter og konsekvenser ved hhv:

1) å beholde dagens modell/ prodekanrolle samt

2) å gå over til en alternativ modell hvor prodekaner har tilsvarende

personalansvar som prorektorene.

04.06.2015

Ledelsesmodell fakultet

Deltakere: dekaner, prodekaner, fakultetsdirektører, alle

instituttledere, alle seksjonssjefer på fakultet, alle STU

seksjonssjefer i FA, studiedir, FoUdirektør, TMO,

studentrepresentanter.

1) Dagens modell med vedtatte endringer fra 01.08.15

04.06.2015

Studie-

Direktør

Dir Bibliotek

og lærings-

senter

Dekan

LUI

Dekan

SAM

Dekan

TKD

Institutt

Prodekan

utdanning

Prodekan

FoU

Økono

mi-avd

HR-

avd

IKT-

avd

Eiendo

ms-avd

Prorektor

for

utdanning

Institutt Institutt*Kun HF som har egen seksjonssjef for FoU.

SAM og TKD har seksjon for økonomi- og

forskningsadministrasjon. .

På LUI er FoU i stab.

Studie-

seksjon

HR-

seksjon

Økn.

seksjon

FoU-

seksjon*

FoU-

direktør

Prorektor for

FoU

Fakultets-

direktør

Kartet er ikke ment som er fullstendig org.kart

for HiOA. Da bl.a. sentrene ikke er tegnet inn.

Dekan

HF

SDI

Avd for RI

Stab

Avd for SK

Rektor

Styret

2) Alternativ modell

04.06.2015

Styret

Studie-

Direktør

Dir Bibliotek

og lærings-

senter

Dekan

LUI

Dekan

SAM

Dekan

TKD

Institutt

Økono

mi-avd

HR-

avd

IKT-

avd

Eiendo

ms-avd

Avd for SKProrektor

for

utdanning

Institutt Institutt

Studie-

seksjonHR-

seksjonØkn.

seksjon

FoU-

seksjon*

FoU-

direktør

Prorektor for

FoU

Fakultets-

direktør

Kartet er ikke ment som er fullstendig org.kart

for HiOA. Bl.a. er sentrene ikke er tegnet inn.

Dekan

HF

SDI

Avd for RI

Stab

Rektor

Prodekan

utdanning

Prodekan

FoU

*Kun HF som har egen seksjonssjef for FoU.

SAM og TKD har seksjon for økonomi- og

forskningsadministrasjon.

På LUI er FoU i stab.