53

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Riwayat Puskesmas

3.1.1. Sejarah Puskesmas

Puskesmas Kecamatan Tebet berdiri tahun 1967 dengan nama

“Klinik Kesehatan” yang beralamat di Jalan Tebet Barat IX / 64, pada

waktu itu pelayanan hanya terdiri dari Balai Pengobatan Umum, Balai

Pengobatan Gigi dan Balai Kesehatan Ibu dan Anak (BKIA). Kepala

Puskesmas yang pertama adalah dr. Noorsyamsi Prijono dilanjutkan oleh

dr. Sri Sudarmilah, Dr. Zulhaini Hadi, dr. Yvone Maas dan sekarang oleh

dr. Dewi R.Anggraini, M.Kes.

Pada tahun 1972 didirikan lagi gedung Puskesmas Kecamatan

yang beralamat di Jl. Prof. Soepomo S.H. No. 54 dengan memberikan

pelayanan KIA, Keluarga Berencana dan Persalinan, jadi Puskesmas

Kecamatan Tebet mempunyai dua gedung yang terpisah.

Pada tahun 1987 gedung Puskesmas Kecamatan Tebet yang di Jl.

Prof. Soepomo direhabilitasi total menjadi tiga lantai sehingga semua

layanan disatukan di Puskesmas Kecamatan Tebet hingga saat ini dan

bangunan lama di jalan Tebet Barat IX / 64 sekarang dijadikan

Puskesmas Kelurahan Tebet Barat.

54

Secara operasional, Puskesmas Kecamatan Tebet memberikan

jasa pelayanan kesehatan untuk masyarakat seperti pemeriksaan

kesehatan, tindakan medis, laboratorium, dan pengobatan. Dalam rangka

meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien, Puskesmas Kecamatan

Tebet selalu mengevaluasi setiap layanan kesehatan yang diberikan

kepada masyarakat. Oleh karena itu, Puskesmas Kecamatan Tebet telah

berhasil memperoleh standar kualitas internasional dengan mendapatkan

sertifikat organisasi standar internasional ISO (International Standard

Organization) 9001:2000.

3.1.2. Visi dan Misi Puskesmas

Visi dan Misi Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut :

3.1.2.1. Visi Puskesmas

Menjadi Puskesmas dengan pelayanan Kesehatan terpadu,

bermutu dan professional serta menjangkau seluruh lapisan

masyarakat pada tahun 2013.

3.1.2.2. Misi Puskesmas

• Memberikan pelayanan yang meliputi kegiatan promotif,

preventif, kuratif dan rehabilitatif.

• Memberikan pelayanan kesehatan yang terjangkau untuk

seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan ras, agama dan

sosial ekonomi.

55

• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui

peningkatan pengetahuan dan keterampilan serta

kesejahteraan karyawan.

• Meningkatkan kualitas pelayanan dan program sesuai standar

mutu.

3.1.3. Dasar Hukum

Dasar Hukum pendirian Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai

berikut :

• Kep. Menkes RI No. 1457/Menkes/X/2003 tentang standar

pelayanan miminal bidang kesehatan di Kabupaten/Kota.

• Kep. Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 58 Tahun 2002 tentang

organisasi dan tata kerja Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta.

• S.K. Kepala Daerah Khusus Ibu Kota Jakarta No. 3229/1999

tentang standarisasi pelayanan kesehatan pada Puskesmas DKI

Jakarta.

3.1.4. Jenis Layanan

Jenis Layanan yang ada pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah

sebagai berikut:

1. Pelayanan Kesehatan (Yankes)

Jenis Layanan Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Kecamatan Tebet

mencakup :

a. Pelayanan Kesehatan Dasar

b. Pelayanan Kesehatan Spesialis

56

c. Pelayanan Kesehatan Tradisional

d. Pelayanan Kesehatan Farmasi

e. Gawat Darurat dan Bencana

2. Kesehatan Masyarakat (Kesmas)

Jenis Layanan Kesehatan Masyarakat di Puskesmas Kecamatan Tebet

mencakup :

a. Penyakit Menular

b. Penyakit Tidak Menular

c. Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja

d. Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat

e. Kesehatan Jiwa Masyarakat, Narkotika, Psikotropika, dan Zat

Adikitif (NAPZA).

3.1.5. Fasilitas

Puskesmas Kecamatan Tebet memiliki fasilitas yang terdiri atas :

- Luas Bangunan : 1.500 m2

- Daya Listrik : 6.300 watt

- Air : Pompa Air, dan PAM

- Telepon : 4 Line

- Faximili : 1 buah

- AC : 36 buah

- Komputer : 15 unit

- Printer : 12 unit

- Kendaran Ambulance : 3 unit

- Kendaraan Dinas Kepala Puskesmas : 1 unit

57 - Kendaraan roda dua (motor) : 5 unit

Adapun Fasilitas Gedung di setiap lantai Puskesmas Kecamatan

Tebet adalah sebagai berikut :

- Lantai 1:

o Rumah bersalin lengkap dengan fasilitas :

14 tempat tidur

1 kamar operasi

1 kamar bersalin (2 tempat tidur bersalin)

1 kamar periksa (3 tempat tidur)

1 kamar pemulihan (2 tempat tidur)

1 kamar dokter

Kamar bayi

1 ruang tunggu

1 ruang tamu

1 ruang administrasi

1 kamar istirahat

1 dapur

5 kamar mandi

o Gudang obat

o Gudang ATK & ART

o Gudang Fogging

o Gedung layanan 24 jam

o Ruang periksa Fisioterapi

58

o Poli Kesehatan Ibu dan Anak / Keluarga Berencana

- Lantai 2:

o 2 buah loket (Loket 1 & 2)

o 2 ruang tunggu loket

o 1 ruang tunggu obat

o 1 ruang periksa Balai Pengobatan Umum

o 1 ruang periksa ASKES

o 1 ruang periksa kulit

o 1 ruang periksa mata

o 1 ruang periksa paru

o 1 ruang periksa gigi dengan 4 dental unit

o 1 ruang imunisasi

o 1 ruang periksa anak

o 1 ruang istirahat Dokter

o 1 ruang konsultasi kesehatan jiwa & keluarga

o 1 ruang konsultasi gizi

o 1 ruang laboratorium

o 1 buah apotek

o 1 ruang dapur

o 2 kamar mandi

- Lantai 3:

o 1 ruang Kepala Puskesmas Kecamatan

o 1 ruang tamu

o 1 ruang periksa Telinga, Hidung dan Tenggorokan

59

o 1 ruang Rontgen :

1 ruang tunggu

1 ruang administrasi

1 ruang cuci film

1 ruang x-ray

o 1 ruang Tata Usaha

o 1 ruang pertemuan besar

o 1 ruang pertemuan kecil

o 1 ruang Kesehatan Masyarakat / Pelayanan Kesehatan

o 1 ruang Keuangan & Diagram

o 1 ruang Kesehatan Lingkungan & Pembinaan Masyarakat

o 1 ruang Musholla

o 1 ruang dapur

o 2 kamar mandi

Di wilayah Kecamatan Tebet terdapat 7 (tujuh) Puskesmas

Kelurahan (Menteng Dalam, Tebet Barat, Tebet Timur, Kebon Baru,

Bukit Duri, Manggarai Selatan, Manggarai) juga terdapat fasilitas berupa

pesawat telepon, kendaraan roda dua, kendaraan roda empat (Ambulance)

dan kendaraan operasional

60 3.2. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Puskesmas Kecamatan Tebet

(Sumber : Puskesmas Kecamatan Tebet)

61

3.2.1. Tanggung Jawab dan Wewenang

Tanggung Jawab dan Wewenang bagian-bagian yang ada di

Puskesmas Kecamatan Tebet adalah sebagai berikut :

1. Kepala Puskesmas

Tanggung Jawab :

• Memimpin Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan Tebet.

• Memonitor Laporan Kesmas & Yankes.

• Mengawasi Kinerja Puskesmas secara menyeluruh.

Wewenang :

• Memeriksa Laporan Rawat Jalan, Apotek, dan Laboratorium.

• Melaporkan kegiatan pada Suku Dinas Kesehatan Kota

Administratif Jakarta Selatan.

2. Sub Bagian Keuangan

Tanggung Jawab :

• Mengurus cash flow Puskesmas Kecamatan Tebet.

• Membuat anggaran yang dibutuhkan Puskesmas Kecamatan

Tebet.

Wewenang :

• Mengaudit dan memeriksa keuangan Puskesmas Kecamatan

Tebet.

• Mengecek pos-pos keuangan yang dibutuhkan di setiap unit

Rawat Jalan, Apotek dan Laboratotium yang bersifat khusus.

• Memberi Laporan Keuangan kepada Kepala Puskesmas.

62

3. Sub Bagian Tata Usaha

Tanggung Jawab :

• Mengurus hal administrasi Puskesmas Kecamatan Tebet.

• Mengarsip dokumen-dokumen yang bersifat penting.

• Membuat Surat resmi dan yang bersifat penting.

Wewenang :

• Mengurus alat-alat kantor dan sarana-prasarana yang

menunjang kegiatan Puskesmas Kecamatan Tebet.

• Memberi Laporan Ketatausahaan kepada Kepala Puskesmas.

4. Bagian Manajemen Representatif

Tanggung Jawab :

• Mewakili manajemen Puskesmas Kecamatan Tebet untuk

pihak luar (eksternal).

• Memberikan informasi mengenai Puskesmas Kecamatan

Tebet yang bersifat umum.

Wewenang :

• Sebagai penjembatan yang memberikan penjelasan apabila

ada kesalahpahaman dengan pihak yang berhubungan dengan

Puskesmas Kecamatan Tebet.

• Memberi Laporan Kinerja Representatif kepada Kepala

Puskesmas.

63

5. Bagian Pelayanan Kesehatan (Yankes)

Tanggung Jawab :

• Melayani kesehatan dasar dengan penindakan ringan.

Wewenang :

• Mengawasi pelayanan kesehatan spesialis.

• Mengawasi pelayanan kesehatan tradisional.

• Mengawasi pelayanan kesehatan farmasi.

• Mengawasi pelayanan gawat darurat dan bencana.

6. Bagian Pelayanan Kesehatan Dasar

Tanggung Jawab :

• Melayani kesehatan yang bersifat umum.

• Melayani kesehatan yang tidak perlu penindakan.

• Melayani konsultasi dan keluhan kesehatan.

Wewenang :

• Mengurus penyembuhan penyakit biasa.

• Mendata jenis penyakit yang bersifat umum.

7. Bagian Pelayanan Kesehatan Spesialis

Tanggung :

• Melayani kesehatan yang bersifat khusus.

• Melayani kesehatan yang perlu penindakan lebih lanjut.

Wewenang :

• Mengurus penyembuhan penyakit tertentu.

• Mendata jenis penyakit yang bersifat khas.

64

8. Bagian Pelayanan Kesehatan Tradisional

Tanggung Jawab :

• Melayani kesehatan yang bersifat khusus dan umum.

• Melayani kesehatan dengan penindakan tradisional.

• Melayani kesehatan dengan pengobatan sederhana.

Wewenang :

• Mendata jenis penyakit yang perlu ditindaki secara tradisional.

9. Bagian Pelayanan Kesehatan Farmasi

Tanggung Jawab :

• Melayani kesehatan yang berurusan dengan farmasi.

• Mempersiapkan pengobatan dan ramuan khusus.

• Meracik obat dan memeriksa alat kesehatan.

Wewenang :

• Berkordinasi dengan laboratorium dan apotek.

• Mendata pasien yang perlu pelayanan farmasi.

10. Bagian Gawat Darurat dan Bencana

Tanggung Jawab :

• Melayani kesehatan korban kecelakaan.

• Mengobati pasien yang perlu pengobatan segera.

• Memberikan penyuluhan mengenai pertolongan korban bencana.

• Mengobati dan menindaki korban bencana alam.

Wewenang :

• Mendata pasien untuk dilayani pada gawat darurat dan bencana.

65

11. Bagian Kesehatan Masyarakat (Kesmas)

Tanggung Jawab :

• Memberikan sosialisasi terhadap penggunaan alat kesehatan

masyarakat dan obat-obatan.

Wewenang :

• Mengawasi kinerja bagian penyakit menular.

• Mengawasi kinerja bagian penyakit tidak menular.

• Mengawasi kinerja bagian penyehatan lingkungan dan

kesehatan kerja.

• Mengawasi kinerja bagian gizi dan pemberdayaan masyarakat.

• Mengawasi kinerja bagian kesehatan jiwa masyarakat &

NAPZA

12. Bagian Penyakit Menular

Tanggung Jawab :

• Menangani pasien yang terkena penyakit menular.

• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit

menular.

Wewenang :

• Mendata pasien dan jenis penyakit menular.

• Meneliti jenis penyakit menular guna diteruskan pada unit

laboratorium.

66

13. Bagian Penyakit Tidak Menular

Tanggung Jawab :

• Menangani pasien yang terkena penyakit tidak menular.

• Memberikan penyuluhan tentang penanggulangan penyakit

tidak menular serta pengobatannya.

Wewenang :

• Mendata pasien dan jenis penyakit tidak menular.

14. Bagian Penyehatan Lingkungan dan Kesehatan Kerja

Tanggung Jawab :

• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam penyehatan

lingkungan dan menjaga kesehatan hidup.

• Memberikan penyuluhan tentang usaha-usaha dalam menjaga

kesehatan di lingkungan kerja.

Wewenang :

• Mendata keluhan pasien mengenai kesehatan lingkungan dan

keselamatan kerja.

15. Bagian Gizi dan Pemberdayaan Masyarakat

Tanggung Jawab :

• Memberikan penyuluhan mengenai gizi dan nutrisi pada

makanan.

Wewenang :

• Menangani keluhan pasien mengenai penyakit gizi

67

16. Bagian Kesehatan Jiwa Masyarakat & NAPZA

Tanggung Jawab :

• Menangani pasien yang terkena gangguan jiwa dan narkoba.

Wewenang :

• Memberikan penyuluhan mengenai jiwa masyarakat,

Narkotika, Psikotropika, dan Zat Adikitif (NAPZA).

17. Bagian Pendataan dan Program

Tanggung Jawab :

• Melakukan pendataan di Puskesmas Kecamatan Tebet.

Wewenang :

• Berwenang terhadap program & Teknologi Informasi.

18. Bagian Customer Relation

Tanggung Jawab :

• Bertanggung jawab dalam hal membina hubungan dengan

pelanggan serta masyarakat.

Wewenang :

• Mengkomunikasikan informasi penting mengenai Puskesmas

kepada pasien.

19. Kepala Puskes Kelurahan

Tanggung Jawab :

• Memimpin Pusat Kesehatan yang ada pada setiap kelurahan.

Wewenang :

• Memberikan laporan kepada Kepala Puskesmas Kecamatan.

68 3.3. Tata Laksana/Prosedur yang sedang berjalan

Sistem yang sedang berjalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet adalah

menggunakan sistem komputerisasi yang masih belum terintegrasi, yaitu hanya

melakukan pencatatan dan pengetikan menggunakan aplikasi Microsoft Office

seperti Microsoft Word, Microsoft Excel dan sebagainya. Selain itu, laporan dibuat

berdasarkan pembukuan tertulis yang dibantu dengan Microsoft Excel.

3.3.1. Prosedur Pendaftaran Pasien

Prosedur untuk melakukan pendaftaran pasien di Puskesmas

Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :

1. Pasien melakukan pendaftaran menggunakan kartu pasien, jika tidak

memiliki kartu pasien maka pasien memberikan Kartu Tanda

Penduduk (KTP), atau jika pasien memiliki surat rujukan dapat juga

langsung diberikan kepada petugas yang ada di Loket Pendaftaran.

2. Pasien akan membayar sesuai dengan poli yang dituju sesuai dengan

keluhan yang diderita pasien (Rp 5.000,- untuk layanan yang spesialis

atau Rp 2.000,- untuk layanan penyakit umum).

3. Setelah membayar pasien sesuai poli yang dituju, maka pasien akan

mendapatkan kartu nomor urut untuk poli yang dituju yang diberikan

oleh petugas Loket Pendaftaran & Pembayaran.

4. Bagian Loket akan mencarikan buku pasien berdasarkan kartu pasien

yang telah didaftarkan, lalu buku pasien akan diberikan kepada

perawat di poli yang bersangkutan.

69

5. Bagian Loket juga akan memberikan No. Urut yang telah ada kepada

perawat saat memberikan buku pasien.

Rich Picture Pendaftaran Pasien pada Puskesmas Kecamatan Tebet

Gambar 3.2 Proses Bisnis Pendaftaran Pasien

Pasien

Loket Pendaftaran & Pembayaran

1. Melakukan Pendaftaran(Kartu Pasien / KTP / Surat

Rujukan)

2. Membayar sesuaipoli yang dituju

3. Memberikan Kartu

Nomor Urut

Perawat

4. Memberikan Buku

Pasien

Buku PasienUang

Pay to

$

Kartu Nomor Urut

Rp

5. Memberikan No. Urut

70

3.3.2. Prosedur Layanan Rawat Jalan

Prosedur untuk mendapatkan layanan Rawat Jalan bagi pasien di

Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :

1. Ketika nomor urut pasien dipanggil oleh perawat, maka pasien akan

masuk dan pasien akan memberikan kartu nomor urut kepada

perawat.

2. Setelah itu perawat akan mengembalikan kartu pasien kepada pasien.

3. Perawat akan memberikan buku pasien dan diberikan kepada dokter.

Lalu dokter akan melakukan pemeriksaan pasien serta

menuliskannya di buku pasien.

4. Saat pemeriksaan oleh dokter, jika pasien tersebut memerlukan

tindakan medis, maka dokter akan membuat formulir tindakan.

5. Pasien harus membayar formulir tindakan di loket, untuk

mendapatkan resep obat yang akan diberikan oleh Dokter.

6. Setelah pasien membayar, pasien akan mendapatkan bukti

pembayaran dan harus kembali ke poli.

7. Pasien akan memberikan bukti pembayaran formulir tindakan

kepada dokter.

8. Jika pasien harus dirujuk ke poli / rumah sakit lain maka dokter akan

membuat surat rujukan untuk pasien. Pasien yang mendapat surat

rujukan ke poli lain harus mendaftar di loket seperti pendaftaran

awal.

71

9. Jika pasien diharuskan menggunakan fasilitas lab maka dokter akan

membuat surat pemeriksaan penunjang sebanyak tiga rangkap

kepada pasien.

10. Jika pasien sudah memiliki hasil uji lab yang dibawa dari hari

sebelumnya atau dari hasil pengetesan lab maka dapat diberikan

kembali ke dokter yang memberikan surat pemeriksaan penunjang

11. Setelah pemeriksaan terhadap pasien selesai, maka dokter

memberikan resep obat kepada pasien untuk ditebus di Apotek.

72

Rich Picture Layanan Rawat Jalan pada Puskesmas Kecamatan Tebet

Gambar 3.3 Proses Bisnis Layanan Rawat Jalan

PasienPerawat

2. Memberikan Kartu Pasien

Dokter

3. Memberikan Buku Pasien

11. Memberikan Resep Obat

Buku Pasien

MICROSOFT CORPORATION

Kartu Pasien

Resep Obat

4. Memberikan Formulir Tindakan Medis

Formulir TindakanMedis

Loket Pendaftaran & Pembayaran

5. Membayar Formulir Tindakan

8. Memberikan Surat

Rujukan

Surat Rujukan

1. Memberikan Kartu No. Urut

9. Memberikan Surat Pemeriksaan Penunjang

Surat PemeriksaanPenunjang 7. Memberikan Bukti

pembayaranForumulir Tindakan

10.MemberikanHasilUjiLab

Hasil Uji Lab

Bukti Pembayaran

Pay to

$

Kartu Nomor Urut

6. Mendapat Bukti Pembayaran

Bukti Pembayaran

73

3.3.3. Prosedur Layanan Apotek

Prosedur untuk mendapatkan layanan Apotek bagi pasien di

Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :

1. Dengan resep obat yang dimiliki pasien, pasien akan datang ke bagian

farmasi untuk menyerahkan resep.

2. Kemudian pasien akan mendapat nomor urut untuk pengambilan obat

di Apotek.

3. Bagian Farmasi menyerahkan Resep Obat yang telah diberikan oleh

pasien kepada Bagian Apotek.

4. Setelah obat selesai diracik atau dibuat maka akan diberikan kembali

kepada bagian farmasi.

5. Saat nomor urut dipanggil pasien akan menuju ke Apotek dan bagian

farmasi akan memberikan obat sesuai yang ada pada resep lalu pasien

dapat pulang.

74

Rich Picture Layanan Apotek pada Puskesmas Kecamatan Tebet

Gambar 3.4 Proses Bisnis Layanan Apotek

Pasien Bagian Farmasi

Resep Obat

1. Memberikan Resep Obat

2. Memberikan Nomor Urut

Apotek

3. Memberikan Resep Obat

Obat

4. Memberikan Obat

Resep Obat

5. Memberikan Obat

75

3.3.4. Prosedur Pendaftaran Laboratorium

Prosedur untuk melakukan pendaftaran Laboratorium bagi pasien

di puskesmas kecamatan tebet adalah sebagai berikut :

1. Pasien akan memberikan surat pemeriksaan penunjang 3 rangkap

kepada loket pendaftaran Laboratorium. 2 rangkap diambil oleh

bagian loket, dan 1 rangkap diberikan ke pasien

2. Setelah itu pasien diharuskan membayar sesuai dengan

penggunaan fasilitas Laboratorium yang disediakan puskesmas.

3. Setelah itu pasien akan mendapat kartu nomor urut dan harus

menunggu sampai gilirannya dipanggil.

4. Bagian loket akan memberikan 1 rangkap surat pemeriksaan

penunjang kepada bagian Laboratorium

5. Bagian loket juga akan memberikan nomor urut yang ada kepada

bagian Laboratorium.

76

Rich Picture Pendaftaran Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet

Gambar 3.5 Proses Bisnis Pendaftaran Laboratorium

Pasien

Loket Pendaftaran Lab

1. Memberikan SuratPemeriksaan Penunjang

2. Membayar sesuaipenggunaan Lab

3. Memberikan Kartu

Nomor Urut

Bag. Lab

4. Memberikan Surat Pemeriksaan

Penunjang

Uang

Pay to

$

Kartu Nomor Urut

Rp

5. Memberikan No. Urut

Surat Pemeriksaan Penunjang

Surat Pemeriksaan Penunjang

77

3.3.5. Prosedur Layanan Laboratorium

Prosedur untuk mendapatkan layanan Laboratorium bagi pasien di

Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu sebagai berikut :

1. Pasien datang ke bagian Laboratorium lalu memberikan no urut

dam Surat Pemeriksaan Penunjang.

2. Petugas yang ada di Laboratorium melakukan pengujian pasien

berdasarkan surat pemeriksaan penunjang yang telah di dapat.

3. Jika hasil uji lab dapat langsung diambil pada hari yang sama

maka pasien akan disuruh menunggu sampai hasil uji lab keluar,

jika tidak maka pasien dapat mengambil keesokan harinya.

4. Petugas Laboratorium memberikan Hasil Uji Lab untuk diberikan

kepada Pasien.

78

Rich Picture Layanan Laboratorium pada Puskesmas Kecamatan Tebet

Gambar 3.6 Proses Bisnis Layanan Laboratorium

Pasien

Bagian Laboratorium

1. Memberikan No. Urut dan Surat Pemeriksaan Penunjang

4. Memberikan Hasil Uji LabHasil Uji Lab

$

Laboratorium

2. Menguji BerdasarkanSurat Pemeriksaan Penunjang

Hasil Uji Lab

3. Memberikan Hasil Uji Lab

Nomor Urut Surat Pemeriksaan Penunjang

79

3.3.6. Prosedur Pemesanan Obat

Prosedur untuk memesan obat di Puskesmas Kecamatan Tebet

yaitu sebagai berikut :

1. Jika stok obat telah memasuki batas minimum maka panitia

pengadaan akan membuat surat pembelian obat. Supplier dipilih

berdasarkan jumlah pembelian obat, jika harga obat lebih dari 200

juta maka supplier akan dipilih melalui sistem lelang. Untuk

pembelian seharga 100 – 200 juta hanya akan dilakukan lelang

sederhana dan untuk pembelian dibawah harga 100juta akan

diadakan pengadaan langsung.

2. Supplier akan memberikan obat yang dipesan kepada bagian

gudang

3. Bagian gudang akan membuat surat penerimaan barang 3 (tiga)

rangkap. 1 (satu) diberikan kepada supplier sebagai bukti tanda

terima barang, 1 (satu) diberikan kepada panitia pengadaan, dan

1 (satu) akan diarsip.

4. Bagian gudang memberikan surat penerimaan obat kepada panitia

pengadaan.

5. Panitia pengadaan akan membayar obat kepada supplier.

6. Supplier akan memberikan faktur pembelian untuk menandakan

bahwa obat telah dibayar.

80

Rich Picture Layanan Pemesanan Obat pada Puskesmas Kecamatan Tebet

Gambar 3.7 Proses Bisnis Pemesanan Obat

Panitia Pengadaan

Suppliers

1. Surat Pembelian Obat

Bagian Gudang

2.Memberikan Obat3.Surat Penerimaan Obat

4. Memberikan Surat Penerimaan Obat

5. Membayar Pembelian Obat

6. Faktur Pembelian

Obat

Surat PenerimaanObat

Surat PenerimaanObat

Surat PembelianObat

Faktur Pembelian

Pay to $

uang

81 3.4. Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan

Untuk menganalisis kebutuhan informasi yang ada pada sebuah perusahaan atau

organisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

1. Menyesuaikan proses bisnis yang berjalan dengan Visi dan Misi Puskesmas.

2. Menganalisis Proses Bisnis yang ada dan melihat kebutuhan informasi yang

tidak dipenuhi dalam proses bisnis tersebut.

3. Merancang tabel-tabel yang akan memenuhi kebutuhan informasi perusahaan

atau organisasi.

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan

No. Kebutuhan Informasi Diperoleh dari data

1. Informasi mengenai layanan kesehatan

pada unit Rawat Jalan

Pasien, Buku Pasien, Rujukan,

Tindakan Medis, Pemeriksaan

Tunjangan, Staf Kesehatan,

Pendaftaran Umum, dan

Resep Obat.

2. Informasi mengenai layanan kesehatan

pada unit Apotek

Obat, Supplier, Pengeluaran

Obat, Pembelian Obat, dan

Penerimaan Obat.

3. Informasi mengenai layanan kesehatan

pada unit Laboratorium

Pendaftaran Lab dan Hasil Uji

Lab.

82 3.5. Diagram Aliran Data

3.5.1. Diagram Hubungan Sistem Informasi

Gambar 3.8 Diagram Hubungan Sistem Informasi

83

3.5.2. Diagram Nol

Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 0

84 3.6. Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu

sebagai berikut :

1. Tidak adanya kontrol redundansi pada data-data transaksi yang

menyebabkan adanya penyimpanan ganda pada data-data tersebut.

2. Keamanan data kurang terjamin dimana tidak adanya security pada data-

data yang disimpan di dalam file komputer dan bisa diakses oleh siapa aja

yang langsung membuka file tersebut.

3. Tidak adanya integrasi di antara unit Layanan Rawat Jalan, unit Apotek

dan unit Laboratorium sehingga pasien harus melakukan pembayaran

secara terpisah dan bolak-balik (tidak efektif).

4. Laporan-laporan yang dihasilkan saat ini kurang memenuhi kebutuhan

informasi kepala puskesmas.

3.7. Alternatif Pemecahan Masalah

Usulan Pemecahan Masalah yang tepat untuk mengatasi permasalahan-

permasalahan tersebut yaitu sebagai berikut :

1. Melakukan normalisasi pada setiap tabel yang ada sehingga

meminimalkan redundansi.

2. Memberikan pembagian hak akses serta constraints yang baik

terhadap sistem basis data maupun program aplikasi.

3. Merancang sistem basis data yang terintegrasi antara unit Layaanan

Rawat Jalan, unit Apotek dan unit Laboratorium.

4. Merancang hasil laporan yang memenuhi kebutuhan informasi

puskesmas.