Disajikan oleh:Nur Hasanah, SE, MScMengelola Waktu

Urgensi Menjadi bijak dalam mengelola waktu merupakan sebuah bentuk keterampilan Supervisor dalam Mengelola Diri.Bahkan kecerdasan dalam mengelola waktu ini menjadi landasan bagi Supervisor untuk mengelola pekerjaan maupun anak buahnya agar berkinerja optimal.Sukses dalam mengelola waktu merupakan kesuksesan awal Supervisor dalam mengelola tanggung jawabnya yang lain.

Logika Waktu

Persepsi Keliru tentang Waktu

Prinsip-prinsip Pengelolaan Waktu

Prioritas WaktuTidak Penting Penting MendesakTidak MendesakEmpat Kuadran Waktu (Stephen R. Covey)

Penting Mendesak(K2)Penting Tidak Mendesak (K1)Tidak Penting Mendesak (K3)Tidak Penting Tidak M(K4)

Tidak Penting Penting MendesakTidak Mendesak

K2Krisis masalah yang mendesak Proyek, rapat dan persiapan yang didesak oleh tenggat waktu K1PersiapanPencegahanPenjelasan nilai-nilaiPerencanaanPembinaan hubunganRekreasi yang benarPemberdayaan K3 Interupsi, telepon masukBeberapa surat/laporanRapat-rapatBanyak hal-hal mendesak dan susul menyusulBerbagai aktivitas yang digemariK4 Hal-hal remehSejumlah teleponHal-hal yang membuang waktu aktivitas, pelarianSurat-surat tidak relevanNonton TV berlebihan

Latihan Berdasarkan empat kuadran waktu, pekerjaan apa saja yang ada pada diri anda?a. Kuadran 1: Penting dan Tidak Mendesak- ......................b. Kuadran 2: Penting dan Mendesak- ......................c. Kuadran 3: Tidak Penting dan Mendesak- ......................d. Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak- ......................

2. Di mana waktu anda paling banyak saat ini?3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak pada kuadran apa?

Tahapan Manajemen Waktu

Analisis Pola Pemakaian WaktuTahapan di mana supervisor menganalisis semua kegiatan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa jatuh pada jam, harian, mingguan atau bulanan.Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh supervisor adalah pola pemakaian waktu jam atau harian.

Evaluasi Pemakaian WaktuAnalisis untuk mengelompokkan aktivitas-aktivitas ke dalam empat kuadran waktu. Setelah melakukan analisis pengelompokkan pekerjaan, tahap berikutnya adalah membagi masing-masing pekerjaan tersebut ke dalam empat pilihan:Drop itDelegate itDelay itDo it

Rencana Penggunaan Waktu Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada harian, mingguan atau bulananTentukan sasaran: sasaran harus dapat diukur. Bisa diukur melalui biaya, waktu, tenaga kerja atau sumber daya lainSusun prioritas: prioritas berdasar pada kuadran penting/tidakmendesak/tidakTetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai batas dari pelaksanaan rencana tersebutRencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop, delegate, delay, do

Contoh Praktik Manajemen WaktuNama: WahyudinJabatan: Supervisor Training

Analisis Pola Pemakaian Waktu

Waktu Tersedia Aktivitas Senin 08.00-09.0009.00-11.0011.00-12.0013.00-16.0016.00-17.00Buka emailBuka internet untuk memperoleh informasi terbaruMembuat dan perencanaan pelatihan ke depanMembuat dan memperbaiki modulMembuat dan memperbaiki modulBuka email, internet

Selasa08.00-09.0009.00-12.0013.00-15.0015.00-16.0016.00-17.00

Rabu 08.00-09.0009.00-12.0013.00-15.0015.00-16.0016.00-17.00

Kamis 08.00-09.0009.00-12.0013.00-15.0015.00-16.0016.00-17.00-Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baruMemberikan pelatihan di kelas trainingMelanjutkan memberikan pelatihan di kelasBenah-benah sehabis pelatihanBuka email, internet

Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baruMemberikan pelatihan di kelas trainingMelanjutkan memberikan pelatihan di kelasBenah-benah sehabis pelatihanBuka email, internet

Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baruMemberikan pelatihan di kelas trainingMelanjutkan memberikan pelatihan di kelasBenah-benah sehabis pelatihanBuka email, internet

Jumat 08.00-10.0010.00-11.3013.00-14.00

14.00-16.0016.00-17.00Buka email, internetEvaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru Menyelesaikan evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baruPerbaikan modulBuka email dan internet

Tidak Penting Penting MendesakTidak MendesakEvaluasi Pemakaian Waktu

K2EmailIntervensi dari atasan (waktu selalu tidak tahu) K1Membuat modulMemberikan trainingEvaluasi trainingPersiapan tempat trainingK3 Intervensi dari atasan (waktu selalu tidak tahu)K4 EmailInternet

DROP ITMembuka internet yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dan pengembangan diriMain gamesDELAY ITMembuka internet yang terlalu lamaMembalas email yang remehDELEGATE ITPersiapan tempat trainingBahan (referensi) untuk membuat modulPembuatan laporan evaluasiDO ITMemberikan training di kelasMemperbaiki modulAnalisis laporan evaluasi training

Konsistensi Menjalankan dengan konsisten terhadap apa yang telah dianalisis.Konsistensi ini merupakan tugas dan tanggung jawab sendiri.Letak permasalahan dari banyak supervisor dalam mengelola waktu: Konsistensi terhadap apa yang telah menjadi tekadnya untuk menggunakan waktu secara lebih produktif.

Latihan Berdasarkan pembahasan tersebut, tugas anda sekarang membuat perencanaan waktu sehingga anda lebih produktif.

Referensi Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.