02 Modul_Penyusunan Spesifikasi dan HPS.pdf

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

PENYUSUNAN SPESIFIKASI DAN HPS

PENYUSUNAN SPESIFIKASI DAN HPS

MODUL PELATIHANPENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHMODUL PELATIHANPENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

LKPP LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH i

DAFTAR ISI .............................................................................................. i

PENGANTAR ............................................................................................ v0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah ...................................v0.2. Modul Penyusunan Spesfikasi dan HPS.......................................................vi0.3. Tujuan ....................................................................................................vii

BAB 1 PENDAHULUAN ............................................................................. 11.1. Sistematika Penulisan Modul ..................................................................11.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS ..............................................................31.3. Ketentuan Umum Spesifikasi dan HPS.....................................................41.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan HPS ......................................61.5. Pengadaan Internasional .......................................................................6

BAB 2 MENYUSUN SPESIFIKASI .............................................................. 132.1. Umum .................................................................................................132.2. Menyusun Spesifikasi .............................................................................14

2.2.1. Menyusun Sepsifikasi Mutu Barang/Jasa ........................................152.2.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa ..................................262.2.3. Menetapkan Spesifikasi Waktu ......................................................312.2.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa .......322.2.5. Contoh .......................................................................................342.2.6. Informasi Lain Yang Perlu Masuk Dalam Spesifikasi ........................37

BAB 3 HUBUNGAN PERENCANAAN PENGADAAN DENGANPENYUSUNAN SPESIFIKASI ........................................................... 39

3.1. Umum .................................................................................................393.2. Menentukan Prioritas Pengadaan Barang/Jasa .........................................403.3. Implikasi Fokus Utama Sasaran Pengadaan pada Tipe Spesifikasi..............47

BAB 4 TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN ........................................................ 514.1. Umum .................................................................................................514.2. Komponen Total Biaya Kepemilikan ........................................................524.3. Menghitung Nilai Waktu dari Uang ..........................................................54

4.3.1. Nilai Uang yang Akan Datang .......................................................554.3.2. Nilai Sekarang dari Uang..............................................................564.3.3. Nilai Uang dari Anuitas ................................................................57

4.4. Pendekatan NPV dalam Investasi ............................................................594.5. Menghitung NPV dengan Microsoft Excel .................................................614.6. Menghitung Total Biaya Kepemilikan dengan NPV ....................................63

Daftar Isi

LKPP LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHii

BAB 5 MENYUSUN HPS ............................................................................ 675.1. Pendekatan Umum................................................................................675.2. Karakteristik Barang/Jasa .......................................................................685.3. Analisis Pasar Penyedia .........................................................................69

5.3.1. Analisa Level Penyedia Barang/Jasa ..............................................705.3.2. Analisa Persaingan Pasar .............................................................71

5.4. Metode Perhitungan ..............................................................................735.5. Contoh Perhitungan HPS .......................................................................88

BAB 6 PENUTUP....................................................................................... 1036.1. Kesimpulan...........................................................................................1036.2. Saran ...................................................................................................103

LKPP LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH iii

Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP .........................................................viGambar 0.2 Posisi Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS .................................viGambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS ...................vii

Gambar 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS .....................................................1

Gambar 2.1 Teknik Peramalan Kebutuhan Barang ..............................................26Gambar 2.2 Gambar Contoh Tabel Kebutuhan Barang di Tahun 2012 ..................27Gambar 2.3 Moving Average Dengan Bobot ......................................................28Gambar 2.4 Model Regresi Sederhana ..............................................................28Gambar 2.5 Interaksi Antara Biaya Pesan dan Biaya Penyimpanan ......................29Gambar 2.6 Rumus EOQ .................................................................................30Gambar 2.7 Contoh Penerapan Rumus EOQ .....................................................31

Gambar 3.1 The Supply Positioning Model ........................................................40Gambar 3.2 Klasifikasi ABC (konsep pareto) ......................................................41Gambar 3.3 The Supply Positioning Model Klasifikasi ABC..................................46

Gambar 4.1 Contoh Gambar Komponen Total Biaya Kepemilikan Alat Berat .........53Gambar 4.2 Ilustrasi Perhitungan Nilai Uang yang Akan Datang .........................55Gambar 4.3 Ilustrasi Perhitungan Nilai Sekarang dari Uang (PV).........................56Gambar 4.4 Ilustrasi Nilai yang Akan Datang dari Anuitas ..................................57Gambar 4.5 Ilustrasi Nilai Sekarang Anuitas ......................................................58Gambar 4.6 Rangkuman Rumus dan Simbol .....................................................59Gambar 4.7 Pendekatan NPV dalam Investasi ...................................................60Gambar 4.8 Contoh Soal 1 ..............................................................................60Gambar 4.9 Contoh Soal 2 ..............................................................................61

Gambar 5.1 Skema Penyusunan Spesifikasi dan HPS .........................................67Gambar 5.2 Skema Pembagian Barang .............................................................68Gambar 5.3 Level Penyedia Barang/Jasa ...........................................................70Gambar 5.4 Contoh Analisa Model Bow ............................................................83Gambar 5.5 Contoh Analisa Model Bow Lanjutan...............................................84Gambar 5.6 Contoh Analisa Model Bow Lanjutan...............................................84

Daftar Gambar

LKPP LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAHiv

Tabel 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS.........................................................2Tabel 1.2 Ketentuan Umum Spesifikasi HPS.......................................................4

Tabel 2.1 Contoh Membuat Spesifikasi dari Pekerjaan KonstruksiBendungan Kecil ...............................................................................18

Tabel 2.2 Contoh sampel ............................................................................ 20Tabel 2.3 Contoh Spesifikasi Teknis ..................................................................22Tabel 2.4 Contoh Spesifikasi Komposisi.............................................................23Tabel 2.5 Ringkasan Spesifikasi Barang .............................................................25Tabel 2.6 Contoh Barang Lift ............................................................................34Tabel 2.7 Contoh Spesifikasi Jasa Konstruksi .....................................................35Tabel 2.8 Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi ....................................................36Tabel 2.9 Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya .........................................................37

Tabel 3.1 Contoh Klasifikasi ABC ......................................................................42Tabel 3.2 Klasifikasi ABC (2) ............................................................................43Tabel 3.3 Tabel Rating PIP ...............................................................................43Tabel 3.4 Barang/Jasa Yang Dibeli ....................................................................44Tabel 3.5 Kriteria Penggunaan Sasaran Pasokan ................................................45Tabel 3.6 Tabel Rating PIP dan Klasifikasi ABC ..................................................46Tabel 3.7 Tabel Supply Positioning Model Berdasarkan Indikator PIP dan ABC .....46Tabel 3.8 Tabel Kesimpulan Untuk Supply Positioning Model ..............................47Tabel 3.9 Hubungan Anatara Fokus Utama Sasaran Pasokan dengan

Metode Spesifikasi dan Tipe Spesifikasi ...............................................48Tabel 3.10 Daftar Periksa Kaji Ulang Spesifikasi .................................................48Tabel 3.11 Daftar Periksa untuk melakukan kaji ulang terhadap spesifikasiyang sudah jadi ..............................................................................................49

Tabel 4.1 Perhitungan NPV dengan Microsoft Excel ............................................62Tabel 4.2 Menghitung NPV untuk Mobil.............................................................62Tabel 4.3 Menghitung NPV untuk Mobil Akhir ....................................................62Tabel 4.4 TBK dari Penggantian Sistem Pembayaran Gaji Pegawai ......................64

Tabel 5.1 Analisis Persaingan Pasar ..................................................................71Tabel 5.2 Tabel Rumus ....................................................................................74Tabel 5.3 Tabel Konsultasi Penelitian Kebutuhan Pelatihan - HPS .........................78Tabel 5.4 Tabel Komponan Gedung ..................................................................79Tabel 5.5 Tabel Komponen Biaya Standar ..........................................................79Tabel 5.6 Tabel Rumus ....................................................................................80Tabel 5.7 Tabel Biaya Tetap & Biaya Variabel .....................................................81Tabel 5.8 Tabel Biaya Langsung & Biaya Tidak Langsung ....................................81Tabel 5.9 Harga Satuan Pekerjaan Galian ..........................................................82Tabel 5.10 Contoh Analisa Standar ...................................................................83

Daftar Tabel

LKPPLembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Judul Modul Pelatihan 3

888v

Modul Spesifikasi Dan HPS

LKPPLKPPLKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

PENGANTAR

0.1. Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah

Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi disusun berdasarkan hasil analisis

kompetensi jabatan kerja yang melibatkan para ahli yang mempunyai

pengalaman kerja (pelaku langsung) di bidang pekerjaan yang dianalisis.

Karena unit-unit kompetensi setiap bidang tugas sektor pengadaan barang

dan jasa sangat banyak, maka proses analisis kompetensi jabatan kerja

difokuskan pada jabatan kerja dan kompetensi yang diprioritaskan.

Dalam rangka meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan barang

dan jasa pemerintah, LKPP telah mengembangkan Standar Kompetensi

Kerja Nasional Indonesia-Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (SKKNI-

PBJP). SKKNI-PBJP ini menggambarkan tingkat kemampuan melaksanakan

(Skill), kemampuan memahami dan menganalisa (Knowledge) dan

kemampuan untuk menampilkan sikap dan tingkah laku kepada orang

lain dalam melaksanakan tugas (Attitude) pengadaan barang dan jasa

pemerintah yang dipergunakan sebagai dasar penyusunan kurikulum dan

silabus Kurikulum Pelatihan Berbasis Kompetensi (KPBK) Penyusunan

Spesifikasi dan HPS.

Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan kemampuan bagi

anggota PA/ KPA dan anggota PPK dalam

melakukan proses penyusunan spesifikasi dan HPS

termasuk pengetahuan mengenai aturan yang

berlaku dan melaksanakan budaya kerja yang

sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

Pada Gambar 0.1 terlihat bahwa saat ini sedang

dikembangkan 4 modul sebagai bagian untuk

pelatihan tingkat menengah.

1. Modul PelatihanPengadaanBarang/JasaPemerintah

3. Tujuan

2. ModulPenyusunanSpesifikasi danHPS

LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Judul Modul Pelatihan3

888 LKPPLKPPLKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintahvi


Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP

0.2. MODUL PENYUSUNAN SPESIFIKASI DAN

HPS

Modul ini disusun berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Khusus

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dengan Kode Unit PP.02 tentang

Menyusun Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa serta PP.03 tentang Menyusun

Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Pemilihan Penyedia Barang/Jasa.

Unit ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan serta sikap

kerja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan

Penyusunan Spesifikasi dan HPS Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Gambar 0.2 Posisi Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS

Modul ini terdiri dari 5 (lima) bab, dimulai dengan Pengantar yang

menjelaskan lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS, diikuti

dengan Pendahuluan, Menyusun Spesifikasi, Perencanaan Pasokan dan

Penyusunan Spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan dan Menyusun HPS.

Ruang lingkup ini dapat dilihat pada Gambar 0.3.

2. ModulPenyusunanSpesifiaksi danHPS

3. Tujuan




888vii



Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Penyusunan Spesifikasi dan HPS

0.3. TUJUANPerumusan tujuan pelatihan mengacu kepada pencapaian minimal

kompetensi yang ditentukan, dan indikator kompetensi yaitu : Dalam

kondisi (K), mampu dan mau melakukan (X), sebanyak (Y) dengan kualitas

(Z) selesai dalam tempo (T). Tentang kondisi (K) yang diwarnai oleh

variabel-variabel tingkat produktivitas tenaga kerja dan latar belakang/

tingkat/mutu pendidikan formal serta pengalaman kerja, maka penetapan

waktu/lama dan metodologi pelatihan dapat disesuaikan dengan kondisi

peserta pelatihan dan tersedianya sarana pelaksanaan pelatihan.

a. Tujuan Umum

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan mampu melaksanakan

penyusunan spesifikasi dan perhitungan HPS dengan mengikuti pengertian

dasar & peraturan, penyusunan proses spesifikasi, Total Biaya Kepemilikan

(TBK) dan Metode Penyusunan HPS.

b. Tujuan Khusus

Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan terdahulu tentang beberapa

alternatif penggolongan materi, maka disimpulkan bahwa setelah selesai

mengikuti pelatihan, peserta mampu :

2. ModulPenyusunanSpesifiaksi danHPS

3. Tujuan




888 LKPPLKPPLKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintahviii


1. Dapat mengidentifikasi landasan hukum, pengertian spesifikasi

dan HPS, pengadaan internasional dan hal dasar lain yang terkait.

2. Dapat melakukan identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi

barang/jasa, penggunaan standar internal dan eksternal,

penentuan spesifikasi jumlah, waktu dan tingkat pelayanan.

3. Dapat melakukan perencanaan pasokan dan penyusunan

spesifikasi sesuai dengan analisa pasar, prioritas dan fokus pada

tipe.

4. Dapat melakukan perhitungan manfaat suatu barang dengan

menggunakan metode Total Biaya Kepemilikan.

5. Dapat menghitung teknik perkiraan biaya sebagai dasar

penyusunan HPS.

6. Dapat melakukan penentuan spesifikasi dan perhitungan HPS

dengan latihan kelompok.



8881

Modul Spesifikasi & HPS


1BABBABBABBABBAB

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Sistematika Penulisan Modul

Peran Spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dalam mendorong

pencapaian Prinsip-prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa (efisien, efektif,

transparan, terbuka, bersaing, adil, akuntabel) sangat menentukan. Dalam

banyak hal, spesifikasi dan HPS juga berperan penting dalam membantu

promosi dan mendorong penggunaan produk Indonesia.

Atas dasar itu, penyusunan Spesifikasi dan HPS hendaknya akan mampu

menghasilkan barang/jasa yang tepat dalam jumlah, mutu, harga, waktu,

lokasi dan dapat dipertanggungjawabkan. Maka, Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK) tidak hanya dituntut untuk mampu (competence), tetapi

juga tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku (com-

pliance).

Perkembangan dunia bisnis akhir-akhir ini menunjukkan bahwa membeli

barang/jasa dengan berpedoman yang paling murah belum tentu efisien,

bila kemudian terbukti biaya operasi dan pemeliharaan barang/jasa

tersebut sangat tinggi. Atas dasar itu, dalam modul ini ditambahkan

pemahaman akan prinsip dasar Total Biaya Kepemilikan.

Penyusunan modul Spesifikasi dan HPS dilakukan melalui pendekatan

seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

Gambar 1.1 KerangkaPikir Penyusunan HPS

1.2. PengertianSpesifikasidan HPS

1.3. LandasanHukumSpesifikasidan HPS

1.4. HubunganTotal BiayaKepemilikandengan HPS

1.5. PengadaanInternasional

1.1. SistematikaPenulisanModul



888 LKPPLKPPLKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah2

1 Modul Spesifikasi & HPSBABBABBABBABBAB

Untuk mencapai pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, dan akuntabel diperlukan

Spesifikasi dan HPS yang memiliki karakteristik tertentu.

Spesifikasi barang/jasa yang disusun hendaklah memiliki karakteristik 4 (empat) yaitu :

tepat jumlah, tepat mutu, tepat waktu, dan tepat lokasi.

Tepat jumlah artinya barang/jasa yang dibeli atau diadakan tidak berlebih atau kurang

dari yang dibutuhkan.

Tepat mutu artinya mutu barang/jasa yang dibeli tidak terlalu baik sehingga menjadi

terlalu mahal, apalagi terlalu jelek sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna

barang/jasa. Sehingga sasaran pengadaan efektif (berhasil guna) tidak tercapai.

Tepat waktu artinya kedatangan barang/jasa yang dibutuhkan tidak terlambat atau

lebih cepat sehingga membutuhkan tempat penyimpanan lebih lama dari yang seharusnya.

Tepat lokasi artinya barang/jasa yang diterima tepat pada lokasi yang membutuhkan.

Salah pengiriman barang/jasa ketempat yang tidak membutuhkan akan menimbulkan

tambahan biaya yang tidak perlu sehingga sasaran pengadaan efisien (berdaya guna)

tidak tercapai.

Akuntabel artinya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum formal. Atau dengan

kata lain tidak melanggar peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Berdasarkan pada pendekatan di atas, disusunlah alat analisa seperti terlihat pada tabel di

bawah ini :

KERANGKA PIKIR

DESKRIPSI ALAT Tepat Jumlah Teknik Peramalan Kebutuhan BarangTepat Mutu Spesifikasi Teknik , Spesifikasi Komposisi ,

Spesifikasi Fungsi dan Kinerja , SampleTepat Waktu Supply Positioning Model Tepat Lokasi Incoterm

Wajar Sample Analisis Pasar

Wajar Metoda Pelaksanaan Economic Order Quatity

Wajar Harga Total Biaya KepemilikanOverhead dan Keuntungan Perpajakan

Tabel 1.1 Kerangka Pikir Penyusunan HPS



8883



1BABBABBABBABBAB

Alat analisa di atas yang dibahas dalam bab selanjutnya. Khusus untuk

ketentuan umum spesifikasi dan HPS, serta incoterm, dibahas langsung

pada bab satu.

1.2. Pengertian Spesifikasi dan HPS

Spesifikasi adalah karakteristik total dari barang/jasa, yang dapat

memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna barang/jasa yang

dinyatakan secara tertulis. Yang dimaksud dengan memenuhi kebutuhan

adalah bila kriteria tersebut terpenuhi oleh barang/jasa tersebut, maka

kebutuhan minimum (minimum requirement) dari pengguna barang/jasa

tersebut telah terpenuhi.

Sedangkan yang dimaksud dengan memenuhi keinginan adalah bila

kriteria tersebut terpenuhi, akan memberi nilai tambah barang/jasa

tersebut dalam pandangan pengguna barang/jasa tersebut. Yang

dimaksudkan dengan pengertian secara tertulis adalah segala kebutuhan

dan keinginan tersebut tertuang dengan jelas dalam dokumen kontrak.

Contoh : mobil, untuk memenuhi kebutuhan transportasi; sedangkan

mobil Mercy, selain untuk memenuhi kebutuhan transportasi juga memberi

nilai tambah meningkatkan gengsi penumpang/pemiliknya.

Contoh di atas merupakan contoh yang salah, karena hanya memenuhi

keinginan pribadi Pengguna Barang/Jasa, bukan keinginan organisasi.

Oleh sebab itu, hal yang paling penting dalam penyusunan spesifikasi

adalah melakukan identifikasi kebutuhan organisasi yang meliputi aspek:

teknis (mutu barang/jasa), jumlah, lokasi, waktu, dan tingkat pelayanan

dari penyedia barang/jasa tersebut.

Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS), merupakan seni

memperkirakan kemungkinan besarnya biaya atas pengadaan barang/

jasa sesuai dengan syarat-syarat yang ditentukan dalam dokumen

pemilihan penyedia barang/jasa, dikalkulasikan secara keahlian dan

berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan .

Fungsi HPS

Alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya










1) Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 66

Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sahuntuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dan

pengadaan konsultansi yang menggunakan metode Pagu

Anggaran; dan

Jaminan penawaran diberikan penyedia barang/pekerjaankonstruksi/jasa lainnya pada saat memasukkan penawaran yang

besarnya antara 1% (satu perseratus) hingga 3% (tiga

perseratus) dari total HPS.

Dasar untuk menetapkan besarnya nilai jaminan pelaksanaanbagi penawaran yang nilainya lebih rendah dari 80% (delapan

puluh perseratus) nilai total HPS.

Besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah :

o Untuk nilai penawaran terkoreksi antara 80% sampai dengan

100% dari nilai total HPS, jaminan pelaksanaan adalah

sebesar 5% dari nilai Kontrak; atau

o Untuk nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% dari nilai

total HPS, besarnya nilai jaminan pelaksanaan adalah

sebesar 5% dari nilai total HPS.

HPS bukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya kerugiannegara.

1.3. Ketentuan Umum Spesifikasi dan HPS

Ketentuan umum yang mengatur spesifikasi dan HPS telah diatur dalam

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, yang ringkasannya dapat

dilihat pada tabel di bawah ini :

Tabel 1.2 Ketentuan Umum Spesifikasi HPS






Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa1)

Pengguna Anggaran (PA) bertugas menyusun Rencana Umum Pengadaan

PELAKSANA KEGIATAN

Pengguna Anggaran (PA)

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

PPK, ULP, Tim Teknis

JENIS KEGIATAN Rencana Umum Pengadaan

Rencana Pelaksanaan Pengadaan

Kaji Ulang

HASIL KEGIATAN Rencana Anggaran Biaya

Kerangka Acuan Kerja (Spesifikasi)

Spesifikasi HPS Rancangan

Kontrak

Spesifikasi HPS Pemaketan

Pekerjaan



8885



1BABBABBABBABBAB

Barang/Jasa; yang di dalamnya memuat Kerangka Acuan Kerja (KAK).

Di dalam KAK tersebut akan tertuang spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan

dan besarnya total perkiraan biaya pekerjaan termasuk kewajiban pajak yang harus

dibebankan pada kegiatan tersebut.

Rencana Pelaksanaan Pengadaaan Barang/Jasa 2)

Berdasarkan rencana umum pengadaan di atas, PPK menyusun dan menetapkan

rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi:

Spesifikasi teknis barang/jasa; Harga Perkiraan Sendiri; dan Rancangan Kontrak.

Usulan Perubahan 3)

Dalam hal diperlukan ULP/Pejabat Pengadaan dapat mengusulkan kepada PPK:

Perubahan HPS; dan/atau Perubahan spesifikasi teknis pekerjaan.

Wewenang Penyusunan, Penetapan dan dan Pengumuman HPS 4)

PPK menetapkan HPS barang/jasa kecuali untuk kontes/sayembara. ULP/Pejabat Pengadaan mengumumkan nilai total HPS berdasarkan HPS yang

ditetapkan oleh PPK.

Nilai total HPS bersifat terbuka dan tidak rahasia. HPS disusun paling lama 28 (dua puluh delapan) hari kerja sebelum batas

akhir pemasukan penawaran

2) Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 11 Ayat 13) Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 174) Perpres 54 Tahun 2010 Pasal 66

TOPIK DISKUSIApakah perbedaan antara Biaya dari RUP dengan Biaya pada HPS ?

Peran Spesifikasi dan HPS dalam mencapai sasaran yang tertuang dalam Prinsip Dasar

Pengadaan.

Peran Spesifikasi dan HPS dalam meningkatkan promosi penggunaan produk dalam negeri.





1.5. Pengadaan Internasional

Pengadaan internasional adalah rangkaian kegiatan untuk memperoleh

barang atau jasa dengan cara tertentu, yang transaksinya melintasi batas

negara (secara internasional). Sebagai contoh; perusahaan dari Indone-

sia menjual barang kepada perusahaan di Singapura atau sebaliknya

perusahaan dari Singapura menjual barang kepada perusahaan di Indo-

nesia.

1.4. Hubungan Total Biaya Kepemilikan dengan

HPS

Total Biaya Kepemilikan (total cost of ownership) adalah seni untuk

melakukan perkiraan biaya suatu barang/jasa yang meliputi biaya

pemilikan (total cost of acquisition) dan biaya operasi (operating costs)

Yang dimaksud dengan biaya pemilikan (total cost of acquisition) adalah

biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang/jasa (initial cost) dan

biaya depresiasi. Biaya perolehan merupakan biaya yang dikeluarkan untuk

pembelian, pengiriman, pemasangan, dan pelatihan penggunaan suatu

barang/jasa. Sedangkan biaya operasi (operating costs) merupakan biaya

operasi dan biaya pemeliharaan.

Untuk HPS, perhitungan biaya sampai dengan biaya perolehan (biaya

yang dikeluarkan untuk pembelian, pengiriman, pemasangan, dan

pelatihan penggunaan) dan tidak termasuk biaya Operasi dan

Pemeliharaan.

Analisa total biaya kepemilikan (total cost of ownership) sangat cocok

digunakan untuk analisa pemilihan pemasok pada pengadaan barang/

jasa yang bersifat investasi.

TOPIK DISKUSIJenis pengadaan apa saja yang cocok menggunakan pendekatan TBK

Apakah Perpres 54 Tahun 2010 mengatur tentang hal ini ?

TOPIK DISKUSI

Apakah perbedaan antara biaya dari RUP dengan biaya pada HPS?

Peran spesifikasi dan HPS dalam mencapai sasaran yang tertuang dalam Prinsip Dasar

Pengadaan.

Peran spesifikasi dan HPS dalam meningkatkan promosi penggunaan produk dalam negeri.








8887



1BABBABBABBABBAB

Pengadaan internasional sebenarnya telah banyak dilakukan, karena perdagangan

internasional yang telah berlangsung selama ini pada dasarnya telah dilaksanakan melalui

proses yang dikenal dengan cara International Competitive Bidding (ICB).

Pengadaan internasional digunakan pula untuk pengadaan barang dan jasa instansi

pemerintah yang sebagian atau keseluruhannya dibiayai dengan dana pinjaman/hibah

luar negeri seperti dana dari Bank Dunia (IBRD), Bank Pembangunan Asia (ADB) dan

sebagainya.

Pertimbangan yang umum digunakan sebagai dasar atau alasan mengapa mesti membeli

barang atau jasa dari luar negeri adalah karena faktor-faktor berikut :

Kualitas; Ketepatan waktu; Biaya; Teknologi baru; Memperluas basis pasokan; Pertukaran perdagangan (counter trade).

Faktor yang mendorong kecenderungan pengadaan internasional tersebut antara lain

adanya :

Kerjasama dan kemitraan dalam pemasokan barang; Globalisasi perdagangan; Pengadaan yang berwawasan lingkungan; Pengukuran kemampuan atau kinerja; Piranti lunak dalam bidang tata hubungan dengan nasabah; Pengendalian dan pelaksanaan yang terbaik; Pengelolaan inventarisasi barang sebagai keuntungan strategis dan bukan

semata-mata sebagai pusat pembiayaan.

Lembaga dan peraturan yang biasa muncul dalam perdagangan international adalah :

a. Organisasi Perdagangan Dunia (World Trade Organisation, WTO) adalah

satu-satunya organisasi internasional yang mempunyai tugas merumuskan

hukum perdagangan internasional.

b. Kamar Dagang Internasional (International Chamber of Commersial, ICC),

yang menyusun dan menerbitkan INCOTERMS (International Commercial

Terms). Incoterms terdiri dari berbagai bidang, yang paling dikenal adalah





EXW (Ex Works), FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance and Freight), DDU

(Delivery Duty Unpaid), dan CPT (Carriage Paid To).

c. Komisi PBB untuk Hukum Perdagangan Internasional (United Nations

Commission on International Trade Law /UNCITRAL). UNCITRAL diberi tugas

oleh Majelis Umum untuk mengembangkan penyelarasan dan penyeragaman

secara progresif atas hukum perdagangan internasional. Dengan menjadi anggota

WTO maka kasus-kasus sengketa antara perusahaan dagang di Indonesia dengan

perusahaan dagang asing dapat diselesaikan berdasarkan hukum yang

direkomendasikan oleh UNCITRAL.

Beberapa term dari International Commercial Terms (Incoterms 2000) yang berdampak

pada biaya pengadaan barang/jasa adalah :

a. Ex Works (EXW) : penyerahan barang di gudang penjual. Memperhitungkansemua biaya yang timbul atas perpindahan barang dari gudang penjual sampai

gudang pembeli :

Harga barang; Biaya pengangkutan dan bongkar muat mulai dari pintu gudang penjual, ke

pelabuhan, sampai ke gudang pembeli;

Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping documentserta bea masuk atas barang (bila impor);

Premi asuransi.

b. Free Carrier (FCA), hampir sama dengan Ex Works hanya tempat penyerahanbarang di gudang pengangkut biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya bongkar muat mulai dari tempat yang disepakati, pengangkutan ke

pelabuhan, pengangkutan sampai ke gudang pembeli;

Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shipping documentserta bea masuk atas barang (bila impor);

Premi asuransi.

c. Free Alongside Ship (FAS) : barang diterima pembeli di samping kapal didermaga pelabuhan muat. Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya pemuatan ke dalam kapal, pengangkutan dan bongkar muat mulai

dari kapal sampai ke gudang pembeli;



8889



1BABBABBABBABBAB

Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shippingdocument serta bea masuk atas barang (bila impor);

Premi asuransi.

d. Free on Board (FOB) : penyerahan barang dilakukan di atas kapalpengangkut.Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya pengangkutan dari pelabuhan muat, bongkar muat di

pelabuhan tujuan, pengangkutan dan bongkar muat sampai kegudang pembeli;

Biaya pengurusan administrasi pengeluaran barang dan shippingdocument serta bea masuk atas barang (bila impor);

Premi asuransi.

e. Cost and Fright (CFR) : barang diterima di pelabuhan tujuan.Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar

muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; Bea masuk atas barang (bila impor).

f. Cost, Insurance and Freight (CIF) : sama dengan CFR kecuali tidakada kewajiban membayar premi asuransi.Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya bongkar dari kapal ke dermaga , pengangkutan dan bongkar

muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; Bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.

g. Carriage Paid To (CPT) : hampir sama dengan CFR kecuali dalampengurusan formalitas ekspor dilakukan oleh pembeli.Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar

muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; Biaya formalitas ekspor (biaya pengeluaran barang dari pelabuhan

penjual); Bea masuk atas barang (bila impor).

h. Carriage and Insurance Paid To (CIP) : penerimaan barang sampaidengan pelabuhan tujuan, tinggal membongkar dan mengangkut kegudang pembeli.Biaya yang harus diperhitungkan :


muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli;





Bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.

i. Delivered at Frontier (DAF) : penerimaan barang pada daerahperbatasan kepabeaan (bila impor).Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya pengangkutan ke sisi perbatasan; Biaya pemuatan ke kapal, pengangkutan ke pelabuhan tujuan,

bongkar dari kapal ke dermaga, pengangkutan dan bongkar muatdari dermaga sampai ke gudang pembeli;

Bea masuk atas barang; Premi asuransi.

j. Delivered Ex Ship (DES) : penerimaan barang di pelabuhankedatangan.Biaya yang harus diperhitungkan :


muat dari dermaga sampai ke gudang pembeli; Bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.

k. Delivered Ex Quay (DEQ) : penerimaan barang di dermaga pelabuhantujuan.Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya pengangkutan dan bongkar muat dari dermaga sampai ke

gudang pembeli; Bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.

l. Delivered Duty Unpaid (DDU) : penerimaan barang di pintu gudangpembeli.Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Biaya bongkar dari alat angkut di depan gudang pembeli sampai

penataan di gudang pembeli; Bea masuk atas barang (bila impor); Premi asuransi.

m. Delivered Duty Paid (DDP) : barang telah disusun di gudang pembeli.Biaya yang harus diperhitungkan :

Harga barang; Tidak mengeluarkan ongkos apapun untuk transportasi, dan lain-

lain.



88811



1BABBABBABBABBAB

Aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan internasional :

a. Bahasa, yang berlaku umum adalah bahasa Inggris.

b. Alat pembayaran : L/C (letter of credit) atau T/T (Telegraphic Transfer).

c. Komponen Biaya : biaya gudang di negara asal, transportasi lintas negara,

biaya gudang di negara tujuan, asuransi, dan lain-lain.

d. Dokumen seperti Master List, Bill of Lading, dan Packing List hendaknya selaras.

e. Mata uang yang digunakan : dolar untuk porsi asing dan rupiah untuk porsi

dalam negeri.

f. Aspek-aspek perpajakan yang terkait dengan kepabeanan (bea masuk,

misalnya) maupun yang terkait dengan proyek (tax holiday).

Jika dilihat dari uraian di atas, ketentuan ketentuan pengadaan internasional akan sangat

berpengaruh pada penyusunan HPS. Misalnya, lokasi barang, aturan perpajakan, sistem

pengiriman, dan lain-lain.



888

2

13



BABBABBABBABBAB

1.1. Pendahuluan2.2. Menyusun

Spesifikasi

2.1. Umum

BAB 2

MENYUSUN SPESIFIKASI

2.1. Umum

Spesifikasi berfungsi sebagai media komunikasi antara pengguna barang/

jasa dengan penyedia barang/jasa. Kejelasan spesifikasi barang/jasa,

merupakan langkah awal dalam upaya meningkatkan efisiensi dan

efektivitas pengadaan barang/jasa.

Dalam spesifikasi barang/jasa, tertuang beberapa informasi tentang hal-

hal berikut ini :

1. Barang/jasa seperti apa yang sesungguhnya dibutuhkan (dalam

hal mutu, tipe, ukuran, kinerja, dan sebagainya).

2. Bagaimana mutu barang/jasa tersebut akan diukur.

3. Berapa banyak barang/jasa tersebut akan diperlukan.

4. Kapan banyak barang/jasa tersebut diperlukan.

5. Dimana banyak barang/jasa tersebut harus diserahkan.

6. Moda transportasi dan cara pengangkutan barang seperti apa

yang harus dipersyaratkan.

7. Persyaratan seperti apa yang harus dimiliki oleh penyedia barang/

jasa agar mampu memasok dengan efektif.

8. Tanggung jawab penyedia barang/jasa yang harus dipenuhi dan

informasi seperti apa yang akan diberikan kepada Penyedia

barang/jasa.

Kegagalan dalam menyusun dan menetapkan spesifikasi barang/jasa yang

tepat akan berdampak serius pada :

1. Operasi bisa terhenti sebagai akibat barang/jasa yang diperlukan

untuk pelaksanaan kegiatan organisasi tidak tersedia.

2. Barang yang dibeli mungkin rusak dan tidak dapat digunakan

lagi sebagai akibat kemasan yang tidak memadai (karena tidak

dipersyaratkan dalam spesifikasi).

3. Barang yang dibeli mengandung material yang dilarang negara

(karena tidak dipersyaratkan dalam spesifikasi).



888LKPPLKPPLKPP14

2 Modul Spesifikasi & HPS


BABBABBABBABBAB

4. Mesin yang dibeli tidak bekerja sempurna atau tidak sesuai

harapan.

5. Jumlah barang yang dibeli ternyata berlebih dan berdampak pada

peningkatan kebutuhan gudang dan kemungkinan kadaluarsa.

6. Penyedia barang/jasa ternyata tidak memberikan jasa

pemeliharaan dan/atau pelayanan purna jual.

Langkah penting dalam penyusunan spesifikasi barang/jasa adalah

mengenali kebutuhan barang/jasa, yang dalam hal ini tertuang dalam

karakteristik kebutuhan barang/jasa.

2.2. Menyusun Spesifikasi

Tujuan menyusun spesifikasi barang/jasa yang diperlukan adalah untuk

memberikan informasi yang diperlukan oleh penyedia barang/jasa agar

memasok barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna barang/

jasa.

Tanpa penyusunan spesifikasi barang/jasa yang tepat, bisa terjadi penyedia

barang/jasa menyerahkan barang/jasa sesuai dengan kesepakatan yang

tertuang dalam kontrak tetapi tidak memenuhi kebutuhan pengguna

barang/jasa.

Pendekatan yang dianjurkan dalam menyusun spesifikasi adalah

menetapkan dulu kebutuhan (performance) pengguna barang/jasa, baru

kebutuhan tersebut diterjemahkan dalam aspek teknis (technical).

Dalam menyusun spesifikasi barang/jasa, terdapat 3 (tiga) hal pokok

(Elemen Spesifikasi) yang harus diperhatikan: Mutu Barang/Jasa, Jumlah

dan Waktu, dan Tingkat Pelayanan.

A. Mutu Barang/Jasa

Tingkat mutu untuk barang, misalnya, diterjemahkan ke dalam

fungsi, keandalan, kompatibilitas, dan sebagainya.

Tingkat mutu untuk jasa konsultansi misalnya diterjemahkan ke

dalam bidang gerak konsultan, pengalaman konsultan dalam bidang

tertentu, dan lain-lain. Untuk jasa konstruksi, termasuk dalam mutu

ada metode pelaksanaan pekerjaan.

2.2. MenyusunSpesifikasi

2.1. Umum



888

2

15



BABBABBABBABBAB

B. Jumlah dan Waktu

Jumlah barang, kapan diserahkan dan lokasi barang tersebut. Dalam hal jasa,

dapat diartikan ruang lingkup, waktu penyerahan, dan lokasi penyerahan.

C. Tingkat Pelayanan dan Pelayanan Purna Jual

Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan disini adalah kecepatan respon terhadap

keluhan pengguna jasa. Misalnya, keluhan pelanggan akan ditangani paling lambat

2 x 24 jam setelahnya. Hal yang sama berlaku pula untuk pelayanan purna jual,

ruang lingkup dan tingkat kedalaman pelayanan purna jual perlu ditetapkan dengan

rinci.

2.2.1. Menyusun Spesifikasi Mutu Barang/Jasa

Informasi mengenai spesifikasi mutu barang harus diberikan dan dijelaskan kepada penyedia

barang/jasa untuk menghindari multi tafsir atau kesalahpahaman.

Spesifikasi mutu barang/jasa yang terlalu detil (over specifying) akan menyulitkan pejabat

pengadaan mendapatkan barang tersebut. Bahkan, kadang-kadang, jumlah penyedia

barang/jasa yang memenuhi akan terlalu sedikit.

Sebaliknya mutu barang yang terlalu umum akan menimbulkan multi tafsir sehingga

penyedia barang/jasa akan melakukan improvisasi. Bila jumlah penyedia barang/jasa

yang memenuhi terlalu banyak, akan sulit bagi pejabat pengadaan untuk memutuskan

penyedia barang/jasa yang layak dipilih.

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, spesifikasi mutu barang didefinisikan dalam

berbagai faktor: kemampuan menghadirkan fungsi tertentu, desain, kapasitas, warna,

keandalan, fleksibilitas, ukuran, keamanan pengguna, dan masih banyak lagi.

Spesifikasi mutu jasa didefinisikan dalam citra jasa tersebut di pasar, fleksibilitas

layanan kepada pelanggan, kecepatan respon,

kenyamanan, dan sebagainya.

Terdapat berbagai macam cara penetapan spesifikasi

barang/jasa :



888LKPPLKPPLKPP16



BABBABBABBABBAB

A. Merek

B. Standarisasi

C. Sampel

D. Spesifikasi teknik

E. Spesifikasi komposisi

F. Spesifikasi fungsi dan kinerja

Penjelasan atas masing-masing spesifikasi di atas adalah sebagai berikut :

A.Merek

Merek (brand or trade name) merupakan spesifikasi yang paling sederhana dan

paling mudah untuk dikomunikasikan ke penyedia barang/jasa. Penggunaan merek

diperbolehkan bila barang yang diperlukan merupakan paten atau PPK berada

dalam posisi tidak ada pilihan lain. Contohnya : Perbaikan Lift merek X, maka

hanya dapat menggunakan suku cadang dan ahli pemeliharaannya yang berasal

dari perusahaan merek X.

Tiap merek memiliki citra yang berbeda di benak pengguna barang/jasa. Misalnya,

kendaraan merek tertentu (kendaraan mewah) mempunyai citra yang berbeda

dengan kendaraan niaga. Kadang-kadang barang dengan merek yang sama tetapi

dari distributor yang berbeda juga memiliki harga yang berbeda.

Pada umumnya, merek-merek terkenal memiliki harga yang mahal. Dalam hal

tidak ada keharusan untuk menggunakan merek tertentu, sangat dianjurkan untuk

tidak memilih barang yang memiliki merek mahal. Atau digunakan istilah yang

SETARA sehingga memungkinkan memberikan alternatif barang.

Kelebihan menggunakan merek terkenal :

Komunikasi dengan penyedia barang/jasa menjadi jelas dan tidak multitafsir, karena merek yang sudah terkenal biasanya sudah diketahui oleh

semua penyedia barang/jasa.

Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran. Mutu barang terjamin.

Kelemahan menggunakan merek terkenal :

Merek terkenal cenderung mahal. Sulit untuk menciptakan kompetisi diantara penyedia barang/jasa.



888

2

17



BABBABBABBABBAB

Penyedia barang/jasa yang menjadi pemilik merek mungkin merubahspesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan merek yang sama.

Kecuali untuk penunjukan langsung dan pengadaan langsung, maka

penyebutan merek dalam spesifikasi DILARANG dalam Peraturan

Presiden Nomor 54 Tahun 2011.

Contoh:

BARANG JASA KONSTRUKSI JASA LAINNYA JASA

KONSULTANSI Mobil : BMW, Toyota

Pembangunan Gedung : PT Pembangunan Perumahan

Transportasi : Blue Bird

Konsultan Perencana: PT Perencana Jaya

B. Standarisasi

Pada saat menyusun spesifikasi, pejabat pembuat komitmen dapat membuat

standar sendiri (standarisasi internal) atau mengacu pada standar yang sudah ada

(standar eksternal).

Beberapa standar eksternal adalah :

Standar Industri Standar Nasional Standar Regional Standar Internasional

Dalam kategori standar industri, PPK bisa menyusun spesifikasi dengan mengacu

kepada SNI. Meskipun standar ini tidak cukup detil, namun masih mudah bagi

penyedia barang/jasa untuk memahami jenis barang/jasa yang dibutuhkan oleh

pengguna barang/jasa.

Contoh :

Untuk membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil yang

memerlukan spesifikasi beton kedap air, PPK dapat mengambil dari SNI DT-91-

008-2007, sehingga spesifikasi beton kedap air (secara sederhana) menjadi seperti

dibawah ini :



888LKPPLKPPLKPP18



BABBABBABBABBAB

Standar memungkinkan penyedia barang/jasa dan pembeli berkomunikasi dalam

bahasa yang sama, baik melalui istilah, parameter, simbol, maupun terminologi.

Standar akan meliputi :

Standar komposisi, misalnya : kandungan zat tertentu pada minuman. Standar dimensi, misalnya : ukuran panjang. Standar kinerja, mutu, dan keamanan produk. Technical Requirement. Standar inspeksi dan pengujian. Peraturan atau pedoman yang terkait.

Oleh sebab itu, sebelum menyusun spesifikasi, sangat dianjurkan Pejabat

Pembuat Komitmen memeriksa apakah barang/jasa yang hendak dibelinya sudah

ada standarnya. Jika sampai dengan standar internasional tetap tidak

didapatkan,dianjurkan menggunakan standar yang digunakan oleh penyedia

barang/jasa, dalam hal tidak memiliki kemampuan untuk menyusun standar sendiri.

Kelebihan menggunakan standar eksternal : Penyedia barang/jasa familiar menggunakan standar tersebut dalam proses

produksinya.

Meningkatkan kompetisi antar penyedia barang/jasa yang menggunakanstandar yang sama, sehingga memungkinkan mendapatkan harga murah.

Standar eksternal menghilangkan ketidakpastian atas apa yangsesungguhnya perlu dipenuhi.

Waktu tenggang (lead time) barang/jasa standar eksternal secara umumlebih pendek dari pada barang/jasa yang dibuat berdasarkan standar in-

ternal.

Bagian Pengadaan lebih mudah memilih penyedia barang/jasa jika merekamemasok dengan standar yang sama.

Kebutuhan Satuan Indeks

BahanPC Kg 400,000 PB M3 0,480 KR (kerikil 2cm/3cm) M3 0,800 Strorox-100 Kg 1,200

Tenaga Kerja

Pekerja OH 2,100 Tukang batu OH 0,350 Kepala tukang OH 0,065 mandor OH 0,105

Tabel 2.1 Contoh membuat spesifikasi dari pekerjaan konstruksi bendungan kecil



888

2

19



BABBABBABBABBAB

Kekurangan menggunakan standar eksternal

Standar, bagaimanapun, merupakan kompromi berbagai pihak yang terkaitdengan industri barang/jasa tersebut. Memenuhi standar eksternal sering

hanya memenuhi kebutuhan pengguna barang/jasa secara minimal.

Standar eksternal merupakan cermin terbaik pada saat standar tersebutdibuat. Jadi tidak merefleksikan kondisi teknologi terakhir pembuatan

barang/jasa tersebut.

Mengingat standar meliputi berbagai aspek, tidak semua penyedia barang/jasa

familiar dengan semua aspek. Dianjurkan Bagian Pengadaan untuk mendalami

pengalaman penyedia barang/jasa terhadap aspek-aspek yang terkait dengan

standar barang/jasa yang akan dibeli.

Standarisasi Internal

Mengembangkan standar internal layak bila menghadapi situasi berikut ini :

Barang/jasa yang dibeli sangat khusus dan tidak tersedia di pasar. Tidak ada standar yang tersedia. Nilai barang/jasa yang dibeli sangat tinggi sehingga layak untuk

mengalokasikan waktu, tenaga, dan biaya menyusun standar sendiri.

Beberapa alasan yang sering muncul sehingga diputuskan untuk menggunakan

atau menciptakan standarisasi internal adalah :

Perencana atau perancang yang ada dalam unit kerja memutuskan untukmengembangkan desain dan spesifikasi ciptaan sendiri.

Sudah tersedia standar internal sebelumnya, sehingga untuk mengikutistandar eksternal justru memerlukan waktu, tenaga, dan biaya tersendiri.

Tidak tersedia informasi yang memadai di unit kerja mengenai spesifikasiyang telah dipergunakan di unit kerja.

Standar internal sering tidak ada pada unit kerja yang memiliki cabang dengan

lokasi yang tersebar di berbagai pulau. Ketiadaan standar internal pada kasus

ini biasanya berdampak pada peningkatan biaya pengadaan barang/jasa.

Beberapa manfaat adanya standar internal adalah :

Mengurangi waktu yang diperlukan oleh unit kerja untuk mengembangkanstandar sendiri.

Membantu unit kerja untuk konsentrasi pada sejumlah kecil barang/jasa,



888LKPPLKPPLKPP20



BABBABBABBABBAB

fokus pada mutu yang baik dengan menghabiskan waktu untuk

mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik.

Membeli dalam jumlah besar, sehingga bisa melakukan negosiasi dengansedikit penyedia barang/jasa untuk mendapatkan harga yang lebih baik.

Peningkatan volume dengan sedikit penyedia barang/jasa, akanmeningkatkan saling pengertian dan kedekatan antara pejabat pengadaan

dan penyedia barang/jasa, dengan demikian diharapkan tingkat mutu

barang/jasa yang dipasok akan meningkat.

Menurunkan biaya penyimpanan karena jenis item yang dibeli menurun.

C. Sampel

Sampel sering digunakan bila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam kata-k a t a ,

misalnya warna yang spesifik. Sehingga penyedia barang/jasa sering juga diminta

memberikan sampel sebelum menyerahkan barang yang hendak dipasoknya.

Berdasarkan hal tersebut di atas, sampel sering dijadikan acuan untuk melakukan

pemeriksaan mutu atas barang yang datang dari penyedia barang/jasa.

Kelebihan Sampel :

Memudahkan penyedia barang/jasa untuk memahami kebutuhan dankeinginan pengguna barang/jasa dalam hal spesifikasi sulit dijelaskan

dengan kata-kata.

Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa ataskemampuan penyedia barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keinginan


Kekurangan Sampel :

PPK harus mampu memastikan bahwa barang yang dikirimkan olehPenyedia barang/jasa sama dengan sampel yang diberikan.

Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan penyedia barang/jasadengan sampel mungkin akan sulit diketahui.

Untuk itu diperlukan alat ukur yang tidak mudah.

Contoh:

BARANG JASA

KONSTRUKSI JASA LAINNYA

JASA KONSULTANSI

Kain : Warna dan corak kain seragam

- - -

Tabel 2.2 Contoh sampel



888

2

21



BABBABBABBABBAB

D. Spesifikasi Teknis

Spesifikasi teknik umumnya meliputi :

Karakteristik fisik (dimensi, kekuatan, dan sebagainya). Detil desain. Toleransi. Material yang digunakan. Metode produksi/pelaksanaan. Persyaratan pemeliharaan. Persyaratan operasi.

Untuk mengurangi penjelasan yang terlalu panjang, biasanya spesifikasi teknis

dilengkapi dengan gambar desain yang detil dan penjelasan singkatnya.

PPK yang bertanggung jawab menyediakan detil spesifikasi teknis dan penyedia

barang/jasa wajib mengikuti semua persyaratan yang telah ditetapkan dalam

dokumen pengadaan. Spesifikasi teknis umumnya hanya dipakai untuk barang

yang sangat spesifik dan menuntut tingkat akurasi tinggi.

Spesifikasi teknis tepat untuk digunakan apabila :

PPK memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih baik danrinci dari pada penyedia barang/jasa.

PPK bermaksud menggunakan desain yang telah disusun oleh konsultanperencana paket pekerjaan tersebut.

Barang atau peralatan yang mau diadakan bersifat kompleks.

Spesifikasi teknis dianjurkan cukup detil dan jelas, sehingga tidak memerlukan

interpretasi tambahan dari penyedia barang/jasa.

Kelebihan menggunakan spesifikasi teknis :

Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan. PPK dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan untuk

melakukan verifikasi atas barang/jasa yang dipasok.

Kekurangan menggunakan spesifikasi teknis:

Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna. Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan. Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun, dapat berakibat

memerlukan barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang

spesifik pula. Dan itu akan berdampak pada peningkatan biaya untuk



888LKPPLKPPLKPP22



BABBABBABBABBAB

memproduksi barang tersebut.

Makin rinci dan spesifik spesifikasi teknis yang disusun akan makin sedikitpenyedia barang/jasa yang mampu.

Dalam kondisi tertentu, penyedia barang/jasa dapat memenuhi spesifikasiteknis tetapi belum tentu memenuhi hasil kerja yang diharapkan oleh


Contoh :

Tabel 2.3 Contoh spesifikasi teknis

BARANG JASA KONSTRUKSI JASA LAINNYA JASA KONSULTANSILift :Travel Height : Lihat Gambar danSpesifikasiTotal Height : Lihat Gambar danSpesifikasiUkuran shaft : 2300 x 2300Pit Dept : 2100 mmOver Head : Lihat Gambar danSpesifikasiOperation Control : ComputerizedControl GroupPower Listrik : Max 20 Kw/380V/3 Ph/ 50 HzAutomatic bypass (75% loading)Oveload devices, safety door edgeFire emergency returnEmergency Light.dst

Pekerjaan PondasiPersyaratan BahanPondasi1. Untuk tulangan

pondasi platsetempatdigunakantulangan polosdiameter 12 mmjarak 150 mm

2. Beton K 300

PelatihanPenyusunan HPSUraian Kegiatan1. Melakukan analisis

kebutuhanpelatihan

2. Menyusun sasarandan pokok bahasan

3. Menyusun bahanpelatihan

4. Melaksanakanpelatihan

5. Melakukan Pre Testdan Post Test

MelaporkanPelaksanaan Pelatihan

Penyusunan ModulPelatihan :Uraian Kegiatan1) Melaksanakan

persiapan penyusunanmodul pelatihanPenyusunanSpesifikasi dan HPSberbasis kompetensiantara lain: Melakukan review,

identifikasi, dananalisa terhadapmodul pelatihanpengadaan yangsudah ada,

Mengkajiperaturanperundang-undangan yangberlaku, danmetode yangmenunjangpenulisan modulpelatihan berbasiskompetensi.

Mempelajariliteratur/referensibest practicetentangPenyusunanSpesifikasi danHPS, baik dilingkunganpemerintahmaupun swasta.

2. Menyusun materi-materi dalam modulpelatihan.

3. Melaksanakankoordinasi dengantenaga ahli lainnyadalam penyusunanmodul pelatihan.

4. Melaksanakan rapatpembahasan dan FGDdengan Tim Penyusunan MateriPelatihan LKPP.

Menyusun laporankegiatan.

5.



888

2

23



BABBABBABBABBAB

E. Spesifikasi Komposisi

Spesifikasi komposisi merupakan bentuk spesifikasi yang menyatakan susunan

zat suatu barang dengan karakteristik masing-masing unsur pembentuknya.

Spesifikasi komposisi juga sering digunakan pada peralatan yang memerlukan

batasan peraturan lingkungan hidup. Misalnya kadar cat pada mainan anak-anak.

Spesifikasi komposisi sangat dianjurkan disusun oleh ahli yang kompeten di

bidangnya. Spesifikasi komposisi juga harus dites atau di verifikasi pada saat

barang diterima. Tes atau verifikasi harus dilakukan oleh pihak ketiga (ahlinya)

yang independen.

Kelebihan spesifikasi komposisi :

Spesifik dan rinci. Spesifikasi komposisi dapat digunakan untuk landasan untuk melakukan

verifikasi.

Kelemahan spesifikasi komposisi:

Memerlukan tenaga ahli yang kompeten untuk menyusun nya. Memerlukan alat pengujian yang spesifik untuk melakukan verifikasi.

Contoh:

BARANG JASA KONSTRUKSI,

JASA LAINNYA, JASA KONSULTANSI

Obat untuk meredakan gejala flu Setiap tablet minimal harus mengandung mengandung :

Parasetamol 400 mg Fenipropanolamin HCl 12,5 mg Klofeniramin Maleat 1 mg

-

F. Spesifikasi Fungsi dan Kinerja

Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh

barang/jasa yang dibeli. Spesifikasi kinerja menyatakan tingkat kemampuan

dari fungsi-fungsi barang/jasa tersebut.

Misalnya : kendaraan yang mampu mengangkut barang sebesar 5 metrik ton

(MT) di daerah pegunungan (spesifikasi fungsi) dengan konsumsi bensin

maksimum 11 km per liter (spesifikasi kinerja).

Tabel 2.4 Contoh spesifikasi Komposisi



888LKPPLKPPLKPP24



BABBABBABBABBAB

Spesifikasi fungsi dan kinerja meliputi antara lain :

Apa yang harus dicapai (fungsi). Tingkat output yang diinginkan (misalnya : kecepatan maksimum, tekanan

maksimum, dan lain-lain).

Input (misalnya : material, komponen, dan lain-lain). Lingkungan operasi (misal : tahan terhadap frekwensi suara tertentu). Detail interface (misalnya : koneksi dengan sistem yang sudah ada untuk

sistem IT).

Tingkat mutu. Tingkat keamanan produk bagi pengguna barang/jasa. Tingkat pemeliharaan dan pelayanan purna jual maksimum. Lama waktu barang/jasa tersebut tetap dapat beroperasi pada kapasitas normal. Biaya maksimum yang diperlukan untuk memiliki barang tersebut. Ketentuan dan/atau peralatan untuk mengukur kinerja barang/jasa tersebut.

Spesifikasi fungsi dan kinerja umumnya jarang menyatakan tentang bagaimana

cara (menggambarkan proses) memenuhi spesifikasi.

Kelebihan spesifikasi fungsi dan kinerja :

Penyedia barang/jasa dapat menggunakan semua keahlian dan inovasinyauntuk memenuhi spesifikasi fungsi dan kinerja yang dipersyaratkan.

Lebih mudah menyusunnya dibanding dengan spesifikasi teknis. Resiko tidak mampu memenuhi kinerja yang dipersyaratkan berada pada

penyedia barang/jasa.

Dibanding dengan spesifikasi teknis, akan lebih banyak penyedia barang/jasayang mampu memenuhi persyaratan.

Kelemahan spesifikasi fungsi dan kinerja :

Jika penyedia barang/jasa menggunakan teknologi yang tidak familiar, akansulit untuk melakukan verifikasi fungsi dan kinerja dari barang/jasa.

Masing masing penyedia barang/jasa mungkin akan memberikan solusi berbedauntuk fungsi dan kinerja barang yang sama. Hal ini akan menyulitkan bagi

ULP untuk membuat perbandingan dan/atau melakukan evaluasi penyedia

barang/jasa.



888

2

25



BABBABBABBABBAB

Jenis Spesifikasi Penggunaan Merek Barang/jasa merek tersebut dikenal banyak orang

Bila mutu lebih penting dari biaya Bila merek tersebut akan berdampak signifikan pada peningkatan mutu kerja

pengguna barang/jasa Standar Industri Barang/jasa yang sederhana

MemudahkanPejabat Pengadaan untuk memilah penyedia barang/jasa Sampel Sulit untuk menterjemahkan mutu kedalam kata / kalimat

Lebih mudah menunjukkan contoh dari pada menjelaskan dalam kata kata Spesifikasi Teknis Penyedia barang/jasa tidak memiliki kemampuan cukup untuk membuat desain

Pejabat Pengadaan ingin menggunakan desain yang dimiliki oleh pengguna barang/jasa

Barang yang dibeli akan memerlukan interface (hubungan) yang kompleks dengan peralatan yang sekarang terpasang

Pejabat pengadaan siap menanggung resiko jika disain yang dibuat organisasinya tidak mencapai kinerja yang diharapkan

Spesifikasi Komposisi Untuk produk seperti material, komoditi, dan makanan Bila pertimbangan K3 dan persyaratan lingkungan hidup menjadi hal yang

penting Kinerja sangat bergantung kepada komposisi

Spesifikasi Fungsi / Kinerja

Penyedia barang/jasa memiliki kemampuan lebih tinggi dari pengguna barang/jasa

Innovasi penyedia barang/jasa dihargai Teknologi yang berkaitan dengan barang yang dibeli berubah sangat cepat

Informasi untuk menyusun spesifikasi barang dapat diperoleh dari berbagai

sumber:

Direktori yang diterbitkan oleh asosiasi industri. Penyedia barang/jasa. Pameran. Hasil riset.

Pengujian dan inspeksi atas barang yang datang diperlukan agar barang tersebut

berfungsi dan berkinerja seperti yang diharapkan.

Pendekatan pengujian dan inspeksi antara lain :

Peninjauan ulang atas desain barang dan sistem jaminan mutu penyedia barang/jasa.

Pengujian pada saat proses produksi. Pengujian pada tahap akhir produksi dan pengangkutan. Pengujian pada tahap penerimaan produk.

Detil inspeksi dan pengujian yang dipersyaratkan paling sedikit meliputi :

Seleksi dan penyiapan sampel yang memadai.

Tabel 2.5 Ringkasan Spesifikasi Barang



888LKPPLKPPLKPP26



BABBABBABBABBAB

Metoda pengujian. Alat uji yang digunakan dan cara melakukan uji. Kriteria dan batas keberterimaan material. Format laporan hasil uji.

Akan sangat sempurna bila Lembaga yang melakukan uji dan inspeksi tersebut

merupakan pihak ketiga yang independen dan kredibel.

2.2.2. Menentukan Spesifikasi Jumlah Barang/Jasa

Pengadaan barang harus mempertimbangkan pola konsumsi/penggunaan barang di masa

lalu dan memperkirakan kecenderungan kebutuhan barang tersebut di masa yang akan

datang.

Tipe Kebutuhan BarangTerdapat 2 (dua) tipe kebutuhan barang :

a. Independent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannyatidak ditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Misalnya, pembelian kertas

tidak dipengaruhi oleh kebutuhan barang yang lain. Jenis barang ini yang akan

dapat diramalkan kebutuhannya dengan metode yang akan dijelaskan pada Teknik

Peramalan Kebutuhan Barang.

b. Dependent Demand, merupakan jenis barang yang jumlah kebutuhannyaditentukan oleh kebutuhan barang yang lain. Pembelian ban mobil, misalnya,

dipengaruhi oleh jumlah mobil yang dimiliki oleh kantor yang bersangkutan.

Dengan demikian, kebutuhan barang jenis ini tidak memerlukan teknik peramalan,

tinggal dihitung seperti biasa.

Teknik Peramalan Kebutuhan Barang

Kebutuhan barang dapat diramalkan berdasarkan beberapa pendekatan berikut ini :TEKNIK

PERAMALAN

KUALITATIF KUANTITATIF

DELPHI JUDGEMENTTIME

SERIESSEBAB

AKIBAT

MOVINGAVERAGE

REGRESISEDERHANA

Gambar 2.1 Teknik peramalan kebutuhan Barang



888

2

27



BABBABBABBABBAB

Pendekatan Delphi, merupakan pendekatan yang melibatkan sekelompok pakar di bidang

masing-masing untuk melakukan prediksi/ramalan atas kebutuhan sesuatu barang. Para

pakar ini bekerja secara independen dan tanpa saling tahu antar mereka. Biasanya

digunakan untuk meramalkan kebutuhan akan teknologi informasi masa depan, moda

transportasi masa depan, atau kebutuhan akan barang/jasa yang kompleks. Hasil

pendekatan ini sifatnya kualitatif, jadi tidak dapat digunakan dalam praktek, hanya diperlukan

untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang dimasa

yang akan datang.

Pendekatan Judgement, bisa berupa executive judgement (pendapat para eksekutif pelaksana kegiatan) atau expert judgement (pendapat para pakar). Pendekatan inidipilih bila kebutuhan akan barang/jasa yang sering berubah dan perubahannya sangat

cepat sehingga tidak ditemukan data historis atau data historis tidak mampu mendukung

untuk meramalkan kebutuhan di masa yang akan datang. Misalnya kebutuhan akan

teknologi komunikasi yang bertumbuh sangat cepat akhir akhir ini. Sejalan dengan

pendekatan Delphi, hasil pendekatan ini sifatnya juga kualitatif, jadi tidak dapat digunakan

dalam praktek pengadaan sehari-hari, hanya diperlukan untuk memberikan indikasi

peningkatan atau penurunan kebutuhan suatu barang di masa yang akan datang.

Pendekatan Moving Average (rata-rata bergeser), merupakan pendekatan kuantitatifyang paling mudah dan paling banyak digunakan dalam praktek.

TAHUN KEBUTUHAN(BUAH)

2006 125

2007 120

2008 128

2009 135

2010 139

2011 142

MOVING AVERAGE, 3 TAHUN

135 + 139 + 1423

= 138,6

MOVING AVERAGE, 4 TAHUN128 + 135 + 139 + 142

4= 136

MOVING AVERAGE, 6 TAHUN

= 125 + 120 + 128 + 135 + 139 + 1426

= 131,5

KEBUTUHAN BARANG di Tahun 2012

Gambar 2.2 gambar contoh tabel kebutuhan barang di tahun 2012



888LKPPLKPPLKPP28



BABBABBABBABBAB

Pendekatan Regresi Sederhana juga dapat digunakan untuk menentukan kebutuhan

di masa yang akan datang.

MOVING AVERAGE DENGAN BOBOTBULAN TOTAL KEBUTUHAN

Januari 10Februari 12Maret 13April 16 { ( 3 x 13 ) + ( 2 x 12 ) + 10 } = 12 1/6Mei 19 { ( 3 x 16 ) + ( 2 x 13 ) + 12 } = 14 1/3Juni 23 { ( 3 x 19 ) + ( 2 x 16 ) + 13 } = 17Juli 26 { ( 3 x 23 ) + ( 2 x 19 ) + 16 } = 20 1/2Agustus 30 { ( 3 x 26 ) + ( 2 x 23 ) + 19 } = 23 5/6September 28 { ( 3 x 30 ) + ( 2 x 26 ) + 23 } = 27 1/2Oktober 18 { ( 3 x 28 ) + ( 2 x 30 ) + 26 } = 28 1/3Nopember 16 { ( 3 x 18 ) + ( 2 x 28 ) + 30 } = 23 1/3Desember { ( 3 x 16 ) + ( 2 x 18 ) + 28 } = 18 2/3

BOBOT YANG DIGUNAKAN PERIOD3 Bulan lalu2 Dua bulan lalu1 Tiga bulan lalu6 JUMLAH BOBOT

MODEL REGRESI SEDERHANA

Nilai ImportTahun Tahun (y) xy x2

( x)

2005 1 4.100 4.100 12006 2 2.000 4.000 42007 3 5.700 17.100 92008 4 2.500 10.000 162009 5 7.300 36.500 252010 6 9.200 55.200 362011 7 6.300 44.100 49

Jumlah 28 37.100 171.000 140

Y = a + bxY = Dependent Variablex = Independent Variable

xy - yb = = = 807,1

n xx2 - (n x )2

(7) (171.000) - 28 (37.100)(7) (140) - 282

y xna = - b = - = 2.071,6n

37.1007

(807,1) (28)7

Y = 2.071,6 + 807,1xForecast tahun 2012 x = 8, Y (93) = 2.071,6 + 807,1 (8) = 8.528

xy - yn xx2 - (n x )2b = a = - b

y xn n

Gambar 2.3 Moving Average dengan Bobot

Gambar 2.4 Model regresi sederhana



888

2

29



BABBABBABBABBAB

Jumlah Order Yang Ekonomis

Biaya yang harus dikeluarkan untuk memesan, mendapatkan, menyimpan, dan

menggunakan suatu barang dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a. Biaya Pesan (Ordering Cost)

Merupakan biaya yang proporsional dengan frekwensi pemesanan barang tersebut.

Termasuk dalam biaya pesan adalah biaya administrasi, biaya bongkar muat,

biaya pemeriksaan, dan lain-lain.

b. Biaya Penyimpanan

Biaya yang proporsional dengan jumlah barang yang disimpan. Termasuk dalam

biaya ini adalah biaya gudang, biaya modal, biaya kerusakan akibat penyimpanan.

c. Biaya Barang

Biaya yang digunakan untuk membeli barang. Misalnya harga satuan barang

tersebut.

Interaksi antara biaya pesan dan biaya penyimpanan terlihat seperti gambar di bawah ini:

BiayaTahunan

TC

BiayaMinimum

Biaya Penyimpanan

Biaya Pemesanan

EOQ Jumlah pesanan = Q

Dari gambar di atas terlihat bahwa makin besar jumlah barang yang dipesan pada tiap

kali pesanan akan berdampak pada menurunnya biaya pemesanan, tetapi akan berdampak

kepada meningkatnya biaya penyimpanan barang.

Kondisi sebaliknya, makin sedikit jumlah barang yang dipesan pada tiap kali pesanan

akan berdampak pada meningkatnya biaya pemesanan (karena dalam satu akan terpaksa

pesan beberapa kali untuk memenuhi kebutuhan akan barang tersebut) , tetapi akan

berdampak kepada menurunnya biaya penyimpanan barang.

Gambar 2.5 interaksi antara biaya pesan dan biaya penyimpanan



888LKPPLKPPLKPP30



BABBABBABBABBAB

Biaya total per tahun adalah :

Biaya Total = O (B/Q) + C (Q/2) + B P

Keterangan :

O : Biaya Pemesanan

B : Total kebutuhan barang dalam satu tahun

Q : Jumlah barang dalam sekali order

i : tingkat suku bunga

C : Biaya Penyimpanan

Jumlah pesan barang yang ekonomis (EOQ) adalah :

EOQ= 2 B OCC = i.p

EOQ = jumlah pesanan ekonomis (unit/tahun)B = jumlah kebutuhan/tahun (unit/tahun)O = biaya pesan/pengadaan, (Rp/pesanan)C = biaya penyimpanan, (Rp/unit/tahun)i = % biaya penyimpanan, (25%-35%)/tahunp = harga barang, (Rp/unit)

Gambar 2.6 Rumus EOQ



888

2

31



BABBABBABBABBAB

Nama item : ORDNER BESAR

Artinya :Jumlah ORDNER setiap kali pesan = 633 unitFrekuensi pesan = B / Q = 5000 / 633

= 7,89 8 kali pesan setahun= pesan tiap 1,5 bulan

EOQ = 2 (5000)(200.000)= 633(0.25)(20.000)

Kebutuhan (B) = 5.000 unit/tahunHarga (p) = Rp. 20.000,-/ unitBiaya pemesanan (O) = Rp. 200.000,-/pemesananProsentase biaya simpan (i) = 25% / tahun

EOQ = 2BOip

Contoh Penerapan EOQ

Menyiasati Besarnya Biaya Pemesanan dan Biaya Penyimpanan

Bila dalam perhitungan dihasilkan nilai EOQ yang cukup besar, maka secara otomatis

biaya Penyimpanan akan meningkat. Dengan memecah jumlah pesanan yang besar tadi

ke dalam beberapa kali pengiriman akan menurunkan nilai biaya penyimpanan. Pendekatan

ini sekaligus menurunkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan.

Berdasarkan pendekatan ini, pengadaan dilakukan dalam satu payung kontrak namun

pengiriman barang dilakukan beberapa kali sesuai dengan estimasi kebutuhan barang

yang sudah dilakukan sebelumnya.

2.2.3. Menetapkan Spesifikasi Waktu

Termasuk dalam spesifikasi waktu adalah spesifikasi jadwal kedatangan barang/jasa (de-

livery time and schedule), lokasi kedatangan barang (the points of delivery), metode

transportasi dan pengepakan (transportation method and packing).

Gambar 2.7 Contoh penerapan Rumus EOQ



888LKPPLKPPLKPP32



BABBABBABBABBAB

Menetapkan Jadwal Kedatangan Barang/JasaPernyataan as soon as possible (secepatnya) yang tertuang dalam kontrak, tentu saja

berbeda dengan paling lama 14 (empat belas) hari, sehingga akan berdampak besar

dalam penawaran harga dari penyedia barang/jasa.

Spesifikasi waktu dianjurkan memuat waktu kedatangan barang/jasa, lokasi kedatangan

barang, dan bila memungkinkan memuat pula lead time (waktu tenggang) antara

penandatanganan kontrak sampai dengan kedatangan barang.

Untuk memastikan penetapan spesifikasi waktu tersebut masuk akal dan dapat dicapai

oleh penyedia barang/jasa, maka informasi mengenai rincian schedule (jadwal) hendaknya

diminta agar disusun oleh penyedia barang/jasa pada saat memasukkan dokumen

penawaran.

Menetapkan Lokasi Kedatangan Barang

Lokasi kedatangan barang akan berdampak kepada biaya pengiriman dan/atau biaya

transportasi, dan lead time (waktu tenggang) sehingga perlu dinyatakan dengan jelas

dalam spesifikasi.

Menetapkan Metoda Transportasi dan Pengepakan

Ketika lead time (waktu tenggang) perlu diminimalkan, metoda transportasi perlu dinyatakan

dengan jelas dalam spesifikasi, karena akan berdampak besar pada biaya pengiriman.

Pengiriman melalui pesawat udara akan jauh lebih mahal dari pada lewat darat.

Dalam kaitannya dengan pilihan moda transportasi, kemungkinan kerusakan dan

kehilangan barang/jasa hendaknya di antisipasi dalam spesifikasi melalui teknik

pengepakan yang disyaratkan. Terlebih lagi bila barang tersebut kecil, mahal, dan mudah

dibawa.

Beberapa special transport arrangement harus dinyatakan jelas dalam spesifikasi jika

barang tersebut bisa busuk, rusak, atau pecah. Misalnya, perlu refrigerator untuk makanan,

penahan pecah untuk kaca.

2.2.4. Menyusun Spesifikasi Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa

Tingkat pelayanan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kontrak dan ber-

dampak biaya bagi penyedia barang/jasa, sehingga akan mempengaruhi besarnya nilai

penawaran. Untuk itu perlu dinyatakan dengan jelas, lengkap, dan rinci dalam spesifikasi.



888

2

33



BABBABBABBABBAB

Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa

Tuntutan terhadap tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa hendaknya dinyatakan

secara spesifik dan terukur, misalnya :

Penyedia barang/jasa hendaknya menetapkan seorang manager yang kompetendan didedikasikan khusus untuk melaksanakan pekerjaan ini.

Penyedia barang/jasa, selama masa trial operation hendaknya menyediakanhelpdesk service (jasa bantuan) yang siap selama 24 jam tiap hari.

Pelatihan dan Bantuan Teknik dari Penyedia Barang/Jasa

Untuk menjamin barang/jasa yang dibeli dapat digunakan dengan baik, dalam spesifikasi

hendaknya dicantumkan beberapa hal, seperti :

Petunjuk mengoperasikan barang/jasa tersebut, bilamana perlu dipersyaratkandalam bahasa Indonesia.

Pelatihan penggunaan dan cara memelihara, dan juga dinyatakan jumlah jamyang harus dialokasikan penyedia barang/jasa dalam melakukan pelatihan.

Jenis jenis pelatihan yang harus dilakukan oleh penyedia barang/jasa. Bantuan teknis selama waktu tertentu pada masa pengoperasian awal. Jumlah dan jenis teknisi yang diperbantukan pada pengguna barang/jasa selama

waktu tertentu pada masa pengoperasian awal.

Pemeliharaan

Aspek maintenance dan repair harus dinyatakan dalam ruang lingkup spesifikasi dalam

barang/jasa memerlukan hal tersebut dan/atau tidak ada orang dalam unit kerja pengguna

barang/jasa yang mampu melakukannya.

Pernyataan dalam spesifikasi hendaknya rinci, misalnya :

Teknisi penyedia barang/jasa harus sudah berada di lapangan paling lambat 48

jam begitu mendapatkan pemberitahuan melalui e-mail dari pengguna barang/

jasa.

Spare part yang kritis, langka, dan mudah rusak

harus terdefinisikan dalam dokumen penawaran dan

tersedia di lokasi kerusakan paling lambat 24 jam

begitu mendapatkan pemberitahuan dari pengguna

barang/jasa melalui e-mail yang

disepakati bersama dalam kontrak.



888LKPPLKPPLKPP34



BABBABBABBABBAB

2.2.5. Contoh

Contoh Barang : Lift

Tabel 2.6 Contoh Barang Lift

Spesifikasi Contoh Spesifikasi Fungsi dan Kinerja

Kapasitas : 15 orang Jumlah stop : 9 stop/9 lantai Door type : Center Opening Door open : 900 mm Tinggi pintu : 2100 mm

Spesifikasi Mutu Barang

Travel Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Total Height : Lihat Gambar dan Spesifikasi Ukuran shaft : 2300 x 2300 Pit Dept : 2100 mm Over Head : Lihat Gambar dan Spesifikasi Operation Control : Computerized Control Group Power Listrik : Max 20 Kw/380 V/3 Ph/ 50 Hz Automatic bypass (75% loading) Oveload devices, safety door edge Fire emergency return Emergency Light dan seterusnya

Jumlah 2 (dua) buah Waktu Sudah dapat di operasikan paling lambat tanggal 15 Oktober 20xx Tingkat Pelayanan - Calon Penyedia Barang/Jasa wajib menyampaikan biaya pengoperasian

dan biaya pemeliiharaan sampai dengan 5 (lima) tahun - Masa Pemeliharaan untuk lift ini adalah selama 1 tahun/365 hari - Dll

Ketentuan khusus - Jaminan Pelaksanaan muka sebesar 5% dari nilai kontrak dari Bank Pemerintah dan bersifat unconditional dan irrecovable .

- Jaminan diserahkan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah tanggal penandatanganan kontrak.

- Masa berlaku Jaminan pelaksanaan sampai dengan 2 (dua) bulan setelah Berita Serah Terima I

- dan seterusnya



888

2

35



BABBABBABBABBAB

Contoh Spesifikasi Jasa Konstruksi

Pekerjaan PondasiItem Spesifikasi Deskripsi

Lingkup Pekerjaan 1. Pekerjaan pondasi yang akan dilaksanakan adalah pondasi plat setempat untuk pondasi tangga

2. Ukuran, elevasi kedalaman, dan spesifikasi teknis yang tidak tertuang disini dapat dilihat dalam gambar teknis terlampir

Persyaratan bahan 1. Untuk tulangan pondasi plat setempat digunakan tulangan polos diameter 12 mm jarak 150 mm

2. Beton K 300

Pedoman Pelaksanaan 1. Sebelum pondasi dipasang, terlebih dahulu diadakan pengukuran pengukuran untuk As Pondasi sesuai dengan gambar konstruksi dan dimintakan persetujuan Direksi/Konsultan Pengawas tentang Kesempurnaan Galian

2. Pemasangan pondasi harus rapi dan sesuai dengan Gambar Teknis terlampir

Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi

Penyusunan Modul PelatihanItem Spesifikasi Deskripsi Maksud Kegiatan

Maksud kegiatan jasa konsultansi ini adalah memperoleh materi pelatihan barang/jasa yang berkualitas, dalam rangka meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan.

Tujuan Kegiatan Adapun tujuan dari diselenggarakannya kegiatan ini adalah tersedianya modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HP

Uraian Kegiatan

1) Melaksanakan persiapan penyusunan modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS berbasis kompetensi antara lain: Melakukan review, identifikasi, dan analisa terhadap modul pelatihan

pengadaan yang sudah ada, Mengkaji peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan metode yang

menunjang penulisan modul pelatihan berbasis kompetensi. Mempelajari literatur/referensi best practice tentang Penyusunan

Spesifikasi dan HPS, baik di lingkungan pemerintah maupun swasta. 2. Menyusun materi-materi dalam modul pelatihan. 3. Melaksanakan koordinasi dengan tenaga ahli lainnya dalam penyusunan

modul pelatihan. 4. Melaksanakan rapat pembahasan dan FGD dengan Tim Penyusunan Materi

Pelatihan LKPP. 5. Menyusun laporan kegiatan 6.

Indikator Kinerja

1) Tersedianya metodologi penyusunan modul 2) Terlaksananya rapat-rapat pembahasan kegiatan 3) Tersedianya modul pelatihan berbasis kompetensi 4) Tersedianya laporan kegiatan

Indikator Keluaran

Laporan Kegiatan

Keluaran 1) 1 Laporan Pendahuluan 2) 1 Laporan Antara 3) 1 Laporan Akhir.

Tabel 2.7 Contoh Spesifikasi Jasa Konstruksi



888LKPPLKPPLKPP36



BABBABBABBABBAB

Tabel 2.8 Contoh Spesifikasi Jasa Konsultansi

Tahapan Kegiatan untuk Konsultan

Alokasi waktu yang diberikan kepada Konsultan untuk melakukan kegiatan penyusunan modul pelatihan spesifikasi dan HPS adalah 3 bulan, yang mencakup kegiatan-kegiatan antara lain: Mengiventarisasi semua undang-undang, peraturan-peraturan pemerintah,

Peraturan Presiden, Keputusan Presiden, Peraturan Menteri, Standar, dan sebagainya yang mengatur tentang penyelenggaraan pelatihan.

Mengiventarisasi semua referensi best practices kurikulum/sylabus pelatihan-pelatihan yang terkait dengan materi Penyusunan Spesifikasi dan HPS.

Melakukan kajian dan pembahasan dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan tentang metode pelaksanaan penyusunan modul.

Menyusun modul pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS berbasis kompetensi.

Melaksanakan rapat-rapat pembahasan dengan Tim Penyusunan Materi Pelatihan.

Menyusun laporan kegiatan. Pelaporan

Konsultan diwajibkan membuat dan menyerahkan Laporan yang mencakup: Laporan Pendahuluan memuat latar belakang, maksud dan tujuan disusunnya

modul pelatihan, lingkup, tahapan dan metodologi pekerjaan penyusunan modul pelatihan. Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 2 minggu sejak SPK diterbitkan, sebanyak 3 buku laporan.

Laporan antara memuat draft final modul Pelatihan Penyusunan Spesifikasi dan HPS. Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya 2 bulan sejak SPK diterbitkan, sebanyak 3 buku laporan.

Laporan Akhir memuat hasil akhir dari seluruh kegiatan penyusunan modul pelatihan, termasuk perbaikan dari revisi hasil pembahasan dengan Tenaga Ahli lainnya.

Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya akhir bulan ketiga sejak SPK diterbitkan sebanyak 3 buku laporan

Kualifikasi Penyedia Jasa

a. Konsultan perorangan yang akan dilibatkan dalam kegiatan ini harus memiliki pengalaman bekerja selama 10 tahun dan berpendidikan S-1 serta mempunyai pengalaman kerja menyusun/mengajar/mengevaluasi Spesifikasi dan HPS minimal sebanyak 3 kali sesuai dengan aturan yang berlaku.

b. Pada saat acara negosiasi dan klarifikasi, calon konsultan perorangan diminta untuk mempresentasikan metode pelaksanaan yang terkait dengan kegiatan yang diusulkan.

Jadwal Kegiatan Waktu pelaksanaan kegiatan adalah selama 3 bulan, dilaksanakan mulai bulan Agustus s.d. Desember (Intermiten).



888

2

37



BABBABBABBABBAB

Contoh Spesifikasi Jasa Lainnya

Pelatihan Penyusunan HPS

Item Spesifikasi Deskripsi Maksud Kegiatan Maksud kegiatan melaksanakan pelatihan Penyusunan Harga Perkiraan

Sendiri

Tujuan Kegiatan Meningkatkan kompetensi peserta pelatihan dalam menyusun Harga Perkiraan Sendiri

Uraian Kegiatan

1. Melakukan analisis kebutuhan pelatihan 2. Menyusun sasaran dan pokok bahasan 3. Menyusun bahan pelatihan 4. Melaksanakan pelatihan 5. Melakukan Pre Test dan Post Test 6. Melaporkan Pelaksanaan Pelatihan

Indikator Kinerja

1. Tersedia

Documents

02 Modul_Penyusunan Spesifikasi dan HPS.pdf