1

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

02. 기업내부 업무특성에 맞는 사무공간의 구성!

1. 사무공간의 선정기준

기업의 조직 단위 업무별 특성에 맞춰 사무 공간 활용에 필요한 사항을 살펴보면 아래와

같다.

첫째, 사무실의 위치 선정 시 기업에게 유리한 위치선정 및 원활한 업무지원(내·외부)이

가능할 수 있도록 하며, 추후 회사의 확장성 등을 고려하여 선정 하는 것이 좋다. 우선

지리적·지역적조건, 거래처와의 거리(이동 거리가 최단이 되어야만 시간낭비와 혼잡을 피할

수 있다)와 교통문제 등을 고려하여야 한다. 또한 업무 수행에 적절한 면적 및 공간을

확보(인체의 표준치수를 기준으로 통로의 폭과 책상 간격을 조절)하여야 하며 건물의

임대료 및 유지보수 비용 등 지출경비를 고려해야 한다. 공공시설 이용이 편리한 위치를

선정(우체국, 은행, 관공서 등을 이용하기 편리한 위치)하고 이용편의성을 고려하여 건물 내

시설물(냉·난방시설, 공기정화시설, 방음시설, 조명시설 등)에 대한 설비 검토가 필요하다.

둘째, 사무실의 설비 및 집기의 적절한 선정으로 사무업무에 더욱 편리하고 도움이 되는

설비시설을 갖추고 운영할 수 있도록 한다. 특히, 유휴 재고비품이 있는 경우 적절히

재배분하여 관리하는 것은 유휴 비품 방치에 따른 창고관리 비용을 줄일 수 있는 효율적인

방법일 것이다. 추가적으로 근무환경의 조성이라는 측면에서는 효율적이고 생산적인

근무분위기를 조성할 수 있도록 한다.

2

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

2. 사무공간의 배치

사무공간의 배치는 업무특성(사무, 생산, 개발 등)에 필요한 사무공간을 배치하고, 면적 및

비용부분을 고려하여 배치토록 한다. 출입동선 및 비품류 이동(타 부서 또는 지사 등)을

쉽게 하여, 상호 업무교류 시 불필요한 업무 처리시간을 줄일 수 있도록 한다.

사무공간을 배치할 때 비용적인 면을 고려할 경우 유의사항을 살펴보면 아래와 같다.

첫째, 업무관련 유관조직 및 부서는 가깝게 배치한다. 업무특성별 밀접한 관련이 있거나

자주 접촉해야 하는 조직(부서, 팀)의 경우 최소한의 동선을 유지하여 신속한 의사전달이

이뤄질 수 있도록 한다.

( ☞ 조직편성 예: 인사부서 → 총무부서 → 재무(경리, 관리)부서)

둘째, 고객전담 부서 및 외부인의 출입이 많은 부서는 출입구 근처로 배치한다. 외부고객

업무를 위주로 전담하는 부서의 경우 내방객 방문 및 고객 대응 출입 시 혼잡함이 없도록

출입구 근처로 배치하며 인테리어 조성에 최대한 지원을 아끼지 않는다. 단, 고객과 밀접한

업무를 진행하는 만큼 회사의 기밀자료가 유출 되지 않도록 각별히 주의를 해야 한다.

셋째, 기타 용도의 공간배치는 공용 공간(회의실, 물품창고, 서고 등)의 경우 임직원의 잦은

왕래를 감안하여 사무공간과 가까운 곳에 배치를 하며, 임직원의 편의를 위한 공간(응접실,

휴게실, 면회실 등)의 경우는 출입구와 가까운 곳에 배치토록 한다.

3

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

사무공간에서 임직원들의 편의를 고려한 비품배치 방법은 다음과 같다.

첫째, 통일된 사무용 가구류(집기비품) 및 기구 등을 배치할 경우 적절한 공간에

효과적으로 배치할 수 있도록 하여야 하며, 사무실 내부는 추후 변동이 있는 경우를

대비하여 변환이 용이하게 조성한다.

둘째, 업무에 적정한 면적을 배려하여야 한다. 조직의 규모, 임직원 수, 회의장소, 장비 또는

기기의 크기 등에 따라 일인당 배적되는 면적이 다르다. 업무와 관련하여

상급자(임원)집무실 또는 회의실 구성 시 사용 면적이 달라지게 되므로 신중히 검토하여

조정해야 한다. 대부분 기업에서는 인체의 표준치수를 기준으로 통로의 폭과 책상 간 간격

등의 표준화된 자료를 참고로 하여 조절 한다.

셋째, 예비 공간을 확보한다. 지정된 사무 공간 외 유동적으로 사용할 수 있는 예비공간을

확보함으로써 조직단위별 긴급 업무협의 및 T/F 공간으로 대처할 수 있는 공간으로 활용할

수 있도록 한다.

3. 사무실 공간의 구성

직장인이면 대부분 주말을 제외한 많은 시간을 회사에서 보내게 된다. 물론 업무특성상

외부 및 기타 현장에서 근무를 하게 되는 경우 제외될 것이다. 사무실에서 보내는 시간이

많은 만큼 기본적으로 임직원의 업무수행을 하는데 불편함이 없는 사무환경조성이 필요하다.

4

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

즉, '사무실 공간을 인체 공학적으로 적절하게 조성 한다'는 것은 공간배치의 있어서

전적으로 사용자 중심 및 용도에 초점을 맞춰 체계적으로 접근한다는 것이다. 이러한

공간을 꾸미기 위해서는 사무용 가구와 집기류 선정이 매우 중요한 변수가 된다. 예를 들어

같은 책상이라 하더라도 재질에 따라 사무실의 분위기가 달라지기 때문에 신중히 고려하여

선택하는 것이 좋다.

(표) 다양한 LAY-OUT의 형태

일반 사무공간 LAY - OUT 회의실 및 섭외공간 LAY - OUT

기획 업무형 사무공간 LAY - OUT 임원실을 포함한 LAY - OUT

5

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

4. 사무용 가구선정 및 배치

우선 실용적이고 기능적인 면이 부각되면서 업무특성에 맞는 디자인 등을 고려하여

선정하는 것이 좋다. 색상과 모양이 사무실내 조화를 이루어야 한다. 특히 책상과 의자는

장시간 사용하고 직접 인체와 접촉하는 것으로, 임직원의 피로감을 감소시킬 수 있는

제품을 선정하는 것이 좋으며 사무용 가구는 쉽게 바꾸기 힘들기 때문에 신중히 고려하여

선택하는 것이 중요하다.

사무집기는 사용하기 편리하면서 서류관리와 수납기능을 적절하게 갖춘 것을 선택하는 것이

좋다. 사무실구조 및 업무와의 연결성을 함께 고려해야 하며, 최근에는 기능성과 함께

내구성, 미관성, 인체공학이 고려되어 설계된 제품을 선호하므로 이러한 부분을 염두에

두어야 한다.

6

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

이러한 사무가구의 종류에는 책상, 의자, 탁자, 소파 등의 체계가구와 캐비닛, 서류함,

책꽂이, 선반 등 보관용 가구 그리고, 패널, 칸막이 등 건축계 가구로 나누어 관리가 되고

있으며 최근에는 환경문제까지 고려를 하여 제품이 출시되고 있는 추세이다.

책상 및 의자는 대부분의 사무실에서 일하는 임직원들이 장시간 사용하는 가구로 그 기능에

따라 신체(눈, 손, 허리 등)에 직접적인 영향을 주게 된다. 이러한 집기를 선택하는데

있어서 임직원들의 업무형태와 체형을 고려한 제품을 선정하는 것이 좋으며, 특히 의자의

경우는 사용하는 사람의 작업 자세를 결정하기 때문에 반드시 인체 공학적인 요소가

배려되어야 한다. 자리의 높이, 앉은 면의 각도와 책상과의 거리를 간단하게 조정할 수 있는

제품을 선택하는 것이 중요하다.

기본적으로 안전성 및 편리성이 높은 제품을 선택하도록 한다.

(그림) 인체의 표준치수를 기준 책상간격(단위: Cm)

7

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

책상 및 의자의 배치 시 참조해야 할 사항으로 책상의 경우 높이는 한국인의 평균 신장은

남자 170~172cm, 여자 160~162cm를 적당한 높이로 보고 있으며, 색상은 너무 어둡거나

광택이 있으면 피로감을 빨리 느낄 수 있으니 이점을 고려해서 설치한다.

사무용 의자는 인체 공학적으로 설계되어 안락감을 주는 제품을 선택한다. 높낮이와 등받이

조절이 간단한 것이 좋으며, 이외에 쇼파, 탁자, 보관용 가구, 건축계 가구 등은 사무실 조성

시 분위기에 맞게 설치하는 것이 좋다.

수납공간의 활용은 사무환경 개선에 있어 필수적으로 고려돼야 할 사항이다. 정보화의

발전과 더불어 처리되어야 할 정보량이 증가되면서 사무실에서 서류가 범람할 수 있다. 이

같은 상황을 해결하는 방법으로는 파일링시스템(정형화된 서류관리 시스템의 하나)이나

컴퓨터 디스크에 보관하는 방법 등이 활용되고 있다.

① 개인용 서랍과 캐비넷

② 팀 공용으로 사용문서 수집 및 보관

③ 향후 문서보존 및 보관문서를 장기저장하기 위하여 별도수납공간

(모빌랙)으로 이동하여 관리

④ HDD 보관

8

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

(그림) 수납가구 배치 및 활용 예시

수납공간의 배치는 정보이용자가 찾고자 하는 정보에 접근용이성을 고려하여 최적의

공간구성이 되도록 한다. 예를 들어 벽면 수납가구 설치는 한정된 실내를 최대한으로

활용할 수 있도록 하며, 사무실의 미관도 함께 배려되어야 한다.

9

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

5. 사무공간별 책상배열 방법

제한된 공간에서의 책상배열은 사무공간의 유형(개인, 공용, 회의실 등) 및 조직별 또는

업무특성을 고려하여 배열방식을 결정하며, 책상 배열 시에는 사무공간과 인원을 감안하여

공간을 최대한 활용할 수 있도록 하여야 한다. 각 회사마다의 여건에 맞는 최적의 방법을

선택하는 것이 중요하며, 이러한 책상배열의 다양한 방식을 살펴보면 다음과 같다.

첫째, 대항식 배치 방법은 가장 일반적으로 많이 사용되는 레이아웃의 형태로써 최소의

공간에 많은 좌석을 배치할 수 있으며, 업무 진행에 있어 임직원간의 상호 커뮤니케이션이

원활하고 조직적인 팀워크를 발휘하기에 용이하다. 보편적으로 팀워크를 강조하는 영업,

판매부서 또는 관리부서에 업무 공간 활용에 적합한 배치 형태이다.

(그림) 대항식 배치 예시

10

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

둘째, OA 대항식 배치 방법은 작업 중시의 워크스테이션형의 배치형태로 연구개발조직 또는

기획조사부서에 적합한 구성형태이다.

(그림) OA대항식 배치 예시

셋째, 워크스테이션 형 (PANEL GAID 식) 배치 방법은 개인적인 업무 성향이 강한

연구직이나 기획직에 적합한 형태이며, 개인 사생활이 보호되는 환경이므로 창조적인

업무를 진행하거나 보험, 설계, 사고업무 등 판단을 중요시 하는 조직 또는 부서에 많이

제공되는 구성형태이다.

11

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

(그림) 워크스테이션 형 배치 예시

넷째, 십자식 배치 방법은 비정형적이고 개인적인 업무성향이 강한 기획, 관리, 조사업무에

적합하다. 업무관련성이 높은 4인이 팀워크를 이뤄 업무 하기에 편리하며, 사생활이

보호되므로 커뮤니케이션이 원활히 이루어질 수 있는 장점에 비해 많은 활용공간이 많이

필요한 단점이 있다.

(그림) 십자식 배치 예시

12

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

다섯째, 배면식 배치 방법은 독자적인 업무공간을 구성할 수 있는 배치방법이며, 비

정형적이고 팀워크 성격이 강한 기획조사부서, 연구개발부서 등에 적합한 배치 형태이다.

별도의 회의공간이 없이도 상호 커뮤니케이션을 전달하기 쉬운 구조형태를 지닌 것이

장점이기도 하다.

(그림) 배면식 배치 예시

여섯째, 병렬식 배치 방법은 학교식이라고도 하며, 고객과 밀접한 업무대응이 있는 조직

또는 부서의 업무특성을 고려하여 배치하는 방법으로 주로 금융기관 또는 고객민원센터

등에서 많이 사용하고 있는 책상 배치 방법이다. 공간활용에 비해 많은 인원을 수용할 수

있고 인접한 사람과의 커뮤니케이션이 원활 하지만 상하간의 소통이 제한적인 요소를

지닌다. 전형적인 수직 구조로 직급이 놓을 수록 뒤쪽에 배치되어 전통적인 관료 스타일의

배치이기도 하다.

13

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

(그림) 병렬식 배치 예시

6. 공용공간(회의실, 응접실, 휴게실 등)의 조성

첫째, 회의실은 조용한 분위기로 주의집중이 수월한 건물측면이나 별실에 배치한다.

직사광선이 들어오지 않게 커튼 및 버티컬로 창문을 가리고 방음장치를 하는 것이 좋다.

또한 소회의실은 사용빈도가 높은 부서 가까이 배치하는 것이 좋다.

둘째, 응접실 및 휴게실은 건물의 지하나 이용하는 임직원들이 편리하도록 사무실과 가까운

곳에 배치하는 것이 적절하다.

14

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

(그림) 회의실의 조성 예시

(그림) 휴게실의 조성 예시

15

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

셋째, 그 외의 물품창고 및 서고는 보관품의 안전과 관리편의, 도난방지, 화재예방, 관리비

절감 등을 고려해 장소를 선택하는 것이 적절하다. 차고, 탕비실 등은 공간이용과 실용도에

적합한 조건을 고려한다.

7. 사무공간 바닥소요면적 산출법(개인 공간)

사무공간의 바닥 소요면적 산출의 경우 사용자의 안전을 우선으로 하여 편안하고 쾌적한

공간이 될 수 있도록 조성을 한다. 사무공간의 1인당 바닥 소요면적은 법정기준이나 건축적

기준은 현재까지 마련되지 않고 있으며, 1인당 바닥소요면적이라는 용어는 다음과 같이

여러 가지 용도로 사용하고 있다.

첫째, 연면적을 건물수용인원으로 나누어 계산했을 때, 공용면적을 포함하는 것으로서의

1인당 바닥소요면적은 설비의 용량을 산정할 때 적용되고 있다.

둘째, 공용면적을 제외한 순 임대면적을 수용인원으로 나누어 계산한 1인당

바닥소요면적으로 사무실 건물의 수용인원에 따른 사무공간과 부속공간의 필요면적이나

규모를 산정할 때 적용되고 있다.

셋째, 순수하게 책상과 의자, 자리에서의 동작범위를 포함하는 1인당 바닥소요면적이나

사무실내 통로 면적도 포함하는 1인당 바닥소요면적으로 일반적인 기업의 사무공간 내

Lay-Out 배치 시 적용된다.

16

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

면적 산출 기준 포인트

공용 면적

1인당 바닥소요면적 = 실용면적 - ㅡㅡㅡㅡㅡ

인원 수

1인당 바닥소요면적 산출기준은 업무의 내용을 조사하고 분석하여 정보의 흐름이나 사람의

행동을 고려한 레이아웃을 정하며, 필요한 부속면적을 고려하여 산출을 한다. 즉 직종과

기능적 성격을 분석함으로써 필요로 하는 커뮤니케이션의 양 및 사무실 근무자의 지위 등에

의해 산출할 수 있다. 아래표는 사무실 면적 구성요소에 따른 1인당 바닥소요면적

산출기준을 나타낸다.

(표) 공간별 면적 산출

사무실 면적 1인당 바닥소요면적 산출 사무공간의 바닥면적 구성요소

1인당 바닥소용면적

산출+사무공간의

바닥면적 구성요소

기구·비품·면적가구 및 비품을

사용하는 동작·범위·통로면적

분할·차폐면적·여유면적을

가산해서 산출

통근·정보교환·정보스톡·사무기기 및

장치 등의 면적을 가산해서 산출

실내 환경 설비를 갖춘 공간 단위를 '공간 구성 단위'라 부르며 이 단위의 조합에 의해

칸막이를 만들어 대실을 분리하거나 개실을 만들어 이러한 공간구성단위에 공조의 취출구

또는 리턴의 흡입구, 조명기구의 설치, 콘센트, 전화, 기타 정보기기용 배선의 취출에 따른

17

최고의 총무에게 배우는 총무실무

note

플로어 덕트 와 법규상 필요한 스프링 쿨러 헤드를 갖추게 된다. 직책에 따른 소요면적의

변화도 일반 사무원의 1인당 바닥소요면적을 기본 단위로 그 조합에 의해 발생하는 것으로

할 수 있다. 이 공통된 기본 단위 면적을 산정하는 것이 사무공간의 융통성과 적응성을

확보하는데 합리적이며, 이를 1인당 바닥 소요면적으로 정한다.