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TEMA 1. OFIMÁTICA Y ALMACENAMIENTO EN LA NUBE:

GOOGLE DRIVE

Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en la nube y una sencilla

suite de Ofimática gratuita que permite el archivo y la creación de documentos a

través de un navegador web, como documentos de texto, hojas de cálculo,

presentaciones, formularios y dibujos sin necesidad de instalar un programa en

nuestro ordenador.

Podemos acceder a Drive desde su dirección de internet (https://drive.google.com)

o bien directamente desde la página principal de Google (http://www.google.es), en

el menú de la parte superior derecha, desde el botón ‘Aplicaciones’.

Acceso a Drive desde Google

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Al entrar en Drive nos pedirá nuestra cuenta de Google y la contraseña o bien

entraremos directamente si ya estábamos registrados en la portada de Google.

Al entrar en Drive nos encontraremos con una pantalla desde la cual podremos

acceder a todos los servicios que nos ofrece:

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Actualmente es posible el uso de Google Drive desde cualquier navegador web y

dispositivo móvil. Cuenta con programa y una app que permite sincronizar

fácilmente los documentos con Drive y tenerlos disponible en cualquier dispositivo.

Google Drive tiene en la actualidad dos grandes funciones: almacenamiento de

archivos y herramientas ofimáticas para la elaboración de documentos.

Almacenamiento: Drive sirve para el almacenamiento de cualquier tipo de archivo

que tengamos en nuestro ordenador, por lo que podremos subir vídeos, fotos,

música, documentos de texto o cualquier tipo archivo de nuestro ordenador, con un

límite de 15GB de datos totales, compartidos con Gmail (ver Configuración). Por el

contrario, no existe límite para la cantidad de documentos creados y guardados en

el propio Drive.

Todo esto, además de permitirnos el acceso a nuestros documentos desde

cualquier dispositivo conectado a la red, nos permite compartir los documentos con

otras personas (ver Compartir)

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Google Drive incluye entre otras cosas un Procesador de Textos, Hoja de Cálculo y

un Programa de Presentaciones que permite guardar los documentos creados en

nuestra cuenta para poder usarlos en cualquier lugar sin tener que llevarlos encima

ni enviárnoslos por email.

Mi Unidad. Es el lugar donde se guardarán todos los documentos que subamos a

Drive o bien sean creados desde la propia aplicación. Para facilitar el trabajo con

ellos podremos crear todas las carpetas que necesitemos y guardar en ellas los

documentos correspondientes. Otras formas de ver los documentos almacenados

son:

Actividad: son los documentos recientes que hemos compartido con otras

personas o que han compartido con nosotros.

Recientes: últimos documentos en los que hemos trabajado.

Destacados: aquellos documentos que marquemos con una estrella,

aparecerán siempre en los ‘Destacados’.

Papelera: todos los documentos que hayamos borrado quedarán disponibles

en la Papelera. Estos documentos se quedarán allí hasta que vaciemos la

papelera o bien nos quedemos sin espacio en Drive.

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Nuevo. El botón nuevo permite comenzar a trabajar con Drive. Tenemos las

siguientes opciones:

Carpeta: permite crear carpetas para clasificar los documentos. Por defecto

las nuevas carpetas se crean en Mi Unidad, pero si posteriormente nos

colocamos en alguna de las carpetas creadas, podremos crear todas las

subcarpetas que necesitemos. Para trasladar los documentos a estas

carpetas podemos arrastrarlos con el ratón o bien usar la opción

correspondiente dentro del documento (lo veremos más adelante).

Subir archivos: Nos permite subir uno o varios archivos a la carpeta en la cual

nos encontremos. Drive incluye un visualizador que permite ver el contenido

de las fotos, vídeos o documentos que subamos.

Subir carpeta: Si tenemos muchos archivos que subir a Drive, podremos

enviar directamente una carpeta completa que seleccionemos en el

ordenador o dispositivo.

Documentos, Hoja de Cálculo o Presentación de Google: Pulsando estas

opciones podremos crear un nuevo documento de Google para elaborar

nuestro documento de texto, una nueva hoja de cálculo o una presentación.

Estos documentos que creemos no ocuparán espacio de almacenamiento en

Google Drive.

Trabajando con los archivos. Una vez que tengamos archivos subidos a Drive, con

un clic sobre alguno de ellos podremos usar varias opciones disponibles en una

barra de menú:

Entre las opciones disponibles están: mostrar enlace para compartir, opciones para

compartir, vista previa, eliminar, mover a, destacar, cambiar nombre, vista de

cuadrícula, ordenar, mostrar/ocultar detalles y configuración.

Trabajando en un documento nuevo. Nada más abrir un nuevo documento de Drive

(por ejemplo un documento de texto), veremos que pone ‘Documento sin título’.

Pulsando allí podremos ponerle el nombre que queramos y posteriormente

modificarlo.

Una vez puesto un nombre aparecerán a la derecha una estrella (pulsando en ella lo

marcamos como Destacado) y una carpeta (pulsando en ella podemos decidir

donde se almacenará).

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El resto de cosas que veremos en pantalla se corresponde a un sencillo pero

completo editor de textos, donde podremos crear materiales de forma muy

parecida a como se trabaja en Word o en OpenOffice.

Una vez creado el documento podremos también descargarlo, compartirlo,

convertirlo a otros formatos (PDF, DOC, ODT). Nos encontraremos las típicas

opciones de los procesadores de texto en cada uno de los menús.

Compartir documentos. Una de las opciones más interesantes se encuentra en el

botón ‘Compartir’. Este nos va a permitir decidir que documento queremos

compartir con otras personas y la forma en la cual se compartirá.

Podemos introducir el nombre o correo electrónico de la persona con la cual vamos

a compartir el documento y decidir que privilegios va a tener en el documento:

Puede Ver, Puede Comentar (además de ver) o Puede Editar (además de ver y

comentar). Otra opción es ‘Obtener enlace para compartir’ que nos da un enlace

directo al archivo, de forma que cualquier persona que reciba el enlace (enviado por

email o publicado en alguna red social) podrá ver, comentar o editar dicho

documento. El botón ‘Avanzada’ nos llevará a esta pantalla donde podremos

gestionar todas estas opciones.

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Los enlaces para compartir tienen 3 opciones:

Público en la web: cualquier usuario tendrá acceso al archivo por el enlace,

ya sea por redes sociales, reenvío de correos o publicación en páginas web

Cualquier usuario que reciba el enlace: sólo aquellos que reciban el enlace

por algún medio.

Ciertos usuarios: sólo aquellos usuarios que especifiquemos en el menú

anterior. Es la opción más habitual.

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