ORDIN Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile

EMITENT: MINISTERUL ECONOMIEI I FINANELOR

PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL NR. 870 din 23 decembrie 2008

Extras - Principalele prevederi

Pct. 2 Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de normele legale n vigoare.

3. n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic de nregistrare i capitalul social, dup caz.

Pct. 14 ............ n cazul operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de calcul, dup caz.

n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de stornare se menioneaz documentul, data i numrul de ordine ale operaiunii care face obiectul stornrii.

Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate ntocmite n acest scop.

nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utilizndu-se sistemele informatice de prelucrare automat a datelor.

Pct 15. Factura se ntocmete i se utilizeaz n conformitate cu prevederile Codului fiscal.........................

16. Registrele de contabilitate i formularele financiar-contabile pot fi adaptate n funcie de specificul i necesitile persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, cu condiia respectrii coninutului de informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor.

Se pot stabili norme proprii de ntocmire i utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiia ca acestea s nu contravin reglementrilor legale n vigoare.

Nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancioneaz potrivit dispoziiilor legale.

17. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente;

- fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce trebuie s fie secvenial(), stabilit() de societate. n alocarea numerelor se va ine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor emite proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul sau seria de la care se emite primul document.

Pct. 19. ....Editarea Registrului-jurnal se efectueaz la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.

Pct. 23 .... Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse.

Editarea Crii mari se efectueaz la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.Pct. 27........Balana de verificare a conturilor sintetice, precum i balanele de verificare ale conturilor analitice se ntocmesc cel puin anual, la ncheierea exerciiului financiar sau la termenele de ntocmire a raportrilor contabile, la alte perioade prevzute de actele normative n vigoare i ori de cte ori se consider necesar.

Pct. 37. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar n folosin se ine numai evidena cantitativ cu ajutorul formularului Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9).

49. Conductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii i evidenei curente a tuturor lucrrilor ntocmite, primite sau expediate, stabilirea i evidena responsabililor de pstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor de documente, precum i pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata de pstrare a documentului reconstituit.

NOT DE RECEPIE I CONSTATARE DE DIFERENE (Cod 14-3-1A)

1. a) Servete ca:

- document pentru recepia bunurilor aprovizionate;

- document justificativ pentru ncrcare n gestiune;

- document justificativ de nregistrare n contabilitate.

b) Se folosete ca document de recepie obligatoriu numai n cazul:

- bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac

parte din gestiuni diferite;

- bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare;

- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;- bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare;

- bunurilor materiale care prezint diferene la recepie;

- mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vnzare.

c) n alte cazuri dect cele menionate la lit. b), recepia i ncrcarea n gestiune, dup caz, i nregistrarea n contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care nsoete transportul (factura, avizul de nsoire a mrfii etc.).

DISPOZIIE DE PLAT/NCASARE CTRE CASIERIE

(Cod 14-4-4)

1. Servete ca:

- dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari dect avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale;

- document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document justificativ.

2. Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul financiar-contabil:

- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cnd nu exist alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;

- n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cnd nu exist alte documente prin care se dispune ncasarea (avize de plat, somaii de plat etc.).

Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.

3. Circul:

- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz n cazurile prevzute de lege;

- la persoanele autorizate s aprobe ncasarea sau plata sumelor respective;

- la casierie, pentru efectuarea operaiunii de ncasare sau plat, dup caz, i se semneaz de casier; n cazul plilor se semneaz i de ctre persoana care a primit suma;

- la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate (exemplarul 2);

- la pltitor (exemplarul 1).

4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas.

5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:

- denumirea unitii;

- denumire formular: plat/ncasare;

- numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

- numele i prenumele, precum i funcia (calitatea) persoanei care ncaseaz/restituie suma;

- suma ncasat/restituit (n cifre i n litere); scopul ncasrii/plii;

- semnturi: conductorul unitii, viza de control financiar preventiv, compartimentul financiar-contabil;

- date suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primit, data i semntura;

- casier; suma pltit/ncasat; data i semntura.

CHITAN (Cod 14-4-1)

1. Servete ca:

- document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii;

- document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate.

n condiiile n care sumele nscrise pe chitan sunt aferente livrrilor de bunuri sau prestrilor de servicii scutite fr drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin. (1) i (2) din Codul fiscal), formularul de chitan este documentul justificativ care st la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate.

2. Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul unitii i se semneaz de acesta pentru primirea sumei.

3. Circul la depuntor (exemplarul 1, cu tampila unitii). Exemplarul 2 rmne n carnet, fiind folosit ca document de verificare a operaiunilor efectuate n registrul de cas.

4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, dup utilizarea complet a carnetului (exemplarul 2).

5. Coninutul minimal al formularului:

- denumirea unitii; codul de identificare fiscal; numrul de nregistrare la oficiul registrului comerului; sediul (localitatea, str., numr); judeul;

- denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

- numele i prenumele persoanei fizice care depune sume i ce reprezint acestea sau, dup caz, denumirea unitii; codul de identificare fiscal; numrul de nregistrare la oficiul registrului comerului; sediul (localitatea, str., numr); judeul persoanei juridice;

- suma n cifre i litere;

- semntura casierului.

ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAIE - Cod 14-5-4)

1. Servete ca:

- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;

- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;

- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;

- document justificativ de nregistrare n contabilitate.

2. Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care urmeaz a efectua deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori materiale cu plata n numerar.

3. Circul:

- la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;

- la persoana care efectueaz deplasarea;

- la persoanele autorizate ale unitii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii i plecrii persoanei delegate;

- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative anexate la acesta de ctre titular, la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor, stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n considerare a eventualelor penalizri i semntura pentru verificare.

n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare dect avansul primit, pentru diferena de primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre casierie.

n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici dect avansul primit, diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de Dispoziie de ncasare ctre casierie;

- la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;

- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

4. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

5. Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul:

- denumirea unitii;

- denumirea i numrul formularului;

- numele, prenumele i funcia persoanei delegate; scopul, destinaia i durata deplasrii; tampila unitii; semntura conductorului unitii; data;

- data (ziua, luna, anul, ora) sosirii i plecrii n/din delegaie;

- ziua i ora plecrii; ziua i ora sosirii; data depunerii decontului; penalizri calculate; avans spre decontare;

- cheltuieli efectuate: felul actului i emitentul, numrul i data actului, suma;

- numrul i data documentului pentru restituirea diferenei; diferena de primit/restituit;

- semnturi: conductorul unitii; controlul financiar preventiv, persoana care verific decontul, eful de compartiment, dup caz; titularul de avans.

40. Entitile care utilizeaz metoda inventarului intermitent efectueaz inventarierea faptic a stocurilor n cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, dup caz, dar nu mai trziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligaii fiscale.

Perioada la care se efectueaz inventarierea faptic a stocurilor se alege astfel nct s poat fi stabilite corect obligaiile legale (contabile, fiscale etc.).

Inventarierea stocurilor la sfritul perioadei se face n conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei i Finanelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i pasiv.

n condiiile n care comisiile de inventariere nu constat existena de stocuri faptice, vor meniona acest fapt n procesul-verbal al comisiei de inventariere.

Metoda inventarului intermitent const n faptul c intrrile de stocuri nu se nregistreaz prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.

Stabilirea ieirilor de stocuri n cursul perioadei are la baz inventarierea faptic a stocurilor la sfritul perioadei. Ieirile de stocuri se determin ca diferen ntre valoarea stocurilor iniiale, la care se adaug valoarea intrrilor, i valoarea stocurilor la sfritul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectndu-se relaia E = Si + I - Sf,

unde: E - ieiri; I - intrri;

Si - stoc iniial; Sf - stoc final. La nceputul exerciiului, respectiv al perioadei, dup caz, se anuleaz stocul existent ca o ieire de stoc prin nregistrarea acestuia n clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc.

articol contabil 6xx = 3xx.

La sfritul perioadei stocurile determinate n baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate n procesul de producie sau vndute, dup caz, se nregistreaz ca o intrare de stoc

articol contabil 3xx = 6xx.

La locul de depozitare sau de utilizare n procesul de producie a stocurilor se ine o eviden tehnic operativ a stocurilor pe baz de fi de magazie sau alte documente stabilite de unitate, n conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.

Ieirile de stocuri aferente unei perioade, nregistrate n contabilitatea financiar, vor fi corelate cu cheltuielile evideniate n contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., dup caz, n funcie de consumurile tehnologice normate.

Inventarul intermitent nu se utilizeaz n comerul cu amnuntul n situaia n care se aplic metoda global-valoric.

PAGE 1