RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

Nama Sekolah : SMK 1 LanggamMata Pelajaran : Menguraikan cara membuat surat

dinasKelas / Smester : X / IIJumlah Pertemuan : 1 JP X 60 menit

A. KOMPETENSI INTI1. Menghayati dan meramalkan ajaran agama yang dianutnya2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung

B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR1.2 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas

alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah.

3.3 Menjelaskan cara membuat surat dinas.4.3 Melakukan cara membuat surat dinas.

C. INDIKATORNo. KOMPETENSI DASAR INDIKATOR PENCAPAIAN

KOMPETENSI1 1.2 Bertambah keimanannya

dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya.

1.2.1 Meyakini adanya karunia Tuhan Yang Maha Esa atas pemberian amanah untuk membuat surat dinas.

1.2.2 Berakhlak mulia dalam membuat surat dinas.

2 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur, disiplin, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah.

2.2.1 Terbiasa membuat surat dinas yang sesuai dengan sitematika yang berlaku.

2.2.2 Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan tugas.

2.2.3 Senantiasa menggunakan kalimat yang tepat dalam membuat surat dinas.

2.2.4 Terbiasa mengajukan pertanyaan dalam mengidentifikasi surat dinas.

3 3.3 Menjelaskan cara membuat surat dinas.

3.3.1 Mengidentifikasi pengertian surat dinas.3.3.2 Mengidentifikasi bagian-bagian surat

dinas.3.3.3 Menjelaskan ciri-ciri tulisan dalam isi

surat dinas.3.3.4 Mendiskusikan macam-macam surat

dinas.3.3.5 Mengidentifikasi cara menyusun surat

dinas.3.3.6 Mengidentifikasi manfaat surat dinas

4 4.3 Melakukan cara membuat surat dinas

4.3.1 Menjawab pertanyaan tentang macam-macam surat dinas.

4.3.2 Menjelaskan cara menyusun surat dinas.

4.3.3 Membuat surat dinas.4.3.4 Mengoreksi surat dinas yang sesuai

dengan format atau sistematika yang berlaku.

D. TUJUAN PEMBELAJARANTujuan Pembelajaran Aspek SikapSetelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh surat dinas, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai berbagai macam surat dinas, peserta didik dapat:1. Mengelolah berbagai macam surat dinas dengan menggunakan bahasa Indonesia

yang baik dan benar serta sesuai dengan format penulisan surat dinas yang berlaku.2. Melaporkan tugas dengan tepat waktu.3. Memilah kata-kata yang tepat dalam penulisan surat dinas.4. Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian berbagai macam surat dinas. Tujuan Pembelajaran Aspek PengetahuanSetelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh surat dinas, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai berbagai macam surat dinas, peserta didik dapat:1. Mengidentifikasi pengertian surat dinas.2. Mengidentifikasi bagian-bagian surat dinas.3. Menjelaskan ciri-ciri tulisan dalam isi surat dinas.4. Mendiskusikan macam-macam surat dinas.5. Mengidentifikasi cara menyusun surat dinas.6. Mengidentifikasi fungsi surat dinas.

Tujuan Pembelajaran Aspek KeterampilanSetelah mendengarkan penjelasan guru, membaca contoh surat dinas, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai berbagai macam surat dinas, peserta didik dapat:1. Mengerjakan soal tentang macam-macam surat dinas.

2. Menjelaskan cara menyusun surat dinas.3. Membuat surat dinas.4. Mengoreksi surat dinas yang sesuai dengan format atau sistematika yang berlaku.E. MATERI PEMBELAJARAN1. Pengertian surrat dinas.2. Bagian-bagian surat dinas.3. Ciri-ciri tulisan yang jelas dalam isi surat dinas.4. Macam-macam surat dinas.5. Cara menyusun surat dinas.

F. METODE1. Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach2. Metode : Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan, Diskusi3. Model Pembelajaran : Group Investigation

G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJARMedia Power point atau tayangan slide mengenai surat dinas. Berbagai macam contoh surat dinas dari buku cetak. Beragam macam contoh surat dinas dari internet:

http://www.kelasindonesia.com/2015/06/pengertian-jenis-dan-contoh-surat-dinas-lengkap.htmlhttp://www.pengertianku.net/2015/09/pengertian-surat-dinas-dan-fungsinya-dilengkapi-contohnya.htmlhttp://wafamoza.blogspot.co.id/2010/12/fungsi-surat-dinas.html

AlatLCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus

H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARANPERTEMUAN PERTAMANo. Langkah-Langka Pembelajaran KeteranganA. Pendahuluan 10’ 1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan

salam.Sikap religius

2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai dengan agama dan kepercayaan masing-masing.

Sikap religius

3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi peserta didik.

Sikap sosial

4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.

5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang pengertian, bagian-bagian, ciri-ciri, macam-macam, dan cara menyusun surat dinas.

B. Kegiatan Inti 30’1. Pendidik menjelaskan tentang pengertian, bagian-

bagian, ciri-ciri, macam-macam surat dinas, cara membuat surat dinas dan peserta didik menyimak

Mengamati/pemberian rangsangan

penjelasan yang diberikan oleh pendidik.2. Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan

pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan dan peserta didik lain juga boleh menanggapi pertanyaan dari peserta didik tersebut.

Menanya

8. Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap jawaban atau tanggapan peserta didik agar termotivasi dan tidak takut salah untuk berbicara didepan kelas.

Mengomunikasikan

9. Pendidik memberikan tes essai kepada peserta didik secara individu mengenai materi yang telah didiskusikan tadi.

Menalar

10. Setelah mengerjakan tes essai tersebut, pendidik memberikan instruksi kepada peserta didik untuk mengumpulkan lembar jawaban ke pendidik.

Mengkomunikasikan

11. Pendidik memberikan hangout kepada peserta didik mengenai pertanyaan menyusun surat dinas.

Mencoba

12. Pendidik menjelaskan langkah-langkah cara menyusun surat dinas seperti yang ada di hangout tersebut.

Mengamati

13. Peserta didik mengikuti penjelasan pendidik dengan menulis lembar jawaban mereka di kertas jawaban.

Menalar

14. Setelah selesai pendidik memberikan instruksi kepada peserta didik untuk mengumpulkan hasil jawabannya.

Mengkomuikasikan

15. Pendidik meminta dari salah satu peserta didik untuk mempresentasikan jawabannya di depan kelas.

16. Pendidik memberikan apresiasi dan tanggapan mengenai hasil presentasi peserta didik.

Mengkomunikasikan

C. Kegiatan Penutup 20’1. Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan

materi.2. Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan

meminta siswa mempelajari kembali materi untuk menyusun surat dinas, membawa buku besar folio bergaris, 1 amplop pocket coklat, dan alat tulis.

3. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan salam.

Sikap religius

I. PENILAIAN1. Memberikan pertanyaan kepada siswa melalui guru2. Guru memberikan tugas atau PR kepada siswa

Malang, 20 Oktober 2015Mengetahui,Kepala UPTD SMK PGRI Malang Guru Mata Pelajaran

____________________________ Ega Inggarjana Rahalin, S.Pd.Pembina Tk. INIP.

LAMPIRAN 11. Penilaian Sikap

Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

No.

Nama Peserta Didik

Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah Skor

Rata-RataDisiplin Tanggungjawab Santun

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4123456N

Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

Keterangan: 4 = jika 4 indikator terlihat3 = jika 3 indikator terlihat2 = jika 2 indikator terlihat1 = jika 1 indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap:Disiplina. Tertib mengikuti instruksib. Mengerjakan tugas tepat waktuc. Tidak melakukan kegiatan yang tidak dimintad. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif

Tanggung Jawaba Pelaksanaan tugas piket secara teraturb Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompokc Mengajukan usul pemecahan masalahd Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

Santuna. Berinteraksi dengan teman secara ramahb. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaanc. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabatd. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas.

Kategori nilai sikap:Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

2. Penilaian PengetahuanBentuk Penilaian : Tes TertulisJenis : Essay

I. Jawablah pertanyaan berikut dengan benar1. Jelaskan apa yang kamu ketaui tentang surat-surat berikut!

a. Surat pengantarb. Surat undanganc. Surat tugas

2. Apakah perbedaan surat edaran dengan surat pengumuman?3. Jelaskan penggunaan nota dinas dalam kegiatan pemerintahan!

Kunci Jawaban Tes EsaiI. 1. a. Surat pengantar yaitu surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu (surat,

berkas). Bentuknya dapat berupa surat biasa, atau berbentuk formulir sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan tinggal mengisi saja.Surat pengantar berbentuk formulir, terdiri dari 3 bagian yaitu:

1. Kepala surat pengantar, yang berisi: Nama instansi atau alamat lengkap (kop). Kata “SURAT PENGANTAR”. Nomor (Hp) surat pengantar. Tanggal, bulan, dan tahun Alamat surat pengantar (persis sama dengan alamat surat biasa).

2. Isi surat pengantar, dnegan kolom-kolom terdiri dari: Nomor urut. Isi surat atau barang (uraian).

Banyaknya. Keterangan.

3. Kaki surat pengantar terdiri dari: Nama jabatan pejabat penanda tangan surat. Tanda tangan pengirim. Nama terang, ditulis dengan huruf besar semua tanpa tanda kurung dan garis

bawah. Nomor induk pegawai. Cap (stempel) dinas sebelah kiri menyentuh tanda tangan.

b. Surat Undangan Yaitu surat pemberitahuan yang meminta agar si penerima surat hadir pada waktu, tempat, dan acara sesuai dengan isi surat undangan. Jadi surat undangan berfungsi mengundang dan mengharap kehadiran si penerima surat.Bagian-nagian surat undangan:

1. Kepala surat undangan, terdiri dari: Nama instansi dan alamay lengkap (kop). Kata “UNDANGAN”. Nomor (No. ) undangan. Tanggal surat undangan. Alamat yang diundang (sama dengan surat biasa).

2. Isi surat undangan yang terdiri dari: Kalimat atau alinea pembuka. Isi pokok undangan yang berisi keterangan: hari dan tanggal undnagan, waktu,

tempat, acara. Kalimat penutup berisi harapan untuk hadir tepat waktu dan ucapan terima

kasih.3. Kaki surat undang yang terdiri dari:

Nama jabatan pejabat yang mengundang. Tanda tangan pejabat yang mengundang. Nama terang pengundang. Identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP).

c. Surat Tugas yaitu surat yang dikirim oleh atasan kepada bawahan berisi penugasan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan khusus dan petunjuk melaksanakan tugas tersebut.Bagian-bagian surat tugas:a. Kepala surat tugas, terdiri dari: Nama instansi dan alamat lengkap (kop). Kata “SURAT TUGAS”. Nomor (No. ) surat perintah.

b. Isi surat tugas yang terdiri dari: Kalimat atau alinea pembuka. Isi pokok surat tugas yang berisi keterangan: nama, identitas, jabatan yang

diperintah, unit organisasi, isi tugas (keperluan), jangka waktu melaksanakan tugas, dan keterangan lain yang diperlukan.

Kalimat penutup, berisi harapan agar setelah melaksanakan tugas segera melaporkan hasilnya dan tugas dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

c. Kaki surat perintah yang terdiri dari: Tempat dan tanggal dibuatnya surat tugas.

Nama jabatan pejabat pemberi tugas. Tanda tangan pemberi tugas. Nama terang pemberi tugas. Identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP).

2. Kalau surat edaran saitu surat yang ditujukan beberapa orang atau pejabat tertentu dengan kemungkinan untuk disampaikan lagi kepada lingkup yang lebih luas. Surat ini berfungsi sebagai petunjuk, penjelasan terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan, instruksi dan suatu kebijaksanaan pimpinan. Dipakai sebagai pedoman untuk melaksanakan kebijaksanaan atau peraturan.Sedangkan surat pengumuman yaitu yaitu surat dari seorang pejabat kepada bawahannya atau pihak lain yang berisi tentang pemberitahuan sesuatu hal.

4. Nota dinas biasa yaitu dipakai sebagai alat komunikasi kedinasan antar pejabat atau unit organisasi dilingkungan dalam kantor. Ada juga nota dinas yang dibuat sebelum dikeluarkannya suatu surat keputusan. Karena dalam keadaan mendesak, dan perlu segera dikeluarkan suatu surat maka dibutuhkan nota dinas.

TugasII. Guru memberikan tugas kepada siswa untuk mempelajari kembali materi untuk

menyusun surat dinas, membawa buku besar folio bergaris, 1 amplop pocket coklat, dan alat tulis.

Pedoman Penilaian PengetahuanSkor Maksimal untuk:Skor No. 1 (a) : 4Skor No. 1 (b) : 4Skor No. 1 (3) : 4Skor No. 2 : 4Skor No. 3 : 4Total skor maksimal : 20

Rincian Skor 4Skor 1 : KurangSkor 2 : CukupSkor 3 : BaikSkor 4 : Sangat Baik

Rumus Konservasi NilaiNilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100

20

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1 Effi Agus Khoiriyah 7 352 Ega Rahalin Inggarjannah 8 403 Eni Wahyu Sitirahma 5 254 Erin Kusuma wati 9 455 Frisca Dwi Lorenza 8 40N 37 185

3. Penilaian KeterampilanLatihan Menyusun Surat1. Buatlah surat undangan dengan ketentuan sebagai berikut:

- Pengirim : Kepala SMEA Koperasi, Jalan Patimura 7, Kediri.- Alamat : Dewan guru SMEA Koperasi.- Hal : Mengundang semua guru untuk rapat membicarakan kenaikan

kelas, hari, tanggal, jam, dan tepat, anda tentukan sendiri.- Tanggal dan Nomor tentukan sendiri.

Aspek Penilaian Membuat SuratFormat Penilaian:

No Jawaban Skor

12345

- Sistematika penyusunan surat yang baku- Bahasa yang digunakan formal- Struktur isi surat sesuai dengan struktur isi surat dinas yanng benar- Penulisan rapi, sesuai tata letak seenarnya- Semua komponen surat ada dalam surat tersebut.

2020202020

SKOR MAKSIMAL 100

Rincian Skor 20 Skor 0-5 : KurangSkor 6-10 : CukupSkor 11-15 : Baik

Skor 16-20 : Sangat Baik

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai1 Dyah Ayu Lestari 15 752 Eldo Candra Baskara 10 503 Intan Eka 17 854 Intan Putri Husniah 16 805 Febby Ulul Fadila 15 75N 73 365

LAMPIRAN MATERI

MATERI POKOKSURAT DINAS

A. PENGERTIAN SURAT DINAS Surat dinas disebut juga dengan istilah “Surat Jabatan”, “Surat Resmi”. Disebut

surat dinas sebab digunakan untuk menyampaikan (berisi tentang informasi) yang bersifat kedinasan. Surat jabatan, sebab dibuat oleh seseorang ang berkedudukan sebagai pejabat dari suatu instansi. Sedang disebut surat resmi, karena dibuat oleh instansi resmi pemerintah.

Surat dinas memiliki ciri khas yang tidak dimiliki oleh surat lain, yaitu:1. Penulis/penandatanganan/penanggungjawaban surat berkedudukan sebagai penjabat

instansi pemerintah dan tidak selamanya menjadi subyek surat.2. Kecuali berisi pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, pernyataan, laporan juga

mempunyai

B. MACAM-MACAM SURAT DINAS1. Menurut Wujudnya

1.1. Surat Dinas Bersampul1.2. Surat Dinas Tidak Bersampul1.3. Memorandum1.4. Nota1.5. Surat Kawat

2. Menurut Sifatnya2.1. Surat dinas bersifat rahasia2.2. Surat dinas bersifat sangat rahasia2.3. Surat dinas bersifat segera atau penting2.4. Surat dinas bersifat sangat segera atau sangat penting2.5. Surat dinas bersifat biasa

3. Menurut Isi atau maksudnya3.1. Surat pengantar3.2. Surat Edaran3.3. Surat undangan3.4. Surat Perintah3.5. Surat Tugas3.6. Surat perjalanan dinas3.7. Surat instruksi3.8. Surat peringatan3.9. Surat panggilan3.10. Surat pengumuman atau pemberitahuan3.11. Memoandum atau memo3.12. Nota dinas3.13. Surat keputusan

C. ISI SURAT DINASIsi surat dinas berisi uraian lengkap, ringkas, dan jelas tentang masalah yang

akan disampaikan melalui surat dinas. Kalimat-kalimat dalam surat dinas hendaknya

jelas. Karena surat merupakan alat komunikasi tertulis, maka ciri-ciri tulisan yang jelas harus dimiliki oleh isi atau kalimat surat dinas. Adapun ciri-ciri tulisan yang jelas yaitu:1. Mudah, artinya dengan mudah dapat dimengerti oleh pembaca. Setiap orang

betapapun terpelajarnya menyukai tulisan yang dapat difahami tanpa susah payah.2. Sederhana, artinya tidak berlebih-lebihan dalam kalimat-kalimat dan kata-katanya.

Semakin sederhana, semakin jelas dapat menggambarkan sesuatu warta secara tenang dalam fikiran si pembaca.

3. Tepat, artinya dapat melukiskan secara persis warta yang akan disampaikan oleh penulis.Isi surat terdiri atas 3 bagian, yaitu:

1. PendahuluanPendahuluan sebagai kalimat atau alinea pembuka isi surat yang berguna untuk

mengantarkan kepada isi pokok atau inti surat surat, menarik perhatian pembaca, terhadap isi pokok, dan sebagai dasar atas alasan penulisan surat. Surat dinas tidak mengguakan salam pembuka (misalnya: Dengan hormat) yang terdiri sendiri, bagian 1 ini dimasukkan kedalam kalimat pendahuluan.

Contoh pendahuluan:a. Diberitahukan dengan hormat, bahwa . . . .b. Disampaikan dengan hormat, bahwa . . . .c. Dengan gembira diberitahukan kepada Saudara, bahwa . . . .d. Menjawab surat Saudara nomor . . . . tanggal . . . . perihal . . . . dengan hormat kami

beritahukan bahwa . . . .e. Menanggapi surat Saudara . . . .f. Menyusuli surat kami . . . .g. Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . .h. Memenuhi permintaan Saudara, bersama ini kami kirimkan . . . .i. Dengan ini diberitahukan dengan hormat, bahwa . . . .j. Bersama ini disampaikan dengan hormat . . . .

2. Isi Pokok atau Inti SuratIsi pokok surat dinas, merupakan uraian inti surat, yaitu sesuatu yang

diberitahukan, ditanyakan, dikemukakan, diminta dan sebagainya kepada si penerima surat. Disusun secara jelas, singkat, dan sopan. Jelas artinya apa yang dikemukakan dapat ditangkap oleh penerima surat seperti yang dimakksud oleh pengirim. Singkat artinya tidak memakai kata-kata atau kalimat yang berlebihan. Perlu diingat bahwa tempat menulis terbatas peda kertas suratnya. Sopan artnya tidak menyinggung perasaan si penerima surat.

Hal-hal yang perlu diperhatika dalam menyusun surat dinas, yaitu:a. Pada adasarnya sepucuk surat dinas hanya memuat satu poko soal.b. Sebutan untuk organisasi atau pejabat yang dituju digunakan perkataan “Saudara”,

“Instansi Saudara”, “Pihak Saudara”. Jika surat saudara dari pihak atasan kebawahannya atau antar pejabar setingkat. Bilamana surat datang dari pejabat bawahan ke atasan menggunakan sebutan “Bapak”, “Ibu”, “Instansi Bapak”.

c. Sebutan untuk diri pengirim yaitu “Kami”, “Instansi kami”, “Kantor kami”, “Organisasi kami”. Atau langsung menyebut nama organisasi pengirim.

d. Hindari pemakaian singkatan kata yang belum lazim.e. Apabila isi surat mengandung perincian masalah yang dapat dirinci dengan jelas,

hendaknya digunakan nomor urut berupa angka, jika rincian itu menunjukkan

jumlah yang pasti. Gunakan abjad jika rincian merupakan rangkaian atau kronologis.

f. Kata atau kalimat yang dianggap penting perlu ditonjolkan ditulis atau diketik dengan huruf besar semua tanpa garis bawah.

3. PenutupPenutup yaitu kalimat yang mengakhiri isi surat. Mengandung maksud sebagai

penegas atau kesimpulan isi pokok surat, sebagai harapan terkabulnya maksud surat, dan ucapan terima kasih. Misalnya:a. Demikian harap menjadikan maklum, semoga mendapat perhatian sepenuhnya dan

kami menantikan jawaban secepat-cepatnya. Untuk itu sebelum atau sesudahnya kamii sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya.

b. Demikianlah harap menjadikan periksa adanya. Sekali lagi tak lupa kami ucapkan banyak-banyak terima kasih.

Gunakanlah kalimat yang pendek saja, tetapi cukup jelas dan sopan, misalnya:a. Atas perhatian saudara kami mengucapkan teriima kasih.b. Keputusan mengenai hal tersebut kami sarankan kepada Saudara sepenuhnya.c. Harap maklum (jika isi surat dinas merupakan pemberitahuan).d. Terima kasih atas bantuan Saudara (jika berisi suatu permintaan).

D. CARA MENYUSUN MACAM-MACAM SURAT DINASBerikut ini akan diuraikan mengenai cara menyusun surat dinas, tentu tdak

semuanya, hanya yang sering dipakai dalam urusan-urusan dinas pemerintahan saja.1. Surat Pengantar

Surat pengantar yaitu surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu (surat, berkas). Bentuknya dapat berupa surat biasa, atau berbentuk formulir sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan tinggal mengisi saja.

Surat pengantar berbentuk formulir, terdiri dari 4 bagian yaitu:1. Kepala surat pengantar, yang berisi:

Nama instansi atau alamat lengkap (kop). Kata “SURAT PENGANTAR”. Nomor (Hp) surat pengantar. Tanggal, bulan, dan tahun/

2. Alamat surat pengantar (persis sama dengan alamat surat biasa).3. Isi surat pengantar, dnegan kolom-kolom terdiri dari:

Nomor urut. Isi surat atau barang (uraian). Banyaknya. Keterangan.

4. Kaki surat pengantar terdiri dari: Nama jabatan pejabat penanda tangan surat. Tanda tangan pengirim. Nama terang, ditulis dengan huruf besar semua tanpa tanda kurung dan garis

bawah. Nomor induk pegawai. Cap (stempel) dinas sebelah kiri menyentuh tanda tangan.

Surat pengantar biasanya ditulis atau diketik diatas kertas berukuran ½ folio (sexto).

2. Surat Edaran atau SirkulerYaitu surat yang ditujukan beberapa orang atau pejabat tertentu dengan

kemungkinan untuk disampaikan lagi kepada lingkup yang lebih luas. Surat ini berfungsi sebagai petunjuk, penjelasan terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan, instruksi dan suatu kebijaksanaan pimpinan. Dipakai sebagai pedoman untuk melaksanakan kebijaksanaan atau peraturan.

Bagian-bagian surat edaran:a. Kepala surat edaran yang terdiri dari:

Nama instansi dan alamat lengkap (kop). Kata “EDARAN”. Nomor (No.) surat edaran. Lampiran. Hal. Tanggal, bulan, tahun.

b. Alamat surat edaran (biasanya lebih dari 1 orang pejabat).c. Isi: petunjuk terinci tentang cara pelaksanaan suatu peraturan, terdiri dari kalimat

pembuka, isi pokok, dan kalimat penutup.d. Kaki surat edaran yang terdiri dari:

Nama jabatan pejabat penanda tangan atau penanggung jawab surat. Tanda tangan penanggung jawab surat. Nama terang. Identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP). Cap dinas. Tembusan (bilaman diperlukan).

3. Surat UndanganYaitu surat pemberitahuan yang meminta agar si penerima surat hadir pada

waktu, tempat, dan acara sesuai dengan isi surat undangan. Jadi surat undangan berfungsi mengundang dan mengharap kehadiran si penerima surat.Bagian-nagian surat undangan:III. Kepala surat undangan, terdiri dari:

Nama instansi dan alamay lengkap (kop). Kata “UNDANGAN”. Nomor (No. ) undangan. Tanggal surat undangan.

IV. Alamat yang diundang (sama dengan surat biasa).V. Isi surat undangan yang terdiri dari:

Kalimat atau alinea pembuka. Isi pokok undangan yang berisi keterangan: hari dan tanggal undnagan, waktu,

tempat, acara. Kalimat penutup berisi harapan untuk hadir tepat waktu dan ucapan terima

kasih.VI. Kaki surat undang yang terdiri dari:

Nama jabatan pejabat yang mengundang. Tanda tangan pejabat yang mengundang. Nama terang pengundang. Identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP).

Cap stempel dinas.

4. Surat PerintahYaitu surat yang dikirim oleh atasan kepada bawahannya, berisi perintah dan

petunjuk untuk melaksanakan suatu tugas tertentu. Bagian-bagian surat perintah:a. Kepala surat perintah, terdiri dari:

Nama instansi dan alamat lengkap (kop). Kata “SURAT PERINTAH”. Nomor (No. ) surat perintah.

b. Isi surat perintah yang terdiri dari: Kalimat atau alinea pembuka. Isi pokok surat perintah yang berisi keterangan: nama, identitas, dan jabatan

yang diperintah, isi perintah, jangka waktu melaksanakan perintah, dan keterangan lain yang diperlukan.

Kalimat penutup, berisi harapan agar setelah melaksanakan perintah segera melaporkan hasilnya dan perintah dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

c. Kaki surat perintah yang terdiri dari: Tempat dan tanggal dibuatnya surat perintah. Nama jabatan pejabat pemberi perintah. Tanda tangan pemberi perintah. Nama terang pemberi perintah. Identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP). Cap stempel dinas.

5. Surat TugasYaitu surat yang dikirim oleh atasan kepada bawahan berisi penugasan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan khusus dan petunjuk melaksanakan tugas tersebut.Bagian-bagian surat tugas:d. Kepala surat tugas, terdiri dari:

Nama instansi dan alamat lengkap (kop). Kata “SURAT TUGAS”. Nomor (No. ) surat perintah.

e. Isi surat tugas yang terdiri dari:VII. Kalimat atau alinea pembuka.VIII. Isi pokok surat tugas yang berisi keterangan: nama, identitas, jabatan yang

diperintah, unit organisasi, isi tugas (keperluan), jangka waktu melaksanakan tugas, dan keterangan lain yang diperlukan.

IX. Kalimat penutup, berisi harapan agar setelah melaksanakan tugas segera melaporkan hasilnya dan tugas dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

f. Kaki surat perintah yang terdiri dari: Tempat dan tanggal dibuatnya surat tugas. Nama jabatan pejabat pemberi tugas. Tanda tangan pemberi tugas. Nama terang pemberi tugas. Identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP). Cap stempel dinas.

6. Surat Perjalanan Dinas

Yaitu surat yang berisi penugasan seseorang pejabat atau pegawai untuk melaksanakan tugas disuatu wilayah tertentu dalam jangka waktu yang telah ditentukan.Bagian-bagian surat perjalan dinas:a. Kepala surat tugas, terdiri dari:

Nama instansi dan alamat lengkap (kop). Kata “SURAT PERJALANAN DINAS”. Nomor (No. ) surat perintah.

b. Isi surat yang terdiri dari:X. Kalimat atau alinea pembuka.XI. Isi pokok surat tugas yang berisi keterangan: nama, identitas, jabatan yang diberi

tugas, alamat pejabat yang diberi tugas, tempat tujuan, jenis surat perjalan dinas , jangka waktu perjalanan dinas, alat transport, akomodasi penginapan, perlengkapan, pengikut, biaya, dan keterangan lain yang diperlukan.

XII. Kalimat penutup, berisi harapan agar perjalanan dinas dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

c. Kaki surat perintah yang terdiri dari: Tempat dan tanggal dibuatnya surat. Nama jabatan pejabat pemberi tugas. Tanda tangan pemberi tugas. Nama terang pemberi tugas. Identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP). Cap stempel dinas.

7. Surat InstruksiYaitu surat yang berisi instruksi dari pejabat atasan kepada bawahannya disertai

dengan petunjuk teknis dan terinci, serta tuntunan cara melaksanakan suatu ketetapan. Bagian-bagian surat instruksi:a. Kepala surat tugas, terdiri dari:

Nama instansi dan alamat lengkap (kop). Kata “INSTRUKSI”. Nomor (No. ) surat perintah. Hal, isi singkat dari instruksi.

b. Komsideren, terdiri dari: Nama jabaan pejabat yang mengeluarkan instruksi. Kata menimbang uraian tentan alasan dikeluarkannya instruksi. Kata “Mengingat” dasar peraturan yang ada hubungannya dengan instruksi. Kata “Memperthatikan” (jika diperlukan): ketentuan yang perlu diperhatikan

dalam pembuatan instruksi.c. Diktum surat instruksi, terdiri dari:

Kata “Menginstruksikan” diikuti: “Kepada”: pejabat yang menerima instruksi. “Untuk”: isi instruksi.

d. Kaki surat perintah yang terdiri dari: Nama kota dibuatnya surat “Ditetapkan di . . . .”. Tanggal ditetapkannya instruksi “Pada tanggal . . .”. Jabatan pejabat yang mengeluarkan instruksi. Tanda tangan, nama terang, identitas (Nomor Induk Pegawai=NIP) dan cap

stempel dinas.

e. Tembusan surat instruksi: “Salinan disampaikan kepada”.

8. Surat PeringatanYaitu surat yang dikirim oleh pejabat atasan kepada bawahannya berisi

peringatan agar yang bersangkutan melaksanakan tugas dan kewajiban yang telah dibebankan dengan baik. Bagian-bagian, bentuk dan cara pengetikkan surat peringatan sama dengan surat-surat biasa.

9. Surat PanggilanYaitu surat yang dikirim oleh pejabat kepada bawahannya atau pihak lain

dengan maksud agar penerima surat hadir tepat waktu dan tempat yang telah ditentukan untuk keperluan menyelesaikan urusan tertentu.

Bagian-bagian, bentuk dan cara pengetikkan surat penggilan sama dengan surat-surat biasa. Isi surat panggilan hampir sama dengan surat undangan, diterangkan secara terinci tentang: hari, tanggal, jam, dan tempat panggilan, serta untuk keperluan apa (maksud) panggilan.

10. Pengumuman atau Surat Pengumumanyaitu surat dari seorang pejabat kepada bawhannya atau pihak lain yang berisi

tentang pemberitahuan sesuatu hal. Bagian-bagian surat pengumuman:a. Kepala pengumuman, terdiri dari:

Nama instansi dan alamat lengkap Kata “PENGUMUMAN” Nomor (No. ) pengumuman

b. Isi surat pengumuman: Alinea pembuka Isi pengumuman Alinea penutup

c. Kaki pengumuman: Tempat dan tanggal dibuatnya pengumuman Jabatan pejabat yang mengumumkan Tanda tangan pejabat yang mengumumkan Nama terang pejabat yang mengumumkan Identitas (NIP) pejabat yang mengumumkan Cap/stempel dinas

11. Memorandum (Memo)Yaitu surat yang digunakan dalam lingkungan kantor, dari atasan ke

bawahannya atau ke pihak lainnya dari satu bagian ke bagian lainnya. Bagian-bagian momerandum (memo):a. Kepala memo, terdiri dari:

Nama instansi dan unit instansi serta alamat lengkap Kata “MEMORANDUM” / “MEMO” Kepada: (jabatan pejabat yang dikirimi memo) Dari: (jabatan pejabat pengirim memo) Perihal

b. Isi memo: informasi singkat tentang urusan dinas.c. Kaki memo, terdiri atas:

Tanggal dibuat memo Tanda tangan pengirim memo Nama terang

12. Nota DinasAda dua macam nota dinas yang dipakai sebagai alat komunikasi resmi bagi

suatu organisasi yaitu:a. Nota dinas biasa yaitu dipakai sebagai alat komunikasi kedinasan antar pejabat atau

unit organisasi dilingkungan dalam kantor.b. Nota dinas yang dibuat sebelum dikeluarkannya suatu surat keputusan. Karena

dalam keadaan mendesak, dan perlu segera dikeluarkan suatu surat maka dibutuhkan nota dinas.

Bagian-bagian nota dinas:a. Kepala nota dinas, terdiri dari:

Nama instansi dan alamat lengkap Kata “NOTA DINAS” Nomor nota dinas Kepada: (jabatan pejabat yang dituju) Dari: (jabatan pejabat pengirim nota dinas) Perihal Tanggal nota dinas

b. Isi nota dinas: informasi singkat tentang urusan dinas.c. Kaki nota dinas, terdiri atas:

Nama jabatan pejabat pengirim nota Tanda tangan pengirim nota Nama terang pengirim nota Tembusan (kalau diperlukan)

13. Surat KeputusanYaitu surat pernyataan yang dikeluarkan atau dibuat oleh pejabat tertentu untuk

memberikan suatu keputusan tertentu yang dikenakan kepada pihak tertentu sesuai dengan bunyi dari suatu keputusan tersebut. Bagian-bagian surat keputusan, terdiri atas:a. Kepala memo, terdiri dari:

Nama instansi dan unit instansi serta alamat lengkap Kata “KEPUTUSAN”, diikuti nama jabatan pejabat yang berwenang

mengeluarkan keputusan itu, ditulis dengan huruf besar semua. Nomor surat Hal surat keputusan

b. Konsideran, terdiri atas: Nama jabatan pejabat yang mengeluarkan keputusan Kata “Menimbang”: mengenai pertimbangan /alasan perlunya dikeluarkan

keputusan Kata “Mengingat”: yaitu berisi dasar peraturan yang ada hubungannya dengan

pembuatan keputusan, sehingga dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.

Kata “Memperhatikan” (jika diperlukan) yaitu berisi tentang ketentuan penting yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan.

c. Diktum surat keputusan, terdiri dari:

Kata “Memutuskan” Kata “Menetapkan”: berisi uraian isi diktum, secara urut

d. Kaki surat keputusan, terdiri dari: Nama kota dibuat surat keputusan: “Ditetpkan di..........” Tanggal ditetapkannya keputusan: “Pada tanggal.........” Jabatan, tanda tangan, nama terang, identitas pejabat yang membuat keputusan

dan cap/stempel dinas.e. Tembusan surat keputusan, yaitu daftar alamat yang dituju untuk menerima slinan

surat keputusan dengan kata-kata: “SALINAN” disampaikan kepada:”

14. Surat KeteranganYaitu surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang, dengan maksud

menerangkan tentang keadaan seseorang pada suatu saat dan untuk keperluan tertentu. Misalnya surat keterangan jalan, surat pindah alamat, surat keterangan melaksanakan tugas, surat keterangan kelakuan baik, dan sebagainya. Bagian-bagian, bentuk dan cara menyusun surat keterangan sama dengan surat-surat dinas yang lain.