Undervisningsmateriale til uddannelse i ERP-system til Københavns Kommune

Undervisning Indkøb

Ekstern leverandør upload katalog

Side 1 af 11

Indhold

1 KK’s Forretningsproces.........................................................................................................................3

1.1 <Procesnavn>...............................................................................................................................3

2 Ekstern leverandør upload katalog.......................................................................................................3

2.1 Introduktion..................................................................................................................................3

3 Huskeseddel og Eksempel....................................................................................................................3

3.1 Huskeseddel..................................................................................................................................3

Beskrivelse/formål....................................................................................................................................3

3.2 Eksempel.......................................................................................................................................5

4 Procesvejledning for udarbejdelse af katalogfil....................................................................................5

4.1 Forord...........................................................................................................................................5

4.2 Procesvejledningstrin....................................................................................................................6

4.2.1 Excelskabelon til leverandørkatalog......................................................................................6

4.2.2 Svar til leverandør.................................................................................................................9

5 Dokumenthistorik og Godkendelse....................................................................................................10

5.1 Dokumenthistorik.......................................................................................................................10

5.2 Godkendelse...............................................................................................................................10

Side 2 af 11

1 KK’s Forretningsproces1.1 <Procesnavn><Her indsættes den ønskede proces. >

Afventer KK

2 Ekstern leverandør upload katalog2.1 IntroduktionKatalogleverandørerne kan aflevere deres kataloger enten via NemHandel eller direkte til Københavns Kommune via leverandørportalen. Hvis leverandøren anvender NemHandel, skal kataloget sendes via NemHandel, men billederne* skal afleveres via leverandørportalen.

Hvis ikke leverandøren anvender NemHandel, skal både katalog og billeder afleveres via leverandørportalen. Kataloget kan afleveres enten som Excel eller OIOUBL xml og billederne* afleveres i en sammenpakket zipfil.

Som forudsætning for denne proces er:

Indkøbsaftale og katalog er oprettet i Kvantum Leverandør og kontaktpersoner er oprettet med adgang til leverandørportalen

Der er særskilte undervisningsdokumenter til disse.

* Det er muligt at angive eksterne links til billeder, i så fald skal de ikke afleveres vis portalen. Se afsnit 4.

3 Huskeseddel og Eksempel3.1 Huskeseddel

Beskrivelse/formål

Upload katalog og billeder via leverandørportalen

Hvad Kommentar TastLog på leverandørportalen

Leverandørerne logger på portalen via en internet browser.

Åbn: <indsæt url til portal>

Adgang til katalogadministration

I menuen selvbetjening vælges ”Upload katalog”

Side 3 af 11

Oversigten Oversigten viser de kataloger, som leverandøren kan uploade data til. Der er 3 rækker per. katalog, da der er en til hver type:

Excel fuld opdatering (evt. eksisterende katalog fjernes)

Delvis opdatering (evt. eksisterende katalog opdateres)

OIOUBL (vælges for alle typer af OIOUBL kataloger)

Til højre for kataloget, vælges den ønskede handling:

Indlæs katalog

Overfør billeder

Valider katalog

Link til guides

Eksporter eksisterende katalog til xls

Eksporter eksisterende katalog til csv

Indlæs billeder Det anbefales, at billederne afleveres som det første. Det er ikke muligt at aflevere billeder, hvis et katalog er i godkendelse. Klik på ”Overfør billeder”

* Det er muligt at angive eksterne links til billeder, i så fald skal de ikke afleveres via portalen. Se afsnit 4.

Vælg fil På skærmen skal der tages stilling til, om billederne er et tillæg eller en fuld erstatning. I boksen ”Gennemse” vælges katalogfilen (zip-fil) på PC’en. Klik herefter på ”overfør”.

Bekræftelse

Side 4 af 11

Indlæs katalog Klik på ”indlæs katalog”.

Vælg fil I boksen ”Gennemse” vælges katalogfilen på PC’en. Klik herefter på ”overfør”.

Filen bliver valideret og overført til godkendelse. Hvis man alene ønsker at validere sit katalog, gøres dette

via Valider katalog fra oversigten.

Verificer indlæsning Der bliver sendt en e-mail til brugeren med resultatet af valideringen. Hvis kataloget ikke har fejl, vil leverandøren kunne se på oversigten, at kataloget er under godkendelse.

I tilfælde af fejl, vil der i mailen være vedhæftet et excelark med markering af fejl.

Såfremt at kataloget ikke indeholder fejl, vil oversigten blive opdateret med information om, at kataloget er under godkendelse.

Ved fejl modtages et excelark med markering

3.2 Eksempel Der er ikke yderligere eksempler til denne huskeseddel.

4 Procesvejledning for udarbejdelse af katalogfil4.1 ForordDenne procesvejledning vil beskrive nærmere om kravene til oprettelse af kataloger. Katalogformatet OIOUBL, vil ikke blive gennemgået, dog er der et kort afsnit omkring brugen af ID og RelatedID. OIOUBL er en offentlig standard, som der kan læses mere om på www.oioubl.info.

Følgende steps bliver behandlet

1. OIOUBL Kvantum specifikke værdier2. Katalogskabelon i Excel3. Svar til leverandør ved katalogindlæsning

4.2 Procesvejledningstrin

Side 5 af 11

4.2.1 OIOUBL Kvantum specifikke værdierNår der sendes OIOUBL filer til Kvantum skal feltet ID være det tekniske katalognavn fra Kvantum. Det vil sige, at I enten skal modtage dette fra leverandøren og oprette kataloget i Kvantum med det, eller I skal oplyse leverandøren om det I har valgt. Når der er valgt ID, skal dette bruges i alle OIOUBL filer vedr. dette katalog!

Når der modtages CataloguePricingUpdate forventer Kvantum, at ID og RelatedCatalogueReference er ens! Ved modtagelse af denne opdateres alene priserne på de varer, som er med i filen.

Når der modtages CatalogueItemSpecificationUpdate forventer Kvantum, at ID og RelatedCatalogueReference er ens! Ved modtagelse af denne opdateres informationerne på varer, som er med i filen.

Når der modtages CatalogueDeletion forventer Kvantum, at ID og DeletedCatalogueReference er ens! Ved modtagelse af denne sættes hele kataloget til sletning.

4.2.2 Excelskabelon til leverandørkatalogNår en leverandør ønsker at aflevere kataloger i Excel til Københavns Kommune, skal dette foregå i et bestemt Excelformat. Excelformatet består af en række kolonner, hvoraf nogle er obligatoriske, andre er ønskede og nogle er frivillige.

Leverandøren kan via leverandørportalen hente den gældende skabelon. Dette gøres fra ikonet på oversigten. Excelkataloget består af disse kolonner. Under navnet er der angivet en kort beskrivelse af krav til indhold i kolonnen.

* = Obligatorisk

** = Ønskede felter

Hvis et * felt ikke angives, vil kataloget ikke blive indlæst, valideringen vil oplyse leverandøren om, at informationen mangler (rød error).

Hvis et ** felt ikke angives, vil kataloget blive indlæst, men valideringen vil oplyse leverandøren om, at informationen mangler (gul warning).

Action*Kan være ADD, UPDATE eller DELETE.

Katalog ID*Dette er det tekniske katalognavn fra indkøbsaftalen. Dette skal deles med leverandøren, så data kan matches sammen.

Katalog NavnValgfrit felt. Alene til leverandøres eget brug, Kvantum anvender værdien fra indkøbsaftalen.

Leverandør navnValgfrit felt. Alene til leverandøres eget brug, Kvantum anvender værdien fra indkøbsaftalen.

Leverandør IDValgfrit felt. Alene til leverandøres eget brug, Kvantum anvender værdien fra indkøbsaftalen.

Leverandørensvarenummer*Leverandørens varekode på varen. Tekstfelt fx 34567 eller A23

Side 6 af 11

Varenavn DA*Varens navn på dansk

UNSPSC*Angivelse af varens UNSPSC kode. Hvis varen findes på tilbudslisten, så anvender systemet værdien herfra. Dog skal feltet altid udfyldes i kataloget.

Pris*Varens pris. Angives uden tusindseparator. 10.525,33 angives som 10525,33

Prisantal*For hvilken mængde gælder prisen? Tal værdi. Oftest bruges værdien 1.

Mindste bestillingsenhed*Hvad er den mindste bestillingsenhed? Tal værdi.

Prisenhed*Angiv for hvilken enhed prisen gælder. Her angives ISO koden for enheden. For eksempel: PK

Momssats*Hvilken salgsmoms har leverandøren på varen? 0% eller 25%. % angives ikke, så værdien er 0 eller 25

ValutaValutakoden for prisen. For Danmark anvendes DKK

Prisskala fra og Pris for skala (2 kolonner)Anvendes hvis en vare har mængderabat. For eksempel ved bestilling under 40 stk. er prisen 89,55 pr. styk, men bestilles der mere end 40 er prisen 79,55 pr. styk.Hele rækken i excel gentages og kolonnen pris samt skala til og fra opdateres for række 2. Tilsvarende hvis der er flere niveauer i skalaen.

SammenligningsprisFor eksempel prisen for ét kilo, en liter eller 1 stk. Eksempelværdi 456,87

SammenligningsprisantalFor hvilken mængde gælder prisen? Eksempelværdi 1

SammenligningsprisenhedFor hvilken enhed gælder prisen? Eksempelværdi PCE

Indhold*Hvor meget er der i? Eksempelværdi 100

Indholdsenhed*Enheden for indholdet. Eksempelværdi PCE

LeveringstidAngives i hele dage. Eksempelværdi 5

Gyldig fra*Angives i formatet DD-MM-YYYY. Eksempelværdi 01-01-2016

Gyldig tilAngives i formatet DD-MM-YYYY. Eksempelværdi 31-12-2016

Miljø og EtikAngivelse af miljømærkninger i tekst. Hvis der er flere adskil med komma. Eksempelværdi Svanemærke

Detaljeret beskrivelse DA**Den detaljerede beskrivelse.

Side 7 af 11

Nøgleord og Synonymer DA**Adskilles med komma. Eksempelværdi 11W, maske, støvmaske, åndedrætsværn, kopmaske

Links (billeder, vejledninger, brochure, information)Her angives links til ekstern information. Billeder kan angives som URL’s til ekstern hjemmeside. I så fald skal leverandøren ikke uploade billeder. Hvis billederne uploades skal alene stien til billede i zip-filen angives for eksempel: /masker/maske1.jpg, hvis billedet ligger i mappen ”masker”.

Vedhæftelse: Mime TypeAngiver typen af værdien i Links. Skal være enten image/jpeg eller URL. image/jpeg -> anvendes i alle tilfælde hvor et billede er i kolonnen Links. Både når billedet angives som URL og som lokal sti.URL -> anvendes i andre tilfælde.

Vedhæftelse: TypeSkal angives som 01, 02, 03, 04 eller 0501 -> Billede (main) -> mime type = "image/jpeg"02 -> Thumbnail -> mime type = "image/jpeg"03 -> Billede (other) -> mime type = "image/jpeg"04 -> Vedr. miljø & etik -> mime type = "image/jpeg" 05 -> Øvrige links -> mime type = "URL"

Hvis der er flere billeder og filer til en varer kopieres linjen og alene værdien i kolonnerne Links, mime type og type opdateres. Eksempel:

ProducentNavnet på varens producent. Eksempelværdi: Samsung

Producentens varenummerVarenummer hos producenten. Eksempelværdi: LCD-85475

Øvrige kommentarerEn mulighed for at angive specielle informationer, som ikke kunne afleveres i andre felter.

Varenumre på komponenterAngiv varenumrene på de andre varer som er komponenter til denne vare. Flere adskilles med komma. Eksempelværdi: B45, F45

Varenumre på obligatorisk tilbehørAngiv varenumrene på de andre varer som er obligatorisk tilbehør til denne vare. Flere varenumre adskilles med komma. Eksempelværdi: CE4, FEW245

Varenumre på frivillig tilbehørAngiv varenumrene på de andre varer som er frivilligt tilbehør til denne vare. Flere varenumre adskilles med komma. Eksempelværdi: CE4F, FEW245F

Varenumre på erstatningsvarerAngiv varenumrene på de andre varer som kan erstatte denne vare. Flere varenumre adskilles med komma. Eksempelværdi: 124578, MMY7

Varenumre på komplementære varerAngiv varenumrene på de andre varer som kan komplementere denne vare. Flere varenumre adskilles med komma. Eksempelværdi: DD3, MMY77

Side 8 af 11

Bestilling muligt*Angiv om varen kan bestilles0 -> Kan ikke bestilles1 -> Kan bestillesHvis en vare er udgået, kan det være en fordel fortsat at have den i kataloget med værdien 0, og med data vedligeholdt for erstatningsvarer.

4.2.3 Svar til leverandørNår et katalog er valideret modtager leverandøren e-mail her om. Valideringen sker enten ved at bruge valideringsfunktionen eller når et katalog indlæses. Resultatet modtages i en zip-fil

Mail til leverandør med resultat:

Zip-filen indeholder en excel-fil. Excel-filen er en kopi af det indlæste katalog med røde og gule markeringer. Desuden er der tilføjet en kolonne ”Flag”, som indeholder E eller W for henholdsvis ERROR og WARNING. Kolonnen gør det lettere at finde fejl i et stort katalog. Dette gøres bedst ved at sætte filter på kolonnen.

Obligatorisk felt mangler, eller har forkert værdi:

Side 9 af 11

Ønsket felt mangler:

Når et katalog er færdigbehandlet (godkendt) modtager leverandøren e-mail her om:

Hej Kataloget <navn på katalog> er nu behandlet af Københavns Kommune.

<antal godkendte> vare(r) blev indlæst og <antal afviste> vare(r) blev afvist.

Hvis der er spørgsmål, kontakt da venligst:

<katalogansvarlig>: <e-mail til katalogansvarlig>Telefon: <Telefon til katalogansvarlig>

Tak.

5 Dokumenthistorik og Godkendelse

5.1 DokumenthistorikVersion Navn Årsag og væsentlige ændringer Dato

0.1 Jacob Berg Stisen Oprettelse 16-08-2016

0.2 Jacob Berg Stisen Tilføjelse af ”OIOUBL Kvantum specifikke værdier”

12-10-2016

5.2 GodkendelseVersion Navn Titel / Rolle Ændring Dato

Side 10 af 11

1.0 Xx Dokument godkendt 2016-xx-xx

2.0 Xx Dokument godkendt

Side 11 af 11