BUSINESS ENTERPRISE PROGRAM OF OREGON SPECIAL MEETING

 Date: Friday June 30th, 2017 Time: 3:00 pm

  OREGON COMMISSION FOR THE BLIND 

535 SE 12th Avenue (Portland office) 

Conference line: 404-443-   6397    Participant code: 943611#

Agenda • Any of the agenda items listed below may become an action item. • Any of these items may be a conflict of interest.

1. Call to Order

2. Adoption of Minutes from May 25th and May 31st 

3. Public Comment

4. Director’s Reporta. Overview/Updateb. Fair Minimum Returnc. USPS Updated. Site Development

5. Training and Educationa. Active Participation Trainingb. OCB Commissioners Meetings/Active Participation Engagementc. HB 3253 Update

6. Committee Reports Updatesa. Vending Facility Assignment Compliance 

7. Old Businessa. Fair Minimum Returnb. Operating Agreement Concernsc. Reallocated Dollarsd. Request For Equipmente. Vending Machine Incomef. Standardized Monthly Statement Discussion/Trainingg. Other

8. New Businessa. Ideas/Strategy Brainstormingb. OCB Budget FTE Position Fundingc. Legal Advocacy Funding Projectd. Other

9. Open Discussion

10. Adjourn/Next Meeting

VERBATIM

[Started at 00:00:00]

Hauth: Yeah, let’s go ahead and start the meeting. And everybody being we’re doing a teleconference meeting, let’s make sure and mute your phones as best you can. So, let’s go ahead and call this meeting to order. Everybody, thanks for joining. And, Eric, obviously, you’re here; I heard your voice earlier.

Morris: Yep yep. 

Hauth: Okay… call the meeting to order. And I don’t think we have a quorum so we’re not going to be able to adopt the minutes. Has Steve Jackson joined in yet? [Silence.] Okay. Well, let’s go ahead and take… let’s go ahead and take roll. Art Stevenson.

StevensonA: I’m here. I’m gonna call Steve on my iPhone. 

Hauth: Okay. Sure. So… Steve Gordon?

Gordon: Here.

Hauth: Okay. I’m here as well. Any other Board members here? [Silence.] Okay. Cathy Dominique.

Colley-Dominique: Here.

Hauth: Char Mckinzie.

Hawkins: Here.

Hauth: Tessa Brown. [Silence.] Tessa Brown? [Silence.] 

Jackson: This is Steve Jackson. Sorry I’m late.

Hauth: Thanks for… Thanks for joining. Salvador Barraza? [Silence.] Okay. Carole Kinney.

Kinney: Here.

Hauth: Okay. Do we have Gordon Smith? [Silence.] Harold Young?

Young: Here.

Hauth: Harold. Lewanda Miranda.

Miranda: Present.

Hauth: Okay. Lin Jaynes.

Jaynes: Present.

Hauth: And do we have Celyn Brown? [Silence.] Celyn Brown? [Silence.] Okay. Have I left any managers off? Derrick Stevenson? [Silence.] Okay. Have I left any managers off? [Silence.] Okay. Members of the public? Does anybody like to announce themselves, please do. I… The two guests from Swire Coke, if you could announce yourselves, please. 

Fields: This is Tess Fields and I’m the Director of Government Affairs for Swire/Coca Cola.

Hauth: Okay. And the other gentleman?

Cochran: I’m Colin Cochran, [inaudible]. I was working on the [inaudible] Multnomah County. 

Hauth: All right. And is there any other members of the public that would like to announce themselves, please do. 

Staley: Sue Staley, American Council of the Blind of Oregon.

Hauth: Okay. We heard Sue Staley.

Hoddle: And Vance Hoddle, Canteen Vending.

Hauth: Vance, thanks for joining. Anybody else? [Silence.] Okay. Anybody else would like to announce themselves? [Silence.] Okay. We do have a quorum, so I’m gonna back up and adopt the minutes. Let’s… I’d like to entertain a motion to adopt the minutes for May 25th and May 31st. Do I have a motion?

Gordon: I motion it. Steve Gordon.

Hauth: There’s been a motion made to adopt those minutes. Do I have a second?

StevensonA: I second it.

Hauth: Okay. There’s been a second. Is there any discussion around those minutes? [Silence.] Okay. So, hearing no discussion, I’ll call for a roll call vote. Signify yea or nay. Art Stevenson.

StevensonA: Yea.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: Yea.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yes. Yea.

Hauth: And I signify yea, as well, so that motion has passed. Public comment: for expediency, and allowing an opportunity for our special guests to do a presentation, how about if we allow those presentations to occur at this point in time and then we can move forward with public comment, if you guys are okay with that. So.

Jackson: Fine with me.

Hauth: Okay.

Fields: Is everybody okay with it?

StevensonA: Yeah, we’re…

Hauth: You bet.

StevensonA: Let’s do it, Randy.

Hauth: Okay. Let’s do it.

Fields: Okay. Hi… Hi, everybody. My name is Tess Fields and, as I stated, I work with Swire/Coca Cola in the government affairs and public affairs realm. And I just came on board with Swire/Coca Cola at the end of February, following the acquisition of CCR in Oregon and Washington. And so, Swire Bottling… Coca Cola Bottling has expanded now into the Northwest and my territories incorporate Oregon, Washington, Idaho and Nevada. As you guys are probably aware, last month we had to adopt… or the City Council adopted a beverage tax… or passed a beverage tax up in Seattle. And, simultaneously, at the end of April we had a beverage 

tax initiative filed here in Multnomah County. And, at this point in time, we are… we have hired Hilltop to basically run our campaign here on the ground in Oregon. We’re obviously very concerned about this. It’s a 1.5 cent per ounce tax on all beverages that contain any added sugar. So it is quite broad in how it impacts our portfolio of beverages. And, at this point, what we’d like to do is kind of provide everyone with… I’m gonna kind of hand it over to Colin here and we wanted to provide folks with information about the initiative, a briefing on the campaign, and then also finish it up with, basically, a request for help. This initiative impacts local businesses profoundly and… and definitely impedes sales, which then impedes jobs, etc. And, anyway… so I’m gonna hand it over to Colin and then, we he’s kind of got this thing wrapped up, you know, I’d love to take questions, etc. from the group. So, Colin, take it away.

[00:05:45]

Cochran: Thank you, Tess. And thank you, again, everybody for allowing us to speak to you today. Again, my name’s Colin Cockworth and I’m with a firm called Hilltop Public Solutions. We specialize in campaign coalition building and issue advocacy and we’re… we’re very excited to be a part of this effort. As Tess rightly pointed out, this is an initiative that folks are looking to potentially qualify for either this November 2017 ballot or the May 2018 ballot. But their stated intention is to go out for November so we’re taking them at their word. And it is 1.5 cent per ounce tax on sugar-sweetened beverages. There is a threshold that they apply; it’s six grams of sugar per eight ounce serving. And so, as folks likely on this call know, that is, as Tess said, again, very, very broad. It goes well beyond soda to apply to teas, flavored waters, some kombuchas, any juice that’s not 100% juice, and it goes on and on and on. So the actual impact of this tax, again, as Tess rightly pointed out, could be very significant. Philadelphia is one of the kind of municipalities that have passed a similar tax recently and they have seen substantive price increases. And folks within the beverage… the beverage distributing industry have also seen severe complications and many of them have also been forced to actually move towards layoffs, as well. So there’s severe concern about… about what this could mean here for Multnomah County. On the ground here, the folks that are pushing it are largely backed by the… kind of purveyors of these taxes in… in recent kinds of localities where it’s been successful: that’s Michael Bloomberg and his group and a gentleman, another billionaire by the name of John Arnold. They’ve already poured in $200,000 into this campaign, into the “Yes” side of this campaign. So they… that’s a very good indication that they are taking this very seriously and… and want to see success here. As far as what our campaign is doing, you know, what they actually… Let me take a step back, as far as what the proponents are… are going to try and do is try and make this kind of a referendum on Big Soda, Big Corporations and they’re going to try to sweep all the other things that we just mentioned, all the other beverages that might be impacted, all the other ancillaries that deal in beverage distribution that may be hurt by this, they’re gonna try and sweep that under the rug. We’ve seen… We’ve seen them do this in every other kind of race that they… that they’ve ran. And so one of the things that we’ve been very cognizant of is going out and letting everybody know, you know, from the local grocery stores to the vendors to the restaurants, on and on, you know, that they are actually gonna be hurt by this. And we, at this point, have a coalition of about 300 of… of those… of those member oranizations: again, restuarants, food carts, vending… vending professionals, and 

on and on. And on that, too, I want to let everybody on this call know that NAMA, the National Automatic Merchandising Association, and the Northwest Vendors’ Association are already on board with [inaudible] as… as… as well. And so, what one of the main things that we’re hoping to do, again, is to expand the narrative to really let folks know that a) this is a regressive tax, right? You know, the folks that are pushing this are going to be trying to say that this is going to help, you know, a wide variety of progressive causes that lots of folks in Multnomah like and, you know, that ots of folks should support. But they’re doing it in a way that this is actually going to end up taxing the people that are going to be paying out of pocket the most are the very people that they are saying that they are going to help. And that includes communities of color, that includes low-income communities. This is the definition of a regressive tax, right? So we want to make that point very clear. But we also want to make sure, again, that they understand the wide variety of different folks that this is going to [inaudible]. So that’s one of the reasons that Tess and I wanted to talk to you today, is to let you know that this is out there, let you know, again, that the threat is very real, that there are two billionaires that have been the driving force behind successful efforts elsewhere that are also behind this effort, and let you know that there are opportunities for you all, if you are interested to engage and actually help tell the story to voters. And… And to that end, what we would like to do, what we hope can come from this conversation, after we take all your questions, is an opportunity to maybe meet with you all in person to get a little bit more in-depth and also to let you know about the other ways that we can help, again, get that story out there. You know, be that letters to the editor, be that meeting with a key decision makers like elected officials, be that recording web videos… I think that the folks that, you know, are… are… are gonna be impacted by this that are on the phone calls today have a very compelling story to tell and if you all are interested in helping broadcast that message, that’s one of the reasons that we wanted to talk to you today 'cause we’re very interested in helping you broadcast that. So, with that, I’ll stop. And, Tess, if I missed anything, please jump in. But, of course, if there are any questions, I’m gonna be very interested in hearing those. 

Hauth: Yeah, Colin… Colin, before Tess speaks, this is Randy Hauth. Thanks very much for joining us and I don’t, you know, obviously I know you’re not trying to, but you certainly don’t have to sell us on this. Obviously, we’re very well aware of the concerns here. But I guess one of the thoughts are… and I’m a board member of NAVA, as well. So, obviously, NAMA and NAVA are supporting this initiative. What’s the strategy? When you… When you’re dealing with a referendum or a ballot measure, what’s the strategy that’s gonna be used? And how can we help? So that’s one thing I’d like to know. And then, Tess, if you want to, you know, say anything else, or anybody has any questions, you know…

Fields: Well, again, I’m gonna let Colin kind of speak to the overall strategy of the campaign. And then, you know, in terms of, you know, I feel like, you know, the vending industry, but more specifically, you know, the corner that you guys fill in your spaces is a unique story and a compelling story. And what I’ve personally found, frankly, when I have spoken with, you know, our elected officials and county commissioners, obviously, have not taken a position on this. You know, they’re concerned about it. They don’t like it, but they haven’t, you know, at this point in time they haven’t come out and said, you know, “No, we’re not gonna… we’re not 

gonna support this.” And, you know, sometimes I’ll hear, you know, people, you know, that, you know, that could actually… that… that need to see local business owners, you know, face to face and have, you know… and hear from them their story that they can only tell with their voice, as opposed to it coming, you know, from the campaign. And so, I think that’s a part of it, but I’m gonna let Colin take that. 

Cochran: Yeah, and I – thank you, Tess. And I think the main… again, I think I did a little bit of outlining the opposition strategy and specifically here in Multnomah County with, you know, one of the most progressive voter blocs that we have here in the state. There’s gonna be, again, a large anti-corporate, large, you know, kind of Big Soda thrust to this. And one of the main ways that we combat that is letting folks know, again, that, you know, the folks that they are saying they’re gonna help are gonna be the ones that are actually paying higher out-of-pocket prices. And, more than that, that is goes well beyond, you know, very important corporate partners that work within this county but it goes to, again, the businesses that are on this phone, it goes to a wide variety… you know, again, close to 300 folks that… that we have… have touched. It really is about creating a narrative that… that touches people’s kind of thoughts and… and moves them beyond this idea, this very simplistic idea that the other side is going to be pushing, that it makes sense to tax soda because we’re going to be doing all these good things, right? And so they need to know that, you know, with that tax there… there come some very severe ramifications for very important businesses like yours. And so how you can help, again, is by helping us tell that story. And there’s a wide variety of ways to do that: there’s letters to the editor, there’s meetings with elected officials, there’s recording web videos, there’s appearing on, you know, kind of digital media platforms. There are a wide variety of ways that the campaign could be helpful in hooking you into. But I don’t want to… you know, underscore enough what Tess said, that I think the folks here on the phone can be very, very, very effective messengers…

Hauth: Yeah.

Cochran: …because I… Go ahead.

Hauth: Do you have any contact information, Colin? I know I have your contact information, but if you could share it with those on the line who maybe want to contact with you. And also, Vance Hoddle, I know you’re on the line, with Canteen/Compass Group. I don’t know if you want to throw your two cents in or not. But…

Hoddle: Oh, absolutely. 

Hauth: …contact information from Colin.

Hoddle: I was just biting my lip until it was starting to bleed. 

Jaynes: [laughs]

Hoddle: The… Yeah. So, my company’s had the opportunity to do business in some of these municipalities who’ve adopted this measure. So one of the compelling things… I mean, one of the compelling reasons for all of us licensed blind vendors and partners to fight this is, for you folks, you can expect a 30% decline in beverage sales. And I think that might be on the conservative side. So, people won’t… So when you actually look at the mix between snacks and sodas, of what you sell, it’s like taking that, from your perspective, like taking a 16 or 17% pay cut. And, you know, I don’t think that this… Multnomah County has been talking about slashing the minimum wage or anything like that recently.

Colley-Dominique: [laughs]

Hoddle: It’s ridiculous. And, frankly… And Philadelphia’s like the classic example: sales of soda outside the city limits skyrocketed. Skyrocketed. Sales of soda inside the city limits went down to the point, I think Pepsi… the Pepsi distributorships that operate in Philadelphis laid off something like 80, 90, a hundred workers. So it’s job loss. It’s a pay cut to people. It’s… It’s a regressive tax. It’s a bunch of BS. Anyway, so I’m against it, as you might imagine.

Fields: I think… I think, you know, part of… Sorry, this is Tess again. I think, you know, to underscore Colin’s point, you know, part of the challenge that we have in fighting these kinds of initiatives is that, you know, is humanizing our… our brand, humanizing our company and humanizing this impact. I’ve had people that think when they do this, it’s like, “Oh, I just shot a hole in the big red dot coming out of Atlanta and big business and big corporate America, who all are terrible people.” And that’s who they think they’re getting. But in reality, that’s not who they’re getting and we need to show them who they’re getting. And, you know, I actually, you know, had a commissioner say to me, “Well, Tess, who cares if it costs jobs. Think of all the lives this will save.” Or something to that effect. And, you know, that’s because she’s not taught… She doesn’t see the people behind the jobs she’s talking about. Right? So, we really need to make this… to bring this home and, especially, to bring this home, you know, obviously, you know, in the city of Portland. And to help people understand that, you know, we’re talking about people’s livelihoods and we’re talking about people’s ability to support themselves and their families and send their kids to college. And there’s absolutely no correlation whatsoever between increased public health and the passage of a beverage tax. Nobody gets thinner, nobody gets healthier; it’s just that people get poorer. Because we all know there’s multiple, multiple ways to load up your diet with sugar. And if you don’t approach it as a collective health issue in a very genuine manner then, you know, the only thing that you’re gonna see is reduced sales. So…

Hauth: Yeah. Hey, Tess? I’m…

StevensonA: This is Art.

Hauth: Tess, what I was going to do – 'cause we do need to move on – and I certainly appreciate you joining in. And, clearly, I mean, I… part of my footprint is in Multnomah County, 

so this is near and dear to my heart. However, Multnomah County, then Clackamas County, then Washington County, right? So…

Fields: Right.

Hauth: …we do need to address it. And I’m just trying to figure out the best way… I do have Colin’s information. If I can pass that out to the managership, I’d be glad to do that. Obviously, this is kind of the first step in it. We need to strategize and figure out how to collectively go after this. So…

Fields: Colin will follow up, I think. 

Cochran: Yeah, no, I absolutely will. Please do feel free to distribute that information far and wide to those who…

Hauth: Okay, I will.

Cochran: …might be impacted. And let’s… let’s do, please, touch base about, you know, how we can facilitate a follow-up conversation. And we appreciate you giving us this much time on the agenda.

Hauth: Yep. No, sounds good. Hey, Art, we’re gonna move on, unless you have a question. Go ahead.

StevensonA: No, that’s okay. I’ll… We’ll follow up with Colin and stuff. I just, you know, was concerned about other than soda pop and iced teas, of course. You know, I was thinking about iced mochas and all those kind of thing and, you know, if they were gonna be affected. But I could see where they would be, especially, you know, like an iced mocha with sugary syrup in it, too. That might qualify to be taxed.

Hauth: Okay. Well, thank… thank you both, Colin and Tess. 

Fields: Thank you. Thank you so much for having us and for giving us this much time on the agenda. I really appreciate it. And I know Colin will be, you know, setting up next steps with everybody. And, at some point in time, I’m looking forward to meeting everyone. 

Hauth: Yep. Us as well. 

Fields: Okay. Thank you.

Hauth: Okay. Thank you. 

Fields: Bye bye.

Hauth: [Inaudible] public comment, is there any public comment? [Silence.] Anyone like to make public comment?

Hoddle: I think I said my piece.

Hauth: Okay. Director’s Report, item four, an overview and update. Eric, thanks for sending out the Director's Report. I’ve had a chance to go over it. I do have a couple of questions or items that I’d like to identify for the record. But I’d first like to ask any managers if they have any questions, comments on the report or, Eric, if you have any follow-up on that.

Jackson: Steve Jackson. Can I say something?

Hauth: Yeah.

Jackson: Or ask a question. I mean, I wanted to ask you, Eric, on your report when you’re talking about the fair minimum return you use the word “gross profit” and then you also use “net proceeds,” I believe. I’m just a little confused and I was wondering if you could, you know, tell me if you used any other templates, like other states, to try to formulate this plan because I think it’s pretty important.

Morris: Yeah, Steve, I can talk about that. 

Jackson: Okay.

[00:21:01]

Morris: Randy, you want me to just go ahead, or…?

Hauth: Yeah, sure. You bet.

Morris: So, Steve, that’s a good question. But we’ll just jump right into the fair minimum return conversation. I was talking to Randy briefly about this the other day, just in the sense that we have to start somewhere. And the discussions we’ve had prior to that, and it’s kind of outlined in the report, that you have to put some kind of structure around how… how it’s gonna be determined, what, you know, what the cut-off is. And if I use “net proceeds,” or “net,” I try to stick to “net” and “gross” 'cause that’s how I look at the reports here on this end. And I did not look at any other states, Steve, and if you have some states that you could suggest that I go take a look at… 'cause that tends to be one of those things, once you start down the rabbit hole, it can be all… all-consuming to go out and try to research other… other states. And the information I had about other states and stuff was that it’s however you want to set it up. So… but, I’m trying to think, for the gross… I wasn’t quite sure specifically what… I use the term “gross” and “net.” Is that…? Is that helpful?

Jackson: Well, they’re two different… two different things. So…

Morris: True. 

Jackson: Well, my question… Can I ask this? Isn’t it based on the manager’s earnings? Like his net proceeds, right? I mean, that’s what it should be based on.

Morris: Well, that’s… that’s the cool thing about this. And that’s the one thing when I, like, when I had a conversation with Jesse about it, there’s no… there’s no “It has to be based on net, it has to be based on gross, or net proceeds.” It can be based on whatever we come up with, on a consensus… we come to an agreement about. So, you know, when I was looking at it, I was trying to take a whole bunch of things into consideration and, you know, people who are running vending routes, like I put in my report, that are completely subcontracted, where they’re getting just vending commissions, that’s a whole different ballgame than people, you know, like yourself, who are running a convenience store, who have labor costs, who have food costs and stuff like that, it’s a… it’s apples and oranges. So, by using gross on one side and net on another to try to even that out for the same discussion is what I was trying to do. 

Jackson: Oh, okay. Kind of… I see… I sort of see where you’re going with it. Isn’t there… Isn’t there a law, federal law that talks about how to mandate the fair minimum return? And it also talks about it in the handbook. So. And I think it talks about net. So, I don’t know if it’s fair to say net for me and not net for Randy because, if Randy doesn’t need it, then he doesn’t… Sorry, I don’t mean to use your name, Randy, but if a manager doesn’t qualify, then they just don’t qualify.  

Morris: Well, Steve…

Hauth: Yeah, if I could… if I could weigh in there, Eric. Yeah, you know, listen I know this is… I know this is a conversation we have to have. And I do believe, I don’t have it in front of me, but I do believe both the federal act and the administrative rules do talk about net proceeds. And so, when you came back... I know we talked a couple weeks ago by phone, and when you came back with some of those ideas, you know, I think it’s a good starting point. I was a little bit also concerned about, you know, changing it from unit dynamic to unit dynamic. Because, even though I’m on full service, I have expenses. And I file expenses every… every… [lost connection].

Miranda: I think we just lost the chair, Art.

StevensonA: Did Randy drop off?

Miranda: Yeah.

StevensonA: That… Okay, well. Derrick, have you come on the line yet? [Silence.] 

Hauth: Hey, I’m back. I’m back. Sorry about that.

StevensonA: Good thing, because we gotta have a quorum there, buddy. So don’t drop off again.

Hauth: Okay. Yes, sir! [laughs] Anyway… Yeah, anyway, so I know we’re gonna talk about it a little bit further but I guess my thoughts for this is that we should find a way to be able to have some common ground. It looks like we’re starting to work together on some peripheral items. Something like this, I believe the agency, and you as the Director, should do everything you can to try and assist, you know, with what the Elected Committee’s trying to get accomplished here. And I know sometimes you may get pushback and it’s not maybe only your decision. However, the way I look at it, is I think the way you presented it may be very confusing. And, yeah, we can build a system around it that we all agree to, but how do we get money in people’s pockets that are suffering. I do think we build sideboards around somebody just not abusing the fair minimum return. But, you know, I wish I knew the exact answer but, you know, do you have any flexibility on what you’re saying to us? I mean, is that… is that bottom line what the agency’s willing to do? Or, you know, can we pump up the… the, you know… Can we have room to negotiate here? I think this is a real key, important issue and either we’re going to have to work it out with the agency, or we’re gonna have to find a different way to address it. And I, personally, would love to find a way to work with you and the agency on it. But, you know, I’d like to hear from you, you know, and where can we go from here? Because I don’t think, and correct me if I’m wrong, but I don’t think what you’re presenting at this point in time through the Director's Report is really amenable to people. So. 

Morris: Well, so… so, Randy, yeah, totally. I mean, we had to start somewhere. That’s the thing… When we have these kind of discussions that I… I try to reinforce… is that, especially around this issue, you… like when we talked about, like, setting an actual level. Well, we can’t sustain the average income as a level… as a cut-off level, so we have to do something sustainable. And, just like when I tried to go through it in the Director's Report, you have to build a framework starting somewhere. Obviously, we can have discussions about that and try to make it more clear, more concise. But, you know, there has to be some agreement across the board, you know, that it’s fair and equitable to everybody. And, you know, it’s not gonna be fair and equitable to everybody, from everybody’s perspective. I get that. Not everybody’s gonna be happy. But it also has to be something like you said, I got to be able to sell it on my end, too, to say, “This is the concept we’ve come up with. It seems, you know, the Elected Committee’s happy with it, most of the managers are happy with it.” And, you know, that way… yeah. 

Hauth: Yeah, okay. So, you know, I know that there’s some others on the line that are actually maybe impacted by the fair minimum return, or the lack of fair minimum return. So if you guys have, you know, a thought here, bring it forward. You know, bottom line, regardless, we could say, “Hey, it’s in the law, it’s in the handbook, it’s here, it’s there.” But unless we can find a way to get the agency to the table and we can get a collaborative, you know, effort here, then it’s not going to help anybody. So are there, you know, are there any vendors on the line that have any other thoughts or…?

StevensonA: Randy, this is Art. 

Hauth: Art.

StevensonA: Okay. Well, first of all, it does say in the law that it is allowable. And if we decide a portion of the set-aside is going to be used for that, you know, we definitely make the adjustments to make sure it occurs. One of the things that kind of sparked my… okay, you know, we haven’t got money for a fair minimum return but we got money in set-aside to pay wages for a employee of the agency without consultation with the Elected Committee… And… And so, again, you know, I’m a little put back that the agency says, “Hey, we can’t do this until we establish parameters” and stuff. But then, on the other hand, the agency can say…

Bird: [tapping buttons on his unmuted phone] Dammit!

StevensonA: …we’re gonna… we’re gonna take set-aside…

Bird: [tapping buttons on his unmuted phone] That said mute and redial. Why did it do that?

Hauth: Hello? We hear you.

Miranda: You’re there, Jerry.

Bird: It’s Jerry.

StevensonA: Okay, Jerry, don’t… don’t hit any more. You’re there. Put it on mute. 

Bird: Sorry, I’m trying to find mute. I’m at my mom’s, trying to put in a new thing for her.

StevensonA: Okay.

Bird: I’m trying to tell how to mute.

StevensonA: So… So, anyways, long story short here, if we have to go through proper protocol on this assured minimum return then let’s get the job done and… and get it going. But let’s not have a double standard here and take set-aside money to pay somebody’s wages and… and we didn’t even get any input on that. It’s… It’s kind of… we’ve got to do this. So, anyways, that’s the point I wanted to make.

Hauth: Thank… Thank… Thank you, Art. And I think that… I think that’s… I think that’s a valid point. I don’t know if Lin Jaynes or Steve Gordon… I know Derrick’s not on the line. But anybody else who’s actually possibly impacted by this, do you guys have anything you want to share or, you know…

Gordon: Yeah, Randy.

Hauth: Yeah.

Gordon: Steve Gordon.

Hauth: Steve.

Gordon: Yeah, it’s… it’s… it’s impacted me for quite a long time. You know, I had heard to the different views on the price on gross and net. And, you know, he says, like, the operators that are going full… full-service… You know, again, I agree with Randy and Art. You know, we still have overhead. My overhead’s pretty much been the same for years and years. I have a warehouse and… and utilities, office things that I… I write off. You know, that’s what the government tells us to do. So not a lot changes there. So it does impact my income and it impacts all those that are… have been filing for months now of requesting financial assistance.

Jaynes: Yep.

Gordon: And when the agency can go and do things with not having any respect of our… of what we try to go by with rules… we comply to their administrative rules and are in compliance all the time with communications and it goes again back to, you know, we’re not having active participation. You know, how much do we have to pound through where we can both equally work in getting things done and sharing these things together. That’s what the agency was created for, you know. And I could go on and on. But it affects me a lot. You know, there’s seven of us or more that are financially hurting.

Jaynes: Yep.

Hauth: Yeah. Yeah. Hey, Steve, if I… if I may. You know, Eric, this could be… honestly, this could be a wonderful opportunity to start building that bridge again. I mean, obviously, there’s been a lot of, you know, dissension or opposition from the administrative point of view to the Elected Committee or the blind managers point of view. I believe that this could be a really great opportunity to step forward. And without trying to, you know, criticize or lecture, and I’m not… I’m certainly not pointing this at you only. But, you know, if you put yourself in the blind vendors’ shoes and some of those vendors are struggling for money and then you look at the RSA-15 report and the agency’s stockpiling $200,000 and if you look at what happened recently with Art Marshall’s position and the agency going out and without any authorization, without any communication, directing that, you know, 47,000 or 43,000 to come out of set-aside to help pay that and when you look at some of these other things you could probably understand why people get frustrated that there asking for this and the agency says, “Nope, you gotta do this and you gotta do that and you gotta do this.” And, again, this isn’t pointing at you. But, without trying to cite the laws and without trying to get attorneys involved and without trying to go to the Governor’s Office how can we make this happen? You want another proposal from us? I mean, can you… can you make us a better offer? I mean, how… what do we… you know, what do we need to do?

Morris: Well, I wouldn’t use the term “better offer.” I’m just sayin’. 

[laughter]

Hauth: You’re right. You’re right.

Jaynes: Chairman Hauth?

Hauth: That was… That was strucken down. Yeah, Lin, go ahead.

Jaynes: Yeah, you mentioned my name as well. You know, Steve is… he hit the nail right on the head and there’s not really a lot that I can offer to what he said because, you know, I still have overhead, whether I’m full service or not. Which, by the way, I was twice on full service through the agency, as many others have been. It wasn’t necessarily my choice at the time, but that’s another story. But we still all have the same expenses. And the bottom line, I guess, just to say what I would add is that if we weren’t needing the help we wouldn’t ask for it. Contrary to what some people might think that some of us may just be crying wolf. That’s not the fact. That’s not truthful. I mean, there… you know, we’ve… we’ve got the same bills, we’ve got the same issues and our businesses aren’t building up and for different reasons. For some of us it has to do with geographic area, it has to do with populace in the area. And now if this tax thing goes on soda, you know, some of us in rural areas, we’re really hurting now. So, you know, other than what Steve added, he hit the nail on the head. The only think I would say, again, is, you know, he’s… he’s right. We need the help and we’ve been asking and asking, and we’re still asking.

Bird: Jerry.

Hauth: Yeah, Jerry, go ahead. [Silence.] Yeah, go ahead. Jerry. [Silence.] Yeah, he must’ve hung up. So… So, while we wait for him, Eric…

Morris: Yeah.

Hauth: …before we move on, what… what’s the next step up the stairway here? So we can try and get… get some, you know, consensus.

Morris: Well, I think the thing we need to do, Randy, is figure out what… I mean, obviously, gross versus net is a concern. But I… I still think it’s a valid thing to talk about 'cause they are different businesses. I mean, either than, or we have kind of a structured fair minimum return around different business models. I mean, it has to make a little bit of sense when you do that… not just blanket say, you know, everybody’s gonna, like, $1,000 a month kind of thing. That doesn’t… I understood the reason behind that. But, you know, give me something I can work with and I go out and try to take a look at some other states. I’ll talk to the listserv and see… I’ll search through that and see what they have. That might give us a little better idea of what… what other solutions are out there. I was trying to look through the federal code real quick and, 

like Art said, it just… the federal code talks about establishing a fair minimum return. Unfortunately, it doesn’t give you any details to work with; that’s the down side to it. So, yeah, I just… I need to hear what people are thinking and it has to kind of, you know, make some sense. 

Jackson: Can I… Can I say something now? Can I speak? Steve Jackson.

Hauth: Yeah, Steve, go ahead.

Jackson: So… So I hear what you’re saying, Eric. And so some kind of, like, equation that shows, like the percentage of what a manager does and what the manager has subcontracted so that you can make some kind of… some kind of chart. If that’s the case, well, if I have my teaming partner and I’m working in my kitchen, is that the same as a subcontractor? Because it gets confusing to me because, you know, I’m still in there I don’t know how many hours a week, but I work two and a half days there a week and I work two and a half days in my convenience store. So like, I’ll tell you how much I work and how much I have someone else work but, to make it easier, I think it… we got to do what you… I mean, I guess we need a formula, like you’re saying, but…

Morris: Yeah, and I think… I think…

Jackson: What’s the formula?

Morris: Well…

Hauth: You know…

Morris: Sorry.

Jackson: I’m done.

Morris: I was just gonna say, like, the… the House Bill 3253 has a formula in there for getting discounts, like, on your set-aside for healthy vending, hiring people with disabilities and stuff, has a structure to it. That’s kind of what we need in place here. And that’s what I was taking a shot at with this thing I put in my Director's Report.

Hauth: Yeah. Yeah. Well, and Eric, again, I know… I know that, you know, I believe that there’s pushback also, for whatever reason, you know, above and beyond your… your position as Director. But I… I really believe… I mean this is a… this is a really important… could be a pathway to help us, you know… I mean, active participation isn’t just about what you want, it’s not just about what we want, right? It’s about negotiating and getting to a place that makes it all happen. But when I look back at the previous meetings, almost every motion that we’ve made you, on behalf of the agency, denied. I mean, the last two meetings there was one… one motion, one and a half motions. So, obviously, active participation, in my opinion, we’re not 

there yet. When you have 15 active complaints, when you have meeting after meeting and motions being denied, I don’t know, necessarily, that’s going in the right direction. And I’m not sure if that’s you making those decisions or if that’s Dacia or whoever. But, I really believe, especially with the legislation, we really need to find a way to… to make things work out. And fair minimum return is, I think, the critical point on, you know, how we could maybe start building some trust back. So, um…

StevensonA: Randy?

Hauth: …I wish I knew the right way to do it. I know Jerry did a lot of research on this. And I believe, through the Oregon Administrative Rules, he crafted up how it should be. And I would agree with you that we can, as long as we agree, we can find a different model. But, you know, if anybody else has any ideas how we can actually, instead of just going around in circles, we can actually get some money in people’s pockets. You know, if somebody wants to take this project on, if somebody wants to work with Eric on it, if you have any other ideas let me know. Because, short of… short of filing a complaint and getting an attorney and going through that whole process, there’s no other options other than trying to work together with the agency. And that’s where we all should be. So… But, if you’re trying to work together with the agency and we can’t get anywhere, then we don’t have any other options. So…

StevensonA: Randy?

Haseman: Randy? This is Linda Haseman. Can I add in?

[00:38:38]

Hauth: Yeah. Hey, Linda.

Haseman: Hi. What I would like to suggest is… I read through the Director's Report and I’m also picking up on the questions about is it net profit, is it gross profit and vending units that are on full service versus vending units that are starting to be worked by others and cafeterias, and just kind of the whole animal is what we’re talking about. And so, what I would actually suggest is that we look at the whole animal, look at the actual numbers. So, for instance, I would like to see the average vending unit numbers. Take the vending units, the people that have 100% vending units. I want to see those units and derive what that average looks like. I want to see the individuals that have cafeterias and snack bars and that and look at those average cafeteria units. I want to start looking at… I would suggest you guys also start looking at those averages. Because, until you get to the numbers, I think that’s why you guys are going in circles, because we’re talking now a whole bunch of things but there’s really no true numbers to start the conversation from. Maybe there’s not a difference between average vending units and average cafeteria units; maybe there’s a huge difference. Again, those numbers are gonna start some different conversations that I think you all need to start looking at, to look at the whole animal that you guys are talking about right now. 

StevensonA: Randy?

Hauth: All right. Thank you. Yeah, Art?

StevensonA: Okay. Well, first of all, let me try to clarify something because the law says “fair minimum return,” assuring a fair minimum return, and you can’t base it on the gross sales of a vending facility because that’s not what the return is to the blind licensed manager. The return is the net profit and… and that… that’s how fair minimum return has to be determined. And… And so, that particular thought should just go right out the window because you base a fair minimum return on what the manager is actually making. And so establish fair minimum return should be a number which would be, you know, 50% of the… or 100% minimum wage, or whatever. But it… it cannot be based… because it means the money that the blind licensed manager is putting in the pocket. Now, we have the authority to assign a certain amount of set-aside to go to fair minimum return. We also have the authority to make and adopt rules and that’s what we should be doing. And, as a matter of fact, as I said, I believe I said this in the last meeting, we need to adopt a temporary rule – it’s absolutely legal – and… and get this ball moving, instead of, you know, getting brick walls put up in our face all the time. We’ve been trying to resolve the issue of managers making a decent living by assigning unassigned vending, doing temporary contracts. And it’s been “no, no, no” on everything, without reason. Well, the simple fact of the matter is, assuring a fair minimum return, we have to have a first… we’ve decided we want to minimize…

Hauth: Art.

StevensonA: Now we just have to adopt a rule to do that and… and get it done and over with. And it needs to be based on what a blind licensed manager is making. 

Hauth: All right. Thank you, Art. Before we move…. Before we move on, I mean, is there anybody that wants to take this project on and try and, you know, work through it with Eric? Eric, you know, is this something that… I mean, how are we gonna negotiate on this? Do we… Do we send another proposal back your way? Or, you know, can you reconsider, after hearing the discussion? What would you suggest? 

Morris: Well, so I’ll call the question. If… If the issues is net versus gross and that’s the only issue, then yeah, let’s talk about it. But if… I mean, is that everybody’s concerns? 

[Silence.] 

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Yes.

StevensonA: I make a motion that the Rules Committee right now get on adopting a fair minimum return rule and… and get it adopted… get it written, that the agency can buy off on 

and we can buy off on. Get it written, get it established as a temporary rule, which is completely legal in the state of Oregon, I know, because I attended the class. And then… And then move towards getting it adopted as… as a permanent rule. But I make the motion that the Rules Committee work with the agency and get the dang job done. 

Hauth: So a motion’s been made. Do I have a second on that before discussion? 

Jackson: I second. Steve Jackson.

Hauth: Steve Jackson seconds. Discussion? [Silence.] Any discussion? [Silence.]

Morris: Randy?

Hauth: Eric.

Morris: You want me to comment before you vote?

Hauth: Yeah. Yeah. 

Morris: So, I, you know, I… Yes, Art’s correct: we could adopt temporary… we can adopt temporary rules. But I can tell you the likelihood of that happening, like in the next month, is going to be very low. Because we’re gonna have… When House Bill 3253 passes here in the near future it looks like, we have to adopt rules for the… permanent rules for that by November 15th. So rule-making, I think I put a little blurb in there in my Director's Report about that, is gonna have to happen pretty fast and furious when it comes to, you know, the… the tempo we’ve had before with rule-making. So, starting a whole separate process – and, obviously, we’d have to jump through some hoops to get permission to do a temporary rule, 'cause it’s not like we’re doing this in a vacuum. I… I think that’s gonna be a lift. 

Hauth: Okay. Any other…

StevensonA: Well…

Hauth: Any other discussion?

StevensonA: Randy.

Hauth: Yeah, Art.

StevensonA: Okay. We… We need to get it done. No excuses. It’s allowable and… and if it’s gonna be a lift, then… then we want the written legal reasons why we can’t. I think we can do both. In fact, we’re gonna have to re-write the rules 'cause it’s gonna have to be a whole package anyway and it might as well be incorporated in it. And so, you know, I… I… I can tell you, Eric, that the managers that are gonna be a part of this rule-making process, at least the 

Elected Committee, is going to be insistent. And there’s no reason why we can’t write that section right now and get it put in as a temporary rule. 

Hauth: Any other… Thank you, Art. Any other discussion.

Bird: Jerry.

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: Yeah, I might’ve missed some of this stuff, but I think you been talking about fair minimum wage and I might’ve missed the part where you must’ve been talking about the gross and net and all that. I don’t know if some of these people might not like this, but my two cents on that is, if you… if we’re gonna use a minimum return and we’re gonna pay the managers out of the managers that are making money, more money, then they have to be performing, they have to be… they have to have their unit to the most they can get it. So it’s, like, no fault of their own. Now I don’t know if you discussed this, but if you do not fill a machine, if you just receive commission checks, you have no expenses. So I can’t see how a person can… That used to bug me. Say this person says [inaudible]. They don’t do any, but they had a 30%, 40% deductions. I don’t understand what that’s for, to go to the bank? ‘Cause you’re doing nothing. You’re getting commissions. So I don’t… You’ll have to explain to me what overhead you have. So if… if you’re receiving $2,000, $3,000, $30,000 a year commissions… or say you’re at the 45 or limit, you should not be able to… that should be off your… On… On a full-service, gross is net, I guess is what I’m saying. Because I don’t…

Hauth: Yeah, Jerry, I would just share with you that there are business licenses, there are business insurance, there is accounting fees. And, you know, if… And that may not be identical, kind of, to actual expenses that you would have to hire, you know, somebody to cook your hamburgers. But I would say that people who are on full-service, such as I am…

Bird: Well, they may have a small amount to do some stuff. But, like, I buy product. You know, I fill some of mine. So I got product. I do have a space, warehouse where I have to provide my product, so I’m gonna have some expenses. And I understand, sure, your insurance or whatever’s on that, but it can’t be much. I just don’t understand how a person… But I’ll shut up with that. I… I don’t mind helping the other managers out that are low, but it’s got to be… It can’t be that. And it can’t be… I don’t think they should be paying another vending company a percentage and all that. We’re our own managers, we’re supposed to be running our own businesses. You don’t need a middle-man and, if you do, I don’t know, there’s a problem. All I’m saying is…

Hauth: Okay, thank you.

Bird: …people can’t be deducting a bunch of stuff off that’s not, you know, to bring down their [inaudible]. We do it for tax purposes. I can understand that. But for set-aside and getting a fair minimum return, I don’t think that’d be acceptable. That’s just my opinion. Thanks.

Hauth: Okay. Thanks, Jerry. Okay, so there’s been enough discussion. There’s been a motion and a second. We’ll go ahead and call the vote. There may be a conflict of interest, so make sure and identify that if you do have one. A motion’s been made, there’s been a second. Yea or nay. Art Stevenson.

[00:48:21]

StevensonA: Yea.

Hauth: Steve Gordon.

Gordon: Yea.

Hauth: Steve Jackson.

Jackson: Yea.

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: And I’ll vote yea, as well. Was there any conflict of interest? 

StevensonA: Yeah, there’s conflict.

Jackson: I have a conflict of interest. Steve Jackson.

Hauth: Okay.

Jackson: I’d like Eric to just consider…

Hauth: Hold on. Hold on, buddy. I’ll go ahead and vote yea and that motion will pass. So, anyway, the motion has passed. We’ll go ahead and try and do that. But, Eric, just so you know, I am gonna try and think through a way that we can also resolve this while we’re trying to, you know, trying to get… get these things done. So, bottom line, we need to get money in some people’s pockets that… that are suffering. And I do agree with Jerry and you; there need to be some sideboards around it. So let’s continue this conversation. But the motion has passed. So, let’s move on, if we may. USPS update – I know you talked about the USPS and what I would like to say, for the record, Eric – and, again, I hope we can get to this point. I don’t disagree with what you said in the report. However, I do have concerns that the Site Development Committee was not contacted on this. And I know you had stated you talked to the manager. However, I would encourage anything like this in the future, if you could reach… please reach out to the Site Development Committee so they can also consider this. Because, just as a manager might 

not want to, you know, operate that location, it may be an opportunity that the Site Development Committee would… would want to work with the agency on opening for someone else. So, I don’t know if you have anything to say about that, or if you can kind of commit to, you know, reaching out to the Development Committee when these type of things come up, or why, you know, or why you don’t; if you don’t do it because you think they’ll… we’ll just throw a stick in the works or whatever. But, again, active participation is supposed to be about this. And so, if you have any suggestions or ideas how we can build our communication, please share them 'cause I think we’re lacking in some of those areas. 

Morris: No, Randy, I don’t have a whole bunch of comments. I… Art and I had a pretty good discussion, I think that was this week, about the Training Subcommittee and, you know, it’d probably go the same for this subcommittee, too, is that, you know, I [noise from unmuted phone]… Whoa. From… From my perspective, like with the Training Committee, I… I… you know, we have Kathy, we have our training specialist. So, you know, I need to, like, for the Training Committee I’m gonna have her staff that with the subcommittee so that there can be a process in place so they meet regularly and they get information regularly. So we’ll do the same kind of thing with the Site Development Committee, too. 

Hauth: Yeah, I think it would… I think it would go a long way. So.

Morris: All right.

Hauth: Okay. Anybody else on that before we move on? [Silence.] Okay…

StevensonA: Randy?

Hauth: Go ahead.

StevensonA: Yeah, I’m gonna make a comment about the Director's Report. You know, I don’t know how it puts it together or whatever but I just think, you know, there’s some things missing out of it that we don’t know what’s going on, that we should be updated on a regular basis and… and things that have happened between the last meeting and this meeting… Like, for instance, we haven’t heard nothing from the Director on the VA locations in a long, long time. We got no report if OCB was going to do anything about Chemeketa Community College. You know, the list goes on on different things, you know, that we should be getting updates on. And so I just wanted to make the comment that, as a member of the Elected Committee, I would like to be updated on everything that’s going on, things that we have been talking about but they seem to have just fallen in a crevice and aren’t being mentioned. So, just… just so you know, Eric, I, as a member of the Elected Committee, would like updates on reports on everything, you know, that is going on in the program.

Hauth: And, for the record, also I’d like to just share a couple of things. I know, Eric, you talked about the monthly reviews of units and taking pictures…

Morris: Yeah.

Hauth: …because, apparently, issues had been brought forth. And I’m just wondering, I guess initially, you know, I heard from at least one person but, initially, it appears that these may be punitive, especially when you say that issues are brought forward. And so then the agency captures those issues on photography. And I don’t know if the blind vendor can see those photographs or if they’re used in some kind of file to document the concerns. But it just… it seems to me a little bit overreaching. I mean, you know, and maybe you can share, you know, maybe there’s other managers on the phone that have a different opinion. But, obviously, the agency has a duty to make sure that the manager’s doing a good job and running a proper place. I think once a month is probably too much to be, just my opinion, to be, you know, doing a review like that. But are there any managers on… or anybody on the phone that has a different opinion or you guys are okay with that or there are issues or…? Also, what happens with those reports, Eric? Are they saved in a file at the agency? Or…?

Morris: Yeah. Yeah, we keep everything on file. 

Bird: Randy.

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird:  Well, I’m kind of wondering, 'cause I can see what you’re saying. I mean, they’re coming and taking pictures and, once again, it’s getting… They should come in and I have no problem… that’s one of these jobs to be. Of course, we have four or five staff, so… which I hope we haven’t got to that part I’m talking about us paying for them yet, but…

Hauth: No.

Bird: The thing is, is… that’s a little hard… See, I caught you on this. It’d be to go in now and say, “Look, your trash is full. It’s kind of been full. You need to start doing it.” And if it continues you start doing… it’s kind of like a… you’re trying to do a… What do you call it? I can’t think of the word. Make sure to… I can’t think… everything is listed, you know. Do your paper trail, basically, to show [inaudible]. “Well, we got pictures of it. Don’t tell us it didn’t.” And that could be true on… you know, it’s almost like comes back to our security part, that just gotta be done. And I don’t agree. I think they should be done and they continue and it don’t get done then you start taking pictures to mandate it. But it sounds like at first you’re trying to put the old scare in ‘em with doing pictures. They could be on the news, you know. But… And another thing is, maybe we should hire someone to go around and follow them around and make sure they’re doing their job. Because I don’t think they are. So maybe we should take pictures of them. Would they feel a little intimidated if we’re taking pictures of them coming out of a restaurant or… or something like this; follow them around to make sure that Tom’s going to where he says and Art Marshall don’t just [inaudible] on the phone, you know. Kind of works both ways. I just can’t see… It just seems to me, ever since this new administration, it’s all trying to just nail the… It’s like we’re just thieves or something. It’s like the security thing and you’re trying to catch us. But 

I have a problem with that and I don’t know why they’re doing it so much. It’s like they’re trying to do everything on us, when you… So I’ll just stop at that. But… to…

Hauth: Yeah, thank you, Jerry. Hey, Eric, so when somebody goes in and does the review – I believe that’s what you probably call it – does that person sit down with the manager and go over the issues at that time? And do they show them the pictures? I mean, how does… how does that process work? 

Morris: Normally, Randy, it… it depends on how busy people are. I think a lot of times people are busy and they don’t get a chance to sit there and debrief with Tom or whatever staff member is there. The… The concerns we’ve had about people saying, “Hey, you know, prove what happened” have not come from licensed blind managers, it’s come from staff. The one specific situation I can remember was from a staff member that said, you know, “Prove it.” ‘Cause one of our reports reflected something that the licensed blind manager’s employee said wasn’t happening. So, the… the documenting of stuff… and… and, like Jerry… Jerry’s point, it… it also shows that staff is out doing what they’re supposed to be doing, my staff is. So it plays a double purpose. And I mean, that’s not… I didn’t do it that way intentionally, but it does. So, you know, if people are running good operations, we’re not… this isn’t a punitive thing. It’s there to help them run a better operation. And we went from doing this, I think, once a year, maybe twice a year, best case scenario, to now we’re able to do it every single month, which… I… I think is a great resource for the managers, if they take it that way. And it’s not punitive. If we were… If we were going in trying to jack somebody up like on their licensure or something like that, that’s a whole different kind of a process. So…

Hauth: Okay. 

Morris: Yeah.

Hauth: Yeah, okay. Well, you know, whatever. We’ve talked about this and talked about it. And hopefully… hopefully it is to assist managers and hopefully the agency will sit down with the managers if there is an issue and try and work through them at the time. And… And, you know, I think, going forward, as new opportunities open up, maybe the agency won’t have the time to do this every monthly and maybe it’ll be more appropriate to do it quarterly or, you know… you know, bi-yearly or whatever. But, anyway, I… I did want to say one other thing that caught my attention in that Director's Report, is – and I’m not sure why this was in it – I know the RFP that was submitted to PSU basically… I don’t have the words in front of me, but it blamed the Elected Committee for the agency was actually apologizing that they couldn’t pay commissions to that because the Elected Committee wouldn’t allow that, which [laughs] I thought was… I thought was a little bit kind of bizarre. I don’t know how that ever… how that ever got in there. But, you know, so I think, you know, I think, you know, we can move on, unless there’s anything else on the Director's Report.

Colley-Dominique: Chairman Hauth, this is Cathy.

Hauth: Hi, Cathy.

Colley-Dominique: Hi. I just wanted to say that I have absolutely no problem with the site reports and stuff when they come in and they take the pictures. And we do not always get to talk, just because of the fact that maybe we’re really busy. However, I do get the email report from… it’s from Tom. And my… the grading system and comments and I… I guess, I mean, in my opinion, I don't... I don’t care. And if he has something to offer me to make my place better then I’m happy to do it. So that… I… I know this isn’t, you know, real important or whatever, but I… I don’t care. He can come in every day, if he wants. But…

Hauth: Sure.

Colley-Dominique: Anyway, that’s all.

[00:59:21]

Hauth: Okay. Well, thank you, Cathy. 

Jackson: Hey, this is Steve Jackson.

Hauth: Yep. Yeah, Steve.

Jackson: Real fast. Real fast, Eric, I was hoping you could relay to Tom is, if he would like to, you know, give me a heads up and email me, or call me even, before he shows up… because Kathy did that in the past. And, you know, he can do that and I can make an effort to meet with him. But sometimes if they show up unannounced, then chances to connect are less, you know? But I have no problem, either. It’s fine. And it’d be great to get, you know, some assistance with my oven in the kitchen, actually. We need a new oven. Tell Tom to bring one of those in.

Hauth: Yeah, thank you, Steve. Hopefully, in the future we’ll be able to find some of the things that those surveys… those reviews have been able to help managers do better. So, I mean, if that’s the intention of it, let’s hope that that can happen. So, thank you. Training and Education. We have active participation training. I know this has been a discussion and, like Eric said, House Bill 3253 looks like that will become law soon. And one of the big things that we’re gonna end up having to do is write rules around that exciting new piece of legislation, once it is identified as law. One of the things I think has been lacking – I talked to Eric a little bit about this – is active participation. I know we talked about it. One person thinks it means this, one person thinks it means that. I know Jodi Hack and Representative Keny-Guyer have said they want to be at the table when we’re writing rules. And I know Art Stevenson has suggested and recommended that Susan Gashel be involved. Bottom line, I think anybody who’s involved needs to go through an active participation training. If that’s the Mississippi State active participation training or, you know, a summary of that, I think that needs to head our summit or our work group. Obviously, we’re going to have a lot of work to do, but we need to have everybody be understanding of what, actually, active participation is intended to mean. And 

that training that Terry Smith did through Mississippi State, and I know the training Susan has done, I think those are the things that need to be… And I think, you know what? I think Prateek Dujari needs to be in the room. I think that Gretchen Merrill needs to be in the room. And I think anybody who’s gonna have weigh-in on these needs to be in the room. So I don’t know what your thoughts are on that, Eric, but that… or any other managers, but that, I think… when we get there, we’re gonna have to kick… kick this off with that refresher training course. So, any comment on that? [Silence.] 

Morris: I… I can comment, Randy. 

Hauth: Go ahead.

Morris: I… I agree. I think the important thing is we go into this… 'cause it’s gonna be… I mean, there… it’s gonna, like you… I think I went through and I was trying to count it up. I hate the version of the way the House bill’s laid out right this second, 'cause it’s all chopped up. So I was trying to figure out what we need to write rules around, specifically to the new statute, and I think there’s at least six or seven different topics that are big topics. So I think it is gonna be some serious work to be done. I think it would be good to have common ground about, you know, how we approach it, especially when, you know, I kind of picture locking everybody in a room, metaphorically, to where we just… 'cause Jim Gashel described that a few years ago, at how they’ve done it in different states: they just lock everybody in a room and work through the process. So I think that makes a lot of sense, in my head, to establish some common ground before we sit down and try to… try to work through things.

Hauth: Yeah, and, Eric, even though we’re not to the finish line yet, it’s just basically procedurals from here on out. And, you know, it’s my understanding the Governor’s Office was involved in this, too. So, clearly, the Governor has to sign off on this, you know, and I don’t know that, you know, I don’t expect that not to occur. However, you know, we’re gonna… we’re not done yet. So we keep… we keep, you know, we keep forging ahead. But I think we need to get these things in place sooner rather than later, so I would agree with Art that I don’t think it’s too late… uh, too early to start figuring that out. So, just food for thought. We probably really need to… and I know you’ve been racking your brain how to try and figure this out, too. But… So, is there anybody else on there that wanted to make a comment before we move on to item b? [Silence.] Okay. Item b) is OCB Commissioners Meeting/active participation. You know, I know a request was made to have a spot on the agenda and it was denied previously, I think both by Commissioner Dujari and Administrator Johnson, I believe. I don’t have those denials in front of me. But, you know, I would agree that the communication should also be offered and extend through the commissioners meetings. However, if we’re not… you know, if we don’t have a… if we don’t have an opportunity to do that, I wanted to see if the managership or the board wanted to consider doing a reply/response or a report, you know, [inaudible] commission board meeting around those issues. So is there any board member on the line that would suggest what we want to do on that, if anything?  

Bird: Randy?

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: I would just think, why, I think we should have our chairman would have a spot on there just like Eric does. I mean, he’s… he’s administration of our program, but he’s not the blind vendors. And I know in the past they kind of shut us off because we were rude and kind of told it how it was and they didn’t like it. “So we just won’t let you guys get involved.” Well, I don’t think they can just not let us get involved. We are involved. We’re the licensed blind vendors. So I think we need to maybe make a motion or at least our chairman will have a spot on the agenda. You may not have nothing to discuss or you may. 'Cause they need to listen to our side; it’s always Eric’s and then we don’t even have a time to say, “Well, wait a minute,” you know? ‘Cause…

Hauth: Yeah. Hey, Jerry? Jerry?

Bird: Yeah.

Hauth: I do agree with you and we did… I believe we did make a motion a few months back. However, when we did the follow-up, that was… that was denied by the… the… You know, and so I guess, short of that, I’m trying to find a way how we get our message across. 

Bird: How did they deny that? Can you tell me that, Randy? Eric just says “Denying it.” I mean, we ought to know why. Is it illegal? I mean…

Hauth: Yeah. Hey, Eric, what’s… what’s the deal…? I know you’re not on the commission board, but…

Morris: Sure.

Hauth: …you probably are privy to their thought process or their communication. Why in the world would that be imperative, to limit the Elected Committee’s voice in those meetings? Or how do we… how do we work around that? You have any ideas?

Morris: Well, just so everybody’s clear and transparent about this… this issue, you know… I, like, I interact with you guys as part of the Elected Committee and the agency. Dacia does the same thing with the commission board. So, I… me being on the agenda, I can tell you… and I… I… I know, like, Scott McCallum, who’s on the commission and stuff, these guys know that I don’t… I don’t relish in the fact that I get to testify and talk in front of the commission all the time. That’s not my favorite thing to do, believe it or not. So, you know, I don’t mind giving updates when I’m told to do it and that’s… that’s part of my job. So, you know, I don’t control the agenda, nor do I have input on the agenda. But, like, in this circumstance… I mean, I think a lot about, you know, other… other organizations I’ve part of, in trying to, you know… 'cause I understand your guys’ perspective that you want a voice in front of the commission. And, you know, I think part of the problem may be, is they hear from you during public comment and I… well, recently, I 

think public comment has been pretty… it’s been pretty good. And so, you know, if people hear only negative from a group or a person all the time, the… after a while people don’t want to hear that. And that’s just… that’s human nature. So…

Bird: Yeah, but if they don’t want to hear it, they don’t… it’s not that… They’re a board. 

Morris: Yeah, no…

Bird: And…

Morris: I… I totally understand, Jerry. I’m just telling you, from a processing perspective, if somebody… if somebody, you know… like, if somebody comes up and hits you with a stick every time they see you, you’re not gonna want to see that person any more.

Bird: Yeah, like the staff. And like the agency does to us. 

Morris: But I think…

Bird: I… I don’t know. I just cannot see why. I think… I don’t see… Well, you… you give a report. That’s okay. But I listen… I’m on there almost every time…

Morris: Yeah.

Bird: And some of the stuff you tell them isn’t correct, Eric, about even our in-service. There’s some stuff you left out and didn’t say.

Morris: Well…

Bird: And let me finish. 

Morris: Yeah.

Bird: And, therefore… and then when we get a comment at the start of the meeting, there’s no discussion. We just give our comment. They don’t ask questions. “Oh…” it’s like “say what you want” and move on. And that’s not what we want. I know in the past Lewanda got to get up, you praise her around, she could talk at any time. Something’s got to change 'cause they got to listen to us. They might not like what we hear, but if we don’t get to talk to them, they have… they don’t know. And I don’t… I think that’s where they’re at: “What we don’t know won’t hurt us, so we don’t want to know nothing.” Eric will tell us Eric is God. Thank you.

Morris: Well, yeah, Jerry I…

Jaynes: Chair Hauth?

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Yeah, Lin Jaynes, go ahead. And then Art.

Jaynes: Yeah. I’m just kind of curious. I mean, I remember when that motion was made and I remember when it was denied. But what I’m wondering is, at one of the OCB commissioners’ meetings, would it not be appropriate for the chairman to ask them why? Why they denied it? What are their reasoning so we… we understand why?

StevensonA: Randy?

Hauth: Yeah. Yeah, Art, go ahead.

StevensonA: Well, obviously, you know, the act says that we’re supposed to actively participate in all this and the commission, as the board, absolutely has oversight over the agency and is supposed to monitor and be knowledgeable of… of all the programs that they oversee. And so, you know, basically, we asked for a slot. We asked to be able, when they were talking about our program, to be able to give our overview with different [inaudible] and stuff. So, obviously, you know, that’s kind of fallen on deaf ears. So what I think we should do is submit – well, I would much rather talk about it and have the issues addressed, instead of ignored – but maybe we should make concerns with the Governor’s Office that the commission board is not allowing us to actively participate in… in their meetings, to discuss our issues, our concerns, which they are supposed to oversee. And so, I think we copy Dacia on it, we copy Prateek on it, but we send a letter to the Governor’s Office and say, “Hey, you know, we’re not being allowed to actively participate with the commission board” and… and ask the Governor’s Office to intercede and make sure we receive our rights under the federal law and, actually, state law, too, because it’s in our administrative rules, and see if we can’t… You know, if you don’t get results on one area. So I’m gonna make that motion, that we send a letter to the Governor’s Office, voicing our concerns that we’re not getting our rights under the federal law and the administrative rules and… and the state law, which is all intertwined, and see if they’ll do something about it. ‘Cause we’ve… we’ve tried to be a part of the meetings and we’ve been denied access. So then we go up the food chain until we get… we get our rights, under the laws and rules and regulations of our program. So I make that motion, that we send a letter to the Governor voicing our concerns about the commission board and the commission board meetings. 

Hauth: Motion’s been made. Do I have a second?

Bird: I second it.

Hauth: Okay, Jerry seconded. Any discussion? I… I have a…

Jackson: [Inaudible]

Hauth: Eric, do you know if the commissioners receive the BECC agenda and the minutes? I don’t know, Randy. I’m not sure if they’re on our interested parties list that Mark sends out. Yeah, I don’t know.

Hauth: You know who I would ask? Would I ask Mark?

Morris: I can ask Mark and find out.

Hauth: Yeah, if you would let us know. And, you know, what I would like to say, Eric, lookit, you know, I… I get what you’re saying. And that’s why I asked you 'cause I know you have a better understanding of the dynamics, what might be going on. What I will share with you is, you know, Administrator Johnson sends out The Voice, okay? And she sends it out to interested parties and to the legislators…

Morris: Oh, yeah.

Hauth: As you look through The Voice it’s all this feel-good, this-is-great, this-is-what-we’re-doing and it doesn’t really identify anybody who may not be 100% in that camp. So sometimes it appears to me and others as kind of propaganda, right? And so then, you look at the Elected… or you look at the Commission for the Blind board meeting. Well, they don’t like anybody that has a concern, they don’t like anybody that’s negative, they’ll bring people in to present to the agency that’s supportive and that’s, you know, in that same camp. But if there’s any issues, they try really hard to keep that voice away. So I get what you’re saying about people don’t want to hear the negative stuff and I get that. However, you know, it’s my opinion, it’s their job and their duty to… and it’s Dacia’s job and duty to, I believe, to allow that to happen, for that voice to come forward and that representation of the Elected Committee to come forward. And, I mean, that’s my two cents worth. I know you don’t control that, but…

Morris: Yeah.

Hauth: … you’re our… you’re our point of contact, so…

Morris: Well, so…

Hauth: … you get to hear about it. So.

Morris: Yeah, no, and what I will tell you is, like, you kind of tuned it up earlier in the meeting that, you know, if the House bill passes, it… we’re truly moving into, like, the new dawning of… and that doesn’t… that sounds kind of corny, but it’s, you know, it’s turning a huge page for Oregon and the BE program. And so, if it was me trying to get into a meeting that I hadn’t been a party to before and maybe everybody wasn’t warm and fuzzy about me coming, I would preface it that way and say, “Listen, I represent a group of constituents that, you know, have kind of been grinding an axe for a while. But, hey, I see things changing and I want that relationship to change and I’d like to come talk about the good things that are happening and 

some of the concerns I have.” And I would lead with the concerns and finish with the positive stuff because human nature and the… And the… the positive things you talk about for board meetings and stuff isn’t unique to the Commission for the Blind. Any board meeting you go to, they have controversy and stuff; they… they don’t like the controversy. They’d much rather hear warm and fuzzy stuff. So that’s… that’s…

Hauth: Okay. 

Morris: That’s how I’d approach it.

Hauth: Thank you. Any other… Any other comment, before we vote? 

Stevenson: Randy, I agree with that. And when we were actually at the table and attending the commission meetings and talking about the problems and the issues and the good things and stuff and getting into compliance and doing things right, things were much, much better. But when the Elected Committee was kind of kicked out of the door and… and not allowed to address concerns, talk about working together. Then, that’s when the public comment started turning more negative and stuff like that. And of course they’re only three-minute stints and you can’t address the issues and so I’ve… I’ve been a part of both worlds and the simple fact of the matter is, things got addressed, positive things were happening when we were at the table and allowed to talk about the things. And then, when the door was shut and we were kicked out, that’s when things kept getting worse and worse. So we need to do it.

Hauth: Thank you.

StevensonA: But, anyway, I call the question on my motion.

Hauth: Okay. Motion and a second. Gonna call for the vote, roll call vote, yea or nay. Art Stevenson. [Silence.] Art Stevenson.

StevensonA: Yea.

Hauth: Jerry Bird.

Bird: Yea.

Hauth: Steve Gordon. [Silence.] Steve Gordon. [Silence.] Gordon… uh, Steve Jackson.

Jackson: Yea.

Gordon: Steve Gordon.

Hauth: Okay.

Gordon: Yea.

Hauth: Okay. And I vote yea, as well. So that motion passes. Moving right along, House Bill 3253. First of all, I just want to thank everybody, the licensed blind vendors, the Elected Committee, Eric Morris, the agency, most importantly, Alissa Keny-Guyer, Jodi Hack and Erica Hoover, who… Erica Hoover, without her assistance and out her help, this legislation, this piece of progressive legislation, would not have seen the light of day and would not have made it through to where it is currently. With that said, not a perfect piece of legislation. But what I will tell you, it goes above and beyond anything we have right now. Roger Harris, lead counsel on the Bird matter, said it’s probably one of the best things that would happen and can happen to the Oregon blind vending program in, like, forever. National organizations have weighed in on it. Local organizations have weighed in on it. It does give the priority for public buildings. There were some concessions we had to make. But I will tell you, I believe the positive will far outweigh that: it does give priority for the public buildings, it does include active participation and identify it in the state statutes, it requires transparency, it requires transparency of the agency, it does require the agency to grow this program, go out and get vendors and make this remunerative employment opportunity the best it can be, you know. And for many years, that hasn’t happened. Terry Allen, Jeff Tom, Terry Smith, gosh, the list goes on and on, you know, Art Stevenson, Jerry Bird, Steve Gordon and everybody was there and helped when they needed to. And I can tell you, about a week ago our bill was dead. So for it to turn around and come out of the Senate Rules Committee with a “Do Pass,” gosh, what a exciting and wonderful thing. Now the hard work begins. Again, it’s not perfect; it has some things to fine tune on it through the rules. And then we have some other things to look at, going forward. But, again, James Edwards, NAMA and NAVA, and Char and Harold showed up, and Lewanda and, you know, Nicky Gacos and the list goes on and on. But what I can tell you, if the agency wouldn’t have been at the table and if we wouldn’t have been at the table, this bill would’ve died long ago. So Keny-Guyer did everything she can to make this a collaborative effort. And so, I’m really excited about it. Art, I know you know we have a lot of work to do about it. But, you know, so. You know, that’s… I don’t know if anybody else has anything to say on it or not. But, you know, we’ll keep you posted as it goes forward. So. Senator Ted Ferrioli is carrying this bill. I know Ronnie Hurd helped us a lot with this, too. But Senator Ted Ferrioli… it’s kind of poetic justice because we initially started out with Senator Ferrioli a couple of years ago and he jokingly said, “Gosh, anything I touch doesn’t [laughs]… doesn’t go anywhere.” You know, 'cause he’s a Republican leadership in a Democratic… you know, he’s a minority in that position. But, anyway… and he is well-respected in the Legislative Assembly. But he is going to be carrying our bill. It’s had two readings. A third reading, I believe, will happen on Monday. And so, I’ll keep everybody posted. But thanks again to everybody. Committee Report Update: Vending Facility Assignment/Compliance. Art, I don’t know if this was something you wanted to talk about or not, but…

StevensonA: What… Which part, Randy?

Hauth: It’s Vending Facility Assignment/Compliance. I think… I think the general… the general concern, Eric, is that, again, what we’ve rehashed and rehashed is…

Morris: Yeah.

Hauth: … you know, locations that many feel aren’t going to the blind vendors and are going into set-aside and are being withheld from bidding and that type of thing. And again, that’s where the frustration comes through. How do we get, you know, how do we get to some kind of common ground, where we can have faith that the agency is going to put these out for bid and they don’t, you know, and so… I don’t know how this ended up on the agenda, Art; if it was something you requested or not. But, you know, Eric, what’s the way, you know, how do we… being that we’ve been re-hashing this for the last six months, how can we get somewhere on this? Do you have any ideas? I mean, does the agency just gonna say, “No, we don’t have to, so we’re not going to” or, you know, where are we at with this?

Morris: Well, I think, Randy, it… you’re right, it has… we’ve been going around and around about it. The… With the House Bill 3253, like we’ve talked about already, getting ready to pass, that’s… I think that’s gonna be the thing that kind of, you know… We were going one direction for a long time, based on the current statute and, as the statute changes, then we’re gonna take a hard look at getting stuff assigned out based on, you know, the new law and stuff. So I think, you know, we’re… we’re at the tipping point this… right now. You know…

Hauth: Yeah, well, and, you know, again, without, you know, hammering this home, please ensure that, you know, when the discussion and communication starts changing, that… that the Site Development and Elected Committee are involved in those discussions. Because if would go so much further and would alleviate, I believe, so many problems. There still may be issues and you may not want to include people in the discussion. But I think if we get to a point like that, it’s gonna help everybody, you know. So, somehow please keep that in the forefront of your mind, if you would. So.

Morris: I gotcha.

StevensonA: Randy?

[01:21:30]

Hauth: So. Yeah, Art.

StevensonA: Well, there was one thing I wanted to bring up and I… I suspect that John Murn didn’t get ahold of you…

Hauth: No.

StevensonA: … you know. But part of vending facility development, of course, is initiating a card reading system for debit and credit card. And the agency is putting out an RFP. I don’t know, has that RFP gone out?

Morris: It… It hasn’t, yet, Art. I just got some… I literally got some stuff just as the meeting was getting started, that they sent me an update on that, to where I’m gonna meet with the guy next week to kind of see where he’s at and see what details we need to polish up on it. So it hasn’t went out yet.

Hauth: Is that the DAS guy? When you talk about “the guy” that…

Morris: Yeah.

Hauth: …from DAS? Okay.

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: Yep.

StevensonA: Okay. Well, and I can tell you this much about it, okay? And… And I’ve heard some things from managers, some concerns. Randy, you and I had a meeting with Eric the other day and… and found out that the intentions of the agency was to pay for the initial first year of the credit card thing and then… and then the manager was going to take on that. And, obviously, if it’s gonna be a business expense of the manager and… and, of course, the Elected Committee, we should have weigh… weigh-in on that, including looking at all the different nuances and what’s gonna work best for a manager, the cost, etc. And we have had no active participation in that. Now, I reached out to Michael Tally in Alabama and, of course, as I told you, they use USA Technologies or… in Alabama because they can get it through the… the buying group. And… And so, to make a long story short, there’s gonna be serious problems, I believe, in this process if the agency says, “Hey, this is what you’re gonna use, you don’t have any choice.” And… And the different ways that you use it, like, for instance, with USA Technologies you can get on their website, you can do – and “you,” I mean the blind licensed manager – do the two-tier pricing. In others, you can’t do that. You have to send it in and they do it. And… And so, this has to be… we have to get full active participation. This… This can’t just be, “Hey, we’re gonna put this out to bid and we’re gonna select the company we’re gonna work with and if you managers don’t like it, that’s tough.” This has to be an active participation. There has to be a vote how it’s gonna be monitored, like I asked Michael. In their rules, the agency comes in and audits them twice a year. But this is a part of vending facility development but it’s also our businesses. And decisions have to be made that are gonna be… benefit the managers, not just everything that the agency wants.

Hauth: Yeah. Yeah. Hey, Eric… Art, thank you. Eric, you know, one of the thoughts as I listened to Art, and I agree with him, is there a way we can get a draft statement of work that’s created? And also, can we get a commitment that, you know, member of the Elected Committee, or however that structure would be, would be involved in the selection of that, as well. I know, previously, during the vending project statement of work there was some participation by the Elected Committee. So I would just hope that, again, if we’re trying to forge a better working 

relationship, that that can also be something that happens. Is there a problem… Do you have a problem with providing the statement of work? Do you have a problem with ensuring that we’re involved in that? 

Morris: No, Ran… I don’t have any problem with it, Randy. The only concern I have about doing the, like, the draft thing… And having said… ‘Cause… And I don’t remember if I’ve explained this before or not, but when you’re doing these procurements, and I’m just gonna say this for the record and I’ll work my way around it if I have to, there’s a lot of confidentiality statements at a certain point in the process. And I don’t think we’re quite there yet, 'cause drafting up what’s gonna be the basic… what they’re responding to in an RFP isn’t a secret, because it’s… it goes out as an RFP. So, most of the time, people involved in these RFPs, like myself and staff, you have to sign massive confidentiality agreements. So, just so long as everybody understands that, you’re not talking about it with everybody, that… that’s an important part. But I don’t have any problem with that. As soon as I get a chance to meet with this guy next week and double-check, cross my Ts and stuff, I’ll send it out. I just want to double-check, who… who’s on the Site Development Committee? I have it in my notes somewhere, but I just… I can’t recall who it is right off the top of my head. 

Hauth: Okay. I know Art Stevenson heads that up and…

Morris: Okay.

Hauth: … Art, I don’t know who else is…

StevensonA: Well, and Randy’s… Randy’s of course involved with it. And I believe Steve Jackson was also… I got to go back and look on my records.

Morris: Okay.

StevensonA: But, as the Training and Education Committee, I consider any blind licensed manager a member of the committee if they want to get involved and participate a member of the committee. Because we’re small and we have to all work together and sometimes we’ve got times to do things and other times we don’t. So…

Hauth: Anyway…

StevensonA: … I’m basically doing that with this committee also. Because I think… I think that’s the best way to do it. And when something comes up, as far as vending facility development and a blind licensed manager is interested in it, we welcome their help and participation.

Hauth: Yeah. Absolutely. Let’s go ahead and move on, unless anybody has any more questions on that. 

Morris: Hey, Randy.

Hauth: And… Yeah?

Morris: Just being the official time keeper. It’s about ten minutes to 5:00.

Hauth: Okay. And that VMS system is built with accessibility, correct? I mean, there’s a function… as far as the draft statement of work or the parameters around that, obviously, it’s going to have some accessibility for…

Morris: Oh, yeah. Yeah. No, that’s not… That’s not, like, an optional… like, “It’d be cool if you had it.” It has to be accessible.

Hauth: Yeah. 

Morris: Yeah.

Hauth: Okay. I just wanted to ask. I figured it would. So, Old Business. Fair minimum return, I think we’ve already talked about that. There was a motion made and I am going to draft something up to send out to all the managers, just to kind of throw my two cents worth in there, see if we can reach some kind of compromise, pending the rules, so we can actually get some people some help. Operating agreement concerns. So, this is kind of a big one. The operating agreement has been a stickler with many of us for quite some time. And I know that was one of the tools used not to re-instate the, I believe, to re-instate the operating agreement in the Portland State Office Building. And, anyway, I know that the operating agreement is a… could be a concern to many of us. Because the ruling by the administrative law judge in the Steve Jackson matter identified that, I believe – I’m summarizing – that the agency [inaudible] to be able to just remove an operating agreement. And I’m just… I’m not reading the text so I’m just trying to relive what I remember. However, I do know that that is more than likely headed for arbitration and will be determined through arbitration somehow. But I know there’s other issues that have been identified within the operating agreement. And, you know, so I don’t know if anybody… Art, I think you wanted to talk about this operating agreement. I tried to summarize a little bit of the concern. But you asked me to put this… I believe you asked me to put this on the agenda. But… [Silence.] You know, I know it’s something we’re going to look at. We tried to deal with it with the legislation, but… Yeah, go ahead, Art.

StevensonA: Am I off mute?

Hauth: Yes.

StevensonA: Okay. Well, and… and… Eric says, “Well, hey, if this legislation passes we’re going to have to get our butts in gear and write rules.” Which… Which is a true statement. This body rejected the current rules that are at RSA. And… And they’re gonna stay at RSA, you know, until the issues are addressed from both sides that need to be addressed. And… And so, again, you know, I… I would like to see the Rules Committee and the agency being proactive instead of 

reactive. Because, like Eric said, time is precious and… and start addressing some of these doggone issues that we know are in the handbook and… and going to be addressed. Because, as Randy says, there’s… I mean, as Eric said, there’s a deadline. But these issues have to be addressed: active participation, a good definition, the operating agreement. And we should start now. So, you know, I’m gonna… I’m gonna make a motion, you know, that this body, the Elected Committee, wants to get start… should want to get started, and that the agency should be proactive also and start addressing some of the issues that we know aren’t gonna fly anyway in the handbook. 'Cause the more we get done now, the better off we’re gonna be. But those issues do have to be addressed. So I’m gonna make a motion that the Elected Committee say, “Hey, we want to write complete rules. We want it to include everything that it should do. And we want the agency to get proactive and… and reach out and work with us on… on these issues.”

Hauth: Yeah. So a motion’s been made. Is there a second? [Silence.] Motion’s been made…

Gordon: I second.

Hauth: Okay.

Gordon: I second it.

Hauth: Steve Gordon has seconded it. Discussion? As a point of record, relative to the operating agreement, I do want to identify that the operating agreement is in non-compliance. It allows for a no-cause termination. And, regardless of what the administrative law judge’s understanding of that was, we do have documentation to identify numerous concerns with the operating agreement. I do believe that’s something we are going to be able to resolve and remedy and fix. We tried to do it through the legislation. However, there was some pushback on that from who… you know, I don’t know where it came from. But it’s something we’re going to have to work through. And I, again, I agree with Art; there’s no time like the present. We need to work through these issues and start that ball a-rolling now. So a motion’s been made, a second has been made. Any other discussion? [Silence.] Okay, hearing no discussion, yea or nay vote. Art Stevenson. [Silence.] Art Stevenson. [Silence.] Art Stevenson.

StevensonA: Am I off mute?

Jackson: Yea. Steve Jackson, yea.

Hauth: You are.

StevensonA: Yea!

Hauth: Jerry Bird. [Silence.] Jerry Bird.

Bird: Yes.

Hauth: Steve Jackson. [Silence.] Steve Jackson.

Jackson: Can you hear me? Yea.

Hauth: Yeah. Yeah.

Jackson: Okay. Cool.

Hauth: Steve Gordon. [Silence.] Steve Gordon.

Gordon: Yes.

Hauth: And Randy Hauth, I signify by saying yea, as well. So we will start that. So…

Bird: Randy, if I may ask… Randy? Are we gonna end at 5:00?

Hauth: What’s that, bud?

Bird: You plan on ending at 5:00?

Hauth: We have some more… We have some more stuff. Eric, what’s your… what is… you know, we… I think we ate up about 15 minutes or so with our special guests, and I know that was important. But, Eric, how long can you stay?

Morris: Yeah, I’m… I’m a little tight tonight. But, you know, I’ll do the best I can. 

Hauth: Okay. Okay. And we’ll try and… we’ll try and expedite through the rest of this. So, operating agreement concerns, we did that. So that motion passes. Re-allocated dollars; just in sum, I know that you talked… or I believe maybe Gail Stevens talked about the re-allocated dollars. Can you give us a summary of where we are that money? Does it look like the agency has to turn back any of that? Or is it going to be used for the purpose it was intended? Or where are we with that?

Morris: Yeah, no, I… like, I… You and I talked the other day, Randy. We’re on track to spend what was budgeted for this year and the rest will roll into the next biennium. So we don’t have to give any back. And I’m… I’m… nobody’s talked about taking any of it. 

Hauth: Okay.

Morris: We’re doing good.

Hauth: Okay. Any questions on that before we move on? [Silence.] Okay. Request for equipment. Art, I don’t know if you want to talk about this or, Eric, if you can summarize that 

there’ve been people asking for equipment and, if they have, have you been able to fulfill those requests? Or where are we with that?

Morris: Um… yes. You know, we’re working with Art, trying to get him tuned up on one of the machines he’s filling. We’ve had some challenges with some other managers, just trying to get the right… the right thing for them at the right time. Yeah, I… Yeah.

Hauth: Okay. Art, are you… Art, or any other managers, do you have any comments on that? [Silence.] Art, you must be on mute.

StevensonA: Am I… Okay, am I off mute? 

Hauth: Yes.

StevensonA: Yeah, well, we’re moving along with me, finally, which is a good thing. And, you know, I’m a little concerned about the first individual that was supposed to be getting equipment hasn’t gotten the equipment. And… And, hopefully, that’s all ordered and expedited so they could save some of the summer season since, especially, this was, you know, mostly rest area stuff. Can… Eric, is there any way you can expedite that so that this one… you know, that Lewanda can save some of the season? I mean, she’s losing… possibly losing some money here because…

Hauth: Yeah.

StevensonA: She isn’t even up and running.

Morris: Yeah, Art. One of the… One of the things we’re kind of waiting on right this second is to… to be frank, to figure out exactly what you need to order. ‘Cause we’re trying to… when we order these machines you get free shipping if you order a truckload, which is 26 machines, I think it is. So we’re trying to group together to order to save I think it’s $400 a unit to do that. So, you know, a bunch of Lewanda’s machines are already here and the rest of them we’re trying to package into this bigger shipment so we’re not getting gouged on shipping. So, USI was nice…

Hauth: Okay. Thank you. 

Morris: Sorry.

[01:36:52]

Hauth: Thanks, Eric. Lewanda, are you okay? Are things progressing, or…?

Miranda: No. I mean, I wish I had my machines here. I’ve moved. I’m ready to go. So, Eric, you say that you’re trying to put together an order to save $400. Does that mean they’re not ordered?

Morris: No, we have… like, all your rest areas… like, your snack machines and stuff are here. But the big thing for you, Lewanda, and I tried to give you a holler today, was the truck… the truck issue’s the big thing. We’re trying… We’re trying to get the right… the right vehicle for, you know, not a million dollars, is the… to be perfectly frank, is the issue. So. 

Miranda: And in August… on August 21st, we… they’re expecting over a million people on I-84 for the… oh, what do they call it? The…

Morris: The eclipse.

Hauth: The moon. The moon thing. 

Morris: Yeah, the eclipse. I was gonna speak… 

Miranda: Yeah, and so I am… I am now losing a lot of money because in the summer months my income from those rest areas is, like, three times the amount they are in the wintertime. So I am losing money every day. So, yeah, if you could… Do whatever. Do your magic.

Morris: I’m working on it. I promise. 

Miranda: All right.

Hauth: Okay.

Hawkins: Chairman Hauth?

Hauth: Yes?

Hawkins: This is Char. I was just thinking, Lewanda doesn’t need that other truck for her rest areas. Can’t that just wait, and move forward with the rest areas? ‘Cause they don’t need cold there. If that’s what’s holding the whole thing up, it seems like… She’s got a truck now that would handle that, wouldn’t it, Lewanda?

Miranda: Uh, yeah. I told Tom about a month ago that, you know, we can… we can handle it. I mean, candy bars and stuff, in the summer months what we’ve been doing is switching over from chocolate to hard candies, you know? But I can make it happen with what I have, if I just had my machines. But, as it says, I have to give Pepsi a 30-day notice, so I’m waiting for the okay to do that. And then it’s still gonna be 30 days out before I can do anything. 

Hauth: Well, like… like Lewanda said, do your magic, Eric. So. 

Morris: I’m on it.

Hauth: Okay. Vending machine income. Vending machine income. I believe, Art, this was an item you brought up. [Silence.] I’ll move… I’ll move ahead until I hear from Art. He might be on mute. Standardized monthly statement. I don’t know if anybody’s looked through those statements. I’ve looked through them and I know some of us are using them. I don’t think that they’re too far off from being something that we could make another win-win for us, you know? And if we can… if we can, you know, somehow come to a consensus on using that form, I just want to make sure that everybody has looked over them. And if there’s any questions, you need to raise those. I do believe there needs to be a training on how to use those. Anyway, does anybody have any questions on that? I don’t think we’re going to be able to agree on that today, but does anybody have any questions on those? [Silence.] 

Morris: Hey, Randy?

Hauth: Yeah.

Morris: I’ll have Kathy get with the Training Committee and vet it by them and then they should be able to come back with a recommendation type of deal?

Hauth: Okay. That’s… That’s… That’s great. I do know that people were reporting on time. I don’t know if that had something to do with not counting the 15th, but counting the 20th. But hopefully June’s reporting was good, too. 

Morris: I thought I… I thought I put that in my report. Didn’t…

Hauth: Yeah, I think May. 

Morris: Okay.

Hauth: That was May. But…

Morris: Yeah, and I haven’t… Well, wait a minute, we just took in May’s reports. So, yeah, that was probably one of the all-time best monthly reporting on time. And it wasn’t… it wasn’t… the postmark only played a factor in one report we got the day after the 20th and it was dated the 19th. So, overall, people just really stepped up and got it done. So that’s great.

Hauth: Well, that’s… you know, that’s a good thing. And it looks like the managers are trying to come to the… come to the, you know, middle of the field. So hopefully the agency will come to the middle of the field, too, and we can get some other wins, you know? So, even though it’s a small one, let’s work on some of the bigger ones. Is there any… under g. Other… Other Business, is there any other business before we move on to… to old business? 

Gordon: Under b.

Hauth: Go ahead.

Gordon: Throw us a bone. 

Hauth: Okay. New Business. 

StevensonA: Randy?

Hauth: Yeah, Art, go ahead.

StevensonA: Okay. Let me just say, you know, we said that the Rules Committee needs to get started on, and the vending machine income, of course, is an issue that needs to be addressed. Of course, it is in the rules. Hopefully, we’ll address that issue quickly 'cause it definitely needs to be addressed and… and distributed in accordance with the laws and the rules and the regulations of our program. So I’m just gonna… I’ll kind of leave it there. However, you know, I will… I will note that, if we’re gonna get these rules done correctly and effectively and efficiently I hope our Director reconsiders, you know, his thing that he put in his report… or, not his report, on our motion, and work with either you, Randy, or me as the vice chair on some of this stuff. We can get them addressed by working with RSA. If he wants to talk to Jesse about you or me, he’s welcome to do that off-line, or however the heck he wants to do it. Our motion was that we wanted him to work with us and RSA collaboratively to address the issues of the program so we don’t have a bunch of “he said, she said” going on. And so, hopefully, that’s gonna transpire and Eric’s gonna reconsider what, you know, saying, “Hey, I don’t want to work with you and Jesse or me and you or me and Jesse on issues of the program.” Because the motion was that we wanted to work together when we’re talking about issues of the program so we can get them resolved more efficiently and effectively. So, I’ll… That’s all I need to talk about on the vending machine income because it does have to be done correctly and we need to get that issue resolved. 

Hauth: Thank you. Under new business we have ideas, strategy brainstorming. Just… Just, in sum, instead of us going round and round in circles we need to find ways to make this… make this program benefit those it’s intended to. The legislation was one piece where we as a group went above and beyond and tried to find a higher-level remedy fix. Honestly, going to the agency sometimes, going to the commissioners sometimes has been fruitless at times. Hopefully, we’re starting to see that change. But we need to, I believe, find strategies on how to get resolution. It’s… It’s one thing to say it’s the law and you’ll do it, but if the agency doesn’t do it, where are we? So I believe we need to find a way… If it’s legal and if it’s going through arbitrations or if it’s filing complaints we need to make sure that those are done properly, professionally and precisely. If it’s sitting down and trying to have a summit and trying to enter into some kind of treaty where we understand that maybe we’ve both been at odds but we’re finding a way to work together, then we do it that way. If it’s, you know, bringing in… bringing in the legislators to help us work through the rules… I mean, I’m just suggesting we need to find 

fixes to make this program better. I think the legislation, if and when passed, will be… or finalized, will be a good step forward. But there’s a lot of other issues out there that we need to… active participation, what does it mean? How is it, you know… We need to get trained on it. We need to get a common understanding of it. So, I just wanted to throw that out there, food for thought, you know? ‘Cause going around in a circle on this stuff has… not gonna get us to where we need to be. So, I’m still trying… You know, I made some phone calls, I talked to DRO, I talked to some other folks about trying to find that way. So, you know, anyway. So I just wanted to share that. OCB budget. So, the OCB budget, full-time equivalent position funding. I know this is a hot topic. I know people are concerned about it because I’ve talked to some. And I’m concerned myself. I don’t necessarily think it’s you, Eric, that the concerns are directly related to. But I can tell you, it’s… it’s a concern that, you know, three weeks ago Administrator Johnson was saying that, because of the funding… the budget shortfall, that we were going to lose a half-time position. And then, without any conversation, any discussion, any active participation in this, we find out that the agency went to the legislators and… and directed that 43 or $47,000 come out of set-aside to fund, I believe, the outreach position, I believe, which is Art Marshall’s position. So, I don’t know what role you had in that or why the committee wasn’t, you know, talked to or how that all changed without our participation. But if you were in our shoes you would probably, I think, feel the same way, that “Gosh, here the agency goes again, you know, doing whatever they want to do with our set-aside money.” So I know that there’s a couple managers that want to talk about it. I… I don’t know if you want to share your perspective, but have at it.

Morris: Well, I… Randy, I put… I put it in my Director's Report what my perspective was on it. So, you know, the legislature controls our budget and we have to [inaudible] proposals to, you know, keep things whole. So, you know… and I did not play a big part in that. I… I’ll take responsibility for it, but I didn’t play a big part in it. I’m happy that we get to retain our staffing as is. Um, yeah.

Bird: Randy. Comment.

Hauth: Yeah, Jerry.

[01:47:23]

Bird: Yeah, I’d just like to make… I mean, it’s pretty simple. You’re staffing our… set-aside staffing state workers, is that part of one of our five things to use set-aside for? Because I don’t think the legislatures can change that. I mean, you want to use our set-aside for that. There’s five things, five things. In fact, it’s even in there. None of them’s that. That don’t benefit us. In fact, I believe we’re getting no value out of that many people. If they worked for me, they’d been gone a year ago. I mean, that’s like me saying, “Hey, my… my business has been slow for two years. I can’t afford my two cooks. But would you guys… I don’t want to lay it off, even though I don’t need them too much, but would you guys mind paying for that?” I mean, this is just… I mean, when do we pay for it? If you want to talk it out of budget, that’s something different, but when you’re saying you want 42,000… 40-something thousand out of our set-

aside when we’ve been sitting here for months trying to get some low people some set-aside money, which this is what this program’s about, it’s not about your state employees. And it’d be different if we didn’t have a state employee for every three blind managers. I mean, one train… we got a full-time trainee that trains, I don’t know, has trained one. I mean, it don’t make sense. It’s not a value; it’s a waste of our set-aside. And maybe when the time comes, we need them. So for you guys to ask us for each manager to take some money out of their pocket to pay for your set-aside… to pay for your staff person is nuts. And I don’t believe it’s legal because it’s not one of our five things and we didn’t vote on it. So I don’t know how… Can you explain to me, Eric, how you can spend set-aside on something that it cannot be spent for? Thanks.

Morris: Yeah, Jerry, I think it’s management services. 

Bird: Okay. [laughs] All right. Is that what you’re…

Hauth: Yeah…

Bird: … it’s management…

Hauth: Hey, Eric?

Morris: Yeah?

Hauth: Eric, I know… I know in…

Bird: Well, we can match it three times, then, can’t we? Wouldn’t it benefit us if we gave you 42,000 and you’re gonna give us 160 back?

Hauth: You know, I… I know in the past… I know in the past, years and years ago, I believe that the Elected Committee was proposed with helping pay some staff member position. Maybe it was a half-time position of James Bowers. I don’t remember exactly how that worked. The bottom line, Eric… You know, Administrator Johnson should’ve known better to do this. But the subcommittee should’ve… you know, the Finance Subcommittee – I know Linda Haseman and Art Stevenson and Lin Jaynes are on that – should’ve, you know, should’ve asked you… directed you to contact them. She should’ve contacted us. You know, I’m with… I’m with Art, uh, with Jerry: I think it’s an improper use of set-aside, especially without a vote and discussion. And, again, I know you weren’t… I don’t believe you were the ringleader of this. However, again, you’re our point of contact, you’re our conduit. So I know I’m sharing my disapproval and displeasure with how it was handled. And, you know, Jerry, I know you shared your… your position. Is there anybody else that wanted to weigh in?

Bird: I got… I got…

Gordon: Randy? 

Bird: … one more…

Gordon: It’s outrageous!

Bird: Okay.

Gordon: Steve Gordon. It’s outrageous, in what’s going on. It… You know, if we can’t be on the board, or you represent us on the board with the commissioners, for somebody to hear our voice, then, you know, it’s just worthless and countless. But, you know, if we have to go to higher-ups, then let’s do. 

Bird: And if I may say, jump back in, you know, our set-aside is supposed to be for the advantage of the blind people. Now, you might be saying your employees can be an advantage, your state employees can advantage you guys. We haven’t seen that. You don’t go get places. So that’s no value. And, also, we’re supposed to be able to get insurance, supposed to get us benefits. But you’re telling us, we have none and you want us to pay, in fact, we’re paying their benefits. You guys, state workers have nice benefits. We have zero. And then you want us to give up our benefits, to give up our insurance, to give up our hard-earned set-aside, that we pay 11% to hire a staff person that is not part of management services. If you’re gonna stick to that, cool. But I… I just… I can’t believe you’re even asking for it. Why don’t… Why don’t you get Dacia and someone else to kick in some money out of their pockets? 

StevensonA: Chair Hauth?

Hauth: Okay, anybody… anybody else have a comment, before we…? Anybody else?

Jackson: This is Steve Jackson. Steve Jackson.

Hauth: Yeah, Steve. Steve.

Jackson: I think, because of the circumstances, the BE Program with not a lot of managers and me, myself, I… I had a unit stripped away from me and people are requesting money, I think it’s kind of a slap in our face. You know, assistance, financial assistance to build our business… It’s kind of a slap in our face because there’s no… there’s no active participation. And it’s a real mystery to me and I really…

Hauth: Let me…

Jackson: I really… I hope that someday Eric can talk with Dacia and we can all get along and start, you know, working together to help the blind managers. That’s what the program was there for and if the agency isn’t helping, then, I mean… what… what are we supposed to do, you know?

Hauth: Hey, Eric, let me, you know, obviously you’re in the hot seat but… So what would you recommend… you can probably understand our concern, but what would you recommend we do? Or how we address this? Or, you know, how we get some resolution to this? I mean, it’s, you know… Obviously… Obviously, people feel like they weren’t included in this decision and that is, you know… So. 

StevensonA: Randy?

Hauth: Well, let me… I don’t know if Eric has any…

Morris: Yeah, I’m still thinking, Randy. I’m trying to come up with something.

Hauth: Okay. Go ahead, Art.

Gordon: Oh god! 

Hauth: Go ahead, Art. [Silence.] Art, you’re on mute.

StevensonA: Am I off mute now? 

Hauth: Yes. Yes.

StevensonA: Okay. You know, the budget… I mean, Eric works under Dacia. He kind of, you know, the budget is OCB’s responsibility. I’m… I’m not making excuses for Eric, but Eric is just an employee of the agency and he relayed to us that they believe that they can do it, you know, out of management services, which… And it’s Mark Riesmeyer’s job that we’re talking about here, not Art Marshall’s. But we definitely weren’t consulted. We’re…

Hauth: No, it’s… it’s Art Marshall’s.

Bird: Mark does a good job. Mark’s worth it.

Hauth: Yeah, it’s Art Marshall’s.

StevensonA: Well… oh… okay. Because then… yeah, that’s… that’s interesting. Well, if it is Art Marshall’s that’s… Well, even if it is Art Marshall’s, the simple fact of the matter is, you know, we should’ve had…

Hauth: Yeah, let’s not go… let’s not go personal. I know nobody is, but let’s not…

StevensonA: No, I’m not going personal…

Hauth: No, I know. I know you’re not. 

StevensonA: But the simple fact of the matter is, the Elected Committee wasn’t consulted. We’re going to be informing the Governor’s Office about our concern about not having active participation with the commission board or, you know, with Dacia. I mean, obviously, you know, there was negotiations between her and the Governor’s Office and whatever… or, I mean, and the legislators and stuff, “Hey, we can do this.” And so, you know, we can talk about that concern with the Governor’s Office. And I’m not… you know, I’m not absolutely, sure, Randy, but I can investigate it real… real quickly. And I believe, you know, the Governor does kind of have veto power and can line item some things in certain legislation and has the power to do it. But I think we ought to, you know… Eric, as far as the budget goes, it’s Dacia and the commission board who’s responsible for that. So let’s… let’s hold them accountable; let’s voice our opinion to her and the commissioners and to the Governor’s Office about the laws and the rules and the regulations. It further strengthens our position. They shouldn’t just be going out and doing things, just because they think they can, or making up rules…

Hauth: Yep.

StevensonA: … all that kind of stuff. So let’s… let’s address that issue, Randy, where it needs to be addressed, with the leadership of OCB and the Governor’s Office. Because, you know, Eric… Eric gets beat up enough, unfortunately.

Hauth: Okay. Well, thank… thank… thank you, Art. Hey, Eric, I don’t know if you wanted to say anything or if you’ve thought through it, or…. But I did… I did have one other question, if you know or not. Does any other of the staff members through the BE Program get paid out of set-aside? You know? 

Morris: I… I don’t believe so, Randy. No.

Hauth: Okay. Did you want to weigh in…

Haseman: Randy, this is Linda Haseman.

Hauth: Hi, Linda.

Haseman: Hi. As a member of the subcommittee for the budget, I think this opens a great topic of conversation for there to be a budget workshop and we go through different line items in that budget. And it’s gonna play an important role down the way, as the next biennium budget approaches. It’s time for you guys to fully understand how this BE budget all goes together and be active players in it. 

Hauth: Right. Thank you, Linda. Eric, did you want to… you wanted to make any comment, at all? 

Morris: No, I’m good.

Hauth: Okay.

Bird: Randy, can I ask one more question?

Hauth: Yeah.

Bird: Eric… Eric said that he believes it’s legal through management services. Where did you get your information? And… And what do you have to provide that a state employee can get paid out of management services?

Morris: I… I just know the five purposes there, Jerry, not… Management services has a broad swathe. I don’t… I don’t have it right in front of me. I mean, that’s what came to mind.

Bird: Okay. So it was your decision? You never asked Terry Smith or anything? You just figured, “Oh, that’s part of management services?”

Morris: No.

Bird: Did you get anybody to…

Morris: That’s… No.

Bird: Oh. Okay. 

Morris: Yeah.

Bird: Cool.

Morris: You asked the question tonight, so that’s how I responded. So.

Bird: Okay.

Hauth: Okay. 

Bird: Now you’re [inaudible].

Hauth: Moving on, we’ll… we’ll try and close this out, here. Legal advocacy funding product… project. I’ll... I’ll request that we discuss this at our next meeting. But, just so you guys know, actually, the advocacy effort that Jerry Bird took on through the federal court appeal… You know, those kind of challenges… and that… that’s going to be a national precedent-setting case. Those things don’t come easy or cheap or free. The item that Steve Jackson’s going to be taking on, I believe, not speaking for him, but I believe he’s going to be taking on, unless they can get things worked out through federal arbitration, doesn’t come easy or cheap or free. Nor do other items of advocacy. So I think, as one time years back, when we were taking on issues and 

advocacy, we collected some… you know, we supported each other and we collected some revenues to take on those issues. I do know that it something we should look at, down the line. Because, really, we get the short end of the stick. The agency has all the resources; they have endless resources, basically. They can throw dollar after dollar after dollar at the AG’s Office to get their support and their advocacy and their expertise. And, really, the managers, many times, fend for themselves. So…

Bird: Randy, if I may…

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: Well, why can’t we pay for that out of management services? It’s a broad thing.

Hauth: Yeah, we’ll definitely have to look… we’ll definitely look at it. So…

Bird: See, that would advantage us. 

Hauth: That’s what we want to talk about later. So. Anybody else want to talk about that before we move on to other…? 

StevensonA: Well…

Hauth: Okay. Go ahead, Art.

[01:59:10]

StevensonA: Well, let me just say, Randy, okay, we’re in the situation we’re in because we’re not doing it right. We’ve been trying to – “we” being the Elected Committee and the managers – have been trying to get it right so that a lot of this garbage doesn’t happen. I’m not gonna go into great detail but I can guarantee you that, if we’re gonna have a successful program, if we’re gonna have appropriate rules and if we’re gonna, you know, do the things, we gotta have… and I believe you were there when she said it, we have to have a three-legged stool that’s working together. We have to have the Elected Committee, which we’ve been trying to do awful dang hard and kind of just pushed aside and the door slammed. I think those days are over. We have to have a commission dedicated to administering the program like it’s meant to be. And we have to have an AG’s Office that’s working with us. And that’s the three-legged stool. And if we get that stool and… and I believe we’re trying to attempt to get [inaudible] here to provide the training to educate everybody, what it’s gonna take to have a successful program: and that’s, you know, Susan Kerns. Then… Then, you know, we’re not gonna have nearly the problems that we have. And so, hopefully, in great wisdom the agency is going to take advantage of somebody who has turned around a program completely and made it successful from all aspects, in Hawaii. And our state’ll start doing that and then we won’t have to worry about all the money all the time because we’ll be working collaboratively, like Hawaii does, like Alabama does, like Tennessee basically does. And, hopefully, the agency and our AG’s 

Office, now that we’ve come to this point with the passage of 3253, is going to do what they should be doing; and that’s writing complete rules, administering the program like it was intended to be administered…

Hauth: Yep. Yep.

StevensonA: … and us all working collaboratively.

Hauth: Yeah.

StevensonA: So [inaudible], I’m gonna shut up.

Hauth: Yeah, no. And I… I agree. I honestly believe, and I told Eric this the other day when I met him in Salem after the Senate hearing, is I think this program should be an exciting time for us, right? We’ve got a long ways to go to get together because we haven’t been collaboratively working together for the betterment of the program. Maybe at times there’ve been hits, misses. However, this should be the most exciting time in the history of this program and we should all be working hard to help each other. I do want to just read something real quick here: “Management services means supervision, inspection, quality control, consultation, accounting, regulating, in-service training, and other related services, provided on a systematic basis to support an approved vending facility, operated by blind vendors. Management services does not include those services or costs which pertain to the ongoing operation of an individual facility after the initial establishment period. Management services….” You know, so, anyway, I know… I know, obviously, our message has gotten across, that we’re concerned with that. So is there anything other… so we can get Eric going on his Fourth of July and, you know, we can all get going on our Fourth of July and we can strategize on how to actually get some… get some stuff done in our program? Anything else that anybody wants to say?

StevensonA: Randy?

Hauth: Art.

StevensonA: I just want to say, you know, to all the managers that are still out there: you know, I’m a member of the Elected Committee. I want to help you, I want to assist you, I want to work with you on making things better for you. And I know every member of the Elected Committee wants that. And so, please come to us, work with us and help us make the program better. And let’s, you know, all work for each other. But I want everybody to know that, if you’re having any problems, contact us and we’ll help resolve your issues.

Hauth: We’ll try awful hard to do it. Anybody else, before we go? Hey, Eric, thanks for staying overboard.

Morris: Yeah. Hey, everybody, have a great Fourth of July holiday. I… Be safe out there.

Hauth: Yeah. You guys all have a great one. Let’s adjourn this meeting. We’ll have another meeting next month. Enjoy your holiday.

Miranda: Thank you.

[Ended at 02:03:41]

Motions Passed During June 30 BECC Meeting

1. That the minutes from the BECC Meetings of May 25th and May 31st, 2017 be adopted. Proposed: Steve Gordon. Seconded: Art Stevenson. Passed unanimously (with Jerry Bird and Derrick Stevenson absent).

2. That the Rules Committee work with the agency immediately to develop a fair minimum return rule as a temporary rule, with the long-term goal of making it a permanent rule.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Steve Jackson. Passed unanimously (with Derrick Stevenson absent).

3. That the Elected Committee send a letter to the Governor’s Office expressing concern that the board of the Commission for the Blind is not allowing active participation by licensed blind managers in commission meetings, and requesting that the Governor’s Office intercede.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Jerry Bird. Passed unanimously (with Derrick Stevenson absent).

4. That the Elected Committee immediately start working with the agency to thoroughly revise the rules, specifically addressing the issues of the operating agreement and the definition of active participation, but also including all other rules where there is disagreement between the agency and the Elected Committee.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Steve Gordon. Passed unanimously (with Derrick Stevenson absent).

Transcription: Mark Riesmeyer

Addendum: Director’s Report – June 2017

As requested, I have reformatted this report to provide more transparency around what BE staff is working on.

Training & Recruiting:We had 2 clients in the BE training program, one client recently withdrew from the program and is taking a different career path. Another client, who had been exploring the program and completing some hands-on work experience is moving into the training program. At least 2 other clients remain interested and are either going through training assessments or completing work experiences, prior to entering the BE training program.

BECC Bios: Kathy has been working with members of the Elected Committee to develop short bio on each member, so that their contact information and history can be provided to new trainees.

Outreach:SLA Offer for USPS, 715 NW Hoyt St, Portland, OR 97208. The USPS has lost their cafeteria operator, and has asked in we are interested in running this location again. We informed them that we are interested, and are awaiting approval to move and ahead with the operating the location. Update: The USPS responded to our offer to operate the cafeteria with operating hours that were not feasible and they also notified us that they have stopped allowing the public to access the cafeteria. Based on these factors and that the facility is closing down in less than 18 months, we discussed these factors with the currently assigned manager, and advised USPS that we were not interested in the location.Portland State University: We submitted an offer to Portland State for their vending, with no commissions, and we are waiting for their response.

Operations:We have been busy surveying, ordering and installing vending machines. Site visits have also remained a priority, managers will have noticed Kathy and Art also completing some of the site visits in May.

Monthly Site Visits: Recently, the Elected Committee expressed concerns about site visits, and the documentation that goes along with each visit. As part of the agency’s responsibilities BE staff routinely visit and inspect locations each month, prior to getting additional BE staff we could only inspect locations annually. Each manager receives a detailed report following the visit, which includes photographs. Initially, we received feedback when issues were brought forward, not from managers, but from staff working at the facilities that there was no documentation around issues that were observed. Once this was brought to my attention, I instructed BE staff to photograph their observations, so there would be documentation of observed issues. The primary purpose of the site visit is to provide the manager another tool to improve their operation and ultimately increase their earnings. Managers can use the site visit observations and recommendations, or not, it is their choice.

Director:Medford Vending Route Income: There was discussion last month about whether or not Ken Gerlitz’s family had received the income from his vending route for August 2016. A review of the vending income received by OCB showed that they did receive the August 2016 commissions.

VMS/cashless: As I discussed earlier this month at the Commission Board meeting, we have been working to get a procurement authorized for the vending management system. We are required to get the procurement authorization from the Chief Information Officer’s Office (CIO). The CIO has been tasked to review and approve all State projects that involve technology and internet systems. This process was put in to place after the Cover Oregon situation occurred. The CIO process has been a massive learning experience, and I am hopeful that we can get

authorization soon, and put the VMS RFP out for bid. In the meantime we have contracted with GreenLite, which is a service provided by USI, to provide cashless processing and VMS data for the USI machines we have purchased. The GreenLite system is only a pilot system at this point, but they are able to provide critical item movement, inventory, quick-pick and pricing technology on the new vending machines. Recently we received approval from the State CIO to move forward with the procurement. I expect the RFP to be released soon.

Fair Minimum Return: After the last Elected Committee meeting, where a vote was taken to implement a fair minimum return to managers, I spent some time analyzing what that would cost to implement. The motion discussed a fair minimum return that would bring all managers to the average of all managers in Oregon, which in 2016 was approximately $56,000. Providing a fair minimum return, at the State average, would cost approximately $210,000 per year. $210,000 exceeds the total amount of set-aside paid in the biennium. If we were to establish a fair minimum return to managers based on the new minimum wage rates, $15 per hour X 40 hours X 52 weeks, the amount all managers would be guaranteed would be $31,200. The $31,200 rate would cost approximately $33,000 per year to implement. We would also need to agree on parameters that would ensure managers are maximizing their facilities’ profit potential, but are still not earning above the established rate due to no fault of their own. One solution would be to set minimum profit percentage expectations for the different types of vending facilities (cafeterias, snack bars, vending)

Fair minimum discussion continued: As was discussed in several meetings and email, a Fair Minimum Return would need to have specific parameters. Establishing the minimum earning level is the essential first step, an approx. $31,200 - $40,000 minimum level appears achievable based on revenues. I would propose the following to qualify for the fair minimum return level outlined above. A manager would have to meet the following criteria:

1. Live operations (cafeterias, snack bars, espresso carts) would have to have net earnings below the fair minimum return level and have a profit percentage of at least 15%.

2. Vending routes (subcontracted) would have to have gross earnings below the fair minimum return level.

3. Vending routes (self-operated) would have to have net earnings below the fair minimum return level and a profit percentage of at least 20%.

4. Teaming partner income would be included at the gross amount received, when establishing fair minimum return. For example a facility, with a teaming partner agreement in place, that received $12,000 per year from the teaming partner would add that $12,000 to the net profits generated by the other sales included in that facility (i.e. $10,000 net profit + $12,000 gross teaming partner payment = $22,000 total earnings).

BE Monthly Set-Aside Statement: Previously I provided a copy of a monthly set-aside statement that several managers are currently using. This sample report is updated annually by OCB tech staff. The spreadsheet allows for data to be entered into a tab, then that data creates the monthly statement, in a separate tab. This spreadsheet workbook keeps all of the manager’s

information and reports in one spreadsheet and is organized via individual tabs for data input and each separate month.

Agency / BE budget 2017-2019: Here is the funding package that was discussed at the agency’s work session: “Policy Option Package 801: LFO Adjustments- This package shifts fund match for two positions, a Vocational Rehabilitation Counselor and a Business Enterprise Program Analyst, from General Fund to Donations and Business Enterprise Set-Aside Other Funds [($134,158)General Fund + $134,158 Other Funds = $0 Total Funds”. What does this language actually mean? As many of you are aware the State of Oregon is facing a massive budget short fall, approximately $1.6 billion for the next 2 year budget cycle. All State agencies were told to provide potential funding options that did not include general fund monies, but maintained current service levels. To maintain the current service level, and not have to lay off the BE Business Outreach Specialist, the above package was presented as a funding option. If approved the set aside fund would pay a portion of the position cost, approximately $45,276 per year. Ultimately, the legislature determines how monies are budgeted. The other option was to present no alternate funding method and eliminate the position, which I don’t believe anyone would have supported that decision.

Online Bill Pay: During the last Elected Committee meeting I was asked to provide more information about using online bill pay to pay your set-aside payments. The good news is that most of the managers I have spoken with already use online bill pay to pay many of their bills, just not their set-aside payments. To get started, you would need to setup the Commission for the Blind as a payee in your online bill pay account, most likely this would be your business account, this would include your account number listed on your monthly statement. Once OCB is setup as a payee you would simply go into your account and enter the amount of set-aside to be paid, and put month you are paying in the memo section. Your bank will then print and mail a check to OCB. Most banks keep online copies of all checks processed, and this provides good documentation of your payments. Here are links to more information on bill pay from some of the larger banks:Chase: https://www.chase.com/business-banking/online-banking/bill-payBank of America: https://www.bankofamerica.com/smallbusiness/online-banking.goKey Bank: https://www.key.com/business/key-business-online/business-bill-pay.jspUS Bank: https://www.usbank.com/small-business/making-payments/online-bill-payment.htmlWells Fargo: https://www.wellsfargo.com/goals-banking-made-easy/simplify-payments/Many credit unions provide the same type of service. I have personally used Chase Small Business online bill pay for many years. MAPS credit union has the same service at no cost.

RSA Management Group: I received the following communication from the RSA management team:

“Good Afternoon,I hope you are well. We are having another membership drive to increase our footprint in you state. In addition to offering any Member that helps sign New Members $25.00 each, we will have drawings for prizes such Vacation Trip, Ipad, Iphones etc.Attached is the RSA Application.

I really hope you will encourage your BEP members to join RSA. Joining is free, and honestly all they are doing by not joining is leaving money on the table. Manufacturers offer these rebates to any vend/micro market/coffee operator over a certain size. Since most BEP members are too small to qualify for rebates on their own, we put them together into one giant GPO and they end up qualifying for the maximum rebates available! Also, many manufacturers make special concessions and loosen their purchase requirements for us to make it easier for our members to make money.

Thank you again for your help and let me know if you have any questions. Call me anytime.

Sincerely,Pat SkidmoreRSA Management GroupSales and Member RetentionPH: 855.978.6800, Ext 2Fax: 631.209.5036”

If you would like a copy of the application contact Pat, or myself.

Pending legislation & rule making: Just a quick note on the pending legislation. If the legislation passes, it will require OCB to complete the rule making process by November 15, 2017. To meet this deadline, it will require most of the work to be accomplished in August to allow for proper noticing and approvals. Please keep this in mind when planning your summer activities.

Minimum wage law/increase: This State website gives an overview of the minimum wage increases, and separates wage per hour by area: http://www.oregon.gov/boli/whd/omw/pages/minimum-wage-rate-summary.aspx

Monthly Set Aside Reports: Last month there was extensive conversation about managers getting their monthly set-aside reports in on-time. For May 2017, we received all but 2 reports by the 20th, one of those reports was post-marked on the 19th, and the other report was only 2 days late. So, technically only one manager was late. I don’t recall any time in the past where the on-time percentage was that high.

Motions Passed During May 25 BECC Meeting

5. That the minutes from the BECC Meetings of April 26th, April 27th, and May 15th, 2017 be accepted. Proposed: Art Stevenson. Seconded: Derrick Stevenson. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).

Agency response: No response necessary.

6. #2017-20 - That expenses incurred by any member of the Elected Committee who attends an event to address program issues be paid from set-aside funds. Proposed: Jerry Bird. Seconded: Art Stevenson. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).[Note: It was implied but not explicitly stated that covered expenses include travel, lodging, and event registration.]

Agency response: This motion is not accepted as presented. Further discussion needs to occur to further explore issues such as what would constitute an authorized event, impacts on the set aside budget, required documentation and using State and Federal funds to essentially lobby.

7. #2017-21 - That Susan Gashel be hired to assist the licensed blind managers in writing new rules, and that she be paid out of set-aside funds under the category of management services. Proposed: Art Stevenson. Seconded: Jerry Bird. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).

Agency response: This motion is partially accepted. The agency would consider hiring Ms. Gashel if needed, and appropriate, for rule writing or strategic planning. Further discussion is required to establish the best experts to bring to the table for any potential rule writing or strategic planning events.

8. #2017-22 - That BE staff add all motions passed during a given BECC meeting at the end of the written minutes [i.e. the verbatim transcription] for that meeting, and that the BE Director makes those passed motions action items. Proposed: Art Stevenson Seconded: Derrick Stevenson. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).

Agency response: This motion is accepted. Motions have been added to the end of the minutes.

9. 2017-23 - That whenever Director Morris discusses program issues with staff of the Rehabilitation Services Administration (currently Jesse Hartle), the Elected Committee Chair or Vice Chair be present.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Derrick Stevenson. Passed (with Steve Jackson not responding and Steve Gordon absent).

Agency response: This motion is not accepted. This concept is not practical, especially if the Director was contacting RSA to discuss the Chair, or Vice Chair, of the Elected Committee. The members of the Elected Committee are free to contact RSA, as they routinely do, to verify or corroborate information.

10. 2017-24 - That Ken Gerlitz’s former vending route be temporarily assigned, effective immediately.Proposed: Derrick Stevenson. Seconded: Art Stevenson. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).

Agency response: This motion is not accepted at this time. The agency will reconsider this motion once the status of HB3253 has been determined.

11. 2017-25 - That MacLaren Youth Facility be assigned to Jerry Bird in light of the fact that Jerry’s facility Hillcrest is closing its current location and combining with MacLaren.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Derrick Stevenson. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).

Agency response: This motion is not accepted. This would not be considered an appropriate issue for active participation.

Motions Passed During May 31 BECC Meeting

1. That the minutes from the BECC Meeting of May 25th, 2017 be accepted. Proposed: Derrick Stevenson. Seconded: Art Stevenson. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).

Agency response: No response needed.

2. 2017-26 - That OCB temporarily pay $1,000 per month to any licensed blind manager who earns less than the BE program’s average income and that such payments continue until a fair minimum return policy has been developed. Further, that if a recipient of said monthly payments owes past due set-aside, then half of each monthly payment will be applied to pay down that debt until such time as the debt is completely paid off.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Jerry Bird. Passed unanimously (with Steve Gordon absent).

Agency response: This motion is not accepted. Discussions around fair minimum return are underway. This motion does not address any of the issues discussed around fair minimum return such as manager profit performance, actual manager earnings and impacts of the set aside budget.

3. 2017-27 - That the Elected Committee support Steve Jackson and all licensed blind managers by condemning as contrary to the federal act the finding of the judge who argued that OCB has the right to withhold an operating agreement at the agency’s discretion.

Further, that the Elected Committee recommend that OCB negotiate a settlement with Steve Jackson as a result of Steve being improperly removed from the Portland State Office Building.Proposed: Art Stevenson. Seconded: Steve Jackson. Passed unanimously (with Steve Gordon and Derrick Stevenson absent).

Agency response: This motion is not accepted. This issue is not appropriate for active participation. The Elected Committee’s role is receive and transmit grievances to the agency, and advocate for managers.

[End of Director’s Report – June 2017.]

Transcription: Mark Riesmeyer