Dokumendiringlus

Dokumendiringlus on liikumine organisatsioonis nende saamisest või koostamisest kuni täitmise või väljasaatmiseni.

Dokumendiringluses võib eristada kaht toimingut:

menetluse algataminemenetlusse võtmine

Asjaajamise tavades eristatakse kolme dokumendiringlust: saabuvate ja väljasaadetavate ning sisedokumentide ringlus.

Organisatsiooni saabuvate dokumentide korral on tegu menetlusse võtmisega ning väljasaadetava dokumentide korral menetluse algatamisega. Sisedokumentides on selle dokumendi koostaja menetluse algataja ja dokumendi täitja on menetlusse võtja.

Dokumentide liikumine peab olema operatiivne ja sihipärane. Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks on otstarbekas sätestada dokumendiringluse korraldus või toimingud organisatsiooni asjaajamiskorras (nõuded eri dokumendirühmade liikumisele).

Tavapärase dokumendiringluse kolm protseduuri on esitatud käsiraamatu veebiversioonis.

Saabuvate dokumentide ringluse põhimõtteline protseduur

Selles protseduuris vaadeldakse saabunud algatuskirja liikumist ja lahendamist:

vastuskirja koostamisegaoperatiivselt, st telefoni või isikliku kontakti teel.

Väljasaadetavate dokumentide ringluse põhimõtteline protseduur

Selles protseduuris käsitletakse väljasaadetava algatuskirja liikumist ja lahendamist.

Sisedokumentide ringluse põhimõtteline protseduur

Sisedokumendina käsitletakse selles protseduuris käskkirja koostamist ja vormistamist.

Dokumentide registreerimine

Dokumentide registreerimine pole kõigile organisatsioonidele kohustuslik, vaid pigem soovituslik. Mahukama dokumentatsiooniga ettevõtted saavad registreerimise abil oma dokumente tõhusamalt hallata.

Avaliku sektori asutused peavad järgima kehtivaid õigusakte. Asjaajamiskorra ühtsed alused näevad ette, et asutus peab registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel koostatud ja saadud dokumendid (§ 17).

Dokumentide registreerimine muudab asjaajamise läbipaistvamaks, võimaldab pidada arvestust dokumentide üle, hõlbustab dokumentide leidmist, aitab täitmist kontrollida (nt kas kirjale on vastatud) ning tõestada dokumendi olemasolu.

Dokumendid registreeritakse sõltumata loomise, saamise või saatmise viisist ning teabekandjast, seega tuleb registreerida ka olulised e-kirjad.

Eriliigilisi ja erisuguse säilitustähtajaga dokumente ühte dokumendiregistrisse ei registreerita (näiteks kirjad, protokollid) ning dokumendiregistrisse ei pea kandma raamatupidamisdokumente (arveid). Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

Operatiivse dokumendiringluse tagamiseks määratakse asjaajamiskorras kindlaks dokumentide registreerimise kord. Arvesse võetakse organisatsiooni tegevuse eripära, juhtkonna soove ja võimalust kasutada digitaalset dokumendiregistrit (dokumendihaldussüsteemi).

Registreerimisel:

tõestatakse, et dokument on olemas ja hõlmatud dokumendisüsteem võetakse asjaajamisse dokumendihaldussüsteemi kandmise abil dokumendile antakse viitdokumendi metaandmed kantakse registrisse

Registreerida on vaja:

organisatsioonis koostatud ja allkirjastatud õigusaktidprotokollidaktidlepingudsaabunud ja väljasaadetavad kirjad, avaldused, märgukirjad, teabenõudedsuulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamataorganisatsiooni töötaja esitatud aruanded, selgitused, seletusedmuud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

Dokument on registreeritud, kui:

dokumendile on antud viitselle kohta on dokumendiregistrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed registreeritava dokumendi liigi kohaselt.

Registreerimisega:

moodustatakse dokumendile seos teiste dokumentidegaelektroonilise dokumendihalduse korral haaratakse dokument dokumendihaldussüsteemi

Registreerimise põhinõuded

Dokumentide registreerimine on:

ühekordne, st asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita (asjaajamiskorra ühtsed alused § 19) algatusdokumendi põhine, st algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse sama järjekorranumbri all (asjaajamiskorra ühtsed alused § 33).

Nii hoitakse kokku tööjõudu ja aega, dokumendi lahendamist on hea jälgida ning dokumente on hiljem mugav kasutada.

Registreerimise eesmärk

Dokumendid tuleb registreerida, et:

fikseerida dokumendi saamise ja väljasaatmise faktvõimaldada dokumendi leidmine liigi, kuupäeva, viite, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, autori, saatja või muude andmete alusel dokumendi elutsükli kõigil etappidel tagada kontroll, et dokumentides ette nähtud ülesanded on lahendatud õigel ajaltõsta dokumendi usaldusväärsusttagada avalikkuse juurdepääs avalikele dokumentideletagada dokumentide arvestus

Dokumentide registreerimisel ja dokumendiregistrile esitatavate nõuete puhul tuleb järgida avaliku teabe seadust ja asjaajamisekorra ühtseid aluseid.

Dokumendiregister

Dokumendiregistrid on:

digitaalsed (elektroonilisel kandjal, vt ptk 4.5.1.1.)tavalised (paberkandjal, vt ptk 4.5.1.2.).

Elektrooniline dokumendiregister

Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning avalik-õiguslikud juriidilised isikud on kohustatud doku-mendid registreerima elektroonilises dokumendiregistris.

Elektrooniline dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks.

Registrit peab saama vaadata asutuse-organisatsiooni veebilehelt (nõue kehtib alates 1. märtsist 2002). Dokumendiregister peab tagama ligipääsu juurdepääsupiiranguta dokumentidele, mis on registreeritud. Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, peab register sisaldama andmed juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.

Dokumendiregister peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt kaitstud andmete oma-volilise muutmise või hävitamise eest. Registrist tuleb piisava aja tagant (periood kehtestatakse asutuse või ettevõtte asjaajamiskorras) teha varukoopiad/prindid.

Organisatsioonis luuakse dokumendiregistri kasutamiseks isikulised kasutajaprofiilid. Iga kasutaja saab dokumendiregistrit kasutada oma kasutajanime ja parooli abil. Seega ei ole elektrooniline dokumendiregister erinevalt paberkandjal registrist mõeldud kasutamiseks ainult asjaajamisteenistuses, st tsentraliseeritult. Elektroonilist dokumendiregistrit on võimalik kasutada kõigil struktuuriüksustel.

Kasutajanimi ja parool on dokumendiregistri kasutaja ainuvalduses. Kasutajanime ja paroolide hoidmise täpsem kord sätestatakse ametijuhendites ja/või asjaajamiskorras.

Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest (asjaajamiskorra ühtsed alused § 20):

Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide registrisse kantakse:

dokumendi järjekorranumber (dokumendiregistri number)saabumise/saatmise kuupäevsaatja/saaja nimetus või nimi, vajadusel dokumendi registreerija andmedsaatja sideandmed (posti- või e-posti aadress)dokumendi liik (kiri, avaldus, teabenõue)dokumendi autori (saatja) märgitud kuupäev ja indekspealkiri ehk lühike sisukokkuvõtedokumendi lisade arv ja nimetusedvormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul)saabumise/väljasaatmise moodus (postiga, e-postiga, faksiga, kulleriga, käsipostiga)juurdepääsupiirang (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jms)sarja tähis dokumentide loetelu järgistruktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument suunatakse lahendamiseks või kes dokumendi koostas lahendamise tähtaegtäitmismärge (kes täitis, kuidas, millal)muud andmed, mida peetakse dokumendi menetlemisel oluliseks

Koostatud ja allkirjastatud õigusaktide registrisse kantakse:

dokumendi järjekorranumber (dokumendiregistri number)allakirjutamise kuupäevpealkirijõustumise kuupäevjuurdepääsupiirangandmed kehtivuse kohta (kehtetu, kehtivuse tähtaeg)andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta

Protokollide registrisse kantakse:

nõupidava organi nimetusprotokolli järjekorranumber registri järgi nõupidamise kuupäevpäevakordjuurdepääsupiirang

Aktide registrisse kantakse

akti nimetus

akti järjekorranumber registri järgi akti koostamise kuupäevpealkirijuurdepääsupiirang

Lepingute registrid

lepingupoolte nimed/nimetused, vajadusel registrikood/sünniaeglepingu liiklepingu järjekorranumber või tähiskuupäevlepingu objektjõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg/tähtpäevjuurdepääsupiirang

Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti (asjaajamiskorra ühtsed alused).

Paberkandjal dokumendiregistrid

Väikestes eraettevõtetes võib pidada dokumendiregistreid paberkandjal.

Paberkandjal registritena on kasutatud:

saabuvate ja väljasaadetavate kirjade registreerimise raamatuid (kaks üheskoos kasutatavat raamatut, mõlemal raamatul on omaette numeratsioon)lauajuhenditkartoteegisüsteemi (liht-, perfo- ja reiterkaardid).

Dokumendi registreerimise kord

Enne dokumendi registreerimist peab kontrollima:

kas dokument tuleb registreerida

Asjaajamiskorras on tavaliselt esitatud registreerimisele mittekuuluvate dokumentide loetelu, mis hõl-bustab otsustamist.

allkirja olemasolu dokumendildokumendi terviklikkust (vajalike lisade olemasolu)adressaadi õigsust.

Valele adressaadile ja märkega “isiklik” saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi kinniselt.

Vajalike lisadeta ja allkirjata dokumendi saabumisest informeeritakse saatjat. Sellised dokumendid registreeritakse alles pärast puuduste kõrvaldamist.

Dokumendid registreeritakse dokumendi sisust ja tähtsusest lähtudes.

Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti (asjaajamiskorra ühtsed alused).

Registreeritakse postiga, arvutipostiga, käsipostiga, faksiga saabunud/väljasaadetavad lahendamist nõudvad dokumendid. Näiteks kui dokument saabub spetsialisti e-posti aadressile, tema faksile või toob selle külastaja, vastutab töötaja dokumendi registreerimise eest, kui nii on ette nähtud asjaajamiskorras.

Saabunud dokumendile lisatakse teised samas asjas varem koostatud dokumendid.

Saabuvad dokumendid registreeritakse saabumise päeval, sisemised ja väljasaadetavad dokumendid registreeritakse allakirjutamise päeval.

Saabunud paberdokumendi esimese lehe vabale pinnale (üldjuhul lehe alumises parempoolses nurgas) tehakse asjakohase templi abil saabumismärge, mis peab sisaldama:

organisatsiooni nimetust, kuhu dokument saabussaabumise kuupäevaregistreerimisindeksit (s.o dokumendiregistrist saadud järjekorranumber, millele võib kohe lisada sarja tähise ja vajadusel ka individualiseeriva numbri).

Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires sama järjekorranumbri all. Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel on soovitatav indeksile lisada individualiseeriv number (nt 2-4/114-3).

Registreerimise järel:

esitatakse saabunud dokumendid läbivaatamiseks juhtkonnale koos kõigi samas küsimuses varem koostatud dokumentidegaväljasaadetud kirju hoitakse kuni vastuse saabumiseni kaustas märkega “Täitmisel”. Vastuse saabumisel ja pärast andmete kasutamist paigutatakse kirjavahetus dokumentide loetelus ettenähtud sarja toimikussesisedokumente tutvustatakse jaotuskavas ettenähtud täitjatele ja asjast huvitatud isikutele ning paigutatakse seejärel asjakohase sarja toimikusse.

Dokumentide menetlemine

Menetlemine tähendab mingi küsimuse lahendamiseks tarvilikke ja kindlas järjestuses tehtavaid toiminguid (ENE, 6. kd).

Dokumentide menetlemine tähendab, et:

juhtkond vaatab dokumendid läbi ja märgib nendele korralduse asja lahendamise käigu kohta (resolutsiooni)dokumendiga seotud küsimus (asi) lahendatakse ja dokumendi käsitlemise käigus koostatakse ning vormistatakse (trükitakse, kooskõlastatakse, allkirjastatakse, kinnitatakse) vastusdokument kontrollitakse asjade tähtaegset täitmisttehakse teatavaks vastus, asja lahendamise tulemus

Dokumendi suunamine juhile läbivaatamiseks

Dokument suunatakse juhtkonnale läbivaatamiseks pärast registreerimist.

Kui saabunud dokumendis on viidatud teistele samas küsimuses varem koostatud dokumentidele, tuleb need leida ja lisada saabunud dokumendile.

Digitaaldokumentide puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris.

Dokument märkega KIIRE edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.

Dokumentide läbivaatamisele suunamisel lähtutakse:

dokumendi sisustprobleemi keerukusest või uudsusestsaatjast (valitsusasutus) dokumendi liigist.Tippjuhile esitatakse üldjuhul läbivaatamiseks tähtsamad dokumendid organisatsiooni tegevuse põhiküsimuste kohta, valitsusasutustelt saabunud dokumendid jms, mille käsitlemine nõuab juhi otsust (resolutsiooni). Tippjuht ei peaks isiklikult kogu saabuvat posti läbi vaatama, sest see koormaks teda asjatult pisiküsimustega.

Asjaajamiskorras tuleb sätestada, mis küsimustes ja mis dokumendid esitatakse alati tippjuhile läbivaatamiseks, et tagada temale vajalik info.

Tippjuhi asetäitja(te)le esitatakse dokumendid läbivaatamiseks tööjaotuse ja pädevuse järgi, mis eeldab nendelt juhtidelt usaldusväärsust ja kõrget kvalifikatsiooni. Struktuuriüksustele ja spetsialistidele suunatakse need dokumendid, millega seotud küsimuste lahendamine ei nõua tippjuhi korraldust.

Dokumendi läbivaatamise kohta vormistatakse resolutsioon:

dokumendil või resolutsiooniplangil dokumendiregistris.

Resolutsioon sisaldab:

asja lahendajate nime(d), kusjuures esimene lahendaja on alati vastutav, kes korraldab teiste lahendajate töödettekirjutatava tegevuseasja lahendamise, korra ja eeldatava tulemuseasja lahendamise tähtpäevaresolutsiooni autori allkirja ja kuupäeva.

Dokumendi suunamisel asja lahendaja(te)le kantakse dokumendiregistrisse:

struktuuriüksus või lahendaja, kellele dokument on edastatudkorralduse tekst (teksti võib vajadusel lühendada)asja lahendamise tähtaeg.

Dokumendi liikumine peab kajastuma dokumendiregistris, sest register peab andma vastuse asja lahen-damise, dokumendi asukoha ja haldamise kohta mistahes ajahetkel.

Asja lahendamine

Dokumendiga seotud küsimus (asi) lahendatakse hiljemalt tähtajaks, mis on märgitud:

dokumendisjuhi resolutsioonis.

Kui asja lahendamise tähtaega pole määratud, lahendatakse see seaduses või muus õigusaktis sätestatud ajaks. Lahendamise tähtaegu arvestatakse tööpäevades, kalendripäevades või kuudes.

Üldjuhul:

lahendatakse asi 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu (asjaajamiskorra ühtsed alused)teabenõue täidetakse viivitamatult või viie tööpäeva jooksul (avaliku teabe seadus)märgukirjadele ja avaldustele vastatakse ühe kuu jooksul, arvates nende saabumisest (registreerimistempli kuupäev). Täiendava uurimise vajaduse korral võib tähtaega pikendada kahe kuuni (avaldustele vastamise seadus)riigikogu liikmete märgukirjadele ja avaldustele tuleb vastata 10 päeva jooksul, täiendava uurimise vajaduse korral võib tähtaega pikendada kuni ühe kuuni (avaldustele vastamise seadus).

Kui küsimuse lahendamine ei kuulu organisatsiooni pädevusse:

edastatakse dokument kuuluvuse järgi 5 tööpäeva jooksul informeeritakse sellest kirja saatjat.

Asja lahendamiseks:

koostatakse uus dokument (nt vastuskiri, õigusakt)lahendatakse probleem operatiivselt (isiklik kontakt, telefonikõne, faks, e-kiri).

Dokumendi koostamine ja trükkimine

Dokumendi koostab ja vormistab spetsialist, kelle ametiülesanne see on või kellele juht on vastamise ülesandeks teinud.

Koostamisel tuleb silmas pidada konkreetsele dokumendiliigile ette nähtud sisu- ja vorminõudeid. Selle kohta peab igal spetsialistil olema võimalik saada teavet organisatsiooni asjaajamiskorrast.

Dokument trükitakse asutuse või ettevõtte dokumendiplangile. Paberkandjal dokumendi võltsimise (teabe muutmise, kustutamise, lisamise) vastu kaitseb turvatud plank, veekindel tint, mahakraapimatu trükivärv, erineva suurusega tühja ruumi puudumine vormingus, st vormingu elementide vahel on ühesugune arv tühje ridu (tavaliselt 2, 3 või max 4). Alalise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumentide vormistamisel arvestatakse arhiivipüsivate materjalide soovituslikku loetelu (http://www.ra.ee).

Digitaaldokumendi väljatrükk peab olema kõigi paberkandjal vormistatud dokumendi nõuete kohane. Digitaaldokumendi võltsimiskindlus tagatakse infotehnoloogiliste meetoditega.

Dokument trükitakse:

kergesti loetavas püstkirjas (Times New Roman, Arial), kirja suurusega soovitavalt 12 punkti. Ühe ja sama dokumendi vormistamisel pole soovitatav kasutada mitut šrifti ega üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Suurema kirjaga (14 punkti) võib esile tõsta dokumendiliigi nimetuse pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada ülevaatlikkuse saavutamiseks peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideksdokumendi elemendi (adressaat, tekst) vormistamisel on reavahe üks intervall (4,233 mm) teksti iseseisvad loogilised osad tuuakse esile kahekordse reavahega

naaberelementide (näiteks, pealkiri ja tekst) vahekaugus on 2–4 intervalli. Konkreetse dokumendi vormistamisel võib kasutada ainult ühte kolmest võimalusest dokumendi elemendid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast veerujoonest. Tühik jääb alati kirjavahemärgi (punkt, koma, koolon) järele, mitte ette. Arvudes ei panda koma järele tühikut ehk sõnavahet (0,3). Sulud (…) või jutumärgid (“…”) peavad olema teksti vastas. Sundpoolituse kasutamisega peab olema ettevaatlik, et dokumendis ei tekitataks uusi mõisteid (euro-opa, kontakti-sikud jne)mitmelehelisel dokumendil nummerdatakse lehed alates teisest lehest. Soovitatav on märkida leheküljenumbri järel sulgudes dokumendi lehtede koguarv.Näiteks kui dokument on kolmel lehel, siis teisele lehele märgitakse 2(3) ja kolmandale lehele 3(3)mitmelehelisel dokumendil korratakse iga lehe päises ühesuguseid dokumenti identifitseerivaid andmeid. Näiteks: AS Prisma asjaajamiskord 22.12.2003

Dokumendi kehtestamine (juriidilise jõu andmine)

Dokumendi kehtestamine eeldab rea protseduuride täitmist, kui nii on asjaajamiskorras ette nähtud. Üldjuhul kirjutatakse trükitud dokument (näiteks ametikiri) kohe alla.

Suuremates organisatsioonides peab dokumendi kavand või eelnõu (näiteks õigusakti eelnõu) läbima enne allkirjastamist kooskõlastusringi.

Kooskõlastamine

Kooskõlastamine võib olla asutuse või ettevõtte sisene või väline.

Üldjuhul esitatakse vorminõuetele vastav dokumendi versioon enne allkirjastamist kooskõlastamiseks asjaomastele spetsialistidele.

Esimesena allkirjastab dokumendi koostaja (vastutab teksti eest) ja seejärel kooskõlastavad vahetu ülemus ning spetsialistid, keda küsimus puudutab (annavad hinnangu, nõusoleku vms). Viimane kooskõlastaja on tavaliselt jurist. Kooskõlastamise järjekorra põhimõte on, et see toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole.

Kooskõlastamise täpne kord tuleb kindlaks määrata iga organisatsiooni asjaajamiskorras.

Soovitav on, et:

võõrkeelsed dokumendid viseerib tõlk või dokumendi keelelise korrektsuse eest vastutav isikõigusaktid kooskõlastab juristrahaliste kohustustega seotud dokumendid kooskõlastatakse raamatupidajaga.

Kooskõlastusmärge koosneb loetavast allkirjast ja kuupäevast selle all.

Märge vormistatakse asutusele või ettevõttele jäävale eksemplarile, st ametikiri kooskõlastatakse ärakirjal, õigusakt originaaleksemplaril.

Koostaja märge paikneb lehel all vasakul, spetsialistide märked asuvad lehe paremal poolel. Mitteloetavale allkirjale lisatakse ka ees- ja perekonnanimi.

Kui dokumendi kooskõlastajal tekib eriarvamus, lisab ta allkirjale “vt eriarvamus.” Eriarvamus tuleb vormistada eraldi lehel, mis lisatakse dokumendile. Eriarvamuses:

selgitatakse, millega pole kooskõlastaja nõuspõhjendatakse mittenõustumist tehakse ettepanek muudatuste kohta.

Eriarvamus säilitatakse koos dokumendiga.

Kui kooskõlastamine toimub elektroonilisel teel, peab see kajastuma dokumendiregistris.

Asutuse või ettevõtte väliselt kooskõlastatakse dokument juhtudel, kui nii on ette nähtud seaduses. Selline kooskõlastamine toimub pärast dokumendi allkirjastamist.

Allkirjastamine

Paberkandjal dokumentide allkirjastamine toimub ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti (asja-ajamiskorra ühtsed alused).

Näiteks: erandkorras tuleb distsiplinaarkäskkiri alati vormistada kahes originaaleksemplaris.

Õigusakti lisa allkirjastab selle sisu eest vastutav isik.

Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik eksemplaride arv; nende arv ja jaotus sõltub asjast hu-vitatud osapoolte arvust. Eksemplaride arv näidatakse dokumendi tekstis (asjaajamiskorra ühtsed alused).

Ametikiri allkirjastatakse kahes eksemplaris (originaal ja ärakiri), st väljasaadetava ametikirja ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku kinnitusega (asjaajamiskorra ühtsed alused).

Asjaajamiskorras tuleb sätestada dokumentide allkirjastamise kord ja selleks pädevad ametnikud.

Alatise säilitustähtajaga dokumendid tuleb allkirjastada tindisulepeaga. Kui selline dokument on allkirjas-tatud digitaalselt, tuleb teha ka väljatrükk, mille juht allkirjastab omakäeliselt ja mis säilitatakse ettevõtte arhiivis. Nõue on kehtestatud selleks, et tagada dokumendi tõestusväärtuse säilimine ettenähtud säilitustähtaja jooksul.

Kopeerimisega saadud allkirja jäljend ei asenda allkirja.

Allkirjaga samal ajal kirjutatakse dokumendile ka kuupäev.

Dokumentide digitaalne allkirjastamine

Digitaalallkirja seadus jõustus 15. detsembril 2000. aastal. Seaduse rakendamine võimaldab ülemineku elektroonilisele dokumendihaldusele, et muuta asjaajamine kiiremaks.

Organisatsioonide suhtlemises kasutatakse digitaalallkirja, kui:

see on ette nähtud õigusaktisRiigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused, avalik-õiguslikud juriidilised isikud ning avalik-õiguslikke ülesandeid täitvad eraõiguslikud isikud on kohustatud hoidma internetis kättesaadavana teavet digitaalse suhtlemise võimaluste kohta. Alates 1. juunist 2001 peab nendes organisatsioonides olema võimalik digiallkirja kasutamine (digitaalallkirja seadus § 43)nii on omavahel kokku lepitud.

Eraõiguslikud isikud kasutavad digitaalset suhtlemist kokkuleppe kohaselt.

Digitaaldokumentide allkirjastamise täpne kord reguleeritakse organisatsiooni asjaajamiskorras.

Kui dokument allkirjastatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tuleb tagada nende identsus.

Digitaaldokument allkirjastatakse esimesena.

Digitaaldokumendi ja paberkandjal dokumendi vastuolu korral kehtib digitaaldokument.

Kooskõlastamine teise asutusega

Seaduses ette nähtud juhtudel on dokument vaja kooskõlastada mõne teise organisatsiooniga (nt töölepingu seadus nõuab töösisekorraeeskirja kooskõlastamist tööinspektsiooniga).

Kooskõlastus teise organisatsiooniga vormistatakse:

kooskõlastusmärkega,kirja teel ka digitaalselt.

Näide

KOOSKÕLASTATUD

Tallinna Tööinspektsiooni

30. novembri 2003. a otsusega nr 16

Kinnitamine

Teatud juhtudel nõuab menetluses olev dokument ka kinnitamist. Asutuse juht kinnitab dokumendi üldjuhul korraldava dokumendi väljaandmisega, millele lisatakse kinnitatav dokument. Kinnitatav dokument vormistatakse valgele paberile (mitte plangile) ja dokumendi ülemises parempoolses nurgas vormistatakse kinnitusmärge.

Näide

KINNITATUD

juhatuse esimehe 22. detsembri 2003. a käskkirjaga nr 66

Registreerimine

Lõplikult vormistatud ja lahendatud dokument registreeritakse dokumendiliigile vastavas dokumendire-gistris või selle allregistris numbri saamiseks. Vastuskirja registreerimiseks tehakse täitmismärge alga-tusdokumendi registrikandesse.

Kui küsimus lahendati operatiivselt (telefoni teel, vastuskirja koostamata), tehakse täitmismärge

dokumendiregistrisse paberkandjal dokumendile.

Digitaalallkirjaga dokument tuleb registreerida vahetult enne allkirjastamist, sest digitaalselt allkirjastatud dokumendile ei saa enam midagi lisada.

Asja lahendamise kontrollimine

Asja lahendamist nõudvad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla. Asjaajamiskorras peab olema sätestatud, kes (ametikoht, kellele on pandud vastutus) kontrollib dokumentidele vastamist tähtajaks ja kuidas ta seda teeb.

Kontrollija ülesanne on teavitada asja lahendajat tähtaja saabumisest.

Keeruliste probleemide puhul ei ole alati võimalik neid tähtajaks lahendada. Sel juhul on korrektne õigel ajal (vähemalt kolm päeva enne käsitlustähtaja saabumist) dokumendi saatjat (ülesande andjat) sellest teavitada ja vormistada tähtaja pikendamine. Asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab lahendaja motiveeritud taotluse isikule, kes tähtaja määras.

Dokumentidest, millega seotud küsimus on jäänud tähtajaks lahendamata, tuleb teha väljatrükk.

Dokumendi menetlemise lõpetamine

Dokumendi menetlemine on lõppenud, kui:

dokumendist tulenevad toimingud on ettenähtud korras sooritatuddokumendi saatjale on kirjalikult vastatudasjaosalistele on tulemusest teatatud dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtuddokumendiregistrisse on tehtud kanne asja lahendamise tulemuse kohta.

Kui dokumendiga seotud küsimus lahendatakse operatiivselt (nt telefoni teel), st pole vaja koostada uut dokumenti, teeb asja lahendaja tulemuse (sisu) kohta märke:

dokumendiregistrisse ja paberkandjal olevale algatusdokumendile.

Dokumendile tehtud täitmismärke peab küsimuse lahendaja olema allkirjastanud ja varustanud täitmise kuupäevaga.

Näide

Lahendatud telefoni teel AS-i Puuklots tegevdirektoriga positiivselt.

_____________________

(allkiri)

Rein Saag

Tegevdirektor

20.12.2003

Dokumendile on tähtaegselt vastatud, kui:

vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtpäevalvastus on tähtpäeval digitaalselt edastatud asjast huvitatud isikulevastusest on teatatud tähtpäeval.

Küsimuse lahendamine e-kirjaga

Asjaajamiskorras tuleb kindlaks määrata reeglid elektronkirjavahetuse pidamiseks. Üldjuhul vastatakse e-kirjale 24 tunni jooksul.

Kui töötaja, kellel on isiklik e-aadress, läheb puhkusele või puudub muudel põhjustel, on vaja määrata isik, kes saab kontrollida postkasti. Sel juhul tuleb kirjad suunata pädevatele ametnikele lahendamiseks.

Dokumendi teatavakstegemine või väljasaatmine

Dokumentide teatavakstegemise viis sõltub dokumendi sisust. Õigusakte võib tutvustada intranetis. Tööd korraldavaid akte tutvustatakse töötajatele allkirja vastu, millele lisatakse ka kuupäev. Käskkiri tehakse asjaosalistele teatavaks võimalikult kiiresti.

Distsiplinaarkaristuse käskkiri vormistatakse kahe originaalina, millest üks antakse töötajale allkirja vastu.

Paberpõhised dokumendid saadetakse adressaadile posti teel. Kiiruse huvides saadetakse fakse ja digitaalallkirjata e-kirju, millel aga puudub juriidiline jõud midagi tuvastada.

Dokumentide väljasaatja peab kontrollima:

allkirjade olemasolu dokumendilpõhidokumendis viidatud lisade olemasoludokumentide vormistamise korrektsust (trükivead, viite olemasolu vastuskirjal, märkus lisade kohta jms).

Sekretär võib keelduda allakirjutajale dokumentide edastamisest, kui need ei vasta vorminõuetele, on ebakorrektsed ja neis on vigu.

Digitaaldokumendi väljasaatmine

Allkirjastatud kirjana koos vajalike lisadega, st väljasaadetav kiri vormistatakse e-posti vastavasse tekstilahtrisse (outlook), lisad (kui neid on) lisatakse manusena (attach) ning kiri allkirjastatakse digitaalselt e-kirja sõnumiväljal.

teatena,dokumenti saatva asutuse nimetusdokumendi pealkirikuupäev ja indeks teatenadokumenti saatva asutuse nimetus ning viide saadetava kirja asukohale.

Sellist saatmise viisi kasutatakse interneti kaudu e-postkaartide saatmisel, kus adressaat ei saa mitte kaarti e-kirja lisadokumendina, vaid e-kirjaga tuleb teade postkaardi saabumise kohta (kes saatis ja mis aadressilt) ning postkaardi asukoht märgitakse lingina.

Teatena, millele lisatakse dokument koos kõigi rekvisiitidega, st indeksi ja digitaalallkirjaga ning lisatakse e-kirja manusesse. Sellisel juhul aga peab allakirjutajaga olema kindel kokkulepe, et ta dokumendi esitatud kujul alla kirjutab, sest vastasel juhul võib dokumendiregistris tekkida tühi

Dokumentide loetelu

Dokumentide loetelu on vahend, et liigitada organisatsiooni tegevuse käigus loodud ja saadud dokumente ning määrata neile säilitustähtaeg. Loetelus esitatakse organisatsiooni tegevuse käigus tekkivate dokumentide sarjad soovitatavalt ülesannete kaupa. Sarjadele määratakse säilitustähtaeg.

Dokumentide loetelu koostamise eesmärgid on:

dokumentide haldaminedokumentide eristamine väärtuse alusel.

Dokumentide loetelu koostatakse:

ülesannetepõhiselt organisatsiooni tegevusülesannete alusel (funktsioonipõhine)struktuuripõhiselt organisatsiooni ülesehituse aluselsuuremates organisatsioonides kombineeritult, kui nt asutuse (sageli eri geograafilises punktis asuvad) allüksused täidavad sarnaseid ülesandeid.

Dokumentide loetelu koostamisel tuleb lähtuda põhimõttest, mis tagaks sellele võimalikult pika kasutusaja.

Dokumentide loetelu on soovitatav koostada ülesannetepõhiselt, sest tegevusalad muutuvad enamasti harvemini kui struktuur.

Liigituse põhimõtete koostamisel tuleb arvesse võtta, et sarjade moodustamine oleks üldistatud. Liigitusüksuste nimetused peavad kirjeldama sinna koondatud dokumentide sisu ja olema mõistetavad võimalikult pika aja vältel.

Dokumentide loetelus on soovitatav paigutada tugifunktsioonid põhitegevuse kirjetest ettepoole, sest need muutuvad organisatsiooni tegevuse käigus vähem.

Dokumentide loetelu tuleb sõnastada nii, et selle sisu oleks üheselt mõistetav lisakoolituste ja -selgitusteta.

Dokumentide loetelus:

kajastatakse kõik organisatsiooni tegevuse käigus tekkinud dokumendid, olenemata teabekandjast või vormingustei kajastata isiklikuks kasutamiseks tehtud koopiaid.

Dokumendid rühmitatakse dokumentide loetelus sarjadesse. Dokumendisari on liigitamise põhiüksus dokumentide loetelus ja sama liiki või samasisuliste dokumentide kogum.

Enamasti moodustatakse kaht liiki sarju:

sarja peamine ühendav tunnus on dokumendiliik ehk nn puhtad sarjad, näiteks käskkirjad, protokollid ja lepingudsarja peamine ühendav tunnus on ainestik või asjaajamise ühtsus; dokumendid on loodud või saadud üht liiki küsimuste ehk “asjade” lahendamisel sõltumata asjaomase dokumendi liigist, näiteks kohtutoimikud, kinnistutoimikud, isikutoimikud.

Ülesanded ja sarjad tuleb dokumentide loetelus tähistada. Tähistamisel on soovitatav kasutada araabia numbreid, liigitusüksuste eraldamiseks kasutatakse kirjavahemärke (sisekriips, punkt).

Sarja tähis koosneb:

ülesannet (funktsiooni) tähistavast numbrist sarja järjekorranumbrist selle ülesande piires, mis eraldatakse teineteisest sidekriipsuga.

Näiteks on dokumentide loetelus sarja tähis 4 – 1, kus 4 tähistab ülesannet (nt personalitöö) ja 1 esimest sarja selle ülesande piires.

I Dokumendi säilitustähtaeg

Dokumendi säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse:

faktide ja tegevuse tõestamiseks ning isikute õiguste kaitseks vajalikust tähtajast (dokumendi tõestusväärtus)organisatsiooni tegevuse järjepidevuse tagamise vajadusest (dokumendi teabeväärtus)dokumentide näidisloetelus (kui on) kehtestatud säilitustähtajast.

Säilitustähtaeg kehtestatakse sarjale.

Säilitustähtaeg määratakse:

aastates (5 aastat, 10 aastat, 50 aastat)alatisenatähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega.

Säilitustähtaeg on vähim aeg, mille kestel tuleb dokumendid alles hoida.

Dokumentide loetelu peab sisaldama dokumentide kohta vähemalt järgmisi andmeid:

organisatsiooni nimiülesande või struktuuriüksuse tähis ja nimetussarja tähis ja nimetussäilitustähtaeg.

Vajaduse korral täiendatakse loetelu dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega:

arhiiviväärtus, kui sarjale on hindamise tulemusena määratud arhiiviväärtusteabekandja, kui originaaldokumente säilitatakse erinevatel kandjatel (välja tuleb tuua dokumendi originaali teabekandja – paber, digitaalne vms)asukoht ja/või vastutaja (millises struktuuriüksuses dokumendid asuvad, haldamise eest vastutaja ametikoha põhiselt)juurdepääsupiirangud (viide juurdepääsupiirangu kehtestamise õiguslikule alusele).

Dokumentide loetelu kehtestab organisatsiooni juht tähtajatult.

II Dokumentide loetelu muutmine

Dokumentide loetelu muudetakse, kui muutub:

organisatsiooni tegevusvaldkondsarjad või nendele määratud säilitustähtajad.

Uue loetelu kehtestamisel ei muudeta dokumentide loetelus kasutatud tähiseid. See tagab süsteemse arhiivihalduse.

Vead dokumentide loetelu koostamisel ja muutmisel:

dokumentide loetelu tähistussüsteem ei ole järjekindelsarjade moodustamisel ei lähtuta dokumentide seostest, vaid järgitakse ainult liigitunnustsarjade moodustamisel ei selgu üheselt, milliseid dokumente sinna paigutatakse, vaid lähtutakse sageli üldtunnusest “kirjavahetus”, mis sageli on üks võimalik kindla dokumendi edastamise viise (kaaskirjaga edastamine)sarjade moodustamisel ei arvestata organisatsiooni tegelikke vajadusi, dokumentide loetelu ei ole kooskõlas tegeliku töökorraldusega, vaid muudab selle bürokraatlikuks.

Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, millega saab planeerida ja ohjata dokumentide tervet elukäiku.

Asutuse eesmärk

Funktsioonid

Toimingud

Tegevused

Dokumentide loetelus kasutatav liigitusskeem peaks üldjuhul põhinema asutuse või organisatsiooni tegevuse loogikal, sest nii säilib dokumendi tekkekontekst (funktsioonide, tegevuste, toimingute ja dokumentide omavahelised seosed) koos dokumendiga.

Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, millega saab planeerida ja ohjata dokumentide tervet elukäiku. Dokumentide loetelus kasutatav liigitusskeem peaks üldjuhul põhinema asutuse või organisatsiooni tegevuse loogikal, sest nii säilib dokumendi tekkekontekst (funktsioonide, tegevuste, toimingute ja dokumentide omavahelised seosed) koos dokumendiga.

Loe juurde dokumentide loetelu koostamisest dokumendi ja arhiivihalduse juhisest:

http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Juhised/arhiivihaldus.pdf