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Wolters Kluwer France - 14, rue Fructidor 75017 PARIS - SAS au capital de 75 000 000 € - TVA FR 55 480081 306 – SIREN 480 081 306 RCS Nanterre

KLEOS – Envoi en masse des factures &

des relances Mars 2020 – Kleos 6.8

Wolters Kluwer France - 14, rue Fructidor 75017 PARIS - SAS au capital de 75 000 000 € - TVA FR 55 480081 306 – SIREN 480 081 306 RCS Nanterre

SOMMAIRE

a. Introduction........................................................................................................................... 3

b. Configuration de la fonctionnalité .......................................................................................... 3 1. Sélection du modèle d’Email pour l’envoi des factures et des relances de factures ............................................... 3 2. Choix de la méthode d’envoi des factures pour un client ....................................................................................... 6 3. Sélection de l’adresse Email pour le client .............................................................................................................. 7

c. Envoi en masse des factures par Email ................................................................................... 8 4. Vérification de la liste des factures sélectionnées avant l’envoi ........................................................................... 11 5. Envoi des emails .................................................................................................................................................... 13 6. Notification pour les Emails non remis au destinataire ......................................................................................... 15 7. Mettre à jour/modifier la configuration d’envoi après envoi ................................................................................ 17

d. Envoi en masse des relances de factures par Email ............................................................... 18

3 Guide d’utilisation Kleos – Version 6.6 – Juillet 2019

a. Introduction

Afin de faciliter la communication des factures à vos clients et relancer vos factures, Kleos 6.8 introduit une nouvelle fonctionnalité permettant l’envoi en masse par Emails. En quelques clics envoyez toutes vos factures par Emails à vos clients et effectuez toutes vos relances. Afin d’effectuer ces relances nous nous basons sur un fournisseur d’Emails appelé Send in blue. ce fournisseur reconnu respecte les contraintes imposées par le RGPD et vous garantit la meilleure qualité de service possible sur vos envois d’Emails (https://fr.sendinblue.com/). Nous vous expliquons dans ce guide utilisateur comment mettre en place et utiliser cette nouvelle fonctionnalité au sein de votre cabinet.

b. Configuration de la fonctionnalité

La première étape consiste à configurer votre Kleos afin de permettre l’envoi en masse des factures & relances. Les informations à remplir sont les suivantes :

- Le modèle d’Email qui sera utilisé pour l’envoi des factures & des relances,

- L’adresse Email de chaque client,

1. Sélection du modèle d’Email pour l’envoi des factures et des relances de factures

Le modèle d’Email peut être défini au niveau de l’entité fiscale (recommandé) ou individuellement pour chaque client. La sélection du modèle d’Email pour l’entité fiscale sera utilisée par Kleos, comme modèle par défaut, pour TOUS les Emails générés pour l’envoi de factures & relances de factures. Vous pourrez si vous le souhaitez utiliser un modèle d’Email différent pour les factures et les relances de factures.

https://fr.sendinblue.com/


En cliquant sur l’icône dédiée , Kleos ouvrira une fenêtre permettant la sélection du/modèles d’Emails souhaités :


Votre modèle d’Email doit disposer des informations suivantes :

Un objet de mail

Aucun élément supplémentaire

INFORMATIONS IMPORTANTES Si votre modèle d’Email ne contient pas d’objet de mail, l’objet sera rempli automatiquement par Kleos en utilisant les informations suivantes : nom de la facture (Facture numéro XX, datée du JJ/MM/AAAA). Si votre modèle d’Email contient des éléments supplémentaires, comme des questions par exemple, nécessitant une intervention de l’utilisation, alors la création de l’Email échouera et l’Email ne sera pas envoyé. Par ailleurs, vous serez en capacité de définir au besoin un modèle d’Email spécifique à un seul client. L’application utilisera ce modèle d’Email spécifique pour ce seul client. Pour les autres Emails générés lors de l’envoi, le modèle d’Email standard sera utilisé.


Depuis l’onglet « Profils » de la fiche contact du client, vous pourrez définir la méthode d’envoi des factures pour chaque client. Vous pouvez choisir entre 2 méthodes : envoi par Email OU envoi postal (courrier), ainsi que l’adresse Email client qui sera utilisée pour l’envoi des factures par Emails.

2. Choix de la méthode d’envoi des factures pour un client

Pour chaque client facturable, vous pouvez définir une méthode d’envoi de vos factures et relances de factures (depuis le champ « Envoyer par »). Les choix proposés sont les suivants :

Envoi par Email

Envoi papier (courrier)


INFORMATION IMPORTANTE Par défaut, quand un nouveau contact de profile « Client facturable » est créé, ou lorsque le profil n’est pas encore défini pour ce contact, la méthode d’envoi des factures/relances est définie par défaut sur « Email ». Si vous souhaitez indiquer qu’un client doit recevoir ses factures par courrier classique alors il faudra modifier cette information pour ce contact. Lorsque la méthode d’envoi sélectionnée est « Papier (courrier) » les autres champs sont désactivés (impossible d’indiquer une Adresse Email pour le client + de définir un modèle d’Email pour l’envoi en masse). De plus, les factures et les relances de factures liées à ce contact seront exclues lors de l’utilisation de la fonctionnalité d’envoi en masse des factures/relances (ces factures n’apparaitront pas dans la liste des factures à envoyer/relancer par Email).

3. Sélection de l’adresse Email pour le client

Si la méthode d’envoi défini est « Email » alors vous aurez le choix de sélectionnez l’adresse à utiliser pour l’envoi de vos Emails de factures et relances de factures. ATTENTION : Si votre contact dispose de plusieurs adresses Emails, Kleos choisira par défaut la première adresse Email de la liste :


- Vous pouvez modifier l’adresse d’envoi depuis la liste déroulante

OU :

- Insérer une nouvelle adresse Email en cliquant sur le bouton PLUS « + »

S’il manque des informations (adresse Email ou modèle d’Email) il sera possible, en cours d’utilisation de la fonctionnalité d’envoi par Email en masse, d’entrer directement les informations manquantes. Ces informations entrées seront bien sûr conservées pour de futures utilisations.

c. Envoi en masse des factures par Email

Depuis la section Facturation générale de l’application OU depuis l’onglet Facturation du dossier,

nous avons ajouté dans le menu “Envoyer par Email” la fonctionnalité “Emails en masse” en plus de la fonctionnalité d’envoi d’Email classique pour une seule facture.


La fonctionnalité « Envoyer par Email/Emails en masse» est active uniquement si au moins une facture est sélectionnée et que celle-ci a bien été générée au format WORD

Egalement disponible depuis l’onglet Facturation du dossier


Cette fonctionnalité d’envoi « Emails en masse » est également présente depuis le clic-droit souris une fois que vous avez effectué votre sélection de factures à envoyer :

Une fois que vous avez sélectionné plusieurs factures à envoyer (disposant chacune d’un document de facture en WORD), cliquez sur « Emails en masse ». Kleos ouvrira alors une fenêtre :

Cette fenêtre d’Emailing en masse de vos factures affiche toutes les factures pré sélectionnées La partie haute de la fenêtre contient deux informations importantes :

Adresse émettrice: L’adresse Email sélectionnée ici sera affichée en tant qu’émetteur de vos Emails.

Cette adresse sera également utilisée pour recevoir les réponses de vos clients.

Modèle entité fiscale : Ce champ affiche le modèle d’Email sélectionné pour l’entité fiscale. Si aucun

modèle n’est renseigné vous pourrez en choisir un depuis ce champ.


Le champ « Adresse émettrice » est obligatoire. Par défaut c’est votre adresse Email qui sera affichée (celle de votre compte Email configuré dans Kleos).

Si vous disposez de plusieurs adresses Email, toutes seront sélectionnables depuis la liste déroulante. Si vous le souhaitez, vous pouvez entrer une adresse Email en tapant directement dans le champ « Adresse émettrice ». Cette adresse sera utilisée uniquement pour la session d’envoi en cours et ne sera pas enregistrée dans Kleos.

4. Vérification de la liste des factures sélectionnées avant l’envoi

Maintenant que vos factures à envoyer par Emails sont sélectionnées il vous reste à vérifier que les informations affichées pour chacune :

Type: Facture, avoir, note de provision

Date de création de la facture/avoir/NDP

Numéro de la facture/avoir/NDP


Client facturable

Adresse Email du client à laquelle partira la facture

Montant total de la facture

Modèle d’Email utilisé pour l’envoi de l’Email

Dossier d’origine

Les champs suivants sont modifiables depuis cette fenêtre :

- Adresse Email

- Modèle d’Email

Le champ « Adresse Email » est obligatoire et est rempli selon la règle suivante :

1. L’adresse Email sélectionnée pour le client facturable depuis sa fiche contact>onglet Profil

2. Si aucune adresse n’est indiquée depuis le profil du client facturable, la première adresse Email du

client sera sélectionnée

3. Si aucune adresse Email n’est renseignée, une alerte sera affichée à l’écran vous informant qu’une

adresse doit être indiquée afin de procéder à l’envoi

Pareillement, le champ « modèle d’Email » est obligatoire. Il sera rempli comme suit :

1. Avec le modèle d’email configuré depuis le profil du client facturable

2. Si aucun modèle n’est défini depuis le profil du client facturable alors le modèle de l’entité fiscale

sera choisi par défaut

3. Si aucun modèle d’Email n’est configuré pour l’entité fiscale alors vous devrez en définir un pour

chaque client affiché dans la fenêtre d’envoi des factures avant de procéder à votre envoi


Si au moins un champ n’est pas correctement rempli, alors aucun Email ne sera envoyé. Un message vous en informera au moment de la tentative d’envoi.

Si vous rencontrez cette situation sachez que vous pouvez exclure les factures voulues de votre liste depuis la case à gauche de la fenêtre. Vous pourrez envoyer vos factures, seront exclues celles que vous venez de dé sélectionner.

5. Envoi des emails

Une fois que vous aurez cliqué pour envoyer vos factures par Emails, un lot sera généré, celui-ci créera chaque Email et l’enverra au client voulu (une fenêtre vous affichera l’état de l’envoi). La durée du processus d’envoi peut durer plusieurs minutes selon le nombre d’Emails à envoyer. Pendant que l’envoi est en cours vous pouvez continuer de travailler dans Kleos OU même déconnecter votre session Kleos. Le processus se fera coté serveurs Kleos.


Une fois le processus/l’envoi complété, Kleos vous affichera les Emails envoyés depuis l’onglet documents de chacun de vos dossiers OU depuis la section Documents générale de l’application. L’icône « Envoyé » indiquera que ces Emails sont bien partis.

De plus, Kleos affichera depuis la liste de vos factures que les factures sont bien parties par Email.

Vous pouvez visualiser les Emails envoyés directement depuis la facture en utilisant la fonctionnalité «Voir Email » disponible depuis le menu déroulant :


Ou depuis le clic-droit souris depuis la facture choisie :

6. Notification pour les Emails non remis au destinataire

Si un Email n’est pas remis à son destinataire (par exemple si l’adresse Email est incorrecte) Kleos vous notifiera que le mail n’a pas été remis et ce de 3 façons différentes :

Une notification dans l’application depuis la popup Kleos. En cliquant sur celle-ci vous pourrez ouvrir

l’Email concerné et effectuer les actions souhaitées (: transfert à une autre adresse etc.). Cette

notification n’apparaitra que si vous êtes connecté à l’application.


Une notification d’échec apparaitra depuis l’icône « cloche » en haut de l’application. Celle-ci

restera affichée tant que vous n’aurez pas cliqué dessus.

L’Email sera marqué comme « non remis » depuis la liste des documents. Une bulle d’aide vous

indiquera la raison de l’échec.


ATTENTION : dans Kleos 6.6 le statut d’envoi d’une facture ou d’une relance de facture est géré uniquement pour les éléments envoyés depuis cette nouvelle fonctionnalité d’envoi en masse. Si vous envoyez une seule facture/relance, le statut d’envoi ne sera pas affiché. Si vous décidez d’envoyer de nouveau une facture non remise mais cette fois ce depuis la fonctionnalité d’envoi en masse, alors le statut d’envoi de celle-ci sera mis à jour et visible depuis la liste des factures. Tous les Emails générés sont stockés depuis la liste des documents.

7. Mettre à jour/modifier la configuration d’envoi après envoi

Après avoir envoyé vos factures/relances depuis la nouvelle fonctionnalité d’envoi en masse, la configuration de l’entité fiscale ou du client facturé peut être mise à jour si vous souhaitez y apporter des modifications. Les informations que vous pourrez mettre à jour sont les suivantes :

Le modèle d’Email pour l’entité fiscale

L’adresse Email du client facturable

Le modèle d’Email du client facturable


d. Envoi en masse des relances de factures par Email

Nous venons de voir comment fonctionne l’envoi en masse par Email des factures. L’exact même process s’applique aux relances de factures. Depuis la section Facturation de l’application, rendez-vous dans le sous menu « Relances », si celles-ci ont préalablement été générée au format document Word, alors vous pouvez sélectionner les relances à envoyer en masse par Email.


L’icône WORD vous indiquera visuellement si vos documents de relances ont bien été générés, condition

sine qua none à l’envoi de vos relances par Emails en masse.

Une fois cette vérification effectuée vous pouvez sélectionner toutes les relances à envoyer par Emails. Pour cela maintenez la touche Contrôle (« Ctrl ») de votre clavier appuyée pendant que vous cliquez avec votre souris pour effectuer votre sélection. Une fois votre sélection effectuée et les relances surlignées en bleu, rendez-vous dans le menu « Plus … » en haut à droite de votre écran, puis sur « Envoyer par » et enfin sur le sous menu « Emails en masse »


Ou depuis un simple clic-droit souris :

Une fois votre lot généré une fenêtre vous affichera l’évolution des envois en cours. Cette fenêtre se

fermera une fois les emails envoyés.

La colonne « Envoyé par Email » vous tiendra informé de l’évolution du statut d’envoi et de livraison de

vos Emails.