65
Vedenie efektívnych porád © RNDr. Marta Krajčíová 1 www.krajciova.sk

© RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

  • Upload
    others

  • View
    7

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedenie efektívnych porád

© RNDr. Marta Krajčíová 1 www.krajciova.sk

Page 2: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

ProgramProgram

� Porada� Príprava porady� Realizácia porady� Ukončenie porady

© RNDr. Marta Krajčíová 2 www.krajciova.sk

Page 3: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Porada

© RNDr. Marta Krajčíová 3 www.krajciova.sk

Page 4: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

PoradaPorada

� Porada� Chyby porád� Nedostatky porád� Voľba témy� Priebeh porady� Schéma porady� Pravidlá porady� Prínosy porád

© RNDr. Marta Krajčíová 4 www.krajciova.sk

� Prínosy porád� Cesta k doktorátu poradných vied

Page 5: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

PoradaPorada

Termín „porada“ nepochádza zo slova „poradiť“, ale z výrazu „poradiť sa“.

Porozumenie tomuto na prvý pohľad veľmi jemnému významovému rozdielu je kľúčom k efektivite porád

i spokojnosti jej účastníkov.

© RNDr. Marta Krajčíová 5 www.krajciova.sk

Page 6: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

PoradaPorada

� I najjednoduchší problém sa stane neriešiteľným, pokiaľ o ňom diskutujete na dostatočnom počte zasadnutí.

� Vedieť pripraviť a riadiť poradu, patrí k základným manažérskym zručnostiam.

� Poradu považujeme za základný nástroj riadenia, ktorý sa dá ťažko niečím nahradiť.

© RNDr. Marta Krajčíová 6 www.krajciova.sk

Page 7: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Chyby porádChyby porád

Chyby pri voľbe témy:

� Rozlišovanie sporov a problémov– Spor sa vyznačuje tým, že aspoň jeden z účastníkov presadzuje nejaké

riešenie.– Spory sa na poradu nehodia, mali by byť riešené vyjednávaním, alebo

mediáciou.– Pri problémoch je možné sústrediť sa na vecnú podstatu, ľudské

aspekty sú potlačované.

© RNDr. Marta Krajčíová 7 www.krajciova.sk

aspekty sú potlačované.� Atraktivita pre účastníkov

– Zvolená téma sa hodí iba pre niektorých účastníkov, ostatní sa nudia a strácajú čas.

Page 8: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Chyby porádChyby porád

Chyby pri vedení porád:

– Zahájenie bez úvodu, alebo náväznosti– Tolerovanie neprítomnosti kľúčových pracovníkov– Odbiehanie od témy– Porada ako monológ– Neefektívne diskusie– Neriešenie konfliktov– Odkladanie nepopulárnych rozhodnutí

© RNDr. Marta Krajčíová 8 www.krajciova.sk

– Odkladanie nepopulárnych rozhodnutí– Neprijímanie rozhodnutí– Tolerovanie vyrušovania– Opakovanie prebraného tým, ktorí prídu neskoro– Nie je daný priestor všetkým účastníkom– Chýbajúce zhrnutie– Frustrujúci záver

Page 9: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Chyby porádChyby porád

Chyby, ktorých sa dopúšťajú účastníci:

– Neskoré príchody– Nepripravenosť– Nedodržiavanie disciplíny– Rozvláčne príspevky– Imidž prepracovanosti– Vybavovanie si účtov– Vlastné záujmy

© RNDr. Marta Krajčíová 9 www.krajciova.sk

– Vlastné záujmy

Page 10: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Nedostatky porádNedostatky porád

Organizačné nedostatky:

– Nesystematičnosť– Chýbajúci program– Nerobia sa zápisy– Robia sa zbytočne obšírne zápisy– Nekompatibilita cieľov porád– Nepodstatné záležitosti– Zbavovanie sa zodpovednosti

© RNDr. Marta Krajčíová 10 www.krajciova.sk

– Zbavovanie sa zodpovednosti– Body týkajúce sa malého počtu účastníkov– Chýbajúce podklady

Page 11: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Voľba témyVoľba témy

Zásady pre výber témy:

� Hodnota výsledkov (výstupov) musí byť väčšia ako hodnota nákladov (vstupov).

� Téma zaujíma všetkých účastníkov.� Motivácia zúčastniť sa porady by mala vzniknúť vopred, pokiaľ

vzniká na porade, je už spravidla neskoro.� Nie je efektívnejšia alternatíva. Porada nesmie vytvoriť ďalšiu

© RNDr. Marta Krajčíová 11 www.krajciova.sk

� Nie je efektívnejšia alternatíva. Porada nesmie vytvoriť ďalšiu tému k riešeniu, alebo presun na iné oddelenie.

Page 12: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Priebeh poradyPriebeh porady

Vec

DrPV

Definícia roly Proces

© RNDr. Marta Krajčíová 12 www.krajciova.sk

Page 13: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Schéma poradySchéma porady

Definícia AnalýzaGenerovanie

možnostíTriedenie Hodnotenie Rozhodovanie

DAGTHR

KrMHo

© RNDr. Marta Krajčíová 13 www.krajciova.sk

Kritéria Možnosti Hodnotenie

Page 14: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Pravidlá poradyPravidlá porady

� Pred zahájením porady je potrebný jasne určiť cieľ.� Porada by sa mali zúčastniť tí správni ľudia.� Účastníci by mali byť pripravení.� Efektívne využívanie názorných pomôcok.� Oddeľte odovzdávanie informácií od riešenia problémov.� Porada začne a skončí včas.

© RNDr. Marta Krajčíová 14 www.krajciova.sk

Page 15: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Prínosy porádPrínosy porád

Pre účastníka:Legenda: 3 - významný prínos, 2 - čiastočný prínos, 1 - obmedzený prínos

Zís

kani

e in

form

ácií

Ods

trán

enie

pr

ekáž

ok

Zis

teni

e oč

akáv

aní

Pod

iel n

a ro

zhod

ovan

í

Zís

kani

e sp

ätne

j vä

zby

Vým

ena

skús

enos

Pre

dved

enie

sc

hopn

ostí

© RNDr. Marta Krajčíová 15 www.krajciova.sk

Operatívna porada 2 2 2 2 1 2 3

Výrobná porada 3 2 3 2 3 1 2

Manažérska porada 2 3 3 3 3 2 2

Riešiteľská porada 2 3 1 2 0 3 3

Kontrolná porada 3 3 2 2 3 3 3

Krízová porada 1 3 0 1 0 1 2

Strategická porada 2 2 2 3 0 2 2

Page 16: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Prínosy porádPrínosy porád

Pre predsedajúceho:

Mot

ivác

ia ľu

Odo

vzda

nie

a zí

skan

ie

info

rmác

Roz

voj t

ímov

ej

prác

e

Zís

kani

e ná

pado

v a

nám

etov

Nás

troj

pr

esve

dčov

ania

Poz

nani

e sc

hopn

ostí ľu

Zís

kani

e au

torit

y

Operatívna porada 2 2 2 3 2 3 2

© RNDr. Marta Krajčíová 16 www.krajciova.sk

Operatívna porada 2 2 2 3 2 3 2

Výrobná porada 3 3 3 2 3 2 2

Manažérska porada 3 3 3 2 3 2 3

Riešiteľská porada 2 2 2 3 0 3 2

Kontrolná porada 3 3 2 2 2 2 2

Krízová porada 1 1 1 2 0 1 3

Strategická porada 1 2 2 3 2 2 1

Page 17: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Prínosy porádPrínosy porád

Pre organizáciu:

Zam

eran

ie ú

silia

Iden

tifik

ácia

pr

oblé

mov

Ana

lýza

pr

oblé

mov

Sys

tem

atic

rieše

nie

prob

lém

ov

Lepš

ia

koop

erác

ia

Pre

koná

vani

e pa

radi

giem

Zle

pšov

anie

kl

ímy

Operatívna porada 2 1 1 2 3 2 2

© RNDr. Marta Krajčíová 17 www.krajciova.sk

Výrobná porada 3 3 1 2 2 2 3

Manažérska porada 3 3 2 3 3 3 3

Riešiteľská porada 2 1 3 2 1 3 2

Kontrolná porada 3 3 3 2 2 2 1

Krízová porada 3 1 3 2 2 3 1

Strategická porada 3 2 2 2 2 3 2

Page 18: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Cesta kCesta k doktorátu poradných vied doktorátu poradných vied

� Rozvoj špičkových špecialistov na vedenie a facilitáciu porádrozhodne nemôže spočívať v lúskaní ďalších príručiek a učebníc.

� Vedie cez ochotu postaviť sa pred ľudí a začať im v dobrej viere pomáhať.

© RNDr. Marta Krajčíová 18 www.krajciova.sk

Poriadok, porozumenie a pohoda sú najlepšími priateľmi úspešných porád.

Page 19: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

CvičeniCvičeniaa

� Efektívnosť porád� Nedostatky porád

© RNDr. Marta Krajčíová 19 www.krajciova.sk

Page 20: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Príprava porady

© RNDr. Marta Krajčíová 20 www.krajciova.sk

Page 21: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Príprava poradyPríprava porady

� Organizácia porady� Koho na poradu pozvať?� Ako rozdeliť roly?� Účastníci porady� Vedúci porady� Typy prednášajúcich� Účastníci porady� Typy účastníkov porád

© RNDr. Marta Krajčíová 21 www.krajciova.sk

� Typy účastníkov porád� Počet vzťahov� Verbálna aktivita� Facilitátor� Pyramída spokojnosti� Podmienky ústupu

Page 22: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Organizácia poradyOrganizácia porady

� Téma� Ciele� Účastníci� Miesto� Čas� Technika� Roly� Program

© RNDr. Marta Krajčíová 22 www.krajciova.sk

� Program� Podklady� Pozvánky� Poriadok� Vývesky� Pohodlie

Page 23: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Koho na poradu pozvať?Koho na poradu pozvať?

Koho na poradu pozvať?

– Len toho, kto je nevyhnutne potrebný.– Rozhodovacia porada: nositelia záujmov (sú ovplyvnení) a nositelia

vplyvu (ovplyvňujú realizáciu). – Firmy nie sú žiadne demokracie, naopak, vyžadujú rozhodnutia

podporené právomocou a zodpovednosťou, takže na poradu patria predovšetkým nositelia vplyvu.

– Riešiteľská porada: nositelia know-how, experti na vec, osobnosti a takí,

© RNDr. Marta Krajčíová 23 www.krajciova.sk

– Riešiteľská porada: nositelia know-how, experti na vec, osobnosti a takí, ktorí majú dobré vzťahy. Nepozývať nositeľov odporu.

Page 24: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Ako rozdeliť roly?Ako rozdeliť roly?

Ako rozdeliť roly?

– Model V - Ú: vedúci, účastníci– Model V - Z - Ú: vedúci, zapisovateľ, účastníci– Model V - F - Z - Ú: vedúci, facilitátor, zapisovateľ, účastníci

© RNDr. Marta Krajčíová 24 www.krajciova.sk

Page 25: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Ako rozdeliť roly?Ako rozdeliť roly?

� Vedúci– je zodpovedný za výsledok,– keď má facilitátora, nezasahuje do jednania, skôr poslúcha a kultivuje

svoj názor na preberanú tému.� Účastník

– je expert na vec.� Zapisovateľ

– robí zápis zo stretnutia, taký, aby sme nemali pocit, že sme boli na inej porade.

© RNDr. Marta Krajčíová 25 www.krajciova.sk

porade.

Page 26: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedúci poradyVedúci porady

� Orientuje sa viac na proces ako na obsah.� Pozorne počúva všetkých účastníkov porady.� Ochraňuje a povzbudzuje „slabých“, kontroluje a brzdí

„silných“.� Venuje pozornosť nielen rečníkovi, ale tiež reakciám ostatných

účastníkov.� Je flexibilný a vie improvizovať.� Prejavuje sa ľudsky a ovláda sa.

© RNDr. Marta Krajčíová 26 www.krajciova.sk

� Prejavuje sa ľudsky a ovláda sa.� Koná čestne a otvorene.

Page 27: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedúci poradyVedúci porady

� Schopnosť viesť poradu patrí medzi základné vlastnostivedúceho.

� Keď máte poradu, prispejte do diskusie a neobmedzujte sa ibana jej riadenie.

� Je užitočné, ak sa bezprostredne po začatí porady dokážeteodtrhnúť od osobných problémov a tvrdo sa zamerate na témudiskusie.

� Pri prejave sledujte reakciu publika.

© RNDr. Marta Krajčíová 27 www.krajciova.sk

� Pri prejave sledujte reakciu publika.� Po skončení prejavu by každý rečník mal v kľúčovej forme

zhrnúť hlavné myšlienky.� Nikdy sa neospravedlňujte pre niektoré svoje neznalosti alebo

rečnícke neschopnosti.� Pri diskusii nezabúdajte na cenu ticha.

Page 28: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedúci poradyVedúci porady

� Nie je dôležité, čo poviete, ale ako to poviete - paralingvistika.� Študujte svojich kolegov, aby ste boli schopní prijať

najefektívnejšie taktiky pre komunikáciu s nimi.� Ak má človek v skupine nízke postavenie, nemal by pri

rozhovore alebo prejave prerušovať ľudí s vyšším postavením. Zatiaľ však oni na to právo majú.

� Vyjadrovať kľúčové názory sa dovoľuje len osobám s vyšším spoločenským postavením.

© RNDr. Marta Krajčíová 28 www.krajciova.sk

spoločenským postavením.

Page 29: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedúci poradyVedúci porady

� Ideálny vedúci porady je:– sluha a nie pán výboru– usmiaty– priateľský– neformálny– no vždy s istým odstupom– vzdelaný

� Dokonalý vedúci porady má:– múdrosť Šalamúna

© RNDr. Marta Krajčíová 29 www.krajciova.sk

– múdrosť Šalamúna– trpezlivosť Jóba– nestrannosť sudcu– oko orla– pevnosť skaly– hrošiu kožu

Page 30: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedúci poradyVedúci porady

� Múdry vedúci vie, že:– Stane sa vplyvným, ale to bude cena toho, že stratí popularitu.– Cena, ktorú zaplatí za to, že je produktívny a na jednej porade za

druhou veľa rozpráva, je to, že statí niektorých priateľov a sympatiemnohých ľudí.

– Produktivitu ľudia neznášajú snáď preto, že ju pociťujú ako určitý druhkontroly.

© RNDr. Marta Krajčíová 30 www.krajciova.sk

Page 31: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedúci poradyVedúci porady

� Vnímavý vedúci porady:– Isté pocity a želania niekedy nemožno vyjadriť otvorene a tak ich

hovoriaci musí zaobaliť do prijateľnej formy.– Pre testovanie mojej schopnosti vidieť svet takým, akým ho vidí ten,

ktorého počúvame je dobré vlastnými slovami hovoriť to, čo povedalspolupracovník.

– Ak chceme niekomu pomôcť v tom, aby upustil od svojej neznášanlivostia usiloval sa viac prispôsobiť, musíme sa pokúsiť odstrániť uňho pocitsebaohrozenia ako potencionálneho nositeľa zmeny.

© RNDr. Marta Krajčíová 31 www.krajciova.sk

sebaohrozenia ako potencionálneho nositeľa zmeny.– Musíme pritom vytvoriť také ovzdušie

• ani kritické• ani hodnotiace• ani moralizujúce• atmosféra rovnosti a uvoľnenia• atmosféra tolerancie a porozumenia• atmosféra srdečná a pre partnera priaznivá.

Page 32: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Vedúci poradyVedúci porady

� Príprava– Program, miestnosť, technika, pomôcky, projektor, usporiadanie stolov,

občerstvenie� Objasnenie

– Hľadajte objasňujúce otázky� Zjednodušenie

– Vyhýbajte sa zložitej terminológii� Oživenie

– Nadchnite seba a skupinu

© RNDr. Marta Krajčíová 32 www.krajciova.sk

– Nadchnite seba a skupinu– Nešetrite humorom

� Byť sám sebou– Správajte sa pokojne– Dýchajte zhlboka

Page 33: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Typy prednášajúcichTypy prednášajúcich

� Autokratický� Kolegiálny� Starostlivý� Ambiciózny� Spoločenský� Technokratický� Byrokratický� Uvolnený

© RNDr. Marta Krajčíová 33 www.krajciova.sk

� Uvolnený� Akademický� Taktický

Page 34: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Typy prednášajúcichTypy prednášajúcich

Legenda: AA - vhodný, A - čiastočne vhodný, ? - ako kedy, N - skôr nevhodný, NN -nevhodný

Ope

ratív

na p

orad

a

Výr

obná

por

ada

Man

ažér

ska

pora

da

Rie

šiteľs

ká p

orad

a

Kon

trol

ná p

orad

a

Krí

zová

por

ada

prev

entív

na

Krí

zová

por

ada

riadi

aca

Str

ateg

ická

por

ada

Autokratický N ? ? NN A NN AA N

© RNDr. Marta Krajčíová 34 www.krajciova.sk

Kolegiálny ? ? ? A ? AA NN A

Starostlivý AA A ? NN AA NN N NN

Ambiciózny A A AA ? A ? AA A

Spoločenský N ? N A ? A NN N

Technokratický AA A A ? A ? AA ?

Byrokratický ? ? N NN A NN N NN

Uvolnený N ? ? AA A AA NN A

Akademický N N ? A A AA N A

Taktický AA AA A N AA N ? N

Page 35: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Účastníci poradyÚčastníci porady

� Je to rovnaké ako pri každej spolupráci v skupine: úspech sa môže dostaviť iba vtedy, keď jeho členovia zdieľajú rovnaké predstavy o cieľoch a cestách a pritom sa nevzdávajú svojej ľudskej jedinečnosti ani rozmanitosti svojich rolí.

� Pretože sa účastníci majú „poradiť“ mali by spolu komunikovať.

� Optimálny počet účastníkov porady je 5-10. Pri väčšom počte účastníkov je potrebné použiť špecifické techniky vedenia

© RNDr. Marta Krajčíová 35 www.krajciova.sk

účastníkov je potrebné použiť špecifické techniky vedenia porady.

Page 36: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Počet vzťahovPočet vzťahov

Počet ľudí v skupine

Počet dvojsmerných

vzťahov

Počet jednosmerných

vzťahov

3 3 6

4 6 12

5 10 20

6 15 30

7 21 42

8 28 56

9 36 72

© RNDr. Marta Krajčíová 36 www.krajciova.sk

9 36 72

10 45 90

12 66 132

15 105 210

20 190 380

30 435 870

v = n + n/2 (n - 3)

Page 37: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Verbálna aktivitaVerbálna aktivita

počet účastníkov

porady

skupina bez facilitátora skupina s facilitátorom

počet minút za hodinu, po ktorej účastník

počet minút za hodinu, po ktorej účastník

hovorí mlčí hovorí mlčí

3 20 40 15 45

4 15 45 11 49

5 12 48 9 51

6 10 50 7 53

8 7,5 52,5 6 54

© RNDr. Marta Krajčíová 37 www.krajciova.sk

8 7,5 52,5 6 54

10 6 54 5 55

12 5 55 4 56

15 4 56 3 57

20 3 57 2 58

Page 38: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Typy účastníkov porádTypy účastníkov porád

� Pozitívny� Nekooperatívny� Upovedaný� Poučovateľný� Podozrievaný� Plachý� Arogantný� Pochybovačný

© RNDr. Marta Krajčíová 38 www.krajciova.sk

� Pochybovačný� Výbušný� Nezúčastnený

Page 39: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

FacilitátorFacilitátor

� Berie na plecia bremeno procesu a uvolňuje vedúcemu a účastníkom priestor pre dobrý výkon ich práce.

� Myslí na ľudské potreby a spokojnosť účastníkov v snahe zaistiť podporu pre vecné výsledky porady.

� Od účastníkov chce, aby sa prispôsobili väčšinovému názoru, preto musí dávať pozor na:– Priestor– Pochopenie

© RNDr. Marta Krajčíová 39 www.krajciova.sk

– Pochopenie– Dôstojnosť účastníkov porady

Page 40: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Pyramída spokojnostiPyramída spokojnosti

osobná

© RNDr. Marta Krajčíová 40 www.krajciova.sk

procesná

vecná

Page 41: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Podmienky ústupuPodmienky ústupu

PriestorDajte ľuďom možnosť vysvetliť ich myšlienky.

PochopenieUkážte im, že ste ich myšlienky pochopili.

DôstojnosťUkážte im, že ste ich myšlienky vzali vážne.

© RNDr. Marta Krajčíová 41 www.krajciova.sk

Dajte ľuďom možnosť vysvetliť ich myšlienky.

Page 42: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

CvičeniCvičeniaa

� Verbálna pohotovosť � Príprava na poradu

© RNDr. Marta Krajčíová 42 www.krajciova.sk

Page 43: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Realizácia porady

© RNDr. Marta Krajčíová 43 www.krajciova.sk

Page 44: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Realizácia poradyRealizácia porady

� Úvod porady� Priebeh porady� Informatívna porada� Riešiteľská porada� Rozhodovacia porada� Druhy porád� Operatívna porada� Komunikačné štýly

© RNDr. Marta Krajčíová 44 www.krajciova.sk

� Komunikačné štýly� Výrobná porada� Efekt spätnej väzby� Manažérska porada� Riešiteľská porada� Kontrolná porada� Krízová porada� Strategická porada

Page 45: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Úvod poradyÚvod porady

� Úvod demokraticky riadenej porady– Včasný začiatok– Vlastné predstavenie– Predstavenie účastníkov– Kontext porady– Očakávania účastníkov– Dohoda o cieľoch– Dohoda o pravidlách

� Úvod direktívne riadenej porady– Predstavenie účastníkov– Zmysel a ciele porady– Pravidlá a program– Povzbudenie

© RNDr. Marta Krajčíová 45 www.krajciova.sk

– Dohoda o pravidlách– Dohoda o programe– Zhrnutie a povzbudenie

Page 46: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Priebeh poradyPriebeh porady

� Dodržiavanie dohôd� Pružné prispôsobovanie� Uľahčovanie komunikácie� Starostlivosť o spokojnosť účastníkov� Riešenie problémov

© RNDr. Marta Krajčíová 46 www.krajciova.sk

Page 47: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Informatívna poradaInformatívna porada

odovzdávanie informácií zdieľanie informácií

monológ objasňovanie obhajovanie diskusia

prezentácia

porada

© RNDr. Marta Krajčíová 47 www.krajciova.sk

� Keď cítite, že je treba niečo správne vysvetliť, držte sa pravidiel prezentácie.

� Pokiaľ ucitíte, že je si treba overiť, či je niečo správne, vstúpte do sveta porád a držte sa jej zákonitostí a pravidiel.

� Informatívna porada je vhodná vtedy, ak chceme zistiť názoryna určitú tému.

� Dĺžka informatívnej porady: 30 - 45 minút.

Page 48: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Riešiteľská poradaRiešiteľská porada

konvergentné úlohy divergentné úlohy

vhodné pre jednotlivcov vhodné pre skupiny

© RNDr. Marta Krajčíová 48 www.krajciova.sk

� Konvergentná - má vopred daný postup riešenia a jednoznačne definovaný výsledok. Nepatrí k poradám. Úlohu zverte jednotlivcovi, ktorý má zodpovednosť.

� Divergentné - nemajú vopred daný postup. Postup je treba vytvoriť. Tieto porady patria k poradám.

� Dĺžka riešiteľskej porady: 60 - 75 minút.

Page 49: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Rozhodovacia poradaRozhodovacia porada

delegatívne rozhodovanie

© RNDr. Marta Krajčíová 49 www.krajciova.sk

autoritatívne rozhodovanie participatívne rozhodovanie

konzultatívne rozhodovanie

rozhoduje jednotlivec rozhoduje skupina

prezentácia

porada

Page 50: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Rozhodovacia poradaRozhodovacia porada

Vyžaduje skupinové rozhodnutie.Je potrebné vysvetliť roly a mandáty účastníkov porady

a rozhodnutia robiť v súlade so štýlom riadenia (autoritatívny, participatívny, konzultatívny, delegatívny).

© RNDr. Marta Krajčíová 50 www.krajciova.sk

Page 51: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Druhy porádDruhy porád

účel stretnutia skupiny ľudí

vhodnosť témy pre poradu

zhrnutievhodnosti

odpovedajúci typ porady

iné metodické riešenie

rozdelenie úloh vhodné iba výnimočne NIE -vedenie ľudí, prezentácia

hodnotenie a motivácia ľudí

nevhodné NIE -vedenie ľudí,

motivácia, hodnotenie

podpora medziľudských

vzťahovnevhodné NIE -

vedenie skupín, teambuilding

© RNDr. Marta Krajčíová 51 www.krajciova.sk

vzťahovodovzdávanie

informáciínevhodné NIE - prezentácia

zdieľanie informáciípodľa potreby

diskutovaťÁNO informačná porada

pošta, e-mail, konferencia

riešenie problémupodľa povahy

problémuÁNO riešiteľská porada delegovanie

riešenie sporov nevhodné NIE -vyjednávania,

mediácia

rozhodovaniepodľa povahy

okolnostíÁNO rozhodovacia porada

direktívme rozhodovanie, delegovanie, konzultácie

Page 52: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Operatívna poradaOperatívna porada

� Cieľ:– Hľadanie spôsobu ako realizovať opatrenie odstraňujúce prekážku

v práci.� Postup:

– Predstavenie záležitosti– Riešenie konfliktu– Prijatie záverov

� V prípade procesne riadenej organizácie je bežné, že o konaní operatívnej porady je vždy informovaný a k účasti vyzvaný

© RNDr. Marta Krajčíová 52 www.krajciova.sk

operatívnej porady je vždy informovaný a k účasti vyzvaný interný zákazník a interný dodávateľ v procesnom tíme.

Page 53: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Výrobná poradaVýrobná porada

� Cieľ:– Zaistenie chodu procesov, útvarov alebo činnosti.

� Pravidlo 3:– Pokiaľ chcete, aby si z Vášho vystúpenia poslucháči niečo dobre

zapamätali, zopakujte to trikrát.• Najprv povedzte ľuďom, čo im máte v úmysle povedať,• potom im to povedzte• a nakoniec im povedze, čo ste im povedali.

� Postup:

© RNDr. Marta Krajčíová 53 www.krajciova.sk

� Postup:– Prehľad výsledkov– Prezentácia– Zadanie úloh– Spätná väzba

Page 54: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Manažérska poradaManažérska porada

� Cieľ:– Prijímanie rozhodnutí, ktoré majú zaistiť dlhodobé efektívne fungovanie

organizácie. � Program porady:

– Návrhy účastníkov– Distribúcia vopred– Logické zoradenie bodov– Taktické poradie– Očakávané výstupy

© RNDr. Marta Krajčíová 54 www.krajciova.sk

– Očakávané výstupy– Dostatočná podrobnosť– Časový harmonogram

Page 55: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Manažérska poradaManažérska porada

� Zásady:– Začínajte včas– Uistite sa, či všetci poznajú cieľ a program porady– Určte zapisovateľa– Dodržiavajte štruktúru diskusie– Prijímajte rozhodnutia– Zhrňte a zaznamenávajte– Sústreďte pozornosť účastníkov– Zvládajte agresivitu a konflikty

© RNDr. Marta Krajčíová 55 www.krajciova.sk

– Zvládajte agresivitu a konflikty– Vtiahnite do aktívnej diskusie všetkých účastníkov– Ukončite včas, celkovým zhrnutím a pozitívne

Page 56: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Riešiteľská poradaRiešiteľská porada

� Cieľ:– Vyriešenie závažného problému alebo tvorba nových podnetov pre

zefektívnenie práce.� Zloženie:

– 50% odborníci v danom obore– 30% odborníci v príbuzných oboroch– 20% laici - osoby z oborov, ktoré namajú spojitosť s daným oborom

� Používame techniky riešenia problémov.

© RNDr. Marta Krajčíová 56 www.krajciova.sk

Page 57: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Kontrolná poradaKontrolná porada

� Cieľ:– Identifikovať odchýlky od plánu a dohodnúť sa na ich vyriešení.

� Postup:– Príprava otázok– Kontrola úloh– Prezentácia– Diskusia– Nápravné opatrenia

© RNDr. Marta Krajčíová 57 www.krajciova.sk

Page 58: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Krízová poradaKrízová porada

� Cieľ:– Prijať rozhodnutie zamedzujúce vzniku alebo eskalácii krízového vývoja.

� Postup:– Identifikácia potencionálnych kríz– Analýza ohrozenia– Kritické scenáre– Stanovenie krízovej stratégie– Príprava krízového plánu

� Úlohy krízových porád:

© RNDr. Marta Krajčíová 58 www.krajciova.sk

� Úlohy krízových porád:– Realizácia krízových opatrení– Záznam priebehu krízy– Krízová komunikácia– Likvidácia následkov

Page 59: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Strategická poradaStrategická porada

� Cieľ:– Prijatie rozhodnutí o stratégii organizácie smerujúcej k udržaniu alebo

získaniu konkurenčnej výhody.� Postup:

– Úvod– Analýza vonkajšieho prostredia– Analýza konkurenčnej schopnosti– Základné strategické rozhodnutia– Aktualizácia stratégie

© RNDr. Marta Krajčíová 59 www.krajciova.sk

– Aktualizácia stratégie

Page 60: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

CvičeniCvičeniee

� Vedenie porady

© RNDr. Marta Krajčíová 60 www.krajciova.sk

Page 61: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Ukončenie porady

© RNDr. Marta Krajčíová 61 www.krajciova.sk

Page 62: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

Ukončenie poradyUkončenie porady

� Záver porady– Včasný záver– Pripomenutie kontextu porady– Zhrnutie výsledkov a úloh– Hodnotenie porady– Pozitívne ukončenie

� Po porade– Upratovanie– Kontrola a kompletizácia

© RNDr. Marta Krajčíová 62 www.krajciova.sk

– Kontrola a kompletizácia záznamu

– Plán realizácie– Rozosielanie informácií– Realizácia výsledkov porady

Page 63: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

CvičeniCvičeniaa

� Potenciál účastníkov� Vyhodnotenie porady

© RNDr. Marta Krajčíová 63 www.krajciova.sk

Page 64: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

KnihyKnihy

� Oldřich Šuleř− Jak řídit a vést porady− Porada, jako efektivní nástroj řízení

� Jiří Plamínek– Vedení porád

� Eva Kaňáková– Jak efektívně vést porady

� Eva Jarošová, Růžena Komárková, Daniela

© RNDr. Marta Krajčíová 64 www.krajciova.sk

� Eva Jarošová, Růžena Komárková, Daniela Pauknerová, Karel Pavlica– Trénink sociálních a manažerských dovedností

Page 65: © RNDr. Marta Kraj íová 1 Porada I najjednoduchší problém sa stane neriešite ľným, pokia ľ o ňom diskutujete na dostato čnom po čte zasadnutí. Vedie ť pripravi ť a

RNDr. Marta Krajčíovákonzultantka Business Process Management

e-mail: [email protected]

Ďakujem za pozornosť

© RNDr. Marta Krajčíová 65 www.krajciova.sk

web: www.krajciova.skblog: martakrajciova.blogspot.comblog: martaseminare.blogspot.com

blog: martaknihy.blogspot.comblog: martaznalosti.blogspot.com

mobil: +421 911 556 331