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專家文選

出刊日期：2013年01月

有效的徵選一直是企業保持生機與強化競爭力的基本工作，假若企業獲得不適當的人選，

自然的會承受新進人員之績效不彰、離職、怠工、惡意缺席、偷竊等等之管理損失，這

都是企業無法承受之重，而為了解決企業人員晉用上選錯人的問題，最簡單也最根本的

解決方案之一，就是在現有的招募甄選流程中，增加徵信調查(Reference Check)的

關卡；這個理由很直接，因為最瞭解候選人職場狀況的往往是他的前同事與前主管，企

業若能花一點點額外的時間，可對欲聘僱人選之前主管與同事進行交流的話，相信很多

錯誤的聘僱決策就可以避免，進而降低企業之聘僱與管理上的鉅額成本。(註：徵信調查或背景調查的定義

為向前任的雇主與同事詢問該候選人的工作狀況，從簡單的職位內容、薪資水準，到更深入的技能專長、工

作態度等等。)

為何徵信調查是有效果的？根據許多人資從業人員的回饋，現在越來越多的候選人，提供許多虛假的資訊以

求得工作機會，這些扭曲的資訊包含工作職稱、工作權責、績效、薪資、專長甚至學歷等等，透過徵信調查

的過程，往往可以發現這些虛假的陳述。筆者曾經面談過一位系統主管，從履歷中，瞭解這位求職者於世界

知名的系統公司擔任高階管理者的角色，工作內容包含系統開發、系統導入與業務等，管轄的人數大約30人，他

的名片職稱為總監，感覺也是名實相符；但經過實際的徵信調查後發現，他的主要工作為公共關係，並無直

接管轄人員，也未涉及系統開發與導入的工作；而名片職稱為總監，原因是部份外商公司為了給員工對外業

務工作上的方便，特別給予較高的職稱，例如總監、副總裁等等；這個案例間接地解釋了一個最近的研究，

該研究調查於7000份的履歷中，有高達23%的履歷包含誇大與不實的資訊。

綜合上述，人資招募人員會利用徵信調查的方式來協助聘僱與否的決策也就不足為奇了；以前徵信調查的作

業都是人資人員透過自己的管道私下進行，但在個資法剛上路的當下，要如何的進行調查又不會違背個資法

等相關法令呢？筆者建議採取的步驟如下：

首先，先確定公司內部哪些職位需要進行徵信調查；由於徵信調查需要人資部門額外花費許多心力，不建議

每個職位都要進行調查，建議以主管職及需要處理金錢與重要資料交易的專業職優先適用。

第二，於應徵表格中附上由應徵者同意的授權書，允許雇主從事背景資料的查證，範例可以如下：

第三，透過電話或問卷進行訪查；可以透過電話訪問的方式，取得候選人資格、能力及過去聘僱的相關資料，也

可以透過發放問卷的方式請對方回函。

我特此聲明，履歷表所陳述的資料皆屬事實且完整，若有任何的虛假或錯誤的陳述，包含省略任何

重要的資料，都可能造成聘僱關係的撤銷。個人願意提供徵信調查相關人員名單，同意貴公司可以

調查本人的信用、僱用紀錄及過去的工作狀況，如有需要亦可調查本人薪資相關資料。

第四，針對調查的結果進行驗證及統計分析；對於候選人之聘僱資訊、個人專長與證照部份進行比對與查驗，若

有發現可疑的地方，可以致電徵信人作進一步的瞭解；另外，任何的徵信調查，請務必詢問這兩個問題，

＂您覺得他整體的工作表現為何? 1分至10分＂，＂如果您有機會,您會再聘僱他嗎? 1分至10分＂；假若候

選人兩者分數都很高，表示他個人績效與工作關係都維持的不錯；反之，若分數皆低或有一高一低的情形，

可能要透過深入的訪談進一步的探詢原因。

第五，提出最後聘僱建議；有些企業將徵信調查當作主要的篩選條件，即候選人一定要通過方能進入任用流

程；另外有些企業把徵信調查當作評分選項之一，會與之前的面談與考試分數等一併的納入綜合的評選，無

論企業採取哪一種方式，人資部門到此階段必須整合所有徵試流程的資訊進行最後的建議。

由於徵信調查是如此被重視，可以當作候選人評選的最後依據，國外已有許多的顧問公司提供相關服務，知

名的服務公司包含：Checkster、Kroll Background Screenings Group、Hirecheck、ChoicePoint以及First

Advantage；這些公司都可以提供完整的徵信調查服務，報告內容包含協助驗證學經歷、專長，到驗證過

去工作內容及薪資，服務的費用大約需要50~140美元上下，費用的差異主要在於徵信內容的多寡；上述的

公司也有提供企業人資人員徵信調查DIY系統，這些系統可以輔助HR透過網路進行徵信調查作業，例如可以

讓HR自訂要徵信調查的項目，協助發放網路問卷給指定的徵信人員，最後完成一份調查報告，不過這份調查

工具的也索價不菲，產生一份報告(不限徵信人)需要100美金；不過據說這些系統與服務都頗受歡迎，因為相

較於選錯人的風險，100美元對企業來說還是相對便宜的。

提醒人資先進的是，現在有先進開始運用社群網站來搜尋應徵者的相關資訊，例如Facebook或Twitter等

等，建議還是要徵得應徵者的同意，也不要偽造身份進行蒐集資料的動作，因為這同樣會有侵犯個人資料的

疑慮；最後，很高興要和各位人資先進分享的是，104人資學院於近期內也將透過線上的方式，免費提供徵

信調查的軟體供人資先進使用，軟體除了可以滿足上述所建議的流程外，也符合個資法的規範，屆時再請人

資夥伴給我們一些寶貴的建議與指教。

任用人員的重要決策點

善用徵信調查(Reference Check)，讓你不會用錯人文／林俊宏

104人資學院．資深協理

(問卷示意)

(報表示意)

0229126104

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