Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Державний архів Донецької області
Примірна номенклатура справтехнікуму (коледжу)
ПОГОДЖЕНОПротокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву Донецької областівід 14.03.2014 № 4
Донецьк-2014
Примірна номенклатура справ технікуму (коледжу)
№п/п
Заголовок справи(тому, частини)
Кількість справ (томів, частини)
Строк зберігання справи (тому,
частини) і номери статей за переліком
Примітка
1 2 3 4 501 - Секретаріат
01 – 01 Директивні документи органів вищого рівня (закони, рішення, постанови, вказівки, накази та інші), що регламентують роботу технікуму (коледжу). Копії
Доки не мине потреба 1
ст. 1-б, 2-б, 3-б
1Що стосуються діяльності організації – пост.
01 – 02 Накази, постанови, рішення, розпорядження Міністерства освіти та науки України. Копії
Доки не мине потреба 1
ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а
1Що стосуються діяльності організації – пост.
01 – 03 Документи про атестацію, ліцензування технікуму (коледжу) (заява, положення, накази, ліцензії, сертифікати, відомості про керівника, концепція освітньої діяльності, інвентарно-технічний паспорт)
Постійност. 48
01 - 04 Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно на право володіння, користування, розпорядження майном
Постійност. 87
01 – 05 Накази директора технікуму (коледжу) з основної діяльності
Постійност. 16-а
01 – 06 Накази директора технікуму (коледжу) про стягнення, надання щорічних оплачувальних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням, відрядження працівників
5 роківст. 16-б
01 – 07 Накази директора технікуму (коледжу) з адміністративно-господарських питань
5 роківст. 16-в
01 - 08 Документи (акти, доповідні записки, довідки) щодо перевірок роботи технікуму (коледжу) з основних (профільних) питань діяльності вищими за рівнем установами
Постійно 1
ст.76-а
1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що здійснювала перевірку
01 – 09 Документи (плани заходів, інформації, звіти) по підготовці до осінньо-зимового періоду
3 рокист. 1054
2
1 2 3 4 501 – 10 Звернення (пропозиції, заяви, скарги)
громадян щодо суттєвих змін у роботі технікуму(коледжу) або усунення серйозних недоліків та зловживань
Постійност. 82-а
01 - 11 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру
5 років 1
ст. 82-б
1 У разі неодноразового звернення - 5 років після останнього розгляду
01 – 12 Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни директора
Постійност. 45-а
01 – 13 Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни відповідальних працівників за діловодство і архів та секретарів технікуму (коледжу)
3 роки 1
ст. 45-б
1 Після зміни відповідальних працівників та секретарів
01 – 14 Листування з вищими за рівнем організаціями з питань основної діяльності технікуму (коледжу)
5 років ЕПК ст. 22
01 - 15 Листування з організаційних питань діяльності
3 роки ст. 24
01 – 16 Книга реєстрації наказів директора з основної діяльності
Постійност. 121-а
01 - 17 Книга реєстрації наказів директора з адміністративно-господарських питань
5 роківст. 121-в
01 – 18 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції
3 роки ст. 122
01 – 19 Журнал реєстрації вихідної кореспонденції
3 рокист. 122
01 - 20 Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян
5 років ст. 124
01 – 21 Журнал реєстрації телефонограм, електронних повідомлень, факсограм
1 рік ст. 126
01 – 22 Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження
5 років1 ст. 533
1Після закінчення журналу
01 – 24 Номенклатура справ відділу 3 роки1
ст. 112-в
1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
02 – Учбова частина02 – 01 Правила, положення, інструкції,
методичні вказівки та рекомендації з питань діяльності технікуму (коледжу)
До заміни новими ст. 20-б
3
1 2 3 4 502- 02 Положення про виробничу практику До заміни
новимист. 593
02 - 03 Протоколи засідань педагогічної ради та додатки до них
Постійност. 14-а
02 - 04 Протоколи засідань Державної кваліфікаційної комісії про проведення екзаменів та захист дипломних робіт
Постійност. 571
02 – 05 Протоколи, постанови засідань комісії про призначення стипендій студентам та документи до них (подання, заяви, довідки)
5 років1
ст. 600
1Документи щодо затвердження іменних стипендій, списки стипендіатів, які одержують іменні стипендії, - постійно
02 -06 Протоколи засідань комісії по набору студентів, які прийняті до технікуму (коледжу)
5 років1
ст. 545-а
1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього
02 - 07 Протоколи засідань комісій по набору студентів, які не прийняті до технікуму (коледжу)
1 рік ст. 545-б
02 - 08 Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами тих, що прийняті до технікуму (коледжу)
5 років1
ст. 546-а
1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього
02 - 09 Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами тих, що не прийняті до технікуму (коледжу)
1 рікст. 546-б
02 - 10 Протоколи засідань методичної ради та додатки до них
Постійно ст. 14-а
02 - 11 Річний план навчально-виховної роботи
Постійност. 552-б
02 – 12 Річні плани роботи факультетів, відділень технікуму (коледжу)
5 роківст. 555-б
02 – 13 Плани роботи навчальної частини, предметних і циклових комісій, виробничих майстерень, предметних кабінетів
3 рокист. 556
02 – 14 Навчальні (робочі) програми із загальноосвітніх і спеціальних дисциплін програми вступних іспитів, інших вступних випробувань у навчальні заклади
1 рік1 ст. 553-б
1Після заміни новими
02 - 15 Індивідуальні плани роботи викладачів
3 рокист. 557
4
1 2 3 4 502 - 16 Семестрові та місячні плани роботи
факультетів, відділень технікуму (коледжу)
3 роки1
ст. 555-в
1За відсутністю річних – 5 р.
02 – 17 Розклади, плани, графіки проведення занять, заліків, іспитів, консультацій, захисту дипломних (інших кваліфікаційних) робіт
1 рікст. 586
02 -18 Річний звіт навчально-виховної роботи
Постійност. 559-а
02 - 19 Річні звіти Державної екзаменаційної комісії про проведення екзаменів та захисту дипломних робіт
Постійност. 572
02 – 20 Звіти керівників про проходження виробничої (навчальної) практики студентами
5 років ст. 595
02 – 21 Звіти студентів про виробничу (навчальну) практику
3 роки ст. 596
02 – 22 Звіти про проведення вступних іспитів
10 років ст. 547-а
02 – 23 Статистичні звіти технікуму на початок учбового року, про прийом і випуск студентів (ф. № 2 - НК,ф. № 2 – ЗНК, інші)
Постійност. 302-б
02 – 24 Документи (плани, протоколи та звіти) роботи предметних та циклових комісій
5 років ЕПК1
ст. 561
1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - постійно
02 - 25 Документи (доповіді, проекти, висновки, довідки) про розроблення методів викладання навчальних дисциплін, нових підходів до організації навчального процесу та змісту навчання
5 років ЕПК1
ст. 562
1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - постійно
02 - 26 Документи (заявки, плани, програми, списки, графіки, листи) про проведення виробничої (навчальної) практики
1 рік ст. 594
02 – 27 Документи (протоколи, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки) зі студентського самоврядування
3 роки ст. 604
02 – 28 Документи (дипломи, свідоцтва, атестати, грамоти) про нагородження технікуму(коледжу) за участь у виставках, конкурсах, ярмарках
Постійно ст. 837
02 - 29 Документи (історичні й тематичні огляди, довідки, добірки публікацій у засобах масової інформації відеозаписи, фотодокументи тощо) з історії технікуму (коледжу)
Постійно ст.60
02 – 30 Зведені відомості успішності 25 років1 1Після закінчення
5
1 2 3 4 5студентів (особові) ст. 577-а навчального
закладу02 – 31 Зведені відомості успішності
(академічних груп, окремих спеціальностей)
25 років1
ст. 577-а
1Після закінчення навчального закладу
02 – 32 Залікові та екзаменаційні відомості успішності студентів
5 років1 ст. 576
1Після закінчення навчального закладу
02 –33 Дипломні проекти, дипломні роботи, відгуки на них
5 років1
ст. 569
1 Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, та роботи, перспективні з точки зору впровадження у сфери національної економіки, – пост.
02 - 34 Курсові роботи студентів 3 роки1
ст. 566
1Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, – пост.
02 - 35 Лабораторні роботи студентів (семестрові, четвертні)
1 рікст. 567-б
02 – 36 Екзаменаційні листи абітурієнтів, що пройшли за конкурсом
1 рік 1
ст. 549-а
1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього
02 – 37 Екзаменаційні листи абітурієнтів, що не пройшли за конкурсом
1 рік ст. 549-б
02 - 38 Екзаменаційні письмові роботи студентів
1 рік ст. 565
02 - 39 Відомості обліку відвідування занять учнями та виправдовувальні документи до них
1 рік ст. 591
02 – 40 Списки баз виробничої (навчальної) практики
До заміни новими ст. 597
02 – 41 Студентські квитки, залікові книжки тих, хто закінчив навчальні заклади
5 років1 ст. 509
1Після закінчення навчального закладу
6
1 2 3 4 502 – 42 Щоденники студентів з виробничої
практики3 роки ст. 596
02 – 43 Дозволи на перескладання іспитів та заліків, тематичне перескладання
5 роківст. 574
02 – 44 Листування про приймання і зарахування студентів
3 роки ст. 620
02 - 45 Листування про проведення днів відкритих дверей, лекцій, виїздів до шкіл, інших заходів щодо залучення учнів у навчальні заклади, заходів з профорієнтаційної роботи
3 роки ст. 621
02 – 46 Листування про розроблення навчальних планів і програм, підготовку до видання навчальних посібників і підручників
5 років ст. 623
02 – 47 Листування про організацію і стан навчально-виховної і методичної роботи в технікумі (коледжі), заочного, вечірнього та дистанційного навчання
3 роки ст. 624
02 - 48 Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів з державними і профспілковими органами
5 років ЕПК ст. 618
02 - 49 Листування про затвердження складу державних екзаменаційних комісій
5 роківст. 625
02 - 50 Листування про проведення заліково-екзаменаційних сесій і допуск учнів, студентів до складання іспитів, заліків
3 роки ст. 626
02 - 51 Листування з учнями, студентами, що навчаються заочно, про строки і порядок складання іспитів, заліків, надсилання контрольних робіт, організацію консультацій, проходження виробничої практики та інших питань заочного навчання
1 рік1
ст. 627
1Після закінчення навчального закладу
02 – 52 Журнали реєстрації протоколів педагогічної ради, загальних зборів колективу, атестаційної комісії, державних атестаційних комісій
Постійност. 121-а
02 – 53 Журнали, картотеки (особові планово-звітні картки), відомості обліку годин (виконання педагогічного навантаження виховної, дослідницької роботи викладачів)
5 років 1
ст. 630
1Відомості обліку – 1 рік
02 - 54 Класні журнали, журнали відвідування занять студентами
5 роківст. 590
02 - 55 Журнали обліку лабораторних і практичних занять, контрольних
3 роки ст. 632
7
1 2 3 4 5робіт
02 – 56 Журнал обліку видачі студентських квитків, залікових книжок
5 років ст. 530- б
02 - 57 Журнали реєстрації консультацій по дипломним та курсовим роботам
1 рік ст. 634
02 - 58 Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів
75 роківст. 531-а
02 – 59 Журнал обліку видачі академічних довідок
3 роки ст. 535
02 - 60 Номенклатура справ відділу 3 роки ст. 112-в1
1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
03 – Відділ кадрів03 – 01 Закони, постанови Верховної Ради
України; укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, що регламентують роботу відділу. Копії
Доки не мине потреба1
ст. 1-б, 2-б, 3-б
1Що стосуються діяльності - постійно
03 – 02 Посадові інструкції працівників технікуму (коледжу)
5 років1
ст. 43
1Після заміни новими
03 - 03 Накази директора технікуму (коледжу) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги
75 років ст. 16-б
03 – 04 Трудові договори (контракти, угоди) 75 років ЕПКст. 492
03 - 05 Договори на навчання 5 років1
ст. 543
1Після закінчення строку дії договору
03 - 06 Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання довідки, анкети) до них; стажові книги
10 років1
ст. 501
1За відсутності наказів про встановлення надбавок - 75р.
03 -07 Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій
5 роківст. 636
03 -08 Протоколи засідань комісії з персонального розподілу випускників технікуму(коледжу)
5 років1
ст. 602
1Після закінчення навчального закладу
8
1 2 3 4 5
03 - 09 Плани персонального розподілу випускників
5 роківст. 601
03 – 10 Річні статистичні звіти про чисельність, склад та рух кадрів (ф. № 3-ПВ, 6-ПВ, № 3-ПН, № 4 ПН (план, факт), № 6 ПН, інші)
Постійност. 302-б
03 – 11 Особова справа директора технікуму(коледжу)
Постійно ст. 493-а
03 - 12 Особові справи педагогічних працівників, викладачів і співробітників
75 років1
ст. 493-в
1Після звільнення
03 - 13 Особові картки педагогічних працівників, викладачів і співробітників
75 років1
ст. 499
1Після звільнення
03 -14 Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом
75 років 1,2 ст. 495
1Після звільнення2Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), – 3 р.
03 – 15 Особові справи студентів (заяви, автобіографії, анкети, характеристики, копії наказів про зарахування, закінчення, переведення, відрахування, оголошення подяк і стягнень, навчальні особові картки учнів, копії дипломів, атестатів, свідоцтв, довідки про надання академічної відпустки), які закінчили навчальні заклади або були відраховані зі старших курсів
75 років 1,2,3,4
ст. 494-а1Після звільнення2Відрахованих з 2–3 курсів – 15 р.3Якщо навчанню на денному відділенні передувала трудова діяльність або служба в армії – 75 р. 4 Відрахованих з 1-го курсу – 5 р.
03 – 16 Особові справи (заяви, автобіографії, анкети, довідки з місця проживання і місця роботи, медичні довідки й інші документи) осіб, які вступали, але не були прийняті до технікуму(коледжу)
1 рік 1,2 ст. 496
1Після вилучення особистих документів. 2Незатребувані документи - 50 р.
03 - 17 Особові справи інвалідів з дитинства та дітей-інвалідів, яким надається державна соціальна допомога
75 роківст. 675
03 – 18 Оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книжки)
До запитання, не затребувані
– не менш
9
1 2 3 4 550 р.
ст. 50803 – 19 Документи (листки з обліку кадрів,
анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу
1 рік ст. 500
03 – 20 Документи (подання, клопотання, нагородні листи, анкети, довідки, характеристики, автобіографії, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання до нагородження орденами, медалями та присвоєння почесних звань (у тому числі про відхилені подання)
75 років ЕПКст. 654-б, 655-
б, 656-б
03 – 21 Документи (списки, звіти, листування) про стан обліку військовозобов'язаних
1 рікст. 668, 669
03 – 22 Списки (штатний склад) викладачів технікуму (коледжу)
75 роківст. 503
03 - 23 Списки ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни
Постійност. 525-г
03 - 24 Студентські та учнівські квитки, залікові книжки тих, які закінчили технікум (коледж)
5 років1
ст. 509
1Після закінчення навчального закладу
03 - 25 Копії довідок, виданих випускникам про право самостійного розподілу
3 рокист. 510
03 – 26 Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо
3 рокист. 517
03 – 27 Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату
3 роки ст. 535
03 - 28 Листування з вищестоящими організаціями про прийом, розподіл, переміщення, облік кадрів
5 років ЕПК ст. 520
03 – 29 Листування про оформлення відряджень в межах України
3 роки ст. 523-б
03 - 30 Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій
5 років ЕПК ст. 657
03 – 31 Журнал реєстрації наказів директора з кадрових питань (особового складу)
75 років ст. 121-б
03 – 32 Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)
75 роківст. 527
10
1 2 3 4 503 – 33 Журнали обліку, алфавіти особових
справ студентів75 років ст. 528
03 - 34 Журнали реєстрації прийому документів від осіб, які вступають до технікуму (коледжу) і на підготовчі курси
1 рік 1
ст. 633
1Після закінчення навчального закладу
03 – 35 Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них
50 років ст. 530-а
03 – 36 Журнали обліку видачі студентських квитків та залікових книжок
5 роківст. 530-б
03 – 37 Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження
5 років 1
ст. 533
1Після закінчення журналу
03 - 38 Картотеки, картки обліку військовозобов'язаних
3 роки1
ст. 525-л
1Після звільнення
03 – 39 Журнали перевірок стану обліку військовозобов'язаних
3 рокист. 671
03 - 40 Номенклатура справ відділу кадрів 3 роки1
ст. 112-в
1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
04 – Архів04 - 01 Нормативно – методичні документи
Міністерства освіти і науки України, Укрдержархіву України, держархіву області, управління освіти і науки облдержадміністрації з питань організації діловодства та архівної справи технікуму(коледжу). Копії
Доки не мине потреба1
ст. 1-б, 2-б, 3-б, 9-б, 20-б
1Що стосуються діяльності організації – пост.
04 – 02 Справа фонду (історична довідка до фонду, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляд фонду, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду)
Постійно 1
ст. 130
1 При ліквідації організації передаються на держзберігання
04 - 03 Паспорт архіву 3 роки1 ст.131
1Після заміни новими
04 – 04 Опис справ постійного зберігання Постійно ст. 137-а
04 – 05 Опис справ тривалого строку зберігання (понад 10 років)
3 роки 1
ст. 137-б
1Після знищення справ
04 - 06 Опис справ з кадрових питань (особового складу)
3 роки 1
ст. 137-б
1Після знищення справ
11
1 2 3 4 504 – 07 Акти, довідки про підсумки перевірок
(тематичні, контрольні) архівними установами стану діловодства та архівної справи
5 років ЕПК ст. 77
04 – 08 Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву
До ліквідації організації
ст. 13904 – 09 Заяви, запити про видачу архівних
довідок, копій, витягів з документів, листування про їх видачу
5 роківст. 132
04 – 10 Акти надання документів у тимчасове користування
3 роки1
ст. 134
1Після повернення документів
04 – 11 Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами
5 років ЕПК ст. 133
04 – 12 Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву
1 рік 1
ст. 135
1Після повернення документів
04 – 13 Книги (журнали) реєстрації видачі документів з архіву
1 рік 1
ст. 140
1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву
04 – 14 Книги (журнали) реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій
5 років ст. 141
04 - 15 Реєстраційні журнали спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів
1 рік1
ст. 142
1Після закінчення журналу
04 - 16 Номенклатура справ технікуму (коледжу)
Постійно1 ст. 112-а
1Після заміни новими та за умови складання зведених описів справ
05 – Бухгалтерія05 – 01 Закони, постанови Верховної Ради
України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки України, які регламентують роботу бухгалтерії. Копії
Доки не мине потреба1
ст. 1-б, 2-б, 3-б
1Що стосуються діяльності організації – пост.
05 - 02 Накази директора технікуму з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу), з адміністративно-господарських питань. Копії
Доки не мине потреба
ст.16-а, б, в
05 - 03 Штатні розписи та кошторис з бюджету (переліки, зміни до них)
Постійност. 37-а, 193-а
12
1 2 3 4 505 – 04 Річний бухгалтерський звіт про
виконання кошторису витрат та пояснювальна записка до нього
Постійност. 311-б
05 - 05 Квартальний бухгалтерський звіт про виконання кошторису витрат та пояснювальна записка до нього
3 роки2
ст. 311-в
2За відсутності річних - постійно
05 - 06 Головна книга 3 роки1 ст. 351
1За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – збері-
13
1 2 3 4 5гаються до ухвалення остаточного рішення.2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.
05 – 07 Касова книга 3 рокист. 351
Дивись примітку до справи№ 05-06
05 – 08 Журнали - ордери 3 рокист. 351
Дивись примітку до справи № 05-06
05 – 09 Оборотні (зворотні) відомості 3 рокист. 351
Дивись примітку до справи № 05-06
05 – 10 Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)
3 рокист. 336
Дивись примітку до справи № 05-06
05 - 11 Особові рахунки по заробітній платі викладачам та співробітникам технікуму(коледжу)
75 роківст. 317-а
05 - 12 Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів
3 рокист. 323
Див. приміткудо справи№ 05-06
05 – 13 Тарифікаційні відомості (списки) викладачів та співробітників технікуму(коледжу)
25 років 1
ст. 415
1Для творчих професій - постійно
05 – 14 Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань
5 років ЕПК ст. 342
14
1 2 3 4 505 - 15 Документи (плани, звіти, протоколи,
акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо
5 роківст. 341
05 - 16 Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва
Постійно ст. 343
05 - 17 Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо
3 роки ст. 345
Див. приміткудо справи№ 05-06
05 – 18 Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування
3 рокист. 320
05 – 19 Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями
3 роки ст. 324
05 - 20 Паспорти будівель, споруд 1, обладнання
5 років1,2
ст. 1038
1Паспорти будівель, споруд - пам'ятників архітектури, які перебувають під охороною держави, - постійно.2 Після ліквідації основних засобів
05 – 21 Договори, угоди (господарські, операційні, і та інші)
3 роки1,2 ст. 330
1Після закінчення строку дії договору, угоди 2Див. приміткудо справи№ 05-06
05 - 22 Договори про матеріальну відповідальність
5 років1
ст. 332
1Після звільнення матеріально відповідальної
15
1 2 3 4 5особи
05 - 23 Листування про строки подання фінансової звітності
1 рік ст. 350
05 - 24 Листування про виплату заробітної плати
3 рокист. 348
05 - 25 Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші) з вищестоящими організаціями
3 роки ст. 349
05 - 26 Журнали реєстрації господарських договорів
3 роки1,2 ст. 352-в
1Після закінчення строку дії останнього договору2 Див. приміткудо справи№ 05-06
05 - 27 Журнали реєстрації касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей платіжних документів, накладних тощо)
3 роки ст. 352-г2
2Див. приміткудо справи№ 05-06
05 – 28 Номенклатура справ відділу 3 роки1
ст. 112-в
1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу
06 – Профспілковий комітет06 – 01 Закони України, постанови вищих
профспілкових органів. КопіїДоки не мине
потреба1
ст. 1-б, 3-б
1Що стосується діяльності організації - постійно
06 - 02 Протоколи звітно-виборчих і загальних профспілкових зборів членів профспілки
Постійно ст. 1220
06 - 03 Протоколи засідань виборного органу первинної профспілкової організації
Постійно ст. 1225
06 - 04 Колективний договір Постійност. 395-а
06 - 05 Річний план (звіт) роботи виборного органу первинної профспілкової організації
1 рікст. 159, 300
06 - 05 Річний кошторис та фінансові звіти про роботу профспілкового комітету
Постійно ст. 193-а
06 – 06 Заяви про прийом у члени первинної профспілкової організації та вибуття з членів профспілкової організації
3 роки1
ст. 1237
1Після вибуття з членів організації
06 – 07 Заяви членів профспілки про надання матеріальної допомоги
3 роки ст. 1245
16
1 2 3 4 506 - 08 Списки членів профспілки 75 років
ст. 123806 - 09 Списки дітей членів первинної
профспілкової організаціїДо заміни
новими ст. 791
06 - 10 Облікові картки членів первинної профспілкової організації
До зняття з обліку
ст. 125106 – 11 Листування з міськими, обласними
комітетами профспілки про організацію діяльності
3 роки ст. 1248
06 - 12 Номенклатура справ первинної профспілкової організації
3 роки2
ст. 112-в
2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації
07 - Робота бібліотеки07 - 01 Посадова інструкція завідуючого
бібліотекою5 років ¹
ст. 43¹ Після заміни новими.Посадові інструкції наукових працівників - 75 р.
07 - 02 Річний план роботи бібліотеки (План комплектування бібліотечного фонду (БФ) і довідково-інформаційного фонду (ДІФ)
5 років ст. 799
07 - 03 Довідки про роботу бібліотеки і ДІФ 3 роки ст. 800
07 - 04 Акти, протоколи інвентаризаційної перевірки бібліотечного фонду і довідково-інформаційного фонду
1 рік ¹ст. 803
¹ Після наступної перевірки
07 - 05 Книга сумарного обліку художньої літератури бібліотечного фонду
До ліквідації бібліотеки
(ДІФ)ст. 806
07 - 06 Книга сумарного обліку підручників бібліотечного фонду
До ліквідації бібліотеки
ст. 80607 - 07 Книги обліку літератури, загубленої
читачами, і тієї, що прийнята замість неї
3 роки ст. 809
07 - 08 Електронні підручники з предметів інваріативної частини навчального плану
Доки не мине потреба ст. 832-б
Зберігається на електронних носіях
07 - 09 Інвентарні книги До ліквідації бібліотеки
(ДІФ)ст. 805
07 - 10 Картотеки періодичних видань До ліквідації бібліотеки
17
1 2 3 4 5(ДІФ)ст. 807
07 - 11 Картотеки формулярів читачів 3 роки ¹ст. 826
¹ Після перереєстрації читачів і повернення книг
07 - 12 Щоденник роботи бібліотеки 3 роки ст. 804
07 - 13 Каталоги (електронні бази даних) книг (систематичні, алфавітні, предметні)
До ліквідації бібліотеки
(ДІФ)ст. 817
07 - 14 Супровідні документи (накладні, описи, списки) на літературу, що надходить до бібліотеки
До ліквідації бібліотеки
(ДІФ)ст. 808
07 - 15 Акти списання книг 10 років ст. 812
07 - 16 Формуляри читачів Доки не мине потреба ст. 825
07 - 17 Номенклатура справ роботи бібліотеки
3 роки ²ст. 112
² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації
08 - Охорона праці08 - 01 Документи (довідки, відомості,
списки, листи, звіти, інформації) про стан медичного обслуговування, про попередження травматизму; про організацію харчування
3 роки ст. 704
08 - 02 Акти готовності до нового навчального року
3 роки ст. 1053
08 - 03 Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про забезпечення пожежної безпеки
5 років ст. 1177
08 - 04 Протоколи атестації з техніки безпеки
5 років ст. 436
08 - 05 Приписи, акти, постанови про усунення порушень і недоліків з питань пожежної безпеки
5 років ст. 1180
08 - 06 Приписи, акти, постанови про усунення порушень і недоліків з питань санітарно-епідеміологічної служби
5 років ст. 1180
08 - 07 Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці завідуючим кабінетами, майстернями, спортзалом
1 рік 1 1 Після закінчення журналу
18
1 2 3 4 5Протокол ЕПК від 29.10.2009 № 19
08 - 08 Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці
10 років ¹ст. 481
¹ Після закінчення журналу
08 - 09 Журнал реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці
10 років ¹ст. 482
¹ Після закінчення журналу
08 - 10 Журнал реєстрації інструктажів з питань безпеки життєдіяльності учнів, профілактичних робіт з техніки безпеки
10 роківст. 480
08 - 11 Журнал реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки
10 роківст. 480
08 - 12 Журнал реєстрації осіб (працівників, учнів), потерпілих від нещасних випадків
45 років ¹ст. 477
¹ Після закінчення журналу
08 - 13 Номенклатура справ з охорони праці 3 роки ²ст. 112-в
² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації
При складанні примірної номенклатури справ технікуму (коледжу) використано:
1. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5 (ТП).
2. Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усих типів і форм власності, затверджена наказом Міністерства освіти и науки України 28.08.2013 № 1239.
3. Примірна номенклатура справ технікуму (коледжу) (протокол засідання ЕПК держархіву Донецької області від 12.06.2009 № 10).
4. Номенклатура справ технікуму (коледжу) м. Донецька (протокол засідання ЕК архівного відділу Донецької міської ради від 16.09.2013 № 13).
19