使用 EXCEL 分析数据与图表展示

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使用 EXCEL分析数据与图表展示

武汉大学图书馆李文莉 2012 年 12 月


2011-2012年 2 信息素养 -培训课件

主要内容数据的排序数据的筛选数据的分类汇总制作图表数据透视表


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Excel 不仅能够制作简单的数据表格，还可以对表格中的数据进行排序、筛选、分类汇总等复杂操作。

Excel 强大的数据处理、数据分析及图表功能，使它在财务、经济、金融等领域都有着广泛的应用空间。


数据的排序


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数据的排序

在工作中，用户很多时候所接触到的数据清单中的记录顺序往往是杂乱无章的，为了便于进行下一步的工作，用户就必须要对数据清单进行简单的排序操作。

在 Excel 中，用户可以使用升序排列或降序排列两种排列顺序对数据清单进行排序操作。


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根据一列数据进行排序

对于一份已经创建好的数据清单，如果用户只需要对其中的一列数据进行排序，可以使用工具栏中的【排序】按钮进行排序。

如右图，对到货日期进行升序排序步骤 :

1. 鼠标点击“到货日期”列；2. 然后点击工具栏的按钮。


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根据多列数据进行排序用户需要对一份数据清单中的多

个数据列进行排序，执行【数据】 - 【排序】命令就可以很好的解决这个问题。

如右图，需对货主名称和数量进行升序排序步骤：

1. 执行【数据】 - 【排序】命令； 2. 主要关键字选“货主名称”； 3. 次要关键字选“数量”。

1

2

3


数据的筛选


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数据的筛选当用户需要从大量的数据中挑选出符合某

种条件的数据时，可以使用 Excel 的数据筛选功能。

在 Excel 中，可以使用【自动筛选】或【高级筛选】两种方法，将符合条件的记录显示在工作表中，从而将其他没有满足条件的记录隐藏起来。


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自动筛选自动筛选是 Excel 中一种快速的

筛选方式，能将满足条件的记录显示出来。

如右图，需把货主名称为“谢小姐”的记录显示出来，步骤如下：

1. 单击数据清单中的任意单元格。然后，执行【数据】 - 【筛选】 -【自动筛选】命令；

2. 单击“货主名称”右侧下三角下拉箭头，选择“谢小姐”；

3. 只显示满足条件的记录；

1

2

3


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高级筛选

在实际的应用中，常常涉及到更为复杂的筛选条件，利用自动筛选已经无法完成，这时就需要使用高级筛选功能。

1 ．单一条件筛选 2 ．多条件筛选


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筛选条件中的“或”和“且” 在高级筛选的指定条

件中，有时条件字段需要符合条件 1 或条件 2 ，这时可以把条件列在同一列中。如右上图示例，为筛

选出工号为 101与 111的数据。

有时条件字段需要符合条件 1 且条件 2 ，不同字段需要满足条件相应的条件，此时我们就把条件列在同行中。如右下图示例，为筛

选出年龄大于 30且工种不为车工的数据。

指定筛选条件时，多个条件在同列中，是“或”的关系

指定筛选条件时，多个条件在同列中，是“或”的关系

指定筛选条件时，多个条件在同行中，是“且”的关系

指定筛选条件时，多个条件在同行中，是“且”的关系

分别设置高级筛选的列表区域和条件区域等信息

分别设置高级筛选的列表区域和条件区域等信息


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高级筛选中使用通用符或公式高级筛选中，可以使用以

下通配符作为筛选内容时的比较条件。 ?（问号）：代表任何单

个字符 *（星号）：代表任何字

符数如右上图示例，为筛选出

姓为李的数据记录。

如果要筛选出姓李而名为单字的数据呢？这时就需要用公式做为条件了。如右下图示例。筛选的条件为公式时，在

条件单元格中输入公式=“=李 ?”


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取消筛选

当用户对数据清单的筛选操作结束后，需要进行下一步操作时，应该先将数据清单恢复到筛选前状态：

如果要取消数据清单中对某一列进行的筛选，应单击该列首单元格右侧的下三角下拉箭头，再单击【全部】选项。

如果要取消数据清单中对所有列进行的筛选，应执行【数据】｜【筛选】｜【全部显示】命令。

如果要删除数据清单中的筛选下拉箭头，应执行【数据】｜【筛选】｜【自动筛选】命令。


数据的分类汇总


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数据的分类汇总

所谓分类汇总，就是先将数据清单进行分类操作后，再按照类别对数据进行汇总分析处理。对于一份数据清单，如果能在适当的位置加入分类汇总后的统计数据，将使清单内容更加清晰、易懂。

使用 Excel 的分类汇总功能，用户能够轻松创建分类汇总表，并对数据清单中的某个字段进行【求和】和【均值】等汇总操作，而且能够将汇总结果分级显示出来。


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创建分类汇总1. 在执行分类汇总之前，首

先对数据清单按“货主名称”进行排序。

2. 选择数据区域中的某个单元格，单击菜单“数据→分类汇总”。

3. 在弹出的“分类汇总”对话框中，在“分类字段”下选择“货主名称”，在“汇总方式”中选择求和汇总，在“选定汇总项”下选择 “ 数量 ” 和 “ 总价”。

4. 单击确定， Excel 将按货主名称进行分类汇总。

5. 单击左侧的分级显示符号 1 、2 、 3 或加、减号，可以隐藏或显示明细数据。


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嵌套分类汇总所谓嵌套分类汇总，即是在

对数据清单中某项字段进行分类汇总后，又将汇总后的结果作进一步的细化汇总分析。

1. 首先按“货主名称”进行第一次汇总；

2. 再按“到货日期”进行第二次汇总，需把“替换当前分类汇总选项去掉”。

第一次汇总第一次汇总第二次汇总第二次汇总


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清除分类汇总

当不需要再显示数据的分类汇总结果，要将数据清单恢复到分类汇总前的初始状态时，可以在分类汇总的数据清单中单击选中任意单元格。然后，执行【数据】｜【分类汇总】命令，在弹出的【分类汇总】对话框中，单击【全部删除】按钮，即可清除分类汇总结果。


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复制 Excel 分类汇总结果的方法

1. 用鼠标选定要复制的区域，然后 Ctrl+g ，在定位条件中选择“可见单元格”。

2. 用鼠标选定后，使用可见单元格的快捷键：Alt+ 分号。


制作图表


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制作图表

在 Excel 中，用户可以将系列数据以图表的形式显示出来，这样能够使数据更加直观、明了，并且可以通过图表直接掌握数据之间的关系以及变化趋势。


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创建图表在 Excel 中，提供了两种方式建立图表：一种是将图表以对象的形式插入到源数

据所在工作表中。另一种是根据源数据创建一个独立图表

工作表。操作步骤：1. 打开工作薄文件，进入“销售额”工作

表，选中需要生成图表的数据区域“ A3:E8” 。

2. 单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，或者选择菜单“插入→图表”命令。打开“图表向导”对话框。

3. 默认“图表类型”为“柱形图”和子图表类型，单击下方的“按下不放可查看示例”按钮，可以看到将得到的图表外观的预览。

1.选择数据区域

1.选择数据区域

2.插入图表工具按钮

2.插入图表工具按钮

3.选择图表类型

3.选择图表类型


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创建图表4. 在图表选项的“图表标题”处输入标题。5. 直接单击“完成”按钮，将在当前工作表中得到生成的图表。

4.输入图表标题

4.输入图表标题

5.生成的图表

5.生成的图表


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动态更新图表中的数据生成图表后，如需更改单元格数据，不需要再重新生成图表。只需将单元格的数据更改后回车确认，即可看到图表柱形图自动更新。


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图表基本操作

在实际工作中，当创建的图表不符合要求时，用户可以通过移动图表和更改图表的大小等基本操作来解决。

1．更改图表大小 2．移动图表 3. 更改图表类型 4. 删除图表


数据透视表


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数据透视表

数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式报表，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印出你所感兴趣区域的明细数据。

数据透视表有机的综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。


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创建数据透视表

使用 Excel 中提供的数据透视表向导，用户可以方便的生成所需格式的数据透视表。

步骤：1. 在菜单栏上选择“数据——数据透视表和数据透视图”选项，弹出“数据透视表和数据透视图向导”对话框。

2. 指定待分析数据的数据源类型和需创建的报表类型，单击“下一步”。

3. 选择要建立数据透视表的数据源区域，单击“下一步”按钮。4. 单击“新建工作表”单选项，再单击“完成”。5. 根据需要用鼠标分别将“数据透视表”工具栏中的字段按钮拖放到透视表的相应位置。


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原销售表，记录杂乱无章，无法汇总统计

原销售表，记录杂乱无章，无法汇总统计

步骤 1：选数据菜单 -数据透视表和数据透视图，选报表类型

步骤 1：选数据菜单 -数据透视表和数据透视图，选报表类型

步骤 2：选择数据源区域

步骤 2：选择数据源区域

步骤 3：选择数据透视表显示位置，并点“完成”

步骤 3：选择数据透视表显示位置，并点“完成”


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步骤 4：分别将产品名称、地区、销售额、订购日期项目用鼠标拖放至行字段、列字段、数据项、页字段处

步骤 4：分别将产品名称、地区、销售额、订购日期项目用鼠标拖放至行字段、列字段、数据项、页字段处

上图即为完成的数据透视表，可方便地根据订购日期、产品名称、地区等项进行汇总统计，使用表格一目了然。

上图即为完成的数据透视表，可方便地根据订购日期、产品名称、地区等项进行汇总统计，使用表格一目了然。


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编辑数据透视表

当创建完成数据透视表后，有时候还需要对其进行局部的修改或调整。可以通过【数据透视表】工具栏来完成。

1. 认识【数据透视表】工具栏：使用【数据透视表】工具栏中的按钮，用户可以方便地控制数据透视表，并能快速生成图表、设置数据透视表报告格式等。

2. 设置数据透视表的报告格式：刚刚生成的数据透视表的格式都是千篇一律的，用户可以给透视表添加报告格式，使透视表看起来更加清晰、易读。

3. 根据数据透视表生成图表


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删除数据透视表

当工作结束，需要删除数据透视表时，应该首先单击数据透视表中任意单元格，执行【编辑】 - 【删除】命令，即可删除数据透视表。


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