˘ ˇˆ Employee Performance Portfolio (EPP+) . ˇ ...kmcenter.rid.go.th/kmc08/km_55/km_book55/KP1/17.pdf · 2( 8˙ - 7 ˘1 : Employee Per formance Portfolio (EPP+) ˘ ˇ 2 FG . (Log-in)

คมอแนะนาการใชงานระบบบรหารผลการปฏบตงาน Employee Performance Portfolio (EPP+)

สาหรบผดแลระบบ (Administrator)

สานกพฒนาโครงสรางและระบบบรหารงานบคคล มถนายน 2554

คมอแนะนาการใชงานระบบบรหารผลการปฏบตงาน Employee Performance Portfolio (EPP+)

สาหรบผดแลระบบ (Administrator)

รหสคมอ สพบ. / 2554 หนวยงานทจดทา สานกพฒนาโครงสรางและบรหารงานบคคล กรมชลประทาน ทปรกษา บรษท โกลบล คอนเซรน จากด พมพครงท 1 จานวน 500 เลม มถนายน 2554

คานา

ในป 2545 น ประเทศไทยไดมการปฏรปภาคราชการ ซงนบไดวาเปนการปฏรปครงใหญทสดในรอบ 100 ปทผานมา เพอใหภาคราชการซงเปนองคกรทมขนาดใหญสามารถปรบตวไดกบ สภาวการณของโลกในปจจบน การปฏรปครงนทาใหกรมชลประทานมบทบาทและภารกจทขยายขอบเขตการปฏบตงานเพมขน ในสภาวการณทมการเปลยนแปลงดงกลาว ประสทธภาพขององคกรขนกบการวางระบบบรหารทรพยากรบคคลเปนสาคญ ความรความสามารถของบคลากรในองคกรเปนสงทมความจาเปนและสาคญทสดในการนาพาองคกรใหผานพอปสรรคและนาไปสวสยทศนขององคกรไดตามทมงหวงไว รวมไปถงหนวยงานภาครฐ จะตองดาเนนการพฒนาระบบบรหารทรพยากรบคคลใหสอดคลองกบเกณฑการพฒนาคณภาพการบรหารจดการภาครฐ (PMQA) ของสานกงาน กพร. และแนวทางการบรหารบคลากรภาครฐแบบใหมของสานกงาน ก.พ.

การปรบเปลยนบทบาทแนวทางและวธการปฏบตราชการดงกลาว ทาใหกรมชลประทานพฒนาระบบบรหารผลการปฏบตงานแบบบรณาการของกรมชลประทานขน โดยปรบปรงทงในสวนเกณฑการวดผลงาน และสมรรถนะ การปรบปรงหลกสตรการพฒนาบคลากร ตลอดจนรเรมในการนาระบบเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชในการบรหารผลการปฏบตงาน เพอใหกรมชลประทานมเครองมอในการบรหารทรพยากรบคคลทเหมาะสม และสอดคลองกบแนวทางการบรหารบคลากรภาครฐแนวใหม

สารบญ คมอการใชงานสาหรบผดแลระบบ (Administrator) หนา • Work Flow การใชงานระบบ • การเขาสระบบ (Log-in) • กาหนดคาเรมตน • สวนประกอบของโปรแกรม • ขาวสาร EPP • ตงคาระบบ • ขอมลบคคล • กาหนดผประเมน • หวขอประเมน • ขอมลการฝกอบรม • ขอมลสมรรถนะ • แบบรายงานผล • การออกจากระบบ (Log-off)

1 2 3 4 4 6 6 7

10 12 20 21 24 26

คมอแนะนาการใชงานระบบบรหารผลการปฏบตงาน Employee Performance Portfolio (EPP+) สานกพฒนาโครงสรางและระบบบรหารงานบคคล กรมชลประทาน

1


2

การเขาสระบบ (Log-in)

1. เปดโปรแกรม Internet Explorer (8 เปนตนไป) หรอ Google Chrome (แนะนา)

2. พมพชอเวบไซต ................................ ท Address Bar ดานบนแลวกดปม Enter หรอ 3. กรอก ชอผใช (Username) และรหสผาน (Password) แลวกดปม Enter หรอ คลกท


3

กาหนดคาเรมตน

โดยคลกท “ปงบประมาณ” เพอกาหนดรอบการประเมน

กาหนดขอบเขตการประเมน - เปนการกาหนดปงบประมาณ วาจะใหอยในชวงเดอนอะไร ถงเดอนอะไร ในแตระรอบสามารถกาหนด ชวงเดอนได โดยสถานการณประเมนมดงน เปด – เปนการกาหนดใหอยในชวงของการประเมน พก – หยดการประเมนชวคราว เสรจสน – เมอมการประเมนครบ ใหกดปมนเพอ ระบบจะทาการปดรอบการประเมนน หมายเหต C+ คอ การประเมนสมรรถนะ (Competency)

K+ คอ การประเมนผลงาน (KPI)


4

สวนประกอบของโปรแกรม

1. ขาวสารระบบ – สามารถตงหวขอ หรอ สงทตองการชแจง สอสารใหกบ User ผานหนา LOG–IN 2. หนารวม – เปนสวนแสดงขอมลภายในระบบเบองตน ประกอบไปดวย ขอมลทวไป ผประเมนราย

สมรรถนะ ผประเมนรายตวชวด และ User Online 3. แถบเครองมอองปงบประมาณ คอ แถบเครองมอในการกาหนดขอมลโดยองปงบประมาณนนๆ ซง

ประกอบไปดวยแถบเครองมอ ดงน 3.1 กาหนดสมรรถนะ

3.1.1 เลอกสมรรถนะหลก – เลอกสมรรถนะหลกในการประเมนในรอบนนๆ 3.1.2 กระจายสมรรถนะ - เลอกสมรรถนะทการประเมนพรอมกบกาหนดคาคาดหวง

3.2 กาหนดตวชวด 3.2.1 กระจายตวชวด – กระจายตวชวดใหกบผรบการประเมน 3.2.2 กระจายนาหนก - กาหนดคานาหนกใหกบตวชวดทถกรบไป

3.3 แบบรายงานผล 3.3.1 รายบคคล – สาหรบดรายงานผลการประเมนสมรรถนะเปนรายบคคล

4. แถบเครองมอมาตรฐาน คอ แถบเครองมอสาหรบกาหนดขอมลมาตรฐานตางๆ ทไมองกบปงบประมาณนนๆ ซงประกอบไปดวยแถบเครองมอ ดงน 4.1 ขอมลบคลากร

4.1.1 รายชอบคลากร – สาหรบดรายชอ และรายละเอยดของบคลากรคนนนๆ 4.1.2 กาหนดโครงสราง – สาหรบกาหนด ยาย ลบ โครงสรางองคกร 4.1.3 กาหนดผประเมน - สาหรบเพม ลบ ผเกยวของกบการประเมนได

4.2 ขอมลประเมน 4.2.1 รายการสมรรถนะ (Competency) – สาหรบใสรายการสมรรถนะขององคกร 4.2.2 รายการตวชวด (KPIs) – สาหรบกาหนดดชนชวดผลงาน (KPIs)

4.3 ขอมลการฝกอบรม – เปนการกาหนดรายละเอยดหลกสตรเพอใชในการปดชองวางสมรรถนะ


5

5. ตงคาระบบ 5.1 เปลยนรหสผาน – สาหรบเปลยนรหสผานการเขาถงขอมล 5.2 ลางขอมลทงระบบ – สาหรบลบขอมลทงทงหมด 5.3 รายชอผดแลระบบ

5.3.1 เพมผดแลระบบ – สาหรบเพมผดแลระบบ 5.3.2 แสดงรายชอผดแลระบบ – สามารถลบ หรอ แกไขรหสผานของผดแลระบบทเพมเตมเขามา


6

ขาวสารระบบ สามารถตงหวขอ หรอ สงทตองการชแจง สอสารใหกบ User ผานหนา LOG–IN โดยทผดแลระบบ สามารถ

เพม(1) จะปรากฏหนาตางเพมขาวขนมา หรอแกไข(2) และลบขอความ(3) ประกาศได

ตงคาระบบ

เปลยนรหสผาน - สาหรบเปลยนรหสผาน (Password) ของผดแลระบบ ซงโปรแกรมจะมรหสทมากบการตดตง คอ Username : admin และ Password : admin รหสเกา : ใหใส รหส(Password) เดม รหสใหม : ใหใส รหส(Password) ใหม ทตองการเปลยน (รหสใหมตองไมเกน 6 ตวอกษร) รหสใหม (อกครง) : ใหใส รหส(Password) ใหม ทตองการเปลยนซาอกครงเพอทาการยนยน

หลงจากกาหนดรหสใหมเรยบรอยแลว ใหกดปม “แกไข” ระบบจะทาการบนทกรหสใหมทผใช ตองการเปลยน


7

ขอมลบคคล รายชอบคลากร – แสดงรายชอบคลากรขององคกร ทถกนาเขาจากฐานขอมล DPIS แสดงเปนโครงสรางตามกฎหมายในระบบ DPIS ดงรป

ผดแลระบบสามารถคนหา บคลากร ไดโดยเลอกไปท “เลอกหนวยงาน” จะปรากฏตวเลอก ใหเลอก คนหา กลองชอ-นามสกลจะปรากฏขนมา (ตามภาพดานลาง) พมพชอจรง หรอ นามสกล ของผใชงานระบบโดยการใสในชอง แลวกด Enter จะปรากฏชอทผดแลระบบตองการคนหา


8

กาหนดโครงสราง – แสดงโครงสรางขององคกร ดงรป

ผดแลระบบสามารถเลอกหนวยงานดานบนเพอปรากฏโครงสรางออกมา วา บน 1 ระดบคอหนวยงานใด ดานขวา คอหนวยงานทอยในระดบเดยวกนมหนวยงานใดบาง และดานลาง คอหนวยงานทอยภายใต

การเพมโครงสราง – ระบบจะทาการเพมโครงสรางโดยไมกระทบตอ DPIS โดยกดทปม “เพม

หนวยงาน” ดานบน และกรอกขอมลดงรปดานบน 1. กดปมเพมหนวยงานดานบน รปทหมายเลข 1 2. กรอกชอหนวยงานทตองการ ในกรอบ “ชอหนวยงาน” 3. ในรปหมายเลข 2 หากจะเลอกโครงสรางภายใต ใหคลกเลอก “ภายใต” แลวหนวยงานจะปรากฏ

ดานลาง หรอหากตองการสรางไวบนสดใหเลอก “บนสด” แลวกดสราง 4. ในกรณทเลอก “ภายใต” นนจะมหนวยงานปรากฏ ใหเลอกหนวยงานทตองการ หากหนวยงานนน

มภายใต จะปรากฏ “ลกศรมากกวา” ในรปหมายเลข 4 ใหกดเลอกจะปรากฏหนวยงานภายใต หรอหากจะกลบไปเลอกหนวยงานเดม ใหกด “ลกศรนอยกวา” ในรปหมายเลขท 3 จะสามารถกลบไปยงหนวยงานทเลอกเดมได


9

การปรบโครงสราง – ระบบจะทาการยายโครงสรางโดยไมกระทบตอ DPIS โดยกดทปม จะ

ปรากฏหนาตางดงรปดานบน ผดแลระบบสามารถยายโครงสราง “บนสด” หรอ ภายใตได เมอเลอกแลวใหกด ยาย เปนอนเสรจ

การแกไขชอหนวยงาน – ระบบจะทาการแกไขชอหนวยงานโดยไมกระทบตอ DPIS โดยกดทปม

จะปรากฏหนาตางดงรปดานบน ใหสามารถยายโครงสราง “บนสด” หรอ ภายใตได เมอเลอกแลวให กด ยาย เปนอนเสรจ


10

กาหนดผประเมน – แสดงรายชอผเกยวของในการประเมนของแตละบคคล ดงรป

ผดแลระบบสามารถตรวจสอบผเกยวของกบการประเมนของแตละบคลากรไดโดยการคลกพนทสของ

กลอง ผบงคบบญชา (สฟา) ผใตบงคบบญชา (สเขยว) และเพอนรวมงาน (สเหลอง)

หลงจากนนระบบจะแสดงรายละเอยดผเกยวของในการประเมนตามแถบทคลก ในตวอยางเมอคลกทแถบผใตบงคบบญชา ระบบจะแสดงหนาตางแสดงผใตบงคบบญชาของบคคลนนทนทดงภาพตวอยาง


11

กรณเพมผประเมน – ผดแลระบบสามารถเพมผเกยวของกบการประเมน 1. โดยคลกทเลอกหนวยงานกรม จะปรากฎแทบหนวยงานยอย และ ชอบคคลกรทอยในหนอยงาน

นน 2. เลอกบคคลทตองการตงคาเปนผเกยวของในการประเมน 3. คลกปม จะปรากฎชอบคลากรทผดแลระบบไดทาการเลอกไว ดงรป

กรณลบผประเมน - ผดแลระบบ สามารถลบผเกยวของกบการประเมน โดยคลกทปม หนาชอบคลากรทตองการลบ หลงจากคลกชอ บคลากรจะถกลบไปจากรายการ


12

หวขอประเมน รายการสมรรถนะ (Competency) – สาหรบกาหนดสมรรถนะขององคกร โดยมรายละเอยดดงน

⌧ รหส – แสดงรหส (Code) แตละสมรรถนะ ⌧ ชอสมรรถนะ – แสดงชอของสมรรถนะ ⌧ ตนเอง - ม 2 สถานะ คอ “ใช” หมายถง กาหนดใหประเมนตนเอง และ “ไมใช” หมายถง ไมไดกาหนดใหม

การประเมนตนเอง ⌧ คาถาม – แสดงจานวนขอคาถามในแตละสมรรถนะ ⌧ - สาหรบดขอคาถามหรอรายการในการประเมนสมรรถนะตวนนๆ


13

การเพมสมรรถนะ (Competency)

คลกทปมเพมสมรรถนะหลงจากนนระบบจะแสดงกลองเพมสมรรถนะใหมขนมาโดยตองระบ

� รหสสมรรถนะ � ประเภท � ประเมนตนเอง � ชอสมรรถนะ � คาจากดความ


14

- สาหรบเพมขอคาถามหรอรายการในการประเมนสมรรถนะ ซงจะมองคประกอบคอ � ระดบ – กาหนดระดบ ซงจะแสดงวา คาถามนองกบระดบใดของพจนานกรมสมรรถนะ � คาถาม – กาหนดขอคาถามหรอรายการในการประเมน � KBI (Key Behavior Indicator) – กาหนดความหมาย หรอคานยามในการใหคะแนนในแตระดบ จะมตงแต 1 – 5 ดงรป

- แกไขขอคาถามหรอรายการในการประเมน


15

รายการตวชวด (KPIs) – สาหรบกาหนดตวชวด (Key Performance Indicators : KPIs) ขององคกร โดยแบงตวชวดออกเปน 2 ประเภทคอ ตวชวดทใชงานรวมกน และ ตวทชวดรายบคคล โดย มรายละเอยดดงน การเลอกดประเภทตวชวด – สามารถทาไดโดยการคลกทกลองเลอกรปแบบตวชวด

การเพมตวชวด ทาไดโดยการกดปม “เพมตวชวด”

จะสงเกตไดวา เมอคลกทปมเพมตวชวดจะปรากฏเมนยอยขนมา 2 เมนคอ ระดบองคกร และ ระดบยอย


16

� ระดบองคกร หมายถง การระบชอขององคกรทตองการนา KPI นไปใช เมอใสขอมลเสรจแลวใหทาการกดปม บนทก

หากตองการแกไขใหทานคลกทปม และ หากตองการลบคลกทปม


17

� ระดบยอย เมอคลกแลวจะปรากฏหนาตาง ใหเพมตวชวดระดบยอย

โดยมรายละเอยดดงน

• รหส – สาหรบกาหนดรหส (Code) ของตวชวด • ลกษณะงาน – สาหรบกาหนดวาตวชวดนเปนงานประเภทใด ซงจะแบงได 3 ประเภทคอ

1. กลยทธ -> งานตามกลยทธ (Strategy-based Jobs) หมายถง งานทมงเนนเปาหมายองคกร (Corporate Goal) ใหประสบความสาเรจ

2. ประจา -> งานประจา (Routine Jobs) หมายถง งานทปฏบตเปนประจาตามบทบาท และหนาททกาหนด

3. พเศษ -> งานทไดรบมอบหมายพเศษ (Special Assignment Jobs) หมายถง งานทผบรหารมอบหมายใหไปปฏบตเปนกรณพเศาษ ซงเปนงานทอยนอกเหนอจากบทบาทและหนาทประจาตามตาแหนง เชน งานโครงการเฉพาะกจ งานเลขานการคณะทางาน เปนตน


18

• ประเภท – สาหรบเลอกแบบการตดตามผลงาน ซงจะแบงได 2 ประเภทคอ 1. รายเดอน -> สาหรบการตดตามผลงานรายเดอน ระบบจะปรากฏกลองใสขอมลคาเปาหมาย

5 คา (ตวเลขเทานน) พรอมคาอธบาย

2. คาอธบาย -> สาหรบการตงคาเปาหมายแบบหลายขอแม ระบบจะปรากฏชองคาเปาหมาย

ทง 5 ชอง โดยระบเปนคาอธบาย


19

• กลมยอย – สาหรบกาหนดวาตวชวดอยในระดบใด ซงแบงเปน ระดบหนวยงาน หรอระดบยอยของหนวยงาน

• ตวชวด – ชอตวชวดผลการปฏบตงาน • รปแบบ แบงเปนผลรวม และ คาเฉลย

1. ผลรวม -> สาหรบการตดตามผลทนาเอาผลรวมของแตละเดอนมารวมกน 2. คาเฉลย -> สาหรบการตดตามผลทนาเอาผลรวมของแตละเดอนมารวมกน และ หาร

ออกมาเปนคาเฉลย • รปแบบเชงบวก หรอ เชงลบ

1. เชงบวก -> KPI ทมงเนนผลผลตในเชงบวก คะแนนเพมขนเมอเปาหมายเพม 2. เชงลบ -> KPI ทมงเนนผลผลตในเชงลบ คะแนนเพมเมอเปาหมายลด

• กาหนดโดยระบบ ระบบจะทาการกาหนดคาเปาหมายท 1 2 4 และ ๕ ใหอตโนมตโดยคานวณจากคาเปาหมาย (คาเปาหมายทระดบ 3) และ จานวนรอยละทระบไว

• กาหนดเอง เมอคลกทสวนนจะปรากฏหนาตางขนมาใหผดแลระบบสามารถระบคาเปาหมายไดเอง • เปาหมาย ใชสาหรบการระบคาเปาหมาย 3 เพอใหระบบทาการกาหนดคาเปาหมายท 1 2 4 5

อตโนมต • รอยละ ใชสาหรบกรณใหระบบกาหนดคาเปาหมายใหอตโนมต โดยระบบจาคานวณคาเปาหมายท 1

2 4 และ 5 เทยบเคยงเพม/ลดจากชองเปาหมายทกาหนด


20

ขอมลการฝกอบรม เปนการกาหนดหลกสตรสาหรบการพฒนาบคลากรไดมผลการประเมนตากวาระดบมาตรฐานทกาหนด

กาหนดชอระดบหลกสตร ตามระดบทองคกรกาหนด เชน 3 ระดบ คอ ระดบตน ระดบกลาง และ

ระดบสง หลงจากกาหนดเสรจคลกปม เลอกสมรรถนะและระดบทตองการ แลวกรอกขอมล บนทก เปนอนเรยบรอยแลว


21

ขอมลสมรรถนะ ขอมลสมรรถนะ ประกอบดวย กาหนดสมรรถนะ - สาหรบกาหนดสมรรถนะทจาเปนในการปฏบตงานในการประเมนรอบนนๆ ประกอบไปดวยสมรรถนะหลก สมรรถนะทางการบรหาร และสมรรถนะเฉพาะตามลกษณะงานทปฏบต โดยทมรายละเอยดดงน

� สดสวน – สาหรบกาหนดสดสวน ของ Competency กบ KPI ยกตวอยาง ผดแลระบบกาหนด สดสวน 20% ในสวนนาหนกของสมรรถนะ (Competency) ระบบจะทาการกาหนดให KPI มนาหนกเปน 80% โดยอตโนมต

� องศา – ผดแลระบบสามารถกาหนด องศาการประเมนได ตงแต 90 องศา 180 องศา และ 270 องศาได

วธการกาหนดสมรรถนะหลก (Core Competency) ใหคลก หนาชอสมรรถนะจะแสดงสถานะกาหนดแลว ถาเปน แสดงวาสมรรถนะตวนไมไดถกกาหนดใหมการประเมน (สมรรถนะหลกจะถกกาหนดใหทกคนในองคกรตองประเมน )


22

การกระจายสมรรถนะ ในการกระจายสมรรถนะใหทานเลอกหนวยงานทตองการ ระบบจะแสดงรายชอบคลากรขน ซงจะสงเกตไดวาในแถบสมรรถนะจะมหวขออย 6 ประเภทดวยกน คอ หลก บรหาร เฉพาะ ความร กฏหมาย และทกษะ

ในสวนของหลก เมอคลกทแทบสเขยวในชองของหลกจะปรากฏกลองเลอกคาคาดหวงใหแตละสมรรถนะหลก (โดยปกตระบบจะทาการกาหนดคาคาดหวงใหทานโดยอตโนมตจากการเทยบคาตาแหนงของบคลากร ดงนนการใชงานในสวนนจะใชเฉพาะในกรณทมการกาหนดมาตรฐานทแตกตางเปนรายบคคลเทานน)


23

ในสวนของ บรหาร เฉพาะ ความร กฏหมาย และ ทกษะ ในสวนนจะมความคลายคลงกบรปแบบของ สมรรถนะหลก แตแตกตางกนทจะตองเลอกรบสมรรถนะในแตละประเภทใหกบบคคลากรนนๆดวย โดยการคลกทแถบของชอง บรหาร เฉพาะ ความร กฏหมาย หรอ ทกษะ ของบคคลากรทตองการกระจายสมรรถนะ หลงจากนนจะปรากฏกลองเลอกสมรรถนะใหทานทาการเลอกสมรรถนะทบคคลนนตองรบ เสรจแลวคลกทปม ในสวนคาคาดหวงสามารถเลอกไดโดยการคลกทชอง เมอทาการเลอกแลวระบบจะทาการบนทกทนท


24

แบบรายงานผล รายบคคล – แสดงรายงานผลการประเมนทง 2 ดาน คอ ดานสมรรถนะ (Competency) และดานผลสมฤทธของงาน (KPI)

- เมอคลกทปมนจะปรากฏขอมล รายงานสรปผลสมรรถนะทงหมด พรอมสมรรถนะทตองไดรบการพฒนารายบคคล


25

- รายงานสรปผลตวชวดผลงานรายบคคล


26

การออกจากระบบ (Log-off) ในหนาหลกผดแลระบบสามารถคลกปม “ออกจากระบบ”

จะปรากฎหนาจอยนยนการออกจากระบบ ใหคลกปม เพอจบการทางาน

Documents

˘ ˇˆ Employee Performance Portfolio (EPP+) . ˇ ...kmcenter.rid.go.th/kmc08/km_55/km_book55/KP1/17.pdf · 2( 8˙ - 7 ˘1 : Employee Per formance Portfolio (EPP+) ˘ ˇ 2 FG . (Log-in)