คมอการใชงาน

โปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน

Powered by GoodlyThink.com

DocSYS

สารบญ

1. การใชงานครงแรก 1 1.1 ลอกอนเขาสระบบ 2

1.2 บนทกขอมลแผนก 3

1.3 ก�าหนดกลมผใชงาน/ก�าหนดสทธการใชงาน 4

1.4 ก�าหนดขอมลผใชงาน 5

2. สรางตเอกสารและแฟม 6

2.1 ตเอกสาร(สราง/แกไข/ลบและก�าหนดการรนเลขทะเบยน) 7 2.1.1สรางตเอกสารยอย 8

2.2 สรางแฟมเอกสาร 9

2.2.1อพโหลดไฟล 11

2.2.2แชรแฟมใหแผนก 11

2.2.3แชรแฟมใหบคคล/ปองกนบางบคคลเขาถงแฟม 12

3. คนหาแฟมเอกสาร 13 3.1 คนหาแฟมเอกสาร 14

4. เพมเตม 15 4.1 เปลยนขอความหนาจอ 16

4.2 เปลยนรหสผานและขอมลสวนตว 18

คมอโปรแกรม DocSYS : 1

การใชงานครงแรก1 เมอท�ำกำรตดตงโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว ในการใชงานครงแรกผใชงานตองท�าการก�าหนด

ขอมลพนฐานทจ�าเปนในการเขาใชระบบในครงตอๆ ไปกอนโดยจะมการก�าหนด

1. สรางขอมลแผนก (อยางนอย 1 แผนก)

2. สรางกลมผใชงาน (อยางนอย 1 กลมโดยจะใหกลมนเปนผดแลระบบ และก�าหนดสทธการใช

งานใหใชงานไดทกเมนและท�าไดทกอยาง แตเนองจากขอมลเรมตนโปรแกรมไดสรางกลมผใช

งานประเภทนมาใหแลวอตโนมต)

3. สรางผใชอยางนอย 1 คน และก�าหนดใหอยในกลมของผดแลระบบ

เนองจากในการใชงานครงแรกยงไมมชอผใชงำนจงจ�ำเปนตองใชชอและรหสพเศษ (จะระบไว

ในคมอตดตงหนาสดทาย) เพอเขาใชงานไปสรางขอมลพนฐานขางตนกอนอยางละ 1 รายการกอน หลงจำกนน

ผใชงำนไมตองใชชอและรหสพเศษเขำใชงำน เนองจำกชอและรหสพเศษนจะมองเหนเมนแคบำงเมน

เทำนน

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 2

1.1 ลอกอนเขำสระบบ เนองจากการใชงานครงแรกตองใชชอและรหสพเศษในการเขาใชงานกอนโดย (หลงจำกนนใชชอ

และรหสผำนทสรำงใหมในกำรเขำใชงำน)

1. เปด Browser (แนะน�ำใหใช FireFox) แลวพมพ URL เพอเรยกใชงาน เชน

http://localhost/docsys โดยท localhost คอ ip หรอชอเวบ ของเครองทตดตง หรอหากใชเครองทตดตง

ท�างานกใชค�าวา localhost กได

2. กรอก Username และ Password แลวคลกปม เขำสระบบ

หากใช username และ password พเศษในการเขาใชงาน ถากรอกอยางใดอยางหนงไมถก

ระบบจะแจงวา ชอเขาใชระบบน ไมมอยในระบบ!! ซงในความเปนจรงชอเขาใชระบบอาจจะถก แตรหสผาน

อาจจะผด ทงนเพอความปลอดภย จงแจงเตอนในลกษณะดงกลาง

หากใช username ทสรางจากระบบ เมอกรอก username หรอ password ไมถกตองระบบ

จะแจงใหทราบวา username หรอ password ทไมถกตอง

1

2

เมอ login ถกตองจะเขาสหนาจอโปรแกรม โดยครงแรกจะยงไมมขอมลตเอกสารใดๆ

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 3

1.2 บนทกขอมลแผนก 1. คลกปมเมน รปเฟอง แลวคลกเมน ขอมลแผนก จะแสดงหนาจอดงภาพ

2. คลกปม เพมขอมล

3. โปรแกรมแสดงหนาตางส�าหรบเพมขอมล

กรอกรหสแผนก, ชอแผนก แลวคลกปม บนทกขอมล

2

1

3

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 4

1.3 ก�ำหนดกลมผใชงำน/ก�ำหนดสทธกำรใชงำน 1. คลกเมน รปเฟอง แลวคลกเมน กลมผใชงำน จะแสดงหนาจอดงภาพ

2. เนองจากระบบไดก�าหนดกลมผใชงานมาใหแลว 3 กลมในทนจะยกตวอยางการแกไขกลมผใช

งานและก�าหนดสทธการใชงาน โดยคลกทปม แกไข

3. โปรแกรมแสดงหนาจอส�าหรบแกไขขอมล โดยมสาระส�าคญดงนคอ

A คอการเขาถงแฟม หมายถงหากเลอก ตามการเผยแพร ผทจะเขาถงไดคอ เจาของแฟม

และบคคลทอยในแผนกทไดแชรการเขาถง และบคคลทไดแชรการเขาถง แตหากเลอก เขาถงไดทกแฟม ผทอย

ในกลมนจะเขาถงแฟมไดทกแฟม แมเจาของแฟมจะไมไดแชรการเขาถงใหกตาม ยกเวนเจาของแฟม หามเขาถง

แฟมในระดบบคคล

B คอ การก�าหนดสทธการใชงานในเมนรายการตางๆ (ปมในการ เพม, แกไข, ลบ จะแสดงให

เหนตามสทธทก�าหนด)

1

2

A

B

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 5

1.4 ก�ำหนดขอมลผใชงำน 1. คลกปมเมน รปเฟอง แลวคลกเมน ขอมลผใชงำน จะแสดงหนาจอดงภาพ

2. คลกปม สรำงใหม

3. โปรแกรมแสดงหนาตางส�าหรบเพมขอมลผใช

3. กรอกรายละเอยดตางๆ ของผใชงาน โดยกลมผใชงานใหเลอกเปน ผดแลระบบ (เนองจาก

หวขอทผานมาเราก�าหนดชอกลมผดแลระบบใหมสทธเขาถงไดทกเมน

4. คลกปม บนทกขอมล

หลงจำกสรำงผใชงำนแลว 1 คนให Logout ออกจำกระบบแลวใช username และ

password ของผใชงำนใหมทไดพงสรำงเขำใชงำนระบบ

4

3

1

2

คมอโปรแกรม DocSYS : 6

สรางตเอกสารและแฟม2 ในหวขอนจะกลาวถงการสรางตเอกสาร และแฟมเอกสาร โดยทง 2 มความสามารถดงน

ตเอกสำร

- สามารถก�าหนดการรปแบบการรนเลขทะเบยนของแฟมไดแบบรายต

- กรณลบตเอกสาร หากในตเอกสารนนมตยอย หรอแฟมอย ระบบจะไมอนญาตใหลบ (จะ

ตอง ลบแฟมเอกสาร และตยอยขางในกอนเปนล�าดบชน)

แฟมเอกสำร

- แนบไฟลเอกสาร (ไฟลทอยในเครองคอมพวเตอร) ไดไมจ�ากด

- สามารถแชรการเขาถงแฟมเอกสารไดในระดบแผนก (กลาวคอ ผใชงานใดทอยในแผนกท

แฟมนนแชรการเขาถงให จะสามารถดเอกสารนนได แตแกไข และลบเอกสารนนไมได)

- แฟมเอกสารอนญาตใหเฉพาะเจาของแฟมเปนผแกไข และลบเอกสารเทานน

- สามารถแชรการเขาถงแฟมเอกสารไดในระดบบคคล หรอก�าหนดหามบคคลใดทตองการเขา

ถงแฟมเอกสารนนๆ กได

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 7

1. ขณะอยทหนาแรกของระบบ (คลกทปมไอคอน Home โปรแกรมจะอยหนาแรก หรอคลกท

ไอคอนรปเฟอง แลวเลอกเมน ตเอกสาร) ใหคลกปม สรำงใหม แลวเลอกเมนยอย ตเอกสำร

2. โปรแกรมแสดงหนาตางส�าหรบกรอกชอต และสามารถก�าหนดรปแบบการรนเลขทะเบยน

ของเอกสารของตนน ได

3. คลกปม บนทก เพอบนทกรายการ

2.1 ตเอกสำร (สรำง/แกไข/ลบ)

1

23

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 8

4. คลกปม แกไข เพอเปดหนาตางส�าหรบแกไข ชอตเอกสาร หรอการตงคาการรนเลขทะเบยน

5. คลกปม ลบ เพอลบตเอกสาร (ระบบจะถามยนยนกอนเสมอ และจะไมลบตเอกสารทเลอก

หากตเอกสารนน มตยอย หรอมแฟมเอกสารอยดานใน ตองลบ แฟมเอกสาร หรอตเอกสารยอยดานในกอน)

6. แสดงจ�ำนวนแฟมเอกสำรทมอยในตเอกสาร

7. ชอตเอกสำรทไดสราง (คลกทชอตเพอเปดตเอกสาร)

1. คลกทชอตเอกสารทตองการ

2. คลกปม สรำงใหม แลวคลกเลอกรายการ ตเอกสำร โปรแกรมจะแสดงหนาตางส�าหรบสราง

ตเอกสาร (เหมอนหวขอ 2.1 ดานบน)

4

57

6

2.1.1 สรำงตเอกสำรยอย

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 9

ตเอกสาร รำยกำรพสด ทอยในตเอกสาร คอมพวเตอร

คลกทรายการดานซายเพอเปดตเอกสารตางๆ ได

2.2 สรำงแฟมเอกสำร

หากตองการสรางแฟมเอกสารทตใด ใหคลกเขาไปทตเอกสารนน เชน จำกภำพดำนลำง อยทต

เอกสาร รำยกำรพสด แสดงวาแฟมเอกสารทสราง จะถกเกบในตเอกสารชอรายการพสด (ซงตเอกสารน อยใน

ตเอกสารคอมพวเตอร)

1. คลกปม สรำงใหม แลวคลกเลอกรายการ ตเอกสำร โปรแกรมจะแสดงหนาตางส�าหรบสราง

ตเอกสาร (เหมอนหวขอ 2.1 ดานบน)

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 10

2. โปรแกรมแสดงหนาจอส�าหรบกรอกขอมลเอกสาร ท�าการกรอกขอมลแฟมเอกสารแลวคลก

ปม บนทกขอมล เพอบนทกขอมล โดยมจดสงเกตทส�าคญคอ

A คอ แทบงานอนๆ ในแฟม แตจะใชงานไดกตอเมอคลกปม บนทกขอมล หรอเปนการแกไข

แฟม

B คอ ปมสรางเลขทะเบยนใหม โดยในกรณทสรางแฟมเอกสารพรอมกน 2 เครองอาจจะได

เลขททะเบยนเดยวกน หากเครองใดบนทกขอมลกอนกจะไดเลขทะเบยนนน และเมออกเครองบนทกขอมล

ระบบจะแจงวา ทะเบยนจะซ�า จงจ�าเปนตองกดปมสรางเลขทะเบยน (B) เพอใหระบบสรางเลขทะเบยนใหใหม

โดยไมตองกรอกขอมลแฟมใหม (หนาจอไมรเฟรช)

C ตวเลอกสถานะ

เลอกเผยแพร ระบบจะแสดงชองวนท เรมเผยแพร โดยเอกสารจะเรมแสดงใหผใชงาน

อนๆ ไดเหน จากวนททก�าหนด

เลอกระงบกำรเผยแพร ชองวนทเรมเผยแพรจะหายไป และเอกสารนจะหยดแสดงให

ผใชงานอนๆ เหนทนท

เลอกก�ำหนดวนหมดอำย ชองวนทเรมเผยแพร และชองวนทหมดอาย โดยเอกสารจะ

เรมแสดง และหยดแสดงใหผใชงานอนๆ ไดเหน จากวนททก�านก

A

2

B

C

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 11

2.2.1 อพโหลดไฟล 1. คลกแทบ อพโหลดไฟล

2. คลกปม เรยกด เพอเลอกไฟลจากเครองคอมพวเตอร

3. กรอกค�าอธบาย หากไมกรอกโปรแกรม เมอคลกปม อพโหลด โปรแกรมจะก�าหนดขอความ

เปนชอไฟลทแนบแทน

4. คลกปม อพโหลด

2

43

1

2.2.2 แชรแฟมใหแผนก การแชรแฟมใหแผนก จะท�าใหแผนกนนๆ สามารถมองเหนแฟมเอกสารได โดยคลกทแทบ แชร

ใหแผนก แลวเลอกแผนกทตองการใหมสทธเขาถงแฟมเอกสาร

คลกเลอกแผนกทตองกำรใหมสทธเขำถงแฟมเอกสำร

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 12

2.2.3 แชรแฟมใหบคคล/ปองกนบำงบคคลเขำถงแฟม การแชรแฟมใหบคคลนนจะท�าใหบคคลทเราเลอกสามารถเขาถงแฟมได (แตถำมกำรแชรแฟม

ใหแผนกแลว แลวบคคลๆ นนอยในแผนกทแชร กไมจ�ำเปนตองแชรใหบคคลกได เพรำะบคคลนนจะไดรบ

สทธจำกแผนก แตในระบบสำมำรเลอกไดวำ บคคลทเรำแชรจะใหเขำถงแฟมได หรอปองกนกำรเขำถง)

1. คลกแทบ แชรใหบคคล/ไมแชร

2. คลกปมเลอกบคคล โปรแกรมจะแสดงหนาตางเลอกบคคล ใหเลอกบคคลจากหนาตางท

แสดงขนมา

3. เลอกสทธการเขาถง (สามารถแกไขไดภายหลง หลงการคลกปมบนทกเลอกบคคลแลว)

4. คลกปม บนทกเลอกบคคล

2

4

3

1

สามารแกไขสทธการแชร หรอลบบคคลทแชรแลวไดในภายหลง

คมอโปรแกรม DocSYS : 13

คนหาแฟมเอกสาร3

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 14

3.1 คนหำแฟมเอกสำร กรอก ค�ำคน (หรอไมกรอกกไดจะแสดงทกเอกสาร) ทชองคนหาทดานบนของเโปรแกรม แลวกด

แปมพมพ Enter โปรแกรมจะแสดงผลการคนหา

โปรแกรมแสดงผลการคนหา โดยเรยงตามชอแฟม ซงสงทโปรแกรมท�าการคนหาคอ

- ชอแฟม

- เลขทะเบยน

- เลขทในเอกสาร

- ชอไฟลทไดอพโหลด

หากเปนเจาของแฟม (เปนผสรางแฟมนน) ระบบจะแสดงปมแกไข และปมลบ

ผใชงานคลกทชอแฟม เพอแสดงหนาตางรายละเอยดแฟม

เมอคลกทชอแฟม โปรแกรมจะแสดงหนำตำงแสดงรำยละเอยดแฟม

คมอโปรแกรม DocSYS : 15

เพมเตม4

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 16

4.1 เปลยนขอควำมหนำจอ โปรแกรมอนญาตใหผใชงานเปลยนขอความ (label) ของหนาจอกรอกขอมลแฟมเอกสารไดบาง

สวน โดยเมอเปลยนแลวจะมผลกบหนาจออนดงน

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 17

ซงมวธแกไขขอความในกรอบสแดง ดงน

1. แกไขไฟล docsys/protected/views/doc/lang/th.php

2. แกไขขอความภาษาไทย ทอยในเครองหมาย single quote (หามลบเครองหมายนออก)

3. บนทกไฟล แลวอพโหลดไปวางทบของเดมทอยเครองทตดตงโปรแกรม

คมอโปรแกรมจดเกบเอกสารออนไลน : 18

3. แกไขขอมล แลวคลกปม บนทกขอมล

4.2 เปลยนรหสผำน และขอมลสวนตว 1. คลกทเมนบารทแสดงชอเขาใชระบบ

2. คลกปม ขอมลวนตว 1

2