Vejledning til DynamicTemplate - Brugere

Skabeloner

Figur 3

Når knappen ‘Skabeloner’ aktiveres i menuen til DynamicTemplate, fremkommer følgende dialogboks:

Figur 4

Formålet med dialogboksen i Figur 4 er for brugeren at finde og åbne en ønsket skabelon. Brugeren kan benytte ‘Mapper og skabeloner’-ruden til at navigere til og åbne den ønskede skabelon. Alternativt kan ‘Foretrukne skabeloner’ anvendes som genvej til de hyppigst anvendte skabeloner.

Det er i dialogboksen muligt at udvide/formindske enten visningen af mappestrukturen eller skabelonerne ved at trække i adskilleren mellem to områder, som vist herunder.

Figur 5

Bemærk, at skabeloner kan åbnes på tværs af Office-programmerne. Hvis brugeren for eksempel fra Word forsøger at åbne en skabelon i PowerPoint, og PowerPoint ikke er åbent i forvejen, så vil DynamicTemplate selv starte PowerPoint op og åbne skabelonen heri.

Aktiveres knappen ‘opdatér’ , vil dialogboksen opdatere information om mappeindholdet i navigationsruden. Hvis en bruger for eksempel opretter undermapper i stifinder, mens dialogboksen er åben, vil knappen ‘opdatér’ fremtvinge visning af den nye mappestruktur. Denne knap findes også i andre dialogbokse, men vil kun blive omtalt her.

‘Filtype’ er en drop-down menu, der giver følgende fem valgmuligheder for at selektere visningen af filtyperne i navigationsruden:

• Alle DynamicTemplate filer • Alle Word skabeloner – (*.dot, *.dotx, *.dotm) • Alle Excel skabeloner – (*.xlt, *.xltx, *.xltm) • Alle PowerPoint skabeloner – (*.pot, *.potx, *.potm) • Alle Outlook skabeloner – (*.oft)

‘Alle DynamicTemplate filer’ vil være begrænset til visning af alle de gyldige filtyper, dvs. hhv. de ovenfor oplistede Word, Excel, PowerPoint og Outlook skabeloner.

Foretrukne skabeloner

‘Foretrukne skabeloner’ i Figur 4 er en brugerspecifik oversigt over egne valgte foretrukne skabeloner. Den enkelte bruger kan således selv opsætte et ubegrænset antal foretrukne skabeloner inden for eget arbejds- og ansvarsområde. Listen over foretrukne skabeloner redigeres ved at aktivere knappen ‘Foretrukne’ i Figur 4, hvorved følgende dialogboks fremkommer:

Figur 6

Foretrukne skabeloner tilføjes ved at bruge plus-knappen , hvorved en ny dialogboks fremkommer:

Figur 7

I denne dialogboks skal der dels indtastes et navn til den foretrukne skabelon i feltet ’Navn’ og dels en sti til skabelonen i feltet ’Sti’. Den værdi, som indtastes i navnefeltet, vil være værdien, som vises i ’Foretrukne skabeloner’-feltet på Figur 4. Navnet behøver således ikke være identisk med filnavnet.

Under ‘Sti’ kan brugeren indtaste den absolutte sti til skabelonfilen (se eksempler i Figur 6). For at lette indtastning af foretrukne skabeloner er der til højre for hver enkelt

skabelonsti indsat en ‘gennemse’-knap: . Aktiveres denne knap, fremkommer følgende dialogboks:

Figur 8

I dialogboksen vist i Figur 8 er det muligt at gennemse alle tilgængelige skabeloner, og metoden hertil er identisk med navigationen i dialogboksen i Figur 4.

For at fjerne en foretrukken skabelon anvendes kryds-knappen i Figur 6 efter markering af en foretrukken skabelon i listen. Der vil ikke blive advaret om sletning af en foretrukken skabelon, når denne forsøges slettet. Bemærk, at det ikke er den reelle skabelon, som slettes, men blot ”pegepinden” hen til skabelonen.

I dialogboksen i Figur 6 findes også knapper med pile pegende op og ned . Disse knapper anvendes til at ændre rækkefølgen på de foretrukne skabeloner. Forud herfor skal den ønskede foretrukne skabelon markeres i listen.

Startmappe

Ved at aktivere knappen ’gennemse’ for ‘Startmappe’-feltet fremkommer følgende dialogboks:

Figur 9

Via dialogboksen i Figur 9 er det muligt at navigere til den mappe, som ønskes defineret som den efterfølgende startmappe. Mappen vælges ved at aktivere ‘OK’-tasten, mens

mappen er fremhævet i navigationsruden.

Figur 10

Ved at aktivere ’OneClick Skabelon’ knappen, vises dialogboksen til oprettelse af OneClick skabeloner, som vist på Figur 11.

Figur 11

Når en OneClick skabelon åbnes i Word, indlæses den angivne designskabelon automatisk, og evt. dialogboks til angivelse af modtageroplysninger, afsenderoplysninger m.v. aktiveres.

Derefter indsættes evt. valgt frase eller samlefrase automatisk.

Hvis frasen indeholder felter, vises dialogboksen til angivelse af felternes værdi, hvorefter det færdige dokument er klar til brug.

Vær opmærksom på, at ’Normal.dotm’ skabelonen på den aktuelle maskine ikke må indeholde makroer, da disse kan forstyrre dokumentdannelsen, når OneClick skabelonen anvendes.

Brugere

Figur 14

Ved aktivering af knappen vist i Figur 14 fremkommer denne dialogboks:

Figur 15

Listen i denne dialogboks indeholder navnene på de tilgængelige lokale brugerprofiler, som er blevet oprettet – til dels automatisk og til dels manuelt.

Ved opstart af et Office program, oprettes automatisk en profil for ens egen bruger fra Active Directory. I Figur 15 findes der én profil, ’MP’, som netop er den automatisk oprettede profil for den aktuelle bruger (i dette eksempel).

Formålet med at oprette flere profiler er, at disse kan anvendes ved dannelse af skrivelser, såfremt der ønskes anvendt andre afsenderinformationer, andet afsenderlogo, andre underskrivere o. lign.

For at oprette en ny profil aktiveres knappen ’Ny bruger’, hvorved følgende dialogboks fremkommer:

Figur 16

De viste felter i Figur 16 varierer alt efter den opsætning, der ønskes anvendt i DynamicTemplate.

Til højre for ’Netværksprofil’-feltet kan et brugernavn indtastes. Når dette er sket, gøres knappen ’Kopier’ aktiv. Tryk på knappen medfører, at de tilhørende felter fra Active Directory indsættes. Når knappen ’Kopier’ aktiveres, vil brugeren blive promptet med følgende dialogboks:

Figur 17

Knappen ’Find bruger’ anvendes til at fremsøge en bruger, såfremt bruger ID´et på brugeren ikke kendes. Tryk på knappen frembringer en dialogboks med søgefelter.

I Figur 18 vises dialogboksen til fremsøgning af brugere. Der er i et af søgefelterne skrevet ”Peter”, og knappen ’Søg’ er efterfølgende blevet aktiveret. Søgeresultatet viser derfor alle personer, hvori teksten ”Peter” indgår i navnet:

Figur 18

Såfremt det ønskes, at der skal søges præcist, sættes markering i feltet ’Præcis søgning’. Herved vil der kun blive fundet personer, der har den eksakte værdi angivet i deres Active Directory felt i forhold til det indtastede søgekriterium.

F.eks. vil en søgning på ”Peter”, med fluebenet sat, ikke returnere nogen personer, da der ikke findes personer kun med navnet ”Peter” – de har også et efternavn. Derimod vil en præcis søgning på ”Peter Hansen” frembringe netop denne person i søgeresultatet (og ikke andre personer, der ikke hedder nøjagtigt dette).

En bruger vælges ved at dobbeltklikke på brugeren i listen eller blot markere brugeren og trykke ’OK’. Herefter overføres brugeren til dialogboksen vist i Figur 16, og de tilhørende Active Directory felter udfyldes.

Efter endt indtastning af data tastes ’OK’, hvorefter profilen oprettes og listes i brugerdialogboksen:

Figur 19

Den nye brugerprofil blev navngivet ”PRK” og ses nu i dialogboksen. Bemærk i øvrigt, at navnene på profilerne, som oprettes, skal være unikke.

I dialogboksen i Figur 15 og Figur 19 findes desuden knapper til at redigere en profil, som frembringer en dialogboks lignende den i Figur 16 (dog hvor feltet ’Bruger ID’ er inaktivt), samt til at slette en brugerprofil.

Send som PDF

Figur 20

‘Send som PDF’-knappen er tilgængelig i DynamicTemplates menubånd i Microsoft Office Word, Excel og PowerPoint. Aktiveres knappen ‘Send som PDF’, vil indholdet i det aktive dokument, regneark eller den aktive diaspræsentation blive omdannet til en fil af typen ‘.pdf’. Derpå åbnes Microsoft Outlook automatisk, og den netop genererede PDF vedhæftes i en ny tom e-mail i Outlook.

Når knappen aktiveres i Word vil eventuelle forsendelsesbilag, der er tilknyttet dokumentet, ligeledes blive vedhæftet den nye mail.

Fraser

Figur 30

Fraser forstås i DynamicTemplate som standardindhold, der kan indeholde tekst, billeder, tabeller, dialogbokse m.v. Der skelnes mellem nedenstående typer af frasefiler:

• Word fraser (’.doc’, ’.docx’ og ’.docm’ Word dokumenter) • Rene tekstfraser (’.txt’ filer) • ’TDS SamleFraser’ (’.tdsx’ filer)

Alle fraser af typen Word dokument er fraser med indhold og formatering. Alle fraser af typen ‘.txt’ er blot indhold uden formatering. Alle fraser af typen ‘.tdsx’ er en samling af fraser, der kan være en kombination af de øvrige frasefiltyper. Aktiveres knappen ‘Fraser’, afbilledet i Figur 30, fremkommer følgende dialogboks:

Figur 31

Foretrukne

‘Foretrukne fraser’ i Figur 31 er en brugerspecifik oversigt over egne valgte foretrukne fraser. Den enkelte bruger kan således selv opsætte et ubegrænset antal foretrukne fraser inden for eget arbejds- og ansvarsområde. Listen over foretrukne fraser redigeres ved at aktivere knappen ‘Foretrukne’ vist i Figur 31, hvorved følgende dialogboks fremkommer:

Figur 32

Foretrukne fraser tilføjes ved at bruge plus-knappen , hvorved en ny dialogboks fremkommer:

Figur 33

I denne dialogboks skal der dels indtastes et navn til den foretrukne frase i feltet ’Navn’ og dels en sti til frasen i feltet ’Sti’. Den værdi, som indtastes i navnefeltet, vil være værdien, som vises i ’Foretrukne fraser’-feltet i Figur 31. Navnet behøver således ikke være identisk med filnavnet.

Under ‘Sti’ kan brugeren indtaste den absolutte sti til frasefilen (se eksempler i Figur 31). For at lette indtastning af foretrukne fraser er der til højre for hver enkelt frasesti indsat en ‘gennemse’knap: . Aktiveres denne knap, fremkommer følgende dialogboks:

Figur 34

I dialogboksen vist i Figur 34 er det muligt at gennemse alle tilgængelige fraser. Metoden hertil er identisk med navigationen i dialogboksen i Figur 4.

For at fjerne en foretrukken frase anvendes kryds-knappen i Figur 32 efter markering af en foretrukken frase i listen. Der vil ikke blive advaret om sletning af en foretrukken frase, når denne forsøges slettet. Bemærk, at det ikke er den reelle frase, som slettes, men blot ”pegepinden” hen til frasen.

For at redigere en eksisterende foretrukken frase anvendes rediger-knappen efter markering af en foretrukken frase i listen. Dette frembringer en dialogboks magen til den vist i Figur 33 – dog med værdier i felterne. Efter endt redigering trykkes ’OK’, hvorved den foretrukne frase opdateres i henhold til de indtastede værdier.

I dialogboksen i Figur 32 findes også knapper med pile pegende op og ned . Disse knapper anvendes til at ændre rækkefølgen af de foretrukne fraser. Forud herfor skal den ønskede foretrukne frase markeres i listen.

Forsendelsesbilag

Figur 74

”Forsendelsesbilag” knappen på DynamicTemplate-båndet i Word giver brugeren mulighed for at tilknytte bilag til dokumentet i form af pdf-filer. Disse bilag omtales som forsendelsesbilag, da de relaterer sig til forsendelsen af det aktuelle dokument.

Når en pdf-fil tilknyttes et dokument som et forsendelsesbilag, bliver indholdet af pdf-filen ikke indsat direkte i dokumentet. I stedet gemmes blot en reference til den pdf-fil, som udgør forsendelsesbilaget.

Forsendelsesbilag er ikke at forveksle med bilag i SamleFraser, da bilag i SamleFraser indsættes som en del af det aktuelle dokument.

Forsendelse af et dokument kan ske enten ved at benytte funktionen ”Send som PDF”, eller ved at benytte en af de Output Management integrationer som findes i DynamicTemplate og som anvendes via gruppen ’Forsendelse’, eksempelvis Doc2Mail.

Sidepanelet ”Forsendelsesbilag”

Når der klikkes på ”Forsendelsesbilag” knappen på DynamicTemplate-båndet, aktiveres et sidepanel, hvorfra forsendelsesbilag for det aktuelle dokument kan administreres. Nedenstående figur viser Word med sidepanelet åbent.

Figur 75

Sidepanelet kan skjules igen enten ved at klikke ”Forsendelsesbilag” på DynamicTemplatebåndet eller ved at klikke på krydset i panelets øverste højre hjørne.

Bilag kan tilføjes enten ved at klikke på ”Tilføj…” knappen eller ved at højreklikke på listen og vælge ”Tilføj…” fra kontekstmenuen.

Bilag kan fjernes ved at klikke på krydset ud for det bilag, der ønskes fjernet.

Rækkefølgen af bilagene kan ændres ved at klikke på pilene ud for det enkelte bilag. Rækkefølgen er afgørende for, hvordan bilagene behandles af det enkelt Output Management system. Eksempelvis bliver bilagene printet og kuverteret i den angivne rækkefølge, når dokumentet sendes til fjernprint.

Brugeren kan få vist de enkelte bilag ved at højreklikke på dem og vælge ”Vis” i kontekst menuen. Herved vil bilaget blive åbnet i maskinens standardprogram for pdf-filer.