Bài giảng môn.

SẢN PHẨM & DỊCH VỤ THÔNG TIN

(Information Products and Services)

Thời gian: 4 đvht

Người biên soạn: ThS.GVC. Trần Thị Hải

Mục đích , yêu cầu:

- Cung cấp cho sinh viên kiến thức lý luận cơ bản về sản phẩm và dịch vụ

thông tin- thư viện.

- Giới thiệu các sản phẩm thông tin và dịch vụ thông tin.

- Thực tiễn tác động đến sự phát triển các sản phẩm & dịch vụ thông tin,

hiệu quả của nó trong đời sống kinh tế -xã hội.

1

TÀI LIỆU THAM KHẢO.

TIẾNG VIỆT

1. Đảng cộng sản Việt nam. Văn kiện đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X.- H.:

Chính trị quốc gia, 2006 .- 375 tr.

2. Đặng Ngọc Dinh. Nền kinh tế tri thức và mục tiêu công nghiệp hoá - hiện đại

hoá của Việt nam trong tầm nhìn 2020.( Kỷ yếu Hội thảo khoa học Kinh tế tri

thức và những vấn đề đặt ra đối với Việt nam)// Ban khoa giáo TW, Bộ

KH&CN, Bộ ngoại giao, 2000.- tr 94- 99.

3. Kinh tế tri thức và những vấn đề đặt ra đối với Việt Nam.- H.: Thống kê,

2000.- 259 tr.

4. Nền kinh tế kinh tế tri thức ( Nhận thức và hành động) .- H.: Thống kê, 2000.-

215 tr.

5. Nguyễn Hữu Hùng. Thông tin từ lý luận tới thực tiễn. - H.: Văn hoá thông

tin, 2005.- 835 tr.

6. Nguyễn Viết Nghĩa. Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn

tin.// Thông tin tư liệu, 2001, số1.-Tr 12- 17.

7. Trần Mạnh Tuấn. Sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện.- H.:

TTTTKHCNQG, 1998.- 324 tr.

TIẾNG ANH

1.Atherton.P. Handbook for information system and services.- P.:

Unesco,1997.-259 p.

2. Colin Harris. Management information systems in libraries and information

services.- London, university of salford,1998.- 164 p.

2

CHƯƠNG 1

LÝ THUYẾT CHUNG VỀ SẢN PHẨM & DỊCH VỤ THÔNG TIN.

1.1. SƠ LƯỢC VỀ LỊCH SỬ.

Thư viện có lịch sử ra đời rất lâu từ khoảng 2.500 năm TCN, sản phẩm

dưới hình thức là các phiếu mục lục thư viện đã xuất hiện vào khoảng 2.000

năm TCN. Đến đầu thế kỷ thứ 3 TCN tại thư viện Alecxandre đã có những sản

phẩm là những bản liệt kê tài liệu (tuy còn chép tay) ngoài yếu tố thư mục có

một số tóm tắt được biên soạn giúp cho người sử dụng lựa chọn thông tin.

Có thể khẳng định sản phẩm và dịch vụ TT giản đơn ra đời ở các thư viện

cổ nhất nhằm phục vụ cho quyền lợi của một số tầng lớp thống trị và tri thức

xã hội.

Dưới thời kỳ phong kiến cho tới cuộc cách mạng tư sản Pháp 1789, các thư

viện khoa học ra đời và các sản phẩm dịch vụ thông tin cũng phát triển, cuối

TK 17 đã xuất hiện dạng tài liệu mới : các tạp chí khoa học, đó là tiền thân của

tạp chí tóm tắt.

Cuộc cách mạng tư sản ở các nước phương tây, hệ thống TBCN ra đời thời

kỳ đầu tính chất dân chủ, tiến bộ đã cho phép con người phát triển nhân cách

nâng cao dân trí. Việc sử dụng thư viện được mở rộng trong xã hội mang tính

chất xã hội, đây là điều kiện thuận lợi cho sự phát triển các sản phẩm và dịch

vụ thông tin. Lúc này các thư viện đã phấn đấu nhằm thoả mãn nhu cầu của

người đọc và là cơ sở của phương pháp luận khoa học về thư viện, thư mục, tư

liệu, thông tin...

3

Trong thế kỷ 19 và nửa đầu thế kỷ 20 khoa học kỹ thuật ngày càng phát

triển mạnh mẽ, các hoạt động của cơ quan thông tin & thư viện ngày càng

chuẩn mực, nhiều loại hình sản phẩm & dịch vụ thông tin ra đời như: tạp chí

tóm tắt, danh mục tóm tắt.. Dịch vụ tìm tin và dịch vụ tư vấn tại một số nước

công nghiệp phát triển (Mỹ, Anh, Pháp, Đức..), đã xuất hiện những cơ quan, tổ

chức có chức năng chuyển thông tin tới người dùng trong một số lĩnh vực khoa

học, công nghệ, thương mại...

Từ giữa thế kỷ 20 đến nay, sự phát triển mạnh của các cơ quan thông tin

các lĩnh vực khoa học, toán học ứng dụng, công nghệ tin học, viễn thông, hệ

thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày càng phong phú,đa dạng. Sự

phát triển hướng tới xã hội thông tin là môi trường quan trọng tạo nên chất

lượng cao của các sản phẩm và dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu đa

dạng của NDT.

Vào đầu những năm 60, Internet ra đời trên cơ sở một mạng thông tin tự

động hoá phục vụ cho lĩnh vực quân sự của Mỹ. Những ưu điểm nổi bật của

mạng này đã tạo cho nó những điều kiện không ngừng được hoàn thiện và phát

triển, cho tới nay đã trở thành một siêu mạng có tính toàn cầu và phục vụ cho

nhu cầu tìm kiếm và trao đổi thông tin thuộc tất cả các lĩnh vực khoa học, công

nghệ, thương mại và các hoạt động khác của đời sống xã hội với khoảng hàng

chục triệu máy tính được kết nối vào mạng và có khoảng hàng trăm triệu người

sử dụng.

Mức độ và trình độ phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin được thể

hiện trên nhiều phương diện rất khác nhau. Trong đó xuất hiện nhiều loại hình

dịch vụ thông tin mới như: dịch vụ môi giới thông tin. Nhiều hiệp hội và các

cơ quan khoa học, thông tin khoa học của các nước phát triển( Mỹ, Anh, Pháp,

Đức...) là những nhà sản xuất một khối lượng khổng lồ các sản phẩm thông tin

cũng như thực hiện nhiều loại hình dịch vụ có liên quan tới khai thác và sử

4

dụng thông tin ( Hội hoá học Mỹ, Viện Thông tin khoa học và kỹ thuật toàn

Nga...)

Hệ thống các sản phẩm thông tin ngày càng phong phú về số lượng và

loại hình.Trong số sản phẩm thông tin, sự ra đời của cơ sở dữ liệu(CSDL) đánh

dấu một kỷ nguyên mới cho hoạt động các cơ quan thông tin. Từ đầu năm 90

thế kỷ XX đã xuất hiện những khái niệm như :”thư viện điện tử”, “thư viện

ảo”, “thư viện không tường”, “thư viện số”. Các cơ quan thông tin và thư viện

thực hiện các dịch vụ thông tin nhằm giúp cho người dùng tin, sử dụng tài

nguyên thông tin của các cơ quan thông qua các mạng của máy tính. Quá trình

điện tử hoá các nguồn thông tin, trong đó các thông tin bậc 1 các thông tin bậc

2, bậc 3 dựa trên công nghệ thông tin hiện đại.

Sự trợ giúp của công nghệ tin học và hệ thống viễn thông, cùng với môi

trường pháp lý các quan hệ quốc tế mang lại đã tạo ra khả năng và xu hướng

tiến tới hình thành một không gian thông tin thống nhất trên phạm vi toàn cầu.

Bản chất của không gian thông tin này chính là các cơ quan thông tin, thư viện

và người dùng tin được coi là các thành viên.

- Ở cấp độ quốc tế : giữa các quốc gia cùng tham gia vào mạng thông tin

cần tạo sự thoả thuận hợp lý để bảo vệ và tạo ra sự hài hoà về quyền lợi của họ.

Trong đó nổi bật là các vấn đề an ninh về thông tin cho mỗi quốc gia, bản

quyền trong qúa trình trao đổi thông tin, vấn đề xác lập một trật tự thông tin

mới trên thế giới...

- Ở cấp độ quốc gia : đó là vấn đề xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cho hạ

tầng thông tin quốc gia, vấn đề an ninh quốc gia, vấn đề bản quyền trong qúa

trình trao đổi thông tin, môi trường pháp lý, ngân sách cho việc xây dựng, vận

hành và bảo trì các mạng trong việc hoà nhập cũng như khai thác các nguồn

thông tin trong và ngoài nước.

5

- Ở cấp độ các cơ quan thông tin : Đó là chiến lược hoạt động nhằm góp

phần làm giàu nguồn thông tin chiến lược khai thác một cách tối ưu, phù hợp

với các mục tiêu phát triển của mình trong những giai đoạn cụ thể. Đó là cơ sở

cho quá trình hoà nhập với khu vực quốc tế, chiến lược phát triển các loại hình

sản phẩm và dịch vụ thông tin.

- Ở cấp độ người dùng tin trực tiếp: khả năng tài chính, những hiểu biết

cần thiết về cơ câú các nguồn thông tin, năng lực của các cơ quan thông tin -

thư viện, khả năng nhận biết, đánh giá, lựa chọn, sử dụng có hiệu quả các sản

phẩm và dịch vụ thông tin.

1.2. CÁC KHÁI NIỆM SẢN PHẨM, DỊCH VỤ THÔNG TIN

1.2.1. Sản phẩm thông tin

a. Khái niệm

Sản phẩm là khái niệm được sử dụng trước tiên, chủ yếu trong lĩnh vực

kinh tế học và hoạt động thực tiễn của nền sản suất. Tồn tại một số khái niệm

có liên quan chặt chẽ tới sản phẩm như: vật phẩm, hàng hoá...

Quá trình lao động để tạo ra sản phẩm chính là quá trình xử lý thông tin

(bao gồm biên mục, phân loại, định từ khoá, tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng

quan ...các quá trình phân tích - tổng hợp thông tin khác).

Mức độ thoả mãn nhu cầu thông tin ở những sản phẩm khác nhau cũng

rất khác nhau. Các sản phẩm thông tin có khả năng thoả mãn những nhu cầu

tra cứu thông tin về tài liệu và tồn tại dưới dạng dữ kiện, toàn văn, tổng thuật...

có khả năng thoả mãn nhu cầu về chính bản thân thông tin.

Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân

hoặc tập thể nào đó thực hiện nhằm thoả mãn nhu cầu người dùng tin.

b. Một số khái niệm

6

+ Tài liệu bậc 2 là tài liệu được hình thành nhờ quá trình xử ký phân tích -

tổng hợp và logic các thông tin có trong tài liệu bậc 1.

Ấn phẩm thông tin là xuất bản phẩm có nội dung chủ yếu là thông tin cấp

2, do các cơ quan có hoạt động thông tin khoa học và kỹ thuật xuất bản.

Xét từ góc độ của quá trình hình thành một sản phẩm, ấn phẩm thông tin là

kết quả của việc xử lý phân tích- tổng hợp các tài liệu khoa học, do một cơ

quan thông tin khoa học thực hiện nhằm mục đích cung cấp cho các nhà khoa

học, các chuyên gia, những người áp dụng các công nghệ sản xuất mới thông

tin về các thành tựu khoa học, kỹ thuật và sản xuất mới nhất ở trong nước và

ngoài nước.

+ Tài liệu tra cứu là các tài liệu có mục đích cung cấp một cách nhanh

chóng thông tin thuộc các lĩnh vực khoa học, công nghệ hay hoạt động thực

tiễn.

Các thông tin có trong tài liệu tra cứu là kết quả tổng hợp, khái quát về lý

luận, các dữ kiện khoa học cơ bản, đặc tính quá trình sản xuất...

1.2.2. Dịch vụ thông tin

a. Khái niệm.

Dịch vụ thông tin là những hoạt động nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin và

trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan thông tin & thư viện.

b. Đặc tính chung của dịch vụ.

+ Tính vô hình.

- DV không thể nhìn thấy, nắm lấy hay nhận diện bằng cách giác quan.

- Chỉ sau khi sử dụng, mới có đánh giá đầy đủ về DVđã “bỏ tiền ra mua”.

- Khi quảng cáo, makerting cho các DV, cần phải tạo cho khách hàng cảm

giác hữu hình về tiềm năng của các DV đó.

7

+ Tính không xác định: dịch vụ gắn chặt với người cung cấp dịch vụ, trong

khi đó chất lượng của dịch vụ lại phụ thuộc chặt chẽ vào từng cá nhân thực hiện

dịch vụ (trình độ, kỹ năng, tâm sinh lý..) và hơn thế nữa, đối với từng cá nhân,

chất lượng dịch vụ nhiều khi cũng thay đổi theo thời gian.

+ Tính liên hoàn : các giai đoạn phân tích nhu cầu, xác định nguồn tin cần

thực hiện phép tìm, quá trình tìm và gửi kết quả tới người có nhu cầu của người

dùng tin . DV cần đảm bảo tính liên tục, không tách rời.

VD: Để thực hiện DV tìm kiếm TT gồm các giai đoạn: Phân tích nhu cầu,

xác định nguồn cần thực hiện phép tìm, thực hiện quá trình tìm và gửi kết quả

tới người có nhu cầu… không thể tiến hành độc lập với nhau.

- Lý do: Người sử dụng DV không coi trọng kết quả riêng lẻ của từng công

đoạn mà họ quan tâm tới kết quả cuối cùng có thoả mãn nhu cầu hay không.

+ Tính tồn kho: cơ quan tổ chức dịch vụ vẫn phải dành cho những khoản chi phí thường xuyên để trả lương cho người thực hiện dịch vụ, đào tạo đối với những dịch vụ mới, trình độ chuyên môn và tính cập nhật, bảo hành các sản phẩm .

Tên dịch vụ Tài sản lâu bền

được sử dụng

Sản phẩm

được sử dụng

Tìm kiếm thông tin

thư mục

- Các trang thiết bị cơ khí

hoá hay tự động hoá

- Hệ thống mục lục

- Bản thư mục.

- CSDL

E- mail, Fax - MTĐT, modem

- Đường liên lạc viễn thông

Tìm tin on-line,

off-line

- MTĐT, modem

- Đường liên lạc viễn thông

- CSDL

- Các hệ thống tra cứu

thông tin khác.

8

Khai thác tài liệu

nghe nhìn, vi dạng

- Máy đọc vi phim, vi phiếu

- Máy in, máy sao chụp

- Máy ghi âm, bộ đầu đọc

video

- Hệ thống ML

- Bản thư mục

- CSDL

c. Một số khái niệm có liên quan.

Loại hình hoạt động luôn gắn chặt với người thực hiện nó.

+ Mỗi DV TT-TV cụ thể, thường gắn với những nhóm chuyên gia khác nhau.

+ DV TT mang ý nghĩa XH sâu sắc toàn diện vì:

- Hoạt động TT-TV thuộc khu vực phi lợi nhuận và thuộc DV phi lợi nhuận.

- DV TT còn có ý nghĩa, giá trị kinh tế to lớn như: DV thông tin công nghệ,

DV tư vấn về KH& CN, DV phục vụ phát triển KH CN, DV phục vụ chuyển

giao công nghệ…

- Mỗi SP TT đều gắn với những DV TT tương ứng để nâng cao hiệu quả DV.

- Dịch vụ khoa học- kĩ thuật được sử dụng trong kinh tế học và quản lý

hoạt động KH, công nghệ nhằm hỗ trợ tiến bộ KHKT vào sản xuất.

- Nhóm DV KHKT:

+ Hoạt động TT KHKT

+ Hoạt động tư vấn…

- Ý nghĩa DV KHKT:

+ Tạo cơ sở cho hoạt động KHCN

+ Tạo điều kiện phát triển nhiều lĩnh vực của đời sống XH và SX.

- Dịch vụ dữ liệu là thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực tin học và liên

lạc viễn thông.Tổ chức thực hiện quá trình quản trị các ngân hàng thông tin dữ

liệu và khách hàng thâm nhập dữ liệu với điều kiện nhất định.

- Dịch vụ viễn tin là thuật ngữ được sử dụng trong lĩnh vực tin học và liên

lạc viễn thông, cho phép tiếp nhận các văn bản, đồ hoạ, hình ảnh được trình bày

giống như trên giấy.

1.2.3. Một số vấn đề của thông tin dữ kiện.

Từ trước đến nay, các cơ quan thông tin & thư viện rất quen thuộc với

tổ chức hoạt động là thông tin tài liệu. Mục đích là cung cấp cho người dùng tin

9

các thông tin về tài liệu (thông tin thư mục, các sản phẩm dạng tổng thuật, lược

thuật...). Trong điều kiện cần được mở rộng theo nhu cầu người dùng tin, các

sản phẩm được tạo nên nhờ quá trình xử lý sâu vào nội dung thông tin của

nguồn tin và cũng từ đó thông tin dữ kiện ra đời.

Nội dung của thông tin dữ kiện, cần chú ý tới một số khái niệm sau:

Dữ kiện là thông tin phản ánh các thuộc tính, khía cạnh, trạng thái của

một lớp đối tượng ( sự vật, hiện tượng, quá trình).

Ví dụ 1: Thông tin về giới tính, trình độ văn hoá/ nghề nghiệp, lứa tuổi ...

của một cá nhân/ nhóm cá nhân là các dữ kiện phản ánh đặc điểm của các đối

tượng trên.

Ví dụ 2: Các số liệu về số dân , thành phần dân cư (chia theo dân tộc,

chủng tộc, tôn giáo, trình độ văn hoá, mức sống ...) của một cộng đồng/ khu

vực địa lý là các dữ kiện phản ánh một phần trạng thái kinh tế - xã hội của

cộng đồng / khu vực địa lý đó.

Sự phát triển của hoạt động thông tin dữ kiện là quá trình đa dạng hoá các

loại hình SP&DVTT, muốn tổ chức tốt hoạt động thông tin dữ kiện cần phải

phân loại dữ kiện như: mục đích sử dụng thông tin của NDT, đặc tính dữ kiện

cần lưu trữ, phạm vi sử dụng của dữ kiện...

Phân loại dữ kiện:

- Dựa theo tính chất dữ liệu của dữ kiện được lưu trữ, có thể chia thành các

nhóm :

+ dữ kiện dạng số

+ dữ kiện dạng văn bản

+ dữ kiện dạng phi văn bản khác( âm thanh,bảng/ biểu đồ...).

- Dựa theo phạm vi sử dụng, có thể chia dữ kiện thành các nhóm :

+ Dữ kiện được sử dụng chủ yếu trong một phạm vi cụ thể (lĩnh vực hoạt

động, chuyên ngành khoa học kỹ thuật... ví dụ lĩnh vực hoá học )

+ Dữ kiện được sử dụng trong một số lĩnh vực, ví dụ lĩnh vực khí quyển

bao gồm địa lý, hoá học .

10

+ Dữ kiện được sử dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động, nhiêù ngành khoa

học, kỹ thuật (các khoa học tự nhiên, các khoa học kỹ thuật, các khoa học xã

hội và nhân văn.. hoạt động kinh tế, xã hội,.) Ví dụ: lĩnh vực về KH môi

trường bao gồm : toán KHXH, địa lý , hoá học, XHH...)

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1.

1. Trình bày các khái niệm cơ bản về sản phẩm và dịch vụ thông tin.

2. Trình bày một số khái niệm về thông tin dữ kiện.

11

CHƯƠNG 2

SẢN PHẨM THÔNG TIN VÀ XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN.

2.1. HỆ THỐNG TRA CỨU THỦ CÔNG.

2.1.1. Hệ thống mục lục

a. Khái niệm.

Hệ thống mục lục (thường gọi là mục lục) là tập hợp của các đơn vị/

phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin/

một nhóm cơ quan thông tin, thư viện.

Chức năng chủ yếu của mục lục là giúp người dùng tin xác định một vị

trí lưu trữ tài liệu trong kho, có thể nêu ra định nghĩa :

Mục lục là một tập hợp có thứ tự các điểm truy nhập, cùng với các mô

tả thư mục tới nguồn tài liệu của một hoặc một nhóm cơ quan thông tin, thư

viện cụ thể.

Mục lục - là sản phẩm chủ yếu của quá trình biên mục - là công cụ tra

cứu quan trọng vào bậc nhất trong cơ quan thông tin thư viện.

Mục lục được thể hiện dưới dạng sau : -

Mục lục dạng phiếu: là hệ thống phiếu được sắp xếp trong ngăn của tủ mục lục

.

- Mục lục dạng sách in.

- Mục lục COM là loại mục lục có hình thức vi dạng và được tạo nên từ

đầu ra của máy tính.

12

- Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC ) là loại mục lục mà

người dùng tin có thể khai thác trên mạng máy tính thông qua đường điện thoại

hoặc đường cáp quang.

b. Mục đích, chức năng

- Cho phép người dùng tin xác định được vị trí, nếu như người tìm tin biết

một trong số các thông tin về tài liệu như: Tác giả, tên tài liệu, chủ đề nội dung

tài liệu, môn loại khoa học. Tuỳ thuộc vào cách tổ chức mục lục mà NDT tìm

tới các nhóm thông tin.

- Phản ánh trữ lượng, thành phần của kho tài liệu (theo ngôn ngữ, theo

ngành khoa học hoặc theo hình thức tài liệu ..).

- Trợ giúp NDT lựa chọn tài liệu kết hợp các thông tin khác về tài liệu mà

chúng không sử dụng để làm dấu hiệu xây dựng mục lục (Ví dụ:thông tin về

xuất bản, đặc điểm số lượng của tài liệu... giúp người dùng tin quyết định lựa

chọn tài liệu cụ thể).

c. Các dạng mục lục truyền thống.

+ Mục lục dạng phiếu

+ Mục lục dạng sách

* Các loại mục lục :

+ Mục lục chữ cái: là loại mục lục mà các phiếu mục lục được sắp xếp theo

tên tác giả/ tên tài liệu của tài liệu được phản ánh.

+ Mục lục phân loại: là loại mục lục trong đó các phiếu mục lục được sắp

xếp theo các lớp trong trật tự logic của một sơ đồ ( khung / bảng)phân loại nhất

định.

+ Mục lục chủ đề: là loại mục lục mà trong đó các phiếu mục lục được sắp

xếp theo các chủ đề.

* Các thuộc tính đánh giá chất lượng một hệ thống mục lục.

+ Tính linh hoạt: bổ sung và thanh lọc tài liệu là công tác tiến hành thường

xuyên trong cơ quan thông tin &thư viện. Mục lục cần phản ánh kịp thời những

thay đổi đó. Sau này mục lục truy cập công cộng trực tuyến ( OPAC- Online

13

Public Access Catalogue) có khả năng linh hoạt so với các hình thức mục lục

khác.

+ Tính thân thiện đối với NDT

Thể hiện nguyên tắc hệ thống hoá và sắp xếp các đơn vị trong mục lục

phù hợp với thói quen khi NDT tìm kiếm thông tin. Nói các khác NDT dễ dàng

xác định các điểm truy nhập đối với mỗi nhóm tài liệu cụ thể.

+ Chi phí cao khi xây dựng và bảo trì.

Ở hệ thống mục lục thủ công muốn tạo ra nhiều điểm truy nhập tới tài liệu

thoả mãn yêu cầu của người dùng tin thì cấu trúc phức tạp và cồng kềnh. Do đó

chi phí xây dựng, bảo trì rất cao và rất phức tạp.

+ Sử dụng thuận tiện.

Khả năng luân chuyển các mục lục tới tận tay người dùng tin. Các mục

lục dạng sách và dạng thu nhỏ chiếm ưu thế. Nếu như người dùng tin khi được

trang bị máy tính, thì các mục lục đã được điện tử hoá (trên đĩa từ, truyền qua

mạng viễn thông...) tỏ ra có nhiều ưu thế và trong khi đó mục lục dạng phiếu lại

gặp nhiều trở ngại.

Trong điều kiện phát triển các mạng thông tin, các hệ thống mục lục trực

tuyến on- line và đặc biệt là mục lục OPAC phát triển mạnh.

Ưu điểm được thể hiện ở chỗ:

- mức độ cập nhật thông tin ở mức cao nhất.

- tạo ra nhiều điểm truy cập đến các thông tin mà chúng phản ánh (như

khả năng truy cập của các CSDL ).

- tạo ra khả năng truy cập phi tập trung tới các thông tin khi phản ánh

(khắc phục nhược điểm của mục lục dạng phiếu và dạng sách ).

2.1.2. Hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện

Hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện là tập hợp các phiếu chứa các thông tin

dữ kiện về một vấn đề cụ thể được xắp xếp theo một trật tự xác định .

Trong mỗi cơ quan thông tin & thư viện, hệ thống này được hình thành và

phát triển nhằm thoả mãn các yêu cầu của người dùng tin.(thường ở cơ quan

TT-TV chuyên ngành, các hệ thống thông tin hành chính, dịch vụ tư vấn...)

14

+ Tính chất của hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện:

- Khả năng thoả mãn nhu cầu về bản thân thông tin, tức là người dùng tin có

thể trực tiếp sử dụng các thông tin của hệ thống mà không cần phải sử dụng tới

bản thân nguồn tin gốc. Là một sản phẩm phục vụ nhu cầu về nội dung thông tin

( thuộc loại thông tin về nội dung).

- Có khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin cho NDT các thông tin tra cứu. Các

thông tin này phản ánh các các xuất xứ của dữ liệu- nơi cư trú của nội dung

thông tin và có thể mở rộng nội dung mà họ quan tâm thông qua những vấn đề

có liên quan.

- Khả năng cung cấp có hệ thống và đầy đủ về vấn đề mà dữ kiện phản ánh.

+ Các bước tiến hành xây dựng hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện như sau:

- Xác định phạm vi ( về nội dung và hình thức ) mà hệ thống phản ánh.

- Xử lý thông tin (xác định các nguyên tắc xử lý thông tin để hình thành

các phiếu tra cứu dữ kiện và tiến hành xử lý thông tin ).

- Kiểm định và hiệu đính thông tin.

- Sắp xếp các phiếu dữ kiện trong một hệ thống.

Chú ý:

- Xây dựng một hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện có giá trị cao là công việc

khó khăn phức tạp của quá trình xử lý thông tin và NDT có thể trực tiếp xây

dựng.

- Nâng cao chất lượng, độ tin cậy của các hệ thống tra cứu dữ kiện, cần

thường xuyên cập nhật thông tin.

- Quá trình xử lý thông tin tạo ra nội dung cho các phiếu dữ kiện vừa

mang tính chất hoạt động thông tin KH&NCKH.

Hiện nay, nhiều hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện được xây dựng dưới dạng

CSDL trên các CD-ROM và trong máy tính điện tử.

2.1.3.Thư mục

a. Khái niệm .

15

Thư mục là một sản phẩm thông tin, thư viện mà phần chính là tập hợp

các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài

liệu có chung một số dấu hiệu về nội dung hoặc hình thức .

Đối tượng được phản ánh trong thư mục là tài liệu nói chung, trong đó có tài

liệu bậc 1, tài liệu bậc 2 ...

Biểu ghi thư mục có thể có phần tóm tắt, chú giải để phản ánh một khía cạnh

về tính chất của thư mục.

b. Các loại thư mục.

* Dựa vào hình thức sản phẩm , thư mục tồn tại dưới dạng:

+ dạng phiếu gọi là thư mục phiếu

+ dạng ấn phẩm gọi là ấn phẩm thư mục

+ dạng thu nhỏ gọi là thư mục dưới dạng vi phim, vi phiếu.

+ dạng cơ sở dữ liệu gọi là cơ sở dữ liệu thư mục.

* Dựa vào mức độ xử lý thông tin tài liệu chia thành các nhóm:

+ Thư mục miêu tả

+ Thư mục tóm tắt /chú giải

+ Thư mục giới thiệu

* Dựa vào phạm vi khoa học được chia thành:

+ Thư mục chuyên ngành.

+ Thư mục đa ngành.

+ Thư mục tổng hợp.

* Dựa vào thuộc tính thời gian của tài liệu được chia thành:

+ Thư mục hiện tại.

+ Thư mục hồi cố.

* Dựa vào tính chất thông tin được chia thành:

+ Thư mục bậc 1.

+ Thư mục bậc 2.

+ Thư mục bậc 3,.....

Ngoài ra Thư mục quốc gia là một loại thư mục đặc biệt và có nhiều ý

nghĩa khác nhau. Trên thế giới cơ quan có chức năng biên soạn Thư mục quốc

16

gia của mỗi nước là thư viện Quốc gia - nơi nhận lưu chiểu các ấn phẩm của

toàn quốc gia .

Người ta có thể dựa vào một số tiêu chí khác nhau để lựa chọn tài liệu cho

thư mục quốc gia :

*Theo ngôn ngữ là bất cứ tài liệu được xuất bản ở đâu, nếu được thể hiện bằng

ngôn ngữ của quốc gia đó đều được đưa vào trong thư mục quốc gia .

*Theo cơ quan xuất bản: tài liệu được xuất bản dưới bất kỳ hình thức và ngôn

ngữ tại quốc gia đó đều được đưa vào trong thư mục .

*Theo tác giả: tài liệu được xuất bản bởi công dân hoặc cơ quan của quốc gia

đó sẽ được đưa vào thư mục quốc gia mà không bị giơí hạn bởi một điều gì .

*Theo nội dung : những tài liệu được xuất bản có nội dung liên quan tới bất kỳ

vấn đề nào của quốc gia đó cũng được đưa vào thư mục quốc gia cùng với xuất

bản phẩm của quốc gia đó .

Thư mục quốc gia hồi cố phản ánh các tài liệu được lựa chọn (theo các

nguyên tắc trên ) xuất hiện trong khoảng thời gian xác định .

Thư mục quốc gia hiện tại phản ánh các tài liệu đang/ sẽ được xuất bản

trong một quốc gia .

Chức năng chủ yếu của thư mục quốc gia là giúp tra cứu, kiểm soát nguồn

tài liệu đã, đang và sẽ được xuất bản của mỗi quốc gia được thể hiện dưới hình

thức thư mục miêu tả.

Thư mục quốc gia thường được xuất bản thành hai phần tương ứng với

thư mục quốc gia sách và thư mục quốc gia các bài trích tạp chí. Thư mục

quốc gia sách được xuất bản hàng năm (thậm chí nửa năm, quý, tháng ); thư

mục quốc gia bài trích tạp chí được xuất bản theo chu kỳ tháng (hoặc tuần).

c. Cấu trúc của thư mục .

Một ấn phẩm thư mục đầy đủ gồm các phần:

Thông tin xuất bản là tập hợp các thông tin đặc trưng cho ấn phẩm thư

mục với tư cách đó là một tài liệu .

17

* Phần chính: là phần tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo

một trật tư xác định. Các biểu ghi này chính là kết quả của quá trình sử lý

thông tin đối với các tài liệu được lựa chọn phản ánh trong thư mục.

Bộ máy tra cứu bao gồm :

+ Mục lục .

+ Lời giới thiệu.

+ Hướng dẫn sử dụng thư mục.

+ Khung đề mục sắp xếp các biểu ghi thư mục trong phần chính .

+ Các bảng tra cứu bổ trợ .

+ Danh mục các nguồn trích để lựa chọn tài liệu phản ánh trong thư mục

(VD: đối với thư mục bài trích tạp chí, đó là danh mục tạp chí nguồn).

+ Các ký hiệu, những quy định viết tắt được sử dụng trong thư mục .

+ Hệ thống chỉ dẫn ( Phần chính , khung đề mục ...) và các bảng tra cứu

bổ trợ tạo thành tập hợp các điểm truy nhập tới các biểu ghi trong thư mục .

* Phần phụ của ấn phẩm thư mục bao gồm :

+ Mẫu phiếu yêu cầu .

+ Mẫu phiếu liên hệ ngược được cơ quan / người biên soạn thư mục xây

dựng nhằm thu nhập các thông tin đánh giá về thư mục từ phía người dùng tin

+ Thông tin quảng cáo .

d. Quy trình biên soạn .

Quy trình biên soạn một ấn phẩm thư mục gồm các bước sau :

* Xây dựng đề cương.

- Mục đích, chức năng của thư mục. Thư mục được biên soạn nhằm thoả mãn

những nhu cầu thông tin nào ? phục vụ những người dùng tin nào ?...

- Các nguyên tắc lựa chọn tài liệu .

- Phạm vi không gian, hoặc xác định các nguồn tin nói chung sẽ được sử

dụng , khai thác để lựa chọn và thu nhập thông tin cho thư mục

- Nguyên tắc sắp xếp biểu ghi cho thư mục ở phần chính (trong đó có khung đề

mục ) và các bộ máy tra cứu bổ trợ cho thư mục .

- Phân chia nguồn thông tin.

18

- Dự kiến hình thức cho thư mục.

* Thu nhập, xử lý thông tin .

Là giai đoạn chính để biên soạn thư mục, các công việc thực hiện là: lựa

chọn, thu nhập và xử lý thông tin tài liệu. Đối với thư mục lớn có nhiều người

tham gia biên soạn , cần chú ý tạo được sự thống nhất cho các nguyên tắc lựa

chọn , xử lý thông tin .

* Hiệu đính, kiểm tra

Đây là công việc cần thiết nhất là đối với loại thư mục lớn có nhiều người

xử lý thông tin, nhằm làm tăng độ tin cậy cũng như tính thống nhất của thông

tin được sử lý .

* Sắp xếp các biểu ghi thư mục trong phần chính, xây dựng các bảng tra cứu

bổ trợ .

Công việc của người chịu trách nhiệm chính biên soạn thư mục, tuân theo

các nguyên tắc đã được thiết lập trong đề cương. Song trên thực tế, do tính đặc

thù của nguồn tài liệu (tính chất trữ lượng) mà thông thường cần có sự điều

chỉnh thích hợp.

* Biên soạn lời giới thiệu và hướng dẫn sử dụng thư mục.

Đây là công việc của người chịu trách nhiệm chính biên soạn thư mục.

* Phổ biến thư mục.

* Thu nhận và xử lý thông tin phản hồi.

e. Sử dụng và xu thế phát triển của thư mục .

+ Sử dụng : mỗi ấn phẩm thư mục mục đích thoả mãn nhu cầu thông tin của

các nhóm người dùng tin chủ yếu là:

- Người làm công tác nghiên cứu khoa học, phát triển KH& CN

- Người làm công tác ở các cơ quan thông tin, thư viện .

- Người làm công tác xuất bản, phát hành, thống kê .

+ Xu thế của thư mục:

Theo xu hướng điện tử hoá các nguồn tin, thư mục tồn tại các hình thức

cơ sở dữ liệu ngày càng phổ biến theo nhiều hình thức khác nhau:

19

- Cơ sở dữ liệu trên CD- ROM dành cho người dùng tin khai thác trên

máy tính độc lập.

- Cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên máy tính.

- Trên mạng thông tin khai thác theo chế độ trực tuyến.

Tuy vậy, tập quán và các điều kiện khác của người dùng tin, thư mục

dạng ấn phẩm in vẫn tồn tại khá phổ biến. Đến nay, nhiều trường hợp chúng

tồn tại dưới hai dạng cơ sở dữ liệu và ấn phẩm. Có thể coi ấn phẩm thư mục là

sản phẩm thứ sinh của cơ sở dữ liệu.

+ Mối quan hệ với các sản phẩm và dịch vụ khác.

Thư mục có quan hệ chặt chẽ với hầu hết các dịch vụ thông tin,thư viện

và là thành phần quan trọng của kho tra cứu tin.

- Thư mục hiện tại là công cụ quan trọng để thực hiện các dịch vụ phổ biến

thông tin hiện tại (Current Awareness Services).

- Thư mục hồi cố là công cụ quan trọng để thực hiện các dịch vụ tìm tin hồi cố

( Retrospective Retrieval).

- Các loại thư mục đa ngành, tổng hợp (đặc biệt là thư mục quốc gia) là nguồn

tra cứu thông tin quan trọng để xây dựng nhiều loại sản phẩm thông tin.

2.1.4. Tạp chí tóm tắt.

a. Khái niệm.

Tạp chí tóm tắt là một loại sản phẩm thông tin thư viện được thể hiện

dưới dạng ấn phẩm định kỳ, trong đó có các bài tóm tắt về những công trình

khoa học và thông tin bậc 2 khác ( miêu tả thư mục,...).

* Chức năng. Tạp chí tóm tắt có những chức năng cơ bản sau đây:

+ Giúp cho việc tìm kiếm thông tin được thuận tiện, đầy đủ.

+ Làm công cụ để tìm kiếm hồi cố và hiện tại.

+ Là công cụ tiện lợi và có hiệu quả cao trong việc khắc phục những trở

ngại trong quá trình thông tin bị phân tán.

+ Là công cụ hữu hiệu làm giảm thiểu những trở ngại do hàng rào ngôn

ngữ tạo ra.

b. Các tính chất .

20

Đối với mỗi tạp chí tóm tắt, cần chú ý 4 tính chất cơ bản sau đây:

+ Mức độ bao quát nguồn tin

Là tính chất đặc biệt quan trọng và có ý nghĩa quyết định trực tiếp tới

tính đầy đủ của các thông tin được cung cấp qua ấn phẩm này.

+ Chất lượng các bài tóm tắt.

Chất lượng các bài tóm tắt của một tạp chí tóm tắt có ý nghĩa quyết định

trực tiếp tới tính chính xác của các thông tin được cung cấp.

+ Mức độ cập nhật thông tin .

Thời gian luôn là tham biến quan trọng tạo nên giá trị của thông tin của

các sản phẩm nói chung, cũng như tạp chí tóm tắt nói riêng. Mức độ cập nhật

thông tin cho tạp chí tóm tắt là: tạp chí tóm tắt xuất hiện muộn nhất là không

quá 3-4 tháng sau khi xuất hiện nguồn được phản ánh.

+ Khả năng truy cập tới thông tin.

Điều này thể hiện thông qua nguyên tắc xắp xếp trong bảng chính và các

bảng tra cứu bổ sung đối với các ấn phẩm in, cách chọn các trường làm file đảo

(Inverted file) đối với tạp chí tóm tắt dưới dạng CSDL.

Tạo file đảo gồm 3 bước:

- tạo file liên kết (link file )

- sắp xếp file liên kết

- Tải file liên kết đã sắp xếp vào file đảo.

CDS/ISIS yêu cầu đưa vào giới hạn MFN của các biểu ghi cần đảo

( MFN- Master file Number số thứ tự trong file chủ ).

c. Biên soạn tạp chí tóm tắt .

Muốn tạp chí tóm tắt có chất lượng cao và thích hợp nhu cầu của người

dùng tin cần thực hiện những việc sau đây :

+ Xác định diện đề tài (chuyên ngành, liên ngành ) của tạp chí .

+ Xác định đầy đủ và hợp lý phạm vi nguồn tài liệu bao quát để xây dựng tạp

chí

+ Xác định hình thức xử lý thông tin cho các đơn vị thư mục trong tạp chí.

+ Xây dựng hệ thống các điểm truy cập tới thông tin trong tạp chí.

21

+ Xác định chu kỳ xuất bản phù hợp cho tạp chí.

+ Xây dựng cách thức tuyên truyền, quảng cáo, phổ biến tạp chí tới người dùng

tin.

d. Sử dụng và xu thế phát triển của tạp chí tóm tắt .

* Các đối tượng sử dụng chính :

+ Những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy khoa học tại các viện

nghiên cứu, trường đại học.

+ Những cơ quan thông tin, thư viện, nhà xuất bản, cơ quan phát hành trong

việc lựa chọn, bổ sung, triển khai dịch vụ, xây dựng các sản phẩm... theo các

mục đích của mình...

* Xu thế phát triển của TCTT.

+ Tạp chí tóm tắt được xuất bản dưới dạng các CSDL lưu trữ trên CD-

ROM , trong máy tính, trên mạng theo chế độ trực tuyến.

+ Các dạng xuất bản truyền thống được chú trọng phát triển như: dạng sách ,

tài liệu vi dạng (microfilm , microfiche ).

+ Được xuất bản cùng với các tạp chí khoa học có liên quan.

* Quan hệ với các sản phẩm, dịch vụ khác.

+ Quan hệ chặt chẽ với CSDL thư mục.

+ Là phương tiện thực hiện phổ biến thông tin hiện tại .

+ Là phương tiện tốt để triển khai và hỗ trợ cho dịch vụ phổ biến thông tin

chọn lọc (SDI).

+ Là cơ sở cho việc tổ chức biên soạn các tổng luận khoa học.

+ Cơ sở cho việc triển khai dịch vụ tài liệu.

2.1.5.Chỉ dẫn trích dẫn khoa học .

a. Khái niệm

Chỉ dẫn trích dẫn khoa học (Science Citation Index ) là một danh sách có

cấu trúc các tài liệu trích dẫn đến một tập hợp tài liệu phản ánh liên quan đến

một chủ đề xác định .

Đối tượng được phản ánh trong chỉ dẫn trích dẫn khoa học là tài liệu trích

dẫn (citing documents ) và các tài liệu được trích dẫn (cited documents).

22

Trích dẫn là các tra cứu của tác giả đến các tài liệu đã được xuất bản từ

trước, xác định các công trình hiện tại nội dung có đề cập tới những vấn đề

liên quan đến các tài liệu đã được xuất bản trước đây.

Mỗi chỉ dẫn trích dẫn bao quát nguồn tài liệu xác định, tuỳ thuộc vào

mục đích và ý đồ của người xây dựng.Tập hợp các tài liệu( thường là các tạp

chí khoa học ) được bao quát để biên soạn chỉ dẫn trích dẫn khoa học tạo thành

một danh sách được gọi là nguồn trích dẫn (citing source). Các bài trích, các

bài báo, một đơn vị thông tin của tài liệu thuộc nguồn được gọi là đơn vị

nguồn ( source iterm ).

b. Ý nghĩa, tính chất .

Trước hết, nhận diện được mối quan hệ giữa các tài liệu cùng đề cập tới

một nội dung chủ đề nhất định.

Thứ hai phương pháp này rất thích hợp đối với việc xử lý thông tin tự

động hoá cho tài liệu.

Thứ ba các trích dẫn bền vững hơn so với các thuật ngữ được sử dụng làm

các chỉ số đề mục đối với sự thay đổi của các lĩnh vực khoa học và công nghệ.

* Ý nghĩa:

- Ghi nhận những đóng góp và công lao của các nhà khoa học trước đó.

- Cung cấp một cái nhìn tổng thể, toàn diện đối với nguồn tài liệu phản ánh

về một chủ đề xác định.

- Kết nối các công trình , bài viết của một tác giả.

- Kết nối các công trình , bài viết của những tác giả khác nhau.

* Tính chất.

Chỉ dẫn trích dẫn khoa học giúp cho người dùng tin kiểm soát được một

cách đầy đủ, toàn diện đối với nguồn tài liệu phản ánh có liên quan đến một

chủ đề xác định (hạn chế những trở ngại của quá trình phân tán thông tin gây

nên ) và không phụ thuộc vào việc các tài liệu được thể hiện bằng ngôn ngữ

nào (các trở ngại do hàng rào ngôn ngữ tạo nên).

c. Cấu tạo của chỉ dẫn trích dẫn khoa học.

23

Một chỉ dẫn trích dẫn khoa học bao gồm ba loại chỉ dẫn được xây dựng

tách biệt nhưng lại có quan hệ vơí nhau tạo nên: Chỉ dẫn trích dẫn (Citation

Index),Chỉ dẫn nguồn(Source Index)và Chỉ dẫn chủ đề hoán vị (Permuterm

Subject Index ).

+ Chỉ dẫn trích dẫn là bản liệt kê theo vần chữ cái tên các tác giả được trích

dẫn và trong từng đề mục là danh sách các tác giả trích dẫn cùng một số thông

tin bổ sung như các thông tin về nguồn (tên tạp chí, số tạp chí, năm tạp chí ... )

có chứa bài viết của các tác giả trích dẫn .

Cấu trúc cơ bản của mỗi đề mục trong chỉ dẫn trích dẫn như sau :

<Tác giả được trích > < Các thông tin chính về nguồn được trích >

<Tác giả trích dẫn > < Các thông tin chính về nguồn trích dẫn >

Trong đó Tác giả được trích là tên tác giả có bài viết được trích dẫn và

phản ánh trong danh mục này.

Các thông tin về nguồn được trích bao gồm các thông tin như: tên tạp

chí, năm xuất bản, số tập, trang số...của tạp chí chứa bài viết được trích dẫn.

Tác giả trích dẫn là tên tác giả hoặc các đồng tác giả của một bài viết

được coi là đơn vị nguồn của chỉ dẫn trích dẫn khoa học.

Các thông tin chính về nguồn trích dẫn thường bao gồm: tên tạp chí, số

tạp chí, năm xuất bản, trang số trong đó đăng tải đơn vị nguồn trích dẫn.

Trong trường hợp số tác giả trích dẫn lớn hơn 1, từ tác giả trích dẫn thứ 2,

người ta sử dụng kiểu tra cứu qua lại xem (see) hoặc cũng xem (See also)

<Tác giả thứ nhất >.

+ Chỉ dẫn nguồn là bản liệt kê theo vần chữ cái tên các tác giả trích dẫn

cùng với các thông tin thư mục đầy đủ của tài liệu trích dẫn.

Cấu trúc cơ bản của Chỉ dẫn nguồn như sau :

< Tác giả trích dẫn >

< Các thông tin xuất bản >

< tên bài trích dẫn >

< Tác giả trích dẫn 2 / 3 > xem/see < Tác giả trìch dẫn 1>

24

Trong đó : < Tác giả trích dẫn > là tên của tác giả hoặc các tác giả của

bài viết trích dẫn được phản ánh trong chỉ dẫn trích dẫn khoa học.

< Các thông tin về xuất bản > là các thông tin về xuất bản của bài viết trích

dẫn (Tên tạp chí, năm xuất bản, số tập, trang số ..) và địa chỉ lưu trữ tạp chí

trong đó chứa bài trích dẫn .

< Tên bài trích dẫn > là tên đầy đủ của bài trích dẫn có trong chỉ dẫn.

< Tác giả trích dẫn 2 / 3 > là các đồng tác giả của tác giả 1 của bài trích

dẫn.

< Tác giả trích dẫn 1 > là tác giả thứ nhất của bài trích dẫn.

+ Chỉ dẫn chủ đề hoán vị là danh sách theo vần chữ cái các thuật ngữ được

sử dụng để tạo ra các đề mục chủ đề và trong mỗi thuật ngữ là danh sách theo

vần chữ cái các tác giả trích dẫn có các bài viết được phản ánh trong chỉ dẫn và

đề cập tới nội dung có liên quan tới thuật ngữ này.

Cấu trúc cơ bản của chỉ dẫn chủ đề hoán vị:

<Thuật ngữ chính >

<Thuật ngữ phối hợp 1>< Tác giả 1.1>

< Tác giả 1.2 >

<Thuật ngữ phối hợp 2>< Tác giả 2.1 >

< Tác giả 2.2 >

Để có kỹ năng xây dựng được Chỉ dẫn chủ đề hoán vị, cần nắm được các

nguyên lý chính của kỹ thuật KWIC ( Key-Word- In- Context ).

d. Nguyên tắc biên soạn.

- Xác định danh mục nguồn để biên soạn chỉ dẫn trích dẫn trong khoản

thời gian 1 năm. Do vậy, xác định hợp lý danh sách các tạp chí có liên quan

đến chủ đề được quan tâm đầy đủ là công việc không đơn giản.

- Xây dựng các chỉ dẫn thành phần.

Có thể tiến hành như sau:

+ Xây dựng chỉ dẫn nguồn bằng cách liệt kê các bài xuất hiện trong danh

mục tạp chí nguồn đã xác định, có thể thông qua phần danh mục tài liệu tham

khảo, thư mục, các trích dẫn dưới những hình thức khác.

25

+ Dựa vào các kết quả xử lý ở giai đoạn trên, xây dựng chỉ dẫn trích dẫn là

danh mục các tác giả được trích dẫn. Mỗi tác giả được trích dẫn được coi là

một đề mục của chỉ dẫn.

+ Xây dựng hệ thống thuật ngữ bao gồm thuật ngữ chính và các thuật ngữ

phối hợp bao quát các chủ đề mà danh mục các bài viết của chỉ dẫn nguồn đề

cập . Đây là một công việc khó khăn, phức tạp đòi hỏi người xây dựng phải

tham khảo ý kiến các chuyên gia khoa học và sử dụng công cụ hỗ trợ khác

như: từ chuẩn (thesaurus), từ điển thuật ngữ chuyên ngành. Cần có kỹ năng sử

dụng thuần thục kỹ thuật KWIC để xây dựng chỉ dẫn chủ đề hoán vị.

e. Sử dụng và xu thế của chỉ dẫn trích dẫn khoa học .

* Sử dụng ( hay kỹ thuật tìm tin cơ bản ) chỉ dẫn trích dẫn khoa học

- Trường hợp đã biết một số tác giả được trích dẫn, người tìm có thể sử

dụng trực tiếp chỉ dẫn nguồn, hoặc chỉ dẫn trích dẫn để xác định được danh

mục tài liệu đề cập đến chủ đề xác định trong khoảng thời gian xác định. Từ

tên tác giả được trích dẫn, người dùng tin sử dụng chỉ dẫn trích dẫn xác định

tên tác giả trích dẫn và trở lại chỉ dẫn nguồn để xác định các thông tin thư mục

đầy đủ cần tìm.

- Trường hợp không xác định tên tác giả cụ thể người dùng tin sử dụng

chỉ dẫn chủ đề hoán vị để xác định chủ đề cần tìm. Đối chiếu với hệ thống chủ

đề của chỉ dẫn với chủ đề hoán vị , xác định một số chủ đề thích hợp.

* Xu thế của chỉ dẫn trích dẫn khoa học.

Tồn tại dưới dạng in truyền thống, ngày nay đã xuất hiện phổ biến chỉ dẫn

trích dẫn khoa học dưới dạng cơ sở dữ liệu, cho phép người dùng tin khai thác

chế độ truy cập trực tuyến trên mạng.

Vai trò của nó ngày càng củng cố và phát triển đối với người dùng tin, mà

còn đối với nhiều chuyên gia khác nhau thuộc các lĩnh vực như: quản lý khoa

học và công nghệ , hoạt động xuất bản, thông tin khoa học (bổ sung nguồn

tin...).

* Quan hệ với các sản phẩm và dịch vụ khác quan hệ chặt chẽ với:

26

+ Các sản phẩm thông tin thư viện như: tạp chí tóm tắt , thư mục chuyên

ngành, chuyên đề ...

+ Các dịch vụ thông tin - thư viện như: tìm tin, phổ biến thông tin hiện tại,

phổ biến thông tin chọn lọc ...

2.1.6. Danh mục

a. Khái niệm

Danh mục là một bảng liệt kê cho phép xác định được thông tin về một

nhóm đối tượng nào đó thuộc các lĩnh vực hoạt động xã hội hoặc khu vực địa

lý

- Đối tượng được phản ánh trong danh mục có thể là: cá nhân, cơ quan, đơn

vị hành chính, đơn vị kinh tế, sản phẩm hàng hoá, nhà sản xuất ...

- Lĩnh vực hoạt động xã hội có thể là: nghiên cứu và triển khai, các ngành

dịch vụ, các ngành sản xuất, giáo dục - đào tạo ...

- Khu vực địa lý có thể là : một phần của tỉnh, thành phố hoặc một số tỉnh,

thành phố; quốc gia hoặc một số quốc gia, thậm chí toàn thế giới .

Danh mục phản ánh các sản phẩm, các nhà sản xuất, các cơ quan hoạt

động thương mại, các cơ sở dịch vụ (ngân hàng, khách sạn ..) được sử dụng

rộng rãi trong thông tin thương mại, thông tin công nghệ, các ngành dịch vụ...

Ngoài các danh mục nêu trên (còn gọi là danh mục bậc 1) còn có danh

mục phản ánh về các danh mục (danh mục bậc 2).Ở đây, đối tượng được phản

ánh là các danh mục khác, sự ra đời danh mục bậc 2 nhằm đáp ứng nhu cầu tra

cứu do số lượng danh mục ngày càng tăng .

b. Cấu tạo của danh mục.

Một danh mục thường có các phần cơ bản sau:

- Phần chính (đối với danh mục dạng ấn phẩm in). Là phần tập hợp các biểu

ghi về đối tượng, trong đó chứa các thông tin đặc trưng cho đối tượng có thể

nhận được qua danh mục.

- Bộ máy tra cứu bao gồm các phần:

+ Mục lục

+ Lời giới thiệu

27

+ Hướng dẫn sử dụng danh mục

+ Khung đề mục quy định cách thức sắp xếp biểu ghi ở phần chính

+ Các bản tra cứu bổ trợ

+ Danh sách các tài liệu tra cứu , thống kê được sử dụng

+ Danh sách các từ viết tắt được sử dụng.

- Phần phụ bao gồm:

+ Mẫu phiêú điều tra nhu cầu và đánh giá của người dùng tin đối với danh

mục

+ Mẫu phiếu yêu cầu cung cấp thông tin ở những mức độ khác nhau về các

đối tượng phản ánh trong danh mục.

+ Thông tin quảng cáo .

c. Quy trình biên soạn.

- Lựa chọn đối tượng phản ánh trong danh mục.

- Xác định các thông tin đặc trưng phản ánh đối tượng trên cơ sở phân tích

mục đích đối tượng sử dụng danh mục.

- Thu thập , xử lý thông tin.

- Hiệu đính , kiểm tra thông tin.

- Sắp xếp , xây dựng các bảng tra cứu.

- Hoàn chỉnh, phổ biến, biên soạn hướng dẫn sử dụng danh mục .

Chú ý:

Biên soạn danh mục theo tiêu chuẩn 2146 ISO của tổ chức tiêu chuẩn

quốc tế:

- Danh mục quốc gia sắp xếp theo tên cơ quan bằng ngôn ngữ gốc và ngôn

ngữ giao dịch quốc tế.

- Cần xây dựng một bảng tra cứu cho danh mục theo các dấu hiệu khác nhau

(khu vực ngành nghề, chức năng...)

- Đối với cơ quan thông tin, thư viện tham gia, đăng ký trên các mạng thông

tin quốc tế.

- Thông tin trong danh mục là loại thông tin phụ thuộc vào thời gian.

28

Hiện nay phổ biến danh mục dưới dạng CSDL trên CD-ROM, chế độ trực

tiếp qua mạng điện thoại và cáp quang.

2.1.7. Tổng luận

a. Khái niệm.Tổng luận là bài trình bày cô đọng, có hệ thống các thông tin và

sự tổng hợp khoa học về các vấn đề được đề cập (về hiện trạng, mức độ và xu

hướng phát triển của chúng ).

Một số bài tổng luận như : thư mục có hay không có tóm tắt.. có thể được

tập hợp lại và xuất bản dưới hình thức một tài liệu được gọi là ấn phẩm tổng

luận. Một ấn phẩm tổng luận bao gồm một bài tổng luận và thường được kèm

theo một bài giới thiệu.

b. Phân loại .

+ Dựa vào tính chất của quá trình xử lý thông tin có hai loại bài tổng luận là

tổng luận tóm tắt và tổng luận phân tích.

Tổng luận tóm tắt là tổng luận tổng hợp và hệ thống hoá cô đọng các thông

tin được rút ra từ các tài liệu gốc (tài liệu sử dụng để biên soạn tổng luận ) .

Tổng luận phân tích là tổng luận ngoài phần hệ thống hoá các thông tin của

những tài liệu gốc (tức là một bài tổng luận tóm tắt ), còn có :

- sự phân tích, đánh giá nội dung tài liệu gốc .

- phần kết luận có những kiến nghị của tác giả tổng luận về những vấn đề

được đề cập.

+ Dựa vào phạm vi ngành chia thành: tổng luận đa ngành và tổng luận chuyên

ngành.

Tổng luận đa ngành đề cập phạm vi rộng các vấn đề và xử lý nguồn tài

liệu gốc phong phú.

Tổng luận chuyên ngành đề cập tới một chuyên ngành cụ thể và sử dụng

nguồn tài liệu gốc thuộc chuyên ngành đó.

Ngoài ra có loại tổng luận thường do các trường đại học, cơ quan nghiên

cứu, trung tâm phân tích thông tin, các hiệp hội khoa học và công nghệ ... biên

soạn và xuất bản hàng năm được gọi là tổng luận hàng năm . Tổng luận này

29

được biên soạn và tập hợp một số bài tổng luận về một số vấn đề khác nhau có

liên quan đến phạm vi chuyên ngành hoạt động của cơ quan biên soạn.

c. Cấu trúc của bài tổng luận

Một bài tổng luận gồm các phần sau:

+ Phần mở đầu : nêu vấn đề và lý do lựa chọn để viết bài tổng luận.

+ Phần nội dung: Hệ thống hoá các thông tin có trong các tài liệu được sử

dụng để biên soạn bài tổng luận, tổng hợp những vấn đề đề cập (có sự phân tích

đánh giá nội dung của vấn đề của tài liệu gốc- đối với loại tổng luận phân tích ).

+ Phần kết luận

- Kiến nghị

- Phụ lục ( Có thể có bảng biểu, số liệu thống kê,...)

+ Danh mục tài liệu gốc được sử dụng để biên soạn tổng luận .

Tổng luận là một sản phẩm đặc biệt được biên soạn bởi chính những nhà

khoa học- những người có trình độ chuyên môn chính về những vấn đề được đề

cập trong tổng luận .

Tổng luận quyết định giá trị khoa học và tính hữu ích, tổng luận là loại sản

phẩm giáp ranh giữa hai lĩnh vực hoạt động: nghiên cứu khoa học và thông tin

khoa học .

*Quan hệ với sản phẩm và dịch vụ thông tin

Có quan hệ chặt chẽ với :

+ Thông tin thư mục

+ Các dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại, chọn lọc, thông tin phục vụ

lãnh đạo.

2.2.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CÁC SẢN PHẨM MỚI.

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và tạo triệt để nhằm tạo ra các

sản phẩm thông tin có chất lượng cao, thích ứng với những nhu đòi hỏi ngày

nay. Đặc biệt những công nghệ siêu văn bản ( hypertext),đa phương tiện

(multimedia) và siêu phương tiện ( hypermedia).

30

Trong hoạt động của các cơ quan thông tin và thư viện việc ứng dụng

chúng để xây dựng các CSDL toàn văn, xây dựng các trang chủ trên mạng ... có

ý nghĩa và vai trò rất lớn .

- Siêu văn bản ( Hypertext) : là văn bản được tổ chức sao cho một vùng thông

tin có thể truy nhập trực tiếp đến một hoặc một số vùng khác có liên quan .

Để tạo một siêu văn bản người ta sử dụng ngôn ngữ đặc biệt HyperText Mark

-up Language ( html ).

- Đa phương tiện (Multimedia): là công nghệ cho phép tổ chức thông tin bằng

việc kết hợp với các loại dữ liệu : văn bản, tranh ảnh, đồ thị, âm thanh, hình ảnh

động .

Công nghệ trên ngày càng áp dụng rộng rãi để tạo ra các sản phẩm thông

tin mới, đặc biệt là các CSDL catalog công nghệ, CSDL phản ánh các khía cạnh

địa lý, kinh tế, văn hoá ... của các đơn vị hành chính.

- Siêu phương tiện (Hypermedia) là công nghệ được tạo nên bằng việc kết hợp

công nghệ hypertext và công nghệ multimedia được ứng dụng rất rộng rãi trong

việc xuất bản các Bách khoa thư điện tử .

2.2.1. Cơ sở dữ liệu

a. Khái niệm

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với

nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính.

Cơ sở dữ liệu là cách tổ chức bằng phương tiện tin học hệ thống thông tin

của một đối tượng thực tế. Tổ chức, hoàn thiện cập nhật cũng như khai thác

một CSDL được thực hiện bởi một chương trình được gọi là hệ quản trị CSDL

( ví dụ CDS / ISIS , For Base...).

Theo mục đích xây dựng và sử dụng họ đưa ra khái niệm

CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng

dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách tập trung hoá dữ liệu và

giảm thiểu hoá các dữ liệu dư thừa .

b. Phân loại.

- Xét theo cách tổ chức phản ánh hệ thống thông tin có các CSDL:

31

* CSDL tích hợp: đối tượng có đặc tính về thông tin khác nhau . Ví dụ Tài

liệu - một loại đối tượng bao gồm: sách, bài báo, tạp chí, luận án khoa học, kết

quả nghiên cứu...mỗi nhóm được tổ chức thành một CSDL riêng. Các CSDL

này được tạo thành CSDL tích hợp về tài liệu.

* CSDL quan hệ: là một số CSDL khác nhau song giữa chúng tồn tại một số

thuộc tính tạo nên mối quan hệ với nhau , qua các thuộc tính này có thể truy

nhập từ một CSDL sang CSDL có " quan hệ " với nó.

* CSDL phân tán: là CSDL trong đó thông tin được phân bố lưu trữ tại

nhiều trạm máy tính khác nhau của một mạng máy tính .

- Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng có các CSDL:

* CSDL thư mục chứa các thông tin bậc 2 (thông tin thư mục và một số

thông tin bổ sung), thường được thiết kế cho các CSDL tài liệu, CSDL tra cứu

về các đối tượng đã được tư liệu hoá .

Một CSDL thư mục được dùng để mô tả nội dung của ấn phẩm theo

phương pháp tương tự như được sử dụng trong các bản thư mục / tạp chí tóm

tắt. Bao gồm các thông tin thư mục ( tên tác giả , tên tài liệu ..) các chỉ số phân

loại, từ khoá .

Đối tượng xử lý thông tin được tạo nên CSDL thư mục là tài liệu chuyên

khảo, bài trích báo, tạp chí, kỷ yếu hội nghị, hội thoả khoa học, báo cáo khoa

học, luận án ,sáng chế ... là mọi loại đối tượng đã được tư liệu hoá .

CSDL thư mục chứa các thông tin để có thể tra cứu đến tài liệu gốc, chứa

các thông tin giúp cho người dùng tin cơ sở lựa chọn sơ bộ về tài liệu gốc,

nhằm hướng họ trong công việc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu cho nhiều mục đích

khác nhau.

* CSDL dữ kiện: là loại thông tin đặc trưng cho các thuộc tính của đối tượng,

cho tới nay chủ yếu vẫn được xây dựng trong một số lĩnh vực khoa học tự

nhiên , các ngành kỹ thuật. CSDL thông tin được lưu trữ trong đó chủ yếu là

các số liệu, các thông tin dưới dạng số.

32

* CSDL toàn văn: chứa các thông tin gốc của tài liệu - toàn bộ văn bản của tài

liệu cùng với các thông tin thư mục và các thông tin bổ sung khác, nhằm giúp

cho việc tra cứu và truy nhập tới bản thân các thông tin được phản ánh.

Sự ra đời CSDL toàn văn là một bước tiến đáng kể hướng tới việc thoả

mãn ngày càng cao nhu cầu thông tin của con người. CSDL toàn văn tiêu biểu

nhất hiện nay là bách khoa toàn thư, từ điển, sổ tay tra cứu điện tử .

Xu hướng ứng dụng ngôn ngữ hypertext (Hypertext Mark-up Language

HTML) và công nghệ đa phương tiện được sử dụng để xây dựng các sản phẩm

thông tin.

Phân nhóm các CSDL theo cách thức trên là cần thiết trong việc xác định

các nguồn thông tin để triển khai các loại dịch vụ khác nhau - các dịch vụ tra

cứu thông tin và các dịch vụ cung cấp nội dung thông tin.

c. Các tính chất

Sử dụng CSDL trong việc tìm tin là một loại sản phẩm thông tin, thư viện

đặc biệt và mức độ tăng trưởng hàng năm là vào khoảng 20 - 25 %. CSDL đã

tạo ra một bộ phận mới của thị trường thông tin trên thế giới: thị trường CSDL

* CSDL có một số ưu điểm:

+ Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một đối tượng trong các cơ sở dữ liệu

và được thực hiện độc lập theo mỗi thông tin hoặc theo một tổ hợp bất kỳ các

thông tin đó .

+ Quá trình tìm tin trong các CSDL rất nhanh chóng. Đặc biệt , có thể

thực hiện phép tìm đối với các CSDL " ở xa " địa điểm người khai thác ( tìm

kiếm on - line) với chất lượng đường truyền tốt thời gian tìm kiếm coi như

không đáng kể.

+ Thông tin được lưu trữ trong các CSDL là thông tin số hoá (digital),

nhờ thế việc lưu trữ, bảo quản cũng như truyền tải một nơi sang nơi khác được

thực hiện hết sức dễ dàng, thuận tiện .

+ Thông tin trong CSDL có thể được cập nhật thường xuyên, tạo cho khả

năng cập nhật thông tin không lệ thuộc vào khoảng cách điạ lý.

33

+ Các kết quả tìm tin trong các CSDL có thể coi là đầy đủ và hoàn thiện

nhất, tránh được những nhầm lẫm trong tìm tin thủ công. Công tác tìm kiếm

được thực hiện ở bất kỳ tổ hợp các quan hệ nào đối với các thông tin đã được

xử lý (theo các quan hệ logic Bool).

+ Chi phí xây dựng, bảo trì đối với CSDL nhìn chung là tốn kém và đòi

hỏi trình độ chuyên môn của chuyên gia tương đối cao, cần chú ý đối với các

CSDL có cấu trúc phức tạp (nhiều thông tin được phản ánh, thông tin đó phức

tạp và số lượng đối tượng được phản ánh nhiều).

+ Xây dựng các CSDL là rất tốn kém, song ngày càng được phát triển và

sự ra đời đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hoạt động của các cơ quan thông

tin thư viện và coi là "quan trọng hơn cả sự phát triển của báo in".

e. Quy trình xây dựng CSDL

Các giai đoạn và bước chính để xây dựng một CSDL như sau:

- Giai đoạn 1 : Chuẩn bị

B .1. Phân tích nhu cầu thông tin .

B. 2. Xác định phậm vi đối tượng được phản ánh trong CSDL .

B.3. Lựa chọn loại CSDL (thư mục , dữ kiện , toàn văn , tích hợp , quan hệ ,

phân tán ... )

- Giai đoạn 2 : Các bước xây dựng .

B.4. Thiết kế CSDL

Xác định các nguyên tắc xử lý thông tin đối với đối tượng: Phân tích

thông tin về đối tượng .

B. 5. Xử lý thông tin .

Tổ chức quá trình thông tin. Phân công những bộ phận xử lý, tạo nội dung

cho các phiếu nhập tin.

B.6. Kiểm định thông tin xử lý . Hiệu đính, kiểm tra nội dung các phiếu nhập

tin.

B.7. Nhập máy các thông tin đã xử lý. Hiệu đính , kiểm tra dữ liệu trên máy.

B.8. Xây dựng các điểm truy nhập tới thông tin trong CSDL. Tổ chức file

đảo.

34

B.9. Xác định các hình thức của kết quả tìm kiếm phù hợp với người dùng tin

. Xây dựng format trình bày dữ liệu .

B.10. Tìm tin thử nghiệm trong CSDL .

- Giai đoạn 3 : Điều chỉnh và hoàn thiện

B.11. Khai thác, phục vụ người dùng tin. Thu thập thông tin phản hồi.

B.12. Điều chỉnh cấu trúc, các điểm truy nhập, hình thức kết quả; hình thức

lưu trữ, khả năng luân chuyển ,...

B.13. Cập nhật thông tin tiếp tục cho CSDL.

Một số chú ý đối với việc thiết kế CSDL

* Xác định các đối tượng và các trường được dùng để mô tả các đối tượng đó :

Xác định các thuộc tính của đối tượng cần được phản ánh .

* Lựa chọn trường khoá sẽ được dùng làm dấu hiệu để phân biệt mỗi biểu ghi

của CSDLvới nhau.

* Xác định mối quan hệ giữa trường khoá và trường không phải là trường khoá

trong mỗi biểu ghi.

* Cấu trúc các trường trong biểu ghi cần được thiết kế sao cho không tồn tại quá

nhiều mối quan hệ (tránh các nhóm lặp) và CSDL được xây dựng có cấu trúc

hợp lý, tránh sự quá cồng kềnh.

* Hạn chế mức độ cao nhất sự trùng lặp hoặc phụ thuộc về giá trị giữa các

trường, giảm tới mức cao nhất độ dư thừa dữ liệu.

* Kiểm tra và soát xét từng biểu ghi để một thuộc tính của đối tượng tương ứng

có khả năng thoả mãn nhu cầu của người dùng tin( mục đích là nhằm tránh độ

dư thừa dữ liệu và dư thừa thông tin nói chung).

2.2.2. CSDL NEWS - nguồn thông tin đặc biệt trên mạng .

CSDL News là loại CSDL bao quát các nguồn tin của các phương tiện

thông tin đại chúng chủ yếu là báo in hàng ngày, hàng tuần .

CSDL News có thể xây dựng dưới dạng CSDL thư mục, dữ kiện hay toàn

văn, kết quả sử dụng công nghệ đa phương tiện .

35

Những ưu điểm nổi bật của loại CSDL: gọn nhẹ, tiện lợi cho việc lưu trữ,

nhanh chóng trong công việc tìm kiếm thông tin, nhất là các thông tin hồi cố,

mức độ cập nhật thông tin cao ngày càng phát triển.

* Sử dụng và xu thế phát triển của CSDL .

* Người sử dụng CSDL: Nhìn chung là rất phong phú bao gồm: chuyên gia

thông tin, thư viện, người dùng tin, các nhà kinh doanh và xuất bản tài liệu,

những người môi giới, tư vấn thông tin ...

- Mục đích sử dụng CSDL: tìm kiếm thông tin phục vụ các công tác bổ sung,

lựa chọn nguồn tin cho các cơ quan thông tin & thư viện và những nhà cung cấp

nội dung, dịch vụ thông tin, tìm kiếm thông tin để biên soạn các thư mục, CSDL

chuyên ngành, chuyên đề, tìm tin phục vụ các nhu cầu tra cứu thông tin tới tài

liệu gốc của người dùng tin...

* Xu hướng phát triển.

- Sự phát triển của mạng thông tin loại CSDL trực tuyến ngày càng được phổ

biến mang tính quốc tế rộng lớn. Các cơ quan thông tin thư viện lớn trên thế giới

(Thư viện Quốc hội Mỹ, các thư viện công cộng của Anh, Úc...) đều có hệ

thống mục lục trực tuyến phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm thông tin. Đặc biệt, các

hãng thông tin và thông tấn lớn trên thế giới ( CNN, BBC, News York Times,

Washington Post ...) bên cạnh các ấn phẩm in còn xuất bản dưới dạng CSDL on

- line và full - text. Các CSDL loại này được gọi là News Database.

- Loại CSDL toàn văn ngày càng phát triển nhằm không ngừng nâng cao

và đa dạng hoá sản phẩm thông tin đối với người dùng tin, nhiều tạp chí khoa

học, tạp chí tóm tắt ...song song với các ấn phẩm in là sản phẩm dạng CSDL .

- Loại CSDL ứng dụng các công nghệ hypertext và multimedia cũng ngày

càng phát triển. Ví dụ xuất bản dưới dạng in truyền thống là dạng CSDL trên

CD- ROM, các CSDL công nghiệp, công nghệ, các CSDL trong các hệ thống

thông tin địa lý (GIS) đối với các nguồn tài liệu thiên nhiên, môi trường tự nhiên

...

+ Quan hệ với các sản phẩm, dịch vụ khác . CSDL có quan hệ chặt chẽ với hầu

hết các dịch vụ thông tin, thư viện đặc biệt là:

36

- Tra cứu thông tin dịch vụ hỏi đáp .

- Tìm tin, phổ biến thông tin ( phổ biến thông tin hiện tại, phổ biến thông tin

chọn lọc ..)

- Biên soạn thư mục chuyên đề, chuyên ngành, tạo ra các CSDL khác.

- Lựa chọn, bổ sung nguồn tin ...

2.2.3. Bản tin điện tử

Là một loại tạp chí hay bản tin được xuất bản dưới dạng điện tử và được

truyền trong mạng máy tính để phục vụ các khách hàng của mình .

* Cách thức truy nhập.

- Truy nhập trực tiếp.

Mỗi bản tin điện tử được xuất bản và truyền trên mạng ở những thời điểm

và chu kỳ được xác định. Do đó NDT nhận nội dung thông tin thông qua nối

mạng và khai thác dịch vụ cung cấp.

- Truy nhập theo chế độ thư tín điện tử.

NDT nhận thông tin dưới hình thức thư tín điện tử ( tức là bản tin đã được

phát lên mạng).

* Các nội dung xuất bản bản tin điện tử là :

+ Xác định rõ phạm vi vấn đề được phản ánh trong bản tin

+ Xác định đầy đủ các nguồn thông tin chính được sử dụng để biên soạn nội

dung cho bản tin

+ Lựa chọn và biên soạn nội dung cho bản tin

+ Thu nhận và xử lý thông tin phản hồi của khách hàng

Thông thường mỗi bản tin điện tử đều được lưu trữ dưới dạng ấn phẩm in

nhằm phục vụ cho các công tác nghiệp vụ khi cần thiết , cũng như phổ biến đến

người dùng tin chưa là khách hàng của mạng .

2.2.4. Trang chủ

37

Là một cẩm nang bách khoa giới thiệu các thông tin và cách thức truy

nhập tới thông tin về một thực thể nào đó ( cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị

hành chính ...) trên mạng máy tính.

* Trang chủ chức năng sau :

+ Thông tin về cơ cấu tổ chức của đối tượng để phản ánh (một cơ quan,

nhà sản xuất...). Trong đó thông tin về các bộ phận cấu thành, về nguồn nhân

lực, về từng nhân lực cụ thể của cơ quan, các khía cạnh: chức năng, nhiệm vụ,

diện hoạt động chính, những vấn đề có liên quan, các quan hệ được thiết lập với

các cơ quan khác .

+ Giới thiệu trên các CSDL để người dùng tin truy nhập được và cách

thức truy nhập tới thông tin trong mỗi CSDL.

+ Là phương tiện thông tin quan trọng để thực hiện nhiều hoạt động tác

nghiệp và nghiệp vụ của bộ máy lãnh đạo, bộ máy hành chính của cơ quan .

*Nguyên lý tổ chức và xây dựng trang chủ

Trang chủ bao gồm một số file đồ hoạ và các file chứa các tham chiếu

trong ngôn ngữ html . Chính html hướng (dẫn dắt) cho người dùng tin truy nhập

tới các vùng thông tin cần thiết .

Có 2 cách để tạo trang chủ:

- tiến hành bằng kinh nghiệm của người thiết kế, dựa trên kỹ năng sử

dụng html và theo kiểu thủ công.

- hoặc bằng việc "cắt dán " những thông tin thích hợp từ các trang chủ đã

có.

Nội dung thông tin trên trang chủ mục đích nhằm giới thiệu cho" khách hàng" những tiềm năng chủ yếu, vị trí xã hội mà các thông tin thích hợp được lựa chọn đối với từng nhóm cơ quan khác nhau.

Loại đối tượng Thông tin được lựa chọn

Cơ quan thông tin, thư viện - Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ; Bộ

máy quản lý, các chuyên gia và đội ngũ nhân

viên.

38

- Các sản phẩm& dịch vụ

- Nguồn thông tin

- Quan hệ với các cơ quan khác

Các hãng công ty, xí nghiệp - Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ. Sự

phân bố trên các khu vực địa lý; Bộ máy

quản lý, các chuyên gia và đội ngũ nhân

viên.

- Các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh SP,DV

chính ( có tranh ảnh, hình vẽ thiết kế,...)

- Các đặc trưng về dây chuyền công nghệ sản

xuất

- Các thông tin phản ánh về khả năng thị

trường.

- Các đối tác...

Các viện nghiên cứu, trường đại học - Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ. Sự

phân bố trên các khu vực địa lý; Bộ máy

quản lý, các chuyên gia và đội ngũ nhân

viên.

- Các lĩnh vực nghiên cứu, đào tạo.( cấp đào

tạo, hình thức đào tạo )

- Nguồn thông tin có trên các CSDL.

- Các kết quả nghiên cứu, đào tạo.

- Các kết quả đã được áp dụngvào thực tiễn.

- Quan hệ hợp tác trong và ngoài nước...

2.3. ĐÁNH GÍA SẢN PHẨM THÔNG TIN

2.3.1 Các tiêu chí cơ bản phản ánh chất lượng sản phẩm.

Có 4 tiêu chí: Mức độ bao quát nguồn tin; Chất lượng của các đơn vị cấu

thành sản phẩm; Khả năng cập nhật thông tin; Khả năng tìm kiếm thông tin qua

sản phẩm .

Chi phối tới các tiêu chí cơ bản phản ánh chất lượng của sản phẩm thông

tin , thư viện có những nguyên nhân thuộc về khách quan và chủ quan . Có thể

đối chiếu và xác định mối quan hệ với các nguyên nhân khác nhau .

39

*Thông tin đánh giá từ người dùng tin

Đánh giá của người dùng tin phản ánh giá trị sử dụng một cách tổng hợp

về sản phẩm thông tin, thư viện. Người dùng tin là các nhà khoa học, công

nghệ , người ra quyết định ..là các chuyên gia thông tin, thư viện khi họ dự định

xây dựng một sản phẩm hoặc thực hiện một dịch vụ nào đó .

a/ Số lượt người sử dụng sản phẩm ( số bản ấn phẩm, số lượng đĩa CD-

ROM, CSDL được xuất bản...)

b/ Đánh giá qua thông tin phản hồi . Các cơ quan thông tin cần xây dựng

cơ chế cho người dùng tin chủ động nêu các thông tin đánh giá của mình và tổ

chức định kỳ các cuộc tiếp xúc với người dùng tin để thu nhận được của họ các

thông tin phản hồi .

Chú ý 1: Sự đánh giá của người dùng tin với 4 tiêu chí cơ bản phản ánh chất

lượng sản phẩm :

+ sự phù hợp hoặc chưa phù hợp của sản phẩm trên phương diện hình thức.

+ những thông tin về đối tượng cần được cung cấp mà sản phẩm chưa tạo

được. Chính là các đòi hỏi nhằm thay đổi quy tắc xử lý thông tin đối với các đối

tượng được phản ánh trong sản phẩm

Chú ý 2 : Để đánh giá đầy đủ giá trị một sản phẩm (đặc biệt là các ấn phẩm định

kỳ, tiếp tục, các CSDL ..) cần dựa theo nhiêù nguồn thông tin khác nhau.

Dựa vào 4 tiêu chí cơ bản và các nguồn thông tin có được qua phân tích các số

liệu thống kê , phiêú điều tra người dùng tin ...

Chú ý 3 : Đối với các sản phẩm dạng mới (CSDL trên CD-ROM,CSDL trên

mạng ..), nếu chỉ dựa vào số liệu thống kê về việc sử dụng để đánh giá giá trị sử

dụng của sản phẩm sẽ khó kết luận chính xác và thoả đáng.

Với những sản phẩm dạng này, cần chú ý tới ý nghĩa tạo ra một thói quen

mới trong việc sử dụng và khai thác thông tin. Cần chú ý tới các quá trình giới

thiệu, hướng dẫn các nguồn tin cũng như cách khai thác, sử dụng các nguồn tin .

* Đa dạng hoá sản phẩm thông tin

Nhu cầu về sản phẩm thông tin luôn thay đổi, cần tương ứng và phù hợp

với sự phát triển các nguồn thông tin cũng như nhu cầu nhận thức con người. Do

40

vậy, đa dạng hoá sản phẩm là xu hướng phát triển có tính lâu bền đối với các cơ

quan thông tin và thư viện nhằm không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu

cầu của người dùng tin .

Đa dạng hoá sản phẩm thông tin , theo các nội dung sau :

- Mở rộng đối tượng xử lý thông tin ( để xây dựng các sản phẩm );

- Xử lý sâu vào nội dung thông tin của đối tượng ;

- Đa dạng hoá các hình thức của sản phẩm nhằm thích ứng với thói quen và

tập quán sử dụng và khai thác thông tin người dùng tin.

Việc đa dạng hoá sản phẩm thông tin và thư viện luôn được xem xét trong

mối quan hệ hữu cơ và phát triển các dịch vụ tương ứng.

1. Lập đề cơng xây dựng các HTML

cho một cơ quan TT.

+ Xác định phạm vi nguồn tài liệu cần

xây dựng HTML.

+ Xác định các loại HTML cần đợc

xây dựng.

.

41

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2.

1. Lập đề cương xây dựng các hệ thống mục lục cho một cơ quan thông tin.

+ Xác định phạm vi nguồn tài liệu cần xây dựng hệ thống mục lục.

+ Xác định các loại hệ thống mục lục cần được xây dựng.

+ Xác định các hệ thống tương ứng đã có ở các cơ quan thông tin có liên quan.

+ Nêu những khả năng hoàn thiện và phát triển hệ thống được xây dựng.

2. Phân tích chức năng, các tính chất cơ bản và biên soạn tạp chí tóm tắt, cũng

như sử dụng và xu thế phát triển của nó.

3. Phân tích ý nghía, tính chất và cấu tạo chỉ dẫn trích dẫn khoa học. Nguyên tắc

biên soạn, sử dụng và xu thế phát triển của nó.

4. Phân tích khái niệm, cấu tạo và quy trình biên soạn danh mục.

5. Phân tích khái niệm, phân loại, cấu trúc và mối quan hệ của tổng luận với các

sản phẩm và dịch vụ thông tin.

6. Phân tích khái niệm, phân loại, cấu trúc và các tính chất, quy trình xây dựng,

sử dụng và xu thế phát triển của CSDL.

7. Trình bày các tiêu chí cơ bản phản ánh chất lượng sản phẩm thông tin.

n. + Nêu những khả năng hoàn

thiện và phát triển h42

thốg đợcy2. Nêu các ứCHƯƠNG 3.

CÁC DỊCH VỤ THÔNG TIN, THƯ VIỆN

3.1. CUNG CẤP TÀI LIỆU.

Cung cấp tài liệu là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan thông tin, thư

viện nhằm giúp NDT sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.

3.1.1. Cho mượn tài liệu

Người dùng tin( hoặc bạn đọc) có thể sử dụng tài liệu dưới các hình thức:

- đọc tại chỗ (các dịch vụ phục vụ bạn đọc tại chỗ, sử dụng các phòng tra

cứu từ điển của cơ quan thông tin & thư viện, các phòng dịch vụ khai thác tài

liệu chuyên dạng như vi phim, vi phiếu, băng ghi âm và ghi hình,...).

- sử dụng tài liệu bên ngoài cơ quan thông tin &thư viện : các dịch vụ cho

mượn, thuê tài liệu, cung cấp các bản sao chụp, mượn hoặc cung cấp tài liệu từ

xa,...

Tài liệu được dành cho các dịch vụ có thể là :

- loại được in trên giấy: bản gốc, bản sao chụp hoặc các kiểu nhân bản khác.

- loại chuyên dạng.

- loại đã được số hoá, điện tử hoá được lưu trữ trên các thiết bị nhớ từ tính hoặc

quang học được truyền trong các mạng máy tính (trong đó kể các"tài liệu" được

lưu trữ dưới dạng multimedia).

Người dùng tin để sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin cần thông qua

các dịch vụ bưu điện và truyền thông công cộng như: dịch vụ mượn từ xa, thư

tín điện tử...

Để sử dụng dịch vụ trên cần có các điều kiện sau :

* Cơ quan thông tin & thư viện triển khai và cho phép người dùng tin của

mình sử dụng dịch vụ này.

43

* Người dùng tin gửi yêu cầu của mình tới cơ quan thông tin & thư viện qua

đường bưu điện hoặc gọi điện thoại trực tiếp đề nghị được cung cấp tài liệu cụ

thể.

* Sau khi sử dụng tài liệu được cung cấp (thông thường cơ quan thông tin &

thư viện đưa ra các yêu cầu về thời gian, số tên tài liệu tối đa cho mỗi lần yêu

cầu), người dùng tin có trách nhiệm gửi trả các tài liệu đã mượn.

* Chi phí cho việc gửi yêu cầu, trả tài liệu và dịch vụ chi phí khác được tính

toán và được chi trả theo thoả thuận giữa các cơ quan thông tin- thư viện và

người dùng tin.

Ngày nay nhiều cơ quan thông tin-thư viện chú trọng phát triển dịch vụ

cung cấp bản sao tài liệu, cần lưu ý chính sách thông tin quốc gia cũng như các

tiền đề pháp lý cho hoạt động thông tin (vấn đề bản quyền, vấn đề an ninh...)

+ Hình thức cho mượn giữa các cơ quan TT& thư viện.

Một số cơ quan thông tin thư viện (cùng một khu vực địa lý hoặc cùng

thuộc một nhóm ngành có liên quan...) có thể liên kết với nhau để cho người

dùng tin của mỗi cơ quan, thông qua việc sử dụng chung nguồn tài liệu của tất

cả các cơ quan này. Đó chính là nội dung chủ yếu của dịch vụ cho mượn giữa

các thư viện.

Ngày nay dịch vụ này được mở rộng không chỉ đối với các cơ quan có

quan hệ với nhau, mà một cơ quan thông tin & thư viện có thể thực hiện dịch vụ

này với bất kì cơ quan khác khi người dùng tin có yêu cầu.

Dịch vụ cho mượn liên các cơ quan TTTV được chú trọng phát triển trong

giai đoạn hiện nay vì các lý do sau đây :

- Nhu cầu sử dụng nguồn tin của người dùng tin luôn luôn phát triển, diện

nguồn tin (xét theo khía cạnh nội dung được phản ánh) phù hợp với nhu cầu của

họ không ngừng được mở rộng.

- Nguồn tin ngày nay không ngừng gia tăng về số lượng, đồng thời giá

thành cũng gia tăng.

Từ trước tới nay, về cơ bản các dịch vụ cung cấp tài liệu miễn phí. Trong

điều kiện hiện nay để phát triển lâu bền loại dịch vụ này, cần có những nghiên

44

cứu nhu cầu và phân chia các nhóm người dùng tin nhằm áp dụng thích hợp các

chế độ thu phí khác nhau: hạch toán toàn bộ (bao gồm khấu hao tài liệu, phí

cung cấp tài liệu ...), hạch toán một phần hoặc hỗ trợ toàn bộ cho người dùng tin

trong việc sử dụng các dịch vụ của các cơ quan thông tin thư viện.

Các dịch vụ cung cấp tài liệu có liên quan chặt chẽ với:

* sản phẩm thông tin thư viện thuộc nhóm các bộ máy tra cứu và tìm kiếm

thông tin thư mục về tài tài liệu : các hệ thống mục lục, cơ sở dữ liệu thư mục,...

* các dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại , phổ biến thông tin chọn lọc, tìm

tin, tìm tin hồi cố,...

* các dịch vụ truyền tin qua mạng (trong trường hợp tài liệu được cung cấp

đã được lưu trữ trên các đĩa từ , đĩa quang...).

Các cơ quan thông tin & thư viện muốn nâng cao hiệu quả và khả năng

dịch vụ cung cấp tài liệu, cần hợp tác liên kết thực hiện quá trình chia sẻ nguồn

lực thông tin trong hệ thống.

3.1.2. Dịch tài liệu

Vật cản lớn của việc trao đổi thông tin trong giới khoa học và công nghệ

là hàng rào ngôn ngữ, làm cho sự giao tiếp giữa các nhà khoa học và công nghệ

các quốc gia khác nhau gặp không ít trở ngại .

- Khái niệm : Dịch tài liệu là việc biểu đạt bằng những ngôn ngữ khác

trên văn bản so với ngôn ngữ của một tài liệu xác định, sao cho văn bản (dịch

và nguồn) là tương đương với nhau.

Mức độ "tương đương với nhau " phụ thuộc vào tính chất và mục đích

của mỗi trường hợp cụ thể khi thực hiện dịch vụ, trong đó quan trọng là nhu cầu

của người dùng tin mà dịch vụ hướng tới.

+ Đòi hỏi cơ bản và chung nhất của sự tương đương này là đối với nội

dung được phản ánh trong 2 bản: bản nguồn và bản dịch. Đó là đòi hỏi bắt buộc

đối với mức độ, mục đích và tính chất của dịch vụ này.

+ Đối với trường hợp dịch vụ một khái niệm khoa học hay một tài liệu

khoa học nào đó, khía cạnh cần chú trọng là mức độ phù hợp nghiêm ngặt về

nội dung của 2 bản dịch và nguồn.

45

+ Đối với các tác phẩm văn học hay một tài liệu thuộc các lĩnh vực văn hoá

nghệ thuật , khoa học xã hội và nhân văn. Ngoài yêu cầu chung ra, còn cần chú

trọng tới sự tương đương về "cách diễn đạt nội dung của 2 bản " dịch và nguồn.

Nhiều tác giả cho rằng tài liệu dịch (sản phẩm của dịch vụ tài liệu) có thể

được coi vừa là tài liệu bậc 1(tài liệu gốc), đồng thời cũng vừa là tài liệu bậc 2

( là kết quả của quá trình xử lý thông tin đặc biệt).

Hình thức dịch có hai hình thức dịch cơ bản: Dịch tài liệu( dịch văn bản) và

phiên dịch ( hay dịch nói).

Dịch tài liệu lại có thể được chia theo một số hình thức chủ yếu sau :

+ dịch toàn văn một tài liệu.

+ tuyển dịch hay lược dịch một tài liệu.

+ lược dịch và tổng thuật nội dung của một số tài liệu nào đó.

- Mục đích của dịch vụ dịch tài liệu .

+ Giúp người dùng tin tiếp cận được các nguồn thông tin mà ngôn ngữ

thể hiện của chúng không thích hợp với họ(Thông qua việc sử dụng các sản

phẩm thông tin, thư viện bao quát nguồn tin được phản ánh bằng ngôn ngữ

không thích hợp với người dùng tin hoặc bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau).

+ Giúp người dùng tin khai thác được nội dung thông tin trong các tài

liệu gốc mà họ không thể sử dụng được ngôn ngữ của tài liệu này. (Thông qua

việc sử dụng các tài liệu dịch toàn văn, tuyển dịch, lược dịch...).

+ Giúp cho việc hoà nhập của dòng thông tin trong nước với dòng

thông tin nước ngoài (khu vực quốc tế). Thông qua việc dịch tài liệu từ ngôn

ngữ bản địa sang các ngôn ngữ trên thế giới : Anh, Pháp, Đức, Nga.., và giúp

người dùng tin tiếp cận được với các nguồn thông tin của mỗi nước cụ thể, đặc

biệt là đối với những nước đang phát triển.

Dịch vụ dịch tài liệu là một loại dịch vụ đặc biệt, việc triển khai dịch vụ

được một số cơ quan thực hiện như: các cơ quan thông tin, thư viện và các nhà

xuất bản.

Đối với các nhà xuất bản, ngoài mục đích góp phần thúc đẩy sự giao lưu

và hợp tác trong các lĩnh vực văn hoá, khoa học, kỹ thuật giữa các nước trên thế

46

giới,đồng thời mục đích quan trọng là tạo ra lợi nhuận. Chúng ta nhận được sự

hỗ trợ của Chính phủ các nước , nhiều tổ chức quốc tế như: Liên đoàn tư liệu

quốc tế (FID), Liên đoàn quốc tế các liên hiệp hội thư viện (IFLA), Tổ chức

Văn hoá, Khoa học Giáo dục của Liên hợp quốc (UNESCO),..., cũng như của

nhiều tác giả và nhà xuất bản trên thế giới.

Để triển khai dịch vụ này, cần các bước sau:

+ Lựa chọn tài liệu nguồn tài liệu được dịch.

Việc lựa chọn dựa vào tư vấn của người dùng tin, với các hình thức như :

NDT yêu cầu, chuyên gia lựa chọn tài liệu cần dịch trong danh mục.

+ Tổ chức thực hiện dịch vụ.

Tuỳ thuộc vào khả năng của các cơ quan, trong quá trình thực hiện có 2

nội dung chính: dịch và hiệu đính bản dịch (có thể xuất bản hoặc không xuất

bản).

+ Phổ biến tài liệu dịch - là công đoạn cuối cùng của dịch vụ này.

Việc thực hiện dịch vụ đã được định hướng đặc biệt đối với các bản dịch

không xuất bản, việc phổ biến bản dịch được tập trung vào nhóm người dùng tin

chọn lọc. Đối với các xuất bản phẩm dịch, việc phổ biến rộng rãi hơn, song tài

liệu dịch vẫn là một loại sản phẩm được phổ biến có định hướng.

Dịch tài liệu là một công việc phải sử dụng chuyên gia có trình độ cao,

vẫn chủ yếu dựa trên lao động thủ công của con người. Chi phí về thời gian và

nhân lực cho dịch vụ này là tương đối lớn, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các

cơ quan tham gia dịch tài liệu với nhau để cho việc thực hiện, khai thác, sử dụng

dịch vụ này trở nên có hiệu quả cao nhất.

Hướng theo mục tiêu đó, nhiều trung tâm dịch thuật quốc gia và quốc tế

đã hình thành.Sự ra đời các trung tâm dịch thuật này(ví dụ ở châu Âu là Trung

tâm Dịch thuật Quốc tế - International Translation Centre) nhằm tạo cho các cơ

quan dịch thuật quốc gia có sự phối hợp chặt chẽ với nhau trong hoạt động của

mình.

Nhiệm vụ của các trung tâm dịch thuật quốc gia là thông báo kịp thời tới

các cơ quan tham gia dịch tài liệu và người dùng tin của mỗi quốc gia danh mục

47

tài liệu và sẽ được dịch, nhằm làm gia tăng nguồn tài liệu được dịch, tránh được

sự trùng lặp không đáng có.

Nhiệm vụ là tạo điều kiện cho các trung tâm quốc gia phối hợp chặt chẽ được

với nhau, trên cơ sở trao đổi thông tin, tận dụng và sử dụng một cách hợp lý

nguồn lực giành cho thực hiện dịch vụ này

3.1.3. Khai thác tài liệu vi dạng và nghe nhìn.

Là nhóm tài liệu mà thông tin được lưu trữ trên các vật mang tin đặc biệt

và muốn khai thác, sử dụng được cần một số thiết bị phù hợp.

Trong nhóm này không bao gồm các nguồn thông tin được lưu trữ dưới

dạng số hoá và được xử lý trên bộ nhớ của máy tính điện tử.

Bao gồm các loại:vi phim, vi phiếu- được gọi chung là tài liệu vi dạng,

các tài liệu nghe nhìn được ghi trên các băng nhựa, băng từ...Muốn khai thác,

cần một số thiết bị đặc biệt như các máy đọc vi phim, vi phiếu, máy ghi âm, đầu

video,...Do đó , người dùng tin phải tới cơ quan thông tin thư viện để khai thác

các tài liệu trên.

+ Tài liệu vi dạng là được thu nhỏ đi nhiều lần so với nguyên bản, do đó việc

vận chuyển, lưu trữ, bảo quản chúng được thuận tiện và kinh tế. Phương pháp

chuyển tài liệu về vi dạng rất thích hợp cho hợp cho việc vừa khai thác, sử dụng

vừa bảo quản các tài liệu cổ, quí hiếm, cũng như chuyển giao một khối lượng

lớn tài liệu cho một cơ quan thông tin do tính chất gọn nhẹ của tài liệu vi dạng

mà nhiều sản phẩm thông tin thư viện cũng được thể dưới dạng này như: mục

lục công nghiệp, tạp chí tóm tắt khoa học...

Kích thước của tài liệu:

Vi phiếu : một bản phim kích thước 105 x 135 mm chứa được bản chụp của

nhiều chục trang tương đương với khổ A4.

Việc lưu trữ và bảo quản tài liệu vi dạng cần các điều kiện đặc biệt về nhiệt

độ, độ ẩm, ánh sáng ... thông thường các cơ quan thông tin và thư viện tổ chức

phòng riêng phục vụ việc khai thác. Cách lưu trữ tài liệu có sự khác biệt so với

các tài liệu thông thường nên người ta tổ chức một số hệ thống mục lục tra cứu

48

riêng cho các tài liệu vi dạng. Có thể là hệ thống mục lục trên phiếu thông

thường, mục lục được lưu trữ trên phiếu lỗ, mục lục sách, cơ sở dữ liệu...

+ Tài liệu nghe nhìn: là nguồn thông tin được quan tâm trong những thập

kỷ gần đây. Trong nhiều lĩnh vực khoa học, công nghệ và hoạt động thực tiễn ,

nhóm tài liệu này có những giá trị không thể thay thế được: các tư liệu khoa học

về xã hội học, nhân chủng học, văn hoá học, ngôn ngữ học.., các tư liệu về công

nghệ, tài liệu hướng dẫn và trình diễn công nghệ, tuyên truyền phổ biến khoa

học kỹ thuật...

Việc sử dụng tài liệu nghe nhìn đang rất được phổ biến và tỏ ra thích hợp với

tập quán và thói quen sử dụng thông tin, nhất là từ khi băng video, VDC, DVD

đã thâm nhập rộng khắp vào cuộc sống hiện tại. Nhiều cơ quan thông tin & thư

viện chú trọng tới việc sản xuất, phát hành và phục vụ các tài liệu nghe nhìn.

3.2. CÁC DỊCH VỤ PHỔ BIẾN THÔNG TIN

3.2.1. Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại ( CAS).

* Khái niệm: dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (Current Awareness

Services - CAS) bao gồm một hệ thống các dịch vụ, thông qua việc tìm kiếm xác

định những tài liệu mới phù hợp của người dùng tin (cá nhân hay nhóm cá

nhân), sau đó thông báo cho họ thông tin về các tài liệu này.

Như vậy , CAS có liên quan tới :

- việc tìm kiếm hoặc quét tài liệu mới ( có khi công việc này được thực

hiện thông qua các biểu ghi thư mục - thông tin về tài liệu ).

- việc lựa chọn trong số các tài liệu mới những tài liệu phù hợp bằng cách

so sánh chúng với nhu cầu của người dùng mà dịch vụ hướng tới.

- việc thông báo cho người dùng tin các tài liệu mới phù hợp với họ.

Có nhiều hình thức triển khai CAS nhằm giúp người dùng tin nhận được

các thông tin về tài liệu mới nhanh chóng, thuận tiện và đầy đủ nhất:

- Thông báo tới người dùng tin danh mục các tài liệu mới xuất bản hoặc

mới được bổ sung vào cơ quan thông tin , thư viện : thông qua các sản phẩm

dạng thông báo tài liẹu mới , thông tin về tài liệu hiện tại (Current Contents ),

thông tin nhanh (Express).

49

- Các dịch vụ có liên quan tới việc cung cấp tài liệu (kể cả hình thức cung

cấp thông tin thông qua các hệ thống tự động hoá).

- Giới thiệu , trưng bày, triển lãm các tài liệu mới.

- Phổ biến tài liệu có chọn lọc là hình thức dịch vụ được áp dụng phổ biến

đối với người dùng tin ở xa. Do vậy, nhiều tài liệu được cung cấp đã được

chuyển sang dạng microfilm được gọi là dịch vụ phổ biến vi phim có chọn lọc.

- Thông qua các cuộc tiếp xúc giữa những người dùng tin với chuyên gia

thông tin (trực tiếp hoặc bằng điện thoại).

- Sử dụng các thiết bị ghi hình hoặc truyền hình để truyền các thông tin

hiện tại...

Ngoài ra , gắn liền với CAS , còn đang phát triển một loại dịch vụ cả gói

khác phổ biến thông tin hiện tại bao gồm việc cung cấp các bản sao/ bản gốc

(tài liệu gốc) đang được phát triển ở Anh, Mỹ, Pháp.. . là một hướng phát triển

nâng cấp dịch vụ CAS tỏ ra có nhiều triển vọng và đáp ứng được nhu cầu thông

tin ngày càng phát triển cao của người dùng tin.

3.2.2. Dịchvụ phổ biến thông tin chọn lọc (SDI)

* Khái niệm: là dịch vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã

được xác định từ trước chủ động và định kỳ tới NDT.

Dịch vụ SDI trên cơ sở đáp ứng những nhu cầu có tính hệ thống, ổn định

và được thực hiện theo những điều kiện về thời gian xác định.

Qua trình thực hiện người ta xây dựng cho NDT một diện nhu cầu xác

định được biểu thị như một biểu thức tìm và được sử dụng xác định điều kiện

nội dung và hình thức thông tin mà cơ quan TTTV cung cấp dịch vụ định kỳ

đồng thời phản ánh nhu cầu ổn định trong thời gian dài.

Trong một số trường hợp NDT yêu cầu cần sự trợ giúp hướng dẫn của cơ

quan cung cấp dịch vụ thông qua các tài liệu công cụ, tài liệu hướng dẫn hoặc

chuyên gia thông tin... Các cơ quan thông tin, thư viện cần quan tâm tới diện

nhu cầu của nhóm người dùng tin (gọi là profile chuẩn).

50

Profile được thể hiện bằng ngôn ngữ tư liệu- ngôn ngữ được sử dụng

trong các quá trình xử lý thông tin nhằm hệ thống hoá và tạo ra các điểm truy

nhập thích hợp tới đối tượng.

Cơ sở thực hiện dịch vụ SDI chính là điểm tương đồng của việc sử dụng

ngôn ngữ tư liệu, quá trình xử lý thông tin chính là thông qua ngôn ngữ tư liệu,

chia nguồn thông tin thành các tập hợp con có các dấu hiệu chung về nội dung

và hình thức của đôí tượng.

Muốn xây dựng diện nhu cầu người dùng tin, cơ quan TT-TV cần có sự

hiểu biết rõ về:

- các dịch vụ hiện có, tiêu chuẩn lựa chọn, các kỹ thuật được sử dụng.

- các CSDL có thể được truy nhập và cách thức lựa chọn. Khi tiến hành

dịch vụ cần sử dụng tới một số CSDL trên mạng.

- với mỗi CSDL cần hiểu rõ cấu trúc, các nguyên tắc xử lý và tìm kiếm

thông tin.

- các kỹ thuật tạo, sử dụng các quan hệ logic và các thủ thuật tìm kiếm

khác.

Xây dựng profile gồm các bước sau :

1. Tổ chức cuộc họp trao đổi giữ người cung cấp dịch vụ và những người

dùng tin sử dụng dịch vụ SDI. Giới thiệu mục đích và những vấn đề cơ bản nhất

có liên quan tới việc trình bày nhu cầu để xây dựng được profile cho họ( có thể

nêu cả những vấn đề về chi phí cho việc sử dụng dịch vụ ...)

2. Tiến hành thu nhận từ phía người đăng ký sử dụng dịch vụ:

- bản viết mô tả nhu cầu dưới dạng phân tích đầy đủ .

- danh sách các thuật ngữ càng nhiều càng tốt(có liên quan tới nhu cầu)

mà người dùng tin có thể nghĩ ra được.

- một danh sách các tài liệu phù hợp với nhu cầu của họ .

- một danh sách các tài liệu không cần thiết đối với người dùng tin( mặc

dù có thể phù hợp với profile). Thường ở đây là các danh mục các tạp chí, các

tài liệu của một số nhà xuất bản...

51

- danh sách các yếu tố nhận dạng về tài liệu mà người dùng tin muốn

nhận được ( tài liệu của các tác giả nào, các cơ quan nghiên cứu, trường đại học

nào, bằng ngôn ngữ gì...? ).

3. Nếu nhiều CSDL có thể sử dụng được, hãy lựa chọn một phần trong đó

cho là thích hợp nhất (cần tham khảo ý kiến của người dùng tin).

4. Nếu sử dụng một số CSDL khi thực hiện dịch vụ, cần chú ý tới sự

tương hợp giữa profile và quy ước lập chỉ số trong mỗi CSDL đó .

5. Lập ra quy định về các thuật ngữ được sử dụng để xây dựng profile .

Cần tham khảo các tài liệu tra cứu như: từ điển chuyên ngành, từ điển...

6. Xây dựng profile: liên kết các thuật ngữ, từ khoá qua các quan hệ logic-

toán tử Bool.

7. Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của profile được hình thành lúc đầu qua

một số lần thực hiện dịch vụ.

8. Nếu kết quả chưa thoả mãn, các bước 5-7 cần được lặp đi lặp lại để

điều chỉnh profile cho phù hợp.

9. Thu nhận thông tin phản hồi - đánh giá của người dùng tin về hiệu quả

của dịch vụ .( xem xét lại các bước từ 2-7 ).

Dịch vụ SDI được triển khai theo các nội dung :

- Người dùng tin chuyển tới cơ quan cung cấp dịch vụ hoặc nhu cầu hoặc

chính profile của họ .

- Sau khi tiếp nhận các thông tin, chuyên gia thông tin sẽ chỉnh lý hoặc xây

dựng biểu thức tương ứng với mỗi profile. Trong quá trình chuyên gia thông tin

và người dùng tin cần tiến hành trao đổi thông tin với nhau để biểu thức được

xây dựng có khả năng phản ánh được một cách chính xác nhất nhu cầu của

người dùng tin .

Trong khoảng thời gian khoảng 1-2 năm, ngay cả khi không có sự thay

đổi tới các vấn đề đã được xác lập, biểu thức này cần được điều chỉnh và thực

hiện (do tác động bởi sự thay đổi của nguồn tin).

- Song song với quá trình xử lý thông tin để hình thành profile, quá trình bổ

sung và xử lý thông tin cho các nguồn tin mới cần được thực hiện . Kết quả của

52

quá trình này là phân chia nguồn tin (mới được bổ sung) thành các tập hợp con

tương ứng với tập hợp nhu cầu được phản ánh qua tất cả các profile.

Quá trình đối chiếu, so sánh để xác định các tập hợp tương ứng với nhau

theo từng cặp giữa mỗi profile và các chỉ số tài liệu để chọn thông tin phù hợp

với mỗi người dùng tin hoặc nhóm NDT.

Sau khi chuyển thông tin đi, chuyên gia thông tin quan tâm đến thông tin

phản hồi của NDT về hiệu quả của dịch vụ.Từ đó điều chỉnh về nội dung và

hình thức của thông tin được cung cấp.

3.2.3. Hệ thống phổ biến thông tin chọn lọc tự động hoá.

Hiện nay dịch vụ SDI ngày càng phát triển trên cơ sở sử dụng máy tính

hoặc hệ thống máy tính. Điều đó đã cho phép mở rộng dịch vụ của các cơ quan

và hưởng dịch vụ của NDT.

Quá trình xử lý thông tin tự động hoá, mỗi tài liệu mới được đưa vào hệ

thống, biểu ghi tài liệu được chuyển về dạng đọc trên máy. Theo những chu kỳ

thời gian định trước, các biểu ghi mới sẽ được so sánh với profile NDT- công

việc do máy tính hoặc hệ thống máy tính đảm nhiệm.

Khi một biểu ghi phù hợp với một profile, được ghi lại một điểm cho

profile đó. Sau đó các thông tin thích hợp được gửi cho NDT thông qua mạng từ

hệ thống tới terminal NDT.

Dịch vụ SDI theo chế độ trực tuyến(on-line) có những phương thức chính

sau:

- phương thức do người bán cung cấp: profile được lưu trữ trên máy chủ.

Cơ quan cung cấp dịch vụ thực hiện việc đối chiếu khoá truy nhập tài liệu mới

với các profile tại những thời điểm xác định. Cơ quan thực hiện dịch vụ chủ

động cung cấp thông tin cho NDT.

- phương thức khai thác (saved)của NDT: nguyên lý thực hiện cho tới

việc nhập profile, so sánh đối chiếu khoá truy nhập với profile là giống với

phương thức trên.Người dùng tin chủ động khai thác dịch vụ thông qua terminal

của mình.

53

Hai phương thức trên có điểm chung là profile được lưu thường trực trên

máy dịch vụ, profile được đưa vào hệ thống 1 lần và những lần thực hiện dịch

vụ khác không phải nhắc lại nhập profile cho hệ thống.

- phương thức nạp vào hệ thống (re-keyed)SDI: là phương thức hoạt động

như việc tìm tin hồi cố dưới chế độ trực tuyến. Mỗi lần thực hiện dịch vụ,

profile phải được nạp vào hệ thống ( có tên gọi Re-keyed ). Phương thức này,

không cần lưu trữ các profile và chấp nhận sự thay đổi có tính tức thời đối với

các profile .

Dịch vụ SDI là dịch vụ cơ bản và rất quan trọng đối với cơ quan thông tin

thư viện KH kỹ thuật và NDT là những cán bộ KH&CN cũng như đông đảo

cộng đồng dân cư xã hội trong việc phổ biến kiến thức KH&CN đối với quá

trình phát triển KT- XH.

3.3. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TÌM TIN.

3.3.1 Khái niệm.

Tìm tin là một quá trình hoạt động nhằm mục đích cung cấp cho NDT

những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có.

Tìm tin là một thuật ngữ chung để phản ánh việc tìm kiếm tài liệu hoặc

các nguồn chứa các thông tin có các dữ kiện.

Một số khái niệm liên quan.

- công cụ tìm tin là thuật ngữ để tra cứu nhằm nhận được thông tin như:

tạp chí tóm tắt, hệ thống mục lục, các bảng tra cứu, CSDL... là các công cụ tìm

tin quen thuộc của nhiều cơ quan TT-TV.

- khoá truy nhập, khoá tìm là yếu tố phản ánh những đặc khác nhau của

đối tượng được sử dụng cho quá trình tìm tin & lựa chọn thông tin. Khoá truy

nhập bao gồm: các thuật ngữ phản ánh về chủ đề, môn loại, các thông tin về tác

giả ( tài liệu in, CSDL).

3.3.2. Phân nhóm các kiểu tìm tin.

+ Dựa vào tính chất thông tin của đối tượng tìm kiếm, chia thành các

nhóm :

54

- tìm tài liệu là quá trình xác định và tách khỏi nguồn tìm kiếm các tài liệu

tương ứng với yêu cầu thông tin hoặc các dấu hiệu tìm kiếm cho trước.

- tìm kiếm thông tin dữ kiện là quá trình xác định và tách khỏi nguồn tin

dữ kiện cụ thể (hoá học, số liệu thống kê, các khái niệm khoa học...) để thoả

mãn yêu cầu NDT.

+ Dựa vào tính chất của quá trình tìm tin, chia thành các nhóm:

- tìm tin theo chế độ thủ công (thông qua các hệ thống tra cứu truyền

thống ).

- tìm tin tự động hoá trong các CSDL hoặc trên mạng máy tính theo chế

độ on-line và off-line.

Nếu dựa vào tính chất của thông tin, có thể chia thành các nhóm:

- các dịch vụ tra cứu thông tin.

- các dịch vụ cung cấp nội dung thông tin hoặc chỉ dẫn thông tin.

Các dịch vụ có điểm chung là thông qua các sản phẩm thông tin-thư viện

và các trang thiết bị thích hợp tiến hành tìm kiếm thông tin, đối chiếu yêu cầu cụ

thể của NDT với các nguồn tin có liên quan nhằm đạt tới kết quả phù hợp với

yêu cầu.

Sự khác biệt là xác định và sử dụng những nguồn tin nào cho phù hợp

được gọi là có liên quan. Bảng dịch vụ tìm tin và các sản phẩm được sử dụng:

Loại dịch vụ Dịch vụ tra cứu

thông tin

Dịch vụ cung cấp

nội dung thông tin

Loại sản phẩm được sử

dụng chính

- các hệ thống mục lục,

thư mục phiếu in..., tạp

chí tóm tắt.

-CSDL thư mục, mục lục

có hoặc không có tóm tắt

- các hệ thống tra cứu dữ kiện, toàn

văn( sổ tay tra cứu, BKTT, tài liệu

dịch...)

- CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn,

CSDL news.

- Trang chủ ( home page)

3.3.3. Các nguyên lý cơ bản tìm tin

55

Quá trình tìm tin cần xác định rõ các dấu hiệu phản ánh yêu cầu được thoả

mãn. Dấu hiệu được thể hiện bằng khoá tìm ( Search Key) dưới dạng cụ thể:

- chỉ số phân loại, đề mục chủ đề.

- từ/ cụm từ được dùng làm từ chuẩn, từ khoá ( thuật ngữ khoa học,...).

- tên riêng(tên người, tên địa lý, tên niên hiệu chỉ thời gian...).và các quan

hệ logic được thiết lập giữa chúng với nhau.

+ Các toán tử Bool. Quan hệ logic đó được phản ánh qua các toán tử Bool

( Boolean operation/ logic), nhằm tạo ra khả năng liên kết các yếu tố tìm kiếm

theo 3 cách cơ bản :

- và (tương tự phép giao hai tập hợp): xác định các đối tượng thoả mãn.

- hoặc ( tương tự phép hợp hai tập hợp ) : xác định các đối tượng thoả mãn

ít nhất một trong hai yếu tố.

- loại trừ ( tương tự phép hiệu hai tập hợp): xác định các đối tượng chỉ thoả

mãn yếu tố đứng trước, song lại không thoả mãn yếu tố đứng sau phép quan hệ.

+Các kỹ thuật cơ bản sử dụng các toán tử Bool, trong biểu thức tìm còn sử

dụng một số kỹ thuật sau :

- Xấp xỉ :Kỹ thuật này được sử dụng chủ yếu đối với việc tìm theo văn

bản tự do.

- Chặt đôi: Theo kỹ thuật này, một từ có thể tìm qua một nhóm chữ cái

của nó .

- Mở rộng/Thu hẹp: Công thức tìm được bổ sung bằng việc đưa ra

những thuật ngữ rộng hơn hoặc hẹp hơn hoặc có liên quan.

- So sánh định lượng: dành cho phép tìm kiếm có liên quan tới các đại

lượng định lượng . Ở đây người ta sử dụng các toán tử so sánh lớn hơn >( lớn

hơn hoặc bằng = , nhỏ hơn < hoặc bằng = ).

- Hệ số: quá trình xử lý thông tin (định chỉ số cho đối tượng) cũng như quá

trình thiết lập biểu thức tìm tin, mỗi thuật ngữ cần được gán các hệ số xác định.

Sử dụng kỹ thuật hệ số là để hạn chế độ nhiễu của kết quả tìm đòi hỏi có sự

thống nhất chặt chẽ giữa những người xử lý thông tin và người tìm tin.

+ Các giai đoạn chính của việc tìm tin:

56

- Người dùng tin hình thành và xác định yêu cầu cụ thể của mình.

- Quyết định lựa chọn nơi sẽ được thực hiện quá trình tìm tin.

- Trao đổi yêu cầu: người dùng tin trong nhiều trường hợp ( ngay cả khi họ

sẽ là người trực tiếp tìm tin )

Yêu cầu tin được thể hiện bằng một hoặc một số biểu thức tìm. Biểu thức

này được thể hiện dưới dạng tương thích với ngôn ngữ tư liệu. Người tìm xác

định sơ bộ chiến lược tìm thích hợp nhất .

- Tiến hành tìm tin theo chiến lược, các biểu thức tìm đã được xác định.

Đối với chế độ tìm tin trực tuyến, các chiến lược tìm và biểu thức tìm được

NDT điều chỉnh nhằm đạt kết quả theo ý muốn.

- Đưa ra kết quả dưới hình thức khác nhau do việc thực hiện một số chiến

lược tìm và biểu thức tìm khác nhau. Từ đó lựa chọn kết quả được coi là phù

hợp nhất.

- NDT nhận được kết quả cuối cùng ( có thể là tài liệu bậc 1).

- NDT lựa chọn ra các thông tin cần thiết có trong tài liệu bậc 1.

- Đánh giá của NDT về mức độ phù hợp với yêu cầu của kết quả tìm tin.

- Cơ quan TTTV đánh giá tổng kết về kết quả tìm( dựa trên đánh giá của

NDT ).

- Lưu kết quả tìm.

Trường hợp tìm trực tiếp, khi kết quả phép tìm không đạt được như ý

muốn, cần xác định lại yêu cầu, xem xét các giai đoạn như: vạch chiến lược tìm,

xác định nguồn tin được tiến hành tìm. Cần sự tư vấn của chuyên gia thông tin

để điều chỉnh chiến lược tìm và biểu thức tìm đạt tới kết quả mong đợi của

NDT.

Trường hợp tìm gián tiếp, NDT thông qua chuyên gia thông tin thực hiện

tìm tin, cần trả lời đầy đủ các câu hỏi trước khi tiến hành tìm tin như: ai là người

đưa ra yêu cầu, loại thông tin họ mong muốn nhận được, thời gian nhận được

kết quả, các ngôn ngữ có khả năng sử dung được, hình thức của thông tin được

cung cấp, phạm vi chính xác về không gian và thời gian mà kết quả cần bao quát

được.

57

Khi thực hiện dịch vụ tìm tin, chuyên gia tìm cần hiểu biết rõ ràng sự

phân bố các nguồn tin. Người ta thực hiện phân nhóm các cơ quan TT TV theo

dấu hiệu:

a. Các cơ quan chủ yếu lưu trữ tài liệu bậc 1.

Nếu cần tìm tới các tài liệu gốc đã được xuất bản hoặc các sản phẩm

thông tin có khả năng thoả mãn nhu cầu tra cứu thông tin. Cần chú ý tới các loại

hình cụ thể: TVQG, thư viện công cộng, TT thông tin- thư viện các trường ĐH...

b. Các trung tâm tư liệu.

Nếu cần tìm tới các tài liệu chưa được xuất bản (bản thảo KH, tài liệu

dịch chưa xuất bản)....

c. Các trung tâm phân tích tin.

Nếu cần tìm tới các loại xử lý phân tích tổng thuật, tổng quan...hướng tới

quá trình tìm tin đặc biệt cần thiết. Các trung tâm thông tin, các hệ thống thông

tin hành chính,..

d. Các ngân hàng dữ liệu.

Nếu cần tìm tới các thông tin dữ kiện, sử dụng các bộ máy tra cứu thông

tin mạnh, hướng quá trình tìm tin tới cơ quan này là thích hợp. Trong số có các

trung tâm TT thương mại, các cơ quan môi giới và dịch vụ, TTTT thống kê, kế

hoạch...

e. Mạng thông tin

Nếu cần sử dụng các tài liệu, số liệu nước ngoài, các thông tin đòi hỏi có

độ cập nhật cao, các thông tin phục vụ tra cứu...việc hướng quá trình tìm tin vào

các mạng thông tin là thích hợp nhất. Cần nhận diện các mạng cụ thể: mạng

WAN, LAN, INTERNET.

3.4 GIỚI THIỆU MỘT SỐ KIỂU TÌM TIN.

3.4.1. Tìm tin truyền thống.

- Tìm tin qua phương tiện mục lục hoặc hệ thống mục lục truyền thống, sử

dụng một thuật ngữ ( từ khoá, từ chuẩn, các dấu hiệu đặc trưng cho yêu cầu) và

thường từ những khái niệm quan trọng nhất, sau đó thu hẹp hoặc mở rộng phép

tìm với sự trợ giúp của các hệ thống tra cứu chỉ chỗ, các quan hệ giữa các thuật

58

ngữ với nhau (rộng hơn, hẹp hơn, có liên quan). Các phương tiện là các bảng tra

tác giả, bảng tra tên địa lý, bảng tra chủ đề của các hệ thống phân loại hay đề

mục chủ đề...

- Tìm tin qua các bảng tra thư mục, mục lục dạng in. được tiến hành như

dạng tìm tin ở trên, cách thức tổ chức và khả năng lưu trữ phụ thuộc vào nguyên

tắc sắp xếp các biểu ghi thư mục và các hệ thống các bảng tra cứu bổ trợ thư

mục. Lưu ý kiểu tìm kiếm này dễ gây tâm lý nhàm chán và thời gian thường bị

kéo dài.

- Tìm tin bằng phương tiện các bảng tra từ điển, sử dụng phương tiện này là

xây dựng cho hệ thống tra cứu một loại hồ sơ kiểu tổ chức file đảo trong các

CSDL.

Ngoài ra trước đây có dạng tìm bằng các phương tiện cơ giới hoá và bán

cơgiới hoá như: tìm trên phiếu lỗ soi, phiếu lỗ mép. Để đọc được thông tin sau

khi mã hoá, sử dụng đèn soi hoặc thiết bị cơ khí khác gọi là tìm kiếm thông tin

cơ khí hoá.

3.4.2 Tìm tin tự động hoá.

Là quá trình sử dụng máy tính hoặc hệ thống máy tính để tìm kiếm các

thông tin được tổ chức dưới hình thức CSDLvà lưu trữ trên bộ nhớ của maý

tính.

Muốn tìn tin đạt được mục đích dự kiến các chuyên gia và NDT cần hiểu

nội dung thông tin của CSDL, kỹ năng giao tiếp với hệ thống qua người và máy.

* Các loại tìm tin tự động hoá.

+ Dựa vào tính chất tổ chức dữ liệu của miền thực hiện phép tìm- cấu trúc dữ

liệu trong các biểu ghi của tệp/ CSDL chia thành 2 loại chính:

- tìm trên file chủ/ tìm tự do.

- tìm trên file đảo.

Tìm trên file chủ Tìm trên file đảo

- CSDL cần được trên 1 file ( file chủ). - CSDL được tổ chức thành 2 file ( file chủ & file

59

- Có thể tìm mọi thông tin đã xử lý và

được thể hiện trong biểu ghi.

- Biểu thức tìm tự do hơn,không phụ

thuộc vào các khoá được sử dụng trong

quá trình xử lý thông tin( VD tìm theo

tên tài liệu).

- Thời gian tìm kéo dài do máy đọc tất

cả các biểu ghi trong CSDL.

đảo).

- chỉ cho phép tìm theo các thông tin đã được chọn

để xây dựng file đảo.

- sử dụng hệ thống các khoá đã được hình thành

trong quá trình xử lý thông tin dưới hình thức

tương hợp với ngôn ngữ xử lý thông tin.

- Thời gian tìm rút ngắn do máy không phải đọc

tất cả các biểu ghi trong CSDL.

+ Dựa vào nơi lưu trữ các CSDL chia thành:

- tìm tin trong các CSDL được lưu trữ tại chỗ ( trực tiếp khai thác).

- tìm tin trong các CSDL được lưu trữ tại các máy tính khác trên mạng.

- tìm tin trên CD-ROM khá phổ biến, có thể coi là nhóm tìm tin trong

các CSDL được lưu trữ tại chỗ ( trực tiếp khai thác), cũng như được lưu trữ tại

các máy tính khác trên mạng.

Thực hiện tìm kiếm thông tin trên CD-ROM cần có các thiết bị: máy tính,

ổ đọc CD-ROM và máy in để in kết quả tìm.

Ưu điểm:

- Việc truy nhập tới các CSDL trên CD-ROM được thực hiện thời gian

ngắn.

- Lưu trữ thông tin rẻ hơn trên giấy, lưu trữ mật độ lớn (1đĩa tương đương

300.000 trang A4), chi phí vận chuyển bảo quản thuận tiện.

- áp dụng hiệu quả với công nghệ đa phương tiện, khả năng phản ánh và

lưu trữ thông tin mạnh, việc truy nhập tìm kiếm chuyển tệp kết nối CSDL thuận

tiện nhanh chóng.

Ví dụ: tìm tin qua CD-ROM mạng VISTA

Sau đó chọn những CSDL thích hợp trên CD hoặc đối chiếu nhiều CSDL

thực hiện:

Tìm tin trên CSDL cho phép thực hiện 2 chế độ:

- tìm theo khung hệ thống hoá các đối tượng trong CSDL( thường thể

hiện chế độ basic).

60

- truy nhập trực tiếp qua việc điền các khoá tìm vào thích hợp (sử dụng

các quan hệ logic bool, thường thể hiện chế độ tìm advance.

Có thể kết hợp cả 2 cách.

Để bảo vệ được bản quyền của sản phẩm, các nhà sản xuất đôi khi chỉ cho

phép người khai thác có thể tìm, xem thông tin, in kết quả khi cần, mà không thể

thay đổi, chép các dữ liệu CSDL sang bộ nhớ khác.

+ Sử dụng CD-ROM trong các cơ quan thông tin, thư viện :

- Trong các cơ quan thông tin , thư viện, CD-ROM được sử dụng hết sức

rộng rãi và phổ biến. Nhiều tạp chí khoa học, nhiều ấn phẩm thông tin, bên cạnh

việc sản xuất đưa ra thị trường dưới dạng CD-ROM. Nhiều danh mục các sản

phẩm, thiết bị cũng như về các nhà sản xuất cũng được đưa ra thị trường theo cả

hai dạng trên.

- Sự gọn nhẹ, khả năng lưu trữ thông tin khổng lồ đã ngày càng làm cho CD-

ROM được ứng dụng rộng rãi vào nhiều cơ quan thông tin, thư viện, đặc biệt là

phương tiện lưu trữ thông tin cho không chỉ các sản phẩm thông tin, thư viện mà

cả các tài liệu cấp 1. Chính việc đó làm cho việc khai thác CD-ROM ngày càng

được rộng mở.

- Công nghệ đa phương tiện được áp dụng trong việc lưu trữ và tìm kiếm

thông tin đều được sử dụng thông qua CD-ROM. Khả năng trộn lẫn và truy

nhập liên thông giữa các loại dữ liệu khác nhau ngày càng khẳng định vai trò

của CD-ROM .

3.4.3. Các chế độ tìm tin trên mạng.

* Tìm tin theo chế độ off- line.

là chế độ người tìm không trực tiếp giao tiếp với CSDL mà thông qua

chuyên gia tìm để thực hiện phép tìm. Phép tìm được thực hiện gián tiếp qua

chuyên gia tìm và được chuyển yêu cầu tìm tới NDT như: thư tín, thư điện tử,

điện thoại...

Các khả năng của tìm tin off-line.

- cung cấp được nhiều điểm truy nhập thuận tiện và kinh tế.

- Tiến hành nhiều phép tìm kiếm .

61

- cung cấp các sản phẩm và dịch vụ dưới nhiều hình thức (thư mục in,

phổ biến thông tin chọn lọc, tìm tin hồi cố...)

- thực hiện được các phép tìm phức tạp.

- tạo ra sản phẩm được lưu trên đĩa và dễ dàng chuyển giao, khả năng

thúc đẩy sự phát triển mạng và liên kết giữa các cơ quan TTTV

Ưu điểm:

- kết quả tìm tin chính xác, có khả năng tối ưu trong chiến lược tìm.

- chi phí cho việc tìm thấp.

Nhược điểm:

- khi yêu cầu không rõ ràng kết quả tìm không chính xác.

- NDT không có điều kiện điều chỉnh chiến lược tìm trong quá trình tìm

- thời gian nhận được kết quả phụ thuộc vào vào chuyên gia tìm thực

hiện phép tìm.( có khi hàng tuần).

* Tìm tin theo chế độ on- line.

Là chế độ người tìm trực tiếp giao tiếp với CSDL để thực hiện phép tìm

không thông qua chuyên gia tìm. Phép tìm được thực hiện trực tiếp với CSDL

trong máy tính hoặc hệ thống máy tính.( gọi là hệ thống tương tác) qua các trạm

đầu cuối (terminal) được nối qua đường điện thoại hoặc cáp quang.

Các giai đoạn tìm tin on-line:

- Giai đoạn chuẩn bị: có ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới kết

quả và hiệu quả thực hiện dịch vụ tìm. Nếu thực hiện tốt sẽ rút ngắn thời gian sử

dụng đường truyền và kết quả tìm đạt tới mức cao nhất.

- Quá trình tìm tin trên mạng: chia thành các bước sau:

a. Nối mạng: người tìm gọi tới máy tính tải CSDL mà theo họ có thể thoả

mãn được nhu cầu của mình.

b. Đàm phán tìm kiếm: trong quá trình tìm cần có sự hợp tác của các chuyên

gia tìm nhằm giải quyết những tình huống và giải pháp thích ứng nhất, cung cấp

những thông tin cần thiết.

62

c. Điều chỉnh kết quả: mở rộng hoặc thu hẹp phép tìm, điều chỉnh thoả mãn

theo ý muốn của NDT. Xác định kết quả trong những kết quả nhận được là thích

hợp nhất với yêu cầu.

d.Ra khỏi mạng: sau khi nhận kết quả theo ý muốn, qúa trình tìm kiếm được kết thúc bằng việc ra khỏi mạng.( xem bảng so sánh tìm tin on line, off-line)

Dấu hiệu so sánh off- line on- line

- Quan hệ người tìm CSDL Gián tiếp không tương tác trực tiếp, tương tác

- Các thao tác của người tìm

trong quá trình tìm tin

Nêu câu hỏi/ yêu cầu với

chuyên gia tìm. Nhận kết quả

cuối cùng

Ngoài các thao tác ở chế độ

off- line, có thể điều chỉnh

chiến lược tìm để nhận được

kết quả tốt nhất.

- thời gian chậm, phải chờ đợi có khi

hàng tuần

nhanh chóng, tức thời

chi phí truyền thông cho các quá trình tìm truyền

yêu cầu và kết quả: ít hơn on-

line

cho các quá tuyền yêu cầu,

kết quả và thời gian tìm trên

CSDL

3.5. CÁC DỊCH VỤ TRAO ĐỔI THÔNG TIN

3.5.1. Hội nghị, hội thảo

+ Dịch vụ này nhằm mục đích:

- đông đảo người dùng tin tiếp xúc trực tiếp với các nhà khoa học, công

nghệ, các nhà quản lý kinh tế xã hội...

- những người quan tâm tới những vấn đề cụ thể là cơ hội tiếp xúc, trao

đổi thông tin cho nhau.

- sử dụng kênh thông tin phi hình thức trong quá trình giao tiếp.

Dịch vụ này là công cụ quan trọng thực hiện mục đích phổ biến thông tin,

các thành tựu mới trong khoa học và công nghệ, các vấn đề kinh tế xã hội, văn

hoá nghệ thuật,... ở trong nước và trên thế giới.

+ Cách thức thực hiện dịch vụ.

63

- Xác định mối quan hệ của Hội thảo với nhu cầu người dùng tin và các

vấn đề có liên quan. Mục đích của Hội thảo. Lựa chọn chủ đề của Hội thảo.

- Xác định nội dung của Hội thảo. Một số vấn đề khác có liên quan tới việc

tổ chức Hội thảo: thời gian và địa điểm tổ chức, các đối tượng tham gia, các

hình thức tuyên truyền quảng cáo về Hội thảo.

- Tổ chức Hội thảo.

- Đánh giá về Hội thảo. Thu nhận thông tin phản hồi của người dùng tin.

Hội thảo là hình thức hoạt động phổ biến đối với tất cả các cơ quan thông

tin thư viện chuyên ngành, đa ngành, các cơ quan thông tin thư viện địa phương,

vùng lãnh thổ quốc gia, trường đại học,... Hội thảo nhằm mang đến cho người

tham gia những thông tin có liên quan tới vấn đề đang thu hút sự quan tâm mà

cơ quan thực hiện dịch vụ chức năng hướng tới . Do vậy, nó được tiến hành trên

cơ sở nhu cầu hiện tại của người dùng tin, trên cơ sở các vấn đề đang đặt ra cho

đại đa số thành viên của cộng đồng.

+ Để duy trì được thường xuyên hoạt động cần chú ý tới các yếu tố quan

trọng sau :

- Khả năng xây dựng và duy trì đội ngũ công tác viên cùng với cơ quan thực

hiện dịch vụ tổ chức Hội thảo. Họ cần được xây dựng và lựa chọn trên cơ sở

những người dùng tin chức năng của cơ quan thông tin, thư viện.

- Việc bám sát nhu cầu của người dùng tin cũng như các vấn đề kinh tế-xã

hội, các vấn đề thuộc lĩnh vực khác như khoa học, công nghệ, văn hoá nghệ

thuật ... đang thu hút sự quan tâm của đông đảo người dùng tin.

+ Xu hướng phát triển dịch vụ:

-Tổ chức dịch vụ cần tính toán tạo tiện lợi cho NDT xu hướng hình thức

như: phát triển hội thảo từ xa (audioconference, videoconference...)được truyền

dẫn qua điện thoại, cáp quang..Tuy nhiên giá thành cao.

+ Quan hệ với các sản phẩm khác: có quan hệ chặt chẽ với dịch vụ phổ biến

thông tin hiện tại, phổ biến thông tin chọn lọc, các hoạt động tuyên truyền

KHCN...

3.5.2 Triển lãm, hội chợ

64

Là dịch vụ xuất hiện từ lâu và phổ biến nhằm mục đích giới thiệu các sản

phẩm, dịch vụ của xã hội ( nhà máy, xí nghiệp, cơ sở sản xuất...trong và ngoài

nước) tạo môi trường giao tiếp giữa những người cung cấp và người sử dụng các

sản phẩm và dịch vụ.

Nội dung thực hiện tổ chức triển lãm, hội chợ:

- Xác định mục đích, lựa chọn chủ đề cho triển lãm, hội chợ.

- Xác định nội dung, các đối tượng tham gia và các đối tượng khai thác sử

dụng, thời gian, địa điểm, hình thức.

- Quảng cáo, tuyên truyền cho triển lãm hội chợ.

- Tổ chức.

- Đánh giá, hiệu quả, thu nhận thông tin phản hồi.

* Xu hướng phát triển. ngày càng phổ biến và phát triển mạnh với mục

đích tuyên tuyền phổ biến, thương mại dịch vụ...

* Quan hệ với các sản phẩm, dịch vụ:

- các dịch vụ tuyên tuyền, phổ biến thông tin hiện tại

- các hội thảo: diễn đàn trao đổi thông tin

- các dịch vụ thông tin chuyển giao công nghệ

- các dịch vụ tư vấn, thông tin trên mạng, giới thiệu sản phẩm...

3.5.3 Thư điện tử.

là tạo cho các cá nhân hoặc tổ chức trao đổi thư tín với nhau thông qua

sử dụng hệ thống hoặc mạng máy tính.

Dịch vụ quen thuộc và phổ biến trên mạng hiện nay, để thực hiện được

cần có các thiết bị: terminal, modem và mạng liên lạc viễn thông. Ngoài ra còn

có phần mềm chuyên dụng cho dịch vụ như: microsoft exchange... và tổ chức

một số hộp thư (mailbox). Hộp thư chính là nơi trung gian lưu trữ các thư tín

giữa người gửi và người nhận.

Các quy trình gửi và nhận thư:

- đăng ký dịch vụ thư điện tử: để sử dụng được dịch vụ tiến hành đăng ký

sử dụng dịch vụ trong hệ thống.

- tạo thư. bao gồm xác định địa chỉ người nhận và biên soạn nội dung thư.

65

+ Chọn chức năng thư mới tạo một thư để gửi đi.

+ xác định địa chỉ người nhận (có 2 cách:điền trực tiếp địa chỉ người nhận

vào vùng được xác định, hay hiển thị danh sách địa chỉ người nhận của mạng và

những người định gửi thư tới)

+ biên soạn nội dung thư: tiến hành như soạn thảo văn bản, có thể ghép

tệp,nhúng một số tệp vào thư...

- gửi thư. tiến hành gửi đi bằng việc lựa chọn một option thích hợp

( thông thường là button send ).

- nhận thư. Giống như việc gửi thư đi, các thủ tục nhận thư được thực

hiện sau khi đã truy nhập và sử dụng chức năng thư tín trên mạng.

+ Chuyển thư từ mailbox về terminal người nhận. Danh mục thư tín được

thể hiện dạng bảng hai chiều, chứa các thông tin về họ tên người gửi thư, chủ đề

của thư, thời gian và trữ lượng của mỗi thư được xây dựng dưới dạng

HyperText .

+ Bước tiếp theo là việc đọc thư - mở tệp của người nhận tại terminal của

họ .

Sau khi đã thực hiện chu trình nhận thư coi như được chấm dứt . Chọn chức

năng ra khỏi (logout) để chuyển sang một dịch vụ khác.

Ngoài ứng dụng chủ yếu của E-mail là trao đổi thông tin, dịch vụ này còn

được ứng dụng vào việc chuyển bản thảo tới nhà xuất bản, đã hình thành khái

niệm như xuất bản điện tử tiến hành theo một trong hai phương thức sau:

* Nếu bản thảo được lưu trên một máy chủ của mạng thì tác giả có thể gửi

thư và thông báo cho nhà xuất bản cách thức truy nhập tới bản thảo trên mạng.

Sau đó, nhà xuất bản trực tiếp thực hiện các thủ tục chuyển file chứa bản thảo về

máy của mình (công việc tương tự như chuyển thư từ mailbox về terminal người

nhận).

* Nếu bản thảo chỉ được lưu trên máy của tác giả, tác giả trực tiếp gửi tới

nhà xuất bản bằng việc chuyển file bản thảo tới mailbox mà nhà xuất bản đăng

ký khai thác.

Thư điện tử được sử dụng rất phổ biến, được ưa chuộng và phát triển.

66

Quan hệ rất chặt chẽ với nhiều loại hình như cung cấp tài liệu, mượn từ xa,

mượn giữa các thư viện, phổ biến thông tin chọn lọc, hỏi - đáp ( phát triển hộp

thư cá nhân tại nhà) đông đảo người sử dụng.

3.5.4. Một số dịch vụ trên mạng khác

+ Netmeeting:là hình thức trao đổi thông tin trực tiếp thông qua bàn

phím và màn hình giữa các máy tính trong mạng với nhau.

Khi được một máy gọi tới, trên màn hình của máy được gọi xuất hiện

thông báo về cuộc trao đổi sẽ diễn ra. Cuộc đối thoại được diễn ra như một cuộc

giao tiếp bình thường, được thực hiện bằng việc tạo các văn bản và gửi, nhận

các văn bản này thông qua bàn phím và màn hình.

Cách thức lựa chọn địa chỉ của máy cần trao đổi tiến hành tương tự như

việc gửi một thư điện tử.

Diễn đàn điện tử là loại dịch vụ phổ biến được nhiều người quan tâm và

sử dụng với những mục đích chuyên môn. Người tham gia diễn đàn là người

cung cấp thông tin vừa là người dùng tin.

Muốn thực hiện diễn đàn điện tử cần thực hiện:

- đăng ký sử dụng diễn đàn, khi khai thác lần đầu tiên.

- tìm và xem thông tin trên diễn đàn, lựa chọn liệt kê các diễn đàn đã lựa

chọn và kiểm tra nội dung thông tin trong diễn đàn lựa chọn hệ thống sẽ thông

báo: số lượng có trên diễn đàn, danh mục người gửi thông báo có trên diễn đàn,

chủ đề của thông báo, thời gian, trữ lượng của thông báo.

- gửi thông báo lên diễn đàn, tiến hành soạn thảo nội dung cần gửi chọn

option send khẳng định thông báo đã được gửi lên diễn đàn.

Netmeeting là hình thức trao đổi thông tin trực tiếp nó được thể hiện khi

các máy định trao đổi đang nối mạng. Khi được một máy gọi tới, trên màn hình

của máy được gọi xuất hiện thông báo về cuộc trao đổi sẽ diễn ra. Trong trường

hợp không trong tình trạng nối mạng hoặc người được gọi vì lý do nào đó không

đồng ý/ không thể tham gia vào cuộc trao đổi thì cuộc trao đổi không được thực

hiện.

67

Các thông tin cần trao đổi sau khi được biên soạn được người gửi chuyển

tới người nhận qua mạng. Thông thường, người nhận cũng biên soạn một văn

bản để trả lời người gửi, nhận các văn bản này thông qua các bàn phím và màn

hình.

Hình thức netmeeting này tỏ ra rất lợi hại đối với các cuộc trao đổi mà các

hình thức khác kém hiệu quả do nhiều nguyên nhân khác nhau (ví dụ, khả năng

giao tiếp bằng ngôn ngữ nói bị hạn chế).Đối với những người đang trong mạng

cần trao đổi với nhau một vấn đề “nóng” mà họ cùng quan tâm. Ví dụ, cuộc trao

đổi giữa một chuyên gia tìm với người dùng tin nhằm điều chỉnh chiến lược và

các bước tìm tin gián tiếp.

+ Diễn đàn điện tử.

Là loại dịch vụ rất phổ biến được nhiều người quan tâm và sử dụng vì

những mục đích chuyên môn cũng như giải trí.

Loại dịch vụ này, cho phép những người dùng tin cùng quan tâm tới một

vấn đề nào đó có thể trao đổi (gửi và nhận) các thông tin có liên quan. Người

tham gia diễn đàn vừa đóng vai trò của người cung cấp thông tin, vừa đóng vai

trò của người dùng tin.

Cần thực hiện các thủ tục sau:

- Đăng ký sử dụng diễn đàn: đăng ký trước khi sử dụng diễn đàn tại lần

khai thác đầu tiên. Tại đây, chọn dịch vụ bằng các kỹ thuật sử dụng chuột khác

nhau làm hiển thị danh mục các diễn đàn. Danh mục này được thể hiện dưới

dạng bảng hai chiều: tên diễn đàn/ nhóm diễn đàn (số lượng diễn đàn), cột dành

cho sự lựa chọn/ không lựa chọn của người dùng tin và khối lượng thông báo

hiện có trên diễn đàn. Lựa chọn diễn đàn nào chính là việc nhấn con trỏ vào cột

bạn đã trở thành thành viên của diễn đàn. Số lượng diễn đàn đăng ký của một

người dùng tin chỉ phụ thuộc vào quyết định của chính họ.

- Tìm và xem thông tin trên diễn đàn: Sau khi đã lựa chọn, có thể liệt kê

các diễn đàn bạn đã lựa chọn.

Kiểm tra nội dung thông tin trong diễn đàn mà mình lựa chọn. Lúc này hệ

thống sẽ thông báo một số thông tin cơ bản có liên quan tới diễn đàn: Số lượng

68

thông báo có trên diễn đàn, danh mục người gửi thông báo lên diễn đàn, chủ đề

của thông báo được gửi (do người gửi đặt), thời gian thông báo được gửi, trữ

lượng của thông báo đó. Nếu tiếp tục, có thể làm hiển thị toàn bộ nội dung thông

tin của mỗi thông báo.

- Gửi thông báo lên diễn đàn. Chọn chức năng gửi một thông báo mới

(new message) lên diễn đàn cho phép việc đưa một thông tin mới lên diễn đàn.

Sau đó tiến hành soạn thảo nôị dung của thông báo cần gửi.Tiếp theo, chọn

option Send khẳng định thông báo của bạn đã được gửi lên diễn đàn.

Chú ý: Ngày nay số lượng người tham gia diễn đàn ngày càng nhiều, nên

khối lượng thông tin trên diễn đàn ngày càng tăng. Đặc biệt là những diễn đàn

có tính thời thượng ( như là mạng máy tính, Internet…). Các hệ thống đều có

sẵn một chức năng nhằm hạn chế lượng thông tin từ diễn đàn đổ vào hộp thư

của bạn. Khi đăng ký diễn đàn, cần điền các tham số để hạn chế khối lượng

thông tin mà bạn sẽ nhận được:

* Tham số số lượng: hạn chế số lượng tối đa các thông báo tồn tại trong

hộp thư của bạn.

* Tham số thời gian: hạn chế khoảng thời gian cực đại (kể từ lúc thông

báo được gửi lên diễn đàn) mà thông báo được lưu trữ trong hộp thư của bạn.

Hiện tại, trên Internet có khoảng 50.000 diễn đàn đề cập: từ các vấn đề

triết học, kinh tế học, toán học…đến các vấn đề như bóng đá, giải thưởng

OSCAR, các món ăn trên thế giới

3.6. DỊCH VỤ TƯ VẤN

Là một hệ thống các hoạt động nhằm cung cấp các thông tin trợ giúp cho

việc ra quyết định.

NDT chức năng dịch vụ này hướng tới là người ra quyết định, đây là loại

dịch vụ tương đối phức tạp, đòi hỏi được đầu tư lớn về các nguồn nhân lực, vật

lực, tài lực.

Hệ thống các hoạt động nhằm thực hiện dịch vụ bao gồm: tìm kiếm thông

tin, cung cấp nội dung thông tin, nghiên cứu phân tích tổng hợp thông tin…

3.6.1. Các phương pháp triển khai.

69

Để triển khai được dịch vụ tư vấn, cần thiết phải có:

- Nguồn thông tin thích hợp;

- Các trang thiết bị kỹ thuật cần thiết (các trang thiết bị tin học, liên lạc

viễn thông).

- Đội ngũ chuyên gia tư vấn, bao gồm các chuyên gia thông tin (tìm tin,

phân tích- tổng hợp thông tin,..) đến các chuyên gia khoa học và công nghệ,

quản lý-kinh tế.

Dịch vụ tư vấn quen thuộc nhất hiện nay là tư vấn về công nghệ (phục vụ

chuyển giao, đánh giá, thẩm định công nghệ). Nhu cầu phát triển kinh tế, các

mục tiêu hiện đại hoá, công nghiệp hoá nền kinh tế của nhiều nước, đặc biệt là

các nước đang phát triển, đang đặt ra cho chúng ta chiến lược tiếp nhận và

chuyển giao công nghệ tiên tiến, hiện đại từ nhiều nguồn nói chung - đặc biệt là

tư vấn công nghệ có một vị trí quan trọng.

+ Điều kiện để triển khai được dịch vụ tư vấn là các cơ quan thông tin,

thư viện cung cấp đầy đủ các nguồn thông tin (về khoa học và công nghệ, kinh

tế - xã hội…) có liên quan. Cần không ngừng tăng cường nguồn thông tin của

mình, mặt khác khai thác trao đổi được với các nguồn thông tin có liên quan

trên thế giới, đặc biệt là các nguồn thông tin trên mạng thông tin… lớn của nước

ngoài. Các nguồn thông tin có liên quan cho dịch vụ tư vấn hết sức đa dạng,

phong phú... các khía cạnh của đời sống kinh tế – xã hội, tới các mặt hoạt động

thực tiễn của con người. Do vậy, các dạng sản phẩm TT như: CSDL dữ kiện,

CSDL toàn văn… có vị trí quan trọng đối với các dịch vụ này.

+ Trang thiết bị kỹ thuật cần thiết.

Thông tin được sử dụng trong nhiều loại dịch vụ tư vấn (tư vấn về công

nghệ, tư vấn thương mại…) là những thông tin phụ thuộc chặt chẽ vào thời gian,

đòi hỏi phải được cung cấp trong những điều kiện thời gian nghiêm ngặt. Do

vậy, các quá trình tìm kiếm, xử lý phân tích tổng hợp thông tin, cần được đảm

bảo bởi những điều kiện cao về kỹ thuật, thời gian.

70

Các trang thiết bị kỹ thuật sử dụng đòi hỏi đồng bộ và chất lượng cao, nó

không chỉ cần cho các quá trình tìm kiếm và khai thác thông tin, xử lý thông tin,

mà còn cần cho quá trình tương tác, trao đổi giữa người thực hiện và sử dụng

dịch vụ. Bởi những vấn đề cần tư vấn đa phần không có trong những khuôn mẫu

định trước, luôn thay đổi đòi hỏi những ứng phó và xử lý tình thế kịp thời, hợp

lý. Chính vì thế, các trang thiết bị như: mạng máy tính, đường truyền dữ liệu có

chất lượng cao luôn là cần thiết cho triển khai dịch vụ này.

+ Đội ngũ chuyên gia tư vấn gồm các chuyên gia thông tin, chuyên gia

khoa học và công nghệ, quản lý kinh tế…

- Các chuyên gia thông tin đảm nhận nhiệm vụ điều phối và tổ chức các

nguồn lực để thực hiện dịch vụ, thực hiện các hoạt động tác nghiệp đòi hỏi kinh

nghiệm và kiến thức chuyên môn của mình (xác định các nguồn thông tin cần

khai thác, thực hiện các quá trình tìm kiếm thông tin trong các hệ thống các

thông tin phù hợp…).

- Các chuyên gia khoa học và công nghệ đảm nhận chủ yếu các nhiệm vụ

xử lý phân tích tổng hợp, nghiên cứu đánh giá đối với các vấn đề có liên quan,

đề ra một số xu hướng/ biện pháp/giải pháp khả thi nhằm cung cấp cho người sử

dụng dịch vụ một cách đầy đủ, hệ thống các nguồn thông tin có liên quan. Trong

số những chuyên gia KH&CN, đặc biệt là các chuyên gia kinh tế (đối với việc

tư vấn cho các vấn đề phát triển sản xuất, mở rộng kinh doanh), trên cơ sở phân

tích và sơ bộ đánh giá hiệu quả chung đối với từng giải pháp/biện pháp… kết

hợp với những điều kiện chủ quan và khách quan (trong đó có môi trường kinh

tế – xã hội), nhằm cung cấp cho người dùng tin những thông tin tổng hợp nhất

về các vấn đề có liên quan.

Để xây dựng được đội ngũ chuyên gia tham gia vào dịch vụ tư vấn ổn

định, thì mối quan hệ chặt chẽ giữa cơ quan thông tin với các cơ quan nghiên

cứu triển khai, các trường đại học.. có ý nghĩa tiền đề. Các hoạt động nhằm xây

dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa các cơ quan có tính chất lâu dài và ổn định.

3.6.2. Một số loại dịch vụ tư vấn tiêu biểu.

71

Vai trò lãnh đạo, quản lý, định hướng của Nhà nước hoạt động tư vấn

phát triển kinh tế – xã hội của các cơ quan thông tin, thư viện cần được đề cao

và đầu tư thoả đáng. Triển khai có hiệu quả dịch vụ này, có ý nghĩa quan trọng

khẳng định vai trò và vị trí xã hội của các cơ quan thông tin, thư viện.

Có thể liệt kê một số dịch vụ tư vấn tiêu biểu:

* Tư vấn phát triển kinh tế – xã hội các địa phương, vùng, khu vực, quốc

gia (lựa chọn khuynh hướng phát triển kinh tế – xã hội cho những khoảng thời

gian khác nhau (ví dụ: tiến hành các nghiên cứu, khảo sát về tiềm năng kinh tế

xã hội, các đặc điểm về điều kiện tự nhiên, tài nguyên thiên nhiên…). Thực hiện

tư vấn những vấn đề trên, thường do nhiều cơ quan khác nhau thực hiện, trong

đó các cơ quan thông tin, thư viện là chủ yếu đảm nhận nội dung cung cấp các

nguồn thông tin khác nhau.

* Tư vấn về công nghệ phục vụ các nhiệm vụ đánh giá, thẩm định hoặc

chuyển giao công nghệ. Việc đánh giá, thẩm định công nghệ được tiến hành

tương đối độc lập đối với các khía cạnh kinh tế, trong khi đó chuyển giao công

nghệ lại gắn bó chặt chẽ với các khía cạnh kinh tế. Các cơ quan thông tin chủ

yếu thực hiện việc cung cấp các nguồn thông tin công nghệ, tổ chức đội ngũ

chuyên gia khoa học- công nghệ, tham gia vào việc xử lý, phân tích để tạo ra

các thông tin có giá trị làm cơ sở cho người dùng tin ra quyết định.Tư vấn các

nhu cầu thông tin của công dân như: học tập nâng cao kiến thức, vấn đề chăm

sóc sức khoẻ, các kiến thức bảo vệ môi trường, có thể tư vấn đối với người dùng

tin (khai thác, truy nhập, sử dụng thông tin có hiệu quả).

Nội dung của dịch vụ tư vấn cho người dùng tin khai thác các nguồn

thông tin bao gồm các nội dung chính sau:

- Giới thiệu, hướng dẫn người dùng tin tiềm năng các nguồn thông tin của

cơ quan thông tin, thư viện có liên quan.

- Giới thiệu sự phân bố các nguồn thông tin và hướng dẫn khai thác các

nguồn thông tin.

- Hướng dẫn những kỹ năng cơ bản giúp khai thác các nguồn thông tin

điện tử hoá (CSDL, trên mạng…).

72

- Hướng dẫn các kỹ năng cơ bản trong việc trao đổi thông tin trên mạng,

cách tổ chức và tham gia vào các dịch vụ trao đổi thông tin khác nhau…

Thông thường, các chuyên gia thông tin có kinh nghiệm là người trực tiếp

thực hiện các dịch vụ này và được triển khai khi có yêu cầu từ phía người dùng

tin.Các cơ quan thông tin, thư viện chủ động tiến hành thăm dò, nghiên cứu nhu

cầu của người dùng tin. Các hình thức triển khai dịch vụ rất phong phú, đa dạng:

hỏi- đáp, các phương tiện thông tin công cộng, các khoá huấn luyện, đào tạo…

3.6.3. Tổ chức thực hiện dịch vụ

Quá trình thực hiện dịch vụ thông tin những yếu tố sau đây có ảnh hưởng

trực tiếp tới chúng:

* Năng lực của người thực hiện dịch vụ

Một đặc tính quan trọng với người thực hiện dịch vụ về năng lực chuyên

môn của người thực hiện dịch vụ có ý nghĩa quyết định trực tiếp tới chất lượng

của nó. Khái niệm về năng lực chuyên môn là tương đối rộng, song tựu chung,

được thể hiện qua 2 khía cạnh chính:

- khả năng hiểu đầy đủ và chính xác nhu cầu người dùng tin (bao gồm:

nhu cầu về nội dung, hình thức, thời gian nhận được các lời giải đáp).

- khả năng sử dụng tốt nhất các nguồn thông tin (bao gồm: sự phân bố

nguồn thông tin bậc 1, hệ thống các sản phẩm thông tin), hệ thống chuyên gia –

tư vấn (là các nhà khoa học/các chuyên gia) để thực hiện được dịch vụ.

Đối với các dịch vụ hiện đại, năng lực của người thực hiện dịch vụ còn

được thể hiện ở khả năng vận hành các hệ thống thông tin tự động hoá, khả năng

khai thác các cơ sở dữ liệu của nước ngoài thông qua các mạng quốc tế.

* Nguồn thông tin thích hợp.

Đây là điều kiện cần để thực hiện các dịch vụ, xây dựng được các sản

phẩm thông tin đầy đủ (thông tin cấp 1 và các loại sản phẩm thông tin khác)

thích hợp là nguồn chứa các thông tin thoả mãn mọi nhu cầu của người dùng tin.

Hiện nay phục vụ cho người dùng tin cần hợp tác, liên kết hay sử dụng kế thừa

các nguồn thông tin bên ngoài. Ví dụ, Thư viện Quốc hội Mỹ có vốn tài liệu hơn

73

110 triệu đơn vị, song đã kết nối để sử dụng các hệ thống mục lục on-line của

khoảng 220 cơ quan thông tin thư viện lớn trên thế giới.

Chiến lược cho sự phát triển các mạng thông tin, hình thành một siêu

mạng – mạng của các mạng – là tăng nhanh quá trình điện tử hoá các nguồn tin

và tự động hoá các cơ quan thông tin thư viện theo các chuẩn thống nhất và tạo

sự tương hợp giữa chúng.

* Trang thiết bị kỹ thuật.

Các cơ quan thông tin đã sử dụng rất nhiều các trang thiết bị kỹ thuật hiện

đại để thực hiện các công tác nghiệp vụ ( phục vụ công đoạn xử lý và truyền tải

thông tin). Bên cạnh đó là nhóm các trang thiết bị nghe nhìn khác như các máy

đọc vi film, vi phiếu, các máy ghi âm, ghi hình và đầu đọc tương ứng. Tuy vậy,

cần có sự đồng bộ của các trang thiết bị (sự tương thích với nhau tạo nên một hệ

thống hoàn chỉnh).

* Đội ngũ chuyên gia – tư vấn

Mục tiêu của loại hình dịch vụ này là cung cấp các thông tin làm cơ sở

quá trình ra quyết định của người dùng tin - một số sản phẩm thích hợp được sử

dụng để cung cấp cho các nhu cầu tư vấn, có nghĩa là các cơ quan thông tin

khẳng định vai trò quan trọng của mình trong quá trình phát triển kinh tế – xã

hội. Đây là loại dịch vụ đòi hỏi khắt khe nhất (về mọi khía cạnh như kịp thời,

đầy đủ, trung thực của các thông tin, phương thức mà qua đó người dùng tin

nhận được. Trong đó đặc biệt là các nhà khoa học/các chuyên gia đầu ngành, tổ

chức họ thành một đội ngũ chuyên gia tư vấn là cơ sở khoa học đảm bảo cho

việc thực hiện các loại dịch vụ này.

Cần tiến hành các bước sau:

a. Xác định mục đích của dịch vụ và đối tượng sử dụng.

b. Lựa chọn loại dịch vụ thích hợp.

c. Xác định cơ sở vật chất, các trang thiết bị kỹ thuật để triển khai dịch

vụ.

d.Triển khai dịch vụ.

74

a. Xác định mục đích dịch vụ và đối tượng sử dụng

- Mục đích của dịch vụ thường phụ thuộc vào tính chất của nhóm người

dùng tin sử dụng dịch vụ chủ yếu là:

+ Phục vụ công tác quản lý

+ Nghiên cứu khoa học và công nghệ

+ Phục vụ nhu cầu học tập, bồi dưỡng, nâng cao trình độ;

+ Thẩm định, đánh giá, chuyển giao công nghệ;

+ Phát triển kinh tế, mở rộng sản xuất, kinh doanh;

+ Giao lưu, trao đổi..

- Xác định đối tượng sử dụng dịch vụ. các nhóm người dùng tin sử dụng

là:

+ Cán bộ lãnh đạo, người làm công tác quản lý.

+ Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy về khoa học và công nghệ.

+ Đông đảo cộng đồng dân chúng.

+ Người sản xuất kinh doanh.

+ Những người tham gia vào các hoạt động tư vấn về KH&CN.

+ Các chuyên gia thông tin

Đối với mỗi nhóm đối tượng trên, cần xác định rõ mức độ triển khai các

dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu cho họ, phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của

mỗi cơ quan cụ thể, điều kiện kinh tế – xã hội và yêu cầu cụ thể.

b. Lựa chọn dịch vụ

Cần lựa chọn được loại hình dịch vụ thích hợp với khả năng, điều kiện

(về tài chính, cơ sở vật chất..).

Mục đích/nhiệm vụ cần thực hiện Dịch vụ chính lựa chọn

Phục vụ công tác nghiên cứu khoa

học và công nghệ

-Tìm tin (thủ công, tự động hoá)

- SDI;CAS

- Cung cấp tài liệu

-Tra cứu thông tin và cung cấp nội dung thông tin

- Hội nghị, Hội thảo, Seminar

75

- Dịch tài liệu

Tuyên truyền phổ biến những tiến bộ -CAS

-Triển lãm, Hội thảo, Hội nghị

Phục vụ thẩm định, đánh giá, chuyển

giao công nghệ.

-Tìm tin (thủ công, tự động hoá các chế độ)

-SDI;CAS

-Tra cứu và cung cấp nội dung thông tin

-Trao đổi thông tin qua mạng

-Triển lãm, Hội chợ, Hội thảo

-Tư vấn

-Quảng cáo

Phục vụ lãnh đạo, quản lý -Tư vấn

-Trao đổi thông tin trên mạng

-Tìm tin

-Cung cấp tài liệu, cung cấp nội dung thông tin (chủ

yếu tổng luận, tổng quan, thông tin dữ kiện)

-SDI;CAS

Quan hệ mục đích khai thác và loại dịch vụ

c. Xác định trang thiết bị/nguồn thông tin được sử dụng

- Các sản phẩm thông tin/nguồn thông tin được sử dụng chủ yếu triển

khai là:

+ Nguồn tài liệu bậc I

+ Nguồn tài liệu tra cứu (Bách khoa thư, sách tra cứu…)

+ Các bộ máy tra cứu truyền thông

+ Các nguồn thông tin điện tử

+ Các tài liệu vi dạng, nghe nhìn

- Các trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất được sử dụng chủ yếu là:

+ Trụ sở các cơ quan thông tin, thư viện, các trung tâm sinh hoạt văn hoá

của cộng đồng.

+ Các phương tiện thông tin đại chúng

76

+ Các trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan thông tin (thiết bị khai thác tài

liệu chuyên dạng, thiết bị tin học, mạng viễn thông).

d. Xác định các chi phí thực hiện dịch vụ

Bao gồm chi phí về nhân lực tham gia, tài chính và các khoản chi phí

khấu hao về trang thiết bị, cơ sở vật chất để thực hiện dịch vụ.

- Xác định chi phí về nhân lực- là một khoản chi phí khó xác định nhất.

Bởi vì chi phí về nhân lực phụ thuộc vào số lượng người tham gia, chất lượng

từng nhân lực cụ thể. Trong quá trình thực hiện họ còn cần những khoản chi phí

để nâng cao và cập nhật với các yêu cầu mới.

- Chi phí tài chính- được xác định bao gồm toàn bộ các chi phí cho việc

truyền, nhận thông tin giữa các đối tượng (người dùng tin- cơ quan thông tin-các

cơ quan thông tin khác…) thuê chuyên gia (tìm off-line). Đặc biệt chi phí truyền

thông tin, truy nhập tới các CSDL,… chi phí cho chuyên gia tư vấn trong các

quá trình tìm tin không thuộc nhà cung cấp dịch vụ.

- Chi phí các khoản khấu hao trang thiết bị và cơ sở vật chất.

e.Triển khai dịch vụ

Cần chú ý về tài chính: xác định chi phí thực hiện dịch vụ và mức dự kiến

thu hồi. Đối với người quản lý cơ quan thông tin, sự phân công bố trí các nguồn

lực trong đó đặc biệt là nhân lực thích hợp để triển khai dịch vụ có hiệu quả cao.

Nhóm nhân lực Loại dịch vụ tham gia

Chuyên gia xử lý-phân tích thông tin -Tư vấn

-SDI

-Tìm tin

Chuyêngia kỹ thuật (kỹ thuật viên) -Trao đổi thông tin trên mạng

77

-Khai thác tài liệu chuyên dạng

Chuyên gia khoa học và công nghệ -Dịch tài liệu

-Tư vấn

-Hội thảo, Hội nghị

Cán bộ nghiệp vụ về thông tin, thư viện -Cung cấp tài liệu

-Tìm tin

Sử dụng loại nhân lực để triển khai dịch vụ.

3.7. ĐÁNH GIÁ DỊCH VỤ THÔNG TIN, THƯ VIỆN

Đánh giá một dịch vụ thông tin theo các hướng sau đây:

3.7.1. Các yếu tố cơ bản để đánh giá dịch vụ

Có 3 yếu tố cơ bản:

- Tính hiệu quả (effectiveness): được xác định khi trả lời các câu hỏi sau:

Dịch vụ được thực hiện có thoả mãn được nhu cầu của người dùng tin hay

không (người sử dụng dịch vụ)? Dịch vụ có cung cấp cho người dùng tin loại

thông tin mà nếu sử dụng nó, người ta sẽ đạt được lợi ích cao nhất hay không?

- Tính hiệu quả chi phí (Cost effetiveness) cách thức tiến hành để thực

hiện dịch vụ có được xem là tiết kiệm nhất hay không?

- Lợi ích chi phí (cost Benefit).được thực hiện thoả mãn người dùng tin ở

mức cao nhất, hay nói cách khác sử dụng các chi phí thực hiện dịch vụ đã thực

sự tối ưu hay chưa?

Các nguyên lý cơ bản trên cần được xem xét trong từng trường hợp cụ

thể, đặc biệt là đối với các loại dịch vụ như tìm tin on-line, các dịch vụ tư vấn,

dịch tài liệu,…

3.7.2. Các tiêu chuẩn để đánh giá dịch vụ

Tiêu chuẩn sau đây để đánh giá một dịch vụ:

+ Chi phí thực hiện dịch vụ. Đây là một tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá

dịch vụ. Chí phí này bao gồm 2 phần: chi phí hiện và chi phí ẩn

Chi phí hiện là những chi phí nhận thấy:cước phí truyền thông, chi phí in

ấn tài liệu, sao chụp tài liệu, bưu phí, thuê dịch tài liệu…

Chi phí ẩn phản ánh những chi phí khó xác định: ví dụ chi phí xây dựng

và bảo trì các nguồn thông tin (bậc 1, bậc 2, tài liệu tra cứu các loại…) mà dịch 78

vụ phải khai thác, chi phí thuê các chuyên gia tìm tin on-line, chi phí thực hiện

các dịch vụ tư vấn…

+ Chất lượng của sản phẩm mà dịch vụ tạo ra để cung cấp cho người dùng

tin.

+ Tính kịp thời của dịch vụ: được biểu hiện người dùng tin sử dụng chúng

một cách hợp lý và có hiệu quả hay không?

+ Tính thuận tiện: Thuộc tính này trả lời câu hỏi người dùng tin sử dụng

dịch vụ có thuận tiện nhất hay không? Để sử dụng được dịch vụ, người dùng tin

có buộc phải thực hiện các thủ tục rườm ra hay không…?

3.8. ĐA DẠNG HOÁ DỊCH VỤ THÔNG TIN

Về cơ bản, việc đa dạng hoá dịch vụ gắn liền với việc đa dạng hoá và phát

triển sản phẩm.

3.8.1. Các phương hướng đa dạng hoá dịch vụ.

+ Phát triển các loại dịch vụ giúp người dùng tin sử dụng được một cách

hiệu quả các nguồn thông tin, trong đó có sản phẩm thông tin, thư viện.

+ Phát triển các loại dịch vụ có trị giá gia tăng: phổ biến thông tin hiện

tại, phổ biến thông tin chọn lọc, các loại dịch vụ “trọn gói” nhằm thoả mãn tới

mục đích cuối cùng của người dùng tin (ví dụ các dịch vụ thông tin công nghệ

cần được thực hiện tới hình thức tư vấn công nghệ)

+ Phát triển loại hình dịch vụ tư vấn trên cơ sở có sự kết hợp chặt chẽ

giữa người cung cấp thông tin, chuyên gia khoa học và công nghệ (tham gia vào

các quá trình của dịch vụ) và người dùng tin cuối cùng

+ Phát triển các loại dịch vụ thuận tiện và thân thiện với người dùng: các

dịch vụ trên mạng, các dịch vụ cung cấp tài liệu từ xa, cho mượn giữa các thư

viện trong các phạm vi trong và ngoài nước…

3.8.2. Một số biện pháp đa dạng hoá dịch vụ thông tin

+ Kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống sản phẩm và dịch vụ, ứng với mỗi sản

phẩm, đặc biệt là các sản phẩm loại mới, cần tạo ra một số dịch vụ thích hợp

nhằm giúp khai thác có hiệu quả nhất những sản phẩm đó.

79

+ Xây dựng mối quan hệ thường xuyên và sự hợp tác chặt chẽ giữa người

thực hiện dịch vụ, người sử dụng dịch vụ.

+ Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác giữa các cơ quan thông tin,

thư viện với nhau, với các cơ quan nghiên cứu, triển khai, các trường đại học…

+ Cần thường xuyên nâng cao trình độ cho các chuyên gia thông tin, đặc

biệt là lĩnh vực khoa học và công nghệ, trình độ nghiệp vụ thiết yêú.

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3

1. Phân tích các loại dịch vụ cung cấp tài liệu trong các cơ quan TT.

2. Phân tích các phổ biến TT (dịch vụ CAS và SDI).

3. Phân tích khái niệm, phân nhóm, các nguyên lý cơ bản tìm tin và các

hình thức tìm tin.

4. Phân tích các dịch vụ trao đổi thông tin.

5. Phân tích dịch vụ tư vấn, hình thức tổ chức thực hiện dịch vụ.

6. Phân tích các yếu tố cơ bản đánh giá dịch vụ và đa dạng hoá dịch vụ

thông tin.

CHƯƠNG 4

CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG TỚI SỰ PHÁT TRIỂN

SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN- THƯ VIỆN

4.1. YẾU TỐ CỦA MÔI TRƯỜNG KINH TẾ – XÃ HỘI

4.1.1. Nhu cầu về các sản phẩm và dịch vụ thông tin- thư viện.

Điều kiện phát triển kinh tế xã hội hiện nay, nhu cầu sản phẩm, dịch vụ

thông tin là rất đa dạng, phong phú. Nhu cầu này được hình thành trên cơ sở

nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có những nguyên nhân từ bản thân sự

80

phát triển của xã hội, sự phát triển nền kinh tế, có những nguyên nhân từ nhu

cầu phát triển của con người với tư cách là thành viên của xã hội.

Nền kinh tế của nhiều nước đã trải qua những thay đổi rất rõ rệt về cơ

cấu. Ví dụ lực lượng lao động của Mỹ sẽ chủ yếu là nguồn nhân lực làm việc tại

những khu vực có liên quan tới thông tin, nguồn lực của sự phát triển được

chuyển vai trò từ nguồn vốn sang nguồn lực thông tin và tri thức (information

and Knowledge Resources).

Qua các tổng kết và dự báo khoa học nổi tiếng trên đây, cũng như qua

nhiều công trình khác, đã thấy rõ trong cơ cấu nền kinh tế của các nước, những

khu vực kinh tế hoặc trực tiếp, hoặc có liên quan mật thiết tới tri thức, thông tin

và truyền thông ngày càng phát triển và chiếm tỷ trọng lớn.

Sự phát triển theo chiều hướng trên đang dần hình thành nên xã hội thông

tin trong lòng xã hội đương đại. Nick Moore trong luận văn xã hội thông tin

(information Society) đã phác thảo ra chân dung của xã hội này mà trong đó:

* Thông tin được sử dụng như một nguồn lực kinh tế.

* Việc sử dụng thông tin ngày càng mang tính xã hội cao.

* Nền kinh tế của xã hội, ngành công nghiệp thông tin ngày càng phát

triển mạnh.

Phát triển sản phẩm, dịch vụ thông tin chính là góp phần phát triển ngành

công nghiệp thông tin trong nền kinh tế. Tổ chức và sử dụng thích hợp nguồn

lực thông tin để kích thích đổi mới, thúc đẩy nhanh việc phát triển kinh tế xã hội

phụ thuộc trực tiếp vào hệ thống các sản phẩm & dịch vụ thông tin.

Phát triển hệ thống sản phẩm, dịch vụ chính là phát triển một bộ phận nền

kinh tế trong xã hội .

Hoạt động của các cơ quan thông tin gắn bó với trực tiếp và chặt chẽ với

hầu hết các lĩnh vực hoạt động xã hội, và đặc biệt sự phát triển của hoàn thiện

của mỗi con người trong xã hội.

Lĩnh vực gắn bó chặt chẽ với hoạt động của các cơ quan thông tin, thư

viện như: quản lý, các ngành kinh tế (sản xuất thương mại, dịch vụ), giáo dục -

đào tạo, nghiên cứu – triển khai,…nhu cầu được cung cấp thông tin đã trở thành

81

nhu cầu quan trọng được phản ánh rõ nét, tạo điều kiện phát triển một cách liên

tục trong thời gian và không gian, góp phần duy trì mối liên kết chặt chẽ giữa

các lĩnh vực đó với nhau.

Nguồn thông tin được hình thành qua các quá trình hoạt động của con

người trong xã hội ở các lĩnh vực khác nhau, là sự phản ánh di sản trí tuệ chung

của con người. Sản phẩm, dịch vụ của các cơ quan thông tin, thư viện là kết quả

của việc tạo ra các thông tin mới góp phần làm giàu di sản trí tuệ đó, nhằm tạo

điều kiện cho con người khai thác được chúng theo những mục đích riêng của

mình.

Con người sử dụng nguồn thông tin đã có để tạo ra thông tin mới, do vậy,

nguồn thông tin không ngừng được gia tăng. Đó là một chu trình liên tục, một

quá trình không ngừng phát triển. Vì thế, nhu cầu về các sản phẩm, dịch vụ

thông tin, thư viện ngày càng gia tăng.

Trong xã hội hiện đại, nhu cầu hoàn thiện của con người vô cùng đa dạng

và ngày càng đòi hỏi ở mức cao hơn. Nếu giữa các quốc gia khác nhau, đã xuất

hiện các khoảng cách về thông tin (information Gap) để phân hoá thành những

nước khác nhau, thì trong mỗi quốc gia đang xuất hiện những người giàu và

nghèo thông tin. Do vậy, các cơ quan thông tin, thư viện đóng vai trò như một

thiết chế xã hội, giúp cho mọi người ở mọi vị trí trong xã hội tiếp cận thông tin

trong xã hội học thức (Learning Society) học suốt đời để hoàn thiện mình. Để

đạt được mục đích đó cần có chính sách đặc biệt thu hút mọi người sử dụng

thông tin.

4.1.2. Vấn đề sở hữu thông tin của xã hội

Thông tin được coi là một trong những yếu tố cơ bản cho con người phát

triển. Toàn bộ di sản trí tuệ của con người được phản ánh qua thông tin, đảm

bảo cho con người được quyền truy nhập tới thông tin là nhiệm vụ chung của

toàn xã hội. Những nguồn thông tin khác nhau sẽ được các cơ quan khác nhau

xây dựng, tổ chức và đảm bảo các điều kiện cho việc chúng được sử dụng trong

xã hội một cách có hiệu quả và tiện lợi. Các cơ quan thông tin thư viện có chức

82

năng chủ yếu thoả mãn những dạng nhu cầu trong các quá trình học tập, nghiên

cứu, phát triển kinh tế xã hội, giải trí...

Trong số các cơ quan thông tin thư viện, xuất hiện nhiều cơ quan có chức

năng đặc biệt, nhằm đảm bảo thông tin cho những đối tượng đặc biệt để phục vụ

công tác bảo vệ an ninh đất nước nói chung, kinh tế xã hội nói riêng… cần hình

thành chính sách thông tin quốc gia.

Thông tin đã được thừa nhận và khẳng định là sỡ hữu chung của toàn xã

hội và con người đều cần được bình đẳng trong việc được quyền sử dụng thông

tin. Con người thông qua các sản phẩm, dịch vụ thích hợp để họ có thể truy

nhập tới di sản trí tuệ chung của nhân loại. Cần hướng hoạt động của mình coi

việc phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội là mục tiêu chủ yếu.

Các quá trình trao đổi và truyền thông tin có những thay đổi cơ bản về

quyền sở hữu đối với thông tin của các cơ quan thông tin thư viện. Trong bối

cảnh nguồn tin được điện tử hoá và truyền trong mạng (đặc biệt là các mạng

công cộng), thì quyền sở hữu thông tin được hiểu là quyền cho phép người dùng

tin truy nhập tới các nguồn tin.

4.1.3. Chính sách thông tin quốc gia

Hoạt động của các cơ quan thông tin có những tính chất đặc thù, đối với

tất cả các nước phát triển hay đang phát triển, có nền kinh tế thị trường hay quản

lý tập trung, thì hoạt động của các cơ quan này vẫn cần được đảm bảo bởi các hệ

thống chính sách phù hợp.

Những nước có nền kinh tế thị trường có vai trò định hướng của Nhà

nước, sự cần thiết của một chính sách thông tin quốc gia đồng bộ và thích hợp

đối với sự phát triển của hệ thống sản phẩm và dịch vụ mà các cơ quan thông tin

thư viện tạo ra.

Điều đó được thể hiện các phương diện sau:

+ Để tạo ra được các sản phẩm và dịch vụ phù hợp, các cơ quan thông tin

thư viện cần có được hạ tầng thông tin quốc gia đủ cho phép nó hoà nhập với

cộng đồng thông tin trong khu vực và quốc tế. Chính phủ có kế hoạch đầu tư

83

thoả đáng và hợp lý những cơ sở vật chất kỹ thuật cần thiết cho hệ thống thống

tin quốc gia.

+ Thông tin coi như một loại hàng hoá, gắn bó chặt chẽ với các vấn đề an

ninh và quyền lợi của quốc gia, mỗi cộng đồng và mỗi cá nhân. Do tính chất đặc

thù như vậy, vai trò của một chính sách thông tin quốc gia là chỗ dựa pháp lý để

bảo vệ quyền truy nhập và sử dụng thông tin của mỗi thành viên trong xã hội,

cũng như bảo vệ quyền sở hữu hợp pháp và chính đáng của các chủ thể tạo ra

thông tin được luân chuyển, trao đổi trong xã hội.

+ Để phù hợp với xu thế phát triển xã hội sẽ hình thành một thị trường

thông tin thống nhất trên phạm vi quốc gia.Thị trường này có những thuộc tính

và những đòi hỏi riêng của mình, bởi lẽ thông tin (đặc biệt là thông tin khoa học

và công nghệ) ngoài giá trị là hàng hoá của mình, còn có những giá trị ý nghĩa

văn hoá xã hội, ý nghĩa nhân văn. Cần có chính sách thông tin quốc gia là một

nội dung rất phong phú và phức tạp.

4.2. YẾU TỐ CỦA CƠ QUAN THÔNG TIN, THƯ VIỆN

4.2.1. Đối tượng xử lý thông tin

Đối tượng xử lý thông tin là một trong những yếu tố quan trọng có ảnh

hưởng trực tiếp tới các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Bởi vì sản phẩm chính là

sự phản ánh về đối tượng, nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho người dùng tin.

Trước đây, các cơ quan thông tin thư viện chỉ chủ yếu giới hạn cung cấp thông

tin về nguồn tài liệu.Do vậy, xử lý thông tin chủ yếu vào nguồn tài liệu. Sau

này, đối tượng xử lý thông tin được mở rộng ra các loại phi văn bản như tranh

ảnh, bản đồ, biểu đồ, video… đã hình thành các tiêu chuẩn xử lý thông tin riêng

nhằm tạo ra khả năng thống nhất giữa các cơ quan thông tin thư viện như: các

tiêu chuẩn ISBD, AACR2...

Sự hỗ trợ của công nghệ thông tin mới- công nghệ đa phương tiện

(multimedia)kết hợp với công nghệ siêu văn bản (hypertext) công tác xử lý

thông tin tạo ra được các sản phẩm thích hợp thoả mãn nhu cầu thông tin của

NDT.

84

Qua đó đối tượng xử lý thông tin cụ thể, cần có những phương pháp thích

hợp để tạo ra các sản phẩm thoả mãn được nhu cầu thông tin đặt ra. Mặc khác,

mỗi nhóm đối tượng, tạo ra được các sản phẩm và dịch vụ thông tin đặc thù,

nhằm cung cấp ở mức cao nhất nội dung thông tin cho người dùng tin ví dụ: các

hệ thống OPAC, các trang chủ...

4.2.2. Người dùng tin

Nghiên cứu người dùng tin là nhiệm vụ quan trọng với mục tiêu là nâng

cao khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin của họ. Người dùng tin và nhu cầu tin

đã trở thành một cơ sở định hướng cho hoạt động của các cơ quan TT-TV.

Các khía cạnh phản ánh tác động của người dùng tin tới các sản phẩm,

dịch vụ thông tin thư viện được thể hiện qua:

- Nội dung thông tin được cung cấp.

Đối với những nhóm người dùng tin khác nhau thì nhu cầu thông tin

cũng khác nhau.Thông tin cần được xử lý điều đó phụ thuộc vào những nhu cầu

cụ thể con người dùng tin ( ví dụ: Cán bộ quản lý, cán bộ khoa học...)

- Hình thức thông tin được cung cấp.

Nhu cầu thông tin được tạo nên trên cơ sở nhu cầu nhận thức.Việc sử

dụng thông tin được hình thành trên cơ sở các đòi hỏi khách quan của mục đích

sử dụng thông tin đồng thời phụ thuộc vào tâm lý, thói quen của con người. Do

đó, để thoả mãn được nhu cầu với một chất lượng cao, các sản phẩm, dịch vụ

cần dựa trên cả các yếu tố có liên quan tới tâm lý và thói quen của người dùng

tin đã chi phối tới hình thức thông tin được cung cấp. Với những người hoạt

động tại những vị trí và môi trường khác nhau (quản lý, nghiên cứu, học tập,..)

thì tâm lý và thói quen trong sử dụng thông tin của họ cũng khác biệt nhau, do

đó, thông tin được cung cấp cho họ cũng cần khác biệt nhau về hình thức.

Ví dụ:

Cán bộ quản lý Cán bộ nghiên cứu

Sản phẩm đặc trưng Tổng quan:Thông tin dữ kiện Thông tin thư mục

Dịch vụ đặc trưng Tư vấn: Hỏi - đáp. Truyền dữ Tìm tin. Cung cấp tài liệu

85

liệu (E-mail, Fax,…) gốc. Dịch tài liệu

Việc cung cấp thông tin cũng phụ thuộc cả vào những điều kiện thu nhận

thông tin tại nơi ở, nơi làm việc thông qua việc sử dụng mạng, cung cấp tài liệu

từ xa,….Các cơ quan thông tin cần xác lập cách thức khác nhau nhằm giúp họ

sử dụng được đầy đủ các sản phẩm, dịch vụ mà mình đã tạo ra.

Mức độ hiểu biết của người dùng tin có liên quan tới sản phẩm và dịch vụ

được cung cấp.

4.2.3. Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin phát triển với tốc độ rất nhanh chóng như một cuộc

cách mạng sâu sắc và toàn diện.

Trong khu vực các cơ quan thông tin thư viện, trong quá trình tổ chức và

thực hiện các sản phẩm dịch vụ, đã tác động tới tất cả các quá trình nhằm tạo ra

các sản phẩm và thực hiện các dịch vụ. Có thể phân tích tác động của công nghệ

thông tin theo các khía cạnh sau đây:

- Các quá trình xử lý thông tin: công nghệ thông tin phát triển và hoàn

thiện các công nghệ mới, nhằm mục đích tạo ra được tính đa dạng, phong phú

và năng động các sản phẩm và dịch vụ.

+ Sự xuất hiện cơ sở dữ liệu đã làm biến đổi tận gốc các hình thức lưu trữ,

tìm kiếm thông tin và khả năng truy nhập thông tin đa dạng và phong phú hơn

nhiều lần so với qua các bộ máy tra cứu truyền thống. Ngoài ra các loại cơ sở dữ

liệu khác nhau, thoả mãn nhu cầu tra cứu thông tin, nhu cầu về chính bản thân

thông tin (cơ sở dữ liệu dữ kiện, cơ sở dữ liệu toàn văn,…).

+ Thông tin được lưu trữ dưới hình thức số hoá trở nên đa dạng, không bị

giới hạn dưới dạng văn bản, mà còn các dạng khác như âm thanh, hình ảnh tĩnh,

hình ảnh động…Công nghệ hypertext, multimedia đã giúp tạo ra các sản phẩm

thoả mãn nhu cầu phát triển của con người sử dụng.

- Quá trình tạo lập nội dung thông tin. Công nghệ thông tin mới thâm

nhập quá trình tạo lập nội dung thông tin để hình thành nên các sản phẩm tương

ứng như: biên mục tự động, dịch tự động…

86

- Quá trình phân phối thông tin. Nhờ sự phát triển của các hệ thống thông

tin tự động hoá, việc phổ biến thông tin đã đạt những thay đổi rất lớn như: Hệ

thống phổ biến thông tin chọn lọc, các ngân hàng dữ liệu được khai thác trên các

mạng truyền tin công cộng, hệ thống mục lục công cộng trực tuyến (OPAC),…

mang tính cộng đồng sâu sắc.

- Quá trình trao đổi và truyền thông tin. đã tạo nên cho quá trình trao đổi

và truyền thông tin giữa người dùng tin, người cung cấp thông tin, người môi

giới thông tin, người sản xuất thông tin (giữa mỗi nhóm và các nhóm) được thực

hiện một cách có hiệu quả nhất. Ví dụ, mục lục truy nhập công cộng trực tuyến

(OPAC), thư viện điện tử, thư viện ảo… Nhờ thế quá trình chia sẻ nguồn lực

thông tin được thực hiện hiệu quả và đầy đủ nhất, trên cơ sở hình thành các

mạng thông tin. Các dịch vụ tìm kiếm thông tin đã được mở rộng không còn giới

hạn về không gian, thời gian .

Nhìn chung, tạo ra các sản phẩm & dịch vụ thông tin, công nghệ thông tin

hiện đại đã giúp:

- Phát triển và hoàn thiện các loại hình sản phẩm dịch vụ, gia tăng đáng

kể khả năng khai thác và tìm kiếm thông tin của người dùng tin;

- Hình thành nhiều loại sản phẩm, dịch vụ mới trong đó đặc biệt là CSDL

toàn văn, các loại sản phẩm được lưu trữ dưới dạng hypermedia, các dịch vụ E-

mail tìm tin on-line, diễn đàn điện tử,…

- Cho phép xây dựng và thực hiện các sản phẩm dịch vụ vượt ra ngoài

phạm vi không bị giới hạn về không gian, rút ngắn thời gian thấp nhất…

- Mở ra khả năng chia sẻ nguồn lực giữa các cơ quan thông tin thư viện.

- Cho phép người dùng tin sử dụng, khai thác trực tiếp nguồn tài nguyên

thông tin, các sản phẩm và dịch vụ của nhiều cơ quan khác nhau (ở trong và

ngoài nước), có thể thực hiện ngay tại nơi ở/nơi làm việc . Truyền thống Hiện đại

* Mục lục, TM phiếu, c sách

* Mục lục liên hợp

* Danh mục

* CSDL thư mục

* OPAC

* CSDL dữ kiện, trang chủ

87

* Hộp phiếu tra cứu dữ kiện

* Tài liệu bậc 2

* Tìm tin qua các hệ thống tra cứu thủ công

* Phổ biến tin, Phổ biến thông tin chọn lọc.

* Cung cấp tài liệu/bản sao (hard copy), cho

mượn từ xa…

* Hội thảo, hội nghị…

* Giới thiệu cơ quan thông tin thư viện…

* CSDL toàn văn, E-Bách khoa

* Tìm tin tự động hoá các kiểu và các chế

độ.

* Hệ thống phổ biến thông tin chọn lọc, Bản

tin điện tử…

* Truyền dữ liệu, truyền tệp.

* Hội nghị, diễn đàn điện tử Xây dựng trang

chủ (Home page).

Sự tương ứng sản phẩm, DV truyền thống và hiện đại

4.3. MỐI QUAN HỆ GIỮA SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ TT

Giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin có mối quan hệ hết sức chặt chẽ với

nhau.Trình độ khai thác và sử dụng các cơ quan thông tin thư viện của người

dùng tin không ngừng được nâng cao, song sự phát triển mạnh mẽ của nguồn

tin, sự thay đổi không ngừng của công nghệ được áp dụng trong các quá trình

thông tin, đòi hỏi các chuyên gia thường xuyên tham gia hướng dẫn, tư vấn cho

người dùng tin để họ thoả mãn nhu cầu thông tin.

Có thể chia các dịch vụ thông tin thư viện thành 2 nhóm:

+ Các dịch vụ giúp người dùng tin trao đổi thông tin với nhau như: Hội

nghị, Hội thảo, seminar, triển lãm, hội chợ, dịch vụ thư tín điện tử (E-mail), Hội

nghị điện tử (Electronic Conference),…qua mạng máy tính và đường dây liên

lạc viễn thông.

+ Các dịch vụ giúp người dùng tin thoả mãn nhu cầu thông tin: tìm kiếm

thông tin, phổ biến thông tin có chọn lọc, phổ biến thông tin hiện tại…Các cơ

quan thông tin giúp người dùng tin trao đổi thông tin, tham gia trực tiếp vào việc

tạo ra nội dung thông tin (kết quả tìm kiếm…) cần trao đổi với người dùng tin/

giữa những người dùng tin với nhau, ta thấy rõ mối quan hệ giữa:

- các loại sản phẩm thông tin

- các loại dịch vụ thông tin

- các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin, thư viện

88

là hết sức chặt chẽ với nhau, nhiều khi không tách rời nhau, để tạo nên

một quá trình liên hoàn mà mục đích là thoả mãn nhu cầu tìm kiếm và khai thác

thông tin. Có thể nói, mỗi sản phẩm được ra đời đều cần thiết có một số dịch vụ

cụ thể giúp người dùng tin sử dụng có hiệu quả.

Xét từ góc độ người sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin, có thể

tham khảo một mô hình tổng quát phản ánh mối quan hệ giữa chúng sau đây:

Sơ đồ biểu thị mối quan hệ SP&DV dưới góc độ người sử dụng

Các sản phẩm thông tin thư viện như các hệ thống mục lục, các bản thư

mục, cơ sở dữ liệu,…được người dùng tin đánh giá thông qua việc phân tích các

tiêu chí cơ bản phản ánh chất lượng mỗi sản phẩm, chính là kết quả của việc

nghiên cứu sản phẩm.

Sản phẩm hiện hữu cụ thể trước người dùng tin và tiếp xúc giữa người tạo ra

sản phẩm và người dùng tin là ở mức thấp.

- Khu vực hỗn hợp của sản phẩm và dịch vụ như: dịch vụ hỏi đáp, tìm tin

thực hiện một phép tìm để thoả mãn nhu cầu cụ thể. Người dùng tin cần có kinh

89

Nguồn thông tin không

cá nhân được sử dụng

Nguồn thông tin cá

nhân được sử dụng

Tính chất hữu hình

SP & DV

hỗn hợp Tính chất vô hình

Sản phẩm

Dịch vụ

Đòi hỏi ở phía

người dùng tin

Nghiên cứu

cao

K/nghiệm

cao

Lòng tin

cao

Tiếp xúc thấp Tiếp xúc cao

nghiệm khai thác các sản phẩm và dịch vụ, còn cần kinh nghiệm thực tiễn của

mình tới cơ quan thông tin thư viện nào là đạt được kết quả tốt nhất.

- Khu vực mà hàm lượng của dịch vụ chiếm ưu thế như E-mail, tư vấn…,

người sử dụng không xác định được hình dạng của dịch vụ, nên cần có lòng tin

cao cơ quan sẽ cung cấp dịch vụ cho mình.Tại đây, tiếp xúc giữa người sử dụng

và người thực hiện dịch vụ là cao nhất.

Ví dụ:

+ Tình huống 1: Mua một cơ sở dữ liệu (trên CD-ROM). Khi đó, người chịu

trách nhiệm chính sẽ phải nghiên cứu giá trị thông tin mà CSDL có thông qua

việc phân tích các khía cạnh như mức độ phù hợp với nhu cầu, độ bao quát

nguồn tin, tính chính xác của các biểu ghi trong CSDL, mức độ cập nhật thông

tin, khả năng tạo ra các sản phẩm thứ sinh từ CSDL định mua…Từ các kết quả

phân tích trên, sẽ có câu trả lời nên/không nên mua CSDL này.

+ Tình huống 2: Thuê một cơ quan khác tìm kiếm thông tin để thoả mãn nhu

cầu. Các yếu tố như giá thành, tính tiện lợi, nguồn tin mà dịch vụ tìm tin sẽ thực

hiện, cũng như trình độ, thái độ của người trực tiếp thực hiện dịch vụ cho

mình…có ý nghĩa quyết định tới việc có/không thuê cơ quan trên thực hiện dịch

vụ.

Nhìn chung, để đi tới lựa chọn thực hiện dịch vụ cho mình, cần dựa trên

những kinh nghiệm thực tiễn của những người đã từng sử dụng dịch vụ.

+ Tình huống 3: sản xuất một CSDL, người ta cần phải tham khảo ý kiến

các chuyên gia (chuyên gia về kỹ thuật xây dựng CSDL trên CD-ROM, chuyên

gia thị trường CSDL, chuyên gia kinh tế…) trước khi quyết định có hay không

sản xuất CSDL. Ở đây lòng tin vào đội ngũ chuyên gia tư vấn có một ý nghĩa

quyết định tới nhận định của người lãnh đạo cơ quan với các thông tin nhận

được qua dịch vụ tư vấn.

4.4. MỘT SỐ NỘI DUNG MARKETING SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ

THÔNG TIN.

4.4.1. Khái niệm chung

90

Có nhiều định nghĩa đối với khái niệm marketing đã được nêu ra trong các

giáo trình kinh tế học. Dưới đây là một số định nghĩa đó:

Trong Tiếng Việt, người ta sử dụng thuật ngữ tiếp thị để phản ánh nội dung

tương đương với thuật ngữ marketing của tiếng Anh. Tuy vậy, trong nhiều tài

liệu, thuật ngữ marketing được coi như một thuật ngữ đã mang tính quốc tế và

được sử dụng trực tiếp.

Xét theo khía cạnh nghiên cứu, Marketing được coi là khoa học về sự trao

đổi, nghiên cứu và giải quyết mọi mối quan hệ giữa một tổ chức với môi trường.

Theo P.Kotle, Marketing là hoạt động của con người hướng tới sự thoả mãn

nhu cầu và ước muốn của mình thông qua tiến trình trao đổi.

Marketing chính là tất cả những công việc được thực hiện cùng với một chi

phí, sẽ đạt được kết quả cao nhất, sử dụng một khoản chi phí thấp nhất. (chi phí

bao gồm các yếu tố về: tài chính, thời gian, nhân lực).

Xét theo mối quan hệ nội tại của các hoạt động marketing, có thể hiểu

Marketing không phải là một công việc biệt lập, mà là một quá trình liên tục

gồm nhiều công đoạn, vừa là kết quả của một số cái khác trước nó, đồng thời

tạo ra tiền để cho một số công đoạn sau nó.

Sản phẩm và dịch vụ thông tin được hình thành, phát triển và vận động trên

thị trường của mình trong mối quan hệ chặt chẽ giữa các cơ quan này với nhau.

Do vậy, một chiến lược marketing toàn diện đối với các sản phẩm dịch vụ thông

tin là một chiến lược cần tác động tới và chịu tác động của toàn bộ hệ thống các

cơ quan thông tin thư viện ở mọi cấp độ: địa phương, vùng, quốc gia, khu

vực ....

4.2.2. Nội dung của marketing sản phẩm, dịch vụ thông tin

a. Xác định vị trí cơ quan. Một cơ quan thông tin thư viện muốn tiến hành

chiến lược marketing cho các sản phẩm dịch vụ, cần xác định rõ vị trí của mình

trong hệ thống – cộng đồng các cơ quan có liên quan. Nguồn tài nguyên thông

tin có khả năng thoả mãn nhu cầu người dùng tin bị phân tán ở nhiều cơ quan

khác nhau. Để tạo ra một sản phẩm hay thực hiện một dịch vụ, cần xác định rõ

91

và đầy đủ các nguồn thông tin có liên quan, để từ đó hoạch định nhằm khai thác

được một cách tốt nhất nguồn thông tin.

Chiến lược marketing cho các sản phẩm, dịch vụ toàn diện là một chiến lược

có tác động và chịu tác động tới toàn bộ hệ thống.

Ví dụ: Một cơ quan thông tin công nghệ muốn triển khai chiến lược

marketing cho các sản phẩm, dịch vụ đối với người dùng tin của mình, cần phải

xác định được vị trí và mối quan hệ của nó với:

- các đơn vị sản xuất.

- các cơ quan nghiên cứu và tư vấn ...

- các cơ quan thông tin thư viện có liên quan của các trường đại học, viện

nghiên cứu, các nhà sản xuất và quản trị thông tin công nghệ…).

b. Các hướng đa dạng hoá loại hình sản phẩm dịch vụ

Khi muốn phát triển một sản phẩm hay dịch vụ đã có, hoặc đưa ra một sản

phẩm, dịch vụ mới, cần chú ý tới các khía cạnh:

+ Bản thân sản phẩm, dịch vụ như một loại hàng hoá cần trao đổi và được

luân chuyển trên thị trường. Do đó, các yếu tố cấu thành chất lượng của nó, mức

độ phù hợp với nhu cầu người dùng tin, để chúng không ngừng hoàn thiện.

+ sản phẩm, dich vụ trong mối quan hệ với các sản phẩm, dịch vụ khác

+ Nghiên cứu các lợi ích về các khía cạnh kinh tế, xã hội, khoa học, văn hoá,

giáo dục…mà nhờ sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ, người dùng tin có thể có

được, hoạt động marketing cần mang tới một cách nhanh chóng và đầy đủ các

thông tin này cho người dùng tin, trong đó đặc biệt là người dùng tin tiềm năng

của mình.

c. Quảng cáo

Trong cơ chế thị trường, quảng cáo đóng một vai trò hết sức quan trọng có ý

nghĩa và đem lại hiệu quả to lớn cho việc hình thành nên thị trường sản phẩm,

dịch vụ thông tin, cũng như việc phát triển số lượng người sử dụng chúng trong

xã hội.

Đối tượng quảng cáo cần hướng tới là:

92

+ Bản thân các sản phẩm, dịch vụ thông tin với tư cách một loại “hàng hoá”

cần được đưa ra thị trường, đặc biệt là các loại sản phẩm mới , các hình thức

dịch vụ mới. Ví dụ kiểu quảng cáo cho các sản phẩm dịch vụ thông tin trên các

phương tiện thông tin đại chúng, nơi làm việc, câu lạc bộ, cơ quan thông tin thư

viện….

+ Bản thân các cơ quan thông tin với tư cách là người tạo ra các sản phẩm

dịch vụ. Trong môi trường mạng, bên cạnh việc quảng cáo qua các danh mục,

hình thức xây dựng các trang chủ đang rất được phổ biến.

d. Xác định giá cả cho sản phẩm, dịch vụ

Giá cả của sản phẩm, dịch vụ đóng vai trò một tham biến quan trọng trong

quá trình marketing. Sự thay đổi giá cả theo thời gian và không gian luôn luôn là

một hàn thử biểu phản sánh mối quan hệ cung – cầu. Trong hoạt động của các

cơ quan thông tin thư viện, vai trò giá cả của sản phẩm, dịch vụ có sự khác biệt

cơ bản. Vì đây là khu vực phi lợi nhuận nên không thể coi giá cả là yếu tố quyết

định tới chính sách phát triển sản phẩm, dịch vụ cũng như quá trình marketing

nói chung. Sản phẩm và dịchvụ thông tin thư viện tạo thành một phức thể, gồm

nhiều bộ phận.

Có thể phân chia chúng thành những nhóm cần được hạch toán chi phí theo

các nguyên tắc khác nhau:

+ Nhóm dịch vụ trao đổi thông tin (E – mail, Fax,…). Đối với nhóm này, giá

cả được xác định trên cơ sở chi phí cho các dịch vụ truyền thông có liên quan.

+ Nhóm các sản phẩm, dịch vụ khác.

* Các sản phẩm, dịch vụ nhằm thoả mãn những nhu cầu cơ bản của người

dùng tin, với ý nghĩa các quyền lợi xã hội mà công dân được thụ hưởng đọc tài

liệu ở các cơ quan thông tin, sử dụng các hệ thống tra cứu (mục lục, thư mục, cơ

sở dữ liệu thư mục,…), dịch vụ hướng dẫn người dùng tin khai thác. Về cơ bản,

người dùng tin sử dụng các sản phẩm, dịch vụ này là miễn phí.

* Các sản phẩm, dịch vụ có trị giá gia tăng: biên soạn thư mục chuyên đề,

dịch tài liệu, phổ biến tin có chọn lọc, biên soạn tổng quan, tổng luận, tư vấn về

khoa học, công nghệ,…Đây là các sản phẩm, dịch vụ phục vụ người dùng tin có

93

định hướng, và chúng cần có chất lượng cao, có hình thức phù hợp với nhu cầu

người dùng tin, và được thực hiện trong thời hạn mà người dùng tin yêu cầu.

Với nhóm này, để có quyền khai thác sử dụng, người dùng tin phải thanh toán

một phần/toàn bộ chi phí– người cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Trên phạm vi đầy

đủ nhất, giá cả của chúng được tạo nên bởi các thành phần sau:

- chi phí sử dụng các đường truyền viễn thông;

- Chi phí để được qyền khai thác mạng;

- Chi phí sử dụng chuyên gia (tìm kiến thông tin, tạo ra sản phẩm, thực hiện

dịch vụ…);

- chi phí cho bản quyền (bản quyền khi người dùng tin cần bản sao tài liệu);

- khấu hao tài sản (các loại: tài liệu, CSDL, thiết bị kỹ thuật).

- thuế các loại (nếu có);

- các khoản chi phí phụ và lãi của cơ quan tạo ra sản phẩm/thực hiện dịch

vụ.

4.4.3. Một số chú ý

Khi phục vụ cho những nhu cầu học tập, nghiên cứu khoa học của người

dùng tin, giá cả thông thường được xác lập trên cơ sở một phần các khoản chi

trên. Tại những cơ quan thông tin khác (doanh nghiệp, tư nhân,…), đặc biệt khi

phục vụ trực tiếp cho các nhu cầu phát triển sản xuất, kinh doanh,…để xác định

giá cả cho các sản phẩm, dịch vụ người ta có tính đến tất cả các khoảng chi phí

trên một cách thoả đáng.

- Việc xác định giá cả cho sản phẩm, dịch vụ thông tin thư viện là rất khó

khăn, phức tạp. Để làm việc đó, cần chú ý:

* Các chi phí cho những dịch vụ hậu mại kèm theo đối với sản phẩm (Ví dụ:

khi quảng cáo của CSDL trên CD-ROM được khai thác dưới chế độ trực tuyến,

cần chú ý tới việc cơ quan thông tin thư viện cần phải triển khai các dịch vụ

hướng dẫn khai thác CSDL này với người dùng tin của mình,…) cần được tính

toán một cách hơp lý trong cơ cấu giá thành của sản phẩm.

94

* tuổi thọ của sản phẩm là ngắn (do thông tin cần được cập nhật trong sản

phẩm đòi hỏi liên tục và với chu kỳ thích hợp) vì thế khả năng thu hồi vốn là rất

nhỏ bé.

* việc cần phỉa sử dụng một đội ngũ chuyên gia có trình độ cao (để triển khai dịch vụ tư vấn) hoặc một đội ngũ lớn những người trực tiếp xử lý thông tin, cũng như việc cần phải sử dụng nhiều nguồn thông tin khác nhau (để tạo ra các sản phẩm), vì thế chi phí thường khó được xác định đầy đủ;

Loại nhu cầu cần

thoả mãn

Loại SP, DV có

thể thoả mãn

Chi phí.

Tính chất

Thị trường

Mức giá cả

được xác định

Tra tìm tài liệuCác hệ thống tra

cứu thư mục

Thấp (do có trong

dịch vụ xã hội). Thấp/miễn phí

Trao đổi thông tinE-mail, Fax, điện

thoại, bưu chính

Theo chi phí truyền

thông, bưu điện. Thị

trường ổn định

Theo cước bưu điện,

truyền thông

Được cung cấp TT (từ

khâu tìm đến cung

cấp TT).

Toàn bộ nguồn lực

của cơ quan TTTV

Chi phí cao.Thị

trường định hướng và

ổn định

Dao động từ thấp

đến cao (tuỳ thuộc

vào khu vực và mục

đích sử dụng TT).

Được tư vấn về một

vấn đề cụ thể.

Toàn bộ nguồn lực

của cơ quan TTTV

Chi phí cao.

Thị trường đa dạngCao.

Mục đích sử dụng TT và các SP, DV tương ứng.

Trong thực tiễn, ứng với mỗi mục đích sử dụng thông tin, đã xây dựng các

nguyên tắc chung cho việc xác định giá cả cho các sản phẩm, dịch vụ thông tin

thư viện theo .

Mục đích sử dụng TT

(nhóm cơ quan)

Nguồn lực TT được

sử dụngChi phí. Tính chất

Mức xác định

giá cả SP, DV

95

Tự học, nâng cao dân trí

(nhóm các thư viện công

cộng,…)

Nguồn tài liệu và bộ

máy tra cứu của các cơ

quan TTTV

Được Nhà nước bao

cấp. Có tính ổn định.Miễn phí

Học tập và nghiên cứu

KH&CN (nhóm cơ quan

TTTV khoa học, đại

học…)

Toàn bộ nguồn lực

các cơ quan TTTV.

Được Nhà nước bao

cấp một phần. Có tính

ổn định và đòi hỏi

chất lượng cao

Thấp và trung

bình

Hỗ trợ ra quyết định (tất

cả các loại cơ quan).

Toàn bộ nguồn lực

các cơ quan TTTV.

Được Nhà nước bao

cấp một phần. Đa

dạng , phức tạp

Trung bình vào

cao

Sản xuất kinh doanh (cơ

quan TT công nghệ, môi

giớ,..).

Toàn bộ nguồn lực

các cơ quan TTTV.

Không được bao cấp.

Đa dạng, phức tạp.Cao hoặc rất cao

Tham khảo nguyên tắc xác định giá cho SP, DV.

Nhu cầu thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với nhu cầu nhận thức có tính hệ

thống, khá ổn định (theo nghĩa nào đã sử dụng thông tin thì vẫn sẽ sử dụng thông

tin). Khi một hệ thống sản phẩm, dịch vụ đã có thị trường của mình (những người

dùng tin quen thuộc và ưa thích chúng) thì tính ổn định của thị trường là tương đối

cao.

Phân đoạn thị trường theo những nhóm người dùng tin khác nhau xét theo

khía cạnh mục đích sử dụng thông tin:

* tự học, nâng cao dân trí;

* học tập và nghiên cứu khoa học và công nghệ;

* hỗ trợ ra quyết định;

*sản xuất kinh doanh (mở rộng sản xuất, thay đổi dây truyền công nghệ,…).

Marketing là một công việc vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ

thuật. Mục tiêu của nó ở đây chính là tạo cho các sản phẩm, dịch vụ thông tin

được sử dụng rộng rãi trong xã hội và mang lại hiệu quả ngày càng cao cho

người dùng tin.

Trong nền kinh tế thị trường, các cơ quan thông tin thư viện của các nước

đang phát triển đang phản đối diện với rất nhiều vấn đề nan giải, lại diễn ra

trong tiến trình hướng tới xã hội thông tin. Marketing sẽ góp phần quan trọng 96

làm thay đổi đáng kể sự phát triển của cơ quan thông tin thư viện, và mở ra

những khả năng to lớn của các cơ quan này đối với sự phát triển xã hội nói

chung.

4.5. GIỚI THIỆU MỘT SỐ SẢN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC.

+ Các ấn phẩm thông tin KH&CN.

- Khoa học công nghệ môi trường-12 số/ năm, chỉ số ISSN 0868- 7713.

- Tạp chí tóm tắt tư liệu KH&CN Việt nam -12 số/ năm, chỉ số ISSN

0866-7764.

- Thông tin chiến lược phát triển KH- KT-KT- 12 số/ năm, chỉ số ISSN

0866- 7713.

- Thông tin môi trường- 12 số/ năm, chỉ số ISSN 0866- 7756.

- Vietnam infoterra news letter - 6 số/năm, những thông tin về hoạt động

nghiên cứu, hợp tác quốc tế, hội thảo... chỉ số ISSN 0868- 2674.

- Vietnam development news - 12 số/ năm, thông tin cơ bản về các vấn

đề phát triển kinh tế- xã hội, KH&CN Việt nam, chỉ số ISSN 0866- 3018.

- Băng ghi hình, đĩa CD-ROM hình...

+ Các bản tin điện tử trên mạng VISTA.

- Bản tin điện tử KT- KH - CN- MT.

- Bản tin điện tử KH&CN thế giới.

- Bản tin điện tử INFOTERRA Việt nam (môi trường và phát triển bền

vững ).

+ CSDL trong nước.T

T

Tên CSDL Nội dung Số biểu

ghi

Mức độ

cập nhật

Thời gian

1. STDOC tài liệu tổng hợp, đa ngành

khoa học, công nghệ và môi

trường.

230.000 liên tục từ 1987-

nay

2. KQNC Báo cáo kết quả các đề tài

nghiên cứu, các chương trình,

các cấp của Việt nam.

hơn

4.000

liên tục 1980 -nay

3. SCITEC tài liệu vật liệu mới, công 70.000 liên tục 1980 -nay

97

nghệ sinh học, điện tử, tin

học...

4. STAND tiêu chuẩn cho các sản phẩm

xuất khẩu của VN.

22.500 hàng năm 1990 –nay

5. DINFO tài liệu về các vấn đề phát

triển.

2.000 thường

xuyên

1991-nay

6. STD Các tài liệu KH&CN xuất bản

trong nước.

25.000 hàng năm 1990 –nay

7. TCVN Các tiêu chuẩn Việt nam. 5.000 hàng năm 1990 –nay

8. TCSP Các tiêu chuẩn liên quan tới

sản phẩm xuất khẩu.

22..500 hàng năm 1990 –nay

9. CATALO Catalo công nghiệp. gần

60.000

hàng năm 1990 –nay

10. DETAI Các đề tài nghiên cứu 3.300 hàng năm 1990 –nay

11. BOOK Sách của Thư viện Khoa học

kỹ thuật Trung ương.

58.000 hàng năm 1990 –nay

12. CSDL mới

xây dựng

SOTC,MD, DNNN, PIPRO,

TECHNO.

hơn

15.000

liên tục 1995- nay

13. CSDL lưu

trữ

KTGT ( kiến trúc giao thông),

XD ( xây dựng),TL( thuỷ lợi).

17.000 liên tục 1995- nay

+ CSDL nướcngoài nhập khẩu.

- APM các tài liệu cây thuốc và cây hương liệu của mạng lưới thông tin

khu vực Châu Á - Thái bình Dương- APINMAP có : 12.000 biểu ghi.

- ENSIC vệ sinh môi trường và cấp nước mạng lưới thông tin khu vực

Châu Á - Thái bình Dương - ENSICNET có : 8.000 biểu ghi.

- DIALOG ( tiếng Anh) có 4 loại:

Hoá học và công nghệ hoá học khoảng 6.000 biểu ghi.

Điện tử và tin học khoảng 6.000 biểu ghi.

Môi trường và năng lượng khoảng 5.000 biểu ghi.

Vật liệu khoảng 1.500.000 biểu ghi.

98

- TROPAG and RURAL ( tiếng Anh của Hà Lan ) về nông nghiệp nhiệt

đới và phát triển nông thôn khaỏng 200.000 biểu ghi.

- PASCAL ( tiếng Pháp, Anh, Tây Ban nha) của Pháp về lĩnh vực khoa

học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học sự sống, y học khoảng 1.000.000

biểu ghi.

- SESAM ( tiếng Pháp) về nông nghiệp của các nước nói tiếng Pháp

khoảng 1.000.000 biểu ghi.

- ASFA (tiếng Anh của Mỹ) về các khoa học dưới nước, thuỷ sản gần

1.000.000 biểu ghi.

- CAB Abstract Volume 3 (tiếng Anh của Anh) về nông nghiệp khoảng

500.000 biểu ghi.

- CSDL về công nghệ sinh học của Anh khoảng 600.000 biểu ghi.

- CSDL các bài và tin của hãng Reuters về các hãng, công ty, thông tin

công nghiệp trên toàn thế giới khoảng: 1.000.000 biểu ghi.

- UNESCD ( Tiếng Anh ) UNESCO Database on CD ROM. Tập hợp

các CSDL của UNESCO:

+ UNESBIB : tài liệu của UNESCO hơn 50.000 biểu ghi.

+ AIDS : thư mục về giáo dục phòng chống AIDS 2.000 biểu ghi.

+ HEDBIB : thư mục về giáo dục đại học 10.000 biểu ghi.

.....

- ENGINF ( UNEP/ INFOTERRA) CSDL về các nguồn tin môi trường trên

toàn thế giới do hệ thống thông tin INFOTERRA xây dựng.

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4.

1. Phân tích các yếu tố tác động sự phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin.

Mối quan hệ giữa SP&DVTT.

2. Phân tích nội dung của marketing sản phẩm và dịch vụ thông tin.

99

100