С Е М И Н А Р

КАК ПРЕДПРИЯТИЯТА МОГАТ ДА ПЕЧЕЛЯТ, АКО ВЪВЕДАТ

ДИСТАНЦИОННА И ГЪВКАВА РАБОТА

Веселин СпиридоновБългарска Асоциация за работа от разстояние

ВИРТЕХ ООД

19 Ноември 2002 г., Българска Търговско-Промишлена Палата

Проект FLEXWORK на Европейската Комисия

IST-2001-33526

Демонстриране и промоциране възприемането на нови начини за гъвкава

работа в отдалечени райони и МСП (малки и средни предприятия)

В рамките на този проект ще Ви предоставим безплатно:

1. Всички материали на проекта (някои от тях са на български език). 2. Консултации по въвеждането на дистанционна и гъвкава работа.

Ние искаме:

1. Да подготвим бизнес-консултанти в БТПП и други организации по тези въпроси.2. Да съдействаме МСП да въведат дистанционната и гъвкава работа така, че да имат реална полза.3. Да покажем на Европейската комисия с примери, че дистанционната и гъвкава работа имат място и в България.

5

ЦЕЛ НА СЕМИНАРА: Ако:

• Вие сте консултант в малкия бизнес,• или работите в малкия бизнес,• или сте в отдалечен регион?

Ще да ви покажем как МСП могат да се конкурират с по-големите фирми при равни условия чрез новите методи на дистанционна и гъвкава работа!

6

Ще ви покажем:

1. Какво е дистанционна работа и как можете да спечелите от въвеждането и.

2. Какви полезни гъвкави решения можете да възприемете към дистанционната работа.

3. Какви реални печалби ще ви донесе това.

4. Как да въвеждате гъвкава работа при вас.

7

Гъвкавата работа стана възможна благодарение на успехите на информационните и комуникационни технологии (ИКТ). Те позволяват на тези МСП, които ги възприемат и станат по-гъвкави, да:

• повишат производителността си;

• подобрят контактите с клиентите си и намират по-лесно нови клиенти и задачи, вкл.от чужбина;

• намалят разходите си за работни помещения;

• използват по-пълноценно служителите си, по-добре организират заплащането и ги мотивират.

8

ДИСТАНЦИОННА

И ГЪВКАВА

РАБОТА

9

ДИСТАНЦИОННА РАБОТА - СИНОНИМИ:

• ДИСТАНЦИОННА РАБОТА

• РАБОТА ОТ РАЗСТОЯНИЕ

• ТЕЛЕРАБОТА (TELEWORK)

ОСНОВЕН ПРИНЦИП: РАБОТАТА СЕ ИЗВЪРШВА ИЗВЪН МЕСТОТО НА ФИРМАТА, НО В ТЕСЕН КОНТАКТ С НЕЯ, БАЗИРАН НА НОВИТЕ ИКТ

10

ФИРМА РАБОТЕЩ

ДИСТАНЦИОННА РАБОТА

Сервер, Интернет, Софтуер

Перс.компютър Комуникация

11

ДИСТАНЦИОННА РАБОТА ВЪВ ФИРМА:

• ФИРМАТА Е СЪЗДАЛА НЕОБХОДИМИТЕ УСЛОВИЯ:

– ТЕХНИЧЕСКИ (сървер, Интернет, софтуер);

– И ОРГАНИЗАЦИОННИ

ЗА ДИСТАНЦИОННА РАБОТА В НЕЯ.

• ЧАСТ ОТ СЛУЖИТЕЛИТЕ РАБОТЯТ ДИСТАНЦИОННО

(у дома си или в специално обзаведен друг офис);• РАБОТЕЩИТЕ ДИСТАНЦИОННО НЕПРЕКЪСНАТО ПОДДЪРЖАТ И ЛИЧЕН КОНТАКТ С ФИРМАТА.

12

ФИРМА

РАБОТЕЩ

Вариант 1: Фирма с телеработещи

РАБОТЕЩРАБОТЕЩ

РАБОТЕЩ

13

ДИСТАНЦИОННАТА РАБОТА НЕ СЕ ПРИЛАГА ВЪВ ВСЯКА ДЕЙНОСТ, НО ИМА УДИВИТЕЛНО МНОГО ПРОФЕСИИ, КЪДЕТО Е ВЪЗМОЖНА:

архитекти, счетоводители, брокери, финансисти, преводачи, учени, изследователи, инспектори,

одитори, журналисти, компютърни специалисти, системни анализатори, търговци (ползващи или не

електронна търговия), специалисти по маркетинг, по мениджмънт, по използване на човешки ресурси,....

- НАВСЯКЪДЕ, КЪДЕТО СЕ ОБРАБОТВА ИНФОРМАЦИЯ И ИМА ИНТЕЛЕКТУАЛЕН ТРУД

14

ДИСТАНЦИОННАТА РАБОТА НЕ Е ПРОСТО НАДОМНА РАБОТА –

ТЯ СЕ БАЗИРА НА ИНФОРМАЦИОННИТЕ И КОМУНИКАЦИОННИ ТЕХНОЛОГИИ (ИКТ).

В този смисъл, едно шивашко предприятие може да ползва шивачки на надомна работа, но това не е дистанционна работа – няма ИКТ. Дистанционно могат да работят проектантите на моделите (CAD),търговци,счетоводители...

15

НА ЗАПАД ВЪЗНИКНА ЕДИН НОВ ФЕНОМЕН – ВСЕ ПОВЕЧЕ ХОРА СТАВАТ САМОНАЕТИ И

РАБОТЯТ ДИСТАНЦИОННО

У нас все още не е така. Няма пречки за регистриране на еднолични търговци и ЕООД, но затрудненията при регистрирането в ДОО на хора със свободни професии оставиха своя отпечатък.

САМОНАЕТИТЕ (FREELANCERS) СА ВАЖНИ ПАРТНЬОРИ НА МСП ЗА ГЪВКАВА РАБОТА

16

РАБОТЕЩ

ФИРМА 4

Вариант 2: Самонает телеработещ (Freelancer, едноличен търговец/фирма)

ФИРМА 3ФИРМА 1

ФИРМА 2

17

ОБХВАТ НА ДИСТАНЦИОННАТА РАБОТА:

1. Към 31 декември 2000 г. телеработещи са: - 17.3% от работещите САЩ; - 7.4% от работещите в Европейския съюз.В някои европейски страни процентът е много по-висок от средния: 20.6% в Холандия, 17.7% в Дания, 15.7% в Финландия, 14.9% в Швеция.

2. По анкетни данни 61.6% от работещите в САЩ и 54.5% в ЕС искат да работят дистанционно.

18

Ръст на дистанционната работа в Европа

4 millions

9 millions

16 millions

1994 1999 2005

Повече от 1 милионнови телеработницивсяка година!

19

Дистанционната работа сама по себе си води до печалби от повишаване на производителността НА ТРУДА МЕЖДУ 20 И

30 ПРОЦЕНТА в резултат от:

по-голяма концентрация, по-малък служебен стрес и избягване прекъсването на работата в офиса в края на работното време;

възлагане на конкретни задачи (достигане на определени цели) а не просто присъствие даден брой часове в офиса – работещият у дома по-лесно довършва възложените задачи.

20

Още печалби (2)....

• Спестяване на разходи за наем и поддръжка на работни помещения. Дори при частична работа от разстояние едно работно място е достатъчно за няколко души. За една фирма това спестява от 10 до 50% от парите за наем, отопление, осветление;

• Запазване на полезни специалисти, които иначе не биха работили (временно болни, майки с деца и т.н.); подготовката на нов специалист понякога струва много скъпо на фирмата.

21

Още печалби (3)....

• Работещите са мотивирани допълнително от доверието на работодателя към тях. Освен това, те са благодарни за това, че: • могат по-лесно да съчетаят личните със служебните си задължения;• пестят време и пари за отиване и връщане от работа

И РАБОТЯТ ПО-БЪРЗО И ПО-КАЧЕСТВЕНО.

22

Недостатъци/рискове на дист. работа:

технически проблеми при управлението от разстояние; по-трудно управление на качеството; по-голяма социална изолация; липса на законодателство в България; относително високи разходи за техника и комуникации в сравнение със заплатите (въпреки че разликата вече намалява).

23

Недостатъците на дистанционната работа

се компенсират с допълнителните ползи,

които предлага

ГЪВКАВАТА РАБОТА

(FLEXIBLE WORKING)

24

Какво е гъвкава работа: • Гъвкави работни места.

• Гъвкаво работно време.

• Гъвкава организация на отношенията с работещите, партньорите и клиентите.

Накратко: да можете да работите с клиенти, доставчици и служители, независимо от разстоянието и разликите във времето.

25

ВИДОВЕ ГЪВКАВА РАБОТА:

• ДИСТАНЦИОННА РАБОТА С ГЪВКАВО РАБОТНО ВРЕМЕ И УПРАВЛЕНИЕ ПО ЦЕЛИ

ГЪВКАВИ РАБОТНИ МРЕЖИ - ВИРТУАЛНИ ЕКИПИ В ЕДНА ФИРМА / ВИРТУАЛНА ФИРМА

ГЪВКАВИ РАБОТНИ МРЕЖИ - ВИРТУАЛНИ ЕКИПИ С ТЕЛЕРАБОТЕЩИ ОТ РАЗЛИЧНИ ФИРМИ И САМОНАЕТИ (ФРИЛАНСЕРИ)

26

Някои видове гъвкава работа

Служител работещ

от дома си

Само-назначе

нв малък офис

Напълно мобилен служител

Малка фирма

работеща

в мрежа

27

Дистанционната и гъвкава работа не са абсолютни понятия. Напротив, може:

• само част от персонала да работи от разстояние;

• само някои служители да имат гъвкаво работно време;

• само за някои задачи да ползвате хора с граждански договори, самонаети лица или фирма-подизпълнител.

28

Дистанционна, но не гъвкава работа имаме, например, при служители с фиксирано работно време, като:

• Оператори, обслужващи информационни центрове (Call Centers) в банки и фирми.

• Служители, които въвеждат данни от разстояние.

• Журналисти и редактори, които получават данни и готвят материали в определено време.

• Телеработници, на които се плаща на базата на фиксирано отработено време, а не за достигнати цели.

29

ПЕЧАЛБИ ОТ ГЪВКАВАТА РАБОТА1. Всички печалби, които носи дистанционната

работа от:

а) повишаване на производителността;

б) спестяване на разходи за наем и поддръжка на работни помещения;

в) запазване на необходими специалисти, които иначе биха напуснали;

г) допълнителната мотивация на работещите.

30

ПЕЧАЛБИ ОТ ГЪВКАВАТА РАБОТА (още)2. Допълнителни печалби от гъвкавостта:

а) по-добър достъп до пазара на труда;

б) подобрение на услугите за клиентите, работа на територията на клиентите, подобряване на имиджа, намиране на повече поръчки;

в) по-активно въвеждане на заплащане само за свършена работа (управление по цели);

г) по-гъвкаво възлагане на работата на наетите работници и на други фирми, вкл. на самонаети.

31

ПЕЧАЛБИ ОТ ГЪВКАВАТА РАБОТА (още)3. Допълнителни печалби от гъвкавостта:

а) възможност за поемане на по-големи задачи чрез създаване на временни виртуални екипи с участието на други фирми (коопериране);

б) възможност за поемане на работа за чужди фирми, която да се изпълнява у нас (типични примери – медии, софтуерни разработки и др.);

в) възможност за участие в международни екипи, вкл. и по проекти на Европейската Комисия.

32

ПЛАН ЗА ВЪВЕЖДАНЕ НА ГЪВКАВА РАБОТА

• ЧАСТ А – Цели и задачи

• ЧАСТ Б – Предложение и модел на гъвкава работа

• ЧАСТ В – Етапи на въвеждане на гъвкава работа

33

ЧАСТ АЦели и задачи

• А.1 Причини за въвеждане на гъвкава работа

• А.2 Видове гъвкава работа

• А.3 Ползи от гъвкавата работа

• А.4 Недостатъци / Рискове

• А.5 Организационни задачи

• А.6 Технически задачи

• А.7 Разходи за въвеждане на гъвкава работа

34

А.1 – Причини за въвеждане на гъвкава работа.

Какво целим?

Необходимост от по-бързо адаптиране на фирмата към изискванията на пазара.

По-висока ефективност и производителност.

Значително намаляване на оперативните разходи.

По-добро управление на работния поток и достигане на максимална конкурентноспособност.

35

А.2 – Видове гъвкава работа

Какви видове гъвкава работа да имаме предвид?

само работа от разстояние?

гъвкава работа в традиционни дейности?

гъвкава работа за предоставяне на услуги на

място?

гъвкави работни мрежи – виртуални екипи?

36

А.2.1 – Форми на pабота от разстояние

•    КОИ ФОРМИ ДА ИЗПОЛЗВАМЕ:

• Работа от дома;

• Работа у клиента;

• Мобилна работа;

• Допълнителни, специално обзаведени офиси (Tele-centres, Satellite offices).

37

А.3 Ползи от гъвкавата работа

1. Трябва да се оцени, кои от потенциалните ползи от гъвкавата работа са реално приложими в конкретния случай.

2. Ползите трябва да се оценят възможно най-точно. Реални са само тези ползи, които са измерими!

38

А.4 Недостатъци / Рискове

Трябва да се оцени, кои от потенциалните недостатъци и рискове от гъвкавата работа са реално приложими в конкретния случай:

Ще има ли технически проблеми при работата и нейното управление от разстояние?

Има ли риск за влошаване на качеството?

Могат ли да възникнат социални проблеми? Трудови договори, здраве, сигурност, синдикати.

39

А.5 Организационни задачи

Преди и по време на внедряването на предложения модел за гъвкава работа трябва:

- да се определят служители, които са подходящи за гъвкава работа;

- да се определят дейности, които са подходящи за гъвкава работа;

- да се разработи стратегия на управление на служителите, работещи отдалечено.

40

А.5.1 Критични фактори за успех са:

Личностният профил

Условията на средата

Организационният компонент

Характерът на работата

41

А.6 Технически задачи

1. Да се определят изискванията към хардуера и софтуера както във фирмата, така и у работещите.

2. Да се разширят компютърните системи за осигуряване на отдалечен достъп.

3. При необходимост да се закупят нови системи, които могат да поддържат съвместната работа и работата във виртуалните екипи.

4. Да се обърне особено внимание на сигурността и конфиденциалността на данните.

42

А.7 Разходи за въвеждане на гъвкава работа

1. Разходи за централна инфраструктура.

2. Разходи за децентрализирана инфра-структура (отдалечени работни места).

3. Постоянни разходи за комуникации.

4. Разходи за организация и управление (вкл. Поддръжка на гъвкавата работа, въвеждане на нова организация и обучение).

43

А.7.1 Разходи за въвеждане на гъвкава работа (схема) – Ръководство, стр. 66

COSTSCosts fordecentral

infrastructure

Communicationcosts

Costs fororganisation &management

Costs forcentral

infrastructure

Runningcosts for

connection

Running costsfor physical

transport

ICT equipmentincl. Network

upgrading

Other centralinfrastructure incl

officereconstruction

Costs for ICTequipment

(mobile, home-office)

Costs forproviding andmaintaining

decentraloffice space

Training &conversion

Support &organisation

Evaluation

Projectmanagement

44

ЧАСТ БПриложим модел на гъвкава работа

1. Фирмите трябва да научат, колкото се може повече за опита на други фирми и организации, въвели гъвкава работа, като ползват:

- примери от практиката, вкл.от материалите на проекта FLEXWORK – Ръководство и Примери за гъвкава работа (на български език) и примерите от сайта на проекта - Case Studies (на английски език).

- практически описания за гъвкава работа; - лични контакти.

45

Приложим модел на гъвкава работа (още)

2. Фирмите трябва да разработят модел за въвеждане на гъвкава работа, който най-добре съответства на бизнес-ситуацията и на организационната структура

Това не трябва да бъде много подробен модел, но той трябва: - да изяснява вида на гъвкавата работа; - да определи процесите, хората и технологиите.

46

Подготовка11

Разширение66

Проучване на осъществимостта22

Концепция33

Изпълнение44

Мониторинг55

ЧАСТ В

Етапи на въвеждането на гъвкава работа

47

Подготовка11МЕСЕЦ 1

Етап 1

• Планиране на проекта • Изграждане на екип. В него да се включат:

ръководителят на фирмата, юристът, главният счетоводител, главният специалист по информ. технологии, представители на синдикатите.

48

Етап 1

Подготовка11

На Етап 1 се оценяват:

1. Организационните ресурси

2. Очакваните приходи и разходи

3. Алтернативните модели на гъвкава работа

49

Проучване на осъществимостта

22 Месеци 2 и 3

Етап 2

Оценява се готовността на фирмата да въведе гъвкава работа в зависимост от: Работата на фирмата, къде и кога ще се върши. Начините и процесите на управление. Организационните структури. Индивидуалните умения и отговорности. Социалната култура на работното място.

50

Етап 2

Проучване на осъществимостта 22

подбор на подходящи задачи и служители;

оборудване и технологии;

здраве и безопасност;

изграждане на виртуален работен екип;

обучение и развитие в кариерата;

договорни и правни въпроси.

51

Концепция33Месеци 4-6

Етап 3

Разработване на проект за въвеждане на гъвкава работа:– Дефиниране на задачи и работни процедури.– Управление, ориентирано към резултатите.– Оборудване и технология. – Обучение.– Трудово-правни аспекти.– Защита на данни и сигурност.

52

Изпълнение44-------------Месеци 7-12-------------

Етап 4

Внедряване на проекта: – Технология;– Обучение;– По-нататъшни разработки на технологични и

организационни решения;– Грижи за телеработниците, мениджърите и др.служители.

53

Мониторинг55

Етап 5

Оценка и контрол– Анализ приходи - разходи– Установяване на социалното и психологическо

въздействие– Критичен преглед на технологичните и

организационни решения

54

Продължение66

След успешен проект, приблизително след 12-тия месец

Етап 6

Продължаване на проекта и в други области и за нови служители

55

За повече информация ни търсете по телефони:

981-4762 или 981-5541

Посетете нашите сайтове:

ВИРТЕХ: http://www.virtech-bg.com

Българска асоциация за работа от разстояние – БАРР: http://www.bg-telework.org

и сайта на проекта FLEXWORK:

www.flexwork.eu.com

Пишете ни на e-mail адрес: bgta@virtech-bg.com (за Веселин Спиридонов или Весела Колева)

56

Предлагаме ви следните материали:

1. Ръководство за гъвкава работа (на бълг.език): http://www.virtech-bg.com/flexwork/FlexWork-Handbook-Bulgarian.zip

2. Примери за гъвкава работа – “Blueprints” (на български език) : http://www.virtech-bg.com/flexwork/Blueprints-Bulgarian.zip

3. Всичко от сайта на проекта FLEXWORK: www.flexwork.eu.com - “TECHNOLOGY BRIEFINGS”,

“MANAGEMENT BRIEFINGS”, “CASE STUDIES” и др.

Благодаря за Вашето внимание!