Система учета документов Паспорта Строительного Объекта

На базе решения BIX Outlook Docflow

Система учета документов

Паспорта Строительного Объекта

BusinessInformationeXperience

- 2 - Система учета документов ПСОМосква Июнь 2008 г.

Цели и задачи системы

Цель повышение прозрачности бизнес-процессов обработки и хранения документов, сопровождающих строительство объектов

Решаемые задачи:

1) Организация единой информационной системы учёта, обработки и хранения регистрационных карточек документов «Паспорта объекта»

2) Внедрение интеллектуальных функций системы обработки документов (поиск, отчеты)

3) Разграничение доступа к информации

Терминология

ПСО – паспорт строительного объекта. В ПСО входят документы, оформляемые на всех этапах строительства, включая приемку и ввод объекта в эксплуатацию



Бизнес-процесс обработки ПСО

Описание:1) Сотрудники вносят информацию о документах ПСО в РК документа2) Сотрудники формируют отчеты о состоянии дел по документированию объектов3) Руководство, на основании отчетов принимает управляющие решения

Руководствоорганизации

Сотрудники организации

Получение входящего документа

Сканирование документа

Занесение информации о документе в РК

«Паспорт объекта»

БД СистемыЭлектронного

Делопроизводства

Работа с РК «Паспорт объекта»

Формирование отчета

Выработка управляющего

решения

Вариант 1

Вариант 2



Функциональные характеристики

• Отображения состояния исполнения документа• Поиск отдельного документа различными

способами• Печать документов и карточек документов• Отчеты о состоянии и по исполнению документов

«Паспорта объекта» по объектам строительства• Анализ состояния «Паспорта объекта»

Руководствокомпании

Работа с документами ПСО

Система Электронного Делопроизводства

Сотрудники компании

Документы ПСО

БД Системы

Отчеты по ведению и

исполнениюдокументов,

ПСО

Связи междудокументами

• Хранение информации о «Паспорте объекта», включая информацию о наличии и отсутствии документов входящих в паспорт

• Просмотр и редактирование карточек «Паспорт объекта» сотрудниками;



Общая схема работы с системой

Вариант 1• Канцелярия заполняет РК

входящего документа (реквизиты, текст резолюции, ответственного исполнителя, срок)

• Исполнитель по электронной почте получает уведомление о поступившем документе, открывает и обрабатывает документ

• Исполнитель заполняет специальные поля РК входящего документа («Объект» и «Документ ПСО») и создает связь с РК документа ПСО

БД СистемыЭлектронного

Делопроизводства

Регистрация корреспонденции

в канцелярииВариант 1

Внесение резолюции

канцелярией

Наложение резолюции на

документ руководством

Уведомление исполнителя канцелярией

Отметка исполнителя

Решен

ие

испо

лнит

еля

о

доба

влен

ии

доку

мента

в

ПСО

Нет

Начало работы с

документом ПСО

Вариант 2

Поиск карточки документа по

объекту строительства

Определить статус документа

ПСО

Карт

очка

доку

мента

ПСО

иниц

иали

зир

ован

а?

Заполнение карточки

Да

Да

Нет

Вариант 2• Исполнитель открывает папку

объекта и производит поиск нужной РК документа ПСО

• Исполнитель открывает РК документа ПСО и заполняет необходимые поля



Общий вид системы

Структура папок

Работа с ведется в папке «Паспорта строительных объектов», где каждая подпапка соответствует отдельному объекту строительства. Отчеты по документам ПСО представлены в папке «Отчеты».



Общий вид системы

Документы ПСОСортировка по статусу

Сортировка по подразделению



Карточка документа. Закладка «Карточка»



Карточка документа. Закладка «Карточка»

Заполнение полей РК:• Ответственный исполнитель – подразделение, которое, в настоящее время,

ответственное за данный документ ПСО (выбирается из списка)• Контактное лицо – ФИО сотрудника• Телефон – телефон контактного лица по данному документу ПСО• Статус - статус документа ПСО, в котором он находится в данный момент

(возможные варианты: «Не определен», «Не требуется», «В работе», «Завершен»)• Срок исполнения – дата завершения работ по документу ПСО• Состояние дел – текущее (актуальное) состояние дел по документу ПСО• Блок «Сопроводительные реквизиты» – информация о дополнительных

документах создаваемых в процессе работы над документом ПСО • Блок «Поручение» – информация о поручениях назначенных в связи с обработкой

данного документа ПСО• Связанные документы – документы, обрабатываемые Системой электронного

делопроизводства, связанные с документом ПСО • Прикрепленные файлы – файлы, прикрепленные (если необходимо) к РК паспорта

объекта

Обязательные к заполнению поля на карточке документа выделены жирным шрифтом и обозначены символом «*»



Карточка документа. Закладка «Дополнительно»

«Состояние дел» отражает историю работы над документом. Информация обновляется при каждом нажатии кнопки «Добавить в список»

«Поручения» отображает перечень всех поручений, назначенных в процессе работы над документом. Информация обновляется при каждом нажатии кнопки «Добавить поручение»



Карточка документа. Закладка «История»

На закладке «История» отображаются:•Время и дата действия пользователей при работе с карточкой•ФИО пользователя, который изменял информацию на карточке•Действие, которое произвел пользователь

Информация на закладке «История» обновляется при каждом сохранении карточки



Связывание карточек ПСО и СЭД

Для установления связи необходимо нажать кнопку «Прикрепить новый документ» на форме РК ПСО.

Во всплывшем окне «Выбор -Поиск документов» выбрать РК документа и нажать кнопку «Выбрать».Карточки документов будут связаны.

(!) Пользователь видит перечень только тех документов, на которые у него есть разрешения



Прикрепление файла к карточке

К карточке ПСР можно прикрепить любое количество дополнительных файловПользователь видит перечень файлов на своем компьютере



Поиск документа ПСО

Для поиска необходимого документа в папке объекта:1) Ввести в поле «Просмотреть» слово по которому будет производиться поиск2) Нажать кнопку «Найти»3) Перечень найденных документов будет отображен в данной папке объекта

Действие 1 Действие 2

Действие 3



Отслеживание статуса документа

• Просмотр статусов документов в реестре документов в папке объекта• Документы, срок подготовки которых истек, отображаются красным цветом• Исполнитель может установить отметку о важности документа

Статус документа Срок исполнения

Просроченный документ отображается красным цветом

Отметка о важности



Отчеты

Для принятия управленческих решений руководством организации предусмотрены различные отчеты, отражающие состояние документирования объекта строительства.



Отчет по объекту строительства

Отчет формирует перечень документов ПСО по выбранному объекту строительства за выбранный период в заданном статусе.

Каждая строка отчета является ссылкой на карточку документа ПСО



Отчет по документу ПСО

Отчет формирует перечень карточек по выбранному документу ПСО по всем объектам строительства за выбранный период в заданном статусе.




Отчет по ответственному подразделению


Отчет формирует перечень документов ПСО исполняемым структурным подразделением

по выбранному объекту строительства за выбранный период в заданном статусе



Отчет по контактному лицу


Отчет формирует перечень документов ПСО исполняемым сотрудником

по выбранному объекту строительства за выбранный период в заданном статусе



Отчет по исполнителю поручения


Отчет формирует перечень документов ПСО, в рамках исполнения которых было поручение выбранному сотруднику. Отчет формируется по выбранному объекту строительства, в заданном статусе.



Отчет по измененным документам


Отчет формирует перечень документов ПСО по выбранному объекту, которые были изменены в заданный период



Администрирование системы

Добавление нового объекта строительства:

1) Внести новый объект в справочник объектов

2) Скопировать в папку нового объекта все элементы из папка «Шаблон»

Справочники системы :

• Справочник объектов строительства• Справочник документов ПСО• Справочники СЭД



Итоги

Результат внедрения:

1) Наличие оперативной и объективной информации по состоянию дел у руководства организации

2) Наличие необходимой для оперативного управления информации о процессах подготовки документов, сопровождающих строительство объектов на уровне руководителей среднего звена

3) Принципиальное сокращение времени на подготовку отчетов по состоянию дел с документацией, сопровождающей строительство («Паспорт объекта») с нескольких дней до нескольких минут

4) Повышение уровня исполнительской дисциплины при работе с документами

5) Поиск документов стал быстрее в 6 раз6) Документы ПСО хранятся в электронном виде, что многократно

повышает надежность



Контакты

Телефон: +7 (495) 644-24-13E-mail: [email protected] Site: www.bix.ru Адрес: г. Москва,

Даниловская наб.,д. 4, стр. 15

Спасибо за внимание!

Documents

Система учета документов Паспорта Строительного Объекта